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Déliberation - 17300651 Annexe Mandat SPL Hello Dole NON Signee
Document publié le Jeudi 29 juin 2017 par la commune de Dole.
Lien du pdf (Déliberation - 17300651 Annexe Mandat SPL Hello Dole NON Signee)
Thèmes du document : Démocratie, Consommateurs, Culture et patrimoine,
PROJET
CONVENTION DE MANDAT
Gestion de la programmation de la Ville de Dole
pour les spectacles et événements culturels
(Saison 2017/2018)
Entre les soussignés :
La Ville de Dole, représentée par son Député-maire, Monsieur Jean-Marie SERMIER, agissant en cette qualité, en vertu d’une délibération du Conseil Municipal du 29 juin 2017, ci-après dénommée « la Ville »,
d’une part,
Et :
La Société Publique Locale « HELLO DOLE », ayant son siège social Place de l’Europe (39100 DOLE), représentée par son Président, Monsieur Jean-Pascal FICHÈRE dûment habilité, ci-après dénommée « la SPL »,
d’autre part,
PRÉAMBULE
Afin de coordonner les actions liées à l’organisation de spectacles et d’événements culturels sur le territoire, il est proposé de confier un mandat à la SPL HELLO DOLE, qui a notamment pour objet social : - L’accompagnement à l’organisation d’animations ponctuelles, fêtes, manifestations et événements touristiques et culturels sur le territoire,
- L’élaboration, la révision et la mise en œuvre de la politique de promotion et de développement du territoire.
Dans le cadre de ce mandat, la Ville de Dole mettra à disposition de la SPL HELLO DOLE tous les moyens nécessaires à l’exercice de cette mission, et notamment les bâtiments, matériels et mobiliers des espaces et événements concernés.
Article 1 - Objet
Le présent mandat a pour objet la gestion de la programmation de la Ville de Dole pour les spectacles et événements culturels de la saison 2017-2018.
Cette gestion concerne plus précisément :
- Les spectacles organisés à « La Commanderie » (Rue d’Azans, Dole) - Les événements organisés par la Ville de Dole tels que « Cirque et Fanfares » et « Pupitres en Liberté »
Article 2 - Obligations de la Ville
La Ville met à disposition de la SPL, pour l’exercice de cette mission : - Tous les espaces nécessaires liés à l’organisation de ces spectacles et événements - Le matériel nécessaire à l’organisation de ces spectacles et événements (pupitres, écrans vidéo, vidéos projecteurs, micros…)
- Les différents moyens de communication afin d’assurer la promotion des spectacles et événements organisés (site web, réseau de partenaires médiatiques locaux, service communication de la Ville, journaux municipaux…)
La SPL pourra également faire appel aux Services Techniques de la Ville de Dole pour toute intervention liée à des problèmes techniques sur les espaces concernés par le présent mandat. Article 3 - Obligations de la SPL
La SPL est chargée d’assurer en totalité les opérations nécessaires à l’organisation et à la mise en œuvre technique des spectacles et événements culturels sélectionnés par la Ville de Dole.
A ce titre, la SPL devra notamment assurer, sans que cette énumération soit limitativement interprétée :
- La cession des spectacles (droits d’exploitation) et autres coûts artistiques (Voyages, Hôtel, Restauration notamment)
- Les frais annexes liés à ces spectacles, et notamment :
o paiement des droits liés à la production des spectacles (droits d’auteur, Centre National des Variétés…)
o mise en œuvre technique des spectacles et événements, conformément aux fiches techniques, après négociation et adaptation aux réalités locales o accueil des personnels artistiques et techniques (notamment organisation du « catering ») o service de sécurité des publics (services d’ordre) et sécurité incendie o toute assurance relevant de la responsabilité des organisateurs de spectacles o configuration de la salle ou de l’espace selon le type de spectacle o opérations de commercialisation (vente des billets et promotion de ces ventes) o opérations de communication et de promotion des spectacles et événements concernés, en partenariat avec la Ville de Dole
La SPL fera le nécessaire afin d’obtenir et de respecter les obligations liées aux licences d’entrepreneurs de spectacles.
Article 4 - Modalités financières
Sur la base du bilan financier de la saison culturelle 2017-2018, il est convenu les éléments suivants : - En cas de bilan financier positif : les recettes sont placés sur un compte de réserve, afin de pouvoir compenser les éventuelles pertes de la saison culturelle suivante ; - En cas de bilan financier négatif : le déficit est intégralement supporté par la Ville de Dole.
A la clôture de la saison culturelle 2017-2018, la SPL produira un état retraçant les produits perçus au titre des présentes, ainsi que les charges y afférentes.
La Ville de Dole disposera d’un délai de 2 mois pour contester l’état transmis par la SPL. Le défaut de contestation dans ce délai vaudra acceptation.
Article 5 - Suivi et contrôle de l’exécution du mandat
La Ville de Dole exercera un contrôle sur l’exécution de la mission confiée.
Ce contrôle porte notamment sur :
- Le maintien en bon état de fonctionnement des espaces mis à disposition, - Les conditions d’accueil du public,
- Les moyens de communication et de promotion déployés, - Les tarifs pratiqués,
- Les comptes de la SPL.
Afin de permettre à la Ville de Dole d’exercer ce contrôle, la SPL devra notamment : - Transmettre à la Ville de Dole tous les contrats avec des clients conclus au titre de l’exécution du présent mandat (notamment les contrats d’exploitation et de production), - Transmettre à la Ville de Dole tous les contrats passés avec les prestataires extérieurs, liés aux spectacles et événements faisant l’objet de la présente convention, - Tenir une comptabilité analytique spécifique, retraçant les charges et les produits de chaque manifestation.
De manière générale, la Ville de Dole doit pouvoir obtenir de la SPL tous les renseignements d’ordre technique, juridique ou financier nécessaires.
Article 6 - Politique tarifaire
Les tarifs applicables au public pour les différents spectacles seront fixés par l’exécutif de la Ville de Dole.
Article 7 - Tenue de la comptabilité
La SPL doit tenir une comptabilité particulière pour les opérations qui font l’objet du présent mandat. Cette comptabilité est présentée sous forme de comptes de gestion et de résultat spécifiques au service confié, permettant de distinguer les activités que la SPL assure pour ce service et ses autres activités. Article 8 - Durée
Le présent mandat porte sur la saison 2017-2018 (septembre 2017 à juin 2018). Il prend effet du 1er septembre 2017 au 31 août 2018, pour une durée d’un an. Les deux parties peuvent décider de résilier, par anticipation, le présent mandat en adressant une lettre recommandée trois mois avant cette échéance. Le délai de préavis commence à courir dès la date d’envoi de la lettre recommandée figurant sur le cachet de la poste.
Fait à Dole en deux exemplaires originaux, le ………………………………
Pour la Ville de Dole,
Le Député-maire,
Jean-Marie SERMIER
Pour la Société Publique Locale « HELLO DOLE »,
Le Président,
Jean-Pascal FICHÈRE PROJET
CONVENTION DE MANDAT
Gestion de la programmation de la Ville de Dole
pour les spectacles et événements culturels
(Saison 2017/2018)
Entre les soussignés :
La Ville de Dole, représentée par son Député-maire, Monsieur Jean-Marie SERMIER, agissant en cette qualité, en vertu d’une délibération du Conseil Municipal du 29 juin 2017, ci-après dénommée « la Ville »,
d’une part,
Et :
La Société Publique Locale « HELLO DOLE », ayant son siège social Place de l’Europe (39100 DOLE), représentée par son Président, Monsieur Jean-Pascal FICHÈRE dûment habilité, ci-après dénommée « la SPL »,
d’autre part,
PRÉAMBULE
Afin de coordonner les actions liées à l’organisation de spectacles et d’événements culturels sur le territoire, il est proposé de confier un mandat à la SPL HELLO DOLE, qui a notamment pour objet social : - L’accompagnement à l’organisation d’animations ponctuelles, fêtes, manifestations et événements touristiques et culturels sur le territoire,
- L’élaboration, la révision et la mise en œuvre de la politique de promotion et de développement du territoire.
Dans le cadre de ce mandat, la Ville de Dole mettra à disposition de la SPL HELLO DOLE tous les moyens nécessaires à l’exercice de cette mission, et notamment les bâtiments, matériels et mobiliers des espaces et événements concernés.
Article 1 - Objet
Le présent mandat a pour objet la gestion de la programmation de la Ville de Dole pour les spectacles et événements culturels de la saison 2017-2018.
Cette gestion concerne plus précisément :
- Les spectacles organisés à « La Commanderie » (Rue d’Azans, Dole) - Les événements organisés par la Ville de Dole tels que « Cirque et Fanfares » et « Pupitres en Liberté »
Article 2 - Obligations de la Ville
La Ville met à disposition de la SPL, pour l’exercice de cette mission : - Tous les espaces nécessaires liés à l’organisation de ces spectacles et événements - Le matériel nécessaire à l’organisation de ces spectacles et événements (pupitres, écrans vidéo, vidéos projecteurs, micros…)
- Les différents moyens de communication afin d’assurer la promotion des spectacles et événements organisés (site web, réseau de partenaires médiatiques locaux, service communication de la Ville, journaux municipaux…)
La SPL pourra également faire appel aux Services Techniques de la Ville de Dole pour toute intervention liée à des problèmes techniques sur les espaces concernés par le présent mandat. Article 3 - Obligations de la SPL
La SPL est chargée d’assurer en totalité les opérations nécessaires à l’organisation et à la mise en œuvre technique des spectacles et événements culturels sélectionnés par la Ville de Dole.
A ce titre, la SPL devra notamment assurer, sans que cette énumération soit limitativement interprétée :
- La cession des spectacles (droits d’exploitation) et autres coûts artistiques (Voyages, Hôtel, Restauration notamment)
- Les frais annexes liés à ces spectacles, et notamment :
o paiement des droits liés à la production des spectacles (droits d’auteur, Centre National des Variétés…)
o mise en œuvre technique des spectacles et événements, conformément aux fiches techniques, après négociation et adaptation aux réalités locales o accueil des personnels artistiques et techniques (notamment organisation du « catering ») o service de sécurité des publics (services d’ordre) et sécurité incendie o toute assurance relevant de la responsabilité des organisateurs de spectacles o configuration de la salle ou de l’espace selon le type de spectacle o opérations de commercialisation (vente des billets et promotion de ces ventes) o opérations de communication et de promotion des spectacles et événements concernés, en partenariat avec la Ville de Dole
La SPL fera le nécessaire afin d’obtenir et de respecter les obligations liées aux licences d’entrepreneurs de spectacles.
Article 4 - Modalités financières
Sur la base du bilan financier de la saison culturelle 2017-2018, il est convenu les éléments suivants : - En cas de bilan financier positif : les recettes sont placés sur un compte de réserve, afin de pouvoir compenser les éventuelles pertes de la saison culturelle suivante ; - En cas de bilan financier négatif : le déficit est intégralement supporté par la Ville de Dole.
A la clôture de la saison culturelle 2017-2018, la SPL produira un état retraçant les produits perçus au titre des présentes, ainsi que les charges y afférentes.
La Ville de Dole disposera d’un délai de 2 mois pour contester l’état transmis par la SPL. Le défaut de contestation dans ce délai vaudra acceptation.
Article 5 - Suivi et contrôle de l’exécution du mandat
La Ville de Dole exercera un contrôle sur l’exécution de la mission confiée.
Ce contrôle porte notamment sur :
- Le maintien en bon état de fonctionnement des espaces mis à disposition, - Les conditions d’accueil du public,
- Les moyens de communication et de promotion déployés, - Les tarifs pratiqués,
- Les comptes de la SPL.
Afin de permettre à la Ville de Dole d’exercer ce contrôle, la SPL devra notamment : - Transmettre à la Ville de Dole tous les contrats avec des clients conclus au titre de l’exécution du présent mandat (notamment les contrats d’exploitation et de production), - Transmettre à la Ville de Dole tous les contrats passés avec les prestataires extérieurs, liés aux spectacles et événements faisant l’objet de la présente convention, - Tenir une comptabilité analytique spécifique, retraçant les charges et les produits de chaque manifestation.
De manière générale, la Ville de Dole doit pouvoir obtenir de la SPL tous les renseignements d’ordre technique, juridique ou financier nécessaires.
Article 6 - Politique tarifaire
Les tarifs applicables au public pour les différents spectacles seront fixés par l’exécutif de la Ville de Dole.
Article 7 - Tenue de la comptabilité
La SPL doit tenir une comptabilité particulière pour les opérations qui font l’objet du présent mandat. Cette comptabilité est présentée sous forme de comptes de gestion et de résultat spécifiques au service confié, permettant de distinguer les activités que la SPL assure pour ce service et ses autres activités. Article 8 - Durée
Le présent mandat porte sur la saison 2017-2018 (septembre 2017 à juin 2018). Il prend effet du 1er septembre 2017 au 31 août 2018, pour une durée d’un an. Les deux parties peuvent décider de résilier, par anticipation, le présent mandat en adressant une lettre recommandée trois mois avant cette échéance. Le délai de préavis commence à courir dès la date d’envoi de la lettre recommandée figurant sur le cachet de la poste.
Fait à Dole en deux exemplaires originaux, le ………………………………
Pour la Ville de Dole,
Le Député-maire,
Jean-Marie SERMIER
Pour la Société Publique Locale « HELLO DOLE »,
Le Président,
Jean-Pascal FICHÈRE