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Arrêté - Préfecture - Aveyron - recueil 12 2019 095
Document publié le Jeudi 19 septembre 2019
Lien du pdf (Arrêté - Préfecture - Aveyron - recueil 12 2019 095)
Thèmes du document : Assurance, Sécurité sociale, Consommateurs,
1
AVEYRON
RECUEIL DES ACTES
ADMINISTRATIFS SPÉCIAL
N°12-2019-095
PUBLIÉ LE 19 SEPTEMBRE 2019 Sommaire
Préfecture Aveyron
12-2019-09-05-008 - Arrêté portant création de la maison de l’État à Villefranche de
Rouergue(les annexes à cet arrêté sont consultables auprès de la Sous-Préfecture de
Villefranche-de-Rouergue) (2 pages) Page 3
12-2019-09-05-009 - Convention de mutualisation et de fonctionnement de la Maison de
l'Etat de Villefranche-de-Rouergue(ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5
septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant création de la Maison de l'Etat à
Villefranche-de-Rouergue) (9 pages) Page 6
2 Préfecture Aveyron
12-2019-09-05-008
Arrêté portant création de la maison de l’État à
Villefranche de Rouergue
(les annexes à cet arrêté sont consultables auprès de la
Sous-Préfecture de Villefranche-de-Rouergue)
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-008 - Arrêté portant création de la maison de l’État à Villefranche de Rouergue (les annexes à cet arrêté sont consultables auprès de la Sous-Préfecture de Villefranche-de-Rouergue) 3 PRÉFET DE L’AVEYRON
SOUS-PRÉFECTURE DE
VILLEFRANCHE DE ROUERGUE
Arrêté du 5 septembre 2019
Objet : Création de la maison de l’État à Villefranche de Rouergue
LA PRÉFÈTE DE L’AVEYRON
CHEVALIER DE LA LÉGION D’HONNEUR
Vu le décret n°2004-374 du 29 avril 2004 modifié relatif aux pouvoirs des préfets, à l’organisation et à l’action des services de l’État dans les régions et départements ;
Vu le décret du 8 décembre 2017 portant de nomination de madame Catherine Sarlandie de La Robertie en qualité de préfète de l’Aveyron ;
Vu la circulaire du Premier ministre n°5745/SG du 15 octobre 2014 relative à la création des maisons de l’État ;
Vu l'avis favorable du Responsable Départemental de la Politique Immobilière de l'État en date du 20 octobre 2015 ;
Vu la lettre du 9 décembre 2015 de la Secrétaire Générale pour la Modernisation de l’Action Publique (SGMAP) laquelle confirme la validation du projet par l’Instance Nationale d’Examen des Projets Immobiliers (INEI) ayant examiné le dossier le 21 octobre 2015, de création de la maison de l’État à Villefranche de Rouergue ;
Vu les conventions en date du 4 novembre 2016 entre la collectivité Département de l’Aveyron (CD12), la Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) et l’État valant accord du propriétaire la collectivité Département de l’Aveyron (CD12) ;
Vu les avis des comités techniques de la préfecture de l'Aveyron, de la Direction départementale des territoires de l'Aveyron et du Conseil Social et Économique (CSE) de la CPAM sollicités du fait de l'évolution des conditions de travail des agents concernés, en date du :
- 24 juin 2019 pour la préfecture de l'Aveyron,
- 4 juillet 2019 pour la DDT de l'Aveyron,
- des 18 février 2019 (Délégation Unique du Personnel), 6 juin 2019 et 14 juin 2019 (Conseil Social et Économique) pour la CPAM de l’Aveyron.
Vu le financement du projet et l’investissement réalisé.
Sur proposition de madame Pascale Rodrigo, Sous-préfète de Villefranche de Rouergue ;
…/…
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-008 - Arrêté portant création de la maison de l’État à Villefranche de Rouergue (les annexes à cet arrêté sont consultables auprès de la Sous-Préfecture de Villefranche-de-Rouergue) 4 ARRÊTE
Article 1er : Il est créé une maison de l’État à Villefranche de Rouergue située Quai du Temple, BP 393, 12 203 Villefranche de Rouergue cedex.
Article 2 : La maison de l'État comprendra les structures suivantes :
- La sous-préfecture de Villefranche de Rouergue,
- La délégation territoriale Ouest de la DDT,
- la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Aveyron.
Article 3 : Les conditions de mise à disposition, d’utilisation et de fonctionnement des locaux par les services occupants sont prévues par la convention de mutualisation et de fonctionnement de la maison de l’État de Villefranche de Rouergue ci-annexée et ses annexes. La création de la maison de l’État est sans incidence sur l’autonomie fonctionnelle et hiérarchique des services qui y sont regroupés et sur le statut des personnels qui y sont hébergés.
Article 4 : La Secrétaire générale de la préfecture de l'Aveyron, la Sous-préfète de Villefranche de Rouergue et le Directeur départemental des finances publiques sont chargés, chacun en ce qui les concerne de l’exécution du présent arrêté qui sera publié au recueil des actes administratifs de la préfecture de l'Aveyron.
Fait à Rodez, le 5 septembre 2019
la Préfète de l’Aveyron
Catherine Sarlandie de La Robertie
Annexe 1 : L’avis du Responsable Départemental de la Politique Immobilière de l’État en date du 20 octobre 2015 sur le projet de création d’une maison de l'État à Villefranche de Rouergue.
Annexe 2 : La lettre du 9 décembre 2015 de la Secrétaire Générale pour la Modernisation de l’Action Publique (SGMAP).
Annexe 3 : La convention de mutualisation et de fonctionnement de la maison de l’État de Villefranche de Rouergue et ses annexes 1 (Tableaux de répartition des surfaces, des plans et des charges), 2 (Règlement intérieur) et 3 (Conventions en date du 4 novembre 2016 entre la collectivité Département de l’Aveyron (CD12), la CPAM et l’État. Et lettre de la Préfète de l’Aveyron en date du 15 juillet 2019 au Président du Conseil départemental de l'Aveyron).
Annexe 4 : Les tableaux de financement du projet et d’investissement réalisé.
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-008 - Arrêté portant création de la maison de l’État à Villefranche de Rouergue (les annexes à cet arrêté sont consultables auprès de la Sous-Préfecture de Villefranche-de-Rouergue) 5 Préfecture Aveyron
12-2019-09-05-009
Convention de mutualisation et de fonctionnement de la
Maison de l'Etat de Villefranche-de-Rouergue
(ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5
septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant
création de la Maison de l'Etat à
Villefranche-de-Rouergue)
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-009 - Convention de mutualisation et de fonctionnement de la Maison de l'Etat de Villefranche-de-Rouergue (ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5 septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant création de la Maison de l'Etat à 6 Version validée 1/20
PRÉFÈTE DE L’AVEYRON
CONVENTION DE MUTUALISATION ET DE FONCTIONNEMENT
MAISON DE L’ÉTAT DE VILLEFRANCHE DE ROUERGUE
Ce document contient 20 pages dont 3 annexes
version du 5 septembre 2019
aile Ouest
bureaux
aile Nord
résidence et
réunions
parc privé
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-009 - Convention de mutualisation et de fonctionnement de la Maison de l'Etat de Villefranche-de-Rouergue (ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5 septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant création de la Maison de l'Etat à 7 Version validée 2/20
Préambule
Par application de la convention du 1er juin 1982 et des différents avenants intervenus, en particulier l'annexe 7, article 5, signée le 29 novembre 1985 entre le Préfet et la collectivité Département de l'Aveyron (CD12), cette dernière met à disposition de l’État, à titre gratuit, les locaux à usage de sous-préfecture, situés dans l’immeuble départemental cadastré section AW n°40, 41 et 228, sis quai du Temple à Villefranche de Rouergue.
La préfecture de l'Aveyron, la Direction des territoires et la Caisse Primaire d'Assurance Maladie conviennent de participer à la maison de l’État sise à Villefranche de Rouergue, créée par arrêté préfectoral du 5 septembre 2019, dans les locaux jusqu’alors à usage de sous-préfecture dans l’arrondissement de Villefranche de Rouergue.
En pratique, par deux conventions en date du 4 novembre 2016 et annexées à la présente (annexe 3), la collectivité Conseil départemental de l’Aveyron (CD12), en tant que propriétaire, autorise la mise en place de cette maison de l’État dans les locaux actuels de la sous-préfecture pour des surfaces matérialisées dans les tableaux de répartition des surfaces et les plans de l'annexe 1.
La maison de l'État comprendra les structures suivantes :
- La sous-préfecture de Villefranche de Rouergue,
- l'agence Ouest de la Direction Départementale des Territoires,
- la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Aveyron.
Le fonctionnement est assuré conformément aux dispositions de la circulaire de Premier Ministre du 15 octobre 2014 relative à la création des maisons de l’État et au cahier des charges fixé en annexe de cette circulaire.
La Direction Départementale des Finances Publiques (DDFIP) de l'Aveyron veille au respect des principes de la politique immobilière de l'État et à ce que les projets immobiliers soient cohérents sur le territoire avec le schéma régional de l'immobilier de l'État :
- Afin de maintenir la proximité des services de l'État et l'accessibilité pour l'usager. - Pour créer des projets immobiliers pérennes à moyen terme, et cohérents avec l'évolution des effectifs.
- En établissant un chiffrage du projet permettant de mettre en avant les économies obtenues, et de dresser un bilan coût avantage (coût d'aménagement, frais de fonctionnement, ratios surface utile brute et nette par poste de travail, accessibilité, soutenabilité budgétaire et financement). - En favorisant les bâtiments domaniaux ou assimilés par rapport aux bâtiments loués ou coûteux en fonctionnement.
- En rationalisant l'utilisation des locaux, en particulier concernant les locaux surdimensionnés, insuffisamment occupés.
- En libérant des locaux domaniaux pour cession, afin de financer de nouveaux projets immobiliers.
- Et par la mutualisation, dans la mesure du possible, des fonctions supports.
La présente convention est validée par la DDFIP de l'Aveyron et transmise au Conseil départemental de l’Aveyron pour information. En cas de modifications, la DDFiP en est informée et des avenants seront alors établis.
Article 1- Domaine d’application de la convention locale et définitions
Cette convention est un document opérationnel qui fixe les dispositions engageant les structures entre elles et vis-à-vis des usagers ainsi que les dispositions relatives au financement quotidien de la maison de l’État.
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-009 - Convention de mutualisation et de fonctionnement de la Maison de l'Etat de Villefranche-de-Rouergue (ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5 septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant création de la Maison de l'Etat à 8 Version validée 3/20
La présente convention s’applique aux parties dédiées par structure ainsi qu'aux parties communes (salles de réunion, de convivialité, aires de stationnement et des aires engazonnées, hall d'entrée, escaliers…) définies dans l'annexe 1 de cette convention relative aux tableaux de répartition des surfaces, des plans et des charges.
On entend par structure :
- La sous-préfecture de Villefranche (SP) - couleur bleue sur les plans, - La délégation territoriale Ouest de la DDT (DDT) - couleur verte sur les plans, - la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Aveyron (CPAM) - couleur jaune sur les plans.
Il est à noter que la CPAM est le seul signataire de la convention tripartite pour la Sécurité Sociale. Le Service Social de la CARSAT n’est pas une entité propre et n’a aucune autonomie juridique, étant un service de la CARSAT dont le siège social est basé à Toulouse. Par conséquent, le service social de la CARSAT est hébergé par la CPAM de l’Aveyron sur ses différents sites (Rodez, Millau, Decazeville et Villefranche de Rouergue). La maison de l’État à Villefranche est la « résidence administrative » de l’assistante sociale et non le siège social. La résidence administrative permet de définir le lieu principal d’activité et ainsi la notion d’affectation géographique dans le cadre d’un contrat de travail.
Les structures tierces amenées à tenir une permanence sont notamment la CARSAT, l'ONAC, l'Inspecteur du permis de conduire, l'Architecte des bâtiments de France, la Direccte…
La résidence de la Sous-préfète, à l'étage de l'aile Nord, est exclue de la présence convention - à l'exception de la répartition des charges pour les contrats incluant la résidence - ainsi que le parc de la résidence sur l'arrière des ailes.
L’État peut décider de substituer une de ses structures présentes dans la maison de l’État par un autre, de l'installation d'une nouvelle structure de l’État ou chargée d’une mission de service public dans la maison de l’État pour l'adapter si nécessaire.
Le comité de gestion (CG - MdE) est défini à l'article 9 de cette convention.
Le groupe de travail pour la mutualisation (GTM - MdE) est défini à l'article 10 de cette convention.
Article 2 - Durée de la convention
La présente convention est conclue pour une durée de cinq ans, années entières et consécutives, qui commence dans les conditions établies par la lettre de la Préfète de l’Aveyron en date du 15 juillet 2019 au Président du Conseil départemental de l'Aveyron jointe en annexe 3. Elle est renouvelable par tacite reconduction pour une période de 5 ans.
La convention peut être résiliée avant le terme prévu :
A) En cas de non-paiement à l’échéance du loyer ou de non-respect par l’utilisateur d'une autre obligation, dans un délai de six mois après mise en demeure.
B) A l’initiative de l’utilisateur moyennant le respect d’un préavis de six mois adressé à la préfecture de l’Aveyron par lettre recommandée avec accusé de réception, sauf en cas d’urgence justifiée.
C) Lorsque l’intérêt public, tel qu’il est déclaré par le Préfet dans une lettre adressée aux signataires de la présente convention, l’exige.
La résiliation est, dans tous les cas, prononcée par le Préfet.
Des partenaires ultérieurs pourront adhérer à la convention après avis du comité de gestion.
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-009 - Convention de mutualisation et de fonctionnement de la Maison de l'Etat de Villefranche-de-Rouergue (ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5 septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant création de la Maison de l'Etat à 9 Version validée 4/20
Article 3 - Objet de la convention
La convention fixe les engagements des structures occupantes entre elles, ainsi que les conditions de financement quotidien de la maison de l’État dont la vocation est de permettre une meilleure rationalisation et visibilité de la présence de l’État et des opérateurs de service public dans le villefranchois via une mutualisation des locaux.
Article 4 - Engagements des structures entre elles
41) Plan de communication et signalétique sur la maison de l’État Les occupants participent à l’élaboration du plan de communication sur la maison de l’État dont le pilotage est assuré par la préfecture de l’Aveyron. Toute réponse à une demande d’information des médias sur la maison de l’État est portée préalablement à la connaissance du Préfet. Par ailleurs le comité de gestion (CG - MdE) arrête la signalétique : affiches, supports, plaque…
42) Usage des bâtiments
L’ensemble immobilier qu’est la maison de l’État à Villefranche de Rouergue est exclusivement voué à l’usage administratif.
421) Chaque structure conserve son autonomie fonctionnelle et hiérarchique. Il utilise librement, pour les besoins directs de son fonctionnement, les parties qui lui sont attribuées cf. les plans et l'annexe 1.
422) Chaque structure occupante peut utiliser librement les parties communes et les équipements collectifs de l’ensemble immobilier à condition de respecter la destination donnée à la chose commune et ne pas faire obstacle aux droits des autres occupants.
423) Les structures occupantes sont, les unes vis-à-vis des autres, garantes des dégradations occasionnées aux parties communes et aux équipements collectifs par un usage abusif ou non conforme résultant de leur fait.
La préfecture a souscrit une police d’assurance en qualité de propriétaire et d’occupant pour l’ensemble immobilier constitué par les locaux de la Maison de l’État et de la résidence de la sous- préfète. La CPAM fournira chaque année une attestation d’assurance « locataire » pour ses espaces dédiés.
424) Elles s’engagent à se conformer au dispositif de sécurité en vigueur déterminé en lien avec le « chef d’établissement » et son représentant cf. chapitre 8.
Article 5 - Fonctionnement de la maison de l’État
Chaque structure s’engage à respecter le règlement intérieur, en annexe 2, qui fixe les règles de fonctionnement de la maison de l’État, d’utilisation des espaces mutualisés et de l’aire de stationnement.
Toute modification du contenu du règlement intérieur est soumise à la validation du comité de gestion (CG - MdE).
Article 6 - Respect des engagements de service au public
Le regroupement des structures en un même lieu est constitutif d’un engagement de qualité qui permet un accès plus facile aux services.
Chaque structure s’engage en outre dans une démarche de qualité vis-à-vis des usagers en
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-009 - Convention de mutualisation et de fonctionnement de la Maison de l'Etat de Villefranche-de-Rouergue (ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5 septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant création de la Maison de l'Etat à 10 Version validée 5/20
respectant les engagements suivants :
- Elle procède à un affichage clair des horaires dans le cadre de la signalétique unique choisie pour la maison de l’État. Chaque structure rédige une fiche de présentation de ses missions mise à disposition des usagers. Elle respecte la charte graphique unique de présentation. - Elle met à jour la présentation de la structure sur son site internet.
- Elle s’engage à fournir un accueil attentif et courtois.
- Elle fournit une écoute permanente afin de faire progresser la qualité du service rendu.
Chacune des structures qui occupe la maison de l’État, s’engage à mettre en œuvre son référentiel qualité et à s’adapter à ses évolutions.
Article 7 - Modalités de répartition des dépenses
71) Principe général
Les charges de fonctionnement et d’entretien sont réparties entre les occupants proportionnellement à la surface des locaux occupés pour les parties dédiées par structure ainsi qu’à une quote-part des parties communes selon la répartition prévue dans l’annexe 1.
L’ensemble de ce qui peut être mutualisé entre les trois structures (nettoyage par exemple) et à défaut uniquement entre la sous-préfecture et la DDT (l'affranchissement par exemple) et les modalités pratiques des mutualisations sont précisées dans l'annexe 2, règlement intérieur, article 3.
72) Participation - Exonération
La structure qui arrive en cours d’année paye la quote-part au prorata temporis à compter du premier jour de son installation.
La structure qui laisse des locaux vacants en cours d’année continue à payer les quotes-parts afférentes jusqu’à la fin de l’année ou jusqu’à l’installation d’une nouvelle structure si cette installation intervient avant. L’année suivante, les coûts de fonctionnement sont répartis sur l’ensemble des occupants du site.
73) Critères particuliers
Aucune charge ne sera facturée aux structures tierces ou associations intervenant à titre bénévole ni aux structures effectuant des permanences de façon ponctuelle.
74) Proposition de programme pour les parties dédiées par structure Pour les parties dédiées par structure, chacune présente son programme au comité de gestion (CG - MdE défini à l'article 9) qui harmonise les pratiques (couleur des peintures par exemple).
75) Modalités de répartition des dépenses entre la préfecture et la DDT
- Contrôles réglementaires (électricité, portes et portails, extincteurs) - Fluides (électricité)
- Fluides (gaz)
- Fluides eau
- Assainissement
- Déchetterie
- Maintenance portail
- Nettoyage des locaux
- Espaces verts
- Maintenance courant fort/faible : armoires divisionnaires d’étage et TGBT - Chauffage, Ventilation, Climatisation
- Maintenance des extincteurs
- Fontaine à eau
- Remise et collecte courrier
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-009 - Convention de mutualisation et de fonctionnement de la Maison de l'Etat de Villefranche-de-Rouergue (ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5 septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant création de la Maison de l'Etat à 11 Version validée 6/20
- Assurance bâtiment
- Contrats SIDSIC (SSI, reprographie, télésurveillances, contrôle d'accès (dont badgeuse), maintenance portail)
- Machine à affranchir
751) Les dépenses inéluctables financées par les BOP 307, 333-2 et 723, BOP interministériels
a) Liste des dépenses du BOP 333-2 : entretien des espaces verts, déchets, fluides et énergie, assainissement, assurances des bâtiments, maintenances extincteurs, travaux courants du locataire.
b) Liste des dépenses du BOP 723 : contrôles réglementaires (installations électriques) et contrats de maintenances (CVC, portes automatiques, portail automatique) plus actions correctives liées aux contrôles réglementaires ou à la maintenance préventive.
c) principes
Les lignes sur ces BOP étant fongibles, la préfecture prend en charge la dépense selon la clé de répartition. Il n’est pas nécessaire de prévoir de reversement de crédits entre les deux administrations.
Pour autant, s'agissant de l'évaluation des besoins liés aux travaux du locataire dans le cadre du compte-rendu de gestion (CRG) en année N du BOP 333-2, courant août : - La préfecture et la DDT évalueront les travaux du locataire pour l'année N+1 de leurs surfaces dédiées respectives et des surfaces communes à la DDT et à la sous-préfecture ; - le comité de gestion évaluera les travaux du locataire pour l'année N+1 des surfaces communes.
Sous réserve de la disponibilité des crédits et de la validation du responsable de l'unité opérationnelle, les menus travaux et/ou dépenses urgentes liées notamment à la sécurité des personnes et aux conditions de travail, des surfaces dédiées de la DDT, préfecture et des surfaces communes pourront être prises en charge en année N.
752) Les dépenses dépendant des budgets de fonctionnement des deux administrations (BOP 333-1 pour la DDT et BOP 307 HT2 pour la sous-préfecture)
a) Les dépenses non mutualisées :
- Remise et collecte courrier,
- affranchissement,
- reprographie.
b) les dépenses mutualisées :
- Maintenance des fontaines à eau,
- nettoyage des locaux.
La préfecture/DRHM se chargera de financer l’ensemble de ces dépenses et demandera à la DDT le reversement du montant dû en fonction des m² occupés selon les modalités suivantes : La préfecture établira avant la fin du 1er trimestre de l'année N une facture d'avances sur charges prévisionnelles de l'année N qui intégrera la régularisation des charges réellement supportées en année N-1 au regard de l'avance versée en N-1.
Pour l'année 2019, la facture d'avances sera établie courant juillet.
76) Modalités de répartition des dépenses avec la CPAM
Concernant l’ensemble des dépenses listées au a) et b) de l’article 7 sous partie 751) et au b) de
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-009 - Convention de mutualisation et de fonctionnement de la Maison de l'Etat de Villefranche-de-Rouergue (ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5 septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant création de la Maison de l'Etat à 12 Version validée 7/20
la sous-partie 752), la préfecture/DRHM se chargera de financer l’ensemble de ces dépenses et demandera à la CPAM le reversement du montant dû en fonction des m² occupés selon les modalités suivantes :
La préfecture établira avant la fin du 1er trimestre de l'année N une facture d'avances sur charges prévisionnelles de l'année N qui intègrera la régularisation des charges réellement supportées en année N-1 au regard de l'avance versée en N-1.
Pour l'année 2019, la facture d'avances sera établie courant juillet.
Concernant les dépenses de fonctionnement courant, la CPAM reste totalement autonome (téléphonie, réseau informatique, courrier).
Des mutualisations pourront être envisagées ultérieurement entre les différentes administrations dans le respect de la prise en compte des contraintes respectives.
77) Modalités de répartition des dépenses communes aux trois structures et de recouvrement des charges
La DRHM, en lien avec l'agent chargé du budget de fonctionnement de la sous-préfecture : - Arrête l'état définitif des charges d’entretien pour les parties communes de l'exercice précédent et s'assure du règlement.
- Prépare et arrête, avant le 31 janvier, le budget prévisionnel des charges d’entretien de l’année en cours.
- Conserve et tient à disposition des utilisateurs, toutes pièces justificatives des charges d’entretien courant notamment les factures, contrats et fournitures et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que tous éléments permettant de justifier des quantités consommées et des prix unitaires ou forfaitaires des différentes catégories de charges.
- La répartition des dépenses communes aux 3 structures se fait en fonction de la clé de répartition établie.
Article 8 - Le chef d’établissement responsable de l’ensemble immobilier
La Préfète dirige l'action de l'État dans le département. Elle est responsable de la gestion du patrimoine immobilier et des matériels de l’État qui sont placés sous son autorité. Elle est également responsable d'unité opérationnelle (RUO) (BOP 307, 723, 333…).
La Préfète désigne la Sous-préfète de Villefranche de Rouergue en tant que chef d’établissement responsable du fonctionnement quotidien de l’ensemble immobilier maison de l'État : en lien avec la DRHM pour les questions budgétaires et les assistants prévention de chacune des structures. Chaque structure gère son CHSCT.
La gestion de l’ensemble immobilier couvre une mission de prévention, en lien avec les assistants de prévention, le cabinet du préfet et la DRHM : exercice incendie et consignes, désignation des responsables de zone, document unique (DUERMI) pour le site commun aux trois structures, prévention, suivi vérifications périodiques, suivi des registres, sûreté du site… Elle comprend également une mission générale de coordination et conciliation des structures occupantes. Chaque structure occupante du site pourra transmettre par écrit, après validation de sa hiérarchie, ses demandes d’intervention sur l'adresse électronique (cf. article 3 du règlement intérieur).
La Sous-préfète organise avec l'équipe de la sous-préfecture la gestion de l’ensemble immobilier.
En liaison avec le comité de gestion (CG - MdE), la Sous-préfète définit les modalités pratiques pour la sûreté et la sécurité incendie du bâtiment. Les mesures arrêtées seront inscrites dans l'annexe 2, règlement intérieur, article 2, lequel pourra donc être modifié. Elle organise au moins deux exercices communs aux structures d’évacuation incendie et en établi un retour d’expérience qui sera présenté au comité de gestion.
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-009 - Convention de mutualisation et de fonctionnement de la Maison de l'Etat de Villefranche-de-Rouergue (ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5 septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant création de la Maison de l'Etat à 13 Version validée 8/20
La Sous-préfète réunit au minimum une fois par an le comité de gestion (CG - MdE). Elle assure le suivi des travaux d’investissement au sein de la maison de l’État.
Article 9 - comité de gestion (CG - MdE)
Un comité de gestion, présidé la Sous-préfète ou son représentant et en leur absence (Directeur de la DDT ou adjointe, Directeur de la CPAM) est mis en place à compter du 7 février 2019. Il est composé des responsables des structures occupantes, à défaut de leurs représentants dûment mandatés. Le Service Interministériel des Systèmes d'Information et de Communication (SIDSIC),l’assistant de prévention, la DDFIP, les bureaux de la DRHM, et à terme, le secrétariat général commun, et tout expert peuvent être invités en fonction des sujets.
Les propositions sont prises à la majorité des structures.
Les propositions émises par ce comité de gestion sont transmises aux autorités respectives de gestion (Directeur de la DDT, Secrétaire générale de la préfecture et Directeur de la CPAM) pour validation.
Le comité de gestion peut se réunir autant de fois que nécessaire. Il est informé des retours d'expérience des exercices de sécurité incendie, des conciliations entre les structures occupantes, des évolutions réglementaires pouvant impacter la maison de l'État, des travaux réalisés ou programmés et des documents ou proposition du groupe de travail pour la mutualisation…
Le comité de gestion peut, selon les besoins, mettre en place des groupes de travail spécifiques.
Le comité de gestion informe chaque CHSCT des structures respectives ou CSE pour la CPAM de toutes informations entrant dans son champ de prérogative, au moins avant chaque CHSCT ou CSE.
Article 10 - Le groupe de travail pour la mutualisation (GTM - MdE)
Un groupe de travail, présidé par le Secrétaire général de la sous-préfecture ou son représentant, est mis en place à compter du 7 février 2019. Il est composé de deux agents des structures occupantes, désignés par ces dernières, à défaut de leurs représentants dûment mandatés. L’assistant de prévention, la DDFIP, les bureaux de la DRHM et tout expert peuvent être invités en fonction des sujets.
Le groupe de travail propose notamment au comité de gestion (CG - MdE), les évolutions du règlement intérieur, des surfaces occupées par structure en fonction des évolutions de ces dernières. Il veille à proposer de nouvelles mutualisations ainsi que leur modalité d'application. Il peut également préparer les décisions du comité de gestion en ce qui concerne les consignes incendie, la désignation des serres files, l'approbation du document unique (DUERMI) pour le site commun aux trois structures.
Les propositions du groupe de travail sont conformes aux règlements intérieurs de la direction départementale des territoires, de la préfecture et de la CPAM.
Il est précisé que les questions du contrôle d'accès, de la gestion des alarmes et de la vidéo protection sont traitées par un groupe de travail spécifique en lien avec le SIDSIC.
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-009 - Convention de mutualisation et de fonctionnement de la Maison de l'Etat de Villefranche-de-Rouergue (ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5 septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant création de la Maison de l'Etat à 14 Version validée 9/20
Signataires
Un exemplaire du présent acte est conservé par chacun des signataires de la convention.
Villefranche de Rouergue, le 5 septembre 2019
la Préfète de l'Aveyron
pour la sous-préfecture
de Villefranche
de Rouergue
et la DDT
Le DDFIP Le Directeur de la CPAM
Préfecture Aveyron - 12-2019-09-05-009 - Convention de mutualisation et de fonctionnement de la Maison de l'Etat de Villefranche-de-Rouergue (ce document constitue une annexe de l'arrêté du 5 septembre 2019 de la Préfète de l'Aveyron, portant création de la Maison de l'Etat à 15