unknown - Communauté de communes - Pyrénées Cerdagne - 101 2020 reglement interieur

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unknown - Communauté de communes - Pyrénées Cerdagne - 101 2020 reglement interieur Document publié le Mercredi 1 janvier 2020 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Pyrénées Cerdagne - 101 2020 reglement interieur)Thèmes du document : Justice et droit, Démocratie, Démocratie locale et participation citoyenne, 1

Règlement intérieur

du conseil communautaire

de la Communauté de Communes

« Pyrénées-Cerdagne »

Le présent règlement est établi sans préjudice à l’application des dispositions légales et règlementaires d’exception liée à l’épidémie du Covid-19 et applicables durant la période de crise sanitaire. Une fiche annexe au présent règlement fixe le protocole barrière des réunions présentielles du conseil communautaire. Cette fiche peut être modifiée autant que nécessaire par l’exécutif en fonction des circonstances et des données sanitaires pour assurer la protection de la santé des membres du conseil, du personnel et du public.

CHAPITRE I : Réunions du conseil communautaire

ARTICLE 1 : PERIODICITE DES SEANCES

Le conseil communautaire se réunit au moins une fois par trimestre.

Lors de la première réunion du conseil communautaire, immédiatement après l'élection du bureau, le président donne lecture de la charte de l'élu local prévue à l'article L. 1111-1-1 du code général des collectivités territoriales et la remet à chaque membre du conseil.

Le conseil communautaire établit son règlement intérieur dans les six mois qui suivent son installation. Le règlement intérieur précédemment adopté continue à s'appliquer jusqu’à l’adoption du nouveau règlement. Le règlement intérieur peut être déféré au tribunal administratif.

Le président peut réunir le conseil communautaire chaque fois qu'il le juge utile. Il est tenu de le convoquer dans un délai maximal de trente jours quand la demande motivée lui en est faite, par écrit, par le représentant de l'Etat dans le département ou par la majorité des membres du conseil communautaire.

En cas d'urgence, le représentant de l'Etat dans le département peut abréger ce délai.

ARTICLE 2 : CONVOCATIONS

La convocation précise la date, l’heure et le lieu de la réunion.

Le conseil communautaire se réunit et délibère au siège de la communauté. Il peut également se réunir et délibérer, à titre définitif, dans un autre lieu situé sur le territoire de la communauté, dès lors que ce lieu ne contrevient pas au principe de neutralité, qu'il offre les conditions d'accessibilité et de sécurité nécessaires et qu'il permet d'assurer la publicité des séances.

Toute convocation est faite par le président. Elle indique les questions portées à l'ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée. Elle est transmise de manière dématérialisée ou, si les conseillers communautaires en font la demande, adressée par voie postale à leur domicile ou à une autre adresse.

Une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération doit être jointe, à la convocation, aux membres du conseil communautaire.

Si la délibération concerne un contrat de service public, le projet de contrat ou de marché accompagné de

l'ensemble des pièces peut, à sa demande, être consulté au siège de la communauté par tout conseiller

communautaire à compter de la date d’envoi de la convocation.

Dans le cas d’une délégation de service public, et conformément à l’article L.1411-7 du code général des collectivités territoriales, les documents sur lesquels se prononcera le conseil seront transmis aux conseillers communautaires quinze jours au moins avant la date de la délibération.2

Sont annexés à la convocation quel que soit ses modalités d’envoi : un modèle de pouvoir, le procès-verbal des débats de la précédente séance, les notes de synthèse des affaires soumises à la délibération ainsi que la liste des décisions prises par le président depuis la dernière séance.

La convocation dématérialisée comporte les documents devant y être joints sous format PDF. La communauté peut mettre à disposition de tous les conseillers communautaires la convocation accompagnée des éléments d'information complémentaires (et notamment des documents exhaustifs et volumineux) sur un site Internet ou Intranet sécurisé dont il serait alors fait mention sur la convocation. Cette mise à disposition est complémentaire de l'envoi direct et personnel à l'élu et ne peut s'y substituer. La convocation est adressée 5 jours francs (nombre de jours compris entre la date d’envoi de la convocation et le jour de la réunion) au moins avant celui de la réunion.

En cas d'urgence, le délai peut être réduit par le président, sans pouvoir être toutefois inférieur à un jour franc. Le président en rend compte dès l'ouverture de la séance au conseil communautaire qui se prononce sur l'urgence et peut décider le renvoi de la discussion, pour tout ou partie, à l'ordre du jour d'une séance ultérieure.

ARTICLE 3 : ORDRE DU JOUR

Le président fixe l’ordre du jour. Le président a la maîtrise de l’ordre du jour. Une affaire peut être retirée à tout moment de l’ordre du jour. Une affaire ne peut être ajoutée à l’ordre du jour que préalablement à la séance et en respectant le délai de 5 jours francs.

L’ordre du jour est notifié sur la convocation et porté à la connaissance du public.

ARTICLE 4 : ACCES AUX DOSSIERS

Tout membre du conseil communautaire a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la communauté qui font l'objet d'une délibération.

La communauté assure la diffusion de l'information auprès de ses membres élus par les moyens matériels qu'elle juge les plus appropriés.

Afin de permettre l'échange d'informations sur les affaires relevant de ses compétences, la communauté peut, dans les conditions définies par son assemblée délibérante, mettre à la disposition de ses membres élus, à titre individuel, les moyens informatiques et de télécommunications nécessaires. Si la délibération concerne un contrat de service public, le projet de contrat ou de marché accompagné de l'ensemble des pièces peut, à sa demande, être consulté au siège de la communauté par tout conseiller communautaire dans les conditions fixées par le règlement intérieur.

Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil communautaire, des budgets et des comptes de la communauté et des arrêtés du président. Chacun peut les publier sous sa responsabilité.

La communication des documents mentionnés au premier alinéa, qui peut être obtenue aussi bien du président que des services déconcentrés de l'Etat, intervient dans les conditions prévues par l'article L. 311-9 du code des relations entre le public et l'administration.

A compter de la date d’envoi de la convocation, les conseillers communautaires peuvent consulter les dossiers uniquement au siège de la communauté et aux heures ouvrables.

Dans tous les cas, ces dossiers seront tenus en séance à la disposition des membres de l’assemblée. Toute question, demande d’information complémentaire ou intervention d’un membre du conseil communautaire auprès de l’administration, devra se faire sous couvert du président ou du vice-président en charge du dossier.

ARTICLE 5 : QUESTIONS ORALES

Les conseillers communautaires ont le droit d'exposer oralement en séance du conseil des questions ayant trait aux affaires de la communauté.

Elles ne donnent pas lieu à des débats, sauf demande de la majorité des conseillers communautaires présents. Chaque conseiller communautaire est limité à une question orale par séance qu’il peut exposer librement. Un conseiller communautaire peut concéder à un autre son droit à poser une question orale. Les questions sont examinées par ordre de dépôt dans les limites imparties à la durée qu’il leur est consacrée en fin de séance. En cas de dépôt simultané, la priorité est accordée au bénéfice de l’âge du conseiller communautaire. Les questions non examinées sont reportées au conseil communautaire suivant.3

Le texte des questions est adressé au président deux jours ouvrés au moins avant une séance du conseil communautaire et fait l’objet d’un accusé de réception. Les questions déposées après l’expiration du délai susvisé sont traitées à la séance ultérieure la plus proche.

Lors de cette séance, le président ou l’élu délégué en charge du dossier répond aux questions posées oralement par les conseillers communautaires.

Les questions orales sont traitées à la fin de chaque séance ; la durée consacrée à cette partie est limitée à 30 minutes au total sauf demande de la majorité des conseillers communautaires présents d’étendre la durée consacrée aux questions orales.

ARTICLE 6 : QUESTIONS ECRITES

Chaque membre du conseil communautaire peut adresser au président des questions écrites sur toute affaire ou tout problème concernant la communauté ou l’action communautaire. La réponse est écrite et doit être adressée au plus tard sous 15 jours.

CHAPITRE II : Commissions et comités consultatifs

ARTICLE 7 : COMMISSIONS COMMUNAUTAIRES

Le conseil communautaire peut former, au cours de chaque séance, des commissions chargées d'étudier les questions soumises au conseil soit par l'administration, soit à l'initiative d'un de ses membres. Elles sont convoquées par le président, qui en est le président de droit, dans les huit jours qui suivent leur nomination, ou à plus bref délai sur la demande de la majorité des membres qui les composent. Dans cette première réunion, les commissions désignent un vice-président choisi parmi leurs membres. Le conseil communautaire peut prévoir la participation de conseillers municipaux des communes membres de cet établissement selon des modalités qu'il détermine à l’occasion de la création de la commission. Les élus municipaux suppléant le maire ou ayant reçu délégation qui ne sont pas membres de cette commission peuvent assister aux séances de celle-ci, sans participer aux votes.

ARTICLE 8 : FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS COMMUNAUTAIRES

Le conseil communautaire fixe le nombre de conseillers siégeant dans chaque commission en sus du Président et désigne ceux qui y siègeront.

Chaque conseiller communautaire doit siéger dans au moins une commission. La désignation des membres des commissions est effectuée au scrutin secret, sauf si le conseil communautaire décide, à l'unanimité, d'y renoncer.

Le vice-président d’une commission peut la convoquer et la présider si le président est absent ou empêché. En cas d'empêchement, le membre d'une commission peut être remplacé pour une réunion par un conseiller municipal de la même commune désigné par le maire. Ce dernier veille dans sa désignation à respecter le principe de la représentation proportionnelle défini au dernier alinéa du même article L. 2121-22 du code général des collectivités territoriales.

Les commissions peuvent entendre des personnes qualifiées extérieures au conseil communautaire. Chaque conseiller aura la faculté d’assister, en sa qualité d’auditeur, aux travaux de toute commission autre que celle dont il est membre après en avoir informé son président 5 jours au moins avant la réunion. La commission se réunit sur convocation du président ou du vice-président. Il est toutefois tenu de réunir la commission à la demande de la majorité de ses membres.

La convocation, accompagnée de l’ordre du jour, est adressée à chaque conseiller à son domicile 5 jours avant la tenue de la réunion.

Les séances des commissions ne sont pas publiques, sauf décision contraire prise à la majorité des membres présents.

Sauf décision contraire du président, notamment en cas d’urgence, toute affaire soumise au conseil communautaire doit être préalablement étudiée par une commission.

Les commissions n’ont aucun pouvoir de décision. Elles examinent les affaires qui leur sont soumises, émettent de simples avis ou formulent des propositions.

Elles statuent à la majorité des membres présents.4

Elles élaborent un rapport sur les affaires étudiées. Ce rapport est communiqué à l’ensemble des membres du conseil.

ARTICLE 9 : COMITES CONSULTATIFS

Le conseil communautaire peut créer des comités consultatifs sur tout problème d'intérêt communautaire concernant tout ou partie du territoire de la communauté. Ces comités comprennent des personnes qui peuvent ne pas appartenir au conseil, notamment des représentants des associations locales. Sur proposition du président, le conseil communautaire en fixe la composition pour une durée qui ne peut excéder celle du mandat communautaire en cours.

Chaque comité est présidé par un membre du conseil communautaire, désigné par le président. Les comités peuvent être consultés par le président sur toute question ou projet intéressant les services publics et équipements de proximité et entrant dans le domaine d'activité des associations membres du comité. Ils peuvent par ailleurs transmettre au président toute proposition concernant tout problème d'intérêt communal pour lequel ils ont été institués.

Chaque comité, présidé par un membre du conseil communautaire désigné parmi ses membres, est composé d’élus et de personnalités extérieures à l’assemblée communale et particulièrement qualifiées ou directement concernées par le sujet soumis à l’examen du comité.

Les avis émis par les comités consultatifs ne sauraient en aucun cas lier le conseil communautaire.

ARTICLE 10 : COMMISSIONS CONSULTATIVES DES SERVICES PUBLICS LOCAUX

Il peut être créé une commission consultative des services publics locaux pour l'ensemble des services publics qu'ils confient à un tiers par convention de délégation de service public ou qu'ils exploitent en régie dotée de l'autonomie financière.

Cette commission, présidée par le président ou son représentant, comprend des membres de de l'organe délibérant, désignés dans le respect du principe de la représentation proportionnelle, et des représentants d'associations locales, nommés par l'assemblée délibérante ou l'organe délibérant. En fonction de l'ordre du jour, la commission peut, sur proposition de son président, inviter à participer à ses travaux, avec voix consultative, toute personne dont l'audition lui paraît utile.

La majorité des membres de la commission peut demander l'inscription à l'ordre du jour de toute proposition relative à l'amélioration des services publics locaux.

La commission examine chaque année sur le rapport de son président :

1° Le rapport, mentionné à l'article L. 1411-3, établi par le délégataire de service public ; 2° Les rapports sur le prix et la qualité du service public d'eau potable, sur les services d'assainissement et sur les services de collecte, d'évacuation ou de traitement des ordures ménagères visés à l'article L. 2224-5 ; 3° Un bilan d'activité des services exploités en régie dotée de l'autonomie financière ; 4° Le rapport mentionné à l'article L. 1414-14 établi par le cocontractant d'un contrat de partenariat. Elle est consultée pour avis par l'assemblée délibérante ou par l'organe délibérant sur : 1° tout projet de délégation de service public, avant que l'assemblée délibérante ou l'organe délibérant se prononce dans les conditions prévues par l'article L. 1411-4 ;

2° tout projet de création d'une régie dotée de l'autonomie financière, avant la décision portant création de la régie ;

3° tout projet de partenariat avant que l'assemblée délibérante ou l'organe délibérant ne se prononce dans les conditions prévues à l'article L. 1414-2 ;

4° tout projet de participation du service de l'eau ou de l'assainissement à un programme de recherche et de développement, avant la décision d'y engager le service.

Le président de la commission consultative des services publics locaux présente à son assemblée délibérante ou à son organe délibérant, avant le 1er juillet de chaque année, un état des travaux réalisés par cette commission au cours de l'année précédente.

Dans les conditions qu'ils fixent, l'assemblée délibérante ou l'organe délibérant peuvent charger, par délégation, l'organe exécutif de saisir pour avis la commission des projets précités. Les travaux de la commission donnent lieu chaque année à l’élaboration d’un rapport qui est transmis au président et communiqué par celui-ci aux membres de la commission ainsi qu’au conseil communautaire. Les rapports remis par les commissions consultatives des services publics locaux ne sauraient en aucun cas lier le conseil communautaire.5

ARTICLE 11 : COMMISSIONS D’APPELS D’OFFRES

Le conseil communautaire forme une ou plusieurs commissions d'appel d'offres à caractère permanent. Une commission spécifique peut aussi être constituée pour la passation d'un marché déterminé. Ces commissions d'appel d'offres sont composées des membres suivants : le président ou son représentant, président, et cinq membres du conseil communautaire élus en son sein à la représentation proportionnelle au plus fort reste.

Il est procédé, selon les mêmes modalités, à la désignation ou à l'élection de suppléants en nombre égal à celui des membres titulaires

L'élection des membres titulaires et des suppléants a lieu sur la même liste, sans panachage ni vote préférentiel. Les listes peuvent comprendre moins de noms qu'il n'y a de sièges de titulaires et de suppléants à pourvoir.

En cas d'égalité des restes, le siège revient à la liste qui a obtenu le plus grand nombre de suffrages. Si les listes en cause ont également recueilli le même nombre de suffrages, le siège est attribué au plus âgé des candidats susceptibles d'être proclamés élus.

Il est pourvu au remplacement d'un membre titulaire de la commission d'appel d'offres par le suppléant inscrit sur la même liste et venant immédiatement après le dernier titulaire élu de ladite liste. Le remplacement du suppléant, ainsi devenu membre titulaire, est assuré par le candidat inscrit sur la même liste, immédiatement après ce dernier.

Il est procédé au renouvellement intégral de la commission d'appel d'offres lorsqu'une liste se trouve dans l'impossibilité de pourvoir, dans les conditions telles que prévues à l'alinéa précédent, au remplacement des membres titulaires auxquels elle a droit.

Le quorum est atteint lorsque plus de la moitié des membres ayant voix délibérative sont présents. Si, après une première convocation, ce quorum n'est pas atteint, la commission est à nouveau convoquée. Elle se réunit alors valablement sans condition de quorum.

Lorsqu'ils y sont invités par le président de la commission, le comptable de la collectivité et un représentant du ministre chargé de la concurrence peuvent participer, avec voix consultative, aux réunions de la commission. Leurs observations sont consignées au procès-verbal.

Peuvent participer à la commission, avec voix consultative, des personnalités ou un ou plusieurs agents de la communauté désignés par le président de la commission, en raison de leur compétence dans la matière qui fait l'objet du marché.

CHAPITRE III : Tenue des séances du conseil communautaire

ARTICLE 12 : PRESIDENCE

Le conseil communautaire est présidé par le président et, à défaut, par celui qui le remplace dans l’ordre du tableau du conseil communautaire.

Dans les séances où le compte administratif du président est débattu, le conseil communautaire élit son président.

Dans ce cas, le président peut, même s'il n'est plus en fonction, assister à la discussion ; mais il doit se retirer au moment du vote.

La séance au cours de laquelle il est procédé à l'élection du président est présidée par le plus âgé des membres du conseil communautaire.

Pour toute élection du président ou des vice-présidents, les membres du conseil communautaire sont convoqués dans les formes et délais prévus au code général des collectivités territoriales. La convocation contient mention spéciale de l'élection à laquelle il doit être procédé.

Le président procède à l’ouverture des séances, vérifie le quorum, dirige les débats, accorde la parole, rappelle les orateurs à l’affaire soumise au vote. Il met fin s’il y a lieu aux interruptions de séance, met aux voix les propositions et les délibérations, décompte les scrutins, juge conjointement avec le secrétaire de séance les épreuves des votes, en proclame les résultats, prononce la suspension et la clôture des séances après épuisement de l’ordre du jour.6

ARTICLE 13 : QUORUM

Le conseil communautaire ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice est présente.

Si, après une première convocation régulièrement, ce quorum n'est pas atteint, le conseil communautaire est à nouveau convoqué à trois jours au moins d'intervalle. Il délibère alors valablement sans condition de quorum.

Le quorum doit être atteint à l’ouverture de la séance mais aussi lors de la mise en discussion de toute question soumise à délibération. Ainsi, si un conseiller communautaire s’absente pendant la séance, cette dernière ne peut se poursuivre que si le quorum reste atteint malgré ce départ.

Si le quorum n’est pas atteint à l’occasion de l’examen d’un point de l’ordre du jour soumis à délibération, le président lève la séance et renvoie la suite des affaires à une date ultérieure. Les pouvoirs donnés par les conseillers absents n’entrent pas en compte dans le calcul du quorum.

ARTICLE 14 : POUVOIRS

Un conseiller communautaire empêché d'assister à une séance est remplacé par son suppléant lorsque la commune ne dispose que d’un seul siège.

Si un conseiller communautaire ne dispose pas d’un suppléant ou si le suppléant est lui-même empêché d’assister à une séance, le conseiller communautaire peut donner à un collègue de son choix pouvoir écrit de voter en son nom. Un même conseiller communautaire ne peut être porteur que d'un seul pouvoir. Le pouvoir est toujours révocable. Sauf cas de maladie dûment constatée, il ne peut être valable pour plus de trois séances consécutives.

Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés.

Lorsqu'il y a partage égal des voix et sauf cas de scrutin secret, la voix du président est prépondérante. Le mandataire remet la délégation de vote ou mandat au président de séance lors de l’appel du nom du conseiller empêché. La délégation de vote peut être établie au cours d’une séance à laquelle participe un conseiller obligé de se retirer avant la fin de la séance.

Afin d’éviter toute contestation sur leur participation au vote, les conseillers communautaires qui se retirent de la salle des délibérations doivent faire connaître au président leur intention ou leur souhait de se faire représenter.

ARTICLE 15 : SECRETARIAT DE SEANCE

Au début de chacune de ses séances, le conseil communautaire nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire.

Il peut adjoindre à ce ou ces secrétaires des auxiliaires, pris en dehors de ses membres, qui assistent aux séances mais sans participer aux délibérations.

Le secrétaire de séance, qui est un(e) élu(e), assiste le président pour la vérification du quorum et celle de la validité des pouvoirs, de la contestation des votes et du bon déroulement des scrutins. Il contrôle l’élaboration du procès-verbal de séance.

Les auxiliaires de séance ne prennent la parole que sur invitation expresse du président et restent tenus à l’obligation de réserve.

ARTICLE 16 : ACCES ET TENUE DU PUBLIC

Les séances des conseils communautaires sont publiques.

Aucune personne autre que les membres du conseil communautaire ou de l’administration communautaire ne peut pénétrer dans l’enceinte du conseil sans y avoir été autorisé par le président. Le public est autorisé à occuper les places qui lui sont réservées dans la salle. Il doit observer le silence durant toute la durée de la séance. Toutes marques d’approbation ou de désapprobation sont interdites. Un emplacement spécial est réservé aux représentants de la presse.

ARTICLE 17 : ENREGISTREMENT DES DEBATS

Sans préjudice des pouvoirs que le président tient de l'article L. 2121-16 du code général des collectivités territoriales, les séances peuvent être enregistrées et peuvent être retransmises par les moyens de communication audiovisuelle.7

ARTICLE 18 : SEANCE A HUIS CLOS

Sur la demande de trois membres ou du président, le conseil communautaire peut décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, qu'il se réunit à huis clos. La décision de tenir une séance à huis clos est prise par un vote public du conseil communautaire. Lorsqu’il est décidé que le conseil communautaire se réunit à huis clos, le public ainsi que les représentants de la presse doivent se retirer.

Le huis clos peut être requis en raison du contexte sanitaire.

ARTICLE 19 : POLICE DE L’ASSEMBLEE

Le président a seul la police de l'assemblée.

Il peut faire expulser de l'auditoire ou arrêter tout individu qui trouble l'ordre. En cas de crime ou de délit, il en dresse un procès-verbal et le procureur de la République en est immédiatement saisi.

En cas de crime ou de délit (propos injurieux ou diffamatoires …), le président en dresse procès-verbal et en saisit immédiatement le procureur de la République.

Il appartient au président ou à celui qui le remplace de faire observer le présent règlement.

CHAPITRE IV : Débats et votes des délibérations

Le conseil communautaire règle par ses délibérations les affaires de la communauté. Il donne son avis toutes les fois que cet avis est requis par les lois et règlements, ou qu'il est demandé par le représentant de l'Etat dans le département.

Lorsque le conseil communautaire, à ce régulièrement requis et convoqué, refuse ou néglige de donner avis, il peut être passé outre.

Le conseil communautaire émet des vœux sur tous les objets d'intérêt local.

ARTICLE 20 : DEROULEMENT DE LA SEANCE

Le président, à l’ouverture de la séance, procède à l’appel des conseillers, constate le quorum, proclame la validité de la séance si celui-ci est atteint, cite les pouvoirs reçus. Il fait approuver le procès-verbal de la séance précédente et prend note des rectifications éventuelles.

Le président appelle ensuite les affaires inscrites à l’ordre du jour ; seules celles-ci peuvent faire l’objet d’une délibération.

Il peut aussi soumettre au conseil communautaire des « questions diverses », qui ne revêtent pas une importance capitale. Si toutefois l’une de ces questions doit faire l’objet d’une délibération, elle devra en tant que telle être inscrite à l’ordre du jour de la prochaine séance du conseil communautaire. Le président appelle ensuite les affaires inscrites à l’ordre du jour.

Le président accorde immédiatement la parole en cas de réclamation relative à l’ordre du jour. Il demande au conseil communautaire de nommer le secrétaire de séance.

Le président rend compte des décisions qu’il a prises en vertu de la délégation du conseil communautaire. Il aborde ensuite les points de l’ordre du jour tels qu’ils apparaissent dans la convocation. Chaque affaire fait l’objet d’un résumé par les rapporteurs désignés par le président. Cette présentation peut être précédée ou suivie d’une intervention du président lui-même ou de l’adjoint compétent.

ARTICLE 21 : DEBATS ORDINAIRES

La parole est accordée par le président aux membres du conseil communautaire qui la demandent. Aucun membre du conseil communautaire ne peut prendre la parole qu’après l’avoir obtenue du président même s’il est autorisé par un orateur à l’interrompre.

Les membres du conseil communautaire prennent la parole dans l’ordre chronologique de leur demande. La durée des interventions réside dans la sagesse de chacun. Il est cependant établi que le temps de parole est limité à 10 min par intervention et une intervention par point de l’ordre du jour.8

Lorsqu’un membre du conseil communautaire s’écarte de la question traitée ou qu’il trouble le bon déroulement de la séance par des interruptions ou des attaques personnelles, la parole peut lui être retirée par le président.

Sous peine d’un rappel à l’ordre, aucune intervention n’est possible pendant le vote d’une affaire soumise à délibération.

ARTICLE 22 : DEBAT D’ORIENTATION BUDGETAIRE

Le budget de la communauté est proposé par le président et voté par le conseil communautaire. Le président peut présenter au conseil communautaire, dans un délai de deux mois précédant l'examen du budget, un rapport sur les orientations budgétaires, les engagements pluriannuels envisagés ainsi que sur la structure et la gestion de la dette. Ce rapport donne lieu à un débat au conseil communautaire, dans les conditions fixées par le règlement intérieur. Il est pris acte de ce débat par une délibération spécifique. Le débat d’orientation budgétaire aura lieu lors d’une séance ordinaire, après inscription à l’ordre du jour ou lors d’une séance réservée à cet effet. Il donnera lieu à délibération et sera enregistré au procès-verbal de séance.

Toute convocation est accompagnée d’un rapport précisant par nature les évolutions des recettes et des dépenses de fonctionnement, ainsi que les masses des recettes et des dépenses d’investissement. Le rapport est mis à la disposition des conseillers en mairie 8 jours au moins avant la séance. Il est accompagné des annexes aux documents budgétaires prévus par les lois et règlements en vigueur.

ARTICLE 23 : SUSPENSION DE SEANCE

La suspension de séance est décidée par le président de séance. Le président peut mettre aux voix toute demande émanant d’un conseiller communautaire.

Il revient au président de fixer la durée des suspensions de séance qui, sauf circonstances exceptionnelles, ne peut dépasser 30 minutes.

ARTICLE 24 : AMENDEMENTS

Les amendements peuvent être proposés sur toutes affaires en discussion soumises au conseil communautaire.

Un amendement consiste à insérer une modification dans le corps de la délibération proposée à l’assemblée délibérante. Il doit être rédigé, motivé, signé et déposé auprès de l’exécutif local au plus tard à l’ouverture de la séance du conseil communautaire.

L’amendement peut supprimer une partie, un mot ou un article de la délibération. Il peut également ajouter des précisions ou des dispositions qui ne sont pas contenues dans la délibération, ou simplement substituer ou modifier des dispositions contenues dans la délibération.

Le conseil communautaire examine l’amendement préalablement au vote de l’article ou de la délibération auquel il se rattache et le soumet au vote de l’assemblée. Le conseiller qui le dépose (ou les conseillers qui le déposent) a droit (ont droit) de le défendre oralement dans la limite de 10 minutes. Le conseil communautaire décide si ces amendements sont mis en délibération, rejetés ou renvoyés à la commission compétente (motion de renvoi).

Le renvoi à la commission compétente pour approfondir l’examen du texte (motion de renvoi) entraîne l’impossibilité de voter la délibération ou des articles en cause lors de la séance de l’assemblée délibérante.

ARTICLE 25 : VOTES

Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés.

Lorsqu'il y a partage égal des voix et sauf cas de scrutin secret, la voix du président est prépondérante. Le vote a lieu au scrutin public à la demande du quart des membres présents. Le registre des délibérations comporte le nom des votants et l'indication du sens de leur vote.

Il est voté au scrutin secret :

1° Soit lorsqu'un tiers des membres présents le réclame ;

2° Soit lorsqu'il y a lieu de procéder à une nomination ou à une présentation. Dans ces derniers cas, si aucun des candidats n'a obtenu la majorité absolue après deux tours de scrutin secret, il est procédé à un troisième tour de scrutin et l'élection a lieu à la majorité relative ; à égalité de voix, l'élection est acquise au plus âgé.9

Le conseil communautaire peut décider, à l'unanimité, de ne pas procéder au scrutin secret aux nominations ou aux présentations, sauf disposition législative ou réglementaire prévoyant expressément ce mode de scrutin.

Si une seule candidature a été déposée pour chaque poste à pourvoir au sein des commissions communautaires ou dans les organismes extérieurs, ou si une seule liste a été présentée après appel de candidatures, les nominations prennent effet immédiatement, dans l'ordre de la liste le cas échéant, et il en est donné lecture par le président.

Tout conseiller communautaire atteint d'infirmité certaine et le mettant dans l'impossibilité d'introduire son bulletin dans l'enveloppe est autorisé à se faire assister par une personne de son choix. Les bulletins ou votes nuls et les abstentions ne sont pas comptabilisés.

Le conseil communautaire vote de l’une des trois manières suivantes :

- à main levée,

- au scrutin public par appel nominal,

- au scrutin secret.

Le mode de votation ordinaire est le vote à main levée. Il est constaté par le président et le secrétaire qui comptent le nombre de votants pour et le nombre de votants contre.

Le vote du compte administratif (cf. article L. 1612-12 du code général des collectivités territoriales) présenté annuellement par le président doit intervenir avant le 30 juin de l’année suivant l’exercice. Le compte administratif est arrêté si une majorité de voix ne s’est pas dégagée contre son adoption.

ARTICLE 26 : CLOTURE DE TOUTE DISCUSSION

Les membres du conseil communautaire prennent la parole dans l’ordre déterminé par le président de séance. Il appartient au président de séance seul de mettre fin aux débats.

CHAPITRE V : Comptes rendus des débats et des décisions

ARTICLE 27 : PROCES-VERBAUX

Chaque séance du conseil communautaire donne lieu à la rédaction d’un procès-verbal de séance rédigé par le secrétaire de séance devant comporter les mentions suivantes :

- le jour et l’heure de la séance

- le nom du président de séance, du secrétaire, des conseillers présents, des conseillers empêchés ayant établi des procurations ;

- l’ordre du jour ;

- les affaires discutées ;

- la tenue des débats préalables à l’adoption des délibérations ;

- l’essentiel des opinions exprimées

- les informations qui doivent obligatoirement être fournies aux conseillers communautaires concernant les questions mises à l’ordre du jour ;

- les votes émis et les délibérations prises.

Sauf scrutin public décidé par le conseil communautaire, le procès-verbal n’indique pas nominativement le sens des votes émis.

La signature est déposée sur la dernière page du procès-verbal de la séance, après l’ensemble des délibérations qui sont inscrites par ordre de date.

A la demande de la majorité des conseillers communautaires présents, les séances publiques du conseil communautaire peuvent être enregistrées et donner lieu à l’établissement du procès-verbal de l’intégralité des débats sous forme synthétique.

Une fois établi, ce procès-verbal est tenu à la disposition des membres du conseil communautaire qui peuvent en prendre connaissance quand ils le souhaitent.

Chaque procès-verbal de séance est mis aux voix pour adoption à la séance qui suit son établissement. En cas de renouvellement du conseil communautaire, le procès-verbal de la dernière séance du conseil communautaire de la précédente mandature est uniquement signé par les conseillers communautaires présents lors de la précédente séance. Le procès-verbal est réputé adopté dès lors qu’une majorité de conseillers communautaires ont signé le procès-verbal.10

Les membres du conseil communautaire ne peuvent intervenir à cette occasion que pour une rectification à apporter au procès-verbal. La rectification éventuelle est enregistrée au procès-verbal suivant.

ARTICLE 28 : COMPTES RENDUS

Dans un délai d'une semaine, le compte rendu de la séance du conseil communautaire est affiché au siège de la communauté et mis en ligne sur le site internet de la communauté.

Le compte rendu est affiché sur la porte de la mairie (ou dans le hall d’entrée …). Il présente une synthèse sommaire des délibérations et des décisions du conseil.

CHAPITRE VI : Fonctionnement du Bureau

ARTICLE 29 : COMPOSITION DU BUREAU

Le bureau de l'établissement public de coopération intercommunale est composé du président, d'un ou plusieurs vice-présidents et, éventuellement, d'un ou de plusieurs autres membres. Le nombre de vice-présidents est déterminé par l'organe délibérant, sans que ce nombre puisse être supérieur à 20 %, arrondi à l'entier supérieur, de l'effectif total de l'organe délibérant ni qu'il puisse excéder quinze vice-présidents. Pour les métropoles, le nombre de vice-présidents est fixé à vingt. Toutefois, si l'application de la règle définie à l'alinéa précédent conduit à fixer à moins de quatre le nombre des vice-présidents, ce nombre peut être porté à quatre.

L'organe délibérant peut, à la majorité des deux tiers, fixer un nombre de vice-présidents supérieur à celui qui résulte de l'application des deuxième et troisième alinéas de l’article L5211-10 du code général des collectivités territoriales, sans pouvoir dépasser 30 % de son propre effectif et le nombre de quinze ou, s'il s'agit d'une métropole, de vingt. Dans ce cas, les deuxième et troisième alinéa de l'article L. 5211-12 du même code sont applicables.

Le mandat des membres du bureau prend fin en même temps que celui des membres de l'organe délibérant.

ARTICLE 30 : ROLE ET ATTRIBUTIONS DU BUREAU

Le bureau de la communauté de Communes a une mission de coordination. Il est chargé de la préparation des assemblées plénières du conseil communautaire.

A ce titre, il peut se prononcer sur la recevabilité des dossiers et notamment donner son avis sur les affaires nécessitant une délibération du conseil communautaire.

Le président, les vice-présidents ayant reçu délégation ou le bureau dans son ensemble peuvent recevoir délégation d'une partie des attributions de l'organe délibérant à l'exception : 1° Du vote du budget, de l'institution et de la fixation des taux ou tarifs des taxes ou redevances ; 2° De l'approbation du compte administratif ;

3° Des dispositions à caractère budgétaire prises par un établissement public de coopération intercommunale à la suite d'une mise en demeure intervenue en application de l'article L. 1612-15 ; 4° Des décisions relatives aux modifications des conditions initiales de composition, de fonctionnement et de durée de l'établissement public de coopération intercommunale ;

5° De l'adhésion de l'établissement à un établissement public ;

6° De la délégation de la gestion d'un service public ;

7° Des dispositions portant orientation en matière d'aménagement de l'espace communautaire, d'équilibre social de l'habitat sur le territoire communautaire et de politique de la ville.

Lors de chaque réunion de l'organe délibérant, le président rend compte des travaux du bureau et des attributions exercées par délégation de l'organe délibérant.

Les délégations relatives à la réalisation des emprunts destinés au financement des investissements prévus par le budget et aux opérations financières utiles à la gestion des emprunts, y compris les opérations de couverture des risques de taux et de change, consenties en application du présent article prennent fin dès l'ouverture de la campagne électorale pour le renouvellement général des conseils municipaux.

ARTICLE 31 : REUNION DU BUREAU

Le bureau se réunit au moins une fois par mois et chaque fois que le président le juge utile.11

La convocation, accompagnée de l’ordre du jour de la réunion, est faite par le président. Elle est adressée aux membres du bureau au moins cinq jours avant la tenue de la réunion. Ce délai peut être ramené à un jour franc en cas d’urgence.

En cas d’empêchement aux réunions du Bureau, les vice-présidents sont tenus d’en informer le Président 48 heures avant la réunion.

Le Bureau décide qu’en cas de constatation de jours d’absence non motivée aux réunions, ces absences pourront faire l’objet de retenues sur l’indemnité du vice-président absent, voire de suppression de l’indemnité.

Les réunions du bureau ne sont pas publiques.

Le Président, avec l’accord du Bureau, peut demander à toute personne qualifiée, même étrangère à l’administration, de donner des renseignements sur un ou plusieurs points relevant de la compétence de la Communauté de Communes.

Le président assure la présidence du bureau. Il ouvre et clôture les réunions. Le bureau ne peut valablement délibérer que lorsque la majorité de ses membres assiste à la réunion. Toute réunion du bureau fait l’objet d’un compte-rendu.

ARTICLE 32 : DECISIONS DU BUREAU

Les décisions du Bureau prises sur délégation de l’organe délibérant sont édictées dans les mêmes conditions que les délibérations du conseil communautaire comme prévues par le code général des collectivités territoriales et le présent règlement.

CHAPITRE VIII : Démocratisation et transparence

ARTICLE 33 : RAPPORT RELATIF AUX MUTUALISATION DE SERVICES

Afin d'assurer une meilleure organisation des services, dans l'année qui suit chaque renouvellement général des conseils municipaux, le président peut établir un rapport relatif aux mutualisations de services entre les services de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre et ceux des communes membres. Ce rapport comporte un projet de schéma de mutualisation des services à mettre en œuvre pendant la durée du mandat. Le projet de schéma prévoit notamment l'impact prévisionnel de la mutualisation sur les effectifs de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre et des communes concernées et sur leurs dépenses de fonctionnement.

Le rapport est transmis pour avis à chacun des conseils municipaux des communes membres. Le conseil municipal de chaque commune dispose d'un délai de trois mois pour se prononcer. A défaut de délibération dans ce délai, son avis est réputé favorable.

Le projet de schéma est approuvé par délibération de l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre.

Le schéma de mutualisation est adressé à chacun des conseils municipaux des communes membres de l'établissement public de coopération intercommunale.

Chaque année, lors du débat d'orientation budgétaire ou, à défaut, lors du vote du budget, l'avancement du schéma de mutualisation fait l'objet d'une communication du président à l’organe délibérant.

ARTICLE 34 : PACTE DE GOUVERNANCE

Après chaque renouvellement général des conseils municipaux ou une opération prévue aux articles L. 5211- 5-1 A ou L. 5211-41-3 du code général des collectivités territoriales, le président de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre inscrit à l'ordre du jour de l'organe délibérant : 1° Un débat et une délibération sur l'élaboration d'un pacte de gouvernance entre les communes et l'établissement public ;

2° Un débat et une délibération sur les conditions et modalités de consultation du conseil de développement prévu à l'article L. 5211-10-1 et d'association de la population à la conception, à la mise en œuvre ou à l'évaluation des politiques de l'établissement public.

Si l'organe délibérant décide de l'élaboration du pacte de gouvernance, il l'adopte dans un délai de neuf mois à compter du renouvellement général ou de l'opération mentionnée au premier alinéa du présent article, après avis des conseils municipaux des communes membres, rendu dans un délai de deux mois après la transmission du projet de pacte.12

Le pacte de gouvernance peut prévoir :

1° Les conditions dans lesquelles sont mises en œuvre les dispositions de l'article L. 5211-57 ; 2° Les conditions dans lesquelles le bureau de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre peut proposer de réunir la conférence des maires pour avis sur des sujets d'intérêt communautaire ;

3° Les conditions dans lesquelles l'établissement public peut, par convention, confier la création ou la gestion de certains équipements ou services relevant de ses attributions à une ou plusieurs de ses communes membres ;

4° La création de commissions spécialisées associant les maires. Le pacte détermine alors leur organisation, leur fonctionnement et leurs missions. Le pacte fixe, le cas échéant, les modalités de fonctionnement des commissions prévues à l'article L. 5211-40-1 ;

5° La création de conférences territoriales des maires, selon des périmètres géographiques et des périmètres de compétences qu'il détermine. Les conférences territoriales des maires peuvent être consultées lors de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre. Les modalités de fonctionnement des conférences territoriales des maires sont déterminées par le règlement intérieur de l'organe délibérant de l'établissement public ;

6° Les conditions dans lesquelles le président de l'établissement public peut déléguer au maire d'une commune membre l'engagement de certaines dépenses d'entretien courant d'infrastructures ou de bâtiments communautaires. Dans ce cas, le pacte fixe également les conditions dans lesquelles le maire dispose d'une autorité fonctionnelle sur les services de l'établissement public, dans le cadre d'une convention de mise à disposition de services ;

7° Les orientations en matière de mutualisation de services entre les services de l'établissement public et ceux des communes membres afin d'assurer une meilleure organisation des services ; 8° Les objectifs à poursuivre en matière d'égale représentation des femmes et des hommes au sein des organes de gouvernance et des commissions de l'établissement public.

ARTICLE 35 : CONFERENCE DES MAIRES

La création d'une conférence des maires est obligatoire sauf lorsque le Bureau comprend déjà l'ensemble des maires des communes membres.

La conférence des maires est présidée par le président de la communauté. Outre le président de l'établissement, elle comprend les maires des communes membres.

Elle se réunit, sur un ordre du jour déterminé, à l'initiative du président de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre ou, dans la limite de quatre réunions par an, à la demande d'un tiers des maires.

La conférence des maires, dont le rôle est consultatif, est l’organe d’orientation stratégique de la communauté de communes. Elle est le garant de l’équilibre territorial, du respect de la souveraineté des communes, du partage des décisions et de la recherche du plus large consensus sur les enjeux actuels et à venir du territoire.

ARTICLE 36 : INFORMATION DES CONSEILLERS MUNICIPAUX DES COMMUNES MEMBRES

Les conseillers municipaux des communes membres d'un établissement public de coopération intercommunale qui ne sont pas membres de son organe délibérant sont informés des affaires de l'établissement faisant l'objet d'une délibération.

Ils sont destinataires d'une copie de la convocation adressée aux conseillers communautaires ou aux membres du comité syndical avant chaque réunion de l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale accompagnée, le cas échéant, de la note explicative de synthèse mentionnée au premier alinéa de l'article L. 2121-12 du code général des collectivités territoriales. Leur sont également communiqués les rapports mentionnés au deuxième alinéa de l'article L. 2312-1 du code général des collectivités territoriales et au premier alinéa de l'article L. 5211-39 ainsi que, dans un délai d'un mois, le compte rendu des réunions de l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale. Si la conférence des maires émet des avis, ceux-ci sont adressés à l'ensemble des conseillers municipaux des communes membres de l'établissement public de coopération intercommunale. Les documents mentionnés au présent article sont transmis ou mis à disposition de manière dématérialisée par l'établissement public de coopération intercommunale.

Ces documents sont consultables en mairie par les conseillers municipaux, à leur demande.13

CHAPITRE VIII : Dispositions diverses

ARTICLE 37 : MODIFICATION DU REGLEMENT

Le présent règlement peut faire l’objet de modifications à la demande et sur proposition du président ou d’un tiers des membres en exercice de l’assemblée communautaire.

ARTICLE 38 : PREVENTION DU CONFLIT D’INTERET

Constitue un conflit d’intérêt toute situation d’interférence entre un intérêt public et des intérêts publics ou privés qui est de nature à influencer ou à paraitre influencer l’exercice indépendant, impartial et objectif d’une fonction.

Ceci peut conduire les élus concernés à ne pas intervenir sur un sujet et à ne pas siéger au conseil communautaire lorsque ce sujet est évoqué.

Loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique, extrait de l’article 2 : « Lorsqu'ils estiment se trouver dans une telle situation : […]

2° Sous réserve des exceptions prévues au deuxième alinéa de l'article 432-12 du code pénal*, les personnes titulaires de fonctions exécutives locales sont suppléées par leur délégataire, auquel elles s'abstiennent d'adresser des instructions ».

Le décret n° 2014-90 du 31 janvier 2014 portant application de l'article 2 de la loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique apporte des précisions sur la procédure à suivre. S'agissant des titulaires de fonctions électives locales, le décret distingue selon que l'intéressé est à la tête de l'exécutif local ou qu'il a reçu délégation d'attributions :

- dans le premier cas, la personne en cause, qu’elle agisse en vertu de ses pouvoirs propres ou par délégation de l’organe délibérant, prend un arrêté par lequel elle précise les procédures dans lesquelles elle entend s'abstenir de faire usage de ses attributions et désigne la personne qui la supplée pour le traitement de l'affaire ;

- dans le second cas, la personne informe le délégant, par écrit, de la situation de conflits d’intérêts et des questions sur lesquelles elle estime ne pas devoir exercer ses compétences ; un arrêté du délégant détermine les questions pour lesquelles la personne intéressée doit s'abstenir d'exercer lesdites compétences.

* L’article 432-12 du code pénal permet aux élus, dans les communautés de 3500 habitants au plus, de traiter avec la communauté dans la limite d’un montant annuel de 16 000€, d’acquérir un terrain pour leur habitation, de conclure des baux pour leur logement et d’acquérir un bien pour la création ou le développement de leur activité professionnelle. Dans tous ces cas, le président, l’adjoint ou le conseiller communautaire intéressé doit s’abstenir de participer à la délibération du conseil communautaire relative à la conclusion ou à l’approbation du contrat et le conseil communautaire ne peut pas décider de se réunir à huis clos.

ARTICLE 38 : APPLICATION DU REGLEMENT

Le présent règlement est applicable au conseil communautaire de la Communauté de Communes « Pyrénées- Cerdagne » pour avoir été adopté selon délibération du conseil communautaire n° … en date du 03 décembre 2020.