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Acte - DIV.22.00.A501
Acte - DIV.22.00.A502
Acte - DIV.22.00.A506
Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Besançon.
Lien du pdf (Acte - DIV.22.00.A506)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Industrie,
RÉPUBLIQUE FRANÇAISE - DÉPARTEMENT OU DOUBS
MAIRIE DE
BESANÇON
M$
Arrêté du Maire
de la Ville de Besançon
$NUMERO$ DIV.8.00.S0
OBJET: Règlement Intérieur des salles et bureaux municipaux gérées par le service
Vie associative
La Maire de la Ville de Besançon,
Vu l'article L.2144-3 du Code Général des Collectivités Territoriales qui dispose que la Maire détermine les conditions dans lesquelles les locaux communaux peuvent être utilisés, compte tenu des nécessités de l'administration des propriétés communales, du fonctionnement des services et du maintien de l'ordre public, Vu la délibération annuelle du Conseil Municipal fixant les tarifs des salles municipales gérées par le service Vie associative,
Considérant la nécessité de définir les modalités de fonctionnement des salles municipales gérées par le service Vie associative
ARRÊTE
TITRE 1- DESTINATION ET UTILISATEURS
Article 1.1 - Objet
Le présent règlement intérieur a pour objet de définir les conditions d'utilisation des salles/bureaux municipaux associatifs, gérés par le service Vie associative de la Ville de Besançon, tels que listés sur le site Internet: besancon.fr.
Article 1.2 - Destination
Les salles/bureaux municipaux associatifs font l'objet d'attributions ponctuelles (maximum 2 fois par mois) et sont affectés à l'usage de réunions, conférences ou animations diverses, dès lors que cet usage est compatible avec les réglementations applicables et les capacités techniques liées à la sécurité des locaux et des équipements.
Madame la Maire peut refuser ou retirer une autorisation d'usage compte tenu : des nécessités de l'administration des propriétés communales,
du fonctionnement des services,
du maintien de l'ordre public,
du non-respect par l'utilisateur des dispositions du présent règlement.
Article 1.3 - Utilisateurs
L'utilisation des salles/bureaux municipaux associatifs est proposée aux associations régies par la loi du 1juillet 1901, déclarées et légalement constituées, et aux autres organismes publics dotés de la personnalité morale listés par délibération.
Les salles/bureaux municipaux associatifs ne peuvent pas être réservés pour des usages ou des évènements à caractère privé ou familial. Les soirées étudiantes ne
sont pas autorisées.
Reçu en préfecture le 27/12/2022
ID : 025-212500565-20221222-DIV2200A506-AI
Publié le : 27/12/2022 Article 1.4- Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur à compter de son affichage. Il se substitue aux règlements précédents.
TITRE 2- SERVICE GESTIONNAIRE ET PROCEDURE DE RESERVATION
Article 2.1 - Service gestionnaire
La gestion des mises à disposition des salles/bureaux municipaux associatifs est confiée au service Vie associative de la Ville de Besançon. Il est le seul à être habilité à enregistrer les demandes de réservation et à les instruire.
Article 2.2 - Procédure de réservation
L'accès à la plateforme de réservation de salles/bureaux est conditionné à l'inscription dans l'annuaire des associations accessible sur le site internet de la Ville de Besançon: besancon.fr.
Article 2.2.1 - Réservation
Avant d'entamer la procédure, le réservant demande la création d'un compte sur la plateforme de réservation en ligne accessible depuis le site besancon.fr où il doit renseigner: nom, prénom, adresse mail de l'association.
Afin de valider le compte, le service Vie associative demandera les documents suivants:
intitulé de l'association ou de l'organisme demandeur,
nom du Président ou du représentant légal,
coordonnées : postale, téléphonique et électronique,
numéro de Siret,
récépissé de la dernière déclaration en Préfecture
Après validation par le service Vie associative, l'utilisateur sera autorisé à accéder à la plateforme où il aura accès à l'agenda des salles/bureaux, à un descriptif de chacun d'entre eux comprenant l'adresse, la capacité et le matériel qu'il contient, ainsi qu'à la tarification correspondante.
Toute demande de réservation doit être saisie via cette plateforme de réservation où il sera demandé de renseigner :
l'objet et l'activité de l'événement
les dates et horaires d'occupation demandés (en incluant le temps d'installation et de rangement/remise en propreté de la salle),
l'utilisation ou non de la sono et du vidéo projecteur
le nom, le prénom et le téléphone du référent de l'évènement présent le jour J,
le nombre de personnes attendues
en cas de conférence, le(s) nom(s) de(s) intervenant(s), l'intitulé et le thème.
Pour la première réservation de l'année civile, la demande doit être formulée au minimum 10 jours ouvrés avant la date de l'événement.
Les suivantes devront intervenir au plus tard :
2 jours ouvrés avant la date de l'évènement pour les salles/bureaux de capacité inférieure à 100 personnes,
10 jours ouvrés avant la date de l'évènement, pour les salles de capacité supérieure ou égale à 100 personnes. L'utilisateur recevra un accusé de réception automatique, généré par le logiciel de réservation, lui indiquant la bonne transmission de sa pré-réservation.
La demande de réservation ne vaut pas acceptation de celle-ci.
Article 2.2.2 - Instruction
En cas d'acceptation, une confirmation sera envoyée par courrier électronique rappelant le descriptif de l'évènement.
En cas de refus de mise à disposition de l'équipement souhaité, la Ville de Besançon en informera le demandeur par courrier électronique.
Pour toute première réservation dans l'année civile, un contrat de location annuel (prenant fin au 31 décembre de l'année N) sera soumis à l'utilisateur. Ce contrat fera mention des tarifs de location en vigueur sur l'ensemble des salles/bureaux, conformément à la délibération du Conseil municipal correspondante, et le présent règlement intérieur sera annexé.
Le contrat annuel de location devra être contresigné et retourné par courrier électronique (ou postal), au plus tard 7 jours ouvrés avant l'événement, accompagné obligatoirement d'une attestation d'assurance responsabilité civile en cours de validité, ainsi que le contrat de prestation de vigile(s), le cas échéant.
Sans la transmission de ces documents dans les délais, la réservation ne sera pas
finalisée.
Article 2.3 - Annulation
Article 2.3.1 - Annulation du fait de l'utilisateur
Toute annulation d'une réservation doit être faite par courrier électronique (ou postal), au moins 11 jours ouvrés avant la date de l'événement dans une grande salle et 3 jours ouvrés dans une petite salle/bureau.
Passé ce délai, sauf cas de force majeure, tout utilisateur sera débiteur du montant de la location, fixé par délibération, applicable aux associations à cercle restreint.
Article 2.3.2 - Annulation du fait de la Ville
Si la Ville venait à annuler une réservation de son propre fait (par exemple : évènement dont la Ville est partenaire, pour motif d'intérêt général, sanitaire ou social, dans le cadre de la période électorale...), elle cherchera une solution de remplacement sans que l'utilisateur ne puisse lui réclamer aucune indemnité à titre
de dédommagement.
TITRE 3- CONDITIONS FINANCIERES DE MISE A DISPOSITION
Article 3.1 - Fixation des tarifs
Les salles municipales associatives sont attribuées en contrepartie d'une redevance fixée par délibération du Conseil Municipal consultable sur le site internet de la Ville: https://www.besancon.fr/la-ville/conseil-municipal/deliberations-
ville-de-besancon/. Article 3.2- Facturation et règlement
La facturation sera établie selon une périodicité mensuelle.
Le paiement est à faire à la Trésorerie du Grand Besancon, dès réception par voie postale de l'avis des sommes à payer. L'utilisateur recevra le courrier au siège social de sa structure (adresse attachée au numéro de SIRET).
TITRE 4- USAGE DES EQUIPEMENTS
Article 4. 1 Accès et conditions d'utilisation
Article 4.1.1- Respect des horaires
Les horaires de réservations doivent tenir compte des temps d'installation, de rangement et remise au propre.
En cas de dépassement, tout utilisateur sera débiteur du montant de la location, fixé par la délibération, applicable aux associations à cercle restreint.
Article 4.1.2- Respect de l'usage
L'utilisateur s'engage à utiliser les lieux pour le seul usage prévu dans la confirmation de réservation et dans des conditions normales et respectueuses du matériel et du mobilier prêté ainsi qu'à l'égard des agents de la Ville de Besançon. L'utilisateur a pour obligation de signaler immédiatement, lors de son arrivée dans les lieux (par téléphone ou mail vieassociative.location@besancon.fr au service Vie associative), toute dégradation qu'il constaterait, sous peine d'en être tenu pour responsable.
Toute dégradation occasionnée sur les biens mobiliers ou immobiliers, toute remise en état de propreté spécifique fera l'objet d'une facturation intégrale de la remise en état à l'utilisateur.
L'utilisateur veillera à ce que l'environnement ne soit pas perturbé par des nuisances liées à une sonorisation excessive, à des comportements individuels ou collectifs bruyants, à des stationnements gênants.
Il devra respecter les règlementations en vigueur en cas de vente au déballage, de consommation d'alcool, de diffusion de musique ou d'autres manifestations prévues au contrat.
Le référent pour l'évènement devra être présent sur place ou être joignable par téléphone pendant toute la durée de l'occupation.
Article 4. 1.3 - Conditions d'accès
L'utilisateur viendra récupérer les clés au Centre Sancey aux horaires d'accueil sauf si l'ouverture/fermeture de la salle/bureau nécessite la présence d'un agent municipal. Ces modalités seront spécifiées dans le courriel de validation de la réservation.
Article 4.2- Consignes de sécurité
Outre les obligations générales qui pourraient s'appliquer à lui, conformément à la loi ou à toute règlementation, l'utilisateur est tenu de respecter les consignes de sécurité propres à chaque équipement, et notamment celles de : désigner une personne en charge de la sécurité de l'évènement, quelle que soit sa taille, qui contrôlera le non dépassement de la jauge de la salle, aura repéré les sorties de secours ainsi que l'emplacement des extincteurs, aura consulté le plan d'intervention des secours affiché dans la salle, et le cas échéant, assurera le lien avec les agents de sécurité,
maintenir les dégagements et l'accès aux issues de secours,
se conformer aux consignes de sécurité émanant des autorités compétentes susceptibles de s'appliquer à l'évènement qu'il organise (contrôle du public à l'entrée, ouverture des sacs, palpation, surveillance des vestiaires...).
Article 4.3 - Moyens logistiques
Les moyens logistiques disponibles dans les salles/bureaux sont précisés dans leur descriptif consultable sur la plateforme de réservation en ligne.
Dans le cas où l'utilisateur souhaite amener du matériel supplémentaire, il devra en informer le service Vie associative et sera assujetti à une autorisation préalable. L'organisateur sera tenu de présenter au service Vie associative les certificats « non feu » des matériels et décors amenés par ses prestataires ou par lui-même. L'utilisation de machine à fumer ou à brouillard est strictement interdite dans l'ensemble des salles.
Article 4.4 - Consommation d'alcool
Il est obligatoire de demander à Madame la Maire l'obtention d'une licence Ill temporaire de débit de boissons qui autorise la vente et la consommation de boissons alcoolisées dont le titre en alcool reste inférieur à 18° (mail à secretariat_police-muncipale@besancon.fr minimum un mois avant la date
désirée).
L'utilisateur devra se conformer à la règlementation qui régit les débits de boissons en matière d'affichage, d'étalage, d'hygiène et de sécurité. Il est rappelé que la vente de boissons alcoolisées est strictement interdite aux mineurs et aux personnes ivres. Seules les personnes majeures sont autorisées à assurer le service desdites boissons durant l'évènement.
Aucune boisson alcoolisée ne doit être servie après 23h dans les salles fermant à 00h et après 2h dans les salles fermant à 3h (Fort de Bregille).
Article 4.5- Vente de produits
Toute vente doit faire l'objet d'une déclaration préalable de vente au déballage auprès de Madame la Maire.
Article 4.6- Hygiène/Propreté
Les locaux sont mis à disposition en bon état de propreté ou de fonctionnement. L'utilisateur doit rendre les clés aux horaires définis dans le contrat, après avoir : rangé et nettoyé le matériel utilisé,
réalisé une remise au propre du sol et des sanitaires,
emmené les poubelles au bac à déchets,
procédé au nettoyage complet de l'espace relais traiteur, en cas d'utilisation.
Il devra veiller à ce que les abords immédiats soient maintenus propres. Il est formellement interdit de fumer ou de vapoter dans les salles et équipements municipaux.
Les salles municipales sont interdites aux animaux (sauf chiens d'assistance pour les personnes en situation de handicap).
La préparation et la distribution d'aliments à consommer doivent respecter la réglementation en matière d'hygiène publique.
TITRE 6-ASSURANCE ET RESPONSABILITE
Article 6.1 - Assurance
L'attributaire s'engage à garantir sa responsabilité par une attestation d'assurance responsabilité civile en cours de validité, 7 jours ouvrés avant le premier évènement.
Dans le cas où l'attestation, ne serait pas annuelle mais ponctuelle, il conviendra d'en transmettre une autre, au plus tard, 2 jours ouvrés avant le ou les événements suivants.
Article 6.2- Responsabilité
L'utilisateur est seul responsable de la salle/bureau et de ses équipements, de son utilisation et des activités qu'il y organise pendant la durée de sa réservation.
La Ville de Besançon ne saurait être tenue pour responsable et décline toute responsabilité liée :
aux éventuels vols subis par l'utilisateur et/ou par le public pendant la durée de la mise à disposition,
aux éventuels dommages causés par une utilisation inadéquate de la salle et/ou du matériel mis à disposition,
à tout manquement de l'utilisateur à ses obligations légales et sociales et en matière de droits d'auteurs (SACEM, SACD, etc.).
L'organisateur est responsable de ses différents prestataires (orchestre, traiteur, prestataire technique...) et partenaires.
En matière de droit du travail, l'organisateur s'assurera que l'ensemble de son personnel ainsi que celui de ses prestataires est titulaire de contrats de travail.
TITRE 7- DISPOSITIONS PARTICULIERES
Article 7. 1 - Communication
L'utilisateur ne pourra effectuer aucune annonce (lettres, affiches, articles de presse ou réseaux sociaux), relative à l'évènement qu'il organise, sans avoir reçu une confirmation de réservation et sans disposer de toutes les autorisations règlementaires.
Article 7.2 - Non-respect du règlement intérieur
En cas de non-respect dûment constaté des dispositions du présent règlement intérieur et de dépassement horaires répétés, tout utilisateur verra prononcer, à son encontre, l'exclusion temporaire du bénéfice de l'utilisation des salles/bureaux municipaux sur une période de 6 mois ou de 2 ans, en cas d'une réservation unique annuelle. Article 7.3 - Attribution de juridiction
En cas de litige, les parties s'efforceront de trouver un règlement amiable au
conflit.
A défaut de conciliation, le Tribunal compétent sera le Tribunal Administratif de
Besançon.
TITRE 8-MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR
Article 8. 1- Modalités de modification
La Ville de Besançon se réserve le droit de modifier à tout moment et sans préavis
le présent règlement intérieur.
Le Directeur Général des Services est chargé de l'exécution du présent arrêté qui
sera:
- publié au registre des arrêtés et sur le site internet de la Ville,
- adressé en Préfecture.
esangon,e 22 0EC. 222
La Maire
- E .s.sr Vitte de
Besancon «er$9
Vie as 6iative
Contrat annuel de location de salles et bureaux municipaux
gérés par le servie Vie associative
Entre:
La Ville de Besançon, représentée par Madame Anne VIGNOT, Maire, agissant conformément à la délibération du Conseil
Municipal du 20 mai 2021, ci-après dénommée « la Ville »,
Et:
Nom de la structure, représenté(e) par Prénom NOM, Président(e), ci-après dénommée « I'Occupant », domicilié(e) Adresse
du siège social
Préambule
Le service Vie associative a pour objet d'accompagner et favoriser la dynamique associative bisontine par divers leviers,
parmi lesquels la mise en location de salles et bureaux municipaux.
Il est convenu ce gui suit :
Article 1er: Objet
La Ville met à disposition de l'Occupant, en l'état et de manière ponctuelle selon les disponibilités, les salles et bureaux gérés par le service Vie associative, dont la liste et le descriptif sont disponibles sur le site internet: besancon.fr. Chaque location doit faire l'objet d'une demande via le logiciel de réservation en ligne. Son acceptation est notifiée
par courriel.
Article 2 : Durée
Le présent contrat, non renouvelable, est conclu pour l'année civile en cours. Il entre en vigueur, après signature des deux
parties et prend fin au 31 décembre de la même année.
Ce contrat doit être signé par l'Occupant et retourné par courriel ou courrier postal, au plus tard 7 jours ouvrés avant l'événement, accompagné obligatoirement d'une attestation d'assurance responsabilité civile en cours de validité, ainsi
que le contrat de prestation de vigile(s), le cas échéant.
Article 3: Modalités et délais réservation
Pour la première réservation de l'année civile, la demande doit être formulée au minimum 10 jours ouvrés avant la date de
l'événement. Les suivantes devront intervenir au plus tard :
- 2 jours ouvrés avant la date de l'évènement pour les salles et bureaux de capacité inférieure à 100 personnes, - 10 jours ouvrés avant la date de l'évènement, pour les salles de capacité supérieure ou égale à 100 personnes.
Dans le cas où l'attestation d'assurance responsabilité civile, transmise lors de la première réservation, ne serait pas annuelle mais ponctuelle, il conviendra d'en transmettre une autre, au plus tard, deux jours ouvrés avant le ou les
événements suivants.
Article 4: Tarification et modalité de paiement
La tarification s'applique uniquement aux associations qui s'adressent à un cercle restreint et sont exclues les associations
d'intérêt général.
Les associations concernées par ce statut sont celles qui remplissent les conditions suivantes : présenter un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique et la défense de l'environnement naturel,
être à but non lucratif,
avoir une gestion désintéressée,
s'adresser à un cercle étendu de bénéficiaires.
Ces conditions sont fixées par le code général des impôts (CGI).
Tarif par jour
1 Salle 100 personnes ou plus 150 €
1 Salle et bureau moins 100 personnes 40 €
Les salles et bureaux sont également réservables, selon les tarifs indiqués ci-dessus, par les : syndicats, partis politiques, comités d'entreprise, syndic de copropriété, collectivités territoriales, organismes publics,
administrations d'Etat.
Les salles et bureaux sont mis à disposition, gratuitement, à destination des : services de la Ville de Besançon, de la GBM et du CCAS pour l'exercice de leurs missions,
syndicats de ces collectivités,
l'ASTB,
l'EFS.
Les salles et bureaux ne peuvent pas être réservés par des particuliers ou des professionnels, ni par les
associations pour des usages à caractère privé ou familial. Les réservations hebdomadaires, pluri-hebdomadaires ou bimensuelles ne peuvent être acceptées dans ces salles car elles obéreraient la location ponctuelle.
La facturation sera établie selon une périodicité mensuelle. Le paiement est à effectuer à la Trésorerie du Grand Besançon, dès réception par voie postale de l'avis des sommes à payer. L'Occupant recevra le courrier au siège social de sa structure (adresse attachée au numéro de SIRET).
Article 5 : Obligations de !'Occupant
L'Occupant s'engage à prendre connaissance et respecter strictement les dispositions du règlement intérieur des salles et bureaux municipaux gérés par le service Vie associative, annexé au présent contrat. La Ville attire l'attention de l'Occupant sur les points suivants :
les dates et horaires d'occupation demandés incluent le temps d'installation, de rangement et de remise au propre de la salle et bureau. En cas de dépassement horaire, tout Occupant sera débiteur du montant de la location, fixé par la délibération, applicable aux associations à cercle restreint. il est obligatoire de demander à Madame la Maire l'obtention d'une licence Ill temporaire de débit de boissons qui autorise la vente et la consommation de boissons alcoolisées dont le titre en alcool reste inférieur à 18° (faire un mail à secretariat.police-municipale@besancon.fr un mois avant la date désirée) l'Occupant s'engage à utiliser les lieux pour le seul usage prévu dans la confirmation de réservation et dans des conditions normales et respectueuses du matériel et du mobilier prêté ainsi qu'à l'égard des agents de la Ville de Besançon.
l'Occupant a pour obligation de signaler immédiatement, lors de son arrivée dans les lieux (par téléphone ou mail vieassociatiye_location@besancon.fr au service Vie associative), toute dégradation qu'il constaterait, sous peine d'en être tenu pour responsable.
Article 6 : Annulation de la réservation
Toute annulation d'une réservation doit être faite par courriel (ou courrier postal), au moins 11 jours ouvrés avant la date de l'événement dans une grande salle et 3 jours ouvrés dans une petite salle et bureau. Passé ce délai, sauf cas de force majeure, tout Occupant sera débiteur du montant de la location, fixé par délibération, applicable aux associations à cercle restreint.
Article 7 : Non-respect du règlement intérieur
En cas de non-respect dûment constaté des dispositions du règlement intérieur et de dépassement horaires répétés, l'Occupant verra prononcer, à son encontre, l'exclusion temporaire du bénéfice de l'utilisation des salles et bureaux municipaux sur une période de 6 mois ou de 2 ans, en cas d'une réservation unique annuelle.
Article 8 : Résiliation
Le présent contrat peut être résilié, par voie postale sur lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de 15 jours :
en cas d'inexécution de l'une des dispositions du présent contrat ou du règlement intérieur des salles gérées par le service Vie associative
en cas de dissolution, liquidation judiciaire ou changement d'objet social de l'association, pour tout motif d'intérêt général.
Article 9 : Litiges
En cas de désaccord relatif à l'interprétation ou à l'exécution du présent contrat, et à défaut de solution amiable, le litige sera porté devant le Tribunal Administratif de Besançon.
En signant ce contrat, /'Occupant s'engage à avoir pris connaissance du règlement intérieur des salles et bureaux annexé à ce contrat et à s'y conformer strictement.
Fait à Besançon, le .
Pour Nom de l'association,
Le(a) Président(e),
Pour la Maire et par délégation,
L'Adjointe à la Vie associative et
à la Vie des quartiers,
Prénom NOM Carine MICHEL
Service Vie associative - Centre Municipal Sancey - 27 rue Alfred Sancey 25000 Besançon - 03 81 87 80 70 - yi@associative.location@besancon.fr