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Déliberation - 05.07.2022.194 bis convention de mise à disposition de locaux
Document publié le Mardi 5 juillet 2022 par la commune de Cléon.
Lien du pdf (Déliberation - 05.07.2022.194 bis convention de mise à disposition de locaux)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Aménagement du territoire,
& Fa CEEON Œuvre Normande des Mères
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX
AU SEIN DE LA MAISON AMBROISE
A l’ASSOCIATION « « L'ŒUVRE NORMANDE MERES »
Consciente de la place occupée par l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » dans le lien
social, la Ville de CLEON souhaite soutenir cette association dans ses activités et ses projets. C’est
à ce titre que la commune met à disposition de cette association de lieux adaptés à ses différentes
activités associatives à destination des cléonnais et cléonnaises. Des locaux au sein de la Maison
AMBROISE seront ainsi mis à sa disposition pour y accueillir ses activités selon les modalités décrites
dans la présente convention.
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Entre
La Commune de Cléon, dont le siège social est situé rue de l’église 7610 Cléon, représentée par son
Maire en exercice, Monsieur MARCHE Frédéric, autorisé aux fins des présentes par délibération du
6 juin 2021;
Ci-après dénommée « la Commune », d’une part,
Et
- L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES», Association régie par la loi du 1er juillet 1901
déclarée en Préfecture de Seine-Maritime le 12 avril 1977 avec pour numéro SIRET 78100449400238,
ayant son siège social Avenue de Buchholz 76380 CANTELEU, représentée par son Président en
exercice, Jean-François BERLAND, dûment habilité à l’effet des présentes ;
Ci-après dénommée l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES », d’autre part,
| — EXPOSE
Les activités développées par l'Association « L'ŒUVRE NORMANDES MERES » par leur nombre et
leur qualité, justifient pour la Ville de CLEON, la mise à disposition de locaux de la Maison
AMBROISE, locaux totalement rénovés et transformés, sis 9020 RUE LUIS CORVALAN 76410
CLEON, parcelle cadastrée AH 711, dont la commune est propriétaire.
Cette convention a pour objet d'établir les conditions d'occupation de ces locaux dans un ERP de
5° catégorie sans locaux à sommeil d’une superficie de 256 m° environ.
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 1 e 2. CLEON Œuvre Normande des Mères Il - CONVENTION
Article 1er : OBJET
Pour exercer son activité (accueil, vestiaire. ), la Commune met à disposition de l’association les
locaux suivants :
- Une pièce de 8.83 m’ (Bureau),
- Une pièce de 41.67 n° (Salle de distribution),
- Un sanitaire,
- Une cuisinette de 3.81 m?
- _ Un espace accueil commun avec l'association Secours Catholique,
- Une partie commune composée : d’un hall de 20.17 m?, WC de 3 et 3.29 nv’, un local TGBT et
baie de brassage de 2.40 m°, un emplacement extérieur pour garer un véhicule utilitaire
dans l'enceinte de la cour de la Maison Ambroise, un parking extérieur avec places de stationnement pour véhicules partagées entre les utilisateurs des locaux et arceaux vélos, un terrain aménagé avec un espace nourricier (plan des locaux annexé à la présente convention).
Selon les horaires suivants pour l’accueil du public :
- 8h30 à17h
Selon les horaires suivants pour la gestion interne :
- __ 8hoo -19h00, du lundi au vendredi
- En soirée, réunions sous réserve de respecter les capacités d’accueil des pièces dédiées à
cet effet
La mise à disposition des locaux s'effectue selon ces plages horaires pendant l’année civile sans
distinctions liées aux périodes de vacances scolaires.
Ilest précisé, qu’une présence plus tardive les soirs et durant le weekend est tolérée dans le respect
des règles édictées par la Commune (gestion des alarmes, respect du partage des locaux avec
d’autres associations. ).
Article 2 : CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION
La mise à disposition est faite à titre gracieux et partiel, l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE
MERES » n'ayant pas la jouissance de la totalité des locaux de la Maison AMBROISE.
La Commune prendra à sa charge l’entretien des locaux (fourniture et stockage des produits,
gestion des poubelles, des cendriers extérieurs), la maintenance des locaux, les charges afférentes
aux impôts et taxes ainsi qu'aux vérifications annuelles obligatoires (incendie, sécurité). 11 est
précisé que pour l'entretien des locaux (gestion en régie par la Commune), une refacturation des
charges induites au prorata des superficies nettoyées et utilisées par l’Association « L'ŒUVRE
NORMANDE DES MERES » (hors parties communes) sera opérée.
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 2 ee Lin |
CLEON (Œuvre Normande des Mères
La Commune se charge de la mise en conformité de la Maison AMBROISE afin de respecter les avis formulés par la commission de sécurité à l’exception de ceux relevant de la seule responsabilité de l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » au regard de ses activités. Dans ce cas, la commune engagera une négociation spécifique avec l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MÈRES ».
L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » prendra à sa charge les fluides (chauffage,
électricité, eau). Pour ce qui concerne le chauffage, le chiffrage de la consommation s’obtiendra en
fonction des superficies mises à disposition et utilisées par l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE
DES MERES ». La Commune fournira sur demande, à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES
MÈRES » un relevé annuel des consommations pour la gestion éco-énergie du bâtiment.
L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MÈRES » déclare être informée de l’état neuf et effectif
des lieux et les connaître parfaitement.
l'est précisé qu’un état des lieux contradictoire a été dressé le 2022 lors de la remise des
clés à l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » et est annexé à la présente convention.
Elle contracte donc en pleine connaissance de cause et ne pourra élever aucune réclamation. Elle
s'engage à utiliser les lieux conformément à l’usage défini à l’article 1 ci-dessus.
Aucune autre utilisation ne pourra être faite sans l’accord préalable de la Commune. L'association
ne peut en aucun cas céder à qui que ce soit les droits résultants de la présente convention, elle
n’est pas non plus autorisée à sous-louer même à titre gracieux tout ou partie des lieux mis à
disposition.
Elle devra jouir des lieux paisiblement et respecter les consignes de sécurité édictées par la
Commune. A ce titre, il est convenu entre la Commune et l’Association« L'ŒUVRE NORMANDE DES
MERES » que le local Tableau Général Basse Tension (TGBT) ne sera accessible au Responsable, qu'après avoir justifié du suivi d’une formation « habilitation électrique HoBo». Cet accès ne les autorise aucunement à intervenir sur des opérations électriques. En cas de problème électrique ou de panne quelconque émanant du TGBT et/ou de la baie de brassage (disjoncteur, remplacement de lampes... ), l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » en informera la Commune. Il est précisé que la baie de brassage fait l’objet d’un partage équilibré et concerté entre les différentes associations utilisatrices des locaux.
L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » s'engage à utiliser les locaux mis à sa disposition à usage exclusif pour la réalisation de son objet social tel que mentionné dans ses statuts. L’Association« L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » s'engage à prendre toutes les dispositions nécessaires au bon déroulement de son activité et au maintien de l’ordre, tant dans les locaux qu’aux abords immédiats.
L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » devra les tenir ainsi pendant toute la durée de
la mise à disposition et les rendre en bon état à l’expiration de la convention. Toute installation de
panneaux d’affichage ou de petits travaux nécessitant de percer ou d’intervenir sur les murs
devront faire l’objet d’une demande expresse (demandes d’intervention) auprès de la Commune
pour autorisation (trou, peinture au mur... ).
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 3 & Le! CLEON _{Euvre Normande des Mères L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » est tenue responsable de la détérioration des
locaux mis à sa disposition par la Commune dans le cadre des activités du siège social.
En cas de dégradations dues au non-respect de ces règles, L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE
DES MERES » prendra en charge les frais de remplacement ou de réparation dans un délai de 2 mois.
Elle devra informer la Commune de toute détérioration ou anomalie. Elle devra prendre toutes
dispositions pour assurer, en cas d'urgence, l'évacuation des lieux mis à disposition. Elle sera tenue
de laisser visiter à tout moment les lieux mis à disposition par tout représentant de la Commune.
Toutefois, il sera veillé, autant que possible, à ce que ces visites ne perturbent pas les activités
exercées. La Commune se réserve le droit pour tout motif de suspendre momentanément, sans
aucune indemnisation, la mise à disposition des lieux, objet de la présente convention.
L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES s'oblige, si elle ne devait pas utiliser l'ensemble
des locaux et horaires réservés pour ses activités, à en informer préalablement la Commune. A
l'inverse, si de nouveaux changements horaires étaient souhaités en cours d’année, l'association
devra en faire la demande et un avenant à cette convention sera établi.
Des clefs et badges sont attribués à l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » selon
l’organigramme des clefs annexé à la présente convention. Il est strictement interdit à l'Association
« L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » de reproduire des doubles de clefs sans l’autorisation de la
Commune.
En conclusion, l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » s'engage dans le cadre de cette
utilisation des locaux mis à disposition à :
- Avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité ainsi que des consignes
particulières données par le représentant de la Commune, compte tenu de l’activité
envisagée ;
- Avoir procédé avec le représentant de la Commune à une visite des lieux qui seront utilisés ;
- Avoir constaté avec le représentant de la Commune, l'emplacement des dispositifs
d’alarme intrusion et incendie, des moyens d’extinction des incendies (extincteurs, robinets
d'incendie. }, du contrôle d'accès et avoir pris connaissance des itinéraires d ‘évacuation et des issues de secours;
- Avoir pris connaissance du passage de la commission de sécurité et du procès-verbal dressé
à l'issue d’une de ses visites dès lors que celle-ci formulerait des remarques particulières à
l’occupation et lutilisation liées à l’activité de l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES
MERES »;
Au cours de l’utilisation des lieux mis à disposition, l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES
MERES » s'engage à :
- _ Respecter et faire respecter les règles de sécurité comme l'interdiction d'emploi de fiches
multiples, l'évacuation rapide et sûre de l’établissement via l’absence de dépôt, de matériel,
d'objet faisant obstacle à la circulation des personnes (l’utilisation de chauffages d'appoint ne sera pas autorisée dans les locaux mis à disposition ni l’utilisation de barbecues à
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 4 O (An | CLEON Œuvre Normande des Mères
l'extérieur (gaz et/ou électrique, charbon) ni tout autre appareil électrique (grille-pain, friteuse à l'exception d’une cafetière et d’une bouilloire).
- Vérifier le bon fonctionnement des locaux mis à disposition, l’accès aux issues de secours, l’ouverture des volets roulants devant les issues de secours lors de l’utilisation des lieux, l'éclairage d'évacuation par des blocs autonomes,
- Respecter la qualité des matériaux et leur réaction au feu suivant l’article PE 13 du
règlement de sécurité incendie (éléments de décoration, Mobiliers, etc...)
-_ Respecter les exercices d'évacuation ;
- Former le personnel sur les conduites à tenir en cas d’incendie et à être entraîné à la mise
en œuvre des moyens de secours ;
- Informer, dans les meïlleurs délais, là Commune de tous incidents, détériorations ou
mauvais fonctionnements constatés dans les lieux objets de la présente.
La Commune peut à tout moment vérifier que les conditions d’utilisation des lieux sont bien
respectées en présence des responsables de l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES ».
L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » est informée que les locaux de la Maison
AMBROISE seront partagés afin d'accueillir d’autres activités associatives qui feront également
l’objet d’un conventionnement avec la Commune. Il est précisé que les abords extérieurs de la
Maison AMBROISE que sont les places de parking et l’espace vert destiné à accueillir un espace
nourricier géré et entretenu par la Commune, doivent faire l’objet d’une partage équilibré et
concerté entre les utilisateurs des locaux. La Commune se réserve le droit d'intervenir en cas de
difficultés liées à l’utilisation inéquitable et irrespectueuse de ces lieux attenants.
Article 3 : RESPONSABILITÉ- ASSURANCE
Les personnes exerçant les activités proposées par l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES
MERES » ainsi que son personnel et ses bénévoles sont placés sous sa responsabilité exclusive.
L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » doit souscrire une police d'assurance couvrant
Sa responsabilité et les risques de dommages matériels et corporels pouvant résulter des activités
exercées dans les lieux mis à disposition. Il est précisé qu’un contrat est souscrit avec
Il est convenu que la Commune et son assureur renoncent exclusivement en cas d’incendies,
explosions, dommages électriques ou dégât des eaux, au recours qu’ils seraient fondés à exercer
contre l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES ».
L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » et son assureur devront réciproquement
renoncer à tout recours contre la Commune et son assureur. Il est toutefois précisé qu’en cas de
sinistre dû à la malveillance de l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES », la Commune et
son assureur conservent l’intégralité de l’exercice de leur recours contre le ou les auteurs
responsables.
Il est convenu d’une façon expresse entre l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » et la
Commune que celle-ci ne pourra à aucun titre être tenue pour responsable des vols dont
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 5 < & CLEON Œuvre Normande des Mères l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » pourrait être victime dans les lieux mis à disposition. L'association fera son affaire personnelle de la souscription éventuelle d’un contrat
d’assurances couvrant ses propres préjudices financiers. A ce titre elle ne pourra réclamer à la
Commune aucune indemnité pour privation de jouissance en cas de sinistre.
Article 4 : TRAVAUX
Une partie des locaux de la Maison AMBROISE sont mis à la disposition de l'Association « L'ŒUVRE
NORMANDE DES MERES ». Il est rappelé que ceux-ci sont livrés totalement rénovés à l'Association
« L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES ». Toutefois, il est précisé que l’Association « L'ŒUVRE
NORMANDE DES MERES » devra souffrir, quelles que soient leur importance et leur durée, des
travaux et réparations que la Ville jugerait nécessaire d'effectuer dans les lieux mis à disposition,
sans aucune indemnisation si ceux-ci s’avéraient indispensables.
Si des travaux devaient être réalisés par l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES, ils le seraient suivant les règles de l’art et conformément aux réglementations relatives à la sécurité, l’urbanisme et l’hygiène et après autorisation expresse de la Commune.
L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » devra aviser la Commune de toute réparation
à la charge de cette dernière dont elle sera à même de constater la nécessité sous peine d’être tenue responsable de toute aggravation résultant de son silence, ou de son retard.
Article 5 : INFORMATION DU PUBLIC
La Commune veillera autant que possible, sur la base des renseignements communiqués par
l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES », à informer le public des activités menées.
L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » fera mention sur ses documents de
communication du soutien apporté par la Commune.
Article 6 : ACTIONS COLLECTIVES ET PARTENARIATS
Si l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » souhaite développer des actions
d’information collectives, la Commune pourra ponctuellement mettre à disposition une salle de
réunion, en fonction des disponibilités au même titre que toute association cléonnaise. Cette
demande devra être formulée par écrit.
Article 7 : APPROBATION ET APPLICATION DES MODALITES DE FONCTIONNEMENT ET DU
REGLEMENT INTERIEUR
L'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » reconnait avoir pris connaissance des
modalités de fonctionnement de la Maison AMBROISE et du règlement intérieur. Elle s'engage à le
communiquer aux intervenants de sa structure, pour application.
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 6 CLEON =
Pour l’ASSOCIATION « L'ŒUVRE NORMANDE Pour La Commune
DES MERES »
Le Président Le Maire
Jean-François BERLAND Frédéric MARCHE
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 8 & Lo(Œuvre Normande des Mères
Article 8 : DURÉE-RENOUVELLEMENT
La présente convention prend effet à la date de signature pour une durée d’un an. Si elle ne fait
l’objet de modifications nécessitant un avenant, elle sera renouvelée par tacite reconduction pour
une durée de deux ans.
La présente convention étant conclue à titre précaire et révocable, la Commune se réserve le droit
de récupérer les locaux à tout moment dès lors que l'intérêt général l'exigerait et sans indemnité pour le preneur.
La reprise des locaux dans ces conditions ne pourra intervenir que moyennant le respect d'un
préavis d'un mois par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 9 : RÉSILIATION DE LA CONVENTION
Chacune des parties peut mettre fin à la convention à sa date anniversaire. La Commune se réserve
le droit de mettre fin, unilatéralement et à tout moment à la présente convention, en cas de non-
respect par l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » des obligations qui en découlent.
Cette résiliation intervenant quinze jours après réception de la mise en demeure adressée par la
Commune, restée en tout ou partie infructueuse. La résiliation ne donne lieu à aucune
indemnisation.
Article 10 : DOCUMENTS OBLIGATOIRES
Avant la signature de cette convention l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES »
présentera les documents suivants :
- Une copie des statuts de l’Association,
- Le compte-rendu de la dernière assemblée générale de l’Association, - _ Une photocopie d’attestation d’assurance.
Article 11 : EXPIRATION DE LA CONVENTION
A l’expiration de la présente convention, l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE DES MERES » ne
pourra prétendre à aucun maintien de plein droit dans les lieux, ni à une quelconque indemnisation
de la part de la Ville.
Fait à Cléon,
Le 17/11/2022
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 7 CLEON \.____{Euvre Normande des Mères
Annexe2 : Locaux
HAËL
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 9 (NM) N Œuvre Normande des Mères
Sanitaire 1
Sanitaire 2
Sanitaire
| Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 10 | & 8 Nm
Entrée
Œuvre Normande des Mères
Cuisinette
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 11 «sel
==
2e 8 \ NN CLEON \_ _(Euvre Normande des Mères Bureau
Salle
Convention de mise à disposition de locaux à l’Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 12 Ce CR ) CLEON \___fEuvre Normande des Mères
Porte évacuation
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 13 Sn (Nm) ClEON NC (Œuvre Normande des Mères
Annexe 3 : Plan des locaux mis à disposition
N r SAD 1:
GE me \ JT
| A “a Bureau accueil TGBT et baie
d \ E.83 ne Hall de brassage i | DE 2.40 m?
\ ñ PU _ 20.17 0 qu ! \ 4 + ! \ $ \ h CR PS 1 N $
I ‘ Ï j 3 . , 4 \ VS À | se , \ # Porte buës vitrée — | “ Lee Mc À |
- / 4 PCFIH achangr _—
Ï { } Relais Plus Entrée s x L t \ y “ “ 7 Se
; sur 41.67 m7 16.35 m° M \ ) A
I | PA —7 il ë P / i 1
! | | PIE nl > A | | h sppe chauff Wc ! l PTS
Li 2. L35 m1 3.00 m? frs @ U Poe ame | gg [| WA à conserves 2erures —Jÿ
| el E ct [l ° = ù 4 - it ! # Oo), If Gr \ _ VHVB 1 a in | F | / Vi 4 = Ce . D Cutsinette / û \ l 3 \ | { À Coonne L , 381m | / 4 l | vertile s Lappl / Î Dgm ‘=. Tfapp ; ee. 1 30m L_J « ] Écupérateur d'eau 1000 a 18 7 e | “| f | À 4 secours | Sat | | \ 1! \ w catholique 7 Cour anglare acces VS Est $ecours" « LE EM eo | / ‘ catholique Rs ’ —— Rocfmat " | 6.40 m2 catholique | # | | I 10.24 m° | £ © Arbres à supprimer à boucher D. + \ p # à démolir mL __ à creer j
A —
Convention de mise à disposition de locaux à l'Association « L'ŒUVRE NORMANDE MERES » Page 14 > Ên) E N uvre Normande des Mères CLEON : ___fEuvre Normande des Mêres
Annexe 4 : Organigramme des clefs et badges
REPERE
DT CYL
M117 M113 | M114 | MI15 | MI16 RO1 ME 1
30+10 | 45+45B
MIT ME3 ME 4
30+10 | 30 +10
MI9 MI110 | MI11 | MI12
PERSONNE /
PORTAIL
HALL
D'ENTRÉE
BUREAU
1
BUREAU
2
BUREAU
3
RIDEAU
METALLIQUE
CATHOLIQUE CATHOLIQUE
ENTREE
EPICERIE
CUISINETTE
LOCAL
CHAUFFAGE
ENTREE
BUREAU
ACCUEIL
SORTIE
DE
SECOURS
/
SECOURS
ENTREE
RELAIS
PLUS
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SORTIE
DE
SECOURS
RELAIS
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ACCUEIL
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