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Déliberation - pj1 2024 047
Document publié le Mardi 21 mai 2024 par la commune de Villemandeur.
Lien du pdf (Déliberation - pj1 2024 047)
Thèmes du document : Culture et patrimoine, Télécommunications et internet, Données personnelles,
1
Convention de partenariat entre la Ville de
Villemandeur et l’Agglomération Montargoise
Utilisation des installations, échange de matériel. Mutualisation
de la billetterie de spectacle
Entre les soussignés :
La Ville d’Villemandeur, appelée ci-dessous « la Ville », représentée par la Maire, Madame SERRANO dûment autorisée à signer la présente convention par délibération du Conseil Municipal du 2024, d’une part ;
Et
L’Agglomération Montargoise Et rives du loing appelée ci-dessous « l’Agglomération Montargoise », représentée par M. Jean-Paul BILLAULT, son Président, dûment autorisé à signer la présente convention par délibération du Conseil Communautaire du 21 mai 2024, d’autre part.
La présente convention est conclue en vertu de la loi n°2004-809 du 13 août 2004 notamment en son article 166 et de l’article L.5211-4-1 §II du Code Général des Collectivités Territoriales.
Il a tout d’abord été exposé ce qui suit :
La ville de Villemandeur, commune de l’Agglomération Montargoise Et rives du Loing, porte un projet d’animations culturelles sur son Territoire.
Villemandeur complète l’offre existante et apporte son soutien à l’Agglomération Montargoise dans l’organisation de ses manifestations et tout particulièrement dans son programme de spectacles annuel en mettant à sa disposition un point billetterie à l’accueil de sa mairie Porte Ouest de l’Agglomération.
Villemandeur pourra également mettre à disposition le domaine de Lisledon, domaine privé de la commune pour la réalisation d’évènements hors les murs si nécessaire, ainsi que des équipements techniques. Villemandeur continuera de valoriser les évènements de l’Agglomération par l’apposition de banderoles sur ces entrées de Ville.
La ville de Villemandeur et l’Agglomération Montargoise seront partenaires dans le domaine de la billetterie.
L’Agglomération ayant vocation à conduire sa politique culturelle sur l’ensemble du territoire en synergie avec les opérateurs locaux cherche à nouer des partenariats efficients, singulièrement avec les communes développant des offres culturelles et évènementielles. Ainsi, l’Agglomération pourra alléger les coûts de production des spectacles ou événements de Villemandeur en prêtant du matériel ou des équipements de spectacle. Dans le même souci d’efficacité de la dépense publique, l’Agglomération mettra gratuitement à disposition de la ville de Villemandeur son logiciel de billetterie. Le point de vente ainsi créé proposera les spectacles des deux partenaires, facilitant l’accès du public à l’offre. Les places de spectacles de la Ville de Villemandeur seront, le cas échéant, proposées à la vente à l’Hôtel Communautaire et à la Médiathèque de l’AME. 2
Dans ce contexte il a été convenu entre les parties ce qui suit :
Il est proposé :
Article 1 – Objet
En premier lieu, la convention précisera les modalités d’échanges de matériel et d’utilisation réciproque d’installations techniques ou d’outillages entre services culturels et évènementiels.
En deuxième lieu, cette convention a pour but de préciser les conditions, les objectifs et les moyens de la mutualisation du logiciel de billetterie de l’Agglomération Montargoise et de la vente réciproque des billets de spectacle programmés par l’Agglomération Montargoise et la Ville.
Article 2 – Mutualisation de matériel technique, installations techniques, outillages et ateliers dans le cadre des politiques culturelles des contractants
Afin de réduire les dépenses d’achat, de location et de prestation de services, le prêt et l’emprunt de matériel technique sont pratiqués à chaque fois que cela est possible. Les économies ainsi réalisées permettent, sans investissement ni location, l’amélioration de la technique liée aux manifestations et indirectement les conditions de travail. De même, pour optimiser la dépense publique, les agents de l’Agglomération Montargoise et la ville de Villemandeur peuvent être autorisés à utiliser les outillages ou matériels techniques dont ils auraient besoin pour la réalisation de leurs missions dans l’atelier ou dans les locaux de l’autre partie. La présence des agents d’une des parties signataires dans les locaux de l’autre est soumise à l’accord écrit d’un responsable de la structure accueillante. Chaque partie décidera librement des personnes habilitées à autoriser ces usages. Dans ce contexte, l’employeur de chaque agent reste responsable de son personnel, il doit s’assurer des obligations réglementaires ou légales s’appliquant dans ce cadre : formation, protection, habilitation par exemple.
Dans tous les cas, la portée de ces dispositions se limite aux projets culturels et évènementiels des contractants et aux personnels qui y contribuent.
Article 3.1 – Modalités
Tout matériel devra être repéré et testé avant son prêt. Ce dernier ne peut être effectué sans l’accord des responsables respectifs :
- Agglomération Montargoise : Régisseurs généraux du Pôle Spectacle Vivant - Ville de Villemandeur : le directeur des services techniques
Une demande écrite préalable est indispensable pour assurer le suivi du matériel ; elle devra préciser :
- La désignation du matériel,
- Sa quantité,
- Les dates de départ et retour.
Si un de ces critères venait à être modifié une nouvelle demande écrite sera faite ; dans le cas contraire, les personnes en nom pourront ne pas accéder à cette modification lors de l’enlèvement.
Tous les accessoires non solidaires des matériels devront être inventoriés à l’enlèvement 3
et au retour. Les matériels pourront être testés à ces moments-là afin de garantir leur bon fonctionnement.
Article 3.2 – Dispositions financières
Le prêt et l’emprunt de matériel technique entre l’Agglomération Montargoise et la Ville de Villemandeur se feront à titre gratuit.
Article 3.3 – Assurance - Avarie
La Ville et L’Agglomération Montargoise garantissent par une assurance appropriée leur matériel technique.
En cas d’avarie, la structure ayant dégradé le matériel s’engage à assurer dans des délais raisonnables à une remise en état ou à défaut à prendre en charge une location en cas de nécessité absolue. Le propriétaire peut cependant décider de faire réparer, le coût engendré restant à la charge de l’emprunteur.
Article 4 – Mutualisation de la billetterie
Article 4.1 – Modalités
L’objectif de la mutualisation de la billetterie de l’Agglomération Montargoise est de favoriser l’accès à la Culture en proposant des points de vente de proximité aux publics de la Ville et de l’Agglomération Montargoise.
Les partenaires s’engagent à mettre en place les dispositifs permettant la vente réciproque des billets ou abonnements de spectacles de leurs saisons, par exemple : sous régie de recette, nomination des caissiers, constitution des fonds de caisse.
L’outil billetterie propriété de l’Agglomération Montargoise comprend les services suivants : serveur de base de données, sauvegarde, logiciel, assistance et maintenance. La Ville équipe et maintien son point de vente qui comprend : ordinateurs, périphériques et accès internet.
L’Agglomération Montargoise équipe et maintien ses points de vente qui comprennent : ordinateurs, périphériques et accès internet.
Les services d’assistance sont disponibles pour chacun des points de vente et pour toutes les personnes disposant d’un accès au logiciel de billetterie.
La Ville pourra utiliser le dispositif de Billetterie pour ses propres évènements et permettre la réservation de place y compris de place gratuite.
L’Agglomération s’engage à former le personnel de la Ville ou à organiser une formation avec le prestataire au bénéfice des personnels de la Ville.
Article 4.2 – Dispositions financières
Les dispositions financières relatives à la mutualisation de la billetterie sont exposées ci- après dans les articles 4.3 et 4.4.
Article 4.3 – Obligations de l’Agglomération Montargoise
L’Agglomération Montargoise s’engage :
- à mettre gracieusement à disposition de la Ville le logiciel de billetterie ainsi que les mises correctives et évolutives. 4
- à prendre en charge la maintenance.
- à assurer la sauvegarde des données saisies sur le logiciel de billetterie.
- à vendre, à l’Hôtel Communautaire, les billets et les abonnements des spectacles de la ville de Villemandeur dans le respect de la délibération des tarifs prise en cours. - à fournir à la ville de Villemandeur une quantité suffisante de billets pour les places de spectacles de l’Agglomération Montargoise.
Article 4.4 – Obligations de La Ville d’Villemandeur
La Ville s’engage à :
- à assurer à ses frais les connexions internet permettant l’accès au logiciel hébergé depuis les points de vente de Villemandeur.
- à vendre les billets et abonnements des spectacles de l’Agglomération Montargoise dans le respect de la délibération en cours.
- à fournir à l’Agglomération Montargoise une quantité suffisante de billets pour les places de spectacles programmés par Villemandeur.
Article 4.5 – Obligations communes des parties
La Commune de Villemandeur et l’Agglomération Montargoise s’engagent, chacune pour ce qui la concerne :
- à convenir des critères de qualification des clients.
- à n’extraire du fichier clients que les données relatives à leur propre clientèle. - à convenir des dates d’archivages et de tests en fin et début de saison.
- à respecter la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en dernier lieu par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, notamment en ses articles 6 à 8 et 38 et suivants.
- à respecter le règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données personnelles (RGPD).
- à respecter la réglementation relative au système d’information de billetterie, Loi « Liberté de création, architecture et patrimoine » du 7 juillet 2016 article 48.
Article 6 – Durée
La présente convention est conclue pour un an à compter de la date de signature. Ce contrat sera reconduit tacitement par période d’un an et au maximum pour 3 années, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception, 3 mois au moins avant le terme de la période contractuelle en cours.
Article 7 – Résiliation
La présente convention pourra être dénoncée :
- Par la Ville de Villemandeur à tout moment par lettre recommandée adressée à l’utilisateur :
o pour cas de force majeure ou pour des motifs sérieux tenant au bon fonctionnement du service public,
o si les locaux sont utilisés à des fins non conformes aux obligations contractées par les parties dans ladite convention ou dans le Règlement Intérieur. 5
- Par l’Agglomération Montargoise pour cas de force majeure, dûment constatée et signifiée à la Ville par lettre recommandée, si possible dans un délai de 5 jours francs avant la date prévue de l’utilisation des locaux.
- La résiliation sera automatique si, notamment, les parties ne respectent pas les règles relatives à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel. La résiliation se fera par une mise en demeure adressée par courrier recommandé avec accusé de réception.
La résiliation ne pourra être effective qu’à l’expiration d’un délai d’un mois après réception de la mise en demeure.
Article 8 – Contentieux
En cas d’échec de la résolution par la voie amiable, tout contentieux devra être porté devant le Tribunal Administratif d’Orléans, s’agissant d’une convention comportant usage de dépendance du domaine public.
Fait à Montargis, le 2024
Le Président de l’Agglomération
Montargoise,
Jean Paul BILLAULT
Le Maire de Villemandeur
Denise SERRANO