Déliberation - DCM2026 52 Annexe Convention co Organisation Fete de la st Louis 2026

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Déliberation - DCM2026 52 Annexe Convention co Organisation Fete de la st Louis 2026 Document publié le Mardi 21 juillet 2026 par la commune d'Aigues-Mortes. Lien du pdf (Déliberation - DCM2026 52 Annexe Convention co Organisation Fete de la st Louis 2026)Thèmes du document : Consommateurs, Sécurité publique, Assurance, 1

CONVENTION DE CO-ORGANISATION

FÊTE DE LA SAINT LOUIS

ANNEE 2026

Entre les soussignés

L’association Saint Louis Events, enregistrée sous le numéro SIRET

n° 92470819100011 et dont le siège social est situé 414 chemin de Jarret 30220

Aigues-Mortes, représentée par Monsieur Julien TRANIER, en sa qualité de Président de

l’association, dûment habilité à l’effet des présentes,

Ci-après désignée « L’ASSOCIATION »

d’une part,

Et

La COMMUNE d’Aigues-Mortes, dont le siège est Hôtel de Ville, Place Saint-Louis, 30220

Aigues-Mortes, représentée par son Maire, Monsieur Cédric Bonato, dûment habilité par

délibération du conseil municipal,

Ci-après désignée « LA COMMUNE »

d’autre part,2

IL A ETE PRÉALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

La commune d’Aigues-Mortes accueillera la 38ème édition de la fête de la Saint Louis, du vendredi 21 au dimanche 23 août 2026, qui célèbrera cette année les 800 ans du sacre de Saint-Louis.

L’association Saint Louis Events, comme en 2024 et 2025, a sollicité la commune pour porter, en partie, l’organisation de cet évènement, en particulier la programmation et la gestion des différentes animations, avec les traditionnels temps forts : défilé, marché médiéval, campement, tournoi de chevalerie …

La commune demeure toujours attachée à soutenir l’initiative et l’action des associations du territoire, sous quelque forme que ce soit, y compris via des partenariats pour l’organisation d’évènements présentant un intérêt général dès lors qu’ils participent à valoriser l’histoire et la culture d’Aigues-Mortes. L’association Saint Louis Events ayant pour objet de « promouvoir et participer à la préservation du patrimoine de la ville et de ses alentours en valorisant son développement culturel », la poursuite d’un partenariat pour la prochaine fête de la Saint Louis s’inscrit toujours dans ses statuts et répond aux objectifs portés par la commune en termes d’attractivité, de promotion et de valorisation du territoire, de son histoire, sa culture et ses traditions.

La commune a donc souhaité renouveler son soutien à l’initiative de cette association locale tout en reconsidérant certains termes et conditions de leurs engagements respectifs dans l’organisation de cet évènement.

Les parties ont donc convenu, d’abord, que leurs relations devaient s’entendre, plus précisément, non pas sous la forme d’un partenariat, mais sous la forme d’une « co- organisation », tenant la nature et l’importance des rôles et moyens mis en œuvre, respectivement, par chacune des parties. En effet, l’organisation de la Saint-Louis implique chacune des parties dans un périmètre de compétences, de moyens et de responsabilité, qui doivent être reconnus et encadrés par la voie d’une convention de co- organisation selon les principes suivants retenus dans la présente convention.

CECI ÉTANT EXPOSÉ, IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 : objet de la convention

La présente convention a pour objet de décrire les conditions et les modalités de collaboration entre les parties, pour la co-organisation de la fête de la Saint Louis du 21 au 23 août 2026 qui se déroulera notamment sur les zones suivantes : Boulevard Intérieur Ouest et Sud, Porte de la Marine, place de la Viguerie, ainsi que sur les zones mentionnées à l’arrêté municipal qui sera annexé à la présente convention. La co-organisation de cet évènement est organisée dans le respect des principes suivants :

La COMMUNE assure, principalement, les missions relevant de ses compétences propres, de sorte à obtenir toute autorisation administrative nécessaire à l’organisation de l’évènement et à mettre en œuvre toute action, relevant notamment des pouvoirs de police du Maire, de sorte à garantir l’ordre public et la sécurité publique. Elle assure aussi en grande partie l’organisation de cet évènement via un certain nombre de moyens techniques et humains, dans les conditions expressément prévues par convention.3

L’ASSOCIATION Saint Louis Events assure principalement, pour sa part, la programmation, l’animation, la gestion des exposants, des troupes, de la taverne, du campement du tournoi ainsi qu’un certain nombre de prestations y afférent, dans les conditions expressément prévues par convention.

Les parties ont par ailleurs convenu qu’au vu des résultats de l’association sur les deux dernières éditions de la fête de la Saint-Louis, dégageant un excédent comptable significatif, celle-ci pouvait désormais reprendre à sa charge un certain nombre de dépenses jusque-là supportées par la COMMUNE, tels que définis par la présente.

C’est donc dans une logique de partenariat équilibré et répondant aux objectifs de bonne gestion des deniers publics par la COMMUNE, que la convention ci-annexée définit, pour 2026, les modalités de co-organisation de la 38ème édition de fête de la Saint-Louis.

ARTICLE 2 : durée de la convention

La présente convention est conclue pour les besoins de l’organisation, de l’installation, du déroulement et du démontage de l’évènement, soit du mercredi 19 août 2026 au lundi 24 août 2026 inclus, sans préjudice des obligations de restitution, d’entretien, de responsabilité et d’assurance qui survivront jusqu’à leur complète exécution. Les différents intervenants (intermittents du spectacle, exposants…) seront accueillis à compter du vendredi 21 août, 7h00.

Toutefois, dans l’hypothèse où, pour quelque cause ou motif que ce soit, l’évènement devait être reporté, la présente convention pourra, d’un commun accord entre les parties, être prorogée par voie d’avenant.

ARTICLE 3 : engagements et apports respectifs des parties

Les plans et détails des installations prévues pour accueillir l’évènement sont établis en concertation entre L’ASSOCIATION et la COMMUNE et figureront en annexe. Les parties établiront un document retraçant les moyens humains, techniques ainsi que le planning de la manifestation qui sera validé en concertation de manière à correspondre à l’étendue de l’évènement et aux réglementations applicables (sécurité, sanitaire…). Les parties s’engagent, chacune pour ce qui la concerne, à le respecter strictement.

L’évènement est organisé selon la répartition suivante :4

• L’ASSOCIATION :

L’ASSOCIATION assure principalement, pour sa part, la programmation, l’animation, la gestion des exposants, des troupes, de la taverne, du campement du tournoi ainsi qu’un certain nombre de prestations y afférent, dans les conditions expressément prévues par convention.

Elle assure la définition des besoins techniques et logistiques nécessaires, conformément à la réglementation à laquelle elle est astreint, qu’elle transmet à la COMMUNE à qui il appartient, dans le cadre de sa compétence générale et des pouvoirs de police du Maire, d’adapter et/ou de valider.

Elle souscrit toute assurance nécessaire, en sa qualité de co-organisateur de l’évènement, de sorte notamment à couvrir sa responsabilité civile et s’assurer des risques d’annulation de l’évènement pour une cause extérieure (cas de force majeure, intempéries…)

Elle prend en charge la majeure partie des besoins techniques tel que définis ci- dessous(*)

(*) les moyens techniques doivent être adaptés à la nature et l’ampleur de l’évènement. Ils doivent correspondre aux moyens mis en œuvre lors de l’édition précédente et, dans tous les cas, proposés et validés, préalablement, par LA COMMUNE (gardiennage, sanitaires, sonorisation…)

Pour le marché médiéval débutant dès le vendredi 12h

Traçage au sol (aide technique de la COMMUNE si besoin) et le placement des exposants Détermination du plan du marché en concertation avec LA COMMUNE Élaboration d’une charte / règlementation avec les exposants

Choix des exposants, passation des contrats et encaissement des paiements dus pour la participation au marché

Sonorisation (identique à l’implantation de l’édition précédente)

Z1 Porte de La Gardette - rue Jean Jaurès-rue Emile Zola - Tour du Sel Z2 Place Anatole France-Boulevard Intérieur Ouest-Boulevard Intérieur Sud Gardiennage des stands

Pour le campement

Détermination des emplacements en concertation avec LA COMMUNE et gestion de l’installation

Choix des compagnies, passation et gestion des contrats

Fourniture et distribution des boissons et alimentations

Gestion de l’hébergement des chevaliers

Fourniture de paille

Gardiennage du site et des installations

Pour le tournoi

Gestion de la billetterie/création/impression/vente

Choix des compagnies, passation et gestion des contrats5

Gestion de la sonorisation du tournoi

Fourniture de la paille

Gardiennage du site et des installations

Pour la taverne ouverture dès le vendredi 12h

Installation à partir du mercredi – 13h00 par l’ASSOCIATION

Passation de contrat de sous-traitance pour la restauration – gestion globale de la taverne par l’ASSOCIATION

Gardiennage du site le mercredi soir (si besoin) et le jeudi au soir

Pour le défilé

Détermination du parcours, fréquences et horaires, en concertation avec la COMMUNE Choix des troupes

Coordination des troupes lors du défilé

Pour la communication

Création du visuel de l’affiche officielle de l’évènement, en concertation avec la COMMUNE et validée par lui

Édition, commande et mise en place d’affiches

Création, édition et diffusion du programme en concertation avec la COMMUNE Communication sur l’évènement (presse et interview) en concertation avec la COMMUNE

Espace des petits princes et princesses : Place de la Viguerie, dès le vendredi 12h00

Détermination du plan en concertation avec LA COMMUNE

Élaboration d’une charte / règlementation avec les exposants

Choix des exposants, passation des contrats et encaissement des paiements dus pour la participation au marché

Gardiennage du site

Autres

Prise en charge de toilettes autonomes avec maintenance + contrat assurance : dans les mêmes proportions et horaires que l’édition précédente et en accord avec LA COMMUNE Prise en charge du module sanitaire 6 douches du 21/8 au 24/8 + contrat d’assurance Prise en charge UNASS : dans les mêmes proportions et horaires que l’édition précédente et en accord avec LA COMMUNE

Prise en charge des repas fournis à l’UNASS

Déclaration et paiement des droits SACEM pour la taverne, le défilé et le tournoi Organisation de l’exposition

Recherche de sponsors et dons au bénéfice de l’association

Nettoyage des costumes et stockage des costumes et accessoires (cf. article 4) Organisation de la cérémonie (traiteur/sono/fleurs)

Fourniture et gestion de la sonorisation - Porte de la Gardette, marché médiéval6

• LA COMMUNE :

La COMMUNE assure, principalement, les missions relevant de ses compétences propres, de sorte à obtenir toute autorisation administrative nécessaire à l’organisation de l’évènement et à mettre en œuvre toute action, relevant notamment des pouvoirs de police du Maire, de sorte à garantir l’ordre public et la sécurité publique. Elle assure aussi en grande partie l’organisation de cet évènement via un certain nombre de moyens techniques et humains, dans les conditions expressément prévues par convention et sous réserve des contraintes du site, des prescriptions légales ou réglementaires, et des impératifs d’intérêt général ou d’ordre public dont elle demeure le garant.

Dans ce cadre, elle assure :

❖ La mise en place de certaines installations répondant aux besoins de L’ASSOCIATION à savoir (*) :

(*) Ces besoins techniques sont communiqués à titre indicatif et pourront évoluer à la marge en fonction des besoins identifiés

Pour le marché médiéval débutant dès le vendredi 12h

Mise en place de l’eau et de l’électricité

Installation du stand des vins des Sables

Passage de la commission communale de sécurité (Elu délégué à la sécurité, agents Police Municipale) en présence de L’ASSOCIATION

Pour le campement

Raccord et fourniture en eau et électricité

Pour le tournoi

Montage et fourniture des gradins (900 places)

Contrôle des gradins et l’organisation de la sécurité

Fourniture et installation des chaises

Fourniture et mise en place du sable

Entretien des pistes et leur arrosage

Pose de la paille

Fourniture et installation de la tribune royale

Fourniture du « camion billetterie » et gestion de la fermeture du site

L’installation et la fourniture des accès PMR (tapis)

Fourniture et la pose des brise vue

Raccord et la fourniture en électricité

Gestion des autorisations administratives et du passage de la commission de sécurité

Pour la taverne

Fourniture et installation de 2 comptoirs de bar, sous réserve d’accord avec L’ASSOCIATION7

Montage de la structure de la taverne, fourniture eau et électricité

Espace des petits princes et princesses : Place de la Viguerie :

Mise en place de l’eau et de l’électricité

Pour le spectacle pyrotechnique / embarquement :

Gestion du feu d’artifice (contrat, déclaration, …)

Gestion son et lumière (projecteurs, faisceaux lumineux, sono…)

Fourniture et gestion du bateau

Fourniture et prise en charge de coffret(s) électrique(s)

Gestion et installation des périmètres de sécurité (fourniture et pose des barrières, plots béton…)

Souscription d’une assurance annulation

Pour le défilé :

Détermination du parcours en concertation avec L’ASSOCIATION

Ouverture des portes des Remparts par un agent communal

Gestion de la sécurité

Pour la sécurité de l’évènement :

Mise en place et gestion du Plan Vigipirate

Pour la communication sur l’évènement :

Concertation avec L’ASSOCIATION sur tous les points précités – cf partie ASSOCIATION – « communication »

mise en place des affiches fournies sur les panneaux d’information communaux

Autres

Déclaration et paiement des droits SACEM pour l’animation pyrotechnique et le marché Taxes diverses (SACD…)

Création du carton pour la co-invitation à la cérémonie

Gestion des besoins liés à la propreté urbaine (poubelles, nettoiement...) La supervision de la gestion, par l’ASSOCIATION, des agents de sécurité – gardiennage- qui doit, dans tous les cas, être conforme aux instructions des forces de police, municipale ou étatique

ARTICLE 4 : costumes et accessoires de la Cour

Dans le cadre de la Fête de la Saint-Louis, la COMMUNE met gracieusement à disposition de l’association « Saint Louis Events » les costumes et accessoires de la Cour nécessaires à l’organisation de l’évènement.

Cette mise à disposition est conditionnée aux engagements suivants :8

- Inventaire et documentation : Un inventaire détaillé des costumes et accessoires, accompagné de photographies, sera annexé à la présente convention. Cet inventaire devra être rigoureusement respecté.

- Entretien et stockage : L’association s’engage à assurer le bon soin et prend en charge l’entretien des costumes et accessoires pendant toute la durée de la mise à disposition. Ceux-ci devront être stockés dans des conditions adaptées garantissant leur préservation.

- Restitution en cas de cessation : Dans l’hypothèse où l’association Saint Louis Events n’aurait plus la charge de l’organisation de la Fête de la Saint-Louis, ou en cas de dissolution de celle-ci, les costumes et accessoires devront être restitués à la COMMUNE dans l’état où ils lui ont été confiés, sous réserve de l’usure normale liée à leur utilisation.

- Utilisation exclusive : Les costumes et accessoires doivent être utilisés exclusivement dans le cadre des activités liées à l’organisation de la Fête de la Saint-Louis. Dans l’hypothèse où l’association souhaiterait l’utiliser pour d’autres évènements, elle devra solliciter l’autorisation expresse de l’autorité municipale. - Responsabilité : L’association est responsable des dommages ou pertes survenus aux costumes et accessoires durant leur mise à disposition. Elle devra en informer la COMMUNE sans délai et prendre les mesures nécessaires pour réparation ou remplacement.

Par dérogation à l’article 2, la mise à disposition des costumes et accessoires, listés dans un inventaire qui demeurera annexé, est prévue, pour une durée d’un an à compter de l’entrée en vigueur de la présente, au bénéfice de l’ASSOCIATION qui en demeure la gardienne et, de ce fait, en assume l’entière responsabilité, sauf restitution anticipée dans les cas prévus ci-dessus. Elle contracte toute assurance à cet effet.

ARTICLE 5 : prévention - sécurité

LA COMMUNE fixe, dans le cadre de la mise en œuvre de sa compétence générale, et de la mise en œuvre des pouvoirs de police du Maire, les conditions du déroulement de l’évènement sur les voies et espaces publics par arrêté municipal dont il transmet une copie à L’ASSOCIATION.

L’ASSOCIATION est tenue de se conformer strictement aux termes de cet arrêté dans l’organisation de la programmation et ce, pendant toute la durée de l’évènement.

ARTICLE 6 : responsabilité et assurance

L’ASSOCIATION et LA COMMUNE font leur affaire personnelle de tous les risques pouvant provenir de leur activité durant l’évènement ET sont responsables à l’égard des tiers de tous accidents, dégâts, nuisances et dommages de quelque nature dans les limites du niveau de participation qu’elles ont à l’organisation de cet évènement, conformément aux articles 1 et 3 de la présente. L’ASSOCIATION est couverte, dans le cadre de son activité professionnelle, liée à l’organisation de cette manifestation, par une assurance adaptée à l’évènement.

L’ASSOCIATION et LA COMMUNE font leur affaire personnelle de la souscription d’assurance garantissant l’annulation de l’évènement, pour chaque partie qui les concernent, notamment en cas de force majeure (évènement climatique, …).

ARTICLE 7 : Résiliation - contentieux

La présente convention pourra prendre fin de manière anticipée, sans préavis et sans que les parties ne puissent prétendre à aucun recours ni indemnité entre elles pour tout motif9

d’intérêt général, de nécessité de service public, ou en cas de force majeure justifiant l’annulation de l’évènement.

Les litiges qui pourraient résulter de l’application de la présente convention entre les parties seront portés devant la juridiction compétente et réglés selon les règles de droit commun.

Fait en 2 exemplaires originaux. À Aigues-Mortes, le…… juillet 2026

La COMMUNE d’Aigues-Mortes L’association Saint Louis Events Le Maire Président de l’association Cédric BONATO Julien TRANIER