Déliberation - 17 ress. humaines convention de mutualisation de services et de moyens 2022 2025

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Déliberation - 17 ress. humaines convention de mutualisation de services et de moyens 2022 2025 Document publié le Samedi 1 janvier 2022 par la commune d'Annonay. Lien du pdf (Déliberation - 17 ress. humaines convention de mutualisation de services et de moyens 2022 2025)Thèmes du document : Consommateurs, Institutions publiques, Assurance, 1

Convention de mutualisation

de moyens et services 2022-2025 _________________ 2

Entre

La Communauté d'Agglomération Annonay Rhône Agglo, Château de la Lombardière, 07 430 DAVEZIEUX (Ardèche), représentée par son Président ou son représentant conformément à la délibération du conseil communautaire prise à cet effet,

La Commune d'Annonay, Hôtel de Ville, BP 133, 07104 ANNONAY Cedex (Ardèche), représentée par son Maire ou son représentant conformément à la délibération du conseil municipal prise à cet effet,

Le Centre intercommunal d’action sociale d’Annonay Rhône Agglo (CIAS), Château de la Lombardière, 07 430 DAVEZIEUX (Ardèche), représenté son Président ou son représentant conformément à la délibération du conseil d’administration prise à cet effet,

Et

Le Centre communal d’action sociale d’Annonay (CCAS), 3 rue des fossés du champ, BP 80, 07100 ANNONAY (Ardèche), représenté par son Président, ou son représentant conformément à la délibération du conseil d’administration prise à cet effet,

Dans le cadre d’une bonne organisation des services, afin de rationaliser leur fonctionnement, de favoriser la cohérence de l’action publique sur le territoire et de permettre une amélioration du service public rendu aux usagers, Annonay Rhône Agglo, la commune d’Annonay, le CIAS et le CCAS souhaitent mettre à la disposition de chacune des parties certains de leurs services respectifs. En particulier, la commune d’Annonay a choisi de conserver les services concernés par le transfert partiel de certaines de ses compétences à l’EPCI. Dans ce cadre, elle souhaite les mettre à la disposition de la communauté d’agglomération.

Il est dès lors convenu ce qui suit :

Préambule

Cette convention tient compte des évolutions de l’organisation mutualisée et des compétences exercées respectivement par les communes, l’Agglomération, le Centre communal d’action sociale d’Annonay et le Centre intercommunal d’action sociale d’Annonay Rhône Agglo au 1er janvier 2022. Elle intègre également un coût relatif aux moyens mis en œuvre afin que les agents exercent leurs fonctions (frais relatifs aux charges à caractère général) et ce, conformément à la réglementation en vigueur.

Il est rappelé que la mutualisation de moyens et de services entre la Ville d’Annonay, Annonay Rhône Agglo, le CCAS et le CIAS prend plusieurs visages, tels que la mise à disposition de personnel, les groupements de commandes, les prestations de services, les services communs, usant en cela des divers outils juridiques disponibles et visant à favoriser une adéquation optimale entre les moyens humains et les missions à remplir. La convention de mutualisation retrace les seules mises à disposition de personnel ou de services.3

La présente convention permet d’actualiser les relations financières entre ces entités, d’assurer la transparence du partage des charges en conformité avec l’article D. 5211-16 du Code général des collectivités territoriales, et de revoir les conditions de suivi dans le temps de cette convention.

Cette convention intègre, de manière formelle, la mutualisation de certains services « ressources » entre la Ville d’Annonay, Annonay Rhône Agglo, le CCAS et le CIAS. Elle affiche clairement l’objectif de développer cette mutualisation des ressources, et d’atteindre, à terme, une mutualisation complète entre les quatre entités sur l’ensemble des fonctions dites « support » assurées par le Pôle Ressources.

TITRE 1 : DISPOSITIONS GENERALES

Article 1er - Objet de la convention

La présente convention est conclue en application des articles L. 5211-4-1 et L. 5211-4-2 du Code Général des collectivités territoriales (CGCT). Elle a pour objet de préciser les conditions et les modalités dans lesquelles s’effectuent les mises à disposition de certains services entre la Ville d’Annonay, la Communauté d’Agglomération, le CCAS et le CIAS.

Une partie des services des pôles suivants de la commune d’Annonay, d’Annonay Rhône Agglo, du CCAS et du CIAS sont mis à disposition :

 DGA Attractivité et Aménagement du Territoire,

 DGA Développement Humain,

 DGA Transition Ecologique et Cadre de Vie,

 DGA Ressources,

 DGA Solidarités,

 Direction Générale des Services

Il est précisé que l’organigramme est commun aux quatre entités.

Article 2 – La situation des agents exerçant leurs fonctions dans les services mis à disposition

Les agents demeurent statutairement employés par la commune, la communauté d’agglomération, le CCAS ou le CIAS dans les conditions de statut et d’emploi qui sont les leurs. A ce titre, ils continuent de percevoir la rémunération versée par leur autorité de nomination.

Les agents sont placés, pour l’exercice de leurs fonctions, sous l’autorité fonctionnelle du maire ou du président de l’un des établissements publics, en fonction des missions qu’ils réalisent. 4

Le maire ou, le cas échéant, le président de l’un des établissements publics, peut saisir, en tant que de besoin, l’autorité de nomination d’un agent pour mettre en œuvre une procédure disciplinaire.

Les dommages susceptibles d’être causés dans le cadre de l’exécution des missions confiées par le bénéficiaire de la convention aux agents des services mutualisés relèvent de sa responsabilité exclusive, dans le cadre des contrats d’assurance souscrits à cet effet.

Conformément aux dispositions de l’article L 5211-4-1 du CGCT, le maire ou le président de l’établissement public adresse directement au chef du service mis à disposition toutes instructions nécessaires à l’exécution des tâches qu’il confie audit service, sous réserve de respecter les modalités de mise à disposition du service prévues par la présente convention.

L’autorité fonctionnelle contrôle l’exécution de ces tâches.

Article 3 – Délégations de signature consenties au directeur général des services, aux directeurs généraux adjoints aux directeurs et chefs de service mis à disposition

Le maire ou le cas échéant, le président de l’un des établissements publics, pourra donner par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité, délégation de signature pour l’exécution des missions qu’il confie en application de l’article précédent.

Article 4 - Durée et renouvellement de la présente convention

La présente convention entre en vigueur à compter du 1er janvier 2022, elle se substitue à cette date à la convention précédemment en vigueur.

Elle est conclue pour une durée de quatre ans, soit jusqu’au 31 décembre 2025 inclus.

Les parties à la présente convention peuvent à tout moment y mettre fin avec un préavis de 6 mois notifié par pli recommandé avec accusé de réception ou déposé contre récépissé.

TITRE 2 – ORGANISATION ET REGLEMENT FINANCIER DES MISES A DISPOSITION

SOUS-TITRE 1 – SERVICES MIS A DISPOSITION DE FACON PERMANENTE – CLEFS DE MISE A DISPOSITION

Les tableaux ci-dessous présentent les postes de l’organisation mutualisée concernés par la mise à disposition et indiquent, pour chacun, la clé de répartition entre les quatre parties à la présente convention. Ces tableaux fondent les refacturations entre chacune des parties. 5

Article 5 : Direction Générale Adjointe Attractivité et Aménagement du Territoire

Mises à disposition de moyens entre la Ville d’Annonay, Annonay Rhône Agglo, le CCAS et le CIAS

Services mis à disposition Postes a Ville

d’Annonay

Annonay

Rhône

Agglo

CCAS

d’Annonay

CIAS d’Annonay

Rhône Agglo

Directeur général

adjoint

1 50% Employeur Sans objet Sans objet

Assistant du DGA 1 50% Employeur Sans objet Sans objet

Cellule administrative et financière 1 50% Employeur Sans objet Sans objet Chef de projet action cœur de Ville 1 50% Employeur Sans objet Sans objet Gestionnaire ADS 1 50% Employeur Sans objet Sans objet

Chargé mission projet de territoire 1 10% Employeur Sans objet Sans objet

Article 6 : Direction Générale Adjointe Développement Humain

Mises à disposition de moyens entre la Ville d’Annonay, Annonay Rhône Agglo, le CCAS et le CIAS

Services mis à disposition Postes Ville

d’Annonay

Annonay

Rhône

Agglo

CCAS

d’Annonay

CIAS d’Annonay

Rhône Agglo

Directeur général

adjoint

1 50% Employeur Sans objet Sans objet

Assistant du DGA 1 Employeur 50% Sans objet Sans objet

Cellule administrative et financière 1 Employeur 50%

Direction de la Culture

 Directeur de la Culture

 Assistante

 Secrétariat

 Chargé de diffusion

1

1

1

1

50%

30%

80%

10%

Employeur

Employeur

Employeur

Employeur

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Direction des Sports

 Directeur des Sports

 Assistante

 Coordination sports

 Maintenance sports

1

1

1

12

50%

Employeur

Employeur

Employeur

Employeur

50%

30%

15%

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans Objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Direction relation usagers population

 Directrice

 Chef du service Relations aux

Usagers

 Agents Administration

Générale (accueil/standard)

 Agents Administration

Générale (accueil/standard)

 Vaguemestre

1

1

4

2

1

Employeur

Employeur

Employeur

70%

Employeur

25%

20%

30%

Employeur

50%

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet 6

Article 7 : Direction Générale Adjointe Transition Ecologique et Cadre de Vie

Mises à disposition de moyens entre la Ville d’Annonay, Annonay Rhône Agglo, le CCAS et le CIAS

Services mis à disposition Postes Ville

d’Annonay

Annonay

Rhône

Agglo

CCAS

d’Annonay

CIAS d’Annonay

Rhône Agglo

Directeur général

adjoint

1 50% Employeur Sans objet Sans objet

Assistant du DGA 1 Employeur 50% Sans objet Sans objet

Assistante direction 1 Employeur 50% Sans objet Sans objet

Cellule administrative et financière 1 Employeur 50% Sans objet Sans objet Direction de l’espace public

 Directeur

 Chargés d’opération

1

3

Employeur

Employeur

30%

30%

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Direction de la transition écologique

 Directeur

 Chargé mission fluides énergie

 Chargé de mission Leader

 Chargé de mission PCAET

1

1

1

1

50%

Employeur

30%

50%

Employeur

50%

Employeur

Employeur

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Article 8 : Direction Générale Adjointe Ressources

Mises à disposition de moyens entre la Ville d’Annonay, Annonay Rhône Agglo, le CCAS et le CIAS

Services mis à disposition Postes Ville

d’Annonay

Annonay

Rhône

Agglo

CCAS

d’Annonay

CIAS d’Annonay

Rhône Agglo

Directeur général

adjoint

1 50% Employeur Sans objet Sans objet

Assistant/ CAF 1 Employeur 50% Sans objet Sans objet

Direction des finances

 Directeur

 Directeur adjoint

 Chef de service

 Gestionnaire comptable

 Gestionnaire comptable

1

1

1

1

5

Employeur

Employeur

Employeur

50%

Employeur

50%

50%

50%

Employeur

50%

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Direction des systèmes d’information

 Directeur

 Assistant

 Agents maintenance

 Chargé d’opération réseau

 Chargé de mission numérique

1

1

3

1

1

Employeur

Employeur

Employeur

Employeur

Employeur

45%

45%

23%

50%

23%

5%

5%

2%

Sans objet

2%

5%

5%

7%

Sans objet

7%7

Direction des ressources humaines

 Directeur

 Chargée de mission

 Conseiller prévention

 Conseiller prévention

 Assistante direction

 Service Carrière/paie

 Service Emploi-Formation

1

1

1

1

1

4

4

Employeur

50%

Employeur

40%

Employeur

Employeur

Employeur

50%

Employeur

50%

Sans objet

50%

40%

20%

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Employeur

Sans objet

Sans objet

5%

Sans objet

Sans objet

Sans objet

50%

Sans objet

Sans objet

20%

Direction de la commande publique

 Directrice

 Assistante de direction

 Agents commande publique

 Agents magasin

 Agent garage

1

1

2

3

1

Employeur

Employeur

Employeur

Employeur

Employeur

50%

48%

48%

25%

15%

Sans objet

2%

2%

Sans objet

Sans objet

Sans objet

2%

2%

Sans objet

Sans objet

Direction affaires juridiques

 Directrice

 Chef du service juridique

 Gestionnaire assurance

 Gestionnaire assemblée

 Gestionnaire assemblée

 Gestionnaire foncier

 Cheffe du service archives

 Archiviste

 Archiviste

 Inspectrice salubrité

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

Employeur

Employeur

Employeur

Employeur

10%

Employeur

Employeur

Employeur

70%

Employeur

45%

45%

45%

10%

Employeur

40%

50%

30%

Employeur

5%

5%

5%

5%

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

5%

5%

5%

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Direction du patrimoine bâti

 Directeur

 Chargés d’opération

 Chef de service ateliers

 Chef de service adjoint ateliers

 Assistante direction

 Agents ateliers bâtiments

 Chef de projet Rives de Faya

 Chef de service nettoyage

 Chef d’équipe nettoyage

 Agents de nettoyage

 Agents de nettoyage

1

4

1

1

1

15

1

1

1

15

13

Employeur

Employeur

Employeur

Employeur

Employeur

Employeur

50%

Employeur

Employeur

Employeur

70%

30 %

30 %

5%

5%

5%

20%

Employeur

30%

30%

30%

Employeur

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet 8

Article 9 : Direction Générale Adjointe Solidarités

Mises à disposition de moyens entre la Ville d’Annonay, Annonay Rhône Agglo, le CCAS et le CIAS

Services mis à disposition Postes Ville

d’Annonay

Annonay

Rhône

Agglo

CCAS

d’Annonay

CIAS d’Annonay

Rhône Agglo

Directeur général

adjoint

1 10% Employeur 25% 55%

Direction cohésion sociale citoyenneté

 Directeur

 Chef de service politique ville

 Assistante direction

1

1

1

Employeur

Employeur

30%

30%

15%

Employeur

Sans objet

Sans objet

10%

Sans objet

Sans objet

40%

Article 10 : Direction Générale des Services

Mises à disposition de moyens entre la Ville d’Annonay, Annonay Rhône Agglo, le CCAS et le CIAS

Services mis à disposition Postes Ville

d’Annonay

Annonay

Rhône

Agglo

CCAS

d’Annonay

CIAS d’Annonay

Rhône Agglo

Directeur général des services 1 50% Employeur Sans objet Sans objet

Assistante DGS 1 Employeur 50% Sans objet Sans objet

Service protocole et logistique

 Cheffe de service

 Adjointe cheffe de service

 Assistante

1

1

1

Employeur

50%

Employeur

25%

Employeur

25%

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Service communication

 Cheffe de service

 Graphiste

 Chargé de communication

 Chargé de communication

1

1

1

1

Employeur

Employeur

Employeur

50%

50%

50%

50%

Employeur

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Sans objet

Article 11 : Accroissements temporaires d’activité

Lorsque l’un des services objet d’une mutualisation fait l’objet d’un renfort ponctuel pour un motif d’accroissement temporaire d’activité, et que les missions confiées dans ce cadre concernent tant la Ville d’Annonay qu’Annonay Rhône Agglo, les charges salariales versées pour ce renfort sont intégrées dans la liquidation des sommes définie à l’article 12, selon une clef de mise à disposition cohérente avec les clefs de mise à disposition des agents du service d’affectation, et approuvée au moment du recrutement par le maire d’Annonay et le président d’Annonay Rhône Agglo, ou, le cas échéant, par le ou les présidents des établissements publics concernés. 9

Article 12 : modalités de détermination du remboursement de la charge salariale des services mis à disposition

La collectivité bénéficiaire de la mise à disposition remboursera à la collectivité employeur des agents mis à disposition une quote-part des frais de charge salariale que cette dernière supporte, selon la formule suivante :

Liquidation de la somme due = charge salariale annuelle réelle * clefs de mise à disposition. La charge salariale annuelle est constituée de tous les éléments de rémunération versés à l’agent par son employeur, y compris les cotisations sociale et patronales. Cette charge salariale est justifiée par le livre de paie tenu par l’employeur. La charge salariale s’entend pour le poste occupé, et non individuellement ; ainsi, lorsqu’un agent mis à disposition est remplacé temporairement (ex : en cas de maladie longue), la charge salariale est constituée de l’ensemble des éléments de rémunération versés à l’agent et à son remplaçant.

La clef de mise à disposition des services et agents, ainsi que le nombre de postes concernés par la mise à disposition, sont précisés dans les tableaux figurants aux articles 5 à 9 de la présente convention.

Article 13 : modalités de versement des sommes dues

Les règles en la matière sont les mêmes que pour la convention précédente : pour l’année n, le calcul de la liquidation des sommes dues se fera sur la base de la masse salariale réelle de l’année n-1. Les sommes dues en 2023 seront ainsi calculée sur la base de la masse salariale 2022 de chacune des parties. Des acomptes pourront être versés par chacune des parties.

SOUS-TITRE 2 – SERVICES INTERVENANT DE MANIÈRE PÉRENNE MAIS NON PERMANENTE – MODALITÉS DE REFACTURATION

Article 14 : mises à disposition pérenne sans intervention permanente

Plusieurs services municipaux sont susceptibles d’intervenir pour Annonay Rhône Agglo, selon les besoins, sans pour autant être mis à disposition de manière permanente auprès de l’établissement.

Sont ainsi concernés les services municipaux suivants :

- Le service des ateliers (équipes voirie, propreté et espaces verts), pour les interventions relatives à la voirie et à l’entretien de la gare routière ;

- Le service logistique des animations

- L’astreinte municipale, pouvant être sollicitée sur des sites ou bâtiments appartenant à l’Agglomération. 10

L’initiative de l’intervention de ces services pour le compte d’Annonay Rhône Agglo relève toujours de celle-ci, sous réserve de l’accord de la Ville d’Annonay au regard des nécessités de service.

Article 15 : modalités de refacturation des interventions

Article 15-1 : interventions des services hors astreinte municipale

Hormis pour l’astreinte municipale, en début d’année n+1, la Ville d’Annonay transmet à Annonay Rhône Agglo la liste des interventions réalisées par l’un des services listés à l’article précédent pour le compte de celle-ci, en précisant la date et le lieu de l’intervention, sa nature, sa durée, et le nombre d’agents mobilisés. Les biens matériels nécessaires à ces interventions sont pris en charge directement par le budget de la structure concernée.

Un coût moyen horaire d’intervention est établi de la manière suivante :

- Est divisée par 1 607 la fraction suivante : masse salariale réelle des services listés ci- dessus (hors astreinte municipale) pour l’année n, sur l’effectif au 31 décembre de l’année n.

La liquidation de la somme due est alors égale au nombre total d’heures d’intervention multiplié par le coût horaire moyen tel qu’il ressort du calcul précédent.

Article 15-2 : interventions de l’astreinte municipale

Peuvent intervenir pour l’astreinte de la Ville d’Annonay des agents employés par la Ville d’Annonay ou des agents employés par Annonay Rhône Agglo mis à disposition de la Ville d’Annonay dans le cadre de la présente convention.

Chaque intervention de l’astreinte municipale est retracée dans le compte-rendu réalisé par le cadre d’astreinte.

En début d’année n+1, la Ville d’Annonay transmet à Annonay Rhône Agglo le bilan statistique des interventions de l’astreinte, fondé sur les comptes rendus des cadres d’astreinte, et notamment le pourcentage p d’appels de l’astreinte concernant un lieu ou site appartenant à Annonay Rhône Agglo.

Le coût de l’astreinte c est égal à la somme des indemnités d’astreinte versée par la Ville d’Annonay, aV, ou par Annonay Rhône Agglo (à un agent mutualisé) pour le compte de la Ville d’Annonay, aA tant aux cadres d’astreinte qu’aux équipes techniques d’astreinte.

La liquidation des sommes dues par Annonay Rhône Agglo à la Ville d’Annonay est égale à p*c – aA.

Dans l’hypothèse où le nombre précédent serait négatif, la Ville d’Annonay serait redevable à Annonay Rhône Agglo de la valeur absolue de ce montant.11

SOUS-TITRE 3 – COÛT DE FONCTIONNEMENT PAR AGENT

Article 16 : détermination du coût de fonctionnement par agent

Article 16-1 : assiette

Un « coût de fonctionnement » par agent pour l’année n est déterminé sur la base du compte administratif n-1 relatif au budget principal de chaque collectivité.

Il est déterminé à partir des chapitres et comptes budgétaires listés ci-dessous rapportés au nombre d’agents de la collectivité inscrit dans le tableau des emplois annexé du compte administratif :

- En dépenses :

 C/6064 : fournitures administratives

 C/6184 : formation

 C/6251 : frais de déplacements

 C/6455 : assurance du personnel

 C/6475 : médecine du travail

 C/657481 : subvention au comité d’action sociale

- En recettes :

 Chapitre 013 : remboursement sur rémunération

Un coût moyen pour l’année n pour chacune des deux collectivités est alors établi, en divisant par le nombre d’équivalents-temps-plein au 31 décembre de l’année n-1 la différence entre la somme des comptes budgétaires en dépenses et la somme des comptes en recettes listés ci-dessus, tels qu’ils ressortent du compte administratif de l’année n-1. Un coût moyen par agent global est alors obtenu de la manière suivante : (coût moyen d’un agent employé par la ville d’Annonay + coût moyen d’un agent employé par l’EPCI) / 2.

Article 16-2 : liquidation des sommes dues :

La mise en recouvrement des sommes dues intervient en une seule fois après le vote du compte administratif.

 Somme due au titre de l’année n pour un agent mise à disposition = coût moyen de fonctionnement (tel que déterminé à l’article 15-1) * taux de mise à disposition de l’agent.

TITRE 3 – DISPOSITIONS FINALES

Article 17 : dispositif de suivi de l’application de la présente convention

Si une des deux parties le demande, un suivi contradictoire régulier de l’application de la présente convention est assuré par une commission dont les membres sont désignés à12

raison de deux membres par chaque signataire des présentes. Les dit-membres seront dûment habilités par décision du maire et du président de chaque établissement public.

Cette commission peut être amenée à :

 Réaliser un point d’étape annuel de la mise en œuvre de la présente convention au regard du schéma de mutualisation ;

 Examiner les conditions financières de ladite convention ;

 Le cas échéant être force de proposition pour améliorer la mutualisation des services entre la communauté d’agglomération et la commune.

 Proposer un avenant à la convention en cours en cas de bouleversement de son

économie induit par une modification substantielle de l’organisation administrative.

Article 18 : Avenant

Dans l’hypothèse où l’organisation administrative subirait des changements en profondeur, bouleversant l’économie et les conditions de mises à disposition des services décrites aux articles 5 à 9, les parties à la présente convention s’engagent à saisir sans délai la commission prévue à l’article 17 afin que celle-ci étudie et propose un avenant à la convention.

Il en serait de même en cas de modification de la répartition des compétences entraînant la modification des clefs de mise à disposition.

Article 19 : Litiges relatifs à la présente convention

Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l’application de la présente convention relèvera de la compétence du tribunal administratif de Lyon.

Les parties s’engagent toutefois à rechercher préalablement une solution amiable au litige.

Etabli en quatre exemplaires originaux, le

Pour la Commune d’Annonay, Pour Annonay Rhône Agglo

Le Maire Le Président,

Pour le CCAS d’Annonay, Pour le CIAS d’Annonay Rhône

Agglo

Le Président Le Président, 13