Déliberation - 62 02 Annexe 2 CIA BIZANOS Clémenceau Règlement

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Déliberation - 62 02 Annexe 2 CIA BIZANOS Clémenceau Règlement Document publié le Vendredi 9 octobre 2020 par la commune de Pau. Lien du pdf (Déliberation - 62 02 Annexe 2 CIA BIZANOS Clémenceau Règlement)Thèmes du document : Eau et assainissement, Justice et droit, Banque, Accusé de réception - Ministère de l'intérieur - Envoi préfecture le 03/04/2024 - Retour préfecture le 03/04/2024 - Acte certifié exécutoire

Règlement Intérieur

Commission d'Indemnisation Amiable (CIA)

Travaux de renforcement du réseau d’assainissement

Rue Georges Clémenceau à BizanosAccusé de réception - Ministère de l'intérieur - Envoi préfecture le 03/04/2024 - Retour préfecture le 03/04/2024 - Acte certifié exécutoire

Préambule :

La Communauté d'Agglomération a adopté, par délibération n°49 du 9 octobre 2020, le schéma directeur visant à la mise en conformité du système d'assainissement Pau-Lescar. Ce schéma s'articule autour de 4 axes :

1. L'adaptation des infrastructures existantes pour optimiser leur fonctionnement et permettre le transfert par phases des eaux usées issues des systèmes d'assainissement Gan et Idron ;

2. La création d'ouvrages de délestage pour rétablir en 3 ans la conformité Collecte ; 3. La création d'une file de traitement du temps de pluie à la station de traitement des eaux usées de Lescar, afin de rétablir en 4 ans la conformité Traitement ;

4. Des actions de moyen ou long terme afin de garantir la conformité du système d'assainissement sur le long terme, au regard de l'impact du réchauffement climatique sur l'intensité des épisodes pluvieux ou sur le débit d'étiage du Gave de Pau.

L'action n°1 a été engagée dès 2021 avec le renforcement des réseaux sur l'Avenue Beausoleil à Bizanos et l'Avenue des Lauriers à Pau, qui a permis de transférer les eaux usées collectées sur le nord de la commune d'Idron vers le système Pau-Lescar. En 2022, ont été entrepris les travaux de renforcement des réseaux de la Rue Pasteur à Bizanos, dans la perspective du transfert, en 2028, des effluents collectés sur le sud du système d'assainissement Idron vers le système d'assainissement Pau-Lescar.

Dans ce même objectif de transfert de l'intégralité des effluents collectés sur le système d'assainissement Idron vers le système d'assainissement Pau-Lescar, il est nécessaire de poursuivre le renforcement des réseaux de la portion ouest de la Rue Georges Clémenceau à Bizanos. Ces travaux comprendront des opérations :

- de démolition de la chaussée et des trottoirs ;

- de terrassement ;

- de pose d'un réseau gravitaire d'assainissement de diamètre 500mm sur environ 300 ml ; - de mise en séparatif ponctuelle des eaux pluviales ;

- de remblaiement et de réfection de voirie.

Le chantier correspondant s'étalera sur environ 2,5 mois, la portion considérée de la Rue Clémenceau étant fermée totalement à la circulation. Au regard du flux journalier de véhicules empruntant la Rue Clémenceau, des déviations de la circulation vont devoir être mises en place très en amont, dès la rocade.

Considérant l'impact de ce projet sur le développement économique et le maintien de l’activité commerciale, la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées s’est engagée à réduire au maximum la gêne occasionnée et à minimiser les désagréments quotidiens, au moyen d'un accompagnement continu des entreprises, commerçants, artisans et professions libérales installés dans le périmètre de l’opération et directement impactés par les travaux.

Les travaux publics peuvent en effet être la source de nombreuses perturbations et occasionner notamment des préjudices aux entreprises riveraines en dépit des précautions prises dans la conduite des chantiers correspondants.

Conformément aux règles applicables aux dommages de travaux publics, la responsabilité sans faute de l'administration peut être engagée à l'égard des tiers sous réserve qu'ils subissent un préjudice anormal et spécial directement causé par les travaux en cause.

Le rôle de cette commission est de rendre un avis en vue de déterminer si une entreprise, commerce, artisan ou profession libérale impacté par les travaux publics considérés, peut prétendre à indemnisation et, éventuellement, en proposer le montant au regard du préjudice subi.Accusé de réception - Ministère de l'intérieur - Envoi préfecture le 03/04/2024 - Retour préfecture le 03/04/2024 - Acte certifié exécutoire

Pour chaque dossier soumis à l'avis de la commission, un rapport d'expertise permettra d'apprécier, outre un préjudice commercial éventuel basé sur l'étude du chiffre d'affaires, la situation économique individuelle par rapport à l'environnement conjoncturel du secteur.

La commission se prononcera au vu de ce rapport pour déterminer le préjudice indemnisable et rendra un avis assorti, s'il y a lieu, d'une proposition chiffrée.

La Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées, maître d’ouvrage des travaux de renforcement du réseau d’assainissement sous la Rue Georges Clémenceau à Bizanos, restera seule compétente pour décider d'accorder ou de refuser le versement d'une indemnité aux demandeurs, et autoriser la signature d'un protocole d'indemnisation avec le tiers.

Le présent règlement intérieur fixe les modalités de fonctionnement de la Commission d'Indemnisation Amiable (CIA) et de l'instruction des demandes d'indemnisation.

Article 1 : Objet de la commission

Cette commission d'indemnisation amiable est un organe purement consultatif.

Elle a pour objet d'instruire les demandes d'indemnisation susceptibles d'être présentées par tout commerce, artisan ou profession libérale riverain des travaux de renforcement du réseau d’assainissement sous la Rue Georges Clémenceau à Bizanos, et subissant une baisse d'activité et une perte de marge brute du fait desdits travaux.

La marge brute se définit comme la différence entre le chiffre d’affaires hors taxe et les achats hors taxe nécessaires à la réalisation de ce chiffre d’affaires, minorée de la variation de stock. La perte s’entend de la différence entre la moyenne des marges brutes constatées au cours de l’exercice comptable des années 2022 et 2023 sur une période correspondant à celle des travaux et la marge brute dégagée pendant lesdits travaux.

S’il est impossible de comparer le niveau d’activité par rapport aux années 2022 et 2023, s’agissant notamment des entreprises créées postérieurement à 2022, la comparaison se fera alors entre le niveau moyen de chiffre d’affaires de la période d’indemnisation considérée et la moyenne mensuelle du chiffre d’affaires sur les mois d’activité entre la date de création de l’entreprise et la date de démarrage du chantier.

La commission examine la recevabilité de la demande en vérifiant si les conditions juridiques ouvrant droit à indemnisation sont réunies, avant d'analyser la réalité du préjudice juridiquement indemnisable et d'en arrêter le montant.

Une fois la réalité du préjudice confirmée, cette commission rendra alors un avis et un protocole transactionnel sera soumis au Conseil Communautaire, qui seul décidera de refuser ou d'accepter le principe d'une indemnisation et d'en arrêter le montant.

Article 2 : Composition de la commission

La commission d'indemnisation amiable est placée sous la présidence d'un magistrat honoraire du Tribunal Administratif.

En outre, la commission comprend les membres suivants qui ont voix délibérative : – un représentant de la Trésorerie Générale,

– un représentant de l'Ordre des Experts Comptables d'Aquitaine.Accusé de réception - Ministère de l'intérieur - Envoi préfecture le 03/04/2024 - Retour préfecture le 03/04/2024 - Acte certifié exécutoire

Les membres ayant voix consultative sont issus de la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées :

– un représentant de la Mission Audit,

– un représentant de la Mission Commerce,

– un représentant de la Direction du Cycle de l’Eau.

Dans le cas où, l'un des membres ayant voix délibérative se trouverait en position de conflit d'intérêt, il ne s'exprimera pas et ne prendra pas part au vote.

Il est procédé à la désignation de membres suppléants en nombre égal à ceux des membres titulaires.

En cas d'absence ou d'empêchement d'un membre titulaire, celui-ci sera remplacé par son suppléant. Les membres titulaires et suppléants de la Commission d'Indemnisation Amiable sont nominativement désignés par arrêté.

Les fonctions de membres de la Commission sont gratuites, à l'exception de celles exercées par le Président, rémunérées à hauteur de 300 (trois cent) euros par Commission et de la prise en charge des frais de déplacement lorsque le lieu de résidence se situe au-delà du territoire de la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées.

Une indemnité de 100 (cent) euros par Commission pourra, le cas échéant et à sa demande, être versée au représentant de l'Ordre des Experts Comptables.

Article 3 : Périodicité, lieu et organisation des séances

La périodicité des réunions est fixée par le Président de la commission selon un calendrier établi semestriellement.

La Commission d'Indemnisation Amiable se réunit au siège de la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées - 2 Bis Place Royale - Hôtel de France – à Pau (64000) ou en tout autre lieu en fonction des disponibilités de salles de réunions.

Les avis de la commission peuvent également être organisés à distance dans les conditions de l'ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial :

• Le président peut décider qu'un avis de la commission sera organisé soit par une conférence téléphonique ou audiovisuelle, soit par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique permettant un dialogue en ligne ou par messagerie. Dans ce dernier cas, les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent y répondre pendant le délai prévu pour la prise de l’avis, afin d'assurer le caractère collégial de celle-ci ;

• Un dispositif permettant l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers doit être mis en œuvre.

Le président de la commission ou son secrétariat informe, dans le respect des règles du présent règlement, les autres membres de la tenue de cette réunion par voie électronique, de la date et de l'heure de son début ainsi que de la date et de l'heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture.

Les membres de la commission sont précisément informés des modalités techniques leur permettant de participer à la réunion.Accusé de réception - Ministère de l'intérieur - Envoi préfecture le 03/04/2024 - Retour préfecture le 03/04/2024 - Acte certifié exécutoire

L’enregistrement et la conservation des débats ou des échanges est assurée par une retranscription dans un procès-verbal approuvé par les membres de la commission lors de la réunion suivante de la commission.

Lorsque la commission se réunit par conférence audiovisuelle, le déroulé de la séance est identique à celui qui s’applique en présentiel, sauf objection d’un des membres de la commission.

Une capture d’écran est réalisée en cours de séance afin, d’une part, de prouver la participation des membres à la réunion et, d’autre part, de matérialiser les votes. Ceux-ci sont confirmés via le fil de discussion de l’outil, par le vote écrit de chaque membre.

Lorsque la commission se réunit par tout procédé assurant l’échange d’écrits transmis par voie électronique permettant un dialogue en ligne ou par message, les modalités d’organisation de la commission sont celles du décret n°2014-1627 du 26 décembre 2014 relatif aux modalités d'organisation des délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial. Après avis du Président de la Commission, le Président de la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées fixe l'ordre du jour qu'il transmet avec la convocation aux membres de la Commission au moins 5 jours francs avant la réunion.

Ce délai peut être réduit par décision du Président en raison de l'urgence ou des nécessités de l'instruction des dossiers.

En cas d'urgence, le Président peut également décider de l'inscription de dossiers supplémentaires jusqu'à l'ouverture de la séance.

La liste des dossiers présentés et les éléments faisant l'objet de l'étude seront joints à la convocation.

Article 4 : Tenue et police des séances

A l'ouverture de la séance, le Président constate la présence des membres et leur qualité. Il donne connaissance des absents excusés.

Un quorum d'au moins 2 membres ayant voix délibérative, dont le Président, est nécessaire pour la tenue de la séance.

Si après une première convocation, le quorum n'est pas atteint, la Commission d'Indemnisation Amiable est à nouveau convoquée à 3 jours au moins d'intervalle et délibère valablement sans conditions de quorum.

La présentation du rapport technique se fait par un agent des services de la Direction du Cycle de l’Eau de la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées.

La présentation du rapport d'analyse financière est faite par son auteur.

Les votes ont lieu à main levée. Les procurations ne sont pas acceptées.

Les avis sont rendus à la majorité des voix des membres présents. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.

Le président seul dispose de la police de la réunion avec toutes les prérogatives qui s'y rattachent.Accusé de réception - Ministère de l'intérieur - Envoi préfecture le 03/04/2024 - Retour préfecture le 03/04/2024 - Acte certifié exécutoire

Article 5 : Confidentialité des séances

Les réunions de la commission ne sont pas publiques. L'ensemble des informations et éléments échangés dans le cadre de la Commission ont un caractère confidentiel (débats et votes). Les membres composant la Commission s'engagent à respecter cette confidentialité des séances et s'interdisent toute divulgation d'informations sous quelque forme que ce soit.

La commission, sur demande de son Président, pourra procéder à l'audition de toute personne, y compris le requérant, susceptible d'apporter des informations utiles au débat et d'éclairer les travaux de ladite commission. Ces intervenants ne participeront toutefois à la séance que pour les points concernés et se retireront au terme des discussions.

Article 6 : Périmètre d'intervention

Les entreprises riveraines peuvent être victimes de dommages résultant de la réalisation de travaux effectués sur la voie publique en subissant des pertes d'exploitation résultant d'une baisse de fréquentation.

Sont concernées par la présente Commission d'Indemnisation à l'Amiable, les entreprises situées dans le périmètre des travaux déclarés ou installés antérieurement à la date de démarrage des travaux.

Le périmètre d’intervention de la CIA pour le projet de renforcement du réseau d’assainissement est annexé au présent règlement.

Le périmètre se définit comme l'ensemble des axes (rues, voies, places, intersections...) où sont réalisés les travaux et où est la circulation est déviée du fait des travaux.

Le dispositif d'indemnisation étant principalement destiné aux petites et moyennes entreprises qui rencontreraient de sérieuses difficultés dues à la réalisation de travaux publics, à ce titre sont exclues et inéligibles au dispositif, les entreprises dont le chiffre d'affaires est supérieur à 2,5 millions d'euros par an hors taxe.

Les commerces ou entreprises pourront saisir la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées pour solliciter son avis sur leur éligibilité au dispositif.

Article 7 : Conditions de dépôt des demandes

Le début de la période ouvrant droit à l’indemnisation interviendra à compter de la date de commencement des travaux.

La fin de cette période interviendra 6 (six) mois après l'achèvement des travaux.

L'indemnisation est accordée aux entreprises, commerçants, artisans et membres des professions libérales qui subissent ou ont subi des troubles sérieux, une diminution notable de leurs activités, et une perte de marge brute de plus de 10% (dix pour cent) en comparaison des exercices comptables des années 2022 et 2023.

L’indemnisation proposée ne pourra excéder 20 000 € par bénéficiaire pour la durée totale du chantier et 10% de son montant seront automatiquement défalqués au titre du préjudice normal.

Lorsqu’un requérant traverse la situation susnommée, il devra rédiger une lettre d'intention adressée au Président de la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées en lui demandant le déclenchement de la procédure.Accusé de réception - Ministère de l'intérieur - Envoi préfecture le 03/04/2024 - Retour préfecture le 03/04/2024 - Acte certifié exécutoire

Par la suite, les chambres consulaires prendront rendez-vous avec le demandeur afin de l'aider dans le regroupement des pièces nécessaires à l'étude financière. Une fois les pièces réunis, les consulaires en informent la Direction du Cycle de l’Eau qui sollicite son prestataire pour l'analyse.

7.1. Obtenir un dossier de demande d'indemnisation

Le demandeur se verra remettre un dossier de demande d'indemnisation par le prestataire en charge de son analyse. La remise des pièces nécessaires à l'étude se fera auprès de la même personne.

7.2. Rappel des principes jurisprudentiels

Par définition et selon la jurisprudence en vigueur, le préjudice n'est indemnisable que s'il répond cumulativement aux caractéristiques suivantes :

• Le dommage doit être certain : aucune indemnisation ne peut être accordée pour un dommage qui ne serait qu'éventuel.

• Le dommage doit être direct : c'est-à-dire présenter un lien de causalité direct et immédiat avec les chantiers (ex : ne peut donner lieu à réparation des changements de comportements commerciaux de la clientèle.)

• Le dommage doit porter atteinte à situation juridiquement protégée : ne peuvent être indemnisés que les établissements en situation régulière sur le plan juridique.

• Le dommage doit être spécial : il ne doit affecter qu'un nombre limité de personnes placées dans une situation particulière.

• Le dommage doit être anormal et grave : il doit, d'une part, excéder la part de gêne que les riverains de la voie publique sont tenus de supporter sans indemnité en contrepartie des aisances de voirie dont ils bénéficient en temps ordinaire.

Il doit, d'autre part, présenter un degré de gravité qui est déterminé en tenant compte de la gêne provoquée, de son intensité et des mesures prises par le maître d'ouvrage pour la limiter, voire des avantages que le riverain pourrait éventuellement retirer des travaux une fois qu'ils seront achevés.

7.3. Délai de dépôt des demandes

Les demandes doivent être déposées jusqu'à 6 (six) mois après la date de fin des travaux de l’opération concernée par la demande d’indemnisation.

Article 8 : Procédure d'instruction des dossiers au sein de la Commission

8.1. Examen de la recevabilité du dossier

A réception du dossier d'indemnisation et de l'ensemble des pièces justificatives nécessaires à l'analyse économique propre à chaque entreprise, celui-ci fera l'objet d'une pré-instruction de la part des services de la Direction du Cycle de l’Eau afin de déterminer la recevabilité de la demande d'indemnisation conformément au périmètre établi et à sa date de création.

Lorsque la recevabilité de la demande est constatée, ce prestataire est chargé d'instruire le dossier du requérant et de le rapporter devant la Commission.

En cas d'irrecevabilité présumée, la Commission est appelée à se prononcer sur ce point. Si elle confirme l'irrecevabilité, l'entreprise est dûment informée par courrier des raisons justifiant le rejet de son dossier d'indemnisation.Accusé de réception - Ministère de l'intérieur - Envoi préfecture le 03/04/2024 - Retour préfecture le 03/04/2024 - Acte certifié exécutoire

8.2. Examen technique de la demande

En parallèle, un rapport technique rédigé par les services de la Direction du Cycle de l’Eau établira la réalité et l'importance de la gêne d'accessibilité causée par le chantier (cause, étendue, durée, effet...) grâce aux données issues des arrêtés de circulation et de stationnement, aux conditions de circulation des piétons, aux emprises du chantier, aux photos datées, aux schémas extraits des dossiers d'exploitation des entreprises, aux observations écrites formulées par le demandeur et aux auditions éventuellement rendues nécessaires.

Le rapport technique mentionne également le caractère de gravité du préjudice, apprécié, notamment, au regard des critères mentionnés à l'article 7.2.

8.3. Examen financier du dossier

La Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées dispose d'un prestataire, chargé d'établir une analyse économique, financière et comptable de la situation de chaque requérant, ainsi que qu'une expertise comparative avec la situation de la branche professionnelle au niveau local et national à laquelle l'activité du demandeur est rattachée.

Sa mission tend à la détermination de la valeur comptable précise et argumentée du préjudice susceptible d'ouvrir droit à une indemnisation. A cette fin, il analyse l'historique des données comptables sur deux exercices clos ou, à défaut depuis la date d'installation.

Les périodes de travaux seront préalablement communiquées par la Direction du Cycle de l’Eau au prestataire qui pourra demander au requérant tout document ou information complémentaire qu'il jugera utile à sa mission, et ce pour la période de référence qu'il aura fixée.

Il pourra également demander à rencontrer le requérant autant que de besoin pour recueillir tout élément d'information susceptible de permettre une évaluation la plus précise et la plus exacte possible du préjudice.

En l'absence de production desdits documents ou informations dans les délais impartis, la demande d'indemnisation sera classée sans suite. Le requérant sera dûment informé par courrier du classement de sa demande.

8.4. Avis de la Commission

A l'issu des instructions techniques et économiques, lorsque le constat de la gêne et de la gravité est retenu, la Commission se réunit et examine les rapports techniques, financiers et les autres pièces du dossier.

En tant qu'instance amiable chargée de donner un avis, la Commission pourra ainsi :

• Ajourner l'étude du dossier dans l'attente de compléments d'informations ; • Proposer une indemnisation sur la base du montant proposé par le groupement instructeur et validé par la Commission ;

• Formuler une proposition d'indemnisation autre que celle évaluée par le tiers en charge de l’instruction pour tenir compte des conditions de fait et de droit propres à l'espèce ;

• Proposer un refus d'indemnisation si le dossier comporte des éléments motivant l'absence de préjudice, le caractère non indemnisable de celui-ci.

L'avis et la proposition d'indemnisation émis par la Commission devront être motivés avant d'être soumis à la délibération du Conseil Communautaire de la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées.Accusé de réception - Ministère de l'intérieur - Envoi préfecture le 03/04/2024 - Retour préfecture le 03/04/2024 - Acte certifié exécutoire

Article 9 : Procédure après l'avis de la Commission

9.1. Décision du Conseil Communautaire :

Le Conseil Communautaire examinera le rapport récapitulatif transmis lors des séances. Le Conseil Communautaire est seul habilité à valider les propositions de la Commission et à engager les sommes proposées aux professionnels concernés.

Le Conseil Communautaire notifie sa décision, accompagnée d'un protocole transactionnel, au demandeur, qui sera invité à faire connaître s'il accepte ou non l'indemnité proposée.

9.2 Modalités de prise en charge de l’indemnisation

La prise en charge financière des indemnisations sera assumée par la budget annexe Assainissement de la Communauté d’Agglomération.

9.3. Protocole transactionnel

En cas d'indemnisation, il sera proposé à la signature du requérant, un protocole transactionnel comportant le versement de l'indemnisation contre renonciation à tout recours concernant le montant proposé et à raison de tous les chefs de préjudice.

L'acceptation de cette offre vaudra transaction au sens de l'article 2044 du Code Civil.

9.4. Paiement

En cas d’indemnisation, le règlement de l’indemnité interviendra dans un délai maximum de 30 jours à compter de la signature par les deux parties et notification du protocole d’accord transactionnel.

9.5. Recours

Si la demande est rejetée ou si le requérant refuse la proposition d'indemnisation, il lui reviendra de saisir, s'il le souhaite, les juridictions compétentes.

Article 10 : Secrétariat de la Commission

Le secrétariat de la Commission est assuré par les services de la Direction du Cycle de l’Eau. Il établira un tableau de suivi des dossiers par secteur.

Article 11 : Modification du présent règlement

Toute modification portée au présent règlement sera approuvée par délibération du Conseil Communautaire.

Pièces annexes :

– Périmètre de l'indemnisation du projet de renforcement du réseau d’assainissement

sous la Rue Georges Clémenceau à Bizanos5

A Lu f L = ”. «e”

Bizanos - rue Georges Clémenceau

Travaux d'assainissement été 2024

Périmètre de la Commission d'Indemnisation Amiable

Accusé de réception - Ministère de l'intérieur - Envoi préfecture le 03/04/2024 - Retour préfecture le 03/04/2024 - Acte certifié exécutoire