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unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - c05 03 2015 1dgs approbation schema de mutualisation de la can rapport
Document publié le Jeudi 1 janvier 2015
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - c05 03 2015 1dgs approbation schema de mutualisation de la can rapport)
Thèmes du document : Culture et patrimoine, Aménagement du territoire, Investissement et développement économique,
1
Rapport sur l'état des lieux de l’existant
et
Grandes lignes d'orientations 2015-2019
Schéma de mutualisation
Communauté d’Agglomération du Niortais
Base de travail mise à jour le 24/11/2014 Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 20/03/2015
Date de réception préfecture : 20/03/2015 2
Propos liminaires
Dans un contexte de réforme territoriale avec la mise en place de régions élargies, de
renforcement des intercommunalités et de restriction de nos finances publiques, la
mutualisation est un enjeu majeur et l’une des conditions de réussite de l’affirmation de notre
territoire. Les nombreux exemples réussis des agglomérations voisines qui ont entrepris la
mutualisation de leurs actions et de leurs moyens doivent nous inciter à agir et à renforcer
notre coopération dans le respect des communes.
Notre intercommunalité porte en elle le principe des partages de compétences et de manière
sous-jacente un objectif de mutualisation. Cependant, notre évolution n’a pas toujours
permis d’engager une véritable démarche de mutualisation au risque d’amoindrir tant notre
communauté que ses communes membres. Après quinze ans, nous devons nous engager
dans une entreprise nouvelle et ambitieuse de mutualisation.
Cet objectif est inscrit dans la loi et un schéma de mutualisation doit être adopté en mars
2015. Au-delà de cette obligation législative, la mutualisation s’inscrit dans une démarche
globale de répartition des moyens dans un contexte financier dégradé et de valorisation de
notre territoire.
Les outils pour mener à bien la mutualisation sont divers et permettent d’explorer
plusieurs voies : du partage de savoir-faire à la création de services communs en passant
par la prestation de services et la mise à disposition de services.
En quinze ans, les pratiques de partage se sont développées et constituent le socle de
la démarche de mutualisation. Il convient désormais de décider les domaines dans lesquels
la Communauté d’Agglomération et ses communes membres peuvent agir pour renforcer les
synergies. Il importe de fixer des priorités qui permettront d’agir avec pragmatisme et
efficacité en s’appuyant sur les pratiques ou expériences en vigueur qui pourront être, dans
certains cas, approfondies et développées, en intégrant les évolutions législatives et
réglementaires qui nous incitent à agir pour assurer l’efficacité du service public et en se
fondant sur les spécificités de notre territoire.
La mutualisation doit être au service de notre projet de territoire en cours d’élaboration.
Accusé de réception en préfecture
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Il s’agit aujourd’hui de créer une dynamique. Des adaptations seront nécessaires du fait
du caractère mouvant du contexte institutionnel dans lequel le bloc communal évolue. Il nous
appartiendra de nous adapter et de répondre à des besoins qui pour certains d’entre eux ne
sont pas connus à ce jour.
Ce projet de schéma de mutualisation est une première étape. Il donnera lieu à des
rendez-vous réguliers. Chaque année à l’occasion de la séance consacrée au débat
d’orientations budgétaires ou lors du vote du budget, un point sur l’état d’avancement de la
mise en œuvre du schéma et sur ses prolongements sera effectué.
La mutualisation est inévitable. Sa réussite dépend de chacun d’entre nous. Je sais que
notre Agglomération peut compter sur l’esprit communautaire qui nous anime, sur notre
volonté d’agir au bénéfice de ses habitants et de ses communes.
Jérôme BALOGE
Président de la Communauté d’Agglomération du Niortais
Accusé de réception en préfecture
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PARTIE 1 - La mutualisation pour repenser l’organisation de
l’ingénierie du territoire : approche méthodique
I- Les différentes formes de mutualisation
La mise en commun des moyens entre l’EPCI et ses communes membres peut se
décliner selon des formes plus ou moins « intégrées ».
1. Transfert de compétences
Le transfert est la forme la plus intégrée de la mutualisation et se situe hors champ du
schéma de mutualisation de services.
2. Services communs : hors compétences transférées, services fonctionnels
o article L. 5211-4-2 CGCT et article 67 de la loi MAPTAM
o mutualisation descendante (EPCI vers communes)
a. Pour les services fonctionnels (services administratifs ou techniques
concourant à l’exercice des compétences sans être directement rattachés à
ces compétences) chargés de l’exercice de missions opérationnelles (non
transférées) et fonctionnelles en matière :
o de gestion du personnel (hors missions CDG)
o de gestion administrative et financière
o d’informatique
o d’expertise juridique
o d’expertise fonctionnelle
o d’instruction des décisions prises par les maires au nom de la
commune ou de l’Etat (état-civil, autorisations d’urbanisme par
ex.)
b. Pour les services sans lien avec les compétences transférées (ex. pour
l’entretien de la voirie des ZAC concernant un EPCI qui n’a pas la
compétence voiries)
o Appréciation très large de la notion de service commun pouvant
relever de ce cadre
o Autorité hiérarchique : Président de l’EPCI
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o Autorité fonctionnelle partagée selon les missions
o Les agents qui exercent la totalité de leurs fonctions dans un
service commun sont obligatoirement transférés au
groupement
o A contrario, les agents qui sont à temps partagé
EPCI/communes, ne sont pas transférés mais mis à
disposition
Les effets de ces mises en commun sont réglés par convention après avis du ou des
Comités Techniques compétents.
3. Mises à disposition de services : sur les compétences transférées donc hors
services fonctionnels
o article L.5211-4-1 CGCT
o s’impose aux agents
o mutualisation ascendante (communes vers EPCI) reste
possible uniquement pour les compétences partiellement
transférées
4. Mise à disposition individuelle : sur tout objet lorsque cette mise à disposition
présente un intérêt dans le cadre d’une bonne organisation des services »
(article L.5211-4-1III CGCT)
o loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositio ns
statutaires relatives à la fonction publique territoriale
o Avec accord des agents
o Autorité hiérarchique partagée selon le moment de l’activité
si mise à disposition partielle
5. Conventions de prestations de services et ententes : relations contractuelles
qui divergent de la mutualisation stricto sensu ou en sont une des modalités
(ex. en cas de service commun)
o article L.5216-7-1
o Jurisprudence du Conseil d’Etat commune d'Annecy 2012 :
échappe aux règles de la commande publique
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o notion de « in house » entre les collectivités membres du
bloc local
6. Autres formes de coopérations techniques et fonctions de pilotage: peuvent
être facteurs d’entraînement par le partage de pratiques
II- Les périmètres de mutualisation et le cadre de réflexion
La mutualisation est au service du projet de territoire en cours d’élaboration. Elle est
fondée sur un socle de valeurs partagées et doit permettre de :
o Maintenir et / ou améliorer la qualité des services
o Partager les services pour accroitre la disponibilité des expertises
o Rechercher une plus grande efficacité/efficience économique
Partage de savoir-
faire et de
compétences
Coopération
transversale inter-
collectivités sur
projets
Prestation de
services (système
ascendant et
descendant)
Mise à disposition de
services (système
ascendantetdescendant)
Création de services
communs
Transfert partiel de
compétences
Transfert total de
compétences
Démarche multiforme et en évolution aux conséquences managériales
différentes selon le degré de mutualisation au sens large
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o Renforcer la cohérence des politiques publiques
o Renforcer la communauté d’intérêt
o Rendre plus lisible l’action intercommunale
o Contribuer à mieux satisfaire les usagers (qualité du service public)
o Faire reconnaître davantage l’identité intercommunale
o Dégager à moyen terme des marges de manœuvre financières en partageant les
ressources
o Moderniser les modes de fonctionnement en maîtrisant les coûts
o …
Politiquement, le choix de mutualiser les fonctions de pilotage ou uniquement les
fonctions techniques renvoie soit à l’idée d’une intégration forte sur le fond (partage de
grandes orientations stratégiques), soit à l’idée d’une intégration forte sur la forme (une
administration forte au service de projets distincts), l'un n'excluant pas l'autre.
Avant d’engager des mutualisations il est indispensable, au préalable, de connaitre
les périmètres sur lesquels la mise en commun de moyens va s’appuyer. Il est important
d’en définir les éléments (thèmes, priorités, modalités….) et surtout pour quelle finalité et
avec quelle évaluation. La méthode commune de conception et de recherche d’efficacité des
solutions sera organisée autour d’un comité de pilotage (élus/techniciens) et d’un comité
technique, évoluant, le cas échéant, en sous-groupes thématiques.
Concernant le socle des valeurs, l’humain est au cœur des dispositifs qui
comprendront la mise en œuvre de la GPEEC (gestion prévisionnelle des emplois, des
effectifs et des compétences) et une recherche de la mobilité choisie (charte de mobilité ?)
dans le cadre du bassin d’emplois territorial du niortais.
Des points de vigilance sont à prendre en compte : la logistique (bureaux,
déménagements…), les systèmes d’information (compatibilité, intégration…), la maitrise de
la charge de travail des services…
La mutualisation comporte également un volet financier qui n’est pas stabilisé dans
les textes à ce jour (pacte financier et fiscal, coefficient de mutualisation, DGF
territorialisée...).
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S’agissant de l’évolution des charges de personnel, les observateurs s’accordent le
plus souvent pour indiquer que les mutualisations peuvent générer à terme des évolutions
moins fortes.
Schéma théorique pour des conditions d’évolutions maîtrisées
Source : Stratorial-finances J-P COBLENTZ P-M TERRIEN
Pour aborder plus en détail la question des coopérations et des mutualisations, tant
du point de vue de l’état des lieux que du champ des possibles, il est utile de prendre en
compte deux approches combinées :
1. La mutualisation par activité
Il est possible de mutualiser par activité :
o Les ressources logistiques (des matériels qui seront utilisés en commun)
o Les ressources humaines (qui peuvent absorber des règles différentes
mais qui peuvent également apporter de la souplesse dans une
organisation)
o Les systèmes d’information (applications et parfois bases de données) de
l’activité (dans le cas d’un fort couplage des règles de procédures)
o Des activités opérationnelles (dans les cas où les processus, règles et
procédures sont en totale adéquation)
Temps
Coût
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2. La mutualisation de l’EPCI avec une ou plusieurs communes
Le périmètre de la mutualisation vise à caractériser le nombre de collectivités
concernées par le partage de services.
Périmètre 1 : la communauté et une commune, en général la ville centre
Périmètre 2 : la communauté et plusieurs communes.
Dans une même communauté, selon les services, les deux périmètres peuvent se
combiner.
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PARTIE 2 - Les expériences de mutualisation vécues à l’échelle de
la Communauté d’Agglomération du Niortais : Etat des lieux
I- Les bonnes pratiques de partage d’expertise et d’expérience
1. Les coopérations culturelles
Le réseau du Cantalogue1 fédère les outils de gestion, collections multimédias et les
personnels de 16 médiathèques publiques situées sur le territoire de la Communauté
d’Agglomération du Niortais, à destination de l’ensemble des habitants des 45 communes du
nouvel EPCI. Le Service des bibliothèques et de la lecture publique qui gère et coordonne
l’ensemble, sous la conduite d’un comité de pilotage d’élus, a notamment mis en place :
a) Un SYSTEME UNIQUE D’INFORMATION ET DE GESTION DE BIBLIOTHEQUE (Aloès
170) avec un PORTAIL MULTIMEDIA WEB 2.0 d’accès aux informations, aux
programmes et aux catalogues des médiathèques du réseau.
b) Un TARIF et une CARTE UNIQUE DE BIBLIOTHEQUE valable sur tout le réseau
communautaire.
c) Une FUSION DES COLLECTIONS avec localisation des documents, information
permanente sur leur statut (indisponible, emprunté, réservé) et possibilité d’emprunts et
retours en n’importe quel point du réseau.
d) Une NAVETTE DOCUMENTAIRE AUTOMOBILE desservant 1 à 2 fois par semaine les
médiathèques du réseau et assurant la circulation des documents empruntés d’une
médiathèque à une autre.
e) Une COORDINATION culturelle.
Les médiathèques de la Communauté d’Agglomération mènent de surcroît des
activités d’animation en collaboration et en partenariat avec chacune des communes à
l’origine des transferts d’équipements auxquelles s’ajoutent des prestations d’ambition plus
communautaire et plus proprement destinées à partager sur le réseau le coût et l’intérêt de
certaines expositions, de certains ateliers et rencontres d’auteurs sur la base d’un
programme négocié chaque année entre l’équipe des bibliothécaires et l’ensemble de leurs
partenaires institutionnels et associatifs. De ce point de vue territorial, la mise en réseau des
bibliothèques /médiathèque aura constitué un exemple très intéressant et très dynamique
d’une compétence culturelle partagée.
le CANTALOGUE, système unique d’information et de gestion de bibliothèque (Aloès 200) couplé à son Portail multimédia web 2.0
(interactif) d’accès aux informations, aux programmes et aux catalogues des médiathèques du réseau (Ermès)
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Accusé de réception en préfecture
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Pour le festival de Téciverdi ayant eu lieu tous les deux ans depuis 2010, les
services de la Communauté d’Agglomération du Niortais (Arts Plastiques, Conservatoire de
Danse et Musique, le Service des Bibliothèques ainsi que les musées) ont participé à des
actions d’animations. Les services eux-mêmes avaient intégré la thématique dans leurs
propres actions culturelles. A cette occasion, la Ville de Niort avait choisi le thème de
chacune des éditions, la CAN en avait tenu compte comme fil rouge pour ses actions
culturelles sur le territoire. Par exemple, en 2012, le musée a mis en valeur une collection
d’insectes et l’école d’arts plastiques a fait travailler ses élèves sur ce même thème.
Pour l’Ecole d’Arts Plastiques (CAN), des collaborations ont été menées avec la ville
ou ses opérateurs, avec le Pilori Espace d’arts visuels (rencontres d’artistes), ou dans le
cadre de la fête des activités périscolaires (le Très Grand Conseil Mondial des Clowns avec
les associations Matapeste et Cœur de Girafe (réalisation de chapeaux pour les
musiciens,…).
Par ailleurs en 2010, un diagnostic culturel a été mené conjointement par la CAN et la
Ville de Niort et confié à l’agence régionale du spectacle vivant. Il s’agissait de mesurer
l’implication des institutions publiques en matière culturelle sur le territoire niortais par
comparaison aux autres territoires de la région et de recenser les attentes des élus
communautaires pour l’avenir. Un rapport chiffré et documenté a été produit qui constitue
une première approche des développements possibles.
2. Les coopérations sportives
La Communauté d’Agglomération dispose de la compétence sports d’eau. Ainsi elle a
en charge la gestion des piscines de Niort (Champommiers et Pré Leroy), des Colliberts à
Mauzé-sur-le-Mignon, du centre aquatique Les Fraignes à Chauray, des piscines estivales
de la Garette à Sansais et de Magné. La CAN gère également la base nautique de Noron à
Niort et la base nautique du Lidon à Saint Hilaire la Palud.
Un groupement de commandes pour le gardiennage du site de Niort Plages et de la
piscine Pré-Leroy est conclu entre la Ville de Niort et la CAN depuis plusieurs années.
L’objectif est de partager les frais de gardiennage suivant les besoins conjoints des 2 parties.
Une convention entre l’office de tourisme Niort Marais Poitevin et la CAN régit
l’organisation des activités nautiques de Niort Plages. La ville de Niort est maître d’ouvrage
de l’opération Niort Plages.
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Une convention de prestation de services est conclue entre la commune de Saint
Hilaire la Palud et la CAN pour l’entretien de la base nautique du Lidon. Il en est de même
pour l’entretien des extérieurs du centre aquatique Les Fraignes à Chauray.
3. Les projets de développement durable
La Communauté d’Agglomération du Niortais et certaines communes membres ont
mis en place différents projets de coopération en lien avec le développement durable :
L’Agenda 21 de la Ville de Niort : La ville de Niort a initié une démarche ambitieuse
de projet territorial de développement durable à laquelle elle a souhaité associer la
Communauté d’Agglomération dès l’origine, y compris au sein du comité de pilotage. Cette
démarche a été reconnue et saluée au niveau national (Agenda 21 local France par le
ministère de l’écologie et du développement durable, rubans du développement durable par
l’AMF et le comité 21). Cette stratégie s’est appuyée sur un diagnostic territorial large et
partagé qui a associé de multiples partenaires publics et privés et des habitants.
La CAN s'est engagée à mettre en œuvre les actions de l'Agenda 21 de la Ville
relevant de ses compétences. Ainsi, plusieurs services sont concernés : transports, habitat,
régie des déchets, office du tourisme, développement économique, énergies renouvelables.
La coopération se situe donc à la fois dans le pilotage de la démarche, mais également dans
la mise en œuvre des actions et leur évaluation.
Le Comité partenarial de l'Agenda 21 de la Ville de Niort : Le comité partenarial se
situe dans le sillage des ateliers participatifs animés par la ville lors du lancement de
l’Agenda 21. S’y est fait jour la nécessité entre acteurs du territoire d’organiser une montée
en puissance des compétences et des coopérations autour d’objectifs communs formalisés
dans la charte partenariale du développement durable qui constitue le socle de référence
des acteurs du territoire. La ville assure la coordination de cette instance dans laquelle la
Communauté d’Agglomération du Niortais est co-animatrice. La ville et la CAN mobilisent
leurs services en fonction des thématiques qui sont développées entre les partenaires et
participent à la mise en œuvre d’actions territoriales partagées dans le cadre des semaines
nationales (semaine du Développement Durable, de l'énergie, de la mobilité,...) et ce au
bénéfice des habitants.
Le Plan Climat-Energie Territorial (PCET) : Conformément aux exigences légales,
la ville et la CAN ont élaboré leur PCET respectif. Pour autant des démarches communes
ont été développées : Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20150316-C05-03-2015-1- AU
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a. Adoption d’une démarche qualité commune, Cit’ergie, recommandée par la
MEEDE et l’ADEME basée sur un référentiel commun aux services qui permet
de faciliter à terme la mise en œuvre.
b. Coopérations autour d’un évènementiel (conférence transition énergétique) et
sur des actions plus techniques (énergies renouvelables). L'animation
territoriale des dispositifs constitue une piste intéressante de collaboration et
répond à des besoins partagés.
Le conseil en Energie Partagé (CEP) : le CEP est un service dédié aux communes
de moins de 10 000 habitants. Une personne dédiée (conseillère en énergie) est à la
disposition des communes qui le souhaitent pour réaliser des diagnostics énergétiques sur
les bâtiments communaux, et aider les élus communaux dans leur prise de décisions quant
aux travaux à engager pour réaliser des économies d'énergie. Le CEP est un service
reconnu et très apprécié des communes, il constitue à ce titre une piste intéressante pour
engager la construction d’un projet communautaire autour de l’énergie.
Les énergies renouvelables : la Communauté d’Agglomération du Niortais a
coordonné un groupement de commandes pour la pose de panneaux photovoltaïque sur le
patrimoine des communes. La Communauté d’Agglomération du Niortais a pris en charge
(financièrement et techniquement) tout le montage de l'opération, de l'étude de potentiel
jusqu'au lancement du marché. Une même dynamique de coordination de projets pourrait
être enclenchée sur d'autres domaines (biodiversité, autres énergies renouvelables,…).
Ainsi, on pourrait évoquer la mise à disposition gratuite, par la Régie des Déchets, de sa
déchiqueteuse au profit des communes pour produire des plaquettes forestières à partir de
leurs déchets verts, à vocation de paillage en espaces verts ou de chauffage.
La commission DD / Conseil d'exploitation énergies renouvelables : la CAN
disposait jusqu’en décembre 2013 d'une commission Développement Durable qui rassemble
un élu référent au développement durable par commune. Cette commission vise à apporter
des informations sur les leviers d'action des communes en faveur de l'énergie et du climat :
interventions d'experts, accompagnement sur des projets,... Elle se transforme 3 fois par an
en "conseil d'exploitation énergies renouvelables" pour suivre le budget "énergies
renouvelables" du patrimoine communautaire de la CAN.
La biodiversité : La ville de Niort (Capitale Française de la biodiversité en 2013) a
élaboré un inventaire et une stratégie d’action en matière de Biodiversité qu’elle a eu Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20150316-C05-03-2015-1- AU
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l’occasion de mettre à la disposition de la CAN et des autres communes. La révision du
SCOT qui intègre réglementairement les grands enjeux de la trame verte et bleue en sera
enrichie et ses orientations seront prises en compte dans le PLU de Niort.
Les risques majeurs : La ville et la CAN coopèrent sur de nombreux sujets d’intérêts
communs, au quotidien dans le cas des procédures d’alertes et des astreintes mais de façon
plus structurante sur des problématiques relatives aux risques majeurs. Ainsi, l’élaboration
du PPRT et du PPRI SIGAP Ouest impacte dans leurs responsabilités distinctes mais
indissociables la Ville et l’agglomération. La Ville a organisée par l’intermédiaire de sa
direction des Risques Majeurs des réunions de coordination au niveau des élus et des
techniciens afin de partager et accompagner en cohérence les dispositifs pilotés par la
Préfecture : suivi des étapes de concertation, repérage des enjeux, analyse des impacts du
règlement PPRT, mise en arbitrage, coûts…
L’évaluation des politiques publiques : La Ville a piloté deux évaluations du Projet
de Rénovation Urbaine et Sociale, une évaluation intermédiaire en 2009-2010 puis une
évaluation récapitulative en 2012-2013. Ces deux évaluations ont été conçues avec une
forte dimension partenariale et participative. La CAN et l’ensemble des autres partenaires
institutionnels y ont contribué depuis leur conception jusqu’à leur restitution, sous la forme
d’un rapport, devant le comité de pilotage PRUS/CUCS présidé par le Préfet.
Ces deux expérimentations ont mis en évidence l’intérêt de conduire des évaluations
conjointement lorsqu’un projet concourt aux mêmes orientations et aux mêmes objectifs.
Elles ont servi à l’élaboration du Plan Stratégique Local. Elles contribuent désormais à
l’élaboration du futur contrat de Ville.
4. La mise en œuvre coordonnée du projet de rénovation urbaine et sociale et du
contrat urbain de cohésion sociale
La ville et la CAN ont conduit ensemble des dispositifs locaux de mise en œuvre de la
politique de la ville décidée au niveau national, dans le cadre de conventions et contrats
avec l’Etat et ses agences spécialisées localement représentées par le Préfet.
La direction du PRUS de la ville de Niort a piloté, sur la période 2006/2014, le projet
de rénovation urbaine et sociale des quartiers du Clou Bouchet et de la Tour Chabot-
Gavacherie dans les domaines stratégiques et opérationnels suivants :
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- préparer et animer des instances de pilotage politique et technique
- Piloter le dispositif multi-acteurs en mode projet
- Etre le garant des objectifs de la convention
- Donner le Cap et tenir le rythme
- Conduire le changement
- Réalisation des études de définition urbaine
- Produire des études et suivre la bonne exécution des opérations d’aménagement
d’espaces publics
- Coordonner les Maîtrises d’ouvrages et suivre les maîtrises d’œuvre
- Evaluer l’impact du projet et penser l’avenir
De son côté, le service cohésion sociale de la CAN a mis en œuvre le contrat urbain
de cohésion sociale ( CUCS) sur un territoire identique à celui du PRUS de la Ville de Niort
avec laquelle elle a partagé les mêmes instances de pilotage politique et technique dans une
recherche de mieux être et de mieux vivre ensemble . Le CUCS avait :
- un triple objectif : réduire les écarts de développement entre les quartiers dits
sensibles et leur environnement, mieux intégrer ces quartiers dans la Ville et
l’agglomération, améliorer la vie quotidienne des habitants concernés
en favorisant l’égalité des chances
- cinq thématiques prioritaires : habitat/cadre de vie, parentalité/réussite éducative,
santé, citoyenneté/prévention de la délinquance, emploi/développement éco.
- Trois orientations transversales : participation des habitants, lutte contre les
discriminations, égalité hommes/femmes . »
Les acteurs majeurs de la politique de la ville s’accordent à dire que la qualité de la
coordination a été un facteur de succès du projet sur le territoire Niortais. Les divers taux de
réalisation sont salués comme parmi les meilleurs au niveau national.
Néanmoins, les résultats positifs de l’évaluation fragilisés par les enjeux économiques
et sociaux renouvelés et la modification radicale de la politique de la ville décidée par l’Etat
intervenue depuis la loi du 21 février 2014 de programmation pour la ville et la rénovation
urbaine amènent le territoire à repenser entièrement le dispositif d’animation et de
coordination.
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5. L’observatoire des solidarités
En 2013, dans le cadre de la mise en place du projet durable de cohésion sociale de
l’agglomération, le CCAS de la Ville de Niort et la CAN ont mis en place un observatoire des
solidarités mutualisé sous la forme d’un chargé d’études (50 % CAN, 50 % CCAS) recruté
par le CCAS et donnant lieu à une convention de prestation de service et de partenariat.
Grâce à cet outil partenarial, les données sociales sur la pauvreté, le vieillissement de
la population, les besoins relatifs à la petite enfance etc. sont désormais analysées sur le
territoire des 45 communes de l’agglomération. L’objectif est de pouvoir fournir aux élus une
aide à l’orientation des politiques publiques et au dimensionnement des actions. Une
convention a par ailleurs été signée avec le conseil général qui alimente l’observatoire en
données et bénéficie d’un retour d’informations.
6. Le Système d’Information Géographique
Le Système d’Information Géographique est un système d’information qui permet de
créer, d’organiser, de partager et de présenter des données géoréférencées, de faire des
traitements sur ces données, des analyses spatiales et de produire des cartes. La donnée de
base du Système d’Information Géographique pour la CAN est le cadastre. Les données
disposant de coordonnées géographiques seront positionnées sur un fond de carte
(cadastre, photos aériennes, carte IGN au 1/25.000ème, carte routière …).
Tous les services peuvent bénéficier de ces données géographiques. Par exemple :
le service des déchets ménagers enregistre son patrimoine comme les cubos (conteneurs à
verre, à papier etc.), ses déchetteries. Toutes ses données sont référencées et comportent
des données qui leurs sont associées. Un cubo pourra avoir comme information une période
de ramassage, un volume, une photo… Le service assainissement dispose également de ce
système et enregistre les différents réseaux d’assainissement, les ouvrages; les regards de
visite. Le service transports gère avec cet outil les réseaux de lignes de bus, les points
d’arrêts et partage cette information avec les mairies.
L’administrateur SIG a en charge la création de l’environnement pour que les services
puissent, en toute autonomie, saisir les données géographiques. Au préalable,
l’administrateur SIG et les services travaillent ensemble afin de déterminer les besoins.
Le Système d’Information Géographique est un outil mis à disposition des communes
en complément de l’offre de services SIEDS (SIGIL). Une mutualisation est en cours avec la
Ville de Niort (outil de gestion des métadonnées notamment).
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La mutualisation d’un tel outil doit viser la mise en cohérence des données,
notamment dans le cadre d’une démarche de Schéma de Cohérence Territoriale (SCOT), de
Plan Local de l’Habitat (PLH) et de Plan de Déplacements Urbains (PDU).
7. La gestion du guichet unique des réseaux
Le guichet unique des réseaux est un dispositif réglementaire qui recense, sous base
de données géographiques, tous les réseaux nationaux enterrés, aériens et subaquatiques
et par conséquent qui vient renforcer la sécurité lors de l’exécution de travaux. Ce guichet
unique est une plateforme qui permet d’intégrer les réseaux existants : ERDF, GRDF,
France télécom, fibres optiques, eau, assainissement, éclairage, signalisation…( tous les
réseaux souterrains et aériens)
Le service Etudes et conduites d’opérations de la CAN est intervenue, en 2013,
auprès des communes qui le souhaitaient pour apporter les conseils utiles au respect des
exigences réglementaires s’imposant également à elles. Il reste sur le territoire un nombre
important de communes qui ne sont pas référencées auprès d’INERIS et qui ne peuvent de
ce fait renseigner la plate-forme du guichet unique.
8. La contractualisation
Fin 2011, la Communauté d’Agglomération du Niortais a créé une nouvelle fonction
ressource « mission contractualisation » afin de renforcer la mobilisation des dispositifs
contractuels de cofinancement, tels que les fonds européens. La ville de Niort mobilisait de
son côté des compétences de plusieurs directions chargées de l’aménagement et des
études urbaines, du PRUS et des finances.
Ce service se charge de la gestion de dispositif, apporte une aide méthodologique
aux communes, recherche des financements pour la mise en marche de projet et la gestion
de fonds européens
En lien avec une direction pilote au sein de la ville de Niort (direction du
développement urbain et de l’habitat), le service contractualisation permet à la CAN de jouer
un rôle d’intermédiaire, répondant en cela aux souhaits de l’Etat, de la région et de l’union
européenne afin que les projets du territoire aboutissent.
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9. La mise à disposition gratuite des salles des communes pour l’organisation
des séances du conseil de communauté
Depuis la création de la communauté d’Agglomération de Niort, les séances de
bureaux et de conseils de communauté ont toujours été organisées dans des salles
communales mise à disposition à titre gratuit.
Pour exemple, la ville de Niort met à disposition une fois par mois gratuitement le
centre de rencontres de Noron qui est un équipement dont la location est très onéreuse.
Par ailleurs, la sonorisation des séances de conseil est assurée en majeure partie par des
techniciens de la ville de Niort.
10. Communication publique externe et interne :
a) Canaux d’information
La plupart des communes organisent des communications sur la CAN dans leurs
bulletins municipaux, lors des conseils municipaux, à l'occasion de réunions publiques...
La Ville de Niort se fait l’écho des activités qui se déroulent sur tout le territoire de la
CAN et valorise très régulièrement ces actualités économiques, touristiques, sportives ou
culturelles dans ses principaux supports de communication.
Par ailleurs, elle met à disposition de la CAN des espaces d’affichage (ex : panneaux
d’entrées de Ville), pour le relais de certaines manifestations, telles que Niort numeric.
De la même manière, la CAN relaie dans ses supports de communication des
manifestations municipales dont elle est ou a été partenaire (ex : festival Teciverdi, Niort l’été
dehors).
b) Manifestations mutualisées ou organisée en coopération
L’accueil des nouveaux arrivants sur le territoire a été mutualisé pour la première fois
avec l’Office du tourisme et la Ville de Niort en 2014.
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c) Mise à disposition de ressources
Les équipements et les salles de l’Acclameur ont été mis gracieusement à disposition
de la CAN par la Ville de Niort pour l’organisation de la manifestation Niort numeric, en 2013
et 2014.
L’échange de documents iconographiques entre les deux équipes de communication
est une pratique qui se développe.
Concernant le logiciel de photothèque mis en place en 2013 par la CAN, des
échanges techniques ont eu lieu entre services dans la perspective d’une acquisition d’un
outil par la ville.
d) Promotion commune des services publics
La Ville de Niort a commandité la réalisation d’une animation vidéo sur les
compétences respectives de la Ville et de la CAN qui a été mise à disposition des deux
collectivités pour être repris comme outil d’information.
Le salon de l’étudiant organisé par la CAN donne lieu à des coopérations actives.
e) Communication interne
Concernant l’outil Intranet, des échanges ont eu lieu entre les services de la Ville et
de la CAN. L’intranet créé et développé par la Ville de Niort pour ses besoins propres et ceux
du CCAS dans un premier temps a été prévu dès l’origine pour être étendu à ceux de la
CAN à sa demande. Ce projet a été conduit sous la responsabilité technique de la direction
des systèmes d’informations, animé par la direction des vies participatives et alimenté par
l’ensemble des directions.
II- Les mutualisations impactant l’organisation des services ou les
modes de travail
1. Les groupements de commandes
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La CAN et une ou plusieurs de communes membres ont mis en place des
groupements de commandes :
Fournitures de papier
Fournitures administratives
Carburant en vrac
Télécommunications
Energies durables (cf. point I.1.3 supra)
Gardiennage Pré Leroy (cf. point 2 supra)
Travaux neufs, de grosses réparations et d’entretien des bâtiments, marchés à bons
de commande
Installations photovoltaïques
Le groupement de commande est régi par l’article 8 du code des marchés publics.
La coordination d’un groupement, consiste en la passation, la signature et la
notification des différents marchés pour le compte de tous les membres du groupement.
a. Fournitures de papier
Le groupement de commande de fournitures de papier est réalisé entre la CAN, le
SDIS, le Conseil Général et 21 communes. La remise des offres s’est réalisée le 03
décembre 2012. Ainsi, ce marché est opérationnel en 2013.
b. Fournitures administratives
Le groupement de commande de fournitures administratives est réalisé entre la CAN,
la Ville de Niort, le SDIS et le Conseil Général et 20 communes. Ce groupement concerne
les fournitures de bureau, les consommables informatiques jet d’encre notamment et papier
en petite quantité
c. Carburant
Le groupement de commandes de carburant en vrac est réalisé entre la Ville de Niort,
la CAN , le SDIS , 12 communes de la CAN et le Conseil Général. Le marché a été attribué
le 15 octobre 2012.
d. Télécommunications
Un groupement de commandes des télécommunications a été réalisé entre la CAN,
la ville de Niort et le Conseil Général. L’appel d’offre a été lancé le 15 octobre 2012 et a été
attribué en juin 2013. Ce groupement d’achat a permis d’augmenter les débits réseaux tout Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20150316-C05-03-2015-1- AU
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en conservant des coûts similaires. Le regroupement des 3 collectivités fait entrer la CAN
dans le cercle des grands comptes clients des opérateurs.
e. Travaux neufs, de grosses réparations et d’entretien des
bâtiments
Un groupement de commandes sur les travaux neufs et grosses réparations des
équipements a été réalisé entre la CAN, la Ville de Niort et le CCAS. L’appel d’offres a été
lancé en juin 2012 et a été attribué en Octobre 2012.
Ce groupement permet de gérer quotidiennement les travaux d’entretien courant sur
le patrimoine bâti afin de maintenir son fonctionnement, mais également d’apporter les
améliorations requises dans le cadre de l’évolution éventuelle des compétences ou d’une
meilleure organisation et gestion des équipements.
f. Installations photovoltaïques :
Le bureau des maires du 16 avril 2012 a fait le choix de développer l’énergie
photovoltaïque sur le patrimoine communautaire et de soutenir cette même dynamique à
l’échelle des communes du territoire. Une étude de faisabilité a été confiée au Centre
Régional des Energies Renouvelables (CRER). 9 communes ont répondu à ce projet pour
une ou plusieurs opérations soit 21 au total avec la CAN. Un groupement de commandes a
été entériné par délibération de juin 2012. Le site de la station d’épuration de Frontenay-
Rohan-Rohan a été retenu pour la CAN ; les travaux sur la station ont été réceptionnés en
septembre 2013.
2. Les conventionnements avec les communes
a. L’application des droits du sol
Depuis le 1er juillet 2013, un service communautaire des droits des sols a été créé.
De ce fait, les communes confient au service de la Communauté d’Agglomération du Niortais
l’instruction des autorisations et des actes relatifs à l’occupation du sol conformément à
l’article R.423-15 du code de l’Urbanisme. Ainsi l’EPCI assure une assistance à l’instruction
des permis de construire pour le compte des communes, ce qui était fait à l’origine par l’Etat
(gratuitement), sauf pour la Ville de Niort de droit et pour la commune de Chauray par choix
de celle-ci. Au niveau de l’Agglomération, une équipe de trois personnes a été mise en place
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(un instructeur encadrant et deux instructeurs) pour gérer les certificats d’urbanisme et les
déclarations préalables de permis de construire. Les communes sont toujours « la porte
d’entrée » en matière d’instruction des permis de construire (reçoivent et enregistrent le
dossier). S’agissant de l’aspect réglementaire c’est la Communauté d’Agglomération qui se
charge de cette partie. La CAN émet l’avis, néanmoins, la décision reste au Maire dans la
mesure où il n’y a pas de transfert de compétence.
Les communes ont eu le choix de garder leurs services instructeurs (Niort,
Chauray…)
Les communes dotées d’un PLU2 d’un POS3 ou d’une carte communale peuvent, si
elles le décident, par délibération du Conseil Municipal, bénéficier de l’assistance CAN.
L’instruction des autorisations et actes relatifs à l’occupation du sol reste encore assurée par
les services de l’Etat pour les communes relevant du RNU – Règlement National
d’Urbanisme – et pour celles dotées d’une carte communale n’ayant pas délibéré pour le
transfert de compétences (situation provisoire cependant)
A moyen terme, le PLUI - Plan Local d’Urbanisme Intercommunal - pourra être géré
au niveau intercommunal avec toutes les conséquences en matière d’instruction des
documents d’urbanisme.
Les missions à la charge de la Communauté d’Agglomération du Niortais dans le
cadre de l’Application des Droits du Sol :
La mise à disposition gratuite du logiciel Droits de Cités et des services
afférents
Expertise technique ponctuelle relative au traitement d’un dossier complexe
(exemple : conseil en amont d’une opération comme le permis d’aménager)
Instruction des autorisations d’urbanisme :
o Permis de construire
o Permis de démolir
o Permis d’aménager
o Déclaration préalable
o Certificat d’urbanisme opérationnel
2Plan Local de l’Urbanisme
3Plan d’Occupation des sols Accusé de réception en préfecture
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Contrôle exceptionnel de la conformité des travaux au nom de l’article R.462-7 du
code de l’Urbanisme, à savoir les travaux concernant un immeuble inscrit au titre des
monuments historiques, un établissement recevant du public, un immeuble situé dans
un secteur soumis à un plan de prévention des risques naturels prévisibles.
Les objectifs de ce nouveau service communautaire sont les suivants :
Mutualiser la charge d’une prestation complexe et règlementairement encadrée
Harmoniser les moyens techniques (logiciel Droit de cité) et les pratiques professionnelles
(plateforme Web à disposition des communes).
Sécuriser l’action des Maires en remédiant à la fin programmée de la prestation de l’Etat
Sécuriser les décisions individuelles en intégrant les prescriptions du SCOT (Schéma de
Cohérence Territoriale) et du PDU (Plan de Déplacements Urbains) et en appliquant les
règles communales d’urbanisme
Apporter une réponse de qualité et de proximité en maintenant le pouvoir de décision du
Maire
Du point de vue du service assainissement et de la collecte des déchets (vérification
de la compatibilité des projets de voirie avec les conditions de collecte) :
la mutualisation de l’ADS permet d’avoir une rapidité et une uniformité de traitement
des dossiers, ainsi qu’une limitation des interlocuteurs. En découle une meilleure
transmission des dossiers, pas d’erreurs commises dans l’application de la
réglementation, pas de dépassement des délais.
Il est actuellement étudié la possibilité de soumettre les aménagements de voirie et
espaces verts envisagés par les promoteurs à un avis technique sous la forme d’un
cahier des charges type qui pourrait être proposé aux communes par la CAN. Ce
document serait mis à disposition des communes ne disposant pas des services
formés à l’étude de ces dossiers. Un regard technique pourrait être apporté pour
vérifier la compatibilité du projet avec les prescriptions en vigueur sur la commune.
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b. Les fibres optiques
Les fibres optiques permettent à l’EPCI de bénéficier d’un accès réseau à très haut
débit. Une convention d’usage a été signée en 2013 entre la CAN et la ville de Niort pour le
partage des fourreaux.
Les travaux en cours permettront de desservir :
Le quartier Pasteur avec Niort terminal
Le quartier Terre de sports
la Station d’épuration de Goilard
le musée d’Agesci
A moyen terme, cette coopération aura également permis de relier :
Le bouclage de la Pépinière (Noron) avec le site Marcel Pagnol
La desserte de la piscine Pré Leroy
La desserte de la médiathèque Moinot
De nombreux équipements de la Ville dont le parc expo de Noron
La « cité administrative » de la ville autour de l’Hôtel de Ville de Niort
Par ailleurs, Les responsables de la Communauté d’Agglomération du Niortais, l’Etat
et l’opérateur Orange ont validé le déploiement du très haut débit par fibre optique sur
l'ensemble du territoire de la CAN. Ainsi, la plupart des foyers niortais et sa proche périphérie
ainsi que les zones d’activités de la CAN pourront bénéficier de la nouvelle technologie d’ici
2017. Il est prévu que l’ensemble des communes de la Communauté d’Agglomération du
Niortais dispose de cette connexion d’ici 2020 (l’accord reste à valider pour les nouvelles
communes de la CAN au 1/1/2014)
Afin de limiter les coûts liés à l’installation des fourreaux, des accords sont passés
avec les principaux opérateurs intervenant sur les réseaux souterrains (EDF, opérateurs
télécoms…) pour profiter de leur programmation de travaux.
c. Les conventions d’entretien
La CAN a passé une convention avec la ville de Niort pour l’entretien par celle-ci des
zones d’activités. Cette convention qui comprend notamment l’entretien des espaces verts a
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été signée en décembre 2012 avec renouvellement chaque année sans pouvoir excéder 4
ans.
Ces conventions concernent aussi les espaces verts du patrimoine bâti de la CAN.
Depuis le 1er janvier 2013, la CAN assure ici directement les prestations par le biais d’un
marché à bons de commandes.
Des conventions ont également été passées pour l’entretien de divers équipements
sur les communes de Aiffres , Chauray, Le Bourdet, Coulon, La Rochenard, Saint Hilaire la
Palud, et le SIC d’Echiré.
d. Une convention de mutualisation pour la Cellule Ouvrages d’Art de la
ville de Niort (novembre 2014)
La CAN dispose d’un patrimoine important d’ouvrages d’art sur le territoire de la
commune de Niort. Ces ouvrages doivent faire l’objet de contrôles périodiques. La CAN a
conventionné avec la Ville de Niort pour l’exercice de ces missions de surveillance et de
gestion des ouvrages, concernant les visites annuelles et triennales.
En outre, il existe de très nombreuses coopérations et mutualisations entre les
différentes collectivités du territoire.
3. Les services communs
Première expérience de service commun à ce jour, le projet de mutualisation des
ateliers mécaniques a été envisagé en janvier 2010 et est opérant depuis le 1er mai 2014.
Il a pour objectif de gérer l’entretien, de la réparation ainsi que de la maintenance des
véhicules et matériels entre la Communauté d’Agglomération du Niortais et la Ville de Niort.
Ce service pourra s’étendre par convention aux autres communes de la CAN sous réserve
d’une adaptation des moyens.
En effet, les communes membres disposent également d’une flotte de véhicules qu’il
convient d’entretenir. Il sera nécessaire d’en mesurer les volumes, l’organisation et les
moyens afin de garantir sa faisabilité dans les limites physiques de la structure des ateliers
Communautaires et plus particulièrement du garage.
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III- Les mutualisations en matière d’ingénierie RH
Des dispositifs formels ou informels existent depuis le début des années 2000 : un
échange d’informations permanent existe entre les services RH et entre les directions
générales de la CAN et de la Ville de Niort sur ces sujets.
Par ailleurs, au moyen d’un financement public par subvention, le Comité d’Activités
Culturelles et Sociales du territoire de Niort (ex comité des œuvres sociales) bénéficie aux
agents de la Ville de Niort, de son CCAS, de la CAN, du SEV, de la commune de Bessines
et du restaurant inter administratif. Les décisions des employeurs concernés sont
concertées au sein d’un collectif employeur animé par la Ville de Niort. Les personnels en
provenance des communes de Plaine de Courance continuent de bénéficier de l’adhésion au
CNAS, centre national d’action sociale, situation susceptible d’évoluer au 1er janvier 2015.
1. Les prestations de garantie prévoyance et de santé des agents
En cas de maladie, le fonctionnaire est rémunéré les 3 premiers mois à plein
traitement. Les trois mois écoulés, l’agent perçoit 50% de son salaire. La garantie
prévoyance permet de compenser la perte de revenus.
Compte tenu des textes qui imposaient de revoir la forme du contrat collectif antérieur
à la loi en lançant un appel à la candidature, la CAN , la Ville de Niort, le Centre Communal
d’Action Sociale et le service des eaux du Vivier ont été parties prenantes à une réflexion
commune qui a permis de bénéficier des effets d’une mise en concurrence mettant en jeu
des volumes importants. Le choix de la mutuelle ou l’assurance est revenu ensuite à chaque
collectivité
Régulièrement, des réunions bilans ont lieu entre ville de Niort, CA Niortais et
l’organisme d’assurance retenu.
Protection santé
La même démarche a été réalisée pour la participation de l’employeur à la protection
santé ; Les collectivités ont travaillé de façon commune sur la participation à verser aux
agents qui bénéficient à titre personnel d’un contrat labellisé.
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2. Les formations
La Ville de Niort et la CAN collaborent en matière de formations communes.
- Soit les coûts sont répartis au prorata des effectifs
- Ou bien par alternance d’une formation à l’autre.
Exemple de formations mutualisées :
En 2013, la formation sur les marchés publics informatique a été financée par CAN.
Durant cette formation, cinq agents de la ville de Niort ont participé à la session organisée
par la CAN.
En 2012, la formation habilitation des agents non électriciens (HO-BO) a été financée
par la ville de Niort. Durant cette formation, six agents de la CAN ont participé à des
sessions organisées par la VDN. De même, pour la formation Sauveteur Secouriste du
travail (SST) organisée par la VDN : un agent de la CAN y a pris part.
En 2011, la formation SEDIT RH module paie a été mutualisée entre la CAN, la ville
de Niort et le Centre Communal d’Action Social. Durant cette formation de deux jours un
agent de la CAN, un agent de la ville de Niort et un agent du CCAS ont participé à cette
formation co-financée.
3. Les recrutements
a. Le recrutement d’une Assistante Sociale
Une assistante sociale commune pour le personnel de la CAN et du Centre
Communal d’Action Sociale de Niort a été recrutée le 13 août 2012. Celle-ci intervient pour
un mi-temps sur chacun de ces établissements publics.
A noter que le médecin du travail et la secrétaire médicale sont également à temps
partagés entre la CAN et la ville de Niort.
b. La mise à disposition de temps partiel du Directeur du Service
Informatique et d’un chef de projet
Le Directeur du Service Informatique (DSI) de la ville de Niort a été mutualisé en
septembre 2012 sur un temps partagé de 75% à la Ville de Niort et de 25% à la
Communauté d’Agglomération. Accusé de réception en préfecture
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Sa mutualisation s’est opérée au moment du départ de la directrice du service de la
CAN. En conséquence, le poste a été proposé au DSI de la Ville centre afin de favoriser
l’émergence d’une gestion de projet en commun.
Cette mise à disposition d’agent a été finalisée par convention établie entre la Ville de
Niort et la Communauté d’Agglomération.
Il intervient sur des missions de conseil et de stratégie en lien avec la DGA
Ressources et les deux responsables informatiques.
S’agissant du chef de projet informatique commun, il est mutualisé depuis juin 2013
par un mi-temps entre la CAN et la Ville de Niort pour la mise en œuvre et le déploiement de
la dématérialisation des pièces comptables (PESV2).
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PARTIE 3 De nouvelles pistes de mutualisation ?
Mise en perspective
Les thématiques qui suivent sont des pistes d’exploration et cette liste ne préjuge en
rien, pour certaines, de leur faisabilité réelle au regard des moyens nécessaires qui seront à
expertiser dans le cadre de la préparation du plan d’actions.
A titre symbolique, dans un souci de cohérence et d’économie et dans le cadre d’une
convention ad hoc approuvée par les organes délibérants des deux collectivités concernées,
le cabinet du maire et du Président de l’EPCI est mutualisé dès lors que le maire de la ville
centre est également le président de la communauté d’agglomération et pour la durée du
mandat de celui-ci.
I- La communication publique externe et interne
A Niort comme ailleurs, il est envisageable de rechercher une convergence, une
cohérence ou une parenté entre les stratégies et les actions de communication de plusieurs
collectivités, notamment la ville centre et la communauté d’agglomération, qui s’adressent
pour une part aux mêmes publics, tout en respectant parfaitement l’identité de chacune et en
individualisant les messages.
Les solutions peuvent aller de la simple mise en commun de moyens et de la
conduite coordonnée de certaines actions jusqu’à la création d’un service commun mettant
en œuvre des orientations pré définies et adaptées aux besoins respectifs des collectivités
concernées.
Il sera, dans ce domaine précis, parfaitement nécessaire et possible de relier au
couple Ville centre - CAN les identités des autres communes, de mettre en valeur les actions
et les atouts de l’ensemble des communes du territoire et des acteurs qui y développent
leurs activités. Ce grand territoire à multiples facettes est à la fois urbain, péri urbain et rural
et il occupe une place privilégiée au centre d’un espace charnière entre le Centre et l’Ouest
Atlantique. Les sujets de fierté ne manquent pas mais les résultats en termes d’image ne
sont peut-être pas pleinement satisfaisants.
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S’agissant de la communication interne, les évolutions structurelles en cours justifient
un accompagnement au changement au bénéfice des agents des collectivités concernées
(près de 2000 agents sur le territoire). C’est un enjeu majeur pour réussir le pari de la
coopération indépendamment des formes adoptées. Sans entrer dans les détails, plusieurs
champs d’action sont à distinguer, la communication interne identitaire (tournée vers le
collectif et tous les agents), la communication managériale (davantage tournée vers les
encadrants et l’organisation), la communication collaborative (permettant de renouveler les
pratiques et les outils de coopération). Les actions à mettre en œuvre sont diverses depuis
l’organisation d’enquêtes d’opinion internes ou de diagnostics jusqu’à l’organisation
d’évènements thématiques ciblés en direction de telle ou telle catégories de personnels.
Quelques illustrations pratiques indiquées ci-après permettraient, sans dépenser
plus, de renforcer l’action des collectivités.
1. La mutualisation des moyens
- Mutualisation des achats : Le lancement de marchés uniques entre les communes
et la CAN (pour l'impression, l’achat d'espaces publicitaires,...) au gré des
renouvellements des contrats, pourrait s’avérer intéressant sur le plan financier à
condition de bien maîtriser la procédure.
- Photographies : Tandis que la ville de Niort dispose de photographes professionnels
internes ou externes mandatés sous forme de piges, la majorité des photographies
de la CAN sont prises en interne par des membres du service Communication qui ne
sont pas photographes professionnels, une des deux infographistes de ce service
ayant une qualification interne reconnue en ce domaine ( La direction des musées de
la CAN dispose également d’un poste de technicien assurant des tâches de
photographe).
Cette formule a cependant ses limites :
- d’une part, parce que les évènements se tenant le week-end en soirée ou éloignés
géographiquement ne peuvent être couverts par les agents, sauf de manière
exceptionnelle.
- d’autre part, parce que la qualité des photos prises par les agents est parfois
insuffisante (du fait de leur manque de connaissance des techniques
photographiques : seules les fonctions de base de l’appareil sont connues).
Dans ce contexte, le service Communication de la CAN missionne ponctuellement
des photographes professionnels, soit pour couvrir des évènements qui demandent une Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20150316-C05-03-2015-1- AU
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qualité ou une technicité particulière (ex : photos de couverture du magazine), soit pour
couvrir des évènements hors temps de travail (en week-end ou soirées).
Le recours à des professionnels extérieurs s’avère coûteux. Dans ces conditions, une
mutualisation des moyens (internes ou sous forme de prestations) entre les communes et la
CAN pourrait permettre de diminuer sensiblement ces prestations extérieures lorsqu’il s’agit
de couvrir les mêmes évènements.
2. La mutualisation d’évènements de communication
En externe
Le choix des actions et leur montage doivent désormais s’inscrire dans une
démarche de marketing territorial commune, fédératrice et pertinente : il est nécessaire
d’initier une démarche concertée de promotion du territoire, particulièrement en lien avec le
service économie de la CAN, l’Office de tourisme communautaire, les Chambres
consulaires, le parc naturel régional du Marais Poitevin, le pôle universitaire niortais et tous
autres acteurs porteurs de l’image du territoire.
En interne
En complément des réunions annuelles des cadres Ville-CAN qui existent depuis
2009 et qui pourraient être étendues à l'ensemble des communes, d’autres actions
pourraient être envisagées à destination d’autres publics sur une thématique spécifique
(maitrise des risques professionnels…) ou à l’occasion d’un type d’évènement ciblé (sport,
culture, …).
3. La mutualisation des supports de communication
Communication externe
- Sites Internet et présence dans les nouveaux réseaux numériques : les enjeux tant
techniques que démocratiques sont devenus tels qu’une approche renouvelée est
nécessaire au niveau de la CAN avec des moyens adaptés. L’expérience acquise par la ville
pourrait être mise à profit pour profiter à l'ensemble des communes.
- Magazines imprimés : la création d’un magazine commun pour les habitants de
l'agglomération et de la Ville de Niort qui se substituerait aux deux outils existants n’est pas
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une idée d’actualité, compte tenu de l’écart de taille et de nature entre les deux territoires
concernés. La difficulté pour la ligne éditoriale des productions de la CAN réside dans la
nécessité de prendre en compte l’ensemble des réalités et les ambitions du territoire.
Communication interne
- Journaux internes : la recherche d’éléments d’informations internes communs pourrait être
encouragée lorsqu’ils s’adressent à l’ensemble des agents de la CAN et des communes (Par
exemple lorsqu’il s’agit d’évolutions statutaires). L’intérêt de ce genre d’outils demeure
néanmoins dans l’affirmation d’une identité professionnelle propre au travers des espaces
dédiés et destinés aux agents de chacune des collectivités.
- Intranet, extranet : une mise en commun par extension de l’outil Intranet créé par la ville de
Niort est préconisée tandis que l’analyse de la stratégie sur le contenu reste à faire au
niveau de la CAN. Des informations utiles pourraient être partagées mais l’essentiel des
contenus devraient être spécifiques, enrichis et tenus à jour en co-responsabilité.
Les réponses en terme de mutualisation peuvent être différentes selon qu’il s’agit de
communication externe et de communication interne.
La création d’un service commun pour la communication externe travaillant sous
l’autorité des élus est, sans doute, la formule qui permettrait au territoire de prendre en
charge l’ensemble des enjeux en termes de diffusion d'informations, d'image et d’attractivité
du territoire. Il devrait permettre la modernisation des outils, en maîtrisant les coûts, en
développant des partenariats externes avec les directions de la communication des grands
acteurs publics et privés et en valorisant au mieux les compétences des agents.
II- La culture
La culture est aussi un sujet partagé entre les communes et l’agglomération.
La CAN exerce une compétence de gestion d’équipements (Musées, châteaux,
médiathèques, Conservatoire de danse et de Musique, école d’arts plastiques) et mène à ce
titre des actions d’animations dans les communes sur la lecture publique, la valorisation du
patrimoine, etc. La CAN exerce par ailleurs la compétence tourisme qu’elle a confié à un
établissement public, culture et tourisme étant deux dimensions liées de l’attractivité du
territoire.
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Il est à noter que les communes de la CAN développent de très nombreuses
initiatives à vocation culturelle. Certaines ont mis en place une politique dédiée.
La ville de Niort développe, de son côté, des actions d’art vivant et assure le
financement et l’animation du réseau des établissements labellisés par l’Etat et la région :
scène nationale du Moulin du roc, scène national de musiques actuelles –CAMJI, centre
d’art contemporain – Villa Pérochon et centre national des arts de la rue. La concentration de
tels établissements sur un territoire de notre taille constitue une exception et un atout.
La coordination des actions et des politiques culturelles entre la CAN et la Ville de
Niort nécessiterait d’être renforcée, notamment pour répondre aux enjeux d’attractivité et de
négociation financière avec l’Etat, la région et les autres partenaires actuels et potentiels,
publics et privés.
III- Les archives
1. Les bâtiments et services d’archives
Actuellement les archives de la CAN se trouvent face à une problématique liée au
déménagement des services dans un site unique. Ces nouveaux locaux sont dépourvus
d’espaces suffisants permettant d’accueillir la conservation des archives, et ne bénéficient ni
de pièces ni de bâtiments dédiés aux archives.
Par ailleurs la ville de Niort dotée d’un service d’archives dispose de locaux de
conservation répartis sur 4 sites et dont la surface est actuellement insuffisante.
De ce fait, il est envisagé la création d’un espace d’archives mutualisé regroupant les
archives de la CAN et les archives contemporaines de la ville de Niort. Un projet
d’acquisition de locaux est en cours de réflexion ainsi que la création d’un service commun.
Les éliminations d’archives
Le rassemblement des quantités d’archives à éliminer au niveau de la CAN et de ses
communes membres pourrait être une piste de mutualisation. La société d’élimination facture
le papier à détruire à la tonne. Ainsi, une fois par an, il pourrait être possible de mettre en
place un paquet commun d’archives éliminables auprès de l’entreprise de destruction. Cette
mutualisation permettrait également aux archivistes d’encadrer les éliminations : vérifier
qu’avant toute destruction il y ait la présence d’un bordereau de destruction établi et visé par
la direction des archives départementales et faire en sorte que ces archives, devant être
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éliminées, le sont de façon confidentielle conformément aux réglementations des archives
publiques (les documents doivent être incinérés ou broyés).
Cette mutualisation conduirait à la mise en place d’un service rendu aux communes
en réduisant les coûts et les délais de destruction (chaque collectivité n’aura pas à attendre
d’avoir une tonne de papiers à détruire pour les éliminer).
Possible sous forme d’un groupement de commandes
2. Les enjeux de modernisation et de dématérialisation
Un service commun pourrait être le porteur fonctionnel des travaux incontournables
de la révolution de la gestion et de l’archivage électronique des documents qui va constituer
un enjeu organisationnel très important dans les années qui viennent. La composante
informatique n’est évidemment pas la seule et les collectivités du territoire ont tout intérêt à
mettre en commun leurs efforts, leurs investissements et leurs compétences pour faire face
à ces évolutions.
IV- Le développement durable, l’Agenda 21 et la prévention des
risques majeurs
L’agenda 21 constitue la clef de voûte des politiques territoriales de développement
durable à partir de laquelle se structure et se met en cohérence les approches thématiques.
Par ailleurs, la matrice de l’Agenda 21 structure le rapport annuel sur le développement
durable des collectivités de plus de 50.000 habitants qui constitue une obligation
réglementaire.
La forte collaboration existante entre les équipes Agenda 21 / Développement
Durable de la CAN et de la Ville de Niort pourrait être encore davantage renforcée.
Pour ce faire, la définition d’un projet territorial commun, à travers une approche
globale (Agenda 21 territorial), ou thématique (énergie et gaz à effet de serre, biodiversité,
handicap,…) permettrait une définition nouvelle des missions conduites par les équipes de la
CAN et de la Ville de Niort, en vue d’une véritable action commune au service d’un territoire
élargi.
Il serait également nécessaire de recenser les besoins des communes membres de
la CAN sur ces questions avant de proposer une organisation à l’échelle du territoire qui
pourrait prendre de multiples formes (expertise méthodologique, prise en charge d’un
dossier particulier, organisation d’un évènement…).
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Concernant la prévention des risques majeurs, le territoire communautaire est exposé
à des risques majeurs naturels, technologiques, sanitaires et sociétaux. Le Dossier
départemental des risques majeurs établi en décembre 2013 par le Préfet pour le
département des Deux-Sèvres dresse un état détaillé des risques majeurs auxquels chaque
commune est exposée. Les 45 communes de l’agglomération sont exposées aux risques :
inondation, mouvement de terrain, séisme, aléas climatiques. 33 par le risque barrage. 13
sont exposées aux risques de transport de matières dangereuses… La prise en compte des
risques majeurs dans les documents structurants et l’aménagement du territoire est une
obligation réglementaire. Elle est l’un des facteurs de sécurité incontournable d’un
développement raisonné du territoire.
Si L’organisation spécifique de chaque commune pour faire face aux risques et garantir la
protection des populations relève du pouvoir de police du maire, les moyens, l’ingénierie pour y
parvenir et accompagner les maires pourraient toutefois être mutualisés à l’échelle
intercommunale.
La CAN ne dispose pas de service dédié à la prévention des risques majeurs. Seule la
commune de Niort semble être dotée d’un dispositif spécifique de prévention et de gestion des
risques. Une réponse plus structurée pourrait être recherchée à l’échelle du territoire soit en
faisant évoluer le périmètre des compétences de la CAN, soit à la faveur de la mise en place
d’un plan d’actions de coopération avec ses communes membres s’appuyant sur les moyens
dédiés par la ville centre, en se concentrant sur les sujets les plus importants.
V- La nouvelle politique de la ville sur 3 quartiers prioritaires situés à
Niort
La loi de programmation pour la ville et la rénovation urbaine du 21 février 2014
confère à la CAN le rôle de pilote pour l’élaboration du contrat de ville (contrat unique pour
toutes les thématiques et les quartiers) avec pour corollaire une nouvelle gouvernance
partagée à définir et qui s'appuiera sur trois piliers distincts, en lien avec les politiques
communales :
- La cohésion sociale
- Le développement économique
- Le cadre de vie et le renouvellement urbain
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Le décret (à paraitre) détermine l’existence à Niort de trois quartiers prioritaires dont
la délimitation a été mise au point en concertation entre les collectivités territoriales et l’Etat :
- Le Clou Bouchet,
- Tour Chabot – La Gavacherie,
- Colline Saint-André - Le Pontreau
Le nouveau Contrat 2015/2020 doit être réalisé dans un calendrier extrêmement
contraint :
- un protocole d’intentions pour fin 2014
- une étude confiée à un prestataire, définissant les principes généraux
d’aménagement et un plan d’actions et à réaliser pour Mai 2015, le Contrat de
Ville proprement dit devant être signé au plus tard en Juin 2015
Les trois principaux acteurs du contrat (Etat, CAN, VDN) se sont mobilisés, au sein
d’un groupe projet, pour produire pour décembre 2014 un protocole d’intention. Celui-ci fixe
les grands enjeux, les objectifs partagés sur chacune des thématiques et pour chacun des
sites, puis pour juin 2015, prépare le contrat de ville en déclinant, au regard des enjeux, les
engagements contractuels de chacun des signataires.
Préalablement, des réunions d’appropriation des grands enjeux de la politique de la
ville par les nouveaux élus de la CAN et de la Ville de Niort ont été programmées.
Face à ces défis, il convient de mettre au point rapidement une ingénierie de projet
« agile » et « efficace » permettant de répondre à l’urgence du calendrier et aux besoins du
projet sur les huit prochains mois.
Des propositions sont en cours d’élaboration en concertation entre la CAN, la ville et
les services de l’Etat.
VI L’informatique
Le sujet diffère fondamentalement en fonction des besoins auxquels la CAN est
susceptible de répondre :
- doit-elle privilégier l’informatisation des seules compétences qui lui sont dévolues ?
- peut-elle augmenter sa performance et optimiser ses coûts actuels et futurs en
développant ses coopérations voire en créant une DSIT commune avec la Ville de Niort ?
- doit-elle devenir au contraire ou au surplus le prestataire privilégié de services
informatiques auprès des communes membres, quelle que soit leur taille ? Est-elle bien Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20150316-C05-03-2015-1- AU
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placée pour donner pleine satisfaction, à toutes, à un coût maitrisé ?
Une mutualisation plus importante qu’aujourd’hui entre la CAN et la ville centre est
évidemment techniquement possible.
Il serait, à l’évidence, nécessaire de recenser les besoins des autres communes et
d’observer comment elles les couvrent à ce jour, avec quels moyens et avec l’aide de quels
acteurs publics ( le centre départemental de gestion, notamment) ou privés.
Compte tenu de la complexité du sujet et des enjeux financiers, informationnels,
organisationnels, le recours à une expertise extérieure spécialisée sur les systèmes
d’informations publics et l’animation d’un processus avec les acteurs professionnels internes
seront nécessaires pour éclairer le choix des élus et mettre en relief l’ensemble des actions
techniques à piloter. Si cette priorité était retenue, le processus d’instruction approfondie
devrait être conduit sur une durée d’un an environ.
Les éléments ci-après éclairent quelques aspects d’une mutualisation renforcée entre
les DSIT de la CAN et de la Ville de Niort :
• déployer l’intranet de la ville (INTRANIORT) et créer ainsi un espace de
partage d’information et collaboratif CAN pour les agents, les élus (intranet et
extranet avec les entités externes), partage d’annuaires, ...
• mettre en place d’une synchronisation de domaine informatique facilitant
l’usage des messageries entre les collectivités, de dossiers partagés.
• partager les salles machines : hébergement salles de secours dans les salles
principales entre la CAN et la ville de Niort
• évoluer vers une infrastructure commune tout en préservant une architecture
permettant une séparation des deux entités
• mettre en place de nouveaux besoins : archivage légal, open data, …
• mettre en place un centre de services commun
• définir de bonnes pratiques et mode opératoires
• lancer des appels d’offres groupés pour les besoins similaires
• partager des fonctions d’expert
• étudier la mise en place d’astreinte commune si nécessaire
Cette réflexion et/ou mise en place peut se faire selon les projets ou dans le cadre
d’une mutualisation globale à court ou moyen terme. Les portefeuilles de projets devront être
consolidés et les priorités seront examinées au travers du filtre de la mutualisation et de la
coopération.
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VII Poursuivre la mutualisation du SIG
Le travail collaboratif sur le SIG est à poursuivre, avec intégration et mise à jour
régulière du maximum de données (tant à la CAN, que dans les communes, syndicats,
Séolis, ERDF, GRDF, France télécom etc.). Une gestion intégrée des levés topographiques
dans un SIG (réalisés par les différents services de la CAN et des communes), présenterait
un réel intérêt à défaut de création d’un véritable service topographie interne.
VIII Le suivi documentaire
La mise en place d’un suivi documentaire commun pourrait servir de point d’entrée à
l’extension à la Can de l’outil collaboratif intranet de la Ville de Niort. De fait, une
mutualisation pourrait être envisagée sans doute assez rapidement comme sujet test.
Dans ce cadre, la ville de Niort disposant d’un service de documentation pourrait
assurer une veille documentaire également pour la CAN.
Rappelons que la CAN et la Ville sont adhérentes et cotisantes à de nombreuses
associations et réseaux d’expertises qui administrent également des ressources
documentaires spécialisées.
IX Travail commun entre les services finances
1. La gestion active de la dette
a) Expertise sur les emprunts et négociation sur des groupements d’emprunts
La direction des finances de la CAN pourrait apporter une expertise sans doute utile
aux communes (à l’exception de la ville centre) ne disposant ni d’agents affectés à la gestion
de ce domaine, ni d’expertise extérieure, en matière d’analyse et de négociation des
emprunts. Elle aurait un rôle d’alerte sur l’actualité, un rôle d’assistance dans la négociation
d’emprunts communaux (fiche de procédure, connaissances des marchés, taux,…). Elle
pourrait élaborer des outils de communication (diaporamas, fiches d’analyse,…).
La DFI pourrait négocier auprès des banques des groupements d’emprunts à l’échelle de
l’ensemble intercommunal sous réserve au préalable d’examiner la faisabilité technique et
juridique.
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Afin de garantir un niveau de connaissance et une maitrise totale de la matière,
l’appui d’un cabinet n’est pas à négliger. Cette assistance externe est déjà présente au sein
de la CAN. Les coûts seraient partagés en fonction de clés de répartition à définir.
b) Suivi et exécution budgétaire communs des emprunts
Cette mission consiste à négocier, suivre et exécuter la gestion de la dette pour le
compte d’une ou plusieurs communes ne disposant ni d’agents affectés à la gestion dans ce
domaine, ni d’expertise extérieure. Elle représente un degré avancé de mutualisation du
service des Finances car elle repose sur une équipe comptable unique. Cette démarche
impose un outil unique de gestion des emprunts et des moyens RH dédiés mis en commun.
2. Une expertise financière individualisée
a) Analyse des comptes administratifs
Dans le cadre d’une analyse financière de l’ensemble intercommunal, la DFI pourrait
procéder à une analyse rétrospective des comptes administratifs des communes disposant
de faibles moyens en matière d’expertise financière et alerter s’il y a lieu sur des indicateurs
financiers et fiscaux. Ces études individualisées pourraient faire l’objet de présentation aux
élus des communes qui le souhaitent.
L’accès à une base de données financière intracommunautaire et comparative par
strate serait nécessaire ainsi que sa mise à jour régulière. De nombreux outils existent déjà
sur le marché. Des accès pourraient être accordés aux agents communaux avec une
maintenance assurée par la DFI CAN afin d’en réduire les coûts. Les coûts d’installation et
d’abonnement seraient partagés en fonction d‘une clé de répartition à définir.
b) Etude financière sur un ou plusieurs points de réglementation ou projets
Il arrive très fréquemment que la DFI de la CAN se mobilise pour cadrer sur le plan
juridique et financier des projets innovants comme ce fut le cas pour le photovoltaïque, la
méthanisation,… ou analyse et communique sur de nouveaux aspects réglementaires
comme la gestion des stocks de zones d’activités économiques ou la mise en place de la
TVA immobilière. Dans le cadre d’une mutualisation, la DFI pourrait faire bénéficier les
communes membres de son expertise sur des thématiques communes ou sur des points
particuliers.
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Pour faciliter et sécuriser cette expertise, la DFI de la CAN pourrait s’abonner à une
plateforme juridico-financière sur internet. Cette centralisation permettrait d’économiser des
coûts d’abonnement. La répartition des coûts reste à définir : temps de travail, pondération
par niveau d’expertise,…
3. Mieux appréhender la ressource fiscale
Bien entendu, les enjeux d'un pacte financier et fiscal vont bien au-delà de la seule
appréhension des ressources fiscales décrite ci-après. Nous parlons ici, seulement, des
coopérations techniques envisageables.
La mise en place d’un observatoire fiscal répondrait à plusieurs facteurs : l’effet de
ciseau créé par la croissance continue des charges et la raréfaction des ressources, les
mesures limitées d’augmentation des taux et d’adaptation des politiques d’abattement et
d’exonération, une fiscalité locale reposant essentiellement sur un système déclaratif, des
services fiscaux confrontés à une pénurie de moyens et éloignés d’une démarche
d’optimisation de la fiscalité locale non prioritaire pour l’Etat.
L’observatoire fiscal aurait pour principales missions :
- Informer les élus et les administrés sur les composantes de la fiscalité de leur
collectivité ou de leur imposition
- Etablir un état des lieux de la matière imposable sous forme de tableaux de bords et
d’indicateurs.
- Procéder à des simulations fiscales
- Optimiser les bases d’imposition pour rétablir l’équité des administrés devant l’impôt.
(Recherche d’anomalies de taxation et la communiquer aux services fiscaux).
A ce jour, il n’existe pas au sein de la CAN d’observatoire fiscal. La mise en place
d’un observatoire fiscal mutualisé à l’ensemble des communes présente plusieurs
avantages. Il permet de mieux appréhender les interactions entre collectivités notamment
dans le lien des taux d’imposition, d’harmoniser les décisions en matière de taux et les
politiques d’exonération et d’abattements dans un cadre global de pacte fiscal mais aussi de
centraliser les réponses aux interrogations des contribuables qui le plus souvent sollicitent
les maires ou les services communaux sur des impositions intercommunales.
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L’extension du champ d’action obligerait la CAN à renforcer ses moyens. Le logiciel
de suivi des recettes fiscales actuellement utilisé par la DFI CAN pourrait être étendu à
l’ensemble des collectivités concernées. Un renfort en personnel sera alors nécessaire
notamment pour un état des lieux et un suivi sur le terrain. Des actions de retraitement des
bases fiscales intercommunales et communales pourront être réalisées par des cabinets
spécialisés en fonction des moyens internes et des circonstances. Ces nouvelles dépenses
pourraient être financées par le biais des attributions de compensation ou par
conventionnement.
4. D’autres formes de mutualisation
Il existe d’autres formes de mutualisation n’exigeant pas forcément des
regroupements de services mais davantage orientées vers une logique du territoire : la mise
en place de la DGF territoriale et de la mutualisation fiscale.
- La DGF territoriale
La loi RCT du 16 décembre 2010 donne la possibilité aux EPCI de recevoir en lieu et
place des communes l’ensemble de la DGF pour toutes les collectivités du territoire et de la
répartir selon ses propres critères tenant compte des disparités de revenu et de richesses
fiscales. Le coefficient de mutualisation des services, s’il voit le jour, pourrait devenir un
nouveau critère.
- La mutualisation fiscale
L’article 72 de la loi RCT du 16 décembre 2010 permet à un EPCI et à ses
communes membres d’unifier un ou plusieurs impôts directs : taxe d’habitation, taxes
foncières. La décision d’unifier repose sur des délibérations concordantes de l’EPCI et de
chacune des communes. Les taux sont ensuite votés par l’EPCI dans les mêmes conditions
et limites que celles applicables au vote par les communes. Le processus d’unification des
taux peut durer 10 ans maximum en fonction des écarts de taux.
X Le renforcement de la coopération RH
Les élus de la CAN et de la Ville de Niort sont confrontés à des problématiques
identiques sur un même bassin d’emplois relevant de la fonction publique territoriale. Les
dispositifs légaux et réglementaires, anciens et nouveaux, doivent être mis en œuvre de
manière, sinon similaire, du moins concertée et cohérente. Les stratégies en matière de Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20150316-C05-03-2015-1- AU
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rémunération, déroulement de carrières, sécurité et conditions de travail, plan de formation,
etc. peuvent ou doivent être harmonisées pour être comprises de tous et jugées pertinentes
et équitables. Elles doivent contribuer à la nécessaire maitrise de la masse salariale, à
l’attractivité des postes territoriaux à Niort, à la gestion prévisionnelle des emplois et des
compétences, à la mobilisation des agents et à la reconnaissance de leur travail et du
service public local.
Les élus des autres communes ne sont évidemment pas étrangers à ces
préoccupations en raison des comparaisons qui peuvent être faites entre les conditions
d’emploi à la CAN, à la Ville de Niort et dans leurs communes.
Il est aujourd’hui plus qu’hier nécessaire d’échanger sur ces questions.
Aussi, un groupe de travail « politiques RH » pourrait être créé avec des élus
représentant la CAN et les communes intéressées. Le co-pilotage serait assuré par l’adjoint
aux RH de la ville de Niort et le Vice-président ou élu délégué de la CAN. Ce groupe de
travail pourrait être chargé de conduire les réflexions sur les sujets à enjeux partagés et
d’évaluer les solutions et dispositifs proposés par les services de façon à améliorer la
cohérence, l’équité et la performance globales.
1. Mieux anticiper ensemble et harmoniser les réflexions /procédures RH
en amont
Les réunions de coordination et de résolution de problèmes RH doivent être plus
régulières et plus concrètes à tout niveau directeur ( trice ), encadrants intermédiaires , et
agents des services.
2. Entretien professionnel
Les textes prévoient une suppression de la notation et de nouvelles modalités pour
l’entretien professionnel.
Un travail commun faciliterait la mise en œuvre de cette nouvelle procédure
applicable en 2015.
3. Actions de formation
La mutualisation de certaines formations obligatoires en matière d’hygiène et sécurité
(SST), PRAP, conduite d’engins) pourrait être conduites notamment par le biais de
formateurs internes mais aussi par des formateurs externes. Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20150316-C05-03-2015-1- AU
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De même, le développement d’actions de formation pourrait être poursuivi en
commun sur les métiers transversaux.
4. Reclassement et mobilité interne « subie »
La procédure et la recherche des pistes de reclassement et des stages d’immersion
gagneraient à être conduites.
5. Création d’une « CVthèque » commune
Pour les offres et les demandes d’emplois, il serait utile de créer un site unique pour
la CAN et les communes qui le souhaiteraient. Cette ressource serait au bénéfice des
agents qui veulent changer de métier, se reconvertir et des collectivités afin d’instruire leurs
besoins de pistes pour les reclassements, pour les remplacements.
6. Poursuivre l’uniformisation des procédures de recrutement – mobilité
choisie :
Il est souhaitable de permettre plus systématiquement aux agents de postuler sur les
emplois et d’obtenir des réponses à leurs demandes.
7. Mutualisation du comité médical et commission de réforme si le projet de
désistement de l’Etat se confirmait
Jusqu’à présent, l’Etat assure le secrétariat de la Commission de réforme.
Les gestionnaires de carrières ont en charge la saisine du Comité médical.
La finalité d’une mutualisation serait de prendre en compte le futur désengagement
de l’Etat en mutualisant le Comité médical et la Commission de réforme.
8. Création d’un service santé et sécurité au travail commun :
Cette hypothèse permettrait de mettre en place une ou plusieurs structures
communes :
Une cellule Prévention des Risques Professionnels afin de déployer une politique de
prévention optimale et reconnue par les agents.
La faisabilité à terme d'un CHSCT commun pourrait être étudiée ce qui permettrait
d'optimiser les moyens dédiés à la préparation des CHS.
Une cellule de Médecine de prévention pourrait également être envisagée avec un
seul médecin ou des médecins en commun Ville/ CAN/CCAS plus un ou une infirmier/ère du
travail pour une meilleure répartition des visites périodiques et du tiers temps, permettant
également une organisation différente du secrétariat du service de médecine de prévention
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en ayant les mêmes procédures et les mêmes logiciels en matière de santé et de sécurité au
travail.
Enfin, l’unification des instances de santé au travail devra être recherchée dans la
collaboration avec les autres services RH, notamment avec les conseillers en mobilité et le
chargé de mission handicap.
Concernant l’intervention sociale auprès des agents en difficulté, une seule cellule
pourrait permettre d’harmoniser les actions.
XI Travail harmonisé entre les services des marchés publics
Une harmonisation des pratiques devrait être recherchée en direction des entreprises
dans le cadre des consultations : documents types communs, critères et méthodes de
notation, insertion clauses sociales...
Une veille juridique commune mériterait d’être effectuée dans un domaine aussi
évolutif.
XII Rechercher d’autres pistes de groupements de commandes
Les groupements d’achats, déjà couramment utilisés, pourraient être étendus à
d’autres domaines tels que :
- les assurances
- les contrôles sur ouvrages d’art. Cette prestation consiste notamment à
examiner visuellement et de manière rapprochée toutes les parties d’ouvrage,
de reporter sur plan à l’échelle les constatations, de prendre des clichés
photographiques, d’interpréter les désordres constatés et donner un avis sur
l’ouvrage et son évolution, d’établir la liste des suites à donner. Ce travail est
réalisé par un prestataire spécialisé disposant de moyens spécifiques (nacelle
etc…)
- l’amélioration des conditions de valorisation des déchets du BTP produits par les
communes et la CAN (groupements de commandes, émergence de nouvelles
filières …), pour répondre aux objectifs du Plan National Déchets en cours de
validation
- l’achat de plaquettes bois à destination des chaudières biomasse communales
ou communautaires en favorisant l’émergence d’une filière locale de production
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- du côté des énergies, le groupement de commandes électricité entre la
Communauté d’Agglomération du Niortais, la ville de Niort, le Conseil Général,
le SDIS et l’Institution Interdépartementale du Bassin de la Sèvre Niortaise mais
aussi avec les communes de la CAN est un projet en cours de réflexion
- les équipements de protection individuelle (hors vêtements de travail)
- les abonnements presse ont donné lieu à une échange entre la ville et la CAN
en vue d’un groupement possible pour travailler avec un prestataire unique qui
centraliserait la gestion de tous les abonnements et ainsi éviter de multiplier
factures et bons de commandes avec de très nombreux éditeurs
- les travaux neufs et grosses réparations des équipements
- L'élimination des archives
- …
Compte tenu de la charge de travail significative liée aux groupements de
commandes, il convient d’appréhender thème par thème la pertinence économique de ces
dispositifs.
XIII Un service topographie et relevé des réseaux communs
Ce service pourrait être commun à la Communauté d’Agglomération du Niortais, la
Ville de Niort, les syndicats d'eau avec extension aux communes qui le souhaiteraient. Il
s’agirait d’éviter le recours aux entreprises spécialisées. Cette mutualisation permettrait une
utilisation partagée des équipements et matériels permettant le relevé des réseaux.
XIV Mutualisation du service reprographie de la Ville de Niort
La Ville de Niort dispose d’un service reprographie qui pourrait assurer, en partie, des
prestations pour la CAN, celle-ci ayant recours à un prestataire extérieur, notamment, pour
son volet service des assemblées, moyennant une juste prise en charge du cout de revient.
XV Mutualisation des expertises juridiques
1. Les missions de conseil des deux services juridiques de la Ville centre et de
l’agglomération reposent sur des expertises différentes et variées. Une mise en
commun de ces expertises sur certains dossiers techniques peut apporter une Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20150316-C05-03-2015-1- AU
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plus-value en termes d’efficacité et d’efficience. Par ailleurs, certains dossiers
contentieux concernent à la fois la ville et l’agglomération. Un partage de
l’expertise peut être intéressant en ce sens.
2. La veille juridique est assurée par différents services. Il pourrait être intéressant
de la mutualiser pour garantir une meilleure information interne des cadres des
communes et de l’EPCI.
3. Réflexion autour d’une mutualisation des outils de dématérialisation des actes :
Les démarches Agenda 21 engagées tant par la CAN que par la ville de Niort afin
de réduire la consommation de papier impacte nécessairement les services des
Assemblées respectifs et sous-entend la mise en place d’outils de
dématérialisation des actes.
Les réflexions sont d’ores et déjà engagées à la CAN et à la Ville sur ce sujet et
pourraient se poursuivre en commun. Cette démarche pourrait être réalisée par une
mutualisation de moyens entre la VDN et la CAN puisqu’un agent de la VDN a des fonctions
« similaires » (au sein de la direction de l’administration générale).
XVI Propositions en aménagement du territoire
• Politique publique de l’Habitat
La CAN est désormais chef de file sur le territoire dans ce domaine et il avait été
conclu à l’issue de l’évaluation du PLH que la CAN devait renforcer ce rôle. Elle est devenue,
en 2014, la collectivité territoriale de rattachement du principal bailleur social Habitat Sud
Deux-Sèvres.
Si l’on regarde l’organisation sur le territoire, la Ville de Niort dispose d’un service
Habitat (DDUH), de dispositifs spécifiques (OPAH-RU) et de moyens humains dédiés.
Une concertation existe, les chargés de mission VDN/CAN participent régulièrement
à des réunions organisées par l’Etat, les bailleurs… Bien entendu, les enjeux sont très
différents entre les communes de la CAN et dans la zone urbaine, Niort, Chauray et Aiffres
concentrent les questions à traiter. Cependant, la question du logement social concerne
toute l'agglomération et doit être appréhendée, globalement, de manière à éviter la
concentration des populations en difficulté dans certaines zones du territoire.
L’hypothèse d’une mutualisation plus importante mériterait d’être étudiée. Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20150316-C05-03-2015-1- AU
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• Contractualisation (un outil au service du projet de territoire et non pour simplement
solliciter des subventions)
Actuellement, l’animation et la coordination sont assurées au niveau communautaire
avec un partenariat étroit avec la Ville de Niort. Il est nécessaire d'associer l'ensemble des
communes afin qu'elles participent à la détection des projets pouvant concourir aux
contractualisations.
Si l’on souhaite renforcer cette mission pour développer le recours aux dispositifs
européens et conseiller les communes dans leurs démarches, il est indispensable de
renforcer les moyens dédiés à l’instar des communautés d’agglomération de Poitou-
Charentes.
XVII Dossiers en lien avec l’assainissement
- En marge du sujet, des mutualisations avec des structures externes pourraient
s’avérer opportunes : avec le SEV (compétence eau potable), la mutualisation
complète de l’accueil des abonnés, facturation, réponse aux DT/DICT, réponse aux
dossiers d’urbanisme, suivi des lotissements, complémentarité de l’astreinte etc.),
avec l’IIBSN la nouvelle compétence de la gestion des milieux aquatiques et de la
prévention des inondations (GEMAPI).
- La réalisation d’études (type étude « Guirande »), de groupements de commandes
(ex : travaux assainissement et eau potable conjoints), ou a minima la coordination
des travaux (eau potable SEV/Lambon/SMEDEP de la Courance,/commune,
assainissement/EP CAN, voirie communale) pourraient être encouragés. Les
communes ont en effet parfois du mal à anticiper sur leurs projets de voirie, ce qui
nécessite des interventions en urgence pour des projets d’assainissement/EP
(création ou renouvellement) et d’eau potable (renouvellement) et ne permet pas de
travailler en collaboration étroite avec les services d’eau.
XVIII Dossiers en lien avec les services de proximité relevant d'une
compétence obligatoire ou optionnelle
Un examen approfondi devra être conduit entre les services de la CAN et des
communes membres sur les partages de services en lien avec certaines missions exercées
en proximité : l’organisation des mises à disposition des containers à ordures ménagères,
des relevés divers, des constats pour notaires etc...
XIX Accueil des personnes devant réaliser des travaux d’intérêt général Accusé de réception en préfecture
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(TIG ) :
La Ville de Niort est habilitée depuis 2004 pour accueillir les personnes condamnées
à exécuter leurs peines sous la forme de TIG. Un agent de la ville est en charge de ce suivi à
hauteur d’environ 30 % de son temps de travail.
La CAN n'a pas de convention générale mais les services accueillent des TIG, par
conventions individuelles.
L’employeur reste le service pénitentiaire d’insertion et de probation (déclaration,
certificat médical d’aptitude professionnel, le formulaire horaire, l’ordonnance d’affectation du
juge d’application des peines, déclaration d’accident du travail…..) et la collectivité fait office
de structure d’accueil et de suivi de l’exécution de la peine.
Ce faisant, l’engagement de la ville et celui de la CAN, même s'ils sont appréhendés
différemment, sont salués par les services de la Justice et par le Préfet pour leur contribution
significative aux alternatives à la détention ou à la trop fréquente non-exécution des peines
faute de disposer de solutions adaptées.
Ainsi, une extension à la CAN de la convention générale, demandée par le service
pénitentiaire d’insertion et de probation, permettrait de mieux en formaliser les objectifs en
diversifiant les sites d’accueil sur le plan technique et géographique.
Une mutualisation Ville de Niort / CAN pour l’accueil des TIG à la CAN est une
solution à la disposition des élus du territoire communautaire.
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PARTIE 4 Les orientations du schéma et les priorités de travail
pour 2015 et les années suivantes
A l’issue du premier Comité de pilotage du 17 septembre et du Bureau du 6
novembre derniers, une liste, non exhaustive et sans priorisation, de sujets à étudier a été
établie comme suit :
1. THEMATIQUES
• Culture et tourisme (évènementiel…)
• Développement durable Agenda 21
• Droit des sols
• Communication : externe
interne (intranet, suivi documentaire...)
2. ORGANISATIONS
• Collaboration RH
• Informatique
• Commande publique (marchés dont les clauses d'insertion, groupements de
commandes...)
• Archives
3. COOPERATIONS TECHNIQUES
• Fibre optique
• Déchets et proximité
• Mutualisation de matériel
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ANNEXE 1
L’ensemble des sujets retenus seront étudiés pour les traduire en projets. Dans un souci
d’harmonisation et d’inter cohérence du schéma, le modèle de fiche, ci-après, permettra de
définir et préciser les éléments essentiels à la conduite de la démarche globale de
mutualisation
Fiche projet
démarche de mutualisation
FIC 01
V1
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1. Nom du projet de mutualisation :
Date de création de la fiche :
2. Identifiants des responsables du projet
un pilote métier et un ou plusieurs co pilotes "ressources" ou fonctionnels
Nom du responsable métier du projet
Coordonnées téléphoniques
Adresse mail
Nom du responsable « ressources » du projet
Coordonnées téléphoniques
Adresse mail
Nom de la structure qui porte le projet CAN/VDN/autre commune membre ?
Adresse téléphone et courrier électronique
3. Présentation du projet de mutualisation
Principaux objectifs :
Résumé en 5-10 lignes
- Les enjeux
- Les objectifs du projet (couples objectif/indicateur) :
- Cible sur la masse salariale ; impact présumé sur le coefficient de mutualisation visé - Les actions à mettre en œuvre
- Les actions transversales
Communes (à décliner en plusieurs strates) :
Les enjeux
Les objectifs du projet (couples
objectif/indicateur) :
Les actions à mettre en œuvre
Les actions transversales
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Ville de Niort
Les enjeux
Les objectifs du projet (couples
objectif/indicateur) :
Les actions à mettre en œuvre
Les actions transversales
Liens avec d’autres projets (quels qu’ils soient)
Partenaires
4. Typologie du projet de mutualisation
Périmètre de la mutualisation a priori:
EPCI CAN avec quelles collectivités ?
Type de mutualisation :
(prestations de service, mise à disposition de service, service commun…selon les propositions approuvées des
collectivités)
Niveau de priorité du projet de mutualisation :
selon grille de critères : 1. 2. 3
(importance, criticité, maturité, accompagnement, opportunités, facilité de mise en œuvre, urgence)
(tableau avec approche pondération, priorisation)
Degré de mutualisation :
(tout ou partie d’une activité)
5. Etat de l’existant chez chacune des parties prenantes + documents de synthèse
RH :
organigrammes
GPEEC fiches de poste
Moyens externalisés
Matériel
Budget
Productions (éventuelles)
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6. Risques - Forces faiblesses du projet
- Facteurs politiques
- Facteurs stratégiques
- Facteurs humains
- Facteurs managériaux
- Facteurs techniques
-
interne
Forces Faiblesses
externe
Opportunités Menaces
7. Moyens nécessaires pour la conduite du projet
Moyens humains : Les compétences humaines mise en œuvre dans le projet :
Études complémentaires, cabinets
o Equipe projet, comité de pilotage, comité
technique
o Intervenant et ou consultants éventuels
(coût évalué)
o Equipe technique (composition)
Formations nécessaires :
Moyens financiers Estimation du coût global du projet
Moyens matériels : Environnement technologique
8. Macro planning prévisionnel
année 2015 2016 2017 2018 2019 2020
semestre 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2
Préparation
réalisation
bilan
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9. Valorisation, communication sur le projet de mutualisation
Supports internes, externes
10. Suivi Bilan du projet de mutualisation
Dispositions pour pouvoir:
Mesurer en temps réel l’atteinte des objectifs (couple objectifs /indicateurs)
Enregistrer et traiter les opportunités d’améliorations et d’adaptation du projet Obtenir une approche du coût réel du projet et des gains à court ou long terme Capitaliser et partager l’expérience pour d’autres projets similaires
11. Validation du contenu de la fiche projet en COTEC
Nom prénom du valideur
Date :
12. Approbation de la fiche projet en COPIL
Nom prénom de l'approbateur
Date :
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ANNEXE 2
Afin de pouvoir alimenter un calendrier de projets équilibré avec une première approche de
« faisabilité », le Comité technique (COTEC du 26 septembre) a adopté un raisonnement de
priorisation basé sur les 7 critères suivants :
Critères retenus avec l’application d’une pondération :
L’importance stratégique : niveau de contribution de la démarche à l'orientation définie des
activités de l'organisation à long terme
La «criticité» (risque à ne pas faire) : niveau de risques en chaîne ou pas basé sur les :
Facteurs politiques - Facteurs stratégiques - Facteurs humains - Facteurs managériaux -
Facteurs techniques - Facteurs réglementaires
La maturité : niveau de préparation pour conduire la démarche à l'instant de la pondération
L’accompagnement externe : nécessité de confier tout ou partie de la démarche à une
entreprise experte externe
Les opportunités : niveau d'occasions-événements qui favorisent et priorisent la démarche
La facilité de mise en œuvre : niveau de facilité-simplicité de la mise en œuvre de la
démarche
Le niveau d'urgence : nécessité ou pas d'agir rapidement
Le raisonnement de pondération suivi a consisté à attribuer les valeurs les plus élevées aux
critères qui permettent/nécessitent de traiter la démarche au plus tôt
Il a été décidé de classifier les projets en trois niveaux de faisabilité (de 1 à 3) en fonction
des valeurs obtenues après pondération des critères. La « Suite à donner » proposée est la
suivante :
Faisabilité 1 Projet étudié en 2015 pour une mise en œuvre estimée dès 2015
Faisabilité 2 Projet étudié à partir de 2015 pour une mise en œuvre estimée à partir de 2016
Faisabilité 3 Projet étudié à partir de 2015 pour une mise en œuvre estimée à partir de 2017
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Estimation de l’ordre de « faisabilité » proposée par le COTEC du 26/09/14 représentée dans ce graphique
:
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