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unknown - Communauté de communes - Haut-Allier - ANNEXE A LA
unknown - Communauté de communes - Haut-Allier - ANNEXE A LA DELIBERATION N°2025 010 DU 13 MARS 2025
Document publié le Mercredi 1 janvier 2025
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Haut-Allier - ANNEXE A LA DELIBERATION N°2025 010 DU 13 MARS 2025)
Thèmes du document : Handicap et inclusivité, Télécommunications et internet, Culture et patrimoine,
Règlement Intérieur de l’Auditorium de la Médiathèque
du Haut Allier Margeride
Préambule :
Le présent règlement intérieur s'applique à toutes les associations souhaitant utiliser l'auditorium de la médiathèque du Haut Allier Margeride pour l'organisation d'événements culturels. Il a pour objectif de garantir une gestion harmonieuse de la salle et la sécurité des usagers, tout en respectant les valeurs de partage culturel et d'ouverture au public.
Article 1 : Conditions de mise à disposition
1. Gratuité
La mise à disposition de l’auditorium est gratuite, sous réserve de respecter les conditions définies dans ce règlement.
2. Responsabilité de la salle
L'association organisatrice désignera une personne physique qui sera responsable de la salle et des clés. La convention de mise à disposition sera signée par cette personne. 3. Assurance
L’association doit fournir une attestation d'assurance de responsabilité civile lors de la signature de la convention. Cette assurance couvre les éventuels dommages causés aux locaux, équipements ou à des tiers.
4. Délai de demande
La demande de mise à disposition de l’auditorium doit être faite au moins 2 mois avant l'événement souhaité.
5. Périodicité des demandes
Une association ne peut pas réserver la salle plus de 6 mois à l’avance. Les dates ne
peuvent en aucun cas être bloquées pour une "éventualité". De plus, une association
est autorisée à réserver un maximum de deux dates à la fois.
Article 2 : Conditions d’utilisation de la salle
1. Événements ouverts à tous
L’auditorium pourra être utilisé uniquement pour des événements ouverts à tous et sans demande d’adhésion ou de billetterie. Les événements doivent être gratuits pour le public. Les assemblées générales et conseils d’administration sont proscrits. 2. Validation de la demande
Toute demande de mise à disposition est soumise à validation préalable par les agents de la médiathèque.
3. Thématiques culturelles
Les événements organisés doivent être en lien avec des thématiques culturelles (expositions, conférences, spectacles, etc.). Article 3 : Organisation des événements
1. Installation des équipements
Les praticables seront installés par les agents de la médiathèque. Le mobilier (chaises, tables, etc.) sera installé par l’association organisatrice.
2. Sécurité des spectateurs
L’association organisatrice devra veiller à la sécurité des spectateurs pendant l'événement (respect des normes de sécurité, signalisation des issues de secours, etc.). 3. Évacuation et horaires de fermeture
L’auditorium devra être vidé avant minuit. L’association organisatrice s’assure de la fermeture des issues et de l’extinction des lumières et équipements avant de quitter les lieux.
Article 4 : Priorité d’attribution
La priorité d’attribution de l’auditorium est donnée aux associations à vocation culturelle. Les demandes d’utilisation d’autres types d’événements seront étudiées en fonction des disponibilités.
Article 5 : Responsabilité et entretien
1. Perte de clés ou dégradations
En cas de perte de clés ou de dégradations, l’association organisatrice devra informer immédiatement les agents de la médiathèque.
2. État des lieux
Un état des lieux de la salle sera effectué avant chaque utilisation. Un état des lieux contradictoire sera réalisé lors de la remise des clés et à la fin de l'événement. 3. Entretien de la salle
L’association organisatrice doit s'assurer que la salle est rendue propre. Un kit de ménage (balai, pelle, seau, serpillère, produits de nettoyage) sera mis à disposition pour le nettoyage des locaux après l'événement.
Article 6 : Conditions spécifiques et formations
1. Utilisation de la baie de contrôle
Une formation sera donnée à la personne responsable de l’association pour l’utilisation de la baie de contrôle de l’auditorium (vidéoprojecteur, micros, lumières)
2. Demandes particulières
En cas de demande particulière (matériel spécifique, aménagement de la salle), celle- ci sera soumise à l’appréciation de la responsable de la médiathèque et du président de la Communauté de Communes du Haut-Allier Margeride (CCHAM).
Article 7 : Sanctions
En cas de non-respect des règles énoncées dans le présent règlement intérieur, des sanctions pourront être appliquées, pouvant aller jusqu’à l’annulation de la mise à disposition de l’auditorium pour de futurs événements.
En cas de salle non mise en propreté, une sanction forfaitaire pourra être appliquée, en cas de perte de clés et/ou de dégradations, l’association s’engage à rembourser les factures de réparation ou remplacement du matériel.
En cas de dégradation sérieuse et volontaire, une majoration 10% de la facture et la facturation des frais de gestion pourront être appliqués. Article 8 : Litige
En cas de litige entre les deux parties, le président de la Communauté de Communes du Haut- Allier Margeride statuera.
Modèle de convention pour la mise à disposition de l’auditorium
La convention de mise à disposition de l'auditorium sera signée entre la Communauté de Communes du Haut Allier Margeride et l’association organisatrice, et régira les relations entre les deux parties selon les termes suivants :
1. Mise à disposition de la salle : la salle est mise à disposition pour des événements culturels uniquement.
2. Durée de l’événement : les horaires d’utilisation de la salle seront définis lors de la signature de la convention.
3. Conditions financières : la mise à disposition de l’auditorium est gratuite, mais l’association devra prendre en charge les frais liés à l’entretien et aux équipements spécifiques. 4. Assurance et responsabilité : l'association devra fournir une attestation d'assurance responsabilité civile couvrant les éventuels dommages causés pendant l’événement. 5. Entretien et sécurité : l’organisateur s’engage à rendre la salle propre et à respecter toutes les consignes de sécurité pendant l'événement.
Ce règlement intérieur doit être respecté par toutes les associations souhaitant utiliser l'auditorium. Il a pour but d'assurer la bonne gestion des lieux, la sécurité des usagers et la conformité des événements organisés.
ANNEXES :
• Inventaire de l’auditorium
• Tutoriel d’utilisation de la baie de contrôle de l’auditorium Inventaire de l'Auditorium
Auditorium de la médiathèque
11 boulevard De Gaulle
Date de l'inventaire : 12/12/2024
Responsable de l'auditorium : Alice Tourlonias
Contact : a.tourlonias@ccham-langogne.com
Jauge d’auditorium :
Assis : 54
Debout : 72
Remarque d’accès :
L'auditorium se compose de quatre espaces : l'auditorium proprement dit, les sanitaires,
la salle d'activité et le local de ménage.
La salle d'activité peut être utilisée comme loge, mais il est formellement interdit d'y
utiliser les consoles et le matériel. Elle constitue également une issue de secours, il est
donc impératif de maintenir libre la circulation entre l'auditorium et le hall d'entrée. De
plus, il est interdit de verrouiller la porte d’accès aux sanitaires.
Le local ménage doit être utilisé uniquement pour l’accès à l’eau lors de la remise en
propreté des lieux, il doit être rendu propre. Il est interdit d’utiliser les appareils et
produits qui s’y trouvent. I. Mobilier
A - Chaises de spectateurs
Quantité : 54
Type : 54 chaises beige clipsables entre elles – 5 chaises orange complémentaires
État : Neuf
Rangées de 9 chaises clipsées en quinconce
B - Chaises pour les intervenants ou les invités
Quantité : 3
Type : 3 fauteuils verts avec accoudoirs
État : Neuf
C - Tables de conférence
Quantité : 5
Type : 1 table basse ronde, 4 tables rectangulaires grises pliables (2 petites et 2
grandes)
État : Neuf
II. Équipements audiovisuels
A - Système de sonorisation Microphones sans fil : 2
Amplificateurs : Yamaha MA2120
Boucle magnétique pour malentendants : PHOENIX ILA 450
B - Projecteurs et écrans
Projecteurs vidéo : 1 BencQ + télécommande
Écrans de projection : 1, télécommande aimantée blanche.
Switch de source vidéo (HDMI, DVD)
C - Equipements de présentation
Télécommandes de présentation : 1 III. Éclairage
A - Projecteurs de scène
Quantité : 8 (2 faces, 6 arrières)
Type : projecteurs LED
État : Neuf
B - Eclairage d'ambiance
5 boutons d’éclairage : commande à gauche de la scène :
- 1 fond de salle
- 1 lumières latérales
- 2 scènes
- 1 (clé) carré central de lumière
État : Neuf
C - Contrôleur d'éclairage (console)
Marque : BeamZ
Modèle : DMX192S
Nombre de canaux : 8
État : Neuf
IV. Equipement technique complémentaire
Scène modulable
Nombre de modules : 9
État : Bon état
Nombre de langettes de fixation : 18
Nombre d’attache jupe de scène : (roulette + vis) : 28 Stores et BSO
1 télécommande pour fermer l’intégralité des stores
1 télécommande pour fermer l’intégralité des BSO
V. Sécurité et Accessibilité
A - Sécurité
Nombre d’extincteurs : 3
EAU + ADDITIF : 2
C02 : 1
Arrêt d'urgence Auditorium : À gauche de la scène.
B - Sorties de secours
Nombre de sorties : 2
État des portes : Bon état - 1 située dans les toilettes + porte d’entrée de l’auditorium
C - Accessibilité PMR (Personnes à Mobilité Réduite)
Rampes d'accès : 1
Places réservées PMR : 2 au premier rang Toilettes
accessibles : Oui
Ascenseur ou élévateur : Oui ascenseur extérieur
VI. Fournitures et Accessoires Divers
A - Câblage et accessoires audio/vidéo Câbles
HDMI : 1 - 10m
Multiprises et rallonges : 1 multiprise (1 mètre) 1 rallonge (3 mètres)
B – Entretien
Balai : 1
Pelle et balayette : 1
Serpillère et seau : 1 Tutoriel d'Utilisation de la Baie de Contrôle de
l'Auditorium
La baie de contrôle d'un auditorium est un système centralisé qui permet de gérer
l'ensemble des équipements audiovisuels, sonores et lumineux. Elle est généralement
utilisée pour superviser et ajuster la sonorisation, l'éclairage, les projections vidéo et
autres systèmes techniques pendant un événement. Ce tutoriel vous guidera à travers
les étapes de base pour utiliser efficacement la baie de contrôle.
ATTENTION : il est interdit de changer le réglage des paramètres des équipements.
Tout changement non modifiable entrainera la facturation de l’intervention d’un
technicien pour un retour à la normale.
1. Introduction à la Baie de Contrôle
La baie de contrôle regroupe plusieurs équipements clés :
Console de mixage audio (sonorisation) : Amplificateurs, boucle magnétique
malentendants et micros
Console d'éclairage (éclairage scénique) : BeamZ
Équipement de projection : Projecteur Benq Q
Les différentes sections sont interconnectées et permettent de gérer les flux de
son, de lumière et d'image en fonction des besoins spécifiques de l'événement.
Tous les équipements additionnels se trouvent dans fly-case à côté de la baie
son. Vous y trouverez :
Les télécommandes des appareils
Les micros
Les câbles et rallonges.
Les équipements présents dans la baie de contrôle sont numérotés pour simplifier leur
identification :
1 : Boucle magnétique : induction loop amplifier : permet aux personnes
malentendantes équipées d’appareil auditifs d’entendre le son (video, micro)
directement via leurs appareils 2 : Table de mixage lumière : BeamZ : Sert uniquement pour les projecteurs de scène et
les poursuites
3 : Antenne micros SHURE UA8844 + SWB : Antenne des micros
4 : Base micro sans fil 1 et 2
5 : Amplificateur Yamaha : contrôle du son de tous les équipements
6 : Lecteur DVD Blu-ray DENON
7 : Switch : permet de choisir la source son C vidéo lors de projection
8 : Switch câbles : permets de se brancher à la baie de contrôle
Utiliser les micros :
Allumage :
Appareils 3, 4 et 5 (Antenne, micros et amplificateur)
Attention pour les micros si vous souhaitez utiliser les deux micros, il faut allumer les
deux appareils
Une fois tous les appareils allumés, prendre les micros et les allumer (bouton poussoir).
Vérifier que leur fréquence correspond à celle indiquée sur la base (4).
Tester le son et l’ajuster si besoin sur l’amplificateur.
Le contrôle du son se fait sur l’amplificateur (5), tourner la roulette indiquée micro.
Utiliser le système vidéo :
Le système de projection vidéo permet de diffuser des images ou des vidéos sur les écrans de l’auditorium.
Allumer le projecteur avec la télécommande
Assurez-vous que le projecteur est allumé et que l’image est correctement affichée sur l'écran.
Branchez votre support :
Si DVD allumez le lecteur DVD (6) et changez la source sur le switch (7) Si le projecteur ne trouve pas la source aller dans Source sur la télécommande du projecteur.
Si ordinateur : branchez le cable HDMI sur le switch (8) et changer la source sur le switch
(7) - branchez votre ordinateur au câble HDMI
Vérifier sur le projecteur reconnait votre source.
Les micros et le son d’une source extérieure peuvent être combinés (ex : parler au micro sur une vidéo projetée).
Lors de votre départ veillez à éteindre tous les appareils et les lumières
Utiliser la table de mixage lumière BEAMZ