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Déliberation - AR 08 Conv. Sce commun pole numerique
Document publié le Mercredi 27 avril 2016 par la commune de Saint-Étienne-du-Grès.
Lien du pdf (Déliberation - AR 08 Conv. Sce commun pole numerique)
Thèmes du document : Institutions publiques, Numérique, Industrie,
e CS SAINTÉTIENNE DU GRÈS Communauté de Communes
VALLÉE, BAUX-ALPILLES &S Porte des Alpiles
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Communauté de Communes Vallée des Baux-Alpilles, domiciliée à Saint-Rémy de Provence (13210), 23 Avenue des Joncades basses, ZA la Massane, représentée par son Président, Monsieur Hervé CHERUBINI, dûment habilité par délibération
Ci-après dénommée « la Communauté de communes » / « l'intercommunalité » D'UNE PART,
ET
La commune de Saint-Etienne-du-Grès, dont l'hôtel de ville se situe à Saint-Etienne-du- Grès (13103), 1 place de la Mairie, représentée par son Maire, Monsieur Jean MANGION, dûment habilité par délIDéPAtIQN scene nes one Ci-après dénommée « la Commune »
D'AUTRE PART,
Vu le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à
la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et notamment ses articles 37 à 39;
Vu le code général des collectivités territoriales, et notamment l'article L.5211-4-2 ;
Vu les statuts de la Communauté de communes Vallée des Baux-Alpilles ;
Vu la délibération n°80/2023 en date du 6 juillet 2023 créant un service commun « Pole numérique » - RGPD-DPO mutualisé, systèmes informatiques et système d'information géographique ;
Vu l'avis favorable en date du 21 septembre 2023 du Comité Social Territorial (CST) de la
Communauté de communes Vallée des Baux-Alpilles ;
Vu la délibération n°112/2023 en date du 28 septembre 2023 portant approbation de la convention cadre de mise en œuvre du service commun « pôle numérique », ainsi que son annexe la fiche d'impact de création dudit service commun ;
Vu la délibération du conseil municipal de Saint-Etienne-du-Grès
Convention service commun « pôle numérique » - CCVBA / Commune de Saint-Etienne-du-Grès 1/7
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 13/12/2024
Date de réception préfecture : 13/12/2024 PREAMBULE
Le conseil communautaire a créé, par délibération du 6 juillet 2023, le service commun pôle numérique.
Le service commun présente un intérêt particulier dans le cadre de la bonne organisation des services de chacune des structures. Soucieuses de garantir le bon usage des deniers publics, la Communauté de communes et la Commune souhaitent rationnaliser leur fonctionnement tout en améliorant le service public.
Article ? : Objet de la convention
La présente convention a pour objet de définir les modalités d'intervention du service commun pôle numérique mis en place par la Communauté de communes au profit de l'intercommunalité et des dix Communes.
Il s'agit de définir les modalités de travail entre la Commune et la Communauté de communes qui, tout à la fois, respectent les responsabilités de chacune des parties, assurent la protection des intérêts communaux et communautaires et garantissent le respect des droits des usagers du service public.
Article 2 : Champ d'application
Le pôle numérique assure trois blocs de fonctions: RGPD - DPO mutualisé; Systèmes informatiques ; Système d'Information Géographique (SIG).
Parmi celles-ci, la Commune a déterminé le ou les blocs de fonctions qu'elle souhaite voir exercer par le service commun au titre de la présente convention :
- _RGPD - DPO mutualisé
Le RGPD rend obligatoire là désignation d'un délégué à la protection des données (ou « DPO » pour data protection officer en anglais) dans certains cas, notamment lorsqu'un traitement de données personnelles est effectué par une autorité publique ou un organisme public. Cette obligation concerne toutes les collectivités territoriales, quelle que soit leur taille. Missions : recensement des données personnelles, rédaction et mise à jour du registre de traitement et analyse d'impact.
- SIG
Le SIG, ou système d'information géographique, crée, gère, analyse et cartographie tous les types de données.
Article 3 : Situation des agents du service commun
Le service commun est géré par la Communauté de communes.
Les agents demeurent statutairement employés par la Communauté de communes, dans les conditions de statut et d'emploi qui sont les leurs. À ce titre, ils continuent de percevoir leur
rémunération versée par l'autorité de nomination. La Communauté de communes gère la situation administrative des agents (carrière, mobilité, congé, etc.) et exerce le pouvoir disciplinaire.
Les agents concernés seront informés par la Communauté de communes de la mutualisation de service dont ils relèvent.
Convention service commun « pôle numérique » — CCVBA / Commune de Saint-Etienne-du-Grès 217
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Date de réception préfecture : 13/12/2024 Les agents sont placés, pour l'exercice de leurs fonctions, sous l'autorité fonctionnelle du
Président de là Communauté de communes ou du Maire de la Commune, selon les missions
qu'ils réalisent. Le Maire de la Commune adresse directement au responsable du Pôle numérique toutes instructions nécessaires à l'exécution des tâches confiées.
La mise à disposition sera effectuée en tenant compte des moyens du service commun. La
DGS de la Communauté de communes restera décisionnaire du planning établi, sur proposition du responsable du Pole numérique, ainsi que des moyens mis en œuvre pour exécuter ses missions. Les interventions s'effectueront prioritairement selon le degré d'urgence et en fonction des risques encourus par les Communes.
Les dommages susceptibles d'être causés dans le cadre de l'exécution des missions confiées au service commun par une des structures parties à la convention relèvent de sa responsabilité exclusive.
La Communauté de communes adressera annuellement à la commune bénéficiaire, membre
du service commun, un état des recours à ses services par cette dernière, afin de procéder au mandatement des sommes dues le cas échéant.
Article 4: Fonctionnement du service
1. Respect des règles de l'art :
Le pôle numérique est garant du respect des règles de l'art en vigueur pour la mise en place des systèmes d'information. Il préconise systématiquement à chaque structure des solutions visant à améliorer l'existant en ciblant les plus rationnelles ou celles qui offrent le plus de perspectives de mutualisation et d'économie d'échelle.
2. Respect des prérogatives de chaque structure :
Chaque structure conserve la prérogative du choix de ses matériels et logiciels, en s'appuyant sur l'expertise du pole numérique. Toutefois, lorsqu'il est possible de rationalisef les choix à l'échelle de plusieurs cosignataires de la présente convention ou de mutualiser les outils en mode Cloud ou SASS, les collectivités signataires s'engagent à étudier en priorité cette possibilité.
3. Respect de la réglementation :
Le pôle numérique reste garant d'une utilisation des données conformes aux textes de lois en vigueur, qu'il s'agisse de textes relatifs au traitement des données nominatives (CNIL), de textes relatifs au code de la propriété intellectuelle, de textes relatifs aux lois de confiance en l'économie numérique. La règlementation en vigueur s'applique à chaque partie signataire et chaque structure reste responsable du respect de celle-ci. La responsabilité personnelle des agents du service commun, lorsqu'elle est prévue par les textes, ne saurait être engagée en cas de non-respect des préconisations émises par le pôle numérique.
4. Sécurité :
Le pôle numérique reste garant de la sécurité à mettre en œuvre pour la protection des systèmes d'information. S'il s'agit d'outils mutualisés, il met directement en œuvre la sécurité nécessaire. S'il s'agit du système d'information propre à une structure signataire, il formalise les règles à mettre en œuvre et les communique à la collectivité qui choisit ou non de les adopter. St une collectivité ne souhaite pas mettre en œuvre les règles de sécurité proposées
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Date de réception préfecture : 13/12/2024 par le pôle numérique, celui-ci ne saurait être tenu pour responsabie des carences constatées ultérieurement.
Article 5 : Locaux
La Communauté de communes met à disposition du service commun les bureaux et locaux techniques, sis à ce jour au siège de l'intercommunalité. Cette mise à disposition n'entraine pas de compensation financière pour les Communes signataires et les frais non dissociables liés aux locaux sont à la charge de la Communauté de communes.
Chaque commune s'engage, pour les autres locaux et emplacements liés à l'activité du pôle numérique qui ne sont pas mis à disposition, à réserver et/ou partager les espaces existants ou nécessaires au déploiement de l'activité du service commun et à les rendre accessibles. {l s'agit essentiellement des locaux techniques dits « locaux courants faibles » où il serait nécessaire de placer des coffrets ou armoires de brassage.
Chaque collectivité se charge, sur ces espaces techniques dédiés, de l'entretien ainsi que de toute réparation nécessaire liée au bâtiment ou local sauf adaptations techniques spécifiques liées à l'activité du pole.
Article 6 : Biens meubles, matériels, logiciels, contrats, conventions, abonnements
1. Biens, matériels et logiciels :
Chaque collectivité demeure propriétaire des biens et matériels liés au système d'information mis à la disposition des utilisateurs de sa collectivité (il s'agit essentiellement de l'ordinateur, du téléphone, des logiciels et périphériques étroitement liés au poste de travail ainsi que des serveurs et systèmes téléphoniques locaux) excepté pour les projets actés par le comité de suivi comme relevant du domaine de la mutualisation.
Chaque collectivité demeure détentrice du droit d'usage des logiciels nécessaires à l'exécution de ses compétences propres (à titre d'exemple, le logiciel de gestion de la liste électorale, le logiciel de gestion de l'aide sociale.) excepté pour les projets actés par le comité de suivi comme relevant du domaine de la mutualisation.
La Communauté de communes est donc, sauf décision contraire des parties, propriétaire des matériels et détentrice du droit d'usage pour les logiciels relevant du domaine de la mutualisation. Elle met à disposition ces matériels aux collectivités membres et le comité de suivi s'accorde, au moment de la formalisation du projet sur la participation de chaque collectivité à cet investissement mutualisé.
2. Contrats, conventions et abonnements :
En matière de systèmes d'information, chaque collectivité reste redevable des droits et
obligations qu'elle a contractualisé avant la signature de la convention, et ceci jusqu'à leur terme.
Pour les projets relevant de la gestion des systèmes d'information qui seraient souhaités par
une collectivité après signature de la convention et dont elle serait la seule bénéficiaire, le pôle numérique intervient en appui technique et la collectivité reste redevable des droits et obligations contractualisés.
Pour les projets de mutualisation décidés dans le cadre du pilotage du service commun et ayant un impact en matière de contrats, conventions ou abonnements, la Communauté de communes supporte les droits et obligations contractualisés pour le projet de mutualisation et les frais de fonctionnement afférents sont ensuite répartis entre les collectivités suivant les quotes-parts d'usage. Une convention particulière règle les effets de la répartition des coûts
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Date de réception préfecture : 13/12/2024 par collectivité pour les contrats, conventions et abonnements qui relèvent du domaine de la
mutualisation.
Article 7 : Conditions financières
La Communauté de communes s'engage à inscrire annuellement sur son budget les crédits nécessaires au paiement des fournitures, matériels et prestations nécessaires aux actions réalisées pour le bon fonctionnement du service commun.
Elle continue à ce titre d'assurer les frais de rémunération et indemnités des agents mis à
disposition. il s’agit en outre des charges pouvant résulter :
— du maintien de la rémunération en cas de congé de maladie ordinaire ;
— du maintien de la rémunération en cas de congé pour accident du travail ou maladie professionnelle et du versement de l'allocation temporaire d'invalidité ;
— de là rémunération, de l'indemnité forfaitaire ou de l'allocation de formation versée au personnel mis à disposition durant un congé de formation professionnelle ou une action relevant du droit individuel à la formation.
Le règlement des dépenses de fonctionnement engagées pour le compte de la Commune par le service commun s'effectue selon les modalités suivantes, au regard des blocs de fonctions sollicité :
1. RGPD - DPO mutualisé :
Par délibération n°110/2018 en date du 29 mai 2018, le conseil communautaire a décidé de
payer la cotisation des Communes au syndicat SICTIAM alors en charge du DPO mutualisé pour les onze structures (Communauté de communes et ses dix communes). La création du service commun internalise cette mission de DPO mutualisé au sein de l'intercommunalité au bénéfice des mêmes structures, qui ne sera donc pas facturée aux Communes.
2. SiG:
Les missions de SIG seront facturées selon le temps de travail du géomaticien.
La commune procèdera au remboursement intégral de ces frais sur présentation annuelle par
la CCVBA d'un titre de recettes, auquel sera annexé l'état des recours mentionné à l'article 3 (charges de personnel et 10% de frais de fonctionnement). L'état des recours détaillera le nombre d'heures d'intervention.
Les frais de fonctionnement comprennent les charges indirectes (fluides, moyens bureautiques et informatiques, fournitures), directes (frais de déplacements, formation, véhicules de service.) et dépenses d'équipement dédiées au service commun (cout d'amortissement répercuté dans cout du service).
3. Autres financements liés à l'activité du service commun :
Il est notamment fait référence ici à la recherche de solutions favorisant la mutualisation des
ressources techniques ainsi qu'au traitement des projets spécifiques de chaque structure.
3.1. Dépenses d'investissement :
Conformément à l'article 6 de la présente convention, les dépenses d'investissement liées aux projets spécifiques des collectivités pour l'exercice de leurs compétences propres sont prises en charge par chaque collectivité dès lors qu'elles ne revêtent pas un caractère de mutualisation et sont prises en charge par la Communauté de communes, avec participation
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Date de réception préfecture : 13/12/2024 des collectivités dès lors qu'elles représentent un intérêt commun pour les collectivités signataires (cadre de projets spécifiques de mutualisation de moyens).
Le budget d'investissement proposé chaque année par le pôle numérique est donc décomposé et présenté comme suit :
- Une part répondant aux dépenses d'investissements communs, supportée par la Communauté de communes avec participation des collectivités signataires ; — Une part « collectivité signataire » et supportée directement par chacune d'elles, la part répondantà la couverture de ses besoins spécifiques en matière de gestion des systèmes d'information.
3.2. Dépenses de fonctionnement (hors financement du service commun) :
Le budget de fonctionnement des ressources mutualisées est commun et porté par la Communauté de communes. Il comprend :
— Les dotations aux amortissements pour les investissements communs réalisés. — Les coûts de fonctionnement pour les contrats et conventions relevant du domaine de la mutualisation (contrats de maintenance notamment).
— Les coûts de fonctionnement pour utilisation par les collectivités des abonnements
mutualisés d'accès aux opérateurs de télécommunication.
La participation par les Communes aux coûts de fonctionnement relevant du domaine de la mutualisation fait l'objet de conventions particulières qui en règlent les effets.
Article 8: Assurances et responsabilités
Dans le cadre des missions dévolues au service commun, les agents agissent sous la responsabilité de la Communauté de communes. L'intercommunalité dispose des assurances requises pour toutes les activités exercées par ses agents, ou par ceux qui sont mis à sa disposition, dans le cadre des missions qu'elle exerce.
La Commune dispose des assurances requises pour toutes les activités exercées par ses agents, ou ceux qui lui sont mis à disposition, dans le cadre des missions qu'elle exerce.
Article 9 : Durée de la convention
La présente convention est conclue, à compter de sa signature par l’ensemble des parties, pour une durée indéterminée.
Elle pourra être modifiée par voie d'avenant accepté par les deux parties.
La présente convention pourra être dénoncée par l'une des parties, par délibération de son organe délibérant, pour un motif lié à la bonne organisation des services, notifiée au cocontractant, par voie de lettre recommandée avec accusé de réception. Cette dénonciation ne pourra avoir lieu que dans le respect d'un préavis de six mois.
Article 10 : Comité de suivi
Un comité de suivi est créé pour :
— Réaliser un bilan annuel de la mise en œuvre de la présente convention ; — Être force de proposition pour améliorer la mutualisation des services entre la Communauté de communes et les communes.
Convention service commun « pôle numérique » - CCVBA / Commune de Saint-Etienne-du-Grès 6/7
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Date de réception préfecture : 13/12/2024 Article 11 : Litige et attribution juridictionnelle
Les parties s'engagent à chercher, en cas de litige sur l'interprétation ou l'application de la
convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle.
Sauf impossibilité juridique ou urgence, les parties recourront, en cas d'épuisement des voies internes de conciliation, à la mission de conciliation prévue par l'article L211-4 du code de justice administrative.
Ce n'est qu'en cas d'échec de ces voies amiables de résolution que tout contentieux, portant sur l'interprétation ou l'application de la présente convention, devra être porté devant le Tribunal administratif de Marseille.
Fait en double exemplaire à Saint Remy de Provence,
Le
Pour la Communauté de communes, Pour la Commune
de Saint-Etienne-du-Grès
Hervé CHERUBINI Jean MANGION
Président, Maire,
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VALLEE , BAUX-ALPILLES
Fiche d'impact portant sur le service commun Pole numérique
1. Contexte :
Conformément à l'article L. 5211-4-2 du CGCT, « en dehors des compétences transférées, un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre, une ou plusieurs de ses communes membres et, le cas échéant, un ou plusieurs des établissements publics rattachés à un ou plusieurs d'entre eux, peuvent se doter de services communs, chargés de l'exercice de missions fonctionnelles ou opérationnelles.
Les effets de ces mises en commun sont réglés par convention après établissement d'une fiche d'impact décrivant notamment les effets sur l'organisation et Les conditions de travail, la
rémunération et les droits acquis pour les agents. La fiche d'impact est annexée à la convention. Les accords conclus sont annexés à la convention. La convention et ses annexes sont soumises à l'avis du ou des comités sociaux territoriaux compétents ».
2. Domaine d'intervention :
Le pôle numérique dispose de trois missions :
- _ RGPD - DPO pour recenser les données, analyser les impacts et établir un plan d'actions pour chacune de structures adhérentes au service commun
- Systèmes d'information: gestion des postes informatiques, téléphonie, suivi des prestataires externes, mise en œuvre du RGPD dont les plans de continuité d'activité et de reprise d'activité en cas d'attaque informatique, conduite de projets pour les communes (ex: open data, accompagnement au CCTP informatique, analyse des offres de prestations, utilisation du réseau lorawan propriété de la Communauté de communes pour les services publics municipaux...)
- Système d'information géographique : outil qui permet d'importer et visualiser des données géolocalisées et statistiques pour les analyser sur une carte.
Les communes déterminent librement les missions qu'elles souhaitent voir exercer par le service commun.
3. Effets sur le personnel :
Le service commun Pole numérique est composé de 3 agents communautaires : - Un responsable de Pole — grade de technicien principal 2° classe
- Un géomaticien en charge du SIG -— grade d'adjoint technique
- Un Technicien informatique système et réseau — en cours de recrutement.
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Date de réception préfecture : 13/12/2024 La création du service commun n'entraine aucun transfert d'agents, les Communes ne disposant pas d'agents municipaux exerçant leurs missions totalement ou partiellement dans ces services.
La création du service commun n'a donc pas d'incidence pour les agents en matière d'organisation, de conditions de travail, de rémunération et de droit acquis : maintien des protocoles de temps de travail et de télétravail, maintien du traitement et du régime indemnitaire, maintien des modalités de conges et d'autorisations spéciales d'absence, maintien des grandes, anciennetés, maintien au sein des services techniques intercommunaux.
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Date de réception préfecture : 13/12/2024 ce. nn
PE e DECISION
Communauté de Communes de Monsieur le Président N°AXS /2023
OBJET : Convention de service commun « pôle numérique » entre la Communauté de communes Vallée des Baux- Alpilles et la Commune de Saint-Etienne-du-Grès - Bloc de Fonction : RGPD - DPO mutualisé et SIG
Le Président de la Communauté de communes Vallée des Baux-Alpilles (Bouches-du-Rhône),
— Vu le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et notamment ses articles 37 à 39;
— Vule Code général des collectivités territoriales, et notamment ses articles L. 2122-22, L. 2122-23, L. 5211-2 et L. 5214- 16;
- Vu le Code général des collectivités territoriales, et notamment son article L. 5211-4-2 ;
- Vu la délibération du Conseil communautaire n°08/2022 en date du 11 février 2022 donnant délégation au Président Hervé CHERUBINI ;
- Vules statuts de la Communauté de communes Vallée des Baux-Alpilles, et notamment sa compétence « assistance aux communes » ;
- Vu la délibération n°80/2023 en date du 6 juillet 2023 créant un service commun « Pole numérique » - RGPD-DPO mutualisé, systèmes informatiques et système d'information géographique ;
- Vu la délibération n°112/2023 en date du 28 septembre 2023 portant approbation de la convention cadre de mise en œuvre du service commun « pôle numérique », ainsi que son annexe la fiche d'impact de création dudit service commun;
— Vu l'avis favorable en date du 21 septembre 2023 du Comité Social Territorial (CST) de la Communauté de communes Vallée des Baux-Alpilles ;
- Considérant que le service commun présente un intérêt particulier dans le cadre de la bonne organisation des services de chacune des structures ;
- Considérant qu'afin de garantir le bon usage des deniers publics, la Commune et la Communauté de communes souhaitent rationnaliser leur fonctionnement tout en améliorant le service public ;
— Considérant que le pôle numérique assure trois blocs de fonctions : RGPD-DPO mutualisé, systèmes informatiques et système d'information géographique (SIG) ;
—- Considérant que la Commune a déterminé le ou les blocs de fonctions qu'elle souhaite voir exercer par le service commun pôle numérique ;
DECIDE :
Artide 1 : de signer avec la Commune de Saint-Etienne-du-Grès dont l'hôtel de ville se situe à Saint-Etienne-du-Grès (13103), 1 place de la Mairie, représentée par son Maire, Monsieur Jean MANGION, une convention dont les caractéristiques sont les suivantes :
Objet : Convention de service commun « pôle numérique » entre la Communauté de communes Vallée des Baux-Alpilles
et la Commune de Saint-Etienne-du-Grès :
La convention a pour objet de définir les modalités d'intervention du service commun pôle numérique mis en place par la Communauté de communes au profit de l'intercommunalité et des dix Communes.
Il s'agit de définir les modalités de travail entre la Commune et la Communauté de communes qui, tout à la fois, respectent les responsabilités de chacune des parties, assurent la protection des intérêts communaux et communautaires et garantissent le respect des droits des usagers du service public.
La Commune a déterminé le ou les blocs de fonctions qu'elle souhaite voir exercer par le service commun :
- RGPD - DPO mutualisé
- SIG
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Date de réception préfecture : 13/12/2024 s Durée: La présente convention est conclue à compter de sa signature par l'ensemble des parties et jusqu'à dénonciation éventuelle de l’une des parties dans les conditions fixées dans la convention.
e Modalités financières au regard du bloc de fonction sollicité :
1. RGPD — DPO mutualisé : Le service commun internalise cette mission de DPO mutualisé au sein de
l'intercommunalité au bénéfice des communes, et ce à titre gracieux.
2. SIG: Les missions de SIG seront facturées selon le temps de travail du géomaticien. La commune procèdera au remboursement intégral de ces frais sur présentation annuelle par la CCVBA d'un titre de recettes, auquel sera annexé l'état des recours (charges de personnel et 10% de frais de fonctionnement). L'état des recours détaillera le nombre d'heures d'intervention.
3. Dépenses d'investissement : La part répondant aux dépenses d'investissements communs est supportée par la Communauté de communes avec participation des collectivités signataires, et la part « collectivité signataire » est supportée directement chacune d'elles et répond à la couverture de ses besoins spécifiques en matière de gestion des systèmes d'information.
4. Dépenses de fonctionnement (hors financement du service commun) : Le budget de fonctionnement des ressources mutualisées est commun et porté par la Communauté de communes. La participation par les Communes aux coûts de fonctionnement relevant du domaine de la mutualisation fait l'objet de conventions particulières qui en règlent les effets.
Article 2 : Madame la Directrice générale des services et Madame la Chef du SGC de Chateaurenard sont chargées, chacune en ce qui la concerne, de l'exécution de la présente décision dont il sera rendu compte en prochaine réunion du Conseil communautaire.
Article 3 : Ampliation de la présente décision sera transmise :
- au représentant de l'Etat,
- à Madame la Chef du SGC de Chateaurenard.
La présente décision peut faire l'objet d'un recours contentieux devant le Tribunal Administratif de Marseille dans un délai de deux mois à compter de sa notification. La juridiction administrative compétente peut notamment être saisie via une requête remise ou envoyée au greffe du tribunal administratif ou aussi par l'application Télérecours citoyens accessible à partir du site www lelere: ours.ir.
Fait à Saint Rémy de Provence, le A2 octo e SOS
Le Président,
Hervé CHERUBINI
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