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unknown - Reponse du Maire de Genay au Rapport d observations definitives 20240209
Document publié le Vendredi 9 février 2024 par la commune de Genay.
Lien du pdf (unknown - Reponse du Maire de Genay au Rapport d observations definitives 20240209)
Thèmes du document : Industrie, Grandes et moyennes entreprises, Investissement et développement économique,
Ville de Genay
Valérie GIRAUD
Maire
Ref : VG/TB/02.02.24
Monsieur Bernard LEJEUNE
Président
Chambre régionale des comptes
d'Auvergne-Rhône-Alpes
124-126, boulevard Vivier Merle
CS 23624
69503 LYON cedex
Genay, le 9 février 2024,
Monsieur le Président,
Par courrier en date du 10 janvier 2024, réceptionné dans mes services le 11 janvier, vous me
communiquez les observations définitives relatives au contrôle des comptes et de la gestion de la commune de Genay pour les exercices 2018 à ce jour dans un rapport qui comprend 16 recommandations.
Je vous en remercie et je souhaite par la présente vous adresser ma réponse écrite, conformément aux
dispositions de l’article L.243-5 du code des juridictions financières, sous ma signature personnelle afin qu'elle soit jointe au rapport au moment de sa publication.
Je tiens tout d’abord à souligner la grande qualité des échanges avec votre équipe en charge de l'instruction.
Ainsi que je l'avais exposé à Monsieur Daniele, magistrat, lors de notre entretien préalable, je considère que ce contrôle constitue une opportunité pour la commune de Genay, pour ses élus comme pour ses services, de bénéficier d’un regard tiers et expert sur son mode de fonctionnement et sur les pistes pour en améliorer la gestion.
Je réaffirme ici que ce travail alimente incontestablement la feuille de route pour la commune de Genay dans les mois et les années à venir pour améliorer de façon continue le fonctionnement de ses services et sa gestion, ce qui constitue une volonté de l’équipe municipale antérieure à ce contrôle.
J'ajoute que, sur le fond, la très grande majorité de vos observations et de votre diagnostic vient confirmer les constats et préoccupations de l'équipe municipale, qu'il s'agisse des points positifs que vous soulignez où des points d'amélioration.
Mairie de Genay
BP 71
69 726 Genay cedex
Ville de Genay 04 72 08 78 88
contact@villedegenay.com villedegenay.com Ville de Genay
Je note tout d’abord avec une grande satisfaction que vous confirmez la bonne santé financière de la commune de Genay et je me réjouis que le travail engagé par les équipes ces dernières années pour parvenir à cet objectif soit souligné.
Je considère en effet comme une de mes priorités et responsabilités premières en tant que Maire que
d'assurer et maintenir une situation financière saine pour que la commune puisse assurer de manière
durable la réponse aux besoins de ses habitants.
Je vous confirme ensuite que je prends note avec une très grande attention de l’ensemble des points
d'amélioration que votre rapport relève et qui constituent l'essence même de ce travail de contrôle.
D'une manière générale, je ne peux que souscrire aux divers points soulignés dans votre rapport et aux
recommandations formulées tant je souhaite que la commune poursuive sa démarche d'amélioration.
Vous constaterez d'ailleurs dans mes réponses spécifiques à Vos recommandations que des démarches
ont d'ores et déjà été engagées sur la quasi-totalité d’entre elles.
Je précise par ailleurs que certains de ces points correspondent à des axes d'amélioration que nous
avions identifiés en amont du contrôle et sur lesquels nous avions engagés des démarches. C'est le
cas notamment pour ce qui concerne la qualité et la sécurité du système informatique, domaine sur lequel votre rapport vient en tout point confirmer notre diagnostic et notre plan d’action.
Toutefois, avant de répondre point par point aux 16 recommandations, je me permets de vous indiquer
que je considère que certaines formulations du rapport laissent place à une forme d'équivoque et ne
permettent pas, selon moi, de bénéficier d'une bonne connaissance de la situation de la commune de
Genay. Je regrette en outre que certaines des réponses faites lors du rapport d'observations provisoires
n'aient pas été prises en compte dans le rapport final considérant qu'elles auraient été de nature à
favoriser cette compréhension. C'est particulièrement le cas pour le sujet des ressources humaines et
notamment des recrutements. Sur ce point en effet, je considère que la lecture du rapport ne rend
absolument pas compte des difficultés connues par les collectivités territoriales en matière de recrutement dans le contexte très particulier post-COVID, ni d’ailleurs de la situation particulière de Genay, laissant ainsi transparaître que les procédures de recrutement de la commune sont la cause unique des difficultés connues en la matière ce qui n’est pas le cas.
Après ces quelques éléments généraux de réponse, je souhaite répondre de manière plus approfondie et concrète aux 16 recommandations sur lesquelles votre rapport se concentre.
Recommandation n°1 : « Conditionner le versement des subventions au respect par les associations
subventionnées de leur obligation de reddition des comptes et valoriser dans les comptes administratifs
de la commune les coûts d'utilisation des locaux et installations consenties aux associations. »
Cette recommandation est en parfaite adéquation avec la volonté de la commune qui avait d'ores et
déjà engagé des démarches dans ce sens.
Ainsi, dès 2024, le dossier de subvention mentionnera l'obligation expresse de reddition des comptes
et précisera que le versement sera conditionné à ladite reddition. Par ailleurs, les mises à disposition de locaux seront valorisées au plus vite dans le compte administratif de la commune.
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Recommandation n°2 : « S'assurer du respect de la réglementation en matière de remboursement aux
élus et aux agents de la commune des frais engagés à l'occasion de leurs déplacements ainsi que pour les frais de réception et de restauration. »
La rédaction de cette recommandation un peu généraliste laisse penser que la commune aurait manqué
à ses obligations sur des sujets potentiellement polémiques. Aussi, je me permets de préciser certains
éléments.
S'agissant d'abord des remboursements de frais aux élus, il convient de noter ici que la Municipalité a
fait le choix de longue date (et en tout cas sur l'ensemble de la période sous contrôle) de ne pas
rembourser les frais engagés par les élus.
La Chambre l’a d’ailleurs noté puisque le rapport indique au point 1.5.1 qu'aucun remboursement de
frais d'élus n'a eu lieu sur la période. J'ajoute que la seule dépense mentionnée au rapport et relative à
des frais engagés par des élus concerne une dépense d'un montant de 827€ et correspond à la
participation de l'ancien Maire à l'assemblée générale de l'Association des Maires de France et au
Congrès des Maires en novembre 2017, soit en dehors de la période sous contrôle par la chambre. Je
m'étonne donc du maintien de ce point dans le texte du rapport final et en particulier dans une
recommandation.
S'agissant ensuite de remboursements de frais aux agents, je souhaite préciser, comme indiqué dans
ma réponse au rapport d'observations provisoires que, pour les agents ne bénéficiant pas d’un ordre
de mission permanent, des ordres de mission spécifiques sont produits et que ceux-ci sont bien annexés
aux demandes de remboursement.
Je précise également ici que, même si les sommes en jeu sont faibles (moins de 400€ au total pour
2022 par exemple), la commune veillera à la permanence de l'application de cette règle.
Enfin, je vous confirme l'engagement de la commune à veiller à ce que des erreurs d'imputation ne se
reproduisent pas à l'avenir entre les comptes 6232 et 6257 afin d'éviter toute confusion entre frais de
réception et frais de restauration.
Recommandation n°3 : « Respecter le temps de travail effectif annuel de 1607 heures. »
Je vous confirme que la commune a bien pris acte de cette recommandation et qu’elle s'engage à la
mettre en œuvre au plus tard dans le courant 2024.
J'aimerais néanmoins ajouter en préambule que, si la rédaction de la recommandation peut laisser
penser que les agents municipaux de Genay ne respectent pas d'une manière générale la durée légale
du temps de travail, cela n’est pas exact.
Je souhaite confirmer que, en tant que Maire présente sur le terrain au quotidien, je constate
l'engagement des agents que je salue et je ne veux pas laisser penser que ceux-ci travaillent moins que
d’autres citoyens.
En revanche, j'ai bien noté le caractère non-conforme du régime des ASA mis en place en 2012 et la nécessité de le remettre à plat pour se conformer à la réglementation.
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Je précise que, afin de traiter cette question du temps de travail de manière globale, la commune a
engagé une réflexion sur le temps de travail de ses agents qui porte sur plusieurs points :
- La nécessité de se mettre définitivement en conformité avec la réglementation sur le temps de travail annuel et la mise en œuvre des moyens pour y parvenir ;
- La définition précise des besoins en temps de travail des services au regard du nombre
d'heures de récupération générées actuellement ;
- La réorganisation du système des astreintes techniques et administratives ; - La question de l'annualisation du temps de travail pour certains services concernés par des contraintes de saisonnalité.
Afin de mener à bien cette réflexion, au vu de la charge de travail nécessaire pour mener à bien ce projet complexe, et compte tenu de la sensibilité du sujet, la commune a souhaité être accompagnée et a sollicité les conseils du centre de gestion de la fonction publique territoriale du Rhône et de la Métropole de Lyon (cdg69), et en particulier de son service « conseil en organisation » dont l'expérience en matière d'accompagnement des collectivités sur ces sujets est reconnue ainsi que la connaissance de la règlementation, des enjeux, des acteurs et des problématiques rencontrées.
La convention avec le cdg69 a fait l'objet d'une délibération présentée au Conseil municipal du 7
décembre 2023. La mission a effectivement débuté en janvier 2024 et doit se terminer à l'automne 2024
afin de permettre à la commune de prendre l’ensemble des délibérations à la fin 2024 sur le sujet.
Recommandation n°4 : « Mettre en conformité la délibération relative aux heures supplémentaires
avec la réglementation en vigueur. »
Je vous confirme que cette délibération sera modifiée très prochainement afin notamment d'inclure la liste des emplois éligibles aux paiement des IHTS.
Je souhaite néanmoins préciser que, comme indiqué dans la réponse provisoire, le principe exposé
dans la délibération du 27 janvier 2022 sur les IHTS était d'indiquer que les heures supplémentaires
font l'objet en priorité d’un repos compensateur de droit mais que celles-ci peuvent faire l’objet d'une indemnisation, sur décision du Maire dans des cas particuliers. Ce principe visait à limiter le nombre d'heures indemnisées et faisait suite à des échanges en CST. De manière plus explicite, il s'agissait de distinguer les heures réalisées pour surcroit d'activité lié à son poste quotidien de travail des heures effectuées le jour d'évènements ou manifestations organisés par la commune. Il est bien entendu que les heures faisant l'objet d'un repos compensateur sont également réalisées à la demande de l'autorité territoriale. Toutefois, j'ai bien noté que la rédaction de la phrase citée par la chambre peut prêter à confusion, c'est pourquoi, afin de lever l'ambiguïté, nous en modifierons la rédaction lors de la modification qui sera apportée à la délibération sur les heures supplémentaires qui inclura la liste des emplois et pas uniquement les cadres d'emploi.
Je me permets, pour conclure sur ce point, de revenir sur la question de l'outil du système automatisé
de contrôle préconisé par la Chambre. Je vous confirme que la commune a mis fin au système de
pointeuse qui existait jusqu’en 2018 parce qu'il était l’objet d’inégalité de traitement entre les agents en
fonction de la localisation de leur poste de travail (la pointeuse n'étant installée que dans l'Hôtel de Ville,
seuls les agents y travaillant étaient soumis à la pointeuse), et parce qu'il ne garantissait aucunement le contrôle effectif du travail réalisé, mais uniquement ses horaires d'arrivée et de départ. Le choix a été fait de responsabiliser les directeurs de service en faisant porter sur eux la fonction de contrôle du temps effectif de travail. Il s’agit d'un choix de management qui repose sur l'humain que je souhaite maintenir à l'avenir.
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Recommandation n°5: « Mettre en conformité la délibération relative au RIFSEEP avec la
réglementation en vigueur dans les plus brefs délais, notamment en y intégrant le CIA. »
Je vous confirme que la délibération instaurant le RIFSEEP sera modifiée dans le courant de l’année
2024. Elle intègrera les cadres d'emploi et les critères d'application du CIA, comme prévu initialement.
Recommandation n°6 : « Reprendre les modalités de calcul du montant de la prime de fin d'année telles qu'elles étaient établies avant la réintégration de cette dernière au sein du budget communal. »
Les modalités de calcul vont être reprises. Une délibération actant ce calcul sera proposée au Conseil Municipal avant la fin de l'année 2024.
Recommandation n°7 : « Créer un emploi fonctionnel de directeur général des services et effectuer les démarches en vue d'un recrutement conforme aux textes en vigueur. »
Cette recommandation a bien été intégrée et est d'ores et déjà suivie d'effets.
Pour autant, je souhaite, afin de bien expliquer le contexte, rappeler les conditions dans lesquelles a
été effectué le recrutement de l'actuel DGS et les raisons pour lesquelles son contrat a été renouvelé à deux reprises.
Au début de l’année 2021, en période post COVID et alors que la commune venait de subir une cyber- attaque, l'absence de cadres de direction dans la collectivité est venue grandement compliquer la situation : le directeur des finances avait quitté son poste mi 2020 et n'était pas encore remplacé, la directrice des ressources humaines était en arrêt maladie pour plusieurs mois et le DGA avait quitté la commune au 30 janvier 2021. C'est dans ces conditions que le DGS alors en poste m'a adressé sa demande de mutation en date du 1er février pour un départ au 5 avril. La commune se trouvait donc dans une situation d'urgence absolue avec des élus contraints d'agir en direct avec des agents d'exécution, sans encadrement, pour faire avancer les affaires courantes et assurer la continuité du service public. La situation ne permettait donc pas d'attendre pour procéder au recrutement d'un DGS.
La vacance de poste a effectivement été officiellement lancée le 5 mars 2021 mais la recherche d’un
candidat potentiel avait été lancée auparavant (dès l'annonce du départ du DGS soit début février 2021)
en utilisant le réseau des acteurs publics locaux.
La Municipalité était en recherche d’un profil alliant une bonne expérience du pilotage des collectivités
locales et une bonne connaissance de l'environnement politico-administratif métropolitain et régional.
C'est dans ce cadre que la candidature du DGS actuellement en poste est apparue comme
correspondant au profil et qu'il a été recruté.
Nous souhaitions recruter une personne susceptible d'apporter de la sérénité au sein des équipes dans
un climat rendu difficile par les évènements décrits ci-avant, et également de créer du lien entre les
services et les élus dans le but de mener à bien les projets du mandat qui avaient déjà pris du retard du fait des évènements extérieurs.
L'action du DGS à la tête des services a permis de remettre la collectivité sur les bons rails en sortant
des grosses difficultés dans lesquelles elle se trouvait. En deux années, l'organigramme a été restructuré, les recrutements ont été effectués aux postes clés qui faisaient défaut, des méthodes de
travail claires et sereines ont été instaurées, et une équipe de cadres est désormais en place.
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Ainsi les projets en latence ont pu être relancés et engagés : le projet de réaménagement du rez-de- chaussée de l'Hôtel de Ville, le schéma directeur des mobilités, le réaménagement du parc de Rancé, le projet de Contrat de Performance Energétique des bâtiments, la réflexion pour l'évolution nécessaire
des équipements scolaires au vu de l'évolution démographique et la définition des travaux à mener dans les écoles et qui constitueront l'épine dorsale de l’ensemble des projets d'investissement pour la
commune dans les années à venir.
Enfin, le DGS a joué un rôle majeur d'accompagnement de la commune et de la Municipalité dans le
domaine de l'urbanisme qui constituait (et constitue encore) un sujet d'inquiétude important et un enjeu fondamental pour le devenir de la commune et la nécessaire adaptation des services et équipements.
En deux ans, la commune a ainsi pu mettre en place des outils d'accompagnement comme la rédaction de la charte de la qualité du cadre de vie en lien avec le CAUE du Rhône et l'instauration d’une
commission urbanisme toujours avec le CAUE. Elle a également pu être finalement entendue, dans un
climat initialement tendu, par la Métropole de Lyon, afin de modifier certains aspects du PLU.
Au vu de ces résultats positifs, la commune a donc souhaité poursuivre la collaboration avec le DGS en poste pendant un temps suffisamment long pour amener la stabilité nécessaire, considérant qu’un
nouveau changement à la tête des services aurait été particulièrement perturbant.
Pour autant, la commune était consciente que le statut de contractuel du DGS ne lui permettrait pas de s'inscrire durablement dans le poste.
Aussi, comme indiqué dans le courrier de réponse aux observations provisoires, il a été décidé dès
l'automne 2023 que le contrat de l'actuel directeur général des services ne serait pas renouvelé au-delà
de sa troisième année de contrat qui prendra fin le 21 mars 2024 et les démarches ont été engagées
pour s'assurer de la continuité de la direction générale en recrutant un agent titulaire.
Celles-ci ont porté leurs fruits puisqu'un agent titulaire au grade d’attaché principal a été recruté et
prendra ses fonctions le 20 mars prochain. || sera ensuite placé en détachement sur le poste d'emploi
fonctionnel de DGS qui a été créé par délibération du Conseil Municipal en date du 8 février 2024.
Recommandation n°8 : « Valoriser dans la rémunération de l'agent bénéficiant d'un logement de fonction le montant correspondant à l'avantage qu'il en retire. »
Cette recommandation a été mise en application depuis la fiche de paye de l'agent du mois de janvier 2024.
Recommandation n°9: « Mettre en place et formaliser un pilotage du système d'information permettant d'éclairer les décisions à prendre quant à son fonctionnement, sa sécurité et ses nécessaires évolutions. »
Comme indiqué en introduction de ce courrier, je vous confirme que la question du pilotage du système
d'information était un des points d'amélioration clairement identifié par la commune comme une priorité
avec la volonté de mettre en place un dispositif qui permette un suivi plus performant de la prestation
confiée en matière de gestion et de maintenance.
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A ce jour, seul un agent fait office de référent pour le prestataire. Le projet est de confier le pilotage
interne de la fonction informatique à une organisation plus collégiale et à un double niveau :
- un comité technique de suivi (COTECH) avec deux agents (le directeur des services techniques
pour le volet équipement, et un agent du pôle moyens généraux pour le volet suivi des
utilisateurs) qui se réunira a minima une fois par mois avec le DGS et le prestataire pour assurer le suivi des affaires courantes ;
- un comité de pilotage composé du COTECH et d'élus (le maire et un adjoint) qui se réunira
plusieurs fois par an pour arbitrer sur les orientations à prendre.
Ce nouveau mode de fonctionnement a déjà débuté. Il sera pleinement opérationnel après la mise en
place du nouveau marché de maintenance qui sera attribué dans le courant du mois de mars 2024.
Recommandation n°10 : « Entreprendre un audit complet du système d'information afin de définir
précisément le contenu d'un nouveau marché de prestations informatiques. »
Comme indiqué lors du contrôle, la commune a bien pointé les limites de son système informatique
global dès le début de la période sous contrôle, qu'il s'agisse du niveau d'équipement (hardware et
Software) ou du niveau de suivi et de maintenance. La cyber-attaque survenue fin 2020 a fait émerger de façon violente la question de la sécurité du système.
Il'est à noter qu'un effort important d'investissement avait été déployé dès 2018 et continue de l'être
chaque année pour permettre aux services de disposer d'équipements et de logiciels métiers adaptés
aux besoins et à l'évolution des technologies. La crise COVID a par exemple accéléré l'acquisition de
matériel portable pour permettre le télétravail.
Néanmoins, cette amélioration de la qualité et de la quantité du matériel et des logiciels n'a pas été
accompagnée d'une réévaluation du niveau de la prestation confiée à l'entreprise en charge de la gestion et de la maintenance de son système, par manque de temps.
C'est pourquoi, les recommandations de la Chambre viennent parfaitement conforter la volonté de la
commune de réévaluer la prestation concernée pour garantir sa sécurité informatique et la sécurité de
ses données.
Considérant que le contrat de prestation actuellement en cours arrive à échéance en février 2024, la
commune a donc souhaité redéfinir plus précisément ses besoins en matière de gestion et de
maintenance de son système informatique. Pour ce faire, elle a lancé une mission d'AMO auprès d'une
société spécialisée avec deux objectifs : la réalisation d’un audit physique (matériel et sécurité) et d’un
audit utilisateur d’une part, et le conseil pour la rédaction d'un cahier des charges pour une consultation
à lancer en vue de la passation d'un nouveau contrat de gestion et de maintenance d’autre part.
L'audit physique a été réalisé le 19 octobre 2023. L'audit utilisateurs a été réalisé auprès de tous les
services les 23 et 31 octobre 2023. Le rendu de l'audit global a été fourni le 20 novembre 2023.
Celui-ci a permis à la commune de rédiger un cahier des charges précisant ses besoins en matière de
prestations de maintenance informatique, couvrant la gestion des incidents, les interventions sur site,
la mise à jour de l'infrastructure serveur et réseau, ainsi que des prestations occasionnelles d'installation
de matériel. La consultation en vue de la sélection d'un nouveau prestataire répondant à ce cahier des
charges est actuellement en cours (sur la plateforme marchés-publics.infos).
Les réponses des entreprises sont attendues pour le 4 mars 2024 au plus tard.
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Recommandation n°11 : « Se conformer à l'obligation de publier l'ensemble des données essentielles
pour les marchés attribués dont la valeur est supérieure à 40.000€ HT. »
Je vous confirme que la commune a pris bonne note de cette recommandation et s'engage à publier l'ensemble des données essentielles pour les marchés dont la valeur est supérieure à 40.000€.
Recommandation n°12: « Se conformer à l'obligation de transparence financière en veillant à la complétude de l'information portée aux annexes des documents financiers et respecter les obligations de publication et de transmission des documents budgétaires. »
Je vous confirme que la commune a pris bonne note de cette recommandation.
S'agissant de la complétude de l'information portée aux annexes des documents financiers, je souhaite
rappeler que les difficultés techniques connues avec l’ancien applicatif finances n'ont malheureusement
pas permis de satisfaire à la qualité de ces documents. Cependant, je considère qu'avec le nouvel applicatif, les annexes du budget devraient être mieux renseignées.
Je vous confirme en outre que, comme nous nous y étions engagés dans la réponse au rapport
d'observations provisoires, les pages du site Internet de la Ville consacrées au budget ont bien été
mises à jour.
Recommandation n°13: « Fiabiliser le contenu de l'inventaire comptable et établir un inventaire
physique. »
Je vous confirme que la commune a pris bonne note de cette recommandation et qu'elle s'engage à
fiabiliser son inventaire comptable et à établir un inventaire physique correspondant.
Elle devra mobiliser des ressources et du temps pour la réalisation de l'inventaire physique.
Recommandation n°14 : « Procéder à la mise à jour du traitement des intégrations comptables ds
immobilisations achevées. »
Je vous confirme que la commune a pris bonne note de cette recommandation et qu’elle s'engage à la
mettre en œuvre dès l'année 2024.
Recommandation n°15: « Constituer les provisions rendues obligatoires par le législateur et subsidiairement pour les autres risques financiers encourus par la commune, notamment dans l'optique du passage à la M57 qui renforce les obligations en la matière. »
Je vous confirme que commune a pris bonne note de cette recommandation et qu'elle s'engage à la mettre en œuvre en intégrant les provisions rendues obligatoires dans son BP 2024.
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Recommandation n°16 : « Mettre en place une programmation pluriannuelle des investissements. »
Je vous confirme que le Plan Pluriannuel d'Investissements est en cours d'élaboration.
Le débat d'orientation budgétaire lors du Conseil Municipal du 8 février 2024, a notamment été
l'occasion de présenter un tableau des dépenses prévisionnelles pour les investissements structurants
pour les années 2024 à 2028.
Je précise ici que sa réalisation a été rendue possible par les études, en particulier celle concernant les
perspectives d'évolution démographique scolaire et la faisabilité de l’évolution des équipements
scolaires qu'il était nécessaire de mener pour connaître les montants prévisionnels des investissements
à prévoir. Je rappelle également que le chiffrage précis de ces investissements n’est connu que depuis
le mois de juin 2023 et qu'il n'était donc pas possible d'établir une PPI sérieuse et fiable auparavant.
Ce tableau qu'il convient désormais de compléter avec les modalités de financement des opérations
(part d'autofinancement, part de subvention, part d'emprunt) constituera à n'en pas douter un outil de
gestion et de pilotage très important pour la commune pour les années à venir.
Telles sont les observations que je souhaitais apporter à votre rapport d'observations définitives.
Je vous prie de croire, Monsieur le Président, en l'expression de ma respectueuse considération.
Le Maire,
Valérie GIRAUD
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