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unknown - 2022 364 PA Guide des procedures internes des achats vdef
Document publié le Jeudi 23 juillet 2015 par la commune de Firminy.
Lien du pdf (unknown - 2022 364 PA Guide des procedures internes des achats vdef)
Thèmes du document : Investissement et développement économique, Consommateurs, Union Européenne,
P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE Octobre 2022\Guide Des Procédures Internes Des
Achats Vdef.Doc 1
Guide des procédures
internes des achats MAJ – Octobre 2022 P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 2
SOMMAIRE
I – PREAMBULE……………………………...…………………………………………………………………...... 3
II - LES PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA COMMANDE PUBLIQUE……………...…………………... 3
III - DISPOSITIONS GENERALES……………...………………………………………………………………… 4 A – La détermination du besoin….………………………………...………………………………………. 4 B – Notion de famille homogène ou d'opération…………….…………...………………………………. 5 C – L'allotissement…………………………………………………………………………………………... 5 D – Spécifications techniques………………………………………………………………………...……. 5 E – Documents constitutifs…………………………………………………………………………...…….. 5
IV - METHODE DE CALCUL DE LA VALEUR ESTIMEE DES MARCHES PUBLICS……………………… 6
V - CHOIX DE LA PROCEDURE………………………………………………………………………………….. 6 A – Achats de moins de 4 000 € HT…………………………………………………………………… 9 B – Achats entre 4 000 € HT et 40 000 € HT……………………………….………………………… 11 C – Achats supérieurs à 40 000 € HT…………………………………………………………………. 13 D – Appel d'offres ouvert……………………………………………………………………………………. 18
VI - ORGANISATION DE LA PUBLICITE………………………………………………………………………… 22
VII - DEFINIR LES CRITERES DE SELECTION………………………………………………………………... 23
VIII - CHOIX DE L'OFFRE ECONOMIQUEMENT LA PLUS AVANTAGEUSE………………………………. 23 A – La négociation…………………………………………………………………………………………… 23 B – Les offres anormalement basses……………………………………………………………………… 24
IX - LES ACCORDS CADRES…………………………………………………………………………………….. 25 A – Mécanisme des accords cadres………………………………………………………………………. 25 B – Différences accords cadres et marchés à bons de commande……………………………………. 26 C – La gestion des marchés subséquents au sein de la mairie de Firminy…………………………… 27
X - LES FORMULAIRES DANS LES MARCHES PUBLICS…………………………………………………… 27 A – Formulaires Déclaration de Candidatures……………………………………………………………. 27 B – Formulaires Ouverture des Plis……………………………………………………………………….. 28 C – Formulaires Notification des marchés………………………………………………………………... 28 D – Formulaires Exécution des marchés…………………………………………………………………. 28
XI - LES MARCHES SANS PUBLICITE NI MISE EN CONCURRENCE……………………………………... 29
XII – LA LISTE DES ANNEXES…………………………………………………………………………………... 31 P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 3
I - PREAMBULE
Le code de la commande publique (CCP) est entré en vigueur le 1e avril 2019. Organisé selon la
chronologie de la vie du contrat, de sa préparation à son exécution, le code des une véritable « boîte
à outils » pour les acteurs de la commande publique. Ce code est composé de deux parties : une
partie législative et une partie réglementaire.
Aussi, suite à l’entrée en vigueur du CCP, il convient de mettre à jour le guide des procédures internes
des achats puisqu'il faisait référence à l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 et au décret
n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics qui ont été transposé dans ce nouveau code.
En résumé :-
Abrogation des textes suivants :
- Ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015
- Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics
A compter du 01/04/2019, entrée en vigueur du code de la commande publique.
Passer un marché public n'est pas un acte neutre. Des risques administratifs (comme par exemple l'annulation du marché), comptables (comme par exemple le blocage des paiements à la Trésorerie Principale) et judiciaires peuvent en découler.
Même si les marchés à procédures adaptées ne sont pas transmissibles au contrôle de légalité (marchés publics inférieurs à 215 000 € HT), un fournisseur constatant le non respect des règles propres à la commande publique pourra réaliser un recours. De plus, la Chambre Régionale des Comptes lors d'un contrôle sera très attentive aux respects des modalités de mise en concurrence.
Le présent guide a donc été élaboré dans un souci d'efficacité de l'achat public réalisé au sein de la collectivité ceci afin d'éviter toute dérive ou pratique non conforme aux textes.
Le Service Commande Publique et Juridique est à la disposition des acheteurs pour les conseiller sur la mise en œuvre de leur marché. Ce dernier doit notamment être consulté en cas de difficultés d'interprétation du présent guide.
II - LES PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA COMMANDE PUBLIQUE
Trois grands principes :
Liberté d'accès à la commande publique : implique que tous les opérateurs intéressés puissent proposer leurs services pour répondre au besoin du pouvoir adjudicateur, ce qui suppose qu'ils en soient informés par une publicité adéquate.
Egalité de traitement des candidats : interdit toute pratique discriminatoire de nature à favoriser certains opérateurs, dans la définition des prestations attendues, dans la façon dont le pouvoir adjudicateur fait connaître son besoin par une publicité appropriée, dans l'ensemble des modalités selon lesquelles les candidats sont mis en concurrence.
Transparence des procédures : c'est la garantie d'une véritable mise en concurrence. Elle implique notamment que le pouvoir adjudicateur fasse connaître non seulement la nature de son besoin, mais aussi les conditions dans lesquelles il sera procédé à la sélection de l'attributaire du marché. P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 4
Ces principes permettent d'assurer l'efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.
La violation de ces principes peut déboucher sur une qualification pénale de délit d'octroi d'avantage injustifié, plus couramment appelé délit de favoritisme (article 432-14 du code pénal).
III - DISPOSITIONS GENERALES
Un marché public est un contrat conclu à titre onéreux par un ou plusieurs acheteurs soumis au code de la commande publique avec un ou plusieurs opérateurs économiques, pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures et de services.
Depuis le 1er octobre 2018 tous les marchés publics supérieurs à 25 000 € HT doivent être passés de manière dématérialisée. Ainsi, à partir du 1er octobre 2018 plus aucunes offres papier ne pouvaient être déposées par les entreprises au risque d’être déclarées irrégulières. Cette obligation de dématérialisation a engendré une utilisation plus importante des profils acheteurs des collectivités. A la ville de Firminy la plateforme de dématérialisation utilisée est AWS. Cette dernière permet de satisfaire à notre obligation de mettre les documents de la consultation à disposition des entreprises, de réceptionner par voie électronique les candidatures et les offres, de garantir la sécurité et l'intégrité des échanges, et de publier les données essentielles des contrats. De plus, une signature électronique est exigée pour toute consultation.
A- LA DETERMINATION DU BESOIN
Article L 2111-1 du CCP
La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant le lancement de la consultation en prenant en compte des objectifs de développement durable dans leurs dimensions économique, sociale et environnementale.
Pour chaque marché, il faudra étudier la possibilité d'inclure une clause d'insertion sociale en faveur de public en difficulté (à voir avec le service Commande Publique et Juridique). Attention, il faut que le critère de la performance en matière d'insertion professionnelle des publics en difficultés soit en lien avec l'objet du marché.
Il existe trois types de marchés publics :
TRAVAUX FOURNITURES SERVICES Ont pour objet :
Soit l'exécution soit la conception et
l'exécution de travaux dont la liste figure
dans un avis annexé au CCP
Soit la réalisation, soit la conception et la
réalisation par quelque moyen que ce soit,
d'un ouvrage répondant aux exigences
fixées par l'acheteur qui exerce une
influence déterminante sur sa nature ou sa
conception.
Un ouvrage est le résultat d'un ensemble
de travaux de bâtiment ou de génie civil
destiné à remplir par lui-même une fonction
économique ou technique.
L'achat, la prise en crédit
bail, la location ou la
location-vente de
produits. A titre
accessoire il peut
comprendre des travaux
de pose et d'installation.
La réalisation de
prestations de services
Lorsqu'un marché public à plusieurs objets (travaux et fournitures, fournitures et services…) il faut identifier la part financière la plus importante dans le marché (objet principal) afin de déterminer de quel type de marché il s'agit et d'en déduire quelle réglementation devra être respectée.
Exemple : Lorsqu'un marché porte à la fois sur des services et des fournitures, il est un marché de service si la valeur de ceux-ci dépasse celle des fournitures achetées. P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 5
La durée du marché et le délai d'exécution du marché : il convient de distinguer les deux notions :
Durée du marché : correspond à la durée totale de vie du marché. Un marché peut être reconductible. Depuis la réforme de 2011 (décret n° 2011-1000 du 25 août 2011), les marchés sont reconduits de façon tacite c'est-à-dire qu'en cas de silence gardé par l'acheteur public, le marché pluriannuel (marché conclu pour 1 an reconductible) est automatiquement reconduit. Aussi, si l'acheteur public souhaite ne pas reconduire le marché, il devra en informer le titulaire de manière expresse c'est-à-dire en envoyant un courrier. L'article R2112-4 du CCP indique que "sauf stipulations contraires, la reconduction prévue dans le marché est tacite et le titulaire ne peut s'y opposer".
Nota : sauf cas exceptionnels, les accords-cadres ne peuvent pas dépasser 4 ans.
Délai d'exécution du marché : correspond au temps d'exécution accordé par rapport à une prestation précise.
B - NOTION DE FAMILLE HOMOGENE OU D'OPERATION
En marchés publics, il convient de raisonner dans une logique interservice en appliquant la notion de "famille homogène" de fournitures et de services ou "d'opération" de travaux. De plus, le besoin pourra être évalué sur une ou plusieurs années s'il s'agit d'un besoin récurrent. Pour plus de détails sur ces notions cf. articles R2121-1 à R2121-9 du CCP.
Exemple : pour les fournitures de bureau, il n'existe pas un marché par services mais un seul marché couvrant les besoins de l'ensemble des services de la Mairie.
C-L'ALLOTISSEMENT
Articles L2113-10, L2113-11 et R2113-1 à R2113-3 du CCP. C'est un principe et une obligation. Les marchés doivent être passés en lots séparés afin de susciter la plus large concurrence.
Exception :
L'objet du marché ne permet pas l'identification de prestations distinctes, La dévolution en lots séparés est de nature à restreindre la concurrence, La dévolution en lots séparés risque de rendre techniquement difficile ou financièrement plus coûteuse l'exécution des prestations,
Le pouvoir adjudicateur n'est pas en mesure d'assurer par lui-même les missions d'organisation, de pilotage et de coordination
Les marchés publics globaux (marchés publics de conception-réalisation, marchés publics globaux de performance…)
D - LES SPECIFICATIONS TECHNIQUES
Le besoin doit être défini par des spécifications techniques formulées : Soit par des références à des normes ou d'autres documents équivalents accessibles aux candidats (agréments techniques, éco labels…)
Soit en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles
Soit en combinant les 2.
E- DOCUMENTS CONSTITUTIFS DU MARCHE
Les marchés et accords cadres d'un montant égal ou supérieur à 25 000 € HT sont passés sous forme écrite.
Cette disposition s'applique dès le 1e € pour les marchés de maîtrise d'œuvre et CSPS. P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 6
IV - METHODE DE CALCUL DE LA VALEUR ESTIMEE DES MARCHES PUBLICS
Une estimation globale et sincère du besoin est impérative afin de déterminer la procédure (cf. tableau "Procédures applicables" page 7) et les mesures de publicités applicables (cf. tableau " organisation de la publicité" page 21).
L'acheteur public doit vérifier avant d'engager toute procédure, la disponibilité des crédits budgétaires pour son marché (sauf attente de subvention).
Pour estimer le montant prévisionnel du marché, il convient de différencier selon qu'il s'agit d'un marché public de travaux ou de fournitures et services :
TRAVAUX FOURNITURES SERVICES Il faut prendre en compte la valeur totale
des travaux se rapportant à une
opération ainsi que la valeur totale
estimée des fournitures et des services
mis à la disposition du titulaire par
l'acheteur lorsqu'ils sont nécessaires à
l'exécution des travaux.
Il y a opération de travaux lorsque
l'acheteur prend la décision de mettre en
œuvre, dans une période de temps et un
périmètre limité, un ensemble de travaux
caractérisé par son unité fonctionnelle,
technique ou économique.
Il faut prendre en compte l'estimation de la valeur totale
des fournitures ou des services qui peuvent être
considérés comme homogènes, soit en raison de
leurs caractéristiques propres, soit parce qu'ils
constituent une unité fonctionnelle.
L'évaluation doit être réalisée au niveau de l'ensemble de la collectivité et non pas services par services afin d'éviter tout risque de fractionnement artificiel.
NOTA :
Dans un marché alloti il faut prendre en compte la valeur globale estimée de la totalité des lots.
Dans un marché reconductible il faut prendre en compte le montant total du marché sur la durée maximale (reconduction comprises).
Dans un accord-cadre à bons de commandes avec minimum et maximum il faut prendre en compte la valeur maximum de l'accord-cadre, sur la durée totale de celui-ci.
V - CHOIX DE LA PROCEDURE
Les principes fondamentaux – liberté d'accès, égalité de traitement, transparence des procédures –
sont des principes qui s'imposent à tous les marchés, quel que soit leur montant. Leur violation
peut déboucher sur une qualification pénale de délit d'octroi d'avantage injustifié (délit de
favoritisme).
L'article R2122-8 du CCP indique que « l'acheteur peut passer un marché sans publicité ni mise
en concurrence préalables pour répondre à un besoin dont la valeur estimée est inférieure à 40 000
euros hors taxes ou pour les lots dont le montant est inférieur à 40 000 euros hors taxes et qui
remplissent la condition prévue au b du 2° de l'article R. 2123-1.
L'acheteur veille à choisir une offre pertinente, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec un même opérateur économique lorsqu'il existe une pluralité d'offres susceptibles de répondre au besoin. » P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 7
Attention, cette disposition ne signifie pas qu'il ne faut pas de mettre en concurrence. En effet, au
terme de la jurisprudence de la CJCE Telaustria du 7 décembre 2000, il faut veiller à garantir une
mise en concurrence la plus large possible : " même dans l'hypothèse où un domaine, en
l'occurrence les contrats publics, fait l'objet d'une réglementation complète, il convient de se référer
aux règles générales des traités et qu'un minimum de transparence, et donc de publicité et de mise
en concurrence, doit être mis en œuvre, y compris lorsque les textes spécifiques ne l'impose
pas".
Le choix de la procédure dépendra du montant estimé du marché : P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE Octobre 2022\Guide Des Procédures Internes Des Achats Vdef.Doc 8
Seuils 40 000 € HT 215 000 € HT 214 000 €HT
MP Fournitures
et Services
Article R2123-1
3° et 4°
PROCEDURE ADAPTEE Article R2123-1 du CCP
FOURNITURES ET SERVICES
Procédures applicables
PROCEDURES FORMALISEES APPLICABLES :
* Appel d'Offre Ouvert ou Appel d'Offre Restreint Article R2124-2 du CCP
* Procédure Concurrentielle avec négociation Article R2124-3 du CCP
* Dialogue Compétitif Article R2124-5 du CCP
* Concours Article R2122-6 du CCP
* Système d'Acquisition Dynamique Article L2125-1 du CCP (uniquement pour les fournitures courantes)
MP Fournitures
et Services
Procédures
PROCEDURE ADAPTEE
Article R2123-1 du CCP
Seuils 40 000 € HT 5 382 000 € HT
Procédures
TRAVAUX
PROCEDURES FORMALISEES APPLICABLES :
* Appel d'Offre Ouvert ou Appel d'Offre Restreint Article R2124-2 du CCP
* Procédure Concurrentielle avec négociation Article R2124-3 du CCP
* Dialogue Compétitif Article R2124-5 du CCP
* Marchés publics globaux Article L2171-1 du CCP
* ConcoursArticle R2122-6 du CCP
PROCEDURE ADAPTEE
Article R2123-1 du CCP P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE Octobre 2022\Guide Des Procédures Internes Des
Achats Vdef.Doc 9
A - Achats de moins de 4 000 € HT ( par AN et non pas par ACHAT):
L’achat est réputé libre et pourra être opéré sur simple facture.
Toutefois, le service acheteur doit s'assurer de la traçabilité de l'achat avec l'utilisation d'une fiche type (cf. annexe 1 au guide des procédures internes des achats).
Ainsi, l'acheteur devra veiller à pouvoir justifier d'une analyse comparative proportionné à l'objet de
l'achat effectué. Il peut s'agir d'une comparaison de prix via internet, un échange de mail, une
demande de devis…
Le service acheteur doit veiller à choisir une offre pertinente, à faire une bonne utilisation des deniers
publics et à ne pas contracter systématiquement avec un même opérateur économique lorsqu'il existe
une pluralité d'offres susceptibles de répondre au besoin. P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE Octobre 2022\Guide Des Procédures Internes Des Achats Vdef.Doc 10
ACHATS DE MOINS DE 4 000 € HT
ETAPES ACTIONS ACTEURS DOCUMENTS A PRODUIRE
Définition du besoin et
financement
La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant tout appel à concurrence.
Estimation de l'achat : montant de l'opération de travaux ou des services homogènes ou des fournitures homogènes
Service Acheteur
Modalités de mise en
concurrence
Achat libre sur simple facture, il faut assurer une traçabilité de l'achat. Il faut justifier d'une analyse comparative proportionné à l'objet de l'achat effectué. Il peut s'agir d'une comparaison de prix via internet, un échange de mail, une demande de devis… En cas d'achat récurrent - restant inférieur à 4 000 € HT - l'acheteur public veillera à ne pas contracter avec le même prestataire sauf si au regard de l'étude comparative, il présente l'offre économiquement la plus avantageuse.
Service Acheteur
Analyse Réaliser la note de traçabilité (annexe 1) - Analyse comparative à faire signer Service Acheteur Note de traçabilité -
Analyse
comparative
Signature du marché Edition du bon de commande Service Acheteur Elus référents Edition du bon de commande
Notification Envoi du bon de commande à l'entreprise + offre de prix de l'entreprise (devis, feuille catalogue…) avec la mention "bon pour accord" Service Acheteur P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE Octobre 2022\Guide Des Procédures Internes Des
Achats Vdef.Doc 11
B - Achats compris entre 4 000 € HT et 40 000 € HT :
Le service acheteur peut – conformément aux dispositions de l’article R 2122-8 du Code de la Commande Publique - passer un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables pour répondre à un besoin dont la valeur estimée est inférieure à 40 000 euros hors taxes ou pour les lots dont le montant est inférieur à 40 000 euros hors taxes et qui remplissent la condition prévue au b du 2° de l'article R. 2123-1.
Toutefois, ledit service doit veiller à choisir une offre pertinente, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec un même opérateur économique lorsqu'il existe une pluralité d'offres susceptibles de répondre au besoin.
Ledit service pourra opérer l’achat par la rédaction et l’envoi d’une lettre de consultation type (cf. annexe 2 au guide des procédures internes des achats), par la rédaction d’une note de traçabilité (cf annexe 2 bis).
Il est fortement recommandé au service acheteur d’opérer le plus souvent possible à la mise en concurrence des opérateurs économiques, notamment par la rédaction et l’envoi d’une lettre de consultation type (cf. annexe 2 au guide des procédures internes des achats), par la rédaction d’une note de traçabilité, de la rédaction d’un rapport de mise en concurrence (cf. annexe 2 bis au guide des procédures internes des achats) et d'une information des candidats non retenus (cf. annexe 3 au guide des procédures internes des achats).
Les services acheteurs sont responsables de leurs procédures d'achats et doivent s’assurer de la validation des choix opérés et donc de l’achat par le Directeur de Pôle. Le Service Commande Publique et Juridique se verra transmettre les rapports de mise en concurrence pour les achats jusqu’à 40 000 € HT pour visa.
Il est également à noter que le Service Commande Publique et Juridique demeure à disposition des services acheteurs pour les conseiller et les assister, et aussi pour assurer la rédaction des pièces administratives nécessaires, et ce comme pour les achats dont le montant est supérieur à 40.000,00 € HT. P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE Octobre 2022\Guide Des Procédures Internes Des Achats Vdef.Doc 12
ACHATS ENTRE 4 000 € HT ET 40 000 € HT
ETAPES ACTIONS ACTEURS DOCUMENTS A PRODUIRE
Définition du besoin et
financement
La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant tout appel à concurrence.
Estimer la valeur globale de l'achat HT (montant de l'opération de
travaux, ou des services homogène ou des fournitures homogènes)
Rédaction d'une lettre de consultation par l'acheteur (courrier, fax ou mail)
Service Acheteur
Lettre de
consultation type
(annexe 2)
Modalités de mise en
concurrence
Consulter de préférence 3 entreprises minimum par mails avec AR, fax ou courrier (le même jour). La date d'émission de la demande doit être visible et il faut conserver les accusés de réception des fax, mails ou courriers. Les entreprises disposeront d'un délai de 5 jours
minimum (possibilité de prévoir un délai plus long mais jamais plus
court) pour présenter un devis.
Service Acheteur
Lettre de
consultation type
(annexe 2)
Analyse
Analyse des offres suivi éventuellement d'une négociation
Réalisation de la note de traçabilité - rapport de mise en
concurrence (annexe 2 bis)
Informer les candidats non retenus par mails avec AR, fax ou courrier (annexe 3)
Service Acheteur
Note de traçabilité -
rapport de mise en
concurrence
Information des
candidats non
retenus
Signature du marché Edition du bon de commande Service Acheteur Elus référents Bon de commande
Notification
Envoi du bon de commande à l'entreprise + offre de prix de
l'entreprise (devis, feuille catalogue…) avec la mention "bon pour
accord"
Service Acheteur P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE Octobre 2022\Guide Des Procédures Internes Des
Achats Vdef.Doc 13
C- Achats supérieurs à 40 000 € HT :
Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) est réalisé par le Service Commande Publique et Juridique suite aux éléments transmis par le service acheteur à l'exception des pièces techniques. P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE Octobre 2022\Guide Des Procédures Internes Des Achats Vdef.Doc 14
ACHATS SUPERIEURS A 40 000 € HT ET INFERIEURS AUX PROCEDURES FORMALISEES (Article R2123-1 du CCP)
ETAPES ACTIONS ACTEURS DOCUMENTS A PRODUIRE
Définition du besoin et
financement
La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant tout appel à concurrence.
Estimer la valeur globale de l'achat HT (montant de l'opération de travaux, ou des services homogène ou des fournitures homogènes)
Déterminer l'allotissement en lots séparés sauf si l'objet du marché ne permet pas l'identification de prestations distinctes (exception).
Rédiger les pièces techniques du DCE
Estimer en € HT ou TTC le(s) lot(s)
Définir éventuellement les niveaux minimums de capacités professionnelles, techniques et financières requis par lot.
Remplir la fiche "Demande de lancement d'une consultation" (Annexe 5)
Service Acheteur
Pièces
techniques :
CCTP - BPU ou
DPGF -DQE -
éléments pour
appréhender les
points
techniques
(mémoire
technique) -
PGC…(en
fonction de
l'opération)
Fiche
"Demande de
lancement
d'une
consultation"
(annexe 5) P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des achats vdef.doc
15
Modalités de mise en
concurrence
- de 40 000 € HT à 90 000 € HT : Publicité libre ou adaptéeAvis d'appel public à la concurrence (AAPC),
- A partir de 90 000 €HT publicité obligatoire dans un Journal d'Annonce Légal ou au BOAMP,
- Publication sur le site internet de la Ville de Firminy (profil acheteur) et du Conseil Départemental de la Loire (plateforme de dématérialisation), - Exceptionnellement et selon l'objet du marché dans un journal spécialisé
Délai de remise des candidatures et des offres : 15 jours minimum, généralement un délai minimum de 3-4 semaines sera laissé (délai adapté par le Service Commande Publique en fonction du coût de l'opération).
Service
Commande
Publique
AAPC
Pièces
administratives :
CCAP, RC,
AE…
Réception, analyse des
candidatures et
enregistrement des offres
Réceptionner les plis, analyser les candidatures et enregistrer le contenu des offres Demander éventuellement aux candidats concernés de compléter leur dossier de candidature ou d'offre
Transmettre les plis des candidatures et des offres au Service concerné
Service
Commande
Publique
Registre des
dépôts
PV d'ouverture
des
candidatures et
des offres
Eventuellement, informer les candidats non retenus
Service
Commande
Publique
Courrier
information
candidature non
retenue
Analyse, négociation des
offres
Analyse technique des offres au regard des critères énoncés dans le Règlement de la Consultation Service Acheteur
Rapport
d'analyse des
offres
Eventuellement phase de négociation (à la demande du service sur validation du Service Commande Publique ou de l'élu en charge de la Commande Publique)
Service
Acheteur/Service
Commande
Publique
Eventuellement,
rapport de
négociation
ou rapport
d'analyse des
offres après
négociations
Attribution Organisation Commission Des Marchés suite à la validation du rapport d'analyse des offres par le Service Commande Publique Service
Commande
Publique
Tableau de
bord
Fiche de
présence
Rapport
d'analyse des
offres P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des achats vdef.doc
16
Rédaction du PV de la Commission des Marchés et diffusion du PV Service
Commande
Publique
PV de la
Commission
Des Marchés
Demande au(x) candidat(s) retenu(s) des certificats et attestions prévus aux articles R2143-6 à R2143-10 du CCP et à l’arrêté du 22 mars 2019 fixant la liste des impôts, taxes, contributions ou cotisations sociales donnant lieu à la délivrance de certificats pour l’attribution des contrats de la commande publique
Délai laissé au candidat retenu : 5 jours
Service
Commande
Publique
Fax de
demande des
certificats et
attestations
Compléter le tableau valant décision du Maire
Service
Commande
Publique
Tableau à
compléter
Informer les entreprises non attributaire du marché et éventuellement période de mise au point
Service
Commande
Publique
Courrier
information
entreprises non
retenues
Demande d'information complémentaire d'une entreprise évincée
Service
Commande
Publique
Courrier de
réponse en lien
éventuel avec le
Service
Acheteur
Signature du marché
Original Acte d'Engagement + annexes éventuelles + mise au point (le cas échéant)
Signature du marché (délai de 11 jours à respecter entre la signature et l'information des candidats non retenus)
Service
Commande
Publique
Elu en charge de
la Commande
Publique
Contrôle de légalité (pour les
marchés publics supérieurs à
215 000 € HT)
Préparation et envoi du dossier en Préfecture
Service
Commande
Publique
Copies des
pièces du
marché
Bordereau
d'envoi en
Préfecture
Notification Envoyer une copie des pièces du marché au prestataire retenu Service
Commande
Publique
Courrier de
notification P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des achats vdef.doc
17
Diffusion du marché Envoyer mail d'information aux Services concernés : diffusion du marché sous O:\Ressources\Commande publique\Diffusion marchés publics
Le marché sera ensuite saisi dans Astre par le Service Finances
Service Finances
et Commande
Publique
Archivage Totalité du dossier
Service
Commande
Publique P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des achats vdef.doc
18
APPEL D'OFFRES OUVERT (Articles L2124-2 et R2161-2 à R2161-5 du CCP)
ETAPES ACTIONS ACTEURS DOCUMENTS A PRODUIRE
Définition du besoin et
financement
Recours à l'Appel d'Offres Ouvert pour les marchés de :
* Fournitures et services supérieurs à 215 000 € HT,
* Travaux supérieurs à 5 382 000 € HT.
La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant tout appel à concurrence.
Estimer la valeur globale de l'achat HT (montant de l'opération de
travaux, ou des services homogène ou des fournitures homogènes)
Déterminer l'allotissement en lots séparés sauf si l'objet du marché ne permet pas l'identification de prestations distinctes (exception).
Rédiger les pièces techniques du DCE
Estimer en € HT ou TTC le(s) lot(s)
Définir éventuellement les niveaux minimums de capacités
professionnelles, techniques et financières requis par lot.
Remplir la fiche "Demande de lancement d'une consultation" (cf.
annexe 5)
Service Acheteur
Pièces techniques :
CCTP - BPU ou DPGF
-DQE - éléments pour
appréhender les
points techniques
(mémoire technique) -
PGC…(en fonction de
l'opération)
Fiche "Demande de
lancement d'une
consultation" (annexe
5) P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des achats vdef.doc
19
Modalités de mise en
concurrence
Avis d'appel public à la concurrence (AAPC) :
- JOUE et BOAMP
- Publication sur le site internet de la Ville de Firminy (profil
acheteur) et du Conseil Départemental de la Loire (plateforme de
dématérialisation)
Délai de remise des candidatures et des offres : 35 jours à compter de l'envoi de l'AAPC. Ce délai peut être réduit à 15 jours en cas
d'avis de pré-information. De plus, le délai de 35 jours peut être
réduit de 5 jours lorsque le pouvoir adjudicateur offre, un accès libre, direct et complet aux documents de la consultation par voie
électronique.
A noter qu'il convient de laisser un délai raisonnable aux candidats pour présenter une offre.
Service Commande
Publique
AAPC
Pièces administratives
: CCAP, RC, AE…
Réception, analyse des
candidatures et
enregistrement des offres
Réceptionner les plis, analyser les candidatures.
Demander éventuellement aux candidats concernés de compléter leur dossier de candidature
Service Commande
Publique
Registre des dépôts
PV d'ouverture des
candidatures et des
offres
Analyse des offres
Analyse technique des offres au regard des critères énoncés dans le Règlement de la Consultation
Eventuellement demande aux candidats de préciser ou compléter la teneur de leur offre (avec accord du Service Commande Publique et du Président de la CAO)
Service Acheteur Rapport d'analyse des offres
Commission d'Appel d'Offres
Organisation d'une Commission d'Appel d'Offres pour l'attribution du marché public.
Rédaction du PV de la Commission d'Appel d'Offres et diffusion du PV
Service Commande
Publique
Arrêtés nommant les
personnes à voix
consultative
Convocation CAO
Note interne
Dossier pour la CAO
PV de la CAO
Attribution
Demande au(x) candidat(s) retenu(s) des certificats et attestions
prévus aux articles R2143-6 à R2143-10 du CCP et à l’arrêté du 22 mars 2019 fixant la liste des impôts, taxes, contributions ou
cotisations sociales donnant lieu à la délivrance de certificats
pour l’attribution des contrats de la commande publique
Délai laissé au candidat retenu : 5 jours
Service Commande
Publique
Fax de demande des
certificats et
attestations P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des achats vdef.doc
20
Compléter le tableau valant décision du Maire Service Commande Publique Tableau à compléter
Informer les entreprises non attributaire du marché
Réalisation d'un rapport de présentation
Eventuellement, période de mise au point
Service Commande
Publique
Courrier information
entreprises non
retenues
Rapport de
présentation
Demande d'information complémentaire d'une entreprise évincée Service Commande Publique Courrier de réponse
en lien éventuel avec
le Service Acheteur
Signature du marché
Original Acte d'Engagement + annexes éventuelles + mise au
point le cas échéant
Signature du marché (délai de 16 ou 11 jours à respecter entre la signature et l'information des candidats non retenus)
Service Commande
Publique
Elu en charge de la
Commande Publique
Contrôle de légalité Préparation et envoi du dossier en Préfecture Service Commande Publique
Copies des pièces du
marché
Bordereau d'envoi en
Préfecture
Notification Envoyer une copie des pièces du marché au prestataire retenu Service Commande Publique Courrier de notification
Diffusion du marché
Envoyer mail d'information aux Services concernés : diffusion du marché sous O:\Ressources\Commande publique\Diffusion
marchés publics
Le marché sera ensuite saisi dans Astre par le Service Finances
Service Finances et
Commande Publique
Avis d'attribution Publicité a posteriori dans un délai de 30 jours à compter de la signature du marché public Service Commande Publique Avis d'attribution P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des achats vdef.doc
21
Archivage Totalité du dossier Service Commande Publique P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des achats vdef.doc
22
Seuils 0 € HT à 40 000 € HT entre 40 000 € HT et 90 000 € HT 90 000 € HT 215 000 € HT215 000 € HT
MP
Fournitures et
Services
Article R2123-
1 3°et 4°
Organisation de la publicité
PUBLICITE OBLIGATOIRE :
* Profil acheteur
* BOAMP ou JAL (Journal d'Annonce Légale)
PUBLICITE OBLIGATOIRE :
* Profil acheteur
* BOAMP
* JOUE
PUBLICITE ADAPTEE :
Profil acheteur ou BOAMP MP
Fournitures et
Services
Modalités de
publicité
Nota : Pour les marchés inférieurs à 90 000 € HT, la publicité ne sera pas seulement en fonction du montant du marché. Le choix du support de publicité devra être adapté à l'objet, la nature, la complexité, le degré de concurrence entre les entreprises concernées. L'important est que la publicité choisie garantisse l'efficacité de l'achat.
Publicité adaptée
PAS DE PUBLICITE
PARTICULIERE :
Possibilité à la demande du service
acheteur de faire une publicité sur le
profil acheteur
FOURNITURES ET SERVICES
Publicité supplémentaire facultative
Seuils 0 € HT 40 000 € HT De 40 000 € HT à 90 000 € HT 90 000 € HT 5 382 000 € HT 5 382 000 € HT
Nota : Pour les marchés inférieurs à 90 000 € HT, la publicité ne sera pas seulement en fonction du montant du marché. Le choix du support de publicité devra être adapté à l'objet, la nature, la complexité, le degré de
concurrence entre les entreprises concernées. L'important est que la publicité choisie garantisse l'efficacité de l'achat.
PAS DE PUBLICITE
PARTICULIERE :
Possibilité à la demande du service
acheteur de faire une publicité sur le
profil acheteur
Modalités de
publicité
TRAVAUX
Publicité supplémentaire facultative
PUBLICITE OBLIGATOIRE :
* Profil acheteur
* BOAMP ou JAL (Journal d'Annonce Légale)
PUBLICITE OBLIGATOIRE :
* Profil acheteur
* BOAMP
* JOUE
PUBLICITE ADAPTEE :
Profil acheteur ou BOAMP
VI – L'ORGANISATION DE LA PUBLICITE P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 23
VII - DEFINIR LES CRITERES DE SELECTION
L’article R2152-7 du CCP indique que "pour attribuer le marché public au soumissionnaire ou, le cas échéant, aux soumissionnaires qui ont présenté l'offre économiquement la plus avantageuse, l'acheteur se fonde :
1° Soit sur un critère unique qui peut être :
a) Le prix, à condition que le marché public ait pour seul objet l'achat de services ou de fournitures standardisés dont la qualité est insusceptible de variation d'un opérateur économique à l'autre ;
b) Le coût, déterminé selon une approche globale qui peut être fondée sur le coût du cycle de vie au sens de l'article R2152-9 ;
2° Soit sur une pluralité de critères non-discriminatoires et liés à l'objet du marché public ou à ses conditions d'exécution, parmi lesquels figure le critère du prix ou du coût et un ou plusieurs autres critères comprenant des aspects qualitatifs, environnementaux ou sociaux. Il peut s'agir, par exemple, des critères suivants : a) La qualité, y compris la valeur technique et les caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, l'accessibilité, l'apprentissage, la diversité, les conditions de production et de commercialisation, la garantie de la rémunération équitable des producteurs, le caractère innovant, les performances en matière de protection de l'environnement, de développement des approvisionnements directs de produits de l'agriculture, d'insertion professionnelle des publics en difficulté, la biodiversité, le bien-être animal ; b) Les délais d'exécution, les conditions de livraison, le service après-vente et l'assistance technique, la sécurité des approvisionnements, l'interopérabilité et les caractéristiques opérationnelles ; c) L'organisation, les qualifications et l'expérience du personnel assigné à l'exécution du marché public lorsque la qualité du personnel assigné peut avoir une influence significative sur le niveau d'exécution du marché public.
D'autres critères peuvent être pris en compte s'ils sont justifiés par l'objet du marché public ou ses conditions d'exécution.
Les critères d'attribution retenus doivent pouvoir être appliqués tant aux variantes qu'aux offres de base."
Ces critères doivent être pondérés. La pondération est librement définie par le pouvoir adjudicateur. Elle permettra de déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse. L'acheteur doit pouvoir justifier des motifs qui l'ont conduit à écarter un candidat et communiquer les caractéristiques et avantages de l'offre retenue.
NOTA : désormais pour les marchés publics de travaux et plus généralement l'ensemble des consultations relatives aux travaux, le décret interdit le recours unique au critère du prix pour le jugement des offres.
VIII - CHOIX DE L'OFFRE ECONOMIQUEMENT LA PLUS AVANTAGEUSE
Le choix final est réalisé au regard du rapport de mise en concurrence ou du rapport d'analyse
des offres présenté par le service acheteur et :
à l'issue du choix de l'élu (pour les achats inférieurs à 40 000 € HT)
à l'issue de la Commission des Marchés (pour les achats supérieurs à 40 000 € HT),
à l'issue de la Commission d'Appel d'Offres (pour les marchés formalisés).
A - LA NEGOCIATION
La négociation dans les marchés à procédure adaptée est préconisée mais il faut l'annoncer dans
les pièces du marché public. P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 24
Les articles R2161-17 et suivants du CPP permettent à l'acheteur de choisir librement les candidats
avec lesquels il souhaite négocier (à définir dans le règlement de la consultation du marché).
Attention toutefois au fait qu'intégrer systématiquement de la négociation peut engendrer de la part
des opérateurs économique à l'avance un pourcentage de négociation dans leur offre…
La négociation est interdite dans les marchés à procédure formalisée (appel d'offres).
En cas de négociation :
Veiller au respect de l'égalité de traitement des candidats et respecter la confidentialité
des offres (ne peuvent être divulgués aux candidats, des éléments susceptibles de révéler
les offres des autres candidats comme le secret commercial, industriel…),
Assurer la traçabilité des négociations (écrit, mail, télécopie…),
D'anticiper suffisamment l'achat de façon à avoir le temps de mener la phase de
négociation.
Dans tous les cas, la négociation est limitée à certains éléments non intangibles. Elle peut
engendrer un aménagement de l'offre et non un bouleversement. Peuvent être admises des
adaptations limitées, nécessaire au service et ne présentant pas de caractère discriminatoire entre les
entreprises.
B – LES OFFRES ANORMALEMENT BASSES
Les offres anormalement basses : l'article L410-2 du code du commerce dispose que "sauf dans le
cas où la loi en dispose autrement, les prix des biens, produits et services relevant antérieurement
au 1e janvier 1987 de l'ordonnance n°45-1483 du 30 juin 1945 sont librement déterminés par le jeu
de la concurrence".
Pour protéger l'acheteur public d'offres financièrement séduisantes mais dont la robustesse pourrait
ne pas être assurée, l’article L2152-6 du CCP indique : "Lorsqu'une offre semble anormalement
basse, l'acheteur exige que l'opérateur économique fournisse des précisions et justifications
sur le montant de son offre.
Si, après vérification des justifications fournies par l'opérateur économique, l'acheteur établit que l'offre
est anormalement basse, il la rejette dans des conditions fixées par voie réglementaire."
Cependant, le code ne donne pas de définition de l'offre anormalement basse. Ainsi, l'acheteur
doit donc apprécier la réalité économique des offres, afin de différencier l'offre anormalement basse
d'une offre concurrentielle.
Il est possible d'identifier une offre anormalement basse à partir de différents référentiels :
Par la prise en compte du prix de l'offre : sous évaluation financière des prestations,
Par l'utilisation d'une formule mathématique,
Par comparaison avec les autres offres,
Par comparaison avec l'estimation du pouvoir adjudicateur,
Au vu des obligations qui s'imposent aux soumissionnaires.
Attention, ces indices ne suffisent pas pour autant à qualifier l'offre d'anormalement basse. Ils
justifient uniquement le déclenchement du dispositif prévu à l'article L2152-6 du CCP.
Face à une offre suspectée d'être anormalement basse voici le comportement que doit adopter le
service acheteur (en lien avec le service commande publique et l'élu en charge de la
commande publique) : P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 25
Il doit demander des explications au candidat qui a déposé l'offre (procédure
contradictoire),
Il doit apprécier la pertinence des explications fournies par le candidat,
Il doit décider de l'admission ou du rejet de l'offre en cause suite à un examen attentif des
informations fournies par l'entreprise pour justifier son prix. L'absence de réponse du
soumissionnaire à la demande d'explication permet d'exclure l'offre du candidat. C'est le
pouvoir adjudicateur après avoir examiné les justifications, qui retiendra les offres dûment
justifiées et rejettera par décision motivée celles qui ne l'auront pas été.
Retenir une offre anormalement basse fait peser un risque sur les deniers publics. L'acheteur
public qui décide de retenir une telle offre risque d'être confronté à plusieurs situations de nature à
compromettre la bonne exécution du marché (risque financier, risque de défaillance, risque de
qualité, risque de travail dissimulé et risque juridique).
IX - LES ACCORDS CADRES
Il s'agit d'un contrat conclu par un ou plusieurs acheteurs avec un ou plusieurs opérateurs économiques ayant pour objet d'établir les règles relatives aux bons de commande à émettre ou les termes régissant les marchés subséquents à passer au cours d'une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées.
Le code de la commande publique abroge la notion de "marché public à bons de commande". Dans un souci d'uniformisation du langage relatif à la commande publique et au vu des directives européennes il existe désormais deux types d'accords-cadres :
L'accord cadre qui ne fixe pas toutes les stipulations contractuelles; il donnera lieu à la conclusion d'un marché subséquent.
L'accord cadre qui fixe toutes les stipulations contractuelles; il est exécuté au fur et à mesure de l'émission de bons de commande.
La philosophie de l'accord cadre repose sur la possibilité d'ajuster la réponse aux besoins, à mesure de l'apparition de ceux-ci. Il permet à l'acheteur public de bénéficier d'une grande réactivité des prestataires au moment de l'apparition du besoin, alors que les procédures de droit commun supposent, dans de nombreux cas, une publicité préalable. L'accord cadre est particulièrement adapté pour les achats répétitifs.
Une fois l'accord cadre conclu, avec un ou plusieurs titulaires, aucun opérateur économique supplémentaire ne peut y adhérer et seuls le ou les titulaire(s) de l'accord cadre peuvent se voir attribuer des marchés subséquents ou bons de commande.
A - Mécanisme de l'accord cadre :
Avis d'Appel Public à la Concurrence
Processus d'attribution de l'accord cadre (réception des plis, analyse…)
Attribution de l'accord cadre à un ou plusieurs opérateurs économiques
Remise en concurrence à la survenance du
besoin ou de manière périodique des titulaires de
l'accord cadre pour l'accord-cadre qui n'a pas fixé
toutes les stipulations contractuelles
Emission de bons de commandes pour l'accord-
cadre qui a fixé toutes les stipulations
contractuelles
Attribution du marché subséquent P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 26
B - Différence accord cadre suivi d'un marché subséquent et accord cadre à bons de commande :
Accord cadre (AC) suivi d'un
marché subséquent
Accord cadre à bons de
commandes
Articles du code Articles R2162-1 à R2162-14 du CCP
Objet
Une définition non
contraignante et incomplète:
l’AC fixe les termes régissant les
marchés à passer
ultérieurement.
Capacité d’adaptation de l’objet
de l’AC qui peut être complété,
précisé mais il ne peut pas être
modifié de façon substantielle.
Une définition exhaustive et
précise : les prestations doivent
être déterminées dans leur
consistance et leurs
spécifications.
Intangibilité de l’objet de l'accord
cadre.
Caractéristiques propres
Capacités d’adaptation
inégalables
Besoins répétitifs, continus
Remise en concurrence des
titulaires (intéressant quand
variation des conditions
économiques résultant des
politiques commerciales des
opérateurs économiques).
Délai : il doit être suffisant pour
permettre aux titulaires de
présenter une offre
Peut être :
Périodique
A la survenance du
besoin
Mono attributaire
Multi attributaires
Marché subséquent (MS) :
précise les caractéristiques et
les modalités d’exécution des
prestations demandées non
fixées dans l’AC. Le MS est
attribué sur la base de critères
énoncés dans l’AC.
Possibilité d’apporter des
compléments à l’objet du
marché initial (interdiction des
modifications substantielles)
Réactivité moins importante
Gestion d’incertitudes
quantitatives
Besoins répétitifs, continus
Pas de remise en concurrence
Mono attributaire
Multi attributaires
Emissions de bons de
commandes
Avenants au marché public initial P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 27
Avec minimum et
maximum
Sans minimum et avec
maximum
o En valeur
o En quantité
Avec minimum et
maximum
Sans minimum et avec
maximum
o En valeur
o En quantité
Durée ≤ 4 ans
≥ 4 ans cas exceptionnels
≤ 4 ans
≥ 4 ans cas exceptionnels
C - La gestion des marchés subséquents au sein de la mairie de Firminy
MARCHES SUBSEQUENTS (MS)
Remise en concurrence des titulaires de l'accord cadre (AC)
Le MS prend la forme d'un devis.
Le service devra rappeler l'objet de l'AC, le n° et l'intitulé du lot le cas échéant, le nom de l'opération,
la description de la prestation demandée, les modalités et date de remise au devis, les modalités de
livraison (cf. annexe 4 lettre de consultation MS)
Réception des offres
Analyse des offres au regard des critères définis dans l'AC ou à chaque MS (dépendra de la
rédaction de l'AC initial)
Information des candidats non retenus (cf. annexe 3)
Notification du devis/bon de commande au titulaire du MS
Information du Service Commande Publique de l'objet du MS et du montant
X - LES FORMULAIRES DANS LES MARCHES PUBLICS
La Direction des Affaires Juridiques sur son site internet : http://www.economie.gouv.fr/daj met à disposition des acheteurs publics et des opérateurs économiques des formulaires pour toute procédure de passation d'un marché public ou d'un accord cadre et pour leur exécution. L'utilisation de ces formulaires n'est pas obligatoire, ils constituent des modèles.
Il existe différents types de formulaires :
A - Les formulaires "Déclaration du candidat" (DC)
Les formulaires DC sont destinés aux opérateurs économiques candidats à un marché public ou un accord cadre afin qu'ils présentent une candidature et une offre complète au pouvoir adjudicateur. P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 28
Liste des formulaires DC les plus utilisés : (lien informatique http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat )
DC1 "Lettre de candidature – Habilitation du mandataire par ses co traitants" DC2 "Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement" DC4 "Déclaration de sous-traitance"
B - Les formulaires "Ouverture des plis" (OUV)
Ils peuvent être utilisés par les acheteurs publics. Le Service Commande Publique utilise très peu ces formulaires à l'exception de l'OUV11 qui constitue le formulaire de mise au point des composantes du marché publics ou de l'accord cadre.
Nota : la mise au point ne doit pas engendrer des modifications qui puissent remettre en cause les caractéristiques substantielles de l'offre ni le classement des offres.
Lien informatique http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-ouverture-des-plis
C - Les formulaires "Notification des marché" (NOTI)
Ils peuvent être utilisés par les acheteurs publics et les opérateurs économiques. Le Service Commande Publique utilise très peu ces formulaires.
Lien informatique http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-notification
Le Service Commande Publique demande systématiquement à l'attributaire du marché public ses certificats et attestations prévus à l’arrêté du 22 mars 2019 fixant la liste des impôts, taxes, contributions ou cotisations sociales donnant lieu à la délivrance de certificats pour l’attribution des contrats de la commande publique avant toute notification. L'opérateur économique peut fournir le formulaire NOTI 2 "Etat annuel des certificats reçus". Ce formulaire peut être réclamé par le candidat à la direction des finances publiques. Il constitue un état annuel des certificats de leurs obligations fiscales et sociales.
D - Les formulaires "Exécution des marchés" (EXE)
Ces formulaires sont des modèles de documents à l'attention des opérateurs économiques et des acheteurs publics pour l'exécution de leurs marchés ou accords cadres.
Lien informatique http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-dexecution-des-marches
Il s'agit notamment des formulaires relatifs à la réception (voir la fiche thématique relative à la réception) à savoir :
EXE 4 "Réception des travaux – PV des opérations préalables de réception" EXE 5 "Réception des travaux – Proposition du maître d'œuvre" EXE 6 "Réception des travaux – Décision de réception"
EXE 7 "Réception des travaux – Décision de non réception"
EXE 8 "Réception des travaux – PV de levée des réserves"
EXE 9 "Réception des travaux – Proposition du maître d'œuvre et décision du maître de l'ouvrage, relatives à la levée des réserves"
A noter que pour la conclusion des avenants il convient d'utiliser l'EXE 10 "Avenant" (voir la fiche relative à la thématique des avenants).
Il existe d'autres formulaires EXE mais peu utilisés par le Service Commande Publique. P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 29
XI - LES MARCHES NEGOCIES SANS PUBLICITE NI MISE EN CONCURRENCE
PREALABLES
Le code de la commande publique permet aux acheteurs de passer des marchés négociés sans publicité ni mise en concurrence préalables dans des cas limitativement énumérés aux articles R2122-1 et suivants du CCP. Il s'agit notamment des cas suivants :
Article R2122-1 : L'acheteur peut passer un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables lorsqu'une urgence impérieuse résultant de circonstances extérieures et qu'il ne pouvait pas prévoir ne permet pas de respecter les délais minimaux exigés par les procédures formalisées. Tel est notamment le cas des marchés rendus nécessaires pour l'exécution d'office, en urgence, des travaux mentionnés aux articles L. 1311-4, L. 1331-24, L. 1331-26-1, L. 1331- 28, L. 1331-29 et L. 1334-2 du code de la santé publique et des articles L. 123-3, L. 129-2, L. 129-3, L. 511-2 et L. 511-3 du code de la construction et de l'habitation ainsi que des marchés passés pour faire face à des dangers sanitaires définis aux 1° et 2° de l'article L. 201-1 du code rural et de la pêche maritime. Le marché est limité aux prestations strictement nécessaires pour faire face à la situation d'urgence.
Article R2122-2 : L'acheteur peut passer un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables lorsque, dans les cas définis ci-après, soit aucune candidature ou aucune offre n'a été déposée dans les délais prescrits, soit seules des candidatures irrecevables définies à l'article R. 2144-7 ou des offres inappropriées définies à l'article L. 2152-4 ont été présentées, et pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées :
1° Appel d'offres lancé par un pouvoir adjudicateur ;
2° Procédure formalisée lancée par une entité adjudicatrice ;
3° Marché répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée ;
4° Marché relevant des 3° et 4° de l'article R. 2123-1.
Dans les cas mentionnés aux 1° et 2° du présent article et au 3° de l'article R. 2123-1 répondant à un besoin dont la valeur estimée est égale ou supérieure au seuil européen applicable à ces marchés figurant dans un avis annexé au présent code, un rapport est communiqué à la Commission européenne si elle le demande.
Article R2122-3 : L'acheteur peut passer un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables lorsque les travaux, fournitures ou services ne peuvent être fournis que par un opérateur économique déterminé, pour l'une des raisons suivantes :
1) Le marché public a pour objet la création ou l'acquisition d'une œuvre d'art ou d'une performance artistique unique ;
2) Des raisons techniques. Tel est notamment le cas lors de l'acquisition ou de la location d'une partie minoritaire et indissociable d'un immeuble à construire assortie de travaux répondant aux besoins de l'acheteur qui ne peuvent être réalisés par un autre opérateur économique que celui en charge des travaux de réalisation de la partie principale de l'immeuble à construire ;
3) L'existence de droits d'exclusivité, notamment de droits de propriété intellectuelle.
Le recours à un opérateur déterminé dans les cas mentionnés aux 2° et 3° n'est justifié que lorsqu'il n'existe aucune solution de remplacement raisonnable et que l'absence de concurrence ne résulte pas d'une restriction artificielle des caractéristiques du marché. P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 30
Article R2122-4 : L'acheteur peut passer un marché de fournitures sans publicité ni mise en concurrence préalables ayant pour objet :
1° Des livraisons complémentaires exécutées par le fournisseur initial et qui sont destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d'installations, soit à l'extension de fournitures ou d'installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait l'acheteur à acquérir des fournitures ayant des caractéristiques techniques différentes entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées. Lorsqu'un tel marché est passé par un pouvoir adjudicateur, sa durée ne peut dépasser, sauf cas dûment justifié, trois ans, périodes de reconduction comprises ; 2° L'achat de matières premières cotées et achetées en bourse.
Article R2122-5 : L'acheteur peut passer un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables pour l'achat de fournitures ou de services dans des conditions particulièrement avantageuses soit auprès d'un opérateur économique en cessation définitive d'activité soit, sous réserve de l'article L. 2141-3, auprès d'un opérateur économique soumis à l'une des procédures prévues par le livre VI du code de commerce, à l'exception de celles mentionnées au titre Ier du livre VI de ce même code, ou une procédure de même nature prévue par une législation d'un autre Etat
Article R2122-6 : L'acheteur peut passer un marché de services sans publicité ni mise en concurrence préalables avec le lauréat ou l'un des lauréats d'un concours. Lorsqu'il y a plusieurs lauréats, ils sont tous invités à participer aux négociations.
Article R2122-7 : L'acheteur peut passer un marché de travaux ou de services sans publicité ni mise en concurrence préalables ayant pour objet la réalisation de prestations similaires à celles qui ont été confiées au titulaire d'un marché précédent passé après mise en concurrence. Le premier marché doit avoir indiqué la possibilité de recourir à cette procédure pour la réalisation de prestations similaires. Sa mise en concurrence doit également avoir pris en compte le montant total envisagé, y compris celui des nouveaux travaux ou services. Lorsqu'un tel marché est passé par un pouvoir adjudicateur, la durée pendant laquelle les nouveaux marchés peuvent être conclus ne peut dépasser trois ans à compter de la notification du marché initial.
Article R2122-8 : L'acheteur peut passer un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables pour répondre à un besoin dont la valeur estimée est inférieure à 40 000 euros hors taxes ou pour les lots dont le montant est inférieur à 40 000 euros hors taxes et qui remplissent la condition prévue au b du 2° de l'article R. 2123-1. L'acheteur veille à choisir une offre pertinente, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec un même opérateur économique lorsqu'il existe une pluralité d'offres susceptibles de répondre au besoin.
Article R2122-9 : Les acheteurs mentionnés aux 1° et 2° de l'article 3 de la loi n° 81-766 du 10 août 1981 relative au prix du livre peuvent passer sans publicité ni mise en concurrence préalables un marché de fournitures de livres non scolaires pour leurs besoins propres ou pour l'enrichissement des collections des bibliothèques accueillant du public et répondant à un besoin dont la valeur estimée est inférieure à 90 000 euros hors taxes. Lorsqu'il fait usage de cette faculté, l'acheteur se conforme aux obligations mentionnées à l'article R. 2122-8 et tient compte de l'impératif de maintien sur le territoire d'un réseau dense de détaillants qui garantit la diversité de la création éditoriale et l'accès du plus grand nombre à cette création.
Article R2122-10 : Un pouvoir adjudicateur peut passer un marché sans publicité ni mise en concurrence préalables ayant pour objet l'achat de produits fabriqués uniquement à des fins de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement, sans objectif de rentabilité ou d'amortissement des coûts de recherche et de développement. P:\Service Commande Publique\Procédure Marchés Publics\MAJ GUIDE INTERNE octobre 2022\Guide des procédures internes des
achats vdef.doc 31
LISTE DES ANNEXES
Annexe 1 NOTE DE TRACABILITE DES ACHATS INFERIEURS A 4 000 € HT ANALYSE
COMPARATIVE
Annexes 2 et 2 bis LETTRE DE CONSULTATION TYPE ET NOTE DE TRACABILITE DES
ACHATS INFERIEURS A 40 000 € HT : RAPPORT DE MISE EN CONCURRENCE
Annexe 1 et 3BIS METHODE DE NOTATION DES CRITERES DE JUGEMENT DES
OFFRES
Annexe 3 COURRIERS ENTREPRISES NON RETENUES ACHATS INFERIEURS A
40 000 € HT
Annexe 4 LETTRE DE CONSULTATION POUR L’ATTRIBUTION DU MARCHE
SUBSEQUENT
Annexe 5 DEMANDE DE LANCEMENT D'UNE CONSULTATION
Annexe 6 LES MODIFICATIONS (AVENANTS) DANS LES MARCHES PUBLICS
Annexe 7 LES ORDRES DE SERVICE DANS LES MARCHES PUBLICS
Annexe 8 LA PROCEDURE DE RECEPTION DANS LES MARCHES PUBLICS
Annexe 9 DETECTER UNE OFFRE ANORMALEMENT BASSE
Annexe 13 EXEMPLE DE CONTRAT (ACTE D’ENGAGEMENT)