Déliberation - Delib 2690 convention controle allege

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Déliberation - Delib 2690 convention controle allege Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 par la commune d'Apt. Lien du pdf (Déliberation - Delib 2690 convention controle allege)Thèmes du document : Budget, Justice et droit, Industrie, VILLE D'APT RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

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(VAUCLUSE)

GFNC

N°002690

Finances -

Conventlon instaurant

le contrôle allégé en

partenariat portant

sur les dépenses de

fonctionnement

Affiché le

VOTES POUR : 33

VOTES CONTRE : 0

ABSTENTIONS) : 0

EXTRAIT DU REGISTRE

DES DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL

Séance du mardi 20 avri12021

16 heures 30

Le mardi 20 avri12021 à 16 heures 301e Conseil Municipal, convoqué le 14 avri12021, s'est réuni au nombre de ses membres prescrits par la Loi, dans la SALLE DU CONSEIL MUNICIPAL, sous la Présidence de Dominique SANTONI, Maire.

ETAIENT PRÉSENTS :Mme Dominique SANTONI (Maire), M. Jean AILLAUD (ler adjoint), M. Cédric MAROS (3ème adjoint), Mme Gaëlle LETTERON (4ème adjoint), M. Frédéric SACCO (Sème adjoint), Mme Isabelle TAILLIER (hème adjoint), M. Yannick BONNET (7ème adjoint), Mme Sylvie TURC (8ème adjoint), M. Patrick ESPITALIER (9ème adjoint), M. Jean-Louis CULO (Conseiller municipal), M. André LECOURT (Conseiller municipal), M. Pascal CAUCHOIS (Conseiller municipal), Mme Sabrina HARCHACHE (Conseillér mûnicipal), Mme Laurence GUIGOU (Conseiller municipal), Mme Véronique ARNÂLTD=DÉLOY (Conseiller municipal), Mme Sandrine BEAUTRAIS (Conseiller municïpal);' Mme Laurence GREGOIRE (Conseiller municipal), M. Elhadji NDIOUR (Cônséiller` munïcipal), M. Nathan SAIIiI (Conseiller municipal), M. Dominique THÉVENIEAU (Conseiller municipal), M. Rémi ROLLAND (Conseiller municipal), M. Christophe CARMINATI (Conseiller municipal), Mme Céline CELCE (Conseiller municipal), Mme Marïe-Christine KADLER (Conseiller municipal), M. Jean-Marc DESSAUD (Conseiller municipal), Mme Céline RIGOUARD (Conseiller municipal)

ONT DONNÉ PROCURATION :Mme Emilie SIRS (2ème adjoint) donne pouvoir à M. Cédric MAROS (3ème adjoint), M. Pierre DIDIER (Conseiller municipal) donne pouvoir à Mme Sylvie TURC (8ème adjoint), Mme Brigitte BENOIT DE SOLLIERS (Conseiller municipal) donne pouvoir à M. Jean AILLAUD (ler adjoint), M. Denis DEPAULE (Conseiller municipal) donne pouvoir à M. Pascal CAUCHOIS (Conseiller municipal), Mme Amélie LEBRETON (Conseiller municipal) donne pouvoir à M. Frédéric SACCO (Sème adjoint), Mme Julie BOVAS (Conseiller municipal) donne pouvoir à Mme Dominique SANTONI (Maire), Mme Célia BARBIER (Conseiller municipal) donne pouvoir à M. Patrick ESPITALIER (9ème adjoint)

ABSENTS EXCUSÉS:

ABSENTS:

La séance est ouverte, M. Nathan SAII3I est nommé Secrétaire.

La Commune d'Apt et le comptable public ont décidé d'initier une démarche de contrôle allégé en partenariât portant sur les dépenses de fonctionnement.

Le contrôle allégé en partenariat, est défini par les arrêtés du Ministre du budget du 11 mai 2011 et du 6 janvier 2014. Il vise à attester la fiabilité des procédures d'exécution de la dépense chez l'ordonnateur et le comptable et à optimiser la coordination des contrôles respectifs de ces derniers dans le cadre d'un partenariat assurant en commun la maîtrise des risques de cette activité.

Vu, l'arrêté du 11 mai 2011 pris en application du préambule de l'annexe I du code général des collectivités territoriales portant fixation des modalités de justification des dépenses des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé.

Considérant, que l'article Z ef de l'arrêté du 11 mai 2011 prévoit que l'ordonnateur et le comptable peuvent réaliser conjointement un audit sur l'organisation et les procédures de leurs services respectifs.

Considérant, que l'article 3 de l'arrêté susmentionné prévoit que par référence au

VILLE D'APT —Conseil Municipal du vingt avril deux mille vingt et un Page 1 sur 2

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Date de réception préfecture : 26/04/2021rapport d'audit ainsi réalisé, l'ordonnateur et le comptable peuvent signer une convention instaurant le contrôle allégé en partenariat des dépenses dont les procédures ont été auditées.

Vu, le projet de convention instaurant le contrôle allégé en partenariat ci-annexé.

LE CONSEIL

A L'UNANIMITE

Prend acte, des informations qui lui ont été communiquées.

Autorise, Madame le Maire à signer la convention ci-annexée.

POUR EXTRAIT CONFORME

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FINANCES PUBLIQUES

RAPPORT N°2021-084-004

MISE EN PLACE DU CONTROLE ALLEGE EN PARTENARIAT

COMMUNE D'APT

Mission effectuée par

Cyril CHABAS

Directeur du service Finances

de la commune d'Apt

Audrey BARBIER

Inspectrice-auditrice à la DDFIP 84

SOMMAIRE

PREAMBULE

...3

SYNTHESE

4

PRINCIPAUX CONSTATS 5

RECOMMANDATIONS

7

RAPPORT

1

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1. PRESENTATION ET OBJECTIFS DE LA DEMARCHE DE

CAP .8

2. ORGANISATION GENERALE DES SERVICES

AUDITES 10

3. DISPOSITIF DE MAITRISE DES

RISQUES 13

3.1 ORGANISATION DES CONTROLES INTERNES 13

3.2 LA TRAÇABILITE 14

3.3 FORMATION ET DOCUMENTATION 15

4. CONTROLES

OPERES 17

5. RESULTATS DES

TESTS 22

ANNEXE 1 : LETTRE DE MISSION 24

ANNEXE 2 : NOTE DE SERVICE ELABOREE PAR L'ORDONNATEUR EN COURS D'AUDIT 25

ANNEXE 3 : GRILLE DE TEST 28

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PREAMBULE

CADRE JURIDIQUE DE L'AUDIT

Le présent audit s'exerce dans le cadre de la lettre de mission commune signée conjointement par Madame le maire de la commune d'Apt et Madame la comptable du Centre des Finances Publiques d'Apt.

II s'inscrit dans le dispositif applicable en vertu de l'arrêté du Ministre en charge du budget du 11 mai 2011.

OBJET DE LA MISSION D'AUDIT

La mission a été effectuée dans le cadre de la programmation annuelle d'audit de la mission départementale risques audit de la Direction Départementale des Finances Publiques de Vaucluse.

L'audit porte sur les processus de dépenses de fonctionnement dans la perspective de la mise en oeuvre du contrôle allégé en partenariat (CAP) entre la commune d'Apt (budget principal) et la trésorerie spécialisée d'Apt.

CHAMP DE LA MISSION D'AUDIT

L'examen concerne l'ensemble des acteurs du processus audité chez l'ordonnateur (commune d'Apt) et chez le comptable (trésorerie d'Api).

S'agissant des services de l'ordonnateur, les contrôles ont porté principalement sur la Direction des Finances, mais aussi, compte tenu du champ des imputations budgétaires du CAP envisagé par la comptable, l'organisation et le fonctionnement de la Division des ressources humaines ont également été examinés.

AUDITEURS

La mission a été conduite par Cyril CHABAS responsable du service Finances de la commune d'Apt et Audrey BARBIER inspectrice auditrice, affectée à la mission départementale risques et audit de la Direction départementale des Finances Publiques (DDFiP) de Vaucluse. Le rapport a été supervisé par Corine HUSSON, comptable de la trésorerie dApt.

NORMES APPLIQUEES

Les techniques d'audit retenues pour mener à bien la mission sont fondées sur des entretiens, des questions écrites, des observations, l'étude de documents internes et la réalisation de tests à partir d'échantillons d'opérations.

SYNTHESE

Les éléments constatés au cours de la mission d'audit conduisent à émettre un avis favorable à la mise en place du contrôle allégé en partenariat sur les dépenses listées en annexe.

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Sous réserve d'une meilleure traçabilité des informations, l'analyse du processus des engagements de la dépense a confirmé que les contrôles effectués chez l'ordonnateur sont de nature à répondre aux exigences des contrôles du comptable.

La signature d'une convention de contrôle allégé en partenariat est donc envisageable pour une mise en oeuvre à partir du 1e~ XXX.

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RECOMMANDATIONS

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CALENDRIER/INDICATEURS

Services Finances /Immédiat Services Finances /Immédiat

ACTIONS A METTRE EN CEUVRE

Mettre en place une supervision formalisée des modifications de

RIB au sein des services de

l'ordonnateur. Cette note a été réalisée en cours d'audit par le chef du service finances. Elle est jointe au présent rapport. Élaborer une note de service à l'attention des chefs de services gestionnaires formalisant le circuit de la dépense de l'engagement à la validation du service fait, tout en les sensibilisant sur la maîtrise des délais de paiement des fournisseurs.

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RAPPORT

1. PRESENTATION ET OBJECTIFS DE LA DEMARCHE DE CAP

Encadré par l'arrêté du 11 mai 2011, le contrôle allégé en partenariat (CAP) vise à mieux coordonner les contrôles respectifs de l'ordonnateur et du comptable sur l'ensemble de la chaîne de la dépense, depuis la réception de la facture par les services du premier, jusqu'au paiement du mandat de dépense par le second.

Le dispositif de contrôle allégé en partenariat vise à donner au comptable une connaissance précise de l'existence et de l'efficacité des contrôles des gestionnaires. Il consiste à s'assurer que les risques relatifs à la régularité du mandatement et du paiement des dépenses publiques sont maîtrisés. La démarche s'inscrit dans une logique de prévention. Le comptable n'agit plus en aval du processus pour identifier les manifestations du risque en détectant des irrégularités, mais se positionne en amont de la procédure pour fiabiliser le dispositif du contrôle interne et agir sur les causes du risque.

Un contrôle minimal a posteriori permet ensuite au comptable de s'assurer de la pérennité de la qualité de la procédure de mandatement.

Le déploiement d'un CAP nécessite donc un diagnostic préalable évaluant le niveau de risque au sein des structures parties à la convention. Le diagnostic doit apporter l'assurance d'une maîtrise des opérations chez l'ordonnateur et le comptable. Il a pour objectif d'évaluer le dispositif de contrôle interne, de traitement des opérations et de conservation des pièces justificatives de dépenses.

Il permet également d'assurer un compromis optimal entre la réduction nécessaire des délais de paiement des dépenses publiques locales et l'efficacité du contrôle de la dépense (cf articles 19 et 20 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique).

Ainsi, la mise en oeuvre du CAP a vocation à alléger la tâche de visa des agents de la trésorerie sur les dépenses éligibles au CAP.

Une convention de contrôle allégé en partenariat permet à la collectivité de ne pas fournir, à l'appui des mandats, les pièces justificatives des paies inférieures à 2 000 € et celles des dépenses de la méthodologie générale inférieures à 1 000 €.

Par ailleurs, les dépenses comprises dans le périmètre de la convention devront être payées dans le délai maximal de 48h par le comptable.

En concertation avec l'ordonnateur, le comptable a souhaité mettre en place un CAP sur le budget principal de la ville d'Apt pour les dépenses suivantes : c/ 604, 605, 606, 607, 611, 612, 613, 614, 615, 616, 617, 618, 621, 622, 623, 624, 625, 626, 627, 645 et 647.

Attention particulière appelée sur le typage des flux

Le fonctionnement du CAP oblige l'ordonnateur et le comptable à une gestion rigoureuse des flux et du typage.

La convention de CAP ne portera pas sur les dépenses sur marchés ou conventions. Par conséquent, l'ordonnateur s'engage à typer toutes ses dépenses sur marchés formalisés, MAPA faisant l'objet d'acomptes, conventions à exécution successive en mandats « marchés »1.

Si ce typage n'est pas correctement réalisé, le module CAP d'Hélios ne permettra pas au comptable de faire les contrôles attendus sur ces natures de dépenses. Un tel

~ S'agissant des conventions (à exécution successive ou non), il est admis que pour celles inférieures au seuil de 25 000 @ HT fixé à l'article 15 du décret n°2016-360 du 25/03/2016 relatif aux marchés publics, l'ordonnateur continue de typer les mandats les concernant en «ordinaire ». Il s'engage toutefois à vérifier leur validité dans le temps (durée du contrat) et à en joindre une copie au 18f mandat de l'année.

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Date de réception préfecture : 26/04/2021dysfonctionnement serait de nature à remettre en cause le principe méme de la convention de contrôle allégé partenariat.

L'extension éventuelle du contrôle allégé à la catégorie des marchés et conventions à suivi non exhaustif nécessitera un avenant à la convention de contrôle allégé.

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2. ORGANISATION GENERALE DES SERVICES AUDITES

• Services de l'ordonnateur

Présentation de la collectivité

Nombre d'habitants 12 200

Nombre d'agents de la

collectivité

235 (dont 34 contractuels)

Nombre de mandats en 2020 4 779 mandats — 101 mandats d'annulation (dont 34 de contrepassation rattachements dépenses 2019)

Montant des dépenses

d'investissement Budget Montant en €

BP Apt 3 670 627,582

Montant des dépenses de

fonctionnement Budget Montant en €

BP Apt 14 841 131,72

L'organisation des services est structurée, des organigrammes sont en place.

Un organigramme des services administratifs de la commune a été communiqué en cours d'audit.

S'agissant de l'organisation du service des Finances, l'organigramme produit par la collectivité est actualisé des différents mouvements de personnel et retrace les fonctions de chacun des agents au sein du service.

Ce document ne permet toutefois pas de s'assurer, ni de la polyvalence des agents, ni de la suppléance sur les fonctions. Les habilitations informatiques n'y sont également pas référencées.

Le chef de service précise toutefois que la continuité du service est toujours garantie, car compte tenu de leur ancienneté dans le service, les agents sont suffisamment polyvalents.

Les fiches de poste sont en cours d'actualisation.

L'ensemble des dépenses est centralisé par la direction des Finances.

Cette dernière est dirigée par un rédacteur principal territorial affecté sur le poste depuis juillet 2019. Il est secondé par 4 agents expérimentés. Le process Dépense de la ville relève essentiellement de 2 agents en fonction de la nature des dépenses : fonctionnement ou investissement.

Présentation générale des services chargés d'assurer la gestion des dépenses

2 Source Hélios

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Les agents de la cellule n'ont pas reçu délégation de signature de la part du Directeur Général des services.

Par arrété du 24 juillet 2020, Monsieur Frédéric SACCO, 5éme adjoint au Maire3 a reçu délégation de signature pour tous les arrêtés, contrats, conventions, documents et courriers administratifs afférents à~cette délégation ainsi que les bons de commande, les factures, les états de somme à payer et à recouvrer.

La Direction des Ressources Humaines est quant à elle dirigée depuis 2019 par une directrice, attachée principale territoriale. Elle s'appuie sur une équipe expérimentée de 3 agents.

Il n'existe aucun lien hiérarchique entre le service Ressources Humaines et le service Finances.

s Chargé de la préparation et de l'exécution du budget, de la programmation pluriannuelle des investissements, de la

souscription d'emprunts nouveaux, de la signature de tout acte se rapportant aux garanties d'emprunts accordées par la ville, des mandats, des titres et des bordereaux, ainsi que de la signature des bons d'engagement et de commande.

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Date de réception préfecture : 26/04/2021Il n'a pas été fourni de fiches de postes ni d'organigramme fonctionnel décrivant l'organisation du service RH.

Néanmoins, lors de l'entretien, la directrice du service précise qu'il existe bien une séparation des tâches entre la rédaction des actes statutaires et la liquidation de la paie.

La gestionnaire des carrières et la gestionnaire paie sont 2 agents distincts.

L'agent chargé de la gestion des carrières établit les actes (arrêtés, contrats...) et la gestionnaire paie établit et liquide la paie, assistée par un 3éme agent pour l'établissement de la paie et les déclarations de charge.

• Service du comptable

L'organigramme fonctionnel détaillé du comptable est actualisé. Il s'agit d'un outil structurant qui couvre l'ensemble des tâches du service. Cet outil prévoit un suppléant pour chaque mission en cas d'empêchement du titulaire.

Les habilitations nécessaires à l'exécution des tâches y sont également référencées.

Au sein du centre des Finances Publiques d'Apt, 3 agents expérimentés (3 équivalent temps plein) sont affectés à la gestion des dépenses du secteur public local sous la supervision de la comptable et de son adjointe.

Les suppléances sont effectives (un titulaire et un suppléant pour chaque tâche), à l'exception des missions dévolues spécifiquement à la comptable et à son adjointe.

Afin de tenir compte du caractère structurant d'Hélios, la comptable a organisé le service autour d'un pôle dépenses et d'un pôle recettes.

Les délégations de signature sont actualisées régulièrement et cohérentes avec l'organisation retenue.

3. DISPOSITIF DE MAITRISE DES RISQUES

Il s'agit ici d'évaluer et d'analyser les risques des activités de l'entité contrôlée et du dispositif mis en place pour couvrir ces risques. Un dispositif de contrôle interne élaboré constitue une première appréciation favorable. A travers des processus formalisés et permanents, la maîtrise des risques fournit une assurance raisonnable sur la maîtrise du fonctionnement et l'atteinte des objectifs. Elle repose sur trois leviers : l'organisation, la traçabilité et la documentation.

3.1 Organisation des contrôles internes

• Services de l'ordonnateur

Bien que le terme de «contrôle interne » ne soit pas utilisé au sein de la commune, les contrôles mis en place, matérialisés sur les documents comptables et traçables dans le système d'information, sont qualifiables de mesures de contrôle interne.

La collectivité est engagée dans le processus de dématérialisation avec le passage au protocole PES et la dématérialisation des pièces justificatives depuis 2018.

La collectivité fonctionne en totale dématérialisation depuis 2018 (signature électronique).

Le processus de la dépense, organisé en workflow, est en effet sécurisé par une chaîne informatisée de contrôles et validations successifs par les personnes habilitées.

Le service Finances Comptabilité est doté du logiciel JVS Millésime. Ce logiciel est interfacé avec les applications DGFiP, Hélios et Xémélios.

Le logiciel JVS permet la gestion de la chaîne d'exécution comptable en dépenses et en recettes.

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Date de réception préfecture : 26/04/2021Il propose notamment

- le suivi comptable des engagements d'AP et de CP

- le suivi comptable des écritures de mandats et de titres

- la numérotation des écritures et des bordereaux

- l'interface du flux au format PES et Indigo

- le suivi des crédits disponibles des comptes budgétaires.

L'application permet de détecter automatiquement des anomalies, comme les dépassements de crédits.

Les agents de la direction des finances peuvent consulter l'application utilisée par les agents de la trésorerie (Hélios) ; le directeur général des services et le responsable de la direction des finances ne sont toutefois pas habilités à consulter le tableau de bord financier de l'élu.

Lors de l'entretien, la directrice du service des Ressources Humaines précise que des auto- contrôles et des contrôles de supervision sont mis en place au sein de la cellule.

Il est toutefois rappelé que pour être réputés intervenus, ces contrôles doivent faire l'objet d'une formalisation et être conservés en vue de leur justification.

• Service du comptable

Un plan de contrôle interne spécifique aux enjeux et aux risques identifiés au sein de la structure a été mis en place par la comptable (CHD Payes notamment).

Ces contrôles sont tracés et conservés de manière dématérialisée par la comptable, sous forme d'un dossier de révision.

La comptable exerce également des contrôles internes dans le cadre du plan départemental de contrôle interne (PDCI). Ils sont restitués dans l'application AGIR.

Dans le cadre de ses contrôles internes, la comptable utilise les modules Hélios à sa disposition et notamment en matière de dépenses

- les contrôles comptables automatisés (CCA) pour fiabiliser les comptes sont utilisés dès la validation des budgets (prévus 3 fois par an dans le plan local de contrôle interne) et plusieurs fois en fin d'année (régularisation d'anomalies comptables via l'envoi de messages aux ordonnateurs afin de limiter au maximum les anomalies au 31/12) ;

- le contrôle automatisé des soldes, afin d'assurer la gestion des comptes d'imputation provisoire.

Ces états sont des outils d'aide au visa des comptes de gestion sur chiffres et permettent d'améliorer la qualité comptable.

3.2 La traçabilité

• Services de l'ordonnateur

Le système d'information est dans l'ensemble sécurisé.

Les identifiants pour accéder aux applications informatiques sont attribués par la Direction des Systèmes Informatiques et Réseau. Le mot de passe est choisi par l'utilisateur. Le caractère personnel et confidentiel des mots de passe est respecté ;ceux-ci sont modifiés régulièrement.

Il existe différents niveaux de profils utilisateurs. L'attribution des différents niveaux de profils est formalisée dans le logiciel.

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Au sein de la Direction des Finances, seul le chef de service a accès au profil administrateur » permettant notamment la gestion, le paramétrage, la consultation et la saisie de l'ensemble des écritures comptables.

Si la Direction des Finances a un accès en consultation à l'ensemble des services, les autres services ne peuvent accéder qu'aux données qui leur sont propres.

L'application permet d'assurer une traçabilité satisfaisante des opérations qui sont réalisées aussi bien au niveau de l'historisation que de l'identification de l'agent à l'origine de l'opération. Ainsi, le logiciel permet d'identifier l'utilisateur ayant procédé à des rectifications (comptables ou non comptables).

De manière générale, les créations de tiers, de RIB, les annulations comptables, les rejets sont exécutés exclusivement par la Direction des Finances. Il n'existe pas de possibilité de suppression d'un RIB enregistré. Il ne peut qu'étre ajouté de nouvelles coordonnées bancaires, ce qui assure une traçabilité des opérations et limite le risque de fraude interne.

En revanche, le logiciel ne génère pas d'alerte, ni ne retrace les modifications de coordonnées bancaires que les agents du service comptabilité sont amenés à réaliser lors de la saisie des mandats.

Le chef de service précise que des contrôles visant à fiabiliser les RIB de la base tiers ont été initiés.

Les élus de la commune sont habilités à consulter JVS mais d'après le directeur, peu sont ceux qui utilisent le logiciel.

Les sauvegardes informatiques sont assurées quotidiennement par le service informatique de la mairie. Il assure également les maintenances informatiques (m ises à jour de version).

• Services du comptable

A la trésorerie, les données font l'objet d'une sauvegarde par l'ESI d'exploitation Hélios et sont protégées par un anti-virus.

La traçabilité des opérations est assurée chez le comptable au moyen de l'utilisation d'identifiants personnels et de mots de passe confidentiels pour l'accès à l'application Hélios.

Une revue régulière des profils informatiques est réalisée par la chef de service.

Les habilitations informatiques Hélios sont conformes à la politique d'octroi des profils Hélios définie par la note n°2009/06/17248 du 23107/2009.

Ainsi, le profil comptable est réservé aux seuls encadrants.

Les autres agents intervenant dans la gestion comptable des collectivités disposent du profil expert opérations sensibles ».

3.3 Formation et documentation

Les agents, aussi bien chez l'ordonnateur que chez le comptable, ont été formés à la réglementation mais aussi aux outils informatiques.

• Services de l'ordonnateur

La documentation du logiciel est disponible sur le site JVS et accessible en téléchargement. Les agents peuvent également être amenés à contacter directement l'assistance du prestataire, en cas de problèmes techniques comptables spécifiques.

Les agents disposent également de l'ensemble de la documentation réglementaire nécessaire à leurs fonctions. Aucune fiche de procédure validée et formalisée ou de guide de contrôle n'a été mis en place.

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Date de réception préfecture : 26/04/2021Le chef de service précise que les consignes sont données aux agents de manière orale et en cas de besoin des rappels sont effectués mais sans faire l'objet d'une formalisation particulière.

La procédure relative aux engagements financiers ainsi que le calendrier du cadencement de l'exécution du budget sont rappelés chaque année aux différents services mais ne sont pas formalisés par une note de service.

Le chef de service précise qu'il attendait que l'ensemble des services gestionnaires fonctionnent en mode totalement dématérialisé pour établir cette note.

Cette note a finalement été élaborée en cours d'audit le (8 avril 2021). Elle est jointe au présent rapport.

Ainsi, des fiches de procédures relayant le circuit d'informations entre les services financiers et gestionnaires sur des étapes clefs du cycle de la dépense sont envisagées.

• Service du comptable

Une documentation spécifique détaillant les processus complexes est accessible.

Elle prend la forme de, fiches pratiques d'aide à l'exercice des missions, de notes de service qui sont mises à la disposition des agents (cf fiches Hélios, fiches procédures POLARIS, documentation interne au service). Une fiche pratique intitulée «pratique quotidienne du contrôle allégé en partenariat »est ainsi disponible sous Hélios.

En outre, la trésorerie d'Apt peut s'appuyer sur le PNSR (pôle national de soutien au réseau) de Rennes dédié à la fonction publique territoriale et à la fonction publique hospitalière.

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4. CONTROLES OPERES

• Services de l'ordonnateur

L'organisation retenue est structurée.

La fonction financière est très largement centralisée au sein de la direction des Finances. Ainsi, la réception, l'enregistrement des factures sur le logiciel comptable et le mandatement sont réalisés au sein de ce service.

Cette organisation contribue à la réduction du délai de traitement des factures. Elle s'inscrit dans une tendance plus générale de professionnalisation de la fonction financière et de renforcement de l'efficacité du processus dépenses.

Le schéma organisationnel adopté du circuit dépense se décompose en 3 étapes

- l'engagement de la dépense ;

- la liquidation ;

- le mandatement.

1) L'engagement de la dépense : le bon de commande

• Ouverture des crédits

Les services gestionnaires participent indirectement à la préparation et à l'exécution du budget.

Ils font des demandes d'inscriptions budgétaires. Chaque année après arbitrage, les dépenses et les recettes prévisionnelles sont actées à l'occasion du vote du budget primitif de la commune.

Elles sont saisies dans le logiciel finances par le service finances qui procède ensuite au mandatement et au titrage.

• Constatation de l'engagement

En début d'exercice, une fois le budget adopté, les engagements provisionnels sont inscrits au budget, ce qui entraîne réservation des crédits.

La dépense est engagée dans la limite des crédits ouverts au budget.

L'engagement est constaté au niveau de l'article et le suivi de la consommation des crédits s'effectue au niveau du chapitre.

Les bons de commande sont saisis dans le logiciel JVS par les seules personnes habilitées au sein des différents services gestionnaires dépensiers afin d'étre visés par le directeur du service des Finances qui s'assure notamment de l'opportunité de la dépense et de la disponibilité des crédits.

Pour les dépenses inférieures à 1 000 €, les bons de commande sont ensuite adressés de manière dématérialisée au directeur général des services pour signature.

Pour celles supérieures à 1 000 €, le bon de commande est édité pour une signature papier du maire via le parapheur.

Les bons de commande ne sont donc réellement engagés qu'après le visa du directeur du service financier suivi de la signature du DGS ou de Madame le maire en fonction des montants.

Le bon de commande est retourné au service gestionnaire de manière dématérialisée pour édition et envoi au fournisseur.

La procédure de validation des bons de commande n'est toutefois formalisée par aucune note de service. Cette note de service était en cours d'élaboration au 1 e~ jour de l'audit4. Le

4Cette note de service a été élaborée en cours d'audit et transmise aux services concernés le 8 avril 2021.

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chef de service précise en effet que tous les servcies (ex. services techniques) ne fonctionnaient pas jusqu'ici en totale dématérialisation pour la transmission des pièces.

Le suivi des dépenses engagées est disponible en consultation à partir du logiciel. Néanmoins, le responsable du service Finances assure un suivi des dépenses engagées via des tableaux de bord qu'il adresse mensuellement aux chefs de service afin de les informer de l'exécution du budget (suivi des consommations budgétaires et à la demande les détails des réalisations).

Ces tableaux de bord mensuels sont également transmis aux élus.

2) La réception des factures -constatation du service fait

Au sein de la commune, les factures des fournisseurs sont réceptionnées selon 3 canaux

- par courrier, avec apposition du timbre à date avant d'être transférées le jour même au service des Finances ;

- par courriel, une boite générique dédiée à la réception des factures a été mise en place afin d'en assurer le suivi ;

- et via Chorus. Le chef de service assure une promotion active auprès des fournisseurs afin que les factures soient adressées uniquement de manière dématérialisée. Il estime cependant seulement encore à 60 % la proportion des factures Chorus.

L'interface du logiciel de gestion avec Chorus est installée, ce qui permet de bénéficier de toutes les potentialités du portail.

Le service des Finances centralise l'ensemble des factures.

Les factures reçues par courrier ou courriel sont intégrées dans le logiciel par le service Finances.

Toutes les factures sont directement rapprochées du bon de commande au sein du service Finances dans le logiciel JVS et sont adressées au service gestionnaire pour constatation du service fait. A charge pour ces derniers de renseigner le logiciel des informations nécessaires à la liquidation :date du service fait, référence de l'engagement.

Le service fait est constaté par le service valideur de la facture avec vérification par le service Finances.

3) Le mandatement

La saisie des informations est effectuée par les agents du service des finances dans l'application après vérification de l'imputation budgétaire, de la disponibilité des crédits, des pièces justificatives et du RIB.

Le mandatement s'effectue au fil de l'eau, à réception des factures. Au jour de l'audit, l'ancienneté des factures en attente de mandatement n'appelle pas d'observation.

Le logiciel permet de calculer les délais de mandatement et de paiement.

Néanmoins, l'application ne génère pas d'alerte en cas de modification du RIB du créancier.

La modification des coordonnées bancaires est retracée uniquement via le support du logiciel. Le service Finances n'a pas la main afin de vérifier si des agents sont intervenus sur les RIB de la base tiers. Le chef de service précise néanmoins que depuis un an et demi, il travaille sur la mise en place d'un contrôle des RIB et de la mise à jour des fichiers.

La polyvalence des agents a été instaurée, la suppléance sur les fonctions est donc assurée.

En l'absence d'anomalie, les bordereaux de mandats et les mandats sont ensuite soumis au visa du responsable de service, avant transmission à la signature de l'ordonnateur.

Les bordereaux sont édités et signés par l'ordonnateur, appuyés des pièces justificatives de la dépense. Les pièces sont ensuite transmises de manière dématérialisée au comptable public pour visa et paiement de la dépense.

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L'organisation retenue, les contrôles réalisés aux différents niveaux de la chaîne de la dépense et la traçabilité des opérations (sous réserve des modifications de RIB) sont jugés satisfaisants et adaptés aux enjeux et risques.

S'agissant plus spécifiquement des dépenses relatives à la paie, le service des Ressources Humaines s'occupe de la rédaction des actes statutaires, de la liquidation des paies, tout en veillant à la séparation de ces 2 tâches sensibles.

Les différents éléments de paie et leurs pièces justificatives sont transférés au service Finances pour mandatement.

• Service du comptable

L'application Hélios déploie des contrôles automatiques générant des anomalies bloquantes et les agents mettent en oeuvre des contrôles dans le cadre du module CHD d'Hélios.

Ainsi, dans le cadre du visa et du paiement des dépenses, l'application Hélios génère une anomalie bloquante non forçable lorsqu'une donnée sensible a été modifiée sur un tiers par un utilisateur lors du visa. Notamment, si un agent a modifié les éléments d'un RIB lors de la prise en charge d'un mandat, il ne pourra pas procéder au paiement de celui-ci.

De même, le logiciel Hélios permet d'assurer un suivi sécurisé des dépenses 5 . Les dépassements de crédits sont signalés

Depuis le passage au PES V2, toutes les pièces justificatives sont dématérialisées.

Les délais de paiement du comptable pour la commune d'Apt sont satisfaisants.

Le taux de rejet est en augmentation au sein du poste comptable, traduisant la volonté de la nouvelle comptable de se référer strictement à la réglementation.

Au titre de 2020, pour la commune d'Apt, 227 lignes de mandats ont été rejetées pour un montant total de 98 783,41 €.

52,4 %des rejets sont liés à «Autre motif erreur de typage »

19 %sont liés à «Une domiciliation absente ou erronée »

Plus de 14 % à «Une liquidation erronée »

Plus de 9 % à «Une absence totale ou invalidité des pièces justificatives »....

BP 2018 2019 2020

Délai de paiement du comptable moyen annuel 7,92 9,14 8,28

Taux de rejet 0,55 1,78 1,87

Délai global de paiement 20,82 27,08 25,59

Délai de traitement des mandats 5,09 5,30 5,04

Taux de représentativité du DGPs 99,92 99,92 99,67

L'objectif fixé en dialogue de gestion par les services de la DDFiP d'un plafond de 7 jours pour le délai de paiement du comptable au titre de l'exercice 2020 n'est pas atteint. Néanmoins, on ne peut ignorer le contexte de crise sanitaire dans lequel s'est déroulé cet exercice comptable.

s Au sein du centre des Finances Publiques d'Apt, tous les marchés sont informatisés sur Hélios. Une fiche est créée par

marché, incluant la saisie des sous-traitants éventuels.

e Mesure le ratio entre le nombre total de mandats émis, corrigé des mandats correspondant à des subventions, à des

mandats d'ordre ou à des mandats de paye...

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Date de réception préfecture : 26/04/2021A ce titre, la comptable exerce un contrôle régulier de l'antériorité des mandats en attente de prise en charge dans la bannette. Elle sollicite par ailleurs des agents qu'ils traitent les bordereaux en fonction de leur date d'arrivée.

Le plan de contrôle hiérarchisé de la dépense (procédure aménagée) du poste a été validé le 21 février 2019 pour 3 ans par les services de la DDFiP et est conforme à celui paramétré dans le logiciel Hélios.

De méme, un plan de contrôle CHD pour l'exercice 2021 a été validé par les services de la DDFiP le 12 janvier 2021.

La nouvelle comptable n'a pas encore eu l`occasion de réaliser les restitutions CHD en direction des services ordonnateurs. Son prédécesseur adressait les restitutions CHD issues du logiciel à l'ordonnateur. Cette communication joue en effet un rôle déterminant dans le processus de la dépense en mettant l'accent sur les pistes de progrès à suivre pour améliorer la qualité et l'efficacité du mandatement.

Résuxat

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De manière générale, en tant que de besoin, des réunions sont organisées entre le comptable et les services de l'ordonnateur. Un calendrier de cadencement des opérations de fin d'année est également communiqué à l'ordonnateur en octobre et un autre en décembre pour la production des comptes de gestion.

Le niveau de contrôle opéré par l'ordonnateur et le comptable pour les dépenses courantes est jugé satisfaisant et adapté aux enjeux et risques.

4) L'archivage

Les pièces comptables font l'objet d'un classement et d'un archivage papier et informatique rigoureux.

Au sein de la commune, un archivage annuel est opéré par l'archiviste après classement par le service. L'archivage numérique, en revanche, est à mettre en place avec la direction des services informatiques.

Côté comptable public, l'archivage aux fins de confection du compte de gestion annuel qui est transmis au juge des comptes est désormais facilité par la dématérialisation des mandats et des pièces justificatives.

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La phase de tests a consisté en l'analyse d'un échantillon de 40 mandats de fonctionnement sélectionnés de façon aléatoire au titre de l'exercice 2020.

Le processus d'engagement des dépenses et celui de la liquidation décrits supra sont le signe d'une organisation relativement bien structurée dont il découle une qualité de mandatement certaine.

Le mandatement est bloqué par la direction des Finances (ce blocage est paramétré dans l'application financière et rend le dépassement des crédits votés au chapitre impossible, sauf intervention exceptionnelle de l'administrateur — ex : mandatement de paye en attente de vote de DM par l'assemblée délibérante) en cas de dépassement des crédits disponibles au niveau du chapitre (niveau de vote). En amont, chaque service gère les crédits qui lui ont été attribués en interne et un blocage existe déjà en cas de dépassement lors de l'engagement comptable. En outre, d'autres contrôles bloquants sont effectués automatiquement (doublons de facture, contrôle de cohérence des RIB et des SIRET).

En matière de contrôle', le comptable public effectue l'intégralité des contrôles énumérés aux articles 19 et 20 du Décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.

Au titre de ces contrôles, il doit intervenir à la fois comme payeur (pour vérifier la régularité du mandat) et comme caissier (afin de vérifier la régularité matérielle du versement de la somme concernée au bon créancier).

En tant que payeur, le comptable public doit réaliser un certain nombre de vérifications avant d'accepter une dépense. Il doit, sur la base des pièces justificatives et des pièces comptables qui lui sont produites par l'ordonnateur, vérifier « la qualité de l'ordonnateur ou de son délégué » à l'origine de la dépense, « la disponibilité des crédits », «l'exacte imputation des dépenses », « la justification du service fait », «l'exactitude de la liquidation », «l'intervention des contrôles préalables prescrits par la réglementation ~, (attestation du caractère exécutoire des pièces justificatives), « la production des pièces justificatives » (les pièces justificatives visées à l'article D.1617-19 du CGCT et dont la liste figure en annexe I de ce même code), «l'application des règles de prescription et de déchéance ».

En tant que caissier, c'est-à-dire lors de la phase ultime de l'opération de dépense, le comptable public doit, avant de mouvementer les comptes de trésorerie, veiller au « caractère libératoire du paiement ». Les opérations de caissier consistent, pour le comptable, à obtenir un acquit libératoire en payant le bon créancier pour éteindre la dette.

Les tests (liste des mandats échantillonnés en annexe) n'ont révélé aucune anomalie au regard des contrôles relevant du comptable. Les mandats examinés sont réguliers et les pièces justificatives probantes.

Les tests relatifs aux dépenses de fonctionnement (liste des mandats en annexe) appellent les observations suivantes

• Les mandats sont transmis à la trésorerie, appuyés des pièces justificatives idoines. Lorsque les coordonnées bancaires du fournisseur ne figurent pas sur la facture, un RIB du créancier est également adressé au comptable à l'appui de la facture.

• Les factures manuelles sont arrétées en toutes lettres.

• Les contrats sont joints au 1e~ mandat de l'année.

• 3 dépassements du délai global de paiement ont été relevés.

~ Mandats hors CHD

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Date de réception préfecture : 26/04/2021En l'absence d'indication de la date d'arrivée sur la facture à l'aide d'un tampon dateur, le point de départ du calcul du DGP dans le cadre de l'audit a été fixé à partir de la date d'émission de la facture + 2 jours.

Ainsi, sur l'échantillon de 40 mandats examinés

- 7 d'entre eux affichent un délai de transmission entre l'ordonnateur et le comptable supérieur à 5 jours ;

- 14 présentent un délai de mandatement supérieur à 5 jours.

Le directeur du service Finances précise que les délais peuvent étre rallongés en raison, soit d'un mauvais aiguillage dans la transmission des pièces justificatives adressées aux services gestionnaires et non au service des finances, soit du retour tardif des services dépensiers dans la validation du service fait.

Aussi, même si la suppléance sur les tâches est assurée au sein des services gestionnaires afin de garantir la chaîne de la dépense, une note de service pourra être rédigée à l'attention des services concernés afin de leur rappeler l'importance de la maîtrise des délais de paiement à l'égard des créanciers.

S'agissant plus spécifiquement des dépenses relatives à la paie

- Les dépenses barémées sont relativement peu nombreuses et ne soulèvent pas de difficulté de liquidation.

- Les frais de déplacement sont gérés de façon satisfaisante. La vérification, la liquidation et le pré-mandatement sont réalisés par un agent du service RH, puis le mandatement est assuré par le service Finances. Les mandats sont appuyés, d'une part d'une demande d'ordre de mission signée par l'agent et son chef de service, visée par le service RH avec mention de la décision finale «accepté » ou «refusé » et validée par la signature du maire ou du Directeur Général des Services et, d'autre part, d'un état de frais signé par l'intéressé et le maire ou un délégataire.

- Les mandats de charges (ex. cotisations URSAFF) sont appuyés des pièces justificatives idoines (ex. déclaration de régularisation des cotisations du mois en cours).

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Date de réception préfecture : 26/04/2021e J

ANNEXE 2: NOTE DE SERVICE ELABOREE PAR L'ORDONNATEUR EN COURS D'AUDIT,

RELATIVE AU CIRCUIT DE LA DEPENSE

Direction des Finances

Note interne >; l'atfentbn chefs de services et des gestionnaires administratHs des cervices

Circuit de fa dépenao

La présente note a pour objet d'apporter les informations nécessaires à l'exécution budgétaire en matiére de dépenses par les services de te Ville d'Apt.

1+~ élans : I`®naaaement de la déoeriae

L'engagement est la créat'ron d'une obligaüon dont fl résultera une charge pour la cdecüvité.

Il doit obiigatoirementétre concomitant é la transmission de le commande auprès d'un fournisseur.

Le gesllonnelre de crédit ou son assistant opère à la saisie ou à la rédacilon de la commande (iniormaüque via le module de commarufe démaiédalisèe pourles personnels qui ont accès âcelui-ci, via les carnets é souche pour les services non enwre dématérialisés}.

Il est impéraüf de s'assurerde la dlspoN611ité des crédits budgétaires au wmple correspondant (ou au chapitre} é la nature de !a prestation.

En cas de dépassemenldes crédits sur le compte, Il sera poss(ble d'effectuer des virements de crédits de compte à compte après en avoir (ait la demande auprès du dheecteur des finances et validation de ceüeti.

Le bon de wmmande lasque son montant est inférieur é 1000,00 suros sera signé par le Directeur Général des Services. {I.e bon dématérialisé ne sera implfné qu'après signature du DGS, tes bons manuscrits seront engagés par ie référent comptable du service finance poursignature du DGS}.

Lorsque le maniant de la commande est supérieur à 1000,00 suros le bon de commande {d'engagement} sera imprimé puis inséré dans b parapheurpoursignature de Madame le Maire ou de l'Adjoint aux Finances.

Un fois signé le ban de comm~ide {d'engagemenq est récupéré par le service émetteur et c'est seulement è ce momentdé quïl doit étre transmis au fournisseur.

Zu°►étapra : ta constatation du service felt

Constater b service felt, revient é vérifier la résidé de la prestation qui fait l'obJet d'une facture et l'exacütude du montant de la dépense et du respect de lacommande {quantités livrées, délais de livraison, montants fachxés...).

Celte certi6caüon obfigatolre est du ressort du gestionnaire de aéd(t et du responsable du service.

Elle caisiste è Inscrire la date de livraison ou de réalisaüon de la prestation sur la facture pour les services quine bénéficientpas encore de la chaîne (achrredèmatédallsée, et pourles services recevant les factures au visa parvoie dématérialisée à insa9re la date de service ialt doris la case correspondante lorsde la validaüon de la facture.

La valldatlon de la facture doit inlerveriirsous un délai maidmum de 10 jours optés iodate de réception. Si les factures sont reçues par le service en direct (a éviter}, il convient d'apposer un tampon de date de récepCxm. Sis réception annotée sur la facture, le délai de paiement court >3partir de la date d'émiss(on de la facture+2 Jours.

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Date de réception préfecture : 26/04/20214 f

3r^+étape : la fnnamiaaion au servie finances pour mandatement

Une fois la facture vén7ée par le gestionnaire du service et visée par le chef de service, elle est Uansmise au senrxx; des finances (en version papier pour les services ne bénéfiàant pas encore de la dématériaGsalion et par vole dématérialisiéa yourtes autres).

II est'snpéraflf de Joindre à la failure tous les documents mentionnés sufceUaci (devis, bonde commande ...),

Toute facture incorrrpléte ne sera pas prise en charge par le service.

Les factures fiées à des marchés de foumlWres ou de Uavaux seront oblgatoirement trartsmfses avec les pléces mentionnées dans W Dods des marchés puhlbs.

• Marchés à Ixmsde corrnnande{foumituresi

Bon de commande obligalo'se. Si ~ défet de livraison est prévu dans l'ode d'engagement ov un des documents contractuels i cenv~endra d'ajouter le bonde livraison prouvant que b délai est bien respecté.

• Marchés de travaux

La plupart du temps les marchés de travaux (tan de commande ou ordre de service} prévoient une durée d'exécutbn des travaux. Il convient par conséquentde jondre l'ordre de service de démarrage des Uavaux (cela peul éUe la notification qui vaut OS). Lorsque la date de Ilvraison est supérieure é la date prévue cela provoque automatiquement des pénaldés de retard, Afin de les éviter, Il faut Wumir un OS d9nlepuption et un OS de reprise des travaux.

Enfin, brsquinterviertt la (adore finale de l'opératan (DGD au iodure unique}, nous ne pourrons prendre en charge la facture si vous ne foumissezpas le procés-verbal de réception des travaux qui peul étre daté du Jour mais dans Lequel la date de réception correspond é b date réelle de fin de (opération.

En cas d'émission de réserves é la réceptiaL vous devrez aussi fournir le PV de réception avec réserve et le PY de levée tie réserve avant la réception définiflve.

J'insiste surl'Imporlance de toutes ces pliices é joindre auxfadures aHn de ne pas retarder leurtreitementel d'évierdes rejets de paiement par le comptable pubic.

4~ étape : ie palerrwnt

Le paiement est l'acte comptable qui fait suite é toute la phase administrative citée précédernrnenk Cet acte est exécuté par le comptable publ"x: seul habilité 9 opérer des paiements. La trésorerie optés awir reçu du service finances de la vile les bordereaux et les préces justificatives, védUe la légalité de la dépense (signature de l'ordonnateur, présence de déhbéra6on si nécessavee, bonne impuletion comptable...}.

Ob procédera ensuite au paiement eBedif des fournisseurs parvirement t>ancaira.

ka mise en instance ou le rejet d'un mandat par le oon~table pubic ninterrompt pas le délai gbbal de paiement

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Date de réception préfecture : 26/04/2021Rappel sur le d61a1gobal de palemertt

Confomtément au décret du 29 mars 2013 mletiF à la lutte centre les retaNs de paiement, le délai global de paiement @GP) est limité à 30 jours

Le point de départdu DGP est

- La date de réception de la factu►e:le cache! d'arrivée est Impératif polir les facturas reçues paroourrier classique ou mél, Les factures reçues via Chorus Pro sont wnsidérées repres dés qu`elles sont intégrées dans le loglcie► finance.

i - Ou la date de service fait si celled est postérieur à l'anivée de la facture et si les conditions administratives et techniques sont remplies. Le DGP expire à la date da règlement par le comptable public. La date de départ du DGP pour les factums reçues par mail ou courrier sur lesque~es n'est pas mentionnée la date d'anivée, est la date de la factum à laquelle on rajoute 2 jours. Dans 15déal, sachant que le comptable public a 10 jours à réception du mandat pour effectuer les vérifxxfions et procéder au paiement du foumrsseur, il convient que les services ne dépassent pas le délai de 8 jours pour vérifier et transmettre les factures au service finance, qui a son tour aura 12 jours pour mandater la factum. Le 08 Avril 2021 Cyril CHABAS

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Date de réception préfecture : 26/04/2021ANNEXE 3 :

GRILLE DE TEST

~ N

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Date de réception préfecture : 26/04/2021~~ Liberté •Égalité •Fraternité RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

CONVENTION DE CONTROLE ALLEGE DE DEPENSES EN PARTENARIAT ENTRE L'ORDONNATEUR ET LE COMPTABLE PUBLIC

La commune d'APT représentée par Mme Dominique Santoni maire d'APT ci-après dénommé "l'ordonnateur",

Et

Le Centre des finances publiques d'APT représenté par Mme Corine HUSSON

responsable du centre des Finances Publiques d`APT ci-après dénommé le

"comptable",

Vu l'article 60 de la loi n ° 63-156 du 23 février 1963 portant loi de finances pour 1963 ;

Vu les articles L1617-3 D1617-19 et l'annexe I du code général des collectivités territoriales ;

Vu le décret 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique ;

Vu l'arrêté du 11 mai 2011 pris en application du préambule de l'annexe I du code général des collectivités territoriales portant fixation des modalités de justification des dépenses des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé (NOR BCRE1113038A - JO du 20 mai 2011) et modifié par l'arrêté du 6 janvier 2014;

Concluent la présente convention instaurant le contrôle allégé en partenariat des dépenses dont ils ont diagnostiqué et, le cas échéant, adapté les procédures afin d'assurer une maîtrise satisfaisante et durable des risques qu'elles comportent.

ARTICLE 1ER -CHAMP DE LA CONVENTION

Le contrôle allégé en partenariat, résultant de la présente convention, porte sur les dépenses de fonctionnement du chapitre 60, Achats et variations de stock, ci-après dénommées les "dépenses", ayant fait l'objet d'un diagnostic conjoint par les signataires.

L'annexe n°1 de la présente convention énumère l'ensemble des imputations budgétaires concernées.

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Date de réception préfecture : 26/04/2021Ces imputations ne doivent pas être utilisées pour d'autres dépenses que celles objets de la présente convention, et toutes les dépenses relevant de la présente convention ne doivent pas recevoir d'autres imputations que celles qu'elle prévoit.

Par ailleurs, la présente convention, par ses conditions d'exécution et les paramétrages applicatifs qu'elle implique interdit les mandats mufti-imputations.

ARTICLE 2- MODALITÉS DE CONTRÔLE DES DÉPENSES

Afin de vérifier que les contrôles énumérés par les articles 19 et 20 du décret du 7 novembre 2012 sont assurés au mieux sur toute la chaîne de traitement des dépenses, un diagnostic partenarial a été mené conjointement par les signataires.

Cette mission de diagnostic partenarial, menée du 11 février au 9 avril 2021 a évalué les risques de cette chaîne de traitement des dépenses. Le niveau des risques relatifs à la fiabilité des procédures d'engagement, de liquidation, de mandatement et de paiement a été évalué, tout comme l'efficacité des contrôles opérés à chaque étape de traitement de ces dépenses.

Un rapport conjoint dresse les conclusions de ce diagnostic, synthétisé en annexe n ° 2 de la présente convention. Il décrit également les mesures d'adaptation des contrôles que le comptable et l'ordonnateur ont décidées, sur la base de ce diagnostic, afin de garantir une maîtrise suffisante des risques identifiés et évalués. La synthèse de ces mesures est décrite en annexe n ° 3.

A compter de l'entrée en vigueur de la présente convention, le comptable public procède à des contrôles allégés des dépenses mandatées par l'ordonnateur.

Les pièces justificatives des dépenses, prévues à l'annexe I du code général des collectivités territoriales, demeurent transmises au comptable public à l'appui du mandat.

ARTICLE 3- DISPOSITIFS DE CONTRÔLE INTERNE MIS EN PLACE

Le dispositif de contrôle interne repose sur une vérification a posteriori des mandats de dépenses, soit après le paiement des dépenses aux différents bénéficiaires concernés.

Tous les contrôles prévus aux articles 19 et 20 du décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique seront exercés sur les mandats sélectionnés dans un échantillon.

Le champ des contrôles réalisés par l'ordonnateur et par le comptable concerne les imputations budgétaires identifiées à l'annexe 1 de la présente convention. La valeur des échantillons respectifs mentionnée ci-dessous découle de l'observation des flux de mandatement de l'année précédente.

Afin de garantir la pertinence, l'efficacité et la représentativité des contrôles internes réalisés de part et d'autre, la valeur des échantillons fera l'objet d'une réactualisation chaque année à l'initiative du comptable.

Au sein des services de l'ordonnateur

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Date de réception préfecture : 26/04/2021Le dispositif de contrôle interne repose sur la réalisation de contrôles formalisés de

-

1

e

r niveau par le service comptabilité de l'ordonnateur, visant à s'assurer de la

réalité du service fait lors de la réception des factures.

- 2ème niveau, diligentés par le service encadrant sur les étapes clefs du processus de dépense.

Au sein des services du comptable

Le dispositif de contrôle interne repose sur la réalisation du contrôle d'un échantillon constitué de manière aléatoire de 30 lignes de mandats répartis entre les imputations du chapitre 60, suivant une périodicité annuelle.

ARTICLE 4- OBLIGATIONS RÉCIPROQUES DES SIGNATAIRES

L'ordonnateur s'engage à

♦ Informer le comptable de tout changement significatif dans l'organisation du contrôle interne défini à l'article 3, du contrôle de gestion, de l'audit interne et dans la formalisation de l'organisation, et à notifier toute évolution susceptible de modifier les constatations initiales du diagnostic défini à l'article 2.

♦ Mettre en oeuvre tout plan d'action qui pourrait être défini suite à la détection de risques dans la procédure de mandatement par le comptable public.

♦ Transmettre les pièces justificatives manquantes.

♦ Répondre dans les meilleurs délais aux demandes de régularisations et/ou d'annulations du comptable en cas de détection par ce dernier d'anomalies lors de l'exercice de son visa.

Le comptable s'engage à

♦ Informer l'ordonnateur de tout changement significatif dans l'organisation du contrôle interne défini à l'article 3, et notifier toute évolution susceptible de modifier les constatations initiales du diagnostic défini à l'article 2.

♦ Viser, valider et payer les mandats dans un délai maximal de 48 heures â compter de leur réception ou dans un délai déterminé en concertation avec l'ordonnateur.

♦ Apporter son concours, le cas échéant, pour assurer des formations aux règles de la comptabilité publique à destination des agents de l'ordonnateur, gestionnaires des dépenses.

♦ Restituer à l'ordonnateur, à chaque fin d'exercice, un bilan quantitatif et qualitatif de l'exécution des mandats.

♦ Informer l'ordonnateur si, dans le cadre de ses contrôles a posteriori, le comptable constate des anomalies, afin de lui permettre d'y remédier dans les meilleurs délais.

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Date de réception préfecture : 26/04/2021~

ARTICLE 5- DURÉE DE LA CONVENTION

Cette convention est conclue à compter du 01 /06/2021 pour une durée de 3 ans.

ARTICLE 6- RÉSILIATION DE LA CONVENTION

Les parties peuvent à tout moment résilier, d'un commun accord, la présente convention.

L'ordonnateur a la possibilité, s'il constate une perte d'efficacité au sein de ses services et/ou une perte de maîtrise satisfaisante et durable des risques de la chaîne de dépenses, de résilier la présente convention.

Le comptable public peut, à tout moment, résilier la présente convention, si ses contrôles démontrent une perte de maîtrise satisfaisante et durable des risques de la chaîne de traitement des dépenses.

Il s'engage toutefois à en informer l'ordonnateur en justifiant précisément et formellement les éléments qui le conduisent à résilier la convention.

ARTICLE 7- CHANGEMENT DE COMPTABLE OU D'ORDONNATEUR EN COURS D'EXÉCUTION

En cas de changement de comptable ou d'ordonnateur au cours de l'exécution de la présente convention, le comptable entrant ou le nouveau maire élu a la possibilité de confirmer son adhésion au dispositif conventionnel déjà en vigueur par simple courrier informant l'autre signataire (sans nécessité d'accord de ce dernier). Dans ce cas, le nouveau signataire doit apposer sa signature indiquant qu'il continue l'exécution de la présente convention en l'état pour le reste de la durée d'exécution.

Si le nouvel entrant ne souhaite pas continuer l'exécution de la convention, celle-ci sera abrogée de fait.

A APT le 27/04/2021

L'ordonnateur Le comptable public

le Directeur Départemental des finances publiques

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Date de télétransmission : 26/04/2021

Date de réception préfecture : 26/04/2021ANNEXE 1 DE LA CONVENTION DE CONTROLE ALLEGE EN

PARTENARIAT

Liste des imputations budgétaires faisant l'objet de contrôles allégés du comptable

N ° Libellé Observations

C/604, 605, 606, 607, Dépenses de fonctionnement. Service financier. 611,612, 613, 614, Achats non stockés, services Neant

615, 616, 617, 618, extérieurs et charges sociales.

621, 622, 623, 624,

625, 626, 627, 645

et 647

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Date de réception préfecture : 26/04/2021ANNEXE 2 DE LA CONVENTION DE CONTROLE ALLEGE EN

PARTENARIAT

Bilan points forts points faibles

POINTS FORTS POINTS FAIBLES

ORDONNATEUR

La collectivité fait l'objet d'une

dématérialisation totale.

L'absence d'alerte de la part du logiciel

ordonnateur en cas de modification de RIB

n est pas de nature à garantir la sécurité

des opérations.

Le délai global de paiement est maîtrisé dans

l'ensemble.

L'absence de note de service à l'attention

des services gestionnaires les informant

du circuit de la dépense de l'engagement

à la validation du service fait. Cette note a

été réalisée en cours d'audit parle chef du

service finances. Elle est jointe au présent

rapport.

Le processus d'engagement des dépenses de

la collectivité est fondé sur un contrôle et une

validation à chaque étape clef de la procédure

depuis l'expression du besoin jusqu'au

mandatement.

Les contrôles sont formalisés (visa par

signatures). Les validations informatiques sont

traçables (idéntifiants individuels).

Lorsqu'ils ne figurent pas sur les factures, les

RIB sont archivés avec ces dernières.

La stricte séparation fonctionnelle entre les

tâches de rédaction des actes statutaires, de

liquidation et de mandatement de la paie est

de nature à garantir la sécurité des opérations.

COMPTABLE

Les habilitations informatiques et les

délégations de signature sont cohérentes avec

l'organisation du service.

L'archivage des pièces et des documents

comptables est réalisé avec rigueur.

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Date de réception préfecture : 26/04/2021Le visa et le paiement des mandats se font au

vu de pièces probantes.

Niveau de risque identifié lors du diagnostic

Niveau du risque :faible

Suite à l'audit, un plan d'action a été mis en place afin d'assurer la couverture des risques identifiés lors du diagnostic.

La mise en place de ce plan étant avérée, la couverture des risques identifiés est suffisante pour pouvoir mettre en place dans les meilleurs délais une convention de contrôle allégé en partenariat.

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Date de réception préfecture : 26/04/2021~l n 4 t Liberté •Égalité •Fraternité RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

ANNEXE 3 DE LA CONVENTION DE CONTROLE ALLEGE EN

PARTENARIAT

Plan d'action

Suite aux conclusions du rapport de diagnostic partenariat, les parties s'engagent à

Responsables) de

l'action Action Date de mise en

place

Cyril CHABAS Élaboration d'une note de service à l'attention des Mise en place en

Responsable du services gestionnaires de l'o ~donnateur, les informant du de la dépense de l à la cours d'audit. service Finances,

commune d'Apt.

circuit engagement

validation du service fait. Communication de la note de service aux

services

gestionnaires le 8

avril 2021.

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Date de télétransmission : 26/04/2021

Date de réception préfecture : 26/04/2021