Déliberation - 2024 04 11 Adhesion a la convention de partenariat entre lUGAP et Nantes Metropole

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Déliberation - 2024 04 11 Adhesion a la convention de partenariat entre lUGAP et Nantes Metropole Document publié le Jeudi 11 avril 2024 par la commune de Rezé. Lien du pdf (Déliberation - 2024 04 11 Adhesion a la convention de partenariat entre lUGAP et Nantes Metropole)Thèmes du document : Consommateurs, Industrie, Télécommunications et internet, Extrait du registre des délibérations

du conseil municipal

Séance du 11 avril 2024

DÉLIBÉRATION N° 042/2024 ADHÉSION À LA CONVENTION DE PARTENARIAT ENTRE L'UGAP ET NANTES MÉTROPOLE

L'an deux mille vingt-quatre,

Le onze avril à dix-huit heures,

Le conseil municipal s'est réuni au lieu ordinaire de ses séances, sous la présidence de Madame Agnès Bourgeais, maire, suivant la convocation faite le 5 avril 2024.

Etaient présents :

Mme Bourgeais, maire

M. Chusseau, Mme Guiu, M. Faës, Mme Coirier, M. Quéraud, Mme Fond, M. Gaglione, M. Audubert, Mme Burgaud, adjoints

Mme Métayer, M. Bouyer, M. Pineau, Mme Hervouet, Mme Cabaret-Martinet, M. Soccoja, M. Quénéa, M. Jéhan, M. Kabbaj, Mme Landier, Mme Deletang, M. Letrouvé, Mme Gallais, Mme Desgranges, Mme Leray, M. Gellusseau, M. Vendé, M. Nicolas, M. Louarn, M. Le Forestier, Mme Lelion, M. Le Breton, Mme Bihan, M. Simonet, M. Jegouic, conseillers municipaux

Absents excusés ayant donné pouvoir à un collègue du Conseil Municipal pour voter en leur nom :

M. Brianceau (pouvoir à Mme Landier), Mme Daire-Chaboy (pouvoir à M. Chusseau), Mme Paquereau (pouvoir à M. Gellusseau), M. Marion (pouvoir à M. Quénéa), Mme Douaisi (pouvoir à M. Vendé)

Absents non excusés :

M. Mabon, Mme Bennani, Mme Uzunpinar, conseillers municipaux

Jean-Christophe Faës a été désigné(e) secrétaire de séance et a accepté ces fonctions.

Accusé de réception en préfecture

044-214401432-20240411-17699-DE-1-1

Date de télétransmission : 12/04/24

Date de réception préfecture : 12/04/24CONSEIL MUNICIPAL DU 11 AVRIL 2024

OBJET : ADHÉSION À LA CONVENTION DE PARTENARIAT ENTRE L'UGAP ET NANTES MÉTROPOLE :

Mme Nathalie Fond donne lecture de l'exposé suivant :

Conformément à l’article L2113-4 « L'acheteur qui recourt à une centrale d'achat pour la réalisation de travaux ou l'acquisition de fournitures ou de services est considéré comme ayant respecté ses obligations de publicité et de mise en concurrence pour les seules opérations de passation et d'exécution qu'il lui a confiées. »

L’UGAP réalise une prestation d’intermédiaire d’achat-revente et facture sa prestation par un coût d’intermédiation au vu des volumes acquis. L’UGAP figure parmi les plus grosses centrales d’achats nationales et est un acteur majeur de l’achat public en France.

Nantes Métropole vient ainsi de renouveler sa convention de partenariat avec l’UGAP, pour une durée de 4 ans, de 2024 à 2028, et s’engage à commander pour au moins 5 Millions d’euros sur les univers véhicules et informatiques.

Cette convention permet d’élargir le bénéfice de ces conditions économiques privilégiées aux partenaires de Nantes métropole, à savoir l’ensemble des communes membres mais également les sociétés publiques locales (SPL) et les sociétés d’économies mixtes (SEM) ainsi que Nantes Métropole Habitat.

Ces partenaires conservent leur liberté de recourir ou non à l’UGAP. L’adhésion à la convention sur la base d’une estimation de dépense suffit pour profiter à chaque commande des conditions avantageuses de « grands comptes », L’absence d’atteinte du volume prévisionnel de commandes n’est pas sanctionnée en tant que tel mais ne permet plus par la suite de bénéficier d’un coût d’intermédiation minoré (% de réduction sur catalogue, tarifs préférentiels).

Lors de la précédente convention partenariale, Nantes Métropole et ses partenaires ont acquis plus de 33 millions d’euros de prestations sur les univers véhicules et informatiques.

L’univers véhicules recouvre principalement l’acquisition de véhicules légers, utilitaires, lours ou spécifiques mais également de carburants en vrac et lubrifiants, soit un potentiel de dépense sur ce segment d’achat supérieur à 10Millions d’euros. Cela permettrait de garantir un taux d’intermédiation de l’UGAP de 3.4%, qui s’ajoute au prix d’achat UGAP.

L’univers informatique regroupe les acquisitions de matériel d’infrastructure, PC, reprographie, logiciels et prestations intellectuelles dans le domaine informatique ainsi que les services de téléphonie fixe, les fournitures de bureaux, consommables informatiques et papier, soit un potentiel de dépense sur ce segment d’achat supérieur à 10Millions d’euros. Cela permettrait de garantir un taux d’intermédiation de l’UGAP variant entre 4% (matériels informatiques), 5% (prestations intellectuelles), 4% (fournitures de bureau, papier) qui s’ajoute au prix d’achat UGAP.

Outre cette optimisation des coûts par la massification des achats, il convient de noter que l’UGAP est un partenaire important pour l’animation de la politique d’achat public local (participation à l’organisation des achats innovants et responsables, organisation d’une matinale de la transition écologique destinée à mieux connaitre les leviers pour engager une dynamique de transformation dans les organisations publiques).

Ainsi la convention comporte un volet contribution à l’achat public responsable. L’UGAP développe l’achat public responsable à travers les thématiques :

- Transition écologique

- Inclusion

- Soutien à l’économie (PME et innovation)

- Performance économique

- et le cas échéant leur déclinaison locale.

Le conseil municipal,

Accusé de réception en préfecture

044-214401432-20240411-17699-DE-1-1

Date de télétransmission : 12/04/24

Date de réception préfecture :12/04/24CONSEIL MUNICIPAL DU 11 AVRIL 2024

Vu les articles L2113-2 à -5 du Code de la commande publique,

Considérant la convention de partenariat de Nantes Métropole avec l’Union des groupements d’achat public

(UGAP) approuvé par le Conseil métropolitain du 9 février 2024,

Vu l'avis de la commission finances et moyens généraux du 4 avril 2024.

Après en avoir délibéré, à l'unanimité,

- Approuve la convention, ci-annexée, à conclure avec l’Union des groupements d’achat public (UGAP) pour la période 2024-2028,

- Autorise Mme la Maire, ou l’adjointe déléguée, à la signer, ainsi que ses éventuels avenants,

- Autorise Madame la Maire à prendre les mesures nécessaires à l’exécution de la présente délibération

Le secrétaire de séance,

Jean-Christophe Faës

La maire,

Agnès Bourgeais

Accusé de réception en préfecture

044-214401432-20240411-17699-DE-1-1

Date de télétransmission : 12/04/24

Date de réception préfecture :12/04/241/25

CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UNION DES GROUPEMENTS D’ACHATS PUBLICS

PAR NANTES METROPOLE

Entre : Nantes Métropole,

Représentée par XXX, Président ou son représentant ;

ci-après dénommée « Nantes Métropole » ou « le partenaire » d’une part ;

Et : l’Union des groupements d’achats publics,

Établissement public industriel et commercial de l’État, créé par le décret 85-801 du 30 juillet 1985 modifié, n° 776 056 467 RCS Meaux, dont le siège est 1, boulevard Archimède – Champs- sur-Marne, 77444 Marne-la-vallée cedex 2,

Représentée par Monsieur Edward JOSSA, Président du conseil d’administration, nommé par décret du 24 novembre 2021, en vertu de l’article 11 du décret du 30 juillet 1985 précité, et par délégation, par Madame Isabelle DELERUELLE, Directrice générale déléguée, en vertu de la décision n°2018/007 du 13 avril 2018 ;

ci-après dénommée « l’UGAP » d’autre part ;

Vu les articles L2113-2 et L2113-4 du code de la commande publique, définissant, pour le premier, les modalités d’intervention des centrales d’achat et prévoyant, pour le second, que l’acheteur, lorsqu’il recourt à une centrale d’achat, est considéré comme ayant respecté ses obligations en matière de publicité et de mise en concurrence ;

Vu le décret n° 85-801 du 30 juillet 1985 modifié, notamment ses articles 1er, 17 et 25 disposant, pour le premier, que l’UGAP « constitue une centrale d’achat au sens [du code de la commande publique] », pour le deuxième, que « l’établissement est soumis, pour la totalité de ses achats, aux dispositions [du code de la commande publique] applicables à l’Etat » et, pour le troisième, que « les rapports entre l’établissement public et une collectivité ou un organisme mentionné à l’article 1er peuvent être définis par une convention prévoyant notamment la nature des prestations à réaliser, les conditions dans lesquelles la collectivité ou l’organisme contrôle leur exécution et les modalités de versement d’avances sur commande à l’établissement » ;

Vu la délibération du conseil d’administration de l’UGAP du 12 avril 2012, approuvant les modalités de la politique tarifaire des partenariats, modifiée par la délibération du 28 mars 2017 ;

Vu le courrier de 26 octobre 2021 par lequel le partenaire fait état de sa volonté de satisfaire une partie de ses besoins auprès de l’UGAP et ainsi, de constituer un partenariat avec l’UGAP ;

Vu la délibération du Conseil métropolitain en date du 8 février 2024 autorisant la conclusion de la présente convention ;2/25

Partenaire

Désigne le titulaire de la convention de partenariat conclue avec l’UGAP éligibles à la tarification partenariale conformément aux stipulations de l’annexe 1 de la présente convention.

Bénéficiaires

Désigne tout organisme définit à l’article 1er du décret n° 85-801 du 30 juillet 1985 modifié relatif au statut et au fonctionnement de l’Union des Groupements d’Achats Publics sur lequel le partenaire exerce une influence dominante juridique et/ou financière et qui, sans être partenaire bénéficie des conditions tarifaires de la présente convention et dont la liste est fixée en annexe 2.3/25

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

TITRE 1 – STIPULATIONS GENERALES

Article 1 – Objet de la convention

La présente convention définit les modalités selon lesquelles Nantes Métropole satisfait ses besoins auprès de l’UGAP.

Elle précise les modalités permettant au partenaire de faire bénéficier ses communes membres, leur CCAS et les pouvoirs adjudicateurs et /ou entités adjudicatrices qu’il finance et/ou contrôle, ci-après dénommés « bénéficiaires », des conditions de la présente convention.

Elle définit la tarification applicable au partenariat et ses modalités d’exécution.

Article 2 – Définition des besoins à satisfaire

2.1 Périmètre initial des besoins à satisfaire

Les besoins que Nantes Métropole s’engage à satisfaire auprès de l’UGAP sur la durée de la présente convention sont précisés en annexe 3 du présent document.

L’appréciation de l’atteinte du montant d’engagement se fait en considération des volumes d’achats de Nantes Métropole cumulés à ceux des bénéficiaires visés à l’article 3 ci-après.

2.2 Extension du périmètre des besoins

Le périmètre des besoins à satisfaire auprès de l’UGAP peut évoluer en cours d’exécution de la présente convention, en fonction de l’évolution des besoins du partenaire, ainsi que de l’évolution de l’offre de l’UGAP.

Les segments d’achats figurant en annexe 3 sont indicatifs.

Les besoins peuvent être étendus à d’autres univers, sous réserve d’un minimum d’engagement de 5 M€ HT sur ledit univers.

La demande d’extension sur le/les segment(s) d’achat et/ou univers est effectuée par le représentant du partenaire, figurant en page 1, par écrit, à la personne en charge du suivi de la convention à l’UGAP. Elle précise la nature des prestations envisagées et les montants d’engagements sur ces nouveaux besoins exprimés en euros HT pour la durée restante de la convention.

L’extension au(x) nouveau(x) segment(s) d’achats ou univers entre en vigueur à compter de la réception par le partenaire de la notification de la validation de l’UGAP ou à compter de la date figurant dans ladite notification. Cette dernière mentionne, le cas échéant, toutes précisions utiles, notamment la tarification applicable.

2.3 Disponibilité de l’offre

L’UGAP s’engage à tout mettre en œuvre pour assurer la disponibilité constante de l’offre correspondant à la satisfaction des besoins figurant en annexe 3 pendant toute la durée de la convention.

Le non-respect par l’UGAP des stipulations du précédent alinéa a pour effet de libérer Nantes Métropole, pendant la durée d’indisponibilité, de son engagement relatif à la satisfaction de son besoin, sans qu’aucune pénalité ne soit appliquée.

Article 3 – Périmètre du partenariat

3.1 Le partenariat4/25

L’association au partenariat avec l’UGAP se concrétise par la signature d’une convention entre Nantes métropole et l’UGAP, conclue pour la durée fixée à l’article 12 ci-après.

3.2 Intégration d’organismes associés dénommés bénéficiaires

Il est convenu que seules les communes membres ayant remis un acte d’adhésion, sont intégrées en tant que bénéficiaires (ci-après désignés "les Bénéficiaires") à la présente convention partenariale.

Le partenaire peut, à tout moment, solliciter l’intégration au présent partenariat de pouvoirs adjudicateurs et/ou entités adjudicatrices qu’il finance et/ou contrôle (organismes associés), sous

réserve, pour ces derniers, de leur éligibilité à l’UGAP au regard des dispositions de l’article 1er du décret n° 85-801 du 30 juillet 1985 modifié susmentionné.

Pour ce faire, le partenaire adresse par écrit à l’UGAP une demande d’extension du champ des bénéficiaires de la présente convention. La demande d’extension précise les noms et adresse des bénéficiaires et leurs liens avec lui.

L’extension entre en vigueur à compter de la réception par le département de la validation de l’UGAP. Seuls lesdits pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices ayant remis un acte d’adhésion à la présente convention, établi selon le modèle figurant en annexe 4, sont intégrés dans la liste des bénéficiaires figurant en annexe 2.

Article 4 – Conditions tarifaires

4.1 Conditions tarifaires partenariales

La délibération du conseil d’administration du 12 avril 2012 modifiée susvisée définit les modalités de détermination des taux nominaux partenariaux et de calcul des minorations.

Les taux de marge nominaux sont appliqués conformément à l’annexe 1 et en considération des montants d’engagement précisés en annexe 3 de la présente convention.

La tarification partenariale consiste en l’application d’un taux de marge nominal aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la passation de la commande.

La tarification partenariale consiste en l’application d’un taux de marge nominal aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la réception de la commande par l’UGAP. Certaines offres sont cependant exclues de la tarification partenariale.

Ces taux sont susceptibles d’évoluer en fonction des engagements portés à la connaissance de l’UGAP postérieurement à la signature de la présente convention, conformément à l’article 2.1 ci-dessus. Le partenaire sera informé des nouveaux taux applicables par écrit.

4.2 Suivi de l’application des conditions tarifaires

L’UGAP conditionne l’application des stipulations relatives aux mécanismes de tarification et de minoration au respect par le partenaire des règles relatives aux délais de paiement.

L’UGAP effectue, annuellement, un bilan des commandes enregistrées par le partenaire et ses co- partenaires et leurs bénéficiaires, d’une part pour chaque univers visé dans la présente convention et, d’autre part, tous univers confondus.

Elle procède alors aux ajustements des taux de marge nominaux comme suit :

4.2.1 Ajustement en fonction du montant total annuel des commandes par univers

Lorsque le montant total des commandes enregistrées pour un univers donné dépasse l’engagement initial pour atteindre la tranche d’engagement supérieure, l’UGAP applique les nouvelles tarifications plus favorables associées.5/25

A l’issue des deux premières années d’exécution de la présente convention, lorsque le montant annuel des commandes enregistrées pour un univers donné se révèle très inférieur à la quote-part annuelle du montant d’engagement sur cet univers, tel que mentionné en annexe 3, et ce, dans une proportion pouvant raisonnablement laisser supposer un changement de tranche de tarification (voir annexe 2), l’UGAP propose au partenaire un réajustement desdits besoins et des conditions tarifaires afférentes.

En l’absence de réponse dans un délai d’un mois à compter de la réception de la proposition d’ajustement ,l’UGAP applique le réajustement proposé

Si à l’issue des deux premières années d’exécution de la convention le partenaire présentent des projets permettant d’augmenter ses volumes d’engagements sur un univers donné, l’UGAP, après analyse, peut procéder au changement de tranche de tarification approprié.

Aucun des dispositifs ci-dessus n’est mis en place avec effet rétroactif.

4.2.2 Ajustement en fonction du montant total annuel des commandes tous univers confondus

Compte tenu du volume des commandes partenariales enregistrées en année N-1 par le partenaire, tous univers confondus, et si les résultats de l’UGAP le permettent, le taux nominal (hors univers médical) se réduit en année N de 0,1 point lorsque les commandes partenariales enregistrées ont été comprises entre 10 et 20 M€, de 0,2 point lorsqu’elles ont été comprises entre 20 et 30 M€ et ainsi de suite jusqu’à 0,5 point pour des commandes dépassant les 50 M€. Le partenaire est informé de la minoration pour effet volume qui lui est applicable dans le premier trimestre de chaque année.

Article 5 – Documents contractuels

Les relations entre Nantes Métropole et ses bénéficiaires d’une part, et l’UGAP d’autre part, sont définies, par ordre de priorité décroissant, en référence aux documents suivants :

- la présente convention et ses annexes ;

o Annexe 1 « Les conditions générales de tarification de l’UGAP » o Annexe 2 « Liste des bénéficiaires »

o Annexe 3 « Nature et étendue des besoins à satisfaire »

o Annexe 4 « Modèle d’acte d’adhésion »

o Annexe 5 « Fiche performance achat »

o Annexe 6 « Schéma de Promotion des Achats Socialement et Ecologiquement Responsables (SPASER)) »

- le cas échéant, les conventions d’exécution des services et/ou de passation de marchés subséquents ou toute autre convention liée à un projet spécifique ;

- les commandes ;

- le cas échéant, les conditions générales d’exécution des prestations ; - et de manière supplétive, les conditions générales de vente (CGV) de l’UGAP, accessibles sur http://www.ugap.fr/CGV

Article 6 – Commandes

6.1 Modalités de passation des commandes

Les services peuvent peut recourir à l’établissement de commandes de prestations sous trois formes, suivant la nature du produit commandé :

- par commande dématérialisée en utilisant le site de commande en ligne ugap.fr ; - par commande transmise par courrier, télécopie, ou message électronique ; - par convention particulière, faisant suite à l’établissement de devis et définissant les conditions d’exécution des prestations en matière de services associés à la vente ou la location de fournitures.6/25

Les commandes transmises, par courrier, télécopie ou message électronique, auprès du réseau territorial de l’UGAP, sont adressées aux prestataires dans un délai moyen de trois jours ouvrés, sous

réserve de leur complétude et de leur conformité technique.

Les commandes passées en ligne sont adressées instantanément par l’UGAP aux prestataires. Les commandes non dématérialisées sont adressées aux prestataires, sous réserve de leur complétude technique, dans un délai de trois jours ouvrés à compter de leur réception par l’UGAP.

6.2 Autres modalités d’exécution

Les autres modalités d’exécution des prestations relatives notamment, aux livraisons et aux modalités de vérification et d’admission ainsi qu’aux modalités de paiement sont précisées dans les CGV visées à l’article 5 ou lorsqu’elles existent, dans les conditions générales d’exécution des prestations concernées. L’UGAP informe le partenaire, notamment des modalités de commandes applicables et, le cas échéant, du contenu des conditions générales d’exécution des prestations, avant toute commande des prestations.

Article 7 – Protection des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel recueillies pour les besoins de la conclusion et de l’exécution de la présente convention font l’objet de traitements par l’UGAP, en sa qualité de responsable de traitement. Les données à caractère personnel collectées par l’UGAP sont les données relatives à l’identification de la personne concernée ; sa vie professionnelle ; aux moyens de paiement utilisés ainsi qu’aux biens ou services souscrits (données liées au règlement des factures, au suivi de la relation commerciale, aux avis laissés, à la gestion des réclamations, etc.).

Les traitements mis en œuvre ont pour finalité d’assurer la gestion relation commerciale, notamment : • la gestion des contrats et/ou gestion administrative du marché (par exemple : gestion des commandes, de la livraison, de l’exécution du service ou de la fourniture du bien, des factures et paiements), en ce compris l’exécution et le suivi de la présente convention ; • la gestion des clients-prospects de l’UGAP, en ce compris la gestion de programmes de partenariat au sein de l’UGAP, la tenue de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires qui peuvent lui être rattachées ; l’établissement de statistiques financières et/ou commerciales concernant les clients ; le suivi de la relation client pour la réalisation d’enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations et du service après-vente ; la sélection de clients pour réaliser des études sur la qualité des produits ou des enquêtes de consommation (par exemple : des tests de produits, des statistiques de vente réalisées par l’organisme concerné) ; la réalisation d’actions de prospection commerciale (par exemple : envoi de messages publicitaires, promotion) ; et la gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus ;

• et la gestion des demandes d’exercice des droits.

La base juridique des traitements susmentionnés est soit l’exécution de la présente convention, soit l’intérêt légitime de l’UGAP.

Ces données sont destinées aux :

• Personnes de l’équipe projet de l’UGAP en charge de l’exécution de la présente convention ; • Titulaires des marchés par le biais desquelles sont exécutées les offres objet de la présente convention ;

• Tiers autorisés, exclusivement pour satisfaire les obligations légales.

Ces données sont conservées durant toute la durée nécessaire à l’exécution de la présente convention, augmentée des prescriptions légales applicables.

Conformément au règlement (UE) 2016/679 dit « Règlement général sur la protection des données », les personnes dont les données à caractère personnel sont collectées disposent d’un droit d’information, d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité des informations qui les concernent, de limitation du traitement, de ne pas faire l’objet d’une prise de décision individuelle automatisée (y compris le profilage), ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de leurs données à caractère personnel après leur mort. Ils peuvent également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement de ces données. L’exercice de ces droits peut être effectué auprès du Délégué à la protection des données via l’adresse suivante : donneespersonnelles@ugap.fr. Les personnes concernées disposent enfin d’un droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Enfin, concernant l’exécution des prestations (fournitures et services) commandées dans le cadre de la présente convention, les stipulations énoncées ci-dessus ne dispensent pas l’acheteur de faire son affaire personnelle des formalités lui incombant au titre de la réglementation relative à la protection des données. Ainsi, si l'exécution de la prestation commandée nécessite un traitement de données à7/25

caractère personnel entre l’acheteur et le prestataire, par principe, l’acheteur est qualifié juridiquement de responsable de traitement, cependant que le prestataire est sous-traitant au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD). Par suite, l’acheteur et le prestataire concluent directement un accord relatif à la protection des données, conformément à l’article 28 du règlement précité. Cette qualification de principe des rapports contractuels entre l’acheteur et le prestataire en matière de traitement de données à caractère personnel doit faire l’objet d’un examen au cas par cas, traitement par traitement, avant l’exécution de ladite prestation. L’acheteur et le prestataire restent libres de qualifier autrement leurs rôles respectifs dans les activités de traitement qu’elles sont amenées à réaliser pour l’exécution de la prestation

Article 8 – Relations financières entre les parties

8.1 Versement d’avances

Pour certains univers et pour les produits qui le justifient (délai de livraison supérieur au délai de paiement de l’avance) et conformément à l’article 13 du décret du 30 juillet 1985 modifié susvisé, il peut être versé des avances à la commande, sans limitation de montant. Cependant, aucune demande de versement d’avance d’un montant inférieur à 8 000€ ne sera acceptée par l’UGAP.

Lorsque le département s’engage par tout moyen permettant de donner date certaine à la réception de l’information, à verser le même taux d’avance sur une durée d’un an minimum, il est appliqué une minoration égale à la moitié de la valeur du taux d’avance. Pour exemple, un taux d’avance de 80 %, donne lieu à une réduction de ½ x 0,8 = 0,4 point

8.2 Paiements dus à l’UGAP

Le paiement intervient dans les conditions prévues par la réglementation applicable en matière de lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique.

Les comptables assignataires des paiements dus à l’UGAP sont ceux des services ayant passé commande.

Les titres de paiement sont établis exclusivement au nom de l’agent comptable de l’UGAP. Ils rappellent les références de la facture présentée par l’UGAP. Les virements sont effectués au compte ouvert au nom de l’agent comptable de l’UGAP, à la Recette générale des Finances de Paris, sous le numéro « 10071 75000 00001000047 36 ».

8.3 Reversement des pénalités de retard

Le partenaire est informé de l’existence de pénalités prévues au marché liant l’UGAP à ses prestataires. Ces pénalités sont, le cas échéant, perçues par l’UGAP directement auprès d’eux, puis reversées au passeur de commande (acheteur).

Ces pénalités peuvent cependant faire l’objet d’une exonération par application: - d’une part, d’un dispositif contractuel « de performance » permettant au prestataire remplissant correctement certaines de ses obligations, de bénéficier d’une réduction de ses pénalités ; - d’autre part, d’un seuil contractuel d’exonération des pénalités en dessous duquel, elles ne sont pas perçues.

Le processus de reversement des pénalités de retard figure à l’article 10 des CGV de l’UGAP.

Dès qu’elle a une suspicion d’un retard de livraison sur une commande, l’UGAP sollicite par courrier électronique l’acheteur, afin qu’il renseigne le formulaire sur le retard de livraison, mis à disposition sur ugap.fr. En l’absence de réponse de l’acheteur dans un délai de 20 jours, le dossier d’instruction de la pénalité est clôturé. Si l’acheteur indique ne pas avoir été livré à la date convenue lors de la commande ou fixée avec le fournisseur, l’UGAP opère la réconciliation avec l’avis du fournisseur.

A l’issue de l’instruction du dossier, l’UGAP décide soit de maintenir le décompte de pénalité initial, soit d’opérer l’exonération totale de pénalité, soit de recalculer la pénalité en procédant à une exonération partielle ou à un complément de pénalité.8/25

L’état de reversement des pénalités est envoyé à l’acheteur parallèlement à l’envoi de sa facture.

Article 9 – Date d’effet et durée de la convention

La présente convention prend effet à compter de la date de réception, par l’UGAP, de l’original qui lui est destiné, signé par les deux parties, pour une durée de quatre ans.

Article 10 – Dénonciation

La présente convention peut être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, à tout moment, moyennant un préavis de 3 mois donné par lettre recommandée avec avis de réception postale.

La dénonciation de la présente convention n’exonère pas les parties de l’exécution des commandes passées jusqu’à la date de prise d’effets de la dénonciation.

TITRE 2 – CONDITIONS D’EXECUTION DU PARTENARIAT

Article 11 – Résolution amiable des litiges

En cas de difficultés, il convient le plus rapidement possible, de les signaler à l’UGAP, de manière à ce qu’elle consigne les faits et se charge de leur règlement. Ce signalement doit être effectué sur notre site web :

▪ lorsque la difficulté est liée à l’établissement du devis ou de la commande, auprès : o du responsable de la gestion administrative et commerciale des ventes ; o du chargé d’affaire ou conseiller spécialisé, puis, en fonction de l’importance des difficultés rencontrées ;

o du directeur territorial (DT) ;

o du directeur du réseau territorial (DRT) ou son directeur du réseau territorial adjoint (DRTA).

▪ lorsque la difficulté est liée à un retard de livraison, à une mauvaise exécution ou une inexécution de la commande, auprès :

o sur notre site web, dans le suivi des commandes ;

o du « service client », puis, en fonction de l’importance des difficultés rencontrées ; o du responsable du service client (RSC) et du DT;

o du DRT ou DRTA.

o

Le circuit d’escalade des difficultés est transmis par voie dématérialisée après signature de la présente convention, ainsi qu’à chaque mise à jour.

Article 12 – Informations relatives à l’exécution des marchés de l’UGAP

En cas de difficultés majeures rencontrées avec un fournisseur (défaillance, ruptures d’offres, temps rallongés pour l’établissement des devis, retards de livraisons majeurs…), l’UGAP s’engage à en informer dans les meilleurs délais le partenaire.

Article 13 – Echanges sur les stratégies d’achat

Le partenaire, dans le cadre de la construction des stratégies d’achats mutualisés, analyse l’intérêt de recourir à l’UGAP. L’UGAP présente les offres dont elle dispose, aptes à satisfaire les besoins. Cet examen permet également aux parties d’étudier la possibilité d’intégrer aux programmes d’appels d’offres de l’UGAP de nouveaux projets en co- prescription.

Article 14 – Participation du partenaire à la co-prescription

La Direction territoriale de l’UGAP compétente adresse au partenaire, chaque début d’année, une information sur le programme d’appels d’offres de l’année suivante.

Dans ce cadre, le partenaire peut demander à l’UGAP l’intégration de besoins spécifiques aux cahiers des charges des procédures à lancer.9/25

Lorsque Nantes Métropole et l’UGAP souhaitent conjointement satisfaire un besoin nouveau, Nantes Métropole s’adresse à l’UGAP pris en sa qualité d’opérateur d’achat. Dans ce cas, sa participation à la procédure s’effectue selon les modalités décrites dans une convention spécifique de co-prescription.

L’ensemble des documents ou informations transmis au partenaire dans le cadre de l’intégration de ses besoins aux consultations lancées par l’UGAP, et notamment durant la phase de passation du ou des marchés en découlant, ne peut être communiqué, sous quelque forme que ce soit, à d’autres personnes que leurs destinataires sans accord préalable de l’UGAP.

Article 15 – Rapport d’activité et optimisation des achats

15.1 Définition des éléments statistiques et indicateurs de suivi

A l’occasion du comité de suivi annuel du partenariat défini à l’article 17 ci-après, l’UGAP adresse au partenaire un rapport d’activité des opérations effectuées et, à tout moment, les informations qu’il souhaite obtenir quant à l’exécution de la présente convention. Le rapport annuel d’activité comprend les éléments suivants :

➢ les statistiques permettant de suivre quantitativement l'exécution de la convention ; ➢ les statistiques et indicateurs permettant de suivre et piloter qualitativement l’exécution des commandes : suivi des devis, des commandes, des litiges, des livraisons, des pénalités de retard ;

➢ les indicateurs permettant de suivre la qualité du service rendu et de la relation partenariale; ➢ les indicateurs relatifs aux politiques publiques.

La liste des statistiques et indicateurs est définie conjointement par le partenaire et l'UGAP au regard des éléments disponibles à l’UGAP.

15.2 Optimisation du recours à l’UGAP

L’UGAP et le partenaire au regard des éléments statistiques et des indicateurs de suivi de l’activité de ce dernier, définissent des objectifs d’optimisation du recours à l’UGAP. Notamment, il peut s’agir d’optimiser les coûts de traitement des commandes, en diminuant le volume de petites commandes pouvant faire l’objet d’un regroupement, ou en accroissant le recours à la commande en ligne.

Sont également étudiées les solutions tendant au recouvrement efficace des factures

Article 16 – Interface

L’UGAP et le partenaire désignent, chacun pour ce qui le concerne, une personne chargée du suivi de l’exécution de la présente convention. Pour Nantes Métropole, cet interlocuteur doit être en capacité de coordonner les informations sur les achats au sein de la collectivité. Ces correspondants sont destinataires des informations relatives à l’exécution de la présente convention.

Le partenaire participe à la cohérence des informations détenues par l’UGAP. A cette fin, l’UGAP transmet une fois par an la liste des interlocuteurs et des donneurs d’ordre correspondants au compte du partenaire dans sa base client, afin qu’il mette à jour ces informations, le cas échéant.

Article 17 – Comité de suivi et animation du partenariat

Un comité de suivi du partenariat est organisé par l’UGAP a minima annuellement, afin notamment de veiller à la bonne exécution de la convention, tant sous un angle qualitatif que quantitatif et d’examiner les possibilités d’évolution de l’offre de l’UGAP.

Le comité de suivi annuel peut se tenir avec l’ensemble des co-partenaires.

Le comité de suivi fait l’objet d’un ordre du jour soumis au partenaire, ainsi que d’un relevé de décisions établi par l’UGAP.10/25

Des comités portant sur le suivi opérationnel des relations se tiennent en fonction du besoin entre les interlocuteurs spécialisés de l’UGAP et leurs correspondants au sein de Nantes Métropole.

Le partenaire organise une fois par an une réunion regroupant les représentants des bénéficiaires qu’il a souhaité intégrer dans la convention (cf article 3.2) afin que l’UGAP leur présente son offre de produits et services.

TITRE 3 – CONTRIBUTION A L’ACHAT PUBLIC RESPONSABLE

Article 18 – Périmètre UGAP en termes de politiques publiques

Le présent titre 3 définit les modalités selon lesquelles le partenaire et l’UGAP travaillent de concert pour développer l’achat public responsable au travers notamment des thématiques suivantes : - Transition écologique

- Inclusion

- Soutien à l’économie (PME et innovation)

- Performance économique

- et le cas échéant leur déclinaison locale.

Ces thématiques correspondent à la nouvelle Stratégie RSE 2025 de l’UGAP.

Article 19 –Développement et valorisation de l’achat public responsable

Le développement et la valorisation de l’achat public responsable revêtira trois réalités : - suivi statistiques,

- échanges sur les bonnes pratiques des partenaires,

- actions locales communes.

19.1 Suivi statistique :

L’UGAP met à disposition des outils pour restituer une fois l’an à ses partenaires leurs performances économiques et en termes de politiques publiques au travers de leurs achats confiés à la centrale.

Les statistiques sont restituées en année N sur les consommations en année N-1.

La performance économique se décompose en trois parties conformément à l’annexe 5 « Fiche de performance Achats » :

- Les gains relatifs aux prix d’achat obtenus par l’UGAP auprès de ses fournisseurs, - Les gains relatifs aux remises liées à la tarification partenariale (cf. article 4) - Les gains relatifs aux coûts de procédures générés par le recours à l’UGAP. Il s’agit des économies de fonctionnement réalisées par le partenaire sur les procédures d’appel d‘offres d’une part et d’exécution des marchés d’autre part en passant par l’UGAP.

La performance en terme RSE représente :

- Les achats locaux des partenaires à travers l’UGAP ;

- Les achats à des PME par le partenaire à travers l’UGAP ;

- Les achats RSE, ceux-ci intègrent :

- Les considérations environnementales et sociales (sources PNAD Plan National des Achats Durables). Sont ainsi décomptées les commandes des partenaires des marchés UGAP comprenant une clause et/ou un critère environnemental et/ou social ou dont l’objet même est environnemental ou social.

- Un indicateur supplémentaire est délivré pour les achats des partenaires concernant des produits contenant de la matière recyclée ou en situation de réemploi/réutilisation (article 58 de la loi AGEC).

- Les achats d’innovation par le partenaire à travers l’UGAP ;

- Le poids économique de l’UGAP sur le territoire du partenaire. Il s’agit des commandes de tous les clients de l’UGAP adressées aux fournisseurs (titulaires) de l’UGAP résidant sur le territoire de Nantes Métropole.11/25

L’ensemble des éléments susmentionné est accessible aux bénéficiaires sur demande.

19.2 Echanges sur les bonnes pratiques des partenaires

Le partenaire et l’UGAP organiseront à fréquences raisonnable (3 fois par an) des ateliers d’échange de leurs bonnes pratiques sur des thématiques d’actualité. Les sujets suivants sont évoqués à titre d’exemple:

- Transition écologique : loi Agec, économie circulaire…

- Inclusion : clause sociale d’insertion, ESS…

- Soutien à l’économie : PME, sous-traitance…

Le premier objectif de ces ateliers est de partager un niveau de connaissance et de pratiques. Le second sera de dégager des idées de projets communs (thématiques d’achats, créations d’indicateurs…).

19.3 Actions locales communes

Le cas échéant, le partenaire peut engager des actions communes à destination de l’éco-système local composé tant des entreprises (dont les PME, les entreprises innovantes et les acteurs de l’ESS) que des acheteurs publics.

Dans sa participation à l’accès des entreprises régionales et en particulier les PME, les entreprises innovantes et les entreprises du secteur social et solidaires à la commande publique, le partenaire et l’UGAP peuvent conduire deux grandes familles d’actions, à savoir la présentation des entreprises du territoire, titulaires de marchés de l’UGAP, d’une part, et la contribution à la connaissance par les entreprises du territoire de la commande publique, d’autre part.

Présentation des entreprises du territoire, titulaires de marchés conclus par l’UGAP

L’établissement assure la présentation des entreprises du territoire ayant remporté un appel d’offres de l’UGAP par les actions suivantes :

• Edition par l’UGAP d’une liste annuelle des offres des entreprises du territoire ayant remporté un appel d’offres de l’UGAP,

• Co-organisation annuelle d’un événement de rencontre de ces entreprises avec les acheteurs du territoire.

Contribution à la connaissance de la commande publique par les entreprises du territoire

L’UGAP et le partenaire peuvent mener des actions visant à promouvoir la commande publique comme levier de développement pour les entreprises du territoire :

Présentation lors d’un événement co-organisé avec eux :

- des principaux contours de la règlementation des marchés publics et les meilleurs moyens pour les entreprises de concourir aux marchés publics,

- de l’UGAP et de son mode de fonctionnement, de son modèle « achat pour revente » et les avantages, pour les fournisseurs, de travailler avec une centrale d’achat labélisée « Relations Fournisseurs Achats Responsables »,

- le programme pluriannuel d’appels d’offres de l’UGAP et des partenaires de façon à permettre aux acteurs économiques du territoire d’anticiper leurs éventuels dossiers de candidature.

Promotion des solutions locales à la demande du partenaire, l’UGAP peut participer à :

- des forums, rencontres, colloques, organisés par le partenaire, ayant pour objectif de soutenir et sensibiliser les entreprises aux marchés publics,

- des rencontres entre les entreprises et les acheteurs publics,

- des sessions de sensibilisation aux marchés publics dédiées aux petites et jeunes entreprises innovantes,

- des Rencontres Entreprises et Territoires et/ou aux rencontres CCIT / Acheteurs publics12/25

Le partenaire et l’UGAP facilitent la mise en relation des PME, des entreprises innovantes et des entreprises du secteur social et solidaire avec tous types d’acheteurs publics du territoire.

A noter, l’intégration d’offres de telles entreprises au catalogue de l’UGAP est étudiée si elle est opportune et repose sur un intérêt fort en termes d’achat. Le respect des fondamentaux de la Commande Publique demeurant une condition sine qua non dans ces actions : égalité de traitement, respect des procédures d’achats et des marchés existants…

Fait à , le / / Fait à le / /

Le partenaire reconnait avoir pris connaissance

des CGV de l’UGAP disponibles sur

www.ugap.fr/CGV

La signature de la présente convention vaut

acceptation des CGV précitées, pleinement et sans

réserve.

Pour le partenaire (*) :

Pour l’UGAP :

Pour le Président du conseil d’administration, et

par délégation :

La Directrice générale déléguée

Isabelle DELERUELLE

(*) : En indiquant le nom et la qualité de la personne signataire et en apposant le cachet de l’établissement lors de la signature Lorsque la personne signataire n’est pas le représentant légal, produire le pouvoir.13/25

ANNEXE N°1

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UNION DES GROUPEMENTS D’ACHATS PUBLICS

PAR NANTES METROPOLE

Conditions générales de tarification de l’UGAP

Les conditions générales de tarification de l’UGAP décrites ci-après sont celles en vigueur au jour de la signature de la présente convention. Elles sont susceptibles de modifications dans leurs principes, leurs niveaux et leurs modalités d’application. Toutefois, les taux nominaux de(s) (l’) univers contractualisé(s) demeurent applicables jusqu’au terme de la présente convention.

1° Différents types de tarification en vigueur à l’UGAP

L’UGAP applique à ses usagers trois différents types de tarification, en fonction de la manière dont ils ont recours à elle et des volumes d’achats qui sont les leurs.

L’usager qui recourt à l’UGAP de façon ponctuelle et pour des achats de faible volume se voit appliquer la tarification dite « tout client », telle qu’elle résulte de ses catalogues.

Pour des volumes d’achats plus importants et selon des seuils définis par l’UGAP, l’usager se voit appliquer la tarification dite « Grands Comptes » dans les conditions décrites ci-après.

Enfin, les grandes collectivités publiques qui souhaitent confier à l’UGAP la mise en place de procédures visant plus spécifiquement à satisfaire leurs besoins, ont la possibilité de mettre en place, avec elle, des mécanismes partenariaux tels que décrits ci-après.

2° Modalités d’accession à la tarification « Grands Comptes »

Pour certains groupes de produits, la tarification « Grands Comptes » s’opère par réduction du prix de vente normalement applicable à l’ensemble des usagers et figurant aux différents catalogues.

Lorsqu’elle est prévue pour un groupe de produits donné, elle est automatiquement appliquée, par le système d’information de l’UGAP :

- lorsqu’une commande unique dépasse le ou l’un des seuil(s) fixé(s) par l’UGAP pour le groupe de produits considéré, la réduction s’applique à l’ensemble de la commande et ce, au premier euro ;

- lorsque la somme des commandes enregistrées au cours d’une même année atteint le ou l’un des seuil(s) susmentionné(s), la tarification « Grands Comptes » s’applique aux commandes passées postérieurement au franchissement dudit seuil ;

Lorsqu’un usager a atteint lesdits seuils au cours de l’année précédente, la remise « Grands Comptes » est appliquée au premier euro à toutes les commandes passées l’année suivante sur les groupes de produits considérés.

Conditions tarifaires « Grands Comptes »

Elles consistent en l’application d’un ou de taux de remise sur le prix figurant aux catalogues de l’UGAP.

Les taux de remise maximums figurent ci-après.

3° Conditions d’éligibilité aux partenariats et modalités de tarification partenariale

Au jour de la signature de la présente convention, les conditions d’éligibilité aux partenariats et les modalités de tarification partenariale sont celles issues de la délibération du 12 avril 2012 modifiée et sont décrites ci-après.14/25

- Fonctionnement de la tarification partenariale

Sont éligibles à la conclusion d’une convention partenariale les administrations d’Etat ou administrations publiques locales ou établissements du secteur hospitalier et médico-social ou regroupements volontaires de ces administrations disposant d’un volume d’achats supérieur ou égal à 5 M€ sur la durée de la convention, pour un univers cohérent de prestations.

Il existe 5 univers cohérents de prestations: véhicules, mobilier et équipement général, services, médical, informatique et consommables.

Taux nominaux

La tarification partenariale est constituée à partir de taux nominaux. Ces taux sont fixés, pour chaque univers cohérent de prestations, au regard du volume d’engagement porté par le partenaire.

Les taux sont dégressifs en fonction de l’importance des engagements d’achats. Il existe quatre niveaux d’engagement : de 5 à 10 M€ HT, de 10 à 20 M€ HT, de 20 à 30 M€ HT et plus de 30 M€ HT.

Minoration des taux nominaux

Les taux nominaux peuvent se trouver minorés :

- en cas de versement d’avances à la commande, à condition toutefois que le bénéficiaire s’engage à toujours verser le même taux d’avances sur une durée d’un an. Dans ce cas, la minoration appliquée est égale à la moitié de la valeur du taux d’avance. Pour exemple, un taux d’avance de 80 %, donne lieu à une réduction de ½ x 0,8 = 0,4 point ;

- à l’utilisation de l’outil de commande en ligne ; la minoration, de 0,5 point est alors automatiquement appliquée, sous réserve de variation en cas d’utilisation de la carte d’achat ;

- en fonction du volume de commandes partenariales adressé par le partenaire, le cas échéant, sur tous les univers de produits, l’année précédente (N-1). Dès lors, et si les résultats de l’établissement le permettent, le taux nominal (hors univers médical) se réduit en année N de 0,1 point lorsque les commandes partenariales enregistrées ont été comprises entre 10 et 20 M€, de 0,2 point lorsqu’elles ont été comprises entre 20 et 30 M€ et ainsi de suite jusqu’à 0,5 point pour des commandes dépassant les 50 M€.

Taux résiduels

Une fois minorés, les taux nominaux deviennent taux résiduels. Ils sont appliqués, automatiquement par le système d’information de l’établissement aux prix d’achat HT des fournitures ou services, tels qu’ils ressortent des marchés passés par l’établissement.

Le détail des seuils et taux nominaux et minorations applicables au jour de la signature de la présente convention figurent ci-dessous.

Conditions d’éligibilité applicables aux administrations publiques locales

Sont éligibles à la tarification partenariale les administrations publiques locales ou groupes d’administrations publiques locales s’engageant, par convention, sur un volume d’achats supérieur à 5M € pour un univers cohérent de produits ou services et sur la durée de la convention.

Les dispositions figurant ci-dessus sont applicables aux regroupements volontaires d’administrations publiques locales, ainsi que ceux prévus par la loi. De même, elles peuvent être mobilisées au profit d’administrations publiques locales souhaitant mutualiser, par ce biais, leurs besoins propres et ceux des pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices qu’elles financent et/ou dont elles assurent le contrôl15/25

(1) l’univeTARIFICATION PARTENARIALE (APPLICABLE A COMPTER DU 1ER AVRIL 2021)

(2)

Taux de marge nominaux appliqués par univers cohérent de produits ou services (1)

Montant HT d’engagement

par univers

sur la durée de la convention (2)

Véhicules

(3)

Mobilier

Équipement général Services

(3)

Médical Informatique et consommables

Équipement

général Mobilier

Consommables

scientifiques

Equipements

et dispositifs

médicaux

Consommables de

bureau

Matériels

informatiques

Prestations

intellectuelles

5 à 10 M€ 4,0 % 5,0 % 8,0 % 5,5 %

3,7 % 5,5 %

6,0 % 5,0 % 5,5 %

10 à 20 M€ 3,4 % 4,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 4,0 % 5,0 %

20 à 30 M€ 3,0 % 3,5 % 5,5 % 4,8 % 3,5 % 5,0 % 3,7 % 3,5 % 4,8 %

+ de 30 M€ 2,4 % 3,0 % 4,6 % 4,6 % 2,7 % 4 % 3,5 % 3,0 % 4,6 %

Minorations pour avances de 0,2 à 0,5 point en fonction du taux d’avance annuel

Minorations pour

commande en ligne (4) - 0,5 point automatiquement retiré en cas d’utilisation de l’outil de commande en ligne

Minoration pour volume

de commandes partenariales(5) de 0,1 à 0,5 point en fonction du volume de commandes partenariales adressées en année N-1

(1) Le taux s’applique au prix d’achat hors taxe en vigueur à l’UGAP à la réception de la commande. Les taux de marge ne s’appliquent pas aux offres exprimées en prix forfaitaire.

Certaines offres, dont les offres faisant l’objet de cotations sur les sites des titulaires, sont exclues (ou pourront être exclues à l’occasion du renouvellement de marché) de la tarification partenariale.

(2) L’estimation de l’engagement est réalisée par univers sur la durée totale de la convention (3 ou 4 ans)

(3) L’univers « véhicules » inclut la fourniture de carburants en vrac – L’univers « Services » inclut la fourniture de combustibles en vrac.

Ces produits pétroliers font l’objet des tarifications partenariales suivantes :

- 12 € HT / m3 pour des engagements compris entre 5 et 20 M€ HT (réduit à 10 € HT en cas de commande en ligne)

- 10 € HT / m3 pour les engagements supérieurs à 20 M€ HT (réduit à 8 € HT en cas de commande en ligne

(4) La minoration pour commande en ligne ne s’applique pas sur l’univers « Services »

(5) La minoration s’applique sous réserve que les résultats de l’établissement le permettent. La minoration pour volume de commandes partenariales tient compte, pour son calcul, des commandes de l’univers Médical

mais elle ne s’applique pas aux commandes de l’univers Médical16/25

ANNEXE N°2

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UNION DES GROUPEMENTS D’ACHATS PUBLICS

PAR NANTES METROPOLE

Liste des bénéficiaires

- Les membres du groupement de commandes composé de Nantes Métropole (Siren : 244400404), de la Ville de Nantes (Siren : 214401093) et du CCAS de Nantes

- Les communes membres de Nantes Métropole et leurs CCAS, sous réserve qu’elles adhèrent à la présente convention :

Commune de Basse-Goulaine, Siren : 214400095

Commune de Bouaye, Siren : 214400186

Commune de Bouguenais, Siren : 214400202

Commune de Brains, Siren : 214400244

Commune de Carquefou, Siren : 214400269

Commune de La Chapelle-sur-Erdre, Siren : 214400350

Commune de Couëron, Siren : 214400475

Commune d’Indre, Siren : 214400749

Commune de Mauves-sur-Loire, Siren : 214400947

Commune de La Montagne, Siren : 214401010

Commune d’Orvault, Siren : 214401143

Commune du Pellerin, Siren : 214401200

Commune de Rezé, Siren : 214401432

Commune de Saint-Aignan-Grandlieu, Siren : 214401507

Commune de Saint-Herblain, Siren : 214401622

Commune de Saint-Jean-de-Boiseau, Siren : 214401663

Commune de Saint-Léger-les-Vignes, Siren : 214401713

Commune de Saint-Sébastien-sur-Loire, Siren : 214401903

Commune de Sainte-Luce-sur-Loire, Siren : 214401721

Commune de Sautron, Siren : 214401945

Commune des Sorinières, Siren : 214401986

Commune de Thouaré-sur-Loire, Siren : 214402042

Commune de Vertou, Siren : 214402158

- Les partenaires de Nantes Métropole, sous réserve qu’ils adhèrent à la présente convention :

Nantes Métropole Aménagement (SPL), Siren : 345002281

SAMOA (SPL), Siren : 450452115

La Cité des Congrès (SPL), Siren : 381053768

Le Voyage à Nantes – VAN (SPL), Siren : 482414216

La Folle Journée (SPL)

Nantes Métropole Gestion Services - NMGS (SPL), Siren : 829770916 SEMITAN (SEM), Siren : 314684960

Nantes Gestion Equipement (SEM), Siren : 830410965

Ecole des Beaux-Arts Nantes Saint Nazaire - EBANSN (EPCC), Siren : 200023612 Syndicat Mixte Angers Nantes Opéra - SMANO (EPCC), Siren : 254902505 Loire-Atlantique Développement (LAD), Siren : 793866443

Loire Océan Métropole Aménagement (LOMA), Siren : 535164412

Loire-Atlantique Développement SELA, Siren : 860800077

SEM du marché d’intérêt national de Nantes (SEMMINN), Siren : 860800168 Loire Océan Développement (LOD), Siren : 865800767

Nantes Métropole Habitat, Siren : 27440002717/25

ANNEXE N°3

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UNION DES GROUPEMENTS D’ACHATS PUBLICS

PAR NANTES METROPOLE

3.1 Nature et étendue des besoins à satisfaire : Univers Véhicules

NATURE DES BESOINS A SATISFAIRE

Segments d’achats :

• véhicules légers (véhicules particuliers, deux roues motorisés, vélos), • véhicules utilitaires (petites fourgonnettes, fourgonnettes, fourgonnettes GNV, utilitaires moyens, grand utilitaire),),

• véhicules industriels et engins spéciaux (châssis PL équipements hydrauliques, engins d’entretien des espaces verts, entretien routier de viabilité hivernale, signalisation lumineuse, environnement voirie, engins de travaux publics),

• véhicules d’incendie et de secours,

• transports en commun,

• Embarcations, drones,

o carburant en vrac et lubrifiants.

ETENDUE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Les besoins décrits ci-dessus sont estimés à 10 104 750 € M€ HT sur la durée de la convention.

TAUX DE MARGE NOMINAL DE L’UGAP :

Conformément aux conditions générales de tarification de l’UGAP, le taux de marge nominal pour l’univers « véhicules », à l’exception des carburants et des prestations faisant l’objet de marchés non exécutés dont la tarification est forfaitaire ou des prestations faisant l’objet de cotation sur les sites des titulaires, est établi à 3,4 % (et 4 % pour les lubrifiants).

Il s’applique aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la réception de la commande par l’UGAP.

Le coût d’intervention de l’UGAP, pour la fourniture de carburant en vrac, est de 12 €/m3 pour les commandes non dématérialisées et de 10 €/m3 pour les commandes en ligne.

Ces montants s’ajoutent aux prix d’achats du produit pétrolier en vigueur à l’UGAP à la réception de la commande.18/25

ANNEXE N°3

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UNION DES GROUPEMENTS D’ACHATS PUBLICS

PAR NANTES METROPOLE

3.2 Nature et étendue des besoins à satisfaire : Univers Informatique et consommables

NATURE DES BESOINS A SATISFAIRE

Segments d’achats « informatique » :

• micro-informatique (ordinateurs, écrans, périphériques, prestations d’installation), • Logiciels et licences,( logiciels multi-éditeurs, microsoft Oracle)

• matériels de reprographie,(photocopieurs)

• prestations de téléphonie fixe (abonnement et matériels liés),

• prestations WAN (connexion internet IP/VPN, …),

• matériels et systèmes de téléphonie (IPBX, petits matériels de téléphonie, …), • infrastructures serveurs et stockage et prestations associées ( serveurs rack x86, serveurs tours, serveurs UNIX et AIX) hors Cloud computing)

• Infrastructures réseaux (LAN, WAN) et prestations associées, ( matériels divers LAN, réseau LAN/WLAN, prestation de câblage, sureté électronique)

• audiovisuel et multimédia ( Affichage dynamique, classe mobile, – visioconférence. • Prestations environnement Cloud

Segments d’achats « consommables de bureau » :

• fournitures de bureau

• consommables informatiques

• papier

Segments d’achats « prestations intellectuelles » :

• prestations intellectuelles informatiques en unité d’œuvres

ETENDUE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Les besoins décrits ci-dessus sont estimés à 14 823 000 € HT sur la durée de la convention.

TAUX DE MARGE NOMINAL DE L’UGAP :

Conformément aux conditions générales de tarification de l’UGAP et au regard de l’étendue des besoins figurant ci-dessus, les taux de marge nominaux pour l’univers « Informatique et consommables » sont établis :

- à 4 % pour les matériels informatiques,

- à 4 % pour les consommables de bureau,

- à 5 % pour les prestations intellectuelles informatiques en unité d’œuvres.

Ces taux s’appliquent aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la réception de la commande par l’UGAP.19/25

ANNEXE N°3

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UNION DES GROUPEMENTS D’ACHATS PUBLICS

PAR NANTES METROPOLE

3.2 Nature et étendue des besoins à satisfaire : Univers Mobilier et équipement Général

NATURE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Segments d’achats « mobilier » :

• mobilier de bureau ( mobilier d’accueil, mobilier salle de réunion, rangements, équipements de bureau°

• mobilier solaire ( mobilier petite enfance, mobilier classe, activité petite enfance)

• mobilier collectif ( mobilier urbain, mobilier multiusage, mobilier de restauration),

Segments d’achats « équipement général » :

• hygiène et entretien

• restauration professionnelle

• équipements de protection individuelle

• art de la table

• lubrifiants

ETENDUE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Les besoins de Nantes Métropole décrits ci-dessus sont estimés à XXX € HT sur la durée de la convention.

TAUX DE MARGE NOMINAL DE L’UGAP :

Conformément aux conditions générales de tarification de l’UGAP et au regard de l’étendue des besoins figurant ci-dessus, les taux de marge nominaux pour l’univers « Mobilier et équipement général » sont établis

• à % pour le mobilier,

• à % pour l’équipement général.

Ils s’appliquent aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la réception de la commande par l’UGAP.20/25

ANNEXE N°3

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UNION DES GROUPEMENTS D’ACHATS PUBLICS

PAR NANTES METROPOLE

3.2 Nature et étendue des besoins à satisfaire : Univers Service

NATURE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Segments d’achats :

• prestations de propreté et d’hygiène des locaux ;

• prestations de sécurité humaine (accueil, gardiennage et télésurveillance) ; • prestations de transfert administratif ou industriel ;

• prestations de maintenance des ascenseurs et des appareils de levage ; • prestations de contrôles réglementaires des bâtiments (dont contrôle réglementaire des ascenseurs et des appareils de levage) ;

• prestations de maintenance multitechnique des bâtiments ;

• Prestation de Drones

• prestations d’AMO sécurité ;

Segments d’achats Energie

• approvisionnement en fioul des bâtiments.

ETENDUE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Les besoins de Nantes Métropole décrits ci-dessus sont estimés à XXX € HT sur la durée de la convention.

TAUX DE MARGE NOMINAL DE L’UGAP :

Conformément aux conditions générales de tarification de l’UGAP et au regard de l’étendue des besoins figurant ci-dessus, le taux de marge nominal pour l’univers « services », à l’exception des produits pétroliers, est établi à % sur les prix d’achat en euro HT.

Il s’applique aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la réception de la commande par l’UGAP.

Le coût d’intervention de l’UGAP, pour la fourniture de fioul domestique, est de €/m3 pour les commandes non dématérialisées et de X €/m3 pour les commandes en ligne. Ces montants s’ajoutent aux prix d’achats du produit pétrolier en vigueur à l’UGAP à la réception de la commande.21/25

ANNEXE N°3

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UNION DES GROUPEMENTS D’ACHATS PUBLICS

PAR NANTES METROPOLE

3.2 Nature et étendue des besoins à satisfaire : Univers Médical

NATURE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Segments d’achats :

Segments d’achats :

• Equipements et dispositifs médicaux stériles et non stériles,

Consommables biomédicaux,

Consommables de laboratoire

Anesthésie-réanimation ;

Monitorage

Imagerie

Techniques opératoires

Equipements de laboratoire

Explorations fonctionnelles

Stérilisation

Mobilier médical

Equipements de soins

• Consommables scientifiques et réactifs ( Gauss)

Réactifs

Réactifs spécifiques

Consommables Gauss

Maintenance des IVAP Gauss

ETENDUE DES BESOINS A SATISFAIRE :

Les besoins de XXX XXX décrits ci-dessus sont estimés à X € HT sur la durée de la convention.

TAUX DE MARGE NOMINAL DE L’UGAP :

Conformément aux conditions générales de tarification de l’UGAP et au regard de l’étendue des besoins figurant ci-dessus, les taux de marge nominaux pour l’univers « Médical » sont établis

• à X % pour les consommables scientifiques,

• à X % pour les équipements et dispositifs médicaux.

Ces taux s’appliquent aux prix d’achat HT en vigueur au moment de la réception de la commande par l’UGAP.22/25

ANNEXE N°4

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UNION DES GROUPEMENTS D’ACHATS PUBLICS

PAR NANTES METROPOLE

Modèle d’acte d’adhésion

ACTE D’ADHESION

A LA CONVENTION DE PARTENARIAT

DEFINISSANT LES MODALITES DE RECOURS A L’UNION DES GROUPEMENTS D’ACHATS PUBLICS

PAR NANTES METROPOLE

XXX

[adresse]

représenté par nom, prénom, fonction

Par le présent acte, XXX sollicite son intégration en tant que bénéficiaire de la convention de partenariat conclue entre l’UGAP et Nantes Métropole. Les besoins que XXX s’engage à satisfaire auprès de l’UGAP portent sur les univers suivants :

 véhicules : montant estimé : X € HT par an

 informatique : montant estimé : X € HT par an

La présente adhésion prend effet à compter de sa date de réception par l’UGAP, jusqu’à la date de fin de la convention conclue entre l’UGAP et Nantes Métropole.

Fait à , le

[nom, prénom, fonction]

Date de réception par l’UGAP

du présent acte et d’acceptation de l’adhésion :23/25

ANNEXE 5

FICHE PERFORMANCE « ACHATS »

La nouvelle méthode de l’UGAP, pour l’estimation des gains « achats » générés pour ses clients lorsqu’ils recourent à la centrale, a pour but d’expliquer clairement et sans artifice, de quelle manière l’UGAP concourt à la performance économique de la commande publique.

Nos choix méthodologiques constituent donc un parti pris, lié tant au fonctionnement de nos clients que de notre établissement. Ils ont leur pertinence et leur limite. Chaque client peut donc les intégrer de la manière qu’il souhaite dans ses propres tableaux de bords.

Par ailleurs, les gains « achats » ne sont en aucun cas des gains budgétaires. Les montants de gains « achats » que nous pouvons présenter pour chaque client ne constituent pas des réserves de budget en fin d’exercice.

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Définition :

Les Gains « Achats » calculés par l’UGAP intègrent trois composantes :

Les Gains « Marchés » :

Il s’agit de la comparaison des prix obtenus à la fin d’une procédure d’achat (actés lors de la notification du marché) avec les derniers prix révisés sur les marchés des procédures précédentes ou avec des prix cibles (dans le cas de nouvelles thématiques de procédures). Les Gains « Tarification Partenariale » :

Il s’agit, pour chaque client de l’Ugap, de la comparaison entre le prix de vente effectif avec notre prix catalogue (tarification standard de l’UGAP).

Les Gains « Recours » :

Il s’agit des gains générés par l’économie d’une procédure d’appel d’offres qu’un client n’a plus à lancer lorsqu’il recourt à l’UGAP et des gains générés par l’exécution du marché par l’UGAP pour le client.

Le détail de la méthode figure dans les lignes ci-après.

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Les Gains « Marchés » :

Les Gains Marchés sont calculés en plusieurs étapes :

La première consiste à comparer les prix obtenus à la fin d’une

procédure d’achat de l’UGAP (actés lors de la notification du

marché) à :

- Soit les prix d’achat à la fin du marché précédent (dans le cas d’un renouvellement de marché) ;

- Soit les prix cibles (dans le cas d‘une typologie de produits ou de service que l’UGAP n’avait jamais acquis auparavant).24/25

Ces prix d’achat par l’UGAP à une entreprise se répercutent mécaniquement dans le prix d’achat du client à l’UGAP.

Notre première étape consiste à nous appuyer sur un panel de références, produits ou prestations, représentatifs du marché. Le gain est exprimé sous forme de taux.

La deuxième consiste à calculer le montant des gains, en euros, générés par l’ensemble des marchés renouvelés par l’UGAP dans l’année. Les taux de gains que nous obtenons à la première étape sont appliqués aux montants d’achats prévisionnels de l’année, marché par marché. L’addition des montants de gains que nous obtenons est ensuite rapportée au montant des achats prévisionnels des seuls marchés renouvelés dans l’année. Nous en déduisons un pourcentage ; il s’agit du taux « gains marchés » de notre Contrat d’Objectif et de Performance.

La troisième consiste à appliquer ce taux « gains marchés » à l’ensemble des commandes enregistrées sur tous les marchés actifs de l’UGAP pour dégager le gain marché en euros. Le montant total de ce gain est divisé par 4 car nous renouvelons nos marchés tous les 4 ans. Cette dernière division permet de lisser dans le temps les effets des marchés à forts volumes et ainsi de suivre une évolution amortie dans le temps.

Commentaires :

Cette méthode présente les avantages de :

- Se conformer à l’objectif COP qui nous lie à l’Etat.

- Tenir compte des gains négatifs qui étaient ramené à zéro dans la précédente méthode. Elle a l’inconvénient de :

- Globaliser les gains dans un seul taux applicable à tous les marchés, - De lisser les gains sur 4 années avant division par 4 pour déterminer les gains de l’année passée.

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Les Gains « Tarification Partenariale »:

Les gains « Tarification Partenariale » sont calculés en comparant

les prix de vente effectif aux clients d’une part et les prix de vente

du catalogue d’autre part.

En effet, en fonction d’engagement d’achats à forts volumes de la part d’un client à travers une convention, les prix de vente standard UGAP peuvent être remisés.

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Les Gains « Recours » :

Les Gains « Recours » sont calculés dès lors qu’un client fait

l’économie, en recourant à l’UGAP, d’une procédure d’achat et de

l’exécution du marché afférent. Nous appuyons notre estimation,

client par client, en mesurant combien il consomme dans chacun

de nos marchés.

Procédure : sur la base de la littérature disponible, nous considérons qu’un client économise une procédure (MAPA ou appel d’offres) dès 40 K€ de commande dans un de nos marchés sur les 4 dernières années. Nous ne tenons compte de ce seuil que lorsque le client a commandé dans l’année considérée.25/25

Le coût que cette procédure aurait eu pour le client est estimé à 7 000 € pour une procédure simple, 8 000 € pour une procédure élaborée et 9000 € pour une procédure complexe.

Nous intégrons dans nos calculs les consommations des 4 dernières années (durée de vie d’un marché UGAP) de nos clients sur les marchés qu’ils ont sollicités dans l’année révolue. Nous divisions ensuite par quatre le résultat pour donner un gain annuel.

Exécution : l’UGAP exécutant elle-même ses marchés, nous considérons que les actions de la centrale dans ce domaine engendrent également des économies pour le client recourant à l’UGAP. Ceci s’applique dès le premier euro de commande passée par le client sur un marché de la centrale. Nous estimons alors économie de procédure en appliquant les ratios suivants : 0,5% des montants commandés pour une exécution simple, 1,5% pour une exécution élaborée et 4,5% pour une exécution complexe.

Pour une même offre, les niveaux de complexité de procédure et d’exécution peuvent être différents.

L’exemple ci-dessous illustre le mécanisme de calcul ainsi que les seuils de déclenchement et les sommes intégrées dans le calcul :

Un client a consommé 130 k€ de fournitures de bureau sur les 4 dernières années dont 25 k€ lors de la dernière année. Ces achats remplissent donc les conditions de dépassement de seuil de 40 k€ sur les 4 dernières années et de consommation dans la dernière année (l’année sur laquelle porte le calcul des gains recours).

Nous pouvons donc considérer que le client a économisé :

- Une procédure simple en l’occurrence valorisée à 7 000 € que nous diviserons par 4 dans le décompte du client ;

- Et une exécution de 0,5% du montant des commandes de l’année considérée.

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Résultats macroscopiques :

Nous appliquons cette méthode pour l’ensemble de nos marchés dans le but de dégager notre performance globale.

GAINS ACHATS 2020 ALL UGAP TOTAL CE 4,659 Md€

TOTAL GAIN MARCHE 83,30 M€

TOTAL GAIN

TARIFICATION 248,74 M€

TOTAL GAIN RECOURS 130,75 M€

TOTAL GAIN ACHAT 462,78 M€ 9,93% GAIN ACHAT / CE 2020

Nous sommes cependant en mesure, pour les clients en convention avec l’UGAP, de préciser les gains qu’ils ont générés à travers les marchés de la centrale qu’ils ont sollicités pour leurs achats.

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