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Déliberation - 250709 1. Convention prestations de service Archives Annexe
Document publié le Lundi 3 décembre 1979 par la commune de Thiers.
Lien du pdf (Déliberation - 250709 1. Convention prestations de service Archives Annexe)
Thèmes du document : Culture et patrimoine, Histoire et mémoire, Institutions publiques,
1
CONVENTION
Entre,
Stéphane RODIER, Maire de la Commune de THIERS agissant au nom et pour le compte de la Commune de THIERS,
D’une part,
Et,
Tony BERNARD, Président de la Communauté de communes Thiers Dore et Montagne, agissant au nom et pour le compte de la Communauté de communes de Thiers Dore et Montagne,
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Vu le Livre II du Code du Patrimoine, notamment ses articles L.212-6 et L.212-6-1, Vu décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979,
Vu la délibération n°2025-…… du Conseil communautaire de la Communauté de communes Thiers Dore et Montagne supprimant le service commun « Archives » ; Vu la délibération n°2025-…….du Conseil municipal de la Commune de Thiers, en date du ………. instituant une convention de prestation de service d’archivage et son tarif, Vu la délibération n°2025-………du Conseil communautaire de la Communauté de communes de Thiers Dore et Montagne en date du…….confiant à la Commune de Thiers la gestion de ses archives,
PREAMBULE
Conformément à l’article L.212-6 du Code du patrimoine, les collectivités territoriales et leurs établissements publics locaux ont l’obligation de conserver et de mettre en valeur leurs archives publiques.
La gestion de ces archives se fait sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat et dans le respect de la législation en vigueur en matière d’archives.
Eu égard à la complexité et la technicité de cette mission, l’article L.212-6-1 du code du patrimoine offre la possibilité aux groupements de collectivités territoriales de confier la conservation de leurs archives, par convention, au service d'archives de l'une des communes membres du groupement.
CONVENTION DE PRESTATION DE SERVICE D’ARCHIVAGE 2
La Commune de Thiers, ayant un service d’archives constitué, peut effectuer ce service d’archivage pour le compte de la Communauté de communes Thiers Dore et Montagne.
ARTICLE 1 : OBJET ET DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir les conditions techniques et financières de la réalisation de la prestation de service « Archivage » confiée par la Communauté de communes Thiers Dore et Montagne à la Commune de Thiers. Ce travail sera effectué par un archiviste diplômé. La convention n’est pas limitée dans le temps.
ARTICLE 2 : CONTENU DE LA MISSION
Les prestations proposées par la Commune de Thiers visent à appuyer la Communauté de communes Thiers Dore et Montagne dépourvue de professionnels de l’archivage pour l’aider à satisfaire à ses obligations légales en la matière, à optimiser et à sécuriser son administration et à conserver son patrimoine archivistique. À ces fins, l’archiviste peut notamment exercer les prestations suivantes : Le tri et classement,
La préparation des éliminations et la rédaction des bordereaux d’élimination soumis au visa des Archives départementales,
La rédaction des instruments de recherche,
La rédaction de tableaux de gestion des archives indiquant les durées de conservation des documents,
L’élaboration de procédures d’archivage,
La formation / sensibilisation du personnel à l'archivage courant,
Des conseils en matière d’organisation des locaux,
Le récolement règlementaire des archives,
Mise en valeur du patrimoine archivistique (expositions, manifestations culturelles…), Maintenance (suivi annuel) de la production archivistique.
ARTICLE 3 : DEROULEMENT DE LA PRESTATION
La Communauté de communes Thiers Dore et Montagne s’engage à mettre à disposition de l’archiviste l’équipement (boîtes à archives, étagères, fournitures de bureau…) nécessaires à l’accomplissement de sa mission, ainsi qu’un local permettant de travailler dans des conditions satisfaisantes en référence au décret n°85-603 modifié du 10 juin 1985.
La Communauté de communes devra prévoir d’apporter une aide ponctuelle à l’archiviste pour les tâches de manutention.
La destruction physique des archives dont les durées de conservation légales sont échues revient à la Communauté de communes dans les conditions de sécurité et de confidentialité requises. L’archiviste se tiendra à sa disposition pour tout conseil concernant sa mise en œuvre. La Commune de Thiers, en la personne de l’archiviste, se reconnaît tenue au secret professionnel pour tout ce qui concerne les faits et renseignements dont elle aura connaissance au cours de l’exécution de la présente convention. L’archiviste s’engage à assurer la confidentialité des données à caractère personnel lors du traitement archivistique. Aucune conservation de ces données ne sera faite en dehors du cadre de la mission.
ARTICLE 4 : LIEUX D’INTERVENTION
Les archives seront traitées dans les locaux de la Communauté de communes ou dans les locaux du service des Archives municipales.
ARTICLE 5 : DATES D’EFFET ET D’INTERVENTION
La date d’effet de la présente convention débute à sa date de signature.
Les interventions auront lieu au long court et seront intégrées à la charge de travail du Service des Archives de la Commune de Thiers. 3
ARTICLE 6 : FINANCEMENT
La participation financière due par la Communauté de communes Thiers Dore et Montagne recouvre les prestations définies à l’article 2 de la présente convention.
Un état récapitulatif sera dressé annuellement et donnera lieu à un paiement proportionné au nombre d’heures effectuées durant cette période.
À la date de signature de la convention, le tarif applicable est le suivant :
La Communauté de communes Thiers Dore et Montagne s’engage à régler à la Commune de Thiers, à réception du titre de recettes émis par ses services, les frais correspondants à la prestation sur la base des tarifs arrêtés chaque année par délibération du Conseil municipal de la Commune de Thiers, et en vigueur à la date de réalisation de la prestation.
ARTICLE 7 : RELATIONS AVEC LES ARCHIVES DEPARTEMENTALES
Le Service d’Archives agit en collaboration et sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales du Puy-de-Dôme conformément au décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979. Les destructions d’archives intercommunales sont soumises au visa écrit du directeur des Archives départementales.
Les Archives départementales pourront communiquer au Service des Archives leur rapport d’inspection ainsi que leurs préconisations.
Les Archives départementales peuvent être saisies de toute question d’ordre technique dans le cadre d’une intervention auprès de la Communauté de communes.
ARTICLE 8 : MODIFICATION DE LA CONVENTION
Toute modification des conditions ou modalités d'exécution de la présente convention, définie d'un commun accord entre les parties, fera l'objet d'un avenant.
Cet avenant précise les éléments modifiés de la convention, sans que ceux-ci ne puissent conduire à remettre en cause l’objectif général défini dans l'article 1er ou des éléments considérés comme substantiels par l’une des parties. A défaut, une nouvelle convention devra être conclue.
ARTICLE 9 : RESILIATION
La présente convention pourra être résiliée par l’une des parties signataires sous réserve d’un préavis d’1 mois adressé par lettre RAR.
Fait en double exemplaire, à THIERS,
Le
Pour la Communauté de communes, Pour la Commune, Le Président, Le Maire,
Tony BERNARD Stéphane RODIER.