Enyoyéenpréfscturele 10/10/2017 Reçu en préfecture le 10/10/2017 Affiché \e ^'.'^'-.•'.ifL's^2i ID; 017-211704-150-20170927-3101 2017 95-DE
CONSEIL MUNICIPAL DU MERCREDI 27 SEPTEMBRE 2017
saintes Délibération 2017-95. CONVENTION CADRE ENTRE LA VILLE DE SAINTES ET LE CENTRE
COMMUNAL D'ACTION SOCIALE (CCAS)
Président de séance : Monsieur Jean-Philippe MACHON Présents : 25 Jean-Philippe MACHON, Marie-Line CHEMÏNADE, Jean-Pierre ROUD1ER, Nelly VEILLET, Bruno DRAPRON, Françoise BLEYNÎE, Marcel GINOUX, Céline VÏOLLET, Dominique ARNAUD, Annie TENDRON, Christian SCHMHT, Fanny HERVE, Liliane ARNAUD, Dominique DEREN, Caroline AUDOUIN, Philippe CREACHCADEC, Danîèle COMBY, Jacques LOUBIERE, Marylise MOREAU, Azîz BACHOUR, Josette GROLEAU, François RHLINGER, Laurence HENRY, Renée BENCHIMOL-LAURIBE, Serge MAUPOUET. Excusés ayant donné pouvoir : 9 Frédéric NEVEU à Marie-Lme CHEMINADE, Jean-Claude LANDREAU à Jean-Phiîippe MACHON, Gérard DESRENTE à Liliane ARNAUD, Mélissa TROUVE à Dominique ARNAUD, Christian BERTHELOT à Jean-Pierre R.OUDIER, Jean ENGELKJNG à Nelly VEILLET, Claire CHATELAIS à Françoise BLEYNIE, Philippe CALLAUD à François EHLÎNGER, Brigitte FAVREAU à Josette GROLEAU. Absent : l Nicolas GAZEAU. Secrétaire de séance : Madame Liliane ARNAUD Date de la convocation : 21 septembre 201 7 Date d'affichage : \ \ QCT. 2017 Le Conseil Municipal, Vu le Code de Général des Collectivités Territoriales, notamment l'articÏe L. 2121-29, Vu le Code de l'Action Sociale et des Familles et notamment les articles L. 123-4 à L. 123-9 et R. 123-1 à R. 123-26, Vu la loi n°83-663 du 22 juillet 1983 relative à la répartition des compétences enlre les communes, les régions, les départements et l'Etat en matière d'actnon sociale et de santé, Vu la loi n°86-17 du 6 janvier 1986 adaptant la législation sanitaire et sociale aux transferts de compétence en matière d'aide sociale et de santé, Vu la loi n°86-972 du 19 août 1986 portant diverses dispositions relatives aux collectivités locales,- Considérant que le CCAS est un étabiissement public administratif présidé de droit par le Maire eÈ régi par les articles L. 123-4 à L. 123-9 et R. 123-1 à R,123-26 du Code de l'Action Sociale et des Familles, Considérant qu'il exerce, de par son statut, des missions réglementaires qui découlent; des textes précités, Considérant que :
le CCAS anime notamment une action générale de prévention et de développement social dans la commune en liaison étroite avec les institutions publiques et privées, le CCAS procède, au cours de Pannée civile qui suit chaque renouvellement général des conseils municipaux, à une analyse des besoins sociaux de l'ensemble de la population et notamment des familles, des jeunes, des personnes âgées, des personnes handicapées et des personnes en difficulté, cette analyse donne lieu à un rapport présenté au Conseil d'Administration qui lui permet de mettre en œuvre, une action sociale générale et des actions spécifiques, le CCAS participe à l'instruction des demandes d'aide sociale dans les conditions fixées par voie réglementaire, le CCAS constitue et tient à jour un fichier des personnes bénéficiaires d'une prestation d'aide sociale,
Considérant par ailleurs que le Conseil d'Administration peut décider de développer des missions facultatives dans le but de participer à la mise en œuvre d'une politique sociale municipale globale, Considérant que la convention entre la Ville et le CCAS pour les exercices 2012 et 2013, transmise en sous-préfecture le 30 septembre 2013, ainsi que son avenant l pour Pexercîce 2014, transmis en sous-préfectwe le 7 avril 2014, son avenant 2 pour l'exercice 2015, transmis en sous-préfecture le 19 octobre 2015, et son avenant 3, transmis en sous-préfecture le 6 avril 2016, sont arrivés à leur terme, Considérant que la Ville a pour objectif le développement d'une politique sociale sur l'ensemble du territoire communal en complément des dispositifs existants mis en œuvre par l'Etat et le Conseil général, et ce en faveur de la globalité de la population, tous âges confondus, Considérant qu'outre les missions précitées, le CCAS s'engage à collaborer avec les services de la Ville dans le cadre d'opérations spécifiques qui nécessiteraient l'expertise de ses agents, Considérant que les services ressources de la Ville peuvent être mis à disposition du CCAS, et que les services ressources du CCAS peuvent être mis à disposition de la Ville, Considérant que la Ville et son CCAS définissent dans cette convention les modalités de valorisation et de facturation des actions réciproques, Après consultation de la commission « Gérer » du vendredi 15 septembre, Il est proposé au Conseil municipal de délibérer :
Sur l'autorisation donnée au Maire ou à son représentant de signer la convention cadre ci- annexée conclue entre la Ville et le CCAS et tous documents relatifs à cette affaire.
Le Conseil Municipal, Après en avoir délibéré, ADOPTE à l'unanimité cette proposition. Pour Fadoption : 34 Contre Padoption : 0 , ; , Abstention : 0 / .-\ '•'/.-
/ - '.. / '•
Ne prend pas part au vote : 0 ^ ; ' ,
'\ '^ ^ ( ' ,i,:.'.-'^Lés^ô^(i(usions du rapport \ ';; '.;'r..''.:-''.^;'.;;.';''^njqès abî\voix, sont adoptées. \ -'. .. -.''/.'.;;•'' .'Pçf'ûrextrajl conforme,
:;-,,; ,-'^,. Le Maire,
Jean-Philippe MACHON
En application des dispositions des articles R. 421-1 à R. 421-5 du code de justice administrative, cette décision peut faire ['objet d'un recours en annulation devant le Tribunal Administratif dans un délai de deux mois à compter de sa publication. 27 scptumbrc 2017 - 95 Con veut ion Lndrc ciîli'i.' t;i Ville de Saintes ci ic Centre C'omnniHtil ()~/\c1it)[i Si)cifilc ((.'CAS) 2/2 Convention cadre entre la Ville de Saintes et le Centre Communal d'Action Sociale
Entre : La Ville de Saintes représentée par son Maire en exercice, Monsieur Jean-Phîlippe MACHON, agissant en vertu de la délibération n° 2017-95 en date du 27 septembre 2017, transmise en Sous-Préfecture le Ci-après dénommée « la Ville de Saintes », d'une part Et Le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) représenté par Monsieur Jean-Claude LANDREAU, Vice- président délégué en exercice/ agissant en vertu de la délibération na 2017/06â du Conseil d'Administration en date du 22 septembre 2017, transmise en Sous-Préfecture le 29 septembre 2017, Ci-après dénommé le « CCAS », d'autre part/
Il est préalablement exposé ce qui suit :
La loi détermine le statut des CCAS (Code de i'Action Sociale et des Familles : Article L123-5 et suivants). En tant qu'établissements rattachés aux communes, ils disposent de compétences propres (une personnalité Juridique de droit public - une existence'administrative et financière distincte de la commune - un Conseil d'Administration qui détermine ses orientations). Dans ce cadrp/-^,^ "s missions spécifiquement déterminées par les textes/ le CCAS de la Ville de Saintes P^^( ^ ~ -d Ville de diverses missions d'action sociale.
^ t^\ •/ ~ ; . . , /
\r \ •u~ .«eue ainsi, conformément à son statut, l'outil privilégié de la Ville pour animer et dfc ljs' -r Faction municipale dans le champ social (personnes fragiles, personnes âgées, dévbfOppement des liens intergénérationnels, de la solidarité et de la citoyenneté...). Pour lui permettre d'assurer ces missions, la Ville attribue au CCAS une subvention d'équilibre annuelle et lui apporte divers concours permettant d'optimîser l'utilisation des fonds publics et de garantir de la sorte la cohérence globale du fonctionnement des services municipaux et du CCA5. Dans un souci de clarification, la Ville de Saintes et le CCAS de la Ville de Saintes ont décidé de conclure une convention définissant, outre celles qui lui sont dévolues par la loi, les missions confiées par la Ville au CCAS. Cette convention prévoit également/d'une part l'étendue des concours apportés par la Ville, en dehors de la subvention d'équilibre du budget, étant précisé qu'un rapport annuel d'activîté sera communiqué chaque année par le CCAS à la Ville. D'autre part, elle précise la nature des prestations assurées par le CCAS pour le compte de la Ville de Saintes. Il a été convenu entreles parties ce qui suit :
Préambule La convention transmise en Sous-préfecture le 30 septembre 2013 est terminée. li convient donc d'en signer une nouvelle. Article l - Objet La présente convention a pour but de définir :
D'une part le champ
'.\
Article 2 - Nature desjnissions assurées par le ÇCAS de Saintes dans le cadre de ses obligations
\ •'•'.'•. :.-''
légales et réglementaires ^ ?\ \ ./::'^ Le Centre Communal d'Action Sociale/ établissement public administratif exerce les compétences qui lui sont confiées par la loi et les décrets : :' \ y
A. Actions en faveur desjpersonnes en sitUatioh de précarité :
—c~T 1;;"\ i'J
• Instruction des aidesiégales : >, /; /' • instruction etocfrôi des aides facultatives • Accompagnement social individuei des personnes en situation de précarité (accompagnement
social/ psychologique/ aide budgétaire)
• Développement d'actiô.ns d'insertion par l'activité économique • Election de dpr^ictie pour-les personnes sans résidence stable
'7-\. ;'"J 'N>
'"\ .' -' / r^" \. •:'' '/ f , ^ , B. Actions en faveur des personnes â^ées :
;"\,
\
» Gestion des établissements d'hébergement pour personnes âgées : une EHPAD (Recouvrance)
et une Résidence Autonomie (Foyer Soleil)
• Gestion d'un Service Polyvalent cTAide et de Soins à Domicile, intitulé le CEVAD (Citoyenneté
et Vie à Domicile) comprenant :
un Service prestataire d'Aide à Domicile un Service de Soins Infirmiers à Domicile un Service de partage de repas à domicile un accueil de jour Alzheimer
• Développement d'actions favorisant l'insertion sociale et l'autonomie des personnes âgées C. Actions inscrites dans le cadre du déveioppement social local :
• Analyse des besoins sociaux • Soutien et développement du partenariat avec le secteur associatif (Maison de la Solidarité/
Epice rie solidaire)
• Développement d'une action fondée sur les valeurs de FEducation Populaire (promotion des
valeurs de la citoyenneté, de f'autonomie, de la responsabilité et de la démocratie participative)
Article 3 - Nature des missions déléguées par la Ville au CCAS
•••ï
La Ville de Saintes a décidé de confier au CCAS les missions suivantes : w:
• Mise en œuvre et suivi de Faccompagnement des personnes sans domicile stable
(délibération du Consefi Municipal du 29 juin 2005 -Mise en placé d'un pôle d'accueil. Convention d'objectifs Ville de Saintes/Centre Communal d Action Sociale/Asspciation Tremplin 17). \
• Mise en œuvre de l'accompagnement social et du processus dp sédentarisatioh des familles
de Gens du Voyage (Délibération du Conseil Municipal dy 31 oçtèbre 2007).
• Accompagnement social dans le cadre du projet« Grande çHarbonnière » (Gestion des terrains
familiaux) : Délibération du Conseil Municipal du SQCtobre:2Û09. < /
• Mise en œuvre des plans d'alerte et d'urgence (canictil,e, grand ïroid;'.y) (cf arrêtés pris par les
autorités compétentes). Délibération du Conseil Municijîa.ldu 13 Janvier 2012 Plan Communal de Sauvegarde et Arrêté du Maire du:10 juillet 2014. ; \
• Repas des séniors : le CCAS assure ["organisation du repas et prévoit le budget nécessaire à sa
réalisation. Reste à la charge dé la ville/ la mise, à disppsitiph de la salle et l'appui logistique.
u '\^
Article 4 - Nature et étendue des concours apportes par? ta Ville au CCAS et inversement La présente convention çaâre a pour but de fixer :
D'une part, fes disppsitions générales régissant les modalités des moyens apportés par ia Ville de Saintes pour participer au fonctionnement du CCAS. D'autre part/ les prestatiQns effectuées par le CCAS pour le compte de la Ville de Saintes. -\^\ M '\\
\ ^. / '".-•>
Cette conventioç recense donc toutes les fonctions supports de fa Viile de Saintes au titre de fexpertise apportée au CCAS/ et précise les modafités de valorisation de ces concours et de leur remboursement par rétablissement public (cf. annexes l à 5).
.\
De la même façon sont valorisées les prestations du CCAS pour le compte de la Ville de Saintes (cf. annexe 6). Article 5 " Fonctions supports de la Ville réalisant des prestations de services pour le CCAS Dans un souci de mutualisation des moyens/ le CCAS bénéficiera du support régulier des services de la Ville de Saintes pour i'exercice des fonctions suivantes : Prestations facturées :
^ Moyens généraux (affranchissement et entretien locaux) : annexe 2 ^ Centre Technique Municipal : annexe 3 ^ Ressources Humaines (Formation bureautique) annexe l bis
Prestations valorisées :
^ Ressources humaines : annexe l ^ Moyens généraux (gestion du courrier) : annexe 2 ^ Affaires Juridiques (Assemblées, Assurances, Marchés Publics) : annexe 4 ^ Bâtiment : annexe 5 ^ Evaluation et Contrôle de Gestion : annexe 5 >, ^ Communication : annexe 5 ..^^:
Une annexe par fonction support et valant dispositions particulières::;eï
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De façon exceptionnelle, !e CCAS aura la possibilité cTàvÔn^ recours]'au cohseii/ à i'assistance et à Fexpertise de toutes les autres directions ou services de la VHi^ de Saintes, en sus des 6 fonctions supports énoncées à Fartide 5. ,_ ,\
,c .\
Article 6 " Fonctions supports apportées par la Ville de Saintes au ÇCAS occasionnant une facturation
A. Service Moyens Généraux : ,: A
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l. Affranchisse me nt :\ ; l
Ces dépenses prises en charge dir^ctementsur le budget de la Ville sont facturées à leur coût réel trimestriellement Lé:dé,tail des modalités de calcul figure en annexe 2.
,"\.
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, / 2. Entretien des locaux du CCAS (4ème étage EHPAD, CEVAD
\
Ces dépensas prises; en chàrge> directement sur le budget de la Ville sont facturées trimestriellement a leur coût réel en fonction du nombre d'hem'es d'entretien effectuées dans les locaux du CG^S. Le détail des modalités de calcul figure en annexe 2.
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B. Prestations du Centre Technique Municipal (CTM) :
l. Interventions sur les véhicules :
Ces dépenses prises en charge directement sur le budget de la Ville sont facturées trimestriellement à leur coût réel. Le détail des modalités de calcul figure en annexe 3.
2. Produits d'entretien et vêtements de travail :
Ces dépenses prises en charge directement sur le budget de ia Ville sont facturées trimestriellement à leur coût réel. Le détail des modalités de calcul figure en annexe 3. 3. Autres prestations réalisées par le CTM :
Les dépenses relevant du locataire (au sens de l'Art 1719 à 1727 du Code Civil et du décret n° 87-712 du 26 août 1987) donc du CCAS pourront être réalisées par les services de la Ville après validation du directeur du CCAS. Ces dépenses prises en charge directement sur le budget de la Ville sont facturées trimestriellement à leur coût réel. Le détail des modalités de calcul figure en annexe 3.
C. Ressources Humaines - Formations bureautiques
Ces dépenses prises en charge directement sur le budget de la Ville sont facturées annuellement à leur coût réel. Le détail des modalités de calcul figure en annexe l. .-•^/: Article 7-Locaux mis à disposition du CCAS par la Ville - CONVENTIONS SPECIFIQUES D'OCCUPATION DES LOCAUX ;i^ La Ville de Saintes met à disposition du CCAS les locaux nécessaires à' Fexerdce de ses missions à titre gratuit. ; / ^\
\
Liste: "{f\ .:<:\>
.'\ ''•..'. \ — /
l. Maison de la Solidarité l Espl. du 6ème Régimentd'lnfanterie > 2. Maison des Consom'acteurs-EPISOLQ rue Eugène Frohnéntm:y
\ \ '-^ '
3. Halte de nuit 2 rue Bourignon : \, 4. Malte de jour 109 rue st palais ' \ :; 3 5. CANTOU accueil de jojr Alzheimer piac^ st Ipuîs > 6. Bureaux au sein de l'Hôtel de Ville Bureaux square André Maudeî
•'• '. 'ï
Une convention de mise, a dîsposttion jpropre à chaque bâtiment pourra être réalisée en vue d'organiser les relations et la répartition des rèsponsayilités entre la Ville et le CCAS.
.' -\ - /?'-^
Article 8 - Prestations abportéés parles services du CCAS à la Ville de Saintes • Interventions dés.chantiers. verts en lien avec le service Cadre de vie/ dans le cadre de i'entretien
des espaces verts et de rèmbellissement de la Ville de Saintes et d'autres actions ponctuelles (cf anriexê6-l). ,; / >
/
» Suivi des relations avec des associations à caractère social pour le compte de la Ville de Saintes
dans le cadre dé ses compétences (cf annexe 6-3}.
• Gestion administrative des sites dédiés à l'accueil des gens du voyage et suivi des relations avec
des associations à caractère social pour le compte de la Ville (cf annexe 6-2).
• Pilotage de la mission Ville Intelligente pour le compte de la Ville (cf annexe 6-4). Valorisation : Sur la base des charges de personnel et frais assimilés (rémunérations, charges sociales, taxes, cotisations) mandatées par le CCAS. Article 9 - Autres çpncpurs de la Ville de Saintes Le CCAS aura la possibilité d'avoir recours au conseil, à l'assistance et à l'expertise de toutes les autres directions ou services de la Ville de Saintes, en sus des fonctions supports énoncées à Farticle 5. Ces concours ponctuels et non quantifiables seront apportés par la Vilie de Saintes à titre gratuit dans la mesure des possîbffités des services de !a Ville avec une information obiigatoire à la DGS et aux directeurs concernés. Article 10 - Montant de la subvention cTéquilibre Au titre de l'année 2017, elle est de l 610 000 €. . •"••^' Article 11 " Modalités de refacturation entre la Ville de Saintes et le CCAS ^\
\.
La valorisation des prestations réciproques entre la Ville de,Saintes et le CCAS fait Tobjet d'une facturation :; \ -^ "
' •'."•; '•'1\ '.'• ;;' ••'''
i~ '\ ••' '•• ' .
• Le montant des autres prestations facturées paNa Ville au ÇCAS sera de\ 60 000 € prévu au
budgetduCCAS ^\ ^^v ^:^
• Le montant des prestations facturées par le CCAS à la Ville sera de: rémunérations des agents
suivi social et ville intelligente (52 450 €) \ y"
Ce montant sera réévalué chaque année àïoccasion de la réuniph\du comité de suivi et fera l'objet d'un avenant. /
- / ' . '•• \
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Article 12 - Liens fonctionnels entre le CÇAS et la Ville dé Saintes Le Directeur Général dd Centre Communal cTActîoh Sociale peut adresser directement au service compétent de la Ville, tpli^es demandes utiles à (a mise en œuvre des tâches et des missions qui lui sont nécessaires/ en informant le Directeur Général des Services de la Ville.
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Article 13 - Marchés publics et groupement de commandes
/- /"
La procédure des groupçments de commandes qui peuvent être constitués entre des entités publiques telle que fixée par i'artîcle 28 de Fordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics sera mise en œuvre en tant que de besoin. Ces groupements de commande feront Fobjet de convention constitutive/ signée par leurs membres, qui définit les modalités de fonctionnement du groupement. Le groupement de commande sera mis en œuvre lorsque ies besoins du CCAS et de la Ville de Saintes seront homogènes et au fur et à mesure des dates d'achèvement des marchés de la Ville actuellement en cours de validité. Article 15 - Dispositif de suivi de l'application de la présente convention Un suivi contradictoire régulier de i'application de la présente convention est assuré par un groupe de travail composé du Directeur général des services/ de la DECG, de la DRH ainsi que de la Direction du CCAS et des directeurs de pôles de rétablissement public. II se réunit au 4eme trimestre de l'année en cours et autant que de besoin. A Foccasion de cette évaluation contradictoire, les besoins pour l'exercice à venir sont identifiés et un bilan des actions de Fannée écoulée. Toute modification de la convention cadre et de ses annexes devra faire Fobjet d'un avenant soumis aux deux assemblées délibérantes. K ARTICIE 16 - Durée de la présente convention <^ La présente convention est conclue pour l'année 2017, reconductible une fois defàçon expresse. ARTICLE 17 - Résiliation - Litiges relatifs à la présente convention \ La présente convention peut être résiliée avant son terme par chacune des parties en respectant un préavis de six mois. Celle-ci est adressée par lettre recohinnandée.avec accusé de rjéception.
^:;\ '•î>c\ /'•: /
Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l'application delà présenté convention relèvera de la compétence du tribunal administratif de Poitiers. Les partiès/s'engagent toutefois à rechercher préaiablement une solution amiable au litige. ;: , \
•^ ;..--" ~ - ' :X /.V
Saintes le
2017
Pour la Ville de Saintes/
Pour le Centre Communal d'Action Sociale, Annexe l :
RESSOURCES HUMAINES
COMPETENCES MISES A DISPOSITION PAR LA VfLLE DE SAINTES AU CCAS:
DiREÇTIO^^^^ RESSOURCES HUMAINES
• Conseil du DRH auprès de Félu et de la direction du CCAS au titre de Faide-.à la décision. • Organisation de points mensuels entre la DRH et le CCAS. : ;; \
:\
\
GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL , : \
'." \.
s
o gestion des paies (sauf contrat aidé), des indemnités, des charges sociales études
rémunérations accessoires pour Fensemble des
o gestion du suivi des dossiers individuels des^agents :: ^ ' \
-.' \ '• \ ..-;.:'-':/
'\ /•'\'"y
" gestion des absences (arrêts de travail, etè.) et désji)aptitudes au travail
temporaires ou définitives/ mise en placé de'tabieaux de bord (Accidents de travail). .."•';..''\";-?~^ '',"A
R gestion des actes gdministratifs individuels jies/àu suivi de la carrière (arrêtés,
contrats, etc.) sauf régie. \ ;
" actes et procédures collectifs de deRoulement de carrière (positions,
avancements,...) arrêtes RI ""avancement échefon
N gestion des procédurès.disciplinaire's • instruction des dossiers de retraite. N gestipn des départs ou de cessation d'activité (retraite, démission,
licenciement, „:) - ,
• gestion du.système d'évâiuation des personnels permanents^La préparation de
[atommissibq Administrative Paritaire (CAP)
•"''k n:i ••••"^
\ .;' . /
GESTIONNAIRE'DEL'EMPLOf
o gestîoh-des recrutements des personnels permanents ou non permanents mensuels
(appui à là>définition de poste/ des besoins occasionnels ou saisonniers, déclaration des vacances de poste, des procédures de recrutement directes ou par concours, des sélections) voir annexes 1B et 1C
FORMATION
o La gestion des formations obligatoires des personnels : intégration et formations
de professionnalisation au sens de la définition de la ioi de 2007 sur la formation.
o Le Droit Individuel à la formation,
Répartition des tâches ; tableau en annexe 1-D CONSEIL EN PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Aménagement des postes de travail (ergonomie, sécurité) en fonction de Fapplication de dispositions iégales et réglementaires, ou en fonction des aptitudes physiques et autres des personnels Coordination du travail des conseillers de prévention : évaluation des risques professionnels, élaboration du Document Unique et la mise en œuvre des dispositifs adéquats (actions curatives, actions de prévention/ formations,...) Sécurité collective et individuelle au travail et ia responsabilité sociale de la collectivité (Comité d'Hygiène et Sécurité) ;:, Création et animation d'une cellule reclassement professionnel:: équipe pluridisciplinaire: suivi médical, professionnel des personnels en difficultés professionnelles ou personnelles, temporaires ou permanentes, recherche et mise en place de solutions adaptées .^J"1 ^î\ Accompagnement et adaptation des relations de travail internes au serVice,(entre les personnels, ou entre personnels et encadrants), médiatiop. >>
RELATIONS AVEC LES SERVICES EXTERIEURS :
La gestion des relations ay.eç les organismes sociaux et fiscaux : URSSAF, CAF, caisses de retraite, UNEDIC,Assedic/Trésorpybiic, assurances statutaires et instances de référence auprès des'servîces d'Etat (D!F^ECCTE, Direction Départementale de ta Cohésion Sociale) l \ Tous les contrats sauf les contrats aidés. 7
i --"-'".;-
"•-'\ .4'^'i
PRESTATIONS TECHNIQUES^ ". >'
V— : ..\
,;
/ - - ' / " : .-
Le ÇÇAS conservejes missions suivantes :
\ , '" "^.
o Responsabilité complète et totale des missions Ressources Humaines o Définitiondes besoins en matière de ressources humaines et de leurs recrutements. o Organigramme du CCAS et fiches de postes. o Transmission aux ressources humaines des éléments variables pour saisie des bulletins
de salaire et établissement des imprimés sociaux
o Préparation des rapports pour le CT o De septembre à décembre 2017 dans le cadre de la mise en place du nouveau logiciel,
le CCAS réalisera Farrêté collectif des agents non permanents du CCAS. Cette procédure devra être revue pour 2018. La DRH et le CCAS organiseront des réunions de travail dans ce sens dans le courant du dernier trimestre 2017.
o Gestion des contrats aidés : procédure de recrutement, rédaction des contrats et
bulletins de paye, accidents du travail, déclaration IJ, saisie des dossiers agents/ gestion des congés et absences, suivi des visites médicales. o Relations avec les partenaires extérieurs pour le dispositif « métiers dans la Ville » o Recensement des besoins de formations et bilan o Rédaction du plan de formation et du bilan o Suivi des inscriptions auprès des organismes de formation o Renseignement du logiciel métier o Suivi administratif des formations intra o La gestion des formations obligatoires des personnels : sécurité, habilitations o Candidatures spontanées gérées par le CCAS o Réponses négatives aux candidatures non retenues en pré-sélection sur recrutement
sur annonce
o Traitement et suivi des demandes de stages / tutorat
Cette liste est non exhaustive.
VALORISATION DES PRESTATIONS REALISEES :
L'évaluation de la valeur de la mise à disposition de ce service tient compte de Factivité réellement exercée au profit du CCAS. Les modalités de calcul sont les suivantes : Répartition des coûts : \ Part des dossiers des agents CCAS dans l'ensembfe des dossiers gérés parla DRH : Agents CCAS : Agents Ville : Total Agents : PartduCCAS
262 440
(effectif au 31/12/16- hors CAE CDDl^étudiants, extérieurs, vacataires, chom indemn et réversion SFT)
\
(effectif au 31/12/16-hors Adj, Maire, Conseillers mun, étudiants, extérieurs, vacataires, choisi indemn et réversion SFT)
702 37,32%
Direction Gestion Paye Emploi \ _[ Santé
Coût total
\ . i
\ 96 472,71 148694,31
\ 104125,36 j 47965,02
5015,15
402 272,54
PartCCAS
37,32% 36 005,00 55 496,00 38862,00 17901,00
1 872,00
150136,00
Valorisation CCAS : 150 136 € Les quotités mentionnées ci-dessus pourront, en tant que de besoin, être modifiées d un commun accord entre les parties lors de Févaluation faite en comité de suivi. Ces ajustements se feront en fonction de révolution des besoins respectifs et validés de manière contradictoire par les deux parties. De plus chaque année lors de la préparation budgétaire, le service Ressources Humaines de la Ville de Saintes élaborera avec les services du Centre Communal d Action Sociale le plan de charge pour l'année suivante. Il fournira également un état des effectifs du Centre Communal d'Action Sociale et de la Ville de Saintes (ce document sera mis en annexe de la convention chaque année).
10 Annexe l bis :
FORMATIONS INFORMATIQUES
Le formateur informatique de la DRH de !a Viile de Saintes peut intervenir auprès des agents du CCAS. Le coût ciïntervention est évalué comme suit :
o Pour une formation avec des inscrits 100% CCAS, l jour ou 1/z jour selon la durée de formation
facturé au CCAS
o Pour une formation mixte (Ville, CCAS et CDA)/ la part des inscrits CCAS sur l'ensemble des
inscrits est appliquée au coût de la formation
...•'.'.".•?
Le coût d'une formation est le suivant : ^^' Formation d'une journée : . ?%t\
Coût horaire de B JOLIVET x 6h de formation soit : l32ï90€^\ En moyenne : 5 agents par formation sur 2016 ^,, " ?>"\,
CJ> Soit un coût d'une formation d'une journée de 664,50€^\
Formation d'une demi-Journée : :^|ï> '" ^
Coût horaire de B JOLIVET x 3h de formation soit : 66,45€ En moyenne : 5 agents par formation sur2Ûlj6,/^;7/
c> Soit un coût d'une formatiôj-ftçTune Journée de 332/25€
Toute inscription à une formation donnera lieu à facturationXQLlte absence non transmise au
'•; <",<; \
formateurjusqu'à la veille de la formation sera fgcturée. <%\
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11 ANNEXE 1B - GESTION DES RECRUTEMENTS DES PERSONNELS PERMANENTS Analyse des besoins Elaboration fiche de poste Analyse faisabilité réglementaire Simulation rémunération Déclaration vacance de poste Délibération : élaboration Délibération : relecture et avis Publicité : centre de gestion, presse spécialisée (facturation CCAS), mobilité interne Publicité : site CCAS, pôle emploi Enregistrement des candidatures Présélection des candidatures Invitation du Jury Envoi des convocations pour entretien /'< Appel téléphonique éventuel M^y' Participation jury 4^< Courrier confirmation prise de poste ., ÏN,N\ Courrier réponse négative candidat non retenu à la présçlectiôn^ Courrier réponse négative suite entretien %P\ Fiche navette "^^ DUE ":'';1à Constitution dossier administratif , <"'; 'yf:: \,'$^. F
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X (pour avis)
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ANNEXE 1C-GESTION DES RECRUTEMENTS DES PERSONNELS NON PERMANENTS Analyse des besoins ^fW^ '^>J^ ,^ Elaboration fiche de.RQSte" ~":^^ "'r^î:^-';"'"^-/ Analyse faisabilité réglementaire^ ' -"' Simuiation rémunératk?ri\ ^iife^;c: -.
ifTp lri taric'ciini . /' '^ïl.^-.-. \-fï WÇ;0
Délibération-f élaboration (si'bèspin) Délibér-atioin : relecture et avis ÏS^ Publicité :centre ,de gestion/ presse spécialisée (facturation CCAS), mobiljté'întërne, pôle emploi Publicité :siteCCAS, Enregistrement des] candidatures Présélection des candidatures invitation du Jury Envoi des convocations pour entretien Appel téléphonique éventuel Participation jury Courrier confirmation prise de poste Courrier réponse négative candidat non retenu à la présélection Courrier réponse négative suite entretien Fiche navette DUE Constitution dossier administratif
9 X (pour avis)
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12 ANNEXE 1D - FORMATION
li^j i SE iï ^f^i;
Planning prévisionnel de formation pour l'année à venir Etat récapitulatif des formations suivies en N-l Saisie des formations sur logiciel Formation RH
MMSÛMÏ
Inscription à la formation et signature par Fagent Signature du bulletin d'inscription pour validation transite par le CCAS Retour du parapheur aux RH et conservation d'une copie Suivi du dispositif inscription Envoi au CNFPT Suivi /faisabilité de la formation suivi des obligations : 3 jours (C) ou 5 Jours (B et A) dans les 2 ans qui suivent la nomination ou le détachement
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inscription Envoi au CNFPT Suivi/faisabilité de la formation suivi des obligations : 2 jours par péripde?:cte5;ans (suite à nomination ou détachement) ,^?> €^K Rédaction d'un cahier des charges^ Contractualisation avec rorganismë fpr.mateur Suivi comptable (bon d'erigagément/borrde commande/ mandatement) /^f" "t:'h, ~'"^K^-î\y Rédaction et envoi des'cpnvocal Logistique : réservation:clè^alle/ listè'â'ëmargement/ collations Evaluations: Rédactidhsïdes attestations i^iîij.î^iiiHicimQîÉii Habilitations :(cpndujfe d'engin, électricité. Formation au ler?secours et mise à jour DIF (Dispositif fhdlividiLfel de Formation VAE (Vaiidation des Acquis de FExpérience)
13 Annexe 2 :
MOYENS GENERAUX L'affranchissement
l/affranchissement du courrier est assuré par les services de la Ville de Saintes. Un compteur permet cTidentifier le compostage propre au CCAS et sert de base de calcul à la refacturatîon faite au CCAS. Les modalités de facturation trimestrielle sont les suivantes :
o Une facture par budget du CCAS. 4\
Valorisation 2016 :14 510 € ^^
Gestion du courrier <;: ?ç ^^
Le courrier du CCAS est réceptionné et enregistré sur !e logjdepde suivi par ie^Service Moyens Généraux, il est transmis au CCAS qui en assure la distributiQn;àu sein de ses services,>ajnsi que les suites données, via le logiciel de suivi, ^g ^ ; Vaiorisation 2016 : l 269 courriers enregistrés (13% di(tçtai),^:|^|;^> ^ 3 agents : 96 000€ en 2016 à 0/66% pour les activités courneFsJnavèttë;~oyyèrtur^ soit 48 000 X 13% = 8236 € ''^ISïx ";ÎS®"'
Entretien des locaux
Le Service Moyens Généraux assure ['entretien de'làcayx au seinjdë i'EHPAD.
;~>^i v.^
L/intervention des agents est fixée comme suit : %A
o GEyAD|(Pjr.estàtâirè>,SS!AD et:/\ide légaie) à raison de 780 heures estimées à ^U'ânnée'^1 ^^^^•¥ o î Direction dtiÇÇAS (4ème étage) à raison de 156 heures estimées à Farinée.
Poyçc^t étage/Tagerit en charge de i'entretien devra également préparer les
^^ des produits cTentretien et les produits d'hygiène. Le service des
:""":.\.
finances duXCAS rédigera par la suite !e bon de commande.
l'''%:\ ,;*CqT//Frais de gestion assurés par !e service moyens généraux, à hauteur de 40 heures
année.
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Le service Moyens Généraux ne prend pas en charge la gestion des commandes et le matériel. LeCCAS doit mettre à disposition le matériel à la bonne exécution de la prestation. Les états récapitulatifs seront transmis trimestriellement par le service Moyens Généraux à la Direction des Ressources Humaines pour le suivi et la facturation trimestrielle sur la base des coûts horaires appliqués au temps cHntervention réel.
14 Annexe 3
CENTRE TECHNIQUE MUNICIPAL
Interventions sur les véhicules Le service Mécanique du Centre Technique Municipal de la Ville de Saintes (en annexe description du service) est mis à disposition du Centre Communal cT Action Sociale. Chaque année lors de la préparation budgétaire, le service Mécanique du Centre technique Municipal élaborera avec les services du Centre Communal cTAction Sociale le plan de.ïC^arge pour l'année suivante/ ainsi que Févaluation de l'année en cours, l! fournira également, ùnfétat des véhicules du
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Centre Communal d'Action Sociale et de la Ville de Saintes (ce document|;eira mis en annexe de la convention chaque année). ^SS/ ^Û\ Il participera en tant que conseil au renouvellement du parc (budgeit-appel d'offrës-'ctioix).
.> ''-X
La facturation est trimestrielie. à^ ^:> Les modalités de calcul sont les suivantes : ^ '"^tà. ...A97
> Interventions sur les véhicules : "^Cïk ""W^,. ^^' • Un forfait horaire est appliqué au nombre d/heuresïei|ectuées.}ÏI^^ annuelle
du tarif horaire, '^h: '•'yy'
- Les pièces utilisées sontfacturées^leyr^oût d'acquisitibrfô^
Facturation 2016 :13 140€ 1%J tt, '^^
là ÏVâ
> Carburant : ^Ï^ S m Facturation au coûtréeKde la cohsommation^s véhicules.
Facturation 2016 : 2400(X /^ ^.-^^ , Produits cTentrëtîeri:èt vêtements de travail Le service; fou mi aùlçh.antier d'ms.ertion les produits d'entretien et les vêtements de travail. Une facturation'est réalisee/reprenantle.Êoût réel des fournitures.
^È^yé^y
Facturation 2Qî6!:^766€ Interventions dans les bâtiments Ville eérés par le CCAS suivant conventions de mise à disposition :
'•..;;.-:.\ ^
Valorisation 2016 : Club St Louis 270€ - Maison de la Solidarité 7100 €
1S Annexe 4
AFFAIRES JURIDIQUES
COMPETENCES MISES A DISPOSITION PAR LA VILLE DE SAINTES AU CCAS:
DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES
• Conseil du Directeur des Affaires Juridiques auprès de Féiu et de la direction du CCAS au titre
de Faideà la décision.
ORGANISATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION A,,
• Préparation des séances du Conseil d'Administration : centralisatjo.n, contrôle et mise en
forme des délibérations :^-^t;N^
• Organisation de la revue qualité, ^"'y ^îfe\ • Envoi de la convocation et des projets de délibération ^y %^ • Rédaction des comptes rendus du Conseîi d/ Administration 4:î :h\ • Suivi et transmission des délibérations au contrôle ^légalité ,;\ ;>
SUIVI DES DECISIONS '^^ '^:M A
s%'^. '"tâ\ Â^y
• Contrôle des décisions '^^Ik '"^M?^ • Transmission des décisions au contrôle de légalité :c^ ^ • Publicité des actes .^^;~^:-'%^. "ffî
SUIVI DES MARCHES PUBLICS + 25 OÛCÏ€ ^
-Jik 151
• Rédaction des regi§men1Ê^fe côriiiûitations ,f^ • Accompagnement à la rectc|ction despîèces techniques • Mise en iigne des-^vis de;pùb!icité et d'attribution • Participation à Fànalysextès dffrës^etaux négociations • Notifiçatior^ux cahdidals • Jrarismissiontides pièces aU^contrôie de légalité et au comptable public
SUIVI DES MAlRCHBS PUBLICS - 25 000€
• Accompagnement sur demande pour i'éiaboration de la partie administrative des procédures
inférieures à 25 000 € HT
SUIVI DES ASSURANCES
• Suivi administratif des contrats d'assurance (date de fin, reconduction/ avenants) • Relations avec les assureurs dans le cadre des prises en charge de sinistrés
16 SUIVI DES ARCHIVES Réception des versements, communication des dossiers aux services/ éventuellement éliminations simples. L évaluation de la valeur de la mise à disposition de ce service est réalisé à hauteur de 0,9 ETP d'un poste de rédacteur soit : 35 000€ ANNEXE 4A - ORGANISATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
133
Rédaction des délibérations Contrôie des délibérations et mise en forme Organisation de la revue qualité Rédaction et envoi des convocations Rédaction du compte-rendu de séance é.Sî: Publicité des actes .^7 Répertoriage informatique des actes 'yMÏ\ Tenue du registre ^ 'Ï%IÈ\ Gestion des actes découlant des délibérations sï^&|^ ^s,
y
.^"%s^
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ANNEXE 4B-SUIVI DES DECISIONS
'î^^^^^^i ç
Rédaction des décisions Contrôle des décisions Transmission des décisions au contrôle ^e légalité Pubiicité des actes Répertoriage informatique des actes ¥^\ Tenue du registre ANNEXE 4Ç - MARÇHES'pljBLICS
'''.^^K
Rédaction;desTëglêmeiiits de consultation Réd actionnes pièces techniques ;;~\ Mise en iigrie.cies avisée publicité et d'attribution Analyse des offres^" Négociations ' %A\ Notification aux cahdiciats Transmission des pièces au contrôle de légalité Transmission des pièces au comptable public Suivi administratif des marchés (date fin et date reconduction)
x x
(Accompagnement)
x x x x x x
x x x x
ANNEXE 4D - ASSURANCES Suivi du renouveilement des contrats cTassurance et de leurs avenants Relations avec les assureurs dans le cadre des prises en charge de sinistrés
x x
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17 ANNEXE 4E-ARCHIVES
Réception des versements/ communication des dossiers aux services, éventuellement éliminations simples. Conseil aux services Eliminations et inventaires détaillés
x x
x
Annexe 5
SERVICE BATIMENTS
Suivant conventions de mise à disposition à venir.
A
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EVALUATION ETCONTROLE D^GËSTION;
Contrôle financier des associations subventionné6s?àïi;:deiàde23,000:€ 50 heures en 2017 ''Ttt|^ w:^y Valorisation base 2016 :1662 € .e -^ S\ Préfiguration d'outils de pilotage ;<^:^ ,|g|
tëy ""^h. -...^'y '^•'i
Valorisation assise sur !a masse saiarjale des agents iriteïyenus au prorata du temps de travail consacré aux missions relçvant.du CCASk M!
COMMUNICATION
'^-l'/^ï'A
• GoTnmunicat|o;nfde l'Etablissement Publie • Réalisàtionjd&Hocuments de communication • Reprographie
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' •.\/'::-,.^^
Valorisation 2016:4500r€
18 Annexe 6
Prestations du CCAS pour le compte de la Ville de Saintes
l) Métiers dans ta Ville
En 2016 :123 527 € A Valorisation assise sur la masse salariale totale de l'équipe « Métiers dansja^iile » pour 6475 heures effectuées pour la Vilie de Saintes. ^?^^ L'équivalent de 4,1 ETP cTagents en contrats aidés de l'équipe des.mefiérs dans lâiyille a travaillé pour ia Ville de saintes en 2016. .^M^
'•.^î"\
Les chantiers permanents d'espaces verts sont esseritjeiïement d^s chantiers dei tonte/ de débroussaillage et de désherbage.
'%:y\ ^<~';
"^y'î-'-î'^Ks;''
Désherbage manuel Haietaiile pelouses Arbres^. ~^: ^^. Décors •"'.'x^ Deb^oussaiiiage X^
1^ \ A
, 2072( '•S\ 38 '""IA22
~m ^.^& '""•2547
L'encadrement technique^es^aclnginisfrafi^de ces agenfê représente 1/64 ETP. Le détail des intervenants est listé.dans le tableau ci-aessous.
IK
Agentsde terrain;^1'"'-'^'^^
M.Y '- ']
Agents en contrats aidés 4^
•^;\ ^Kêy
Encadrement/Admînistration
l";-isis-^?\
2 encadrants techniques"<';<::^(^
"/>
l coordinatrice de chantier lassistante RM l assistante coordination ol l amortissements
Total
:':i
^P.fC'^-'.^^--.
fc. '?;ïî^ 4,1 '^ 1,06 0,39 0,19 0,39
Coûts 2016
Formule
51576,00 36393,00 18507,00 5 609,00 11442,00
123 527,00
$=coût net (*} /nb heures totales réaiisées*nb d heures effectuées pour la ville $=masse salaria le *%travail Ville $=massesaiariale*% travail Ville $=masse salaria le *% travail Ville $ =masse salariale *% travail Ville proposition rien ou 10% du total à appliquersurtous !es services
(*} Coût net ornasse salariale contrats aidés-recettes =309 275-212 789 =96 486
19 2) Gestion des terrains familiaux et de Faire de erand passage
Le suivi administratif des terrains familiaux et de Faire de grand passage est assuré parle CCAS pour le compte de la Ville :
• Suivi des documents contractuels avec les occupants (baux/ convention d occupation) • Articulation avec ies services municipaux intervenant dans le fonctionnement et Fentretien
des espaces et locaux
• Relation avec les partenaires (Services préfectoraux et CDA notamment)
Valorisation assise sur la masse salariaie estimée à 0,3 ETP de Fagent gestionnaire soit : Estimation 2017 : 8 000 € .M^WS^
3) Suivi des centres sociaux et des associations d'insertîon
Le suivi administratif et institutionnel avec les centres sociaùx^et les assQcjations d insertion est assuré par le CCAS pour le compte de la Ville : ^ ^1|^.4|P'
• Suivi des conventions lien les associations avec||i^yille ïsui^/ention^mlse à disposition de
focaux, convention piuriannuelle CAF) "s%^. "ïa^fe^l;'y"
• Articulation avec les services municipaux intervenariGdàns le fonctionnement et Fentretien
des espaces et locaux mis à dispositipp^, '^\
• Relation avec les partenafres-'(Etàt/ Dépàrterrient/ CDA, CAISjL)
Vaiorisation assise sur la masse salariale estimée à 0,5]E^P de l'agent gestionnaire, soit :
-'\ }^)
Estimation 2017 :13 450W^jg^ '!':?%h,..
4} Pilotage;d&la missioiir^^/illètntëliigçtite »
^^^^^^-^.^•^\ :'^'.^-^\,
Le pNotageÀde la mission « Ville ihfelligente » est assurée par un agent du CCAS pour le compte de la Ville à haute>ùrîïle,0/S)ETP : Valorisation assise suirita^masse salariale estimée à 0,5 ETP de f'agent en charge de cette mission
20