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Déliberation - 15122016 63
Déliberation - 15122016 66
Document publié le Vendredi 9 décembre 2016 par la commune de Roncq.
Lien du pdf (Déliberation - 15122016 66)
Thèmes du document : Travail et emploi, Consommateurs, Démocratie,
DÉPARTEMENT RÉPUBLIQUE FRANCAISE
DU NORD COMMUNE DE RONCQ
ARRONDISSEMENT
DE LILLE ---000-—-
CANTON Extrait du Registre
TOURCOING-1I Des
Délibérations du Conseil Municipal
---000---
N° d'ordre 15/12/2016/66
L’an deux mille seize, le quinze décembre à 18 h30, les membres du Conseil Municipal se sont réunis salle du conseil, aux Anciennes Ecuries, en cette commune, en session ordinaire, sous la présidence de M. Vincent LEDOUX, Député-Maire, suivant convocation du 9 décembre 2016.
NOMBRE DE CONSEILLERS MUNICIPAUX EN EXERCICE LE 15 DECEMBRE 2016 : 33
PRESENTS : (27)
Vincent LEDOUX -— Chantal NYS - Rodrigue DESMET -— Thérèse-Marie COUVREUR - Patrick BOSSUT — Annick CASTELEIN - Antonio DA SILVA — Anne THOREZ - Michel PETILLON — Thibault TELLIER -— Rôse-Marie BUCHET -— Fernando ROCHA — Laurent WINDELS — Xavier DUQUESNE - Réi:re CASTEL — Claudine ZAHM - Colette DEBEUF -— Dany DELBECQUE -— Louis COSYN - Claudie RIUS — Mustapha GUTROUS — Thierry MITTENAERE — Jonathan GLIBE®T -— Patrick VANDAMME - Jean-Luc WABANT - Eric ZAJDA — Jeannique VANDE'WIELE
PROCURATION : (6)
Nathalie CARDON donne procuration à Rodrigre DESMET
Jaquelina FONSECA donne procuration à Thibeuït TELLIER
Franck GILME donne procuration à Patrick BOSSUT
Jean-Valéry MONVOISIN donne procuration à Laurent WINDELS
Alexandra COUSTY donne procuration Annick CASTELEIN
Peggy ROBERT donne procuration à Chantal NYS
ABSENTS :
NEANT
SECRETAIRE :
Louis COSYN
- ENTENTE INTERCOMMUNALE EN VUE DE L'ORGANISATION DE LA PRODUCTION MUTUALISÉE DES REPAS SCOLAIRES -
- RÉSILIATION DE LA CONVENTION BIPARTITE
(ENTRE LES VILLES DE RONCA ET DE TOURCOING) -
- NOUVELLE CONVENTION TRIPARTITE
(ŒNTRE LES VILLES DE NEUVILLE-EN-FERRAIN, RONCQ ET TOURCOING) —
- DÉSIGNATION DES MEMBRES DE LA CGNFÉRENCE INTERCOMMUNALE -
N°d'ordre 15/12/2016-66 - Page I sur 4 Depuis une dizaine d’années maintenant, le législateur est intervenu afin de
permettre aux intercommunalités et aux communes, de mettre sur pied des modes
nouveaux de coopération souple et partagée, reprise sous l’appellation
« mutualisation », visant à mettre en commun leurs ressources et moyens, dans une
logique d’efficience du service public.
L'opération de mutualisation intercommunale de la cuisine municipale de
Tourcoing est un projet innovant et ambitieux. Une première étape a été mise en
œuvre entre les Villes de Tourcoing et de Roncq dès septembre 2014. La
proposition d'étendre cette démarche à la Ville de Neuville-en-Ferrain s'inscrit
dans la logique de rapprochement des communes du territoire tourquennois.
Les objectifs poursuivis dans le cadre de cette seconde phase de mutualisation sont
de différentes natures. Tout d’abord, il s’agit de poursuivre les efforts
d’optimisation de l'utilisation de la cuisine municipale de Tourcoing.
Parallèlement, les communes membres de l’Entente s’engagent à développer la
qualité des repas servis aux enfants. Ainsi, la politique d’approvisionnement
évoluera progressivement pour intégrer davantage de produits issus de l’agriculture
biologique et des circuits courts. De même, une attention plus prononcée sur la
saisonnalité sera apportée lors de l’élaboration des menus.
Pour mener à bien ce projet, il est nécessaire de mettre fin à la convention bipartite
qui lie les Villes de Roncq et de Tourcoing (1) afin de créer une nouvelle Entente
intercommunale tripartite entre Neuville-en-Ferrain, Roncq et Tourcoing (2).
1/ Clôture de la convention bipartite :
Afin d'engager la nouvelle mutualisation, il est doit être mis fin à l’entente
intercommunale bipartite liant Roncq et Tourcoing via la signature d’un avenant de
clôture à l'actuelle convention. Cet avenant a été présenté à la Conférence
Intercommunale le 18 octobre 2016 qui a émis un avis favorable.
Au cours du 1” semestre 2017, le coût de revient 2016 sera calculé de sorte à ce
que soit régularisé le versement 2016. Une délibération sera donc présentée aux
Conseils municipaux des deux Villes d’ici juin 2017 sur ce sujet.
2 / Nouvelle convention intercommunale organisant la production mutualisée des repas scolaires :
Il est proposé de créer une entente intercommunale entre les villes de Neuville-en-
Ferrain, Roncq et Tourcoing dont l’objet est la mutualisation des moyens affectés à
la cuisine municipale de Tourcoing.
Ned'ordre 15/12/2016-66 - Page 2 sur 4 Le projet de convention (cf. PJ en annexe) définit :
- les conditions pratiques et financières de la production mutualisée des repas scolaires (à destination des écoles et des Accueils Collectifs de Mineurs- ACM) par la
cuisine municipale de Tourcoing ;
- les modalités de gouvernance et de fonctionnement de l’Entente Intercommunale entre la Ville de Neuville-en-Ferrain, la ville de Roncg et
la ville de Tourcoing ;
- les modalités de prise en charge financière des dépenses d'investissement supplémentaire en vue de l’adaptation de l’outil de production nécessaire à
la mutualisation.
Cette proposition de convention a été travaillée depuis janvier 2016 avec les Villes parties-prenantes à la mutualisation, elle actualise la convention signée en 2014. Outre l’intégration d’une troisième ville, la principale évolution réside dans un changement de périmètre des productions et la spécialisation de la cuisine centrale sur son cœur de métier et les repas à destination des enfants. En effet, l’augmentation du nombre de repas produits (950 repas scolaires/jour de production pour Neuville-en-Ferrain) rendait impossible, notamment pour des raisons de superficies de stockage, le maintien de la préparation des repas à destination des séniors (portage à domicile). La fourniture des repas portés à domicile sera confiée à une entreprise de restauration à compter du 1* janvier 2017 sous la forme d’un groupement de commande CCAS de Tourcoing / CCAS de Roncq.
Cette nouvelle étape de mutualisation implique des investissements spécifiques (thermoscelleuse automatique, adaptation de la zone « déconditionnement »). Ils sont réalisés en commun (68,47 % Tourcoing; 17,25 % Roncq, 14,28 % Neuville-en-Ferrain), pour un total de 101.120 € HT.
Les questions liées au fonctionnement de l’entente sont débattues au sein d’une instance créée spécifiquement: la Conférence intercommunale. Chaque Conseil municipal se fait représenter dans cette instance par une commission spéciale nommée et composée de 3 membres (3 élus membres et 3 suppléants élus au scrutin secret à la proportionnelle au plus fort reste) et pour la durée du mandat municipal.
Chaque année, au plus tard au 15 juillet, il sera présenté à chacun des trois Conseils municipaux le rapport annuel d’activité de l’entente ainsi que les comptes réalisés.
Après examen, il est proposé au Conseil municipal :
-__ d’approuver le projet d’avenant de clôture joint en annexe 1 ;
-_ d’approuver le projet de convention tripartite portant création d’une entente intercommunale entre Neuville-en-Ferrain, Roncq et Tourcoing joint en annexe 2 ;
-_ d’autoriser Monsieur le Maire, ou son représent at en cas d’empêchement, à signer la présente convention et tout document nécessaire à son exécution ;
Nod’ordre 15/12/2016-66 - Page 3 sur 4 Af
- de désigner en son sein, par un vote à scrutin secret à la proportionnelle au
plus fort reste la commission qui représentera la Ville de Roncq au sein de la
Conférence Intercommunale pour la durée du mandat: 3 élus titulaires et 3
suppléants (en application de l’article L 2121-21 du C.G.CT et après décision à l’unanimité du
Conseil municipal, le vote s'est déroulé à main levée). Ont été désignés :
-_ Elus titulaires : Rodrigue DESMET -— Thibault TELLIER -— Eric ZAJDA
- Elus suppléants: Thierry MITTENAERE -— Franck GILME -— Jeannique
VANDEWIELE
La commission plénière municipale a examiné cette question lors de sa séance du
8 décembre 2016.
ADOPTEE
POUR : 33
CONTRE 0
ABSTENTION : 0
Pour extrait conforme,
Le Maire,
| 77 Vincent LEDOUX |
Certifié exécutoire compte-tenu SUOROY7
de la transmission en Préfecture le : ZX} 1226
et de la publication le : 237 12/ 2 A6
Le Maire
Vincent LEDOUX -———"""îTT"
\
N°d’ordre 15/12/2016-66 - Page 4 sur 4 ANNEXE 1
AVENANT à la convention intercommunale entre la ville de RONCQ et la ville de TOURCOING portant création d'une Entente intercommunale en vue de l'organisation de la production mutualisée des repas scolaires et troisième âge
Prise en application des articles L. 5221-1 et L. 5221-2 du Code Général des Collectivités Territoriales
Entre,
La ville de RONCQ
Dont le siège est à RONCQ (59223), en l'Hôtel de Ville, 18 rue du Docteur Galissot. Représentée par Vincent LEDOUX, Député-Maire, agissant en vertu de la délibération n° du Conseil Municipal de Roncq en date du
Ci après dénommée « ville de Roncq »
D'une part,
Et
La ville de TOURCOING,
Dont le siège est à Tourcoing (59200), en l’hôtel-de-ville, 10 place Victor Hassebroucq.
Représentée par Gérald DARMANIN, Maire, agissant en vertu de la délibération n° du Conseil Municipal de Tourcoing en date du
Ci après dénommée « ville de Tourcoing »
D'autre part,
Il est convenu ce qui suit,
Préambule
Depuis septembre 2014, engagées dans un projet innovant et ambitieux, encouragé par le législateur, les villes de Roncq et de Tourcoing ont décidé de mutualiser leurs ressources, pour mener ensemble la mission essentielle de service public que constitue la production de repas à destination des populations scolaires et des personnes âgées du territoire.
A cet effet, elles ont créé une Entente intercommunale Roncq-Tourcoing avec pour objet la mutualisation des moyens affectés à la cuisine municipale de Tourcoing. La Constitution de cette Entente a été adoptée par délibération municipale le 5 juillet 2014 pour la Ville de Tourcoing et le 8 juillet 2014 pour la Ville de Roncq.
Soucieuses d'optimiser cette mutualisation, les Villes ont décidé, d'une part, de concentrer les moyens pour la production des repas scolaires et, d'autre part, d'intégrer dans les parties prenantes, la ville de Neurville-en-Ferrain qui en a manifesté la volonté.
N° d'ordre : 15/12/2016/66 - Annexe 1 - Page 1 sur 2 ANNEXE 1
Aussi, elles décident en commun accord de la résiliation de l'Entente en vigueur et de la constitution une nouvelle Entente intercommunale.
Article 1 —- Objet
Le présent avenant a pour objet la résiliation d'un commun accord, avec effet au 31 décembre 2016, de la convention créant l'Entente intercommunale en vue de l'organisation de la production mutualisée des repas scolaires et troisième âge,
conformément à ses articles 2.3.2 et 2.3.3.
Article 2 - Modalités juridiques
Conformément à l’article 2.3.2 de la convention, il est mis fin d'un commun accord, à l'entente constituée entre les villes de Roncq et Tourcoing, en raison de la modification du périmètre de production (suppression de la production à destination des séniors) et de l'extension de l'outil de production à la ville de Neuville en Ferrain.
En conséquence, les parties prenantes conviennent de résilier la présente Entente organisant la mise en commun de leurs moyens, et de conclure une nouvelle Entente intercommunale pour l'organisation de la production mutualisée des repas dits scolaires.
La résiliation prend effet au 31 décembre 2016 et ouvre une phase de clôture et de régularisation comptable jusqu'au 31 octobre 2017. Le calcul du versement de régularisation de l'année 2016 sera ainsi réalisé selon les termes de la convention. Ce document doit faire l'objet d'une présentation en Conférence Intercommunale et être adopté par délibération par chacun des conseils municipaux pour lui afférer son caractère exécutoire et donner lieu au versement avant le 31 octobre 2017.
Article 3 —- Modalités financières
L'article 2.3.3 de la convention prévoit que les parties s'entendent sur le calcul des compensations correspondant à un partage des coûts de rupture entre les communes composant l'Entente afin de garantir ni enrichissement ni appauvrissement.
Dans la mesure où, les équipements, matériels et ressources humaines affectés à l'utilisation de la cuisine municipale de Tourcoing continueront de servir la nouvelie Entente avec le même objet, les parties prenantes conviennent que le traitement des amortissements et frais financiers perdurent dans les mêmes conditions; à savoir intégration dans le calcul du coût de production des repas et déduction de ces coûts portés isolément par Roncq lors du calcul du versement de régularisation.
Fait en 1 exemplaire original détenu par la ville de Tourcoing
Le Député-maire de la ville de RONCQ Le Maire de la ville de TOURCOING
Vincent LEDOUX Gérald DARMANIN ANNEXE 2
Convention intercommunale entre la ville de NEUVILLE-EN FERRAIN, la ville de
RONCQ et la ville de TOURCOING portant création d’une Entente intercommunale en vue de l’organisation de la production mutualisée des repas scolaires
Prise en application des articles L. 5221-1 et L. 5221-2 du Code Général des Collectivités
Territoriales
Entre,
La ville de NEUVILLE-EN-FERRAIN
Dont le siège est à NEUVILLE-EN-FERRAIN (59960), en l’hôtel de ville, 1 place Général de
Gaulle.
Représentée par Marie TONNERRE-DESMET, demeurant à NEUVILLE-EN-FERRAIN (59960), en l'hôtel de ville, 1 place Général de Gaulle, agissant en sa qualité de Maire de ladite ville, en vertu de la délibération du Conseil Municipal en date du
Ci après dénommée « ville de Neuville-en-Ferrain »
Et
La ville de RONCQ
Dont le siège est à RONCQ (59223), en l’hôtel de Ville, 18 rue du Docteur Galissot. Représentée par Vincent LEDOUX, demeurant à RONCQ (59223), en l’hôtel de ville, 18 Rue du Docteur Galissot, agissant en sa qualité de Député-Maire de ladite ville, en vertu de la délibération
du Conseil Municipal en date du
Ci après dénommée « ville de Roncq »
Et
La ville de TOURCOING,
Dont le siège est à Tourcoing (59200), en l’hôtel-de-ville, 10 place Victor Hassebroucq. Représentée par Gérald DARMANIN, demeurant à TOURCOING (59200), en l’hôtel-de-ville, 10 place Victor Hassebroucq, agissant en sa qualité de Maire de ladite ville, en vertu de la délibération
du Conseil Municipal en date du
Ci après dénommée « ville de Tourcoing »
N° d'ordre : 15/12/2016/66 - Annexe 2 - Page 1 sur 24 ANNEXE 2
Il est convenu ce qui suit
Préambule :
Depuis une dizaine d’années maintenant, le législateur est intervenu afin de permettre aux
intercommunalités et aux communes, de mettre sur pied des modes nouveaux de coopération souple et partagée, reprise sous l’appellation « MUTUALISATION », visant à mettre en commun leurs ressources et moyens, dans une logique d’efficience du service public.
L'opération de mutualisation intercommunale de la cuisine municipale de Tourcoing est un projet innovant et ambitieux. Une première étape a été mise en œuvre entre les Villes de Tourcoing et de Roncq dès septembre 2014. L'extension de cette démarche à la Ville de Neuville-en-Ferrain s’inscrit dans la logique de rapprochement des communes de la vallée de la Lys.
Les objectifs poursuivis dans le cadre de cette seconde phase de mutualisation sont de différentes natures. Tout d’abord, les économies d’échelle réalisées dégageront des gains de productivité pour les trois communes via l’optimisation de l’utilisation de la cuisine municipale de Tourcoing. Parallèlement, les communes membres de l’Entente s’engagent à développer la qualité des repas servis aux enfants. Ainsi, la politique d’approvisionnement évoluera progressivement pour intégrer davantage de produits issus de l’agriculture biologique et des circuits courts. De même, une attention plus prononcée sur la saisonnalité sera apportée lors de l’élaboration des menus.
L’Entente intercommunale Neuville-en-Ferrain-Roncq-Tourcoing a donc pour objet la mutualisation des moyens affectés à la cuisine municipale de Tourcoing entre les trois communes.
La présente convention définit :
- les conditions pratiques et financières de la production mutualisée des repas scolaires (à destination des écoles et des Accueils Collectifs de Mineurs- ACM) par la cuisine municipale de Tourcoing ;
- les modalités de gouvernance et de fonctionnement de l’Entente intercommunale entre la Ville de Neuville-en-Ferrain, la ville de Roncq et la ville de Tourcoing en vue de la mutualisation des moyens affectés à la cuisine municipale de Tourcoing, ci-après dénommée « cuisine municipale » ;
- les modalités de prise en charge financière des dépenses d’investissement supplémentaire en vue de l’adaptation de l’outil de production nécessaire à la mutualisation.
N° d'ordre : 15/12/2016/66 — Annexe 2 - Page 2 sur 24 ANNEXE 2
Article 1 : mutualisation de la production des repas scolaires entre les Villes de
Neuville-en-Ferrain, Roncq et de Tourcoing
1.1 Objet de la convention
1.1.1 La production des repas scolaires
A compter du 1° janvier 2017, les villes de Neuville-en-Ferrain, de Roncq et de Tourcoing réalisent en commun la production des repas scolaires (écoles et ACM). Elles mutualisent à cet effet l’ensemble des moyens affectés à la cuisine municipale de Tourcoing.
La cuisine municipale assure, à compter de janvier 2017, pour les trois communes de la présente convention, la production des repas à destination de :
Ecoles Accueils
maternelles et Crèches collectifs de
élémentaires mineurs (ACM)
4 jours par 5 jours par Mercredis et Jours de consommation : JOUrS P JOUrS P vacances
semaine semaine . scolaires
Tourcoing X x
Roncq X x
Neuville-en-Ferrain x x
A compter de janvier 2017, les trois communes exerceront donc en commun cette mission de
service public.
Les communes conviennent d’un réexamen de la convention en cas de modification des rythmes
scolaires.
Les trois communes conviennent, en vue de cette mutualisation, d’un partage des moyens selon les
principes suivants :
- co-financement des investissements nécessaires à l’adaptation de l'outil de production en vue de la mutualisation au prorata des volumes de productions prévisionnels ; - répartition des charges de fonctionnement en fonction du coût de revient de production des repas.
La présente convention est adoptée et l’Entente intercommunale créée par délibérations concordantes des Conseils Municipaux de chacune des trois communes.
a) Description
La cuisine municipale de Tourcoing assure la production des repas à destination des écoles pour les villes de Neuville-en-Ferrain, de Roncq et de Tourcoing, la production des repas à destination des accueils collectifs de mineurs pour les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq, la production des repas à destination crèches pour la ville de Tourcoing.
Les repas pour les écoles et les accueils collectifs de mineurs sont produits selon les mêmes modalités et sont dénommés ci-après « repas scolaires ».
N° d'ordre : 15/12/2016/66 - Annexe 2 - Page 3 sur 24 ANNEXE 2
La mutualisation de la production des repas par la cuisine municipale recouvre uniquement l’ensemble des étapes de production de l’élaboration des menus à l’allotissement (en couleur sur le
schéma) :
ACircuit court \
k Réception / |/ \ . . Elaboration | és # Wie Lb [| Réception | ,| Service rer ? ommandes|-» SAS | Alonssemen # Livraison F# préparatio >» en salle
/ \ 1 1 \ F4 ?
i Production
Feel { Retour Plonge traitement lemme
effectifs barquettes barquettes 1
Collecte /
ransmission
effectifs
La gestion des cuisines satellites, ainsi que la livraison des repas restent à la charge de chacune des
communes pour le territoire qui la concerne.
Etape Description
Elaboration des | La conception des menus s’appuie sur un plan alimentaire validé par menus les trois villes. Le plan alimentaire constitue une référence et des adaptations peuvent être apportées lors de l’établissement des menus
pour tenir compte de contraintes calendaires et techniques.
Pour les menus scolaires, une trame est élaborée par la diététicienne
de la cuisine municipale et validée ou retravaillée, en fonction de la
faisabilité technique, par le responsable de la cuisine municipale.
Pour les menus ACM, une trame est élaborée par les référents
restauration des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq et validée
ou retravaillée, en fonction de la faisabilité technique, par le
responsable de la cuisine municipale.
Cette proposition fait l’objet d’une validation par les référents
restauration des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq.
La grille de menus finalisée pour la période de référence est ensuite
présentée et adoptée par la Commission Menus intercommunale, dans
les conditions définies à l’article 2.1.3 de la présente convention.
Recueil et traitement
des effectifs
Chacune des villes composant l’entente communique à la cuisine
municipale leurs effectifs prévisionnels moyens de rationnaires deux
fois par an (cf. article 1.2.1).
Chacune des villes composant l’entente transmet respectivement
leurs effectifs réels de rationnaires à la cuisine municipale au plus
tard le lundi de la semaine s pour la semaine s+2.
Toutefois, chaque commune peut, 3 jours ouvrés avant le jour de
consommation, ajuster les effectifs des enfants réellement présents
via l’annulation de repas et ce sans impact financier.
N° d'ordre : 15/12/2016/66 - Annexe 2 - Page 4 sur 24 ANNEXE 2
Commandes
Réception/gestion Les é , . Le Pros Ces différentes étapes sont effectuées par la cuisine municipale, sans des stocks : : . . : —— interaction avec les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq.
Circuit court
Production
Allotissement Les repas sont allotis en barquettes collectives, par cuisine satellite. La cuisine municipale ne réalise pas le dressage par assiette, qui reste
à la charge des cuisines satellites. L’allotissement réalisé par la
cuisine municipale tient compte de l’organisation des tournées du
chauffeur-livreur (cf article 1.2.2)
Le cadre de référence de la répartition des tâches entre cuisine municipale et satellites en ce qui concerne la production des repas scolaires figure en annexe n°1 de la présente convention.
Une fois que les denrées alimentaires quittent la cuisine municipale, elles sont sous l’entière responsabilité de chacune des villes dans le cadre de la livraison et de la gestion des cuisines satellites qui lui incombent. Chaque ville a la responsabilité du respect des normes sanitaires (respect de la chaîne du froid, traçabilité).
b) Jours
Une production de la cuisine municipale est assurée en amont uniquement pour les jours de consommation suivants :
- repas scolaires (hors ACMD) : lundi, mardi, jeudi et vendredi hors vacances scolaires, ainsi
que le mercredi lorsqu'il s’agit d’une journée d’école complète (ne concerne que quelques mercredis dans l’année).
- repas ACM (pour les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq): mercredi hors
vacances scolaires ; lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi pendant les vacances scolaires.
Les denrées sont mises à disposition jusqu’à trois jours après le jour de production (jour ouvrable).
c) Choix et élaboration des menus scolaires
La cuisine municipale de Tourcoing produit des repas scolaires avec une possibilité de choix des familles entre deux types de menus :
- Menu I (repas de base),
- Menu? (sans viande).
Il est convenu que la production des repas scolaires à destination des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq se fait dans le cadre unique du « Menu 1 », dans les conditions suivantes :
Fourniture Entrée Plat principal Dessert
du pain
Choix entre 2
Entrée unique desserts de la
Neuville-en- sauf crudités : même gamme Ferrain NON salade bar: 3 ou 4 | Plat unique (50%/50%) pour composantes selon les fruits et les
menu établi produits laitiers
Roncq
N° d'ordre : 15/12/2016/66 — Annexe 2 - Page 5 sur 24 ANNEXE 2
Pas de répartition
pour les
pâtisseries et
desserts des repas
à thème
Les trois villes, par l’intermédiaire de la Commission qualité, élaborent ensemble la composition du «menu 1 » (selon les prescriptions mentionnées pour l'élaboration des menus), qui est présentée pour validation à la Commission Menus intercommunale, mise en place dans les conditions définies
à l’article 2.1.3 de la présente convention.
d) Production de pique-niques pendant les vacances scolaires
La cuisine municipale peut assurer ponctuellement pour le compte des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq, durant les vacances scolaires estivales, la production de pique-niques à destination des
Accueils Collectifs de Mineurs.
Cette production se fait à la demande des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq, qui se coordonnent sur la définition d’un seul jour par semaine (excepté le lundi) pour l’ensemble des
ACM.
Les pique-niques doivent être intégrés dans le cycle des menus à minima 2 mois à l’avance.
La composition de référence du pique-nique figure en annexe n°2 de la présente convention.
Toute demande de modification de cette composition, doit être formulée par écrit à la Ville de Tourcoing et sera arbitrée par la Conférence intercommunale lors de sa prochaine rencontre. Elle est intégrée dans la mesure du possible, compte tenu des critères prioritaires de faisabilité technique et
de coût.
Aucun pique-nique ne sera produit par la cuisine municipale hors vacances scolaires.
e) Menus et lutte contre le gaspillage
Du fait de la possibilité de réduire le nombre de repas produits 3 jours ouvrés avant le jour de consommation, alors que les denrées alimentaires auront été déjà commandées et réceptionnées, une gestion dynamique des stocks est mise en œuvre.
Régulièrement, des menus différents sont proposés pour utiliser les excédents de stocks : - changements de menu ponctuels (une ou plusieurs composantes du repas) sur un ou
plusieurs restaurants satellites,
- prévision d’un plat à recette variable (exemple: salade du chef, poëlées de légumes,
cassolette ou waterzoï de poissons).
Les changements de menus prévisibles sont communiqués en amont, dans un délai de 72h de sorte à
pouvoir prévenir les familles.
1.1.2 Limites
La mutualisation des moyens Neuville-en-Ferrain/Roncq/Tourcoing ne porte que sur les prestations décrites à l’article 1.1.1 de la présente convention.
N° d’ordre : 15/12/2016/66 - Annexe 2 + Page 6 sur 24 ANNEXE 2
Afin de garantir le bon fonctionnement de la cuisine municipale, aucune production, même exceptionnelle, de repas autres que ceux décrits dans la présente convention ne sera effectuée à destination des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq par la cuisine municipale.
Les volumes de repas produits à destination des villes Neuville-en-Ferrain et de Roncq sont actualisés chaque année par avenant à la convention. Pour 2017, les volumes de références sont les suivants :
Plancher (-10%) Cible 2017 Plafond (+10%)
Neuville-en-Ferrain 124 774 138 638 (14,28 %) 152 501
Roncq 150 787 167 542 (17,25 %) 184 296
Tourcoing 598 455 664 950 (68,47 %) 731 445
Ces planchers et plafonds sont nécessaires au non-bouleversement de l’économie du projet de mutualisation.
Cependant les trois villes n’excluent pas une révision de ces planchers et plafonds dans le temps, en fonction de l’évolution des effectifs de rationnaires, de l’évolution des rythmes scolaires et des capacités optimisées de la cuisine municipale de Tourcoing.
1.2 Modalités de fonctionnement
1.2.1 Transmission des effectifs par les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq à la ville de Tourcoing
Les villes de Neuville-en-Ferraïn et de Roncq communiquent par écrit au référent restauration de la Ville de Tourcoing leurs effectifs prévisionnels moyens de rationnaires par cuisines satellites, par jour, et type de convives :
- au mois de septembre,
- au mois de janvier.
Les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq transmettent leurs effectifs réels de rationnaires par cuisines satellites, par jour, et type de convives à la cuisine municipale au plus tard le lundi de la semaine s pour la semaine s+2.
1.2.2 Nombre de tournées et organisation
Les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq communiquent à la cuisine municipale, par le biais du référent restauration de la Ville de Tourcoing, par voie écrite le nombre de tournées et leur organisation, Des modifications d'organisation peuvent être demandées par les villes de Neuville- en-Ferrain et de Roncq mais elles doivent être limitées et signalées également par écrit.
1.2.3 Produits de base
Un stock de produits alimentaires de base nécessaires à la mise en œuvre (régénération, cuisson, service) des repas dans les cuisines satellites (huile, sel, margarine...) est remis à chaque cuisine satellite à chaque début de période (une période = temps scolaire entre chaque vacances). La liste type des denrées alimentaires de base figure en annexe de la présente convention (cf annexe n° 3).
Chaque cuisine satellite a en charge la gestion de ce stock. Celui-ci est renouvelé par la cuisine municipale à la demande de la cuisine satellite, sous réserve que les consommations
N° d'ordre : 15/12/2016/66 — Annexe 2 - Page 7 sur 24 ANNEXE 2
correspondantes restent en lien avec l’objet de la présente convention. Cette demande doit être faite par écrit, par le biais d’un bon de commande (cf annexe n°3) établi par la cuisine satellite transmis par le référent restauration des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq au référent restauration de la ville de Tourcoing. Le réassort est possible sous quinze jours maximum.
1.2.4 Prise en charge des denrées
L'organisation et le mode de fonctionnement de la prise en charge des denrées alimentaires par les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq figurent en annexe de la présente convention (cf. annexe
n°4).
Lors de la prise en charge des repas, les chauffeurs de chaque commune ont la responsabilité de contrôler la marchandise (quantité et qualité) afin de limiter les erreurs. Tout autre aléa constaté après la prise en charge fait l’objet d’une interpellation du référent restauration de la Ville de
Tourcoing pour envisager la mise en œuvre d’une action corrective.
1.2.5 Nettoyage
Les trois villes conviennent de la prise en charge du nettoyage des quais et laves-batterie par la Ville de Tourcoing et de la répercussion de ce coût dans le calcul du coût de production des repas.
1.3 Hypothèse d’un dysfonctionnement au niveau de la chaîne de production
1.3.1 Changement de menus
Dans le cadre de la gestion courante de la production des repas à la cuisine municipale, et de la possibilité de réduire le nombre de repas prévus à 3 jours de la production, des changements de menus peuvent intervenir. Ces changements sont limités à des nécessités techniques (grèves, problème d’approvisionnement, gestion de stock par exemple).
Les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq sont alors informées de ce changement le plus immédiatement possible, par l’intermédiaire de leurs référents restauration et par tout moyen.
1.3.2 Production insuffisante
Pour palier une augmentation des effectifs de dernière minute (enfants n'ayant pas réservé ou éventuelles erreurs dans la transmission des effectifs), un menu « non-réservé » est élaboré, prévu et
distribué aux rationnaires non-prévus initialement.
La composition du menu « non-réservé » est la suivante :
- omelette
- légume du jour (boîtage si absence de légumes du jour)
- compote
Un stock de menus « non-réservés » est remis à chaque cuisine satellite en début de période. Chaque cuisine satellite a en charge la gestion de ce stock. Celui-ci est renouvelé par la cuisine municipale à la demande de la cuisine satellite sous réserve que les consommations correspondantes restent en lien avec l’objet de la présente convention. Cette demande doit être faite par écrit, par le biais d’un bon de commande établi par la cuisine satellite, transmis par le référent restauration des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq au référent restauration de la ville de Tourcoing. Le réassort est possible sous quinze jours maximum.
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1.3.3 Arrêt de la production ou production éliminée
En cas de dysfonctionnements imprévus au niveau de la cuisine municipale, il peut arriver : - que la chaîne de production se trouve à l’arrêt (ex : panne, grève..…),
- que la production d’une journée doit être détruite (ex : problème sanitaire).
La conséquence en est l’absence de repas produits par la cuisine municipale durant un ou plusieurs jours et l’impossibilité par conséquent de mettre à disposition des repas produits par la cuisine municipale dans les cuisines satellites des villes de Neuville-en-Ferrain, de Roncq et de Tourcoing.
NB : un dysfonctionnement au niveau de la production au jour j a des répercussions sur la consommation du jour j +1.
Dans ces cas rares, en remplacement des repas scolaires, il est prévu la distribution de repas de substitution.
Le repas de substitution est mis à disposition de chaque cuisine via une dotation initiale en début d’année scolaire. A chaque fois que le repas de substitution est consommé, une demande de réassort doit être effectuée par écrit immédiatement après utilisation, par le biais des référents restauration de chaque ville. La livraison d’un nouveau stock est ensuite programmée par la cuisine municipale. Les différentes composantes du repas de substitution sont consommées dans les menus de la dernière semaine scolaire.
Le renouvellement du stock n’est assuré que lorsque son utilisation est liée à l’activité objet de la convention.
La composition des menus de substitution n’est pas figée. Elle est proposée par les services de la ville de Tourcoing et soumise à l’avis consultatif de la Commission Menus.
En cas d’arrêt prolongé de la chaîne production (> 3 jours), le comité technique de la mutualisation se réunit dans les plus brefs délais afin de décider et de mettre en place une solution transitoire et concertée.
En cas d’arrêt durable de la chaîne de production (ex : sinistre touchant la cuisine municipale, suspension ou retrait d'agrément sanitaire...), les trois villes s’engagent, dans l'esprit de la mutualisation, à trouver une solution mutualisée pour assurer, le temps nécessaire, la continuité du service. Les trois villes étudient les conséquences financières de cette situation exceptionnelle et s'entendent sur la répartition des charges.
1.3.4 Dysfonctionnement au niveau d’une cuisine satellite
Des dysfonctionnements peuvent également survenir au niveau des cuisines satellites (ex : panne, erreur de régénération.) rendant la remise en température ou la consommation des repas produits impossible.
Un stock de repas de substitution froids à longue durée de conservation est disponible à la cuisine municipale pour palier à cette éventualité. En cas de dysfonctionnement dans une cuisine satellite, les chauffeurs-livreurs de chaque ville assurent la livraison de ces repas froids à la cuisine satellite concernée.
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La composition des menus de substitution froids n’est pas figée. Elle est proposée par les services
de la ville de Tourcoing et soumise à l’avis consultatif de la Commission Menus.
1.3.5 Grèves et service minimum d’accueil
Lorsqu’une grève affectant potentiellement l’organisation de la restauration scolaire est prévue, les référents restauration de chaque ville s'entendent sur l’organisation du service.
Afin de limiter le gaspillage alimentaire, et dans l’incertitude du nombre de convives présents, il est convenu que le repas de substitution n’est servi qu’aux enfants présents. Toutefois, en cas de grève de la cuisine municipale, il est alors demandé aux familles de fournir un pique-nique le jour de la grève, le repas de substitution étant servi le lendemain de la grève.
1.3.6 Problème sanitaire
Une fois que les denrées alimentaires quittent la cuisine municipale, chaque ville a l’entière responsabilité du respect des normes sanitaires.
En cas d’identification d’un problème sanitaire, au niveau de la cuisine municipale ou d’une cuisine satellite, chacune des villes a la charge du protocole à appliquer. La ville de Tourcoing doit informer les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq du protocole à suivre (destruction, retour des denrées).
1.4 Litiges
1.4.1 Relations quotidiennes entre les villes
Les litiges quotidiens (manque de repas, réclamation, question, demande...) devront obligatoirement passer par les référents restauration de chacune des villes, qui assurera le relais, le cas échéant, auprès des services compétents. L’agent assurant le rôle de référent restauration apprécie la nécessité d’alerter ou non sa hiérarchie.
Les demandes de modifications d’organisation impactant le fonctionnement quotidien de la cuisine municipale (composition des pique-niques, organisation des tournées} doivent être formulées aux autres communes par écrit. Ces demandés seront examinées par le Comité technique qui portera le cas échéant une demande d'arbitrage à la Conférence intercommunale. Celle-ci arbitre lors de sa prochaine rencontre ou peut, si le besoin se présente, être réunie de manière exceptionnelle.
1.4.2 Litiges qualité
En cas de doute sur la qualité d’un repas, l'information est immédiatement transmise à la cuisine municipale par l'intermédiaire du référent restauration. S'il apparaît, après enquête, que le problème de qualité, provient de la cuisine satellite, le Litige est résolu par la ville gestionnaire de la cuisine satellite.
Les litiges qui ne pourraient être résolus à ce niveau font l’objet d’une interpellation immédiate du référent restauration de la Ville de Tourcoing afin que puisse être envisagée une action corrective (substitution de composante du menu, réassort ou complément).
Si un dysfonctionnement met en cause la cuisine municipale, il est discuté au sein de la prochaine
commission qualité telle que définie à l’article 2.1.5.
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1.4.3 Principe de solidarité et de recherche de solutions amiables sur les points de désaccord
Dans l’esprit de la mutualisation, le principe est celui de la solidarité entre les trois communes. Chacune des villes s'engage moralement à ne pas discréditer les autres, ni incriminer la cuisine
municipale de Tourcoing auprès de ses usagers.
Lorsqu'un point de désaccord survient au sujet du fonctionnement de l’Entente, le comité technique en est informé et se réunit dans les plus brefs délais. Le principe est celui d’une recherche de
solution amiable.
Lorsque le litige entre les communes peut avoir des conséquences sur le fonctionnement général ou l'avenir de l’Entente, la Conférence intercommunale est immédiatement convoquée par le comité
technique.
1.4.4 Relations avec les usagers
Chaque ville garde l'entière gestion des relations avec ses usagers. En cas de mécontentement d’un usager, chaque ville trouve une issue au litige dans le respect du principe de solidarité tel que défini
à l’article 1.4.3.
1.5 Equipements des satellites des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq
Afin de garantir la meilleure qualité de service et permettre de fonctionner en liaison froide, chaque ville équipe de façon standard les offices satellites à l’échéance de janvier 2017 des équipements
suivants (calibrés en fonction des effectifs accueillis) :
- Four mixte,
- Feu vif,
- Friteuse,
- Poly sauteuse,
- Armoire de maintien en température,
- Armoire froide positive,
- Armoire froide négative.
Les trois villes se sont entendues pour palier l’absence d’équipement des cuisines satellites de Roncq en friteuses (fourniture de frites au four.….).
1.6 Modalités de partage des charges à hauteur du coût de revient de production des repas
1.6.1 Calcul du coût de revient de production
Dans le cadre de la mutualisation de la production des repas, il est décidé un partage des coûts de production entre les trois villes à hauteur du volume et du coût de revient de production du repas.
Ainsi, la ville de Tourcoing porte, sur son budget de fonctionnement, la totalité des charges de
fonctionnement de la cuisine municipale et de la production des repas. Les villes de Neuville-en- Ferrain et de Roncq participent à la prise en charge à hauteur de leur volume respectif de repas produits à leur destination par la cuisine municipale et de leurs coûts de revient de production.
Les coûts de revient de production intègrent :
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- les charges directes : charges de personnel affecté à la cuisine municipale, coût des denrées alimentaires, coût des fournitures nécessaires à la production des repas.
- les charges indirectes: amortissement, fluides, assurance, frais généraux, charges
financières.
Il s’agit de dépenses nettes, déduction faite de toute recette perçue : fonds de compensation TVA, subvention, indemnités de sinistre, etc.
L'’annexe 5 détaille la méthodologie de calcul du coût de revient de production ainsi que les modalités d'établissement du rapport d’activité annuel.
1.6.2 Modalités de participation financière des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq à hauteur du
coût de revient de production des repas par la cuisine municipale à leur destination
En vue de la production des repas, les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq versent chaque année à la ville de Tourcoing une participation financière calculée de la manière suivante, en fonction des prévisionnels (coûts et effectifs) :
coût de revient de production
prévisionnel repas scolaire
X
effectifs prévisionnels annuels de
rationnaires scolaires
NB: le coût du pain à destination des convives de Tourcoing n’est pas considéré dans le bol alimentaire.
Le versement de cette participation financière par les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq à la ville de Tourcoing se fait par quart, selon l’échéancier suivant :
Versement 1 Versement 2 Versement 3 Versement 4
1° quinzaine de 1% quinzaine de 1" quinzaine 1% quinzaine de février mai d’août novembre
Le calcul du montant de la participation financière annuelle totale pour l’année civile suivante ainsi que sa décomposition en quatre versements sont établis et présentés lors de la Conférence Intercommunale réunie en mai pour adoption par avenant par chacun des Conseils municipaux au plus tard au 15 juillet.
Les participations prévisionnelles ou pour solde à verser par les villes de Neuville-en-Ferrain et de Ronca résulteront de titres de recettes préalables émis par la ville de Tourcoing.
1.6.3 Calcul et actualisation du coût de revient de production prévisionnel
a) Modalités de calcul pour la première année de mutualisation (2017)
Le coût de production prévisionnel pour 2017 est fondé sur le coût de revient réel des repas scolaires constatés en 2015 (3,36 €/repas), minoré du coût du pain (0,04 €/repas) et majoré des
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budgets affectés à l’introduction de produits issus de l’agriculture biologique et des circuits courts!
(0,115 €/repas), soit 3,435 €/repas.
Les effectifs prévisionnels totaux pour 2017 sont 138 638 pour Neuville, 167 542 pour Roncq et
664 950 pour Tourcoing.
Le montant de la participation des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq à la Ville de Tourcoing en 2017 sont donc :
Neuville-en-Ferrain Roncq
476 221,53 € 575 506,77€
Versements = 470 000/4 = 4*117 500 € Versements = 570 000/4 = 4*142 500 €
b) Modalités de calcul pour les années suivantes (2018 et suivantes)
Le coût de revient de production prévisionnel fait l’objet d’une actualisation annuelle. Ces prévisionnels (coûts et effectifs) fixent le montant annuel de la participation à verser par les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq à la ville de Tourcoing.
Les prévisionnels (coûts et effectifs) de l’année n+1 sont établis à partir du rapport d’activité annuel n-1 et des coûts de revient de production constatés n-1 qui font l’objet d’un avenant annuel à la Convention. Cet avenant, validé par la Conférence intercommunale, est délibéré par les trois
Conseils municipaux au plus tard au 15 juillet de l’année n.
IL est convenu que pour tenir compte des décisions prises par la Conférence intercommunale quant à la qualité des repas produits, un coefficient de correction, à la hausse ou à la baisse, est validé pour approcher le coût prévisionnel du coût qui sera réellement supporté.
Les coûts de revient de production et effectifs prévisionnels sont calculés de la manière suivante :
Coût de revient de production prévisionnel n+1 = coût de revient de production constaté n-1 * coefficient de correction
Coefficient de correction = taux validé par la Conférence intercommunale pour tenir compte de toutes décisions ayant un impact sur le coût de revient du repas (introduction de produits bio, révision du plan alimentaire, inflation, évolution de la masse salariale, des méthodes de travail, etc.)
Effectifs prévisionnels n+1 = [effectifs constatés journaliers moyens n-1 scolaire * nombre de jours de consommation scolaire de l’année n+1] + [effectifs constatés journaliers moyens n-1 ACM* nombre de jours de consommation ACM de l’année n+1]
Les montants des 4 versements des villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq à la ville de Tourcoing sont ensuite calculés selon la formule suivante, et arrondis à la dizaine de milliers inférieure :
Versement = (effectifs prévisionnels n+1*coût de revient de production prévisionnel n+1) / 4
1.6.4 Versement de régularisation
! La priorité est donnée aux familles de produits suivant : fruits, légumes, potages et produits laitiers.
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Le principe de mutualisation des moyens étant fondé sur le partage des risques entre les trois villes parties de l’Entente et sur une participation financière de chacune aux charges de fonctionnement à hauteur de la part relative des repas produits à sa destination, une régularisation pour l’année # sur la base des coûts constatés est prévue dans le cadre d’un versement de régularisation (versé au plus tard au 31 octobre de l’année n+1). Cette régularisation peut être :
- le remboursement d’un trop perçu de la part de la ville de Tourcoing aux villes de Neuville- en-Ferrain et de Roncq,
- le versement d’une somme supplémentaire de régularisation par les villes de Neuville-en- Ferrain et de Roncq à la ville de Tourcoing.
Le versement de régularisation tient compte :
- du coût de revient de production constaté des repas produits par la ville de Tourcoing, -__ de l’amortissement et des charges financières du matériel investi en commun (cf article 3.4 de la présente convention) que les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq supportent dans le cadre de la mutualisation et qui doivent donner lieu à un remboursement de la part de la ville de Tourcoing,
- des frais de gestion et de coordination de l’Entente (cf article 2.4 de la présente convention).
Les différences entre coût de revient de production prévisionnel et coût de revient de production constaté peuvent provenir :
- d’une variation des charges de fonctionnement supportées par la ville de Tourcoing, notamment {liste non-exhaustive) :
o variation du taux d’absentéisme,
© évolution de la masse salariale (point d’indice, recrutement, réduction d'effectifs) © variation du prix des denrées alimentaires,
o variation du volume de denrées alimentaires commandées,
o variation des charges de maintenance à réaliser,
production éliminée,
- d’une variation des effectifs de rationnaires :
© nombre de repas produits inférieur ou supérieur au prévisionnel annuel établi au mois de juin.
©
Chaque année, au plus tard pour le 15 avril, le contrôle de gestion de la ville de Tourcoing fait le calcul du versement de régularisation au titre de l’année n-1. Les détails de ces calculs, ainsi que l’analyse du coût de revient de production constaté sont présentés à la Conférence intercommunale réunie au cours du mois de mai puis validés par chacun des trois Conseils municipaux sous la forme d’un avenant à la présente convention au plus tard au 15 juillet (cf article 1.6.5).
Un rapport annuel d’activités est également présenté à la Conférence intercommunale puis à chacun des trois Conseils municipaux (cf article 1.6.5 de la présente convention).
1.6.5 Documents justificatifs et suivi
Chaque année il est présenté à la Conférence intercommunale puis à chacun des trois Conseils municipaux au plus tard au 15 juillet :
- le rapport annuel d’activité pour l’année civile n-1, qui doit comporter à minima les informations suivantes :
o les effectifs moyens de rationnaires sur la période par commune et type de convive (scolaire, ACM)
© l’analyse du coût de revient de production constaté
o la part du volume de production à destination de chacune des communes
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le calcul du versement de régularisation présentant notamment la décomposition du calcul des frais de gestion et de coordination (cf article 2.4 de la convention)
un avenant à la convention actant le(les) versement(s) de régularisation à effectuer au titre de l’année civile n-1 et la participation financière à verser par quart par les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq à la ville de Tourcoing pour l’année civile n+1.
Ces trois documents sont adoptés chaque année au plus tard au 15 juillet par délibération des trois Conseils municipaux. Une fois validés par les conseils municipaux, ces documents acquièrent force obligatoire.
Les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq ont la liberté de solliciter tout document justificatif à la ville de Tourcoing.
1.7 Développement de bonnes pratiques intercommunales et professionnalisation des personnels
Dans l’esprit de la mutualisation, et afin de développer les bonnes pratiques professionnelles, il est convenu que les trois villes développent les actions suivantes :
échanges inter-collectivité via des stages: il sera proposé aux agents des trois villes de réaliser des stages dans une autre ville pour renforcer leur connaissance du fonctionnement des partenaires et développer leurs compétences ;
réunions et bilans intercommunaux : afin de renforcer les liens professionnels, partager des expériences ou encore améliorer les processus métier, il peut être organisé des réunions avec l’ensemble des agents intervenant dans le cadre de la mutualisation (chauffeur livreur, cuisinier, responsable hygiène, etc.) ;
bourse de l’emploi: chaque vacance d’emploi sur des postes concourant au service de restauration (cuisiniers, aide-cuisinier, magasinier, livreur, etc.) dans chacune des trois villes, fait l’objet d’une communication aux services Ressources humaines des autres communes.
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Article 2 : Gouvernance de l’entente intercommunale
2.1 Gouvernance et modes de décision
2.1.1 Conférence intercommunale
Les questions liées au fonctionnement de l’Entente sont débattues au sein d’une Conférence
intercommunale.
a) Fonctionnement de la conférence intercommunale
Chaque Conseil municipal se fait représenter dans cette instance par une commission spéciale nommée et composée de 3 membres (3 titulaires et 3 suppléants) élus au scrutin secret à la proportionnelle au plus fort reste, dès le conseil municipal portant validation des accords intercommunaux de mutualisation. Chacune des commissions municipales représentant les Conseils
municipaux est désignée pour la durée du mandat communal.
Au cours de sa première réunion, la Conférence intercommunale, désigne en son sein un président et établit son règlement intérieur. Par respect du jeu démocratique, la présidence de l’Entente alterne entre les communes membres sur une base annuelle. Le règlement intérieur fixe les modalités de fonctionnement de la Conférence intercommunale.
La Conférence intercommunale se réunit au moins une fois par semestre. Les membres titulaires et suppléants peuvent assister à la Conférence Intercommunale. Seuls les membres titulaires ont un
droit de vote.
Les membres du comité technique y participent à titre consultatif et, peut y être invitée à assister, sans voix délibérative, toute personnalité extérieure. Le président peut réunir la Conférence intercommunale chaque fois qu’il le juge utile. Une convocation est alors adressée par le Président de l’Entente à chacun des élus membres de la Conférence au minimum 3 jours francs avant la réunion.
L'ordre du jour de la conférence intercommunale est proposé par le comité technique et validé par le président de l’Entente. Pour les réunions planifiées, les documents de travail sont communiqués dans un délai de 15 jours en amont de l’instance sous format électronique.
Les décisions prises au sein de la conférence intercommunale ne sont exécutoires qu’après avoir été ratifiées par une délibération de chaque Conseil municipal.
b) Commission de « suivi financier »
Il est institué une commission de « suivi financier », composée d’un élu de chaque commune et
membre de la Conférence intercommunale.
Cette commission est chargée du suivi financier de la mutualisation et examine notamment le rapport d’activité annuel en amont de la conférence intercommunale. En particulier, elle peut accéder à toutes les pièces du dossier ayant conduit à l’établissement du coût de revient (pièces justificatives sur les différents postes de dépense: masse salariale (fiches de paye), denrées
alimentaires (factures et extractions SALAMANDRE), fluides, etc.)
2.1.2 Comité technique
Le comité technique de l’Entente est composé d’agents représentant les services des trois collectivités concernées par l’objet de l’Entente. Il s’agit :
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- Pour la ville de Neuville-en-Ferrain :
© le Directeur général des services, ou son représentant,
o le directeur du pôle jeunesse, vie éducative et sportive, ou son représentant, o le coordinateur de la restauration, ou son représentant.
- Pour la ville de Roncq :
© le Directeur général des services, ou son représentant,
o le directeur du service de la vie scolaire, ou son représentant,
o le coordinateur de la restauration, ou son représentant.
- Pour la ville de Tourcoing :
© le Directeur général adjoint en charge des services à la population, ou son représentant,
© le directeur de la restauration municipale, ou son représentant,
o le responsable du service restauration au sein de la direction de la restauration
municipale, ou son représentant.
À l'initiative de chacune des villes et selon l’ordre du jour du comité technique, d’autres techniciens
peuvent être associés aux réunions (DRH, référents restauration, contrôle de gestion, finances,
affaires juridiques...)
Le comité technique se réunit à minima en amont de chaque réunion de la Conférence intercommunale, afin, notamment, d’en préparer l’ordre du jour, ainsi que chaque fois qu’il y a
nécessité.
2.1.3 Commission menus
Les villes de Neuville-en-Ferrain, de Roncq et de Tourcoing élaborent en commun la composition des menus conformément aux dispositions de l’article 1.1.1 a de la présente convention. Les grilles de menus sont ensuite présentées à la Commission menus intercommunale. La Commission menus peut exprimer des demandes ou des souhaits particuliers. Elle participe autant que possible à la construction des menus et évalue la pertinence de ceux-ci.
La commission des menus se réunit deux fois par an :
Mai année N Novembre année N
Validation des menus de septembre N à | Validation des menus de février N+1 à juin janvier N+1 N+1
Participants :
- la diététicienne de la cuisine municipale
- le responsable de la cuisine municipale ainsi que 1 agent travaillant à la cuisine municipale - 1 responsable de cuisine satellite désigné dans chaque commune (= 3 représentants des cuisines satellites)
- 1 agent d’animation de l’interclasse du midi désigné dans chaque commune (= 3 représentants des agents d’animation)
- 2 représentants de parents d’élèves (maternelle et élémentaire) dans chaque commune {= 6 représentants de parents d'élèves)
- Les élus siégeant à la conférence intercommunale (= 9 élus)
- Les directeurs ou responsables de la restauration dans chacune des trois villes -_ Et ponctuellement des représentants des élèves rationnaires.
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Au cours de la réunion de la Commission des menus, les menus élaborés conjointement sont
présentés et expliqués.
La Commission menus peut faire des propositions de changements ou d’ajustements. Ces propositions sont intégrées dans les grilles de menus dans la mesure du possible. La priorité est donnée au respect de la réglementation relative à l’équilibre alimentaire, à la capacité technique et à l'équilibre budgétaire.
2.1.4 Référent restauration
La coordination et le bon fonctionnement de la mutualisation nécessitent la définition au niveau des
services de chaque commune d’un interlocuteur unique.
Chaque ville communique donc au moment de la signature de la présente convention à l’autre ville 8 P les éléments constitutifs de son « référent restauration ». Ii s’agit : B
- des nom, prénom et fonction de l’agent interlocuteur, g
- d’une adresse mail,
-__ d’un numéro de téléphone et de télécopie,
- d’une adresse courrier.
L'agent assurant le rôle de référent restauration est le garant des relations quotidiennes entre les trois communes parties de l’Entente, il en assure la coordination, relaie, si besoin, les demandes auprès des services compétents et apprécie, le cas échéant, la nécessité d’alerter ou non sa
hiérarchie.
En cas d’absence du référent restauration, chaque commune s’engage à désigner un agent assurant temporairement ces missions et en informe les autres communes.
2.1.5 Commission qualité
Une commission qualité se réunit une fois par semaine durant les six premiers mois suivant la date d’entrée en vigueur de l’Entente, puis au minimum une fois par mois.
La commission qualité constitue l’espace au sein duquel sont réglés tous les litiges (cf article 1.4.2 de la présente convention).
La commission qualité est composée :
-__ du responsable du service restauration de la Direction de la Restauration Municipale et de l’Entretien (ville de Tourcoing),
-__ du responsable de la cuisine municipale,
-_ des référents restauration des trois villes.
2.2 Durée de l'entente
La présente convention est conclue pour une durée indéterminée. Après signature, elle entre en
vigueur au 1* janvier 2017.
Un rapport annuel d’activités est présenté à chacun des trois Conseils municipaux au 15 juillet au plus tard de l’année suivante (n+1).
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2.3 Rupture
2.3.1 Résiliation unilatérale
Chacune des communes peut mettre un terme unilatéralement à l’Entente par délibération de son Conseil municipal. Sauf accord amiable contraire, cette résiliation prend effet au dernier jour de
l’année civile et à l’issue d’un préavis d’au moins 12 mois.
Cette décision emporte résiliation de l’Entente. Elle est réalisée par lettre recommandée avec accusé
de réception adressée aux autres communes.
Sur proposition de la Conférence intercommunale, les communes membres règlent, par l’adoption d’un avenant à la présente convention, les conditions juridiques et financières de sortie de l’Entente. L'ensemble des sommes régulièrement engagées jusqu’à la résiliation fait l’objet du co-
financement.
2.3.2 Résiliation d’un commun accord
Les communes membres peuvent décider d’un commun accord de mettre fin à la convention.
La résiliation d’un commun accord est décidée par délibérations concordantes du Conseil municipal
de chacune des communes.
Les communes membres règlent, par l’adoption d’un avenant à la présente convention, les conditions juridiques et financières de sorties de l’Entente. L'ensemble des sommes régulièrement
engagées jusqu’à la résiliation fait l’objet du co-financement.
2.3.3 Compensations financières en cas de rupture
En cas de rupture de l’Entente, il est prévu le versement de compensations basées sur : - la valeur résiduelle de l’amortissement du matériel investi en commun, - le temps de reclassement du personnel qui apparaîtrait en sureffectif au sein de la Ville de
Tourcoing du fait d’une diminution des volumes de production,
- toutes autres charges qui seraient supportées par les parties.
Ces compensations correspondent à un partage des coûts de rupture entre les communes parties de l’Entente. Les coûts engendrés sont appréciés en comparant les situations immédiatement précédant
et succédant à la rupture de l’Entente.
Les parties conviennent de s’entendre sur le montant de ces compensations, sur proposition de la Conférence intercommunale pour garantir ni enrichissement ni appauvrissement des parties.
2.4 Frais de gestion et de coordination de Entente
La nécessité de gestion et de coordination de la mutualisation fait apparaître des frais
supplémentaires pour chacune des trois communes.
Cette charge est constituée d’un ensemble de tâches réalisées par les services et est indépendante du nombre de repas produits. Il s’agit donc d’un ensemble de prestations réalisées par chacune des communes en vue de la mutualisation et de son suivi. Le détail de ces tâches et de leur transcription financière est actualisé annuellement et intégré au rapport annuel d’activité. Les trois villes
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établissent un calcul en s’appuyant sur l’annexe n° 6 qui décrit les activités comprises dans les frais de gestion (instances de pilotage, établissement du coût de revient, commission menus, etc.).
Etant donné que le fait générateur de ces tâches supplémentaires est la mutualisation qui profite aux trois communes, il est convenu que chacune des communes participe à ces frais à hauteur de 33,33%.
2.5 Litiges
Les parties conviennent que tout litige relatif à l’exécution de la présente Entente fera l’objet d’une tentative de règlement amiable au sein de la Conférence intercommunale. À défaut de trouver un accord, la résolution du litige relèvera du Tribunal administratif de Lille qui sera compétent en la matière,
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Article 3 : Adaptation de l’outil de production
3.1 Investissements à réaliser
Pour faire face à l’augmentation de la production en raison de la mutualisation, l’analyse technique montre la nécessité d’adapter l’outil de production par la réalisation d’investissements
supplémentaires.
Ces investissements concernent le matériel suivant (cf annexe n°7) :
- _ Thermoscelleuse automatique,
- Matériel de transport : cagettes, etc.
-__ Adaptation du local déconditionnement,
- Petit matériel divers.
En outre, l’investissement à réaliser comprend également l’adaptation du logiciel de gestion SALAMANDRE® et la formation des agents en vue de la mutualisation.
3.2 Répartition des charges et des produits
Le matériel investi est la propriété de la ville de Tourcoing. Îl représente une dépense totale estimée de 101 120 euros HT (prévisionnel).
Il est convenu une répartition des charges d’investissement supplémentaire entre les trois villes, par
référence à la part relative des repas produits à destination de chacune des villes, soit une clé de répartition du financement :
- Ville de Neuville-en-Ferrain : 14,28% du montant HT
- Ville de Roncq : 17,25% du montant HT
-__ Ville de Tourcoing : 68,47% du montant HT
La ville de Neuville-en-Ferrain s'engage à verser à la ville de Tourcoing une subvention
d’équipement de 14 436 euros.
La ville de Roncq s'engage à verser à la ville de Tourcoing une subvention d'équipement de 17 445 euros.
Il est convenu qu’à l’image du partage des charges, les Villes parties prenantes à l’entente bénéficient du partage des produits éventuels (subvention d'équipement .….).
3.3 Modalités de versement de la subvention d’équipement
Les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq s’engagent à verser l’intégralité de la subvention d’équipement dans le délai d’1 mois après la signature de la Convention. A cet effet, la ville de
Tourcoing émettra un titre de recette.
Ce montant fera l’objet d’une régularisation afin de tenir compte du coût réellement facturé. Cette régularisation fera l’objet de délibérations concordantes avant le 15 juillet 2017, après avis préalable
de la Conférence Intercommunale.
3.4 Amortissement du matériel et charges financières
L'intégralité des charges d’amortissement et charges financières du matériel investi en commun est intégrée au coût de revient de production du repas. Chaque année, au moment de la régularisation
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des comptes telle que définie à l’article 1.6.5 de la présente convention, la ville de Tourcoing déduit la part relative d'amortissement et de frais financiers de Neuville-en-Ferrain et Roncq.
3.5 Maintenance du matériel
Les charges de maintenance du matériel investi en commun, comme des investissements antérieurs à la présente convention sont supportées par la ville de Tourcoing et intégrées au prix de revient de production imputable aux villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq, qui fait l’objet d’une actualisation annuelle.
Lorsqu’en raison notamment d’événements exceptionnels (ex: panne..), les charges de maintenance excèdent celles qui étaient prévues et intégrées dans le coût de revient de production calculé pour l’année n, les villes de Neuville-en-Ferraîn et de Roncq participent à ce coût supplémentaire imprévu au moment du versement de régularisation tel que défini à l’article 1.6.5 de la présente convention.
Lorsqu'un arbitrage est nécessaire entre charges de maintenance supplémentaires ou nouvel investissement (ex : un four tombe en panne et les charges de réparation se trouvent supérieures au coût d’achat d’un nouveau four), la Conférence intercommunale peut être amenée à en décider.
3.6 Plan pluriannuel d’investissement
Afin de maintenir l’outil de production fonctionnel et procéder au renouvellement progressif des matériels et équipement, un plan pluriannuel d’investissement est présenté chaque année à la Conférence intercommunale se réunissant en mai.
Ce plan pluriannuel (annexe n°8) présente les investissements qui semblent nécessaires : - sur la base de l’inventaire initial de la cuisine centrale, les renouvellements de matériels vétustes sur 10 ans,
- les acquisitions en vue d'améliorer les conditions de travail ou les processus de production sur 3 ans,
- les dépenses imprévues sur 1 an.
La mise en œuvre du plan pluriannuel d’investissement dépend toutefois de l’état de fonctionnement des matériels, des contraintes techniques et réglementaires et de tout aléa non prévisible.
Ces dépenses font l’objet d’une prise en charge de chaque ville à hauteur de la part relative des repas produits à sa destination par la cuisine municipale et définie pour chaque année (n+1) à partir du rapport d’activité de l’année n-1.
3.7 Dépenses d’investissement imprévues
Lorsqu’un événement indépendant de la volonté des trois communes se produit, vient perturber ou empêcher le fonctionnement normal de la production mutualisée (ex : panne, avarie du matériel, mise aux normes en cas d’évolution de la réglementation, y compris événement de force majeure...) et entraine des dépenses d’investissement imprévues nécessaires pour assurer la continuité du service, celles-ci font l’objet d’une prise en charge de chaque ville à hauteur de la part relative des repas produits à sa destination par la cuisine municipale et définie pour chaque année (n+1) à partir du rapport d’activité de l’année n-1.
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La Conférence intercommunale ainsi que le comité technique sont informés :
- immédiatement et par tout moyen, des dépenses d’investissement imprévues excédant la somme de 20 000 € HT ;
- lors de la présentation du rapport d’activité annuel pour les dépenses d'investissement imprévues
d’un montant inférieur à 20 000 € HT.
En cas de besoin, ces instances peuvent être réunies de manière exceptionnelle, La Conférence intercommunale convient d’une date de versement de la subvention d'équipement à la ville de Tourcoing par les villes de Neuville-en-Ferrain et de Roncq. Celle-ci devra être validée par les
Conseils municipaux respectifs.
Toute dépense qui ne concernerait pas la partie mutualisée de la production ou porterait sur des investissements non-essentiels au fonctionnement de la production mutualisée (ex: choix stratégiques pour l’avenir…), fera l’objet d’une négociation entre les trois communes au sujet de la
répartition éventuelle de la dépense, ainsi que d’un avenant à la présente convention.
3.8 Litiges
En cas de litige entre les trois communes portant sur la répartition des charges d’investissement, les
parties s’engagent à rechercher une solution amiable. Le comité technique en est informé et se réunit dans les plus brefs délais.
Lorsque le litige entre les communes a des conséquences sur le fonctionnement général ou l’avenir de l’Entente, la Conférence intercommunale est immédiatement convoquée par son Président, Les parties s’engagent à rechercher une solution amiable.
En cas d’échec, le litige devra être porté devant le Tribunal administratif de Lille.
Fait en 1 exemplaire original détenu par la ville de Tourcoing
Aunssiessreeeessss ,1e
La Maire de la ville de Le Député-Maire de la ville de Le Maire de la ville de Neuville-en-Ferrain Roncq Tourcoing
Marie TONNERRE-DESMET Vincent LEDOUX Gérald DARMANIN
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Liste des annexes
Annexe n°1 : répartition des tâches Cuisine centrale / office satellite
Annexe n°2 : composition de référence du pique-nique
Annexe n°3 : liste des denrées alimentaires de base fournies aux offices satellites et bon de
commande
Annexe n°4 : modalités de prise en charge des denrées alimentaires à la cuisine centrale
Annexe n°5 : méthodologie de calcul du cout de revient de production et d’établissement du rapport annuel d’activités
Annexe n°%6 : feuille de calcul des frais de gestion et de coordination
Annexe n°7 : analyse technique explicitant l’adaptation de l'outil de production
Annexe n°8 : plan pluriannuel d’investissement 2017-2027
Annexe n°9 : liste des entrées scolaires
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