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unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 62 1 Annexe Conv DLA Theatre Chimeres Document publié le Lundi 1 janvier 2024 Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Pays Basque - OJ 62 1 Annexe Conv DLA Theatre Chimeres)Thèmes du document : Consommateurs, Propriété intellectuelle et industrielle, Jeunesse, ENTRE

PROFESSION SPORT & LOISIRS 64,

Structure mandataire porteur du Dispositif Local d’Accompagnement sur les Pyrénées atlantiques, Représentée par Mr. Jacques Duran, son Président,

Dont le siège social se trouve au : Centre Nelson Paillou, 12 rue du Pr Garrigou Lagrange – 64000 Pau

ci-après dénommé « le DLA »

ET

Le Cabinet/Consultant TWO ON A BENCH

Représenté par Mme Nadine Puyoo-Castaings, Gérante,

Dont le siège social se trouve à : 157 Avenue Louis Barthou 33200 Bordeaux

ci-après dénommé « le prestataire »

ET

Théâtre des Chimères,

Représentée par M. Claude POINAS, Président,

Dont le siège social se trouve à : 75 Av. du Maréchal Juin, 64200 Biarritz.

avec

La Communauté d’Agglomération Pays Basque (CAPB) - Direction Culture,

Représentée par Mr. Antton CURUTCHARRY, son Vice-Président en charge de la

Culture,

Dont le siège social se trouve à :15 avenue Foch, CS 88 507, 64185 Bayonne Cedex ci-après dénommés « les bénéficiaires»

CONVENTION

POUR LA REALISATION D'UNE MISSION D'ACCOMPAGNEMENT

D'UNE OU PLUSIEURS STRUCTURES D'UTILITE SOCIALE

DANS LE CADRE DU DISPOSITIF LOCAL D’ACCOMPAGNEMENT

CONVENTION N° : 807 BIS/2024

« THEATRE DES CHIMERES ET CAPB DIRECTION CULTURE »Il a été convenu ce qui suit :

Dans le cadre du PROGRAMME DE SOUTIEN AUX ACTIVITES D’UTILITE SOCIALE CREATRICES D’EMPLOI défini dans la convention signée entre la DREETS Nouvelle Aquitaine, la Banque des Territoires – Groupe Caisse des Dépôts et Consignations Nouvelle Aquitaine, le Conseil Régional Nouvelle-Aquitaine, le Fonds Social Européen et le DLA, il est convenu que les structures de l’ESS qui développent des ressources (marchandes ou non) aptes à pérenniser leur activité, confirmées dans cette démarche par un pré-diagnostic réalisé par le DLA, peuvent bénéficier d’une intervention d’un cabinet extérieur sur des aspects insuffisamment maîtrisés par la/les structure(s).

La présente convention a pour objectif de définir le contenu et les modalités de réalisation de cette intervention.

Préambule

L’accompagnement des activités d’utilité sociale créatrices d’emplois est une priorité des pouvoirs publics. Dans cette optique, le Dispositif Local d’Accompagnement (DLA) se propose d’accueillir et d’apporter un accompagnement de proximité aux structures de l’économie sociale et solidaire de leur territoire dans leur(s) démarche(s) de consolidation d’activités et d'autonomisation économique :

- en accueillant et en informant les structures sur les sujets qui leurs sont propres, - en élaborant un état des lieux du projet et en construisant un plan d’accompagnement, - en prescrivant une ingénierie d’accompagnement adaptée au besoin,

- en assurant un suivi de la/des structure(s) après la fin de l’action d’accompagnement.

La Communauté d’Agglomération du Pays Basque s’est portée acquéreur du bâtiment « Les Découvertes », dans lequel est hébergée la compagnie de théâtre « les chimères ». Dans ce contexte, la Communauté d’Agglomération Pays Basque et le Théâtre des Chimères souhaitent mener ensemble un travail visant à définir les éléments d’une collaboration au service du projet culturel de la collectivité.

Conformément à leur mandat, Profession Sport & Loisirs 64, porteur du DLA des Pyrénées atlantiques, confie au prestataire TWO ON A BENCH, une mission d’ingénierie en vue d’accompagner la Communauté d’Agglomération Pays Basque et le Théâtre des Chimères dans l’identification et la formation d’une stratégie commune de collaboration.

Article 1 : Objectifs de l’intervention

Suite au diagnostic du projet commun et du cahier des charges correspondant élaborés par le DLA, un

accompagnement est proposé à la Communauté d’Agglomération Pays Basque et au Théâtre des Chimères pour

répondre aux besoins suivants :

• Formalisation d’un projet de coopération entre la structure culturelle et la Collectivité territoriale :

accompagner les bénéficiaires sur la stratégie partenariale commune, en vue d’un projet de coopération

culturelle sur le territoire. Il s’agira d’identifier les enjeux de la collaboration, la stratégie de mise en œuvre et

les partenaires associés.Le prestataire est chargé d’assurer cette mission en accompagnant les bénéficiaires pour une durée totale de 6 jours

; elle s’achèvera au plus tard le 31 Décembre 2024.

La mission comprendra un temps de restitution entre les bénéficiaires, le prestataire et le DLA, à une date fixée au

préalable.

Les séances de travail sont privilégiées en présentiel (avec feuilles d’émargement à signer par participant présent et pour chaque séance), mais si cela n’est pas possible selon la réglementation en vigueur et les disponibilités de chacun, les séances pourront être découpées en temps de visioconférence, avec des captures d’écran et copie de mails fixant les prises de rendez-vous, pour justificatifs (faisant office d’émargement pour les visioconférences).

Article 2 : Engagements du DLA

Le DLA s’engage à proposer toutes les actions favorisant la réussite de l’accompagnement en transmettant les documents de synthèse de diagnostic et du plan d’accompagnement au prestataire chargé de l’accompagnement. Pendant toute la durée de la mission, le DLA assurera un contact régulier (directement ou par téléphone et/ou mail) auprès des bénéficiaires et du prestataire ; il suivra l’action d’accompagnement réalisée par le prestataire en organisant au besoin des rencontres tripartites en cours ou en fin de mission.

Dans le cadre de cette convention, le DLA organisera une réunion de suivi post-accompagnement auprès des bénéficiaires, rencontre à laquelle sera convié le prestataire.

Article 3 : Engagements des bénéficiaires

Les bénéficiaires de la prestation devront se consacrer pleinement et volontairement aux actions d’accompagnement prévues dans la présente convention.

Préalablement au lancement de l’action, les interlocuteurs désignés par les bénéficiaires devront obtenir l’accord de leur instance de gouvernance pour les représenter tout au long de la mission d’accompagnement. Ces mêmes interlocuteurs devront informer l’instance dirigeante des conclusions et préconisations qui découleront de l’ingénierie.

Dans le cadre de cet accompagnement, les bénéficiaires s’engagent à :

• Mobiliser les ressources nécessaires (informations écrites et orales, temps de ses salariés et membres du CA pour l’association…), pour une mise en œuvre efficace de cet accompagnement ;

• Informer le DLA de la date prévue du commencement de la mission du consultant ; • Transmettre au DLA et au prestataire les informations nécessaires à la mise en œuvre de la mission et notamment ses bilans financiers et rapports d’activités, ainsi que tout élément de nature juridique et organisationnel susceptible de nourrir la mission ;

• Solliciter le DLA en cours d’accompagnement si celui-ci s’avérait ne pas correspondre à ses attentes ; • Respecter les délais d’intervention.

Suite à l’accompagnement, le DLA sera amené à recontacter les bénéficiaires 6 à 12 mois après la restitution pour effectuer un diagnostic de suivi-post.Par conséquent, toute structure accompagnée s’engage à transmettre au DLA les données et informations nécessaires au DLA (bilans comptables & comptes de résultat, détaillés des 2 dernières années, DADS et/ou autres données emplois, statuts, procès-verbaux des Assemblées Générales, projet associatif, compte-rendu de réunions, plaquettes de communication, relevés d’emplois…). Ces informations resteront strictement confidentielles.

Article 4 : Engagements du prestataire

Le prestataire s’engage à accompagner les bénéficiaires dans leur démarche de projet de coopération, en répondant strictement au cahier des charges de l’accompagnement et à la proposition d’intervention sur la base desquels il a été retenu.

Néanmoins, le prestataire pourra apporter une réelle valeur ajoutée aux structures bénéficiaires en proposant des suggestions d’actions.

Sa mission comprend la rédaction et la présentation des conclusions aux bénéficiaires concernées en présence du DLA (sur la base d’un rapport écrit rappelant la mission et détaillant les conclusions de ladite mission) ainsi que les originaux des émargements correspondant aux rencontres, qui devront avoir été scannés, transmis par mail et donc par courrier au DLA, et dont il aura gardé copie.

Ce document sera par ailleurs envoyé par voie postale et par courrier électronique au DLA avant la restitution. Le rapport de mission devra comporter des informations sur le déroulement de la mission et les stratégies envisagées, et rendant compte des modalités de l’intervention, des résultats ou avancées ayant pu être réalisés avec les bénéficiaires, des blocages ou difficultés ayant pu être rencontrés.

Ce rapport final devra comporter les éléments suivants :

• Page de garde avec les logos et mentionnant :

- la DREETS Nouvelle Aquitaine, la Banque des Territoires – Groupe Caisse des dépôts et consignations, la Région Nouvelle-Aquitaine et le Fonds social européen comme financeurs de la mission

- le DLA comme commanditaire de la mission

- la CAPB et le Théâtre des Chimères comme bénéficiaires de la mission

• Rappel de la commande et des objectifs visés par le DLA

• Méthodologie employée dans le cadre de cette mission

• Calendrier du travail réalisé détaillant le nombre de journées

• Rapport de mission : présentation du travail réalisé, résultats obtenus, explications, etc. • Conclusions : faire ressortir les éléments principaux du travail réalisé

• Plan d’actions : préconisations et échéancier (mettre en avant les préconisations identifiées par le consultant et présenter le calendrier de mise en œuvre à court, moyen et long terme)

• Annexes : outils utilisés, mise en œuvre, etc.

➢ Suivi et évaluation

Chaque mission fera l’objet d’un suivi de la part du DLA sous la forme de contacts téléphoniques réguliers au cours de la mission avec les bénéficiaires et le prestataire.A ce titre, ce dernier s’engage à rendre compte, par mail, de l’état d’avancement de la mission auprès du DLA de manière mensuelle ou au plus tard à mi-parcours de l’accompagnement. En tout état de cause, il tiendra informé le DLA de toutes difficultés ou incidents relatifs à l’exécution de sa mission.

Si au cours de sa mission, le prestataire pressent une réorientation nécessaire de son travail l’obligeant ainsi à dévier du cahier des charges et de sa proposition initiale, il devra en faire la proposition par écrit au DLA qui, en fonction de la nature même de la réorientation, la validera ou décidera d’en faire part au comité d’appui pour validation.

Le consultant accepte la possibilité d’un suivi relatif au déroulement de sa mission par le DLA ou tout organisme mandaté par celui-ci.

Le prestataire s’engage à respecter la liberté de démarche des responsables des structures bénéficiaires. Il devra également respecter les délais d’intervention figurant à l’article 5.

Article 5 : Calendrier de réalisation

La mission confiée au prestataire devra être réalisée au plus tard le 31 Décembre 2024. Elle devra se dérouler en 6 jours.

Le DLA se réserve la possibilité de modifier le calendrier d’exécution et de financement en fonction de l’avancement du travail ou des conditions d’exécution, après examen avec le prestataire des conditions et incidences de ces modifications.

Aussi, le prestataire s'engage à avertir le DLA par courrier de tout retard dans sa mission, en expliquant les causes et en demandant une modification du calendrier d’exécution. Le DLA devra alors se prononcer sur cette demande.

Article 6 : Modalités financières

Le coût de la mission, nous donne un montant global de 6 600 € TTC. Soit 1 100 € par jour.

Cet accompagnement est pris en charge à 50% par le DLA porté par Profession Sport & Loisirs 64 et à 50% par la CAPB, collectivité locale co-bénéficiaire de cet accompagnement.

Soit :

- 3 300 € facturés à la CAPB, Direction de la Culture

- 3 300 € facturés au D.L.A. porté par Profession Sport & Loisirs 64

Ce prix s'entend pour une intervention d’accompagnement complète (préparation, heures de face-à-face en visioconférence et/ou présentiel, suivi, etc.) et la production du compte rendu final.

Pour la partie prise en charge par le DLA :

L’accompagnement est pris en charge par le DLA, mandataire de la Banque des Territoires – Groupe Caisse des dépôts et consignations, de la DREETS Nouvelle Aquitaine, de la Région Nouvelle-Aquitaine et du Fonds Social Européen (auxquels pourront s’associer d’autres financeurs), et gestionnaire des financements correspondant à ce mandat.

Conditions de règlement :Un versement de 3 300 € TTC, sera effectué par la CAPB, sur présentation d’une facture adressée à « Communauté d’Agglomération du Pays Basque » 10 jours après la signature de la présente convention.

Le versement du solde, soit 3 300 € TTC, sera assuré par PSL - DLA, sur présentation d'une facture adressée à « PSL 64 - DLA », après restitution de l’accompagnement et remise du rapport de fin de mission.

Tout paiement s'effectuera sur présentation d'une facture comportant le numéro SIRET du cabinet conseil.

Article 7 : Résiliation de la convention

Si le prestataire se trouve empêché de réaliser l’action définie à l’article 1, la présente convention sera résiliée de plein droit, un mois après notification au DLA, par lettre recommandée avec accusé de réception. En cas d’impossibilité de réaliser sa mission avec la diligence et les compétences nécessaires, et pour des raisons indépendantes de sa volonté, le consultant informera les signataires de la présente convention. Cette dernière pourra être prolongée ou sera résiliée de plein droit et la rémunération calculée au prorata du travail effectué. La convention sera résiliée de plein droit en cas d'inexécution, par le prestataire, de ses obligations contractuelles. Il en sera de même si le prestataire n’accomplit pas sa mission avec toute la diligence ou la compétence nécessaire. Cette résiliation sera effective un mois après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée par le DLA au prestataire défaillant et restée sans effet.

Article 8 : Obligations de discrétion

Le DLA et le prestataire sont tenus à une obligation de discrétion. Ils s’engagent à garder confidentielles toutes les données transmises par les structures bénéficiaires, à l’exception du diagnostic, plan d’accompagnement et de la synthèse, soumis au comité d’appui pour avis consultatif et modification si nécessaire.

Article 9 : Dispositions générales

Modification de la convention :

Aucune modification du contrat ne produira d’effet entre les trois parties, à moins que celle-ci ne revête la forme d’un avenant dûment daté et signé entre elles.

Litiges et recours :

En cas de désaccord sur les décisions prises par le DLA, le consultant pourra faire appel de ces décisions devant le Comité de pilotage régional.

Cessation du programme :

En cas de résiliation anticipée de la mission confiée au DLA, la présente convention sera automatiquement résiliée sans ouvrir droit à indemnité.

Propriété des documents :

Les différents documents réalisés resteront la propriété conjointe du DLA et des bénéficiaires. Publicité et diffusion :Les documents remis par le prestataire devront intégrer la mention « avec le soutien du Ministère des Affaires Sociales, du Travail et de la Solidarité, de la Caisse des dépôts et consignations, de la Région Nouvelle-Aquitaine et du Fonds Social Européen ».

La communication et la diffusion des documents réalisés seront faites par le DLA. Le prestataire prémunit le DLA contre toute revendication des tiers et lui garantit l’exercice paisible du droit de propriété intellectuelle.

Article 10 : Election de domicile

Pour l’exécution de la présente convention, le DLA Profession Sport & Loisirs 64 fait élection de domicile en ses locaux, Centre Nelson Paillou, 12 rue du Professeur Garrigou Lagrange – 64000 PAU, le consultant Cabinet TWO ON A BENCH au : 157 Avenue Louis Barthou 33200 Bordeaux, la CAPB à : 15 avenue Foch, CS 88 507, 64185 Bayonne Cedex et l’association du Théâtre des Chimères : 75 Av. du Maréchal Juin, 64200 Biarritz.

Fait à Pau, en quatre exemplaires, le 30 Août 2024,

Pour le DLA, PSL 64, Pour la CAPB,

Pour l’Association : Théâtre des Chimères, Pour le consultant, TWO ON A BENCH,ANNEXE :

Proposition d’accompagnement

collectif DLA

---

Contexte / Problématique :

Le Théâtre des Chimères est installé depuis de nombreuses années dans un lieu nommé par l’association

« les découvertes » à Biarritz.

Ancienne ébénisterie réhabilitée en lieu de fabrique théâtrale en 1995, dans lequel l'association mène de

nombreuses activités de créations, de formation et de résidence pour elle et pour d'autre compagnies.

Le propriétaire actuel vend son bien, et la CAPB a pour projet de racheter ce lieu courant 2024.

En parallèle de ce projet d'achat, les deux parties souhaitent réfléchir ensemble sur le rôle du lieu dans la

structuration de la filière théâtre, en collaboration avec d’autres partenaires.

Cette réflexion mènera à un projet de convention d’objectifs et de moyens partenariale.

C’est pourquoi le DLA propose ce plan d’accompagnement basé sur la formalisation d’un projet de

coopération entre ces 2 structures, avec comme objectif et livrable la signature d’une convention

triennale, travaillée collectivement, dont la réflexion aura été accompagnée et outillée par l’intervention

d’un cabinet extérieur : un consultant DLA.

Pour ce faire, un cofinancement doit être demandé auprès de la collectivité pour qu’elle soit

accompagnée au même titre que l’association, puisqu’elle ne fait pas partie des cibles accompagnées du

dispositif.

L’accompagnement proposé démarre sur une 1ère phase de réflexion commune sur la vocation du lieu des

découvertes, de quoi chaque partie aura-t-elle besoin ? comment la compagnie s’ancre-t-elle dans le lieu

? Pourront alors être consulter d’autres acteurs culturels partenaires à la fois de la Compagnie et de la

CAPB, comme la Scène nationale, le Conservatoire, la ville de Biarritz, pour avis complémentaire

consultatif et non décisionnaire. Une 2ème phase portera ensuite sur la formalisation du partenariat

Théâtre Chimères et CAPB, suite au réflexions menées en amont.Plan d’accompagnement DLA :

« Formalisation d’un projet de coopération

entre une structure culturelle et une collectivité ».

❖ Objectif :

- Projet de coopération formalisé à travers la signature d’une convention partenariale.

❖ Actions :

➢ Favoriser l’interconnaissance des 2 entités et la mise en commun : connaître la méthode de travail

de chacune, la vision portée sur l’ambition d’un tel partenariat propre à chaque entité (projections).

➢ Besoin de se positionner l’une par rapport à l’autre et vis-à-vis du projet commun (posture).

➢ Enjeux de coopération territoriale et de mutualisation (en réponse à des besoins communs et au

regard de l’environnement). Les singularités de chaque structure font la force d’une dynamique

coopérative, par la complémentarité (des connaissances, compétences et expériences de chacune)

sur le territoire donné.

➢ Consultation des acteurs culturels : la Scène nationale, le Conservatoire, le service culture de la

Ville de Biarritz.

➢ Passer de l’ambition à l’opérationnalité : Quelle stratégie adopter pour mener à bien ce projet de

coopération ? (Enjeux en termes de financement, de production et diffusion des projets).

❖ Livrables :

- Convention partenariale de moyens et objectifs triennale.

❖ Durée de l’accompagnement : 6 journées.Prise de décision