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Procès Verbal - Dialogue Citoyen Reglement Interieur de la Commission Citoyenne (pdf, 625,19Ko)
Document publié le Lundi 31 janvier 2022 par la commune d'Orvault.
Lien du pdf (Procès Verbal - Dialogue Citoyen Reglement Interieur de la Commission Citoyenne (pdf, 625,19Ko))
Thèmes du document : Démocratie locale et participation citoyenne, Démocratie, Institutions publiques,
Commune D'ORVAULT
DEPARTEMENT
cest antque EXTRAIT DU PROCES-VERBAL DES DELIBERATIONS
ARRONDISSEMENT CONSEIL M IPAL NANTES ONSE UNIC
janvi 022 CANTON 31 janvier 2
SAINT-HERBLAIN II L'an deux mil vingt-deux, le trente-et-un
janvier, le Conseil municipal de la
Commune d'ORVAULT s'est réuni en session ordinaire, à la Canopée au Bois
Cesbron, nouveau lieu habituel des séances, après convocation légale en date du
vingt-et-un janvier deux mille vingt-deux, sous la présidence de Jean-Sébastien
GUITTON, Maire.
Etaient présents : Mme Dominique VIGNAUX, M. Lionel AUDION, Mme Marie-
Paule GAÏLLOCHET, Mme Armelle CHABIRAND, M. Yann GUILLON, Mme Brigitte RAIMBAULT, M. Christophe ANGOMARD, Mme Valérie DREYFUS, M. David
HURTREL, Mme Anne-Sophie JUDALET, M. Laurent DUBOST, Mme Catherine LE
TRIONNAIRE, M. Morvan DUPONT, M. Vincent BOILEAU, Mme Linda PAYET, M.
Ronan GILLES, M. Pierre ANNAIX, Mme Françoise NOBLET, M: Dominique GOMEZ,
M. Bernard PAUGAM, Mme Sandrine BRUN, M. Sébastien ARROUËT, Mme Marylène
JÉGO, Mme Florence CORMERAIS, M. Gilles BERRÉE, Monsieur Florent THOMAS,
Mme Maryse PIVAUT, M. Jean-Jacques DERRIEN, M. Thierry BOUTIN, M.
Dominique FOLLUT
Absents ayant donné pouvoir :
M. Guillaume GUÉRINEAU donne procuration à M. le Maire
M. Jean-Yves ROUX donne procuration à M. Lionel AUDION
Mme Stéphanie BELLANGER donne procuration à Mme Françoise NOBLET
Mme Cyrianne FOUQUET-HENRI donne procuration à Mme Maryse PIVAUT
Il a été procédé, conformément à l'article L. 2121-15 du code général des collectivités territoriales, à l'élection d'un secrétaire pris dans le sein du Conseil : Mme“ Linda PAYET ayant obtenu la majorité des suffrages a été désignée pour
remplir ces fonctions qu'elle a acceptées.
09. Dialogue citoyen - Règlement intérieur de la
Commission citoyenne
Monsieur le Maire rapporte :
La Commission citoyenne est constituée pour la période 2021-2026 par le Conseil
municipal comme instance consultative citoyenne afin de renforcer l’action de la
Conseil municipal du 31 janvier 2022 1/9
DCM2022S1N09 - Dialogue citoyen - Règlement intérieur de la Commission citoyenne ville en faveur d'une démocratie locale porteuse de dialogue, d'intelligence
collective et de transparence.
L'objectif de la Commission citoyenne est de produire un avis citoyen collectif
argumenté qui présente les points de consensus et de dissension. Cet avis
enrichira la réflexion des élus sur un sujet posé soit par les élus, soit par une auto-
saisine des membres de la commission, qui concerne la vie et la politique
municipales dans leur transversalité. Il s’agit pour la Commission citoyenne de
traiter des thématiques larges, en complément des réflexions sur les politiques
publiques sectorielles pouvant être abordées dans d’autres cadres.
Le règlement intérieur annexé à cette délibération a pour objectif d’expliciter la composition et le fonctionnement interne de la Commission citoyenne ainsi que de définir les engagements de chacun afin de nourrir des débats enrichissants et sereins dans l'intérêt de tous.
Il a été discuté et co-rédigé entre juin et décembre 2021 avec les membres de la Commission citoyenne, dans un esprit d'intelligence collective qui ont permis l'établissement de règles claires engageant les parties et permettant d'instaurer un climat de confiance mutuelle.
Le règlement intérieur est présenté à chaque participant et à chaque élu, qui s'engagent à le respecter, et publié sur le site Internet de la Ville.
Il pourra être révisé en cas de besoin.
DECISION
Sur proposition de la commission Ressources et Administration et après en avoir
délibéré, le Conseil municipal, par 25 voix POUR et 10 ABSTENTIONS des groupes Aimer Orvault et Orvault aù Centre :
—- APPROUVE je règlement intérieur de la Commission citoyenne.
Rendu exécutoire Extrait certifié conforme
Par télétransmission en Orvault, le 1er février 2022
Préfecture le : FEV. 2022 Pour le Maire
Et par publication le : 0 1 FEV. 2022 Le Directeur général
Conseil municipal du 31 janvier 2022 2/9
DCM2022S1N09 - Dialogue citoyen - Règlement intérieur de la Commission citoyenne ORVAULT Direction Générale Mission dialogue citoyen et relation à l'usager Règlement intérieur Commission Citoyenne 31 janvier 2022 TABLE DES MATIERES ARTICLE 1 - Objectif de la commission citoyenne... sisi sisnesesneneanenennes 2 ARTICLE 2 - Composition de la commission CitOyenne...........ssssesiseisesiueusnens 2 1. Modalités d'intégration... smaammavaenmnasnmansanmuruenouneas 2 2. Modalités de participation... mscuvasssvasnssrantireinseus 3 3. Modalités de perte de la qualité de membre... 3 4. Rééquilibrage du panel citoyen... iiiisiissiiineieenrrnrenneeneenerennens 3 ARTICLE 3 - Fonctionnement de la commission citoyenne... ses sesersreenss 3 1. Les séances plénières sisi ssreneanenesnreneeneenenneanemenneneenneneeneeneeuesne 3 2. Le traitement des sujets thématiques Do 8e no 8 a NN ED RAR LTS EEE 4 ARTICLE 4 - Les engagements mutuels sisi ssnseenesneneneseuesues 5 1. L'exercice d'une citoyenneté active... 5 2. La transparence 8. Miss nn in cine 5 3. L'écoute mutuelle. sscsssisaateeiceaenenenineneesesesncemeneserensesseeneneneattene 6 4, L'objectivité des débats... sssisssssesssssnesnesnenneneenenreneeneeeenennernee 6 5. L'implication de tous... ir scscenesneneneneenenesnenenesnesne 6 6. Révision du règlement intérieur ii éincssnnsraneauneeuessuneauneesnns 7 Règlement intérieur Commission Citoyenne / 31 janvier 2022 1/7 Conseil municipal du 31 janvier 2022 3/9 DCM2022S1N09 - Dialogue citoyen - Règlement intérieur de la Commission citoyenne PREAMBULE
Une commission citoyenne est constituée à Orvault pour la période 2021-2026 afin de renforcer
l’action de la ville en faveur d'une démocratie locale porteuse de dialogue, d'intelligence
collective et de transparence.
Le présent règlement a pour objectif d’expliciter la composition et le fonctionnement interne de
la Commission ainsi que de définir les engagements de chacun afin de nourrir des débats
enrichissants et sereins dans l'intérêt de tous.
Le règlement est présenté aux participants et aux élus, qui s'engagent à le respecter, et publié sur le site Internet de la Ville.
ARTICLE 1- OBJECTIF DE LA COMMISSION CITOYENNE
La Commission Citoyenne est une assemblée qui permet d'éclairer les décisions à prendre par les élus. L'objectif est de demander à des citoyens tirés au sort, représentatifs de la diversité de la population, de produire un avis collectif argumenté au terme d'une phase d'acculturation et de débat, que ce soit au terme d'une saisine par la Ville ou d'une auto-saisine par la Commission citoyenne elle-même.
Les citoyens font valoir leur connaissance et leur pratique du territoire dans le souci des besoins
collectifs, en vue de l'intérêt général. L'intérêt général se définit comme le blen public, en opposition à la somme d'intérêts particuliers.
Ces avis sont présentés au Conseil municipal par les membres de la Commission citoyenne afin
d'alimenter la réflexion des élus tout au long du mandat municipal et contribuer ainsi à la prise de décisions.
A l'issue d’une phase d'instruction, la Municipalité prendra les décisions qu’elle jugera adaptées
aux possibilités de la collectivité. Celles-ci feront l’objet d’une réponse publique aux membres de la Commission Citoyenne.
ARTICLE 2- COMPOSITION DE LA COMMISSION CITOYENNE
1. Modalités d'intégration
La composition de la Commission Citoyenne doit rendre compte de la diversité de la population
orvaltaise (quartier de résidence, tranche d'âge, genre). Aucun éiu en cours de mandat, ni
employé travaillant depuis plus de 12 mois pour la Ville d'Orvault ne peuvent en être membre.
Un tirage au sort est organisé en début de mandat. Afin de respecter le règlement sur la
protection des données (RGPD), il s'appuie en première intention sur la liste électorale, Un
courrier est de plus envoyé à l'ensemble de la population pour permettre aux membres
d'exprimer leur opposition à être tirés au sort ou de signifier leur intérêt à participer à celui-ci s'ils ne sont pas inscrits sur la liste électorale.
Lors d’un renouvellement complet des membres de la Commission citoyenne, 42 panels sont
constitués selon 3 critères : quartier, genre et tranche d'âge. Le tirage au sort est réalisé à l'intérieur de chacun des 42 panels, soit 1974 personnes tirées au sort. Chaque habitant tiré au sort est invité à confirmer sa participation. L'ensemble des membres ayant confirmé leur participation constitue la Commission citoyenne.
Règlement intérieur Commission Citoyenne / 31 janvier 2022 2/7
Conseil municipal du 31 janvier 2022 4/9
DCM2022S1N09 - Dialogue citoyen - Règlement intérieur de la Commission citoyenne Si un renouvellement partiel devait intervenir afin de conserver la diversité du panel, le nombre
de tirés au sort sera calculé au prorata du nombre de membres à remplacer.
2. Modalités de participation
Les membres participent aux séances plénières, thématiques et/ou flash selon leurs disponibilités. Toutefois, les ateliers thématiques demandent un engagement sur plusieurs séances afin que le groupe constitué avance au même rythme et avec les mêmes informations. Les membres ne peuvent pas désigner de remplaçant en cas d'absence, afin de ne pas déséquilibrer la représentativité.
De plus, les membres de la Commission citoyenne peuvent être sollicités pour participer à
d'autres dispositifs municipaux de dialogue citoyen (ateliers consultatifs, instances..).
3. Modalités de perte de la qualité de membre
La perte de la qualité de membre prend effet dans le mois qui suit :
- La démission du membre (qui n'a pas à être motivée),
—- L'annonce de son décès,
- Dans le cas où le membre serait salarié par la Ville depuis plus de 12 mois.
Dans le cas où un membre n'aurait participé à aucune session pendant plus de 12 mois et, et
à l'expiration de ce délai, ne répondrait pas aux sollicitations de la Ville au terme d'un mois.
La perte de la qualité de membre est notifiée par la Ville à la personne concernée.
4. Rééquilibrage du panel citoyen
Un renouvellement partiel des membres de la Commission citoyenne peut avoir lieu durant le
mandat sur décision du Conseil municipal dans le cas où la représentativité ne serait plus
assurée (en termes notamment de nombre de personnes actives et de diversité selon les
critères de l’article 2.1).
ARTICLE 3- FONCTIONNEMENT DE LA COMMISSION CITOYENNE
Les membres de la Commission citoyenne se réunissent en séance plénière et en groupes de travail (séances « flash » ou thématiques).
1. Les séances plénières
Chaque séance plénière fait l’objet d'une invitation, d'un ordre du jour et d'un compte-rendu
diffusé à tous les membres de la Commission citoyenne.
Au minimum deux séances plénières sont organisées chaque année afin de :
- Faire le point sur le fonctionnement de la commission, son calendrier et sa méthodologie
de travail et d'animation ;
- Faire le point sur tous les travaux en cours de la Commission et en partager l'avancement
avec tous les membres ;
- Débattre et choisir des sujets d’auto-saisine et de leur calendrier ;
— Faire le point sur l'engagement de ses membres et sa représentativité ;
- Valider le rapport d'activités ;
- Proposer des modifications du présent règlement intérieur :
— Etre informé sur toutes les concertations engagées.
Règlement intérieur Commission Citoyenne / 31 janvier 2022 3/7
Conseil municipal du 31 janvier 2022 5/9
DCM2022S1N09 - Dialogue citoyen - Règlement intérieur de la Commission citoyenne Elle peut aboutir à proposer des modifications de son fonctionnement auprès du Conseil
municipal.
Elle prend ses décisions par consensus, ou à défaut à la majorité simple des présents par main levée.
La commission citoyenne rend public son rapport d'activités chaque année. Ce rapport est
rédigé de façon collégiale.
Les séances ont lieu dans la mesure du possible en présentiel.
2. Le traitement des sujets thématiques
2.1 La consultation thématique, sur des sujets larges et/ou nécessitant un travail long
Ces consultations ont pour but de faire émerger des avis et propositions sur des problématiques
larges et transversales, afin d'alimenter la réflexion des élus tout au long du mandat municipal
et contribuer ainsi à la prise de décisions.
Deux à trois sujets seront abordés par an, si possiblé, pour que les membres puissent se
positionner selon leur ordre de préférence. Des panels de 60 personnes maximum seront
ensuite constitués par sujet en prenant en compte la diversité des représentations (quartier,
genre, âge) et en permettant à chacun de se mobiliser.
Chaque panel constitué sera invité à se réunir sur trois temps de travail :
- Un temps d'acculturation pour s'approprier le sujet
— Un temps d'échange, de débat
- Un temps de synthèse et de formulation de l'avis citoyen
Les échanges en présentiel seront privilégiés pour une participation du plus grand nombre et
de meilleures interactions entre les membres.
Ces trois temps se dérouleront sur une période d'un à 4 mois.
Les sujets choisis par la Ville (saisine) ou par les membres de la Commission (auto-saisine)
portent sur des sujets qui interrogent la vie et la politique municipales, qui concernent
l’ensemble de la commune et liés au moins en partie aux compétences de la commune.
Concernant l'auto-saisine, les membres de la commission sont invités à proposer des sujets.
Un groupe de volontaires les reçoit et les soumet au vote à distance des membres qui sont
invités à les prioriser.
Lors d'une séance plénière, la ville présente les sujets de saisine qu'elle souhaite soumettre à la commission. Le groupe de volontaires présente le résultat du vote (auto-saisine).
Une discussion permet d'acter les sujets qui seront soumis à la commission et leur périmètre.
Un sujet ne peut être traité que s'il rassemble au minimum 15 membres de la commission
citoyenne.
2.3 La consultation « Flash », sur un sujet précis pouvant être traité rapidement
En outre, une consultation flash peut être proposée par la Ville. Il s'agit d'interroger un panel
de membres pour avoir un avis rapide sur une politique ou un projet.
Règlement intérieur Commission Citoyenne / 31 janvier 2022 4/7
Conseil municipal du 31 janvier 2022 6/9
DCM2022S1N09 - Dialogue citoyen - Règlement intérieur de la Commission citoyenne La municipalité contacte tous les membres de la Commission Citoyenne en proposant à ceux
qui sont intéressés par le sujet de signaler leur intérêt. Un panel de 15 à 20 personnes est alors constitué selon des critères de représentativité et de priorité à ceux qui ont le moins participé et éventuellement selon l'ordre d'arrivée.
Ce panel est ensuite rassemblé pour une à deux séances (2h maximum). Les modalités sont
décidées par les membres eux-mêmes (dates, horaires, visio-conférence ou présentiel).
Le résultat de ces consultations est présenté lors du rapport d'activité de la Commission
Citoyenne.
L'avis citoyen sera présenté au Conseil municipal par des membres de la commission citoyenne
par lecture du rapport. Les conclusions qui seront tirées par la municipalité seront présentées
par les élus à la commission citoyenne et seront rendues publiques.
ARTICLE 4- LES ENGAGEMENTS MUTUELS
€
Le présent règlement fixe les engagements réciproques des différents acteurs.
1. L’ : ' it té acti
s
- Chaque acteur s'engage à mettre en commun son expertise qu'elle soit d'usage ou
technique, afin de construire ensemble une proposition qui réponde au mieux à l'intérêt
général. Les points de consensus et de dissensus les plus importants seront présentés et
argumentés dans l'avis final rendu par la Commission Citoyenne.
- Convaincu du bien-fondé de l'action collective, chacun pourra être force de proposition et
initiateur de démarches ou d'idées innovantes, dans le respect des autres. - Chaque acteur s'efforcera de s'ouvrir aux problématiques rencontrées par tous les
membres dans leur diversité (personnes en situation de handicap, enfants, parents,
commerçants...).
- La mobilisation des acteurs se fera dans une démarche volontaire, pragmatique, réaliste
et d'intérêt général. Notamment, les sujets d'auto-saisine seront accompagnés d’un
calendrier en adéquation avec les moyens de la collectivité.
2. La transparence
- Chaque acteur impliqué s'engage envers les autres à partager et communiquer
l'information qu'il détient, afin que les débats puissent être fondés sur une confiance mutuelle.
Les membres pourront collecter et restituer l'information pour permettre à la Ville de
mieux appréhender les éléments de térrain.
La Ville s'attachera tout particulièrement à :
° Partager et communiquer l'information en :
ol Faisant preuve de pédagogie pour permettre une compréhension partagée des
sujets et en rendant accessible le vocabulaire technique, y compris en faisant
appel à des experts.
o Délivrant les informations et éclairages nécessaires pendant tout le processus
de concertation.
q Favorisant la circulation et le partage des travaux au sein de la Commission Citoyenne.
Réglement intérieur Commission Citoyenne / 31 janvier 2022 5/7
Conseil municipal du 31 janvier 2022 7/9
DCM2022S1N09 - Dialogue citoyen - Règlement intérieur de la Commission citoyenne . Partager les travaux avec le plus grand nombre en :
o Simplifiant la communication qui sera à la fois verbale et rédigée, en utilisant
en complément des schémas, cartes mentales, infographie.
O Effectuant une communication tout public sur les travaux engagés.
3. L'écoute mutuelle
Chaque acteur impliqué s'engage à travailler de façon constructive, dans un climat de
tolérance, de respect et d'écoute mutuelle.
Les débats seront conduits dans un esprit de convivialité et de bienveillance, avec un
objectif commun d'intérêt général.
Chacun s'attachera à être attentif à l'expression de tous et à être dans l'ouverture d'esprit, respectueux des opinions, des personnes, des engagements et des choix de vie. Pour faire avancer les dossiers dans le sens de l'intérêt général, chacun devra être capable de comprendre et d'accepter les avis contraires, sans amertume, ni rancune. La Ville encouragera l'expression, d'une part en valorisant l'intelligence collective et d'autre part en donnant la parole au plus grand nombre avec des techniques d'animation susceptibles de permettre à chacun de s'exprimer.
4. L'objectivi
La Ville s'attachera tout particulièrement à :
. Garantir le bon déroulement des débats : neutralité, objectivité, courtoisie, transparence et pédagogie, afin de permettre l'émergence d'idées qui ne soient pas orientées par les élus, d'accompagner la production collective et de conduire à l'arbitrage des élus.
° Aider les membres ou tout autre intervenant, non familiers des politiques publiques,
à expliciter et reformuler si nécessaire ses propos et remarques, afin de permettre
l'expression constructive d'avis même s'ils sont susceptibles de s'avérer
contradictoires.
° S'assurer de la participation de la Métropole, acteur essentiel de compréhension pour
la Commission Citoyenne, si la thématique abordée le nécessite.
A cet effet, les séances de la Commission citoyenne sont accompagnées par un ou plusieurs facilitateurs -salariés ou partenaires de la Ville, citoyens volontaires formés- qui se chargent de l'organisation et de proposer une méthodologie d'animation. Dénué de toute approche partisane, cet accompagnement garantit les règles de là participation et une objectivité du débat public.
5. L'implication de tous
Chaque acteur impliqué s'engage à s'investir de manière assidue selon ses compétences, ses
disponibilités et dans le respect du présent règlement.
- Les membres s'engagent à s'impliquer à hauteur de l'objectif de concertation précisé préalablement par la Ville, selon le degré d'arbitrage déjà éngagé sur le dossier. - La Ville s'engage plus particulièrement à :
° Mettre en place des outils de travail propices aux échanges entre les membres de la
Commission citoyenne
Règlement intérieur Commission Citoyenne / 31 janvier 2022
Conseil municipal du 31 janvier 2022
DCM2022S1N09 - Dialogue citoyen - Règlement intérieur de la Commission citoyenne
6/7
8/9 . Accompagner le traitement des sujets en auto-saisine de la même manière que les
sujets proposés par les élus, selon les moyens de la collectivité.
e Suivre le processus en :
D Instruisant et évaluant les propositions de la Commission Citoyenne avec les
services municipaux
o Apportant une réponse publique argumentée à la Commission Citoyenne D Communiquant sur les choix et leur avancement
. Garantir l'instruction des propositions dans un délai raisonnable, proposer des
adaptations et mettre en œuvre les décisions prises par les élus.
° Solliciter les services de la Métropole, via son pôle de proximité pour qu'il en soit de
même.
Chacun doit s'engager à respecter le règlement et s'assurer mutuellement qu'il est
effectivement respecté.
Des membres pourront être identifiés sur le mode du volontariat pour :
- Rappeler les règles de fonctionnement (temps de parole, écoute mutuelle, respect de
l'ordre du jour ....).
- Rédiger les comptes rendus
- Rédiger l'avis final
6. Révision du règlement intérieur
Les membres de la Commission citoyenne et la Ville reconnaissent la nécessité d'expérimenter
ce règlement intérieur et de le réviser si besoin en cours de mandat.
Règlement intérieur Commission Citoyenne / 31 janvier 2022
Conseil municipal du 31 janvier 2022
DCM2022S1N09 - Dialogue citoyen - Règlement intérieur de la Commission citoyenne
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