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Déliberation - DEL 22 098 Crito Star 2022 convention PJ 1
Document publié le Mercredi 22 juin 2022 par la commune de Choisy-le-Roi.
Lien du pdf (Déliberation - DEL 22 098 Crito Star 2022 convention PJ 1)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit,
1/6
CONVENTION DE PARTENARIAT
Entre la Ville de Choisy-le-Roi
et
L’association TCM91-CMOM Team Cycliste Morangis
avec la collaboration du TEAM CYCLING 94,
Pour l’organisation du Critérium cycliste 2022
Entre :
• La Commune de Choisy-le-Roi représentée par le Maire de Choisy-le-Roi, Monsieur Tonino Panetta, agissant au nom de la Ville de Choisy-le-Roi, en vertu de la délibération N° du 22 juin 2022.
Ci-dessous désignée sous le terme de « Ville de Choisy-le-Roi»,
Et
• L’association « TCM91-CMOM Team Cycliste Morangis », association régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège est situé 27 avenue de Juvisy 91420 Morangis, représentée par son Président, Monsieur Pierre Segain, agissant au nom de l’association,
Préambule :
Porteur du projet, l’association TCM91-CMOM Team Cycliste Morangis représentée pour le projet Crito’ Star de Choisy-le Roi, par Monsieur Eric Ramos, souhaite organiser le dimanche 31 juillet 2022, une après- midi festive autour du vélo avec en point d’orgue, un critérium cycliste professionnel composé d’une vingtaine de coureurs de renommée nationale et internationale, un critérium féminin, composé des meilleures cyclistes françaises et une course enfants.
Objectifs de cet évènement :
o Renouer avec l’engouement populaire suscité par les Critériums Cyclistes organisés par le passé en Ile De France.
o Mettre en valeur la Ville de Choisy-le-Roi grâce à un évènement sportif populaire, festif et gratuit.
o Créer les conditions favorisant la rencontre entre les champions d’hier, d’aujourd’hui et les Val de Marnais.
o Profiter de la forme et de la renommée des coureurs du Tour de France.
o Valoriser le vélo comme moyen de déplacement privilégié en ville.
o Travailler avec les associations locales de vélo sur la Ville, le Team 94 et toutes autres voulant s’investir dans ce projet.
Il a été convenu ce qui suit : 2/6
Article 1 : Objet et durée
La présente convention a pour objet de définir les modalités du partenariat concernant l’organisation du Critérium Cycliste entre la Ville de Choisy-le-Roi et l’association TCM91-CMOM Team Cycliste Morangis porteuse du projet et les responsabilités y afférentes.
Article 2 : Dates et lieux d’organisation
Le critérium se déroulera le 31 juillet 2022 de 12h à 21h30, selon le programme prévisionnel suivant :
o 8h à 12h installation des moyens logistiques
o 12h-13h Apéritif sur invitations – Médiathèque Aragon
o 13h-15h Repas dans la salle du rez-de-chaussée de la Médiathèque.
o À partir de 14h et tout au long de la journée, animations
o 17h-18h Critérium féminin derrière dernys
o 18h30-19h Défilé des coureurs pros et des écoles de cyclisme.
o 19h-21h(30) Critérium pro.
o 21h30-23h30 Temps de convivialité avec les coureurs et les partenaires
Le parcours prévu en bord de Seine est précisé en annexe, le départ et l’arrivée sont positionnés au niveau de la Médiathèque, quai de Choisy. Un village exposant est installé devant la Médiathèque.
Les PC course et sécurité seront installés dans une salle du rez-de-chaussée de la Médiathèque. Des parkings seront réservés à l’organisation et aux coureurs.
Article 3 : Obligations :
• La ville de Choisy-le-Roi s’engage à :
o Autoriser l’association à utiliser l’espace public communal à titre gratuit sous réserve d’une autorisation préfectorale à solliciter par l’organisateur
o Participer à la coordination du projet en relation avec le représentant de l’association « TCM91-CMOM Team Cycliste Morangis » et ses représentants.
Participation financière
o Attribuer pour l’organisation de la manifestation, une participation financière de 10 000, 00 euros (dix mille euros) votée par délibération du conseil municipal et solliciter avec l’organisateur les autres villes voisines et le Territoire GOSB et la région Ile de France.
Gestion du protocole, invitations et inauguration
o Gestion et envoi des invitations.
Mise à disposition des salles et parkings municipaux
Mettre gracieusement à disposition les salles municipales et lieux, aux dates et horaires suivants (préparation, utilisation et rangement inclus) :
o Rez-de-chaussée de la Médiathèque: 31 juillet 2022 de 12h à 21h30
o Mettre à disposition des parkings pour le public
o Mettre à disposition des stands sur les berges aux abords de la Médiathèque pour l’installation du village et des animations cyclistes.
Mise en œuvre logistique de la manifestation
o Assurer le montage et démontage de l’événement, conformément aux plans fournis.
o Mettre à disposition le matériel nécessaire selon la demande effectuée au service 3/6
événementiel, dans les délais requis (demande jointe en annexe).
o Prévoir l’électricité nécessaire dans la Médiathèque et sur la zone du village.
o Distribuer et mettre à disposition les containers demandés.
• La ville de Choisy-le-Roi assurera la communication de l’événement de la manière suivante :
Communication autour de l’événement
o Assurer la communication de l’événement,
o Mettre en place une campagne de communication de proximité sur le déroulement du critérium cycliste,
o Création graphique de l’affiche de la manifestation,
o Relais de la manifestation dans le magazine municipal, le site internet, les réseaux sociaux et journaux électroniques de la ville de Choisy-le-Roi,
o Relations de presse (contacts transmis par M. Ramos),
o Informations aux riverains,
o Création et envoi des invitations officielles.
Créations graphiques et impressions
o 1000 flyers
o 500 catalogues collector du critérium – (format A4)
o Plan de tables de la salle de réception de la Médiathèque et grande impression plastifiée du plan du parcours pour positionnement des signaleurs
o Invitations au Critérium (10 x 21 cm)
o Fléchage de déviation en ville
o Affiches plastifiées « Interdiction de stationner » (A3)
o 100 badges organisateurs (A6)
o Bâches décoratives pour la ligne d’arrivée
o 80 affiches sucettes Decaux (120x176 cm)
o Affiches (A3) dans les équipements municipaux
• L’association «TCM91-CMOM Team Cycliste Morangis» s’engage à :
o Assurer la coordination générale du projet avec les services municipaux notamment avec les responsables du service de la vie associative et du service des sports.
o Recruter le plateau des coureurs.
Participation financière
o Rechercher des partenaires publics et privés, obtenir les subventions et sponsors auprès des organismes concernés. Afin de réunir le budget nécessaire à l’entière réalisation de ce projet. (cahier des charges à joindre en annexe à la convention).
Communication
o Fournir les logos des partenaires de la manifestation au service communication 1 mois avant la manifestation.
o Communiquer le programme de l’évènement, contacter et rassembler les partenaires 4/6
nécessaires, à l’organisation de la manifestation.
o S’engage à faire apparaître, sur ses principaux documents informatifs ou promotionnels, la participation financière de la ville de Choisy-le-Roi par exemple, au moyen de l’apposition de son logo, en lien avec le service communication de la ville.
Mise à disposition des salles et parkings de la ville
o Respecter le règlement en vigueur dans les salles mises à disposition, et s’acquitter des modalités qui en découlent.
Matériel nécessaire à l’organisation des animations
o Transmettre dans les délais (1 mois avant) la demande de matériel nécessaire à l’organisation de l’ensemble de la manifestation.
o Indiquer les lieux de distribution du matériel de la ville.
o Respecter l’ensemble du matériel mis à disposition par la ville, et le restituer en bon état de fonctionnement.
Personnel employé et bénévoles
o Fournir le nombre de bénévoles suffisants au bon déroulé et à la sécurité de l’événement.
o Prendre les garanties nécessaires concernant le personnel qu’elle emploie en matière de réglementation sociale, de droit du travail et de charges sociales.
Sécurité de la manifestation et du public
o Solliciter une autorisation préfectorale d’organisation de manifestation publique dans le contexte de crise sanitaire.
o Obtenir les autorisations nécessaires auprès des différentes autorités administratives (parcours, sécurité…).
o Garantir que l’ensemble du site où se déroulera le Critérium cycliste soit sécurisé et s’adapter à l’évolution des préconisations de la préfecture, compte tenu du Plan Vigipirate attentat toujours en vigueur et des contraintes sanitaires.
o Assurer la coordination en lien avec la ville, des partenaires institutionnels : Police Nationale, Préfecture.
o Respecter les arrêtés prévus par la ville, et les appliquer (parcours, défilé…)
o Mettre en place un service d’ordre suffisant afin d’assurer la sécurité de l’événement au regard du plan Vigipirate en vigueur, et conformément aux préconisations de Police Nationale, Préfecture du Val de Marne et de la ville de Choisy-le-Roi
o Respecter les règles de sécurité inhérentes à un tel évènement, notamment avec la mise en place de postes de secours dimensionnés à hauteur de la manifestation.
o Informer sans délai les adhérents ou les participants des nouvelles mesures qui seraient communiquées par la municipalité, à les appliquer et à les faire respecter.
Réglementations en vigueur
o Veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité alimentaires lors de la délivrance de denrées alimentaires par l’association et ses partenaires, au public, notamment l’arrêté du 8 octobre 2013 relatif aux règles sanitaires applicables aux activités de commerce de détail, d'entreposage et de transport de produits et denrées alimentaires autres que les produits d'origine animale et les denrées alimentaires en contenant.
o Obtenir les autorisations de buvettes. 5/6
Article 4 - Mise à disposition d’agents
Afin de faciliter la réalisation de la manifestation, la ville de Choisy-le-Roi affectera à l’organisation des agents municipaux pour les missions suivantes :
Livraison, montage et démontage de la manifestation
o Des agents du service logistique le dimanche 31 juillet 2022 de 8h à 12h, pour le montage des stands au village, sur la mise en place des barrières de sécurités le long et autour du parcours.
o De 21h30 à 23h pour le démontage des stands et la récupération du matériel.
Sécurité de la manifestation
o Des agents de surveillance de la voie publique en renfort de la sécurité prévue par l’association.
Papillonnage et affichage
o Des agents procéderont aux papillonnages auprès de la population, des sociétés et commerces de la ville pouvant être impactés par le tracé du parcours.
Article 5 : Montant de la participation financière de la Ville et modalités de versement
La commune de Choisy-le-Roi versera pour l’organisation du Critérium la somme de 10 000 00 euros
(dix mille euros). La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur, en une seule fois fin juillet 2022.
Les versements sera effectué à :
Raison sociale et adresse de la Banque : BPRIVES CHILLY MAZARIN (00093)
Code banque : 10207 Code guichet : 00047 Numéro de compte : 22216030354 Clé R.I.B. : 25
Article 6 : Sanctions
En cas d’inexécution ou de modification substantielle des conditions d’exécution de la convention par l’association sans l’accord écrit de la Ville de Choisy-le-Roi, celle-ci peut exiger le remboursement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention, après examen des justificatifs présentés par l’association. La Ville de Choisy-le-Roi en informe l’association par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 7 : Avenant
La présente convention ne peut être modifiée que par un avenant signé par la Ville de Choisy-le-Roi et l’association. La demande de modification de la présente convention est réalisée en la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre, précisant l’objet de la modification, sa cause et les conséquences qu’elle emporte.
Article 8 : Assurances
L’association s’engage à contracter toutes les polices d’assurances nécessaires pour garantir sa responsabilité civile pour les éventuels dommages corporels et matériels.
L’association s’engage également à souscrire les polices d’assurance requises du fait de son activité à l’égard des tiers. Elle paiera les primes et les cotisations de ces assurances de façon à ce que la Ville ne puisse en aucun cas être inquiétée. La preuve d’avoir satisfait à ces exigences sera fournie à la Ville, par la production d’une attestation d’assurance en cours de validité, avant le 15 juillet 2022. 6/6
Article 9 : Annulation de la manifestation :
Le présent contrat se trouverait suspendu ou annulé de plein droit et sans indemnité d’aucune sorte, dans tous les cas reconnus de force majeure (deuil national, guerre, inondation, incendie, accident, épidémie...). Il est précisé que la pluie et le mauvais temps ne constituent pas un cas de force majeure. La présente convention reste soumise à l’accord d’organisation délivré par la préfecture du Val de Marne. La préfecture peut à partir de la signature de la présente convention demander l’annulation de la manifestation, si elle estime qu’un risque est encouru au regard de la réglementation Vigipirate.
Article 10 : Résiliation de la convention
La présente convention pourra être résiliée de plein droit et à tout moment, par l’une ou l’autre des parties, en cas de non respect des obligations contractuelles ou en cas de force majeure. La résiliation devra intervenir par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre.
Article 11 : Litiges
Les parties s’engagent, à régler par la voie de la conciliation le différend qui les oppose. Toutefois, en cas de désaccord, relatif à la validité, l’interprétation ou l’exécution de la présente convention, le litige sera soumis au Tribunal Administratif compétent dans un délai de 2 mois à compter de la notification de la convention.
Fait en double exemplaire,
A Choisy-le- Roi le :
Pour le TCM91-CMOM Team Cycliste Morangis
Monsieur Pierre Segain
Président de l’association
Pour la Ville Choisy-le-Roi
Monsieur Tonino Panetta
Maire de Choisy-le-Roi