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Déliberation - DEL 24 119
Déliberation - DEL 24 28
Déliberation - DEL 24 143
Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 par la commune de Vitrolles.
Lien du pdf (Déliberation - DEL 24 143)
Thèmes du document : Culture et patrimoine, Consommateurs, Assurance,
REPUBLIQUE FRANCAISE
Vitrélles Vivre ICS
EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBERATIONS
DU CONSEIL MUNICIPAL
SÉANCE DU 04 juillet 2024
NOMBRE DE MEMBRES
Afférents au Conseil Municipal : 39
En exes 39
Ayant pris part à la délibération : 35
Mis en ligne le : le 08 juillet 2024
L'an deux-mille vingt-quatre et le quatre du mois de juillet à dix-huit heures, le Conseil Municipal de
le Ville de VITROLLES a été assemblé au lieu habituel de ses séances, sur la convocation qui ui à été
adressée par le Maire, conformément aux, articles. L 2121.10 à L 2121.12 du Code Général des Collectivités Territoriales, sous la présidence de M. GACHON Loc, M
Étaient présents à cette assemblée tous les conseillers municipaux à l'exception de :
Présents : M. GACHON - M, MONDOLONI - Mme CZURKA- M. AMAR - Mme MORBELLI — M. MERSALI- Mme CUILLIÈRE - M. GARDIOL - Mme ATTAF - M. PORTE - Mme NERSESSIAN — M. MICHEL - Mme DESCLOUX - M. PIQUET - M. RENAUDIN - Mme HAMOU-THERREY - Mme MICHEL - Mme RAFIA - Mme ROSADONI - Mme BERTHOLLAZ - M. DE SOUZA- Mme ROVARINO - Mme CHAUVIN- M. MATHON - M. JESNE - M. SAURA - M. MENGEAUD -
Mme CARUSO - M. SAHRAOUI - M. LICCIA - M. BOCCIA - Mme SAHUN- M. ALLIOTTE - M. SANCHEZ - M. LARLET - M. BORELLI
Pouvoirs :
- Mme PIOMBINO à M. LARLET
- M. WAHARTE à M. SANCHEZ
- M. OULIE à Mme BERTHOLLAZ
Absents :
Secrétaire de séance : M. Malick SAHRAOUI
ORGANISATION DU CHARLIE JAZZ FESTIVAL DU 05 AU 07 JUILLET 2024 AU PARC DE
FONTBLANCHE — AVENANT N° 1 À LA CONVENTION POUR L'ORGANISATION DU CHARLIE
JAZZ FESTIVAL
N° Acte : 8.9
Délibération N°24-143
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,
Vu la convention annuelle d'objectifs validée par la délibération n° 24-60 du Consel
al en date du 28 mars 2024 qui définitle soutien de la ville à l'association Charlie
Free pour son activité culturelle annuelle, incluant l'organisation du Charlie Jazz Festival.
Considérant que dans le cadre de sa politique culturelle la ville souhaite poursuivre son soutien aux
associations dans la mise en place de festivals sur son territoire,
Considérant que la programmation de la 26ème édition du « Charlie Jazz Festival » les 5, 6 et 7
juillet 2024 au parc de Fontblanche propose des artistes locaux et internationaux de plusieurs styles
musicaux, entre l'acoustique et l'électronique, inspiré à la fois par le hip-hop, la soul, le jazz, les
musiques traditionnelles afro-américaines et le jazz européen, sans oublier les rythmes brésiliens.
HÔTEL DEVILLE - BOÎTE POSTALE 30102 - 13743 VITROLLES CEDEX - TEL : O4 42 77 90 00 - vw virolles13.fr Page 1/2 REPUBLIQUE FRANCAISE
n d'objectifs vient déterminer les engagements de Considérant qu'un avenant n° 1 à la convent
chaque partie :
+_La ville met à disposition à titre gracieux, le parc de Fontblanche, ses équipements, les moyens techniques et besoins en personnel nécessaires à la tenue du festival. + L'association s'engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à l'aboutissement du festival et en assumera la responsabilité artistique.
LE CONSEIL MUNICIPAL,
Entendu l'exposé de son Président et après avoir délibéré, vote par 35 voix Pour
N'ayant pas pris part au vote : 4 (GACHON Loic / MORBELLI Pascale / RENAUDIN Michel / BOCCIA Hervé)
APPROUVE les termes de l'avenant n° 1 à la convention
AUTORISE Monsieur le Maire ou son représentant à signer l'avenant N°1 ettous les actes techniques
associés.
POUR EXTRAIT CONFORME
VITROLLES, le 08 juillet 2024
P. le Maire et par délégation
La Directrice des Affaires Juridiques et
Institutionnelles
Le Secrétaire de Séance
HÔTEL DE VILLE - BOÎTE POSTALE 30102 - 13743 VITROLLES CEDEX - TEL : 04 42 77 90 00 - wm.virolles13.fr Page 2/2 RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
Vitrêlles Vivre ensemble AVENANT N° 1 À LA CONVENTION ANNUELLE D'OBJECTIFS
Délib. 24-60 CM 28/03/24
Organisation du « Charlie Jazz Festival » les 5, 6 & 7 juille 2024
Entre les soussignés :
La Ville de VITROLLES,
N° SIRET : 211 301 171 000 16 - Code APE : 8411Z
N° TVA intracommuneutaire : FR 86 211 301 171
Adresse : Direction de la Culture et du Patrimoine -
BP 30102 - 13743 VITROLLES CEDEX
N° licence entrepreneur de spectacles : PLATESV-R2022-003814/ PLATESV-R2022-003807
Tél : 04 42 02 46 50
Email
Représentée par Monsieur GACHON, Maire,
Ci-après dénommée La Ville,
d'une part,
et:
L'ASSOCIATION CHARLIE FREE
N° SIRET : 390 344 836 000 23 - Code APE : 9001Z
TVA intracommunautaire : FR 80 390 344 836
Adresse : Le Moulin à Jazz - Domaine de Fontblanche - 13127 VITROLLES
N° licence d'entrepreneur de spectacle : L-R-23-000714 / L-R-23-000715 / L-R-23-000716 Tél. 04.42,79.63.60
Email : direction@charlie-jazz.com
Représenté par Aurélien PITAVY, Directeur
Ci-après dénommée L'Association,
d'autre part.
IL EST EXPOSE CE QUI SUIT :
Une convention annuelle d'objectifs avec l'Association Charlie Free, validée par la délibération n° 24-60 du Conseil Municipal en date du 28 mars 2024, définit le soutien de la ville pour l'activité culturelle de l'association, y compris le Rendez-vous de Charlie et le Charlie Jazz Festival pour l'année 2024.
Le présent avenant à la convention annuelle d'objectifs a pour objet de définir les modalités du partenariat
entre la ville et l'Association Charlie Free pour l'organisation du "Charlie Jazz Festival" les 5, 6 et 7 juillet
2024.
Ceci exposé, il est convenu ce qui suit
A - L'Association Charlie Free est autorisée à organiser et produire la 26ème édition du "Charlie Jazz
Festival" qui se tiendra du 5 au 7 juillet 2024 au Parc de Fontblanche.
B - La Ville de Vitrolles a vérifié la disponibilité des lieux, et l'Association déclare en connaître et accepter
les caractéristiques techniques.
HÔTEL DE VILLE - BOÎTE POSTALE 30102 - 13743 VITROLLES CEDEX - TEL : 04 42 77 90 00 - FAX : 04 42 90 50 - WWW.VITROLLES13.FR
1 ARTICLE 1 - OBJET DE L'AVENANT N° 1 A LA CONVENTION
L'Association à pour vocation, entre autres, d'organiser une grande manifestation intitulée « Charlie Jazz Festival » en partenariat avec les collectivités territoriales, les structures privées et les sociétés professionnelles.
La Ville souhaite soutenir l'Association Charlie Free dans l'organisation du "Charlie Jezz Festival” selon un programme élaboré avec des artistes locaux et internationaux de divers styles musicaux, allant de
l'acoustique à l'électronique, et s'inspirant du hip-hop, de la soul, du jazz, des musiques traditionnelles afro- américaines, du jazz européen, ainsi que des rythmes brésiliens.
Trois jours de concerts seront proposés les 5, 6 et 7 juillet 2024 dans le parc du domaine de Fontblanche. Le
site devra être fermé et vidé de tout public au plus tard à 2h00 du matin chaque soir.
ARTICLE 2 MENTS DE SOC:
L'Association s'engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour la réussite du "Charlie Jazz Festival® dans le parc du Domaine de Fontblanche et assumera la responsabilité artistique des représentations. Elle prendra en charge les rémunérations de son personnel lié aux spectacles, y compris
les charges sociales et fiscales.
Pour réaliser ces actions, en s'appuyant notamment sur les moyens accordés par la Ville, l'Association
bénéficie d'une indépendance de décision dans la gestion, l'administration et l'animation de ses activités,
dans les limites fixées par la commune.
Gardiennag:
L'ensemble des équipements, du matériel et des locaux sont sous la responsabilité de l'Association. À ce titre, ils doivent être gerdiennés durant toute la durée du Festival.
Une attention particulière sera portée aux parkings du stade de Fontblanche, de l'entrée de l'Allée des Artistes et du terrain de rugby. Leur gardiennage devra être assuré et opérationnel.
Il est impératif de prévoir des bâches pour protéger le matériel technique (son, lumière) de l'humidité la nuit
et de le couvrir en cas d'averses. La mise en place de ces protections n'exonère en rien l'Association de la responsabilité en cas de détérioration du matériel due aux intempéries.
Nettoyage :
L'ensemble des locaux et sites mis à disposition dès le 01 ji
dans le même état initial le 08 juillet 2024 à midi.
Tous les frais de remise en état et de propreté sont à la charge exclusive de l'association.
let 2024 à O8HOO, doivent être redonnés
L'association sera chargée du rangement du matériel mis à disposition. Celui-ci devra être nettoyé et replacé à son emplacement d'origine après utilisation.
Invitations :
10 Pass individuels pour 3 jours et 20 invitations pour deux personnes par soir de concerts sont à remettre au Cabinet du Maire.
Sécurité :
Tous les besoins en matière de sécurité sont répertoriés dans la fiche de préparation de la manifestation, annexée à la présente convention, et relèvent de la responsabilité financière de l'association.
HÔTEL DE VILLE - BOÎTE POSTALE 30102 - 13743 VITROLLES CEDEX - TEL : 04 42 77 90 00 - FAX : 04 42 90 50 - WWW. VITROLLES: L'association devra fournir à la ville avant le début de la manifestation les éléments suivants.
+ Attestation assurance spécifique à la manifestation prenant en compte les locaux et le matériel mis à
disposition.
Copie de la licence d'entrepreneur du spectacle.
Plan de sécurité spécifiant le nombre d'agents de sécurité, leur qualification, leur emplacement, leur horaire de travail.
Le positionnement et le type des extincteurs sur le site.
Le PV de contrôle des installations électriques.
Le PV de bon montage des installations scéniques autres que celles installées par la ville.
Le Ratio d'intervention des Secours dans le cadre du Dispositif Prévisionnel des Secours. La copie de l'autorisation d'ouverture de débit de boissons. L'attestation d'intervention sur la voie publique.
Personnel municipal :
Le personnel municipal déployé lors de la manifestation demeure sous l'autorité de la ville et n'est en aucun cas placé sous la supervision de l'association. Chacun d'eux recevra un badge « all accès » lui permettant de circuler librement dans l'ensemble du festival.
Tout travail supplémentaire du personnel municipal nécessitera une autorisation préalable de leur hiérarchie.
Par ailleurs, les repas et les boissons (non alcoolisées) des agents présents lors de la manifestation devront
être pris en charge par l'association sous forme de repas livrés par un traiteur.
Communication :
Il est nécessaire d'inclure le nom et le logo de la Ville sur tous les supports de communication utilisés, ainsi que sur toute correspondance et document lié au projet. Ce droit prendra fin à la conclusion de sa mission.
SACEM - CV :
L'association s'engage à effectuer la déclaration auprès de la SACEM et du CNV pour les morceaux
musicaux utilisés pendant les trois jours de concerts, ainsi qu'à régler les droits correspondants.
Protocole Sanitaire :
Un protocole sanitaire pourra être mise en place par l'Association Charlie Free, respectant les directives
gouvernementales en vigueur.
ke us-Préfecture d'Istres :
L'association Charlie Free s'engage à déclarer à la sous-Préfecture d'Istres la manifestation selon les mesures gouvernementales en vigueur.
ARTICLE 3 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
Une fiche préparation de la manifestation, en annexe n°1 de l'avenant à la convention est validée entre
l'association et la Ville. Elle décrit ainsi l'ensemble des demandes techniques accordées par la ville pour là durée du Festival.
Sites mis à disposition pour le festival :
+ Le Parc de Fontblanche,
+ La bâtisse de Fontblanche, excepté l'espace Billetterie et le 2" étage où se situent les bureaux de la
DCP
+_Le stade de foot annexe de Fontblanche et les parkings de l'entrée de l'Allée des Artistes et du terrain
de rugby
+ La grande salle et les sanitaires de l'Espace Lamy,
Un état des lieux entrant et sortant sera effectué sur l'ensemble des locaux municipaux utilisés.
HÔTEL DE VILLE - BOÎTE POSTALE 30102 - 13743 VITROLLES CEDEX - TEL : 04 42 77 90 00 - FAX : 04 42 90 50 - WMAW. VITROLLES! Personnel :
- Le montage et le démontage des scènes sera effectué par les agents de la Direction Animation Evénementiel de la ville.
- L'installation du son et de la lumière de la scène seront assurées par deux agents de la ville. Leur amplitude horaire ne pourra en aucun cas dépasser 10 heures de travail avec une période de repos de 11 heures entre chaque service.
- La livraison du matériel sera effectuée par le personnel de la Direction de Animation Evénementiel.
- La mise en place et l'alimentation des coffrets électriques sera assurée par les services techniques.
- L'installation d'un évier avec évacuation sur l'espace bar sera assurée par les services techniques.
- La tonte de la pelouse, la taille, la coupure des arrosages automatique seront assurés par la DEAP
Communication :
Les moyens de communications pris en charge par la Ville pour le festival sont :
Journal la Provence
Journal de la ville
Site internet de la ville, festivités sur les réseaux sociaux
Panneaux numériques
Affiches « abribus »
Espaces publics réservés à la communication municipale et associative
ARTICLE 4 - CAPACITE D'ACCUEIL DU SITE
La capacité d'accueil du public sur le site est de 3000 places, le festival prévoit 900 places assises. Jauge à préciser en fonction des nouvelles mesures gouvernementales en vigueur.
ARTICLE 5 - NUISANCES SONORES
Les organisateurs de manifestations diffusant de la musique amplifiée et accueillant plus de 300 personnes
doivent respecter le décret de loi 2017-1244 du 7 août 2017. Il impose notamment un niveau sonore de 102 décibels (db) maximum. Ce niveau est baissé à 94 Db dans le cas d'accueil d'enfants de moins de 6 ans.
L'organisateur doit également :
+ Enregistrer en continu les niveaux sonores en décibels auxquels le public est exposé et conserver ces
enregistrements ;
+_ Afficher en continu à proximité du système de contrôle de la sonorisation les niveaux sonores en déci- bels auxquels le public est exposé ;
Informer le public sur les risques auditifs ;
Mettre à la disposition du public à titre gratuit des protections auditives individuelles adaptées au type de public accueil dans les lieux ;
+ Créer des zones de repos auditif de 80 décibels.
ARTICLE 6 - REGLES DE SECURITE
L'installation du matériel et l'accueil du public devront se faire dans le cadre de la réglementation et des règles de sécurité des lieux.
Un plan de sécurité a été présenté et doit être respecté par les deux parties. La présence sur site d'agents de sécurité + SSIAP. doit être définie en fonction de la jauge du public
attendu.
La mise en place d'extincteurs sur sites doit être positionnée selon le plan établi.
ARTICLE 7 -
HÔTEL DE VILLE - BOÎTE POSTALE 30102 - 13743 VITROLLES CEDEX - TEL : 04 42 77 90 00 - FAX : 04 42 90 50 + WWW/VITROLLES3.FR
4 Un service de restauration sera proposé sur place avec l'installation de Food-truck dans le parc. L'ensemble
des véhicules devront être aux normes électriques en vigueur et respecter la réglementation en cas
d'utilisation de bouteilles de gaz.
Les Food-trucks devront en outre respecter la réglementation du paquet Hygiène européen (CE 178/2002
complété par le règlement 852/2004 et 853/2004) en vigueur depuis le 1° janvier 2006.
L'association devra s'assurer que les Food-trucks seront en conformité avec la législation en vigueur sur
l'utilisation du domaine public.
Il est strictement interdit de facturer le domaine public mis à disposition gracieusement par la ville à une
association. De ce fait l'association ne pourra percevoir aucune contrepartie de l'installation des Food-
trucks sur le domaine public du site de Fontblanche.
L'association est tenue de faire une demande d'ouverture de débit de boisson auprès de la Direction de là
Police Administrative, en précisant le niveau de licence souhaitée. La vente d'alcool devra s'arrêter au plus
tard une heure avant la fin du dernier concert.
L'association devra respecter la règlementation relative à la vente d'alcool.
ARTICLE 8 - ASSURANCES
L'association est tenue de souscrire une assurance couvrant les dommages qui peuvent être causés aux
personnes, y compris aux tiers, au matériel et locaux, et des sites occupés durant le festival.
La ville déclare avoir souscrit une assurance responsabilité civile.
= DUREE DE L'AVENANT A LA CONVENTION
Le présent avenant à la convention est consenti et accepté pour la durée du « Charlie Jazz Festival ».
En cas d'annulation du festival par l'association, celle-ci en assumera les risques et les pertes.
ARTICLE 10 - MODIFICATION DE L'AVENANT A LA CONVENTION
Toutes modifications du contenu de l'avenant à la convention initiale feront l'objet d'un avenant n° 2 conclu
entre les parties et approuvé par la Ville de Vitrolles.
ARTICLE 11 - ANNULATION DE L'AVENANT A LA CONVENTION
Le présent avenant n° 1 à la convention serait automatiquement suspendu ou annulé sans aucune
indemnité en cas de non-respect des droits et obligations de chacun, conformément à son exécution, et
dans tous les cas reconnus de force majeure.
En cas de manquement grave aux obligations par le bénéficiaire, notamment s’il compromet la sécurité ou la
préservation du matériel, la Ville de Vitrolles se réserve le droit de résilier immédiatement et sans préavis le
présent avenant à la convention, sans qu'aucune indemnisation ne soit due.
En cas d'annulation du festival par l'association, celle-ci en assumera tous les risques et pertes associés.
En cas d'intempéries, la salle de spectacle G. OBINO est proposée comme solution de repli, avec la condi-
tion d'en avertir la ville au minimum 72h avant afin que les conditions de réalisation des concerts puissent
être respectées. La présence de 5 agents de sécurité et d'1 SSIAP sera alors requise, ainsi que la prise en
charge du ménage par l'association.
En cas de litige portant sur l'interprétation ou l'exécution du présent avenant n° 1 à la convention, les par-
ties conviennent de s'en remettre à l'appréciation du Tribunal Administratif de Marseille, mais seulement
après épuisement des voies amiables.
La loi applicable est la loi française.
HÔTEL DE VILLE - BOÎTE POSTALE 30102 - 13743 VITROLLES CEDEX - TEL : 04 42 77 90 00 - FAX : 04 42 90 50 - WW. VITROLLES13.FR
5 .., en deux exemplaires originaux Fait à Vitrolles, le.
Pour L'Association Charlie Free, Pour la Ville de Vitrolles,
Monsieur Aurélien PITAVY Pour Loïc GACHON
Directeur Organisateur et par délégation Jin NERSESSIAN
Adjointe au Maire, déléguée à la programmation
Culturelle.
HÔTEL DE VILLE - BOÎTE POSTALE 30102 - 13743 VITROLLES CEDEX - TEL : 04 42 77 90 00 - FAX : 04 42 90 50 - WAMAW.VITROLLES:3.FR
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