Déliberation - 2025 04 33 convention comite des jumelages

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Déliberation - 2025 04 33 convention comite des jumelages Document publié le Mercredi 16 avril 2025 par la commune de Bagnols-sur-Cèze. Lien du pdf (Déliberation - 2025 04 33 convention comite des jumelages)Thèmes du document : Associations, ONG et mouvements politiques, Tourisme, Budget, CONVENTION TRIENNALE D’OBJECTIFS 2025-2026-2027

Ville de Bagnols sur Cèze– Comité des Jumelages

ENTRE

La Ville de Bagnols-sur-Cèze

Représentée par son Maire, Monsieur Jean-Yves CHAPELET

Agissant en vertu d’une délibération du

Conseil municipal en date du 16 avril 2025

ci-après dénommée la Collectivité,

D’UNE PART,

ET

Le Comité des Jumelages de Bagnols-sur-Cèze

Enregistré en Préfecture du Gard sous le numéro

Dont le siège est situé à Bagnols-sur-Cèze,

Centre Pierre-Mendes-France – Avenue de la Mayre

30200 BAGNOLS-SUR-CÈZE

représenté par sa Présidente,

Madame Colette DAGANI

ci-après désignée l’Association,

D’AUTRE PART,Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE :

Les jumelages de Bagnols-sur-Cèze avec les communes de Braunfels, Newbury, Carcaixent, Eeklo, Feltre, et Kiskunfélegyháza ont été établis par des chartes de jumelages depuis 1959. Elles expriment la volonté des communes de Braunfels, Newbury, Carcaixent, Eeklo, Feltre, Kiskunfélegyháza et Bagnols-sur-Cèze de rapprocher leurs habitants en vue de pérenniser les échanges économiques et touristiques et de développer la compréhension, le respect mutuel et l’amitié entre les habitants de nos villes et de nos pays.

La commune assume la responsabilité du jumelage et le Conseil Municipal est garant de la politique à mener dans ce domaine mais il entend y associer tous les habitants, notamment à travers les associations locales qu’ils ont constituées.

C’est pourquoi, dans le but d’assurer la pérennité des liens unissant la population de Bagnols- sur-Cèze et de ses villes jumelles, des contacts et des échanges doivent être crées et entretenus à divers niveaux (scolaires, associatifs, culturel, sportif, professionnel, familial, individuel, etc…) indépendamment des visites et manifestations officielles.

TITRE PREMIER : OBJET DU PROTOCOLE.

Article 1 :

Dans le but de :

• Favoriser une plus large participation des habitants de la commune aux activités de jumelage,

• Marquer l’importance qu’elle attache à la vie associative et de privilégier cette dernière dans tous les domaines où les interventions de type purement administratifs ne s’avèrent pas nécessaires,

• Soulager le Conseil Municipal et/ou ses commissions d’un certain nombre de tâches qui peuvent être déléguées,

La commune mandate le comité des jumelages afin de mettre en œuvre, pour son compte, toutes les activités normalement impliquées par les jumelages à l’exception de celles qui ne peuvent être entreprises qu’en vertu du mandat électif détenu par le Maire et le Conseil Municipal ou qui engagent leur responsabilité propre.

Article 2 :

Restent du domaine strictement réservé au Maire et/ou au Conseil Municipal :

 Les décisions de politique générale,

 La participation à toute cérémonie ou manifestation comportant la représentation de la commune par ses élus,

 La conclusion d’un nouveau jumelage,

 La réception officielle d’élus municipaux des villes jumelles ou de représentants des autorités de leurs pays, L’engagement de toute dépense directement imputable sur le budget de la commune,

 Toute initiative réservée réglementairement au Maire ou au Conseil Municipal et/ou nécessitant une délibération de ce dernier.

Article 3 :

Dans le cas où il n’existerait pas d’opposition fondamentale ou réglementaire à ce que l’une des prérogatives énumérées ci-dessus soit déléguée au comité des jumelages ou à l’un de ses représentants, un mandat exprès devra être donné au cas par cas, sans que l’exception puisse constituer un précédent.

Article 4 :

Le comité des jumelages est expressément mandaté par la commune pour :

 La promotion des jumelages dans la ville et auprès des habitants,

 L’incitation des associations et organisations locales à participer aux jumelages dans le cadre et par le moyen des activités qui leur sont propres,

 L’établissement du programme annuel des activités de jumelage à l’exception des réceptions officielles éventuelles décidées en coordination avec le Conseil Municipal,

 L’organisation des échanges de jeunes à titre individuel ou familial. Les échanges organisés à titre collectif sont du ressort soit des établissements d’enseignements soit des associations locales auxquelles le comité pourra, sur leur demande, prêter son concours,

 L’organisation de voyages en groupe pour les habitants de la commune désirant se rendre dans les villes jumelles ou participer à des manifestations européennes,

 L’organisation de visites diverses dans le cadre européen,

 L’attribution d’une aide financière aux jeunes ou aux associations dans tous les cas où une telle aide peut s’avérer possible ou souhaitable,

 L’aide matérielle ponctuelle, à condition qu’elle soit possible et souhaitable, à l’organisation et/ou la réalisation d’activités ou manifestations susceptibles de promouvoir les jumelages ou d’accroître la participation des habitants de la commune à leur développement,

 L’organisation de l’accueil des habitants des villes jumelles à l’occasion de toutes les manifestations qui ne seraient pas spécifiquement prises en charge par une association locale. Cet accueil devra être assuré, dans toute la mesure du possible, dans des familles résidant sur le territoire de la commune ou d’une des communes qui s’associeraient au jumelage, sauf dans le cas où les familles reçues manifesteraient le désir de poursuivre des relations déjà engagées en dehors de la commune à l’occasion de rencontres précédentes,

 L’organisation des manifestations officielles chaque fois que le Conseil Municipal en exprimera le souhait.Article 5 :

Les listes figurant aux articles 2 et 4 ne pouvant avoir un caractère exhaustif, toute action de jumelage non prévue par ces articles et ne pouvant se rattacher sans aucun doute à l’un des cas énumérés, devra faire l’objet d’une concertation entre la commune et le comité des jumelages dans les conditions prévues à l’article 16. La décision prise alors ne pourra avoir qu’un caractère occasionnel à moins de faire l’objet, si l’action doit se répéter, d’un additif au présent protocole selon la procédure prévue à l’article 22.

Article 6 :

Le comité des jumelages accepte l’ensemble du mandat qui lui est donné par la commune. Il s’engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour mener à bien la mission qui lui est confiée. Il s’engage enfin à ouvrir toutes ses actions à l’ensemble de la population, sans distinction de quelque sorte que ce soit et sans obligation d’adhésion.

Article 7 :

Dans le cadre de la mise en œuvre de son projet associatif, l’Association s’engage à

mentionner le soutien apporté par la Collectivité, par l’apposition du logo sur les documents

édités par elle.

L’Association s’engage, pour tout support de communication qu’elle réalisera, à respecter la charte graphique et le protocole défini par la Collectivité relatifs à son logo ainsi qu’à soumettre au service Actions Culturelles et animations festives et au service Communication tout projet de support de communication (imprimé et numérique, écrit ou audiovisuel) pour validation avant diffusion.

TITRE SECOND : FINANCEMENT DES ACTIVITES DE JUMELAGE

Article 8 :

Les frais de fonctionnement courants de l’association signataire doivent être couverts par ses propres ressources telles qu’elles sont prévues par ses statuts.

Article 9 :

Dans le but de donner au comité des jumelages les moyens nécessaires pour exercer les fonctions qui lui sont déléguées par le présent protocole et de permettre ainsi au plus grand nombre d’habitants de participer aux activités, la commune versera chaque année au comité des jumelages une dotation globale forfaitaire.

Article 10 :

La dotation forfaitaire est destinée notamment à couvrir : Les frais d’organisation matérielle des actions et manifestations dont l’organisation incombe au comité des jumelages en vertu du présent protocole,

 Les frais d’organisation matérielle des actions et manifestations portées par le comité des jumelages pour la journée de l’Europe,

 L’aide aux jeunes et aux associations locales à l’occasion de leur déplacement dans le cadre des échanges et activités de jumelage,

 Les frais de promotion des jumelages,

 Une partie des frais de déplacement des administrateurs, se rendant dans l’une des villes jumelles pour participer à une réunion de travail (sur la base du tarif 2nde classe des chemins de fer).

ARTICLE 11 :

Conditions d’attribution :

Il est rappelé que ces concours budgétaires, soumis à la règle de l’annualité

budgétaire, sont fixés lors du vote du budget primitif de chaque année.

Les sommes indiquées ci-dessous ne peuvent donc être considérées comme

définitives. Elles sont soumises au vote du budget de la Collectivité.

La subvention de fonctionnement sera versée en une seule fois après le vote du budget.

L’Association pourra se voir attribuer d’autres subventions sur-réalisation de

projets validés en comité de pilotage.

La Collectivité se réserve le droit de modifier le montant des différentes subventions, si

elle considère que les objectifs fixés ne sont pas atteints.

Dans tous les cas, la modification des montants attribués ne pourra être décidée

qu’après concertation entre les parties lors d’un comité de pilotage.

Documents à fournir chaque année avant le 1er mars dans le cadre du versement de la subvention

• Les statuts, s’ils ont été modifiés,

• La composition du bureau de l’Association, si elle a été modifiée,

• Les comptes annuels du dernier exercice,

• Le budget prévisionnel de l’année à subventionner faisant ressortir l’ensemble des financements et ressources propres,

• Le compte rendu d’activités,

• La liste nominative des personnes et associations ayant bénéficié

d’une aide financière avec indication de la date, du montant et de

l’objet de chaque participation,

• Le relevé d’identité bancaire ou postal,

• Les éventuels documents fournis par la Collectivité, dûment complétés.Article 12 :

Montant de subventions :

Pour l’exercice 2025 :

Le montant de la subvention de la Collectivité s’établit à : 5 500 €

Pour l’exercice 2026 :

Le montant de la subvention de la Collectivité s’établit à 5 500 €

Pour l’exercice 2027 :

Le montant de la subvention de la Collectivité s’établit à 5 500 €

Article 13 :

Cette dotation ne peut en aucun cas servir à subventionner totalement ou même partiellement :

 Les voyages de détente, de loisir, ou touristiques des habitants se déplaçant à titre individuel, isolément ou en groupe, hormis dans le cadre des visites habituelles entre villes jumelles,

 Le déplacement, l’hébergement, le repas ou autres frais de même nature des administrateurs de l’association signataire, y compris les membres de droit désignés par le Conseil Municipal, à l’exception de ceux prévus à l’article 10.

Article 14 :

La dotation ne devra pas être non plus utilisée pour couvrir les frais d’organisation des réceptions officielles dont le comité des jumelages aurait été chargé par la commune. Ces frais seront pris en compte directement par le budget communal dès lors qu’ils auront été autorisés par le Maire sur présentation d’un devis établi par le comité.

TITRE TROISIEME : RELATIONS ENTRE LE CONSEIL MUNICIPAL DE BAGNOLS SUR CEZE ET LE COMITE DE JUMELAGE

Article 15 :

La liaison permanente entre le Conseil Municipal et le Conseil d’Administration du comité des jumelages sera assuré par 5 conseillers municipaux, membres de droit du Conseil d’Administration, désignés à cet effet par le Conseil Municipal. Cette représentation devra être expressément prévue par les statuts du comité des jumelages.

Article 16 :

Les conseillers municipaux désignés par la commune de Bagnols sur Cèze, membres de droit du conseil d’Administration de l’association signataire, jouiront des mêmes prérogatives et pouvoirs que les autres administrateurs. Ils participeront, en conséquence, à toutes les séances du Conseil d’Administration avec voie délibérative. Toutefois, ils ne pourront solliciter le mandant de Président ni celui de Trésorier.Article 17 :

Afin d’assurer dans les meilleures conditions le respect des orientations du Conseil Municipal en matière de jumelage, il est institué un "conseil d’orientation" qui définit les grandes orientations et les priorités d’action du comité des jumelages. Il émet un avis sur les propositions d’activités définies par le Conseil d’Administration du Comité des jumelages.

Ce "conseil d’orientation" est composé :

 Du Maire (ou du Maire-adjoint délégué,) qui présidera,

 De trois représentants du Conseil Municipal (ou de ses représentants) au Conseil d’Administration du Comité des jumelages,

 Du Président et des deux Vice-Présidents de l’association (ou du Président, du Vice- président et d’un autre membre du Conseil d’Administration).

Le conseil d’orientation pourra se réunir chaque année autant de fois que l’exige le bon fonctionnement du jumelage. Le "Conseil d’orientation" n’a pas de responsabilité dans la gestion du comité des jumelages qui reste de la compétence de son Conseil d’Administration de l’association.

Article 18 :

Dans le cas où se présenterait une situation non expressément prévue par le présent protocole, il y aura lieu de réunir le Conseil d’orientation qui sera appelé à faire des propositions, tant au Conseil Municipal qu’au Conseil d’Administration du comité des jumelages.

TITRE QUATRIEME : DATE D’EFFET DE LA CONVENTION, RENOUVELLEMENT, RESILIATION, OU RUPTURE

Article 19 :

La présente convention prend effet le 1er janvier 2025 et expirera le 31 décembre 2027. La résiliation devra être signifiée à l’autre partie par lettre recommandée avec avis de réception ou par courrier remis en mains propres, contre décharge, à un représentant qualifié.

Article 20 :

Les modifications qui pourraient être apportées aux statuts du comité des jumelages ne devront pas être en contradiction avec les dispositions de la présente convention. Dans le cas contraire, la convention deviendrait immédiatement caduque, la responsabilité de la rupture incombant à l’association signataire.

Article 21 :

Dans le cas où, dans un délai de 6 mois après la remise du compte rendu financier de l’association au Conseil Municipal, la dotation annuelle de fonctionnement n’aurait pas été versée, le comité des jumelages pourrait se considérer comme dégagé provisoirement de toutes les obligations contractées envers la commune en vertu du présent protocole, quinze jours après avoir donné préavis de suspension au Conseil Municipal par lettre recommandée avec avis de réception ou par courrier remis en mains propres, contre décharge, à unreprésentant qualifié. Seul le versement de la dotation dans un délai justifié pourrait interrompre la suspension et remettre la convention en vigueur dans tous ses effets. Dans le cas contraire, la responsabilité de la rupture incomberait à la commune.

Article 22 :

En cas de dissolution du comité des jumelages ou de rupture de la convention du fait de cette association, la commune pourrait demander que soit établi un arrêté des comptes visé conjointement par un Commissaire aux comptes et par un conseiller municipal désigné à cet effet et à exiger la restitution de la part de la dotation de l’année en cours et des années antérieures non encore utilisée aux fins pour lesquelles elle était prévue.

Article 23 :

En cas de rupture de la présente convention imputable à la commune, l’association signataire sera tenue de reverser les fonds non utilisés sous réserve des sommes déjà engagées et d’une juste indemnisation du préjudice ainsi subi.

Article 24 :

Dans le cas où, sur le rapport des conseillers municipaux délégués, ou par tout autre moyen, le Conseil Municipal aurait acquis la conviction que des fonds provenant de la dotation annuelle auraient été détournés de leur destination, il serait fondé, après demande d’explications, à voter la suspension provisoire des effets du présent protocole jusqu’à production des justifications nécessaires, ceci indépendamment de toute action qu’il pourrait intenter devant la juridiction compétente.

TITRE CINQUIEME : AMENDEMENTS AU PROTOCOLE

Article 25 :

Le présent protocole pourra faire l’objet de toute modification ou addition qui s’avèrerait nécessaire, après avis conforme du Conseil Municipal et du Conseil d’Administration du comité des jumelages.

Fait en double exemplaire à ……………………………………………, le

Pour le comité des jumelages Pour la commune

Le Président Le Maire