unknown - Communauté de communes - Vallée des Baux Alpilles - 35. PA. Convention dexecution et de mandat UGAP FATEC

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unknown - Communauté de communes - Vallée des Baux Alpilles - 35. PA. Convention dexecution et de mandat UGAP FATEC Document publié le Lundi 1 janvier 2024 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Vallée des Baux Alpilles - 35. PA. Convention dexecution et de mandat UGAP FATEC)Thèmes du document : Consommateurs, Données personnelles, Justice et droit, Version 03/05/2023

Le présent document-type a reçu en date du 03/05/2023 le visa électronique du Contrôleur Général placé auprès de l’UGAP

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CONVENTION D’EXECUTION ET DE MANDAT

PORTANT SUR DES PRESTATIONS DE GESTION DE FLOTTE POUR VEHICULES INDUSTRIELS, ENGINS INDUSTRIELS ET EQUIPEMENTS

N°0000239788 d’inscription au répertoire des conventions de l’UGAP Entre, d’une part :

CC VALLEE DES BAUX ALPILLES

23 AVENUE DES JONCADES BASSES

13210 ST REMY DE PROVENCE

Représentant légal ou toute personne agissant par délégation :

Nom Hervé CHERUBINI agissant en qualité de Président

Personne responsable de l’exécution de la convention :

Nom : Franck SOLER

Téléphone : 06 17 49 38 39 Email : franck.soler@ccvba.fr

N° Siren (9 chiffres) : N° Siret (14 chiffres) :

Code UGAP de l’acheteur : 139021710

Comptable assignataire des paiements : TRESORIER DE CHATEAURENARD

Adresse : 139 AVENUE DU MARECHAL DE LATTRE DE TASSIGNY 13160 CHATEAURENARD

Téléphone : Télécopie : Email :

Ci-après dénommé(e) « l’acheteur »,

Et d’autre part :

L’Union des groupements d'achats publics (UGAP),

Établissement public industriel et commercial de l'État régi par le décret 85-801 du 30 juillet 1985 modifié, n° 776

056 467 RCS Meaux, ayant son siège : 1, boulevard Archimède - Champs-sur-Marne, 77444 Marne-la- Vallée Cedex 2 ;

Représentée par le président de son conseil d'administration en vertu des dispositions de l’article 11 du décret du 30 juillet 1985 modifié précité ;

Personne responsable de l'exécution de la convention, agissant par délégation : David Laurent - Directeur adjoint pôle ADV

Téléphone Télécopie Email :

Ci-après dénommée « l’UGAP »,

CADRE RESERVE A L’UGAP

Marché UGAP/FATEC °415989

Date d’arrivée du document

Original à l’UGAP (tampon) :Version 03/05/2023

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PRÉAMBULE

• Vu l’article L.2113-2 du code de la commande publique qui prévoit qu’une centrale d’achat peut acquérir des fournitures ou des services au bénéfice des acheteurs ;

• Vu l’article L.2113-4 du code de la commande publique, au terme duquel les acheteurs, lorsqu’ils ont recours à une centrale d’achat soumise audit code, sont considérés comme ayant respecté leurs obligations de publicité et de mise en concurrence pour les opérations qu’ils lui ont confiées ;

• Vu les articles 1er, 17 et 25 du décret n° 85-801 du 30 juillet 1985 modifié, disposant, pour le premier, que l’UGAP « constitue une centrale d’achat au sens du code de la commande publique.», pour le deuxième, que « l’établissement est soumis, pour la totalité de ses achats, aux dispositions du code de la commande publique applicables à l’Etat » et, pour le troisième, que « les rapports entre l’établissement public et une collectivité […] peuvent être définis par une convention prévoyant notamment la nature des prestations à réaliser, les conditions dans lesquelles la collectivité ou l’organisme contrôle leur exécution et les modalités de versement d’avances sur commande à l’établissement » ;

A rajouter le cas échéant :

Vu la délibération du conseil (municipal, départemental, régional, ect...) n°... du... autorisant la passation de commandes à l’UGAP ;

Il a été convenu ce qui suit :Version 03/05/2023

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ARTICLE 1 OBJET

La présente convention a pour objet de régir l’exécution des prestations de « Gestion de flotte pour véhicules industriels, engins industriels et équipements ».

Les prestations sont réalisées par le prestataire, titulaire du marché conclu par l’UGAP pour satisfaire les besoins des acheteurs.

ARTICLE 2 DOCUMENTS CONTRACTUELS

Les documents contractuels sont, dans l'ordre de priorité décroissant :

- La présente convention conclue entre l’UGAP et l’acheteur ;

- L’annexe « Prix » mise à disposition dans l’outil de gestion ;

- La fiche de renseignements, telle que fournie à l’acheteur en amont de la signature de la présente convention et sur laquelle figurent notamment les informations permettant d’établir le schéma de facturation ;

- Le fichier d’intégration des matériels ou les demandes de prise en gestion ou de retrait de matériels, faisant l’objet d’un accord de la part du prestataire ;

- Les conditions générales d’exécution (CGE) et ses annexes en vigueur à la date de signature de la convention par l’acheteur :

• annexe 1 : description des prestations à l’acte et la gestion des interventions relatives aux prestations à l’acte,

• annexe 2 : schéma de commande et de facturation,

• annexe 3 : constat d’anomalies,

- De manière supplétive, les Conditions générales de vente (C.G.V.) de l’UGAP, disponibles sur le site www.ugap.fr .

ARTICLE 3 DATE D’EFFET ET DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention est conclue pour une durée courant de la date de réception par l’UGAP de l’exemplaire de la convention qui lui est destiné, signé par l’acheteur (sur lequel est porté, le cas échéant, le visa de l’autorité de contrôle de l’acheteur) jusqu’au terme du marché de l’UGAP, soit jusqu’au 09 juillet 2027.

A la date d’échéance, les commandes en cours demeurent exécutables. L’acheteur est tenu de payer les factures reçues au-delà du 9 juillet 2027 pour des interventions ayant eu lieu avant cette échéance, conformément à l’article 1 de la loi n° 68-1250 du 31 décembre 1968 relative à la prescription des créances sur l'Etat, les départements, les communes et les établissements publics.

ARTICLE 4 DOCUMENTS A RENVOYER POUR PERMETTRE L’ADHESION DE L’ACHETEUR

4.1 A transmettre à l’UGAP

a) La fiche de renseignements

Dans un premier temps, la fiche de renseignements dûment renseignée par l’acheteur est transmise uniquement à l’UGAP. Cette fiche est susceptible d’évolutions en cours d’exécution de la convention sans qu’il soit nécessaire de faire des avenants.

b) La convention

Dans un second temps, la convention complétée est signée par les deux parties. La réception de cette convention fait courir le début de la phase d’intégration par le prestataire, sous réserve de la transmission des éléments prévus à l’article 4.2 ci-dessous.Version 03/05/2023

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4.2 A transmettre au prestataire

En parallèle de la signature de la présente convention, l’acheteur doit collecter différents types d’informations, afin de permettre une phase d’intégration dans les meilleurs conditions et délais.

A cette fin le fichier d’intégration des matériels tel que mentionné dans les CGE et transmis par l’UGAP, est renseigné par l’acheteur.

Ce fichier est ensuite transmis par l’acheteur uniquement au prestataire à l’adresse électronique suivante : ugap-vi@fatec-group.com.

Il en va de même pour la fiche pétrolier et le cas échéant la convention d’adhésion TOTAL.

A la suite de la réception du fichier, le prestataire prend contact avec l’acheteur pour valider ces informations.

ARTICLE 5 MODALITES D’EXECUTION DE LA PRESENTE CONVENTION

L’acheteur s’engage à respecter l’ensemble des stipulations des documents contractuels. A cet égard, il veille à informer l’ensemble de ses bénéficiaires du contenu de ces documents et notamment des CGE.

Lesdites CGE et leurs annexes précisent, notamment, le contenu des prestations à l’acte et la gestion des interventions relatives aux prestations à l’acte, les obligations de l’acheteur et du prestataire, les modalités de passation des commandes et d’exécution des prestations.

5.1 Modalités d’accès à l’offre

Pour accéder à l’offre, le premier fichier d’intégration doit comporter un minimum de 5 matériels. Dans le cas contraire, l’UGAP se réserve le droit de refuser l’accès à l’offre à l’acheteur.

L’UGAP assure l’exécution du marché conclu avec le prestataire (notamment, révision des prix, suivi de l’exécution des prestations, des dysfonctionnements…) conformément aux CGE.

La conclusion de la présente convention et l’enregistrement du fichier d’intégration valent autorisation pour l’acheteur d’accéder à l’offre et de commander directement les prestations auprès du prestataire dans les conditions prévues à l’article 5.2 ci-dessous et dans les CGE.

L’UGAP informe le prestataire par tout moyen permettant de donner une date certaine de l’adhésion de l’acheteur à l’offre en lui communiquant le numéro de la présente convention qui permet d’identifier l’acheteur ainsi que les éléments remplis dans la fiche de renseignements de besoin et complétés par l’UGAP.

Le prestataire accuse réception auprès de l’acheteur et de l’UGAP de l’ensemble des éléments prévus à l’article 4 de la présente convention en validant leur contenu. L’acheteur et le prestataire conviennent ensemble d’une date de début de prise en charge des matériels en gestion en tenant compte des contraintes de l’acheteur. Il est demandé à l’acheteur de veiller à communiquer toutes les informations nécessaires à la prise en charge d’un matériel en gestion au plus tard 21 jours ouvrés avant la date souhaitée.

Le prestataire enregistre l’adhésion de l’acheteur dans ses outils et informe ce dernier des modalités pour accéder à l’offre, notamment en lui communiquant une carte d’identification pour chaque matériel (ou carte accréditive) qui matérialisera le début de la prise en charge du matériel. Le prestataire doit également communiquer les identifiants pour accéder à l’outil de gestion en ligne via son extranet.

5.2 Modalités de passation des commandes auprès du Prestataire

a) MANDAT DE L’UGAP A L’ACHETEUR

Par la signature de la présente convention, l’UGAP donne mandat à l’acheteur, qui l’accepte, en son nom et pour le compte de l’UGAP, représenté par la personne physique mentionnée en première page de la présente convention, à l’effet de commander toutes les prestations figurant dans les CGE et ses annexes.Version 03/05/2023

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L’acheteur :

- fait son affaire des personnes habilitées à passer les commandes auprès du prestataire et en demeure totalement responsable ;

- est responsable du contenu et de l’étendue des prestations commandées directement auprès du prestataire ;

- s’engage à ne pas divulguer ses codes d’accès individualisés. Tout usage frauduleux de ces derniers, notamment du fait de sa négligence, ne saurait être opposé à l’UGAP et au prestataire en cas de contestation lors de la facturation ;

- s’engage également à informer ses agents de l’ensemble de ses obligations.

L’UGAP est dégagée de toute responsabilité à l’endroit de l’acheteur, au regard notamment des personnes habilitées à passer les commandes auprès du prestataire et du contenu et périmètre de ses commandes. Par l’effet du présent mandat, l’acheteur est engagé à l’égard du prestataire et de l’UGAP sur toute la durée des commandes.

b) Commande initiale

Après réception des fichiers dans les conditions mentionnées à l’article 4.2 de la présente convention, le prestataire confirme que les données fournies par l’acheteur lui permettent une bonne intégration des matériels ainsi que la date de prise en charge en tenant compte des contraintes opérationnelles.

Les documents mentionnés dans l’article 4.2 tiennent lieu de commande initiale.

La prise en charge effective des matériels est conditionnée à la communication du numéro d’engagement juridique ou du bon de commande.

5.3 Personnes habilitées à passer des commandes auprès du prestataire

L’acheteur informe les différentes personnes habilitées en interne à passer des commandes à travers le fichier d’intégration ou l’outil de gestion, tel que mentionné dans les CGE. Il est tenu d’informer le titulaire des modifications à effectuer le cas échéant.

5.4 Evolution des prix figurant en annexe de la présente convention

Les prix figurant en annexe de la présente convention évoluent, le cas échéant, dans les conditions précisées à l’article 6 des CGE ainsi que dans les conditions de l’article ci-dessous.

5.5 Modification des conditions financières

Lorsque l’UGAP, en raison de la survenance de circonstances imprévisibles, est conduite à modifier les prix des marchés conclus avec les prestataires sur lesquels elle s’appuie pour exécuter la présente convention, elle répercute cette modification sur les prix payés par l’acheteur.

Cette modification des prix prend la forme d’une décision unilatérale motivée qui est transmise par l’UGAP à l’acheteur par tout moyen permettant de donner une date certaine. Cette décision entre en vigueur à une date ferme déterminée qui ne peut être inférieure à quinze (15) jours à compter de sa notification à l’acheteur par l’UGAP. Sa durée d’application est mentionnée.

La modification de prix prévue par ladite décision répond aux conditions posées par l’article R. 2194-3 du code de la commande publique.

Si l’acheteur refuse par écrit d’appliquer la décision de modification des prix, la résiliation de la présente convention prend effet à l’issue d’un délai qui ne peut être inférieur à quinze (15) jours à compter de la notification par l’UGAP de la décision de modification des prix. Les stipulations de l’article « résiliation » ne s’appliquent pas dans cette hypothèse.

En application des principes posés par la jurisprudence (CE, 8 octobre 2014, Société Grenke Location, n° 370644), l’acheteur peut s’opposer par écrit à la résiliation de sa convention uniquement pour un motif d’intérêt général tiré notamment des exigences du service public dont il a la charge. Dans ce cas l’UGAP, toujours en application de la jurisprudence (CE, 25 oct. 2013, Région Languedoc-Roussillon, n° 369806), peut demander à l’acheteur l’indemnisation de tout préjudice résultant de la décision de poursuivre l’exécution de la présente convention sans en modifier les prix.Version 03/05/2023

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ARTICLE 6 MODALITES DE FACTURATION ET DE PAIEMENT DES PRESTATIONS

6.1 Facturation à l’acheteur

Les prestations sont facturées mensuellement à l’acheteur dans les conditions figurant à l’article 9 des CGE.

La facturation à l’acheteur est la consolidation des consommations mensuelles émanant du prestataire.

Toutes les factures adressées par l’UGAP doivent être réglées par l’acheteur dans les délais de paiement prévus à l’article 6.3 de la présente convention, y compris en cas d’erreur, comme précisé à l’article 6.2 ci-dessous.

En outre, l’acheteur ne peut invoquer des problématiques techniques internes pour s’exonérer des paiements des factures à l’UGAP dans les délais réglementaires.

6.2 Régularisation en cas d’erreur dans la facturation

En cas de constat d’erreur dans la facturation mensuelle, l’acheteur se rapproche du prestataire et de l’UGAP pour investigation dans les meilleurs délais.

Dès lors que l’erreur du prestataire est avérée, la régularisation interviendra sur la facturation mensuelle du mois M+4 au plus tard.

Par la signature de la présente convention, l’acheteur accepte expressément de régler la facture présentée dans les délais prévus ci-dessous.

6.3 Délai et retard de paiement

Le délai de paiement ainsi que le dépassement du délai de paiement ouvrant de plein droit et sans autre formalité à des intérêts moratoires sont prévus à l’article 9 des CGV.

6.4 Suspension de l’accès aux prestations

En cas de paiement partiel ou l’absence de paiement d’une facture dans les 30 (trente) jours suivants l’expiration du délai de paiement prévu à l’article 1er du décret n° 2013-269 du 29 mars 2013, l’UGAP se réserve le droit de demander au prestataire une suspension de tout accord d’intervention pour une réparation ou maintenance. Cette suspension s’applique à tous les matériels et les bénéficiaires de l’acheteur. L’application de cette clause ne suspendra pas pour autant la facturation des honoraires de gestion à venir dus par l’acheteur.

Préalablement à la suspension, l’UGAP adresse à l’acheteur une lettre recommandée avec avis de réception fixant un délai pour régulariser la situation comptable et la date d’effet de la date de suspension de l’accès aux prestations.

ARTICLE 7 CONFIDENTIALITE

Le prestataire, ses salariés ainsi que ses éventuels sous-traitants sont tenus de ne pas divulguer sous quelque forme que ce soit des informations, renseignements, documents dont ils auraient pu avoir connaissance à l’occasion de l’exécution des prestations.

ARTICLE 8 PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Les données à caractère personnel recueillies pour les besoins de la conclusion et de l’exécution de la présente convention font l’objet de traitements par l’UGAP, en sa qualité de responsable de traitement.

Les données à caractère personnel collectées par l’UGAP sont les données relatives à l’identification de la personne concernée ; sa vie professionnelle ; aux moyens de paiement utilisés ainsi qu’aux biens ou services souscrits (données liées au règlement des factures, au suivi de la relation commerciale, aux avis laissés, à la gestion des réclamations, etc.).

Les traitements mis en œuvre ont pour finalité d’assurer la gestion relation commerciale, notamment :Version 03/05/2023

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− la gestion des contrats et/ou gestion administrative du marché (par exemple : gestion des commandes, de la livraison, de l’exécution du service ou de la fourniture du bien, des factures et paiements), en ce compris l’exécution et le suivi de la présente convention ;

− la gestion des clients-prospects de l’UGAP, en ce compris la gestion de programmes de partenariat au sein de l’UGAP, la tenue de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires qui peuvent lui être rattachées ; l’établissement de statistiques financières et/ou commerciales concernant les clients ; le suivi de la relation client pour la réalisation d’enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations et du service après-vente ; la sélection de clients pour réaliser des études sur la qualité des produits ou des enquêtes de consommation (par exemple : des tests de produits, des statistiques de vente réalisées par l’organisme concerné) ; la réalisation d’actions de prospection commerciale (par exemple : envoi de messages publicitaires, promotion) ; et la gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus ;

− et la gestion des demandes d’exercice des droits.

La base juridique des traitements susmentionnés est soit l’exécution de la présente convention, soit l’intérêt légitime de l’UGAP.

Ces données sont destinées aux :

− Personnes de l’équipe projet de l’UGAP en charge de l’exécution de la présente convention ; − Titulaires des marchés par le biais desquelles sont exécutées les offres objet de la présente convention ; − Tiers autorisés, exclusivement pour satisfaire les obligations légales.

Ces données sont conservées durant toute la durée nécessaire à l’exécution de la présente convention, augmentée des prescriptions légales applicables.

Conformément au règlement (UE) 2016/679 dit « Règlement général sur la protection des données », les personnes dont les données à caractère personnel sont collectées disposent d’un droit d’information, d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité des informations qui les concernent, de limitation du traitement, de ne pas faire l’objet d’une prise de décision individuelle automatisée (y compris le profilage), ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de leurs données à caractère personnel après leur mort. Ils peuvent également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement de ces données. L’exercice de ces droits peut être effectué auprès du Délégué à la protection des données via l’adresse suivante : donneespersonnelles@ugap.fr. Les personnes concernées disposent enfin d’un droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Enfin, concernant l’exécution des prestations commandées dans le cadre de la présente convention, les stipulations énoncées ci-dessus ne dispensent pas l’acheteur de faire son affaire personnelle des formalités lui incombant au titre de la réglementation relative à la protection des données. Ainsi, si l'exécution de la prestation commandée nécessite un traitement de données à caractère personnel entre l’acheteur et le prestataire, par principe, l’acheteur est qualifié juridiquement de responsable de traitement, cependant que le prestataire est sous-traitant au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD). Par suite, l’acheteur et le prestataire concluent directement un accord relatif à la protection des données, conformément à l’article 28 du règlement précité. Cette qualification de principe des rapports contractuels entre l’acheteur et le prestataire en matière de traitement de données à caractère personnel doit faire l’objet d’un examen au cas par cas, traitement par traitement, avant l’exécution de ladite prestation. L’acheteur et le prestataire restent libres de qualifier autrement leurs rôles respectifs dans les activités de traitement qu’elles sont amenées à réaliser pour l’exécution de la prestation.

ARTICLE 9 RESPONSABILITES

Tous les dommages causés à l’UGAP et/ou au prestataire, y compris le préjudice commercial, la perte de bénéfice, la perte de chiffres d’affaires, la perte de commandes, la perte de clientèle, l’atteinte à l’image, causés par la faute de l’acheteur ou de ses préposés en méconnaissance des documents contractuels, sont à sa charge.

ARTICLE 10 DIFFERENDS ET LITIGES

Les différends et litiges sont portés devant l’UGAP dans les conditions décrites à l’article 15 des CGV de l’UGAP.Version 03/05/2023

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ARTICLE 11 RESILIATION

La présente convention peut être résiliée par chacune des parties. Les parties s’engagent à respecter un délai de prévenance de 120 (cent vingt) jours calendaires.

Si la résiliation intervient à l’initiative de l’acheteur, la décision précisant les motifs et la date d’effet de la résiliation doit être notifiée par la personne responsable de l’exécution de la convention, désignée en page 1, à l’attention du Département SMAR de l’UGAP via l’adresse de messagerie gestionflotte@ugap.fr.

La résiliation n’exonère pas les parties de l’exécution des commandes en cours et du respect des CGE à la date d’effet prévue dans la demande de résiliation.

Lorsque la résiliation intervient à l’initiative de l’acheteur :

• sans faute du prestataire : l’acheteur indemnise l’UGAP à hauteur de l’indemnisation qu’elle aura à verser au prestataire, notamment les frais exposés et les investissements engagés pour l’exécution de la présente convention.

• pour faute du prestataire : l’acheteur doit préalablement mettre en demeure l’UGAP, via le Département SMAR, par envoi d’un message sur la boîte générique : gestionflotte@ugap.fr . Si cette mise en demeure est restée infructueuse durant 30 jours, l’acheteur peut résilier la présente convention pour faute du prestataire. La date de prise d’effet de la résiliation pour faute du prestataire ne peut être inférieure à 70 jours à compter de la notification de la mise en demeure à l’UGAP de ladite résiliation.

La résiliation peut intervenir à l’initiative de l’UGAP notamment en cas de non-paiement des factures de l’acheteur faisant suite à une suspension des prestations telle qu’évoquée à l’article 6.4 de la présente convention. Dans ce cas, le délai de prévenance est raccourci à 60 jours.

La résiliation de la présente convention intervient de plein droit à la suite de la résiliation du marché, prononcée, notamment, en raison de la défaillance du prestataire. Dans ce cas, l’UGAP met en œuvre, dans le cadre d’une convention nouvellement conclue avec l’acheteur, toutes mesures utiles de nature à garantir la poursuite des prestations.

Fait à le Fait à Champs-sur-Marne, le

28/12/2023 L’acheteur reconnait avoir pris connaissance des CGV disponibles

sur www.ugap.fr et des CGE relatives aux conditions d’exécution des « prestations de gestion de flotte pour véhicules industriels, engins industriels et équipements » dans leur version du 11/04/2023.

La signature de la présente convention vaut acceptation des CGV et des CGE précitées, pleinement et sans réserve.

Pour l’acheteur (*) :

(nom et qualité du signataire)

Pour l’UGAP :

Pour le président du conseil

d’administration, et par

délégation

David Laurent - Directeur adjoint

pôle ADV

(*) : En indiquant le nom et la qualité de la personne signataire et en apposant le cachet de l’établissement. Lorsque la personne signataire n’est pas le représentant légal, produire le pouvoir.

La date de transmission au contrôle de légalité, le cas échéant :