Déliberation - 99 DE Convention de prestations integrees

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Déliberation - 99 DE Convention de prestations integrees Document publié le Vendredi 29 avril 2011 par la commune de Pulnoy. Lien du pdf (Déliberation - 99 DE Convention de prestations integrees)Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Consommateurs, Convention de Prestation intégrée 1/12

[Référence : CPI_2020513]

CONVENTION DE PRESTATIONS INTEGREES

POUR L’UTILISATION DES OUTILS DE DEMATERIALISATION

ENTRE

La Collectivité _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Dont le numéro SIRET est _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Représenté par _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

En sa qualité de _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Agissant en vertu de la délibération du _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ en date du _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _,

Et pouvant être contacté à l’adresse mail suivante : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _,

Adresse : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Code postal et ville : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Téléphone : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Arrondissement : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Trésorerie (code codique) : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Ci-après désignée par les termes « la Collectivité »,

D’une part.

ET

La Société Publique Locale SPL-XDEMAT, société anonyme au capital de 198 989 €, dont le siège social est 23, rue

Charles GROS – 10000 TROYES, disposant de l’adresse postale suivante : 2 rue Pierre Labonde – 10000 TROYES,

immatriculée au Registre du Commerce et des sociétés sous le numéro 749 888 145 R.C.S. TROYES, Représentée par

Monsieur Philippe RICARD, Directeur général de la société,

Ci-après désignée par les termes « la Société »

D’autre part.Convention de Prestation intégrée 2/12

Préambule

1 - Le Département de l’Aube gère des solutions de dématérialisation, utilisées pour diverses procédures, telles que les étapes de passation et d’exécution des marchés publics, la notification par courrier électronique, le recours au parapheur électronique ou l’archivage de documents nativement électroniques.

Au travers de ces outils, le Département aidait d’autres structures publiques du département à recourir aux

procédures de dématérialisation, en les mettant à leur disposition.

C’est dans ce contexte que le Département a souhaité mutualiser la gestion de ces outils avec deux autres

collectivités départementales, la Marne et les Ardennes.

2 - Ainsi, les trois Départements susvisés ont décidé de créer la société publique locale SPL-XDEMAT, afin de permettre aux collectivités adhérentes de faire appel à cette société sans devoir la mettre en concurrence, pour bénéficier des prestations fournies en matière de dématérialisation.

Aux termes de l’article 2 de ses statuts et conformément aux dispositions de l’article L.1531-1 du code général des

collectivités territoriales, cette société a pour objet la fourniture de prestations liées à la dématérialisation,

notamment par la gestion, la maintenance, le développement et la mise à disposition des solutions suivantes au

profit des collectivités actionnaires.

Plus généralement, la société a notamment pour objectifs le partage des savoir-faire, des compétences et des

moyens, afin de faire évoluer les solutions de dématérialisation précitées vers une plus grande efficacité, de

diminuer leur impact sur les finances publiques des collectivités actionnaires et, plus globalement, de répondre aux

besoins de ces dernières en matière de dématérialisation.

3 - Les collectivités territoriales ou groupements de collectivités actionnaires de la société exercent, dans leur ensemble, sur cette dernière, un contrôle comparable à celui qu’ils exercent sur leurs propres services, tout en lui laissant l’autonomie nécessaire pour pouvoir remplir ses missions.

Ils exercent une influence déterminante sur les objectifs stratégiques et les décisions importantes de la société, en raison notamment de la présence de leurs représentants au sein du conseil d’administration, des assemblées et comités de la société.

Par conséquent, une collectivité ou un groupement de collectivités actionnaire peut faire appel à cette société par le biais de conventions de prestations intégrées passées sans mise en concurrence préalable.

4 - La Collectivité _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ est actionnaire de la société publique locale SPL-XDEMAT.

La Collectivité souhaite bénéficier des prestations fournies par cette dernière en matière de dématérialisation, dans les conditions définies par la présente convention.

Vu le code général des collectivités territoriales, notamment ses articles L.1521-1 et suivants et L.1531-1 ; Vu le code de commerce, notamment ses articles L.210-6 et L.225-1 et suivants, Vu la circulaire du 29 avril 2011 relative au régime juridique des sociétés publiques locales (SPL), Vu la délibération du _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ en date du _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _, Vu les statuts de la Société Publique Local SPL-XDEMAT et son règlement intérieur, Vu les procès-verbaux du Conseil d’administration des 26 janvier, 16 février 2012, 19 septembre 2017 et 10 décembre 2019Convention de Prestation intégrée 3/12

IL EST ARRÉTÉ ET CONVENU CE QUI SUIT

ARTICLE 1. OBJET DE LA CONVENTION

En application de la règlementation en vigueur, et dans les conditions déterminées par la présente convention, la

Collectivité confie à la Société, qui accepte, les prestations de gestion, maintenance, développement et mise à

disposition, en vue de leur utilisation par la Collectivité, des solutions désignées à l’article 3.

A la signature de la présente convention, il est rappelé que seuls les outils XMARCHES, XACTES, XPOSTIT, XCELIA et

XSARE seront mis à disposition de la collectivité, ces cinq services constituent le pack minimal mentionné au pacte

d’actionnaires. Les autres modules seront mis à disposition selon le choix de l'actionnaire. La participation financière

fixée à l’article 3 recouvre les outils obligatoires et les outils souhaités par la collectivité.

ARTICLE 2. CONTENU DE LA MISSION CONFIEE A LA SOCIETE

Pour la réalisation de la mission visée à l’article 1er ci-dessus, la Société prendra en charge les prestations suivantes :

• Mise à disposition des outils de dématérialisation en mode hébergé (Saas),

• Assistance des actionnaires à l’utilisation des outils de dématérialisation (Hotline, formation et réalisation de

guides),

• Maintenance corrective et réglementaire des outils de dématérialisation,

• Evolutions fonctionnelles apportées aux outils de dématérialisation, sur demande des actionnaires,

• Passation des différents marchés publics nécessaires à la réalisation de la mission de la société et exécution

de ces derniers en lien avec les prestataires choisis.Convention de Prestation intégrée 4/12

ARTICLE 3. REMUNERATION

Pour la réalisation des prestations objets de la présente convention :

Service Coût Annuel HT Commentaire

 XACTES Inclus dans le pack de base

 XCELIA Inclus dans le pack de base * Veuillez renseigner l’annexe

 XMANAGER Inclus dans le pack de base

 XMARCHES Inclus dans le pack de base

 XPOSTIT Inclus dans le pack de base

 XSARE Inclus dans le pack de base

 XCONTACT * Veuillez renseigner l’annexe

 XCONVOC * Veuillez renseigner l’annexe

 XECHANGES * Veuillez renseigner l’annexe

 XELEC Spécifique pour les Communes * Veuillez renseigner l’annexe

 XENQUETES Tarif par enquête publiée – Pas de coût d’abonnement

 XFACTURES * Veuillez renseigner l’annexe

 XFLUCO * Veuillez renseigner l’annexe

 XHOST Réservé pour les Départements

 XORCAS * Réservé pour les Départements Veuillez renseigner l’annexe

 XPARAPH _GRATUIT * Veuillez renseigner l’annexe (ne permettra que de signer les flux comptables)

 XPARAPH_PAYANT * Veuillez renseigner l’annexe

 XPASSFAM Réservé pour les Départements * Veuillez renseigner l’annexe

 XRECENSEMENT Réservé pour les Communes * Veuillez renseigner l’annexe

 XSACHA Light Réservé aux collectivités ayant adhéré avec les Archives Départementales pour leur archivage

 SACHA Réservé aux collectivités de grandes tailles * Veuillez renseigner l’annexe

 XSAVE Réservé pour les Communes de moins de 500 habitants et aux communautés de communes de moins de 10 000 habitants

 XSIP * Veuillez renseigner l’annexe

 XSMS * Veuillez renseigner l’annexe

 XWORK * Veuillez renseigner l’annexe

La tarification de chaque service optionnel dépend du type de collectivité et du nombre d’habitants. La grille tarifaire est

disponible sur le site www.spl-xdemat.fr – rubrique comment adhérer

* Toute souscription d’un service optionnel l’annexe doit obligatoirement être jointeConvention de Prestation intégrée 5/12

Hormis le cas échéant, les certificats, les boitiers Bluetooth, les SMS et les enquêtes publiques ainsi que la

personnalisation de délibérations dans XCONVOC, payées à l’unité, en sus dans le cadre de commandes ponctuelles

après réalisation et par application des tarifs en vigueur décidés par le Conseil d’administration, la Collectivité

versera annuellement à la Société la somme de _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ € HT

versée en début de chaque année civile après que la société SPL-XDEMAT ait transmis une facture via CHORUS en

précisant éventuellement le code service_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ et la référence engagement _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Cette somme correspond au tarif du pack minimal de base hors services optionnels souscrits par la Collectivité, qui

lui sont applicables au regard de son type et du nombre de ses habitants.

Les différents tarifs applicables figurent à la rubrique comment adhérer du site internet www.spl-xdemat.fr

La Collectivité devra verser en sus, la TVA au taux en vigueur le jour de l’émission de la facture.

Une modification du montant annuel de cette rémunération pourra être proposée chaque année par le Conseil

d’administration, pour tenir compte, notamment, de l’évolution de l’actionnariat et/ou de l’activité de la société

et/ou du nombre d’habitants de la collectivité.

En cas de modification proposée par le Conseil d’administration, le nouveau montant de la rémunération annuelle

due à la société sera porté, par écrit, à la connaissance du cocontractant. Il appartiendra alors au cocontractant de

passer un avenant à la présente convention ou d’informer, par écrit, la société de son accord sur ces nouvelles

conditions tarifaires pour que le montant de la rémunération ci-dessus fixé soit modifié, l’échange de consentement

valant avenant à la présente convention sans qu’aucun formalisme particulier ne soit prescrit.

La Société s’engage à réaliser les prestations confiées dans le strict respect du programme et de l’enveloppe

financière ainsi définis. Dans l’hypothèse où la collectivité estimerait nécessaire d’apporter des modifications au

programme défini ci-avant et donc aux missions confiées à la Société, sous réserve de respecter les stipulations du

pacte d’actionnaires, un avenant à la présente convention devra être conclu.

ARTICLE 4. CONTROLE DE LA COLLECTIVITE

4.1. Mise en œuvre du « contrôle analogue » - description du fonctionnement de

la société pour la réalisation de son objet

La Collectivité exerce sur la Société un contrôle analogue à celui qu’elle exerce sur ses propres services, notamment

au titre de sa participation au conseil d’administration, assemblée d’actionnaires et comités de la Société.

En particulier, la présente convention, comme toute convention de prestations intégrées conclue par la Société avec

l’un de ses actionnaires, est soumise avant sa signature à l’autorisation préalable du conseil d’administration de la

Société, composé de représentants des collectivités territoriales et groupements de collectivités actionnaires.

En outre, un Comité de contrôle analogue est institué pour assister les collectivités territoriales ou leurs

groupements actionnaires de la Société dans la mise en œuvre, notamment, du contrôle :

- des orientations stratégiques de la société ;

- des modalités de fonctionnement de la société ;

- du déroulement des conventions conclues avec la Société.

Il est également institué un Comité technique chargé de renforcer le contrôle analogue des collectivités ou

groupements de collectivités actionnaires sur la société, en transmettant à cette dernière toute proposition deConvention de Prestation intégrée 6/12

nature à faciliter l’évolution de son activité et à préciser les modalités techniques d’exercice des missions qui lui sont

confiées.

Le fonctionnement et les missions de ces Comités sont précisés dans un règlement intérieur adopté par le conseil

d’administration de la Société.

4.2. Contrôle financier et comptable

La collectivité et ses agents pourront, à tout moment, demander à la Société la communication de toutes pièces et

contrats relatifs aux missions qui lui sont confiées au titre de la présente convention.

4.3. Contrôles administratifs et technique

La Collectivité se réserve le droit d’effectuer, à tout moment, les contrôles techniques et administratifs qu’elle

estimera nécessaires. La Société devra donc assurer le libre accès à tous les documents concernant les missions qui

lui sont confiées.

ARTICLE 5. ENGAGEMENTS DE LA COLLECTIVITE

La Collectivité s’engage pour sa part à verser la participation financière conformément à l’article 3 de la présente

convention.

Elle s’engage à n’utiliser les solutions visées à la présente convention que pour l’usage auquel elles sont destinées.

La Collectivité assume toute responsabilité pour le contenu des documents mis en ligne sur ces solutions et/ou

transmis par ces solutions ainsi que pour l’utilisation par ses soins desdites solutions.

ARTICLE 6. DATE D’EFFET ET DUREE DE LA CONVENTION

La convention est rendue exécutoire dans les conditions prévues par la règlementation en vigueur. Elle prendra effet

à compter de sa signature par les deux parties.

La présente convention est conclue pour la période comprise entre la date de sa signature et le 31 décembre de

l’année N+4. Au terme de cette durée limitée à 5 ans maximum, une nouvelle convention pourra être passée.

La convention expirera également à la date de dissolution éventuelle de la société, si celle-ci intervient avant le

terme défini ci-dessus.

ARTICLE 7. PROPRIETE DES DOCUMENTS

Les documents transitant par les outils de dématérialisation demeurent la propriété de leur auteur, à savoir la

Collectivité actionnaire, qui reste donc seule responsable du contenu de ces documents dématérialisés et de leur

conformité à la règlementation en vigueur. La Société ne saurait, en aucun cas et à aucun titre, être tenue

responsable du contenu des documents transitant par ces outils et de l’utilisation faite par la Collectivité actionnaire

des services de dématérialisation mis à sa disposition pour le cas échéant, les réaliser.Convention de Prestation intégrée 7/12

ARTICLE 8. MODALITES DE PASSATION DES CONTRATS ET

MARCHES PUBLICS PAR LA SOCIETE

Pour la réalisation des missions qui lui sont confiées, la Société passera les contrats nécessaires dans le respect de la

réglementation en vigueur qui lui est applicable, à savoir le code de la commande publique ou toute nouvelle

réglementation qui entrerait en vigueur après la signature de la présente convention.

ARTICLE 9. MISE A DISPOSITION DES OUTILS DE

DEMATERIALISATION

Après la signature de la présente convention, un mail sera adressé à la Collectivité lui donnant un accès immédiat

aux différents outils de dématérialisation mis à sa disposition.

La Collectivité pourra utiliser les différents services fournis par la Société sans limitation, à l’exception d’éventuels

dysfonctionnements, étant précisé que la Société s’engage :

- à mettre en œuvre tous les moyens à sa disposition pour éviter de tels dysfonctionnements ou limiter au maximum leur durée et les contraintes en résultant,

- en cas de dysfonctionnements dont la responsabilité de la Société est avérée, un éventuel dédommagement financier ou autre pourra être étudié par la société au regard des incidences de ces dysfonctionnements pour la Collectivité.

La responsabilité de la société ne saurait être recherchée et engagée s’agissant de tout autre dysfonctionnement.

Vis-à-vis des tiers, la Société se réserve la possibilité d’appeler en garantie la Collectivité actionnaire à raison de tout

litige ayant son origine dans l’usage par cette dernière des services de dématérialisation mis à sa disposition dans le

cadre de la présente convention.

ARTICLE 10. RESILIATION

10.1 Résiliation simple

Moyennant le respect d’un préavis de trois (3) mois, chaque partie pourra notifier à son cocontractant, par lettre

recommandée avec accusé de réception, sa décision de résilier la présente convention.

La convention peut également être résiliée d’un commun accord entre les parties.

10.2 Résiliation pour faute

En cas de manquement grave de l’une ou l’autre partie dans l’exécution de la présente convention, chacune d’elles

peut prononcer la résiliation pour faute de la présente convention aux torts et griefs de l’autre, après mise en

demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée infructueuse pendant un délai de trois mois.

En particulier, la convention pourra être résiliée pour faute à l’initiative de la SPL en cas de non-paiement de la

rémunération qui lui est due, telle que prévue à l’article 3, à la suite d’une mise en demeure de payer restée sans

effet.Convention de Prestation intégrée 8/12

10.3 Conséquences de la résiliation

En cas de résiliation de la convention, et ce quel qu’en soit le motif, la collectivité contractante devra céder la ou les

actions qu’elle détient au capital de la société afin de sortir de son actionnariat, conformément au pacte

d’actionnaires signé parallèlement à la présente convention.

ARTICLE 11. LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES

La présente convention a pour objet de définir les conditions dans lesquelles la société SPL-XDEMAT effectue pour le

compte de la Collectivité, les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après. Elle est

donc un sous-traitant au sens de l’article 4 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Dans le cadre de la présente convention, les parties s'engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable

au traitement de données à caractère personnel et, notamment le RGPD et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à

l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

11.1 Description du traitement de données à caractère personnel

La société SPL- XDEMAT est autorisée à traiter pour le compte de la Collectivité et pour la durée de la présente

convention, les données à caractère personnel nécessaires pour assurer les prestations objet de la présente

convention. Le registre des applications est accessible sur le portail après authentification. Il décrit la nature des

opérations réalisées sur les données, la ou les finalité(s) du traitement, les catégories de données à caractère

personnel traitées et les catégories de personnes concernées.

11.2 Obligation de la société SPL-XDEMAT vis-à-vis de la Collectivité (article 28.3 du RGPD)

La société SPL-XDEMAT s'engage, notamment, à :

Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l'objet de la présente convention ;

Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente convention ;

Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu de la présente

convention s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de

confidentialité reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;

Prendre en compte, s'agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des

données dès la conception et de protection des données par défaut.

11.3 Sous-traitance des activités de traitement (articles 28.2 et 28.4 du RGPD)

Dans l’hypothèse où la société SPL-XDEMAT fait appel à un sous-traitant pour mener des activités de traitement

spécifiques, elle informe préalablement et par écrit la Collectivité de tout changement envisagé concernant l'ajout

ou le remplacement d'autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement

sous-traitées, l'identité et les coordonnées du sous-traitant.

11.4 Droit d'information et exercice des personnes concernées par le traitement (articles 13 à 15 du RGPD)

Il est convenu entre les parties qu’il appartient à la Collectivité de fournir l’information aux personnes concernées

par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.Convention de Prestation intégrée 9/12

Le cas échéant, la société SPL-XDEMAT aide la Collectivité à s’acquitter de son obligation de donner suite aux

demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et

d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une

décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

11.5 Notification des violations de données à caractère personnel (article 33 du RGPD)

La société SPL-XDEMAT notifie à la Collectivité toute violation de données à caractère personnel, immédiatement

après en avoir pris connaissance, et par le moyen suivant : par courrier électronique, à l’adresse mail du

représentant de la collectivité fixée page 1 de la présente convention..

Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre à la Collectivité, si nécessaire, de

notifier cette violation à l'autorité de contrôle compétente (en l'occurrence, à la Commission nationale de

l'informatique et des libertés, CNIL) si possible 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance.

La notification contient au moins :

- la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et

le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif

d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

- le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel

des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;

- la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;

- la description des mesures prises pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas

échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Si, et dans la mesure où il n'est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les informations

peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.

La Collectivité, en lien avec la société SPL-XDEMAT communique la violation de données à caractère personnel à la

personne concernée dans les meilleurs délais, lorsque cette violation est susceptible d'engendrer un risque élevé

pour les droits et libertés d'une personne physique.

La communication à la personne concernée décrit, en des termes clairs et simples, la nature de la violation de

données à caractère personnel et contient au moins :

- la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et

le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif

d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

- le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel

des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;

- la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;

- la description des mesures prises ou que la collectivité propose de prendre pour remédier à la violation de données

à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences

négatives.

11.6 Aide de la société SPL-XDEMAT dans le cadre du respect par la Collectivité de ses obligations

La société SPL-XDEMAT aide la collectivitéConvention de Prestation intégrée 10/12

- à la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données

- à la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

11.7 Mesures de sécurité

La société SPL-XDEMAT met en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

• les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des

systèmes et des services de traitement;

• les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des

délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;

• une procédure visant à tester, à 'analyser et à 'évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et

organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement

11.8 Sort des données (article 28.3.g du RGPD)

Au terme de l’exécution de la présente convention, il est convenu entre les parties que la société SPL-XDEMAT

devra, au choix de la Collectivité :

- soit Détruire toutes les données à caractère personnel ;

- soit Envoyer toutes les données à caractère personnel à l’acheteur ou au tiers désigné par l’acheteur.

Le renvoi doit s'accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d'information du

sous-traitant. Une fois détruites, la société SPL-XDEMAT doit justifier par écrit de la destruction.

11.9 Délégué à la protection des données (articles 37 à 39 du RGPD)

Pour les besoins de l’exécution de la présente convention, les parties se communiquent mutuellement le nom et les

coordonnées de leur délégué à la protection des données, s'il en a désigné un conformément à l'article 37 du

règlement européen sur la protection des données, ou, à défaut, l'identité et les coordonnées d'un point de contact

dédié à ces questions.

11.10 Registre des activités de traitement (article 30 du RGPD)

La société SPL-XDEMAT et la Collectivité tiennent respectivement un registre écrit pour les traitements qui les

concernent.

SPL-XDEMAT déclare pour sa part tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement

effectuées notamment pour le compte de la Collectivité, comprenant :

- Le nom et les coordonnées de la Collectivité pour lequel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas

échéant, du délégué à la protection des données ;

- Les catégories de traitements effectués pour le compte de la Collectivité ;

- Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation

internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le

cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la

protection des données, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;

- Dans la mesure possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et

organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :

• La pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;

• Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience

constantes des systèmes et des services de traitement ;Convention de Prestation intégrée 11/12

• Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à

celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;

• Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures

techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

11.11 Documentation (article 28.3.h du RGPD)

La société SPL-XDEMAT met à la disposition de la Collectivité la documentation nécessaire pour démontrer le respect

de toutes ses obligations et pour permettre, le cas échéant, la réalisation d'audits, y compris des inspections, par la

Collectivité ou un auditeur mandaté par lui, et contribuer à ces audits.

11.12 Obligation de la Collectivité, responsable du traitement

La Collectivité s’engage à :

• Fournir à la société SPL- XDEMAT les données visées au paragraphe « Description du traitement des données » ;

• Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par SPL-XDEMAT ;

• Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le

règlement européen sur la protection des données de la part de la société SPL- XDEMAT;

• Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de SPL- XDEMAT.Convention de Prestation intégrée 12/12

ARTICLE 12. DIVERS

Les sommes à régler par la Collectivité à la Société en application du présent contrat seront versées sur un compte

bancaire ouvert dont le RIB sera communiqué par la Société lors de la première demande de versement.

ARTICLE 13. REGLEMENT DES LITIGES

En cas de litige et avant de saisir le tribunal compétent, les parties peuvent soumettre leur différend à une tierce

personne choisie d’un commun accord. Celle-ci s’efforcera de concilier les points de vue.

Les litiges susceptibles de naître à l’occasion de la présente convention seront portés devant le Tribunal compétent

du ressort du siège social de la Société.

Pour la Société SPL-XDEMAT

Le

Monsieur le Directeur général

Philippe RICARD

Pour la Collectivité

Le

Cette convention sera complétée par des annexes en fonction des services optionnels souscrits.Document à joindre à l’avenant ou la convention

ANNEXE

XCELIA – La conservation de vos données

[Référence : CPI_2019]

Informations

En votre qualité d’actionnaire de la société, vous bénéficiez de l’application XCELIA qui permet de conserver

l’ensemble des échanges dématérialisés réalisés via l’utilisation des applications :

Application Fonction Paramètre de conservation

XMARCHES Dossier de Consultation Réponses électroniques des entreprises 365 jours

XFLUCO Bordereaux comptables Acquittement de HELIOS Année civile en cours

XACTES Actes administratifs Retour du contrôle de légalité Année civile en cours

Pour vous permettre de continuer de conserver ces flux conformément à la Durée d’Utilité Administrative, et donc

au-delà de la conservation possible sur les serveurs de SPL-XDEMAT vous devez nous indiquer votre décision en nous

transmettant le présent document signé en précisant votre choix :

Je souhaite que les différents flux de ma collectivité soient archivés via XSACHA mis à disposition par  Archives Départementales

 Autre collectivité :

une convention précisant les modalités, accessible sous XMANAGER, devra être signée

 Je souhaite récupérer mes flux via un serveur SFTP :

J’indique alors les informations suivantes :

• Adresse IP du serveur :

• Port :

• Identifiant :

• Mot de passe :

 Je souhaite récupérer mes flux de l’année sur DVD

Je reconnais être informé que cette prestation me sera facturée 100,00 € HT

 Je vous donne mon accord pour ne rien conserver et donc de tout supprimer

Pour les collectivités du Département de la Meuse, le choix 1 est impossible. Néanmoins le Département de la

Meuse met à disposition gratuitement un espace de stockage SFTP pour l’ensemble des collectivités meusiennes.

Les renseignements techniques (Adresse IP, Port, Identifiant et mot de passe) ne sont pas à renseigner.Document à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XCONTACT – Le guichet citoyen dématérialisé [Référence : CPI_2019]

Habilitations des agents de la collectivité pour paramétrer

Liste des personnes à habiliter pour le paramétrage / configuration de XCONTACT :

Par défaut, toutes ces habilitations sont disponibles pour le représentant de la collectivité

AGENT (nom-prénom) AGENT (Code SPL)

Par la suite, vous avez la possibilité d’ajouter des autorisations en allant dans l’application XCONTACT et en indiquant pour un

agent donné les privilèges que vous souhaitez lui accorder.

Habilitations des agents de la collectivité pour l’utilisation

Liste des personnes à habiliter pour l’utilisation de XCONTACT

AGENT (nom-prénom) AGENT (Code SPL)

Engagement relatif aux dispositions informatique et libertés

La collectivité s’engage à se conformer aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et

aux libertés. Dans ce cadre, elle s’engage à respecter les formalités de déclaration CNIL depuis www.cnil.fr/fr/declarer-un-fichier avant toute

mise en œuvre de XCONTACT et notamment réaliser :

- un engagement de conformité au RU 030 autorisant la mise en œuvre par les collectivités territoriales de traitements automatisés de

données à caractère personnel ayant pour objet la mise à disposition des usagers d’un ou plusieurs télé-services de l’administration

électronique

- une déclaration normale avec comme finalité le suivi du traitement des demandes des usagers

Par ailleurs, la collectivité doit s’assurer avoir accompli les formalités adéquates s’agissant des traitements de données à caractère

En souscrivant à ce service, la société SPL-XDEMAT est autorisée à intégrer automatiquement l’ensemble des démarches en ligne accessibles

depuis www.service-public.fr et utilisées par les administrés pour saisir ma collectivité (par exemple : acte d’état civil, changement de

coordonnées, recensement citoyen obligatoire, inscription sur les listes électorales, …Document à joindre à l’avenant ou la convention

[

ANNEXE

XCONVOC – La convention dématérialisée

[Référence : CPI_2019]

Utilisation du SMS

En souscrivant à ce service, la commune est informée qu’il existe un le service optionnel d’alerte par SMS. La

tarification des SMS est indiquée dans le catalogue des tarifs de SPL-XDEMAT.

La facturation de ces SMS consommés est annuelle et est réalisée lors de la prochaine cotisation annuelle au titre de

la participation annuelle.

Utilisation de XPARAPH

 Je souhaite signer électroniquement via XPARAPH les convocations.

En cochant cette option, je reconnais demander la souscription au service payant XPARAPH , dans ce cas je dois joindre l’avenant XPARAPH

option payante

Liste des personnes autorisées pour le scénario XCONVOC

Déposant Viseur (1) Signataire (2)

(1) Les viseurs sont des personnes qui peuvent contrôler le fichier avant de le donner à signer au représentant de la collectivité. Les viseurs sont

facultatifs.

(2) Le signataire doit disposer d’un certificat électronique RGS ** ou EIDAS

Options possibles

 Je souhaite bénéficier d’un modèle spécifique pour générer les convocations

 Je souhaite bénéficier d’un modèle spécifique pour générer les délibérations

Dans ce cas, merci de transmettre les modèles de documents souhaités au format WORD

à l’adresse suivante support@spl-xdemat.fr

Ces options sont facturées ponctuellement selon le catalogue de tarif disponible sur le site SPL-XDEMATDocument à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XELEC – La gestion des listes électorales

[Référence : CPI_2019]

Informations

En souscrivant à ce service, la commune est informée que la société SPL-XDEMAT centralise les échanges avec

l’INSEE et l’inscription sur liste électorale depuis le site internet mon.service-public.fr.

Toutes les inscriptions réalisées par les internautes depuis le site internet mon.service-public.fr sont

automatiquement intégrées dans la liste XELEC avec un statut particulier (En attente de validation)

En souscrivant à ce service, la commune est informée qu’elle a la possibilité de demander à faire apparaitre la

signature de l’élu sur les cartes d’électeurs imprimées. Dans ce cas, la signature numérisée fournie lors de la

demande d’un certificat électronique est exploitée. Sinon, la commune doit fournir l’image numérisée depuis XELEC

En souscrivant à ce service, la commune est informée qu’elle a la possibilité de demander à faire apparaitre le

tampon Marianne sur les cartes d’électeurs imprimées. Dans ce cas, la commune doit fournir l’image numérisée

depuis XELEC.Document à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XENQUETES – Les enquêtes publiques dématérialisées

[Référence : CPI_2019]

Informations

L’application XENQUETES est disponible auprès de tous les actionnaires de SPL-XDEMAT. Aucun abonnement annuel

n’est nécessaire.

Lorsque la collectivité souhaite bénéficier de l’application pour publier une enquête publique, elle doit signer un

avenant à la convention de prestation intégrée. Il n’y a aucun coût annuel récurrent pour cette application.

La collectivité reconnait être informée de la présence d’un tarif unitaire appliqué pour chaque enquête publiée.

Lors de la facturation en début d’année, une facture est établie qui intègre le montant total des enquêtes de l’année

précédente. En se basant sur le tarif unitaire de l’enquête fixé dans le catalogue des tarifs SPL-XDEMAT fixé pour

l’année A-1.Document à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XFACTURES - Traitement des factures dématérialisées

[Référence : CPI_2019]

SIRET gérés par la collectivité

Indiquez ici le budget principal et les budgets annexes. ATTENTION ! Si les SIRET sont absents ou incorrects, ils ne seront pas pris en compte.

SIRET DESIGNATION

Par la suite, vous avez la possibilité d’ajouter un nouveau SIRET depuis l’application XFACTURES / Gestion des services

Désignation du référent XFACTURES pour la collectivité :

La personne désignée disposera alors des droits complets lui permettant de définir :

 Les noms des différents services de la collectivité qui seront vus par l’entreprise lorsque celle-ci souhaitera transmettre

une facture à la collectivité

 Les affectations de chaque agent ayant accès à l’application XFACTURES dans un ou plusieurs services citée ci-dessus

(droits préalablement consentis par le représentant de la collectivité au travers de XMANAGER)

 Les autorisations de « prise en charge de la facture », de « consultation des factures », de « prise en charge de

marché/bon de commande », de « création de marché/bon de commande »

Référent désigné : Nom / prénom _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Habilitations des agents de la collectivité pour l’utilisation

Liste des personnes à habiliter pour l’utilisation de XFACTURES

AGENT (nom-prénom) AGENT (Code SPL)Document à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

Utilisation de XPARAPH pour viser les factures

Cette fonctionnalité est optionnelle

Si vous souhaitez mettre en place une validation de la facture dans XPARAPH pour « service fait », indiquez ici les utilisateurs

pouvant réaliser cette action :

Liste des personnes à habiliter pour viser les factures depuis XPARAPH

AGENT (nom-prénom) AGENT (Code SPL)

Par la suite, vous avez la possibilité d’ajouter d’autres agents sur les différents scenarios en allant directement dans l’application

XPARAPHDocument à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XFLUCO – La transmission des flux comptable

[Référence : CPI_2019]

Caractéristiques comptables :

N° codique de la trésorerie : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (6 chiffres)

Codes collectivités/Code budget _ _ _ /_ _ _ _ _ /_ _ _ _ _ /_ _

_ _ _ /_ _ _ _ _ /_ _ _ _ _ /_ _

L’activation des codes budgets désactivera le module de transmission du portail DGFIP. Nous réaliserons l’activation lors de la

réception de votre dossier. Vous pouvez nous indiquer une autre date à votre convenance : _ _ _ _ _ _ _ _ _ (facultatif)

Vous avez la possibilité d’ajouter vous-même d’autres codes collectivités/codes comptables directement depuis le menu

paramètres de l’application XFLUCO.

Signature électronique du flux comptable :

 Je souhaite signer électroniquement mes flux comptables (en accord avec ma trésorerie de rattachement), et dans ce cas je

joins l’annexe XPARAPH GRATUIT.Document à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XHOST – Handicap et Organisation du service des transports

[Référence : CPI_2019]

Habilitations des agents de la collectivité pour l’utilisation

Liste des personnes à habiliter pour l’utilisation de XHOST

AGENT (nom-prénom) AGENT (Code SPL)

Par la suite, vous avez la possibilité de demander l’ajout d’autres agents sur cette application en utilisant XMANAGERDocument à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XORCAS – La recherche des créances par les Notaires

[Référence : CPI_2019]

Informations

L’application XORCAS est disponible auprès des départements qui le souhaitent après avoir transmis à SPL-XDEMAT

une convention qui lie le Département avec une chambre des notaires

Conventions avec Chambre des notaires

Chambre des notaires avec qui le département a conventionné :

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Joindre un exemplaire de la convention a cette annexe.

Habilitations des agents de la collectivité pour l’utilisation

Liste des personnes à habiliter pour l’utilisation de XORCAS

AGENT (nom-prénom) AGENT (Code SPL)

Par la suite, vous avez la possibilité de demander l’ajout d’autres agents sur cette application en utilisant XMANAGERDocument à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XPARAPH – Le parapheur électronique GRATUIT

[Référence : CPI_2019]

Signature électronique du flux comptable :

 Je souhaite signer électroniquement mes flux comptables (en accord avec ma trésorerie de rattachement), et dans ce cas je

précise les acteurs concernés (ils devront être enregistrés comme agents via XMANAGER)

Scénario souhaité pour la signature du BORDEREAU DE RECETTE

Viseur (1) Viseur (1) Signataire Signataire (2)

En cas d’absence

Scénario souhaité pour la signature du BORDEREAU DE DEPENSE

Viseur (1) Viseur (1) Signataire Signataire (2)

En cas d’absence

(1) Les viseurs sont des personnes qui peuvent contrôler le fichier avant de le donner à signer au représentant de la collectivité. Les viseurs sont

facultatifs. Les étapes de visa sont successives. Si deux viseurs sont indiqués, ils devront valider tour à tour les flux avant que le signataire (ou

signataire en cas d’absence) puisse signer. Le signataire a cependant la possibilité de forcer à tout moment et donc de ne pas attendre les visas

pour signer.

(2) Le signataire en cas d’absence est facultatif. Si vous l’indiquez celui-ci doit disposer d’une délégation du représentant de la collectivité pour

signer les bordereaux. Le signataire en cas d’absence doit également disposer d’un certificat électronique RGS ** ou EIDAS

Ces scénarios sont modifiables par la suite par la collectivité. Une fois connecté dans l’application XPARAPH, le menu

Administration est disponible pour le représentant de la collectivité (qui peut attribuer cette fonctionnalité à d’autres agents). Il

suffit alors de choisir Gérer les scénarios et de procéder aux éventuelles modifications souhaitées

ATTENTION : En utilisant cette annexe XPARAPH GRATUIT, vous ne pourrez QUE SIGNER les bordereaux comptables. Les autres

documents tels que les délibérations, les factures, les courriers ou autres ne pourront pas être signés : Si vous souhaitez aussi

signer ces types de documents, Merci de joindre également l’annexe XPARAPH Option payanteDocument à joindre à l’avenant ou la convention

ANNEXE

XPARAPH – Le parapheur électronique

OPTION PAYANT [Référence : CPI_2019]

Habilitations des agents de la collectivité pour paramétrer

Liste des personnes à habiliter pour le paramétrage / configuration de XPARAPH :

Par défaut, toutes ces habilitations sont disponibles pour le représentant de la collectivité

AGENT (nom-prénom) AGENT (Code SPL) Gérer les services de la

collectivité (1)

Gérer les

délégations en

cas d’absence (2)

Gérer les scénarios

et autorisations (3)

(1) (2) (3) Si vous souhaitez déléguer la gestion, cochez la case en face de l’agent concerné

Par la suite, vous avez la possibilité d’ajouter des autorisations en allant dans le parapheur XPARAPH et en indiquant pour un

agent donné les privilèges que vous souhaitez lui accorder.

Paramétrage des scénarios et des habilitations agents

Le paramétrage des scénarii pourra être réalisé par les agents (3) pour les applications suivantes :

 XACTES

 XCONVOC

 XFLUCO

 MARCHES PUBLICS

 COURRIER LIBRE

 Et tout autre scénario que vous souhaiterez imaginerDocument à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XPASSFAM – Le portail d’échanges dématérialisés avec les AssFAm

[Référence : CPI_2019]

Habilitations des agents de la collectivité pour l’utilisation

Liste des personnes à habiliter pour l’utilisation de XPASSFAM

AGENT (nom-prénom) AGENT (Code SPL)

Par la suite, vous avez la possibilité de demander l’ajout d’autres agents sur cette application en utilisant XMANAGERDocument à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XRECENSEMENT – Le recensement citoyen

[Référence : CPI_2019]

Informations

En souscrivant à ce service, la commune est informée que la société SPL-XDEMAT centralise les échanges avec

l’INSEE et l’inscription depuis le site internet mon.service-public.fr.

Toutes les inscriptions réalisées par les internautes depuis le site internet mon.service-public.fr sont

automatiquement intégrées dans la liste gérée par XRECENSEMENT avec un statut particulier (En attente de

validation)

Prestation annexe

Si vous disposez d’une application tierce gérant la population de votre commune, vous pouvez bénéficier d’une

interface réalisée par SPL-XDEMAT.

Cette interface permet d’importer le fichier des jeunes de la commune vous évitant ainsi lors de l’inscription de

ressaisir les informations.

Cette prestation ponctuelle est soumise à une tarification unique pour l’année de demande dont le tarif est précisé

dans le catalogue des tarifs SPL-XDEMAT.

Je souhaite bénéficier de cette prestation  OUI  NONDocument à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XSIP – Le système de paiement par Internet

[Référence : CPI_2019]

Cas d’usage

1 N° de convention TIPI : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Type de facturation □ Titre □ Rôle □ Régie

Si le type de facturation est « Rôle » indiquer le code recette : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Libellé du service

□ Assainissement des eaux □ Laboratoire

□ Cantine □ Loyer

□ Crèche □ Autre : …………………………………………………..

□ Garderie

2 N° de convention TIPI : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Type de facturation □ Titre □ Rôle □ Régie

Si le type de facturation est « Rôle » indiquer le code recette : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Libellé du service

□ Assainissement des eaux □ Laboratoire

□ Cantine □ Loyer

□ Crèche □ Autre : …………………………………………………..

□ Garderie

3 N° de convention TIPI : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Type de facturation □ Titre □ Rôle □ Régie

Si le type de facturation est « Rôle » indiquer le code recette : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Libellé du service

□ Assainissement des eaux □ Laboratoire

□ Cantine □ Loyer

□ Crèche □ Autre : …………………………………………………..

□ Garderie

Habilitations des agents de la collectivité pour l’utilisation

Liste des personnes à habiliter pour l’utilisation de XSIP

AGENT (nom-prénom) AGENT (Code SPL)Document à joindre à l’avenant ou la convention

[[[signature1]]]

ANNEXE

XSMS – L’envoi de SMS autrement

[Référence : CPI_2019]

Informations

Je reconnais être informé que chaque envoi de SMS est tracé et conservé pendant 2 années maximum. Chaque

début d’année, au moment de la facturation, tous les SMS envoyés durant l’année A-2 sont tous supprimés.

Lors de la facturation en début d’année, une facture est établie qui reprend :

- Le montant de la participation annuelle à venir au titre de l’adhésion de base

- Le montant de chacune des applications souscrites sous forme d’avenant pour l’année à venir

- Le montant total des SMS de l’année précédente. En se basant sur le tarif unitaire du SMS fixé dans le

catalogue des tarifs SPL-XDEMAT fixé pour l’année A-1.Page 1/1

AVENANT pour l’utilisation du service

XWORK – Echanges dématérialisés entre collectivités

Proposition

En votre qualité d’actionnaire de la société, je vous propose de bénéficier de l’application Xwork « Echanges dématérialisés entre collectivités ».

Le tarif annuel pour pouvoir bénéficier de ce service est de :

Ce service peut être utilisé pour :

- La réalisation de devis à destination d’une autre collectivité

- La transformation de devis en facture

- La réalisation de factures à destination d’une autre collectivité

Je vous remercie de bien vouloir me retourner le présent document signé. Je vous rappelle que ce service est proposé aux collectivités actionnaires à titre facultatif, suivant leurs besoins propres.

Le ……………………….

Le Directeur général de la société SPL-Xdemat

Philippe RICARD

Réponse

Je reconnais que le présent document signé par la société et par moi-même vaut avenant à la convention de prestations intégrées, conformément à son article 3, sans aucun autre formalisme, les autres clauses de ladite convention restant inchangées et donc parfaitement applicables.

 Je souhaite acquérir l’application Xwork « Echanges dématérialisés entre collectivités » .