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Déliberation - N 256 TOURISME Convention pluriannuelle d objectifs et de financement avec l Office de tourisme 2023 2026
Document publié le Mercredi 7 décembre 2022 par la commune de Bayonne.
Lien du pdf (Déliberation - N 256 TOURISME Convention pluriannuelle d objectifs et de financement avec l Office de tourisme 2023 2026)
Thèmes du document : Tourisme, Culture et patrimoine, Justice et droit,
X*
Sayonn PAYS BASOUE
COMMUNE DE BAYONNE
Département des Pyrénées-Atlantiques - Arrondissement de Bayonne
SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 7 DECEMBRE 2022
DELIBERATION N° DE-2022-256
L'an deux mil vingt-deux, le 7 décembre, le Conseil municipal dûment convoqué, s'est réuni l'Hôtel de ville, salle du conseil municipal, sous la présidence de Monsieur Jean-René ETCHEGARAY, Maire. La séance a été ouverte à 17h30.
Nombre de conseillers municipaux en exercice : 45
Présents :
M. ETCHEGARAY, Mme DURRUTY, M. UGALDE, Mme HARDOUIN-TORRE, M. CORRÉGÉ, Mme LOUPIEN-SUARES (jusqu'à 20h40), M. LACASSAGNE, Mme MARTIN-DOLHAGARAY, Mme CASTEL, M. ALQUIÉ, Mme MEYZENC, M. PARRILLA ETCHART, Mme DUHART, M. AGUERRE, Mme BRAU-BOIRIE, Mme BISAUTA, M. ARCOUET, Mme LARRÉ, M. SALANNE, M. PAULY, Mme VOISIN, M. DAUBISSE, Mme MOTHES, M. ALLEMAN, M. SÉVILLA, Mme ZITTEL (à partir de 18h24), M. ERREMUNDEGUY, M. SUSPERREGUI (à partir de 19h06), M. BOUTONNET-LOUSTAU (à partir de 20h58), Mme DELOBEL, M. DUZERT, M. ESTEBAN, Mme LIOUSSE, Mme DUPREUILH, M. ETCHETO (à partir de 19h25), Mme BROCARD (à partir de 21h08), Mme HERRERA LANDA, M. ABADIE, M. BERGÉ.
Absents représentés par pouvoir :
M. MILLET-BARBÉ à M. CORRÉGÉ, Mme LAUQUÉ à M. LACASSAGRKE, M. LAIGUILLON à M. UGALDE, Mme LARROZE-FRANCEZAT à M. ALLEMAN, M. SUSPERREGUI à Mme DELOBEL
(jusqu'à de 19h06), Mme CAPDEVIELLE à M. ETCHETO G partir de 19h25), M. ETCHETO à Mme DUPREUILH (jusqu'à 19h25), Mme BROCARD à Mme LIOUSSE (jusqu'à 21h08)
Absent(s) :
Mme LOUPIEN-SUARES (à partir de 20h40 pour le vote des délibérations n° DE-2022-226 à 261), Mme ZITTEL (jusqu'à 18h24 pour le vote des délibérations n° DE-2022-201 à 203), Mme BENSOUSSAN, M. BOUTONNET-LOUSTAU (jusqu'à 20h58 pour le vote des délibérations n° DE- 2022-201 à 227), Mme CAPDEVIELLE (jusqu'à 19h25 pour le vote des délibérations n° DE-2022- 201 à 207)
Secrétaire :
M. ERREMUNDEGUY
Entendu le rapport de Mme MEYZENC,
OBJET: TOURISME - Convention pluriannuelle d'objectifs et de financement avec l'Office de tourisme 2023-2026.
La loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant Nouvelle organisation territoriale de la République (dite « loi NOTRe ») a modifié les compétences et le périmètre des établissements publics de coopération intercommunale.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20221207-22_05596-DE
Date de réception préfecture : 13/12/2022 *
[a ONN BAIONA-PAYS BASQUE
La compétence « promotion du tourisme, dont la création d'offices de tourisme » a été transférée aux EPCI (article L.5214-16 du CGCT).
Pour la Ville de Bayonne et à sa demande, il a été maintenu par la Communauté d'Agglomération Pays Basque un office de tourisme spécifique dit « de rayonnement communal » ainsi que la législation le permet. Le Conseil municipal de Bayonne a pris une délibération en ce sens le 21 juillet 2016.
Cette organisation permet de conserver une structure dédiée à la Ville et à ses spécificités. D'autre part, elle préserve tous les avantages de la mutualisation d'activités complémentaires à la promotion du tourisme qui a été mise en œuvre depuis toujours.
Au titre de sa vocation communale, l'Office de Tourisme de Bayonne exerce des activités spécifiques concourant à l'attractivité de la Ville de Bayonne et qui ne relèvent pas de la compétence de « promotion du tourisme, dont la création d'offices de tourisme », transférée à la Communauté d'agglomération.
Il s'agit de missions de valorisation du patrimoine, de la politique culturelle, des animations et de l'image de la Ville de Bayonne ainsi que de l'animation et du recouvrement de la taxe de séjour.
Ces activités relèvent du périmètre communal de compétences pour lesquelles la Ville de Bayonne continue de percevoir le produit de la taxe de séjour communale.
L'Office de Tourisme de Bayonne reçoit le concours financier de la Communauté d'Agglomération pour les activités qu'il exerce dans le périmètre de la compétence transférée. Ces deux activités sont distinctes, de même que leur mode de financement.
Dans le cadre des activités de rayonnement communal qu'elle exerce au bénéfice de la Ville de Bayonne, l'association est amenée à recevoir un concours financier de la Ville.
La convention entre la Ville et l'Office de tourisme a pour objet de définir les objectifs afférents à ces activités et de régler les conditions du concours financier apporté par la Ville de Bayonne à l'Office de Tourisme.
Ce concours financier est soumis à l'accomplissement d'objectifs pluriannuels définis conjointement par la Ville de Bayonne et l'Office de Tourisme à vocation communale.
Les parties soussignées décident d'organiser les modalités du concours financier apporté par la Ville de Bayonne dans le cadre du service d'intérêt général de valorisation et de conservation de la culture et du patrimoine de la Ville que l'Office de Tourisme de Bayonne exerce depuis sa création en 1990,
Les activités exercées par l'Office de Tourisme de Bayonne pour la Ville sont organisées autour de 5 pôles :
- L'accueil et l'information des visiteurs au sein des espaces d'accueil de l'office de tourisme comme dans l'espace public, l’organisation de visites guidées destinées au grand public, l'animation d'une démarche de qualité au sein de l'office de tourisme et sur le territoire de la commune, la vente de billets de concerts et spectacles, organisés par la Ville, y compris la vente de billets des corridas organisées aux Arènes de Bayonne.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20221207-22_05596-DE
Date de réception préfecture : 13/12/2022 [Sayonne* BAIONA-PAYS BASQUE
- La promotion des équipements culturels et de loisirs de la collectivité, la promotion des animations organisées par la Ville, l'accompagnement de la Ville dans la mise en marché touristique du musée Bonnat Helleu en préparation de son ouverture (agences réceptives, agences émettrices, tour-opérateurs, offices de tourisme...).
- La commercialisation de produits et séjours touristiques propres à Bayonne, la commercialisation des visites guidées, la commercialisation sous forme de privatisation ponctuelle des équipements suivants de la Ville dans le cadre d'événements ou tourisme d'affaires (les Arènes et les Halles de Bayonne, l'exploitation des marques se rapportant à la Ville), notamment de celles relatives aux événements annuels des « Fêtes de Bayonne » et de la Foire au jambon.
- La structuration de l'offre pour un tourisme choisi (tourisme soutenable, tourisme culturel) en cohérence avec le projet communal de transition écologique et solidaire et en coordination avec le projet Action cœur de ville.
- La taxe de séjour : la Ville de Bayonne délègue à l'Office de tourisme l'animation et le recouvrement de la taxe de séjour dans le cadre de la régie de recette qu'elle a instituée ainsi que l'organisation et la mise en œuvre de contrôles réguliers auprès des hébergeurs et plateformes intermédiaires.
Pour lui permettre de réaliser les missions et objectifs la Ville de Bayonne attribue chaque année à l'Office de tourisme de Bayonne une subvention d'intérêt général dont le montant sera réexaminé chaque année durant la période d'exécution de la présente convention.
En outre, pour la période allant du 1er janvier 2023 au 30 juin 2023 et dans le cadre d'une continuité de gestion, la Ville de Bayonne confie à l'Office de tourisme l'organisation de la deuxième partie de la saison des spectacles de Lauga côté scène 2022 2023. À compter du second semestre 2023 et pour la saison 2023-2024 de Lauga côté scène, cette organisation sera réintégrer au sein des services de la Ville.
Il est demandé au Conseil municipal d'approuver la convention ci-annexée à intervenir avec l'Office de tourisme de Bayonne, et d'autoriser Monsieur le Maire ou son représentant à la signer.
Ont signé au registre les membres présents.
Adopté à l'unanimité des votes exprimés
Abstention : 10, M. DUZERT, Mme LIOUSSE, Mme DUPREUILH, M. ETCHETO (avec mandat), Mme BROCARD, Mme HERRERA LANDA, M. ABADIE, M. BERGE, M. ESTEBAN Non-participation au vote : 6, Mme DURRÜTY, M. UGALDE, M. CORREGE, Mme CASTEL, M. ALQUIE, M. ALLEMAN (en leur qualité de conseillers municipaux intéressés)
+ David
Directeur général dbs services
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 13/12/2022 Convention pluriannuelle Ville de Bayonne / Office de tourisme 2023 – 2026 – page 1
Convention pluriannuelle d’objectifs et de financement
portant conditions du concours financier de la Ville de
Bayonne à l’Office de Tourisme de Bayonne dans le cadre de
ses activités de valorisation du patrimoine, des animations et
de l’image de la Ville de Bayonne et de l’animation et le
recouvrement de la taxe de séjour
2023 – 2026
Ville de Bayonne Office de Tourisme de Bayonne
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20221207-22_05596-DE
Date de réception préfecture : 13/12/2022 Convention pluriannuelle Ville de Bayonne / Office de tourisme 2023 – 2026 – page 2
Entre les soussignés :
La Ville de Bayonne, dont le siège est situé à l’Hôtel de Ville au 1, avenue Maréchal Leclerc à Bayonne (64100),
représentée par son maire, Monsieur Jean-René ETCHEGARAY, dûment habilité à l’effet des présentes par une délibération du conseil municipal en date du 7 décembre 2022,
ci-après dénommée « la Ville de Bayonne »,
d’une part,
L’association Office de Tourisme de Bayonne, association régie par la loi du 1er juillet 1901, déclarée à la préfecture des Pyrénées-Atlantiques depuis le 7 mai 1990, dont le siège est fixé 25, place des Basques à Bayonne (64100),
représentée par son Président, Monsieur Nicolas ALQUIE, dûment habilité à l’effet des présentes,
ci-après dénommée « l’Office de Tourisme de Bayonne » ou « l’Association »,
d’autre part.
Il est préalablement exposé ce qui suit :
La loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant Nouvelle organisation territoriale de la République (dite « loi NOTRe ») a modifié les compétences et le périmètre des établissements publics de coopération intercommunale.
La compétence « promotion du tourisme, dont la création d’offices de tourisme » a été transférée aux EPCI (article L.5214-16 du CGCT).
L’Agglomération Côte Basque-Adour à laquelle s’est substituée la Communauté d’agglomération Pays Basque a organisé le transfert de la compétence en 2016. Pour la Ville de Bayonne et à sa demande, il a été maintenu par l’Agglomération un office de tourisme spécifique dit « de rayonnement communal » ainsi que la législation le permet. Le conseil municipal de Bayonne a pris une délibération en ce sens le 21 juillet 2016.
Cette organisation permet de conserver une structure dédiée à la Ville et à ses spécificités. D’autre part, elle préserve tous les avantages de la mutualisation d’activités complémentaires à la promotion du tourisme qui a été mise en œuvre depuis toujours.
Au titre de sa vocation communale, l’Office de Tourisme de Bayonne exerce des activités spécifiques concourant à l’attractivité de la Ville de Bayonne et qui ne relèvent pas de la compétence de « promotion du tourisme, dont la création d’offices de tourisme », transférée à la Communauté d’agglomération.
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 13/12/2022 Convention pluriannuelle Ville de Bayonne / Office de tourisme 2023 – 2026 – page 3
Il s’agit de missions de valorisation du patrimoine, de la politique culturelle, des animations et de l’image de la Ville de Bayonne ainsi que de l’animation et du recouvrement de la taxe de séjour.
Ces activités relèvent du périmètre communal de compétences pour lesquelles la Ville de Bayonne continue de percevoir le produit de la taxe de séjour communale.
L’Office de Tourisme de Bayonne reçoit le concours financier de la Communauté d’agglomération pour les activités qu’il exerce dans le périmètre de la compétence transférée. Ces deux activités sont distinctes, de même que leur mode de financement.
Dans le cadre des activités de rayonnement communal qu’elle exerce au bénéfice de la Ville de Bayonne, l’Association est amenée à recevoir un concours financier de la Ville.
La présente convention a pour objet de définir les objectifs afférents à ces activités et de régler les conditions du concours financier apporté par la Ville de Bayonne à l’Office de Tourisme.
Ceci exposé, il est convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 : Objet de la convention et principe de la participation par concours financier
La présente convention a pour but de définir l’objet, le montant et les conditions de la subvention allouée par la Ville de Bayonne à l’Office de Tourisme de Bayonne au titre de ses activités de valorisation du patrimoine et de l’image de la Ville.
Ce concours financier est soumis à l’accomplissement d’objectifs pluriannuels définis conjointement par la Ville de Bayonne et l’Office de Tourisme à vocation communale par la présente et détaillés dans la feuille de route ci-jointe intitulée « Bayonne tourisme 2026 ».
Les parties soussignées décident d’organiser les modalités du concours financier apporté par la Ville de Bayonne dans le cadre du service d’intérêt général de valorisation et de conservation de la culture et du patrimoine de la Ville que l’Office de Tourisme de Bayonne exerce depuis sa création en 1990.
Cette activité est soumise à une obligation de service public et doit, en conséquence, respecter les règles s’y rapportant, en droit national comme en droit européen.
Article 2 : Engagements des parties
La Ville de Bayonne s’engage à participer au financement des activités de rayonnement communal exercées par l’Office de tourisme de Bayonne. Les activités exercées par l’Office de Tourisme de Bayonne ont pour objectif :
- de garantir la spécificité de l’identité de la Ville dans l’offre touristique locale ; - de mutualiser et développer de manière efficace les labels et marques relatifs à la Ville de Bayonne.
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 13/12/2022 Convention pluriannuelle Ville de Bayonne / Office de tourisme 2023 – 2026 – page 4
Les activités exercées par l’Office de Tourisme de Bayonne pour la Ville de Bayonne sont organisées autour de 5 pôles :
2.1 Accueil
- la définition et la mise en œuvre d’un schéma d’accueil et de diffusion de l’information adapté aux flux de visiteurs propres à Bayonne intégrant l'accueil et l’information des visiteurs au sein des espaces d’accueil de l’office de tourisme place des Basques et en gare de Bayonne (dès son ouverture) comme dans l’espace public,
- l’organisation de visites guidées destinées au grand public dans le cadre de la programmation de la Ville de Bayonne au titre du label « Villes d’Art et d’Histoire », - la mise à disposition des guides conférenciers assurant la mise en œuvre de certaines actions de médiation patrimoniale portées par la ville dans le cadre du label « Villes d’Art et d’Histoire »,
- l’organisation de visites guidées à la demande de groupes constitués ; - la mise en place et l’animation de parcours de découverte patrimoniale dans la Ville de Bayonne
- l’animation d’une démarche de qualité au sein de l’office de tourisme et sur le territoire de la commune, en collaboration avec les acteurs publics et privés, impliquant une certification de service, afin de maintenir son classement en catégorie 1 et celui de la Ville comme Station classée de tourisme ;
- la vente de billets de concerts et spectacles, organisés par la Ville de Bayonne ; - la vente de l’ensemble des billets des corridas organisées aux Arènes de Bayonne - la vente des visites libres des arènes proposées par la ville de Bayonne et la vente et l’organisation de visites guidées des Arènes ;
2.2 La Promotion
- la promotion des équipements culturels et de loisirs de la collectivité et notamment la cathédrale, le cloître, le musée basque et de l’histoire de Bayonne, le museum d’histoire naturelle, la plaine d’Ansot, le jardin botanique, le centre aquatique, le DIDAM, le théâtre Michel Portal.
- la promotion des animations organisées par la Ville de Bayonne
- l’accompagnement de la Ville de Bayonne dans la mise en marché touristique du musée Bonnat Helleu en préparation de son ouverture (agences réceptives, agences émettrices, tour-opérateurs, offices de tourisme…)
2.3 La Commercialisation
- la commercialisation de produits et séjours touristiques propres à Bayonne - la commercialisation des Visites Guidées
- la commercialisation sous forme de privatisation ponctuelle des équipements suivants de la Ville de Bayonne dans le cadre d’événements ou tourisme d’affaires : les Arènes et les Halles de Bayonne.
- l’exploitation des marques se rapportant à la Ville de Bayonne, notamment de celles relatives aux événements annuels des « Fêtes de Bayonne » ou « Ferias de Bayonne » et de la Foire au jambon, qui font l’objet d’un dépôt à l'Institut national de la propriété industrielle ;
- l’exploitation des droits de reproduction sur les collections de photos des fêtes de Bayonne
Accusé de réception en préfecture
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- l’utilisation et l’exploitation des produits découlant des droits cédés par Monsieur Duverdier à la Ville de Bayonne sur « le roi Léon et sa cour » et ce dans les conditions définies par la convention du 15 juin 2016 ci-annexée dont l’association déclare avoir pris parfaitement connaissance. A cet égard, elle s’engage à respecter les conditions financières résultant de l’article 3 de ladite convention, relatif à la rémunération de l’auteur, en contrepartie de l’exploitation des droits cédés.
- la mise à disposition sur demande de la Ville de Bayonne de produits dérivés proposés par l’Office de Tourisme dans la limite d’une valeur d’achat révisable annuellement et fixée initialement à 1000 € HT. Les éventuelles demandes au-delà de ce quota donneront lieu à une facturation complémentaire à la Ville de Bayonne, l’ensemble des demandes devant être validé par sa Direction de la Communication.
2.4 La structuration de l’offre et l’observation de l’activité touristique
- La structuration de l'offre pour un tourisme choisi (tourisme soutenable, tourisme culturel) en cohérence avec le projet communal de transition écologique et solidaire et en coordination avec le projet Action cœur de ville
- La fédération des acteurs autour de démarches collectives d’amélioration et de labélisation, spécifiques aux enjeux bayonnais
- La mesure de l’activité et le suivi de ses impacts en collaboration avec l’Office du Commerce et de l’Artisanat
2.5 La taxe de séjour
Le conseil municipal, par délibération n°2 du 26 septembre 2016, a approuvé le maintien de l’institution et de la perception de la taxe de séjour à l’échelle communale à compter du 1er janvier 2017, motivé par la nécessité de financer les missions facultatives confiées à l’Office de tourisme de Bayonne. Sa perception est ainsi réalisée par la Ville.
La régie de recettes liée à la perception de la taxe de séjour est tenue à l’Office de tourisme. Il est précisé que cette taxe, à l’appui des déclarations effectuées par les loueurs, permet de répondre à des enjeux stratégiques pour l’Office de tourisme. En effet, le contact privilégié avec les hébergeurs, qu’ils soient particuliers ou professionnels, permet de tenir à jour l’inventaire et qualifier l’offre touristique d’hébergement et ainsi mettre en place des actions pour en améliorer la qualité.
Ainsi, les fonds recueillis au titre de la taxe de séjour reviennent intégralement à la Ville de Bayonne, qui doit les affecter exclusivement à des dépenses destinées à favoriser la fréquentation touristique, conformément aux dispositions de l’article L.2333-27 du Code général des collectivités territoriales. La ville s’engage à communiquer chaque année à l’office de tourisme le détail de ces dépenses afin que, dans le cadre de sa mission d’animation, il puisse les valoriser auprès des hébergeurs qui la collectent.
Par ailleurs, la Ville de Bayonne délègue à l’Office de tourisme l’animation et le recouvrement de la taxe de séjour dans le cadre de la régie de recette qu’elle a instituée ainsi que l’organisation et la mise en œuvre de contrôles réguliers auprès des hébergeurs et plateformes intermédiaires. La Ville procède aux contrôles du fonctionnement de la régie de recette conformément à la règlementation en vigueur ;
Accusé de réception en préfecture
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Article 3 : Modalités de financement et de versement
3.1 Subvention en numéraire
Pour lui permettre de réaliser les missions et objectifs définis à l’article 2.1 de la présente convention, la Ville de Bayonne attribue chaque année à l’Office de tourisme de Bayonne une subvention d’intérêt général dont le montant sera réexaminé chaque année durant la période d’exécution de la présente convention.
La contribution financière de la commune n’est versée que sous réserve du respect des deux conditions cumulatives suivantes :
- le respect par l’office de tourisme des obligations mentionnées à l’article 2 ; - la vérification par la commune que le montant de la contribution n’excède pas le coût des missions confiées.
En application des dispositions de la CLECT de 2016, le montant de la subvention annuelle sera déterminé sur :
- la base du budget prévisionnel toutes activités de l’année,
- de la production des comptes de l’année N-2.
La ventilation des dépenses et des recettes par secteur d’activités est requise et organisée autour de 3 sous-budgets :
- budget de fonctionnement
- budget de promotion
- budget boutique
Pour les activités qui relèvent du sous-budget Boutique et bénéficient majoritairement des marques et produits concédés par la Ville de Bayonne, il est convenu que la moitié de la marge nette réalisée sur l’exercice sera déduite du calcul de la subvention allouée par la Ville.
La marge nette prendra en compte l’ensemble des charges d’exploitation (achat des produits, charges de personnel, honoraires (cabinet comptable), impôts, taxes…) liées à l’activité Boutique.
3.2 Ajustement et modalités de versement de la subvention
Le montant de la subvention fera l’objet le cas échéant d’un ajustement en fin d’année au vu de situation comptable projetée au 31 décembre de l’année N, établie par l’expert comptable de l’association, et de la production des comptes certifiés de l’année N-1.
A cet effet, une première délibération interviendra en début d’année pour fixer le montant initial de la subvention.
Une seconde délibération pourra intervenir en fin d’exercice pour ajuster à la hausse ou à la baisse le niveau définitif du soutien financier de la Ville pour l’année en cours.
A cet égard, l’office de tourisme déploie des efforts réguliers pour développer des sources de financement complémentaires aux subventions locales.
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 13/12/2022 Convention pluriannuelle Ville de Bayonne / Office de tourisme 2023 – 2026 – page 7
La Ville de Bayonne et l’Office de tourisme de Bayonne conviennent expressément que le règlement de la subvention au financement des activités concernées sera réalisé en plusieurs versements qui auront lieu comme suit :
- un acompte de 25 % versé au 31 janvier de l’année N ;
- deux versements intermédiaires de 20 %, qui auront lieu aux 31 mai et 30 septembre ;
- le versement du solde final qui aura lieu au plus tard le 31 décembre, calculé sur la base du montant prévu par la ou les délibération(s) prise(s) par le conseil municipal dans l’année en cours.
3.3 Autres modalités de participation au fonctionnement de l’Office
La Ville propose de mettre à la disposition de l’Office son pool de véhicules automobiles et de vélos électriques. L’Office devra se conformer aux procédures mises en place par la Ville, et notamment la réservation préalable du moyen de transport, le retrait et la restitution des clés selon les directives prévues.
La Ville réserve un espace de stockage dans les locaux du magasin du centre technique municipal pour y stocker la documentation de l’office de tourisme.
La Ville pourra octroyer la commercialisation des arènes et des halles municipales lorsqu’il s’agit de privatisation au bénéfice d’événements professionnels. La privatisation de ces espaces est accordée à l’office de tourisme contre facturation à tarif préférentiel et s’organise en coordination avec la Ville.
Article 4 : Contrôle exercé par la Ville de Bayonne
L’Office de tourisme produira au plus tard 6 mois après la clôture des comptes annuels les pièces suivantes, le cas échéant certifiées :
- les comptes annuels
- le rapport d’activités spécifique à la Ville
- le rapport moral approuvé par l’assemblée générale
- le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant (total annuel des subventions publiques supérieur à 153 000 €)
L’Office de tourisme accepte le contrôle technique et financier portant sur l’utilisation de la subvention allouée. Ce contrôle peut s’effectuer à tout moment par toute personne mandatée par le Maire de la ville de Bayonne.
A ce titre, l’Office de tourisme s’engage à remettre à la ville sur simple demande tout document comptable ou administratif nécessaire à la réalisation du contrôle. L’Office de tourisme s’engage à respecter la charte graphique de la ville de Bayonne sur tout document traitant principalement d’actions financées avec l’aide de cette dernière.
Article 5 : Mise en œuvre opérationnelle des spectacles de la saison 2022- 2023 de « Lauga côté scène ».
Depuis 2018, l’Office de tourisme de Bayonne assure la mise en œuvre opérationnelle des spectacles programmés par la Ville de Bayonne, « Lauga côté scène ».
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 13/12/2022 Convention pluriannuelle Ville de Bayonne / Office de tourisme 2023 – 2026 – page 8
La Ville, dans le cadre du suivi des recommandations de la Chambre régionale des comptes suite à son dernier contrôle, a décidé d’internaliser cette activité. Cette internalisation interviendra à compter du 1er juillet 2023. En effet, l’Office de tourisme a assuré la mise en œuvre de la première partie de la saison 2022-2023, et il convient qu’il assure cette mission jusqu’au terme de cette saison, le temps que la Ville prennent les dispositions nécessaires pour reprendre l’activité.
Ainsi, jusqu’au 30 juin 2023 et dans le cadre de la programmation des spectacles du 1er semestre 2023 de la saison 2022-2023 de « Lauga côté scène », l’Office de tourisme assurera les missions suivantes :
- Signature des contrats avec les producteurs de spectacles.
- Commande auprès des prestataires extérieurs des frais techniques nécessaires à l’organisation matérielle des spectacles dans le respect des règles relatives à la commande publique.
- Mise en place du dispositif de sécurité requis pour l’accueil des spectacles. - Souscription des assurances nécessaires à la tenue des représentations et transmission à la Ville des justificatifs correspondants.
- Réalisation de l’ensemble des formalités requises, notamment sociales et fiscales. - Gestion complète de la billetterie : commercialisation en prévente et vente au guichet le soir des spectacles.
- Encaissement des recettes et gestion de la TVA y afférant.
- Paiement de toutes les dépenses correspondant à l’organisation technique des spectacles.
L’office de tourisme s’engage à mobiliser ses ressources internes pour le bon accomplissement de ces missions. Il ne percevra aucune rémunération en contrepartie de l’organisation des concerts.
La Ville de Bayonne s’engage, pour sa part, à :
- Mettre à disposition gratuitement la salle Lauga à l’occasion des spectacles concernés : salle principale et salles périphériques nécessaires au bon déroulement de la manifestation (foyer-bar, salles de réunion du premier étage, salle de danse, salle d’escrime, vestiaires, guichet).
- Réaliser directement certaines installations techniques préalables, ainsi que leur démontage (rideaux de scènes, parterre de chaises, coffrets électriques, tables et chaises pour les loges).
- Assurer la promotion des spectacles à partir de ses supports de communication habituels (publications municipales, site internet de la Ville, mobilier urbain). - Assurer le financement des spectacles concernés, en finançant, le cas échéant, la charge nette en résultant pour l’Office de tourisme une fois déduites les recettes de billetterie :
o Le budget prévisionnel des spectacles du premier semestre 2023 de la saison 2022-2023 sera établi d’un commun accord entre la Ville et l’Office de tourisme, faisant apparaître le coût estimé d’organisation des concerts, les recettes attendues et le solde financier correspondant.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20221207-22_05596-DE
Date de réception préfecture : 13/12/2022 Convention pluriannuelle Ville de Bayonne / Office de tourisme 2023 – 2026 – page 9
o A l’issue des spectacles du premier semestre 2023, l’Office de tourisme communiquera à la Ville le bilan des dépenses et des recettes effectivement constatées dans sa comptabilité, sous la forme d’un décompte visé par l’expert comptable. L’Office de tourisme s’engage à produire ce décompte au plus tard le 30 juin 2023, au terme de la mise œuvre opérationnelle des spectacles. La Ville versera à l’Office de tourisme, dans un délai d’un mois, le montant correspondant à la charge nette le cas échéant.
Les dispositions de cet article prendront fin au 30 juin 2023.
Article 6 : Mise en œuvre de la convention
En cas d’utilisation des fonds pour une ou des missions autres que celles afférentes aux activités susmentionnées, ou en cas de non utilisation des fonds, l’Office de tourisme de Bayonne s’engage à rembourser à la Ville de Bayonne les sommes indûment perçues.
En cas de non-respect des obligations contractuelles par l’une ou l’autre des parties, la convention pourra être résiliée par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un préavis de trois mois.
En cas de litige qui pourrait naître entre les parties quant à l’interprétation ou l’exécution de la présente convention, les parties s’obligent préalablement à tenter de régler leur différend par voie de conciliation, avant de saisir le tribunal territorialement compétent.
A tout moment, la présente convention pourra être modifiée par avenant et accord mutuel des parties.
Article 7 : Durée de la convention
La présente convention prend effet à compter de sa signature et prend fin au 31 décembre 2026, hors mis les dispositions relatives à l’article 5 qui prendront fin au 30 juin 2023.
Article 8 : Juridiction compétente
La juridiction compétente pour trancher d’éventuels litiges entre les parties à la présente convention est le tribunal administratif de Pau en première instance, puis la cour administrative d’appel de Bordeaux. Les parties s’engagent toutefois au préalable à réaliser une démarche amiable à la résolution des éventuels conflits qui pourraient naître de l’exécution de la présente convention.
Fait en deux exemplaires originaux,
Pour la Ville de Bayonne Pour l’Office de tourisme de Bayonne Jean-René Etchegaray Nicolas Alquié
Maire de Bayonne Président de l’association
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 13/12/2022