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Déliberation - AN 2023 05 30 12 Renouvellement convention MJC tampon
Document publié le Mardi 28 mars 2023 par la commune de Trégunc.
Lien du pdf (Déliberation - AN 2023 05 30 12 Renouvellement convention MJC tampon)
Thèmes du document : Consommateurs, Culture et patrimoine, Assurance,
1
CONVENTION PLURIANNUELLE DE PARTENARIAT
ENTRE LA VILLE DE TREGUNC ET LA MJC LE STERENN
Entre
La commune de Trégunc représentée par Monsieur Olivier BELLEC, autorisé par délibération du Conseil Municipal du 28 mars 2023, et désignée sous le terme «Mairie, commune ou Ville», d'une part,
Et
La Maisons des Jeunes et de la Culture (MJC) de TREGUNC, association régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est situé au Sterenn, rue Jacques Prévert – 29910 TREGUNC, représentée par sa Présidente Peggy LANCIEN, autorisée par délibération du conseil d’administration du 06 avril 2023 et désignée sous le terme «MJC», d'autre part,
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Considérant l’intérêt général dont la commune de Trégunc est garante à l’égard de tous les trégunois(es), mais aussi des adhérents(es) à la MJC des communes du territoire, dans ses orientations en matière :
- d’action générale
- de qualité de vie
- de politique éducative, sportive, de citoyenneté et d’animation locale
- de politique de la jeunesse
- de promotion et d’accès à la culture et à la liberté d’expression de celle-ci - de promotion de la citoyenneté
- de respect de la laïcité
- de développement d’une vie associative responsable et intégrative favorable à l’enrichissement de la vie démocratique dans des pratiques individuelles et /ou collectives
- de l’égalité d’accès à tous aux offres d’activités sur son territoire
- du respect de l’égalité hommes/femmes
Considérant que, conformément à ses statuts et en s’appuyant sur son projet d’éducation populaire, la MJC participe à l’intérêt général autour des valeurs suivantes : - Exercice d’une citoyenneté engagée contre toutes formes d’exclusions et dans la défense des droits fondamentaux
- Engagement dans une laïcité qui fait sens à travers la tolérance et le pluralisme, le refus de l’intégrisme et de l’embrigadement
06/06/20232
- Pratique d’une vie associative responsable au travers d’une pratique coopérative, favorable à l’enrichissement de la vie démocratique
La commune reconnaît les principes de fonctionnement du projet de développement de la MJC :
- La démarche de libre adhésion
- La pratique du débat d’idées permettant le développement de l’esprit critique, de l’autonomie et de la personnalité de l’individu
- L’expérimentation de la jeunesse, l’expression de la jeunesse à partir de la pédagogie de projet
- La promotion de l’engagement à travers la vie associative
Considérant son affiliation à la Fédération Régionale des MJC, le projet local de la MJC s’inscrit et s’appuie sur les valeurs prônées par la FRMJC et contribue à promouvoir la vie sociale et culturelle de la commune de Trégunc
Considérant que la ville de Trégunc et la MJC de Trégunc s’accordent sur ces valeurs et ces principes, la présente convention est alors rédigée pour définir les objectifs communs poursuivis et les moyens mis à disposition par la collectivité pour la réalisation de ceux-ci.
ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION
Par la présente convention, la MJC met en œuvre à son initiative et sous sa responsabilité, en cohérence avec les orientations de politique locale mentionnées au préambule, le programme d'actions suivant :
- Gestion d’un accueil de loisirs sans hébergement pour les enfants de 3 à 11 ans en cohérence avec le Projet Educatif du Territoire et en adéquation avec les besoins recensés par la MJC,
- Gestion d’un espace d’accueil dédié aux jeunes, adolescents et jeunes adultes, et conduite d’un projet jeunesse ouvert sur l’engagement et l’expérimentation
- Gestion des accueils d’associations, d’acteurs du territoire, utilisateurs du Sterenn - Conduite d’un projet d’animation sociale en lien avec la population, le CCAS et les différents acteurs de la commune, favorisant les échanges les rencontres et les relations intergénérationnelles, la parentalité
- Conduite d’une programmation culturelle de spectacles vivants et d’actions culturelles en direction de tous les publics, en cohérence avec les valeurs rappelées ci-dessus - Organisation de l’enseignement musical et instrumental au sein de l’école de musique - Organisation de l’enseignement artistique : danse, théâtre, arts plastiques… - Organisation d’activités physiques et de bien-être, techniques et ludiques.
Dans ce cadre, la commune contribue financièrement à ces services présentant un intérêt général. La commune n'attend aucune contrepartie directe de cette contribution. La MJC veillera toutefois à la cohérence de ses actions, s’inscrivant en complémentarité de l’offre existante sur le territoire dans un objectif de rationalisation des actions et des budgets.3
ARTICLE 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La convention est établie pour une durée de 4 ans du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2026.
ARTICLE 3 – CONDITIONS DE DÉTERMINATION DU COÛT DU PROGRAMME D'ACTIONS
Le budget annuel du programme d'actions pour l’année 2022 est estimé à 1 089 000,00 € conformément au budget prévisionnel figurant en annexe 1. Il comprend alors tous les coûts qui sont :
- nécessaires à la réalisation de ce programme d'actions ;
- raisonnables selon le principe de bonne gestion ;
- engendrés pendant le temps de la réalisation du programme d'actions ; - dépensés par la MJC.
ARTICLE 4 – CONDITIONS DE DÉTERMINATION DE LA CONTRIBUTION FINANCIÈRE
Pour l’année 2023, le montant de l’aide au fonctionnement de la MJC est décomposé de la façon suivante :
- Part fixe pour la réalisation du programme d’actions :
o 400 684,20 € en 2022 + 1,5% = 406 694,46 €
- Part liée à la prise en charge de la régie de la salle de spectacle Le Sterenn :
o 18 500,00 € en 2023 représentant 630h d’activité. Ce montant sera revu
annuellement par la commission paritaire.
Pour les années suivantes, le montant de la subvention sera évalué lors de la présentation de la demande par la MJC et sera plafonné à hauteur du taux d’inflation de l’année en cours.
Afin de pourvoir au renouvellement du matériel mis à disposition, la MJC sollicitera lors de sa demande de subvention de fonctionnement les crédits d’investissement nécessaires auprès de la commune. Le montant alloué sera arbitré en commission paritaire en fonction des besoins exprimés par la MJC.
L’annexe 3 détaille les aspects liés de mise à disposition de locaux ou matériel et précise l’estimation du montant des apports en nature.
Les subventions de la commune ne seront applicables que sous réserve de l'inscription des crédits au budget prévisionnel annuel qui devra être autorisée par délibération du conseil municipal.
La MJC transmet chaque année à la ville avant le 15 octobre de chaque année, une demande de subvention pour l’exercice à venir comprenant :
- Le programme d’activité de la saison en cours
- L’état à jour du personnel
- Le programme des investissements communaux souhaités auprès de la ville - Le budget prévisionnel détaillé notamment le détail des financements publics - Le montant de la subvention sollicitée4
ARTICLE 5 - MODALITÉS DE VERSEMENT DE LA CONTRIBUTION FINANCIÈRE
Chaque année, la commune versera la subvention en deux temps :
- Une avance de 50 % du montant prévisionnel global annuel de la contribution mentionnée à l'article 4 ainsi que la part liée à la prise en charge de la fonction de régisseur pour cette même année sera versée en avril et sous réserve que les crédits soient bien inscrits au budget
- Le solde après les vérifications réalisées par la commune conformément à l'article 6
La contribution financière sera créditée au compte de la MJC selon les procédures comptables en vigueur.
ARTICLE 6 – JUSTIFICATIFS
L'association s'engage à fournir avant fin mars de chaque exercice N+1 les documents ci- après :
- Les rapports : moral, d’activités, d’orientation et financier. Le rapport d’activités devra comprendre des évaluations sur les aspects qualitatifs et quantitatifs du programme d’actions ainsi que l’état à jour du personnel (voir annexe 2).
- Les comptes annuels et le rapport du commissaire au compte
- Le budget prévisionnel de l’année n+1
ARTICLE 7 - AUTRES ENGAGEMENTS
La MJC s’attachera également à :
- développer la recherche de mécénat et de partenariat privé afin de permettre son équilibre budgétaire
- rechercher et obtenir les contributions possibles auprès des différents organismes et collectivités publiques
- maîtriser le développement du projet associatif dans le cadre des moyens alloués
La MJC s'engage à faire figurer de manière lisible la mention « Ville de Trégunc » ou le logo de la commune dans tous les documents produits faisant référence à des éléments listés dans la convention.
En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution et de retard pris dans l'exécution de la présente convention par la MJC, pour une raison quelconque, celle-ci doit en informer la commune sans délai par lettre recommandée avec accusé de réception.5
ARTICLE 8 - SANCTIONS
En cas d'inexécution ou de modification importante qui compromette la mise en œuvre du programme d’actions et en cas de retard des conditions d'exécution de la convention par la MJC sans l'accord écrit de la commune, celle-ci peut respectivement exiger le versement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention, diminuer ou suspendre le montant de la subvention.
Ses sanctions ne seront applicables qu’après avoir :
- examiné les justificatifs présentés par la MJC
- réuni la commission paritaire (confère article 9)
- préalablement entendu les représentants de l’association.
La commune en informe l'association par lettre recommandée avec accusé de réception.
ARTICLE 9 – SUIVI
Dans le cadre du bilan de la convention mais également de son suivi, une commission paritaire sera constituée et composée des membres suivants :
- Le Maire de la Ville ou son représentant
- 3 conseillers municipaux
- La Présidente de la MJC
- 3 membres du conseil d’administration
Cette commission sera assistée des directeurs respectifs de chaque structure, Mairie et MJC, ainsi que de tout technicien dont le Maire ou la MJC jugera la présence nécessaire.
La commission paritaire veillera également à prendre en compte les besoins liés aux contraintes légales de l’employeur MJC pour la bonne réalisation du programme d’action
Cette commission se réunira au minimum 2 fois par an sur convocation du Maire.
La MJC s'engage à fournir, au moins 6 mois avant le terme de la convention pluriannuelle, un bilan d'ensemble de la mise en œuvre du programme d'actions dans les conditions précisées en annexe 2 de la présente convention.
La MJC établit un compte rendu financier attestant de la conformité des dépenses à l’objet de la subvention et permettant à la commune de vérifier la réalisation du programme d’actions. Le bilan porte notamment sur les activités de la MJC, les actions mises en place et l'impact du programme d'actions au regard de l'intérêt général (voir annexe 2).6
ARTICLE 10 - CONTRÔLE DE LA COMMUNE
Pendant et au terme de la convention, dans le cadre du suivi prévu à l'article 9 ou dans le cadre du contrôle financier annuel, la MJC s'engage à faciliter l'accès à toutes pièces justificatives des dépenses et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ce contrôle.
ARTICLE 11 - ASSURANCES
La MJC souscrira une police d’assurance garantissant sa responsabilité civile ainsi que celles de ses membres et de son personnel pour l’ensemble de ses activités. Elle fera également son affaire de l’assurance de ses biens propres.
L’association souscrira toutes polices d’assurances nécessaires et en justifiera à la première demande de la commune, ainsi que du paiement des primes.
La commune garantit les biens immobiliers et l’ensemble des biens mobiliers lui appartenant et renonce à tout recours les concernant contre la MJC.
ARTICLE 12 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation de l'évaluation prévue à l'article 9 et au contrôle de l'article 10. Les discussions et échanges à ce propos seront à mener en 2026.
ARTICLE 13 – AVENANT
La présente convention ne peut être modifiée que par avenant signé par la commune et la MJC. Les avenants ultérieurs feront partie de la présente convention et seront soumis à l'ensemble des dispositions qui la régissent.
Il est prévu, au minimum, la signature d’avenants financiers annuels pour préciser exactement les montants des subventions annuelles et définir le programme d’actions en fonction des besoins recensés
ARTICLE 14 - RÉSILIATION DE LA CONVENTION
En cas de non-respect par l'une des parties de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'autre partie, sans préjudice de tous autres droits qu'elle pourrait faire valoir, à l'expiration d'un délai de six mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux clauses contractuelles et restée infructueuse. Préalablement, la Ville s’engage à réunir la commission paritaire en tant qu’instance de conciliation. A cette occasion, la commission sera complétée par un représentant de la Fédération Régionale des MJC, ainsi que par un 4e conseiller municipal.
La présente convention sera résiliée de plein droit, sans préavis ni indemnité, en cas de faillite, liquidation judiciaire, d’insolvabilité notoire ou de dissolution de l’association.7
ARTICLE 15 - RECOURS
Sauf le cas de faute lourde de la commune, dont la preuve serait apportée par l’association, cette dernière ne pourra exercer aucun recours contre la commune à raison des conséquences des accidents et dommages, quels qu’ils soient, survenant à l’association, à son personnel, à ses fournisseurs, prestataires ou tiers quelconques intervenant pour leur compte. Tout litige résultant de l'exécution de la présente convention est du ressort du tribunal administratif de Rennes.
Fait à TRÉGUNC, le
Pour la MJC, Pour la commune, La Présidente, Le Maire, Peggy LANCIEN Olivier BELLEC8
ANNEXE 1 : ESTIMATION DU COÛT DU PROGRAMME D'ACTIONS
La MJC met en œuvre à son initiative et sous sa responsabilité le programme d’actions suivant : - Gestion d’un accueil de loisirs sans hébergement pour les enfants de 3 à 11 ans en cohérence avec le Projet Educatif du Territoire et en adéquation avec les besoins recensés par la MJC, - Gestion d’un espace d’accueil dédié aux jeunes, adolescents et jeunes adultes, et conduite d’un projet jeunesse ouvert sur l’engagement et l’expérimentation
- Gestion des accueils d’associations, d’acteur du territoire, utilisateurs du Sterenn - Conduite d’un projet d’animation sociale en lien avec la population, le CCAS et les différents acteurs de la commune, favorisant les échanges, les rencontres et les relations intergénérationnelles, la parentalité
- Conduite d’une programmation culturelle de spectacles vivants et d’actions culturelles en direction de tous les publics, en cohérence avec les valeurs rappelées ci-dessus - Organisation de l’enseignement musical et instrumental au sein de l’école de musique - Organisation de l’enseignement artistique : danse, théâtre, arts plastiques… - Organisation d’activités physiques et de bien-être, techniques et ludiques.
Le coût du programme d’actions est estimé, en euros pour l’année 2022, aux montants suivants (source BP MJC 2022, AG du 01/04/2022) :
Charges directes et indirectes 290 000,00 € Charges de personnel 730 000,00 €
TOTAL DES CHARGES 1 020 000,00 €
Recettes propres 425 000,00 € Subventions Diverses 190 000,00 € Subvention commune de Trégunc (Délib ville de Trégunc déc 2021) 405 000,00 € Subvention déterminée en début d’année 400 684.20€
Subvention régisseur 18 500.00€
TOTAL PRODUITS 1 020 000,00 €9
ANNEXE 2 –BILAN DES ACTIONS MENÉES
Afin de caractériser l’intérêt général des activités et du programme d’actions de la MJC, celle-ci s’attachera à présenter lors du bilan qui sera dressé en fin de convention une évaluation des actions et initiatives que l’association a développées.
L’évaluation portera notamment sur :
– La réponse apportée aux attentes de la population Trégunoise à travers une offre diversifiée et des pratiques innovantes, en mettant l’accent sur les jeunes, les familles et l’intergénérationnel ; – L’ouverture au plus grand nombre et la capacité à accueillir des publics diversifiés ; – L’accompagnement des initiatives individuelles et/ou collectives dans divers domaines ; – Le développement d’animations, évènements, manifestations, à caractère socio-éducatif, culturel, artistique, scientifique, technique et sportive contribuant à l’autonomie et l’épanouissement des personnes ;
– L’éducation à la citoyenneté, à la solidarité et au mieux vivre ensemble ; – L’action en faveur de l’expression artistique et culturelle du plus grand nombre à travers le spectacle vivant et la pratique amateur ;
– La construction de partenariats avec les associations locales et la participation au développement de réseaux à l’échelle du territoire ;
– L’évolution de l’intervention sociale de l’association en cohérence avec l’espace territorial.
En 2022, la MJC est caractérisée par les éléments suivants :
- 1 150 adhérents.
– 2 000 inscriptions aux activités par an.
– 16 équivalents temps plein (15 permanents et 23 professeurs), plus des animateurs engagés ponctuellement, des animateurs bénévoles (2,5 ETP), des services volontaires et des intermittents du spectacle.
– Une dizaine de spectacles organisés par an soit l’accueil de 1 000 spectateurs – Des rendez-vous tels que conférences, projections, etc... (de 1 000 personnes) – Des spectacles à destination des écoles du territoire (de 1 000 à 2 000 élèves) – Une école de musique avec environ 235 personnes inscrites dont les 2/3 d’enfants qui offre une pratique individuelle et collective.
– Une proposition de pratiques artistiques avec des ateliers danse, arts plastiques, théâtre avec 120 à 130 inscrits dont 80 % d’enfants.
– Une proposition d’ateliers de sports, bien être, loisirs regroupant 300 inscrits, très principalement à destination des adultes.
– Un accueil de loisirs sans hébergement, un espace jeune et des mini-camps fréquentés par environ 500 enfants et jeunes. (Au total près de 45000h enfants et 5000h ados) – L’ensemble des séjours concernent près de 100 enfants par an.
– Un espace de vie sociale développé autour de la ludothèque, la boîte aux savoirs (17 rendez- vous pour 149 personnes accueillies), les jardins partagés, les ruchers, la grainothèque… – Une cyber base accompagnant individuellement ou collectivement plusieurs centaines de jeunes et moins jeunes dans l’apprentissage informatique et numérique.
– Une web radio animée par une vingtaine de personnes et écoutée par 150 auditeurs
Dans son rapport annuel d’activités, la MJC renseignera la Mairie sur les caractéristiques
mentionnées ci-dessus10
ANNEXE 3 : MISE A DISPOSITION DE BÂTIMENTS ET DE MATÉRIELS
La commune met à disposition de l’association à titre gratuit un ensemble de bâtiments :
- Le Sterenn (bureaux, salle de spectacle, hall d’accueil, pièces annexes), - L’accueil de loisirs situé rue de la gare
- L’espace jeunes situé à l’arrière de la halle des sports
- La salle d'expression corporelle de Kersidan selon un planning annuel d’utilisation - Les anciens services techniques communaux, esplanade Florestine Jeannes - Espace socio culturel Terre Marine à Kerambourg
- Les salles d’évolution du groupe scolaire Marc Bourhis
- Ponctuellement, d’autres locaux en fonction des besoins qui pourront alors faire l’objet d’une convention de mise à disposition particulière.
- Une salle à la médiathèque
- Un local et un terrain route de Kergleuhan
Concernant la salle de spectacle, la programmation de la MJC sera prioritaire lors de l’élaboration du planning d’utilisation.
Les autres demandes de réservation de la salle seront arbitrées par la commune après concertation avec la MJC.
FRAIS A LA CHARGE DE LA MUNICIPALITE
La commune assure la prise en charge des frais suivants, liés à l’utilisation des locaux :
- Les frais d’eau, de gaz et électricité afférents aux locaux
- Les taxes immobilières
- Les charges relatives à l’assurance du propriétaire
- Les charges relatives à la protection contre l’incendie
- Les charges liées à la maintenance des matériels et équipements mis à disposition - L’entretien ménager des locaux.
Si une augmentation anormale des fluides, résultant d’une négligence de l’association, était constatée, cette surcharge incomberait à l’association.
L’association devra faire son affaire personnelle du paiement du branchement de le la ligne, des appareils, des abonnements et des consommations de télécommunications, internet… pour lesquels les compteurs et abonnements seront désignés au nom de l’association.
USAGE ET TRAVAUX
L’association s’engage à utiliser les locaux conformément à leur objet et en bon père de famille.
La commune prendra à sa charge l’ensemble des travaux de rénovation, d’extension et d’entretien courant ainsi que les grosses réparations nécessaires au maintien en bon état de fonctionnement des locaux dont elle est propriétaire.
Des travaux d’aménagement ou d’adaptation des locaux aux activités pourront être effectués par la MJC à sa charge, dans le respect des réglementations en vigueur et après accord express écrit de la commune.11
DECLARATION DE SINISTRE
En cas de sinistre, l'information sera donnée le jour même du constat par téléphone et confirmée par écrit dans les 48 heures. Le week-end, elle sera communiquée au service d'astreinte.
La commune mettra en place des mesures conservatoires permettant à la MJC de poursuivre son activité en cas de sinistre ou de dégradations.
SECURITE DES BATIMENTS
La MJC s'engage à prendre les mesures suivantes nécessaires à la sécurité du bâtiment et du public :
- Déverrouiller et maintenir ouvertes toutes les issues de secours en présence du public ; pour tout dysfonctionnement des moyens de secours, la MJC prendra contact avec le service technique. - Ne pas encombrer les dégagements.
- Respecter la destination des locaux
- Respecter la capacité des salles en termes d'effectifs.
La MJC s'engage à informer son personnel des règles de sécurité, des modalités d'évacuation et d'appel des secours.
FORCE MAJEURE
La collectivité se réserve le droit de reprendre les locaux mis à disposition dans les cas où l’intérêt général le justifierait et notamment en cas de force majeure. L’association ne pourra se prévaloir d’aucune indemnité à ce titre.
CESSION, SOUS-LOCATION
La présente convention étant consentie intuitu personae toute cession de droits en résultant est interdite.
De même, la MJC s’interdit de sous-louer tout ou partie des locaux mis à disposition et plus généralement d’en conférer la jouissance totale ou partielle à un tiers par quelque modalité juridique que ce soit.
MISE A DISPOSITION DE MATERIEL
La commune met gratuitement à disposition de la MJC, un équipement matériel, en bon état d’utilisation qui demeure sa propriété au jour d’entrée en vigueur de la présente convention. Elle continuera à assurer l’entretien des matériels amortissables.
Pour ce qui concerne le photocopieur, la MJC assume les coûts de fonctionnement et de maintenance (consommables), en assure la gestion et ne pourra en aucun cas le céder.
Tous les ans, la MJC proposera à la commune, la liste du matériel amortissable à acquérir ou à remplacer en raison de son usure et/ou de son inadaptation. Pour 2023, le montant des crédits d’investissement inscrit au budget de la Ville est de 10 000,00 € TTC.
De plus, les services municipaux assureront la réparation des équipements matériels qu’ils seront en mesure d’effectuer en régie. Dans la mesure où les réparations seraient impossibles en régie, la Commune examinera avec la MJC les conditions de leur réparation ou de leur renouvellement.12
MISE A DISPOSITION DE VEHICULES
La commune met à disposition de la MJC un véhicule appartenant au parc communal. Ce véhicule est assuré et entretenu par la collectivité, la MJC prend en charge les frais de carburant.
La MJC assurera à ses frais les conducteurs du véhicule mis à disposition.
La MJC accepte en l’état les locaux, le matériel et le véhicule mis à disposition.
ESTIMATION DU MONTANT DES APPORTS EN NATURE
Le montant annuel des apports en nature est estimé à environ 65 000 € /an : - Mise à disposition de locaux : 27 500 €
- Fluides : 16 000 €
- Apports des services et travaux effectués par les agents municipaux : 19 000 € - Mise à disposition de véhicules : 2 000,00 €
Ce montant sera déterminé précisément au début de chaque année pour l’année précédente.
RECOURS
La commune est dégagée de toute responsabilité dans tous les cas d’effraction, de déprédation, de vol ou autre cause quelconque, de perte ou dommage survenant aux personnes et/ou aux biens de l’association.
DROIT APPLICABLE
La mise à disposition de bâtiments résulte d’un droit d’occupation partiel (occupation temporaire), et non d’un bail. En conséquence, l’association ne pourra, en aucun cas, se prévaloir des dispositions sur la propriété commerciale ou d’une autre réglementation quelconque susceptible de conférer un droit au maintien dans les lieux à l’association et/ou quelque autre droit.