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Déliberation - 17 Archives Convention CDG 26 conservation archives numerique archivage electronique
Document publié le Mardi 22 novembre 2022 par la commune de Livron-sur-Drôme.
Lien du pdf (Déliberation - 17 Archives Convention CDG 26 conservation archives numerique archivage electronique)
Thèmes du document : Institutions publiques, Culture et patrimoine, Investissement et développement économique,
Envoyé en préfecture le 29/11/2022
Reçu en préfecture le 29/11/2022
Publié 3 D NOV. 2022 7” | ID : 026-212601652-20221128-DELIB20221117-DE
EXTRAIT DU REGISTRE
DES DELIBERATIONS 1022
DU CONSEIL MUNICIPAL PUBLIE LE : 3 Ù NON
OBJET : Nombre de conseillers :
Archives — Convention avec le - en exercice : 29
CDG 59 et te CDG 26 pour la - votants: 29
conservation des archives
numériques dans un système
d'archivage électronique N° 2022.11.17
L'an deux mille vingt-deux, le 28 novembre, le Conseil Municipal de la commune de
Livron-sur-Drôme, dûment convoqué le 22 novembre 2022, s'est réuni en session ordinaire à la mairie, sous [a présidence de Madame Nathalie MANTONNIER, Première Adjointe. Madame Nathalie SORIA est désignée secrétaire de séance.
PRESENTS : Nathalle MANTONNIER, Philippe CHAVE, Evelyne BERNARD, Jean-François FAURE, Anne-Lise VIALLON, Christian CHABERT, Sébastien AMBLARD, Christiane LAMBERT, Georges CASANOVA, Marie-Christine GEAY,
Thierry JAVELAS, Duilio NOVARO, Elisabeth LUQUES, Nathalie SORIA, Sébastien CHEYNEL, Emmanuel DELPONT,
Fabien PLANET, Francine DAMBRINE, Alain COURTHIAL, Nicolas COLOMB, José MUNOZ ALVAREZ
REPRESENTES : Francis FAYARD (pouvoir à S. AMBLARD), Evelyne BILBOT (pouvoir à E. BERNARD), Annick BAROTEAUX {pouvoir à G. CASANOVA), Laurent MANTONNIER (pouvoir à N. MANTONNIER), Dan VILLIOT (pouvoir à
F. DAMBRINE), Thierry SANCHEZ (pouvoir à F. PLANET), Matthieu NIVOT (pouvoir à E, DELPONT), Emmanuelle GIELLY (pouvoir à N. COLOMBE)
ABSENTS :
Madame Evelyne BERNARD, Adjointe déléguée en charge des finances et des ressources humaines, informe
que dans la sphère publique, que le support soit papier ou numérique, les archives sont contraintes aux
mêmes réglementations et sont soumises à des obligations spécifiques de conservation. Le maire de la
commune est dépositaire des archives communales et responsable civilement de leur intégrité, de leur bonne
conservation, et ceux qu’elle qu’en soit le support (papier ou numérique).
Fort de cette responsabilité, force est de constater que les archives numériques communales ne font pas
l’objet, actuellement, de mesure de conservation conforme aux instructions en vigueur.
L'archivage des documents numériques doit répondre à des normes et une réglementation précise, nécessite
une infrastructure technique adaptée et une compétence archivistique pour la méthodologie de gestion des
documents. Dans ce cadre, la commune s’est rapprochée du Centre de gestion de la Drôme qui propose aux
collectivités territoriales intéressées une mission de tiers-archivage numérique ayant pour objectif de proposer
un système d'archivage électronique (SAE) mutualisé au travers de la plateforme SESAM (Système Électronique
Sécurisé d’Archivage Mutualisé) du Centre de gestion du Nord.
Le tiers-archivage consiste à externaliser la conservation de tout ou partie des archives numériques de la
commune sur un espace sécurisé et permettant d'assurer l'accès aux documents dans le temps.
Agréé par le ministère de ta Culture avec publication au Journal Officiel, le système d'archivage électronique du
Centre de gestion du Nord permet de d'assurer la conservation, la sécurité, la traçabilité des actions ainsi que
la confidentialité des documents qui y sont conservés. Il répond aux exigences du Code du Patrimoine et
notamment des articles L. 212-4 et R. 212-19 à 31.
Le montant de la contribution forfaitaire annuelle pour accéder à ce service donnant accès à une volumétrie
d'archives inclus s'élève à la somme de 1575.00 euros TTC conformément à la grille des contributions annexée
à la convention. Une volumétrie supplémentaire peut être allouée à la demande pour un coût supplémentaire. Envoyé en préfecture le 29/11/2022
Reçu en préfecture le 29/11/2022
Publié le3 Q NOV. An =2es
ID : 026-212601652-20221128-DELIB20221117-DE
indépendamment de la décision prise par le conseil municipal, une lettre d'intention d'adhésion sera
préalablement envoyée aux Archives départementales de la Drôme. Ce document constitue le préalable à la
signature de la convention précitée.
Après en avoir délibéré, le Conseil Municipal à lUnanimité :
DÉCIDE :
- DE CONFIER la conservation des archives numériques de la commune au Centre de gestion de la
Fonction Publique Territoriale du Nord dans le cadre juridique et financier évoqué ci-dessus et selon les
conditions définies dans la convention en annexe à cette délibération.
-__ D'AUTORISER Monsieur le Maire ou son représentant à signer la convention tripartite relative au dépôt
et à la conservation sécurisée d'archives numériques dans le système d'archivage électronique de la
plateforme SESAM du Cdg59 ainsi que tout document à intervenir pour la mise en œuvre de la présente
délibération.
Ainsi fait et délibéré, les jour, mois et an que dessus.
Pour le Maire, >
Nathalie MANTONNIER, A
Première Adjomte “+, À NX #
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La secrétaire de séance,
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Acte exécutoire en vertu de sa transmission en Préfecture le 2 9 NOV. 2022