Déliberation - DELIB 1 Organisation de la Reunion du Conseil Municipal en Visioconference

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Déliberation - DELIB 1 Organisation de la Reunion du Conseil Municipal en Visioconference Document publié le Lundi 16 novembre 2020 par la commune d'Essey-lès-Nancy. Lien du pdf (Déliberation - DELIB 1 Organisation de la Reunion du Conseil Municipal en Visioconference)Thèmes du document : Télécommunications et internet, Justice et droit, Institutions publiques, VILLE D’ESSEY-LES-NANCY

REUNION DU CONSEIL MUNICIPAL

EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS

Séance du 16 novembre 2020

OBJET :

Détermination des règles d'organisation des séances de l’assemblée délibérante à distance par visioconférence ou audioconférence

Rapporteur : M. LE MAIRE

Délibération n°1

EXPOSE DES MOTIFS

Dans le cadre de l’état d'urgence sanitaire, la loi du 14 novembre 2020 « autorisant la prorogation de l’état d'urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire » visant à assurer la continuité du fonctionnement des institutions locales et de l'exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux afin de faire face à l'épidémie de covid-19, les séances du conseil municipal peuvent être organisées en visioconférence ou en audioconférence pendant toute la durée de l’état d'urgence fixée actuellement jusqu’au 16 février 2021, en application de règles nouvelles et transitoires.

Cette disposition n'avait pas été mise en œuvre par la commune jusqu’à présent. De ce fait, à l’occasion de la première séance organisée en visioconférence, les modalités d'identification des participants, d'enregistrement et de conservation des débats, ainsi que les modalités de scrutin sont déterminées par délibération.

M. le Maire rappelle tout d’abord, qu'il a décidé de réunir cette première réunion de l’assemblée délibérante à distance par visioconférence/audioconférence afin d'assurer la continuité du fonctionnement de la collectivité durant l’état d'urgence sanitaire lié à l'épidémie de Covid 19.

Dans ce cadre, il rend compte des diligences effectuées par ses soins pour convoquer la présente réunion. Notamment, il a été demandé préalablement à chaque conseiller municipal s’il était équipé de matériel (ordinateur, tablette ou smartphone) permettant la visioconférence et s’il était davantage enclin à participer au Conseil municipal en visioconférence ou en présentiel.

Il a été indiqué dans l'envoi dématérialisé de la convocation du conseil que les conseillers recevraient les identifiants de connexion par messagerie électronique pour participer à cette séance du conseil municipal organisée en visioconférence. La communication de ces identifiants de connexion a été effectuée le vendredi 13 novembre 2020 à l'issue de la réalisation de tests pour s'assurer que la solution envisagée était adaptée et conforme pour permettre le débats et les votes de l'assemblée délibérante.

Commune d'Essey-lès-Nancy - Séance du Conseil municipal du 16 novembre 2020L'ensemble des conseillers convoqués ont accusé réception, sur la plateforme de dématérialisation Xconvoc, de ladite convocation.

A l'issue de ces opérations, l’ensemble des conseillers a été mis à même de participer effectivement à la réunion du conseil de ce jour.

Pour ces réunions en visioconférence, il est proposé d'utiliser l'outil de conférence à distance Zoom, pour lequel un guide d'utilisation a été adressé aux élus ; ceux-ci se connectent à partir d’un ordinateur ou d'une tablette de préférence ou bien encore d’un smartphone.

- Modalités d’identification des participants :

Les élus se connectent à la salle de visioconférence grâce aux codes (Zoom) qui leur ont été transmis en amont de la séance ; ils s’identifient précisément par leur Nom et prénom et sont alors admis. En plus de cette identification à la connexion, un appel nominal et réalisé en début de séance par le Maire.

- Modalités d'enregistrement, de retransmission et de conservation des débats :

La séance de Conseil fait l'objet d'une retransmission en direct sur le site internet de la ville. Les débats sont enregistrés pour permettre un visionnage diféré.

- Modalités d’information du public :

Le public est informé de la tenue d’une séance à distance par la publication d'un article sur le site internet de la collectivité, la newsletter, facebook et tout autre support possible et géré par la ville.

- Modalités de scrutin :

A l'issue des débats, le Maire procède au vote conformément aux conditions exposées en début de séance. Le scrutin est public et il ne peut être secret. En cas d'adoption d'une demande de vote secret, le Maire reporte ce point de l'ordre du jour à une séance ultérieure. Cette séance ne peut se tenir par voie dématérialisée.

- Prise de parole :

Le Maire peut attribuer la parole en fonction des demandes de prise de parole formulées par les élus selon les conditions qu'il rappelle en début de séance.

Le Maire expose chaque point inscrit à l’ordre du jour puis donne la parole aux membres de l'assemblée. Il dirige les débats.

Pour la clarté de leurs interventions, les membres s'expriment à tour de rôle après

Commune d’Essey-lès-Nancy — Séance du Conseil municipal du 16 novembre 2020avoir été préalablement autorisés à prendre la parole par le Maire.

Pour signifier leur volonté de prendre la parole et afin de ne pas couper les débats en cours, ils utilisent de préférence les options proposées par la solution technique retenue (ex : la fonction « Lever la main » bleue).

Avant de s'exprimer, chaque membre doit activer son micro et se présenter en déclinant son nom et son prénom.

Pendant le déroulement de la séance et afin d'éviter tous bruits de fond pouvant en perturber le bon déroulement, les membres de l’assemblée sont invités à couper leur micro, sauf pendant le temps où ils s'expriment.

PROPOSITIONS

Il vous est proposé pour les séances de ce jour et la période d'état d'urgence sanitaire :

- d'approuver les modalités techniques de fonctionnement des réunions du Conseil municipal telles que décrites dans l'exposé ci-dessus,

- d'autoriser pour les commissions qu'elles se tiennent également en visioconférence,

- d'autoriser la mise en œuvre de ces modalités par d’autres solutions techniques si nécessaire.

DELIBERATION

Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré, accepte à l'unanimité les propositions ci-dessus.

Transmis et reçu à la Préfecture de Meurthe-et-Moselle le 19 novembre 2020.

Extrait conforme LE ‘4e Maire,

F (Mi EUX ichel BREUILLE

Commune d'Essey-lès-Nancy — Séance du Conseil municipal du 16 novembre 2020VILLE D'ESSEY-LES-NANCY

DEPARTEMENT DE MEURTHE ET MOSELLE

ARRONDISSEMENT DE NANCY

CANTON DE SAINT MAX

CONSEIL MUNICIPAL DU 16 NOVEMBRE 2020

tenu sous la présidence de

Michel BREUILLE - Maire

- Nombre de Conseillers en exercice : 29

- Nombre de présents : 24

- Nombre de votants : 27

- Convocation du Conseil municipal le : 9 novembre 2020 - Convocation distribuée le : 10 novembre 2020 - Affichage du compte-rendu le : 20 novembre 2020 - Affichage du procès-verbal le : 18 décembre 2020

PRESENTS

- M. LAURENT, MME CADET, M. THOUVENIN, MME DEVOUGE, M. VOGIN, MME POYDENOT, M. ROSSIGNON, MME BARDOUL, Adjoints.

- M. SAPIRSTEIN, MME SCHINDLER, M. BOURGUIGNON, MME LOZINGUEZ, M. BRUNE, M. KOENIG, M. VOIDIER, MME DROUVILLE, MME MALARY, MME MENZRI, M. PERRI, MME CHOPIN-RENAULD, M. KATZ, M. CHEVARDE, M. RIFF, Conseillers municipaux.

POUVOIRS

- M. Gabriel HOFFER à M. Gilles SAPIRSTEIN

- MME Marjorie HOUSSIN à Mme Aïcha MENZRI

- MME Caroline CREUSOT à Mme Aïcha MENZRI

ABSENTS

- M. Kamal EL JAOUHARI

- MME Isabelle BLONDELET

SECRETAIRE DE SEANCE

- MME Evelyne DEVOUGE

Pour extrait