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Acte - 6. Procès verbal juin 2022
Document publié le Jeudi 7 octobre 2021 par la commune d'Azé.
Lien du pdf (Acte - 6. Procès verbal juin 2022)
Thèmes du document : Justice et droit, Démocratie, Histoire et mémoire,
DGCL Juin 2022
1
Réforme des règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes
pris par les collectivités territoriales et leurs groupements
- Le procès-verbal des séances des assemblées délibérantes -
NB : la réforme des règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes
des collectivités territoriales et de leurs groupements supprime le compte rendu des
séances des assemblées délibérantes des communes, EPCI et syndicats mixtes fermés.
Le procès-verbal a pour objet d’établir et de conserver la mémoire du déroulement
(par exemple : discussions, débats, interruption de séance…) et des décisions des
séances des assemblées délibérantes des collectivités territoriales et de leurs
groupements.
L’ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021, dont les dispositions entrent en vigueur
le 1er juillet 2022, précise le contenu et les modalités de publicité et de conservation
du procès-verbal, dans des termes identiques pour les communes (article L. 2121-15 du
CGCT), les départements (article L. 3121-13 du CGCT) et les régions (article L. 4132-12
du CGCT). Par renvoi, ces modifications s’appliquent également aux EPCI (article
L. 5211-1 du CGCT) et aux syndicats mixtes fermés (article L. 5711-1 du CGCT).
La suppression par l’ordonnance du compte rendu des séances du conseil municipal,
qui n’avait pas d’équivalent pour les autres catégories de collectivités territoriales et
dont le contenu faisait souvent doublon avec celui du procès-verbal, tend aujourd’hui
à faire du procès-verbal le document par lequel sont retranscrits et conservés les
échanges et décisions des assemblées délibérantes locales.
En tant que document d’archives, il est soumis aux dispositions du livre II du code du
patrimoine.
1. La rédaction du procès-verbal
Le procès-verbal de chaque séance, rédigé par un des secrétaires1, est arrêté2 au
commencement de la séance suivante, et signé par le président et le secrétaire.
Conformément à la jurisprudence, le procès-verbal est soumis à l’approbation des élus
présents lors de la séance, après prise en compte éventuelle de leurs remarques3.
1 Pour les communes, l’article L. 2121-15 précise que les secrétaires sont nommés par le conseil municipal parmi ses
membres. Ils peuvent être aidés par des auxiliaires pris en dehors des membres du conseil municipal, qui assistent aux séances sans participer aux délibérations. Toutefois, le juge administratif a admis que la fonction de secrétaire de séance puisse être exercé par une personne non membre du conseil municipal dès lors que cette circonstance n’a pas exercé d’influence sur le sens de la décision prise (CAA de Lyon, 21 novembre 2017, n° 16LY00082). Cette jurisprudence semble pouvoir être transposée aux autres collectivités.
2 Le procès-verbal doit être validé. La réforme ne prévoit aucun formalisme particulier.
3 Conseil d’Etat, 10 février 1995, Commune de Coudekerque-Branche, n° 147378. DGCL Juin 2022
2
Le CGCT détermine désormais avec précision le contenu du procès-verbal des
assemblées délibérantes. Celui-ci doit ainsi mentionner :
- la date et l’heure de la séance ;
- les noms du président, des membres de l’assemblée délibérante présents ou
représentés, et du ou des secrétaires de séance ;
- le quorum ;
- l’ordre du jour de la séance ;
- les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles ont été
adoptées ;
- les demandes de scrutin particulier ;
- le résultat des scrutins précisant, pour les scrutins publics, le nom des votants
et le sens de leur vote ;
- la teneur des discussions au cours de la séance, qui s’entend comme le résumé
des opinions exprimées sur chaque point porté à l’ordre du jour. La mention de
l’ensemble des échanges n’est pas juridiquement imposée. L’objectif est
d’informer les citoyens sur les principales informations, interventions, idées et
opinions évoquées au cours de la séance et dont la retranscription permet, le
cas échéant, d’éclairer la décision prise par l’assemblée délibérante. A titre
d’illustration, on observera que l’inscription dans le procès-verbal des projets
de délibération qui n’auraient pas été adoptés à l’issue du vote est souvent
indispensable à la compréhension des échanges.
2. La publicité du procès-verbal
Pour les départements et les régions, le procès-verbal est publié sous forme
électronique de manière permanente et gratuite sur le site internet du département
ou de la région, et un exemplaire papier est mis à la disposition du public. Ces
formalités sont accomplies dans la semaine qui suit la séance au cours de laquelle il a
été arrêté.
Pour les communes (quelle que soit leur taille), les établissements publics de
coopération intercommunale à fiscalité propre, les syndicats de communes et les
syndicats mixtes fermés, le procès-verbal est publié sous forme électronique lorsque
la commune ou le groupement dispose d’un site internet.
Que la commune ou le groupement concerné dispose d’un site internet ou non, il est
par ailleurs tenu de mettre à disposition du public un exemplaire papier. Ces
formalités sont accomplies dans la semaine qui suit la séance au cours de laquelle le
procès-verbal a été arrêté.
L’objectif de la publication du procès-verbal est d’assurer l’information du public. A
cet égard, la notion de mise à disposition de manière permanente et gratuite renvoie
à l’accessibilité du procès-verbal de manière continue sur le site internet 7j/7 et
24h/24. Il est observé que la permanence de cette publicité n’exclut pas le
dysfonctionnement ponctuel du site. Il est recommandé d’aligner la durée de mise à DGCL Juin 2022
3
disposition en ligne du procès-verbal sur celle de la durée d’utilité administrative soit
au moins un an4.
3. La conservation de l’exemplaire original du procès-verbal
L’exemplaire original du procès-verbal, établi au choix de la collectivité sur papier ou
sur support numérique, est conservé dans des conditions propres à en assurer la
pérennité.
Il constitue en effet un document d’archives destiné à être conservé à titre définitif
tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes
physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de
la recherche.
3.1 Procès-verbal original sur support papier
Par souci de simplicité, il est fortement conseillé de relier les procès-verbaux des
séances dans les registres de délibérations, répondant ainsi le mieux possible à
l’obligation faite à la collectivité d’en assurer la pérennité.
3.2 Procès-verbal original sur support électronique
Un procès-verbal original sur support électronique ne peut s’entendre que d’un
document numérique offrant la même force probante qu’un procès-verbal papier, Il
doit par conséquent être signé électroniquement par un procédé fiable (règlement
européen eIDAS du 23 juillet 2014 en matière de sécurité de la signature électronique).
La conservation d’un procès-verbal original électronique exige, dès la création de ce
dernier et pour une durée indéfinie, de recourir à un système d’archivage électronique
répondant aux exigences de la norme ZF 42-013.
Dans la mesure où la tenue des procès-verbaux au format électronique
s’accompagne obligatoirement de la tenue d’un registre des délibérations au format
papier et qu’un exemplaire papier du procès-verbal est exigé au titre de l’information
du public, il est recommandé de relier dans le registre des délibérations les copies de
l’intégralité des procès-verbaux, la signature manuscrite du maire et du secrétaire de
séance garantissant alors leur conformité à l’original électronique.
4. La communication du procès-verbal
Le CGCT reconnaît enfin à toute personne physique ou morale le droit de demander
communication des procès-verbaux (articles L. 2121-26 pour les communes, L. 3121-17
pour les départements, L. 4132-16 pour les régions, et L. 5211-46 pour les EPCI). Cette
communication s’opère dans les conditions définies aux articles L. 311-9 et suivants du
CRPA.
4 Voir instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 relative au tri et à la conservation des archives produites
par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales. DGCL Juin 2022
4
En application de l’article L. 5211-40-2 du CGCT, les conseillers municipaux des
communes membres d’un EPCI qui ne sont pas membres de son organe délibérant
reçoivent communication du procès-verbal des séances dans le délai d’un mois suivant
la séance au cours de laquelle il a été arrêté.