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Déliberation - D16 B 16
Document publié le Vendredi 1 janvier 2016 par la commune de Saint-Germain-en-Laye.
Lien du pdf (Déliberation - D16 B 16)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit,
CONVENTION TRIENNALE D’OBJECTIFS ET DE MOYENS
CRECHE BAVETTE ET COMPAGNIE
2016-2018
Entre
La Ville de Saint-Germain-en-Laye, représentée par son Maire Emmanuel LAMY, agissant en vertu
de la délibération du Conseil Municipal en date du 12 février 2015
D’UNE PART,
Et
L’association « Bavette et Compagnie – Crèche parentale », association loi 1901, domiciliée 27, Rue
De la Vieille Butte à Saint-Germain-en-Laye et représenté par sa Présidente, Madame Héléna MAS,
agissant en vertu de son mandat de Président, élu par le Conseil d’Administration de l’association du
11 octobre 2013.
D’AUTRE PART,
Cette convention annule et remplace la convention du 9 mars 2015, prise entre la Ville et
l’association « Bavette et Compagnie – Crèche parentale ».
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
Dans le cadre du développement de ses activités, la Ville prend acte que l’association « Bavette et
Compagnie » - Crèche parentale » a pour objet l’accueil des enfants de dix semaines à trois ans, et
dispose d’un agrément des services de la PMI du Conseil du Département des Yvelines pour l’exercice
de cette activité. TITRE I : LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE
ARTICLE 2 : SUBVENTION
La Ville s’engage à soutenir financièrement l’objectif général de l’association, ci-dessus défini. Elle
fixe annuellement, dans le cadre de son propre budget, le montant de son concours financier, en
fonction des objectifs poursuivis et des résultats obtenus tels que décrits à l’article 5 de la présente
convention.
Pour obtenir cette subvention, l’association doit présenter chaque année une demande de subvention
accompagnée du plan de financement de ses activités et de son budget dans lequel apparaît
obligatoirement la participation communale.
L’aide de la Ville sera créditée au compte de l’association, sous réserve du respect des engagements
figurant au titre II de la présente convention et selon les procédures comptables en vigueur.
Le montant de la subvention annuelle versée par la Ville fera l’objet d’une notification dans le mois
suivant le vote du budget primitif de l’exercice. Elle correspond au montant des loyers versés à la Ville
par l’association.
ARTICLE 3 : CONTROLE DE L’AIDE ATTRIBUEE
La Ville pourra suspendre le versement de la subvention si l’association ne se conforme pas à ses
obligations fixées au titre II de la présente convention.
Les sommes non utilisées par l’association subventionnée pourront être restituées au Trésor Public.
ARTICLE 4 : MISE A DISPOSITION DES LOCAUX
Parallèlement à la présente convention, une convention d’occupation précaire et révocable débutant au
1er janvier 2016 porte sur la mise à disposition de l’association d’un appartement au numéro 1 de la rue
Schubert à Saint-Germain-en-Laye.
• TITRE II : ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
ARTICLE 5 : ACCUEIL DES ENFANTS
L’association s’engage à donner une priorité aux enfants Saint-Germanois. Elle ne pourra accueillir
d’enfants d’autres communes sauf si au moment de la vacance d’une place en crèche elle n’avait pas la
possibilité d’inscrire un enfant Saint-Germanois. Dans cette hypothèse, l’adhésion de la famille devra
être subordonnée au versement d’une subvention par la commune concernée.
L’association s’engage à respecter les préconisations de la Caisse d’Allocations Familiales en ce qui
concerne l’optimisation du taux d’occupation de la crèche.
Chaque trimestre, l’association devra fournir à la Ville une liste des enfants accueillis ainsi qu’un
tableau du nombre d’heures de présences réelles et d’heures de présences facturées mensuelles.
Le taux d’occupation annuel de la crèche ne pourra être inférieur à 85%. Par taux d’occupation annuel, la Ville entend l’ensemble des heures facturées par rapport à l’ensemble
des heures facturables.
- Le montant des heures facturées est constitué par l’intégralité des heures faisant l’objet
d’une facturation aux familles.
- Le montant des heures facturables résulte des multiplications de la capacité agréée par
l’amplitude horaire journalière avec le nombre de jours d’ouverture annuel.
Pour le calcul de ce taux d’occupation, les règles de la CAF des Yvelines s’appliqueront : soit à ce jour
la prise en compte d’un abattement de 50% sur la 1ère heure et sur la dernière heure d’ouverture (calcul
CAF).
L’association s’engage également à ne pas accueillir d’enfants en dehors des heures fixées par son
agrément.
ARTICLE 6 : EVALUATION
Ces objectifs seront évalués annuellement sur la base d’un bilan annuel présenté par l’association à la
Ville avant le 30 juin de l’année suivante, afin que soit vérifiée la pertinence des actions conduites en
regard des objectifs poursuivis par la Ville.
ARTICLE 7 : INCESSIBILITE DES DROITS
Le présent contrat étant conclu intuitu personae, l’association ne pourra en céder les droits en résultant
à qui que ce soit ; elle ne pourra notamment pas sous-louer tout ou partie des locaux mis à sa
disposition, même temporairement.
ARTICLE 8 : RESPONSABILITE
L’association s’engage à prendre soin des locaux mis à sa disposition par la Ville.
Toute détérioration des locaux provenant d’une négligence grave de la part de l’association, ou d’un
défaut d’entretien, devra faire l’objet d’une remise en état à ses frais.
Les locaux ne pourront être utilisés à d’autres fins que celles concourant à la réalisation de l’objet de
l’association et de la présente convention, sans l’accord préalable des deux parties.
ARTICLE 9 : ASSURANCES
L’association s’engage avant la prise de possession à contacter toutes les polices d’assurance
nécessaires pour garantir sa responsabilité civile et notamment garantir la Ville contre tous les sinistres
dont elle pourrait être responsable, soit de son fait, soit de celui des usagers du local mis à sa
disposition. Elle paiera les primes et cotisations de ces assurances de façon à ce que la Ville ne puisse
en aucun cas être inquiétée.
La preuve d’avoir satisfait à ces exigences sera fournie à la Ville par la production d’une attestation du
ou des assureurs. ARTICLE 10 : REDDITION DES COMPTES, PRESENTATION DES DOCUMENTS
FINANCIERS
L’association dont les comptes sont établis pour un exercice courant du 1er janvier au 31 décembre
devra formuler sa demande de subvention au plus tard le 15 septembre de l’année en cours,
accompagnée des documents suivants :
Questionnaire dûment rempli,
Statuts à jour de l’association,
Budget de l’exercice en cours,
Budget prévisionnel de l’année à venir,
Bilan du dernier exercice,
Compte de résultat du dernier exercice
Tableau récapitulatif des heures de présences facturées et des heures de présence réelles
mensuelles,
Compte-rendu de la dernière assemblée générale,
Bilan de l’activité de l’association et les objectifs fixés pour l’année suivante
Relevé d’identité bancaire,
Copie du relevé des comptes bancaires au 30 juin de l’année en cours,
Copie du règlement intérieur et du projet pédagogique de l’établissement.
• TITRE III : CLAUSES GENERALES
ARTICLE 11 : RESILITATION DE LA CONVENTION
En cas de non-respect par l’une ou l’autre des parties, des engagements réciproques inscrits dans la
présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties à
l’expiration d’un délai de 90 jours suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception
valant mise en demeure.
Elle prendra également effet immédiatement en cas de cessation définitive du fonctionnement de la
crèche parentale ou en cas de perte de l’agrément des services de la PMI du Conseil Général du
Département des Yvelines.
ARTICLE 12 : DUREE DE LA CONVENTION
La présente convention est consentie et acceptée pour une durée de 3 ans à compter de la date de sa
signature.
Fait à Saint-Germain-en-Laye, le
Pour la Ville Pour l’Association
Le Maire La Présidente de l’association
Emmanuel LAMY Héléna MAS 1 / 3
Convention d’objectifs et de moyens
Association MAISON DES ASSOCIATIONS
Avenant de prolongation n° 2
Entre les soussignés :
La Ville de Saint-Germain-en-Laye représentée par son Maire en activité, Monsieur le Maire Emmanuel LAMY, Officier de la Légion d’Honneur, Chevalier de l’Ordre National du Mérite demeurant de droit en l’Hôtel de Ville sis 16 rue de Pontoise, spécialement habilité à cet effet par délibération du conseil municipal, d’une part,
ci-après dénommée « la Ville »
Et
L’Association « MAISON DES ASSOCIATIONS SAINT-GERMANOISES », Association déclarée en Sous-Préfecture de Saint-Germain-en-Laye le 22.02.1979 sous le n° 2287, ayant son siège 3, rue de la République à Saint-Germain-en-Laye, et représentée en vertu d’une délibération de son Conseil d’Administration du 9 mars 2015, par Madame Françoise HUGOT, Chevalier des Palmes Académiques, Présidente de l’Association, d’autre part,
ci-après dénommée « l’Association» ou Maison des Associations
EXPOSENT 2 / 3
PRÉAMBULE
L’Association perçoit annuellement de la Ville, en raison de l’intérêt communal de tout ou partie
de ses activités, une subvention annuelle. Une convention dite d’objectifs et de moyens a dès lors
été conclue entre la Ville et l’Association afin de délimiter l’objet et les conditions d’emploi de
cette subvention.
Cette convention est arrivée à échéance le 31 décembre 2014 et a été prolongée d’un an jusqu’au
31 décembre 2015.
L’activité associative est essentielle dans une ville car elle contribue à la consolidation du lien social. Pour autant la baisse significative des ressources financières des collectivités territoriales impose à chaque commune de réinterroger le champ de sa politique publique.
Afin de pas restreindre le champ des possibles, tout en ne présumant pas de ce qui pourra être décidé demain, la Ville de Saint-Germain-en-Laye a décidé de maintenir la situation en cours, provisoirement en l’état pendant l’année 2016.
ARTICLE UNIQUE : Objet et contenu de l’avenant
Dans le respect de ce qui précède, la Ville et l’Association conviennent, premièrement, de la
prolongation pour toute l’année civile 2016, de la convention d’objectifs et de moyens en cours,
et deuxièmement, du maintien à l’identique de l’ensemble des autres stipulations de la
convention.
La Ville et l’Association conviennent également qu’en cas de doute quant à l’interprétation des
présentes modifications, au regard du contenu de la convention d’origine, les stipulations en
cause devront toujours être appréciées dans le sens favorable à la défense des intérêts de la Ville.
Les modifications convenues sont ainsi les suivantes :
« La convention d’objectifs et de moyens du 20 février 2013 telle que modifiée par un avenant
n°1 pour l’année 2015, est consentie et acceptée pour une durée courant jusqu’au 31 décembre
2016 inclus, selon le présent avenant n° 2.
Ses effets s’étendent toutefois au-delà de cette durée, compte tenu notamment des droits et
obligations des PARTIES relevant des opérations de contrôle du bon usage des subventions
allouées par la Ville. » 3 / 3
Fait à Saint-Germain-en-Laye en deux exemplaires,
Le
Pour la Ville
Le Maire de Saint-Germain-en-Laye
Emmanuel LAMY
Pour l’Association Maison des associations
La Présidente
Françoise HUGOT Page | 1 / 15
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La SOUCOUPE
Convention d’objectifs et de moyens
Années 2016-2017-2018
Entre les soussignés :
La Ville de Saint-Germain-en-Laye représentée par son Maire en activité, Monsieur le Maire Emmanuel LAMY, Officier de la Légion d’Honneur, Chevalier de l’Ordre National du Mérite demeurant de droit en l’Hôtel de Ville sis 16 rue de Pontoise, spécialement habilité à cet effet par délibération du conseil municipal de Saint-Germain-en-Laye en date du………….., d’une part,
ci-après dénommée « la Ville »
Et
L'Association des résidents du quartier du Bel Air, dénommée le centre socioculturel LA SOUCOUPE, association dite loi 1901 déclarée en sous préfecture de Saint-Germain-en-Laye sous le numéro : W783000969 dont le siège social est sis 16-18 bd. Hector Berlioz, prise en la personne de son représentant légal Madame Fabienne MORCRETTE sa présidente, agissant en vertu d’une délibération de son Conseil d’Administration en date du 23 mai 2014 l’habitant à signer,
ci-après dénommée « l’Association»
L’ensemble étant dénommé ci-après les « PARTIES »
EXPOSENT Page | 2 / 15
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La SOUCOUPE
PRÉAMBULE
Par la présente convention, La SOUCOUPE, association à but non lucratif selon la loi de 1901, s’engage, à son initiative et sous sa responsabilité, à promouvoir le vivre ensemble en étant l’une des principales sources d’animation du Bel-Air. Par ses actions éducatives, sociales, sportives et culturelles, elle s’identifie comme un développeur de quartier.
A ce titre, elle se propose de :
Développer l’animation sociale locale en :
- favorisant la participation active des habitants et adhérents à vie locale et à la vie associative, - développant et accompagnant le tissu associatif dans un but de mixité sociale et culturelle, - mettant en place des espaces d’échange de parole pour le développement de la vie du quartier et la mise en réseau des actions du territoire.
Construire et entretenir une offre culturelle, sociale, éducative et de loisirs auprès des enfants en :
- accueillant les 6/12 ans dans un lieu identifié,
- accompagnant les 6/12 ans dans leur scolarité,
- impliquant les parents,
- développant une programmation cohérente au regard de la spécificité de ce public et de la réalité du quartier,
Construire et entretenir une offre culturelle, sociale, éducative et de loisirs auprès des adolescents en :
- accueillant les 12/17 ans dans un lieu identifié,
- travaillant en proximité et complémentarité avec les collèges Les Hauts Grillets et Léonard de Vinci,
- impliquant les parents,
- développant une programmation cohérente au regard de la spécificité du public et de la réalité du quartier,
- favorisant leurs projets et initiatives.
Construire et entretenir une offre culturelle, sociale, éducative et de loisirs auprès des familles en :
- favorisant les liens familiaux par des animations pluri-générationnelles,
- valorisant les parents dans leurs fonctions éducatives,
- proposant aux familles des services et actions susceptibles de faciliter leur vie au quotidien, - préconisant la mixité sociale et culturelle,
- co-construisant actions, activités et projets et ainsi favoriser la participation active des parents, - proposant des activités de loisirs et/ou culturelles permettant les échanges entre parents et enfants, mais aussi entre familles.
Développer un accompagnement social et culturel envers les personnes en difficulté d’insertion sociale et/ou professionnelle en lien avec les partenaires locaux en : - préconisant la mixité sociale et culturelle, Page | 3 / 15
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La SOUCOUPE
- valorisant ces personnes dans leur parcours et leur réalisation,
- proposant à ces personnes des services et actions susceptibles de faciliter leur vie au quotidien.
La SOUCOUPE contribue ainsi à l’animation de la Ville et aux actions municipales, à travers ses différentes missions.
Au regard de l’intérêt communal de ces différentes missions d’initiative associative, la Ville entend accorder son soutien à l’Association notamment par le versement d’une subvention annuelle.
A cet effet, les parties se sont rencontrées et il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : Objet de la Convention
Constituent des subventions, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l'acte d'attribution, décidées par les autorités administratives, justifiées par un intérêt général et destinées à la réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement, à la contribution au développement d'activités ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les accordent (Art. 9-1 de la loi n°2000-321).
La présente convention, conclue dans le cadre défini en préambule, a pour objet de préciser les conditions et modalités d’octroi de subventions communales à l’Association, pour les trois années civiles suivantes : 2016, 2017 et 2018. Ces subventions annuelles sont dédiées à la réalisation de l’objet statutaire de l’Association, à travers des actions reconnues d’intérêt communal. La Ville n’attend aucune contrepartie directe de cette contribution.
Les articles qui suivent ont ainsi vocation à fixer les modalités de versement de la subvention municipale, les dépenses pour lesquelles cette subvention est octroyée, les contrôles que la Ville est en droit d’effectuer et les sanctions qu’elle pourrait infliger.
TITRE I – LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE
ARTICLE 2 : Subvention(s)
2-1 Subvention annuelle
La Ville s'engage à soutenir financièrement l'Association. Elle fixe annuellement le montant de son concours financier en fonction des objectifs poursuivis, tels que décrits à l’article un (1), en préambule et aux articles suivants.
Pour obtenir cette subvention annuelle, l'Association doit présenter tous les ans une demande de subvention, conformément aux stipulations de l’article 8 de la présente convention. Page | 4 / 15
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La SOUCOUPE
L'aide de la Ville sera créditée au compte de l'Association, sous réserve du respect des engagements figurant au titre II de la présente convention, sous réserve de l’admission de l’intérêt communal des activités programmées, et selon les procédures comptables en vigueur.
Le montant de la subvention municipale annuelle fera l’objet d’une notification dans le mois suivant son vote en conseil municipal. Cette délibération étant créatrice de droits, l’Association pourra s’en prévaloir auprès de la Ville et de tout tiers.
2-2 Conditions de détermination du coût des actions subventionnables
Les actions envisagées par l’Association sur la durée d’exécution de la présente convention, de nature à pouvoir faire l’objet d’une subvention municipale, sont estimées à environ 1.659.000€ (budget annuel de l’association x 3 années €), soit environ 552.833€ par année. Ce coût prévisionnel a été évalué sur la base d’une demande motivée et chiffrée de l’Association, accompagnée notamment des documents suivants (Annexe n°2). Ces documents couvrent la période triennale de la convention :
Documents administratifs et comptables pour les 3 années en cause :
Questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Budget de l’exercice en cours ;
Budget prévisionnel de l’année à venir, détaillant les dépenses et recettes contribuant directement à l’organisation des activités proposées, ainsi que les dépenses et recettes relatives au fonctionnement courant de l’Association ;
Bilan et compte de résultat du dernier exercice clos ;
Bilan et compte de résultat prévisionnels de l’exercice en cours (dits Prévisions de Fin d’Année - PFA) ;
Compte-rendu de la dernière assemblée générale, retraçant l’activité de l’association ainsi que ses objectifs pour l’avenir ;
Sauf s’ils n’ont pas changé depuis leur dernière communication à la Ville : statuts de l’association et relevé IBAN.
Documents opérationnels pour les 3 années en cause :
Programme quantitatif et qualitatif détaillé (prévisionnel ou arrêté) de l’année à venir (dite N+1), spécifiant le cas échéant ses évolutions par rapport à l’année en cours (dite N) ; Présentation des évolutions structurelles ou humaines envisagées ou attestation sur l’honneur de l’absence d’évolutions de telle nature ;
Le cas échéant, le bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention d’objectifs (selon modèle - Annexe n°4) ;
Attestation d’assurance en responsabilité civile. Page | 5 / 15
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La SOUCOUPE
2-3 Conditions de détermination de la subvention municipale
La Ville contribue financièrement à la réalisation des missions de l’association. Le montant prévisionnel de la subvention qui pourrait être allouée à l’Association pour l’année 2016 est estimé à hauteur de 384.750€.
Il est demandé un effort de gestion à l’Association, dans l’optique d’une diminution probable des subventions pour les années 2017 et 2018 par rapport au montant de la subvention de l’année 2016.
Les actions de l’Association fondant pour l’essentiel la décision de la Ville de lui allouer cette subvention prévisionnelle annuelle de fonctionnement, sont les suivantes :
- Gérer et animer les équipements municipaux de quartier confiés et y développer des actions à vocation sociale globale;
- Promouvoir des projets à vocation familiale et pluri-générationnelle;
- Encourager les initiatives et susciter la participation des habitants et des usagers à la définition des besoins, à l’animation locale, aux prises de décisions les concernant ;
- Travailler en lien avec la Ville, les associations locales, les administrations compétentes et les organismes privés poursuivant des buts culturels, éducatifs et sociaux dans un esprit de collaboration et de concertation.
- Rechercher les pistes d’économie notamment en travaillant sur la mutualisation de missions et de gestion administrative, concertée avec d’autres associations locales.
2-4 Versement de la subvention annuelle
Sous réserve de tout ce qui précède, la contribution financière municipale annuelle sera versée selon les modalités suivantes, sans préjudice du contrôle de l’administration conformément à l’article 12 :
- un versement avant le 31 mars de chaque année, dans la limite d’un tiers du montant prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- un versement avant le 31 mai de chaque année, dans la limite d’un tiers du montant prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- Le solde sera versé avant la fin de l’exercice comptable de l’association (31 août). La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.
La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.
La subvention annuelle ainsi allouée, n’est ni actualisable, ni révisable, sous réserve d’un vote contraire et préalable du Conseil Municipal, prononcé selon les modalités qui précèdent. Page | 6 / 15
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La SOUCOUPE
2-5 Subventions exceptionnelles
Cette subvention communale annuelle ne fait pas obstacle à l’attribution de subventions exceptionnelles complémentaires. De telles subventions ont vocation à soutenir des projets spécifiques.
Ces subventions pourront être allouées à l’Association, sous réserve de l’accord du Conseil Municipal, sur la base de pré-projets détaillés, programmatiques et financiers, démontrant l’intérêt communal du projet en cause et sa fiabilité.
ARTICLE 3 : Mise à disposition gracieuse de locaux
Outre le versement d’une subvention annuelle en numéraire, la Ville peut accorder son concours par la mise à disposition de ses biens immobiliers. Cette mise à disposition peut être temporaire (salles, terrains…) ou annuelle, voire pluriannuelle.
L’ensemble fait l’objet de titres d’occupation distincts régis par des règles qui leur sont propres (disponibilité des salles…).
Il peut cependant être d’ores et déjà souligné que des locaux municipaux sis 16/18 boulevard Hector Berlioz et 15bis rue Saint-Léger à SAINT GERMAIN EN LAYE, sont gracieusement mis à disposition de l’Association par convention distincte conclue en 2012. Ce louage gracieux est constitutif d’une aide communale en nature annuel, valorisée par France Domaine à la somme de 46.730€ € pour le 16/18 boulevard Hector Berlioz et de 20.650€ pour le 15bis rue Saint-Léger, hors charges. L’Association s’engage à intégrer cette valorisation dans sa comptabilité.
Les charges sont réparties de la manière suivante :
- 16/18 boulevard Hector Berlioz : l’abonnement et la consommation d’eau, d’électricité et de téléphone seront pris en charge par l’association. Les prestations collectives liées au chauffage acquittées par la Ville seront récupérées auprès de l’association.
- 15bis, rue Saint-Léger : l’abonnement et la consommation de téléphone seront pris en charge par l’association. Les prestations collectives liées aux consommations d’eau, d’électricité et de chauffage acquittées par la Ville seront récupérées auprès de l’association.
ARTICLE 4 : Mise à disposition de personnels et autres moyens municipaux
La Ville pourra autoriser ponctuellement, sous réserve des besoins du service et de l’intérêt communal, le personnel municipal à prêter son concours à l’Association durant les heures de service, afin de contribuer aux actions de l’Association.
La Ville pourra également, sous réserve des arbitrages budgétaires et des impératifs liés à la bonne marche des services communaux, l’ensemble relevant exclusivement de la libre appréciation de la Ville :
- autoriser la mise à la disposition de l’Association, gracieuse et temporaire, de matériels municipaux (tables, chaises, panneaux…). Page | 7 / 15
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La SOUCOUPE
- autoriser la réalisation gracieuse et ponctuelle de supports de communication au bénéfice de l’association (tracts, affiches, cartons d’invitation….). L’Association reconnaît néanmoins que ces supports de communication pourront, selon l’unique volonté de la Ville, comporter le logo établi à cet effet par la Ville, témoin du partenariat noué en la matière entre l’Association et la Ville (Logo dit « avec le soutien de la Ville »).
Les autorisations qui précèdent requièrent une demande préalable et motivée de l’Association, déposée auprès des services municipaux compétents. La demande doit être formulée dans un délai raisonnable qui ne saurait, sauf exception admise, être inférieur à un (1) mois.
Dans le respect de son obligation de dresser un bilan exhaustif des aides communales allouées, l’Association devra lister pour chaque opération, les aides municipales complémentaires ainsi délivrées en nature. Ce bilan sera établi selon le modèle joint en annexe (Annexe n°5) ou sous toute autre forme permettant de recueillir le même niveau d’informations.
ARTICLE 5 : Obligations générales de la Ville
La Ville étant dans l’obligation de veiller au bon usage des deniers publics, elle s’engage à contrôler l’usage des subventions allouées à l’Association en application des présentes.
Elle s’engage toutefois également à ne pas porter une atteinte manifestement excessive à l’activité de l’Association, par ses contrôles sur place et sur pièces.
TITRE II – LES ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
ARTICLE 6 : Incessibilité des droits
Dans le respect des dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, l’Association ne pourra pas reverser à une tierce entité, tout ou partie des subventions présentement allouées par la Ville.
Ladite interdiction s’étend à l’ensemble des droits qu’elle tire de cette convention.
ARTICLE 7 : Assurances et responsabilités
L'Association déclare avoir souscrit des polices d'assurance auprès de compagnies reconnues et solvables, nécessaires pour la garantie de sa responsabilité civile.
L’Association déclare sous sa seule responsabilité, que cette police d’assurance recouvre l’ensemble de son activité statutaire et notamment celle contenue dans le programme annuelle déposé au soutien de la demande de subvention, et qu’elle s’étend aux actions menées par les personnes relevant de son autorité, au sens notamment de l’article 1384 du code civil. Page | 8 / 15
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La SOUCOUPE
L’Association s’engage à maintenir cette couverture assurantielle pendant toute la durée des présentes.
L’Association est seule responsable des activités qu’elle mène, nonobstant leur intérêt communal. L’association s’engage dès lors, d’une part, à ne rien faire qui puisse nuire aux intérêts de la Ville et donc à mettre immédiatement un terme à toute action de nature à nuire auxdits intérêts, et d’autre part, à assumer les responsabilités qui sont les siennes, tant à l’égard de ses adhérents que des tiers, dont les Saint-Germanois.
ARTICLE 8 : Demandes de subvention(s) annuelles
Au soutien de chaque demande de subvention exceptionnelle, l'Association devra délivrer une demande motivée et chiffrée comprenant l’ensemble des pièces exigées au précédent article 2.2.
Pour les demandes de subvention annuelle relevant de cette convention d’objectif, l’Association ne sera tenue de produire que les documents suivants, au plus tard le 1er septembre de l’année en cours. Ces documents ont vocation à permettre à la Ville, d’une part, de dresser un pré-bilan du bon usage de la subvention durant l’année en cours (évaluation quantitative et qualitative), et d’autre part, de s’assurer de la poursuite par l’association des activités d’intérêt municipal fondant la contribution communale au regard de la présente convention d’objectif pluriannuelle. Ce dossier sera complété par les soins de la Ville, du compte-rendu financier remis antérieurement à la Ville en application de l’article qui suit.
Documents administratifs et comptables :
Le questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ; Une synthèse financière, dite FPA (Prévisions de Fin d’Année) de nature à présenter la situation de l’Association à la date du 31 août de l’année en cours. Cette synthèse ne constitue, ni le bilan comptable de l’association, ni son compte de résultat. Elle n’a pas à être certifiée par un expert comptable.
Si ces derniers ont changé depuis l’année précédente : les statuts et le relevé IBAN de l’Association.
La copie du dernier relevé des comptes bancaires ou postaux, disponibles à la date de la demande.
Documents opérationnels :
Une synthèse des opérations programmées pour l’exercice à venir, essentiellement par comparaison avec les opérations de l’année en cours.
Présentation le cas échéant des évolutions structurelles ou humaines envisagées. Un premier bilan sommaire, quantitatif et qualitatif, des actions subventionnées par la Ville, et d’ores et déjà achevées ou engagées par l’Association (selon modèle - Annexe n°6). Attestation d’assurance en responsabilité civile.
Tout ce qui précède n’est pas de nature à pouvoir remettre en cause le droit de contrôle a posteriori dont dispose la Ville en applications des stipulations qui suivent. Page | 9 / 15
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La SOUCOUPE
ARTICLE 9 : Bilans comptables et opérationnels
Afin de permettre à la Ville de procéder à ses opérations de contrôle du bon usage des deniers publics, et d’évaluer ainsi la pertinence des actions conduites en regard des objectifs fixés, l’Association s’engage :
A appliquer la présente convention de manière raisonnable et loyale.
A respecter les obligations qui sont les siennes, notamment en application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration et de ses décrets d’application.
A respecter le plan comptable des associations, ainsi que l’ensemble du régime fiscal et social applicable et à désigner le cas échéant un commissaire aux comptes (Art. L.612-1 et suivants et R.612-1 et suivants du Code de Commerce...)
A user de la (des) subvention(s) allouée(s) afin de remplir les objectifs qu’elle s’est fixée pour l’année en cause, et ayant fondé l’octroi de ladite (lesdites) subvention(s) de la Ville.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois à compter de la clôture de l’exercice, le bilan certifié conforme de son activité, afin que la Ville puisse le cas échéant l’annexer à son compte administratif.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois suivant la fin de l’exercice comptable en cause, un compte rendu financier conforme aux exigences de l’article 10 de la loi n°2000- 321 du 12 avril 2000 et à l’arrêté n°PRMX0609605A du 11 octobre 2006 (formulaire cerfa ci-annexé). Ce compte-rendu comporte un bilan d’activité et comptable, quantitatif et qualitatif.
En outre, des indicateurs fournis annuellement par l’Association, permettront de suivre l’évolution de son activité. Le bilan d’activité précité devra en conséquence permettre à la Ville d’apprécier, sous l’angle quantitatif et qualitatif, l’activité de l’association au regard des items suivants :
- Nombre : d’adhérents, de fréquentation et de manifestations organisées par l’Association et nombre de participants, éventuellement par comparaison avec l’année N-1,
- Nombre de personnes en difficultés accueillies lors d’un accompagnement d’insertion professionnelle et/ou sociale, en lien avec les partenaires locaux,
- Niveau de satisfaction des membres de l’association et du public (enfants, adolescents et familles) accueilli lors des activités subventionnées : culturelle, sociale, éducative et de loisirs, - Fixation des moyens d’amélioration de l’activité de l’Association, à budget constant.
Dans le prolongement de tout ce qui précède, les représentants de l'Association s’engagent à rencontrer durant l’année d’utilisation de la subvention communale, au moins une (1) fois et sur simple demande de la Ville, les représentants de la Ville pour évaluer les résultats et en tirer les conséquences à court et moyen terme.
En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution ou de retard pris dans l'exécution de la présente convention par l'Association, quelle qu’en soient les raisons, Page | 10 / 15
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l’Association doit en informer la Ville sans délai par l’envoi d’un courrier électronique avec accusé de réception, à l’attention de la Direction municipale opérationnelle dont elle relève.
ARTICLE 10 : Communication
L’Association s’engage à mentionner le partenariat avec la Ville de Saint-Germain-en-Laye dans tous les supports de communication qu’elle réalise et à y apposer le logo établi à cet effet par la Ville, logo dit « avec le soutien de la Ville ». La Ville autorise en conséquence l’Association à utiliser à cette fin ce logo municipal dit « avec le soutien de la Ville ».
L’Association s’engage à fournir à la Ville, dans un délai raisonnable lui permettant d’anticiper les actions en cause, un exemplaire de chacun des supports de communication qu’elle édite.
Si l’association édite son propre site internet, elle y insère un lien vers le portail officiel de la Ville. La réciprocité ne pourra se faire que dans les limites des possibilités de la Ville tant en matière de place que de sécurité informatique.
ARTICLE 11 : Autres engagements
L’association s’engage à informer immédiatement la Ville de toute évolution la concernant, de nature à avoir un impact sur ses relations avec la Ville. Il s’agit entre autre de ses modifications statutaires, des changements au sein de sa représentation, ainsi que de ses éventuelles difficultés financières, techniques ou opérationnelles, de nature à nuire à la bonne réalisation des actions ayant fondé le subventionnement communal.
A cet effet, l’Association doit entre autre, soit communiquer sans délai à l’administration la copie des déclarations mentionnées aux articles 3, 6 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d’administration publique pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, soit informer la Ville, par lettre recommandée avec accusé de réception, de toute nouvelle déclaration enregistrée dans le Répertoire National des Associations (RNA) et fournir la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire.
TITRE III – CLAUSES GENERALES
ARTICLE 12 : Durée de la convention
La présente convention est consentie et acceptée pour une durée de trois (3) années civiles, à savoir les années 2016, 2017 et 2018.
Ses effets s’étendent toutefois au-delà de cette durée, compte tenu notamment des droits et obligations des PARTIES relevant des opérations de contrôle du bon usage des subventions allouées par la Ville. Page | 11 / 15
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ARTICLE 13 : Contrôles & Evaluations de la Ville
13-1 Evaluation
Tel que cela ressort notamment des articles 8 et 9 de la présente convention, l’Association s’engage à fournir, lors de ses nouvelles demandes de subventionnement, mais plus encore, au plus tard six (6) mois suivant la fin de son exercice comptable : un bilan d’ensemble, qualitatif et quantitatif, de la mise en œuvre du programme à l’origine du soutien de la Ville.
La Ville procède, conjointement avec l’association, à l’évaluation des conditions de réalisation du programme auquel la Ville a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif. L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet du subventionnement et sur l’impact du programme d’actions ou de l’action, au regard de l’intérêt local, conformément aux dispositions des articles L.1611-4 et L.2121-29 du code général des collectivités territoriales.
13-2 Contrôles
La Ville contrôle annuellement, ainsi qu’à l’issue de la convention, que la (les) contribution(s) financière(s) allouée(s) n’excède(nt) pas le coût de la mise en œuvre des actions à son (leur) origine.
Pendant et au terme de la convention, la Ville se réserve également le droit, dans le respect des dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, d’effectuer sur place et/ou sur pièces, à tout moment, à toute opération de contrôle qu’elle jugera utile, de quelque nature qu’elles soient, afin de vérifier que l’Association satisfait aux obligations et engagements issus des présentes et de ses obligations légales et réglementaires.
L'association s'engage à faciliter l'accès à ses locaux et à toutes pièces justificatives des dépenses et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ces opérations de contrôle.
Il est rappelé toutefois que l’Association demeure autonome. La Ville ne saurait dès lors, par ses contrôles, porter une atteinte manifestement abusive à l’activité de l’Association.
ARTICLE 14 : Sanctions
14-1 Détournement de la subvention
Si par extraordinaire, la subvention allouée était en tout ou partie utilisée à des fins contraires à celles prévues aux présentes, l’Association devra, d’une part, s’en justifier dans les plus brefs délais, et d’autre part, restituer tout ou partie de la subvention ainsi détournée, pour violation de ses obligations contractuelles. Un tel remboursement ne sera cependant exigible que si la Ville estime que le détournement querellé n’est pas légitime ou non suffisamment satisfactoire de l’intérêt communal. Page | 12 / 15
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14-2 Non-utilisation de la totalité de la subvention
Si la totalité de la subvention n’est pas utilisée ou pour le moins, engagée avant la clôture de l’exercice comptable en cause, la Ville pourra :
Soit exiger la restitution de la subvention non utilisée ;
Soit, ne pas verser à due concurrence, les sommes restant dues, s’il s’avère que la totalité de la subvention allouée n’a pas encore été virée administrativement.
14-3 Fautes contractuelles
Le non-respect par l’Association, de tout ou partie de ses obligations contractuelles, peut également justifier, outre la résiliation de la convention selon les conditions développées infra, l’accroissement des obligations de l’association, dont l’obligation pour cette dernière de délivrer à la Ville un bilan mensuel qualitatif et quantitatif de ses actions subventionnées.
Au surplus, nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
ARTICLE 15 : Résiliation de la convention
15.1 Résiliation pour non-respect des engagements contractuels
En cas de violation des présentes par l’une ou l’autre des parties, la convention ne pourra être résiliée de plein droit par la partie la plus diligente, sans préjudice de tous autres droits qu’elle pourrait faire valoir. Cette résiliation interviendra à l’expiration d’un délai de deux (2) mois suivant l'envoi d'une lettre de mise en demeure envoyée par tout moyen de nature à en attester la réception et restée infructueuse.
Lors d’une telle résiliation par la Ville pour faute, la part de subvention non-utilisée sera reversée à la Ville, sauf force majeure. En cas de subvention annuelle, l’Association devra reversée à la Ville, la somme la plus élevée entre, le montant de la subvention non-utilisée, précédemment évoquée, et le montant prorata temporis de la subvention annuelle octroyée.
Nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
En cas de faute de la Ville, cette convention pourra être résiliée par l’association. Nonobstant cette résiliation, l’Association devra utiliser les subventions allouées par la Ville, conformément aux engagements convenus.
15.2 Dénonciation par l’association
A chaque date anniversaire, l’association a la faculté de dénoncer la présente convention, par lettre recommandée avec avis de réception, adressée au moins 2 mois avant ladite date anniversaire. Une telle dénonciation ne saurait remettre en cause ses obligations relatives au bon usage des subventions municipales déjà allouées en vertu des présentes. Page | 13 / 15
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15.3 Dénonciation par la Ville
La ville se réserve la possibilité de dénoncer la présente en cas de disparition ou modification substantielle de l’objet social de l’association, ou plus globalement, lorsque l’intérêt général le justifie.
La Ville notifiera sa décision par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout moyen permettant d’attester de la date de remise de ce pli, au moins deux (2) mois avant la prise d’effet de cette dénonciation anticipée.
Le cas échéant, les parties se rencontreront avant l’expiration du délai mentionné ci-dessus pour étudier ensemble les conséquences de la fin anticipée de la convention.
ARTICLE 16 : Renouvellement de la convention
La présente convention est conclue pour une durée ferme et définitive de trois (3) années. Elle ne saurait en conséquence être renouvelée, sous réserve de la conclusion d’un nouveau partenariat communal, approuvé en Conseil Municipal.
ARTICLE 17 : Exécution et modification de la convention
17.1 Exécution de la convention
Il est convenu et entendu entre les parties qu’en sa qualité de pouvoir exécutif, Monsieur le Maire ou l’autorité déléguée ont pleine compétence pour procéder à l’exécution des présentes.
Cette exécution sera notamment manifestée par de simples écrits de ces autorités, sans que le Conseil Municipal soit contraint de se prononcer. Il s’agit par exemple du prononcé d’une sanction qui peut aller jusqu’à la restitution de tout ou partie de la subvention, l’arrêt du versement de la subvention périodique en application des stipulations des présentes, du contrôle de l’activité ou de tout ce qui précède et suit en termes de modification et résiliation.
17.2 Modifications de la convention relevant de l’autorité exécutrice
Il est précisé que l’ensemble des normes, communautaires, nationales et locales s’imposant à l’activité objet de la présente ou bien encore à la présente directement (convention portant subvention d’une activité associative), seront automatiquement applicables dès leur entrée en vigueur. Il est convenu que ces modifications ne sauraient fonder des demandes de dommages et intérêts à l’encontre de la Ville.
Dans l’hypothèse où tout ou partie des subventions allouées seraient versées sous formes d’acomptes, la Ville se réserve le droit de modifier à tout moment le montant de l’acompte convenu, dès lors que cette modification n’implique pas une forte perturbation de l’activité de l’Association. L’Association ne saurait en conséquence se prévaloir d’aucune indemnité de ce chef. Page | 14 / 15
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17.3 Autres modifications de la convention
Toutes autres modifications pouvant bouleverser l’économie de la présente devra faire l’objet d’une délibération du Conseil Municipal, motivée par l’intérêt communal.
Toute modification peut également être obtenue avec l’accord de l’ensemble des parties. Si ces dernières ne bouleversent pas l’économie de la convention, elles seront acceptées par l’autorité communale exécutrice. De telles modifications ne nécessitant pas une délibération préalable du Conseil Municipal, peuvent notamment porter sur des modifications sommaires de l’usage d’une partie de la subvention octroyée par la Ville, dès lors que cet usage demeure conforme à l’intérêt communal admis par la délibération originelle de l’Assemblée délibérante municipale.
ARTICLE 18 : Correspondances entre les PARTIES
Pour l'exécution des présentes, sauf lorsque la loi, la réglementation ou les stipulations du présent contrat imposent une autre forme de notification, toutes les notifications sont valablement faites par (i) lettre recommandée avec demande d'avis de réception, (ii) ou par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues à l’article 1369-8 du code civil et le décret n°2011-144 du 2 février 2011, adressés :
Pour la Ville :
Attention de: Monsieur le Maire
Adresse: Hôtel de Ville 16 rue de Pontoise 78104 Saint-
Germain-en-Laye
Email: Emmanuel.lamy@saintgermainenlaye.fr
Pour l’Association :
Attention de: Madame Fabienne MORCRETTE
Adresse: 16/18, boulevard Hector Berlioz 78100 Saint-
Germain-en-Laye
Email: bureau@lasoucoupe.fr
Tout changement d'adresse postale ou électronique ou de représentant d'une Partie devra être notifié par la Partie concernée à l’autre Partie ainsi qu'il est prévu ci-dessus. Les PARTIES conviennent également de la transmission par simple courrier électronique, de toute information requise ou utile à l’exécution de cette convention (Art. 1369-2 du code civil). Page | 15 / 15
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ARTICLE 19 : Stipulations générales
Une tolérance relative à l’application des clauses et conditions de la présente convention ne pourra jamais, qu’elle qu’ait pu en être la durée ou la fréquence, être considérée comme une modification ou suppression de ces clauses et conditions.
Pour tout ce qui ne serait pas prévu aux présentes, les parties entendent se soumettre aux droits et usages locaux.
Tout litige non résolu par la voie amiable et résultant de l’exécution de la présente convention, est, sous réserve de toute action pénale, du ressort du Tribunal Administratif de Versailles. Afin d’éviter toutefois toute procédure contentieuse, en cas de naissance d’un conflit, la partie la plus diligente pourra solliciter un règlement amiable. Il pourra être proposé lors de cette tentative amiable, la désignation d’un arbitre par la Ville.
A toutes fins utiles, il est rappelé que la présente convention est régie, en raison de son objet et des clauses y insérées, par les règles relatives au droit administratif.
Fait à Saint-Germain-en-Laye en deux exemplaires,
Le ………………………………………………
Pour la Ville
Le Maire de Saint-Germain-en-Laye
Emmanuel LAMY
Pour l’Association la SOUCOUPE
La Présidente
Fabienne MORCRETTE
Pièces jointes :
Annexe 1 : Statuts de l’association
Annexe 2 : Demande motivée de subvention (dossier de 2016)
Annexe 3 : Questionnaire de demande de subvention - Trame
Annexe 4 : Bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention – Trame Annexe 5 : Subventions en nature – Consommation annuelle - Trame
Annexe 6 : Modèle de bilan sommaire, quantitatif et qualitatif (Art. 8)
Annexe 7 : Compte-rendu financier (formulaire cerfa)
Annexe 8 : Attestations d’assurances de l’Association (responsabilité)
, Convention d’objectifs et de moyens
Association LA SOUCOUPE
ANNEXE N°5
Subventions en nature
Identification de l’activité
Nature aide en nature Noms / Nature Nombre / Durée Observations Page | 1 / 16
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association l’AGASEC
Convention d’objectifs et de moyens
Années 2016-2017-2018
Entre les soussignés :
La Ville de Saint-Germain-en-Laye représentée par son Maire en activité, Monsieur le Maire Emmanuel LAMY, Officier de la Légion d’Honneur, Chevalier de l’Ordre National du Mérite demeurant de droit en l’Hôtel de Ville sis 16 rue de Pontoise, spécialement habilité à cet effet par délibération du conseil municipal de Saint-Germain-en-Laye en date du ………., d’une part,
ci-après dénommée « la Ville »
Et
L'Association de Gestion et d’Animation Socio-Educative et Culturelle, dénommée le centre
socioculturel AGASEC, association loi 1901, déclarée à la Sous Préfecture de Saint-Germain-en-
Laye sous le numéro : 0783003720 domiciliée en son siège social 2 bis rue Saint-Léger, 78 100
Saint-Germain-en-Laye, demeurant de droit au-dit siège social et représentée par son Président
Monsieur LEMAIRE, agissant en vertu d’une délibération de l’assemblée générale ordinaire du 7
mai 2009 l’habitant à signer,
ci-après dénommée « l’Association»
L’ensemble étant dénommé ci-après les « PARTIES »
EXPOSENT Page | 2 / 16
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association l’AGASEC
PRÉAMBULE
Par la présente convention, l’AGASEC, association à but non lucratif selon la loi de 1901, s’engage, à son initiative et sous sa responsabilité, à promouvoir le vivre ensemble en étant l’une des principales sources d’animation globale des quartiers Saint-Léger, Bergette et Schnapper. Par ses actions éducatives, sociales, sportives et culturelles, elle s’inscrit comme un véritable trait d’union entre résidents et l’une des principales sources d’animations du quartier.
A ce titre, elle se propose de :
L’animation globale des quartiers Saint-Léger, Bergette et Schnapper en : - favorisant la participation des habitants à la vie locale et la participation des adhérents à la vie de l’association ;
- contribuant au développement du tissu associatif et à la mixité sociale et culturelle des publics.
La mobilisation éducative autour de l’enfant en :
- favorisant les instants de découverte et d’échange entre les enfants de 0 à 3 ans et leurs parents autour du jeu (LAEP),
- accueillant dans un lieu formel les enfants de 6 à 12 ans ;
- favorisant la réussite scolaire en association avec les parents ;
- soutenant les fonctions parentales ;
- développant des activités de loisirs dans le cadre d’un projet pédagogique.
La mobilisation éducative autour de l’adolescent et du jeune en :
- assurant un accueil formel des adolescents de 11 à 17 ans ;
- assurant un accueil libre des jeunes de 16 à 25 ans ;
- menant des actions de loisirs et de prévention dans le cadre d’un projet pédagogique ; - définissant des projets éducatifs portés par les jeunes ;
- favorisant la réussite scolaire.
La mobilisation autour de la famille en :
- optimisant les réponses aux besoins de l’ensemble des familles du quartier ; - confortant les parents dans leurs fonctions éducatives ;
- accueillant les familles et en favorisant les liens familiaux par le biais des services et animations de quartier susceptibles de dynamiser et faciliter leur vie quotidienne et de les soutenir dans leurs fonctions parentales ;
- favorisant la socialisation des familles les plus en difficulté ;
- incitant les parents à définir et à porter des projets.
L’AGASEC contribue ainsi à l’animation de la Ville et aux actions municipales, à travers ses différentes missions.
Au regard de l’intérêt communal de ces différentes missions d’initiative associative, la Ville entend accorder son soutien à l’Association notamment par le versement d’une subvention annuelle. Page | 3 / 16
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association l’AGASEC
A cet effet, les parties se sont rencontrées et il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : Objet de la Convention
Constituent des subventions, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l'acte d'attribution, décidées par les autorités administratives, justifiées par un intérêt général et destinées à la réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement, à la contribution au développement d'activités ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les accordent (Art. 9-1 de la loi n°2000-321).
La présente convention, conclue dans le cadre défini en préambule, a pour objet de préciser les conditions et modalités d’octroi de subventions communales à l’Association, pour les trois années civiles suivantes : 2016, 2017 et 2018. Ces subventions annuelles sont dédiées à la réalisation de l’objet statutaire de l’Association, à travers des actions reconnues d’intérêt communal. La Ville n’attend aucune contrepartie directe de cette contribution.
Les articles qui suivent ont ainsi vocation à fixer les modalités de versement de la subvention municipale, les dépenses pour lesquelles cette subvention est octroyée, les contrôles que la Ville est en droit d’effectuer et les sanctions qu’elle pourrait infliger.
TITRE I – LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE
ARTICLE 2 : Subvention(s)
2-1 Subvention annuelle
La Ville s'engage à soutenir financièrement l'Association. Elle fixe annuellement le montant de son concours financier en fonction des objectifs poursuivis, tels que décrits à l’article un (1), en préambule et aux articles suivants.
Pour obtenir cette subvention annuelle, l'Association doit présenter tous les ans une demande de subvention, conformément aux stipulations de l’article 8 de la présente convention.
L'aide de la Ville sera créditée au compte de l'Association, sous réserve du respect des engagements figurant au titre II de la présente convention, sous réserve de l’admission de l’intérêt communal des activités programmées, et selon les procédures comptables en vigueur.
Le montant de la subvention municipale annuelle fera l’objet d’une notification dans le mois suivant son vote en conseil municipal. Cette délibération étant créatrice de droits, l’Association pourra s’en prévaloir auprès de la Ville et de tout tiers. Page | 4 / 16
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2-2 Conditions de détermination du coût des actions subventionnables
Les actions envisagées par l’Association sur la durée d’exécution de la présente convention, de nature à pouvoir faire l’objet d’une subvention municipale, sont estimées à environ 1.636.750€ (budget annuel de l’association x 3 années €), soit environ 545.583€ par année. Ce coût prévisionnel a été évalué sur la base d’une demande motivée et chiffrée de l’Association, accompagnée notamment des documents suivants (Annexe n°2). Ces documents couvrent la période triennale de la convention :
Documents administratifs et comptables pour les 3 années en cause :
Questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Budget de l’exercice en cours ;
Budget prévisionnel de l’année à venir, détaillant les dépenses et recettes contribuant directement à l’organisation des activités proposées, ainsi que les dépenses et recettes relatives au fonctionnement courant de l’Association ;
Bilan et compte de résultat du dernier exercice clos ;
Bilan et compte de résultat prévisionnels de l’exercice en cours (dits Prévisions de Fin d’Année - PFA) ;
Compte-rendu de la dernière assemblée générale, retraçant l’activité de l’association ainsi que ses objectifs pour l’avenir ;
Sauf s’ils n’ont pas changé depuis leur dernière communication à la Ville : statuts de l’association et relevé IBAN.
Documents opérationnels pour les 3 années en cause :
Programme quantitatif et qualitatif détaillé (prévisionnel ou arrêté) de l’année à venir (dite N+1), spécifiant le cas échéant ses évolutions par rapport à l’année en cours (dite N) ; Présentation des évolutions structurelles ou humaines envisagées ou attestation sur l’honneur de l’absence d’évolutions de telle nature ;
Le cas échéant, le bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention d’objectifs (selon modèle - Annexe n°4) ;
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
2-3 Conditions de détermination de la subvention municipale
La Ville contribue financièrement à la réalisation des missions de l’association. Le montant prévisionnel de la subvention qui pourrait être allouée à l’Association pour l’année 2016 est estimé à hauteur de 290.700€
Il est demandé un effort de gestion à l’Association, dans l’optique d’une diminution probable des subventions pour les années 2017 et 2018 par rapport au montant de la subvention de l’année 2016. Page | 5 / 16
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Les actions de l’Association fondant pour l’essentiel la décision de la Ville de lui allouer cette subvention prévisionnelle annuelle de fonctionnement, sont les suivantes :
- Soutenir les publics en difficulté et plus particulièrement conduire des actions d’animation et de prévention, en direction des jeunes ;
- Renforcer la cohésion sociale des quartiers par la mise en œuvre d’actions d’animations susceptibles de rapprocher les populations sur les quartiers, notamment par la définition de projets collectifs à vocation familiale ;
- Mener des actions socio-éducatives et culturelles et des projets éducatifs ; - Rechercher les pistes d’économie notamment en travaillant sur la mutualisation de missions et de gestion administrative, concertée avec d’autres associations locales.
2-4 Versement de la subvention annuelle
Sous réserve de tout ce qui précède, la contribution financière municipale annuelle sera versée selon les modalités suivantes, sans préjudice du contrôle de l’administration conformément à l’article 12 :
- un versement avant le 31 mars de chaque année, dans la limite d’un tiers du montant prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- un versement avant le 31 mai de chaque année, dans la limite d’un tiers du montant prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- Le solde sera versé avant la fin de l’exercice comptable de l’association (31 août). La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.
La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.
La subvention annuelle ainsi allouée, n’est ni actualisable, ni révisable, sous réserve d’un vote contraire et préalable du Conseil Municipal, prononcé selon les modalités qui précèdent.
2-5 Subventions exceptionnelles
Cette subvention communale annuelle ne fait pas obstacle à l’attribution de subventions exceptionnelles complémentaires. De telles subventions ont vocation à soutenir des projets spécifiques.
Ces subventions pourront être allouées à l’Association, sous réserve de l’accord du Conseil Municipal, sur la base de pré-projets détaillés, programmatiques et financiers, démontrant l’intérêt communal du projet en cause et sa fiabilité.
ARTICLE 3 : Mise à disposition gracieuse de locaux
Outre le versement d’une subvention annuelle en numéraire, la Ville peut accorder son concours par la mise à disposition de ses biens immobiliers. Cette mise à disposition peut être temporaire (salles, terrains…) ou annuelle, voire pluriannuelle. Page | 6 / 16
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L’ensemble fait l’objet de titres d’occupation distincts régis par des règles qui leur sont propres (disponibilité des salles…).
Il peut cependant être d’ores et déjà souligné que des locaux municipaux sis 2, rue Saint-Leger, 2bis, rue Saint-Léger et 7, rue de l’Etang à SAINT GERMAIN EN LAYE, sont gracieusement mis à disposition de l’Association par convention distincte conclue en 2012. Ce louage gracieux est constitutif d’une aide communale en nature annuel, valorisée par France Domaine à la somme de 1.962.00 € pour le 2, rue Saint-Léger, de 42.600€ pour le 2bis rue Saint-Léger et de 17.800€ pour le 7 rue de l’Etang, hors charges. L’Association s’engage à intégrer cette valorisation dans sa comptabilité.
Les charges sont réparties de la manière suivante :
- 2 rue Saint-Léger : l’abonnement et la consommation de téléphone seront pris en charge par l’association. Les prestations collectives liées aux consommations d’eau, d’électricité et de chauffage acquittées par la Ville seront récupérées auprès de l’association. - 2bis rue Saint-Léger : l’abonnement et la consommation de téléphone seront pris en charge par l’association. Les prestations collectives liées aux consommations d’eau, d’électricité et de chauffage acquittées par la Ville seront récupérées auprès de l’association à hauteur de 65% pour l’eau, à hauteur de 80% pour l’électricité et à 100% pour le chauffage.
- 7, rue de l’Etang : l’abonnement et la consommation d’eau, d’électricité et de téléphone seront pris en charge par l’association. Les prestations collectives liées aux dépenses de chauffage acquittées par la Ville seront récupérées auprès de l’association.
ARTICLE 4 : Mise à disposition de personnels et autres moyens municipaux
La Ville pourra autoriser ponctuellement, sous réserve des besoins du service et de l’intérêt communal, le personnel municipal à prêter son concours à l’Association durant les heures de service, afin de contribuer aux actions de l’Association.
La Ville pourra également, sous réserve des arbitrages budgétaires et des impératifs liés à la bonne marche des services communaux, l’ensemble relevant exclusivement de la libre appréciation de la Ville :
- autoriser la mise à la disposition de l’Association, gracieuse et temporaire, de matériels municipaux (tables, chaises, panneaux…).
- autoriser la réalisation gracieuse et ponctuelle de supports de communication au bénéfice de l’association (tracts, affiches, cartons d’invitation….). L’Association reconnaît néanmoins que ces supports de communication pourront, selon l’unique volonté de la Ville, comporter le logo établi à cet effet par la Ville, témoin du partenariat noué en la matière entre l’Association et la Ville (Logo dit « avec le soutien de la Ville »).
Les autorisations qui précèdent requièrent une demande préalable et motivée de l’Association, déposée auprès des services municipaux compétents. La demande doit être formulée dans un délai raisonnable qui ne saurait, sauf exception admise, être inférieur à un (1) mois. Page | 7 / 16
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Dans le respect de son obligation de dresser un bilan exhaustif des aides communales allouées, l’Association devra lister pour chaque opération, les aides municipales complémentaires ainsi délivrées en nature. Ce bilan sera établi selon le modèle joint en annexe (Annexe n°5) ou sous toute autre forme permettant de recueillir le même niveau d’informations.
ARTICLE 5 : Obligations générales de la Ville
La Ville étant dans l’obligation de veiller au bon usage des deniers publics, elle s’engage à contrôler l’usage des subventions allouées à l’Association en application des présentes.
Elle s’engage toutefois également à ne pas porter une atteinte manifestement excessive à l’activité de l’Association, par ses contrôles sur place et sur pièces.
TITRE II – LES ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
ARTICLE 6 : Incessibilité des droits
Dans le respect des dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, l’Association ne pourra pas reverser à une tierce entité, tout ou partie des subventions présentement allouées par la Ville.
Ladite interdiction s’étend à l’ensemble des droits qu’elle tire de cette convention.
ARTICLE 7 : Assurances et responsabilités
L'Association déclare avoir souscrit des polices d'assurance auprès de compagnies reconnues et solvables, nécessaires pour la garantie de sa responsabilité civile.
L’Association déclare sous sa seule responsabilité, que cette police d’assurance recouvre l’ensemble de son activité statutaire et notamment celle contenue dans le programme annuelle déposé au soutien de la demande de subvention, et qu’elle s’étend aux actions menées par les personnes relevant de son autorité, au sens notamment de l’article 1384 du code civil. L’Association s’engage à maintenir cette couverture assurantielle pendant toute la durée des présentes.
L’Association est seule responsable des activités qu’elle mène, nonobstant leur intérêt communal. L’association s’engage dès lors, d’une part, à ne rien faire qui puisse nuire aux intérêts de la Ville et donc à mettre immédiatement un terme à toute action de nature à nuire auxdits intérêts, et d’autre part, à assumer les responsabilités qui sont les siennes, tant à l’égard de ses adhérents que des tiers, dont les Saint-Germanois. Page | 8 / 16
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ARTICLE 8 : Demandes de subvention(s) annuelles
Au soutien de chaque demande de subvention exceptionnelle, l'Association devra délivrer une demande motivée et chiffrée comprenant l’ensemble des pièces exigées au précédent article 2.2.
Pour les demandes de subvention annuelle relevant de cette convention d’objectif, l’Association ne sera tenue de produire que les documents suivants, au plus tard le 1er septembre de l’année en cours. Ces documents ont vocation à permettre à la Ville, d’une part, de dresser un pré-bilan du bon usage de la subvention durant l’année en cours (évaluation quantitative et qualitative), et d’autre part, de s’assurer de la poursuite par l’association des activités d’intérêt municipal fondant la contribution communale au regard de la présente convention d’objectif pluriannuelle. Ce dossier sera complété par les soins de la Ville, du compte-rendu financier remis antérieurement à la Ville en application de l’article qui suit.
Documents administratifs et comptables :
Le questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ; Une synthèse financière, dite FPA (Prévisions de Fin d’Année) de nature à présenter la situation de l’Association à la date du 31 août de l’année en cours. Cette synthèse ne constitue, ni le bilan comptable de l’association, ni son compte de résultat. Elle n’a pas à être certifiée par un expert comptable.
Si ces derniers ont changé depuis l’année précédente : les statuts et le relevé IBAN de l’Association.
La copie du dernier relevé des comptes bancaires ou postaux, disponibles à la date de la demande.
Documents opérationnels :
Une synthèse des opérations programmées pour l’exercice à venir, essentiellement par comparaison avec les opérations de l’année en cours.
Présentation le cas échéant des évolutions structurelles ou humaines envisagées. Un premier bilan sommaire, quantitatif et qualitatif, des actions subventionnées par la Ville, et d’ores et déjà achevées ou engagées par l’Association (selon modèle - Annexe n°6). Attestation d’assurance en responsabilité civile.
Tout ce qui précède n’est pas de nature à pouvoir remettre en cause le droit de contrôle a posteriori dont dispose la Ville en applications des stipulations qui suivent.
ARTICLE 9 : Bilans comptables et opérationnels
Afin de permettre à la Ville de procéder à ses opérations de contrôle du bon usage des deniers publics, et d’évaluer ainsi la pertinence des actions conduites en regard des objectifs fixés, l’Association s’engage : Page | 9 / 16
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A appliquer la présente convention de manière raisonnable et loyale.
A respecter les obligations qui sont les siennes, notamment en application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration et de ses décrets d’application.
A respecter le plan comptable des associations, ainsi que l’ensemble du régime fiscal et social applicable et à désigner le cas échéant un commissaire aux comptes (Art. L.612-1 et suivants et R.612-1 et suivants du Code de Commerce...)
A user de la (des) subvention(s) allouée(s) afin de remplir les objectifs qu’elle s’est fixée pour l’année en cause, et ayant fondé l’octroi de ladite (lesdites) subvention(s) de la Ville.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois à compter de la clôture de l’exercice, le bilan certifié conforme de son activité, afin que la Ville puisse le cas échéant l’annexer à son compte administratif.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois suivant la fin de l’exercice comptable en cause, un compte rendu financier conforme aux exigences de l’article 10 de la loi n°2000- 321 du 12 avril 2000 et à l’arrêté n°PRMX0609605A du 11 octobre 2006 (formulaire cerfa ci-annexé). Ce compte-rendu comporte un bilan d’activité et comptable, quantitatif et qualitatif.
En outre, des indicateurs fournis annuellement par l’Association, permettront de suivre l’évolution de son activité. Le bilan d’activité précité devra en conséquence permettre à la Ville d’apprécier, sous l’angle quantitatif et qualitatif, l’activité de l’association au regard des items suivants :
- Nombre : d’adhérents, de fréquentation et de manifestations organisées par l’Association et nombre de participants, éventuellement par comparaison avec l’année N-1.
- Nombre de personnes en difficultés accueillies lors d’un accompagnement d’insertion professionnelle et/ou sociale, en lien avec les partenaires locaux
- Niveau de satisfaction des membres de l’association et du public (enfants, adolescents et familles) accueilli lors des activités subventionnées : culturelle, sociale, éducative et de loisirs. - Fixation des moyens d’amélioration de l’activité de l’Association, à budget constant.
Dans le prolongement de tout ce qui précède, les représentants de l'Association s’engagent à rencontrer durant l’année d’utilisation de la subvention communale, au moins une (1) fois et sur simple demande de la Ville, les représentants de la Ville pour évaluer les résultats et en tirer les conséquences à court et moyen terme.
En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution ou de retard pris dans l'exécution de la présente convention par l'Association, quelle qu’en soient les raisons, l’Association doit en informer la Ville sans délai par l’envoi d’un courrier électronique avec accusé de réception, à l’attention de la Direction municipale opérationnelle dont elle relève. Page | 10 / 16
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ARTICLE 10 : Communication
L’Association s’engage à mentionner le partenariat avec la Ville de Saint-Germain-en-Laye dans tous les supports de communication qu’elle réalise et à y apposer le logo établi à cet effet par la Ville, logo dit « avec le soutien de la Ville ».. La Ville autorise en conséquence l’Association à utiliser à cette fin ce logo municipal dit « avec le soutien de la Ville ».
L’Association s’engage à fournir à la Ville, dans un délai raisonnable lui permettant d’anticiper les actions en cause, un exemplaire de chacun des supports de communication qu’elle édite.
Si l’association édite son propre site internet, elle y insère un lien vers le portail officiel de la Ville. La réciprocité ne pourra se faire que dans les limites des possibilités de la Ville tant en matière de place que de sécurité informatique.
ARTICLE 11 : Autres engagements
L’association s’engage à informer immédiatement la Ville de toute évolution la concernant, de nature à avoir un impact sur ses relations avec la Ville. Il s’agit entre autre de ses modifications statutaires, des changements au sein de sa représentation, ainsi que de ses éventuelles difficultés financières, techniques ou opérationnelles, de nature à nuire à la bonne réalisation des actions ayant fondé le subventionnement communal.
A cet effet, l’Association doit entre autre, soit communiquer sans délai à l’administration la copie des déclarations mentionnées aux articles 3, 6 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d’administration publique pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, soit informer la Ville, par lettre recommandée avec accusé de réception, de toute nouvelle déclaration enregistrée dans le Répertoire National des Associations (RNA) et fournir la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire.
TITRE III – CLAUSES GENERALES
ARTICLE 12 : Durée de la convention
La présente convention est consentie et acceptée pour une durée de trois (3) années civiles, à savoir les années 2016, 2017 et 2018.
Ses effets s’étendent toutefois au-delà de cette durée, compte tenu notamment des droits et obligations des PARTIES relevant des opérations de contrôle du bon usage des subventions allouées par la Ville. Page | 11 / 16
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ARTICLE 13 : Contrôles & Evaluations de la Ville
13-1 Evaluation
Tel que cela ressort notamment des articles 8 et 9 de la présente convention, l’Association s’engage à fournir, lors de ses nouvelles demandes de subventionnement, mais plus encore, au plus tard six (6) mois suivant la fin de son exercice comptable : un bilan d’ensemble, qualitatif et quantitatif, de la mise en œuvre du programme à l’origine du soutien de la Ville.
La Ville procède, conjointement avec l’association, à l’évaluation des conditions de réalisation du programme auquel la Ville a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif. L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet du subventionnement et sur l’impact du programme d’actions ou de l’action, au regard de l’intérêt local, conformément aux dispositions des articles L.1611-4 et L.2121-29 du code général des collectivités territoriales.
13-2 Contrôles
La Ville contrôle annuellement, ainsi qu’à l’issue de la convention, que la (les) contribution(s) financière(s) allouée(s) n’excède(nt) pas le coût de la mise en œuvre des actions à son (leur) origine.
Pendant et au terme de la convention, la Ville se réserve également le droit, dans le respect des dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, d’effectuer sur place et/ou sur pièces, à tout moment, à toute opération de contrôle qu’elle jugera utile, de quelque nature qu’elles soient, afin de vérifier que l’Association satisfait aux obligations et engagements issus des présentes et de ses obligations légales et réglementaires.
L'association s'engage à faciliter l'accès à ses locaux et à toutes pièces justificatives des dépenses et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ces opérations de contrôle.
Il est rappelé toutefois que l’Association demeure autonome. La Ville ne saurait dès lors, par ses contrôles, porter une atteinte manifestement abusive à l’activité de l’Association.
ARTICLE 14 : Sanctions
14-1 Détournement de la subvention
Si par extraordinaire, la subvention allouée était en tout ou partie utilisée à des fins contraires à celles prévues aux présentes, l’Association devra, d’une part, s’en justifier dans les plus brefs délais, et d’autre part, restituer tout ou partie de la subvention ainsi détournée, pour violation de ses obligations contractuelles. Un tel remboursement ne sera cependant exigible que si la Ville estime que le détournement querellé n’est pas légitime ou non suffisamment satisfactoire de l’intérêt communal. Page | 12 / 16
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14-2 Non-utilisation de la totalité de la subvention
Si la totalité de la subvention n’est pas utilisée ou pour le moins, engagée avant la clôture de l’exercice comptable en cause, la Ville pourra :
Soit exiger la restitution de la subvention non utilisée ;
Soit, ne pas verser à due concurrence, les sommes restant dues, s’il s’avère que la totalité de la subvention allouée n’a pas encore été virée administrativement.
14-3 Fautes contractuelles
Le non-respect par l’Association, de tout ou partie de ses obligations contractuelles, peut également justifier, outre la résiliation de la convention selon les conditions développées infra, l’accroissement des obligations de l’association, dont l’obligation pour cette dernière de délivrer à la Ville un bilan mensuel qualitatif et quantitatif de ses actions subventionnées.
Au surplus, nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
ARTICLE 15 : Résiliation de la convention
15.1 Résiliation pour non-respect des engagements contractuels
En cas de violation des présentes par l’une ou l’autre des parties, la convention ne pourra être résiliée de plein droit par la partie la plus diligente, sans préjudice de tous autres droits qu’elle pourrait faire valoir. Cette résiliation interviendra à l’expiration d’un délai de deux (2) mois suivant l'envoi d'une lettre de mise en demeure envoyée par tout moyen de nature à en attester la réception et restée infructueuse.
Lors d’une telle résiliation par la Ville pour faute, la part de subvention non-utilisée sera reversée à la Ville, sauf force majeure. En cas de subvention annuelle, l’Association devra reversée à la Ville, la somme la plus élevée entre, le montant de la subvention non-utilisée, précédemment évoquée, et le montant prorata temporis de la subvention annuelle octroyée.
Nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
En cas de faute de la Ville, cette convention pourra être résiliée par l’association. Nonobstant cette résiliation, l’Association devra utiliser les subventions allouées par la Ville, conformément aux engagements convenus.
15.2 Dénonciation par l’association
A chaque date anniversaire, l’association a la faculté de dénoncer la présente convention, par lettre recommandée avec avis de réception, adressée au moins 2 mois avant ladite date anniversaire. Une telle dénonciation ne saurait remettre en cause ses obligations relatives au bon usage des subventions municipales déjà allouées en vertu des présentes. Page | 13 / 16
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15.3 Dénonciation par la Ville
La ville se réserve la possibilité de dénoncer la présente en cas de disparition ou modification substantielle de l’objet social de l’association, ou plus globalement, lorsque l’intérêt général le justifie.
La Ville notifiera sa décision par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout moyen permettant d’attester de la date de remise de ce pli, au moins deux (2) mois avant la prise d’effet de cette dénonciation anticipée.
Le cas échéant, les parties se rencontreront avant l’expiration du délai mentionné ci-dessus pour étudier ensemble les conséquences de la fin anticipée de la convention.
ARTICLE 16 : Renouvellement de la convention
La présente convention est conclue pour une durée ferme et définitive de trois (3) années. Elle ne saurait en conséquence être renouvelée, sous réserve de la conclusion d’un nouveau partenariat communal, approuvé en Conseil Municipal.
ARTICLE 17 : Exécution et modification de la convention
17.1 Exécution de la convention
Il est convenu et entendu entre les parties qu’en sa qualité de pouvoir exécutif, Monsieur le Maire ou l’autorité déléguée ont pleine compétence pour procéder à l’exécution des présentes.
Cette exécution sera notamment manifestée par de simples écrits de ces autorités, sans que le Conseil Municipal soit contraint de se prononcer. Il s’agit par exemple du prononcé d’une sanction qui peut aller jusqu’à la restitution de tout ou partie de la subvention, l’arrêt du versement de la subvention périodique en application des stipulations des présentes, du contrôle de l’activité ou de tout ce qui précède et suit en termes de modification et résiliation.
17.2 Modifications de la convention relevant de l’autorité exécutrice
Il est précisé que l’ensemble des normes, communautaires, nationales et locales s’imposant à l’activité objet de la présente ou bien encore à la présente directement (convention portant subvention d’une activité associative), seront automatiquement applicables dès leur entrée en vigueur. Il est convenu que ces modifications ne sauraient fonder des demandes de dommages et intérêts à l’encontre de la Ville.
Dans l’hypothèse où tout ou partie des subventions allouées seraient versées sous formes d’acomptes, la Ville se réserve le droit de modifier à tout moment le montant de l’acompte convenu, dès lors que cette modification n’implique pas une forte perturbation de l’activité de l’Association. L’Association ne saurait en conséquence se prévaloir d’aucune indemnité de ce chef. Page | 14 / 16
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17.3 Autres modifications de la convention
Toutes autres modifications pouvant bouleverser l’économie de la présente devra faire l’objet d’une délibération du Conseil Municipal, motivée par l’intérêt communal.
Toute modification peut également être obtenue avec l’accord de l’ensemble des parties. Si ces dernières ne bouleversent pas l’économie de la convention, elles seront acceptées par l’autorité communale exécutrice. De telles modifications ne nécessitant pas une délibération préalable du Conseil Municipal, peuvent notamment porter sur des modifications sommaires de l’usage d’une partie de la subvention octroyée par la Ville, dès lors que cet usage demeure conforme à l’intérêt communal admis par la délibération originelle de l’Assemblée délibérante municipale.
ARTICLE 18 : Correspondances entre les PARTIES
Pour l'exécution des présentes, sauf lorsque la loi, la réglementation ou les stipulations du présent contrat imposent une autre forme de notification, toutes les notifications sont valablement faites par (i) lettre recommandée avec demande d'avis de réception, (ii) ou par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues à l’article 1369-8 du code civil et le décret n°2011-144 du 2 février 2011, adressés :
Pour la Ville :
Attention de: Monsieur le Maire
Adresse: Hôtel de Ville 16 rue de Pontoise 78104 Saint-
Germain-en-Laye
Email: Emmanuel.lamy@saintgermainenlaye.fr
Pour l’Association :
Attention de: Monsieur le Président
Adresse: Centre socioculturel «l’Agasec» - 2bis, rue Saint-Léger
78100 Saint-Germain-en-Laye
Email: direction@agasec.fr
Tout changement d'adresse postale ou électronique ou de représentant d'une Partie devra être notifié par la Partie concernée à l’autre Partie ainsi qu'il est prévu ci-dessus. Les PARTIES conviennent également de la transmission par simple courrier électronique, de toute information requise ou utile à l’exécution de cette convention (Art. 1369-2 du code civil). Page | 15 / 16
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ARTICLE 19 : Stipulations générales
Une tolérance relative à l’application des clauses et conditions de la présente convention ne pourra jamais, qu’elle qu’ait pu en être la durée ou la fréquence, être considérée comme une modification ou suppression de ces clauses et conditions.
Pour tout ce qui ne serait pas prévu aux présentes, les parties entendent se soumettre aux droits et usages locaux.
Tout litige non résolu par la voie amiable et résultant de l’exécution de la présente convention, est, sous réserve de toute action pénale, du ressort du Tribunal Administratif de Versailles. Afin d’éviter toutefois toute procédure contentieuse, en cas de naissance d’un conflit, la partie la plus diligente pourra solliciter un règlement amiable. Il pourra être proposé lors de cette tentative amiable, la désignation d’un arbitre par la Ville.
A toutes fins utiles, il est rappelé que la présente convention est régie, en raison de son objet et des clauses y insérées, par les règles relatives au droit administratif.
Fait à Saint-Germain-en-Laye en deux exemplaires,
Le ………………………………………………
Pour la Ville
Le Maire de Saint-Germain-en-Laye
Emmanuel LAMY
Pour l’Association l’AGASEC
Le Président
Rémi LEMAIRE
Pièces jointes :
Annexe 1 : Statuts de l’association
Annexe 2 : Demande motivée de subvention (dossier de 2016)
Annexe 3 : Questionnaire de demande de subvention - Trame
Annexe 4 : Bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention – Trame Annexe 5 : Subventions en nature – Consommation annuelle - Trame
Annexe 6 : Modèle de bilan sommaire, quantitatif et qualitatif (Art. 8)
Annexe 7 : Compte-rendu financier (formulaire cerfa)
Annexe 8 : Attestations d’assurances de l’Association (responsabilité)
, Convention d’objectifs et de moyens
Association *****************
ANNEXE N°5
Subventions en nature
Identification de l’activité & Date(s)
Nature aide en nature Noms / Nature Nombre / Durée Observations
Personnel municipal ayant prêté
son concours
Matériel mis à disposition
Reprographies
Envois postaux et fournitures
Locaux/terrains mis à disposition
Supports de communication
réalisés par la Ville
Divers Trame - V° 06/11/2014
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Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La CLEF
Convention d’objectifs et de moyens
Années 2016-2017-2018
Entre les soussignés :
La Ville de Saint-Germain-en-Laye représentée par son Maire en activité, Monsieur le Maire Emmanuel LAMY, Officier de la Légion d’Honneur, Chevalier de l’Ordre National du Mérite demeurant de droit en l’Hôtel de Ville sis 16 rue de Pontoise, spécialement habilité à cet effet par délibération du conseil municipal, d’une part,
ci-après dénommée « la Ville »
Et
L’Association « la CLEF » (Association pour la Culture, les Loisirs Et la Formation), association dite loi de 1901 déclarée en sous-préfecture de Saint-Germain-en-Laye sous le numéro 0783004417 dont le siège social est sis 46 rue de Mareil, prise en la personne de son représentant légal Monsieur Alain de Chamborant son Président, agissant en vertu d’une délibération de son conseil d’administration en date du 12 janvier 2016 l’habilitant à signer, ci- après désignée « l’Association », d’autre part,
ci-après dénommée « l’Association»
L’ensemble étant dénommé ci-après les « PARTIES »
EXPOSENT Trame - V° 06/11/2014
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Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La CLEF
PRÉAMBULE
Par la présente convention, La CLEF, association à but non lucratif selon la loi de 1901,
s’engage, à son initiative et sous sa responsabilité, à mettre en œuvre, en tant que pôle culturel et
éducatif s’inscrivant dans le courant de l’Education Populaire, un projet qui associe un choix
d’activités éducatives à un projet artistique axé éminemment autour des musiques actuelles /
amplifiées.
La CLEF exerce une mission éducative et culturelle au service du public dans une économie
« non lucrative de marché » espace intermédiaire entre le service public et les services
marchands. Dans cette optique, elle répond d’abord à des besoins que ni le secteur marchand ni
les autres structures publiques locales ne sont en mesure de satisfaire.
A ce titre, elle se propose :
• D’animer un lieu de vie accessible à tous, ouvert à toutes les expressions où se rencontrent des personnes de différentes tranches d’âges (avec une attention particulière pour la jeunesse), de différentes situations socioprofessionnelles et de différentes nationalités. De par sa pédagogie (écouter et fédérer, proposer et expérimenter, découvrir et faire découvrir), La CLEF conjugue dans ses activités, notamment en direction des amateurs, des temps de pratique, d’apprentissage et de présentation au public. Basées sur la diversité, les activités proposées par La CLEF sont réunies en « grands ensembles » (musique, danse, arts plastiques, théâtre, sport, langues…). Elles doivent permettre les collaborations et productions interdisciplinaires (transversalité) pour enrichir le parcours de chaque adhérent.
• De jouer un rôle actif dans l’animation de St Germain en Laye, en lien étroit avec les autres acteurs et partenaires locaux, notamment les équipements de la Ville, les centres sociaux ainsi que les associations culturelles, en particulier par la diffusion (concerts, expositions, spectacles). Elle agit principalement sur le temps du loisir pour les gens qui la fréquentent, et elle défend des principes de citoyenneté par la vie de groupe, la confrontation et le partage. La CLEF est attentive aux évolutions culturelles et aux pratiques émergentes, et favorise l’expérimentation, l’innovation, la découverte. Sa pédagogie de l’accompagnement et de la rencontre participe à l’élaboration collective des projets.
• De s’impliquer également dans plusieurs réseaux départementaux, régionaux et nationaux, territoires sur lesquels elle rayonne, notamment dans le champ des musiques actuelles/amplifiées où elle participe de manière notable à la structuration du secteur. La CLEF gère notamment une programmation artistique professionnelle régulière dans le Trame - V° 06/11/2014
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Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La CLEF
champ des musiques actuelles / amplifiées et des arts plastiques. Elle accompagne en outre des projets artistiques divers, notamment vers la professionnalisation.
L’association contribue ainsi à l’animation de la Ville et aux actions municipales, à travers ses
différentes missions.
Au regard de l’intérêt public local de ces différentes missions d’initiative associative, la Ville
entend accorder son soutien à l’Association notamment par le versement d’une subvention
annuelle.
A cet effet, les parties se sont rencontrées et il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : Objet de la Convention
Constituent des subventions, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l'acte
d'attribution, décidées par les autorités administratives, justifiées par un intérêt général et
destinées à la réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement, à la contribution au
développement d'activités ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé
bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les
organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération
de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les
accordent (Art. 9-1 de la loi n°2000-321).
La présente convention, conclue dans le cadre défini en préambule, a pour objet de préciser les
conditions et modalités d’octroi de subventions communales à l’Association, pour les trois
années civiles suivantes : 2016, 2017 et 2018, conformément à la décision 2012/21/UE du
20/12/2011 de la commission européenne (cf la circulaire Valls). Ces subventions annuelles sont
dédiées à la réalisation de l’objet statutaire de l’Association, à travers des actions reconnues
d’intérêt public local. La Ville n’attend aucune contrepartie directe de cette contribution.
Les articles qui suivent ont ainsi vocation à fixer les modalités de versement de la subvention
municipale, les dépenses pour lesquelles cette subvention est octroyée, les contrôles que la Ville
est en droit d’effectuer et les sanctions qu’elle pourrait infliger.
TITRE I – LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE
ARTICLE 2 : Subvention(s)
2-1 Subvention annuelle Trame - V° 06/11/2014
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Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La CLEF
La Ville s'engage à soutenir financièrement l'Association. Elle fixe annuellement le montant de
son concours financier en fonction des objectifs poursuivis, tels que décrits à l’article un (1), en
préambule et aux articles suivants.
Pour obtenir cette subvention annuelle, l'Association doit présenter tous les ans une demande de
subvention, conformément aux stipulations de l’article 8 de la présente convention.
L'aide de la Ville sera créditée au compte de l'Association, sous réserve du respect des
engagements figurant au titre II de la présente convention, sous réserve de l’admission de l’intérêt
public local des activités programmées, et selon les procédures comptables en vigueur.
Le montant de la subvention municipale annuelle fera l’objet d’une notification dans le mois
suivant son vote en conseil municipal. Cette délibération étant créatrice de droits, l’Association
pourra s’en prévaloir auprès de la Ville et de tout tiers.
2-2 Conditions de détermination du coût des actions subventionnables
Les actions envisagées par l’Association sur la durée d’exécution de la présente convention, de
nature à pouvoir faire l’objet d’une subvention municipale, sont estimées à environ 6 630 000 €,
soit environ 2 210 000 € par année. Ce coût prévisionnel a été évalué sur la base d’une demande
motivée et chiffrée de l’Association, accompagnée notamment des documents suivants (Annexe
n°2). Ces documents couvrent la période triennale de la convention :
Documents administratifs et comptables pour les 3 années en cause :
Questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Budget de l’exercice en cours ;
Budget prévisionnel de l’année à venir, détaillant les dépenses et recettes contribuant directement à l’organisation des activités proposées, ainsi que les dépenses et recettes relatives au fonctionnement courant de l’Association ;
Bilan et compte de résultat du dernier exercice clos ;
Bilan et compte de résultat prévisionnels de l’exercice en cours (dits Prévisions de Fin d’Année - PFA) ;
Compte-rendu de la dernière assemblée générale, retraçant l’activité de l’association ainsi que ses objectifs pour l’avenir ;
Sauf s’ils n’ont pas changé depuis leur dernière communication à la Ville : statuts de l’association et relevé IBAN.
Documents opérationnels pour les 3 années en cause :
Programme quantitatif et qualitatif détaillé (prévisionnel ou arrêté) de l’année à venir (dite N+1), spécifiant le cas échéant ses évolutions par rapport à l’année en cours (dite N) ; Trame - V° 06/11/2014
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Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La CLEF
Présentation des évolutions structurelles ou humaines envisagées ou attestation sur l’honneur de l’absence d’évolutions de telle nature ;
Le cas échéant, le bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention d’objectifs (selon modèle - Annexe n°4) ;
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
2-3 Conditions de détermination de la subvention municipale
La Ville contribue financièrement à la réalisation des missions de l’association. Le montant de la subvention allouée à l’Association pour l’année 2016 est de 500 000 €.
Le Pacte Culturel signé avec l’Etat pour la période 2015-2017 permet à la Ville de St Germain de s’engager sur le maintien du montant de la subvention pour l’année 2017.
Toutefois, dans le cas d’une modification substantielle de sa situation budgétaire, la Ville se réserve la possibilité, indépendamment des engagements rattachés à la signature du pacte culturel, de revoir à la baisse le montant de la subvention annuelle versée à la CLEF. Dans ce cas une information préalable et motivée, sera faite à l’association concomitamment au dépôt de la demande de subvention pour l’année 2017.
Le montant prévisionnel de la subvention 2018 sera étudié en fonction des contraintes budgétaires de la Ville et de l’éventuel réengagement de l’Etat.
Lors de la mise en œuvre du projet, La CLEF peut procéder à une adaptation à la hausse ou à la
baisse de son budget prévisionnel à la condition que cette adaptation n’affecte pas la réalisation
du projet et qu’elle ne soit pas substantielle au regard du coût total estimé éligible.
L’association notifie ces modifications à la Ville par écrit dès qu’elle peut les évaluer et en tout
état de cause avant le 1er juillet de l’année en cours. Le versement du solde annuel ne pourra
intervenir qu’après acceptation expresse par la Ville de ces modifications. (cf circulaire Valls)
Les actions de l’Association fondant pour l’essentiel la décision de la Ville de lui allouer cette subvention prévisionnelle annuelle de fonctionnement, sont les suivantes :
- Animer un lieu de vie accessible à tous, pour la pratique de la musique, de la danse, des arts plastiques, du théâtre, du sport et des langues…
- Jouer un rôle actif dans l’animation culturelle de St Germain en Laye et de ses environs par l’organisation de concerts, de bœufs, de résidences d’artistes etc.., en lien étroit avec les autres acteurs et partenaires locaux.
Pour cela La CLEF s’engage à :
- Contribuer à l’harmonisation des programmations trimestrielles des spectacles et événements culturels avec notamment les équipements ainsi que les associations culturelles de la ville. Cela peut aller jusqu’à un échange des supports de communication (affichage, programmes etc..) voire l’accueil ponctuel de leurs spectacles sous réserve Trame - V° 06/11/2014
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d’une mise au point, au préalable, de la gestion du concert et notamment de la billetterie, par voie de convention.
2-4 Versement de la subvention annuelle
Sous réserve de tout ce qui précède, la contribution financière municipale annuelle sera versée
selon les modalités suivantes, sans préjudice du contrôle de l’administration conformément à
l’article 12 :
- un versement avant le 31 mars de chaque année, dans la limite d’un tiers du montant prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- un versement avant le 31 mai de chaque année, dans la limite d’un tiers du montant prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- Le solde sera versé avant la fin de l’exercice comptable de l’association (31 août). La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.
La subvention annuelle ainsi allouée, n’est ni actualisable, ni révisable, sous réserve d’un vote contraire et préalable du Conseil Municipal, prononcé selon les modalités qui précèdent.
2-5 Subventions exceptionnelles
Cette subvention communale annuelle ne fait pas obstacle à l’attribution de subventions
exceptionnelles complémentaires. De telles subventions ont vocation à soutenir des projets
spécifiques.
Ces subventions pourront être allouées à l’Association, sous réserve de l’accord du Conseil Municipal, sur la base de pré-projets détaillés, programmatiques et financiers, démontrant l’intérêt communal du projet en cause et sa fiabilité.
ARTICLE 3 : Mise à disposition gracieuse de locaux
Outre le versement d’une subvention annuelle en numéraire, la Ville peut accorder son concours
par la mise à disposition de ses biens immobiliers. Cette mise à disposition peut être temporaire
(salles, terrains…) ou annuelle, voire pluriannuelle.
L’ensemble fait l’objet de titres d’occupation distincts régis par des règles qui leur sont propres
(disponibilité des salles…).
Il peut cependant être d’ores et déjà souligné que des locaux municipaux sis 46 rue de Mareil,
sont gracieusement mis à disposition de l’Association par convention distincte conclue en 2012.
Ce louage gracieux est constitutif d’une aide communale en nature, valorisée à la somme de
192 000 €, hors charges, les charges d’eau et de chauffage étant valorisées à hauteur de : 34 000 €
. L’Association s’engage à intégrer cette valorisation dans sa comptabilité. Trame - V° 06/11/2014
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ARTICLE 4 : Mise à disposition de personnels et autres moyens municipaux
La Ville pourra autoriser ponctuellement, sous réserve des besoins du service et de l’intérêt
public local, le personnel municipal à prêter son concours à l’Association durant les heures de
service, afin de contribuer aux actions de l’Association.
La Ville pourra également, sous réserve des arbitrages budgétaires et des impératifs liés à la
bonne marche des services communaux, l’ensemble relevant exclusivement de la libre
appréciation de la Ville :
- autoriser la mise à la disposition de l’Association, gracieuse et temporaire, de matériels municipaux (tables, chaises, panneaux…).
- autoriser la réalisation gracieuse et ponctuelle de supports de communication au bénéfice de l’association (tracts, affiches, cartons d’invitation….). L’Association reconnaît néanmoins que ces supports de communication pourront, selon l’unique volonté de la Ville, comporter le logo établi à cet effet par la Ville, témoin du partenariat noué en la matière entre l’Association et la Ville (Logo dit « avec le soutien de la Ville »).
Les autorisations qui précèdent requièrent une demande préalable et motivée de l’Association,
déposée auprès des services municipaux compétents. La demande doit être formulée dans un
délai raisonnable qui ne saurait, sauf exception admise, être inférieur à un (1) mois.
Dans le respect de son obligation de dresser un bilan exhaustif des aides communales allouées,
l’Association devra lister pour chaque opération, les aides municipales complémentaires ainsi
délivrées en nature. Ce bilan sera établi selon le modèle joint en annexe (Annexe n°5) ou sous
toute autre forme permettant de recueillir le même niveau d’informations.
ARTICLE 5 : Obligations générales de la Ville
La Ville étant dans l’obligation de veiller au bon usage des deniers publics, elle s’engage à
contrôler l’usage des subventions allouées à l’Association en application des présentes.
Elle s’engage toutefois également à ne pas porter une atteinte manifestement excessive à
l’activité de l’Association, par ses contrôles sur place et sur pièces.
TITRE II – LES ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
ARTICLE 6 : Incessibilité des droits
Dans le respect des dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales,
l’Association ne pourra pas reverser à une tierce entité, tout ou partie des subventions présentement
allouées par la Ville. Trame - V° 06/11/2014
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Ladite interdiction s’étend à l’ensemble des droits qu’elle tire de cette convention.
ARTICLE 7 : Assurances et responsabilités
L'Association déclare avoir souscrit des polices d'assurance auprès de compagnies reconnues et solvables,
nécessaires pour la garantie de sa responsabilité civile.
L’Association déclare sous sa seule responsabilité, que cette police d’assurance recouvre l’ensemble de
son activité statutaire et notamment celle contenue dans le programme annuelle déposé au soutien de la
demande de subvention, et qu’elle s’étend aux actions menées par les personnes relevant de son autorité,
au sens notamment de l’article 1384 du code civil. L’Association s’engage à maintenir cette couverture
assurantielle pendant toute la durée des présentes.
L’Association est seule responsable des activités qu’elle mène, nonobstant leur intérêt public local.
L’association s’engage dès lors, d’une part, à ne rien faire qui puisse nuire aux intérêts de la Ville et donc
à mettre immédiatement un terme à toute action de nature à nuire auxdits intérêts, et d’autre part, à
assumer les responsabilités qui sont les siennes, tant à l’égard de ses adhérents que des tiers, dont les
Saint-Germanois.
ARTICLE 8 : Demandes de subvention(s) annuelles
Au soutien de chaque demande de subvention exceptionnelle, l'Association devra délivrer une demande
motivée et chiffrée comprenant l’ensemble des pièces exigées au précédent article 2.2.
Pour les demandes de subvention annuelle relevant de cette convention d’objectif, l’Association ne sera
tenue de produire que les documents suivants, au plus tard le 1er septembre de l’année en cours. Ces
documents ont vocation à permettre à la Ville, d’une part, de dresser un pré-bilan du bon usage de la
subvention durant l’année en cours (évaluation quantitative et qualitative), et d’autre part, de s’assurer de
la poursuite par l’association des activités d’intérêt municipal fondant la contribution communale au
regard de la présente convention d’objectif pluriannuelle. Ce dossier sera complété par les soins de la
Ville, du compte-rendu financier remis antérieurement à la Ville en application de l’article qui suit.
Documents administratifs et comptables :
Le questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Une synthèse financière, dite FPA (Prévisions de Fin d’Année) de nature à présenter la situation de l’Association à la date du 31 août de l’année en cours. Cette synthèse ne constitue, ni le bilan comptable de l’association, ni son compte de résultat. Elle n’a pas à être certifiée par un expert- comptable.
Si ces derniers ont changé depuis l’année précédente : les statuts et le relevé IBAN de l’Association.
La copie du dernier relevé des comptes bancaires ou postaux, disponibles à la date de la demande.
Documents opérationnels : Trame - V° 06/11/2014
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Une synthèse des opérations programmées pour l’exercice à venir, essentiellement par comparaison avec les opérations de l’année en cours.
Présentation le cas échéant des évolutions structurelles ou humaines envisagées.
Un premier bilan sommaire, quantitatif et qualitatif, des actions subventionnées par la Ville, et d’ores et déjà achevées ou engagées par l’Association (selon modèle - Annexe n°6).
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
Tout ce qui précède n’est pas de nature à pouvoir remettre en cause le droit de contrôle a posteriori dont
dispose la Ville en applications des stipulations qui suivent.
ARTICLE 9 : Bilans comptables et opérationnels
Afin de permettre à la Ville de procéder à ses opérations de contrôle du bon usage des deniers publics, et
d’évaluer ainsi la pertinence des actions conduites en regard des objectifs fixés, l’Association s’engage :
A appliquer la présente convention de manière raisonnable et loyale.
A respecter les obligations qui sont les siennes, notamment en application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration et de ses décrets d’application.
A respecter le plan comptable des associations, ainsi que l’ensemble du régime fiscal et social applicable et à désigner le cas échéant un commissaire aux comptes (Art. L.612-1 et suivants et R.612-1 et suivants du Code de Commerce...).
A user de la (des) subvention(s) allouée(s) afin de remplir les objectifs qu’elle s’est fixée pour l’année en cause, et ayant fondé l’octroi de ladite (lesdites) subvention(s) de la Ville.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois à compter de la clôture de l’exercice, le bilan certifié conforme de son activité, afin que la Ville puisse le cas échéant l’annexer à son compte administratif.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois suivant la fin de l’exercice comptable en cause, un compte rendu financier conforme aux exigences de l’article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 et à l’arrêté n°PRMX0609605A du 11 octobre 2006 (formulaire cerfa ci-annexé). Ce compte-rendu comporte un bilan d’activité et comptable, quantitatif et qualitatif.
En outre, des indicateurs fournis annuellement par l’Association, permettront de suivre l’évolution de son
activité. Le bilan d’activité précité devra en conséquence permettre à la Ville d’apprécier, sous l’angle
quantitatif et qualitatif, l’activité de l’association au regard des items suivants :
- Nombre de manifestations organisées par l’Association et nombre de participants, éventuellement par comparaison avec l’année N-1.
- Fixation des moyens d’amélioration de l’activité de l’Association, à budget constant.
Dans le prolongement de tout ce qui précède, les représentants de l'Association s’engagent à rencontrer
durant l’année d’utilisation de la subvention communale, au moins une (1) fois et sur simple demande de
la Ville, les représentants de la Ville pour évaluer les résultats et en tirer les conséquences à court et
moyen terme. Trame - V° 06/11/2014
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En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution ou de retard pris dans l'exécution de la présente convention par l'Association, quelle qu’en soient les raisons, l’Association doit en informer la Ville sans délai par l’envoi d’un courrier électronique avec accusé de réception, à l’attention de la Direction municipale opérationnelle dont elle relève.
ARTICLE 10 : Communication
L’Association s’engage à mentionner le partenariat avec la Ville de Saint-Germain-en-Laye dans tous les
supports de communication qu’elle réalise et à y apposer le logo établi à cet effet par la Ville, logo dit
« avec le soutien de la Ville ». La Ville autorise en conséquence l’Association à utiliser à cette fin ce logo
municipal dit « avec le soutien de la Ville ».
L’Association s’engage à fournir à la Ville, dans un délai raisonnable lui permettant d’anticiper les actions
en cause, un exemplaire de chacun des supports de communication qu’elle édite.
Si l’association édite son propre site internet, elle y insère un lien vers le portail officiel de la Ville. La
réciprocité ne pourra se faire que dans les limites des possibilités de la Ville tant en matière de place que
de sécurité informatique.
ARTICLE 11 : Autres engagements
L’association s’engage à informer immédiatement la Ville de toute évolution la concernant, de nature à
avoir un impact sur ses relations avec la Ville. Il s’agit entre autre de ses modifications statutaires, des
changements au sein de sa représentation, ainsi que de ses éventuelles difficultés financières, techniques
ou opérationnelles, de nature à nuire à la bonne réalisation des actions ayant fondé le subventionnement
communal.
A cet effet, l’Association doit entre autres, soit communiquer sans délai à l’administration la copie des
déclarations mentionnées aux articles 3, 6 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation
d’administration publique pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association,
soit informer la Ville, par lettre recommandée avec accusé de réception, de toute nouvelle déclaration
enregistrée dans le Répertoire National des Associations (RNA) et fournir la copie de toute nouvelle
domiciliation bancaire.
TITRE III – CLAUSES GENERALES
ARTICLE 12 : Durée de la convention
La présente convention est consentie et acceptée pour une durée de trois (3) années civiles, à savoir les
années 2016, 2017 et 2018.
Ses effets s’étendent toutefois au-delà de cette durée, compte tenu notamment des droits et obligations des
PARTIES relevant des opérations de contrôle du bon usage des subventions allouées par la Ville. Trame - V° 06/11/2014
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ARTICLE 13 : Contrôles & Evaluations de la Ville
13-1 Evaluation
Tel que cela ressort notamment des articles 8 et 9 de la présente convention, l’Association s’engage à
fournir, lors de ses nouvelles demandes de subventionnement, mais plus encore, au plus tard six (6) mois
suivant la fin de son exercice comptable : un bilan d’ensemble, qualitatif et quantitatif, de la mise en
œuvre du programme à l’origine du soutien de la Ville.
La Ville procède, conjointement avec l’association, à l’évaluation des conditions de réalisation du
programme auquel la Ville a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif.
L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet du subventionnement et sur l’impact
du programme d’actions ou de l’action, au regard de l’intérêt local, conformément aux dispositions des
articles L.1611-4 et L.2121-29 du code général des collectivités territoriales.
Dans une approche prospective, La Ville et La CLEF conviennent de la mise en place pendant la durée de
la convention d’un groupe de travail permanent, constitué de représentants de la Ville et de La CLEF.
13-2 Contrôles
La Ville contrôle annuellement, ainsi qu’à l’issue de la convention, que la (les) contribution(s)
financière(s) allouée(s) n’excède(nt) pas le coût de la mise en œuvre des actions à son (leur) origine.
Pendant et au terme de la convention, la Ville se réserve également le droit, dans le respect des
dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, d’effectuer sur place et/ou
sur pièces, à tout moment, à toute opération de contrôle qu’elle jugera utile, de quelque nature qu’elles
soient, afin de vérifier que l’Association satisfait aux obligations et engagements issus des présentes et de
ses obligations légales et réglementaires.
L'association s'engage à faciliter l'accès à ses locaux et à toutes pièces justificatives des dépenses et tous
autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ces opérations de contrôle.
Il est rappelé toutefois que l’Association demeure autonome. La Ville ne saurait dès lors, par ses contrôles,
porter une atteinte manifestement abusive à l’activité de l’Association.
ARTICLE 14 : Sanctions
14-1 Détournement de la subvention
Si par extraordinaire, la subvention allouée était en tout ou partie utilisée à des fins contraires à celles
prévues aux présentes, l’Association devra, d’une part, s’en justifier dans les plus brefs délais, et d’autre
part, restituer tout ou partie de la subvention ainsi détournée, pour violation de ses obligations Trame - V° 06/11/2014
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contractuelles. Un tel remboursement ne sera cependant exigible que si la Ville estime que le
détournement querellé n’est pas légitime ou non suffisamment satisfactoire de l’intérêt public local.
14-2 Non-utilisation de la totalité de la subvention
Si la totalité de la subvention n’est pas utilisée ou pour le moins, engagée avant la clôture de l’exercice
comptable en cause, la Ville pourra :
Soit exiger la restitution de la subvention non utilisée ;
Soit, ne pas verser à due concurrence, les sommes restant dues, s’il s’avère que la totalité de la subvention allouée n’a pas encore été virée administrativement.
14-3 Fautes contractuelles
Le non-respect par l’Association, de tout ou partie de ses obligations contractuelles, peut également
justifier, outre la résiliation de la convention selon les conditions développées infra, l’accroissement des
obligations de l’association, dont l’obligation pour cette dernière de délivrer à la Ville un bilan mensuel
qualitatif et quantitatif de ses actions subventionnées.
Au surplus, nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de
voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
ARTICLE 15 : Résiliation de la convention
15.1 Résiliation pour non-respect des engagements contractuels
En cas de violation des présentes par l’une ou l’autre des parties, la convention pourra être résiliée de plein
droit par la partie la plus diligente, sans préjudice de tous autres droits qu’elle pourrait faire valoir. Cette
résiliation interviendra à l’expiration d’un délai de deux (2) mois suivant l'envoi d'une lettre de mise en
demeure envoyée par tout moyen de nature à en attester la réception et restée infructueuse.
Lors d’une telle résiliation par la Ville pour faute, la part de subvention non-utilisée sera reversée à la
Ville, sauf force majeure. En cas de subvention annuelle, l’Association devra reversée à la Ville, la somme
la plus élevée entre, le montant de la subvention non-utilisée, précédemment évoquée, et le montant
prorata temporis de la subvention annuelle octroyée.
Nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire
indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
15.2 Dénonciation par l’association
A chaque date anniversaire, l’association a la faculté de dénoncer la présente convention, par lettre
recommandée avec avis de réception, adressée au moins 2 mois avant ladite date anniversaire. Une telle
dénonciation ne saurait remettre en cause ses obligations relatives au bon usage des subventions
municipales déjà allouées en vertu des présentes. Trame - V° 06/11/2014
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15.3 Dénonciation par la Ville
La ville se réserve la possibilité de dénoncer la présente en cas de disparition ou modification substantielle
de l’objet social de l’association, ou plus globalement, lorsque l’intérêt général le justifie.
La Ville notifiera sa décision par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout moyen permettant
d’attester de la date de remise de ce pli, au moins deux (2) mois avant la prise d’effet de cette dénonciation
anticipée.
Le cas échéant, les parties se rencontreront avant l’expiration du délai mentionné ci-dessus pour étudier
ensemble les conséquences de la fin anticipée de la convention.
ARTICLE 16 : Renouvellement de la convention
La présente convention est conclue pour une durée ferme et définitive de trois (3) années. Elle ne saurait
en conséquence être renouvelée, sous réserve de la conclusion d’un nouveau partenariat communal,
approuvé en Conseil Municipal.
ARTICLE 17 : Exécution et modification de la convention
17.1 Exécution de la convention
Il est convenu et entendu entre les parties qu’en sa qualité de pouvoir exécutif, Monsieur le Maire ou
l’autorité déléguée ont pleine compétence pour procéder à l’exécution des présentes.
Cette exécution sera notamment manifestée par de simples écrits de ces autorités, sans que le Conseil
Municipal soit contraint de se prononcer. Il s’agit par exemple du prononcé d’une sanction qui peut aller
jusqu’à la restitution de tout ou partie de la subvention, l’arrêt du versement de la subvention périodique
en application des stipulations des présentes, du contrôle de l’activité ou de tout ce qui précède et suit en
termes de modification et résiliation.
17.2 Modifications de la convention relevant de l’autorité exécutrice
Il est précisé que l’ensemble des normes, communautaires, nationales et locales s’imposant à l’activité
objet de la présente ou bien encore à la présente directement (convention portant subvention d’une activité
associative), seront automatiquement applicables dès leur entrée en vigueur. Il est convenu que ces
modifications ne sauraient fonder des demandes de dommages et intérêts à l’encontre de la Ville.
17.3 Autres modifications de la convention
Toutes autres modifications pouvant bouleverser l’économie de la présente devra faire l’objet d’une
délibération du Conseil Municipal, motivée par l’intérêt public local. Trame - V° 06/11/2014
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Toute modification peut également être obtenue avec l’accord de l’ensemble des parties. Si ces dernières
ne bouleversent pas l’économie de la convention, elles seront acceptées par l’autorité communale
exécutrice. De telles modifications ne nécessitant pas une délibération préalable du Conseil Municipal,
peuvent notamment porter sur des modifications sommaires de l’usage d’une partie de la subvention
octroyée par la Ville, dès lors que cet usage demeure conforme à l’intérêt public local admis par la
délibération originelle de l’Assemblée délibérante municipale.
ARTICLE 18 : Correspondances entre les PARTIES
Pour l'exécution des présentes, sauf lorsque la loi, la réglementation ou les stipulations du présent contrat imposent une autre forme de notification, toutes les notifications sont valablement faites par (i) lettre recommandée avec demande d'avis de réception, (ii) ou par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues à l’article 1369-8 du code civil et le décret n°2011-144 du 2 février 2011, adressés :
Pour la Ville :
Attention de: Monsieur le Maire
Emmanuel LAMY
Adresse: Hôtel de Ville 16 rue de Pontoise
78104 Saint-Germain-en-Laye
Email: Emmanuel.lamy@saintgermainenlaye.fr
Pour l’Association :
Attention de: Monsieur le Président
Alain de CHAMBORANT
Adresse: 46 rue de Mareil
78100 Saint Germain en Laye
Email: Président@laclef.asso.fr
Tout changement d'adresse postale ou électronique ou de représentant d'une Partie devra être notifié par la Partie concernée à l’autre Partie ainsi qu'il est prévu ci-dessus.
Les PARTIES conviennent également de la transmission par simple courrier électronique, de toute information requise ou utile à l’exécution de cette convention (Art. 1369-2 du code civil).
ARTICLE 19 : Stipulations générales
Une tolérance relative à l’application des clauses et conditions de la présente convention ne pourra jamais,
qu’elle qu’ait pu en être la durée ou la fréquence, être considérée comme une modification ou suppression
de ces clauses et conditions.
Pour tout ce qui ne serait pas prévu aux présentes, les parties entendent se soumettre aux droits et usages
locaux. Trame - V° 06/11/2014
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Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association La CLEF
Tout litige non résolu par la voie amiable et résultant de l’exécution de la présente convention, est, sous
réserve de toute action pénale, du ressort du Tribunal Administratif de Versailles. Afin d’éviter toutefois
toute procédure contentieuse, en cas de naissance d’un conflit, la partie la plus diligente pourra solliciter
un règlement amiable. Il pourra être proposé lors de cette tentative amiable, la désignation d’un arbitre par
la Ville.
A toutes fins utiles, il est rappelé que la présente convention est régie, en raison de son objet et des clauses
y insérées, par les règles relatives au droit administratif.
Fait à Saint-Germain-en-Laye en deux exemplaires,
Le ………………………………………………
Pour la Ville
Le Maire de Saint-Germain-en-Laye
Emmanuel LAMY
Pour l’Association la CLEF
Le Président
Alain de CHAMBORANT
Pièces jointes :
Annexe 1 : Statuts de l’association
Annexe 2 : Demande motivée de subvention (dossier de 2016)
Annexe 3 : Questionnaire de demande de subvention - Trame
Annexe 4 : Bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention – Trame Annexe 5 : Subventions en nature – Consommation annuelle - Trame
Annexe 6 : Modèle de bilan sommaire, quantitatif et qualitatif (Art. 8)
Annexe 7 : Compte-rendu financier (formulaire cerfa)
Annexe 8 : Attestations d’assurances de l’Association (responsabilité)
, Trame - V° 06/11/2014
Convention d’objectifs et de moyens
Association *****************
ANNEXE N°5
Subventions en nature
Identification de l’activité & Date(s)
Nature aide en nature Noms / Nature Nombre / Durée Observations
Personnel municipal ayant prêté
son concours
Matériel mis à disposition
Reprographies
Envois postaux et fournitures
Locaux/terrains mis à disposition
Supports de communication
réalisés par la Ville
Divers Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
Convention d’objectifs et de moyens
Années 2016-2017-2018
Entre les soussignés :
La Ville de Saint-Germain-en-Laye représentée par son Maire en activité, Monsieur le Maire Emmanuel LAMY, Officier de la Légion d’Honneur, Chevalier de l’Ordre National du Mérite demeurant de droit en l’Hôtel de Ville sis 16 rue de Pontoise, spécialement habilité à cet effet par délibération du conseil municipal en date du 26 janvier 2016 d’une part,
ci-après dénommée « la Ville »
Et
L’Association « MAISONS LAFFITTE SAINT GERMAIN POISSY RUGBYVELINES»
(MLSGP78) association dite Loi de 1901 dont le siège social est sis 5 avenue Kennedy à Saint
Germain en Laye, prise en la personne de son représentant légal Monsieur Patrick COTELLE,
son Président, agissant en vertu d’une délibération de son conseil d’administration en date du 6
juin 2015, l’habilitant à signer, ci-après désignée « l’Association », d’autre part,
ci-après dénommée « l’Association»
L’ensemble étant dénommé ci-après les « PARTIES » Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
EXPOSENT
PRÉAMBULE
L’Association a pour objet de permettre la pratique du rugby en associant l’esprit de loisirs et de
compétition au sein d’équipes composés de licenciés amateurs.
La priorité est donnée à la formation des jeunes au travers de l’école de rugby et des catégories
espoirs en renforçant systématiquement la qualité de l’enseignement dispensé. La prise en charge
par le club des frais de formation des éducateurs et l’aptitude à encourager les jeunes à s’investir
dans la formation à l’arbitrage constituent des axes de travail fondamentaux. Par ailleurs, les
dirigeants de l’association souhaitent inscrire le club dans une démarche citoyenne au travers
d’actions ou de projets en partenariat avec la municipalité (participation aux activités
périscolaires, projet d’action dans les quartiers difficiles) et par le développement de la section
rugby adapté qui connait un succès grandissant.
Le complexe Georges Lefèvre à Saint Germain en Laye a été choisi pour accueillir l’ensemble de
la formation dispensée au sein de l’école de rugby.
L’équipe séniors évoluant actuellement en championnat de France fédéral 3ème division est
considérée comme le prolongement direct de la formation dispensée en amont. Actuellement en
cours de reconstruction selon les valeurs régissant le rugby amateur, l’équipe séniors sera, à
terme alimenté par les joueurs formés au club.
Pour la première fois depuis plusieurs années le club ne dispose plus d’équipe sénior féminines. L’objectif sur plusieurs années consiste à valoriser la formation actuelle des jeunes joueuses afin de se doter d’une nouvelle équipe sénior féminines. L’objectif à moyen et long termes est de repositionner le MLSGP78 comme le club le plus représentatif, le plus attractif et le plus présent auprès de la population au sein du département voire de la région.
Seuls les objectifs suivants ont été atteints ou sont en cours de réalisation :
- L’école de rugby est en cours de restructuration pour une meilleure cohésion de la formation dispensée. Les entrainements de l’ensemble des catégories ont été regroupés sur le site de Saint Germain en Laye qui devient ainsi le pôle formation du club
- La collaboration avec les municipalités de St Germain en Laye et Maisons-Laffitte dans le cadre de la participation aux activités périscolaires s’est révélée
particulièrement pertinente mais n’a pu être pérennisée en raison du départ du responsable de cette activité
- Le maintien des groupes Cadets et Juniors a pu être assuré mais la section Belascain n’a pu être créée en raison des difficultés rencontrées par le groupe sénior Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
- Création et développement de la section rugby adapté « Ovale et Sens » qui rencontre un succès grandissant
Des difficultés ont été rencontrées sur les objectifs suivants :
- Disparition du groupe sénior féminines suite au départ de l’entraineur vers le Stade Français ainsi que de seize joueuses du groupe
- Déliquescence du groupe séniors masculins suite aux difficultés financières générées par une gestion non appropriée de l’ancienne équipe dirigeante.
Rétrogradation de l’équipe Une en championnat fédéral 3 entrainant le départ de 32 joueurs à l’intersaison 2015. Le groupe est en complète reconstruction
- Faiblesse de la communication entre l’équipe dirigeante du club et la municipalité de Saint Germain en Laye. Les outils doivent être remis en place.
L’association comite aujourd’hui 427 licenciés dont 250 jeunes de 7 à 14 ans
ARTICLE 1 : Objet de la Convention
Constituent des subventions, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l'acte
d'attribution, décidées par les autorités administratives, justifiées par un intérêt général et
destinées à la réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement, à la contribution au
développement d'activités ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé
bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les
organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération
de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les
accordent (Art. 9-1 de la loi n°2000-321).
La présente convention, conclue dans le cadre défini en préambule, a pour objet de préciser les
conditions et modalités d’octroi de subventions communales à l’Association, pour les trois
années civiles suivantes : 2016, 2017 et 2018. Ces subventions annuelles sont dédiées à la
réalisation de l’objet statutaire de l’Association, à travers des actions reconnues d’intérêt
communal.
Les articles qui suivent ont ainsi vocation à fixer les modalités de versement de la subvention
municipale, les dépenses pour lesquelles cette subvention est octroyée, les contrôles que la Ville
est en droit d’effectuer et les sanctions qu’elle pourrait infliger. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
TITRE I – LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE
ARTICLE 2 : Subvention(s)
2-1 Subvention annuelle
La Ville s'engage à soutenir financièrement l'Association. Elle fixe annuellement le montant de
son concours financier en fonction des objectifs poursuivis, tels que décrits à l’article un (1), en
préambule et aux articles suivants.
Pour obtenir cette subvention annuelle, l'Association doit présenter tous les ans une demande de
subvention, conformément aux stipulations de l’article 8 de la présente convention.
L'aide de la Ville sera créditée au compte de l'Association, sous réserve du respect des
engagements figurant au titre II de la présente convention, sous réserve de l’admission de l’intérêt
communal des activités programmées, et selon les procédures comptables en vigueur.
Le montant de la subvention municipale annuelle fera l’objet d’une notification dans le mois
suivant son vote en Conseil Municipal. Cette délibération étant créatrice de droits, l’Association
pourra s’en prévaloir auprès de la Ville et de tout tiers.
2-2 Conditions de détermination du coût des actions subventionnables
Les actions envisagées par l’Association sur la durée d’exécution de la présente convention, de nature à pouvoir faire l’objet d’une subvention municipale, sont estimées à environ 1 415 280 € sur 3 ans soit environ 471 760 € par année. Ce coût prévisionnel a été évalué sur la base d’une demande motivée et chiffrée de l’Association, accompagnée notamment des documents suivants (Annexe n°2). Ces documents couvrent la période triennale de la convention :
Documents administratifs et comptables pour les 3 années en cause :
Questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Budget de l’exercice en cours ;
Budget prévisionnel de l’année à venir, détaillant les dépenses et recettes contribuant directement à l’organisation des activités proposées, ainsi que les dépenses et recettes relatives au fonctionnement courant de l’Association ;
Bilan et compte de résultat du dernier exercice clos ;
Bilan et compte de résultat prévisionnels de l’exercice en cours (dits Prévisions de Fin d’Année - PFA) ;
Compte-rendu de la dernière assemblée générale, retraçant l’activité de l’association ainsi que ses objectifs pour l’avenir ;
Sauf s’ils n’ont pas changé depuis leur dernière communication à la Ville : statuts de l’association et relevé IBAN. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
Documents opérationnels pour les 3 années en cause :
Programme quantitatif et qualitatif détaillé (prévisionnel ou arrêté) de l’année à venir (dite N+1), spécifiant le cas échéant ses évolutions par rapport à l’année en cours (dite N) ;
Présentation des évolutions structurelles ou humaines envisagées ou attestation sur l’honneur de l’absence d’évolutions de telle nature ;
Le cas échéant, le bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention d’objectifs (selon modèle - Annexe n°4) ;
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
2-3 Conditions de détermination de la subvention municipale
La Ville contribue financièrement à la réalisation des missions de l’association. Le montant prévisionnel de la subvention qui pourrait être allouée à l’Association pour l’année 2016 est estimé à hauteur de 30 000 €
Il est demandé un effort de gestion à l’Association, dans l’optique d’une diminution probable des subventions pour les années 2017 et 2018 par rapport au montant de la subvention de l’année 2016.
Toutefois, si la Ville devait faire face à une baisse significative de la dotation de fonctionnement de l’Etat en 2017 et 2018, en plus des diminutions déjà annoncées, elle se réserve le droit de baisser le montant des subventions allouées sur la période 2017-2018. L’association devra rechercher des sponsors et des partenariats pour optimiser ses recettes.
Les actions de l’Association fondant pour l’essentiel la décision de la Ville de lui allouer cette subvention prévisionnelle annuelle de fonctionnement, sont les suivantes :
- Création d’un partenariat avec un collège de Saint Germain en Laye en vue de la création d’une section « rugby »
- Coopération avec la municipalité pour la mise en place d’actionsdans les quartiers en lien avec les centres sociaux
- Création d’une section Belascain permettant la transition entre les catégories espoir (cadets et juniors) et le rugby amateur de haut niveau
- Reconstruction du groupe sénior en vue de se maintenir en championnat fédéral 3ème division dans un premier temps puis, à terme, de retrouver le championnat fédéral 2ème division.
- Rénovation du club house de Saint Germain avec le soutien de partenaires privés (Peinture, changement du mobilier, etc… après validation par la Ville)
- Recherche de nouveaux partenariats privés
- Action auprès des parents de joueurs afin d’enrichir l’éventail des bénévoles actifs au sein du club
- Dynamiser la communication avec la municipalité de Saint Germain en Laye afin que le club soit acteur au sein de la ville
2-4 Versement de la subvention annuelle Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
Sous réserve de tout ce qui précède, la contribution financière municipale annuelle sera versée
selon les modalités suivantes, sans préjudice du contrôle de l’administration conformément à
l’article 12 :
- un versement avant le 31 mars de chaque année, dans la limite de la moitié du montant prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- Le solde sera versé au 30 septembre de chaque année. La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.
La subvention annuelle ainsi allouée, n’est ni actualisable, ni révisable, sous réserve d’un vote contraire et préalable du Conseil Municipal, prononcé selon les modalités qui précèdent.
2-5 Subventions exceptionnelles
Cette subvention communale annuelle ne fait pas obstacle à l’attribution de subventions
exceptionnelles complémentaires. De telles subventions ont vocation à soutenir des projets
spécifiques.
Ces subventions pourront être allouées à l’Association, sous réserve de l’accord du Conseil Municipal, sur la base de pré-projets détaillés, programmatiques et financiers, démontrant l’intérêt communal du projet en cause et sa fiabilité.
ARTICLE 3 : Mise à disposition de locaux
Outre le versement d’une subvention annuelle en numéraire, la Ville peut accorder son concours
par la mise à disposition de ses biens immobiliers. Cette mise à disposition peut être temporaire
(salles, terrains…) ou annuelle, voire pluriannuelle.
L’ensemble fait l’objet de titres d’occupation distincts régis par des règles qui leur sont propres
(disponibilité des salles…).
Les installations sportives du stade Georges-Lefèvre sont mises à disposition de l’Association
gracieusement par voie de convention et renouvelable chaque année selon le tarif en vigueur. Il
est toutefois précisé que ce tarif ne correspond pas au coût réel de fonctionnement des
installations qui peut être valorisé à la somme de 89 370€ pour l’année sportive 2015-2016.
L’Association s’engage à intégrer cette valorisation dans sa comptabilité. Une nouvelle
convention d’occupation sera établie et déterminera la prise en compte progressive de la partie
fluide par l’association.
ARTICLE 4 : Mise à disposition de personnels et autres moyens municipaux
La Ville pourra autoriser ponctuellement, sous réserve des besoins du service et de l’intérêt
communal, le personnel municipal à prêter son concours à l’Association durant les heures de
service, afin de contribuer aux actions de l’Association. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
La Ville pourra également, sous réserve des arbitrages budgétaires et des impératifs liés à la
bonne marche des services communaux, l’ensemble relevant exclusivement de la libre
appréciation de la Ville :
- autoriser la mise à la disposition de l’Association, gracieuse et temporaire, de matériels municipaux (tables, chaises, panneaux…).
- autoriser la réalisation gracieuse et ponctuelle de supports de communication au bénéfice de l’association (tracts, affiches, cartons d’invitation….). L’Association reconnaît néanmoins que ces supports de communication pourront, selon l’unique volonté de la Ville, comporter le logo établi à cet effet par la Ville, témoin du partenariat noué en la matière entre l’Association et la Ville (Logo dit « avec le soutien de la Ville »).
Les autorisations qui précèdent requièrent une demande préalable et motivée de l’Association,
déposée auprès des services municipaux compétents. La demande doit être formulée dans un
délai raisonnable qui ne saurait, sauf exception admise, être inférieur à un (1) mois.
Dans le respect de son obligation de dresser un bilan exhaustif des aides communales allouées,
l’Association devra lister pour chaque opération, les aides municipales complémentaires ainsi
délivrées en nature. Ce bilan sera établi selon le modèle joint en annexe (Annexe n°5) ou sous
toute autre forme permettant de recueillir le même niveau d’informations.
ARTICLE 5 : Obligations générales de la Ville
La Ville étant dans l’obligation de veiller au bon usage des deniers publics, elle s’engage à
contrôler l’usage des subventions allouées à l’Association en application des présentes.
Elle s’engage toutefois également à ne pas porter une atteinte manifestement excessive à
l’activité de l’Association, par ses contrôles sur place et sur pièces.
TITRE II – LES ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
ARTICLE 6 : Incessibilité des droits
Dans le respect des dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités
territoriales, l’Association ne pourra pas reverser à une tierce entité, tout ou partie des
subventions présentement allouées par la Ville.
Ladite interdiction s’étend à l’ensemble des droits qu’elle tire de cette convention.
ARTICLE 7 : Assurances et responsabilités
L'Association déclare avoir souscrit des polices d'assurance auprès de compagnies reconnues et
solvables, nécessaires pour la garantie de sa responsabilité civile. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
L’Association déclare sous sa seule responsabilité, que cette police d’assurance recouvre
l’ensemble de son activité statutaire et notamment celle contenue dans le programme annuelle
déposé au soutien de la demande de subvention, et qu’elle s’étend aux actions menées par les
personnes relevant de son autorité, au sens notamment de l’article 1384 du code civil.
L’Association s’engage à maintenir cette couverture assurantielle pendant toute la durée des
présentes.
L’Association est seule responsable des activités qu’elle mène, nonobstant leur intérêt communal. L’association s’engage dès lors, d’une part, à ne rien faire qui puisse nuire aux intérêts de la Ville et donc à mettre immédiatement un terme à toute action de nature à nuire auxdits intérêts, et d’autre part, à assumer les responsabilités qui sont les siennes, tant à l’égard de ses adhérents que des tiers, dont les Saint-Germanois.
ARTICLE 8 : Demandes de subvention(s) annuelles
Au soutien de chaque demande de subvention exceptionnelle, l'Association devra délivrer une
demande motivée et chiffrée comprenant l’ensemble des pièces exigées au précédent article 2.2.
Pour les demandes de subvention annuelle relevant de cette convention d’objectif, l’Association
ne sera tenue de produire que les documents suivants, au plus tard le 1er septembre de l’année
en cours. Ces documents ont vocation à permettre à la Ville, d’une part, de dresser un pré-bilan
du bon usage de la subvention durant l’année en cours (évaluation quantitative et qualitative), et
d’autre part, de s’assurer de la poursuite par l’association des activités d’intérêt municipal
fondant la contribution communale au regard de la présente convention d’objectif pluriannuelle.
Ce dossier sera complété par les soins de la Ville, du compte-rendu financier remis
antérieurement à la Ville en application de l’article qui suit.
Documents administratifs et comptables :
Le questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Une synthèse financière, dite FPA (Prévisions de Fin d’Année) de nature à présenter la situation de l’Association à la date du 31 août de l’année en cours. Cette synthèse ne constitue, ni le bilan comptable de l’association, ni son compte de résultat. Elle n’a pas à être certifiée par un expert comptable.
Si ces derniers ont changé depuis l’année précédente : les statuts et le relevé IBAN de l’Association.
La copie du dernier relevé des comptes bancaires ou postaux, disponibles à la date de la demande.
Documents opérationnels :
Une synthèse des opérations programmées pour l’exercice à venir, essentiellement par comparaison avec les opérations de l’année en cours.
Présentation le cas échéant des évolutions structurelles ou humaines envisagées. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
Un premier bilan sommaire, quantitatif et qualitatif, des actions subventionnées par la Ville, et d’ores et déjà achevées ou engagées par l’Association (selon modèle - Annexe n°6).
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
Tout ce qui précède n’est pas de nature à pouvoir remettre en cause le droit de contrôle a posteriori dont dispose la Ville en applications des stipulations qui suivent.
ARTICLE 9 : Bilans comptables et opérationnels
Afin de permettre à la Ville de procéder à ses opérations de contrôle du bon usage des deniers
publics, et d’évaluer ainsi la pertinence des actions conduites en regard des objectifs fixés,
l’Association s’engage :
A appliquer la présente convention de manière raisonnable et loyale.
A respecter les obligations qui sont les siennes, notamment en application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration et de ses décrets d’application.
A respecter le plan comptable des associations, ainsi que l’ensemble du régime fiscal et social applicable et à désigner le cas échéant un commissaire aux comptes (Art. L.612-1 et suivants et R.612-1 et suivants du Code de Commerce...).
A user de la (des) subvention(s) allouée(s) afin de remplir les objectifs qu’elle s’est fixée pour l’année en cause, et ayant fondé l’octroi de ladite (lesdites) subvention(s) de la Ville.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois à compter de la clôture de l’exercice, le bilan certifié conforme de son activité, afin que la Ville puisse le cas échéant l’annexer à son compte administratif.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois suivant la fin de l’exercice comptable en cause, un compte rendu financier conforme aux exigences de l’article 10 de la loi n°2000- 321 du 12 avril 2000 et à l’arrêté n°PRMX0609605A du 11 octobre 2006 (formulaire cerfa ci-annexé). Ce compte-rendu comporte un bilan d’activité et comptable, quantitatif et qualitatif.
En outre, des indicateurs fournis annuellement par l’Association, permettront de suivre
l’évolution de son activité. Le bilan d’activité précité devra en conséquence permettre à la Ville
d’apprécier, sous l’angle quantitatif et qualitatif, l’activité de l’association au regard des items
suivants :
- Nombre de manifestations organisées par l’Association et nombre de participants, éventuellement par comparaison avec l’année N-1.
- Fixation des moyens d’amélioration de l’activité de l’Association, à budget constant.
Dans le prolongement de tout ce qui précède, les représentants de l'Association s’engagent à
rencontrer durant l’année d’utilisation de la subvention communale, au moins une (1) fois et sur Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
simple demande de la Ville, les représentants de la Ville pour évaluer les résultats et en tirer les
conséquences à court et moyen terme.
En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution ou de retard pris dans l'exécution de la présente convention par l'Association, quelle qu’en soient les raisons, l’Association doit en informer la Ville sans délai par l’envoi d’un courrier électronique avec accusé de réception, à l’attention de la Direction municipale opérationnelle dont elle relève.
ARTICLE 10 : Communication
L’Association s’engage à mentionner le partenariat avec la Ville de Saint-Germain-en-Laye dans
tous les supports de communication qu’elle réalise et à y apposer le logo établi à cet effet par la
Ville, logo dit « avec le soutien de la Ville ».. La Ville autorise en conséquence l’Association à
utiliser à cette fin ce logo municipal dit « avec le soutien de la Ville »..
L’Association s’engage à fournir à la Ville, dans un délai raisonnable lui permettant d’anticiper
les actions en cause, un exemplaire de chacun des supports de communication qu’elle édite.
Si l’association édite son propre site internet, elle y insère un lien vers le portail officiel de la Ville.
ARTICLE 11 : Autres engagements
L’association s’engage à informer immédiatement la Ville de toute évolution la concernant, de
nature à avoir un impact sur ses relations avec la Ville. Il s’agit entre autre de ses modifications
statutaires, des changements au sein de sa représentation, ainsi que de ses éventuelles difficultés
financières, techniques ou opérationnelles, de nature à nuire à la bonne réalisation des actions
ayant fondé le subventionnement communal.
A cet effet, l’Association doit entre autre, soit communiquer sans délai à l’administration la copie des déclarations mentionnées aux articles 3, 6 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d’administration publique pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, soit informer la Ville, par lettre recommandée avec accusé de réception, de toute nouvelle déclaration enregistrée dans le Répertoire National des Associations (RNA) et fournir la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
TITRE III – CLAUSES GENERALES
ARTICLE 12 : Durée de la convention
La présente convention est consentie et acceptée pour une durée de trois (3) années civiles, à
savoir les années 2016, 2017 et 2018.
Ses effets s’étendent toutefois au-delà de cette durée, compte tenu notamment des droits et obligations des PARTIES relevant des opérations de contrôle du bon usage des subventions allouées par la Ville.
ARTICLE 13 : Contrôles & Evaluations de la Ville
13-1 Evaluation
Tel que cela ressort notamment des articles 8 et 9 de la présente convention, l’Association
s’engage à fournir, lors de ses nouvelles demandes de subventionnement, mais plus encore, au
plus tard six (6) mois suivant la fin de son exercice comptable : un bilan d’ensemble, qualitatif et
quantitatif, de la mise en œuvre du programme à l’origine du soutien de la Ville.
La Ville procède, conjointement avec l’association, à l’évaluation des conditions de réalisation du
programme auquel la Ville a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif.
L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet du subventionnement et sur l’impact du programme d’actions ou de l’action, au regard de l’intérêt local, conformément aux dispositions des articles L.1611-4 et L.2121-29 du code général des collectivités territoriales.
13-2 Contrôles
La Ville contrôle annuellement, ainsi qu’à l’issue de la convention, que la (les) contribution(s)
financière(s) allouée(s) n’excède(nt) pas le coût de la mise en œuvre des actions à son (leur)
origine.
Pendant et au terme de la convention, la Ville se réserve également le droit, dans le respect des
dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, d’effectuer sur
place et/ou sur pièces, à tout moment, à toute opération de contrôle qu’elle jugera utile, de
quelque nature qu’elles soient, afin de vérifier que l’Association satisfait aux obligations et
engagements issus des présentes et de ses obligations légales et réglementaires.
L'association s'engage à faciliter l'accès à ses locaux et à toutes pièces justificatives des dépenses
et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ces opérations de
contrôle.
Il est rappelé toutefois que l’Association demeure autonome. La Ville ne saurait dès lors, par ses
contrôles, porter une atteinte manifestement abusive à l’activité de l’Association. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
ARTICLE 14 : Sanctions
14-1 Détournement de la subvention
Si par extraordinaire, la subvention allouée était en tout ou partie utilisée à des fins contraires à celles prévues aux présentes, l’Association devra, d’une part, s’en justifier dans les plus brefs délais, et d’autre part, restituer tout ou partie de la subvention ainsi détournée, pour violation de ses obligations contractuelles. Un tel remboursement ne sera cependant exigible que si la Ville estime que le détournement querellé n’est pas légitime ou non suffisamment satisfactoire de l’intérêt communal.
14-2 Non-utilisation de la totalité de la subvention
Si la totalité de la subvention n’est pas utilisée ou pour le moins, engagée avant la clôture de
l’exercice comptable en cause, la Ville pourra :
Soit exiger la restitution de la subvention non utilisée ;
Soit, ne pas verser à due concurrence, les sommes restant dues, s’il s’avère que la totalité de la subvention allouée n’a pas encore été virée administrativement.
14-3 Fautes contractuelles
Le non-respect par l’Association, de tout ou partie de ses obligations contractuelles, peut
également justifier, outre la résiliation de la convention selon les conditions développées infra,
l’accroissement des obligations de l’association, dont l’obligation pour cette dernière de délivrer
à la Ville un bilan mensuel qualitatif et quantitatif de ses actions subventionnées.
Au surplus, nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
ARTICLE 15 : Résiliation de la convention
15.1 Résiliation pour non-respect des engagements contractuels
En cas de violation des présentes stipulations par l’une ou l’autre partie, celle-ci pourra résilier
cette convention de plein droit. Cette résiliation interviendra à l’expiration d’un délai de deux (2)
mois suivant l'envoi d'une lettre de mise en demeure envoyée par tout moyen de nature à en
attester la réception et restée infructueuse.
Lors d’une telle résiliation par la Ville pour faute, la part de subvention non-utilisée sera reversée
à la Ville, sauf force majeure. En cas de subvention annuelle, l’Association devra reversée à la
Ville, la somme la plus élevée entre, le montant de la subvention non-utilisée, précédemment
évoquée, et le montant prorata temporis de la subvention annuelle octroyée.
Nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire
indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
En cas de faute de la Ville, cette convention ne pourra être résiliée que sur décision de justice. Nonobstant cette résiliation, l’Association devra utiliser les subventions allouées par la Ville, conformément aux engagements convenus.
15.2 Dénonciation par l’association
A chaque date anniversaire, l’association a la faculté de dénoncer la présente convention, par lettre recommandée avec avis de réception, adressée au moins 2 mois avant ladite date anniversaire. Une telle dénonciation ne saurait remettre en cause ses obligations relatives au bon usage des subventions municipales déjà allouées en vertu des présentes.
15.3 Dénonciation par la Ville
La ville se réserve la possibilité de dénoncer la présente en cas de disparition ou modification
substantielle de l’objet social de l’association, ou plus globalement, lorsque l’intérêt général le
justifie.
La Ville notifiera sa décision par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout moyen
permettant d’attester de la date de remise de ce pli, au moins deux (2) mois avant la prise d’effet
de cette dénonciation anticipée.
Le cas échéant, les parties se rencontreront avant l’expiration du délai mentionné ci-dessus pour étudier ensemble les conséquences de la fin anticipée de la convention.
ARTICLE 16 : Renouvellement de la convention
La présente convention est conclue pour une durée ferme et définitive de trois (3) années. Elle ne saurait en conséquence être renouvelée, sous réserve de la conclusion d’un nouveau partenariat communal, approuvé en Conseil Municipal.
ARTICLE 17 : Exécution et modification de la convention
17.1 Exécution de la convention
Il est convenu et entendu entre les parties qu’en sa qualité de pouvoir exécutif, Monsieur le Maire
ou l’autorité déléguée ont pleine compétence pour procéder à l’exécution des présentes.
Cette exécution sera notamment manifestée par de simples écrits de ces autorités, sans que le Conseil Municipal soit contraint de se prononcer. Il s’agit par exemple du prononcé d’une sanction qui peut aller jusqu’à la restitution de tout ou partie de la subvention, l’arrêt du versement de la subvention périodique en application des stipulations des présentes, du contrôle de l’activité ou de tout ce qui précède et suit en termes de modification et résiliation.
17.2 Modifications de la convention relevant de l’autorité exécutrice
Il est précisé que l’ensemble des normes, communautaires, nationales et locales s’imposant à
l’activité objet de la présente ou bien encore à la présente directement (convention portant
subvention d’une activité associative), seront automatiquement applicables dès leur entrée en Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
vigueur. Il est convenu que ces modifications ne sauraient fonder des demandes de dommages et
intérêts à l’encontre de la Ville.
Dans l’hypothèse où tout ou partie des subventions allouées seraient versées sous formes d’acomptes, la Ville se réserve le droit de modifier à tout moment le montant de l’acompte convenu, dès lors que cette modification n’implique pas une forte perturbation de l’activité de l’Association. L’Association ne saurait en conséquence se prévaloir d’aucune indemnité de ce chef.
17.3 Autres modifications de la convention
Toutes autres modifications pouvant bouleverser l’économie de la présente devra faire l’objet
d’une délibération du Conseil Municipal, motivée par l’intérêt communal.
Toute modification peut également être obtenue avec l’accord de l’ensemble des parties. Si ces dernières ne bouleversent pas l’économie de la convention, elles seront acceptées par l’autorité communale exécutrice. De telles modifications ne nécessitant pas une délibération préalable du Conseil Municipal, peuvent notamment porter sur des modifications sommaires de l’usage d’une partie de la subvention octroyée par la Ville, dès lors que cet usage demeure conforme à l’intérêt communal admis par la délibération originelle de l’Assemblée délibérante municipale.
ARTICLE 18 : Correspondances entre les PARTIES
Pour l'exécution des présentes, sauf lorsque la loi, la réglementation ou les stipulations du présent contrat imposent une autre forme de notification, toutes les notifications sont valablement faites par (i) lettre recommandée avec demande d'avis de réception, (ii) ou par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues à l’article 1369-8 du code civil et le décret n°2011-144 du 2 février 2011, adressés :
Pour la Ville :
Attention de: Monsieur le Maire
Adresse: Hôtel de Ville 16 rue de Pontoise 78104 Saint-
Germain-en-Laye
Email: Emmanuel.lamy@saintgermainenlaye.fr
Pour l’Association :
Attention de: Monsieur Patrick COTELLE
Adresse: 5 Avenue Kennedy 78100 Saint Germain en Laye
Email: patrick.cotelle@wanadoo.fr
Tout changement d'adresse postale ou électronique ou de représentant d'une Partie devra être notifié par la Partie concernée à l’autre Partie ainsi qu'il est prévu ci-dessus.
Les PARTIES conviennent également de la transmission par simple courrier électronique, de toute information requise ou utile à l’exécution de cette convention (Art. 1369-2 du code civil). Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association MLSGP
ARTICLE 19 : Stipulations générales
Une tolérance relative à l’application des clauses et conditions de la présente convention ne
pourra jamais, qu’elle qu’ait pu en être la durée ou la fréquence, être considérée comme une
modification ou suppression de ces clauses et conditions.
Pour tout ce qui ne serait pas prévu aux présentes, les parties entendent se soumettre aux droits et
usages locaux.
Tout litige non résolu par la voie amiable et résultant de l’exécution de la présente convention,
est, sous réserve de toute action pénale, du ressort du Tribunal Administratif de Versailles. Afin
d’éviter toutefois toute procédure contentieuse, en cas de naissance d’un conflit, la partie la plus
diligente pourra solliciter un règlement amiable. Il pourra être proposé lors de cette tentative
amiable, la désignation d’un arbitre par la Ville.
A toutes fins utiles, il est rappelé que la présente convention est régie, en raison de son objet et
des clauses y insérées, par les règles relatives au droit administratif.
Fait à Saint-Germain-en-Laye en deux exemplaires,
Le ………………………………………………
Pour la Ville
Le Maire de Saint-Germain-en-Laye
Emmanuel LAMY
Pour l’Association MLSGP
Le Président
Patrick COTELLE
Pièces jointes :
Annexe 1 : Statuts de l’association
Annexe 2 : Demande motivée de subvention (dossier de 2016)
Annexe 3 : Questionnaire de demande de subvention - Trame
Annexe 4 : Bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention – Trame Annexe 5 : Subventions en nature – Consommation annuelle - Trame
Annexe 6 : Modèle de bilan sommaire, quantitatif et qualitatif (Art. 8)
Annexe 7 : Compte-rendu financier (formulaire cerfa)
Annexe 8 : Attestations d’assurances de l’Association (responsabilité)
, Convention d’objectifs et de moyens
Association Maisons Laffitte Saint Germain Poissy RUGBYVELINES
ANNEXE N°5
Subventions en nature
Identification de l’activité & Date(s)
Nature aide en nature Noms / Nature Nombre / Durée Observations
Personnel municipal ayant prêté
son concours
Matériel mis à disposition
Reprographies
Envois postaux et fournitures
Locaux/terrains mis à disposition
Supports de communication
réalisés par la Ville
Divers Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
Convention d’objectifs et de moyens
Années 2016-2017-2018
Entre les soussignés :
La Ville de Saint-Germain-en-Laye représentée par son Maire en activité, Monsieur le Maire Emmanuel LAMY, Officier de la Légion d’Honneur, Chevalier de l’Ordre National du Mérite demeurant de droit en l’Hôtel de Ville sis 16 rue de Pontoise, spécialement habilité à cet effet par délibération du conseil municipal en date du 26 janvier 2016 d’une part,
ci-après dénommée « la Ville »
Et
L’Association « PARIS SAINT-GERMAIN FC» (PSG) association dite Loi de 1901 dont le
siège social est sis 7 bis avenue Kennedy à Saint Germain en Laye, prise en la personne de son
représentant légal Monsieur Benoit ROUSSEAU, son Président, agissant en vertu d’une
délibération de son conseil d’administration en date du 5 novembre 2015, l’habilitant à signer,
ci-après désignée « l’Association », d’autre part,
ci-après dénommée « l’Association»
L’ensemble étant dénommé ci-après les « PARTIES » Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
EXPOSENT
PRÉAMBULE
L’Association a pour mission de créer les conditions de succès pour les joueurs et joueuses leur permettant de poursuivre leur formation en rejoignant le Centre de formation.
L’Association est partie intégrante du « projet sportif » du Club comprenant : la section professionnelle,
le centre de formation ;
dans cette structure l’association est plus spécifiquement en charge de l’école de football qui couvre les catégories allant jusqu’à 13ans.
Une convention signée avec la SASP décrit les responsabilités sportives de l’Association. Outre l’école de football, l’Association a des équipes engagées dans chaque catégorie y compris en seniors et vétérans.
Les effectifs actuels de l’Association sont de 616 licenciés dans lesquels on ne compte que 61 Saint-Germanois soit 10 % des effectifs.
478 joueurs et joueuses
41 éducateurs
22 arbitres
75 dirigeants
Une stabilité des effectifs masculins
Dans le cadre du développement du football féminin auquel le Club participe de manière active les effectifs augmenteront de 20 à 30% A noter que l’association est en charge de l’école de football et des jeunes joueuses jusqu’en catégorie U16.
Nous continuerons notre travail d’amélioration au niveau de l’enseignement du football pour remplir les conditions et obtenir la labellisation de l’école de football.
Nous poursuivrons nos actions pour former éducateurs et dirigeants afin d’améliorer leurs compétences
La montée en compétence de l’encadrement des joueurs et joueuses et des équipes nous permettra d’atteindre voire d’augmenter chaque saison de 5 à 7 le nombre de joueurs qui rejoindront la préformation.
Organisation d’un tournoi international avec des équipes de renommée internationale.
Enfin nous mettrons tout en œuvre pour voir aboutir le projet d’amélioration des infrastructures pour le bâtiment administratif et la réhabilitation des vestiaires. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
ARTICLE 1 : Objet de la Convention
Constituent des subventions, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l'acte
d'attribution, décidées par les autorités administratives, justifiées par un intérêt général et
destinées à la réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement, à la contribution au
développement d'activités ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé
bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les
organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération
de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les
accordent (Art. 9-1 de la loi n°2000-321).
La présente convention, conclue dans le cadre défini en préambule, a pour objet de préciser les
conditions et modalités d’octroi de subventions communales à l’Association, pour les trois
années civiles suivantes : 2016, 2017 et 2018. Ces subventions annuelles sont dédiées à la
réalisation de l’objet statutaire de l’Association, à travers des actions reconnues d’intérêt
communal.
Les articles qui suivent ont ainsi vocation à fixer les modalités de versement de la subvention
municipale, les dépenses pour lesquelles cette subvention est octroyée, les contrôles que la Ville
est en droit d’effectuer et les sanctions qu’elle pourrait infliger.
TITRE I – LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE
ARTICLE 2 : Subvention(s)
2-1 Subvention annuelle
La Ville s'engage à soutenir financièrement l'Association. Elle fixe annuellement le montant de
son concours financier en fonction des objectifs poursuivis, tels que décrits à l’article un (1), en
préambule et aux articles suivants.
Pour obtenir cette subvention annuelle, l'Association doit présenter tous les ans une demande de
subvention, conformément aux stipulations de l’article 8 de la présente convention.
L'aide de la Ville sera créditée au compte de l'Association, sous réserve du respect des
engagements figurant au titre II de la présente convention, sous réserve de l’admission de l’intérêt
communal des activités programmées, et selon les procédures comptables en vigueur.
Le montant de la subvention municipale annuelle fera l’objet d’une notification dans le mois
suivant son vote en Conseil Municipal. Cette délibération étant créatrice de droits, l’Association
pourra s’en prévaloir auprès de la Ville et de tout tiers.
2-2 Conditions de détermination du coût des actions subventionnables
Les actions envisagées par l’Association sur la durée d’exécution de la présente convention, de nature à pouvoir faire l’objet d’une subvention municipale, sont estimées à environ 2 956 000 € Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
sur 3 ans soit environ 985 333 € par année. Ce coût prévisionnel a été évalué sur la base d’une demande motivée et chiffrée de l’Association, accompagnée notamment des documents suivants (Annexe n°2). Ces documents couvrent la période triennale de la convention :
Documents administratifs et comptables pour les 3 années en cause :
Questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Budget de l’exercice en cours ;
Budget prévisionnel de l’année à venir, détaillant les dépenses et recettes contribuant directement à l’organisation des activités proposées, ainsi que les dépenses et recettes relatives au fonctionnement courant de l’Association ;
Bilan et compte de résultat du dernier exercice clos ;
Bilan et compte de résultat prévisionnels de l’exercice en cours (dits Prévisions de Fin d’Année - PFA) ;
Compte-rendu de la dernière assemblée générale, retraçant l’activité de l’association ainsi que ses objectifs pour l’avenir ;
Sauf s’ils n’ont pas changé depuis leur dernière communication à la Ville : statuts de l’association et relevé IBAN.
Documents opérationnels pour les 3 années en cause :
Programme quantitatif et qualitatif détaillé (prévisionnel ou arrêté) de l’année à venir (dite N+1), spécifiant le cas échéant ses évolutions par rapport à l’année en cours (dite N) ;
Présentation des évolutions structurelles ou humaines envisagées ou attestation sur l’honneur de l’absence d’évolutions de telle nature ;
Le cas échéant, le bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention d’objectifs (selon modèle - Annexe n°4) ;
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
2-3 Conditions de détermination de la subvention municipale
La Ville contribue financièrement à la réalisation des missions de l’association. Le montant prévisionnel de la subvention qui pourrait être allouée à l’Association pour l’année 2016 est estimé à hauteur de 40 000 €
Il est demandé un effort de gestion à l’Association, dans l’optique d’une diminution probable des subventions pour les années 2017 et 2018 par rapport au montant de la subvention de l’année 2016.
Toutefois, si la Ville devait faire face à une baisse significative de la dotation de fonctionnement de l’Etat en 2017 et 2018, en plus des diminutions déjà annoncées, elle se réserve le droit de baisser le montant des subventions allouées sur la période 2017-2018. L’association devra rechercher des sponsors et des partenariats pour optimiser ses recettes. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
Les actions de l’Association fondant pour l’essentiel la décision de la Ville de lui allouer cette subvention prévisionnelle annuelle de fonctionnement, sont les suivantes :
Développement de la section féminine environ 130 jeunes filles
Mise en place d’éducateurs supplémentaires (1 par équipe) pour renforcer la qualité de la formation
Adjonction de 2 préparateurs physiques pour permettre aux joueurs de mieux se préparer sur le plan physique et éviter les blessures
Formation des dirigeants, des arbitres et des moniteurs/éducateurs au point de vue technique et pédagogique
5 à 6 joueurs par saison ont rejoint le centre de formation du PSG.
1 joueur de l’Association a conclu un contrat professionnel avec le Centre de formation
Mise en place de la vidéo pour permettre aux joueurs de visualiser les séquences de matchs
Organisation chaque année de tournois régionaux pour les catégories « jeunes ».
Participation des équipes à de très nombreux tournois haut niveau en province et à l’étranger.
Mise en place d’une permanence médicale une fois par semaine assurée par un médecin spécialisé permettant un suivi médical de qualité.
2-4 Versement de la subvention annuelle
Sous réserve de tout ce qui précède, la contribution financière municipale annuelle sera versée
selon les modalités suivantes, sans préjudice du contrôle de l’administration conformément à
l’article 12 :
- un versement avant le 30 avril de chaque année, dans la limite d’un tiers du montant prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- un versement avant le 30 juin de chaque année, dans la limite d’un tiers du montant prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- Le solde sera versé avant le 30 septembre La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.
La subvention annuelle ainsi allouée, n’est ni actualisable, ni révisable, sous réserve d’un vote contraire et préalable du Conseil Municipal, prononcé selon les modalités qui précèdent. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
2-5 Subventions exceptionnelles
Cette subvention communale annuelle ne fait pas obstacle à l’attribution de subventions
exceptionnelles complémentaires. De telles subventions ont vocation à soutenir des projets
spécifiques.
Ces subventions pourront être allouées à l’Association, sous réserve de l’accord du Conseil Municipal, sur la base de pré-projets détaillés, programmatiques et financiers, démontrant l’intérêt communal du projet en cause et sa fiabilité.
ARTICLE 3 : Mise à disposition de locaux
Outre le versement d’une subvention annuelle en numéraire, la Ville peut accorder son concours
par la mise à disposition de ses biens immobiliers. Cette mise à disposition peut être temporaire
(salles, terrains…) ou annuelle, voire pluriannuelle.
L’ensemble fait l’objet de titres d’occupation distincts régis par des règles qui leur sont propres
(disponibilité des salles…).
Les installations sportives du stade Georges-Lefèvre sont mises à disposition de l’Association
gracieusement par voie de convention. Pour l’année sportive 2015/2016 le coût réel de
fonctionnement des installations mises à disposition peut être valorisé à la somme de 149 625 €.
L’Association s’engage à intégrer cette valorisation dans sa comptabilité.
ARTICLE 4 : Mise à disposition de personnels et autres moyens municipaux
La Ville pourra autoriser ponctuellement, sous réserve des besoins du service et de l’intérêt
communal, le personnel municipal à prêter son concours à l’Association durant les heures de
service, afin de contribuer aux actions de l’Association.
La Ville pourra également, sous réserve des arbitrages budgétaires et des impératifs liés à la
bonne marche des services communaux, l’ensemble relevant exclusivement de la libre
appréciation de la Ville :
- autoriser la mise à la disposition de l’Association, gracieuse et temporaire, de matériels municipaux (tables, chaises, panneaux…).
- autoriser la réalisation gracieuse et ponctuelle de supports de communication au bénéfice de l’association (tracts, affiches, cartons d’invitation….). L’Association reconnaît néanmoins que ces supports de communication pourront, selon l’unique volonté de la Ville, comporter le logo établi à cet effet par la Ville, témoin du partenariat noué en la matière entre l’Association et la Ville (Logo dit « avec le soutien de la Ville »).
Les autorisations qui précèdent requièrent une demande préalable et motivée de l’Association,
déposée auprès des services municipaux compétents. La demande doit être formulée dans un
délai raisonnable qui ne saurait, sauf exception admise, être inférieur à un (1) mois.
Dans le respect de son obligation de dresser un bilan exhaustif des aides communales allouées,
l’Association devra lister pour chaque opération, les aides municipales complémentaires ainsi Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
délivrées en nature. Ce bilan sera établi selon le modèle joint en annexe (Annexe n°5) ou sous
toute autre forme permettant de recueillir le même niveau d’informations.
ARTICLE 5 : Obligations générales de la Ville
La Ville étant dans l’obligation de veiller au bon usage des deniers publics, elle s’engage à
contrôler l’usage des subventions allouées à l’Association en application des présentes.
Elle s’engage toutefois également à ne pas porter une atteinte manifestement excessive à l’activité de l’Association, par ses contrôles sur place et sur pièces.
TITRE II – LES ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
ARTICLE 6 : Incessibilité des droits
Dans le respect des dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités
territoriales, l’Association ne pourra pas reverser à une tierce entité, tout ou partie des
subventions présentement allouées par la Ville.
Ladite interdiction s’étend à l’ensemble des droits qu’elle tire de cette convention.
ARTICLE 7 : Assurances et responsabilités
L'Association déclare avoir souscrit des polices d'assurance auprès de compagnies reconnues et
solvables, nécessaires pour la garantie de sa responsabilité civile.
L’Association déclare sous sa seule responsabilité, que cette police d’assurance recouvre
l’ensemble de son activité statutaire et notamment celle contenue dans le programme annuelle
déposé au soutien de la demande de subvention, et qu’elle s’étend aux actions menées par les
personnes relevant de son autorité, au sens notamment de l’article 1384 du code civil.
L’Association s’engage à maintenir cette couverture assurantielle pendant toute la durée des
présentes.
L’Association est seule responsable des activités qu’elle mène, nonobstant leur intérêt communal. L’association s’engage dès lors, d’une part, à ne rien faire qui puisse nuire aux intérêts de la Ville et donc à mettre immédiatement un terme à toute action de nature à nuire auxdits intérêts, et d’autre part, à assumer les responsabilités qui sont les siennes, tant à l’égard de ses adhérents que des tiers, dont les Saint-Germanois.
ARTICLE 8 : Demandes de subvention(s) annuelles
Au soutien de chaque demande de subvention exceptionnelle, l'Association devra délivrer une
demande motivée et chiffrée comprenant l’ensemble des pièces exigées au précédent article 2.2.
Pour les demandes de subvention annuelle relevant de cette convention d’objectif, l’Association
ne sera tenue de produire que les documents suivants, au plus tard le 1er septembre de l’année
en cours. Ces documents ont vocation à permettre à la Ville, d’une part, de dresser un pré-bilan
du bon usage de la subvention durant l’année en cours (évaluation quantitative et qualitative), et Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
d’autre part, de s’assurer de la poursuite par l’association des activités d’intérêt municipal
fondant la contribution communale au regard de la présente convention d’objectif pluriannuelle.
Ce dossier sera complété par les soins de la Ville, du compte-rendu financier remis
antérieurement à la Ville en application de l’article qui suit.
Documents administratifs et comptables :
Le questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Une synthèse financière, dite FPA (Prévisions de Fin d’Année) de nature à présenter la situation de l’Association à la date du 31 août de l’année en cours. Cette synthèse ne constitue, ni le bilan comptable de l’association, ni son compte de résultat. Elle n’a pas à être certifiée par un expert comptable.
Si ces derniers ont changé depuis l’année précédente : les statuts et le relevé IBAN de l’Association.
La copie du dernier relevé des comptes bancaires ou postaux, disponibles à la date de la demande.
Documents opérationnels :
Une synthèse des opérations programmées pour l’exercice à venir, essentiellement par comparaison avec les opérations de l’année en cours.
Présentation le cas échéant des évolutions structurelles ou humaines envisagées.
Un premier bilan sommaire, quantitatif et qualitatif, des actions subventionnées par la Ville, et d’ores et déjà achevées ou engagées par l’Association (selon modèle - Annexe n°6).
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
Tout ce qui précède n’est pas de nature à pouvoir remettre en cause le droit de contrôle a posteriori dont dispose la Ville en applications des stipulations qui suivent.
ARTICLE 9 : Bilans comptables et opérationnels
Afin de permettre à la Ville de procéder à ses opérations de contrôle du bon usage des deniers
publics, et d’évaluer ainsi la pertinence des actions conduites en regard des objectifs fixés,
l’Association s’engage :
A appliquer la présente convention de manière raisonnable et loyale.
A respecter les obligations qui sont les siennes, notamment en application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration et de ses décrets d’application.
A respecter le plan comptable des associations, ainsi que l’ensemble du régime fiscal et social applicable et à désigner le cas échéant un commissaire aux comptes (Art. L.612-1 et suivants et R.612-1 et suivants du Code de Commerce...).
A user de la (des) subvention(s) allouée(s) afin de remplir les objectifs qu’elle s’est fixée pour l’année en cause, et ayant fondé l’octroi de ladite (lesdites) subvention(s) de la Ville. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois à compter de la clôture de l’exercice, le bilan certifié conforme de son activité, afin que la Ville puisse le cas échéant l’annexer à son compte administratif.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois suivant la fin de l’exercice comptable en cause, un compte rendu financier conforme aux exigences de l’article 10 de la loi n°2000- 321 du 12 avril 2000 et à l’arrêté n°PRMX0609605A du 11 octobre 2006 (formulaire cerfa ci-annexé). Ce compte-rendu comporte un bilan d’activité et comptable, quantitatif et qualitatif.
En outre, des indicateurs fournis annuellement par l’Association, permettront de suivre
l’évolution de son activité. Le bilan d’activité précité devra en conséquence permettre à la Ville
d’apprécier, sous l’angle quantitatif et qualitatif, l’activité de l’association au regard des items
suivants :
- Nombre de manifestations organisées par l’Association et nombre de participants, éventuellement par comparaison avec l’année N-1.
- Fixation des moyens d’amélioration de l’activité de l’Association, à budget constant.
Dans le prolongement de tout ce qui précède, les représentants de l'Association s’engagent à
rencontrer durant l’année d’utilisation de la subvention communale, au moins une (1) fois et sur
simple demande de la Ville, les représentants de la Ville pour évaluer les résultats et en tirer les
conséquences à court et moyen terme.
En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution ou de retard pris dans l'exécution de la présente convention par l'Association, quelle qu’en soient les raisons, l’Association doit en informer la Ville sans délai par l’envoi d’un courrier électronique avec accusé de réception, à l’attention de la Direction municipale opérationnelle dont elle relève.
ARTICLE 10 : Communication
L’Association s’engage à mentionner le partenariat avec la Ville de Saint-Germain-en-Laye dans
tous les supports de communication qu’elle réalise et à y apposer le logo établi à cet effet par la
Ville, logo dit « avec le soutien de la Ville ».. La Ville autorise en conséquence l’Association à
utiliser à cette fin ce logo municipal dit « avec le soutien de la Ville »..
L’Association s’engage à fournir à la Ville, dans un délai raisonnable lui permettant d’anticiper
les actions en cause, un exemplaire de chacun des supports de communication qu’elle édite.
Si l’association édite son propre site internet, elle y insère un lien vers le portail officiel de la Ville.
ARTICLE 11 : Autres engagements
L’association s’engage à informer immédiatement la Ville de toute évolution la concernant, de
nature à avoir un impact sur ses relations avec la Ville. Il s’agit entre autre de ses modifications
statutaires, des changements au sein de sa représentation, ainsi que de ses éventuelles difficultés Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
financières, techniques ou opérationnelles, de nature à nuire à la bonne réalisation des actions
ayant fondé le subventionnement communal.
A cet effet, l’Association doit entre autre, soit communiquer sans délai à l’administration la copie des déclarations mentionnées aux articles 3, 6 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d’administration publique pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, soit informer la Ville, par lettre recommandée avec accusé de réception, de toute nouvelle déclaration enregistrée dans le Répertoire National des Associations (RNA) et fournir la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire.
TITRE III – CLAUSES GENERALES
ARTICLE 12 : Durée de la convention
La présente convention est consentie et acceptée pour une durée de trois (3) années civiles, à
savoir les années 2016, 2017 et 2018.
Ses effets s’étendent toutefois au-delà de cette durée, compte tenu notamment des droits et obligations des PARTIES relevant des opérations de contrôle du bon usage des subventions allouées par la Ville.
ARTICLE 13 : Contrôles & Evaluations de la Ville
13-1 Evaluation
Tel que cela ressort notamment des articles 8 et 9 de la présente convention, l’Association
s’engage à fournir, lors de ses nouvelles demandes de subventionnement, mais plus encore, au
plus tard six (6) mois suivant la fin de son exercice comptable : un bilan d’ensemble, qualitatif et
quantitatif, de la mise en œuvre du programme à l’origine du soutien de la Ville.
La Ville procède, conjointement avec l’association, à l’évaluation des conditions de réalisation du
programme auquel la Ville a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif.
L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet du subventionnement et sur l’impact du programme d’actions ou de l’action, au regard de l’intérêt local, conformément aux dispositions des articles L.1611-4 et L.2121-29 du code général des collectivités territoriales.
13-2 Contrôles
La Ville contrôle annuellement, ainsi qu’à l’issue de la convention, que la (les) contribution(s)
financière(s) allouée(s) n’excède(nt) pas le coût de la mise en œuvre des actions à son (leur)
origine.
Pendant et au terme de la convention, la Ville se réserve également le droit, dans le respect des
dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, d’effectuer sur
place et/ou sur pièces, à tout moment, à toute opération de contrôle qu’elle jugera utile, de
quelque nature qu’elles soient, afin de vérifier que l’Association satisfait aux obligations et
engagements issus des présentes et de ses obligations légales et réglementaires. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
L'association s'engage à faciliter l'accès à ses locaux et à toutes pièces justificatives des dépenses
et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ces opérations de
contrôle.
Il est rappelé toutefois que l’Association demeure autonome. La Ville ne saurait dès lors, par ses
contrôles, porter une atteinte manifestement abusive à l’activité de l’Association.
ARTICLE 14 : Sanctions
14-1 Détournement de la subvention
Si par extraordinaire, la subvention allouée était en tout ou partie utilisée à des fins contraires à celles prévues aux présentes, l’Association devra, d’une part, s’en justifier dans les plus brefs délais, et d’autre part, restituer tout ou partie de la subvention ainsi détournée, pour violation de ses obligations contractuelles. Un tel remboursement ne sera cependant exigible que si la Ville estime que le détournement querellé n’est pas légitime ou non suffisamment satisfactoire de l’intérêt communal.
14-2 Non-utilisation de la totalité de la subvention
Si la totalité de la subvention n’est pas utilisée ou pour le moins, engagée avant la clôture de
l’exercice comptable en cause, la Ville pourra :
Soit exiger la restitution de la subvention non utilisée ;
Soit, ne pas verser à due concurrence, les sommes restant dues, s’il s’avère que la totalité de la subvention allouée n’a pas encore été virée administrativement.
14-3 Fautes contractuelles
Le non-respect par l’Association, de tout ou partie de ses obligations contractuelles, peut
également justifier, outre la résiliation de la convention selon les conditions développées infra,
l’accroissement des obligations de l’association, dont l’obligation pour cette dernière de délivrer
à la Ville un bilan mensuel qualitatif et quantitatif de ses actions subventionnées.
Au surplus, nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
ARTICLE 15 : Résiliation de la convention
15.1 Résiliation pour non-respect des engagements contractuels
En cas de violation des présentes stipulations par l’une ou l’autre partie, celle-ci pourra résilier
cette convention de plein droit. Cette résiliation interviendra à l’expiration d’un délai de deux (2)
mois suivant l'envoi d'une lettre de mise en demeure envoyée par tout moyen de nature à en
attester la réception et restée infructueuse.
Lors d’une telle résiliation par la Ville pour faute, la part de subvention non-utilisée sera reversée
à la Ville, sauf force majeure. En cas de subvention annuelle, l’Association devra reversée à la Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
Ville, la somme la plus élevée entre, le montant de la subvention non-utilisée, précédemment
évoquée, et le montant prorata temporis de la subvention annuelle octroyée.
Nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire
indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
En cas de faute de la Ville, cette convention ne pourra être résiliée que sur décision de justice. Nonobstant cette résiliation, l’Association devra utiliser les subventions allouées par la Ville, conformément aux engagements convenus.
15.2 Dénonciation par l’association
A chaque date anniversaire, l’association a la faculté de dénoncer la présente convention, par lettre recommandée avec avis de réception, adressée au moins 2 mois avant ladite date anniversaire. Une telle dénonciation ne saurait remettre en cause ses obligations relatives au bon usage des subventions municipales déjà allouées en vertu des présentes.
15.3 Dénonciation par la Ville
La ville se réserve la possibilité de dénoncer la présente en cas de disparition ou modification
substantielle de l’objet social de l’association, ou plus globalement, lorsque l’intérêt général le
justifie.
La Ville notifiera sa décision par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout moyen
permettant d’attester de la date de remise de ce pli, au moins deux (2) mois avant la prise d’effet
de cette dénonciation anticipée.
Le cas échéant, les parties se rencontreront avant l’expiration du délai mentionné ci-dessus pour étudier ensemble les conséquences de la fin anticipée de la convention.
ARTICLE 16 : Renouvellement de la convention
La présente convention est conclue pour une durée ferme et définitive de trois (3) années. Elle ne saurait en conséquence être renouvelée, sous réserve de la conclusion d’un nouveau partenariat communal, approuvé en Conseil Municipal.
ARTICLE 17 : Exécution et modification de la convention
17.1 Exécution de la convention
Il est convenu et entendu entre les parties qu’en sa qualité de pouvoir exécutif, Monsieur le Maire
ou l’autorité déléguée ont pleine compétence pour procéder à l’exécution des présentes.
Cette exécution sera notamment manifestée par de simples écrits de ces autorités, sans que le Conseil Municipal soit contraint de se prononcer. Il s’agit par exemple du prononcé d’une sanction qui peut aller jusqu’à la restitution de tout ou partie de la subvention, l’arrêt du versement de la subvention périodique en application des stipulations des présentes, du contrôle de l’activité ou de tout ce qui précède et suit en termes de modification et résiliation. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
17.2 Modifications de la convention relevant de l’autorité exécutrice
Il est précisé que l’ensemble des normes, communautaires, nationales et locales s’imposant à
l’activité objet de la présente ou bien encore à la présente directement (convention portant
subvention d’une activité associative), seront automatiquement applicables dès leur entrée en
vigueur. Il est convenu que ces modifications ne sauraient fonder des demandes de dommages et
intérêts à l’encontre de la Ville.
Dans l’hypothèse où tout ou partie des subventions allouées seraient versées sous formes d’acomptes, la Ville se réserve le droit de modifier à tout moment le montant de l’acompte convenu, dès lors que cette modification n’implique pas une forte perturbation de l’activité de l’Association. L’Association ne saurait en conséquence se prévaloir d’aucune indemnité de ce chef.
17.3 Autres modifications de la convention
Toutes autres modifications pouvant bouleverser l’économie de la présente devra faire l’objet
d’une délibération du Conseil Municipal, motivée par l’intérêt communal.
Toute modification peut également être obtenue avec l’accord de l’ensemble des parties. Si ces dernières ne bouleversent pas l’économie de la convention, elles seront acceptées par l’autorité communale exécutrice. De telles modifications ne nécessitant pas une délibération préalable du Conseil Municipal, peuvent notamment porter sur des modifications sommaires de l’usage d’une partie de la subvention octroyée par la Ville, dès lors que cet usage demeure conforme à l’intérêt communal admis par la délibération originelle de l’Assemblée délibérante municipale.
ARTICLE 18 : Correspondances entre les PARTIES
Pour l'exécution des présentes, sauf lorsque la loi, la réglementation ou les stipulations du présent contrat imposent une autre forme de notification, toutes les notifications sont valablement faites par (i) lettre recommandée avec demande d'avis de réception, (ii) ou par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues à l’article 1369-8 du code civil et le décret n°2011-144 du 2 février 2011, adressés :
Pour la Ville :
Attention de: Monsieur le Maire
Adresse: Hôtel de Ville 16 rue de Pontoise 78104 Saint-
Germain-en-Laye
Email: Emmanuel.lamy@saintgermainenlaye.fr
Pour l’Association :
Attention de: Monsieur Benoît ROUSSEAU
Adresse: 7 bis Avenue Kennedy 78100 Saint Germain en Laye
Email: brousseau@psg.fr
Tout changement d'adresse postale ou électronique ou de représentant d'une Partie devra être notifié par la Partie concernée à l’autre Partie ainsi qu'il est prévu ci-dessus.
Les PARTIES conviennent également de la transmission par simple courrier électronique, de toute information requise ou utile à l’exécution de cette convention (Art. 1369-2 du code civil). Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association PSG Association
ARTICLE 19 : Stipulations générales
Une tolérance relative à l’application des clauses et conditions de la présente convention ne
pourra jamais, qu’elle qu’ait pu en être la durée ou la fréquence, être considérée comme une
modification ou suppression de ces clauses et conditions.
Pour tout ce qui ne serait pas prévu aux présentes, les parties entendent se soumettre aux droits et
usages locaux.
Tout litige non résolu par la voie amiable et résultant de l’exécution de la présente convention,
est, sous réserve de toute action pénale, du ressort du Tribunal Administratif de Versailles. Afin
d’éviter toutefois toute procédure contentieuse, en cas de naissance d’un conflit, la partie la plus
diligente pourra solliciter un règlement amiable. Il pourra être proposé lors de cette tentative
amiable, la désignation d’un arbitre par la Ville.
A toutes fins utiles, il est rappelé que la présente convention est régie, en raison de son objet et
des clauses y insérées, par les règles relatives au droit administratif.
Fait à Saint-Germain-en-Laye en deux exemplaires,
Le ………………………………………………
Pour la Ville
Le Maire de Saint-Germain-en-Laye
Emmanuel LAMY
Pour l’Association PSG
Le Président
Benoît ROUSSEAU
Pièces jointes :
Annexe 1 : Statuts de l’association
Annexe 2 : Demande motivée de subvention (dossier de 2016)
Annexe 3 : Questionnaire de demande de subvention - Trame
Annexe 4 : Bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention – Trame Annexe 5 : Subventions en nature – Consommation annuelle - Trame
Annexe 6 : Modèle de bilan sommaire, quantitatif et qualitatif (Art. 8)
Annexe 7 : Compte-rendu financier (formulaire cerfa)
Annexe 8 : Attestations d’assurances de l’Association (responsabilité)
, Convention d’objectifs et de moyens
Association PARIS SAINT GERMAIN FC
ANNEXE N°5
Subventions en nature Identification de l’activité & Date(s)
Nature aide en nature
Noms / Nature
Nombre / Durée
Observations
Personnel municipal ayant prêté son concours Matériel mis à disposition Reprographies Envois postaux et fournitures Locaux/terrains mis à disposition Supports
de
communication
réalisés par la Ville Divers Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
Convention d’objectifs et de moyens
Années 2016-2017-2018
Entre les soussignés :
La Ville de Saint-Germain-en-Laye représentée par son Maire en activité, Monsieur le Maire Emmanuel LAMY, Officier de la Légion d’Honneur, Chevalier de l’Ordre National du Mérite demeurant de droit en l’Hôtel de Ville sis 16 rue de Pontoise, spécialement habilité à cet effet par délibération du conseil municipal en date du 26 janvier 2016 d’une part,
ci-après dénommée « la Ville »
Et
L’Association « SAINT GERMAIN HOCKEY CLUB» (S.G.H.C) association dite Loi de 1901
dont le siège social est sis 3 avenue Kennedy à Saint Germain en Laye, prise en la personne de
son représentant légal Monsieur Grégory MANSON, son Président, agissant en vertu d’une
délibération de son conseil d’administration en date du 6 juin 2015, l’habilitant à signer, ci-après
désignée « l’Association », d’autre part,
ci-après dénommée « l’Association»
L’ensemble étant dénommé ci-après les « PARTIES » Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
EXPOSENT
PRÉAMBULE
L’Association du Saint-Germain-Hockey-Club a pour objet de permettre la pratique du hockey- sur-gazon avec l’esprit de loisir et de compétition au sein d’équipes composées de licenciés amateurs.
Fondé en 1927, le Saint-Germain-Hockey-Club (SGHC) est un club référence dans l’hexagone de part son nombre de licenciés, de part ses résultats, de part son organisation.
En 2011 le Saint-Germain-Hockey-Club comptait 336 licenciés. Ses actions de développement, notamment dans le milieu scolaire de la ville, ont permis au SGHC d’accroître au cours des quatre dernières années ses effectifs. A ce jour, le SGHC compte 422 membres actifs repartis entre les équipes de l’école de hockey et les équipes adultes. Le Saint-Germain-Hockey-Club est un des seul club de l’hexagone à proposer une (ou plusieurs) équipe(s) dans chaque catégorie dames et hommes (enfants et adultes).
Vice-Champion de France chez les Hommes, les équipes fanions (Dames et Hommes) du club jouent au plus haut niveau (Elite).
Dans ses rangs, pas moins de 22 internationaux représentent les couleurs Saint-Germanoises dans les plus hautes compétitions internationales au 30 juin 2015.
Le SGHC à travers ses efforts sur le développement et par sa renommée locale et nationale continue sa progression en nombre de licenciés avec une troisième année de hausse consécutive. En 2011 nous avions dépassé la barre des 350 membres, fin 2012 nous frôlions les 390 inscriptions, stable en 2014 et au 30 juin 2015, nous avons dépassé les 422 membres au SGHC (394 licenciés, 28 adhérents non-licenciés) faisant du SGHC un des premiers clubs de l’hexagone, 33% des membres sont des femmes. L’Ecole de Hockey représente 63% de membres, 51% des membres habitent Saint-Germain-en-Laye et 93% des adhérents parcourent moins de 15km pour venir jouer au SGHC
Le développement vient essentiellement du travail de fond engagé depuis plusieurs années dans le milieu scolaire et par une professionnalisation de notre encadrement (4 diplômés sur 4 ans). La section sportive de St-Augustin, les interventions répétées dans les écoles et classes de Saint- Germain et de ses environs (plus de 15 classes concernées, 300 élèves) sont les facteurs importants de notre développement.
La création d’un tournoi scolaire en fin d’année avec un bon d’essai d’un mois gratuit (en septembre) nous amène quelques jeunes joueurs désirant connaître un peu plus notre sport Depuis 2010, l’organisation de stages en période de vacances scolaires, pour les enfants de l’Ecole de Hockey, est une réussite totale. 3 stages sont organisés : Pâques, début juillet et à la Toussaint. Chaque stage propose soit un perfectionnement pour nos membres soit une façon Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
ludique de découvrir le hockey pour les jeunes désirant s’initier. Ces stages sont animés par l’équipe d’encadrement du SGHC. En 2014-2015, nous séparons les stages qui sont répartis sur les deux semaines des vacances scolaires (automne, printemps et été). En 2015, plus de 200 jeunes joueurs s’y sont inscrits.
Ponctuellement, Kevin Mercurio est intervenu aux stages multi-activités de la ville pour permettre une initiation au Hockey sur gazon
Chaque année nous proposons à l’ensemble des enfants de l’école de hockey un événement particulier en plus des matchs de la saison régulière. Depuis 2012, nous organisons des échanges avec d’autres clubs (étrangers) et participons de façon régulière à des tournois : Echanges avec Nimègue (Pays-Bas) en A/R (Benjamins et Minimes)
Tournoi de Eindhoven (Pays-Bas) pour nos cadets
Tournoi de Bordeaux (cadettes)
Challenge Viala (RCF) pour les plumes et poussins
Nous avons également organisé en plus du Challenge Verrier (voir ci-dessous) quelques manifestations à St-Germain :
Phases finales chez les jeunes
Coupe de France UNSS
Interligues U16 (Filles et Garçons) à 2 reprises
Aussi, tout au long de la saison, nos accueillons des équipes étrangères de passage en France (Paris), avec notamment les Wanderers (Australie), écoles anglaises, américaines.
LE CHALLENGE VERRIER :
Fort de 24 équipes présentes, cet événement est confirmé comme le plus important de la catégorie sur le territoire.
Il est important pour le SGHC de le pérenniser en le fidélisant au fil des ans. Les pays présents au cours des 3 dernières éditions : France, Pays-Bas, Allemagne, Espagne, Suisse et Italie. En plus de la centaine de matchs joués en 3 jours, le SGHC relève le défi d’emmener les 450 participants pour une croisière sur la seine en bateau mouche.
En 2015, le SGHC pour améliorer ses capacités d’accueil décide de consacrer une partie de son budget dans la location d’un chapiteau de 250m2 (coût à la charge du club de 5000€). La sécurité de tous étant aussi une de nos priorités.
ARTICLE 1 : Objet de la Convention
Constituent des subventions, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l'acte
d'attribution, décidées par les autorités administratives, justifiées par un intérêt général et
destinées à la réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement, à la contribution au
développement d'activités ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé
bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les
organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération
de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les
accordent (Art. 9-1 de la loi n°2000-321). Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
La présente convention, conclue dans le cadre défini en préambule, a pour objet de préciser les
conditions et modalités d’octroi de subventions communales à l’Association, pour les trois
années civiles suivantes : 2016, 2017 et 2018. Ces subventions annuelles sont dédiées à la
réalisation de l’objet statutaire de l’Association, à travers des actions reconnues d’intérêt
communal.
Les articles qui suivent ont ainsi vocation à fixer les modalités de versement de la subvention
municipale, les dépenses pour lesquelles cette subvention est octroyée, les contrôles que la Ville
est en droit d’effectuer et les sanctions qu’elle pourrait infliger.
TITRE I – LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE
ARTICLE 2 : Subvention(s)
2-1 Subvention annuelle
La Ville s'engage à soutenir financièrement l'Association. Elle fixe annuellement le montant de
son concours financier en fonction des objectifs poursuivis, tels que décrits à l’article un (1), en
préambule et aux articles suivants.
Pour obtenir cette subvention annuelle, l'Association doit présenter tous les ans une demande de
subvention, conformément aux stipulations de l’article 8 de la présente convention.
L'aide de la Ville sera créditée au compte de l'Association, sous réserve du respect des
engagements figurant au titre II de la présente convention, sous réserve de l’admission de l’intérêt
communal des activités programmées, et selon les procédures comptables en vigueur.
Le montant de la subvention municipale annuelle fera l’objet d’une notification dans le mois
suivant son vote en Conseil Municipal. Cette délibération étant créatrice de droits, l’Association
pourra s’en prévaloir auprès de la Ville et de tout tiers.
2-2 Conditions de détermination du coût des actions subventionnables
Les actions envisagées par l’Association sur la durée d’exécution de la présente convention, de nature à pouvoir faire l’objet d’une subvention municipale, sont estimées à environ 747 900 € sur 3 ans soit environ 249 300 € par année. Ce coût prévisionnel a été évalué sur la base d’une demande motivée et chiffrée de l’Association, accompagnée notamment des documents suivants (Annexe n°2). Ces documents couvrent la période triennale de la convention :
Documents administratifs et comptables pour les 3 années en cause :
Questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Budget de l’exercice en cours ; Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
Budget prévisionnel de l’année à venir, détaillant les dépenses et recettes contribuant directement à l’organisation des activités proposées, ainsi que les dépenses et recettes relatives au fonctionnement courant de l’Association ;
Bilan et compte de résultat du dernier exercice clos ;
Bilan et compte de résultat prévisionnels de l’exercice en cours (dits Prévisions de Fin d’Année - PFA) ;
Compte-rendu de la dernière assemblée générale, retraçant l’activité de l’association ainsi que ses objectifs pour l’avenir ;
Sauf s’ils n’ont pas changé depuis leur dernière communication à la Ville : statuts de l’association et relevé IBAN.
Documents opérationnels pour les 3 années en cause :
Programme quantitatif et qualitatif détaillé (prévisionnel ou arrêté) de l’année à venir (dite N+1), spécifiant le cas échéant ses évolutions par rapport à l’année en cours (dite N) ;
Présentation des évolutions structurelles ou humaines envisagées ou attestation sur l’honneur de l’absence d’évolutions de telle nature ;
Le cas échéant, le bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention d’objectifs (selon modèle - Annexe n°4) ;
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
2-3 Conditions de détermination de la subvention municipale
La Ville contribue financièrement à la réalisation des missions de l’association. Le montant prévisionnel de la subvention qui pourrait être allouée à l’Association pour l’année 2016 est estimé à hauteur de 42 300 €
Il est demandé un effort de gestion à l’Association, dans l’optique d’une diminution probable des subventions pour les années 2017 et 2018 par rapport au montant de la subvention de l’année 2016.
Toutefois, si la Ville devait faire face à une baisse significative de la dotation de fonctionnement de l’Etat en 2017 et 2018, en plus des diminutions déjà annoncées, elle se réserve le droit de baisser le montant des subventions allouées sur la période 2017-2018. L’association devra rechercher des sponsors et des partenariats pour optimiser ses recettes.
Les actions de l’Association fondant pour l’essentiel la décision de la Ville de lui allouer cette subvention prévisionnelle annuelle de fonctionnement, sont les suivantes :
- Adapter les pratiques du Hockey-sur-Gazon au SGHC : Le sport compétition, le sport loisir, le sport scolaire et le sport découverte / ludique (bébé hockey, le hockey santé...). - Aider et Accompagner les joueurs le désirant vers la pratique du haut niveau.
- Améliorer nos compétences d’enseignements. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
- Proposer de nouvelles manifestations (camps de vacances, tournois scolaires, rencontre avec les villes jumelles de la commune).
- Soutenir le CDH78 dans sa démarche tout en continuant notre développement locale
- Construire avec le soutien de la ville de nouvelles conditions de pratique et d’accueil au Stade G. Lefèvre (tribune, vestiaires, bureau, rangements...).
- Pérenniser les finances du club
- Harmoniser nos statuts
Pour ce faire, nous aurons pour missions de :
o Restructurer notre école de hockey dans son organisation générale avec un projet pédagogique fort pour améliorer son travail sur le terrain.
Former et améliorer les compétences de nos entraineurs et animateurs
Mise en place d’entrainements spécifiques
Evaluation et orientation de nos joueurs
Accès au soutien vidéo
Différencier les pratiques et les attentes
Sensibiliser les joueurs (de tous les âges) à l’arbitrage
o Développer le hockey féminin, enjeu majeur fédéral.
o Renforcer notre développement localement par notre présence dans les écoles, sur le
temps scolaire, périscolaire et péri-éducatif.
o Accompagner la ville dans sa vocation européenne, à travers des actions ciblées
Challenge Verrier, échanges et déplacements de nos équipes jeunes et adultes à l’étranger
o Organiser une (ou plus) compétition majeure internationale durant la prochaine
convention.
o Maitriser notre budget et anticiper les enjeux :
Coupe d’Europe (arrêt des subventions EHL)
Décision d’engagement de préparation pour nos équipes fanions
Passage générationnel de certaines de nos équipes, qui impliquera un financement
plus important pour leur montée en performance
Accompagnement de nos jeunes à la compétition, sans oublier le maintien et le
développement des activités ludiques de notre association Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
o Revoir nos statuts (ils datent des années 1990) et création d’un règlement intérieur
adaptés à la structure du club qui a beaucoup évoluée.
2-4 Versement de la subvention annuelle
Sous réserve de tout ce qui précède, la contribution financière municipale annuelle sera versée
selon les modalités suivantes, sans préjudice du contrôle de l’administration conformément à
l’article 12 :
- un versement avant le 31 mars de chaque année, dans la limite de la moitié du montant prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- Le solde sera versé avant la fin de l’exercice comptable de l’association (31 juillett). La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.
La subvention annuelle ainsi allouée, n’est ni actualisable, ni révisable, sous réserve d’un vote contraire et préalable du Conseil Municipal, prononcé selon les modalités qui précèdent.
2-5 Subventions exceptionnelles
Cette subvention communale annuelle ne fait pas obstacle à l’attribution de subventions
exceptionnelles complémentaires. De telles subventions ont vocation à soutenir des projets
spécifiques.
Ces subventions pourront être allouées à l’Association, sous réserve de l’accord du Conseil Municipal, sur la base de pré-projets détaillés, programmatiques et financiers, démontrant l’intérêt communal du projet en cause et sa fiabilité.
ARTICLE 3 : Mise à disposition de locaux
Outre le versement d’une subvention annuelle en numéraire, la Ville peut accorder son concours
par la mise à disposition de ses biens immobiliers. Cette mise à disposition peut être temporaire
(salles, terrains…) ou annuelle, voire pluriannuelle.
L’ensemble fait l’objet de titres d’occupation distincts régis par des règles qui leur sont propres
(disponibilité des salles…).
Les installations sportives du stade Georges-Lefèvre sont mises à disposition de l’Association par
voie de convention. Il est toutefois précisé que ce tarif ne correspond pas au coût réel de
fonctionnement des installations qui peut être valorisé à la somme de 79 425 € pour l’année
sportive 2015/2016. L’Association s’engage à intégrer cette valorisation dans sa comptabilité.
Une nouvelle convention d’occupation sera établie et déterminera la prise en compte progressive
de la partie fluides par l’association.
ARTICLE 4 : Mise à disposition de personnels et autres moyens municipaux Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
La Ville pourra autoriser ponctuellement, sous réserve des besoins du service et de l’intérêt
communal, le personnel municipal à prêter son concours à l’Association durant les heures de
service, afin de contribuer aux actions de l’Association.
La Ville pourra également, sous réserve des arbitrages budgétaires et des impératifs liés à la
bonne marche des services communaux, l’ensemble relevant exclusivement de la libre
appréciation de la Ville :
- autoriser la mise à la disposition de l’Association, gracieuse et temporaire, de matériels municipaux (tables, chaises, panneaux…).
- autoriser la réalisation gracieuse et ponctuelle de supports de communication au bénéfice de l’association (tracts, affiches, cartons d’invitation….). L’Association reconnaît néanmoins que ces supports de communication pourront, selon l’unique volonté de la Ville, comporter le logo établi à cet effet par la Ville, témoin du partenariat noué en la matière entre l’Association et la Ville (Logo dit « avec le soutien de la Ville »).
Les autorisations qui précèdent requièrent une demande préalable et motivée de l’Association,
déposée auprès des services municipaux compétents. La demande doit être formulée dans un
délai raisonnable qui ne saurait, sauf exception admise, être inférieur à un (1) mois.
Dans le respect de son obligation de dresser un bilan exhaustif des aides communales allouées,
l’Association devra lister pour chaque opération, les aides municipales complémentaires ainsi
délivrées en nature. Ce bilan sera établi selon le modèle joint en annexe (Annexe n°5) ou sous
toute autre forme permettant de recueillir le même niveau d’informations.
ARTICLE 5 : Obligations générales de la Ville
La Ville étant dans l’obligation de veiller au bon usage des deniers publics, elle s’engage à
contrôler l’usage des subventions allouées à l’Association en application des présentes.
Elle s’engage toutefois également à ne pas porter une atteinte manifestement excessive à l’activité de l’Association, par ses contrôles sur place et sur pièces.
TITRE II – LES ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
ARTICLE 6 : Incessibilité des droits
Dans le respect des dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités
territoriales, l’Association ne pourra pas reverser à une tierce entité, tout ou partie des
subventions présentement allouées par la Ville.
Ladite interdiction s’étend à l’ensemble des droits qu’elle tire de cette convention.
ARTICLE 7 : Assurances et responsabilités Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
L'Association déclare avoir souscrit des polices d'assurance auprès de compagnies reconnues et
solvables, nécessaires pour la garantie de sa responsabilité civile.
L’Association déclare sous sa seule responsabilité, que cette police d’assurance recouvre
l’ensemble de son activité statutaire et notamment celle contenue dans le programme annuelle
déposé au soutien de la demande de subvention, et qu’elle s’étend aux actions menées par les
personnes relevant de son autorité, au sens notamment de l’article 1384 du code civil.
L’Association s’engage à maintenir cette couverture assurantielle pendant toute la durée des
présentes.
L’Association est seule responsable des activités qu’elle mène, nonobstant leur intérêt communal. L’association s’engage dès lors, d’une part, à ne rien faire qui puisse nuire aux intérêts de la Ville et donc à mettre immédiatement un terme à toute action de nature à nuire auxdits intérêts, et d’autre part, à assumer les responsabilités qui sont les siennes, tant à l’égard de ses adhérents que des tiers, dont les Saint-Germanois.
ARTICLE 8 : Demandes de subvention(s) annuelles
Au soutien de chaque demande de subvention exceptionnelle, l'Association devra délivrer une
demande motivée et chiffrée comprenant l’ensemble des pièces exigées au précédent article 2.2.
Pour les demandes de subvention annuelle relevant de cette convention d’objectif, l’Association
ne sera tenue de produire que les documents suivants, au plus tard le 1er septembre de l’année
en cours. Ces documents ont vocation à permettre à la Ville, d’une part, de dresser un pré-bilan
du bon usage de la subvention durant l’année en cours (évaluation quantitative et qualitative), et
d’autre part, de s’assurer de la poursuite par l’association des activités d’intérêt municipal
fondant la contribution communale au regard de la présente convention d’objectif pluriannuelle.
Ce dossier sera complété par les soins de la Ville, du compte-rendu financier remis
antérieurement à la Ville en application de l’article qui suit.
Documents administratifs et comptables :
Le questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Une synthèse financière, dite FPA (Prévisions de Fin d’Année) de nature à présenter la situation de l’Association à la date du 31 août de l’année en cours. Cette synthèse ne constitue, ni le bilan comptable de l’association, ni son compte de résultat. Elle n’a pas à être certifiée par un expert comptable.
Si ces derniers ont changé depuis l’année précédente : les statuts et le relevé IBAN de l’Association.
La copie du dernier relevé des comptes bancaires ou postaux, disponibles à la date de la demande.
Documents opérationnels : Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
Une synthèse des opérations programmées pour l’exercice à venir, essentiellement par comparaison avec les opérations de l’année en cours.
Présentation le cas échéant des évolutions structurelles ou humaines envisagées.
Un premier bilan sommaire, quantitatif et qualitatif, des actions subventionnées par la Ville, et d’ores et déjà achevées ou engagées par l’Association (selon modèle - Annexe n°6).
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
Tout ce qui précède n’est pas de nature à pouvoir remettre en cause le droit de contrôle a posteriori dont dispose la Ville en applications des stipulations qui suivent.
ARTICLE 9 : Bilans comptables et opérationnels
Afin de permettre à la Ville de procéder à ses opérations de contrôle du bon usage des deniers
publics, et d’évaluer ainsi la pertinence des actions conduites en regard des objectifs fixés,
l’Association s’engage :
A appliquer la présente convention de manière raisonnable et loyale.
A respecter les obligations qui sont les siennes, notamment en application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration et de ses décrets d’application.
A respecter le plan comptable des associations, ainsi que l’ensemble du régime fiscal et social applicable et à désigner le cas échéant un commissaire aux comptes (Art. L.612-1 et suivants et R.612-1 et suivants du Code de Commerce...).
A user de la (des) subvention(s) allouée(s) afin de remplir les objectifs qu’elle s’est fixée pour l’année en cause, et ayant fondé l’octroi de ladite (lesdites) subvention(s) de la Ville.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois à compter de la clôture de l’exercice, le bilan certifié conforme de son activité, afin que la Ville puisse le cas échéant l’annexer à son compte administratif.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois suivant la fin de l’exercice comptable en cause, un compte rendu financier conforme aux exigences de l’article 10 de la loi n°2000- 321 du 12 avril 2000 et à l’arrêté n°PRMX0609605A du 11 octobre 2006 (formulaire cerfa ci-annexé). Ce compte-rendu comporte un bilan d’activité et comptable, quantitatif et qualitatif.
En outre, des indicateurs fournis annuellement par l’Association, permettront de suivre
l’évolution de son activité. Le bilan d’activité précité devra en conséquence permettre à la Ville
d’apprécier, sous l’angle quantitatif et qualitatif, l’activité de l’association au regard des items
suivants :
- Nombre de manifestations organisées par l’Association et nombre de participants, éventuellement par comparaison avec l’année N-1.
- Fixation des moyens d’amélioration de l’activité de l’Association, à budget constant. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
Dans le prolongement de tout ce qui précède, les représentants de l'Association s’engagent à
rencontrer durant l’année d’utilisation de la subvention communale, au moins une (1) fois et sur
simple demande de la Ville, les représentants de la Ville pour évaluer les résultats et en tirer les
conséquences à court et moyen terme.
En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution ou de retard pris dans l'exécution de la présente convention par l'Association, quelle qu’en soient les raisons, l’Association doit en informer la Ville sans délai par l’envoi d’un courrier électronique avec accusé de réception, à l’attention de la Direction municipale opérationnelle dont elle relève.
ARTICLE 10 : Communication
L’Association s’engage à mentionner le partenariat avec la Ville de Saint-Germain-en-Laye dans
tous les supports de communication qu’elle réalise et à y apposer le logo établi à cet effet par la
Ville, logo dit « avec le soutien de la Ville ».. La Ville autorise en conséquence l’Association à
utiliser à cette fin ce logo municipal dit « avec le soutien de la Ville »..
L’Association s’engage à fournir à la Ville, dans un délai raisonnable lui permettant d’anticiper
les actions en cause, un exemplaire de chacun des supports de communication qu’elle édite.
Si l’association édite son propre site internet, elle y insère un lien vers le portail officiel de la Ville.
ARTICLE 11 : Autres engagements
L’association s’engage à informer immédiatement la Ville de toute évolution la concernant, de
nature à avoir un impact sur ses relations avec la Ville. Il s’agit entre autre de ses modifications
statutaires, des changements au sein de sa représentation, ainsi que de ses éventuelles difficultés
financières, techniques ou opérationnelles, de nature à nuire à la bonne réalisation des actions
ayant fondé le subventionnement communal.
A cet effet, l’Association doit entre autre, soit communiquer sans délai à l’administration la copie des déclarations mentionnées aux articles 3, 6 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d’administration publique pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, soit informer la Ville, par lettre recommandée avec accusé de réception, de toute nouvelle déclaration enregistrée dans le Répertoire National des Associations (RNA) et fournir la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire.
TITRE III – CLAUSES GENERALES
ARTICLE 12 : Durée de la convention
La présente convention est consentie et acceptée pour une durée de trois (3) années civiles, à
savoir les années 2016, 2017 et 2018. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
Ses effets s’étendent toutefois au-delà de cette durée, compte tenu notamment des droits et obligations des PARTIES relevant des opérations de contrôle du bon usage des subventions allouées par la Ville.
ARTICLE 13 : Contrôles & Evaluations de la Ville
13-1 Evaluation
Tel que cela ressort notamment des articles 8 et 9 de la présente convention, l’Association
s’engage à fournir, lors de ses nouvelles demandes de subventionnement, mais plus encore, au
plus tard six (6) mois suivant la fin de son exercice comptable : un bilan d’ensemble, qualitatif et
quantitatif, de la mise en œuvre du programme à l’origine du soutien de la Ville.
La Ville procède, conjointement avec l’association, à l’évaluation des conditions de réalisation du
programme auquel la Ville a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif.
L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet du subventionnement et sur l’impact du programme d’actions ou de l’action, au regard de l’intérêt local, conformément aux dispositions des articles L.1611-4 et L.2121-29 du code général des collectivités territoriales.
13-2 Contrôles
La Ville contrôle annuellement, ainsi qu’à l’issue de la convention, que la (les) contribution(s)
financière(s) allouée(s) n’excède(nt) pas le coût de la mise en œuvre des actions à son (leur)
origine.
Pendant et au terme de la convention, la Ville se réserve également le droit, dans le respect des
dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, d’effectuer sur
place et/ou sur pièces, à tout moment, à toute opération de contrôle qu’elle jugera utile, de
quelque nature qu’elles soient, afin de vérifier que l’Association satisfait aux obligations et
engagements issus des présentes et de ses obligations légales et réglementaires.
L'association s'engage à faciliter l'accès à ses locaux et à toutes pièces justificatives des dépenses
et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ces opérations de
contrôle.
Il est rappelé toutefois que l’Association demeure autonome. La Ville ne saurait dès lors, par ses contrôles, porter une atteinte manifestement abusive à l’activité de l’Association.
ARTICLE 14 : Sanctions
14-1 Détournement de la subvention
Si par extraordinaire, la subvention allouée était en tout ou partie utilisée à des fins contraires à celles prévues aux présentes, l’Association devra, d’une part, s’en justifier dans les plus brefs délais, et d’autre part, restituer tout ou partie de la subvention ainsi détournée, pour violation de ses obligations contractuelles. Un tel remboursement ne sera cependant exigible que si la Ville Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
estime que le détournement querellé n’est pas légitime ou non suffisamment satisfactoire de l’intérêt communal.
14-2 Non-utilisation de la totalité de la subvention
Si la totalité de la subvention n’est pas utilisée ou pour le moins, engagée avant la clôture de
l’exercice comptable en cause, la Ville pourra :
Soit exiger la restitution de la subvention non utilisée ;
Soit, ne pas verser à due concurrence, les sommes restant dues, s’il s’avère que la totalité de la subvention allouée n’a pas encore été virée administrativement.
14-3 Fautes contractuelles
Le non-respect par l’Association, de tout ou partie de ses obligations contractuelles, peut
également justifier, outre la résiliation de la convention selon les conditions développées infra,
l’accroissement des obligations de l’association, dont l’obligation pour cette dernière de délivrer
à la Ville un bilan mensuel qualitatif et quantitatif de ses actions subventionnées.
Au surplus, nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
ARTICLE 15 : Résiliation de la convention
15.1 Résiliation pour non-respect des engagements contractuels
En cas de violation des présentes stipulations par l’une ou l’autre partie, celle-ci pourra résilier
cette convention de plein droit. Cette résiliation interviendra à l’expiration d’un délai de deux (2)
mois suivant l'envoi d'une lettre de mise en demeure envoyée par tout moyen de nature à en
attester la réception et restée infructueuse.
Lors d’une telle résiliation par la Ville pour faute, la part de subvention non-utilisée sera reversée
à la Ville, sauf force majeure. En cas de subvention annuelle, l’Association devra reversée à la
Ville, la somme la plus élevée entre, le montant de la subvention non-utilisée, précédemment
évoquée, et le montant prorata temporis de la subvention annuelle octroyée.
Nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire
indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
En cas de faute de la Ville, cette convention ne pourra être résiliée que sur décision de justice. Nonobstant cette résiliation, l’Association devra utiliser les subventions allouées par la Ville, conformément aux engagements convenus.
15.2 Dénonciation par l’association
A chaque date anniversaire, l’association a la faculté de dénoncer la présente convention, par lettre recommandée avec avis de réception, adressée au moins 2 mois avant ladite date Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
anniversaire. Une telle dénonciation ne saurait remettre en cause ses obligations relatives au bon usage des subventions municipales déjà allouées en vertu des présentes.
15.3 Dénonciation par la Ville
La ville se réserve la possibilité de dénoncer la présente en cas de disparition ou modification
substantielle de l’objet social de l’association, ou plus globalement, lorsque l’intérêt général le
justifie.
La Ville notifiera sa décision par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout moyen
permettant d’attester de la date de remise de ce pli, au moins deux (2) mois avant la prise d’effet
de cette dénonciation anticipée.
Le cas échéant, les parties se rencontreront avant l’expiration du délai mentionné ci-dessus pour étudier ensemble les conséquences de la fin anticipée de la convention.
ARTICLE 16 : Renouvellement de la convention
La présente convention est conclue pour une durée ferme et définitive de trois (3) années. Elle ne saurait en conséquence être renouvelée, sous réserve de la conclusion d’un nouveau partenariat communal, approuvé en Conseil Municipal.
ARTICLE 17 : Exécution et modification de la convention
17.1 Exécution de la convention
Il est convenu et entendu entre les parties qu’en sa qualité de pouvoir exécutif, Monsieur le Maire
ou l’autorité déléguée ont pleine compétence pour procéder à l’exécution des présentes.
Cette exécution sera notamment manifestée par de simples écrits de ces autorités, sans que le Conseil Municipal soit contraint de se prononcer. Il s’agit par exemple du prononcé d’une sanction qui peut aller jusqu’à la restitution de tout ou partie de la subvention, l’arrêt du versement de la subvention périodique en application des stipulations des présentes, du contrôle de l’activité ou de tout ce qui précède et suit en termes de modification et résiliation.
17.2 Modifications de la convention relevant de l’autorité exécutrice
Il est précisé que l’ensemble des normes, communautaires, nationales et locales s’imposant à
l’activité objet de la présente ou bien encore à la présente directement (convention portant
subvention d’une activité associative), seront automatiquement applicables dès leur entrée en
vigueur. Il est convenu que ces modifications ne sauraient fonder des demandes de dommages et
intérêts à l’encontre de la Ville.
Dans l’hypothèse où tout ou partie des subventions allouées seraient versées sous formes d’acomptes, la Ville se réserve le droit de modifier à tout moment le montant de l’acompte convenu, dès lors que cette modification n’implique pas une forte perturbation de l’activité de l’Association. L’Association ne saurait en conséquence se prévaloir d’aucune indemnité de ce chef. Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
17.3 Autres modifications de la convention
Toutes autres modifications pouvant bouleverser l’économie de la présente devra faire l’objet
d’une délibération du Conseil Municipal, motivée par l’intérêt communal.
Toute modification peut également être obtenue avec l’accord de l’ensemble des parties. Si ces dernières ne bouleversent pas l’économie de la convention, elles seront acceptées par l’autorité communale exécutrice. De telles modifications ne nécessitant pas une délibération préalable du Conseil Municipal, peuvent notamment porter sur des modifications sommaires de l’usage d’une partie de la subvention octroyée par la Ville, dès lors que cet usage demeure conforme à l’intérêt communal admis par la délibération originelle de l’Assemblée délibérante municipale.
ARTICLE 18 : Correspondances entre les PARTIES
Pour l'exécution des présentes, sauf lorsque la loi, la réglementation ou les stipulations du présent contrat imposent une autre forme de notification, toutes les notifications sont valablement faites par (i) lettre recommandée avec demande d'avis de réception, (ii) ou par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues à l’article 1369-8 du code civil et le décret n°2011-144 du 2 février 2011, adressés :
Pour la Ville :
Attention de: Monsieur le Maire
Adresse: Hôtel de Ville 16 rue de Pontoise 78104 Saint-
Germain-en-Laye
Email: Emmanuel.lamy@saintgermainenlaye.fr
Pour l’Association :
Attention de: Monsieur Grégory MANSON
Adresse: 3 Avenue Kennedy 78100 Saint Germain en Laye
Email: gregmanson@gmail.com
Tout changement d'adresse postale ou électronique ou de représentant d'une Partie devra être notifié par la Partie concernée à l’autre Partie ainsi qu'il est prévu ci-dessus.
Les PARTIES conviennent également de la transmission par simple courrier électronique, de toute information requise ou utile à l’exécution de cette convention (Art. 1369-2 du code civil).
ARTICLE 19 : Stipulations générales
Une tolérance relative à l’application des clauses et conditions de la présente convention ne
pourra jamais, qu’elle qu’ait pu en être la durée ou la fréquence, être considérée comme une
modification ou suppression de ces clauses et conditions.
Pour tout ce qui ne serait pas prévu aux présentes, les parties entendent se soumettre aux droits et
usages locaux.
Tout litige non résolu par la voie amiable et résultant de l’exécution de la présente convention,
est, sous réserve de toute action pénale, du ressort du Tribunal Administratif de Versailles. Afin Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association SGHC
d’éviter toutefois toute procédure contentieuse, en cas de naissance d’un conflit, la partie la plus
diligente pourra solliciter un règlement amiable. Il pourra être proposé lors de cette tentative
amiable, la désignation d’un arbitre par la Ville.
A toutes fins utiles, il est rappelé que la présente convention est régie, en raison de son objet et des clauses y insérées, par les règles relatives au droit administratif.
Fait à Saint-Germain-en-Laye en deux exemplaires,
Le ………………………………………………
Pour la Ville
Le Maire de Saint-Germain-en-Laye
Emmanuel LAMY
Pour l’Association SGHC
Le Président
Grégory MANSON
Pièces jointes :
Annexe 1 : Statuts de l’association
Annexe 2 : Demande motivée de subvention (dossier de 2016)
Annexe 3 : Questionnaire de demande de subvention - Trame
Annexe 4 : Bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention – Trame Annexe 5 : Subventions en nature – Consommation annuelle - Trame
Annexe 6 : Modèle de bilan sommaire, quantitatif et qualitatif (Art. 8)
Annexe 7 : Compte-rendu financier (formulaire cerfa)
Annexe 8 : Attestations d’assurances de l’Association (responsabilité)
, Convention d’objectifs et de moyens
Association Saint Germain Hockey Club
ANNEXE N°5
Subventions en nature
Identification de l’activité & Date(s)
Nature aide en nature Noms / Nature Nombre / Durée Observations
Personnel municipal ayant prêté
son concours
Matériel mis à disposition
Reprographies
Envois postaux et fournitures
Locaux/terrains mis à disposition
Supports de communication
réalisés par la Ville
Divers Page | 1 / 14
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association TUESG
Convention d’objectifs et de moyens
Années 2016-2017-2018
Entre les soussignés :
La Ville de Saint-Germain-en-Laye représentée par son Maire en activité, Monsieur le Maire Emmanuel LAMY, Officier de la Légion d’Honneur, Chevalier de l’Ordre National du Mérite demeurant de droit en l’Hôtel de Ville sis 16 rue de Pontoise, spécialement habilité à cet effet par délibération du conseil municipal en date du 26 janvier 2016 d’une part,
ci-après dénommée « la Ville »
Et
L’Association « TRAIT D’UNION ETOILE SAINT-GERMANOISE » (TUESG) association
dite Loi de 1901 dont le siège social est sis 11 rue Armagis, prise en la personne de son
représentant légal Monsieur Nicolas FRANCOIS, son Président, agissant en vertu d’une
délibération de son conseil d’administration en date du 10 décembre 2015 l’habilitant à signer, ci-
après désignée « l’Association », d’autre part,
ci-après dénommée « l’Association»
L’ensemble étant dénommé ci-après les « PARTIES » Page | 2 / 14
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association TUESG
EXPOSENT
PRÉAMBULE
Par la présente convention, le TUESG, association à but non lucratif selon la loi de 1901, a pour
objectif de proposer aux Saint-Germanois des activités sportives diverses au sein de 9 sections.
Les sports pratiqués sont le Badminton, le Basket-Ball, la Boxe Française et la Canne de Combat,
les Fléchettes, la Gymnastique de détente féminine, le Naginata, le Tennis de table, l’Ultimate et
la section Roller-Skating qui comprend le roller jeunes, le patinage de course, le roller inline
hockey et la randonnée sportive.
Cette association anime et enseigne les pratiques sportives citées ci-dessus et organise, en la
développant, la pratique sportive de certaines disciplines dans le cadre de compétitions
régionales, nationales et internationales. Elle assure la formation des cadres bénévoles, moniteurs,
initiateurs, entraîneurs fédéraux et brevetés d’Etat en relation avec les fédérations concernées,
l’ensemble de l’encadrement est titulaire de diplômes fédéraux.
Le TUESG assure la promotion du sport pour les enfants de milieux défavorisés avec le
développement de l’utilisation des bons CAF.
L’association contribue ainsi à l’animation de la Ville et aux actions municipales, à travers ses
différentes missions. Elle participe également aux manifestations caritatives comme les Virades
de l’Espoir.
La section Roller du TUESG est le seul club des Yvelines de cette discipline.
Sur les 800 membres de l’association, dont 57 % sont Saint-Germanois, plus de 50 % ont moins
de 18 ans et font partie des écoles de sport.
Au regard de l’intérêt communal de ces différentes missions d’initiative associative, la Ville
entend accorder son soutien à l’Association notamment par le versement d’une subvention
annuelle.
A cet effet, les parties se sont rencontrées et il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : Objet de la Convention
Constituent des subventions, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l'acte
d'attribution, décidées par les autorités administratives, justifiées par un intérêt général et Page | 3 / 14
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association TUESG
destinées à la réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement, à la contribution au
développement d'activités ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé
bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les
organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération
de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les
accordent (Art. 9-1 de la loi n°2000-321).
La présente convention, conclue dans le cadre défini en préambule, a pour objet de préciser les
conditions et modalités d’octroi de subventions communales à l’Association, pour les trois
années civiles suivantes : 2016, 2017 et 2018. Ces subventions annuelles sont dédiées à la
réalisation de l’objet statutaire de l’Association, à travers des actions reconnues d’intérêt
communal.
Les articles qui suivent ont ainsi vocation à fixer les modalités de versement de la subvention
municipale, les dépenses pour lesquelles cette subvention est octroyée, les contrôles que la Ville
est en droit d’effectuer et les sanctions qu’elle pourrait infliger.
TITRE I – LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE
ARTICLE 2 : Subvention(s)
2-1 Subvention annuelle
La Ville s'engage à soutenir financièrement l'Association. Elle fixe annuellement le montant de
son concours financier en fonction des objectifs poursuivis, tels que décrits à l’article un (1), en
préambule et aux articles suivants.
Pour obtenir cette subvention annuelle, l'Association doit présenter tous les ans une demande de
subvention, conformément aux stipulations de l’article 8 de la présente convention.
L'aide de la Ville sera créditée au compte de l'Association, sous réserve du respect des
engagements figurant au titre II de la présente convention, sous réserve de l’admission de l’intérêt
communal des activités programmées, et selon les procédures comptables en vigueur.
Le montant de la subvention municipale annuelle fera l’objet d’une notification dans le mois
suivant son vote en Conseil Municipal. Cette délibération étant créatrice de droits, l’Association
pourra s’en prévaloir auprès de la Ville et de tout tiers.
2-2 Conditions de détermination du coût des actions subventionnables
Les actions envisagées par l’Association sur la durée d’exécution de la présente convention, de
nature à pouvoir faire l’objet d’une subvention municipale, sont estimées à environ 468 621 € sur
3 ans soit environ 156 207 € par année. Ce coût prévisionnel a été évalué sur la base d’une Page | 4 / 14
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association TUESG
demande motivée et chiffrée de l’Association, accompagnée notamment des documents suivants
(Annexe n°2). Ces documents couvrent la période triennale de la convention :
Documents administratifs et comptables pour les 3 années en cause :
Questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Budget de l’exercice en cours ;
Budget prévisionnel de l’année à venir, détaillant les dépenses et recettes contribuant directement à l’organisation des activités proposées, ainsi que les dépenses et recettes relatives au fonctionnement courant de l’Association ;
Bilan et compte de résultat du dernier exercice clos ;
Bilan et compte de résultat prévisionnels de l’exercice en cours (dits Prévisions de Fin d’Année - PFA) ;
Compte-rendu de la dernière assemblée générale, retraçant l’activité de l’association ainsi que ses objectifs pour l’avenir ;
Sauf s’ils n’ont pas changé depuis leur dernière communication à la Ville : statuts de l’association et relevé IBAN.
Documents opérationnels pour les 3 années en cause :
Programme quantitatif et qualitatif détaillé (prévisionnel ou arrêté) de l’année à venir (dite N+1), spécifiant le cas échéant ses évolutions par rapport à l’année en cours (dite N) ;
Présentation des évolutions structurelles ou humaines envisagées ou attestation sur l’honneur de l’absence d’évolutions de telle nature ;
Le cas échéant, le bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention d’objectifs (selon modèle - Annexe n°4) ;
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
2-3 Conditions de détermination de la subvention municipale
La Ville contribue financièrement à la réalisation des missions de l’association. Le montant prévisionnel de la subvention qui pourrait être allouée à l’Association pour l’année 2016 est estimé à hauteur de 27 000 €
Il est demandé un effort de gestion à l’Association, dans l’optique d’une diminution probable des subventions pour les années 2017 et 2018 par rapport au montant de la subvention de l’année 2016.
Toutefois, si la Ville devait faire face à une baisse significative de la dotation de fonctionnement de l’Etat en 2017 et 2018, en plus des diminutions déjà annoncées, elle se réserve le droit de baisser le montant des subventions allouées sur la période 2017-2018. L’association devra rechercher des sponsors et des partenariats pour optimiser ses recettes. Page | 5 / 14
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association TUESG
Les actions de l’Association fondant pour l’essentiel la décision de la Ville de lui allouer cette subvention prévisionnelle annuelle de fonctionnement, sont les suivantes :
- Section Basket-Ball :
o Dynamiser le recrutement des féminines
o Placer les équipes de jeunes au meilleur niveau départemental
o Former de nouveaux entraîneurs
o Former des officiels : arbitres, marqueurs et chronomètreurs
o Participation aux compétitions départementales et régionales
o Développement de l’école de basket
o S’ouvrir toujours plus aux enfants des milieux défavorisés
o Impliquer de manière massive les parents dans l’encadrement des jeunes (nouvel objectif)
- Section Badminton :
o Favoriser la montée des équipes en divisions supérieures
o .Développer la section jeunes par la formation d’autres membres pour être éducateur/initiateur au badminton et augmenter les créneaux pour la section jeune o Inscrire un ou plusieurs membres à la formation d’organisation de tournoi
- Section Ultimate :
o Organisation d’un tournoi dans le Gers
o Faire évoluer le nombre de licenciés
o Participer à de nombreux tournois départementaux, régionaux et nationaux
- Section Tennis de Table :
o Participation aux compétitions départementales et régionales
o Ecole de tennis de table ouverte à partir de 5 ans (nouvel objectif)
- Section Boxe Française et Canne de Combat :
o Participation aux compétitions départementales, régionales et nationales o Participation gracieuse de la canne de combat aux manifestations organisées par la Ville
- Section Roller-Skating :
o Participation aux compétitions départementales, régionales et nationales o Organisation d’une compétition de roller-skating
o Développer le roller-hockey
o Ouverture de l’école de patinage dès l’âge de 3 ans (nouvel objectif) Page | 6 / 14
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association TUESG
- Section Naginata :
o Développer l’activité
o Participation aux compétitions organisées par la FNAG
- Section Gymnastique d’entretien :
o Permettre aux personnes âgées de conserver via le sport la forme et les relations sociales
2-4 Versement de la subvention annuelle
Sous réserve de tout ce qui précède, la contribution financière municipale annuelle sera versée
selon les modalités suivantes, sans préjudice du contrôle de l’administration conformément à
l’article 12 :
- un versement avant le 30 avril de chaque année, dans la limite de la moitié du montant prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- Le solde sera versé avant la fin de l’exercice comptable de l’association (30 juin) La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.
La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures
comptables en vigueur.
La subvention annuelle ainsi allouée, n’est ni actualisable, ni révisable, sous réserve d’un vote contraire et préalable du Conseil Municipal, prononcé selon les modalités qui précèdent.
2-5 Subventions exceptionnelles
Cette subvention communale annuelle ne fait pas obstacle à l’attribution de subventions
exceptionnelles complémentaires. De telles subventions ont vocation à soutenir des projets
spécifiques.
Ces subventions pourront être allouées à l’Association, sous réserve de l’accord du Conseil Municipal, sur la base de pré-projets détaillés, programmatiques et financiers, démontrant l’intérêt communal du projet en cause et sa fiabilité.
ARTICLE 3 : Mise à disposition de locaux
Outre le versement d’une subvention annuelle en numéraire, la Ville peut accorder son concours
par la mise à disposition de ses biens immobiliers. Cette mise à disposition peut être temporaire
(salles, terrains…) ou annuelle, voire pluriannuelle.
L’ensemble fait l’objet de titres d’occupation distincts régis par des règles qui leur sont propres
(disponibilité des salles…). Page | 7 / 14
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association TUESG
Les installations sportives sont mises à disposition de l’Association par voie de convention
conclue en 2015 et renouvelable chaque année selon le tarif en vigueur. Pour l’année sportive
2015/2016 la participation de l’association 12 179,70 € hors matchs. Il est toutefois précisé que
ce tarif ne correspond pas au coût réel de fonctionnement des installations qui peut être valorisé à
la somme de 62 353 € pour l’année sportive 2015/2016. L’Association s’engage à intégrer cette
valorisation dans sa comptabilité. Une nouvelle convention d’occupation sera établie et
déterminera la prise en compte progressive de la partie fluides par l’association.
ARTICLE 4 : Mise à disposition de personnels et autres moyens municipaux
La Ville pourra autoriser ponctuellement, sous réserve des besoins du service et de l’intérêt
communal, le personnel municipal à prêter son concours à l’Association durant les heures de
service, afin de contribuer aux actions de l’Association.
La Ville pourra également, sous réserve des arbitrages budgétaires et des impératifs liés à la
bonne marche des services communaux, l’ensemble relevant exclusivement de la libre
appréciation de la Ville :
- autoriser la mise à la disposition de l’Association, gracieuse et temporaire, de matériels municipaux (tables, chaises, panneaux…).
- autoriser la réalisation gracieuse et ponctuelle de supports de communication au bénéfice de l’association (tracts, affiches, cartons d’invitation….). L’Association reconnaît néanmoins que ces supports de communication pourront, selon l’unique volonté de la Ville, comporter le logo établi à cet effet par la Ville, témoin du partenariat noué en la matière entre l’Association et la Ville (Logo dit « avec le soutien de la Ville »).
Les autorisations qui précèdent requièrent une demande préalable et motivée de l’Association,
déposée auprès des services municipaux compétents. La demande doit être formulée dans un
délai raisonnable qui ne saurait, sauf exception admise, être inférieur à un (1) mois.
Dans le respect de son obligation de dresser un bilan exhaustif des aides communales allouées,
l’Association devra lister pour chaque opération, les aides municipales complémentaires ainsi
délivrées en nature. Ce bilan sera établi selon le modèle joint en annexe (Annexe n°5) ou sous
toute autre forme permettant de recueillir le même niveau d’informations.
ARTICLE 5 : Obligations générales de la Ville
La Ville étant dans l’obligation de veiller au bon usage des deniers publics, elle s’engage à
contrôler l’usage des subventions allouées à l’Association en application des présentes.
Elle s’engage toutefois également à ne pas porter une atteinte manifestement excessive à
l’activité de l’Association, par ses contrôles sur place et sur pièces. Page | 8 / 14
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association TUESG
TITRE II – LES ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
ARTICLE 6 : Incessibilité des droits
Dans le respect des dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités
territoriales, l’Association ne pourra pas reverser à une tierce entité, tout ou partie des
subventions présentement allouées par la Ville.
Ladite interdiction s’étend à l’ensemble des droits qu’elle tire de cette convention.
ARTICLE 7 : Assurances et responsabilités
L'Association déclare avoir souscrit des polices d'assurance auprès de compagnies reconnues et
solvables, nécessaires pour la garantie de sa responsabilité civile.
L’Association déclare sous sa seule responsabilité, que cette police d’assurance recouvre
l’ensemble de son activité statutaire et notamment celle contenue dans le programme annuelle
déposé au soutien de la demande de subvention, et qu’elle s’étend aux actions menées par les
personnes relevant de son autorité, au sens notamment de l’article 1384 du code civil.
L’Association s’engage à maintenir cette couverture assurantielle pendant toute la durée des
présentes.
L’Association est seule responsable des activités qu’elle mène, nonobstant leur intérêt communal. L’association s’engage dès lors, d’une part, à ne rien faire qui puisse nuire aux intérêts de la Ville et donc à mettre immédiatement un terme à toute action de nature à nuire auxdits intérêts, et d’autre part, à assumer les responsabilités qui sont les siennes, tant à l’égard de ses adhérents que des tiers, dont les Saint-Germanois.
ARTICLE 8 : Demandes de subvention(s) annuelles
Au soutien de chaque demande de subvention exceptionnelle, l'Association devra délivrer une
demande motivée et chiffrée comprenant l’ensemble des pièces exigées au précédent article 2.2.
Pour les demandes de subvention annuelle relevant de cette convention d’objectif, l’Association
ne sera tenue de produire que les documents suivants, au plus tard le 1er septembre de l’année
en cours. Ces documents ont vocation à permettre à la Ville, d’une part, de dresser un pré-bilan
du bon usage de la subvention durant l’année en cours (évaluation quantitative et qualitative), et
d’autre part, de s’assurer de la poursuite par l’association des activités d’intérêt municipal
fondant la contribution communale au regard de la présente convention d’objectif pluriannuelle.
Ce dossier sera complété par les soins de la Ville, du compte-rendu financier remis
antérieurement à la Ville en application de l’article qui suit. Page | 9 / 14
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association TUESG
Documents administratifs et comptables :
Le questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Une synthèse financière, dite FPA (Prévisions de Fin d’Année) de nature à présenter la situation de l’Association à la date du 31 août de l’année en cours. Cette synthèse ne constitue, ni le bilan comptable de l’association, ni son compte de résultat. Elle n’a pas à être certifiée par un expert comptable.
Si ces derniers ont changé depuis l’année précédente : les statuts et le relevé IBAN de l’Association.
La copie du dernier relevé des comptes bancaires ou postaux, disponibles à la date de la demande.
Documents opérationnels :
Une synthèse des opérations programmées pour l’exercice à venir, essentiellement par comparaison avec les opérations de l’année en cours.
Présentation le cas échéant des évolutions structurelles ou humaines envisagées.
Un premier bilan sommaire, quantitatif et qualitatif, des actions subventionnées par la Ville, et d’ores et déjà achevées ou engagées par l’Association (selon modèle - Annexe n°6).
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
Tout ce qui précède n’est pas de nature à pouvoir remettre en cause le droit de contrôle a posteriori dont dispose la Ville en applications des stipulations qui suivent.
ARTICLE 9 : Bilans comptables et opérationnels
Afin de permettre à la Ville de procéder à ses opérations de contrôle du bon usage des deniers
publics, et d’évaluer ainsi la pertinence des actions conduites en regard des objectifs fixés,
l’Association s’engage :
A appliquer la présente convention de manière raisonnable et loyale.
A respecter les obligations qui sont les siennes, notamment en application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration et de ses décrets d’application.
A respecter le plan comptable des associations, ainsi que l’ensemble du régime fiscal et social applicable et à désigner le cas échéant un commissaire aux comptes (Art. L.612-1 et suivants et R.612-1 et suivants du Code de Commerce...).
A user de la (des) subvention(s) allouée(s) afin de remplir les objectifs qu’elle s’est fixée pour l’année en cause, et ayant fondé l’octroi de ladite (lesdites) subvention(s) de la Ville.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois à compter de la clôture de l’exercice, le bilan certifié conforme de son activité, afin que la Ville puisse le cas échéant l’annexer à son compte administratif.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois suivant la fin de l’exercice comptable en cause, un compte rendu financier conforme aux exigences de l’article 10 de la loi n°2000- Page | 10 / 14
Convention d’objectifs – Ville de Saint-Germain-en-Laye & l’association TUESG
321 du 12 avril 2000 et à l’arrêté n°PRMX0609605A du 11 octobre 2006 (formulaire cerfa ci-annexé). Ce compte-rendu comporte un bilan d’activité et comptable, quantitatif et qualitatif.
En outre, des indicateurs fournis annuellement par l’Association, permettront de suivre
l’évolution de son activité. Le bilan d’activité précité devra en conséquence permettre à la Ville
d’apprécier, sous l’angle quantitatif et qualitatif, l’activité de l’association au regard des items
suivants :
- Nombre de manifestations organisées par l’Association et nombre de participants, éventuellement par comparaison avec l’année N-1.
- Fixation des moyens d’amélioration de l’activité de l’Association, à budget constant.
Dans le prolongement de tout ce qui précède, les représentants de l'Association s’engagent à
rencontrer durant l’année d’utilisation de la subvention communale, au moins une (1) fois et sur
simple demande de la Ville, les représentants de la Ville pour évaluer les résultats et en tirer les
conséquences à court et moyen terme.
En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution ou de retard pris dans l'exécution de la présente convention par l'Association, quelle qu’en soient les raisons, l’Association doit en informer la Ville sans délai par l’envoi d’un courrier électronique avec accusé de réception, à l’attention de la Direction municipale opérationnelle dont elle relève.
ARTICLE 10 : Communication
L’Association s’engage à mentionner le partenariat avec la Ville de Saint-Germain-en-Laye dans
tous les supports de communication qu’elle réalise et à y apposer le logo établi à cet effet par la
Ville, logo dit « avec le soutien de la Ville ».. La Ville autorise en conséquence l’Association à
utiliser à cette fin ce logo municipal dit « avec le soutien de la Ville »..
L’Association s’engage à fournir à la Ville, dans un délai raisonnable lui permettant d’anticiper
les actions en cause, un exemplaire de chacun des supports de communication qu’elle édite.
Si l’association édite son propre site internet, elle y insère un lien vers le portail officiel de la Ville.
ARTICLE 11 : Autres engagements
L’association s’engage à informer immédiatement la Ville de toute évolution la concernant, de
nature à avoir un impact sur ses relations avec la Ville. Il s’agit entre autre de ses modifications
statutaires, des changements au sein de sa représentation, ainsi que de ses éventuelles difficultés
financières, techniques ou opérationnelles, de nature à nuire à la bonne réalisation des actions
ayant fondé le subventionnement communal. Page | 11 / 14
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A cet effet, l’Association doit entre autre, soit communiquer sans délai à l’administration la copie des déclarations mentionnées aux articles 3, 6 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d’administration publique pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, soit informer la Ville, par lettre recommandée avec accusé de réception, de toute nouvelle déclaration enregistrée dans le Répertoire National des Associations (RNA) et fournir la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire.
TITRE III – CLAUSES GENERALES
ARTICLE 12 : Durée de la convention
La présente convention est consentie et acceptée pour une durée de trois (3) années civiles, à
savoir les années 2016, 2017 et 2018.
Ses effets s’étendent toutefois au-delà de cette durée, compte tenu notamment des droits et obligations des PARTIES relevant des opérations de contrôle du bon usage des subventions allouées par la Ville.
ARTICLE 13 : Contrôles & Evaluations de la Ville
13-1 Evaluation
Tel que cela ressort notamment des articles 8 et 9 de la présente convention, l’Association
s’engage à fournir, lors de ses nouvelles demandes de subventionnement, mais plus encore, au
plus tard six (6) mois suivant la fin de son exercice comptable : un bilan d’ensemble, qualitatif et
quantitatif, de la mise en œuvre du programme à l’origine du soutien de la Ville.
La Ville procède, conjointement avec l’association, à l’évaluation des conditions de réalisation du
programme auquel la Ville a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif.
L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet du subventionnement et sur
l’impact du programme d’actions ou de l’action, au regard de l’intérêt local, conformément aux
dispositions des articles L.1611-4 et L.2121-29 du code général des collectivités territoriales.
13-2 Contrôles
La Ville contrôle annuellement, ainsi qu’à l’issue de la convention, que la (les) contribution(s)
financière(s) allouée(s) n’excède(nt) pas le coût de la mise en œuvre des actions à son (leur)
origine.
Pendant et au terme de la convention, la Ville se réserve également le droit, dans le respect des
dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, d’effectuer sur
place et/ou sur pièces, à tout moment, à toute opération de contrôle qu’elle jugera utile, de
quelque nature qu’elles soient, afin de vérifier que l’Association satisfait aux obligations et
engagements issus des présentes et de ses obligations légales et réglementaires. Page | 12 / 14
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L'association s'engage à faciliter l'accès à ses locaux et à toutes pièces justificatives des dépenses
et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ces opérations de
contrôle.
Il est rappelé toutefois que l’Association demeure autonome. La Ville ne saurait dès lors, par ses contrôles, porter une atteinte manifestement abusive à l’activité de l’Association.
ARTICLE 14 : Sanctions
14-1 Détournement de la subvention
Si par extraordinaire, la subvention allouée était en tout ou partie utilisée à des fins contraires à celles prévues aux présentes, l’Association devra, d’une part, s’en justifier dans les plus brefs délais, et d’autre part, restituer tout ou partie de la subvention ainsi détournée, pour violation de ses obligations contractuelles. Un tel remboursement ne sera cependant exigible que si la Ville estime que le détournement querellé n’est pas légitime ou non suffisamment satisfactoire de l’intérêt communal.
14-2 Non-utilisation de la totalité de la subvention
Si la totalité de la subvention n’est pas utilisée ou pour le moins, engagée avant la clôture de
l’exercice comptable en cause, la Ville pourra :
Soit exiger la restitution de la subvention non utilisée ;
Soit, ne pas verser à due concurrence, les sommes restant dues, s’il s’avère que la totalité de la subvention allouée n’a pas encore été virée administrativement.
14-3 Fautes contractuelles
Le non-respect par l’Association, de tout ou partie de ses obligations contractuelles, peut
également justifier, outre la résiliation de la convention selon les conditions développées infra,
l’accroissement des obligations de l’association, dont l’obligation pour cette dernière de délivrer
à la Ville un bilan mensuel qualitatif et quantitatif de ses actions subventionnées.
Au surplus, nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
ARTICLE 15 : Résiliation de la convention
15.1 Résiliation pour non-respect des engagements contractuels
En cas de violation des présentes stipulations par l’une ou l’autre partie, celle-ci pourra résilier
cette convention de plein droit. Cette résiliation interviendra à l’expiration d’un délai de deux (2)
mois suivant l'envoi d'une lettre de mise en demeure envoyée par tout moyen de nature à en
attester la réception et restée infructueuse. Page | 13 / 14
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Lors d’une telle résiliation par la Ville pour faute, la part de subvention non-utilisée sera reversée
à la Ville, sauf force majeure. En cas de subvention annuelle, l’Association devra reversée à la
Ville, la somme la plus élevée entre, le montant de la subvention non-utilisée, précédemment
évoquée, et le montant prorata temporis de la subvention annuelle octroyée.
Nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire
indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
En cas de faute de la Ville, cette convention ne pourra être résiliée que sur décision de justice. Nonobstant cette résiliation, l’Association devra utiliser les subventions allouées par la Ville, conformément aux engagements convenus.
15.2 Dénonciation par l’association
A chaque date anniversaire, l’association a la faculté de dénoncer la présente convention, par lettre recommandée avec avis de réception, adressée au moins 2 mois avant ladite date anniversaire. Une telle dénonciation ne saurait remettre en cause ses obligations relatives au bon usage des subventions municipales déjà allouées en vertu des présentes.
15.3 Dénonciation par la Ville
La ville se réserve la possibilité de dénoncer la présente en cas de disparition ou modification
substantielle de l’objet social de l’association, ou plus globalement, lorsque l’intérêt général le
justifie.
La Ville notifiera sa décision par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout moyen
permettant d’attester de la date de remise de ce pli, au moins deux (2) mois avant la prise d’effet
de cette dénonciation anticipée.
Le cas échéant, les parties se rencontreront avant l’expiration du délai mentionné ci-dessus pour étudier ensemble les conséquences de la fin anticipée de la convention.
ARTICLE 16 : Renouvellement de la convention
La présente convention est conclue pour une durée ferme et définitive de trois (3) années. Elle ne saurait en conséquence être renouvelée, sous réserve de la conclusion d’un nouveau partenariat communal, approuvé en Conseil Municipal.
ARTICLE 17 : Exécution et modification de la convention
17.1 Exécution de la convention
Il est convenu et entendu entre les parties qu’en sa qualité de pouvoir exécutif, Monsieur le Maire
ou l’autorité déléguée ont pleine compétence pour procéder à l’exécution des présentes.
Cette exécution sera notamment manifestée par de simples écrits de ces autorités, sans que le Conseil Municipal soit contraint de se prononcer. Il s’agit par exemple du prononcé d’une sanction qui peut aller jusqu’à la restitution de tout ou partie de la subvention, l’arrêt du Page | 14 / 14
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versement de la subvention périodique en application des stipulations des présentes, du contrôle de l’activité ou de tout ce qui précède et suit en termes de modification et résiliation.
17.2 Modifications de la convention relevant de l’autorité exécutrice
Il est précisé que l’ensemble des normes, communautaires, nationales et locales s’imposant à
l’activité objet de la présente ou bien encore à la présente directement (convention portant
subvention d’une activité associative), seront automatiquement applicables dès leur entrée en
vigueur. Il est convenu que ces modifications ne sauraient fonder des demandes de dommages et
intérêts à l’encontre de la Ville.
Dans l’hypothèse où tout ou partie des subventions allouées seraient versées sous formes d’acomptes, la Ville se réserve le droit de modifier à tout moment le montant de l’acompte convenu, dès lors que cette modification n’implique pas une forte perturbation de l’activité de l’Association. L’Association ne saurait en conséquence se prévaloir d’aucune indemnité de ce chef.
17.3 Autres modifications de la convention
Toutes autres modifications pouvant bouleverser l’économie de la présente devra faire l’objet
d’une délibération du Conseil Municipal, motivée par l’intérêt communal.
Toute modification peut également être obtenue avec l’accord de l’ensemble des parties. Si ces dernières ne bouleversent pas l’économie de la convention, elles seront acceptées par l’autorité communale exécutrice. De telles modifications ne nécessitant pas une délibération préalable du Conseil Municipal, peuvent notamment porter sur des modifications sommaires de l’usage d’une partie de la subvention octroyée par la Ville, dès lors que cet usage demeure conforme à l’intérêt communal admis par la délibération originelle de l’Assemblée délibérante municipale.
ARTICLE 18 : Correspondances entre les PARTIES
Pour l'exécution des présentes, sauf lorsque la loi, la réglementation ou les stipulations du présent contrat imposent une autre forme de notification, toutes les notifications sont valablement faites par (i) lettre recommandée avec demande d'avis de réception, (ii) ou par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues à l’article 1369-8 du code civil et le décret n°2011-144 du 2 février 2011, adressés :
Pour la Ville :
Attention de: Monsieur le Maire
Adresse: Hôtel de Ville 16 rue de Pontoise 78104 Saint-
Germain-en-Laye
Email: Emmanuel.lamy@saintgermainenlaye.fr
Pour l’Association :
Attention de: Monsieur Nicolas FRANCOIS
Adresse: 11 rue Armagis 78100 Saint Germain en Laye
Email: Mudbros4@club-internet.fr Page | 15 / 14
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Tout changement d'adresse postale ou électronique ou de représentant d'une Partie devra être notifié par la Partie concernée à l’autre Partie ainsi qu'il est prévu ci-dessus.
Les PARTIES conviennent également de la transmission par simple courrier électronique, de toute information requise ou utile à l’exécution de cette convention (Art. 1369-2 du code civil).
ARTICLE 19 : Stipulations générales
Une tolérance relative à l’application des clauses et conditions de la présente convention ne
pourra jamais, qu’elle qu’ait pu en être la durée ou la fréquence, être considérée comme une
modification ou suppression de ces clauses et conditions.
Pour tout ce qui ne serait pas prévu aux présentes, les parties entendent se soumettre aux droits et
usages locaux.
Tout litige non résolu par la voie amiable et résultant de l’exécution de la présente convention,
est, sous réserve de toute action pénale, du ressort du Tribunal Administratif de Versailles. Afin
d’éviter toutefois toute procédure contentieuse, en cas de naissance d’un conflit, la partie la plus
diligente pourra solliciter un règlement amiable. Il pourra être proposé lors de cette tentative
amiable, la désignation d’un arbitre par la Ville.
A toutes fins utiles, il est rappelé que la présente convention est régie, en raison de son objet et des clauses y insérées, par les règles relatives au droit administratif.
Fait à Saint-Germain-en-Laye en deux exemplaires,
Le ………………………………………………
Pour la Ville
Le Maire de Saint-Germain-en-Laye
Emmanuel LAMY
Pour l’Association TUESG
Le Président
Nicolas FRANCOIS
Pièces jointes :
Annexe 1 : Statuts de l’association
Annexe 2 : Demande motivée de subvention (dossier de 2016)
Annexe 3 : Questionnaire de demande de subvention - Trame
Annexe 4 : Bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention – Trame Annexe 5 : Subventions en nature – Consommation annuelle - Trame
Annexe 6 : Modèle de bilan sommaire, quantitatif et qualitatif (Art. 8)
Annexe 7 : Compte-rendu financier (formulaire cerfa)
Annexe 8 : Attestations d’assurances de l’Association (responsabilité)
, Convention d’objectifs et de moyens
Association TRAIT D’UNION ETOILE SAINT GERMANOISE
ANNEXE N°5
Subventions en nature
Identification de l’activité & Date(s)
Nature aide en nature Noms / Nature Nombre / Durée Observations
Personnel municipal ayant prêté
son concours
Matériel mis à disposition
Reprographies
Envois postaux et fournitures
Locaux/terrains mis à disposition
Supports de communication
réalisés par la Ville
Divers 1
Convention d’objectifs et de moyens
Années 2016 à 2018
Entre les soussignés :
La Ville de Saint-Germain-en-Laye représentée par son Maire en activité, Monsieur le Maire Emmanuel LAMY, Officier de la Légion d’Honneur, Chevalier de l’Ordre National du Mérite demeurant de droit en l’Hôtel de Ville sis 16 rue de Pontoise, spécialement habilité à cet effet par délibération du conseil municipal, d’une part,
ci-après dénommée « la Ville »
Et
L’Association « l’ESTIVAL » dûment représentée par son Président en exercice, Monsieur Michel NERY et demeurant en son siège social 22 avenue Carnot, d’autre part,
ci-après dénommée « l’Association »
L’ensemble étant dénommé ci-après les « PARTIES »
EXPOSENT 2
PRÉAMBULE
L’ESTIVAL est une association à but non lucratif selon la loi de 1901. Elle développe sur le territoire
saint-germanois, conformément à son objet statutaire, des actions ayant vocation à :
- d’investir différents lieux en Ville, en intérieur ou en extérieur, pour le déroulement de
manifestations musicales et artistiques qu’elle choisit et rémunère, en accès libre ou payant
pour le public ;
- de fédérer une équipe de bénévoles pour participer à l’organisation, à l’accueil et au
déroulement des manifestations programmées et de construire des partenariats en vue de
mener à bien et de valoriser ce projet ;
- de promouvoir l’ensemble des manifestations regroupées sous le terme de « L’ESTIVAL »
L’Association l’ESTIVAL contribue ainsi à l’animation de la Ville et à l’action culturelle municipale,
en tant que parfaitement complémentaire à la diffusion réalisée par le Théâtre Alexandre Dumas et LA
CLEF.
Au regard de l’intérêt communal de ces différentes missions d’initiative associative, la Ville entend
accorder son soutien à l’Association l’ESTIVAL, moyennant la réalisation d’objectifs
complémentaires qu’elle souhaite voir se réaliser.
A cet effet, les parties se sont rencontrées et il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : Objet de la Convention
Constituent des subventions, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l'acte
d'attribution, décidées par les autorités administratives, justifiées par un intérêt général et destinées à la
réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement, à la contribution au développement d'activités
ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé bénéficiaire. Ces actions, projets ou
activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires. Ces
contributions ne peuvent constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux
besoins des autorités ou organismes qui les accordent (Art. 9-1 de la loi n°2000-321).
La présente convention, conclue dans le cadre défini en préambule, a pour objet de préciser les
conditions et modalités d’octroi de subventions communales à l’Association, pour les trois années
civiles suivantes : 2016, 2017 et 2018. Ces subventions annuelles sont dédiées à la réalisation de
l’objet statutaire de l’Association, à travers des actions reconnues d’intérêt communal. La Ville
n’attend aucune contrepartie directe de cette contribution.
Les articles qui suivent ont ainsi vocation à fixer les modalités de versement de la subvention
municipale, les dépenses pour lesquelles cette subvention est octroyée, les contrôles que la Ville est en
droit d’effectuer et les sanctions qu’elle pourrait infliger. 3
TITRE I – LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE
ARTICLE 2 : Subvention(s)
2-1 Subvention annuelle
La Ville s'engage à soutenir financièrement l'Association. Elle fixe annuellement le montant de son
concours financier en fonction des objectifs poursuivis, tels que décrits à l’article un (1), en préambule
et aux articles suivants.
Pour obtenir cette subvention annuelle, l'Association doit présenter tous les ans une demande de
subvention, conformément aux stipulations de l’article 8 de la présente convention.
L'aide de la Ville sera créditée au compte de l'Association, sous réserve du respect des engagements
figurant au titre II de la présente convention, sous réserve de l’admission de l’intérêt communal des
activités programmées, et selon les procédures comptables en vigueur.
Le montant de la subvention municipale annuelle fera l’objet d’une notification dans le mois suivant
son vote en conseil municipal. Cette délibération étant créatrice de droits, l’Association pourra s’en
prévaloir auprès de la Ville et de tout tiers.
2-2 Conditions de détermination du coût des actions subventionnables
Les actions envisagées par l’Association sur la durée d’exécution de la présente convention, de nature
à pouvoir faire l’objet d’une subvention municipale, sont estimées à environ 210 000 €, soit environ
70 000 € par année. Ce coût prévisionnel a été évalué sur la base d’une demande motivée et chiffrée de
l’Association, accompagnée notamment des documents suivants (Annexe n°2). Ces documents
couvrent la période triennale de la convention :
Documents administratifs et comptables pour les 3 années en cause :
Questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Budget de l’exercice en cours ;
Budget prévisionnel de l’année à venir, détaillant les dépenses et recettes contribuant directement à l’organisation des activités proposées, ainsi que les dépenses et recettes relatives au fonctionnement courant de l’Association ;
Bilan et compte de résultat du dernier exercice clos ;
Bilan et compte de résultat prévisionnels de l’exercice en cours (dits Prévisions de Fin d’Année - PFA) ;
Compte-rendu de la dernière assemblée générale, retraçant l’activité de l’association ainsi que ses objectifs pour l’avenir ;
Sauf s’ils n’ont pas changé depuis leur dernière communication à la Ville : statuts de l’association et relevé IBAN.
Documents opérationnels pour les 3 années en cause :
Programme quantitatif et qualitatif détaillé (prévisionnel ou arrêté) de l’année à venir (dite N+1), spécifiant le cas échéant ses évolutions par rapport à l’année en cours (dite N) ; 4
Présentation des évolutions structurelles ou humaines envisagées ou attestation sur l’honneur de l’absence d’évolutions de telle nature ;
Le cas échéant, le bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention d’objectifs (selon modèle - Annexe n°4) ;
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
2-3 Conditions de détermination de la subvention municipale
La Ville contribue financièrement à la réalisation des missions de l’association. Le montant prévisionnel de la subvention qui pourrait être allouée à l’Association pour l’année 2016 est estimé à hauteur de 70 000 €.
Cet exercice correspond aux 30 ans de l’Estival. Une attention particulière sera portée sur la demande de subvention de l’Association, par la Ville, et un arbitrage bienveillant sera fait au regard des contraintes budgétaires externes et internes du moment.
Les actions de l’Association fondant pour l’essentiel la décision de la Ville de lui allouer cette subvention prévisionnelle annuelle de fonctionnement, sont les suivantes :
- Poursuite de la programmation, en tout début de saison (septembre/octobre) de manifestations
de variétés majoritairement francophones et de jeunes talents en devenir, sur une durée d’environ 15 à 21 jours soit 3 week-end au maximum, de nature à compléter la saison programmée dans le cadre du Théâtre Alexandre Dumas et en concertation avec la programmation musicale de La Clef (SMACL) dans la même période ;
- Dans la mesure du possible, envisager l’organisation d’une soirée à La Clef ;
- Diffuser la communication des programmations culturelles de la Ville à l’occasion des
concerts organisés ;
- Réaliser un podium Place des Rotondes en complément de ceux organisés Place du Marché-
Neuf ;
2-4 Versement de la subvention annuelle
Sous réserve de tout ce qui précède, la contribution financière municipale annuelle sera versée selon
les modalités suivantes, sans préjudice du contrôle de l’administration conformément à l’article 12 :
- Un versement avant le 31 mars de chaque année, dans la limite d’un tiers du montant
prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- Un versement avant le 30 juin de chaque année, dans la limite d’un tiers du montant
prévisionnel annuel de la contribution mentionnée à l’article précédent.
- Le solde sera versé avant la fin de l’exercice comptable de l’Association. La contribution
financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en
vigueur. 5
La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en
vigueur.
La subvention annuelle ainsi allouée, n’est ni actualisable, ni révisable, sous réserve d’un vote contraire et préalable du Conseil Municipal, prononcé selon les modalités qui précèdent.
2-5 Subventions exceptionnelles
Cette subvention communale annuelle ne fait pas obstacle à l’attribution de subventions
exceptionnelles complémentaires. De telles subventions ont vocation à soutenir des projets
spécifiques.
Ces subventions pourront être allouées à l’Association, sous réserve de l’accord du Conseil Municipal, sur la base de pré-projets détaillés, programmatiques et financiers, démontrant l’intérêt communal du projet en cause et sa fiabilité.
ARTICLE 3 : Mise à disposition gracieuse de locaux
Outre le versement d’une subvention annuelle en numéraire, la Ville peut accorder son concours par la
mise à disposition de ses biens immobiliers. Cette mise à disposition peut être temporaire (salles,
terrains…) ou annuelle, voire pluriannuelle.
L’ensemble fait l’objet de titres d’occupation distincts régis par des règles qui leur sont propres
(disponibilité des salles…).
Il peut cependant être d’ores et déjà souligné que des locaux municipaux sis 22 avenue Carnot pour
des bureaux, Manège Royal, Théâtre Alexandre Dumas, Salle Tati et auditorium de la maison natale
Claude Debussy, sont gracieusement mis à disposition de l’Association par convention distincte.
ARTICLE 4 : Mise à disposition de personnels et autres moyens municipaux
La Ville pourra autoriser ponctuellement, sous réserve des besoins du service et de l’intérêt communal,
le personnel municipal à prêter son concours à l’Association durant les heures de service, afin de
contribuer aux actions de l’Association.
La Ville pourra également, sous réserve des arbitrages budgétaires et des impératifs liés à la bonne
marche des services communaux, l’ensemble relevant exclusivement de la libre appréciation de la
Ville :
- autoriser la mise à la disposition de l’Association, gracieuse et temporaire, de matériels municipaux (tables, chaises, panneaux…).
Les autorisations qui précèdent requièrent une demande préalable et motivée de l’Association, déposée
auprès des services municipaux compétents. La demande doit être formulée dans un délai raisonnable
qui ne saurait, sauf exception admise, être inférieur à un (1) mois. 6
ARTICLE 5 : Obligations générales de la Ville
La Ville étant dans l’obligation de veiller au bon usage des deniers publics, elle s’engage à contrôler
l’usage des subventions allouées à l’Association en application des présentes.
Elle s’engage toutefois également à ne pas porter une atteinte manifestement excessive à l’activité de
l’Association, par ses contrôles sur place et sur pièces.
TITRE II – LES ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
ARTICLE 6 : Incessibilité des droits
Dans le respect des dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales,
l’Association ne pourra pas reverser à une tierce entité, tout ou partie des subventions présentement
allouées par la Ville.
Ladite interdiction s’étend à l’ensemble des droits qu’elle tire de cette convention.
ARTICLE 7 : Assurances et responsabilités
L'Association déclare avoir souscrit des polices d'assurance auprès de compagnies reconnues et
solvables, nécessaires pour la garantie de sa responsabilité civile.
L’Association déclare sous sa seule responsabilité, que cette police d’assurance recouvre l’ensemble
de son activité statutaire et notamment celle contenue dans le programme annuelle déposé au soutien
de la demande de subvention, et qu’elle s’étend aux actions menées par les personnes relevant de son
autorité, au sens notamment de l’article 1384 du code civil. L’Association s’engage à maintenir cette
couverture assurantielle pendant toute la durée des présentes.
L’Association est seule responsable des activités qu’elle mène, nonobstant leur intérêt communal.
L’association s’engage dès lors, d’une part, à ne rien faire qui puisse nuire aux intérêts de la Ville et
donc à mettre immédiatement un terme à toute action de nature à nuire auxdits intérêts, et d’autre part,
à assumer les responsabilités qui sont les siennes, tant à l’égard de ses adhérents que des tiers, dont les
Saint-Germanois.
ARTICLE 8 : Demandes de subvention(s) annuelles
Au soutien de chaque demande de subvention exceptionnelle, l'Association devra délivrer une
demande motivée et chiffrée comprenant l’ensemble des pièces exigées au précédent article 2.2.
Pour les demandes de subvention annuelle relevant de cette convention d’objectif, l’Association ne
sera tenue de produire que les documents suivants, au plus tard le 15 septembre de l’année en
cours. Ces documents ont vocation à permettre à la Ville, d’une part, de dresser un pré-bilan du bon
usage de la subvention durant l’année en cours (évaluation quantitative et qualitative), et d’autre part,
de s’assurer de la poursuite par l’association des activités d’intérêt municipal fondant la contribution 7
communale au regard de la présente convention d’objectif pluriannuelle. Ce dossier sera complété par
les soins de la Ville, du compte-rendu financier remis antérieurement à la Ville en application de
l’article qui suit.
Documents administratifs et comptables :
Le questionnaire municipal dûment rempli (selon modèle - Annexe n°3) ;
Une synthèse financière, dite FPA (Prévisions de Fin d’Année) de nature à présenter la situation de l’Association à la date du 31 août de l’année en cours. Cette synthèse ne constitue, ni le bilan comptable de l’association, ni son compte de résultat. Elle n’a pas à être certifiée par un expert comptable.
Si ces derniers ont changé depuis l’année précédente : les statuts et le relevé IBAN de l’Association.
La copie du dernier relevé des comptes bancaires ou postaux, disponibles à la date de la demande.
Documents opérationnels :
Une synthèse des opérations programmées pour l’exercice à venir, essentiellement par comparaison avec les opérations de l’année en cours.
Présentation le cas échéant des évolutions structurelles ou humaines envisagées.
Un premier bilan sommaire, quantitatif et qualitatif, des actions subventionnées par la Ville, et d’ores et déjà achevées ou engagées par l’Association (selon modèle - Annexe n°6).
Attestation d’assurance en responsabilité civile.
Tout ce qui précède n’est pas de nature à pouvoir remettre en cause le droit de contrôle a posteriori
dont dispose la Ville en applications des stipulations qui suivent.
ARTICLE 9 : Bilans comptables et opérationnels
Afin de permettre à la Ville de procéder à ses opérations de contrôle du bon usage des deniers publics,
et d’évaluer ainsi la pertinence des actions conduites en regard des objectifs fixés, l’Association
s’engage :
A appliquer la présente convention de manière raisonnable et loyale.
A respecter les obligations qui sont les siennes, notamment en application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l’administration et de ses décrets d’application.
A respecter le plan comptable des associations, ainsi que l’ensemble du régime fiscal et social applicable et à désigner le cas échéant un commissaire aux comptes (Art. L.612-1 et suivants et R.612-1 et suivants du Code de Commerce...).
A user de la (des) subvention(s) allouée(s) afin de remplir les objectifs qu’elle s’est fixée pour l’année en cause, et ayant fondé l’octroi de ladite (lesdites) subvention(s) de la Ville.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois à compter de la clôture de l’exercice, le bilan certifié conforme de son activité, afin que la Ville puisse le cas échéant l’annexer à son compte administratif.
A communiquer dans un délai maximal de six (6) mois suivant la fin de l’exercice comptable en cause, un compte rendu financier conforme aux exigences de l’article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 et à l’arrêté n°PRMX0609605A du 11 octobre 2006 (formulaire cerfa ci-annexé). Ce compte-rendu comporte un bilan d’activité et comptable, quantitatif et qualitatif. 8
En outre, des indicateurs fournis annuellement par l’Association, permettront de suivre l’évolution de
son activité. Le bilan d’activité précité devra en conséquence permettre à la Ville d’apprécier, sous
l’angle quantitatif et qualitatif, l’activité de l’association au regard des items suivants :
- Nombre de manifestations organisées par l’Association et nombre de participants, éventuellement par comparaison avec l’année N-1.
- Niveau de satisfaction des membres de l’association et du public accueilli lors des activités subventionnées et statistiques de fréquentation des concerts.
- Taux de couverture des dépenses artistiques (cachets, hébergement, locations de matériel, droits d’auteur) par les recettes.
Dans le prolongement de tout ce qui précède, les représentants de l'Association s’engagent à
rencontrer durant l’année d’utilisation de la subvention communale, au moins une (1) fois et sur
simple demande de la Ville, les représentants de la Ville pour évaluer les résultats et en tirer les
conséquences à court et moyen terme.
En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution ou de retard pris dans l'exécution de la présente convention par l'Association, quelle qu’en soient les raisons, l’Association doit en informer la Ville sans délai par l’envoi d’un courrier électronique avec accusé de réception, à l’attention de la Direction municipale opérationnelle dont elle relève.
ARTICLE 10 : Communication
L’Association s’engage à mentionner le partenariat avec la Ville de Saint-Germain-en-Laye dans tous
les supports de communication qu’elle réalise et à y apposer le logo établi à cet effet par la Ville, logo
dit « avec le soutien de la Ville ».. La Ville autorise en conséquence l’Association à utiliser à cette fin
ce logo municipal dit « avec le soutien de la Ville »..
L’Association s’engage à fournir à la Ville, dans un délai raisonnable lui permettant d’anticiper les
actions en cause, un exemplaire de chacun des supports de communication qu’elle édite.
Si l’association édite son propre site internet, elle y insère un lien vers le portail officiel de la Ville. La
réciprocité n’est pas admise.
ARTICLE 11 : Autres engagements
L’association s’engage à informer immédiatement la Ville de toute évolution la concernant, de nature
à avoir un impact sur ses relations avec la Ville. Il s’agit entre autre de ses modifications statutaires,
des changements au sein de sa représentation, ainsi que de ses éventuelles difficultés financières,
techniques ou opérationnelles, de nature à nuire à la bonne réalisation des actions ayant fondé le
subventionnement communal.
A cet effet, l’Association doit entre autre, soit communiquer sans délai à l’administration la copie des
déclarations mentionnées aux articles 3, 6 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation
d’administration publique pour l’exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat
d’association, soit informer la Ville, par lettre recommandée avec accusé de réception, de toute 9
nouvelle déclaration enregistrée dans le Répertoire National des Associations (RNA) et fournir la
copie de toute nouvelle domiciliation bancaire.
TITRE III – CLAUSES GENERALES
ARTICLE 12 : Durée de la convention
La présente convention est consentie et acceptée pour une durée de trois (3) années civiles, à savoir les
années 2016, 2017 et 2018.
Ses effets s’étendent toutefois au-delà de cette durée, compte tenu notamment des droits et obligations
des PARTIES relevant des opérations de contrôle du bon usage des subventions allouées par la Ville.
ARTICLE 13 : Contrôles & Evaluations de la Ville
13-1 Evaluation
Tel que cela ressort notamment des articles 8 et 9 de la présente convention, l’Association s’engage à
fournir, lors de ses nouvelles demandes de subventionnement, mais plus encore, au plus tard six (6)
mois suivant la fin de son exercice comptable : un bilan d’ensemble, qualitatif et quantitatif, de la mise
en œuvre du programme à l’origine du soutien de la Ville.
La Ville procède, conjointement avec l’association, à l’évaluation des conditions de réalisation du
programme auquel la Ville a apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif.
L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet du subventionnement et sur
l’impact du programme d’actions ou de l’action, au regard de l’intérêt local, conformément aux
dispositions des articles L.1611-4 et L.2121-29 du code général des collectivités territoriales.
13-2 Contrôles
La Ville contrôle annuellement, ainsi qu’à l’issue de la convention, que la (les) contribution(s)
financière(s) allouée(s) n’excède(nt) pas le coût de la mise en œuvre des actions à son (leur) origine.
Pendant et au terme de la convention, la Ville se réserve également le droit, dans le respect des
dispositions de l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, d’effectuer sur place
et/ou sur pièces, à tout moment, à toute opération de contrôle qu’elle jugera utile, de quelque nature
qu’elles soient, afin de vérifier que l’Association satisfait aux obligations et engagements issus des
présentes et de ses obligations légales et réglementaires.
L'association s'engage à faciliter l'accès à ses locaux et à toutes pièces justificatives des dépenses et
tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ces opérations de contrôle.
Il est rappelé toutefois que l’Association demeure autonome. La Ville ne saurait dès lors, par ses
contrôles, porter une atteinte manifestement abusive à l’activité de l’Association. 10
ARTICLE 14 : Sanctions
14-1 Détournement de la subvention
Si par extraordinaire, la subvention allouée était en tout ou partie utilisée à des fins contraires à celles
prévues aux présentes, l’Association devra, d’une part, s’en justifier dans les plus brefs délais, et
d’autre part, restituer tout ou partie de la subvention ainsi détournée, pour violation de ses obligations
contractuelles. Un tel remboursement ne sera cependant exigible que si la Ville estime que le
détournement querellé n’est pas légitime ou non suffisamment satisfaisant à l’intérêt communal.
14-2 Non-utilisation de la totalité de la subvention
Si la totalité de la subvention n’est pas utilisée ou pour le moins, engagée avant la clôture de l’exercice
comptable en cause, la Ville pourra :
Soit exiger la restitution de la subvention non utilisée ;
Soit, ne pas verser à due concurrence, les sommes restant dues, s’il s’avère que la totalité de la subvention allouée n’a pas encore été virée administrativement.
14-3 Fautes contractuelles
Le non-respect par l’Association, de tout ou partie de ses obligations contractuelles, peut également
justifier, outre la résiliation de la convention selon les conditions développées infra, l’accroissement
des obligations de l’association, dont l’obligation pour cette dernière de délivrer à la Ville un bilan
mensuel qualitatif et quantitatif de ses actions subventionnées.
Au surplus, nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de
voire indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
ARTICLE 15 : Résiliation de la convention
15.1 Résiliation pour non-respect des engagements contractuels
En cas de violation des présentes stipulations par l’Association, la Ville pourra résilier cette
convention de plein droit. Cette résiliation interviendra à l’expiration d’un délai de deux (2) mois
suivant l'envoi d'une lettre de mise en demeure envoyée par tout moyen de nature à en attester la
réception et restée infructueuse.
Lors d’une telle résiliation pour faute, la part de subvention non-utilisée sera reversée à la Ville, sauf
force majeure. En cas de subvention annuelle, l’Association devra reversée à la Ville, la somme la plus
élevée entre, le montant de la subvention non-utilisée, précédemment évoquée, et le montant prorata
temporis de la subvention annuelle octroyée.
Nonobstant tout ce qui précède, la ville conserve la possibilité d’ester en justice aux fins de voire
indemniser ses préjudices, dont l’atteinte à son image publique.
En cas de faute de la Ville, cette convention ne pourra être résiliée que sur décision de justice.
Nonobstant cette résiliation, l’Association devra utiliser les subventions allouées par la Ville,
conformément aux engagements convenus. 11
15.2 Dénonciation par l’association
A chaque date anniversaire, l’association a la faculté de dénoncer la présente convention, par lettre
recommandée avec avis de réception, adressée au moins 2 mois avant ladite date anniversaire. Une
telle dénonciation ne saurait remettre en cause ses obligations relatives au bon usage des subventions
municipales déjà allouées en vertu des présentes.
15.3 Dénonciation par la Ville
La ville se réserve la possibilité de dénoncer la présente en cas de disparition ou modification
substantielle de l’objet social de l’association, ou plus globalement, lorsque l’intérêt général le justifie.
La Ville notifiera sa décision par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout moyen
permettant d’attester de la date de remise de ce pli, au moins deux (2) mois avant la prise d’effet de
cette dénonciation anticipée.
Le cas échéant, les parties se rencontreront avant l’expiration du délai mentionné ci-dessus pour
étudier ensemble les conséquences de la fin anticipée de la convention.
ARTICLE 16 : Renouvellement de la convention
La présente convention est conclue pour une durée ferme et définitive de trois (3) années. Elle ne
saurait en conséquence être renouvelée, sous réserve de la conclusion d’un nouveau partenariat
communal, approuvé en Conseil Municipal.
ARTICLE 17 : Exécution et modification de la convention
17.1 Exécution de la convention
Il est convenu et entendu entre les parties qu’en sa qualité de pouvoir exécutif, Monsieur le Maire ou
l’autorité déléguée ont pleine compétence pour procéder à l’exécution des présentes.
Cette exécution sera notamment manifestée par de simples écrits de ces autorités, sans que le Conseil
Municipal soit contraint de se prononcer. Il s’agit par exemple du prononcé d’une sanction qui peut
aller jusqu’à la restitution de tout ou partie de la subvention, l’arrêt du versement de la subvention
périodique en application des stipulations des présentes, du contrôle de l’activité ou de tout ce qui
précède et suit en termes de modification et résiliation.
17.2 Modifications de la convention relevant de l’autorité exécutrice
Il est précisé que l’ensemble des normes, communautaires, nationales et locales s’imposant à l’activité
objet de la présente ou bien encore à la présente directement (convention portant subvention d’une
activité associative), seront automatiquement applicables dès leur entrée en vigueur. Il est convenu que
ces modifications ne sauraient fonder des demandes de dommages et intérêts à l’encontre de la Ville.
Dans l’hypothèse où tout ou partie des subventions allouées seraient versées sous formes d’acomptes,
la Ville se réserve le droit de modifier à tout moment le montant de l’acompte convenu, dès lors que 12
cette modification n’implique pas une forte perturbation de l’activité de l’Association. L’Association
ne saurait en conséquence se prévaloir d’aucune indemnité de ce chef.
17.3 Autres modifications de la convention
Toutes autres modifications pouvant bouleverser l’économie de la présente devra faire l’objet d’une
délibération du Conseil Municipal, motivée par l’intérêt communal.
Toute modification peut également être obtenue avec l’accord de l’ensemble des parties. Si ces
dernières ne bouleversent pas l’économie de la convention, elles seront acceptées par l’autorité
communale exécutrice. De telles modifications ne nécessitant pas une délibération préalable du
Conseil Municipal, peuvent notamment porter sur des modifications sommaires de l’usage d’une
partie de la subvention octroyée par la Ville, dès lors que cet usage demeure conforme à l’intérêt
communal admis par la délibération originelle de l’Assemblée délibérante municipale.
ARTICLE 18 : Correspondances entre les PARTIES
Pour l'exécution des présentes, sauf lorsque la loi, la réglementation ou les stipulations du présent contrat imposent une autre forme de notification, toutes les notifications sont valablement faites par (i) lettre recommandée avec demande d'avis de réception, (ii) ou par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues à l’article 1369-8 du code civil et le décret n°2011-144 du 2 février 2011, adressés :
Pour la Ville :
Attention de: Monsieur le Maire - DVC
Adresse: 16, rue de Pontoise
Email: courrier@saintgermainenlaye.fr
Pour l’Association :
Attention de:
Adresse:
Email:
Tout changement d'adresse postale ou électronique ou de représentant d'une Partie devra être notifié par la Partie concernée à l’autre Partie ainsi qu'il est prévu ci-dessus.
Les PARTIES conviennent également de la transmission par simple courrier électronique, de toute information requise ou utile à l’exécution de cette convention (Art. 1369-2 du code civil).
ARTICLE 19 : Stipulations générales
Une tolérance relative à l’application des clauses et conditions de la présente convention ne pourra
jamais, qu’elle qu’ait pu en être la durée ou la fréquence, être considérée comme une modification ou
suppression de ces clauses et conditions.
Pour tout ce qui ne serait pas prévu aux présentes, les parties entendent se soumettre aux droits et
usages locaux. 13
Tout litige non résolu par la voie amiable et résultant de l’exécution de la présente convention, est,
sous réserve de toute action pénale, du ressort du Tribunal Administratif de Versailles. Afin d’éviter
toutefois toute procédure contentieuse, en cas de naissance d’un conflit, la partie la plus diligente
pourra solliciter un règlement amiable. Il pourra être proposé lors de cette tentative amiable, la
désignation d’un arbitre par la Ville.
A toutes fins utiles, il est rappelé que la présente convention est régie, en raison de son objet et des
clauses y insérées, par les règles relatives au droit administratif.
Fait à Saint-Germain-en-Laye en deux exemplaires,
Le ………………………………………………
Pour la Ville,
Le Maire de Saint-Germain-en-Laye
Emmanuel LAMY
Pour l’Association l’ESTIVAL,
Le Président
Michel NERY
Pièces jointes :
Annexe 1 : Statuts de l’association
Annexe 2 : Demande motivée de subvention (dossier de 2014)
Annexe 3 : Questionnaire de demande de subvention - Trame
Annexe 4 : Bilan quantitatif et qualitatif de la précédente convention – Trame Annexe 5 : Subventions en nature – Consommation annuelle - Trame
Annexe 6 : Modèle de bilan sommaire, quantitatif et qualitatif (Art. 8)
Annexe 7 : Compte-rendu financier (formulaire cerfa)
Annexe 8 : Attestations d’assurances de l’Association (responsabilité)