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Déliberation - convention Rugby
Document publié le Lundi 19 juin 2023 par la commune de Mérignac.
Lien du pdf (Déliberation - convention Rugby)
Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Assurance,
1
Direction générale Développement économique
Direction Enseignement Supérieur et Rayonnement
Entre les soussignés
La commune de Mérignac dont le siège social est situé à 60 avenue du Maréchal de Lattre de Tassigny 33 700 Mérignac représentée par Madame Véronique KUHN, dûment habilitée par délibération du 19 juin 2023, ci-après désigné « la commune de Mérignac »,
Et
Bordeaux Métropole, dont le siège social est situé Esplanade Charles de Gaulle – 33045 Bordeaux cedex, représentée par son Président, Alain ANZIANI, dûment habilité aux fins des présentes, par délibération n°2023/ du Conseil métropolitain du 31 mars 2023, ci-après désigné « Bordeaux Métropole »
PREAMBULE
Dans le cadre de l’appel à projets de la Coupe du monde de rugby France 2023 adopté par délibération n°2020-470 du 27 novembre 2020, une enveloppe globale de 250 000 € TTC a été votée et est répartie entre l’ensemble des porteurs de projet lauréats de l’appel à projets sous forme de subventions.
1. OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir les conditions dans lesquelles Bordeaux Métropole attribue une subvention à l’organisme bénéficiaire.
L’organisme bénéficiaire s’engage à son initiative et sous sa responsabilité, à mettre en œuvre, en cohérence avec les orientations de politique publique mentionnées au préambule le projet décrit à l’annexe 1 – projet.
Dans ce cadre, Bordeaux Métropole contribue financièrement à ce projet et n’attend aucune contrepartie directe de cette contribution.
2. DUREE DE LA CONVENTION
La présente convention a une durée d’un an à compter de sa date de signature, sans préjudice des conditions de versement du solde définies à l’article 5.
CONVENTION – Appel à projets –
« Coupe du monde de rugby France 2023 »
Entre la Ville de Mérignac et Bordeaux Métropole 2
3. CONDITIONS DE DETERMINATION DE LA SUBVENTION
Bordeaux Métropole s’engage à octroyer à l’organisme bénéficiaire une subvention plafonnée à « 15 000 euros TTC », équivalent à 100 % du montant total estimé des dépenses éligibles (d’un montant de 15 000 euros) sur l’ensemble de l’exécution de la convention, établis à la signature des présentes, conformément au budget prévisionnel figurant en annexe 2. Cette subvention est non révisable à la hausse.
Dans l’hypothèse où la subvention accordée s’avère inférieure à la subvention demandée par l’organisme, il appartient à ce dernier de trouver les recettes nécessaires à l’équilibre du budget prévisionnel.
Dans l’hypothèse où les dépenses réelles s’avèreraient être inférieures au montant des dépenses éligibles retenu, le montant définitif de la subvention sera déterminé par application de la règle de proportionnalité suivante et ne pourra être revu à la hausse par rapport au montant acté par la présente convention :
Subvention définitive = 𝐷é𝑝𝑒𝑛𝑠𝑒𝑠𝑟é𝑒𝑙𝑙𝑒𝑠𝑥𝑆𝑢𝑏𝑣𝑒𝑛𝑡𝑖𝑜𝑛𝑎𝑡𝑡𝑟𝑖𝑏𝑢é𝑒 𝑀𝑜𝑛𝑡𝑎𝑛𝑡𝑑𝑒𝑠𝑑é𝑝𝑒𝑛𝑠𝑒𝑠é𝑙𝑖𝑔𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠
Ce calcul sera effectué au regard du compte rendu financier que « Organisme bénéficiaire » devra transmettre à Bordeaux Métropole selon les modalités fixées à l’article 6.
Au regard des effets que pourraient avoir les arrêtés d’interdiction de rassemblement et de manifestations pour raisons climatiques ou en cas de force majeure, dans l’hypothèse d’une adaptation du format de la manifestation, ou d’une annulation de celle-ci, et d’une évolution à la baisse des dépenses effectivement réalisées, le calcul de la subvention définitive sera effectué selon les modalités suivantes :
1. Maintien du premier acompte de 70% de la subvention accordée, sans que cet acompte puisse dépasser 80% du coût total des dépenses effectives, 2. Calcul du solde proratisé selon la formule indiquée ci-dessus, sans que le total de la subvention versée puisse dépasser 80% du cout total des dépenses effectives.
Le maintien de tout ou partie des aides prévues devra être uniquement destiné au financement ou à l’indemnisation de l’événement.
4. CONDITIONS D’UTILISATION DE LA SUBVENTION
La subvention accordée devra être utilisée conformément à l’objet défini en préambule. Toute contribution inutilisée ou non utilisée conformément à son objet devra être remboursée. Par ailleurs, selon les dispositions prévues à l’article L.1611-4 du Code général des collectivités territoriales (CGCT), il est interdit à tout groupement ou à toute association, œuvre ou entreprise ayant reçu une subvention d'en employer tout ou partie en subventions à d'autres associations, œuvres ou entreprises, sauf lorsque cela est expressément prévu dans la convention conclue entre la collectivité territoriale et l'organisme subventionné.
5. MODALITES DE VERSEMENT DE LA SUBVENTION
Le versement de l’aide sera effectué selon les modalités suivantes : - versement d’un acompte à hauteur de 70% à la signature de la convention - versement du solde après les vérifications réalisées par Bordeaux Métropole conformément à l’article 6.1, somme qui peut être revue à la baisse en vertu des conditions définies à l’article 3. 3
De son côté, et en supplément du versement de la subvention, Bordeaux Métropole s’engage à fournir des supports de signalétique respectant la charte graphique du comité organisateur, le GIP « #France 2023 », aux porteurs de projet lauréats de l’appel à projets. Dans ce cadre, l’organisme bénéficiaire de la subvention s’engage : - D’une part, à remettre la convention signée en main propre à Bordeaux Métropole, bâtiment Laure Gatet, contre remise du matériel.
- D’autre part, à restituer le matériel en état convenable permettant ainsi son réemploi (pas de dégradation du matériel, pas de matériel rendu incomplet). À défaut, le versement du solde de 30% après les vérifications réalisées par Bordeaux Métropole conformément à l’article 6.1 sera réalisé, déduction faite des frais liés à la perte ou la dégradation du matériel.
Ces montants devront toutefois être uniquement destinés au financement de la manifestation inscrite au programme d’animations, ou, en cas de révision voire d’annulation de celle-ci, à l’indemnisation des artistes et équipes administratives et techniques prévues à la programmation.
La subvention sera créditée au compte de l’organisme bénéficiaire selon les procédures comptables en vigueur.
6. JUSTIFICATIFS
6.1. Justificatif pour le paiement du solde
L’organisme bénéficiaire s'engage à fournir dans un délai de trois mois maximums après la date de la dernière opération et au plus tard le 31 mars 2024, dans le respect des dispositions du droit interne et du droit communautaire, un compte rendu financier, signé par la/le Président(e) ou toute personne habilitée, et conforme à l'arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de l'article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations.
Ce document retrace de façon fiable l'emploi des fonds alloués pour l'exécution des obligations prévues dans la présente convention. Il est accompagné d'un compte rendu quantitatif (notamment le budget financier définitif « signé » faisant apparaître les écarts entre le prévisionnel et le réalisé) et qualitatif du programme d'actions comprenant les éléments mentionnés à l’annexe 3 et définis d'un commun accord entre les deux parties.
Enfin, l’organisme bénéficiaire s’engage à fournir un bilan qualitatif et quantitatif (documents de communication, photographies, documents de presse...) relatifs à l’événement et justifiant de sa tenue et de la dépense des fonds publics à cet effet. Ce bilan devra être transmis par les porteurs de projet dans un délai de trois mois maximums après la date de la dernière opération et au plus tard le 31 mars 2024.
6.2. Justificatifs de fin de convention
L’organisme bénéficiaire s'engage à fournir dans un délai de trois mois maximums après la date de la dernière opération et au plus tard le 31 mars 2024, les documents ci-après établis dans le respect des dispositions du droit interne et du droit communautaire : - le rapport général et le rapport spécial sur les conventions règlementées du commissaire aux comptes accompagnés des comptes annuels signés et paraphés par le commissaire aux comptes (bilan, compte de résultat, annexes aux comptes annuels) prévus par l'article L.612-4 du Code de commerce.
- le rapport d'activité ou rapport de gestion. 4
7. AUTRES ENGAGEMENTS
L’organisme bénéficiaire communique sans délai à Bordeaux Métropole la copie des déclarations mentionnées aux articles 3, 6 et 13-1 du décret du 16 août 1901 portant réglementation d'administration publique pour l'exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association.
L’organisme bénéficiaire fournit la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire. En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution et de retard pris dans l'exécution de la présente convention par l’organisme bénéficiaire, pour une raison quelconque, celui-ci doit en informer Bordeaux Métropole sans délai par lettre recommandée avec accusé de réception.
Respect des règles de la concurrence : l’organisme bénéficiaire pourra être soumis aux directives communautaires de coordination des procédures de passation des marchés publics dans la mesure où celui-ci répondrait à la définition de « pouvoir adjudicateur » ou d’« entité adjudicatrice » au sens du droit communautaire.
8. CONTROLES EXERCES PAR BORDEAUX METROPOLE
L’organisme bénéficiaire s’engage à faciliter le contrôle par Bordeaux Métropole, tant d’un point de vue quantitatif que qualitatif, de la réalisation des actions prévues, de l’utilisation de la subvention attribuée et de façon générale de la bonne exécution de la présente convention.
Bordeaux Métropole peut demander le cas échéant, toute explication ou toute pièce complémentaire qu’elle juge utile quant à l’exécution de l’action subventionnée. Sur simple demande de Bordeaux Métropole, l’organisme bénéficiaire devra lui communiquer tous les documents de nature juridique, fiscale, sociale, comptable et de gestion utiles.
En vertu des dispositions de l’article L.1611-4 du CGCT, Bordeaux Métropole pourra procéder ou faire procéder par des personnes de son choix aux contrôles qu’elle jugerait utiles pour s’assurer de la bonne utilisation de la subvention et de la bonne exécution de la présente convention.
À cette fin, l’organisme bénéficiaire conserve les pièces justificatives de dépenses pendant 10 ans pour tout contrôle effectué a posteriori.
9. ASSURANCES ET RESPONSABILITES
L’organisme bénéficiaire exerce les activités rattachées à la présente convention sous sa responsabilité exclusive.
L’organisme bénéficiaire s’engage à souscrire toutes les polices d’assurances nécessaires pour garantir sa responsabilité et pour que la responsabilité de Bordeaux Métropole ne puisse être recherchée.
Il devra être en capacité de justifier à tout moment à Bordeaux Métropole les attestations d’assurances correspondantes.
10. COMMUNICATION
L’organisme bénéficiaire s’engage à mentionner le soutien apporté par Bordeaux Métropole (notamment en apposant le logo de Bordeaux Métropole) sur les documents destinés au public ainsi qu’à l’occasion de toute manifestation publique ou opération médiatique qui pourrait être organisée par ses soins.
Il s’engage par ailleurs, à ce que les relations qu’il pourra développer en direction des partenaires privés ou publics, dans le cadre d’opérations de mécénat ou de parrainage, ne puissent en aucune manière porter atteinte à l’image de Bordeaux Métropole ou laisser entendre, sauf autorisation expresse de sa part, que Bordeaux Métropole apporte sa caution ou son soutien à ce partenaire. 5
11. SANCTIONS
En cas d'inexécution ou de modification substantielle et en cas de retard significatif des conditions d'exécution de la convention par l’organisme bénéficiaire sans l'accord écrit de Bordeaux Métropole, celle-ci peut respectivement exiger le versement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention, diminuer ou suspendre le montant de la subvention, après examen des justificatifs présentés par l’organisme et avoir préalablement entendu ses représentants. Bordeaux Métropole en informe l’organisme par lettre recommandée avec accusé de réception.
12. AVENANT
La présente convention ne peut être modifiée que par avenant signé par les deux parties. Les avenants ultérieurs feront partie de la présente convention et seront soumis à l'ensemble des dispositions qui la régissent. La demande de modification de la présente convention est réalisée en la forme d'une lettre recommandée avec accusé de réception précisant l'objet de la modification, sa cause et toutes les conséquences qu'elle emporte.
13. RESILIATION DE LA CONVENTION
En cas de non-respect par l'une des parties de l'une de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'autre partie, sans préjudice de tous autres droits qu'elle pourrait faire valoir, à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restée infructueuse.
14. CONTENTIEUX
Les difficultés qui pourraient résulter de l’application de la présente convention feront l’objet, préalablement à toute procédure, d’une conciliation à l’amiable.
En dernier ressort, les litiges qui pourraient s’élever entre les parties au sujet de l’exécution de la présente convention seront soumis au tribunal compétent.
15. ELECTION DE DOMICILE
Les notifications ou mises en demeure faites entre les parties au titre des dispositions de la présente convention sont valablement effectuées par lettre recommandée avec avis de réception, adressée à leur domicile respectif dans le ressort de l’exploitation.
Pour l’exécution de la présente convention et de ses suites, les parties font élection de domicile :
Pour Bordeaux Métropole :
Monsieur le Président de Bordeaux Métropole
Esplanade Charles de Gaulle
33045 Bordeaux cedex
Pour l’organisme bénéficiaire :
Madame Véronique KUHN
Commune de Mérignac
60 avenue du Maréchal de Lattre de
Tassigny
33 700 Mérignac 6
16. PIECES ANNEXES
Les pièces suivantes sont annexées à la présente convention :
▪ Annexe 1 : projet
▪ Annexe 2 : budget prévisionnel
▪ Annexe 3 : modèle de compte-rendu qualitatif et financier
Fait à Bordeaux, le 20 juin 2023, en 3 exemplaires
Pour Bordeaux Métropole Pour la Ville de Mérignac
Alain Anziani,
Président de Bordeaux Métropole Véronique KUHN
Adjointe au Maire
Déléguée à l'Education 7
Annexe 1 - projet 8
Annexe 2 - budget prévisionnel
[Insérer le tableur Excel] 9
Annexe 3 - modèle de compte-rendu qualitatif et financier
Nom de l’organisme bénéficiaire :
Intitulé de l’action :
1. BILAN QUALITATIF DE L’ACTION
Date(s) de la manifestation :
Durée de la manifestation (nombre de jours...) :
Fréquence de la manifestation (annuelle...) :
Manifestation ❒ gratuite ❒ payante
Vente de produits et/ou services : ❒ oui ❒ non
Visiteurs, participants :
- Nombre :
- Types de publics :
Quelles ont été les actions entreprises ? Décrire précisément les actions mises en œuvre :
L’intérêt de votre projet pour la métropole bordelaise :
Quels sont les résultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux ?
Quels ont été les retours des publics reçus ?
Liste revue de presse et couverture médiatique :
Liste de vos outils de communication (site internet, plaquettes...) :
Impératif : pour chaque action menée, joindre des photographies de la manifestation en guise de justificatifs.
Recommandations pour la présentation du bilan qualitatif et quantitatif de l’action Cette fiche est destinée à vous aider à la réalisation du bilan de l’action pour laquelle Bordeaux Métropole vous a accordé un financement. Ce bilan doit permettre aux responsables de l’organisme de rendre compte de l’utilisation des subventions accordées. 10
2. BILAN FINANCIER DE L’ACTION
2.1. Fournir le budget financier définitif « signé » faisant apparaître les écarts entre le prévisionnel et le réalisé et indiquant toutes les lignes de dépenses et de recettes (y compris les dépenses liées à des partenariats d’ordre financier établis entre l’organisme bénéficiaire de la subvention et ses partenaires intervenant dans le cadre de la manifestation).
2.2. Décrire les règles de répartition des charges indirectes affectées à l’action subventionnée (exemple : quote-part ou pourcentage des loyers, des salaires ...) :
2.3. Expliquer et justifier les écarts significatifs éventuels entre le budget prévisionnel de l’action et le budget financier définitif :
2.4. Observations à formuler sur le compte-rendu financier de l’opération subventionnée :
Je soussigné(e), (nom et prénom)
représentant(e) légal(e) de l’organisme,
certifie exactes les informations du présent compte rendu
Fait, le : I I I I I I I I I à
Signature :