Déliberation - 59 d1707306122556

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Déliberation - 59 d1707306122556 Document publié le Lundi 5 février 2024 par la commune de Niort. Lien du pdf (Déliberation - 59 d1707306122556)Thèmes du document : Justice et droit, Institutions publiques, Sport, DEPARTEMENT

DES

DEUX-SEVRES _______ VILLE DE NIORT

________

EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS

DU CONSEIL MUNICIPAL

___________

Conseillers en exercice : 45

Votants : 43

Convocation du Conseil municipal :

le 30/01/2024

Publication :

le 09/02/2024

SEANCE DU 5 FÉVRIER 2024

Délibération n° D-2024-27

Jeux Olympiques Paris 2024 - Relais de la Flamme Olympique

- Convention constitutive d'un groupement de commandes -

Conseil départemental des Deux-Sèvres - Approbation de la

convention

Président :

Monsieur Jérôme BALOGE

Présents :

Monsieur Jérôme BALOGE, Monsieur Dominique SIX, Madame Rose-Marie NIETO, Madame Christelle CHASSAGNE, Monsieur Nicolas VIDEAU, Monsieur Lucien-Jean LAHOUSSE, Madame Anne-Lydie LARRIBAU, Monsieur Elmano MARTINS, Madame Florence VILLES, Monsieur Philippe TERRASSIN, Madame Valérie VOLLAND, Monsieur Thibault HEBRARD, Madame Marie- Paule MILLASSEAU, Monsieur Gerard LEFEVRE, Monsieur Eric PERSAIS, Madame Yvonne VACKER, Madame Aline DI MEGLIO, Madame Sophie BOUTRIT, Monsieur Florent SIMMONET, Monsieur Hervé GERARD, Madame Aurore NADAL, Monsieur François GUYON, Madame Stéphanie ANTIGNY, Madame Yamina BOUDAHMANI, Monsieur Karl BRETEAU, Monsieur Romain DUPEYROU, Madame Noélie FERREIRA, Monsieur Nicolas ROBIN, Madame Fatima PEREIRA, Madame Ségolène BARDET, Monsieur Baptiste DAVID, Monsieur François GIBERT, Madame Véronique BONNET-LECLERC, Madame Cathy GIRARDIN, Monsieur Sébastien MATHIEU, Madame Elsa FORTAGE, Madame Véronique ROUILLE-SURAULT, Monsieur Hugo PASQUET--MAULINARD, Madame Julia FALSE.

Secrétaire de séance : Florence VILLES

Excusés ayant donné pouvoir :

Monsieur Michel PAILLEY, ayant donné pouvoir à Monsieur Thibault HEBRARD, Madame Jeanine BARBOTIN, ayant donné pouvoir à Madame Valérie VOLLAND, Madame Lydia ZANATTA, ayant donné pouvoir à Madame Aurore NADAL, Monsieur Bastien MARCHIVE, ayant donné pouvoir à Madame Florence VILLES

Excusés :

Monsieur Guillaume JUIN, Madame Mélina TACHE.CONSEIL MUNICIPAL DU 5 février 2024

Délibération n° D-2024-27

Direction Animation de la Cité Jeux Olympiques Paris 2024 - Relais de la Flamme Olympique - Convention constitutive d'un

groupement de commandes - Conseil départemental

des Deux-Sèvres - Approbation de la convention

Madame Florence VILLES, Adjointe au Maire expose :

Mesdames et Messieurs,

La Flamme Olympique parcourra tout le département des Deux-Sèvres le dimanche 2 juin 2024.

Evènement porté par le Conseil départemental des Deux-Sèvres en étroite collaboration avec le Comité d’Organisation des jeux Olympiques et Paralympiques et les villes traversées, celui-ci a souhaité concevoir les kits de communication et faire bénéficier cette expertise aux villes traversées.

Pour cela, le Conseil départemental des Deux-Sèvres a proposé aux villes traversées (pour mémoire Bressuire, Thouars, Parthenay, St Maixent, Celles sur Belles, Coulon et Niort), une convention de groupement de commande permettant de centraliser les achats auprès du (des) même(s) prestataire(s) quelle que soit la collectivité commanditaire.

Ce groupement de commandes sera coordonné par le Conseil départemental, mais les dépenses résultantes des besoins de chaque ville seront assumées financièrement par elles. Pour la Ville de Niort, le montant est estimé à 5 000 €.

Il est demandé au Conseil municipal de bien vouloir :

- approuver la convention de groupement de commandes et autoriser sa signature ;

-autoriser le Conseil départemental à souscrire le marché.

LE CONSEIL

ADOPTE

Pour : 43

Contre : 0

Abstention : 0

Non participé : 0

Excusé : 2

Le Secrétaire de séance

Florence VILLES

Le Président de séance

Jérôme BALOGECONVENTION CONSTITUTIVE D'UN GROUPEMENT DE COMMANDES POUR LA « FOURNITURE DE KITS DE COMMUNICATION DANS LE CADRE DU PASSAGE DE LA FLAMME OLYMPIQUE EN DEUX-

SÈVRES »

Il est constitué un groupement de commandes entre les Collectivités territoriales et les Établissements publics désignés ci-dessous :

ENTRE

le Département des Deux-Sèvres, représenté par sa Présidente, agissant en application de la délibération de la Commission permanente du 27 novembre 2023,

d’une part,

ET

la Ville de Bressuire, représentée par son Maire, agissant en application de la délibération du , d’autre part,

la Ville de Parthenay, représentée par son Maire, agissant en application de la délibération du , d’autre part,

la Ville de Thouars, représentée par son Maire, agissant en application de la délibération du , d’autre part,

la Ville de Saint-Maixent-l’Ecole, représentée par son Maire, agissant en application de la délibération du ,

d’autre part,

la Ville de Celles-sur-Belle, représentée par son Maire, agissant en application de la délibération du , d’autre part,

la Ville de Coulon, représentée par son Maire, agissant en application de la délibération du , d’autre part,

la Ville de Niort, représentée par son Maire, agissant en application de la délibération du 5 février 2024, d’autre part,

VU les dispositions du Code des Collectivités Territoriales,

VU les dispositions du Code de la Commande Publique, et plus particulièrement les articles L. 2113-6 à L. 2113-8,

IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

Département des Deux-Sèvres – Convention de groupement Page 1 sur 5ARTICLE 1 – OBJET DU GROUPEMENT

Les membres désignés ci-dessus décident de créer un groupement de commandes pour la fourniture de kits de communication dans le cadre du passage de la flamme olympique en Deux-Sèvres le 02 juin 2024.

ARTICLE 2 – DURÉE DU GROUPEMENT

Le groupement est réputé constitué, une fois la présente convention signée et rendue exécutoire, jusqu’à la fin des missions du coordonnateur définies à l'article 4 de la présente convention.

ARTICLE 3 – INSTANCES DE PILOTAGE

Les partenaires s’engagent à créer des instances de pilotage capables de prendre les décisions nécessaires à l’accomplissement du projet, tant au moment de la passation du marché que dans son exécution. Les membres seront représentés à parts égales au sein de chaque instance.

3.1 – Comité de pilotage

Le comité de pilotage fixe les grandes orientations du projet et prend les décisions stratégiques ou ayant un impact important sur l’image de chacun des partenaires. Il valide notamment les grandes étapes du projet : cahier des charges, attribution du marché, calendrier du projet, modifications. Ses décisions doivent être consensuelles et prises à l’unanimité des membres présents.

Chaque membre est représenté comme suit :

 Élu référent ;

 Directeur général des services ou son représentant ;

 Directeur de la communication ou son représentant ;

Le Comité de pilotage peut, en fonction des besoins et des sujets, être élargi à d’autres services support, ou à des personnes extérieures (dont le titulaire).

Le Comité de pilotage continuera à se réunir pour décider des grandes évolutions communes si nécessaires, et pour évaluer le projet. Il s’appuiera pour cela sur les indicateurs fournis par les services opérationnels, ou pourra demander la communication d’informations complémentaires.

3.2 – Comité technique

Le Comité technique règle les questions techniques qui nécessitent la concertation des membres du groupement, et assure le suivi technique et fonctionnel des prestations du marché faisant l’objet du groupement de commande.

Il prépare également les réunions du comité de pilotage en s’assurant du contrôle des prestations, en élaborant les scénarios soumis à la validation du comité de pilotage, et en assurant la mise en œuvre des décisions. Il est également chargé de réunir les éléments nécessaires à la formalisation des pièces des marchés (CCTP, CCAP, RC etc.).

Il est réuni en tant que de besoin, notamment aux différentes étapes de validation technique du projet. Sa composition peut varier en fonction des besoins.

Le Comité technique peut, en fonction des besoins et des sujets, être élargi à d’autres services support, ou à des personnes extérieures (dont le titulaire).

Le Comité technique continuera à se réunir pour la vérification de service régulier ainsi que pour discuter des évolutions nécessaires, notamment lorsqu’elles ont un impact financier vis-à-vis du titulaire. En cas d’évolution majeure, le comité technique renvoie la décision au comité de pilotage.

Département des Deux-Sèvres – Convention de groupement Page 2 sur 5ARTICLE 4 – DÉSIGNATION ET MISSIONS DU COORDONNATEUR

4.1 – Désignation du coordonnateur

Le coordonnateur du groupement est le Département des Deux-Sèvres. Il est désigné pour la durée de la convention, au terme des missions définies ci-dessous.

4.2 – Missions du coordonnateur

Ses missions comprennent la gestion de la passation, la signature, la notification et l’exécution du ou des contrats.

Le coordonnateur assure les missions suivantes :

 Organisation, si nécessaire, du Comité technique du groupement,

 Définition des prestations,

 Recensement des besoins,

 Choix de la procédure,

 Rédaction des cahiers des charges et constitution du dossier de consultation des entreprises,

 Rédaction et publication de l’avis d’appel public à la concurrence,

 Publication du dossier de consultation des entreprises,

 Gestion des questions posées par les candidats ainsi que des réponses à apporter,

 Réception et ouverture des candidatures et des offres,

 Convocation, organisation de la Commission d’appel d’offres (CAO) et rédaction des procès-verbaux

(le cas échéant),

 Analyse des offres, régularisation et négociation le cas échéant,

 Présentation de l’analyse en CAO (le cas échéant),

 Information des soumissionnaires évincées (stade candidatures et stade offres),

 Rédaction et publication de l’avis d’intention de conclure (le cas échéant),

 Attribution provisoire du marché (mise au point, signature…),

 Transmission au contrôle de légalité et rédaction du rapport de présentation (le cas échéant),

 Notification au(x) titulaire(s),

 Rédaction et publication de l’avis d’attribution (le cas échéant),

 Passation des marchés subséquents (le cas échéant),

 Passation des avenants au marché et aux marchés subséquents, lorsqu'ils concernent l'ensemble des

membres du groupement,

 Assistance en cas de litige.

Par la présente convention, les membres autorisent le coordonnateur à signer le marché, sans qu’il soit besoin pour eux de soumettre cette autorisation à leur assemblée.

Département des Deux-Sèvres – Convention de groupement Page 3 sur 5ARTICLE 5 – OBLIGATIONS DES MEMBRES DU GROUPEMENT

Chaque membre du groupement s’engage à :

 Respecter les demandes du coordonnateur en s’engageant à y répondre dans le délai imparti,

 Participer si besoin, en collaboration avec le coordonnateur, à la définition des prescriptions

administratives et techniques (élaboration des CCAP, CCTP, Règlement de la consultation),

 Exécuter le(s) contrat(s) à hauteur de ses besoins préalablement déterminés en respectant les clauses

du/des contrat(s) signé(s) par le coordonnateur,

 Transmettre un état de ses besoins, par le biais éventuellement de fiche de recensement,

 Informer le coordonnateur de tout litige né à l’occasion de l’exécution du marché / accord-cadre et de

ses marchés subséquents. Le règlement des litiges relève de la responsabilité de chacun des membres du

groupement.

Chaque collectivité est responsable de ses engagements et le coordonnateur ne saurait en aucun cas être tenu responsable de tout litige qui pourrait naître du fait du non-respect par un membre du groupement de ses obligations.

ARTICLE 6 – COMMISSION D'APPEL D'OFFRES

Le cas échéant, la Commission d’Appel d’Offres (CAO) chargée de l’attribution du marché afférent à la présente convention sera celle du coordonnateur.

ARTICLE 7 – CAPACITÉ À ESTER EN JUSTICE

Le représentant du coordonnateur peut ester en justice pour les procédures dont il a la charge. Il informe et consulte les membres sur sa démarche et de son évolution.

ARTICLE 8 – SUBSTITUTION AU COORDONNATEUR

Dans toute hypothèse où le coordonnateur ne serait plus en mesure d'assurer son rôle, une convention modificative ou un avenant interviendra pour désigner un nouveau coordonnateur.

En cas de retrait du coordonnateur, si aucun membre ne souhaite assurer cette fonction, la dissolution du groupement sera constatée.

ARTICLE 9 – ADHÉSION OU DE RETRAIT DES MEMBRES DU GROUPEMENT

9.1 – Adhésion

L’adhésion d’un membre au groupement est possible en cours d’exécution du ou des contrats.

L’adhésion d’un nouveau membre est soumise à l’accord du coordonnateur. Chaque membre adhère au groupement par une décision prise selon ses règles propres. Cette décision, qui précise l’étendue des besoins, est notifiée au coordonnateur par simple courrier postal ou électronique. Cette demande doit intervenir au plus tard au stade de la définition des besoins du groupement. L’adhésion donne lieu à la conclusion d’un avenant à la présente convention signée par le coordonnateur, au nom de l’ensemble des membres du groupement et le nouveau membre, la convention étant jointe en annexe à l’avenant.

9.2 – Retrait

Le retrait d’un membre du groupement est impossible en cours d’exécution du ou des contrats. Le retrait d’un membre du groupement ne peut intervenir qu’à l’occasion d’une nouvelle consultation.

Département des Deux-Sèvres – Convention de groupement Page 4 sur 5Le retrait d’un membre du groupement donne lieu à la conclusion d’un avenant à la présente convention signée par le coordonnateur, au nom de l’ensemble des membres du groupement et le membre sortant.

En cas de constat de retrait anticipé d’un membre du groupement, entraînant la modification de l’équilibre économique et/ou la résiliation du/des contrat(s) en cours d’exécution, les conséquences financières en résultant restent intégralement à la charge du membre démissionnaire.

ARTICLE 10 – MODIFICATION DE LA CONVENTION DE GROUPEMENT

Toute modification des termes de la présente convention doit être approuvée dans les mêmes termes par l'ensemble des membres du groupement, par voie d’avenant.

ARTICLE 11 – DISPOSITIONS FINANCIÈRES

11.1 – Frais de procédure

Le coordonnateur n’est pas indemnisé par les membres des charges correspondant à ses fonctions.

11.2 – Frais de justice

L’ensemble des membres du groupement porte la responsabilité de la procédure de passation. En cas de condamnation financière du coordonnateur par une décision devenue définitive d’une juridiction administrative, le coordonnateur divise la charge financière par le nombre de membres pondéré par le poids relatif de chacun d’entre eux dans le ou les contrat(s) concernés par la décision de justice.

Il effectue l’appel de fonds auprès de chaque membre du groupement pour la part qui lui revient.

ARTICLE 12 – EXÉCUTION FINANCIÈRE

Chaque membre est responsable de l’exécution de ses propres commandes durant toute la durée du groupement.

À Niort, le

Jérôme BALOGE

Maire de Niort

À Niort, le

Coralie DENOUES

Présidente du Conseil départemental

des Deux-Sèvres

Département des Deux-Sèvres – Convention de groupement Page 5 sur 5