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Document publié le Mercredi 12 avril 2000 par la commune de Ruy-Montceau.
Lien du pdf (unknown - 2023 120 charte vie associative 1)
Thèmes du document : Consommateurs, Associations, ONG et mouvements politiques, Investissement et développement économique,
1
Charte de la Vie associative
« Une charte, un engagement mutuel »
Entre la commune de Ruy-Montceau et l’Association XXX
Commune de Ruy-Montceau 2
Sommaire
I Préambule.............................................................................................................................................3
II. Les Engagements.................................................................................................................................
A. Engagements pris par la Ville..............................................................................................................4
B. Engagements pris par les associations ...............................................................................................5
III. Guide des aides aux associations......................................................................................................6
A Subventions..........................................................................................................................................6
•Conditions générales d’attribution .......................................................................................................7
•Modalités d’instruction.....................................................................................................................................7
B. Les locaux.......................................................................................................................................... 8
• Conditions générales d’attribution............................................................................................................... 8
• L’assurance......................................................................................................................................... 9
• La sécurité..................................................................................................................................... 10
C. Le matériel ........................................................................................................................................10
• Conditions générales d’attribution ...............................................................................10
D. Communication.................................................................................................................................11 3
I. Préambule
La Commune et les associations décident par la signature de cette Charte de reconnaître le rôle
fondamental de la vie associative dans notre commune en intensifiant leur coopération. La Commune
de Ruy-Montceau entretient des relations étroites avec environ 40 associations, ceci au travers de
l’octroi de subventions et/ou d’avantages en nature. Les deux parties ont pour objectif commun la
satisfaction des besoins des Ruymontois.
La présente Charte, sur la base d’engagements réciproques, renforce des relations partenariales entre
la Commune de Ruy-Montceau et les associations tout en préservant l’indépendance des associations.
Cet acte doit clarifier les rôles respectifs de chaque partie par des engagements partagés. Ainsi cette
Charte témoigne d’une volonté de soutien et de valorisation des associations locales, dans le respect
de leur indépendance combiné au respect des valeurs de la République.
A cet égard, la Charte prévoit l’obligation pour chaque association signataire de signer dans le même
temps le contrat d’engagement républicain tel que défini par le décret n° 2021 – 1947 du 31 Décembre
2021 pris pour application de l’article 10-1 de la Loi n° 2000 – 321 du 12 Avril 2000 et approuvant le
contrat d’engagement républicain des associations et fondations bénéficiant de subventions publiques
ou d’un agrément de l’Etat.
Par ailleurs, le secteur associatif, riche de diversité, s’est fortement développé dans notre commune.
Il est devenu un acteur fondamental dans la vie de Ruy-Montceau grâce aux engagements libres et
volontaires de bénévoles. La Municipalité voit en ce mouvement une participation des citoyens,
devenue indispensable aujourd’hui dans la mise en œuvre de l’action publique municipale. Depuis
toujours, la Commune a su écouter les associations, faire appel à elles, mais aussi les aider à réaliser
leurs projets. Par cette Charte, il est reconnu l’importance de la contribution associative à l’intérêt de
la vie de Ruy-Montceau, mais également l’importance des liens entre la ville et ses associations qui
contribuent à son rayonnement et à sa convivialité.
Dans cette charte, la commune et l’association se réservent le droit de signer une convention
spécifique.
Cette Charte permet ainsi d’affirmer les engagements respectifs de la Commune et des associations
(Chapitre II) et notamment :
• La reconnaissance de l’association comme partenaire privilégié de la Commune ;
• L’engagement de la Commune dans une démarche de soutien aux acteurs associatifs ;
• La transparence des procédures concernant les aides qu’elle apporte aux associations, les
engagements mutuels et les limites des responsabilités de chacun ; 4
• Le respect des principes généraux issus du droit positif et des pratiques associatives applicables au
fonctionnement des associations créées sous le statut de la loi de 1901
• L’assurance du respect du rôle de chacun.
La Commune entend être un partenaire attentif et constructif, et sait que les associations locales
continueront de jouer, elles aussi, un rôle précieux pour notre ville et ses habitants. Pour l’avenir, les
règles du partenariat inscrites dans cette Charte constitueront les principes d’actions partagées par les
associations et la Commune de Ruy-Montceau. La Charte sera ainsi évaluée régulièrement afin que
celle-ci évolue au même rythme que le développement de la vie associative Ruymontoise. Cette
évaluation permettra d’analyser et de vérifier la cohérence des actions entreprises, et le cas échéant,
de modifier certains points pour donner suite aux difficultés constatées dans l’application de la Charte.
En outre, la Commune de Ruy-Montceau peut établir des conventions plus précises entre la Ville et
certaines associations (conventions de mises à disposition), lorsque cela s’avère nécessaire. Ces
conventions détaillent de manière plus spécifique les engagements des associations concernées et
ceux de la Commune. Elles auront pour principe d’inciter aux économies d’énergie y compris avec des
conséquences financières et seront actualisées chaque année.
La présente Charte pose donc les bases du “contrat” passé entre les associations et la Commune,
affirmant leurs engagements respectifs afin d'assurer le développement de leurs relations. Elle intègre
un guide d’aide aux associations fixant la marche à suivre pour l'obtention des aides de la Commune
(Chap. III) ainsi qu’un récapitulatif des différentes formalités administratives liées au fonctionnement
associatif et à l’organisation de manifestations.
II. Les Engagements
A. Engagements pris par la Ville
La Commune de Ruy-Montceau affirme et respecte l’indépendance des associations. Elle s’efforce dans
la limite de ses possibilités de soutenir et de valoriser toute action associative qui bénéficiera à la
population ruymontoise. Dans un souci de transparence, et conformément à la loi, la Commune de
Ruy-Montceau publie par voie électronique sur son site internet (www.ruy-montceau.fr) la liste des
aides financières et recense annuellement dans un tableau les aides en nature qu’elle attribue aux
associations.
Afin de soutenir le développement de la vie associative, la Commune a mis en place une compétence
Vie Associative qui a pour mission :
• D’apporter son soutien logistique aux associations,
• De soutenir la vie associative par l’organisation de rencontres annuelles,
• De recenser les associations, de tenir à jour les dossiers, de produire un rapport annuel sur les
associations,
• D’organiser le financement de la vie associative par l’instruction et le suivi des demandes de
subventions, 5
• D’apporter son appui technique.
Le conseil municipal de Ruy-Montceau fixe le montant des subventions allouées aux associations (voir
chapitre 3 A).
Dans un souci de respect des principes démocratiques et républicains, et conformément à la législation
et au droit positif applicable, la Commune de Ruy-Montceau ne verse pas de subventions dans les cas
suivants :
• Les subventions qui ne bénéficieraient pas à des associations remplissant une mission d'intérêt
général, ne présentant pas de plus un intérêt pour la Collectivité,
• Les subventions factices, c’est-à-dire contournant les règles de la comptabilité publique, les
subventions qui porteraient atteinte aux principes constitutionnels ou à une liberté publique
fondamentale,
• Les subventions contraires à la répartition des compétences entre l’intercommunalité et la commune
et qui portent atteinte aux règles d’organisation et de fonctionnement d’un organisme public,
• Les subventions contraires aux principes de la liberté du commerce et de l’industrie (sauf cas
exceptionnel),
• Les subventions versées à des associations soutenant des conflits armés ou ayant des activités
illicites,
• Les subventions de solidarité lors de conflits du travail,
• Les subventions qui porteraient atteinte à la liberté de conscience, à la liberté religieuse, aux Droits
de l'Homme, à la liberté des cultes ou de nature politique ou partisane.
• Les subventions versées à des associations dont les buts poursuivis sont de nature politique ou
partisane
Par ailleurs, la Commune de Ruy-Montceau prête des locaux aux associations (Chapitre 3 B) ainsi que
du matériel (Chapitre 3 C) pour des activités régulières ou ponctuelles. Les modalités d’obtention de
ces services sont précisées dans le guide d’aide aux associations de la présente Charte.
B. Engagements pris par les associations
Chaque association subventionnée s’engage à :
• Remettre ses statuts et informer, par écrit, de toutes les modifications survenant pendant son
existence ; à communiquer le nom et les coordonnées d’un correspondant,
• Participer régulièrement aux manifestations organisées par la Commune de Ruy-Montceau.
• Porter à la connaissance de leurs adhérents le contenu de la présente charte ainsi que le montant de
la subvention annuelle ou autre avantage en nature attribuée par la Commune. 6
• Veiller à respecter les principes et orientations du plan de sobriété énergétique de la commune joint
en annexe à la Charte.
Dans un souci de respect des engagements, les associations utilisent les subventions financières ou en
nature de la Commune, conformément à l’objectif pour lequel elles sont attribuées. En outre, les
associations ne reversent pas les subventions à des tiers (aide à une autre association).
Dans un souci de respect des principes des valeurs de la république, l’Association s’engage à ne pas
faire une utilisation de la subvention contraire à ces principes. En vertu du principe de neutralité, une
personne publique ne peut verser une subvention à une association dont les buts poursuivis sont de
natures politiques ou partisanes (CE, 23 octobre 1989, réquisitoire. N°93331 (Commune Pierrefitte sur
Seine).
Dans un souci de transparence, les associations transmettent à la Commune leurs comptes annuels
certifiés conformes quand les subventions de la Ville atteignent les seuils fixés par la Loi dès lors
qu’elles bénéficient d’une subvention ou d’un avantage en nature de la part de la Commune.
Dans un souci de transparence et d’efficacité concernant les projets bénéficiant d’une aide de la
Commune, les associations souscrivent aux principes de l’évaluation contradictoire afin de mesurer les
écarts entre le “projeté” et le “réalisé”.
Dans un souci d’efficacité, les associations respectent la volonté de la Commune d'optimiser l'emploi
de ses subventions.
Dans un souci de sécurité et de responsabilité, les associations respectent les prescriptions
réglementaires et les consignes de sécurité (panique, incendie...) relatives à leurs activités. Elles
souscrivent aux diverses assurances nécessaires pour couvrir les risques inévitables et elles respectent
les obligations législatives et réglementaires en s'acquittant lorsqu’il y a lieu de leurs obligations
sociales et fiscales.
Dans un souci de participation aux nécessaires efforts en matière de développement durable, les
associations s’engagent à veiller au contrôle de leurs consommations énergétiques lors de l’utilisation
des équipements communaux ainsi qu’à s’attacher au principe d’éco-responsabilité dans l’organisation
de leurs manifestations.
III. Guide des aides aux associations
A. Les subventions
Les subventions se définissent comme une des aides consenties par la Commune aux associations qui
poursuivent une mission d’intérêt général et présentent un intérêt pour la collectivité. Elles se
concrétisent par le versement d’une somme d’argent sur le compte bancaire ou postal ouvert par
l’Association.
Les subventions peuvent prendre des formes diverses :
• Être générales ou affectées ; 7
• Être destinées à couvrir des charges et frais de fonctionnement d’une association (subventions de
fonctionnement) ;
• Être exceptionnellement destinées à aider l’association à réaliser un projet : achat ou mise à
disposition de matériel, organisation d’une manifestation... (subventions d’investissement).
Conditions générales d’attribution
Les associations qui souhaitent obtenir une subvention de la Commune doivent faire leur demande
soit par courrier adressé au Maire en joignant le dossier prévu à cet effet (exemple de formulaire en
annexe) dûment rempli soit par courriel à l’adresse vieassociative@ruy-montceau.fr.
Le dossier de demande devra comporter les éléments suivants :
• Un exemplaire des statuts (pour une 1ère demande et à chaque modification) ;
• Le récépissé de déclaration à la Préfecture (pour une 1ère demande) ;
• La composition du bureau ;
• Une présentation du projet de l’Association ou de l’évènement organisé ainsi que ses objectifs ;
• Les moyens matériels ou autres envisagés ;
• Le bilan financier du dernier exercice ;
• Le budget prévisionnel de l’année ou de l’action à subventionner, faisant ressortir l’ensemble des
financements et ressources propres ;
• Le budget prévisionnel de l’Association doit être le plus précis possible : les dépenses et les recettes
sont répertoriées et évaluées sincèrement ainsi que l’ensemble des besoins de fonctionnement (frais
postaux, téléphone, papeterie, dépenses de reprographie), indiquant toutes les sources de
financement y compris le mécénat supérieur à 1000€, le montant de la subvention demandée à la
Commune, le compte-rendu de la dernière assemblée générale et le compte-rendu d’activités ;
• Le RIB ou le RIP de l’association ;
• Le n° de SIRET ou SIREN de l’association ;
• Ou/et tout autre document que la Commune jugerait nécessaire pour une meilleure instruction des
demandes ; aucun dossier ne pourra être instruit et aucun versement ne pourra être effectué si le ou
les dossiers sont incomplets.
Modalités d’instruction
Subventions globalisées de soutien à l’association (fonctionnement) :
Instruction : une fois par an dans le cadre du vote du budget principal de la Commune. 8
Critères d’attribution :
• 40 % à raison du volume de l’activité incluant les avantages en nature procurés par la
commune :
o Du nombre et de la proportion d’adhérents Ruymontois
o Du nombre de manifestations organisées dans la commune
• 30% à raison de l’engagement intergénérationnel pour la jeunesse et les ainés
o De l’incitation des jeunes à participer à la vie associative et/ou communale
o De la proportion d’adhérents de plus de 65 ans
• De la proportion d’adhérents de moins de 25 ans30 % à raison de la synergie avec la commune
o Prise en compte des personnes en situation de handicap
o Sensibilisation au respect de l’autre
o Atteinte d’objectifs éco-responsables : tri des déchets, économie d’énergie, mobilité
partagée/douce
o De l’implication dans le TELETHON
o Aide à la formation des dirigeants et/ou des encadrants sportifs
o Partenariat avec le centre de loisirs
o Prise en compte des nouvelles technologies numérique et de la facilitation de leur accès par tous
o Pour les projets exceptionnels
Subvention exceptionnelle (investissement) concernant des projets ponctuels (non renouvelable d’une
année sur l’autre pour un même projet) :
Instruction: en cours d’année, la demande de subvention devra être formulée par l’Association au
minimum 3 mois avant la manifestation ou la réalisation du projet.
Dans les deux cas, après instruction de la demande, l’Association est avisée de la décision prise par la
Collectivité. Aucune subvention ne sera versée la première année d'existence d'une association, sauf
cas particulier (projet, poursuite d’activité...).
Rappel Les dossiers complets doivent être envoyés dans les délais impartis. La Commune se garde le
droit de refuser ou de suspendre son aide (financière ou matérielle).
B. Les locaux et les avantages en nature
La mise à disposition permanente de locaux par la collectivité représente, au même titre que les
subventions, une aide aux associations.
Un état des lieux des avantages en nature par association est réalisé et actualisé chaque année.
Conditions générales d’attribution
Pour des fréquentations régulières et répétitives, liées à l’activité de l’association (sportives, sociales,
culturelles...), des locaux municipaux et des équipements sportifs sont mis gracieusement, et dans la
mesure des possibilités, à la disposition des associations dont les activités participent activement à
l'animation de la vie locale.
Chaque année, le planning d’occupation des équipements sera revu afin de mettre en adéquation les
créneaux utilisés avec l’évolution des besoins. Chaque association communiquera les plages 9
d’ouverture de ses activités (début et fin de saison, ouverture ou non lors des vacances scolaires,
petites et grandes). La Commune pourra modifier le planning d’occupation après en avoir
préalablement informé les associations concernées.
Une convention annuelle d’occupation de locaux/équipements sportifs sera établie et signée entre le
Maire et le(a) Président(e) de l’Association.
Pour les fréquentations ponctuelles, certaines salles sont mises à la disposition des associations selon
les modalités suivantes :
• La gratuité pourra être assurée une fois par an pour les associations locales (assemblées générales,
réunions de bureau, ...) pour la mise à disposition de certaines salles. Les associations devront
respecter la réglementation concernant l’organisation de leurs manifestations. Ainsi pour les locaux
dont la Commune perçoit une recette de location pour une utilisation le week-end, aucune occupation
d’une salle à titre gracieux ne pourra être autorisée un vendredi soir.
• En ce qui concerne les manifestations sportives organisés par une association locale, la gratuité de la
mise à disposition des installations sera accordée.
L’établissement d’une convention entre la Commune et l’Association ou d’un courrier de réponse
définit les conditions d’utilisation des locaux pour les manifestations et les activités ponctuelles. Dès
la mise en place du projet, l’Association s’assure auprès de La Mairie de la disponibilité des locaux pour
une pré-réservation et envoie obligatoirement un courrier de réservation, en précisant :
• Le motif de l’occupation ;
• La date et l’heure de la manifestation ou de l’activité prévue ;
• Le nombre de participants ;
• Le nom de la personne responsable de la manifestation (contact + n° de téléphone mobile) ;
• La salle ou l’équipement souhaité ;
• Le matériel et les besoins techniques nécessaires à l’organisation de la manifestation si besoin ;
• Le jour et l’heure de la prise en charge souhaitée du local et de l’équipement.
Sont exclues du bénéfice des avantages en nature, les manifestations organisées par les associations
n’ayant pas leur siège sur le territoire de la commune. Dans ce cas précis, la mise à disposition fait
l’objet d'un contrat de location entre la Commune de Ruy-Montceau et l’Association.
Chaque association s’engage à informer la Mairie, par tout moyen, de la suppression de sa
manifestation et ceci le plus tôt possible.
L’assurance
L'Association doit obligatoirement souscrire avant l’entrée dans les locaux une police d'assurance en
responsabilité civile couvrant tous les dommages qui pourraient être causés du fait de son activité ou
de son occupation, que cette occupation soit régulière ou ponctuelle. 10
Elle fait son affaire des garanties vol, incendie, dégâts des eaux et tous les dommages pouvant survenir
à ses biens ou à ceux des personnes qu'elle accueillera, la Commune n’ayant aucune responsabilité en
la matière.
La sécurité
Le(a) Président(e) de l'Association doit s'assurer du respect des règles de sécurité des personnes lors
des activités organisées dans les locaux prêtés ou loués par la Commune (sécurité incendie
notamment).
Ainsi, des responsables doivent être désignés au sein des organisateurs pour :
• Vérifier que les issues de secours seront ouvertes et totalement libres d'accès en permanence,
• Utiliser les moyens de secours (extincteurs, robinet d'incendie...), faire respecter le plan
d’évacuation,
• Guider l'arrivée des secours sur les lieux du sinistre,
• Faire respecter le nombre maximum de personnes autorisées par salle ;
• La réglementation en matière d’Etablissement Recevant du Public.
C. Le matériel
Pour l’organisation d’une activité ou d’une manifestation, la Commune de Ruy-Montceau prête du
matériel de manière ponctuelle, sous réserve de sa disponibilité, la priorité étant donnée aux besoins
des services municipaux.
Dans le cadre de l’organisation d’une manifestation, la demande de matériel peut être conjointe à la
demande de salle. Le prêt est consenti à titre gratuit pour les associations locales.
Conditions générales d’attribution
Une demande écrite de matériel doit être adressée au maire, au plus tôt 90 jours et au plus tard 30
jours avant l’activité ou la manifestation prévue. Aucune demande téléphonique ne sera traitée.
L’organisateur doit remplir un formulaire de demande de matériel fourni par la Commune. Exemple
de formulaire de demande de matériel en annexe. Celui-ci permet d’indiquer précisément le matériel
souhaité, le lieu de livraison, la date et l’heure de livraison souhaitée. La demande devra être la plus
complète possible.
Après accord de la Commune, l’Association est avisée du matériel pouvant être prêté, des conditions
de mise à disposition. En cas de non-restitution ou de dégradation du matériel mis à disposition, une
facture sera établie au nom de l’Association pour un remplacement à neuf.
Si la demande concerne une manifestation organisée par une association locale, le matériel sera livré
et récupéré sur les lieux de la manifestation (lieu public ou privé), par les services municipaux, au plus
tard la veille de la manifestation. L’Association se chargera de la mise en place. Lorsque les services 11
municipaux viendront récupérer le matériel, celui-ci sera regroupé sur un même lieu et rangé à
l’identique de la livraison. Le matériel devra être rendu en parfait état et propre. En ce qui concerne
l’installation de tribunes ou de podiums (obligatoirement installés par les services municipaux et ne
pouvant plus être déplacés après montage), le matériel sera déposé sur le lieu de la manifestation.
Chaque association s’engage à informer la Mairie, par tout moyen de communication, de l’annulation
de sa manifestation dans les plus brefs délais.
D. Communication
Le logotype de la Commune existe en deux versions : couleur et noir et blanc.
• L’association subventionnée doit utiliser le logo, lorsqu’il s’agit de manifestations organisées en
collaboration avec la Commune de Ruy-Montceau.
• La Commune met à disposition des associations ses outils de communication pour informer le public
sur les manifestations futures. Celle-ci se réserve la possibilité, en fonction de différents critères, de
réduire, reporter, voire supprimer tout ou partie d’un article après contact avec l’Association visée.
La demande doit être formulée auprès de l’élue en charge de la communication de la collectivité et
sera traitée en fonction des moyens dont dispose la Commune.
• Le site internet de la Ville dispose d’une liste des associations. Pour être mis en ligne, les associations
peuvent remplir le formulaire dans l’onglet « vie associative ».
Fait à Ruy-Montceau en deux exemplaires, le .........................
Le Maire de Ruy-Montceau, Le/La Président(e) de l’Association
Denis GIRAUD