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unknown - Communauté de communes - Briançonnais - DL20250708 070 Conv avec Departemt05 pour la mutualisation archiv intermediaire num annexe
Document publié le Mardi 24 janvier 2023
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Briançonnais - DL20250708 070 Conv avec Departemt05 pour la mutualisation archiv intermediaire num annexe)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Données personnelles,
AR
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005-240500439-20250708-DL20250708070-DE Reçu
le 10/07/2025
Publié
le
10/07/2025 AR
Prefecture
005-240500439-20250708-DL20250708070-DE Reçu
le 10/07/2025
Publié
le
10/07/2025 SYSTÈME D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE DES HAUTES-ALPES
CONVENTION POUR LA MUTUALISATION DE L’ARCHIVAGE INTERMÉDIAIRE
NUMÉRIQUE ENTRE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES DU BRIANÇONNAIS ET LE DÉPARTEMENT DES HAUTES-ALPES
13/10/2023 Version initiale 1.0
Date Nature des modifications Version
AR Prefecture
005-240500439-20250708-DL20250708070-DE
Reçu le 10/07/2025
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l’archivage intermédiaire numérique entre la Communauté de Communes du Briançonnais et le Département des Hautes-Alpes, version 1.0, 13/10/2023
SOMMAIRE
PRÉAMBULE ....................................................................................................................................... 3
ARTICLE 1 – OBJET DE LA CONVENTION .............................................................................................. 5
ARTICLE 2 – RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU DÉPARTEMENT ET DES PARTENAIRES CONVENTIONNÉS
DU DISPOSITIF MUTUALISÉ ................................................................................................................. 5
ARTICLE 3 – DISPOSITIFS DE GOUVERNANCE ET DE SUIVI DES TÂCHES MUTUALISÉS............................ 7
ARTICLE 4 – SYSTÈME DE VOTE ET DE REPRÉSENTATION ...................................................................... 9
ARTICLE 5 – PROCESSUS D’ADHÉSION ............................................................................................... 10
ARTICLE 6 – DESCRIPTION DES MOYENS MATÉRIELS, VIRTUELS ET HUMAINS MUTUALISÉS ............... 11
ARTICLE 7 – DÉFINITION ET RÉPARTITION DES COÛTS DU DISPOSITIF MUTUALISÉ ............................. 11
ARTICLE 8 – MODALITÉS DE PAIEMENT DES COÛTS DU DISPOSITIF MUTUALISÉ ................................ 12
ARTICLE 9 – DURÉE DE LA CONVENTION ET CONDITIONS DE RÉSILIATION ......................................... 12
ARTICLE 10 – GESTION DES ARCHIVES EN CAS DE RÉSILIATION OU DE DISSOLUTION DU DISPOSITIF
MUTUALISÉ ...................................................................................................................................... 13
ARTICLE 11 – ASSURANCE ET RESPONSABILITÉS DES COCONTRACTANTS ........................................... 13
ARTICLE 12 – LITIGES ........................................................................................................................ 14
ARTICLE 13 – AVENANT À LA CONVENTION ....................................................................................... 14
ARTICLE 14 – ÉLECTION DE DOMICILE ............................................................................................... 14
ARTICLE 15 – RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES (RGPD) .............................. 14
GLOSSAIRE........................................................................................................................................ 16
ANNEXE 1 – SCHÉMA DU SYSTÈME D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE DES HAUTES-ALPES ..................... 17
ANNEXE 2 – GRILLE TARIFAIRE DES COTISATIONS ANNUELLES ADOPTÉE EN COMITÉ DE PILOTAGE LE
24 JANVIER 2023 .............................................................................................................................. 18
AR Prefecture
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l’archivage intermédiaire numérique entre la Communauté de Communes du Briançonnais et le Département des Hautes-Alpes, version 1.0, 13/10/2023
ENTRE LES SOUSSIGNÉS
Le Département des Hautes-Alpes, représenté par son Président, autorisé à signer la présente
convention par délibération du conseil départemental du 07/02/2023
Ci-après désigné par « le Département des Hautes-Alpes »
ET
La Communauté de Communes du Briançonnais, représenté par son président M. Arnaud MURGIA,
autorisé à signer la présente convention par délibération n°DL20250708_070 du Conseil
Communautaire du 08/07/2025.
Ci-après désigné par « le partenaire conventionné »
PRÉAMBULE
Contexte juridique
Selon l’article L211-1 du Code du patrimoine, les archives sont « l’ensemble des documents, y compris
les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits
ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans
l’exercice de leur activité. »
La définition juridique des archives comprend les documents et données électroniques produits par les
administrations publiques, qu’il s’agisse de fichiers bureautiques, de données directement produites
dans des applications métier ou de flux de données issus de procédures dématérialisées.
Les collectivités territoriales et leurs groupements sont propriétaires de ces documents et données
électroniques et responsables de leur conservation et de leur mise en valeur, au même titre que de
leurs archives papier (articles L212-6 et L212-6-1 du Code du patrimoine).
Projet de système d’archivage numérique du Département
Dans un contexte de dématérialisation des procédures et d'accroissement de la production
documentaire électronique, le Département des Hautes-Alpes a décidé de se doter d'un système
d'archivage électronique (SAE) visant à sécuriser ses données et à se conformer à la réglementation en
en vigueur sur les archives publiques.
Un SAE est un écosystème se composant d’infrastructures matérielles, de solutions logicielles et de
processus métier, pilotés et réalisés par des archivistes et des informaticiens, permettant de gérer et
conserver des documents et données électroniques de manière à garantir leur sécurité, leur
confidentialité, leur intégrité, leur pérennité et leur lisibilité dans le temps ainsi que leur disponibilité,
et assurant la traçabilité de l’ensemble des activités qui y sont menées.
AR Prefecture
005-240500439-20250708-DL20250708070-DE
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l’archivage intermédiaire numérique entre la Communauté de Communes du Briançonnais et le Département des Hautes-Alpes, version 1.0, 13/10/2023
Le Système d’archivage électronique des Hautes-Alpes comprend :
• une instance pour l’archivage intermédiaire à valeur probatoire, désignée comme SAE
intermédiaire, destinée à recevoir les archives électroniques dont la durée d’utilité
administrative n’est pas arrivée à échéance ;
• une instance pour l’archivage définitif désignée comme SAE définitif, destinée à recevoir des
documents et données à valeur historique et/ou probatoire permanente, qu’il s’agisse
d’archives provenant du SAE intermédiaire dont la durée d'utilité administrative est arrivée à
échéance et destinés à être conservés définitivement ou d’archives en provenance directe des
services.
Afin de garantir la sécurité du SAE et gagner en souplesse dans sa mise en œuvre, le Département a fait
le choix d’externaliser la partie hébergement du SAE auprès d’un tiers, conformément aux dispositions
expliquées dans la note d'information du Service interministériel des archives de France du 7 avril 2022
relative au cadre légal et règlementaire de l’externalisation de la conservation des archives publiques.
Ce tiers assure uniquement l’hébergement, la mise en place et la maintenance du système
d’information. Il n’est pas impliqué dans l’organisation et les processus métier, mis en œuvre
conjointement par la Direction du Numérique, de la Modernisation et de la Relation Citoyenne et la
Direction des Archives départementales du Département des Hautes-Alpes. Les processus métier sont
mis en œuvre sous la responsabilité du directeur des Archives départementales, qui assure le contrôle
scientifique et technique de l’État sur les archives publiques.
Partenariat avec d’autres entités publiques
Engagé dans une démarche de partenariat et de solidarité avec les collectivités du territoire, le
Département a associé cinq partenaires pilotes dans l’élaboration de son outil : la Préfecture des
Hautes-Alpes ainsi que les communes de Briançon, Garde-Colombe, Saint-Léger-les-Mélèzes et Veynes.
Le projet a vocation à construire une solution d'archivage électronique intermédiaire mutualisée avec
l'ensemble des communes, établissements publics et autres personnes morales de droit public du
ressort départemental qui souhaiteraient s’y associer pour la conservation de leurs archives
conformément aux dispositions de la loi n° 2022-217 du 21 février 2022 relative à la différenciation, la
décentralisation, la déconcentration et portant diverses mesures de simplification de l'action publique
locale, dite « 3DS », et du décret n° 2022-1305 du 10 octobre 2022 relatif à la mutualisation des archives
intermédiaires et définitives des personnes publiques.
La gestion et la conservation des archives publiques définitives relevant des compétences obligatoires
des Archives départementales, seul le périmètre de l’archivage intermédiaire est concerné par cette
mutualisation. Les archives électroniques publiques définitives produites dans le ressort départemental
pourront être gérées et conservées dans le SAE définitif des Hautes-Alpes par voie de versement ou de
dépôt conformément aux dispositions du Code du patrimoine (article L. 212-8) et selon les procédures
analogues à celles de l’environnement papier. Ces dernières sont exclues de la présente convention de
mutualisation.
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005-240500439-20250708-DL20250708070-DE
Reçu le 10/07/2025
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l’archivage intermédiaire numérique entre la Communauté de Communes du Briançonnais et le Département des Hautes-Alpes, version 1.0, 13/10/2023
IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 – OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet la mutualisation d’un système de gestion et de conservation des
archives intermédiaires numériques.
Elle définit plus précisément :
• Les rôles et responsabilités du Département et des partenaires conventionnés ;
• Les modalités de gouvernance du dispositif mutualisé ;
• Les moyens matériels, virtuels et humains mutualisés ;
• Les coûts du dispositif mutualisé et leur répartition entre le Département et les partenaires
conventionnés ;
• Les modalités juridiques de mise en œuvre de la convention.
Elle s’inscrit dans l’environnement documentaire du Système d’archivage électronique des Hautes-
Alpes qui comprend également :
• La politique d’archivage, élaborée par le Département des Hautes-Alpes, qui définit le cadre de
référence et décrit le fonctionnement général du SAE ;
• Les contrats de transfert d’archives, conclus entre les services versants et le service d’archives
tels que définis dans la politique d’archivage, qui fixent, pour une typologie documentaire
homogène, les modalités techniques, organisationnelles et fonctionnelles des transferts.
ARTICLE 2 – RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU DÉPARTEMENT ET DES PARTENAIRES CONVENTIONNÉS DU DISPOSITIF MUTUALISÉ
Le Département des Hautes-Alpes assure la fonction de maître d’ouvrage et de maître d’œuvre du
dispositif mutualisé. À ce titre, il élabore la politique d’archivage et assure l’animation, le secrétariat et
la communication autour du dispositif mutualisé.
Il est responsable du maintien en conditions opérationnelles du SAE avec le prestataire retenu pour
l’hébergement, l’installation et le maintien en conditions opérationnelles des infrastructures et briques
logicielles qui composent le SAE.
Il est responsable de l’administration fonctionnelle de la plateforme. Il en assure le paramétrage et en
gère les droits d’accès.
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l’archivage intermédiaire numérique entre la Communauté de Communes du Briançonnais et le Département des Hautes-Alpes, version 1.0, 13/10/2023
Il est responsable de la mise en œuvre technique et fonctionnelle des services décrits dans la politique
d’archivage. À ce titre, il prend en charge les activités suivantes :
• Il participe à l’élaboration des modalités techniques, organisationnelles et fonctionnelles des
transferts, décrites dans les contrats de transfert d’archives ;
• Il forme les correspondants archives numériques, le cas échéant ;
• Il instruit les demandes de transfert à l’entrée du SAE ;
• Il garantit la confidentialité, la sécurité, l’intégrité et la pérennité des archives qui sont
conservées dans le système d’archivage électronique intermédiaire mutualisé ;
• Il procède à la communication des documents et données au service producteur, le cas
échéant ;
• Il met en œuvre le sort final des archives conservées dans le système d’archivage électronique
intermédiaire mutualisé au terme de leur durée d’utilité administrative selon les modalités
prévues dans le contrat de transfert d’archives.
Le partenaire conventionné demeure propriétaire des archives dont il mutualise la gestion et la
conservation avec le Département des Hautes-Alpes. Il en conserve la responsabilité juridique.
Il est responsable de la fiabilité, de l’authenticité et de l’intégrité des archives dont il mutualise la
responsabilité de la conservation avec le Département des Hautes-Alpes.
Il se conforme à la politique d’archivage et à la présente convention. À ce titre, il contribue au dispositif
mutualisé par les activités suivantes :
• Il contribue à la définition des orientations du dispositif mutualisé en participant aux réunions
du comité de pilotage selon les modalités définies à l’article 3 et 4 de la présente convention ;
• Il contribue au développement technique du dispositif mutualisé en participant aux réunions
du comité technique selon les modalités définies à l’article 3 de la présente convention ;
• Il participe financièrement au dispositif selon les modalités prévues à l’article 7 de la présente
convention ;
• Il s’engage à respecter les modalités d’exécution de la convention ;
• Il participe à l’élaboration des modalités techniques, organisationnelles et fonctionnelles des
transferts, décrites dans les contrats de transfert d’archives ;
• Dans le cas où il procède directement au transfert de ses archives dans le SAE, il le fait selon
les modalités prévues dans les contrats de transfert d’archives. Dans le cas où il a recours à un
opérateur de versement, il s’assure que celui-ci procède au transfert de ses archives dans le
SAE selon les modalités prévues dans les contrats de transfert d’archives ;
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005-240500439-20250708-DL20250708070-DE
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l’archivage intermédiaire numérique entre la Communauté de Communes du Briançonnais et le Département des Hautes-Alpes, version 1.0, 13/10/2023
Le partenaire conventionné doit mettre en œuvre l’ensemble des éléments techniques pour garantir
un accès de qualité au système d’archivage électronique départemental. Le partenaire conventionné
est seul responsable de sa connexion et de son débit internet.
Parmi les partenaires conventionnés, les partenaires historiques du projet, y ayant contribué dès sa
phase d’étude en 2016 sont qualifiés de partenaires pilotes. À ce titre, ils sont exonérés de la cotisation
annuelle au dispositif mutualisé pour la première année d’adhésion (cf. article 7 de la présente
convention). Ces partenaires sont les communes de Briançon, Garde-Colombe, Saint-Léger-les-Mélèzes
et Veynes.
La Préfecture n’étant pas concernée par le périmètre de l’archivage électronique intermédiaire, elle ne
constitue pas un partenaire conventionné et ne dispose pas de voix délibérative lors des comités de
pilotage. Toutefois, en tant que partenaire historique du projet ayant contribué à sa conception elle est
représentée et conserve une voix consultative lors des comités de pilotage.
ARTICLE 3 – DISPOSITIFS DE GOUVERNANCE ET DE SUIVI DES TÂCHES MUTUALISÉS
Le suivi et la gouvernance du Système d’archivage électronique intermédiaire des Hautes-Alpes sont
assurés par deux types de comités : un comité de pilotage (niveau stratégique) chargé de définir les
orientations du SAE et un comité technique (niveau opérationnel) chargé de leur mise en œuvre.
Le comité de pilotage (COPIL) se réunit au moins une fois par an (puis si nécessaire, sur demande du
Département ou d’une majorité des partenaires conventionnés).
Il est composé des membres du comité technique et des représentants désignés par le Département
des Hautes-Alpes ainsi que des partenaires conventionnés et de la Préfecture des Hautes-Alpes, selon
les modalités définies dans l’article 4. Le comité de pilotage est présidé par le représentant du
Département des Hautes-Alpes.
Il pourra se faire accompagner par des experts en fonction des sujets abordés.
Il est chargé des missions suivantes :
• Examiner et valider le rapport annuel du dispositif mutualisé (actions entreprises et
indicateurs de volumétrie) préparé par le secrétariat ;
• Valider les demandes d’adhésion au dispositif mutualisé instruites par le secrétariat ;
• Examiner et valider les sommes dues par chacun des partenaires conventionnés en fonction
de la clé de répartition des coûts de fonctionnement définie à l’article 7 de la présente
convention ;
• Examiner et valider les évolutions de la grille tarifaire du dispositif mutualisé en Annexe 2 de
la présente convention ;
AR Prefecture
005-240500439-20250708-DL20250708070-DE
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• Examiner et valider les évolutions stratégiques liées au périmètre du dispositif mutualisé
proposées par le comité technique ;
• En cas de validation d’une évolution stratégique majeure et/ou impliquant un investissement
financier complémentaire pouvant éventuellement faire l’objet d’une subvention
(développement spécifique, par exemple), désigner un porteur de projet parmi les partenaires
conventionnés et le Département et en définir les modalités de prise en charge financière ; •
Valider, le cas échéant, la constitution d’un groupe de travail et le choix de son animateur ;
• Déterminer la politique de communication du dispositif.
Le comité technique (COTECH) se réunit autant de fois que de besoin et a minima deux fois par an.
Le COTECH est présidé par les agents qualifiés dédiés au SAE qui relèvent de la Direction du Numérique,
de la Modernisation et de la Relation Citoyenne et de la Direction des Archives départementales du
Département des Hautes-Alpes. Tous les partenaires conventionnés peuvent désigner un représentant
pour participer aux travaux du COTECH. Le COTECH pourra faire appel aux agents qualifiés des services,
collectivités ou établissements partenaires et se faire accompagner par des experts en fonction des
sujets abordés.
Il est chargé des missions suivantes :
• Élaborer et mettre en œuvre les modalités techniques et fonctionnelles du dispositif mutualisé
en fonction des orientations définies par le COPIL ;
• Faire l’interface avec le prestataire retenu pour l’hébergement, la maintenance et
l’infogérance du SAE et les autres prestataires intervenant dans le cadre du dispositif mutualisé
;
• Recenser les besoins d’évolution auprès des partenaires conventionnés et élaborer, le cas
échéant, des propositions d’évolutions stratégiques à destination du COPIL ;
• Proposer, le cas échant, la constitution d’un groupe de travail ;
• Instruire techniquement, si nécessaire, les demandes d’adhésion au dispositif mutualisé.
Le secrétariat :
Le secrétariat du comité de pilotage et du comité technique est assuré par le Département des Hautes-
Alpes, conjointement par la Direction du Numérique, de la Modernisation et de la Relation Citoyenne
et les Archives départementales.
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Il est chargé des missions suivantes :
• Assurer le fonctionnement du comité de pilotage, du comité technique et des groupes de
travail, en identifiant les représentants de chaque partenaire conventionné en son sein, en
convoquant ses réunions et en rédigeant les comptes rendus de ses réunions ;
• Héberger des réunions du comité de pilotage, du comité technique et des groupes de travail ;
• Rédiger le rapport annuel du dispositif mutualisé (actions entreprises et indicateurs de
volumétrie) ;
• Transmettre les documents relatifs au dispositif mutualisé, notamment le rapport annuel
validé par le COPIL à tous les partenaires conventionnés ainsi qu’à la personne chargée du
contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives publiques (conformément à l’article
R212-18-1 du code du patrimoine) ;
• Émettre les titres de recettes ;
• Communiquer sur le dispositif mutualisé, le cas échéant ;
• Instruire administrativement les demandes d’adhésion au dispositif mutualisé selon les
modalités décrites à l’article 5 de la présente convention.
Les groupes de travail :
Un groupe de travail est constitué d’un ensemble de représentants des partenaires conventionnés et
du Département, qui mettent en commun leurs expériences et leur savoir-faire technique en vue de
créer une plus-value au niveau intra départemental. Dans le cadre de la dématérialisation des
procédures administratives, un groupe de travail peut ainsi être constitué pour réfléchir sur l’archivage
numérique intermédiaire d’un nouveau flux de données ou la définition de référentiels communs.
Chaque groupe de travail est animé par un chef de projet proposé par le comité de pilotage et peut
inclure les représentants d’organismes extérieurs au dispositif mutualisé.
ARTICLE 4 – SYSTÈME DE VOTE ET DE REPRÉSENTATION
Déroulement du vote lors des comités de pilotage :
Jusqu’au 31 janvier 2025 chaque partenaire conventionné est représenté dans le comité de pilotage
avec une voix délibérative.
Le Département des Hautes Alpes détient un nombre de voix équivalent à la somme des voix attribuées
aux partenaires conventionnés, soit 50% des voix.
Le quorum est atteint dès lors que 50% des partenaires conventionnés sont présents ou représentés.
AR Prefecture
005-240500439-20250708-DL20250708070-DE
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La possibilité de participer au comité de pilotage à distance par visioconférence est ouverte aux
partenaires conventionnés souhaitant prendre part aux débats, mais ne pouvant effectuer le
déplacement.
En cas d’indisponibilité, les partenaires conventionnés souhaitant prendre part au vote peuvent donner
pouvoir à un autre partenaire conventionné ou au Département.
En cas de quorum non atteint sur première consultation, une seconde consultation aura lieu une heure
après la première consultation, pour laquelle le quorum n’est pas nécessaire.
Le vote se déroule pendant le comité de pilotage à main levée. Les décisions sont adoptées aux deux
tiers des présents ou représentés.
La Préfecture ne dispose pas de voix délibérative lors des comités de pilotage.
Mise en place du système de représentation :
À compter du 31 janvier 2025, le comité de pilotage pourra décider de mettre en place un système de
représentation afin de faciliter la prise de décision si le nombre de partenaires conventionnés excède
10.
ARTICLE 5 – PROCESSUS D’ADHÉSION
Les communes, EPCI ou autres établissements publics souhaitant adhérer au dispositif d’archivage
électronique mutualisé, peuvent faire parvenir leur demande au secrétariat. Le secrétariat a la charge
de l’instruction administrative des demandes d’adhésions ; il peut, si nécessaire, solliciter le comité
technique (pour une demande relative à un nouveau flux de données, par exemple).
Une fiche de renseignements devra être remplie par la commune, l’EPCI ou tout autre établissement
public, de façon à ce que le secrétariat et/ou le comité technique puisse évaluer les spécificités
techniques de la demande (paramétrage des applicatifs, récupération d’historiques de données, etc.).
Chaque nouvelle demande d’adhésion prévalidée par le secrétariat et/ou le comité technique fera
l’objet d’une information (via courrier ou courriel) à l’ensemble des partenaires conventionnés. Ces
derniers disposeront d’un mois à compter de la réception de cette information pour exprimer une
objection quant à l’entrée du nouveau partenaire dans le dispositif. Passé ce délai et sans objection de
la part des partenaires conventionnés, toute commune, EPCI ou établissement public dont la demande
a été prévalidée par le secrétariat et/ou le comité technique sera réputé partenaire du dispositif
mutualisé.
Les nouvelles adhésions et la liste mise à jour des partenaires conventionnés seront présentées chaque
année dans le rapport annuel du dispositif mutualisé, soumis à la validation du comité de pilotage.
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ARTICLE 6 – DESCRIPTION DES MOYENS MATÉRIELS, VIRTUELS ET HUMAINS MUTUALISÉS
Le Département des Hautes-Alpes met à disposition du dispositif mutualisé les moyens matériels,
virtuels et humains qui composent le Système d’archivage électronique des Hautes-Alpes.
Les moyens matériels mis à disposition du dispositif mutualisé comprennent les éléments de
l’infrastructure matérielle du SAE.
L’infrastructure matérielle du SAE est conforme à la norme NF Z42-013 portant spécifications relatives
à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et
l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.
Les moyens virtuels mis à disposition du dispositif mutualisé comprennent l’environnement système
et l’environnement logiciel permettant de mettre en œuvre les tâches d’archivage numérique.
Le schéma de principe du SAE faisant apparaître les solutions logicielles qui le composent figure en
annexe 1 de la présente convention.
Les moyens matériels et virtuels sont opérés par le titulaire du marché pour l’hébergement,
l’installation et le maintien en conditions opérationnelles des infrastructures et briques logicielles qui
composent le SAE conclu par le Département.
Les moyens humains mis à disposition du dispositif mutualisé comprennent le temps de travail alloué
au SAE des agents chargés, d’une part, du maintien en conditions opérationnelles de l’infrastructure
matérielle et virtuelle en lien avec le titulaire du marché d’hébergement du SAE, et d’autre part, de
l’administration fonctionnelle de la plateforme logicielle.
Conformément aux exigences de la norme NF Z42-013, le système d’archivage électronique mis en
œuvre par le Département des Hautes-Alpes repose sur un dispositif documentaire engageant dont le
document central est la politique d’archivage. Celle-ci fixe le cadre de référence et décrit le
fonctionnement général du Système d’archivage électronique des Hautes-Alpes.
ARTICLE 7 – DÉFINITION ET RÉPARTITION DES COÛTS DU DISPOSITIF MUTUALISÉ
Le Département des Hautes-Alpes a pris en charge l’intégralité des coûts d’investissement initiaux
relatifs aux ressources, moyens matériels et virtuels mis à disposition du dispositif mutualisé. Il est le
contractant des marchés initiaux associés au dispositif.
Les coûts annuels de fonctionnement du dispositif mutualisé sont pris en charge par l’ensemble des
partenaires conventionnés et le Département des Hautes-Alpes. Ils comprennent :
• Le coût annuel de l’hébergement, de l’infogérance et de la maintenance des infrastructures
matérielles et virtuelles ;
• Le coût annuel de l’hébergement, de l’infogérance et de la maintenance des applications et
logiciels ;
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• Le coût annuel en ressources dédiées au dispositif (ressources humaines et logistiques
nécessaires au secrétariat du dispositif mutualisé et au fonctionnement des dispositifs de
gouvernance et d’administration).
Une partie des coûts de fonctionnement est supportée par les partenaires conventionnés, qui paient
chacun une cotisation annuelle ainsi que des frais d’usage de l’espace de stockage.
Le montant des cotisations annuelles est défini en fonction de la taille de la collectivité ou de
l’établissement public dans la grille tarifaire présentée en annexe 2. Les partenaires pilotes, tels que
définis à l’article 2 de la présente convention, sont exonérés de la cotisation annuelle pour la première
année d’adhésion.
Dans le cas d’une demande d’adhésion au dispositif mutualisé effectuée par un groupement de
communes pour le compte de ses communes membres, qui lui auraient préalablement confié la gestion
de leurs archives selon les dispositions prévues aux articles L212-11 et L212-12 du Code du patrimoine,
celui-ci s’acquittera des cotisations annuelles correspondant à sa tranche tarifaire ainsi que des
cotisations annuelles de chacune des communes concernées en fonction de leur tranche tarifaire.
Chaque giga-octet de données consommé est facturé 20 € TTC dès le premier octet consommé.
Les modalités de prise en charge de coûts d’investissement complémentaires, liés aux évolutions
validées en COPIL ou à une demande spécifique du partenaire, pourront faire l’objet d’un avenant à la
présente convention.
ARTICLE 8 – MODALITÉS DE PAIEMENT DES COÛTS DU DISPOSITIF MUTUALISÉ
Chaque année, après validation par le COPIL, le Département des Hautes-Alpes émettra un titre de
recette à destination de chacun des partenaires conventionnés, comprenant sa cotisation annuelle en
fonction de sa tranche tarifaire et ses frais d’usage de l’espace de stockage en fonction du volume de
données consommé, selon les modalités prévues à l’article 7 de la présente convention.
Si une collectivité adhère au dispositif l’année N, elle paie l’année N+1 sa cotisation annuelle ainsi
que les frais d’usage de l’espace de stockage en fonction du nombre total de giga-octets consommé
au 31 décembre de l’année N. Le titre de recettes émis par le Département sera rattaché
comptablement à l’année N.
ARTICLE 9 – DURÉE DE LA CONVENTION ET CONDITIONS DE RÉSILIATION
La présente convention prend effet à compter de la signature du Département et du partenaire
conventionné et s’achèvera le 31 décembre de la troisième année suivant sa prise d’effet. Elle sera
ensuite renouvelée par tranche de deux années par tacite reconduction, dans une limite de deux
reconductions.
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l’archivage intermédiaire numérique entre la Communauté de Communes du Briançonnais et le Département des Hautes-Alpes, version 1.0, 13/10/2023
En cas de non-respect par l’une ou l’autre des parties des engagements inscrits dans la présente
convention, celle-ci peut être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties à l’expiration d’un
délai de trois mois suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en
demeure.
Elle peut également prendre fin de manière anticipée à la demande du partenaire, à l’issue d’un préavis
de trois mois, envoyé au Département des Hautes-Alpes par lettre recommandée avec accusé de
réception.
En cas de résiliation anticipée de la présente convention à la demande du partenaire conventionné,
celui-ci reste débiteur des sommes dues au titre du solde de la redevance sur la volumétrie annuelle.
Le Département pourra résilier de façon unilatérale la présente convention pour des motifs d’intérêts
généraux.
ARTICLE 10 – GESTION DES ARCHIVES EN CAS DE RÉSILIATION OU DE DISSOLUTION DU DISPOSITIF MUTUALISÉ
En cas de résiliation de la présente convention ou de dissolution du dispositif mutualisé, la restitution
des archives, dont les modalités sont définies dans la politique d’archivage, doit avoir lieu dans un délai
de six mois.
En cas de résiliation de la présente convention, les éventuels frais de restitution des données (support
amovible de stockage, développement d’un connecteur etc.) sont à la charge de l’entité à l’origine de
la résiliation. Le cas échéant, un titre de recette correspondant au coût de la restitution sera émis par
le Département des Hautes-Alpes en direction du partenaire.
Si, à l’issue de la présente convention, les parties décident de ne pas renouveler le dispositif mutualisé,
les éventuels frais de restitution des données feront l’objet d’un avenant à la présente convention.
Le Département s’engage à supprimer dans un délai d’un mois à compter de la signature du procès-
verbal de transfert, les données, métadonnées et informations de traçabilité afférentes de l’adhérent.
ARTICLE 11 – ASSURANCE ET RESPONSABILITÉS DES COCONTRACTANTS
Le Département a souscrit une police d’assurances « dommages aux biens » comportant un volet «
atteinte au système d’information ou Cyber Risque » couvrant notamment les risques concernant les
données (sous format électronique) dont il est propriétaire ou dont il est détenteur, à quelque titre que
ce soit, ou qui lui sont confiées et exploitées par lui ou par un tiers avec qui il est lié contractuellement.
Les partenaires conventionnés certifient avoir souscrit une police d’assurance « responsabilité civile »
afin de garantir les risques liés notamment à leurs missions définies à l’article 2 de la présente
convention.
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ARTICLE 12 – LITIGES
Tous les litiges concernant l'application de la présente convention relèvent de la seule compétence du
tribunal administratif de Marseille, dans le respect des délais de recours et une fois les possibilités de
traitement à l’amiable épuisées.
ARTICLE 13 – AVENANT À LA CONVENTION
Toute proposition de modification des conditions ou modalités d’exécution de la présente convention,
devra être approuvé par le comité de pilotage et fera l’objet d’un avenant adopté par une délibération
des partenaires conventionnés.
ARTICLE 14 – ÉLECTION DE DOMICILE
Pour l’exécution de la présente convention et notamment pour la signification de tous les actes de
poursuites, les parties font élection de domicile :
• pour le Département des Hautes-Alpes :
• pour la Communauté de Communes du Briançonnais :
Cité Administrative
Esplanade Alain BAYROU
26 avenue du 159ème RIA
05100 Briançon
ARTICLE 15 – RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)
Obligation des partenaires conventionnés et du Département des Hautes-Alpes :
Au sens de la réglementation française et européenne, est considérée comme une donnée personnelle
toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement
ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont
propres.
Les parties (faisant référence dans ce paragraphe aux partenaires conventionnés et au Département
des Hautes-Alpes) respectent la réglementation relative à la protection des données personnelles, en
particulier le Règlement européen de protection des données personnelles (RGPD) 2016/679 du 27
avril 2016 ainsi que les dispositions législatives et réglementaires françaises relatives à la protection
des données personnelles. À ce titre, elles s’engagent à mettre en place des mesures techniques et
organisationnelles aux fins d’assurer le droit des personnes dont les données sont collectées, ainsi que
la sécurité et de la confidentialité des données collectées.
AR Prefecture
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Les parties conviennent que les données personnelles ne peuvent être traitées que conformément aux
finalités qui ont justifié leur communication à l’autre partie. Les parties s'interdisent notamment
d'utiliser les données personnelles à des fins de prospection commerciale.
Fait à Gap, le / / , en exemplaires.
Pour la Communauté de Communes Pour le Département
du Briançonnais des Hautes-Alpes
Le Président,
Monsieur Arnaud MURGIA
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GLOSSAIRE
Archives : Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur
date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne
physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.
(Code du patrimoine, art. L211-1).
Archives intermédiaires : Documents et données conservés à des fins de preuve même s’ils ne sont
plus utilisés au quotidien (art. R212-11 du Code du patrimoine).
Archives définitives : Documents et données qui ont vocation à être conservés sans limitation de durée
à l’issue de leur durée d’utilité administrative en raison de leur intérêt historique ou patrimonial (art.
R212-12 du Code du patrimoine).
Archives publiques : Les archives publiques sont :
1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'État, des collectivités territoriales, des établissements
publics et des autres personnes morales de droit public.
2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de
service public par des personnes de droit privé ;
3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions
notariées de pacte civil de solidarité (art. L211-4 du Code du patrimoine).
Durée d’utilité administrative : Durée réglementaire ou pratique pendant laquelle un document ou
une donnée est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de
laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ou la donnée ne peut
être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.
Norme NF Z42-013 (2020) : La norme NF Z42-013 décrit les mesures techniques et les processus
organisationnels à mettre en œuvre pour l’archivage de documents électroniques.
Politique d’archivage : Document qui fixe le cadre réglementaire, normatif et organisationnel du
processus d’archivage électronique en énonçant les principes et les règles sur lesquels est fondé le
Système d’archivage électronique.
Système d’archivage électronique (SAE) : Ensemble d'infrastructures matérielles et logicielles
permettant de conserver et de restituer des documents ou données électroniques sur le long terme en
garantissant leur intégrité et leur lisibilité.
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ANNEXE 1 – SCHÉMA DU SYSTÈME D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE DES HAUTES-ALPES
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ANNEXE 2 – GRILLE TARIFAIRE DES COTISATIONS ANNUELLES ADOPTÉE EN COMITÉ DE PILOTAGE LE
24 JANVIER 2023
Type de collectivité ou d’établissement public Montant des
cotisations annuelles
Commune de moins de 1 000 habitants
Établissement public communal ou intercommunal ou autre
groupement de collectivités de moins de 1 000 habitants
90 € TTC
Commune dont le nombre d’habitants est compris entre 1 000 et 3
499 habitants
Établissement public communal ou intercommunal ou autre
groupement de collectivités dont le nombre d’habitants est compris
entre 1 000 et 3 499 habitants
150 € TTC
Commune dont le nombre d’habitants est compris entre 3 500
habitants et 9 999 habitants
Communauté de communes
Établissement public communal ou intercommunal ou autre
groupement de collectivités à partir de 3 500 habitants (à l’exception
d’une communauté d’agglomération)
400 € TTC
Commune à partir de 10 000 habitants
Communauté d’agglomération
Établissement public à compétence départementale ou supérieur
700 € TTC
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