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Déliberation - 1682689772 Delib2023 04 13 20 Cantal Ingenierie et Territoire souscription a la prestation de service Mise en conformite du RGPD
Document publié le Vendredi 7 avril 2023 par la commune de Mauriac.
Lien du pdf (Déliberation - 1682689772 Delib2023 04 13 20 Cantal Ingenierie et Territoire souscription a la prestation de service Mise en conformite du RGPD)
Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Institutions publiques,
Commune de Mauriac (Cantal)
Envoyé en préfecture le 27/04/2023
Reçu en préfecture le 27/04/2023
Publié le 28/04/2023
ID :015-211501200-20230413-DELB20230413 20-DE
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS
L'an deux mil vingt-trois, le treize avril à dix-huit
heures, le Conseil Municipal de la Commune de
Mauriac était assemblé en session ordinaire, au lieu
habituel de ses séances, après convocation légale
en date du sept avril, sous la présidence de
Madame Edwige ZANCHI, Maire de Mauriac.
Date affichage convocation : 07 avril 2023
Nombre de membres
Afférents au Conseil : 27
En exercice : 27
Qui ont pris part à la délibération : 27
Présents :
Edwige ZANCHI
Cyrille ROLLIN
Raymonde THESSANDIER
Jean Jacques VAISSIER
Olivier PRAT
Maryse BONNET
Georges ALBESSARD
Elisabeth BALADUC
Geneviève RONGERE
Jacqueline BORNE
Jacques SERRAT
Gille FRUTIERE
Sylvie FENIES
Bruno DUFAYET
Guillaume POINAT
Géraud MAZE
Audrey LAFARGE
Claudine HEBRARD
Alain DELASSAT
Andrée BROUSSE
Mireille LEOTY
Gérard VIOLLE
Stéphanie SERIEIX
Etaient représentés :
Béatrice CARTAYRADE ayant donné pouvoir à Jean Jacques VAISSIER, Sabine RIVET ayant donné pouvoir à Cyrille ROLLIN,
Michel PAPON ayant donné pouvoir à Jacques SERRAT,
Julien CHAMBON ayant donné pouvoir à Edwige ZANCHI.
Etait excusé :
A été désignée en qualité de Secrétaire de séance : Audrey LAFARGE
2023-04-13/20 Cantal Ingénierie & Territoire : souscription à la prestation de service « Mise en conformité du Règlement Général de
Protection des Données »
- Page 1 sur 3
Cantal Ingénierie & Territoire : souscription à la prestation de
2023-04-13 / 20 service « Mise en conformité du Règlement Général de Protection
des Données ».
Madame le Maire expose la nécessité de se mettre en conformité avec le Règlement Général
sur la Protection des Données.
Le Conseil Municipal,
Vu l’article L 5511-1 du Code général des collectivités territoriales,
Vu le règlement (UE) 2106/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données du 27 avril 2016,
Vu la délibération n°12AG07-01 du 13 juillet 2012 portant approbation des statuts de Cantal
Ingénierie et Territoires,
Vu les délibérations N° 19CA09-02 et N° 19CA12-01 des Conseils d'Administration des 25 septembre et 11 décembre 2019 relatives à la création par Cantal Ingénierie & Territoires
d’une nouvelle prestation de service « Mise en conformité du Règlement Général de Protection des Données » et fixant le barème de cotisation afférent,
Ayant oui le Maire en son exposé,
Vu le projet de convention,
Après en avoir délibéré et à l’unanimité,
Pour Abstention Contre |
27 0 0
Vote
DECIDE de souscrire à la prestation de service optionnelle de Cantal Ingénierie & Territoires intitulée « Mise en conformité du Règlement Général de Protection des Données » (RGPD)
incluant notamment
- La mise à disposition d’un délégué à la protection des données mutualisé (DPO) mutualisé, - La mise en conformité pluriannuelle de la collectivité au règlement RGPD par :
*l’inventaire des traitements de la collectivité,
*l’identification des données personnelles traitées,
*]a réalisation d’Etudes d’Impact sur la Vie Privée,
*la proposition d’un plan d’action,
*la rédaction des registres de traitements,
- La sensibilisation des élus et des agents,
- L'accompagnement méthodologique et juridique dans la réception et le prétraitement des
demandes des administrés en la matière.
DESIGNE Cantal Ingénierie & Territoires, en tant que personne morale, comme étant le Délégué à la Protection des Données mutualisé pour la collectivité,
PRECISE que cette mission sera exercée selon les dispositions et conditions énoncées dans les statuts et le règlement intérieur de Cantal Ingénierie & Territoires,
Envoyé en préfecture le 27/04/2023
Reçu en préfecture le 27/04/2023
Publié le 28/04/2023
ID :015-211501200-20230413-DELB20230413 20-DE
2023-04-13/20 Cantal Ingénierie & Territoire : souscription à la prestation de service « Mise en conformité du Règlement Général de Protection des Données »
- Page 2 sur 3 APPROUVE le barème de la cotisation forfaitaire annuelle correspondante,
AUTORISE Madame le Maire à signer la convention d’assistance à maitrise d’ouvrage fixant les engagements de chacune des parties dans la réalisation des travaux liés au RGPD et ce durant la période d’engagement d’une durée de 3 ans fermes.
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Fait et délibéré en maifie, les jour, mois et an ci-dessus
Au registre sont les signatures
Envoyé en préfecture le 27/04/2023
Reçu en préfecture le 27/04/2023
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ID : 015-211501200-20230413-DELB20230413 20-DE
2023-04-13/20 Cantal Ingénierie & Territoire : souscription à la prestation de service « Mise en conformité du Règlement Général de Protection des Données »
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Envoyé en préfecture le 27/04/2023
Reçu en préfecture le 27/04/2023
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Envoyé en préfecture le 27/04/2023
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Agence Départementale au service des Collectivités
CONVENTION POUR UNE MISSION
d’Assistance à Maîtrise d'Ouvrage (A.M.0.)
COLLECTIVITE MAÎTRE D'OUVRAGE :
COMMUNE DE MAURIAC
DENOMINATION DE L'OPERATION :
PRESTATION DE MISE EN CONFORMITE DE LA MISSION RGPD
DESIGNATION DE CIT DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES DPO MUTUALISE
N° de la convention : 23ARGPD07
Date de la convention :
Montant H.T. de la prestation : 4500 €
Montant T.T.C de la prestation : 5400 € (Taux de TVA légal en vigueur à la date de signature de la convention)
Envoyé en préfecture le 27/04/2023
Reçu en préfecture le 27/04/2023 LE
Publié le 28/04/2023
ID :015-211501200-20230413-DELB20230413 20-DE
Chapitre 1 - Généralités
ARTICLE 1 - Contractants
La présente convention, pour une mission d'Assistance à Maîtrise d'Ouvrage, est établie entre :
L'Agence Technique Départementale « Cantal Ingénierie & Territoires », représentée par Monsieur Bruno FAURE, Président de « Cantal Ingénierie & Territoires »,
d'une part,
et
La collectivité COMMUNE DE MAURIAC, membre de Cantal Ingénierie & Territoires, représentée par le Maire, Madame Edwige ZANCHI, ci-après dénommée « la collectivité »
d'autre part,
ARTICLE 2 - Objet de la prestation
Depuis le 25 mai 2018, le règlement européen N° 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (RPDG) s'applique au sein des Etats membres de l'Union Européenne. Ce règlement impose pour toute autorité publique effectuant des traitements de données, la désignation d'un délégué à la protection des données (art. 37 du règlement), ce délégué pouvant être mutualisé entre plusieurs organismes
La commune de MAURIAC traitant de nombreuses données personnelles dans la gestion des différents services publics et activités dont elle a la charge, elle souhaite nommer Cantal Ingénierie & Territoires comme Délégué à la Protection
des Données DPO mutualisé.
La présente convention a pour but de définir les engagements de chacune des parties dans la réalisation des travaux liés
au RGPD.
Il convient de préciser que les services rendus aux adhérents par Cantal Ingénierie & Territoires s'inscrivent dans un régime de prestations intégrées dites "in house" et sont exonérées de mise en concurrence.
Ces services s'inscrivent dans le cadre du périmètre du Règlement Intérieur de Cantal Ingénierie & Territoires.
ARTICLE 3 - Contenu de la prestation
3.1 Prestations assurées par Cantal Ingénierie & Territoires :
Cantal Ingénierie & Territoires, nommé Délégué à la Protection des Données DPO mutualisé par la collectivité, s'engage à lui assurer les prestations suivantes :
- informer et conseiller le responsable des traitements — ainsi que l'ensemble du personnel - sur les obligations qui incombent à la collectivité en vertu du RGPD et d'autres dispositions en matière de protection de données à caractère
personnel ;
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Envoyé en préfecture le 27/04/2023
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Publié le 28/04/2023
ID : 015-211501200-20230413-DELB20230413_20-DE
- désigner Cantal Ingénierie & Territoires comme Délégué à la Protection des Données DPO mutualisé, sur le site de la CNIL à l'aide du formulaire en ligne dédié : https:/www.cnil.fr/fr/designation-dpo ;
- si besoin, informer le responsable des traitements des manquements constatés, et le conseiller dans les mesures à
prendre pour y remédier ;
- veiller à la mise en œuvre de mesures appropriées pour permettre à la collectivité de démontrer que les traitements sont effectués conformément au RGPD, et si besoin, réexaminer et actualiser ces mesures ;
- veiller à la bonne application du principe de protection des données dès la conception et par défaut dans tous les projets comportant un traitement de données personnelles ;
- auditer et contrôler, de manière indépendante, le respect du RGPD par la collectivité, y compris en ce qui concerne la répartition des responsabilités, la sensibilisation et la formation du personnel participant aux opérations de traitement et
les audits s’y rapportant ;
- piloter la production et la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de procédures et de règles de contrôle pour une protection efficace des données personnelles et de la vie privée des personnes concernées ;
- s'assurer de la bonne gestion des demandes d'exercice de droits, de réclamations et de requêtes formulées par des personnes concernées par vos traitements, s'assurer de leur transmission aux services intéressés et apporter à ces derniers votre conseil dans la réponse à fournir aux requérants ;
- être l'interlocuteur privilégié de l'Autorité de contrôle et coopérer avec elle ;
- mener les études d'impact sur la vie privée si nécessaire et en assurer la pertinence ;
- mettre l'organisme en position de notifier d'éventuelles violations de données auprès de l'Autorité de contrôle et porter conseil au responsable des traitements, notamment concernant les éventuelles communications aux personnes concernées et les mesures à apporter ;
- tenir l'inventaire et documenter les traitements de données à caractère personnel en tenant compte du risque associé à chacun d'entre eux compte tenu de sa nature, sa portée, du contexte et de sa finalité ;
- aider à la rédaction de clauses contractuelles avec les sous-traitants afin de s'assurer de leur conformité au regard du
RGPD ;
- donner accès à un logiciel collaboratif permettant notamment à la collectivité de télécharger son registre de traitements ainsi que leur dossier de conformité.
En fin de mission, Cantal Ingénierie & Territoires, délégué mutualisé, s'engage à remettre à la collectivité tous les éléments relatifs à sa mission et, dans la mesure du temps dont il dispose à cet effet, à informer son éventuel successeur
sur les travaux en cours.
Le Délégué est soumis au secret professionnel en ce qui concerne l'exercice de ses missions.
Ces missions seront effectuées au sein de l'Agence Technique Départementale « Cantal Ingénierie & Territoires » par un chargé d'opération. Les différents services compétents de Cantal Ingénierie & Territoires seront associés au bon
déroulement de ces missions.
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Envoyé en préfecture le 27/04/2023
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LEA
CC LME
Durant toute sa mission, Cantal Ingénierie & Territoires assure une assistance d'ordre technique et administratif à la collectivité.
3.2 Prestations demeurant à la charge de la collectivité :
La collectivité, responsable de traitement des données, s'engage à :
- ce que le délégué soit associé, d'une manière appropriée et en temps utile, à toutes les questions relatives à la protection des données :
- aider le délégué à exercer ses missions en fournissant l'accès aux données et aux opérations de traitement ;
- veiller à ce que le délégué ne reçoive aucune instruction en ce qui concerne l'exercice de ses missions ;
- permettre au délégué de faire directement rapport au niveau le plus élevé de la collectivité ;
- donner une importance prépondérante aux analyses et conseils en matière de protection des données personnelles du délégué et, dans le cas où ses recommandations ne seraient pas retenues, à en documenter les raisons ;
- s'assurer de l'accord du délégué avant mise en production de tout nouveau traitement comportant des données
personnelles ;
- informer l’ensemble du personnel des missions confiées au délégué à la protection des données et des engagements pris par la collectivité pour la mise en œuvre.
Les coordonnées du délégué seront rendues publiques.
ARTICLE 4 - Engagements des parties
41 Engagements de l'Agence Technique Départementale « Cantal Ingénierie & Territoires » :
« Cantal Ingénierie & Territoires » (C.I.T) est au service des collectivités adhérentes, à ce titre elle s'engage durant toute sa mission au respect des principes énoncés dans son règlement intérieur, notamment :
e _ Neutralité : C.I.T. conduit ses missions avec la plus grande neutralité vis-à-vis de ses interlocuteurs.
e Obijectivité : C.L.T informe des règles à observer en toute objectivité.
e Transparence: C.ILT s'engage vis-à-vis de la collectivité dans une relation de confiance basée sur une communication transparente et loyale qui doit être réciproque. C.I.T ne peut pas apporter de réponses pertinentes si les questions ne sont pas bien posées ou si elles éludent une partie de la problématique.
e Confidentialité : C.I.T s'engage à respecter la confidentialité dans les informations qui lui seront données.
C.IT s'engage au respect des délais qui sont spécifiés dans l'annexe jointe à la présente convention sans pour autant mettre en place un système de pénalités financières en cas de non respect.
4.2 Engagements de la collectivité :
La collectivité doit assumer ses prérogatives. C.I.T n’a pas ni la vocation ni la compétence pour se substituer à lui.
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Envoyé en préfecture le 27/04/2023
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li V Suit
Chapitre 2 — Prix et règlement des comptes
ARTICLE 5 - Conditions financières d'intervention
Le montant de la prestation de C.IL.T dû par la collectivité résulte de l'application du barème de facturation défini par le Conseil d'Administration de C.I.T du 25 septembre 2019.
La prestation de C.I.T est assujettie à la TVA au taux normal en vigueur,
La participation forfaitaire pour les 3 années est de 4500 € HT, soit 5400 € TTC, soit 1800 € TTC / an.
ARTICLE 6 - Règlement des comptes
Le montant forfaitaire dû sera réglé par tiers annuellement.
Compte tenu des moyens mis en œuvre, chaque année engagée sera considérée comme due en totalité.
Délais de paiement :
Les sommes dues seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des demandes de paiement. Lorsque les sommes dues ne sont pas réglées à l'expiration du délai de paiement, le créancier a droit, sans avoir à le demander, au versement d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant de 40 €.
En cas de retard de paiement, il sera procédé au versement d'intérêts moratoires, ainsi qu'à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant de 40 €.
Le taux des intérêts moratoires sera celui du taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement les plus récentes, en vigueur au premier jour du semestre de l’année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points de pourcentage.
ARTICLE 7 - Paiement de la rémunération
La collectivité se libérera des sommes dues en faisant porter le montant au crédit de Cantal Ingénierie & Territoires :
Au nom de " Service de Gestion comptable d’Aurillac "
Compte d'affectation : Code Banque : 30001 / Code Guichet : 00161 / N° compte : C152 0000000 / Clé RIB : 57
ARTICLE 8 - Prix
Le prix est ferme et définitif pour la durée de la prestation objet de la présente convention.
Chapitre 3 - Exécution de la convention
ARTICLE 9 - Révision de la convention
Dans le cas où il serait nécessaire d'apporter des modifications à la présente convention, un avenant ou une nouvelle convention devra être conclu préalablement à la mise en œuvre des modifications afférentes.
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ARTICLE 10 - Durée de la convention
La mission confiée à C.I.T débute à compter de la date de signature par les deux parties de la convention valant
demande d'intervention signée par la collectivité.
Elle est conclue pour une durée de 3 ans fermes.
La présente convention pourra cependant être résiliée sans indemnité :
- soit en cas d'accord entre les parties ;
- soit par l'une ou l'autre des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception moyennant le respect d'un préavis de 6 mois avant le terme de l'année.
La décision d'arrêter l'exécution de la mission ne donne lieu à aucune indemnité. Elle entraîne la résiliation de la
présente convention et le règlement du solde financier correspondant aux prestations réalisées.
ARTICLE 11 - Clauses particulières
Le non-paiement de la cotisation annuelle d'adhésion à C.I.T. entrainera de droit la résiliation, par C.I.T., de la présente convention sans préavis. Dans ce cadre, toute année engagée sera due.
ARTICLE 12 - Contentieux
Pour tout litige relatif à l'application de la présente convention, un accord amiable sera recherché dans un premier temps. Ensuite, si le litige subsiste, le tribunal administratif de Clermont-Ferrand sera le seul compétent.
Fait en deux exemplaires originaux,
Fait à Aurillac, le
Pour Cantal Ingénierie & Territoires
M. le Président de Cantal Ingénierie & Territoires,
(Cachet et signature)
Est acceptée la présente convention,
Aus , 16...
La collectivité,
{Cachet et signature)
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