Déliberation - 08072014 22

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Déliberation - 08072014 22 Document publié le Mercredi 2 juillet 2014 par la commune de Roncq. Lien du pdf (Déliberation - 08072014 22)Thèmes du document : Consommateurs, Justice et droit, Tourisme, DEPARTEMENT REPUBLIQUE FRANCAISE

DU NORD COMMUNE DE RONCQ

ARRONDISSEMENT ——000---

DE LILLE

Extrait du Registre

Des

Délibérations du Conseil Municipal

---000---

N°d’ordre 08/07/2014/22

L’an deux mille quatorze, le 8 juillet à 18 h30, les membres du Conseil Municipal se

sont réunis salle du conseil, aux Anciennes Ecuries, en cette commune, en session

ordinaire, sous la présidence de M. Vincent LEDOUX, Maire, suivant convocation du 2 juillet 2014.

NOMBRE DE CONSEILLERS MUNICIPAUX EN EXERCICE LE 8 juillet 2014 : 33

PRESENTS :

Vincent LEDOUX; Chantal NYS; Rodrigue DESMET; Thérèse-Marie COUVREUR ; Patrick BOSSUT ; Annick CASTELEIN; Antonio DA SILVA; Anne THOREZ ; Michel PETILLON; Natalie CARDON; Thibault TELLIER; Rose-Marie BUCHET; Thierry BUCQUOYE ; Jaquelina FONSECA ; Laurent WINDELS ; Xavier DUQUESNE : Réjane CASTEL; Franck GILME; Catheleen COPPIN QUIVRON; Louis COSYN; Claudie RIUS ; Mustapha GUIROUS; Alexandra COUSTY; Jonathan GLIBERT; Patrick VANDAMME ; Valérie WILLEMETZ ; Eric ZAJDA ; Jeannique VANDEWIELE

ABSENT(S) :

Néant

PROCURATION :

Claudine ZAHM donne procuration à Patrick BOSSUT

Claudia GELINEAU donne procuration à Xavier DUQUESNE

Dany DELBECQUE donne procuration à Catheleen COPPIN QUIVRON Thierry MITTENAERE donne procuration à Annick CASTELEIN

Peggy ROBERT donne procuration à Antonio DA SILVA

SECRETAIRE :

Louis COSYN

- MUTUALISATION ENTRE COMMUNES -

- SERVICE DE PRODUCTION DE REPAS -

- CONVENTION INTERCOMMUNALE ENTRE LES VILLES DE - TOURCOING ET RONCQ A COMPTER DU 1° SEPTEMBRE 2014 - - MISE EN ŒUVRE D’UNE ENTENTE -

N°d'ordre 08/07/2014/22 - Page 1 surLa thématique relative à la recherche d’optimisation des outils de production de repas dans nos communes est déjà ancienne, tant celles-ci sont confrontées depuis longtemps et de manière de plus en plus prégnante au respect des normes sanitaires. À ces contraintes réglementaires s’est ajoutée une démarche de recherche d'optimisation et de modernisation des outils et processus de production, de sorte à réduire le coût des repas servis.

Dès 2005, le syndicat intercommunal Lys Nord Métropole (aujourd’hui EURALYS) a entrepris une étude dans ce sens, en confiant la mission correspondante à « Service Public 2000). Des neuf communes intéressées au démarrage de la démarche, seules quatre (Comines, Deülémont, Linselles et Roncq) ont maintenu jusqu’au terme de l’étude, leur intérêt dans la réflexion engagée. Selon le nombre de communes confirmant au non leur candidature à cette mutualisation, en fonction des scénarii proposés, des projections ont été construites sur la base d’une fourchette de préparation moyenne de repas comprise entre 3 500 et 6 000 repas/jour. Trois scénarii ont été travaillés, à partir du processus de LIAISON FROIDE :

- Constuction d’un équipement neuf (1 200 m°) pour un montant de l’ordre de 3 500 000 €TTC ;

- Réhabilitation des cuisines de Comines et Roncq, l’évaluation pour cette dernière étant de 2,5 millions d’€ TTC ;

- Achat de repas à un prestataire extérieur.

À ces scénarii de construction ou réhabilitation, s’ajoutait la nécessaire adaptation des satellites municipaux (officc/cantine) pour un coût estimé entre 65 000 € et 120 000 € par site.

Selon le scénario retenu, le coût prévisionnel attendu pour la fabrication des repas s’échelonnait entre 3,25 € et 4 € l’unité; alors que le coût de revient roncquois à cette époque était de l’ordre de 5 € (liaison comprise).

En définitive, les Maires des communes concernés ont estimé que toutes les

conditions techniques et financières n'étaient pas réunies pour entrer dans une phase opérationnelle.

Après une première tentative, à l’issue d’une rencontre entre les Maires de Tourcoing et Roncq, ceux-ci ont acté le principe d’une stratégie de MUTUALISATION entre les deux villes, dans les domaines culturels (médiathèque...) techniques (espaces-verts…) et de la restauration.

Dès septembre 2009, une première réunion technique est intervenue sur la thématique de la RESTAURATION, la ville de Tourcoing ayant engagé la mise en chantier de la reconstruction de sa cuisine centrale « Brossolette ». Un courrier de décembre 2009 du Maire de Tourcoing prenait acte des démarches engagées, tout en exprimant des réserves quant au calendrier à mettre sur pied, eu égard au fait que ce chantier « Brossolette » était calibré pour les seuls besoins de Tourcoing (4 500 repas/jou]. Lors d’une nouvelle réunion technique de février 2010, la ville de Tourcoing et Roncq ont convenu de surseoir à la mutualisation, jusqu’au terme de la période de rodage de ce nouvel outil. La mise en service de la cuisine « Brossolette » étant intervenue en septembre 2012, nous avons donc renoué des contacts avec Tourcoing dans les mois qui ont suivi cette "date anniversaire", de sorte à apprécier les marges de manœuvre de ce nouvel outil de production de repas. Ii s’est avéré que les capacités de production de référence (4 500 repas/jour) pouvaient être sensiblement améliorées, eu égard notamment aux processus mis en

N°d'ordre 08/07/2014/22 - Page 2 sur $place consécutivement à cette faisabilité; les Maires de Tourcoing et Roncq ont réitéré par écrit, entre novembre 2012 et avril 2013, leur volonté d’aboutir dans cette mutualisation de la restauration municipale, en se fixant une échéance opérationnelle à septembre 2014, sous réserve bien entendu, d’en vérifier toute la faisabilité.

Cette dernière ayant été affermie au cours des 2°" et 3% trimestres 2013 par les services municipaux de nos deux villes, les Maires de Tourcoing ont donc réaffirmé par écrit respectivement en date des 12 novembre 2013 et 26 février 2014, leur volonté de tout mettre en œuvre pour que cette mutualisation soit opérationnelle dès le 1” septembre 2014.

De manière connexe, notre commune a lancé diverses études préalables à la présente et ce, avec l’assistance du cabinet BEHAL (Legrand) Les études correspondantes ont fait l’objet de quatre rapports en date des 28 mai, 22 octobre, 7 novembre 2013 et 10 janvier 2014. Il en ressort pour notre commune :

- la nécessité de reconstruire (une réhabilitation est à exclure) un nouvel outil de production de repas pour un investissement d’au moins 3 millions d’€ TTC et ce, à défaut de mutualisation ;

- la nécessité de remettre aux normes (sanitaire) nos satellites (cuisines des écotes

publiques) et ce, en deux phases :

" une première phase transitoire de l’ordre de 250 000 € (travaux et équipement),

"une mise aux normes intégrale (HACCP... marche en avant.) pour un coût global estimé entre 2 et 3 millions d’E TTC.

RRIERE

L’objet de la présente vise à traduire et formaliser la mise sur pied de la MUTUALISATION de la production de repas pour nos villes de Tourcoing et Roncq à partir de l’outil Tourquennois « Brossolette » et ce, avec effet au 1” septembre prochain.

L’accord conventionnel que vous trouverez joint en annexe, définit :

- les conditions pratiques et financières de la production (en liaison FROIDE) mutualisée des repas scolaires (à destination des écoles et des accueils collectifs des mineurs — A.C.M) et 3° âge. .. (portage à domicile et repas convivial) ;

- les modalités de gouvernance et de fonctionnement de l’ENTENTE intercommunale à mettre en place entre nos deux villes (instance politique) ; - les modalités de prise en charge financière des dépenses d’investissement supplémentaire en vue de l’adaptation de l'outil de production nécessaire à la mutualisation ;

- les conditions pratiques et financières de l’éventuelle mise à disposition de personnels par la ville de Roncq à la cuisine municipale de Tourcoing.

Il ne s’agit pas dans les développements qui suivent, de réprendre dans le détail le contenu de la convention mais plus concrètement de mettre en lumière la permanence des services municipaux actuellement en place, tout en précisant les adaptations rendues nécessaires par cette gestion de service public en commun.

Ned'ordre 08/07/2014/22 - Page 3 sur 5Les services de restauration municipale restent strictement identiques dans leur calendrier, que ce soit pour les repas scolaires, les repas d’A.C.M (ALS.H, ateliers du mercredi…), les repas de portage à domicile (situation de dépendance.) et le repas convivial des anciens (mercredi).

Le mode de production passe de la liaison chaude (63° à cœur) à la LIAISON FROIDE (3°/10°).

Un seul et même menu constitue le repas de base, la singularité consistant dans la mise en œuvre d’un menu « non-réservé » (retard dans la réservation).

Quant à la réservation des repas, celle-ci doit désormais respecter un délai franc de 15 jours (deux semaines calendaires) entre la semaine de réservation et la semaine de consommation.

La répartition des charges financières de ce service mutualisé est basé sur le coût de revient de production, à partir :

- des charges directes: charge de personnel, coût des denrées alimentaires, coût des fournitures nécessaires à la production des repas. ;

- des charges indirectes : amortissements, fluides, charges financières...

Selon les simulations financières figurant en annexe de la convention, les coûts prévisionnels de production du repas est de 3,35 € (contre 5 € actuellement) et 6,85 € {contre 6,40 € actuellement). Globalement cette mutualisation génère une réduction des coûts de production de l’ordre de 300 000 € par an.

Sur la base d’une production de repas annuelle estimative de 218 000, notre participation financière correspondante en direction de la ville de Tourcoing est évaluée à 825 000 €. Son versement est prévu sous forme d’acompte, au nombre de quatre, les mois de février, mai, août et novembre. Un dispositif de consolidation des comptes intervient l’année suivante (N+1), dans le respect des échéances des 30 avril et 15 juillet, correspondant respectivement à l’arrêt des comptes par la ville de Tourcoing et leur validation par nos conseils municipaux. L'échéance du 15 juillet servant également de référence pour l’actualisation du coût de revient prévisionnel de l’année N+1.

RE

Diverses instances feront vivre ce dispositif, au travers de comité technique, commissions des menus, commissions qualité... mais surtout une conférence intercommunale.

Instance "politique", cette dernière est composée de TROIS membres (3 titulaires / 3 suppléants) issus des conseils municipaux de Roncq et Tourcoing. Elle formalise l'ENTENTE intercommunale prévu aux articles L.5221-1 et L.5221-2 du Code Général des Collectivités Territoriales (C.G.C.T), textes constituant le socle juridique de ce dispositif de mutualisation.

Cette conférence intercommunale n’a pas de pouvoir juridique propre, ses travaux constituant des propositions ou orientations. celles-ci devant être validées par nos conseils municipaux.

N°d'ordre 08/07/2014/22 - Page 4 sur $Enfin, la convention de mutualisation prévoit des investissements complémentaires à réaliser dans la cuisine centrale de « Brossolette » à hauteur de 250 000 € HT. La répartition de cette charge d’investissement se fait à hauteur des % à la charge de Tourcoing et pour l’autre % à la charge de la ville de Roncq.

Un dernier mot enfin relativement au volet «ressources humaines » de cette convention, pour dire que celui-ci n’est pas « actif » dès l’instant où aucun de nos personnels municipaux travaillant dans notre cuisine centrale n’a fait le choix d’un "transfert" en cuisine centrale de Tourcoing. Dès lors les personnels concernés (cing) vont être redéployés dans les cuisines satellites de nos écoles publiques.

Voilà pour l'essentiel, résumés les caractéristiques et les enjeux de cette mutualisation entre nos villes de Tourcoing et Roncq. Cette initiative apparaît comme pionnière en France dans le domaine de la mutualisation «horizontale » (entre communes).

Si l’ensemble de ce dispositif recueille un avis favorable de votre part, nous vous proposons d’installer la CONFERENCE intercommunale en procédant à la «cooptation » de TROIS membres titulaires et TROIS membres suppléants.

OPERATION DE DESIGNATION

CONFERENCE INTERCOMMUNALE *

TITULAIRES SUPPLEANTS

-__ Rodrigue DESMET -__ Franck GILME

- Thibault TELLIER -__ Claudia GELINEAU

-__ Jeannique VANDEWIELE -__ Eric ZAJDA

opération de désignation : il est ici rappelé qu’en application de l’article L 2121-21 du Code Général des

Collectivités Territoriales (C.G.C.T), le Conseil Municipal peut décider à l’unanimité, de ne pas procéder à ces nominations à bulletin secret (vote à main levée).

La commission municipale a examiné cette question lors de la séance du 1° juillet 2014.

ADOPTEE

Pour extrait conforme,

x Le Maire,

\) | | ASE

p.) Juan Vincent LEDOUX

RENDU EXECUTOIRE À DATER

Du 22 JUL. 204

vincent LEDOUX MAIRE

Ned'ordre 08/07/2014/22 - Page 5 sur $Convention intercommunale entre la ville de RONCQ et la ville de

TOURCOING portant création d’une Entente intercommunale en vue de l’organisation de la production mutualisée des repas scolaires et troisième âge

Prise en application des articles L. 5221-1 et L. 5221-2 du Code Général des Collectivités Territoriales

Entre,

La ville de RONCQ

Dont le siège est à RONCQ (59223), en l’hôtel de Ville, 18 rue du Docteur Galissot.

Représentée par Vincent LEDOUX, demeurant à RONCQ (59223), en l’hôtel de ville, 18 Rue du Docteur Galissot, agissant en sa qualité de Maire de ladite ville.

Ci après dénommée « ville de Roncq »

D'une part,

Et

La ville de TOURCOING,

Dont le siège est à Tourcoing (59200), en l’hôtel-de-ville, 10 place Victor Hassebroucq. Représentée par Gérald DARMANIN, demeurant à TOURCOING (59200), en lhôtel-de- ville, 10 place Victor Hassebroucq, agissant en sa qualité de Député-Maire de ladite ville.

Ci après dénommée « ville de Tourcoing »

D’autre part.

Il est convenu ce qui suit

Préambule :

Depuis une dizaine d’années maintenant, le législateur est intervenu afin de permettre aux intercommunalités et aux communes, de mettre sur pied des modes nouveaux de coopération souple et partagée, reprise sous l'appellation « MUTUALISATION », visant à mettre en commun leurs ressources et moyens, dans une logique d’efficience du service public.

Dès 2009, au moment de la conception de la cuisine municipale Brossolette, la ville de Roncq s'était une première fois intéressée à cet outil de production dans l’optique d’une mutualisation du service de production des repas.

Mais il était exclu, à cette époque de revoir le projet architectural et technique de cette nouvelle cuisine municipale calibrée, à l’origine, pour les seuls besoins de la ville de Tourcoing (4500 repas par jour). Lors d’une nouvelle réunion technique de février 2010, lesvilles de Tourcoing et Roncq ont convenu de surseoir à une mutualisation dès la mise en service de la cuisine municipale Brossolette mais de se revoir après rodage de ce nouvel outil.

La mise en service de la cuisine Brossolette étant intervenue en septembre 2012, la ville de

Roncq s’est donc à nouveau intéressée, après visite de ce nouvel équipement, à la faisabilité ou non d’une mutualisation entre nos deux communes. Après une première visite et entretien avec les personnels en charge de cet outil tourquennois, il en est ressorti un vrai potentiel de mutualisation, la période de rodage ayant démontré toutes ses capacités. Imaginé pour une jauge de l’ordre de 4 500 repas/jour, il s’est assez vite avéré de la possibilité de pousser la production jusqu’à 7 000/8 000 repas/jour. En conséquence de cette faisabilité technique et sous réserve d’adaptation, les maires de Tourcoing et Roncq ont réitéré par écrit, entre novembre 2012 et avril 2013, leur volonté d’aboutir dans cette perspective de mutualisation de la restauration municipale, en se fixant une échéance opérationnelle à septembre 2014, sous réserve bien entendu, d’en vérifier toute la faisabilité.

Cette dernière ayant été affermie au cours de 2°" et 3% trimestres 2013 par les services des villes de Tourcoing et Roncq, les maires de nos deux villes ont réaffirmé par écrit respectivement en date des 12 novembre 2013 et 26 février 2014, leur volonté de tout mettre en œuvre dans les meilleurs délais, pour que cette mutualisation soit opérationnelle dès le 1° septembre 2014.

L'opération de mutualisation de la cuisine municipale de Tourcoing ainsi engagée est un projet innovant et ambitieux. En effet, il constitue une quasi-première en France où, par le biais d’une Entente intercommunale, deux communes s’allient pour mener ensemble la mission essentielle de service public que constitue la production de repas à destination des populations scolaires et des personnes âgées du territoire.

Outre des gains de productivité pour les deux communes réalisées grâce aux économies d'échelle, ce projet permettra surtout d’optimiser l'utilisation de la cuisine municipale de Tourcoing et de poursuivre le développement de la qualité et de la sécurité du service.

L’Entente intercommunale Roncq-Tourcoing a donc pour objet la mutualisation des moyens affectés à la cuisine municipale de Tourcoing entre les deux communes.

La présente convention définit :

- les conditions pratiques et financières de la production mutualisée des repas scolaires (à destination des écoles et des Accueils Collectifs de Mineurs- ACM) et 3°" âge (portage à domicile et repas convivial} par la cuisine municipale de Tourcoing. - les modalités de gouvernance et de fonctionnement de l’Entente intercommunale entre la ville de Roncq et la ville de Tourcoing en vue de la mutualisation des moyens affectés à la cuisine municipale de Tourcoing, ci-après dénommée « cuisine municipale ».

- les modalités de prise en charge financière des dépenses d’investissement supplémentaire en vue de l’adaptation de l’outil de production nécessaire à la mutualisation.

- les conditions pratiques et financières de la mise à disposition de personnels par la ville de Roncq à la cuisine municipale en vue de la production des repas scolaires et qîme âge.Article 1: mutualisation de la production des repas scolaires et 3°" âge entre les Villes de Roncq et de Tourcoing

1.1 Objet de la convention

1.1.1 La production des repas scolaires et 3°" âge

A compter de la rentrée scolaire 2014, les villes de Roncq et de Tourcoing réalisent en commun la production des repas scolaires (écoles et ACM) et 3°" âge (portage à domicile et repas convivial). Elles mutualisent à cet effet l’ensemble des moyens affectés à la cuisine municipale de Tourcoing.

La cuisine municipale assure, à compter de la rentrée 2014, pour les deux communes de la présente convention, la production des repas à destination de :

Ecoles crèches | Portage à Repas Accueils

maternelles et domicile convivial | collectifs de

élémentaires 6 (puis 7 à | des anciens mineurs

Jours de 4 jours par l'horizon mercredis | Mercredis et consommation : semaine 2015) vacances jours par scolaires

semaine

Tourcoing X X x

Roncq x x x X

À compter de la rentrée scolaire 2014, les deux communes exerceront donc en commun cette

mission de service public.

Les deux communes conviennent, en vue de cette mutualisation, d’un partage des moyens selon les principes suivants :

- co-financement des investissements nécessaires à l’adaptation de l’outil de production en vue de la mutualisation au prorata des volumes de productions prévisionnels -_ répartition des charges de fonctionnement au coût de revient de production des repas - le cas échéant, répartition des charges de personnel mis à disposition de la cuisine municipale de Tourcoing par la ville de Roncq

La présente convention est adoptée et l’Entente intercommunale créée par délibérations concordantes des Conseils Municipaux de chacune des deux communes.

a) Description

Sera donc assurée par la cuisine municipale à destination de la ville de Roncq, la production des repas suivants:

- Repas à destination de l’ensemble des écoles et à destination des accueils collectifs de mineurs de la ville de Roncq, ci-après dénommés « repas scolaires » € P - Repas à destination du 3°" âge : portage à domicile et repas convivial des anciens, ge:p P ci-après dénommés « repas 3°" âge »La mutualisation de la production des repas par la cuisine municipale recouvre uniquement l’ensemble des étapes de production de l’élaboration des menus à l’allotissement (en couleur sur le schéma) :

Elabor aliort

menu

L 4 Cireuit court À

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Callecte /

transmission

ettectits

La gestion des cuisines satellites, ainsi que la livraison des repas restent à la charge de chacune des communes pour le territoire qui la concerne.

Etape Description

Elaboration des | Une trame de menus est élaborée par la diététicienne de la cuisine menus municipale et validée ou retravaillée, en fonction de la faisabilité technique, par le responsable de la cuisine municipale. La grille de menus finalisée pour la période de référence est ensuite présentée à la Commission Menus intercommunale, dans les conditions définies à l’article 2.1.3 de la présente convention.

Pré-commandes Une fois les grilles de menus arrêtées pour la période de référence,

des pré-commandes sont effectuées au niveau de la cuisine

municipale et basées sur les effectifs prévisionnels moyens relevés

deux fois dans l’année en septembre et en janvier. La ville de Roncq

communique à la cuisine municipale ses effectifs prévisionnels

moyens de rationnaires selon ce calendrier (cf article 1.2.1).

Recueil et traitement

des effectifs

La ville de Roncq transmet ses effectifs réels de rationnaires à la cuisine municipale au plus tard le lundi de la semaine s pour la semaine s+2.

Commandes Ces différentes étapes sont effectuées par la cuisine municipale, sans Réception/gestion interaction avec la ville de Roncq.

des stocks

Circuit court

Production

Allotissement Les repas sont allotis en barquettes collectives, par cuisine satellite. La cuisine municipale ne réalise pas le dressage par assiette, qui reste

à la charge des cuisines satellites. L’allotissement réalisé par la cuisine municipale tient compte de l’organisation des tournées du

chauffeur-livreur (cf article 1.2.2)

Le cadre de référence de la répartition des tâches entre cuisine municipale et satellites en ce qui concerne la production des repas scolaires figure en annexe n°1 de la présente convention.Une fois que les denrées alimentaires quittent la cuisine municipale, elles sont sous l’entière responsabilité de chacune des villes dans le cadre de la livraison et de la gestion des cuisines

satellites qui lui incombent. Chaque ville a la responsabilité du respect des normes sanitaires (respect de la chaîne du froid, traçabilité...

b) Jours

Une production de la cuisine municipale pour la ville de Roncq est assurée uniquement pour

les jours de consommation suivants :

- repas scolaires (hors ACM) : lundi, mardi, jeudi et vendredi hors vacances scolaires,

ainsi que le mercredi lorsqu’il s’agit d’une journée d’école complète (ne concerne que

quelques mercredis dans l’année).

- repas ACM: mercredi hors vacances scolaires ; lundi, mardi, mercredi, jeudi et

vendredi pendant les vacances scolaires.

- Portage à domicile: lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi. Une

production pour le dimanche peut être envisagée à l’horizon 2015.

-__ Repas convivial des anciens : mercredis

Les denrées sont mises à disposition à J+1 après le jour de production (jour ouvrable).

c) L’allotissement des repas à destination du portage à domicile

La préparation individuelle des plateaux repas portés à domicile n’est pas effectuée par la cuisine municipale. La composition du plateau déposé dans le frigo de la personne âgée est à la charge du livreur de chacune des villes dans le cadre de la livraison qui lui incombe.

d) Repas convivial des anciens

La cuisine municipale assure, pour la ville de Roncq, la production du repas convivial des anciens qui regroupe chaque mercredi hors vacances scolaires à ce jour (le principe d’une régularité hebdomadaire n’étant pas exclu à compter de septembre 2014 au plus tôt), une cinquantaine de convives. Ce repas suit le menu et le mode de fonctionnement des repas à destination du portage à domicile.

Ils sont cependant allotis en barquettes collectives par la cuisine municipale et non en portions individuelles.

d) Choix et élaboration des menus scolaires

La cuisine municipale de Tourcoing produit des repas scolaires avec une possibilité de choix des familles entre deux types de menus :

- Menu 1 (repas de base)

- Menu 2 (sans viande)

Il est convenu que la production des repas scolaires à destination de la ville de Roncq se fait dans le cadre unique du « Menu 1 », dans les conditions suivantes :

Entrée Plat principal Dessert Entrée unique Plat unique Choix entre 2 desserts de la Si crudités : Salade bar : 4 même gamme (60%/40%)composantes Pas de répartition pour les pâtisseries et desserts des

repas à thème.

La ville de Roncq et celle de Tourcoing élaborent ensemble la composition du « menu 1 » par le biais d’une Commission Menus intercommunale, mise en place dans les conditions définies à l’article 2.1.3 de la présente convention.

ec) Production de pique-niques pendant les vacances scolaires

La cuisine municipale assure ponctuellement pour le compte de la ville de Roncq, durant les vacances scolaires, la production de pique-niques à destination des Accueils Collectifs de Mineurs.

Cette production se fait à la demande de la ville de Roncq, un seul jour prédéfini par semaine (excepté le lundi} pour l’ensemble de ses ACM.

Les pique-niques doivent être intégrés dans le cycle des menus à minima 2 mois à l’avance.

La composition de référence du pique-nique figure en annexe n°2 de la présente convention.

Toute demande de modification de cette composition, doit être formulée par écrit par la Ville de Roncq à la Ville de Tourcoing par l’intermédiaire des points d’entrée uniques. La demande de modification sera arbitrée par la Conférence intercommunale lors de sa prochaine rencontre et intégrée dans la mesure du possible compte tenu des critères prioritaires de faisabilité technique et de coût.

Aucun pique-nique ne sera produit par la cuisine municipale hors vacances scolaires.

1.1.2 Limites

La mutualisation des moyens Roncq/Tourcoing ne porte que sur les prestations décrites à l’article 1.1.1 de la présente convention.

Afin de garantir le bon fonctionnement de la cuisine municipale, aucune production, même exceptionnelle, de repas autres que ceux décrits dans la présente convention ne sera effectuée à destination de la ville de Roncq par la cuisine municipale.

Le volume de repas produits à destination de la ville de Roncq est compris entre 1150 et 1500 repas/jour (scolaires et 3°" âge confondus) en période de production scolaire. Ce plancher et ce plafond sont nécessaires au non-bouleversement de l’économie du projet de mutualisation.

Cependant les deux villes n’exciuent pas une révision de ces plancher et plafond dans le temps, en fonction de l’évolution des effectifs à servir et des capacités optimisées de la cuisine municipale de Tourcoing.

1.2 Modalités de fonctionnement

1.2.1 Transmission des effectifs par la ville de Roncq à la ville de TourcoingLes pré-commandes étant effectuées sur la base des effectifs prévisionnels, la Ville de Roncq communique à la cuisine municipale ses effectifs prévisionnels moyens de rationnaires par cuisines satellites, par jour, et type de convives:

- au mois de septembre

- au mois de janvier

La ville de Roncq transmet ses effectifs réels de rationnaires par cuisines satellites, par jour, et type de convives à la cuisine municipale au plus tard le lundi de la semaine s pour la semaine s+2.

1.2.2 Nombre de tournées et organisation

La ville de Roncq communique à la cuisine municipale, par le biais du point d’entrée unique de la Ville de Tourcoing, par voie écrite le nombre de tournées et leur organisation. Des modifications d'organisation peuvent être demandées par la ville de Roncq mais elles doivent être limitées et signalées également par écrit.

1.2.3 Produits de base

Un stock de produits de base nécessaires à la préparation des repas dans les cuisines satellites (huile, sel, margarine...) est remis à chaque cuisine satellite à chaque début de période (une période = temps scolaire entre chaque vacances). La liste type des denrées alimentaires de base figure en annexe de la présente convention (cf annexe n° 3)

Chaque cuisine satellite a en charge la gestion de ce stock. Celui-ci est renouvelé par la cuisine municipale à la demande de la cuisine satellite, sous réserve que les consommations correspondantes restent en lien avec l’objet de la présente convention. Cette demande doit être faite par écrit, par le biais d’un bon de commande (cf annexe n°3) établi par la cuisine satellite transmis par Le point d’entrée unique de la ville de Roncq au point d’entrée unique de la ville de Tourcoing. Le réassort est possible sous quinze jours maximum.

1.2.4 Prise en charge des denrées

L'organisation et le mode de fonctionnement de la prise en charge des denrées alimentaires par la ville de Roncq figurent en annexe de la présente convention (cf annexe n°4).

Un planning de retrait est établi et validé par la Conférence intercommunale pour chaque année scolaire, pour les repas scolaires et le portage à domicile. Ce planning tient compte des jours fériés et des éventuelles adaptations du calendrier scolaire.

1.2.5 Nettoyage

Les chauffeurs-livreurs de la ville de Roncq ont la charge du nettoyage des caissettes et du matériel de transport dont ils se servent pour assurer les livraisons dans les cuisines satellites.

Les deux villes se répartissent le nettoyage des quais et des laves-batteries.

1.2.6 Stationnement des véhicules de Roncq

La ville de Roncq aura la possibilité de stationner 3 véhicules de livraison sur le site de la cuisine municipale. Un marquage au sol sera spécifiquement prévu à cet effet.Les chauffeurs-livreurs de la ville de Roncq bénéficieront d’un vestiaire sur le site de la cuisine municipale.

1.3 Hypothèse d’un dysfonctionnement au niveau de la chaîne de production

1.3.1 Changement de menus

Dans le cadre de la gestion courante de la production des repas à la cuisine municipale, des changements de menus peuvent intervenir. Ces changements sont limités à des nécessités techniques (grèves ou problème d’approvisionnement par exemple).

La ville de Roncq est alors informée de ce changement le plus immédiatement possible, par l'intermédiaire de son point unique d'entrée et par voie écrite.

1.3.2 Production insuffisante

Pour palier à une augmentation des effectifs de dernière minute (enfants n’ayant pas réservé ou éventuelles erreurs dans la transmission des effectifs), un menu « non-réservé » est élaboré, prévu et distribué aux rationnaires non-prévus initialement.

La composition du menu « non-réservé » est la suivante :

- _omelette

-__ légume du jour (boîtage si absence de légumes du jour)

- compote

Un stock de menus « non-réservés » est remis à chaque cuisine satellite en début de période. Chaque cuisine satellite a en charge la gestion de ce stock. Celui-ci est renouvelé par la cuisine municipale à la demande de la cuisine satellite sous réserve que les consommations correspondantes restent en lien avec l’objet de la présente convention. Cette demande doit être faite par écrit, par le biais d’un bon de commande établi par la cuisine satellite, transmis par le point d’entrée unique de la ville de Roncq au point d’entrée unique de la ville de Tourcoing. Le réassort est possible sous quinze jours maximum.

1.3.3 Arrêt de la production ou production éliminée

En cas de dysfonctionnements imprévus au niveau de la cuisine municipale, il peut arriver : - que la chaîne de production se trouve à l’arrêt (ex : panne, grève...) - que la production d’une journée doit être détruite (ex : problème sanitaire.)

La conséquence en est l’absence de repas produits par la cuisine municipale durant un ou plusieurs jours et l'impossibilité par conséquent de livrer des repas produits par la cuisine municipale dans les cuisines satellites de la ville de Roncq et de Tourcoing.

NB : un dysfonctionnement au niveau de la production au jour j a des répercussions sur la consommation du jour j+1.

Dans ces cas rares, en remplacement des repas scolaires, il est prévu la distribution de repas : : èm P de substitution (hors repas 3° âge).

Les repas de substitution à destination de la ville de Roncq sont livrés directement par le fournisseur dans un espace de stockage centralisé de la Ville de Roncq. Cette dernière doit, àcet effet, communiquer au moment de la signature de l’Entente, l’adresse de son point central de stockage et mettre à disposition le personnel nécessaire à la réception des livraisons le cas échéant.

Le repas de substitution est livré à chaque cuisine satellite par la ville de Roncq. La ville de Roncq est destinataire d’une dotation initiale en début d’année scolaire en repas de substitution. À chaque fois que le repas de substitution est consommé, une demande de

réassort doit être effectuée par écrit immédiatement après utilisation, par le biais des points uniques d’entrée. La livraison d’un nouveau stock est ensuite programmée par la cuisine municipale. Ce stock est livré au point central de la ville de Roncq qui assure ensuite la distribution dans chacune de ses cuisines satellites. Le dernier repas de l’année scolaire dans les écoles sert à solder les repas de substitution.

Le renouvellement du stock n’est assuré que lorsque son utilisation est liée à l’activité objet de la convention.

La composition des menus de substitution n’est pas figée. Elle est proposée par les services de la ville de Tourcoing et soumise à l’avis consultatif de la Commission Menus.

En cas d’arrêt prolongé de la chaîne production (> 3 jours), le comité technique de la mutualisation se réunit dans les plus brefs délais afin de décider et de mettre en place une solution transitoire.

En cas d’arrêt durable de la chaîne de production (ex : sinistre touchant la cuisine municipale, suspension ou retrait d’agrément sanitaire.….), les deux villes s’engagent, dans l’esprit de la mutualisation, à trouver une solution mutualisée pour assurer, le temps nécessaire, la continuité du service. Les deux villes étudient les conséquences financières de cette situation exceptionnelle et s’entendent sur la répartition des charges.

1.3.4 Dysfonctionnement au niveau d’une cuisine satellite

Des dysfonctionnements peuvent également survenir au niveau des cuisines satellites (ex : panne, erreur de régénération...) rendant la remise en température ou la consommation des repas produits impossible.

Un stock de repas de substitution froids à longue durée de conservation est disponible à la cuisine municipale pour palier à cette éventualité. En cas de dysfonctionnement dans une cuisine satellite, les chauffeurs-livreurs de chaque ville assurent la livraison de ces repas froids à la cuisine satellite concernée.

La composition des menus de substitution froids n’est pas figée. Elle est proposée par les services de la ville de Tourcoing et soumise à l’avis consultatif de la Commission Menus.

Pour des raisons pratiques, cette prestation ne pourra être assurée par la cuisine municipale avant 2015.

1.3.5 Grèves et service minimum d’accueil

Lorsqu'une grève affectant potentiellement l’organisation de la restauration scolaire est prévue, une réunion SMA (service minimum d’accueil) est organisée par la ville de Tourcoing la veille du jour de grève.Un interlocuteur de la ville de Roncq (le responsable du service restauration), est invité à participer systématiquement à cette réunion.

1.3.6 Problème sanitaire

Une fois que les denrées alimentaires quittent la cuisine municipale, chaque ville a l’entière responsabilité du respect des normes sanitaires.

En cas d’identification d’un problème sanitaire, au niveau de la cuisine municipale ou d’une cuisine satellite, chacune des villes a la charge du protocole à appliquer. La ville de Tourcoing doit informer la ville de Roncq du protocole à suivre (destruction, retour des denrées).

1.4 Litiges

1.4.1 Relations quotidiennes entre les villes

Les litiges quotidiens (manque de repas, réclamation, question, demande...) devront obligatoirement passer par les points d’entrée uniques de chacune des villes, qui assurera le relais, le cas échéant, auprès des services compétents. L'agent assurant le rôle de point d'entrée unique apprécie la nécessité d’alerter ou non sa hiérarchie.

Les demandes de modifications d’organisation impactant le fonctionnement quotidien de la cuisine municipale (composition des pique-niques, organisation des tournées...) doivent être formulées à l’autre commune par écrit. Au regard de la nature de la demande, l’une ou l’autre des communes peut demander la validation préalable de la Conférence intercommunale. Celle-ci arbitre lors de sa prochaine rencontre ou peut, si le besoin se présente, être réunie de manière exceptionnelle.

1.4.2 Litiges qualité

En cas de doute sur la qualité d’un repas, l'information est immédiatement transmise à la cuisine municipale par l’intermédiaire du point d'entrée unique. S'il apparaît, après enquête, que le problème de qualité, provient de la cuisine satellite, le litige est résolu par la ville gestionnaire de la cuisine satellite.

Les litiges qui ne pourraient être résolus à ce niveau ou qui mettraient en cause la cuisine municipale seront discutés au sein de la commission qualité telle que définie à Particle 2.1.5.

1.433 Principe de solidarité et de recherche de solutions amiables sur les points de désaccord

Dans l’esprit de la mutualisation, le principe est celui de la solidarité entre les deux communes. Chacune des villes s'engage moralement à ne pas discréditer l'autre, ni incriminer la cuisine municipale de Tourcoing auprès de ses usagers.

Lorsqu’un point de désaccord survient au sujet du fonctionnement de l’Entente, le comité technique en est informé et se réunit dans les plus brefs délais. Le principe est celui d’une recherche de solution amiable.

10Lorsque le litige entre les communes peut avoir des conséquences sur le fonctionnement général ou l’avenir de l’Entente, la Conférence intercommunale est immédiatement convoquée par le comité technique.

1.4.4 Relations avec les usagers

Chaque ville garde l'entière gestion des relations avec ses usagers. En cas de mécontentement d’un usager, chaque ville trouve une issue au litige dans le respect du principe de solidarité tel que défini à l’article 1.4.3.

1.5 Equipements spécifiques des satellites de la ville de Roncq

Le non-équipement intégral des cuisines satellites de la ville de Roncq en matériels nécessaires à la préparation des repas (sauteuses.…) ne fait pas l’objet d’une prise en compte spécifique dans l’élaboration des menus.

L’équipement standard d’un office satellite pour fonctionner en liaison froide figure en annexe n°5 de la convention.

Les deux villes se sont néanmoins entendues afin de trouver une solution pour palier au non- équipement des cuisines satellites de Roncq en friteuses (fourniture de frites au four).

Outre les aménagements de mutation de ses satellites en liaison froide pour la rentrée scolaire 2014/2015, la ville de Roncq a pour objectif à l’échéance de septembre 2018, d’avoir équipé l’ensemble de ses satellites (écoles publiques) des matériels susvisés manquants (sauteuses, friteuses...) et ce, dans une démarche globale de mise aux normes (respect du protocole HACCP).

1.6 Modalités de partage des charges à hauteur du coût de revient de production des repas

1.6.1 Caleul du coût de revient de production

Dans le cadre de la mutualisation de la production des repas, il est décidé un partage des coûts de production entre les deux villes à hauteur du coût de revient de production du repas.

Ainsi, la ville de Tourcoing porte, sur son budget de fonctionnement, la totalité des charges de fonctionnement de la cuisine municipale et de la production des repas. Et la ville de Roncq participe à la prise en charge à hauteur de la part relative des repas produits à sa destination par la cuisine municipale et de leurs coûts de revient de production.

Les coûts de revient de production sont établis par type de repas (scolaires, 3°"° intègrent :

- les charges directes : charges de personnel affecté à la cuisine municipale, coût des denrées alimentaires, coût des fournitures nécessaires à la production des repas. - les charges indirectes : amortissement, fluides, assurance, charges financières.

âge...) et

Voir l’analyse des coûts pour l’année scolaire 2014/2015 annexée à la présente convention : annexe n°%6.

111.6.2 Modalités de participation financière de la ville de Roncq à hauteur du coût de revient de production des repas par la cuisine municipale à sa destination

En vue de la production des repas, la ville de Roncq verse chaque année à la ville de Tourcoing une participation financière calculée de la manière suivante, en fonction des prévisionnels (coûts et effectifs) :

Repas scolaires Repas 3° âge

coût de revient de production coût de revient de production prévisionnel repas scolaire prévisionnel repas 3°" âge x + x

effectifs prévisionnels annuels de effectifs prévisionnels annuels de rationnaires scolaires rationnaires repas 3° âge

Le versement de cette participation financière par la ville de Roncq à la ville de Tourcoing se fait par quart, selon l’échéancier indicatif suivant :

Versement 1 Versement 2 Versement 3 Versement 4

1% quinzaine de 1" quinzaine de 1% quinzaine 1% quinzaine de février mai d’août novembre

Le calcul du montant de la subvention annuelle totale ainsi que sa décomposition en quatre versements sont établis au plus tard au 30 septembre pour l’année civile suivante.

Les participations prévisionnelles ou pour solde à verser par la ville de Roncq résulteront de titres de recettes préalables émis par la ville de Tourcoing.

1.6.3 calcul et actualisation du coût de revient de production prévisionnel

Le coût de revient de production prévisionnel fait l’objet d’une actualisation annuelle. Chaque année au plus tard au 30 septembre, les prévisionnels pour l’année civile suivante sont donc calculés par le contrôle de gestion de la Ville de Tourcoing et validés par la Conférence intercommunale.

Ces prévisionnels (coûts et effectifs) fixent le montant annuel de la participation à verser par la ville de Roncq à la ville de Tourcoing.

Les prévisionnels (coûts et effectifs) de l’année n+1 sont établis à partir du rapport d’activité annuel n-1 et des coûts de revient de production constatés n-1 qui font l’objet d’un avenant annuel à la Convention adopté au plus tard au 15 juillet de l’année n.

Les coûts de revient de production et effectifs prévisionnels (repas scolaires et repas 3°"° âges) sont calculés de la manière suivante :

Coût de revient de production prévisionnel n+1 = coût de revient de production constaté n-1* Effectifs prévisionnels n+1 = effectifs constatés moyens n-1

* le coût de revient est indexé provisoirement des variations de l’indice INSEE (4018 E) des prix à la consommation (hors tabac) :

- 126.29 — mars 2014 (indice de référence à la conclusion de la convention) - valeur de cet indice au 1° janvier de l’année considérée

12Les montants des 4 versements de la ville de Roncq à la ville de Tourcoing sont ensuite calculés selon la formule suivante, et arrondis à la dizaine de millier inférieure :

Versement = |Jes+ty} |

a = effectifs prévisionnels n+1 repas scolaire

b = effectifs prévisionnels n+1 repas 3°" âge

x = coût de revient de production prévisionnel n+1 repas scolaires

y = coût de revient de production prévisionnel n+1 repas 3°"° âge

1.6.4 Cas particulier : participation financière au moment de l’entrée en vigueur de l’Entente.

L’Entente intercommunale entrant en vigueur en septembre 2014, le montant des versements à réaliser par la ville de Roncq à la ville de Tourcoing seront calculés en 2014 et 2015, années de démarrage de l’Entente, sur la base des prévisionnels établis en juin 2014 et annexés à la présente convention.

En 2014, la ville de Roncq effectuera deux versements relatifs au fonctionnement selon le calendrier suivant :

1° versement : 1ùe quinzaine d’août 2014

2% versement : 1° quinzaine de novembre 2014

Un troisième versement est également prévu dans le cadre de la subvention d’équipement que la ville de Roncq verse à la ville de Tourcoing en vue de l’achat du matériel nécessaire à la mutualisation (cf article 3.2).

1.6.5 Versement de régularisation

Le principe de mutualisation des moyens étant fondé sur le partage des risques entre les deux villes parties de l’Entente et sur une participation financière de chacune aux charges de fonctionnement à hauteur de la part relative des repas produits à sa destination, une régularisation pour l’année # sur la base des coûts constatés est prévue dans le cadre d’un versement de régularisation (versé au plus tard au 31 octobre de l’année n+1). Cette régularisation peut être :

- le remboursement d’un trop perçu de la part de la ville de Tourcoing à la ville de Roncq.

- le versement d’une somme supplémentaire de régularisation par la ville de Roncq à la ville de Tourcoing.

Le versement de régularisation tient compte :

- du coût de revient de production constaté des repas produits par la ville de Tourcoing - des charges que la ville de Roncq supporte dans le cadre de la mutualisation et qui doivent donner lieu à un remboursement de la part de la ville de Tourcoing :

13o le cas échéant, les charges de personnel mis à disposition (cf article 4.4 de fa présente convention)

© amortissement et charges financières du matériel investi en commun (cf article 3.4 de la présente convention)

- des frais de gestion et de coordination de l’Entente (cf article 2.4 de la présente convention)

Les différences entre coût de revient de production prévisionnel et coût de revient de production constaté peuvent provenir :

- D'une variation des charges de fonctionnement supportées par la ville de Tourcoing, notamment (liste non-exhaustive) :

© variation du taux d’absentéisme

© variation du prix des denrées alimentaires

© variation du volume de denrées alimentaires commandées

o variation des charges de maintenance à réaliser

© production éliminée

-_ d’une variation des effectifs de rationnaires :

© nombre de repas produits à destination de la ville de Roncq inférieur ou supérieur au prévisionnel annuel établi au mois de juin.

Chaque année au plus tard pour le 30 avril, le contrôle de gestion de la ville de Tourcoing fait le calcul du versement de régularisation au titre de l’année n-1. Les détails de ces calculs, ainsi que l’analyse du coût de revient de production constaté sont présentés à la Conférence intercommunale puis validés par chacun des deux Conseils municipaux sous la forme d’un avenant à la présente convention au plus tard au 15 juillet (cf article 1.6.6).

Un rapport annuel d'activité est également présenté à la Conférence intercommunale puis à chacun des deux Conseils municipaux (ef article 1.6.6 de la présente convention).

1.6.6 Documents justificatifs et suivi

Chaque année il est donc présenté à la Conférence intercommunale (1*° quinzaine du mois de mai) puis à chacun des deux Conseils municipaux au plus tard au 15 juillet: - le rapport annuel d’activité pour l’année civile n-1, qui doit comporter a minima les informations suivantes :

© les effectifs de rationnaires moyens sur la période par type de repas © f’analyse du coût de revient de production constaté par type de repas © la décomposition du calcul des frais de gestion et de coordination

© la part du volume de production à destination de chacune des communes - le montant du versement de régularisation à effectuer par l’une des communes à l’autre au titre de l’année civile n-1

Ces deux documents sont adoptés chaque année au plus tard au 15 juillet par délibération des deux Conseils municipaux. Une fois validés par les conseils municipaux, ces deux documents acquièrent force obligatoire.

Chaque année au plus tard au 30 septembre il est présenté et validé par la Conférence intercommunale :

- L'analyse du coût de revient de production prévisionnel des repas pour l’année civile n+l

14- Le calcul de la participation financière à verser par quart par la ville de Roncq à la ville de Tourcoing pour l’année civile n+1.

La ville de Roncq a la liberté de réclamer tout document justificatif à la ville de Tourcoing.

Article 2 : Gouvernance de l’entente intercommunale

2.1 Gouvernance et modes de décision

2.1.1 Conférence intercommunale

Les questions liées au fonctionnement de Entente sont débattues au sein d’une Conférence intercommunale.

Chaque Conseil municipal se fait représenter dans cette instance par une commission spéciale nommée et composée de 3 membres (3 titulaires et 3 suppléants) élus au scrutin secret dès le conseil municipal portant validation des accords intercommunaux de mutualisation (juillet 2014). Chacune des commissions municipales représentant les Conseils municipaux est désignée pour la durée du mandat communal.

Au cours de sa première réunion, la Conférence intercommunale, désigne en son sein un

président et établit son règlement intérieur. Par respect du jeu démocratique, la présidence de l’Entente alterne entre les communes membres sur une base annuelle, Le règlement intérieur fixe les modalités de fonctionnement de la Conférence intercommunale.

La Conférence intercommunale se réunit au moins une fois par semestre. Les membres du comité technique y participent à titre consultatif et peut y être invitée à assister, sans voix délibérative, toute personnalité extérieure. Le président peut réunir la Conférence intercommunale chaque fois qu’il le juge utile. Une convocation est alors adressée à chacun des élus membres de la Conférence au minimum 3 jours francs avant la réunion.

L'ordre du jour de la conférence intercommunale est proposé par le comité technique et validé par le président de l’Entente.

Les décisions prises au sein de la conférence intercommunale ne sont exécutoires qu'après avoir été ratifiées par une délibération de chaque Conseil municipal.

2.1.2 Comité technique

Le comité technique de l’Entente est composé d’agents représentant les services des deux collectivités concernés par l’objet de l’Entente. Il s’agit :

- Pour la ville de Roncq :

o Le Directeur général des services, ou son représentant

© Le directeur du service de la vie scolaire, ou son représentant

o Le coordinateur de la restauration, ou son représentant

- Pour la ville de Tourcoing :

o Le Directeur général adjoint en charge des services à la population, ou son représentant

© Le directeur de la restauration municipale et de l’entretien, ou son représentant

15o Le responsable du service restauration au sein de la direction de la restauration municipale et de l’entretien, ou son représentant

A l'initiative de chacune des villes et selon l’ordre du jour du comité technique, d’autres techniciens peuvent être associés aux réunions (DRH, agents en charge du point d’entrée unique, contrôle de gestion, finances, affaires juridiques...)

Le comité technique se réunit a minima en amont de chaque réunion de la Conférence intercommunale, afin, notamment, d’en préparer l’ordre du jour, ainsi que chaque fois qu’il y a nécessité.

2.1.3 Commission menus

En vue de la mutualisation des repas scolaires et 3°" âge, les villes de Roncq et de Tourcoing élaborent en commun la composition des menus. Les services de la ville de Tourcoing élaborent les grilles de menus ensuite présentées à la Commission menus intercommunale. La Commission menus peut exprimer des demandes ou des souhaits particuliers. Elle participe autant que possible à la construction des menus et évalue la pertinence de ceux-ci.

La commission des menus se réunit deux fois par an :

Avril Octobre

Validation des menus de septembre à janvier | Validation des menus de février à juin

Participants :

- la diététicienne de la cuisine municipale

- le responsable de la cuisine municipale ainsi que 2 agents travaillant à la cuisine municipale

- 1 responsable de cuisine satellite désigné dans chaque commune (= 2 représentants des cuisines satellites)

- | agent d’animation de l’interclasse du midi désigné dans chaque commune (= 2 représentants des agents d’animation)

- 2 représentants de parents d’élèves (maternelle et élémentaire) dans chaque commune - Les élus siégeant à la conférence intercommunale

- Les directeurs ou responsables de la restauration dans chacune des deux villes - Et ponctuellement des représentants des élèves rationnaires.

Au cours de la réunion de la Commission des menus, les trames de menus élaborées par la

diététicienne et les services de la cuisine municipale sont présentées et expliquées.

La Commission menus peut faire des propositions de changements ou d’ajustements. Ces propositions sont intégrées dans les grilles de menus dans la mesure du possible. La priorité est donnée au respect de la réglementation relative à l’équilibre alimentaire, à la capacité technique et à l’équilibre budgétaire.

La première Commission menus intercommunale se tiendra au dernier trimestre 2014.

2.1. 4 Point d’entrée unique

16La coordination et le bon fonctionnement de la mutualisation nécessitent la définition au niveau des services de chaque commune d’un interlocuteur unique pour l’autre commune.

Chaque ville communique done au moment de la signature de la présente convention à l’autre ville les éléments constitutifs de son « point unique d’entrée et de sortie ». Il s’agit : - des nom, prénom et fonction de l’agent interlocuteur ou son représentant - d’une adresse mail

-__ d’un numéro de téléphone et de télécopie

- d’une adresse courrier

L’agent assurant le rôle de point unique d’entrée est le garant des relations quotidiennes entre les deux communes parties de l’Entente, il en assure la coordination, relaie, si besoin, les demandes auprès des services compétents et apprécie, le cas échéant, la nécessité d’alerter ou non sa hiérarchie.

2.1.5 Commission qualité

Une commission qualité se réunit une fois par mois durant les six premiers mois suivant la date d’entrée en vigueur de l’Entente, puis au minimum une fois par trimestre.

La commission qualité constitue l’espace au sein duquel sont réglés tous les litiges ayant trait à la qualité des repas produits par la cuisine municipale (ef article 1.4.2 de la présente convention)

La commission qualité est composée :

- du responsable de la cuisine municipale

- du responsable du service restauration de la Direction de la Restauration Municipale et de l’Entretien (ville de Tourcoing)

- des agents en charge des points d’entrée uniques des deux villes

- du coordinateur de la restauration (ville de Roncq)

2.2 Durée de l’entente

La présente convention est conclue pour une durée indéterminée. Elle entre en vigueur à la signature pour une production mutualisée effective au 1°” septembre 2014.

Un rapport d’activité annuel est présenté à chacun des deux Conseils municipaux au 15 juillet au plus tard de l’année suivante (n+7). A cet effet, le document correspondant est établi au 30 avril au plus tard.

2.3 Rupture

2.3.1 Résiliation unilatérale

Chacune des communes peut mettre un terme unilatéralement à l’Entente par délibération de son Conseil municipal. Sauf accord amiable contraire, cette résiliation prend effet à la date anniversaire de prise d’effet de la production mutualisée — 1° septembre — sous réserve pour la commune qui déclenche cette résiliation de respecter un préavis d’au moins 12 mois.

17Cette décision emporte résiliation de l’Entente. Elle est réalisée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’autre commune partie à l’Entente.

Sur propositions de la Conférence intercommunale, les communes membres règlent les conditions juridiques et financières de sortie de l’Entente. L'ensemble des sommes régulièrement engagées jusqu’à la résiliation fait l’objet du co-financement.

2.3.2 Résiliation d’un commun accord

Les communes membres peuvent décider d’un commun accord de mettre fin à la convention.

La résiliation d’un commun accord est décidée par délibérations concordantes du Conseil municipal de chacune des communes.

Les communes membres règlent les conditions juridiques et financières de sorties de PEntente. L'ensemble des sommes régulièrement engagées jusqu’à la résiliation fait l’objet du co-financement.

2.3.3 Compensations financières en cas de rupture

En cas de rupture de l’Entente, il est prévu le versement de compensations basées sur la valeur résiduelle de l’amortissement du matériel investi en commun et sur Le temps de reclassement du personnel recruté en vue de la mutualisation. Ces compensations correspondent à un partage des coûts de rupture entre les deux communes parties de l’Entente.

Les parties conviennent de s’entendre sur le montant de ces compensations, sur proposition de la Conférence pour garantir ni enrichissement ni appauvrissement des parties.

2.4 Frais de Gestion et de coordination de l’Entente

La nécessité de gestion et de coordination de la mutualisation font apparaître des frais supplémentaires pour chacune des deux communes.

Cette charge est constituée d’un ensemble de tâches réalisées par les services et est indépendante du nombre de repas produits. Il s’agit donc d’un ensemble de prestations réalisées par chacune des communes en vue de la mutualisation et de son suivi. Le détail de ces tâches et de leur transcription financière est actualisé annuellement et intégré au rapport annuel d’activité.

Etant donné que le fait générateur de ces tâches supplémentaires est la mutualisation qui profite aux deux communes, il est convenu que chacune des communes participe à ces frais à hauteur de 50%.

2.5 Litiges

Les parties conviennent que tout litige relatif à l'exécution de la présente Entente fera l’objet d’une tentative de règlement amiable. À défaut de trouver un accord, la résolution du litige relèvera du Tribunal administratif de Lille qui sera compétent en la matière.

18Article 3 : Adaptation de l’outil de production

3.1 Investissements à réaliser

Pour faire face à l’augmentation de la production en raison de la mutualisation, l’analyse

technique montre la nécessité d’adapter l'outil de production par la réalisation

d’investissements supplémentaires.

Ces investissements concernent le matériel suivant (cf annexe n°7 analyse technique) : - 2 cellules de refroidissement

- 1 thermoscelleuse automatique

- _ Matériel de transport : cagettes…

- Petit matériel divers

En outre, l'investissement à réaliser comprend également l’adaptation du logiciel de gestion

SALAMANDRE® en vue de la mutualisation.

3.2 Répartition des charges

Le matériel investi est de la propriété de la ville de Tourcoing. Il représente une dépense totale estimée de 250 000 euros HT (prévisionnel).

Il est convenu une répartition des charges d’investissement supplémentaire entre la ville de

Roncq et la ville de Tourcoing, par référence à la part relative des repas produits (évaluation

avril 2014) à destination de chacune des villes, soit une clé de répartition du financement :

- Ville de Tourcoing : 75% du montant HT

- Ville de Roncq : 25% du montant HT

La ville de Roncq s’engage à verser à la ville de Tourcoing une subvention d’équipement de

62 500 euros. Ce montant fera l’objet d’une régularisation au 30 avril 2015 au plus tard, au

coût effectif au moment de la réception des factures. Cette régularisation fera l’objet de

délibérations concordantes avant le 15 juillet suivant, après avis préalable de la Conférence Intercommunale.

En raison des délais de production et d’installation, il se peut qu’une partie du nouveau

matériel, en particulier la thermoscelleuse automatique, ne soit pas installée pour le 1° septembre 2014. De façon à garantir le démarrage de la production mutualisée à cette date, les deux villes se sont entendues pour, le cas échéant, mettre en œuvre une solution transitoire pendant une durée maximale de 2 mois (à savoir la location de 2 thermoscelleuses semi-

automatiques et un renfort de personnel). Le coût de cette solution transitoire, d’un montant total maximal de 12 000€ sera réparti de la même façon entre les deux communes (75%/25%).

3.3 Modalités de versement de la subvention d’équipement

La ville de Roncq s’engage à verser l’intégralité de la subvention d’équipement dans le délai d’1 mois après la signature de la Convention (1*° quinzaine d’Août 2014). A cet effet, la ville de Tourcoing émettra un titre de recette préalable.

3.4 Amortissement du matériel et charges financières

19L'intégralité des charges d’amortissement et charges financières du matériel investi en commun est intégrée au coût de revient de production du repas. Chaque année, au moment de la régularisation des comptes telle que définie à l’article 1.6.5 de la présente convention, la ville de Tourcoing déduit la part relative d’amortissement de Roncq à la ville de Roncq.

3.5 Maintenance du matériel

Les charges de maintenance du matériel investi en commun, comme des investissements antérieurs à la présente convention sont supportées par la ville de Tourcoing et intégrées au prix de revient de production facturé à la ville de Roncq, qui fait l’objet d’une actualisation annuelle.

Lorsqu’en raison notamment d'événements exceptionnels (ex: panne..….), les charges de maintenance excèdent celles qui étaient prévues et intégrées dans le coût de revient de production calculé pour l’année n, la ville de Roncq participe à ce coût supplémentaire imprévu au moment du versement de régularisation tel que défini à Particle 1.6.5 de la présente convention.

Lorsqu'un arbitrage est nécessaire entre charges de maintenance supplémentaires ou nouvel investissement (ex: un four tombe en panne et les charges de réparation se trouvent supérieures au coût d’achat d’un nouveau four), la Conférence intercommunale peut être amenée à trancher.

3.6 Dépenses d’investissement imprévues

Lorsqu'un événement indépendant de la volonté des deux communes se produit, vient perturber ou empêcher le fonctionnement normal de la production mutualisée (ex: panne, avarie du matériel, mise aux normes en cas d’évolution de la réglementation, y compris événement de force majeure...) et entraine des dépenses d’investissement imprévues nécessaires pour assurer la continuité du service, celles-ci font l’objet d’une prise en charge de chaque ville à hauteur de la part relative des repas produits à sa destination par la cuisine municipale et définie pour chaque année (n+1) à partir du rapport d’activité de l’année n-1.

La Conférence intercommunale ainsi que le comité technique sont informés de la nécessité de cette nouvelle dépense à l’occasion de leur prochaine rencontre. En cas de besoin, ces instances peuvent être réunies de manière exceptionnelle. La Conférence intercommunale convient d’une date de versement de la subvention d’équipement à la ville de Tourcoing par la ville de Roncq. Celle-ci devra être validée par les Conseils municipaux respectifs.

Toute dépense qui ne concernerait pas la partie mutualisée de la production ou porterait sur des investissements non-essentiels au fonctionnement de la production mutualisée (ex : choix stratégiques pour l'avenir.) fera l’objet d’une négociation entre les deux communes au sujet de la répartition éventuelle de la dépense, ainsi que d’un avenant à la présente convention.

3.7 Litiges

20En cas de litige entre les deux communes portant sur la répartition des charges d’investissement, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable. Le comité

technique en est informé et se réunit dans les plus brefs délais.

Lorsque le litige entre les communes a des conséquences sur le fonctionnement général ou l’avenir de l’Entente, la Conférence intercommunale est immédiatement convoquée par son Président. Les parties s'engagent à rechercher une solution amiable.

En cas d’échec, le litige devra être porté devant le Tribunal administratif de Lille.

Article 4: Mise à disposition par la ville de Roncq d’agents titulaires volontaires pour le compte de la cuisine municipale en vue de la production des repas

4.1 Renfort des équipes en vue de la mutualisation

En vue de la mutualisation de la production, l’analyse technique a montré la nécessité de renforcer les équipes de la cuisine municipale, intervenant en cuisine et à l’économat. Le besoin est estimé au total à 5 agents supplémentaires (2 magasiniers et 3 aide-cuisiniers) ainsi qu’à l’augmentation du temps travail (de 28 à 35h) de deux agents déjà présents (cf annexe n°7)

Les agents titulaires volontaires de la ville de Roncq viendront renforcer les équipes sur la base de mises à disposition individuelles.

Des conventions de mises à disposition individuelles seront établies le cas échéant.

Dans l’hypothèse où il n’y a pas de mise à disposition individuelle, la ville de Tourcoing procède au recrutement des cinq agents nécessaires à la mutualisation.

4.2 Situation des agents mis à disposition

Les agents de la ville de Roncq demeurent statutairement employés par leur collectivité d’origine, dans les conditions de statut et d’emploi qui sont les leurs.

Ils sont rémunérés par la ville de Roncq selon leur grade et leur emploi et ne peuvent percevoir aucun complément de rémunération par la ville de Tourcoing bénéficiaire de la mise à disposition.

Ils effectuent leur service à la demande et pour le compte de la ville de Tourcoing.

Le Maire de la ville de Tourcoing peut adresser directement aux agents mis à disposition, toutes instructions nécessaires à l'exécution des tâches et des missions qu’il confie au service de production des repas.

4.3 Modalités de remboursement des charges de personnel

21La ville de Tourcoing rembourse à la ville de Roncq l’intégralité des charges de nature salariales et patronales afférentes aux agents mis à disposition dans le cadre de la présente convention.

Ce remboursement s'effectue dans le cadre de la régularisation des comptes annuelle.

Fait en 1 exemplaire original détenu par la ville de Tourcoing

Le Député-Maire de la ville de Le Maire de la ville de Roncq

Tourcoing

Vincent LEDOUX Gérald DARMANIN

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