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Déliberation - N 171 Culture et Patrimoine Médiathèque Convention d objectifs et de moyens entre la CAPB et la Ville pour poursuite Bilketa 2025 2027
Document publié le Jeudi 17 juillet 2025 par la commune de Bayonne.
Lien du pdf (Déliberation - N 171 Culture et Patrimoine Médiathèque Convention d objectifs et de moyens entre la CAPB et la Ville pour poursuite Bilketa 2025 2027)
Thèmes du document : Budget, Grandes et moyennes entreprises, Travail et emploi,
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LNayonne BAIONA-PAYS BASQUE
COMMUNE DE BAYONNE
Département des Pyrénées-Atlantiques - Arrondissement de Bayonne
SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 17 JUILLET 2025
DELIBERATION N° DE-2025-171
L'an deux mil vingt-cinq, le 17 juillet, le Conseil municipal dûment convoqué, s'est réuni l'Hôtel de ville, salle du conseil municipal, sous la présidence de Monsieur Jean-René ETCHEGARAY, Maire. La séance a été ouverte à 17h35.
Nombre de conseillers municipaux en exercice : 45
Présents : | | M, ETCHEGARAY, Mme DURRUTY, M. MILLET-BARBE, Mme LAUQUE, M. UGALDE, Mme HARDOUIN-TORRE, M. CORREGE, Mme LOUPIEN-SUARES, M. LACASSAGNE, Mme MARTIN- DOLHAGARAY, M. LAIGUILLON, Mme CASTEL, M. ALQUIE, Mme MEYZENC, M. PARRILLA ETCHART, Mme DUHART, M. AGUERRE, Mme BISAUTA, M, ARCOUET (jusqu'à la délibération DE-2025-194), Mme LARRÉ, M. SALANNE, M. PAULY (à partir de la délibération DE-2025-154), M. DAUBISSE, M. ALLEMAN, M. SÉVILLA, Mme ZITTEL (à partir de la délibération DE-2025-161), Mme BENSOUSSAN, M. SUSPERREGUI, M. BOUTONNET-LOUSTAU, Mme DELOBEL, Mme CAPDEVIELLE, M. DUZERT, M. ESTEBAN, Mme LIOUSSE, Mme DUPREUILH, M. ETCHETO, Mme BROCARD, Mme HERRERA LANDA, M. ABADIE.
Absents représentés par pouvoir :
Mme BRAU-BOIRIE à M. LACASSAGNE ; M. ARCOUET à Mme DURRUTY (à partir de la délibération DE-2025-195) ; M. PAULY à M. CORREGE (jusqu'à la délibération DE-2025-153) ; Mme VOISIN à M. PARRILLA ETCHART ; Mme MOTHES à Mme MARTIN DOLHAGARAY ; Mme ZITTEL à Mme DURRUTY (jusqu'à la délibération DE-2025-160) ; Mme LARROZE FRANCEZAT à Mme LOUPIEN SUARES : M. ERREMUNDEGUY à M. ALQUIE ; M. BERGE à Mme HERRERA
LANDA.
Absent(s) :
Secrétaire :
M. SUSPERREGUI
Entendu le rapport de Mme CAS TEL,
OBJET: CULTURE ET PATRIMOINE - Médiathèque - Convention d'objectifs et de moyens entre la Communauté d'agglomération Pays basque et la Ville de Bayonne pour la poursuite du programme Bilketa 2025-2027.
Le programme Bilketa est un projet territorial initié en 2008, destiné à rassembler et diffuser les fonds documentaires consacrés au Pays basque. A ce jour, Bilketa à permis de mener un important travail de repérage et de diffusion d'un large ensemble de
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Accusé de réception en préfecture
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Dayonne* BA'ONA-PAYS BASQUE
ressources, accessibles notamment via le portail public du même nom. En outre, le programme accompagne sur le territoire un réseau de bibliothèques pour une meilleure gestion et connaissance de leurs fonds basques, notamment à travers l'organisation de journées professionnelles. Par ailleurs, Bilketa contribue à la réflexion sur la question des langues régionales par sa participation à des réseaux et groupes de travail régionaux, nationaux et transfrontaliers.
Le projet Fonds basques Bilketa est issu d'une réflexion commune de la Ville de Bayonne et du Département des Pyrénées-Atlantiques au sein du contrat territorial 2007-2013 piloté par le Conseil de Développement du Pays basque. Le programme repose aujourd'hui encore sur les principes actés en 2008, à savoir un co-financement par les partenaires territoriaux que sont le Département des Pyrénées-Atlantiques et la Communauté d'agglomération Pays basque, avec le soutien de l'Etat (via la Bibliothèque nationale de France), et un portage opérationnel par le Ville de Bayonne qui recrute et fournit les moyens humains, matériels et techniques.
En 2024, les partenaires ont mené une réflexion collective qui a permis de dresser un bilan et de nouvelles perspectives pour le programme Bilketa, au regard notamment de l'évolution des besoins des différents publics et des complémentarités souhaitées avec les autres acteurs du territoire. A l'issue de cette réflexion, il est apparu que la Ville de Bayonne reste à ce jour la plus à même d'abriter et d'intégrer le service Bilketa, notamment du fait de sa médiathèque, qui dispose de compétences avérées dans le domaine documentaire au sein de son équipe de bibliothécaires spécialisés placés sous la responsabilité d'un conservateur en chef des bibliothèques, et qui conserve également une grande partie des fonds basques et patrimoniaux du territoire.
Pour autant, ni le succès ni les bénéfices de ce projet pour l'ensemble du territoire du Pays basque ne peuvent être démentis et il ne fait aucun doute que le programme Bilketa relève pleinement de l'intérêt communautaire.
Par conséquent, afin d'établir les modalités techniques et financières de la poursuite du programme Bilketa pour la période 2025 à 2027, la Communauté d'agglomération Pays basque et la Ville de Bayonne envisagent la signature d'une convention d'objectifs et de moyens.
Cette convention a pour objet de préciser, de façon conjointe entre la Ville et la Communauté d'agglomération, l'organisation de la conduite du programme, et le mode de répartition des charges financières, pour la durée de la convention :
Ainsi, la Ville de Bayonne s'engage à continuer à assurer la mise en œuvre opérationnelle du programme en fournissant les moyens humains, matériels, logistiques et administratifs nécessaires à sa réalisation. La Ville de Bayonne assure le pilotage du projet, avance tous les frais relatifs à sa bonne marche (salaires, prestations et équipements divers), recherche activement des financements extérieurs et reçoit la contribution des partenaires sous la forme de subventions.
La Communauté d'agglomération Pays Basque s'engage de son côté à prendre en charge à hauteur de 80 % le reste à charge hors subventions extérieures au bloc communal. Ce reste à charge est calculé après déduction des éventuels financements extérieurs (Etat, Région, Département, etc.).
La convention fixe par ailleurs les modalités de la sollicitation par la Ville de la subvention à la Communauté d'agglomération Pays basque, de son versement et de la
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Layonne* BAIONA-PAYS BASQUE
justification de son utilisation. Elle définit également l'organisation de la gouvernance régulière du programme entre les partenaires impliqués (comité technique, comité de pilotage, et autres instances).
Il est demandé au Conseil municipal :
- d'approuver les termes de la convention d'objectifs et de moyens pour la poursuite du programme Bilketa, ci-annexée ;
- d'autoriser Monsieur le Maire ou son représentant à la signer.
Ont signé au registre les membres présents.
Adopté à l'unanimité
Jean-René ETCHEGARAY
Maire de Bayonne
Par délégation du Maire
David Tolilis
Directeur général des services
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/ Basque
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dit Dayonne* D'AGGLOMÉRATION BAIONA-PAYS BASQUE HIRIGUNE ELKARGOA
COMUNAUTAT
D'AGLOMERACION
CONVENTION D’OBJECTIFS ET DE MOYENS
POUR LA POURSUITE DU PROGRAMME BILKETA
2025-2027
Entre :
La COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION PAYS BASQUE, représentée par Antton Curutcharry, Vice-Président, ci-après dénommée « la Communauté d’Agglomération », D’une part,
Et :
La VILLE DE BAYONNE, représentée par M.le Maire, Jean-René Etchegaray, ci-après dénommée « la Ville »,
D’autre part.
PREAMBULE
Le programme Bilketa est un projet territorial initié dans les années 2010, destiné à rassembler et diffuser le matériau documentaire existant permettant de décrire, documenter, connaître le Pays basque. A ce jour il a permis la mise en place d’un portail public livrant tout un ensemble de ressources, l’accès centralisé à des catalogues, à des fonds historiques et contemporains numérisés, et une recherche documentaire fédérée performante. Par ailleurs le programme accompagne un réseau de bibliothèques gérant des fonds basques pour une meilleure maîtrise et connaissance de ce domaine par l’organisation de journées professionnelles. Bilketa participe à de nombreuses réflexions sur les sujets documentaires en lien avec les langues régionales par sa participation à des réseaux et groupes de travail régionaux, nationaux et transfrontaliers.
Le programme s’est construit grâce au soutien des collectivités locales et de l’Etat, au moyen de dispositifs conventionnels successifs (contrat territorial, contrat territoire lecture, label BNR…), la Ville de Bayonne étant depuis les débuts du projet en charge de sa gestion opérationnelle. A ce jour, les acteurs impliqués sont la Ville de Bayonne, la Communauté d’Agglomération Pays basque, le Conseil Départemental des Pyrénées-Atlantiques, et la Bibliothèque nationale de France sur le sujet précis de la numérisation.
L’année 2024 a vu s’effectuer une réflexion partenariale approfondie sur les missions et les objectifs à court/moyen terme du programme Bilketa, et en conséquence, sur la part des charges qu’il revient aux collectivités d’assumer compte-tenu du contenu et de la portée du programme. Dans ce contexte, la Communauté d’Agglomération Pays basque et la Ville de Bayonne souhaitent établir les modalités techniques et financières de la conduite du programme Bilketa, par la signature d’une convention d’objectifs et de moyens.
VU la décision du Conseil permanent de la Communauté d’Agglomération Pays Basque en date du …..
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Date de télétransmission : 22/07/2025
Date de réception préfecture : 22/07/2025 VU la délibération de Conseil municipal de la commune de Bayonne en date du ….
CONSIDÉRANT que Bilketa, par son action et ses réseaux, a une portée qui couvre l’ensemble du Pays basque, et que donc la Communauté d’Agglomération est intéressée et concernée au premier chef par la bonne marche du programme,
CONSIDÉRANT que plusieurs collectivités et structures territoriales (Etat, Région, Département, Bibliothèque nationale de France…) sont susceptibles de contribuer financièrement au programme Bilketa, soit sur son budget de fonctionnement annuel, soit sur des opérations ponctuelles, et qu’en particulier :
- Le Conseil Départemental prend part à la réalisation du programme Bilketa au titre de ses politiques en faveur de l’accès à la lecture et des langues régionales, - La Bibliothèque nationale de France accompagne les programmes de numérisation menés par Bilketa, pour 50 % de la prestation confiée à des entreprises spécialisées, sur le fondement de la convention de Pôle Associé signée entre l’établissement et la Ville de Bayonne (2025-2029).
CONSIDÉRANT que la gestion du programme a été confiée depuis ses débuts à la Ville de Bayonne reconnue comme l’établissement le plus adapté pour abriter et intégrer le service Bilketa, notamment du fait de sa Médiathèque, qui dispose de compétences avérées dans le domaine documentaire et patrimonial au sein de son équipe de bibliothécaires spécialisés placés sous la responsabilité d’une conservatrice en chef des bibliothèques, et qui conserve également une grande partie des fonds basques et patrimoniaux de ce territoire.
IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 – OBJET DE LA CONVENTION
Le programme Bilketa regroupe les activités suivantes :
Production du portail Bilketa.eus : alimentation régulière du contenu, envoi d’une lettre de diffusion mensuelle, maintenance fonctionnelle de l’ensemble technique composé de la base bibliographique Gordailu et du portail Bilketa.
Réalisation des formations et journées professionnelles, en relation avec les partenaires impliqués
Intégration de contenus numérisés, par des campagnes de numérisation de fonds locaux anciens, et la contribution de partenaires.
Création à la demande ou à son initiative de supports de médiation comme des expositions virtuelles.
La présente convention a pour objet de préciser, de façon conjointe entre la Ville et la Communauté d’Agglomération, l’organisation de la conduite du programme, et le mode de répartition des charges financières, pour la durée de la convention.
ARTICLE 2 – LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE DE BAYONNE
La Ville de Bayonne assure la mise en œuvre du programme, à savoir : mobilisation d’une équipe de deux personnes dédiées à temps plein à la mise en œuvre du programme. Elle est composée de la Coordinatrice du programme (0.90 ETP) et du Webmaster du portail (1 ETP).
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Date de télétransmission : 22/07/2025
Date de réception préfecture : 22/07/2025 hébergement de l’équipe Bilketa dans les locaux de la Médiathèque, fourniture de l’équipement matériel notamment informatique mais aussi mobilier nécessaire à son fonctionnement au quotidien ;
supervision du projet, suivi des instances de pilotage (Copil, Cotech etc.) et gestion au quotidien par la Directrice de la Médiathèque et ses équipes, le Directeur de la Culture et la Directrice générale Adjointe en charge de ce secteur à la Ville de Bayonne ;
appui de la Direction des ressources humaines pour la gestion de la paye, des carrières, du temps de travail, des déplacements et des formations ;
appui de la Direction des finances et du contrôle de gestion pour la gestion administrative et financière du programme : suivi de l’exécution budgétaire (engagements, bons de commandes, facturation, marchés…), préparation et suivi des conventions de partenariats et des demandes de subventions, la préparation des instances (conseils municipaux, commissions culture…).
appui de la Direction du numérique pour la gestion administrative et technique de la maintenance et de l’hébergement des systèmes d’information (base de données, portail, expositions virtuelles…) qui constituent le cœur du programme Bilketa, le suivi des marchés et prestations informatiques, l’archivage numérique, le pilotage des projets d’évolution de l’infrastructure logicielle ;
appui de la direction des affaires juridique pour la gestion des conventions et contrats divers (partenariats, cession de droits…) nécessaires au fonctionnement du programme.
La Ville de Bayonne avance tous les frais relatifs à la marche du projet (salaires, prestations et équipements divers), elle recherche activement des financements extérieurs et reçoit la contribution des partenaires sous la forme de subventions.
ARTICLE 3 – LES ENGAGEMENTS DE LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION
La Communauté d’Agglomération Pays Basque s’engage à prendre en charge à hauteur de 80 % le reste à charge hors bloc communal une fois déduits les éventuels financements extérieurs (État, Région, Département, etc.).
Ainsi, pour l’année 2025, le budget prévisionnel du projet est estimé à 195 000 €, et la subvention de la CAPB s’élève à 133 200 €.
Les contributions financières au titre des années 2026 puis 2027 seront conditionnées par le respect de l’inscription des crédits budgétaires correspondants par la CAPB. Le montant de la participation financière sera délibéré annuellement au moment du vote du budget de l’année considérée ;
La subvention accordée par la CAPB porte exclusivement sur les dépenses directement liées à la mise en œuvre du projet.
Sont notamment éligibles :
Les charges relatives aux ressources humaines impliquées, soit le salaire des agents composant l’équipe Bilketa (en 2025 : coordinatrice du programme et webmaster du portail)
Les charges de gestion (charges RH pour les personnels de la Ville impliqués hors équipe Bilketa, soit direction/administration médiathèque, Direction du Numérique, Ressources Humaines, Finances, Marchés publics, Affaires juridiques…) et charges matérielles (locaux, équipements mobiliers et informatiques).
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Date de télétransmission : 22/07/2025
Date de réception préfecture : 22/07/2025 La maintenance, l’hébergement et l’évolution des systèmes informatiques (portail Bilketa, base bibliographique Gordailu, expositions virtuelles)
Les opérations de numérisation
Les prestations relatives aux missions de formation et de médiation organisées par Bilketa
Les modalités de versement de la subvention sont définies à l’article 4 de la présente convention.
ARTICLE 4 – MODALITES DE VERSEMENT, DE REVISION ET D’UTILISATION DE LA SUBVENTION
La présente convention fixe le cadre général de la subvention accordée à l’association pour la période 2025–2027.
En fin d’exercice budgétaire, la Ville de Bayonne transmettra un bilan qualitatif et financier des actions menées, ainsi qu’un état détaillé de l’utilisation des financements perçus. Ce bilan permettra d’ajuster, le cas échéant, le montant de la subvention allouée.
La Ville de Bayonne s’engage à optimiser les partenariats et à rechercher activement des financements extérieurs permettant de réduire le reste à charge. Elle déposera, au plus tard le 30 novembre, un dossier de demande de subvention. Celui-ci sera instruit par la CAPB dans le cadre de sa préparation budgétaire annuelle. La subvention définitive sera arrêtée à l’issue du vote du budget de la CAPB, lors du conseil permanent qui suivra cette adoption
Pour l’exercice 2025, le versement de la subvention interviendra selon les modalités suivantes:
50 % du montant total attribué au titre de l’année 2025 sera versé à la signature de la
présente convention,
Les 50 % restants seront versés après réception et validation par la CAPB du dossier
de bilan annuel fourni par la Ville de Bayonne.
Pour les exercices 2026 et 2027, un avenant annuel à la présente convention précisera le montant de la subvention attribuée pour l’année concernée.
Chaque avenant donnera lieu à un versement en deux temps, selon les mêmes modalités que pour l’exercice 2025 :
50 % à la signature de l’avenant,
50 % après réception et validation du bilan de l’année précédente.
En annexe 1 à la convention, le budget et le plan de financement du programme Bilketa prévus pour 2025.
ARTICLE 5 – GOUVERNANCE DU PROGRAMME ET DE LA CONVENTION
Le suivi opérationnel du programme Bilketa est assuré par la directrice des Médiathèques de Bayonne.
Un suivi partenarial sera effectué de deux manières :
La réunion d’un comité technique comprenant
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Date de télétransmission : 22/07/2025
Date de réception préfecture : 22/07/2025 o un/des représentants de la direction Politiques linguistiques, services à la population de la Communauté d’Agglomération
o un/des représentants de la Direction de la Culture, de la jeunesse et des sports du Conseil Départemental
o un/des représentants de la Direction chargée de la jeunesse, éducation, culture et sports de la Ville de Bayonne
o l’équipe Bilketa
Ce comité technique se réunira environ 3 fois par an, selon le besoin, en particulier en vue de la préparation des comités de pilotage.
La réunion du comité de pilotage comprenant :
o Un ou des élus représentant le Département
o Un ou des élus représentant la Communauté d’Agglomération
o Un ou des élus représentant la Ville de Bayonne
o Le comité technique
o Selon le cas, des partenaires actifs ou potentiels peuvent participer (DRAC, Région…).
Le comité de pilotage est réuni au moins une fois par an, en fin d’année pour dresser un bilan de l’action passée, moral et financier, et pour définir le projet moral et financier pour l’année suivante.
Des comités de pilotage peuvent être organisés en cours d’année pour des besoins d’information, de validation, de décision concernant la poursuite du programme.
ARTICLE 6 - ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE LA PRESENTE CONVENTION
La présente convention entrera en vigueur à sa signature, pour une durée d’un an renouvelable tacitement deux fois.
La Commune et la Communauté d’Agglomération s’engagent sur une clause de rendez-vous au plus tard deux mois avant la fin de la présente convention et de ses reconductions, afin de décider de sa poursuite au-delà de durée prévue.
Si la Communauté d’Agglomération et la Ville de Bayonne décident de maintenir le dispositif, une nouvelle convention pourrait être envisagée.
ARTICLE 6 - RÉSILIATION
La présente convention peut être dénoncée librement par l’une ou l’autre des parties avec préavis écrit de deux mois.
ARTICLE 7 - LITIGE
Tout litige né de l’interprétation et/ou de l’exécution de la présente convention donnera lieu à une tentative de règlement amiable.
A défaut d’accord amiable, le litige sera porté par la partie la plus diligente devant la juridiction compétente.
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Date de réception préfecture : 22/07/2025 Bayonne, le
Pour la Communauté d’Agglomération Pays
Basque,
Le Vice-Président,
Pour la Commune de Bayonne
Le Maire,
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