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Déliberation - ANNEXE 2023 83 Convention Trail de Peille 2024
Document publié le Jeudi 12 janvier 2023 par la commune de Peille.
Lien du pdf (Déliberation - ANNEXE 2023 83 Convention Trail de Peille 2024)
Thèmes du document : Fiscalité, Télécommunications et internet, Institutions publiques,
RIVIERA Tri - Athlé TRAIL CHALLENGE
AZUR À eut
CONVENTION DE PRESTATION DE SERVICE A CARACTERE SPORTIF
ENTRE LES SOUSSIGNES:
La commune de PEILLE, sis Hôtel de Ville, Place Carnot 06440 PEILLE,
Représentée par son maire, Monsieur Cyril PIAZZA, dûment autorisé par une délibération du conseil municipal en date du 23 mai 2020,
ci-après dénommée « la Commune »
D’UNE PART,
ET
L’association Azur Tri - Athlé Team, domiciliée 3 Rue Centrale, 06440 Peille,
représentée par Monsieur Cédric AMAND, son président,
ci-après dénommée « le Prestataire »
D’AUTRE PART,
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
Le prestataire assure depuis déjà dix ans l’organisation des Trails des villages d’ Eze et La
Turbie (course pédestre sur terrain naturel) qui réunit plusieurs centaines de participants.
Les parties ont convenu de formaliser leurs engagements réciproques dans une convention
simplifiée afin d’organiser le Trail de Peille qui entrera dans le Riviera Trail Challenge.
(Challenge sur les 3 trails : Eze, La Turbie, Peille).
Cette convention a fait l’objet d’une délibération n° en date du 7 août 2023.
ARTICLE 1 – Objet de la présente convention
La commune de Peille confie au Prestataire qui l’accepte, l’organisation de la manifestation
intitulée « Trail de PEILLE 2023 », répartie en trois distances progressives.
ARTICLE 2 – Date de l’événement, montage et démontage
a) La course aura lieu le samedi 9 mars 2024 dans la matinée.
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b) Le montage consistera surtout dans le fléchage de l’itinéraire des trois parcours
proposés.
c) Le démontage consiste au ramassage du fléchage (jusqu’à 5 jours après la course).
d) Le stockage du matériel nécessaire à l’organisation se fait en amont de l’événement
et débute 6 jours avant la course. Le matériel doit pouvoir être entreposé à proximité
du lieu de l’épreuve afin de faciliter les manutentions. (local communal, chalet
sécurisé, conteneur, barnum, sanitaire à proximité du terrain de tennis...).
ARTICLE 3 – Engagements du Prestataire
a) La conception des itinéraires (en relation avec la commune et avec sa validation).
b) La mise en place de la signalétique et de la rubalise nécessaire à la sécurisation des
parcours.
c) La recherche de sponsors.
d) Les formalités d’inscription des participants.
e) Les relations avec les fédérations de courses sportives.
f) La coordination générale de la manifestation dont l’accueil des participant et la remise
des prix.
g) L’obtention des autorisations administratives éventuellement nécessaires.
h) La souscription des assurances nécessaires pour couvrir l’événement.
i) La gestion du site internet officiel de communication et la création graphique
d’affiches et de support de communication ainsi que leur mise en place sur la
commune et les communes voisines.
j) La présence aux réunions d’organisation en mairie.
k) La recherche des meilleurs prestataires.
l) Retirer toute la rubalise nécessaire à l’orientation jusqu’à 5 jours après l’événement.
m) La prise en charge de tous les frais ne figurant pas dans l’article 4, comme le
chronométrage, l’animateur, les t-shirting, le ravitaillement, la sonorisation...
n) Faire figurer sur tous les supports de communication (presse, pancartes, tee-shirts,
affiches, signalétiques...) le logo et le nom de la commune de Peille ainsi que
l’inscription « vallées des paillons ». Ces visuels seront à faire valider par la
collectivité.
o) Entretien des chemins
ARTICLE 4 – Engagements de la commune de Peille
a) La mise à disposition du parcours des trois courses (plan en annexe).
b) La mise à disposition des locaux nécessaires à l’organisation, à savoir :
c) La communication autour de l’événement : rédaction et envoi de communiqués de
presse, impressions d’affiches A3 ou A4, de programmes, d’invitations,
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communication sur les sites internet de la mairie et du tourisme, ainsi qu’à travers les
réseaux sociaux de la commune.
d) Le soutien logistique du service technique municipal en fonction de la fiche technique
ci-jointe (notamment le montage et le démontage des barnums).
e) La surveillance par un agent de sécurité de tel lieu, de telle heure à telle heure.
f) La rémunération du prestataire, selon l’article 5.
g) Le service de secours assistance le jour de la course (UDPS06).
h) Le signalement de la manifestation à sa propre société d’assurance.
i) La fourniture de 18 coupes et de 45 médailles comportant des plaques gravées au
nom de la commune par catégorie.
ARTICLE 5 – Rémunération
En échange des prestations énumérées dans l’article 3 de la présente convention, la
commune de Peille s’engage à verser au Prestataire la somme de trois milles euros (3 K€).
Ce règlement s’effectuera selon l’échéancier suivant :
- Mille cinq cents euros à la signature de la présente convention, afin de couvrir les
frais d’organisation;
- Mille cinq cents euros (soit le solde), au plus tard le 17 janvier 2024.
Par virement administratif, à réception du RIB de l’organisateur et suivant l’échéancier ci-
dessus.
ARTICLE 6 – Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
Cette prestation n’entre pas dans le champ de la TVA.
ARTICLE 7 – Annulation de l’événement
Dans le cas où cette annulation se ferait d’un commun accord, avant le début de la
manifestation, il est convenu qu’aucune pénalité ne sera due à l’une ou à l’autre des parties.
Dans le cas où cette annulation serait motivée par des consignes gouvernementales ou
préfectorales, comme dans le cadre de la lutte contre une épidémie sanitaire telle que la
COVID19, la commune remboursera uniquement les frais déjà engagés par le prestataire
sur présentation de justificatifs.
Dans le cas où cette annulation serait du fait de la Commune, celle-ci s’engage à régler au
Prestataire la totalité des dépenses encore engagées par lui, sur présentation des
justificatifs.
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Reçu le 08/08/2023
Dans le cas où cette annulation serait du fait du Prestataire, celui-ci s’engage à rembourser
les versements éventuellement effectués auxquels s’ajouteraient les autres frais engagés
par la commune dans le cadre de cet événement.
En cas d’annulation pour cause de force majeure, la responsabilité de la commune ou du
prestataire ne seront pas mises en cause et les frais non encore engagés ne seront pas dû.
ARTICLE 8 – Assurances
La commune de Peille, organisatrice de l’événement, s’engage à souscrire toute assurance
nécessaire à la protection des biens et des personnes.
En cas de sinistre engageant la responsabilité du Prestataire, la responsabilité de la
Commune ne sera pas engagée et c’est la responsabilité civile du Prestataire : l’association
Azur Tri - Athlé Team qui sera mise en cause. Il est convenu que l’association devra remettre
une copie de son attestation d’assurance à la Commune.
Le Prestataire se charge de vérifier que chaque participant inscrit est en possession d’une
assurance individuelle avant de participer à la course.
ARTICLE 9 – Exploitation du site
a) Le Prestataire s’engage à respecter les lieux mis à disposition et à les laisser propres
et en bon état.
b) Le Prestataire est conscient de la qualité patrimoniale du site qui impose un respect
particulier de la réglementation, notamment en termes d’incendie. Il aura pour
mission d’en sensibiliser les participants.
c) L’exploitation du site se fera en accord avec les représentants de la Commune sur
place.
ARTICLE 10 – Contentieux
En cas de contentieux dans l’exécution de la présente convention, et après l’échec de toute
voie de négociation amiable, les parties conviennent de s’en remettre au tribunal
administratif de Nice.
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Reçu le 08/08/2023
Fait à Peille, le 7 août 2023
Pour la Commune de Peille, Pour le Prestataire,
Cyril PIAZZA Cédric AMAND
Maire Président d’Azur Tri - Athlé Team
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Reçu le 08/08/2023