Déliberation - delib 119 personnel communal fixation des modalites de prise en charge des frais occasionnes par le deplacement des agents

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Déliberation - delib 119 personnel communal fixation des modalites de prise en charge des frais occasionnes par le deplacement des agents Document publié le Vendredi 15 décembre 2023 par la commune d'Estaires. Lien du pdf (Déliberation - delib 119 personnel communal fixation des modalites de prise en charge des frais occasionnes par le deplacement des agents)Thèmes du document : Institutions publiques, Transports, Justice et droit, DEPARTEMENT

DU NORD

ARRONDISSEMENT

DE DUNKERQUE

COMMUNE

D’ESTAIRES

DATE DE

CONVOCATION

15 DECEMBRE 2023

DATE DE PUBLICATION

Ol JANVIER 2024

Nombre de Conseillers

| Enexercice 29

| Présents 16

| Votants 22

|

|| ZE

| Objet : Personnel

| Communal — Fixation des

modalités de prise en

charge des frais

occasionnés par le

déplacement des agents

23_A2-QAIDBMOTL

EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL DE LA COMMUNE D’ESTAIRES

Séance du 21 décembre 2023

Séance du 21 décembre 2023

L’an deux mil vingt-trois, le 21 décembre à dix-huit heures, le Conseil Municipal, régulièrement convoqué, s’est réuni au nombre prescrit par la loi, dans les « Grands Salons » de l'Hôtel de Ville, à la mairie d’Estaires, sous la présidence de Monsieur Bruno FICHEUX, Maire.

Mesdames, Messieurs Bruno FICHEUX, Dorothée BERTRAND, Michel

DEHAENE, Frédéric DUBUS, Augustine VILLE, Yves COLPAERT, Stéphane

GLORIANT, Francine MOURIKS, Monique DUHAYON, Véronique

VANMEENEN, Yann NORMAND, Romain BUISINE, Dimitri DUQUENNE, François-Xavier HENNEON, Hervé BOCQUET, Arlette VERHELLE

Présents :

Procurations : Madame Bérangère MAHAUDEN à madame Dorothée BERTRAND Madame Brigitte CAMPAGNE à madame Monique DUHAYON

Monsieur Eric DEWULEF à monsieur Yves COLPAERT

Madame Louise SAINTENOY CAMPAGNE à monsieur Michel DEÉHAENE

Madame Camille SPETEBROOT à monsieur Stéphane GLORIANT

Monsieur Clément DELASSUS à madame Augustine VILLE

Absents : Madame Isabelle LEMAIRE OREC, monsieur Michaël PARENT, monsieur Bruno WILLERON, madame Laëtitia LEGRAND, monsieur Jimmy MASSON, madame

Alexandra LEGRAND, monsieur Olivier SABRE

Secrétaire de séance : Monsieur Michel DEHAENE

Délibération n°119/131 — 12/2023.

Objet de la délibération : Personnel Communal — Fixation des modalités de prise en charge des frais occasionnés par le déplacement des agents

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales ;

Vu le Code Général de la Fonction Publique ;

Vu le Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de

règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de

l'Etat ;

Vu le Décret n°2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlements

des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et

établissements publics mentionnés dans l’article 2 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 modifiée

portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et abrogeant le décret n°91-753 du 19 juin 1991;

Vu l’Arrêté du 3 juillet 2006 modifié fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à

l’article 10 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de

règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l’Etat ;

Vu l’Arrêté du 14 mars 2022 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités

kilométriques prévues à l’article 10 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions

et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l’Etat ;

Vu l'arrêté du 20 septembre 2023 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des

indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les

conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat ;

Vu la délibération du Conseil municipal du 15 novembre 2004 fixant les modalités d’indemnité forfaitaire de stage, d'examen ou de concours ;

Page 1/4SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 21 décembre 2023

Objet de la délibération : Personnel Communal — Fixation des modalités de prise en charge des

frais occasionnés par le déplacement des agents

Vu la délibération du Conseil municipal du 27 avril 2011 fixant les modalités d’attribution

d’indemnités kilométriques ;

Considérant qu’il convient de rembourser les frais de déplacement, de repas et d’hébergemer avancés par les agents dans le cadre de leurs fonctions,

Considérant qu’il convient de mettre à jour et de fixer les modalités de prise en charge des frais

de déplacement, de repas et d'hébergement des agents dans le cadre de leurs fonctions et d’en

fixer les modalités.

Exposé des motifs :

Les agents territoriaux et les collaborateurs occasionnels d’une collectivité territoriale peuvent

bénéficier du remboursement des frais induits par l’exercice de leurs fonctions pour le compte

de la collectivité.

Les dispositions suivantes s’appliquent donc aux agents titulaires, stagiaires, contractuels (de

droit public et de droit privé), apprentis et collaborateurs occasionnels du service public.

A. Modalités de prise en charge des frais occasionnés par les déplacements temporaires

des agents en mission — hors résidence administrative et hors résidence familiale

Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service, hors de sa résidence administrative et

hors de sa résidence familiale, à l’occasion d’une mission il peut prétendre :

e à la prise en charge de ses frais de transport

e à la prise en charge de ses frais de repas

e à la prise en charge de ses frais d’hébergement

Pour les agents en mission, seuls seront pris en charge les frais occasionnés par un déplacement

dûment autorisé préalablement par un ordre de mission signé par l’autorité territoriale.

Le remboursement des frais ne pourra avoir lieu que sur présentation des pièces justificatives (cf

D. de la présente délibération).

1. Prise en charge des frais de transport

L’agent autorisé à utiliser son véhicule personnel sera remboursé sur la base d’indemnités

kilométriques dont les taux sont fixés par arrêté ministériel du 3 juillet 2006 susvisé.

L'utilisation du véhicule personnel pour les besoins du service doit faire l’objet d’une

autorisation par le maire ou son représentant lorsque l’intérêt du service le justifie.

En cas d’utilisation d’un moyen de transport en commun : le remboursement interviendra sur

production des justificatifs de paiement du titre de transport.

En cas d’utilisation d’un véhicule de service : le remboursement interviendra sur production des

justificatifs de paiement de carburant.

Frais de péage, de stationnement, de taxi et de location de véhicule : ces dépenses seront

remboursées sur production des justificatifs de paiement.

2. Prise en charge des autres frais (repas et hébergement)

Conformément à l’article 7-1 du décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 susvisé, il appartient au

Conseil municipal de fixer le barème des taux de remboursement forfaitaire des frais

d'hébergement.

Page 2/4SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 21 décembre 2023

Objet de la délibération : Personnel Communal — Fixation des modalités de prise en charge des

frais occasionnés par le déplacement des agents

Ces derniers sont fixés dans la limite du taux maximum prévu par les textes applicables à l’Etat

et notamment par l’arrêté du 20 septembre 2023 fixant les taux des indemnités de mission pour

le personnel de l’Etat :

a. Frais de repas

Le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé au taux de base

à 20 € par repas midi et soir.

b. Frais d'hébergement

Le taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement (1 nuitée et petit déjeuner) est

fixé à:

- 90 € en province

- 120 € dans les villes de plus de 200 000 habitants et celles de la métropole du grand Paris

- 140 € à Paris,

Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, le

taux de remboursement des frais d'hébergement pourra être majoré.

Ainsi, le taux pourra être majoré dans les cas suivants :

- pour les nuitées en région parisienne du fait du caractère inadapté des taux forfaitaires

mMaximMUms ;

- pour les nuitées à l’étranger du fait du caractère inadapté des taux forfaitaires maximums

- pour les nuitées dans toutes régions lors d’évènements exceptionnels aux dates du

déplacement, du fait du caractère inadapté des taux forfaitaires maximums

Il ne pourra en aucun cas conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement

engagée.

Il ne pourra pas non plus être supérieur à 250€/nuit et ce pour une durée de 3 ans à compter de

l’entrée en vigueur de cette délibération.

Toute revalorisation des taux, fixés par l’arrêté ministériel du 20 septembre 2023 susvisé ou un texte modificatif, sera automatiquement prise en compte.

B. Modalités de prise en charge des frais de déplacement dans le cadre de formations

La Collectivité prendra en charge les dépenses ci-dessus uniquement si aucun remboursement

n’intervient de la part de l’organisme de formation (CNFPT ou autre). En cas de remboursement

partiel (Exemple : repas pris en compte et pas le transport) par l’organisme de formation, la Collectivité prendra à sa charge le delta.

La prise en charge est identique à celle prévue pour les frais occasionnés par les déplacements

temporaires des personnels en mission hors résidence administrative et familiale (cf. A de la

présente délibération).

C. Modalités de prise en charge des frais de déplacement dans le cadre de la participation

aux épreuves des concours, des sélections ou des examens professionnels

La Collectivité prendra en charge les dépenses ci-dessus uniquement si aucun remboursement

n'intervient de la part de l’organisme de formation (CNFPT ou autre).

Il s'agit des frais de déplacement des agents appelés à se présenter aux épreuves d'admissibilité

et/ou d'admission d'un concours, d'une sélection ou d'un examen professionnel organisé par

l'administration, se déroulant hors de leurs résidences administrative ou familiale.

Page 3/4SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 21 décembre 2023

Objet de la délibération: Personnel Communal — Fixation des modalités de prise en charge des

frais occasionnés par le déplacement des agents

Ces frais seront pris en charge à raison de deux allers-retours par année civile, par agent ; une

première fois à l’occasion des épreuves d’admissibilité et une seconde fois à l’occasion des

épreuves d’admission du même concours ou examen professionnel.

Lorsque les épreuves d’admission et d'admissibilité du concours ou de l’examen se déroulent

sur deux années, celui-ci constituerait une opération rattachée à la première année.

D. Justificatifs et avance

Les justificatifs de paiement des frais de déplacement temporaires sont communiqués par l'agent

au seul ordonnateur qui en assure le contrôle. Ils peuvent lui être fournis sous forme

dématérialisée, cette dématérialisation étant native ou duplicative.

Les agents qui en font la demande peuvent bénéficier d’une avance sur le paiement des frais de

déplacement sous présentation des justificatifs sous réserve de l’impossibilité de recourir aux

prestations directement via un contrat ou convention pour l’organisation des déplacements

éventuellement conclus par la collectivité.

Le Conseil municipal, après avoir délibéré, décide à l’unanimité :

> d’approuver les modalités de la prise en charge occasionnée par le déplacement des agents

conformément aux dispositions énoncées dans la présente délibération,

> de dire que les crédits seront inscrits au budget,

> d’autoriser Monsieur le maire à signer tout document relatif à la présente décision.

Fait à Estaires, le jour, mois, an que dessus

(Suivent les signatures)

Pour extrait conforme,

Le Secrétaire de séance

Michel INEHAENE

Le Maire,

Bruno FICHEUX

Crtifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte qui sera affiché ce jour au siège de la collectivité,

- informe que la présente délibération peut faire l’objet d’un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif dans un délai de deux mois à compter de sa publication et de sa réception par le représentant de l’Etat.

Acte certifié exécutoire

Transmis à la sous-Préfecture le C4 /O 1 /ROd

Publié ou notifié le OÙ 1/01 / AO,

Le Maire,

Bruno FICHEUX

page 4/4