Convocation - 2021 12 13 rapport activites spl xdemat

Documents similaires

Compte-Rendu - 2021 12 13 rapport activites siscodelb

Convocation - 2021 12 13 rapport activites golf

unknown - 2021 12 13 rapport activites grdf

Convocation - 2020 12 16 Rapport 2019 spl x demat

Déliberation - delib 3 pj rapport de gestion de la spl xdemat

Déliberation - delib 9 rapport de gestion 2021 de la spl xdemat

Déliberation - ANNEXE DELIB RAPPORT SPL XDEMAT 2020

Déliberation - 102023 spl xdemat

Déliberation - delib 9 pj rapport de gestion de la spl xdemat

Déliberation - DELIB 9 PJ RAPPOT DE GESTION DE LA SPL XDEMAT

Convocation - 2021 12 13 rapport activites spl xdemat Document publié le Lundi 7 juin 2021 par la commune d'Herserange. Lien du pdf (Convocation - 2021 12 13 rapport activites spl xdemat)Thèmes du document : Banque, Démocratie, Travail et emploi, ®

+4

s+

* SPL

XDEMAT

SPL-Xdemat

Société Publique Locale

au capital de 198.989 euros

Siège social : 21 rue Charles Gros 10000 TROYES

749.888.145 RCS TROYES

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 7 JUIN 2021

RAPPORT DE GESTION SUR LES OPERATIONS

DE L’EXERCICE CLOS LE 31 DECEMBRE 2020

Mesdames, Messieurs,

Nous vous avons réuni en Assemblée générale annuelle en application des statuts et des dispositions du Code de commerce pour vous rendre compte de l'activité de la Société au cours de l'exercice clos le 31 décembre 2020, des résultats de cette activité, des perspectives d’avenir et soumettre à votre approbation le bilan et les comptes annuels dudit exercice. Ces comptes sont joints au présent

rapport.

Les convocations prescrites par la loi vous ont été régulièrement adressées et tous les documents et

pièces prévus par la réglementation en vigueur ont été tenus à votre disposition dans les délais

impartis.

SITUATION ET ACTIVITE DE LA SOCIETE AU COURS DE L’EXERCICE ECOULE

Nous vous rappelons que l'exercice clos le 31 décembre 2020 constitue le neuvième exercice social

de notre société.

Le volume d'activité de cet exercice s’est révélé en terme de facturation, supérieur aux prévisions. À la clôture de l’exercice, nous avons la satisfaction de compter 2 705 actionnaires, prêts compris (ils étaient 2 468 à la clôture du précédent exercice soit près de 10 % d’augmentation) répartis de la manière suivante :

Haute- Meurthe

Aisne | Ardennes| Aube Marne Meuse | Vosges -et- Total Marne Moselle

TD a 302 291 494 268 397 98 364 491 2705

50 ns ns 264 283 494 258 387 91 234 457 2 468

Ecart 2019/2020 + 38 +8 0 + 10 + 10 +7 + 130 + 34 + 237 0 » : 7e d'augmentation | 14300, | + 2,83 % / +3,88 % | +258 % | + 7,69 % | +55,56% | + 7,44% | +9,60% pat rapport à 2019

Objectif 2020 fixés 284 283 494 268 397 101 264 462 2553 en maïs

Ecart avec . + + - Pobiectif 2020 18 8 0 0 0 3 + 100 + 29 +152

% des actionnaires

par rapport aux 27.81% | 55,22% | 99,80% | 35,97% | 66,50% | 18,67% | 49,52% | 58,59% | 48.74% collectivités situées

sur le territoire

Le nombre d'actionnaires est donc passé en 9 ans de 336 à 2 705.

Il convient de noter la sortie de la société de quelques collectivités dont la Région Grand Est.Les utilisateurs ont pu, durant l'exercice :

- continuer à bénéficier des outils de dématérialisation déjà proposés en 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 et 2019 (et régulièrement améliorés avec de nouvelles fonctionnalités) à savoir Xmarchés (plate-forme de dématérialisation des marchés publics), Xactes (télétransmission au contrôle de légalité), le certificat électronique de signature, Xelec {gestion dématérialisée des listes électorales, pour les communes), Xfluco (Indigo ou Hélios {télétransmission des flux comptables)), Xsip (système de paiement par carte bancaire) et Xopticar (outil de suivi des bus scolaires dans le cadre de la compétence transports des Départements), Xsare (accusé de réception électronique), Xcélia (archivage électronique intermédiaire), Xparaph (parapheur électronique), Xpost-it (alerteur des actions en attente pour les applications utilisées), Xsacha (outil d’archivage électronique), Xconvoc (la convocation dématérialisée avec le module supplémentaire de génération électronique des délibérations), Xrecensement (le recensement citoyen obligatoire), Xtdt (tiers de télétransmission homologué), Xfactures (facturation électronique), Xpassfam (portail des assistantes familiales pour la gestion des agréments, de dématérialisation des bulletins de liaisons, les demandes des frais de transport et la gestion de circuit de validation des congés), Xcontact (gestion des relations dématérialisées entre les collectivités et les citoyens conformément à l'obligation fixée par l'ordonnance du 6 novembre 2014), Xwork (relations dématérialisations entre personnes publiques comme une communauté de communes et ses communes membres), Xsave (solution de sauvegarde déportée}, Xechanges (espace d'échanges de fichiers), Xsms (outil de gestion d’envois de SMS à la demande), Xhost (gestion des transports scolaires des élèves handicapés), Xenquetes (dématérialisation des enquêtes publiques lancées par les collectivités pour leurs différents projets) Xorcas (outil de recherche de créances du département, au titre de l’aide sociale, en lien avec les notaire) et, ainsi que d’un nouveau portail pour les actionnaires de la SPL mais également côté

administration ;

- bénéficier d’un nouvel outil de dématérialisation en 2020 à savoir, ProXiServices (outil de

mise en relation des usagers avec les France Services), ainsi que de nouvelles fonctionnalités pour les outils existants suivants: Xmarches (mise en production de l'interface avec 3P, archivage des attributions et génération du flux PES MARCHES), Xparaph (mise en place d’un cachet serveur), Xpost-it (refonte graphique) et Xmanager (développement de 3 modules — statistiques, automatisation des traitements et organisation de l’élection des représentants

des assemblées spéciales).

Si le département de l’Aube présente à ce jour le plus grand nombre d'actionnaires et d'utilisateurs, nous avons constaté une augmentation au fur et à mesure des adhésions, des collectivités actionnaires situées sur le territoire des autres départements, notamment dans les Vosges et en Meurthe-et-Moselle, ce dernier département présentant à présent quasiment le même nombre

d'actionnaires que dans l’Aube et qui devrait le dépasser tout début 2021.

INCIDENCES DE LA CRISE SANITAIRE DE LA COVID 19

L'année 2020 a principalement été marquée par la crise sanitaire. Cependant, les conséquences de

cette crise pour notre société se sont révélées assez minimes de par :

- son modèle économique basé sur la cotisation des collectivités et groupements de collectivités actionnaires (versée comme prévu au cours de la première partie de l’année) - et la continuité de l’activité de nos actionnaires durant toute l’année avec néanmoins un

fléchissement durant le premier confinement.

Il n’a ainsi pas été fait recours au chômage partiel durant l’année 2020. Les salariés de la société ont

simplement été partiellement à certaines périodes, mis en télétravail. Le respect des gestes barrière

au sein de la Société a généré quelques dépenses supplémentaires en vue d'aménager les locaux du siège social et protéger ses salariés pour un retour en présentiel total ou partiel en toute sécurité. Les services proposés par la société ont été maintenus dans leur intégralité. Cette crise sanitaire a aussi eu pour effet d'augmenter l'utilisation de certains outils de dématérialisation tels que Xparaph et Xconvoc compte tenu du développement du travail en distanciel, avec pour Xconvoc, l’idée, pour répondre au contexte, de mettre à disposition à terme des

actionnaires, une application de vote électronique.

Notre Société a par ailleurs mis à disposition de ses actionnaires, à titre gratuit et de manière solidaire, l'outil Xsms afin de permettre aux collectivités de faire passer facilement des messages à

leurs administrés.ACTIVITES EN MATIERE DE RECHERCHE ET DE DEVELOPPEMENT

Eu égard à l’article L 232-1 du Code de commerce, nous vous informons que la Société a effectué des

activités de recherche et de développement au cours de l'exercice écoulé pour une somme de 47 688 € concernant les outils de dématérialisation suivants :

- Dans_leur totalité (outils ou développ

o ProXiServices (outil de mise en relation des usagers avec les France Services),

o Xmarches (mise en production de l'interface avec 3P, archivage des attributions et

génération du flux PES MARCHES)

o Xparaph (mise en place d’un cachet serveur),

o Xpost-it (refonte graphique),

o Xmanager (développement de 3 modules — statistiques, automatisation des traitements et organisation du vote des représentants des assemblées spéciales).

o Xcorde (gestion documentaire (GED) pour Xparaph et Xcontact...),

o Xcertif (gestion des certificats à usager interne),

o Xreunion (outil dématérialisé d'organisation de réunions),

o Xcontact (nouvelles fonctionnalités et version 3 appelée Maelis),

o Xpassfam (évolutions fonctionnelle demandées par les Départements), o Xconvoc (refonte complète de l’application avec intégration d'un outil de vote

électronique),

o Xsacha (version light de l'outil et traitement des éliminations),

o Xcesar (ex Xsare — mise en conformité avec la nouvelle réglementation),

o Xrecensement et Xsms (refonte graphique des deux applications).

Seuls les jours de développement ayant abouti à la mise à disposition en 2020 de nouveaux outils ou de nouvelles fonctionnalités sur les outils déjà existants ont été amortis comptablement dans le bilan au 31 décembre 2020 et ont valorisé l'actif immobilisé à hauteur de 76 008 €.

EVOLUTION PREVISIBLE DE LA SITUATION DE LA SOCIETE ET PERSPECTIVES D’AVENIR

L'activité toujours soutenue de l’exercice 2020 nous a amené à bâtir un budget prévisionnel 2021

basé sur un chiffre d’affaires net de l'ordre de 1 280 000 €.

Notre développement devrait principalement être basé sur l’augmentation d'actionnaires sur les départements de l’Aisne, des Ardennes, de la Haute Marne et de la Marne, de la Meuse, des Vosges, et de Meurthe-et-Moselle dans la continuité des chiffres de 2020 ainsi que sur la progression de leur utilisation des outils proposés par la société. NB: Le département de l'Aube ne devrait compter qu’un seul nouvel actionnaire, l'Aube ayant atteint un taux d'adhésion proche de 100 %.

Au 27 février 2021, le nombre d'actionnaires s'élevait déjà à 2 751 actionnaires soit une

augmentation de 1,70 % par rapport à l’année 2020 (base au 31 décembre 2020 : 2 705).

Par ailleurs, notre gamme d'outils de dématérialisation va encore s'étendre à compter de 2021, voire début 2022 avec la mise à la disposition des actionnaires, Xcorde (gestion documentaire GED), Xcertif (gestion des certificats à usager interne), Xreunion (outil dématérialisé d'organisation de réunions) et Xparsoc (création d’un portail pour les partenaires sociaux des Départements), ainsi que de nouvelles fonctionnalités pour Xcesar (refonte de l'outil Xsare au regard de la nouvelle règlementation), Xconvoc (refonte complète de l'application avec intégration d’un outil de vote électronique), Xsacha (développement d’une version light de l’outil et traitement des éliminations), Xcontact (création de la version mobile et d’une version 3 appelée Maelis avec en particulier, l'interface avec des logiciels métier), Xpassfam (version 3 avec les évolutions prioritaires des Départements utilisateurs), Xrecensement et Xsms (refonte graphique des deux applications).

Devrait également être développé par la société au cours de l’année 2021 en vue de sa mise à disposition au 1°” janvier 2022, un nouvel outil à savoir X2DAgents (outil de dématérialisation des dossiers agents des collectivités territoriales pour une gestion électronique des ressources

humaines).

Enfin, l’ensemble des outils de dématérialisation de la société devrait être mis en conformité avec le RGPD et le renouvellement des homologations d’Xtdt devrait se poursuivre avec en 2021, celle pour

Xfluco.INFORMATION SUR LES DELAIS DE PAIEMENT

En application des dispositions des articles L 441-6-1 al.1 et D 441-4 du Code de commerce, nous

vous indiquons la décomposition, des délais de paiement de nos fournisseurs et clients, faisant

apparaître les factures reçues et émises non réglées à la date de clôture de l'exercice dont le terme

est échu :

Exercice clos ie 31 décembre 2019 (pour rappel

Article D.441 —1.1° : factures reçues non réglées à la date Article D.441 —1.2° : factures émises non réglées à la date de clôture

de clôture de l’exercice dont le terme est échu de l'exercice dont le terme est échu

0 jour 1à30 31à 61à 91 Total 0 jour 1à 30 31 à 60 61à90 | 9ljours et Total (1

(facultatif) jours 60 90 jours {1 jour (facultatif) jours jours jours plus jour et

jours jours et plus et plus)

plus)

{A) Tranches de retard de paiement

Nombre de factures omb de a 6 254

concernées

Montant total des

factures concernées 18 088.64 15765 2587.5 1836.50 | 723.33 9401.25 14548.58

ht.

Pourcentage du

montant total h.t. de 2.08

l'exercice

Pourcentage du chiffre

d’affaires h.t. de 1.56 0.26 0.18 0.07 0.93 1.44 l'exercice

{(B) Factures exclues du {A} relatives à des dettes et créances litigieuses ou non comptabilisées

Nombre des factures

exclues

Montant total des

factures exclues

(C) Délais de paiement de référence utilisés (contractuel ou délai légal - article L. 441-6 ou article L.443-1 du code de commerce)

Délais de paiement de

référence utilisés pour

le calcul des retards de

paiement

o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS

Exercice clos le 31 décembre 2020

Article D.441 —1.1° : factures reçues non réglées à la date Article D.441 —1.2° : factures émises non réglées à la date de clôture

de clôture de exercice dont le terme est échu de l'exercice dont le terme est échu

0 jour 1 à 30 31à 61à 91 Total 0 jour 1 à 30 31à 61 à 90 91 jours et Total (1

(facultatif) jours 60 90 jours {1 jour (facultatif) jours 60 jours plus jour et

jours jours et plus et jours plus)

plus)

(A) Tranches de retard de paiement

Nombre de factures , 5 88

concernées

Montant total des

factures concernées 6379.44 19085 21725.33 | 3160 | 1572.50 | 10756.85 | 37214.68

ht.

Pourcentage du

montant total h.t. de 0.82

l'exercice

Pourcentage du chiffre

d’affaires h.t. de 1.33 1.52 0.22 0.10 0.76 2.6 l'exercice

(B) Factures exclues du (A) relatives à des dettes et créances litigieuses ou non comptabilisées

Nombre des factures

exclues

Montant total des

factures exclues

(C) Délais de paiement de référence utilisés (contractuel ou délai tégai — article L. 441-6 ou article L.443-1 du code de commerce)

Délais de paiement de

référence utilisés pour

le calcul des retards de

paiement

o Délais légaux : (préciser) 30 JOURS o Délais légaux : (préciser) 30 JOURSEXPOSE SUR LES RESULTATS ECONOMIQUES ET FINANCIERS

Il convient de préciser que, s'agissant du neuvième exercice social, un comparatif est possible avec

l’année précédente.

Exercice clos le Exercice clos le Variation Exercice précédent | Exercice précédent

31/12/2020 31/12/2019 2019/2020 au 31/12/2018 au 31/12/2017 pour mémoire pour mémoire

Chiffre d’affaires 1433 158€ 1 010 849 € 422 309 € 900 871 € 785 486 €

HT.

Total des produits 1510 527 € 1065 753 € 444 774€ 1027 430 € 930 971 €

d'exploitation

Charges 1 123 092 € 1 039 844 € 83 248 € 962 109 € 886 217 €

d'exploitation de

l'exercice

Résultat 387 435 € 25 908 € 361 527 € 65 321€ 44 754 €

d'exploitation

Résultat financier 193 € 1117 € - 924 € 3 869€ 6286€

Résultat / 44 606 € - 44 606 € 11 549 € 17 249€

exceptionnel

Impôts sur les 108 536 € 20057 € 88 479€ 22 600€ 19 121€

bénéfices

Total des produits 1510 760€ 1111475 € 399 285 € 1 042 848 € 954 508 €

Total des charges 1 231 668 € 1 059 901 € 171 767 € 984 731 € 905 339€

Résultat net 279 092 € 51574 € 227 518 € 58 116 € 49 169€

Pour rappel, le capital social de SPL-Xdemat est de 198 989 € divisé en 12 838 actions.

Au 31 décembre 2020, le total du bilan de la Société s'élevait à 1453 237 € (au lieu de 1 148 040 €

au 31 décembre 2019, 1 114 553 £ au 31 décembre 2018, 992 992 € au 31 décembre 2017, 814 803 € au 31 décembre 2016, 644 747 € au 31 décembre 2015 et 548 722 € au 31 décembre 2014) soit une variation de 305 197 € par rapport au 31 décembre 2019.

Ces variations et donc l’augmentation du résultat net s'expliquent :

- en partie par un nombre toujours croissant de collectivités actionnaires de la société avec une augmentation de 10 % en 2020 malgré le contexte et d'utilisation des outils de

dématérialisation proposés,

- par le nombre sans précédent de certificats électroniques vendus par la société compte tenu

des élections municipales (plus de 2 500 au lieu de 600 à 900 en moyenne),

- ainsi que par la mise à disposition moindre de personnels auprès de la société suite à la mise en place de la nouvelle organisation pour la gestion de l'assistance apportée aux actionnaires avec le recrutement de salariés par la société et donc la diminution du nombre de jours mis à disposition par les Départements et le SMIC des Vosges. Cette mise à disposition a été marquée par ailleurs par les nouvelles modalités de remboursement au réel, approuvées pour 2020 par le Conseil d'administration mais également par le contexte de l’année, qui pendant le premier confinement, a limité l’activité des actionnaires et donc l'intervention

des équipes.

Ce bilan fait apparaître au 31 décembre 2020, 680 892 € de capitaux propres {au lieu de 401 800 € €

au 31 décembre 2019) soit une variation de 279 092 € (+69,46 %).

Il mentionne également un total de dettes de 772 345 € au 31 décembre 2020 (au lieu de 746 240 € au 31 décembre 2019) correspondant pour près de 80 %, au montant à rembourser aux Départements et au SMIC des Vosges pour le nombre de jours de travail de leurs agents mis à disposition de la société ainsi que les frais de structure. Ce remboursement n'intervient qu’au premier semestre de l’année N+1 et représente la plus grosse dépense de la société (604 887,89 € en 2020 au lieu de 680 988 € en 2019). Les 20 % restant correspondent à des prestations fournies à la société SPL-Xdemat mais non encore facturées par les entreprises ou payées après le 31/12/2020.

Les autres dépenses 2020 restent stables par rapport à 2019 hormis, essentiellement :

- l'achat de certificats électroniques qui a fortement augmenté (248 881 € au lieu de 88 584 € en 2019) compte tenu de la forte demande suite aux élections municipales (achat compensé par le prix de revente versé à la société par les actionnaires),- Un accroissement des salaires et des charges de par le recrutement en 2020 de trois personnes par le biais de contrats à durée indéterminée,

- Une augmentation du loyer suite au déménagement du siège de la société, dans une maison, occupée dans sa totalité, avec paiement d'un forfait de connexion internet des

consommations téléphoniques,

- La diminution du remboursement des mises à disposition de personnels aux Départements et au SMIC des Vosges, malgré le principe d’un remboursement au réel avec intégration de frais de structure, eu égard à la reprise d’une partie de l’activité de support d'assistance par les

salariés de la société, conformément au souhait des collectivités.

PRESENTATION DES COMPTES ANNUELS

Les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2020 que nous soumettons à votre approbation ont été établis conformément aux règles de présentation et aux méthodes d’évaluation

prévues par la réglementation en vigueur.

AFFECTATION DU RESULTAT

Proposition d'affectation du résultat

Nous vous proposons d’affecter le bénéfice de l'exercice s’élevant à 279 092 € de la manière

suivante :

ORIGINE

— Résultat bénéficiaire de l’exercice : 279 092 €.

AFFECTATION

— Au poste « autres réserves » : 279 092 € (soit un poste porté à 462 004 €).

Nous vous précisons que le poste « réserve légale » qui doit atteindre aux termes de la loi, 10 % du montant du capital social de la Société est intégralement doté puisqu'il s'élève à la somme de,

19 899 €.

RAPPEL DES DIVIDENDES DISTRIBUEES

Nous vous précisons qu’il n’y a pas eu de distribution de dividendes depuis la constitution de la

société.

DEPENSES SOMPTUAIRES ET CHARGES NON DEDUCTIBLES FISCALEMENT

Conformément aux dispositions des articles 223 quater et 223 quinquies du Code des impôts, nous

vous précisons que les comptes de l’exercice écoulé ne prennent pas en charge de dépenses non

déductibles du résultat fiscal.

GOUVERNEMENT D'ENTREPRISE AU 31 DECEMBRE 2020

Mandats et fonctions exercés dans la société par chaque mandataire social :

Conformément aux dispositions de l’article L. 225-37-4, alinéa 1, 1° du code du commerce, vous trouverez ci-dessous la liste de l’ensemble des mandats et fonctions exercés dans toute entreprise

par chaque mandataire social de la société durant l’exercice :

Pour les membres du Conseil d'administration de la société :

- Alain BALLAND, Président de la société SPL-Xdemat :

Alain BALLAND est également Vice-Président du Conseil départemental de l’Aube, qu'il représente au

sein du Conseil d'administration.

Il'est par ailleurs Conseiller municipal de la commune de Saint-André-les-Vergers.

Enfin, en sa qualité de Conseiller départemental, il préside depuis quelques mois la Société

Immobilière et d'Aménagement du Barsuraubois et de l’Aube (SIABA).

- Jean-Marc ROZE, Vice-Président de la société SPL-Xdemat :

Jean-Marc ROZE est également 1” Vice-Président du Conseil départemental de la Marne, qu’il représente au sein du Conseil d'administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.Ilest par ailleurs adjoint au Maire de Reims et Conseiller communautaire délégué à la Communauté d'agglomération du Grand Reims. Il est enfin, Président de la SEM Agencia et de la Fédération des Entreprises publiques locales (Epl) du Grand Est.

- Renaud AVERLY, Vice-Président de la société SPL-Xdemat :

Renaud AVERLY est également Vice-Président du Conseil départemental des Ardennes, qu’il

représente au sein du Conseil d'administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

Il est par ailleurs Maire de Corny-Machéroménil et Président de la Communauté de communes du

Pays rethélois.

- Danièle BOEGLIN, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Danièle BOEGLIN est également Vice-Présidente du Conseil départemental! de l’Aube, qu’elle

représente au sein du Conseil d'administration.

Elle est par ailleurs Présidente du SMATB (Syndicat Mixte de l'Aérodrome de Troyes Barberey). Elle est enfin administrateur de la société anonyme Mon Logis et de la société d'économie mixte SEM

Energie.

- Marie-Noëlle RIGOLLOT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Marie-Noëlle RIGOLLOT est également Vice-Présidente du Conseil départemental de l’Aube, qu’elle

représente au sein du Conseil d'administration.

Elle est par ailleurs Maire de la commune de Baroville et Vice-Présidente à la Communauté de

communes de la Région de Bar-sur-Aube.

Enfin, en sa qualité de Conseillère départementale, elle siège au Conseil d'administration de

nombreuses structures parmi lesquelles figurent le Service départemental d'incendie et de secours {SDIS) de l’Aube, l'Office Public Habitat Troyes Aube Habitat et la Société Immobilière et

d'Aménagement du Barsuraubois et de l’Aube {(SIABA).

- Jean-Michel CLERCY, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Jean-Michel CLERCY est également Maire de Saint-Mesmin. li représente à ce titre, au Conseil d'administration, les actionnaires aubois autres que le Conseil départemental de l’Aube.

ilest par ailleurs Conseiller communautaire de la Communauté de communes Seine et Aube,

- François MAINSANT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

François MAINSANT est également Maire de Saint-Jean-sur-Tourbe. || représente à ce titre, au

Conseil d'administration, les actionnaires marnais autres que le Conseil départemental de la Marne.

ILest par ailleurs Président à la Communauté de communes de la Région de Suippes.

- Béatrice CARDON, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Béatrice CARDON est également Maire de Signy-le-Petit. Elle représente à ce titre, au Conseil d'administration, les actionnaires ardennais autres que le Conseil départemental des Ardennes.

Elle est par ailleurs Vice-Présidente à la Communauté de communes Ardennes Thiérache.

- Gérard GROSLAMBERT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Gérard GROSLAMBERT est également 1° Vice-Président du Conseil départemental de la Haute- Marne, qu'il représente au sein du Conseil d'administration.

Il est par ailleurs 3° adjoint au Maire de Chaumont et Vice-Président de la Société d'économie

mixte IMMOBAIL.

- _ Dominique THIEBAUD, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Dominique THIEBAUD est 3°"° Vice-Président de la Communauté de communes du Grand Langres. Il représente à ce titre, au Conseil d'administration, les actionnaires haut-marnais autres que le Conseil départemental de la Haute-Marne.

il est par ailleurs également Maire de Bourg et 1° Vice-Président du Pôle d'équilibre territorial et

rural (PETR) du Pays de Langres.- Pierre-Jean VERZELEN, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Pierre-Jean VERZELEN est également Vice-Président du Conseil départemental de l'Aisne, qu’il représente au sein du Conseil d'administration ainsi qu’au sein de nombreuses instances.

il est par ailleurs Maire de Crécy-sur-Serre, Président des maires de l'Aisne et Président de la

Communauté de communes du Pays de la Serre.

- Benoît ROGER, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Benoît ROGER est également Conseiller municipal de la commune de Couvron-et-Aumencourt. Il représente à ce titre, au Conseil d'administration, les actionnaires axonais autres que le Conseil

départemental de l’Aisne.

- Jérôme DUMONT, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Jérôme DUMONT est également Conseiller départemental de la Meuse, qu'il représente au sein du

Conseil d'administration.

- Christophe CAPUT, Administrateur de la société SPL-Xdemait :

Christophe CAPUT est également Maire de la commune de Dommary-Baroncourt. Il représente à ce titre, au Conseil d'administration, les actionnaires meusiens autres que le Conseil départemental de

la Meuse.

M est par ailleurs, Vice-Président de la Communauté de communes Damvilliers-Spincourt et Vice-

Président du syndicat des eaux de Piennes (SIEP).

- Luc GERECKE, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Luc GERECKE est également Vice-Président du Conseil départemental des Vosges, qu'il représente au

sein du Conseil d'administration.

It est par ailleurs Maire de Contrexéville et Vice-Président de la Communauté de communes Terre d’eau. ll est enfin, administrateur de la SAEML Vosges Télévision.

- Christophe JACOB, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Christophe JACOB est également Président du Syndicat Mixte pour l'Informatisation communale dans le département des Vosges (SMIC 88). Il représente à ce titre, au Conseil d'administration, les actionnaires vosgiens autres que le Conseil départemental des Vosges.

- Christian ARIES, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Christian ARIES est également Vice-Président du Conseil départemental de Meurthe-et-Moselle, qu’il

représente au sein du Conseil d'administration.

il est par ailleurs Conseiller municipal de Longwy et Conseiller communautaire de la Communauté d'agglomération de Longwy. Au titre de conseiller communautaire, il est membre du Syndicat mixte de traitement des Ordures Ménagères de Longwy (SMTOM), du syndicat mixte des transports de l’agglomération de Longwy (SMITRAL) et Vice-Président du syndicat de cohérence territoriale de Meurthe-et-Moselle Nord {SCOT). I! est enfin Président du Syndicat départemental d’électricité de

Meurthe-et-Moselle.

- Laurent GARCIA, Administrateur de la société SPL-Xdemat :

Laurent GARCIA est également Maire de Laxou. Il représente à ce titre, au Conseil d'administration,

les actionnaires meurthe-et-mosellans autres que le Conseil départemental de Meurthe-et-Moselle.

IL est par ailleurs député et Conseiller métropolitain de la Métropole du Grand Nancy.

Pour la direction générale de la société :

- Philippe RICARD, Directeur général de la société SPL-Xdemat :

Philippe RICARD exerce par ailleurs, les fonctions de Directeur informatique au sein du Conseil départemental de l’Aube, actionnaire majoritaire de la société SPL-Xdemat. A titre accessoire, il réalise des missions informatiques pour le compte du Syndicat départemental des eaux de l'Aube.

- Isabelle DARNEL, Directeur général délégué de la société SPL-Xdemat :

Isabelle DARNEL exerce par ailleurs, les fonctions de Directeur général adjoint en charge du Pôle Développement des territoires au sein du Conseil départemental de l’Aube, actionnaire majoritaire

de la société SPL-Xdemat.Conventions visées aux articles L. 225-40 et suivants du Code du commerce

Conformément aux dispositions de l’article L. 225-37-4, alinéa 1, 2° du code du commerce, vous

trouverez ci-dessous la liste des conventions intervenues directement ou par personne interposée,

entre,

- d’une part, l’un des mandataires sociaux ou l’un des actionnaires disposant d’une fraction des droits de vote supérieure à 10 % de la société (soit uniquement le Département de

l'Aube) ;

- et, d'autre part, une filiale dont la société possède directement ou indirectement plus de la moitié du capital, à l'exception des conventions portant sur des opérations courantes et conclues à des conditions normales (la société SPL-Xdemat ne possède pas de capital d’une

autre société) :

Conventions de mise à disposition de personnels du Département de lAube :

- Mise à disposition de Mme Christine LOUIS (205 jours) par le Département de l’Aube du 1° janvier

2020 jusqu’au 31 décembre 2020.

- Mise à disposition de Mme Sophie SIMONET (185 jours après avenant) par le Département de

l'Aube du 1% janvier 2020 jusqu’au 31 décembre 2020.

- Mise à disposition de Mme Jacqueline GOFFEZ (202 jours après avenant) par le Département de

l'Aube du 1% janvier 2020 jusqu’au 31 décembre 2020.

- Mise à disposition de M. Florian KNIBBE (145,1 jours après avenant) par le Département de l’Aube

du 1° janvier 2020 jusqu’au 31 décembre 2020.

- Mise à disposition de M. Benoît DUBRULLE (204,52 jours après avenant) par le Département de

l'Aube du 1° janvier 2020 jusqu’au 31 décembre 2020.

- Mise à disposition de M. Stéphane MAILLARD (53,4 jours après avenant) par le Département de

l'Aube du 1° janvier 2020 jusqu'au 31 décembre 2020.

- Mise à disposition de M. Vincent BENCI (77,6 jours après avenant) par le Département de l’Aube du

1° janvier 2020 jusqu'au 31 décembre 2020.

- Mise à disposition de Mme Marie-Annick OUDIN (85,6 jours après avenant) par le Département de

l'Aube du 1° janvier 2020 jusqu’au 31 décembre 2020.

- Mise à disposition de M. Nicolas PICOTIN (195,7 jours après avenant) par le Département de l'Aube

du 1° janvier 2020 jusqu'au 31 décembre 2020.

- Mise à disposition de Mme Annie NOWAK (16,3 jours après avenant) par le Département de l'Aube

du 1° janvier 2020 jusqu’au 31 décembre 2020.

- Mise à disposition de M. Christophe DUXIN pour des missions d'expertise fonctionnelle (140,8 jours après avenant) par le Département de l’Aube du 1°” janvier 2020 jusqu’au 31 décembre 2020.

Convention de remboursement des frais de structure :

- Remboursement des frais de structure du Département de l’Aube pour les agents mis à disposition de la société au regard de leur nombre, du nombre de jours par an travaillés à ces agents, de la surface de locaux occupée par eux, du coût au m2 (loyer + charges), du coût des fournitures de bureaux, des équipements informatiques et du mobilier utilisés, ainsi que de la durée d'amortissement desdits équipements et du coût RH pour la réalisation des paies.

Convention de mise à disposition de locaux :

- Mise à disposition après avenant de la totalité des locaux de l'immeuble situé 21 rue Charles Gros à

Troyes du 1°” janvier au 31 décembre 2020. Les équipements des salariés de la SPL occupant les locaux ont été achetés par la société. Le loyer comprend néanmoins une connexion internet et les

consommations téléphoniques.Convention de mise à disposition ponctuelle d’un véhicule :

- Mise à disposition ponctuelle d’un véhicule au Directeur général de la société par le Département de l’Aube pour ses déplacements, pendant 5 ans du 1°” janvier 2016 au 31 décembre 2020.

Modalités d'exercice de la Direction générale

Il est rappelé que le Conseil d'administration en date du 26 janvier 2012 a décidé que la direction générale de la société, serait assumée, sous sa responsabilité, par un Directeur Général, ce choix étant conforme aux statuts de la société et à l’article L. 225-51-1 du Code de commerce. Ce Directeur Général est assisté d’un Directeur Général Délégué.

CONTROLE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires, nous tenons à votre disposition les

rapports de votre Commissaire aux comptes.

Par ailleurs, nous vous indiquons que la liste et l’objet des conventions courantes conclues à des conditions normales qui, en raison de leur objet ou de leurs implications financières sont significatives pour les parties, ont été communiqués aux administrateurs et aux Commissaires aux

comptes.

SITUATION DES MANDATS DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Nous vous précisons qu'aucun mandat des commissaires aux comptes n'est arrivé à expiration au

cours de l'exercice.

SITUATION DES MANDATS DES ADMINISTRATEURS

Le mandat des représentants des Départements actionnaires, se termine fin mars 2021 (durée maximale : 6 ans conformément à l'article 14 des statuts). De nouveaux élus devront être désignés en conséquence suite aux élections départementales, pour représenter les Départements au sein du

Conseil d'administration.

Nous espérons que ce qui précède recevra votre agrément et que vous voudrez bien voter les

résolutions qui vous sont soumises.

Le Conseil d'administration