Déliberation - N° 28 FETES TRADITIONNELLES Corso 2021 Conventions de mise à disposition d'un local au profit des assocations versement subvention

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Déliberation - N° 28 FETES TRADITIONNELLES Corso 2021 Conventions de mise à disposition d'un local au profit des assocations versement subvention Document publié le Vendredi 12 février 2021 par la commune de Bayonne. Lien du pdf (Déliberation - N° 28 FETES TRADITIONNELLES Corso 2021 Conventions de mise à disposition d'un local au profit des assocations versement subvention)Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Justice et droit, Gayonne BAIONA-PAYS BASQUE

COMMUNE DE BAYONNE Département

des Pyrénées-Atlantiques - Arrondissement de Bayonne

SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 12 FEVRIER 2021

DELIBERATION N° DE-2021-028

L'an deux mil vingt et un, le 12 février, le Conseil municipal dûment convoqué, s'est réuni à la

Salle Lauga, sous la présidence de Monsieur Jean-René ET CHEGARAY, Maire, La séance a été

ouverte à 17h30.

Nombre de conseillers municipaux en exercice : 45

Présents :

M. ETCHEGARAY, Mme DURRUTY, M. MILLET -BARBÉ, Mme LAUQUÉ, M. UGALDE, Mme HARDOUIN-TORRE, M. CORRÈGE, Mme LOUPIEN-SUARES, M. LACASSAGNE Gusqu'à 22h20), Mme MARTIN-DOLHAGARAY, M, LAIGUILLON, Mme CASTEL, M. ALQUIÉ, Mme MEYZENC, M. PARRILLA ET CHART, Mme DUHART, M. AGUERRE Gusqu'à 22h15), Mme BISAUTA (jusqu'à

22h00), Mme LARRE, M. SALANNE, M. PAULY, Mme LAPLACE (jusqu'à 23h25), M. DAUBISSE (à partir de 19h05), M. ALLEMAN (jusqu'à 20h30), M. SEVILLA, Mme ZITTEL (jusqu'à 23h56), Mme LARROZE-FRANCEZAT, M. ERREMUNDEGUY, M. SUSPERREGUI, Mme DELOBEL, Mme CAPDEVIELLE, M. DUZERT, M. ESTEBAN, Mme LIOUSSE, Mme DUPREUILH, M, ETCHETO, Mme BROCARD, Mme HERRERA LANDA, M. ABADIF, M. BERGÉ.

Absents représentés par pouvoir :

M. LACASSAGNE à Mme LAUQUE (à partir de 22h20) ; M. AGUERRE à Mme CASTEL (à partir de 22h15) ; Mme BRAU-BOIRIE à M. LACASSAGNE Gusqu'à 22h20) ; Mme BISAUTA à Mme HARDOUIN-TORRE (à partir de 22h00) ; M. ARCOUET à M. UGALDE ; Mme LAPLACE à Mme LARRE (à partir de 23h25) ; M. DAUBISSE à M. ERREMUNDEGUY (jusqu'à 19h05) ; Mme

MOTHES à Mme MARTIN-DOLHAGARAY ; M. ALLEMAN à M. ALQUIE (à partir de 20h30) ; Mme ZITTEL à M. SEVILLA (à partir de 23h56).

Absent(s) :

Mme BRAU-BOIRIE (à partir de 22h20), Mme BENSOUSSAN, M. BOUTONNET-LOUSTAU.

Secrétaire :

M. SUSPERREGUI

Entendu le rapport de M. UGALDE,

OBJET: FETES TRADITIONNELLES - Corso 2021 - Conventions de mise à disposition d'un local au profit des associations participantes et versement d'une subvention.

Pour l'édition 2021 des Fêtes de Bayonne, qui se dérouleront du 28 juillet au 1er août

dans le cas du recul de la pandémie de Covid-19, le corso se composera de dix chars.

Le thème retenu est celui de 2020, et s'intitule « Mythologies ».Sayonne* BAIONA-PAYS BASQUE

La commission extra-municipale des Fêtes, saisie des candidatures des réalisateurs, a émis un avis favorable pour la participation des associations suivantes, déjà retenues en 2020 :

1) Euskaldun Buruak

2) Peña Baiona

3) Grand Hargous Aventure

4) Entente Castillon

5) Les Amis de Mouguerre

6) Association Bayonne-Nord

7) Zumbaiona

8) Secours Assistance

9) Club Pottoroak

10) Centre culturel espagnol

Afin que les réalisateurs puissent confectionner les chars, la Ville de Bayonne mettra à

leur disposition un local, situé dans une partie de l'immeuble cadastré AO 209, avenue

de la Division Leclerc.

Il convient, en conséquence, d'établir une convention de mise à disposition du 1er mars

2021 au 28 février 2022 au bénéfice des réalisateurs ci-dessus mentionnés. Ce

document prévoit également, tout au long de la réalisation des chars, l'intervention d’un organisme de contrôle qui aura pour mission l'assistance et le conseil en termes de

sécurité pour la confection des structures décoratives.

Par ailleurs, chacune des associations ainsi retenues reçoit habituellement une

subvention pour la confection des chars, d'un montant total de 4 000 €. En 2020, un

acompte de 3 000 € a été versé. Il est donc proposé que soit attribuée cette année une

aide de 1 500 €, correspondant au solde de la subvention 2020, majoré de 500 € pour

tenir compte des difficultés résultant de la reprise des décorations des chars,

interrompues en 2020 par la pandémie.

Enfin, comme à l'accoutumée, un prix sera remis aux trois premières associations

gagnantes du corso : 800 € pour la première, 500 € pour la seconde et 200 € pour la

troisième. Le prix sera versé à l'issue des Fêtes, après production du classement.

Il est finalement proposé au Conseil municipal :

— de retenir la candidature des associations désignées ci-dessus,

— d'autoriser Monsieur le Maire ou son représentant à signer avec les présidents

concernés, sur la base de là convention type ci-annexée, les différentes

conventions de mise à disposition du local nécessaires,

— d'octroyer une aide de 1 500 € auxdites associations au titre des fêtes 2021,

— d'attribuer des récompenses de 800€, 500€ et 200€ aux chars cassés

respectivement premier, deuxième et troisième.

Ont signé au registre les membres présents.

Adopté à l'unanimité des votes exprimés

Non-participation au vote : 2, M. SALANNE, M. SUSPERREGUI.

Marc Wittenberg

Directeur général des services1

Convention de mise a disposition

Au profit de l’association

……………………………….

Local des Chars sis 9, Avenue de la Division Leclerc

ENTRE LES SOUSSIGNES,

La commune de Bayonne, représentée par Monsieur Jean-René Etchegaray, agissant en qualité de Maire, habilité à cet effet en vertu de la délibération du conseil municipal,

dénommée dans la présente sous le terme de PROPRIETAIRE,

d’une part,

ET

L’association……………………………………………., représentée par

………………………………….agissant en qualité de Président, dont le siège social est à ………………………………………………………………habilité à l’effet des présentes, en vertu des statuts du………………. Ayant fait l’objet d’une déclaration en sous- préfecture le …….. et d’un procès verbal d’assemblée générale en date

du…………………..

Dénommée dans la présente sous le terme de BENEFICIAIRE,

d’autre part,

PREAMBULE

Depuis quelques années, la commune de Bayonne met à disposition de diverses associations, dans le cadre de l’animation des Fêtes traditionnelles de Bayonne, un local en vue de confectionner les chars devant participer au Corso des Fêtes de Bayonne.

Pour l’année 2021, il convient de renouveler cette mise à disposition avec

l’établissement d’un nouveau contrat d’occupation.

La présente convention de mise à disposition est consentie et acceptée aux charges, clauses et conditions suivantes, que le bénéficiaire s’oblige à exécuter et accomplir.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :2

ARTICLE 1 - DESIGNATION

La Ville de BAYONNE met à disposition de l’association « »

les locaux situés dans l’immeuble sis à BAYONNE – 9, avenue de la Division Leclerc, cadastré à la section AO n°209.

Le preneur déclare bien connaître les lieux pour les avoir vus et visités. Cette convention de mise à disposition est concomitante aux contrats

d’occupation concernant les autres bénéficiaires confectionnant également des chars pour le Corso.

ARTICLE 2 - DUREE DE L’OCCUPATION - PRIX

2.1 : Conditions financières

a) Prix

Le présent contrat de mise à disposition est consenti à titre GRATUIT.

b) Charges

Les charges de fonctionnement (eau, électricité et chauffage) seront acquittées par la ville de Bayonne.

2.2. Durée :

La présente convention est consentie à compter du 1 er mars 2021 jusqu’au 28 février 2022.

L’ensemble du matériel mis en place et entreposé par le bénéficiaire, y compris les éléments de décoration, devra donc impérativement être enlevé au 1er mars 2022 si le bénéficiaire ne souhaite pas renouveler sa participation en 2022.

ARTICLE 3 - AFFECTATION

Le bénéficiaire, représenté par Monsieur , Président de

l’association « », utilisera exclusivement

les locaux pour la confection du char devant participer au Corso Lumineux des Fêtes traditionnelles de Bayonne. Toute autre activité est formellement interdite.

ARTICLE 4 - REGLEMENTATION

Le bénéficiaire s’engage à ne pas enfreindre les réglementations en vigueur, plus particulièrement celles régissant la protection des mineurs, la protection des citoyens en matière d’hygiène, de bruit, de moralité, et de voisinage et de sécurité et celles du Code de la Santé Publique.

Les outils électro-portatifs utilisés devront être compatibles avec les puissances électriques délivrées par les prises de l’installation fixe du local. Le stockage de combustibles liquides ou gazeux est formellement interdit.3

Toute exploitation de débits de boissons est formellement interdite.

Toutes infractions aux prescriptions réglementaires pourront entraîner « ipso- facto » la rupture du présent contrat, et ce, sans préavis, ni indemnité.

Il devra se conformer aux consignes qui lui seront données par l’organisation au Conseil et de contrôle choisi par la ville pour accompagner la réalisation du char.

ARTICLE 5 - CONDITIONS

5.1 : Assurances

1. Le bénéficiaire s’engage à s’assurer, dans le cadre de la responsabilité civile, pour les biens et personnes qu’il est appelé à abriter dans les locaux mis à disposition et pour tous les dommages pouvant résulter des activités exercées, étant spécifié que la police garantissant ces risques comportera une clause de renonciation à tous recours contre la Ville de BAYONNE quelle que soit la cause du sinistre.

2. Le bénéficiaire s’engage à souscrire une assurance couvrant l’ensemble des risques locatifs inhérents à l'occupation des locaux (vol, vandalisme, incendie, dégât des eaux...).

3. La Ville de Bayonne s’engage à assurer les plateformes des chars et des tracteurs.

4. Le bénéficiaire devra adresser à la Ville de Bayonne copie des différentes polices d’assurance concernant le local et témoigner du paiement des primes d’assurance (copie des quittances).

5. Le bénéficiaire a la garde des lieux mis à sa disposition. En conséquence, il sera seul responsable des accidents qui pourront survenir à ses préposés ou aux tiers du fait de l’installation matérielle des lieux, et objets mis à sa

disposition, ainsi que du fait des manifestations ayant pour cadre les locaux susvisés.

Ainsi, il s’engage à réparer ou indemniser tout dégât matériel éventuellement commis, et les pertes constatées eu égard au matériel prêté.

5.2 : Entretien du local et des toilettes

Durant la période de mise à disposition, le local sera nettoyé par les bénéficiaires et les toilettes devront être maintenues en état constant de propreté.

Le bénéficiaire s’assurera de la fermeture du local et du nettoyage après chaque utilisation.4

Le bénéficiaire s’engage à avertir la Ville de Bayonne de toute détérioration ou dysfonctionnement des installations qu’il serait amené à constater (installation électrique, ligne téléphonique, extincteur, etc.).

ARTICLE 6 - TRAVAUX

6.1. A la charge du BENEFICIAIRE

Le BENEFICIAIRE fera à ses frais les réparations locatives visées par le décret n°87.712 du 26 août 1987 incombant à tout locataire et qui deviendront

nécessaires au cours du contrat de mise à disposition après avoir reçu l’accord préalable du PROPRIETAIRE

6.2. A la charge du PROPRIETAIRE

Toutes les réparations non visées à l’article précédent sont à la charge du

PROPRIETAIRE.

ARTICLE 7 - DISPARITION DU BÉNÉFICIAIRE

Ce contrat de mise à disposition est exclusivement conclu avec l’association « », représentée par son Président,

Monsieur .

Si la personne morale représentée par le signataire venait à disparaître, la

présente convention deviendra caduque. Le bénéficiaire ne pourra transférer à une autre personne morale les effets de la présente.

ARTICLE 8 - SOUS-LOCATION ET SUBSTITUTION

Toute sous-location est interdite. Le bénéficiaire devra utiliser personnellement, par lui-même ou ses préposés lesdits locaux.

ARTICLE 9 – REALISATION DES CHARS - CORSO

Le bénéficiaire prend acte de l’intervention d’un organisme de contrôle mandaté par la Ville de BAYONNE qui lui a demandé d’assurer une mission de conseil et de surveillance au cours de la réalisation des chars.

Il pourra être demandé au bénéficiaire de faire suivre à l’un des membres de son association une initiation au maniement des extincteurs.

Le bénéficiaire s’engage à respecter les prescriptions de l’expert qui remettra à chaque réalisateur une fiche récapitulant les principes de base à suivre lors de la construction des décors, notamment au niveau des sections et de la nature des matériaux ainsi que des modes de fixation et d’assemblage.5

Le bénéficiaire s’engage en outre à ce que le nombre de personnes présentes simultanément sur le char n’excède pas 15 personnes du départ à l’arrivée du corso lumineux.

Le bénéficiaire prend acte du fait qu’il ne commande ni le chauffeur du véhicule tracteur ni le chef de la phalange musicale accompagnante. Il s’engage

également à obtempérer aux ordres des responsables. Le bénéficiaire désignera un responsable qui sera l’unique interlocuteur vis à vis de l’organisation et de la sécurité.

ARTICLE 10 - TRIBUNAUX COMPETENTS - DOMICILE

Il est expressément stipulé que pour les éventuelles contestations sur

l’interprétation du présent contrat, il conviendra de saisir le Tribunal administratif de Pau.

Pour l’exécution des présentes, élection de domicile est faite à BAYONNE, en l’Hôtel de Ville de BAYONNE.

Fait à Bayonne, en deux exemplaires originaux.

Pour le BÉNÉFICIAIRE Pour le PROPRIETAIRE

L’Association……………………… La Ville de Bayonne

Représentée par représentée par

M. ___________________ M. Jean-René ETCHEGARAY