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Procès Verbal - Subventions et Conventions de Partenariat Organisation de Manifestations Sportives (pdf, 5,04Mo)
Document publié le Lundi 19 juin 2023 par la commune d'Orvault.
Lien du pdf (Procès Verbal - Subventions et Conventions de Partenariat Organisation de Manifestations Sportives (pdf, 5,04Mo))
Thèmes du document : Transports, Sport, Associations, ONG et mouvements politiques,
Commune D'ORVAULT
DEPARTEMENT
Loire-Atlantique
EXTRAIT DU PROCES-VERBAL DES DELIBERATIONS
ARRONDISSEMENT CONSEIL MUNICIPAL
NANTES
19 juin 2023 CANTON
SAINT-HERBLAIN II L'an deux mil vingt-trois, le lundi dix-neuf juin, le Conseil municipal de la
Commune d'ORVAULT s'est réuni en session extraordinaire, au lieu habituel de ses
séances, après convocation légale en date du neuf juin 2023, sous la présidence
de Jean-Sébastien GUITTON, Maire.
Etaient présents : Mme Dominique VIGNAUX, M. Lionel AUDION, Mme Marie-
Paule GAILLOCHET, M. Guillaume GUÉRINEAU, Mme Armelle CHABIRAND, M. Yann
GUILLON, Mme Brigitte RAIMBAULT, M. Christophe ANGOMARD, Mme Valérie
DREYFUS, M. David HURTREL, Mme Anne-Sophie JUDALET, M. Laurent DUBOST,
Mme Catherine LE TRIONNAIRE, M. Morvan DUPONT, M. Vincent BOILEAU,
M. Jean-Yves ROUX, M. Pierre ANNAIX, Mme Françoise NOBLET, M. Dominique
GOMEZ, Mme Colette VINET-PINSON, M. Sébastien ARROUËT, Mme Marylène
JÉGO, M. Gilles BERRÉE, M. Florent THOMAS, Mme Maryse PIVAUT, M. Jean-
Jacques DERRIEN, M. Thierry BOUTIN, M. André NYAMSI-HENDIJI
Absents ayant donné pouvoir :
Mme Linda PAYET donne procuration à M. Dominique GOMEZ
M. Ronan GILLES donne procuration à M. Christophe ANGOMARD
Mme Stéphanie BELLANGER donne procuration à M. Pierre ANNAIX
Mme Sandrine BRUN donne procuration à Mme Valérie DREYFUS
M. Dominique FOLLUT donne procuration à M. Thierry BOUTIN
Mme Florence CORMERAIS donne procuration à Mme Marylène JÉGO
Il a été procédé, conformément à l'article L. 2121-15 du code général des
collectivités territoriales, à l'élection d'un secrétaire pris dans le sein du Conseil :
M. Pierre ANNAIX ayant obtenu la majorité des suffrages a été désigné pour remplir ces fonctions qu'il a acceptées.
05. Subventions et conventions de partenariat dans le
cadre de l'organisation de manifestations sportives
Monsieur ANGOMARD rapporte :
Quatre associations sollicitent le soutien matériel et financier de la Ville pour
l'organisation de leurs évènements.
Conseil municipal du 19 juin 2023 1/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives Orvault Sports Football a organisé les samedi 8 et dimanche 9 avril dernier
son tournoi annuel (interrompu depuis la crise sanitaire). Le concept a
évolué en 2023. Le « Trophée des Générations» a accueilli
64 équipes (32 équipes U11 et 32 équipes U13), soit 700 joueurs, de
niveau local, régional et national. L'association sollicite 1 500 €, sur un
budget total (réalisé) de 18 190€ en dépenses.
Une convention de partenariat est annexée à la présente délibération. Orvault Badminton Club organise les samedi 10 et dimanche 11 juin 2023 leur 7ème édition du « Challenge Tilagone », tournoi national de badminton d'Orvault ouvert aux valides et parabadminton. D'envergure nationale, ce tournoi rassemble plus de 350 joueuses et joueurs venant d'environ 8
régions françaises différentes. L'association sollicite 1 450 €, sur un budget
total (prévisionnel) de 5 750 € en dépenses.
Une convention de partenariat est annexée à la présente délibération.
Le Hand-Ball Orvault propose les vendredi 23 et samedi 24 juin 2023 la
seconde édition du Tournoi sur gazon, le 23 à destination des écoles
(potentiellement 450 enfants participants, le club réalisant dans l'année des
interventions sportives en milieu scolaire pour sensibiliser les élèves à la
pratique du handball) et le samedi 24 à destination des clubs du
département. L'association sollicite 2 470 €, sur un budget total de 13 710€.
Une convention de partenariat est annexée à la présente délibération.
L'Orvault Racing Club reconduit son tournoi U15 PREPA-CUP en lancement
de la saison de football 2023-2024 au stade de la Cholière le samedi 26 Août
2023. Le tournoi U15 regroupera au minimum 20 équipes de niveau régional
et départemental. Comme chaque année, ce tournoi assurera la promotion
de l'arbitrage au travers d'une sélection d'arbitres proposée par le District
de Loire Atlantique et de la mise en place d'un « quizz arbitrage ». Le
comportement sportif des joueurs et dirigeants des clubs est également
récompensé à l'issue des épreuves. Pour 2023, le club présente un budget de 8100€ et sollicite la Ville à hauteur de 1500€. |
Une convention de partenariat est annexée à la présente délibération.
Il est proposé d'attribuer le même montant de subvention aux quatre associations,
à savoir 1500€, considérant notamment que les manifestations « Trophée des
générations », « Challenge Tilagone », « Tournoi Prépa Cup » génèrent de forts bénéfices. Le club de handball a été informé de cette reconduction à l'identique.
Des temps d'information et de concertation seront organisés à la rentrée prochaine
pour conforter les modalités d'instruction des demandes de subventions en termes
de formalisme, délais, critères. pour les projets et évènements sportifs.
Tableau synthèse des attributions des subventions financières
Subvention Demande de Proposition pour
MANIFESTATION | ASSOCIATION | attribuée en l'association en 2023
2022 2023
Trophée des
noir OSF - 1 500€ 1500€ générations
Conseil municipal du 19 juin 2023 2/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives
Subvention Demande de Proposition pour
MANIFESTATION | ASSOCIATION | attribuée en l'association en 2023
2022 2023
l'ournolieuneside HBO 1 450 € 2 470€ 1500€ Hand-ball
Challenge Tilagone de oBc 1450 € 1 450€ 1500€ Badminton
Monrnel Fiépe Cup ORC 1 450 € 1 500€ 1500€ U15-U17
Total 4 350 € 6 920€ 6000 €
Pour rappel, l'ACRO a bénéficié d'une subvention en 2023 pour son évènement
< semi-marathon » pour un montant de 1 500€.
Par ailleurs, le Cyclo Club d'Orvaulit (CCO) sollicite le soutien matériel de la Ville
dans le cadre de l'organisation de la manifestation « Rando'Orvault ». Cette
randonnée cyclo/VTT/Gravel est programmée le dimanche 18 juin 2023.
Une convention de partenariat est annexée à la présente délibération.
DECISION
Sur proposition de la commission Culture, Sports et Coopération Internationale et
après en avoir délibéré, le Conseil municipal, à l'unanimité :
— ADOPTE les subventions telles que proposées ci-dessus pour les
associations sportives qui en ont fait la demande :
. OSF : 1500 €
. HBO : 1500 €
. OBC : 1500 €
° ORC Football : 1500 €
- DECIDE DE SIGNER les cinq conventions de partenariat annexées pour les
manifestations :
. Trophée des Générations
. Tournoi jeunes Handball
. Challenge Tilagone
. Tournoi Prépa-Cup
. La Rand'Orvault
Conseil municipal du 19 juin 2023 3/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives Extrait certifié conforme
Orvault, le 20 juin 2023
Pour le Maire
Le Directeur général Le secrétaire de séance
Sa \ / € Ç
AE
. NF 470Ù _ Jean-François MAISONNEUVE = Pierre ANNAIX
Rendu exécutoire
Par télétransmission en Préfecture le : 2 O JUIN 2023
Et par publication le : ? Q JUIN 2073
Conseil municipal du 19 juin 2023 4/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives CONVENTION D'ORGANISATION DU TROPHEE DES GENERATIONS 2023 |
ENTRE
LA VILLE D'ORVAULT
ET
L'ASSOCIATION ORVAULT SPORTS FOOTBALL
Entre les soussignés :
La Ville d'Orvault, représentée par le Maire, Monsieur Jean-Sébastien GUITTON, agissant en vertu d'une délibération du Conseil Municipal du 19 juin 2023. Ci-après dénommée "la Ville”.
D'une part.
Et,
L'Association Orvault Sports Football régie par la loi du 1° juillet 1901,
Représentée par M. Jean-Michel Le Coz, son président, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège est situé 4 CHEMIN DE GAGNE, 44700 ORVAULT
Ci-après dénommée « l'Association Sportive » ou « le club » ou « l'organisateur »,
D'autre part.
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville d’Orvault soutient les activités d'intérêt général de développement du sport amateur, qu'il soit de loisirs ou de compétition. La Ville soutient ainsi la mise en œuvre d'actions concourant à la
pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives.
A ce titre, la Ville souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les associations sportives orvaltaises, ici le club de football Orvault Sports Football.
La Ville accompagne l'organisation du trophée des générations, événement familial qui mobilise un grand nombre de bénévoles, draine un large public, véhicule une image positive d'Orvault et concourt à la promotion de la Ville d'Orvault,
L'encouragement au bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif constituent un des objectifs prioritaires de la politique sportive.
La Ville vise aussi une organisation responsable, dans des logiques de
développement durable. Le soutien de la Ville se matérialise par le versement d'une subvention spécifique et par des aides indirectes consistant en la mise à disposition gracieuse d'équipements, de mobiliers et de matériels.
Conseil municipal du 19 juin 2023 5/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives TITRE 1 - OBJET DE LA CONVENTION - PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville d'Orvauit apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée : TROPHEE DES GENERATIONS.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour l'année 2023, pour la préparation et l'organisation de l'édition qui se déroulera le samedi 8 et dimanche 9 avril 2023.
Article 3 - DROITS D'ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un intérêt local certain, aucun droit n'est versé à la Ville par l'organisateur.
TITRE LI - ENGAGEMENTS DES PARTIES
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
4,1 - Subvention
La Ville d'Orvauit s'engage à verser une subvention d'un montant de 1500 © au titre de la manifestation « Trophée des générations » pour l’année 2023.
Le budget de la manifestation est annexé à la présente convention (annexe 3).
4.2 - Aides indirectes
L'ensemble des aides indirectes sont réunies dans l’annexe 2.
4.2.1 - Equipements
La Ville s'engage mettre à disposition à titre gracieux l'installation suivante selon les conditions définies ci-dessous, soit :
- Le stade Gagné: pour le bon déroulement du tournoi du vendredi au dimanche
4.2.2 - Moyens logistiques
La Ville s'engage d'autre part à apporter son soutien à l’organisation de la manifestation par la mise à disposition en nombre suffisant des moyens logistiques, définis en annexe 2, conjointement entre l'Association et la Ville.
La Ville assure la livraison du matériel mis à disposition au plus tard le vendredi de la semaine précédant l'événement et sa reprise le mardi consécutif à ce dernier.
En cas d'alerte orange, les décisions nécessaires à la mise en sécurité des publics seront prises en concertation entre la Ville et l'organisateur, le démontage des structures pourra intervenir si nécessaire (à savoir vent supérieur à 60 km/h).
En cas d'alerte de niveau rouge signalée par Météo France pendant la durée de la manifestation, celle-ci sera suspendue le temps de l'alerte. En cas d'alerte rouge, il sera procédé au démontage des structures pendant la manifestation.
Conseil municipal du 19 juin 2023 6/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives 4.2.3 - Moyens humains
La Ville procède aux interventions suivantes, détaillées en annexe :
- Le personnel du service logistique pour effectuer le transport, la livraison et la
reprise des différents matériels et structures
- La police municipale pour faire des rondes et le respect des arrêtés
- Un référent Ville (cadre d'astreinte) qui n'est pas obligatoirement présent sur
le site mais qui reste joignable sur la durée du week-end
4.2.4 - Circulation et stationnements
La Ville coordonne auprès des intervenants ou assure les services suivants :
- Réalisation des arrêtés de circulation et de stationnement nécessaires au bon déroulement de la manifestation en concertation avec les espaces verts
- Mise en place de barrières pour la circulation par le service logistique - Distribution de panneaux de circulation
4.2.5 - Communication
La Ville accompagne l'organisation sur la démarche de communication.
Supports Ville :
Information site internet (agenda sportif), Facebook
Affichage :
Diffusion réseau
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
3.1 - Organisation
L'association Orvault SF s'engage à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la Ville. |
L'organisateur assure la mise en place des barrières déposées sur le parcours et se charge de leur rangement aux lieux prédéfinis à la fin de l'épreuve. L'organisateur garantit le respect de l’ordre public sur place et aux abords du parcours.
La Ville décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradations durant la période d'utilisation, ainsi que dans le cas où l'organisateur aurait sollicité l'accord d'entreposer des matériels, denrées ou autres, en amont ou en aval de
l'événement.
Toutes les demandes de l'organisateur pendant la durée des courses sont effectuées auprès du coordinateur référent du service des sports.
De plus l'association a à sa charge :
- L'organisation générale de l'évènement :
- Le nettoyage du matériel prêté après utilisation ;
- La mise en place du dispositif de circulation et de déviation routières (panneaux
de signalisation et barrières) conformément à l'arrêté municipal concernant le parcours.
L'association s'engage à remplacer à l'identique ou à reverser la valeur de tout matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville et qui aurait connu, au cours de sa mise à disposition, une dégradation autre que celle due à une usure
Conseil municipal du 19 juin 2023 | 7/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation dé manifestations sportives normale.
5.3 - Communication
L'association s'engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés.
L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville, avant impression et distribution, un exemplaire du programme, de l'affiche, de la plaquette d'inscription et autres documents édités pour la manifestation.
L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements et dispositifs de sécurité nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la règlementation en vigueur. Le club reste responsable de tout incident, accident ou dommage survenant du fait des courses.
Une vigilance continue est demandée à l'organisateur afin de sécuriser les zones piétonnes, en les séparant des zones de circulation de véhicules, en particulier sur le parking de Gagné.
5.5 - Propreté et salubrité L'organisateur s'engage à veiller à ce que les participants et spectateurs alent un
comportement civique. Ainsi, une attention particuiière est attendue Sur un déroulement de la manifestation en compatibilité et dans le respect de l'environnement proche et en voisinage.
2.6 —- Assurances
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir de l'organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance est à joindre au dossier,
TITRE IN - DEMARCHE ECO-RESPONSABLE
Article 6 - ENGAGEMENTS RECIPROQUES |
La Ville et Orvault SF mettent en place et développent une démarche éco- participative. L'évènement veut de plus répondre aux objectifs d'éco-
manifestation. Les objectifs sont déciinés dans l’annexe 1. Cette annexe 1, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires. Ce document désigne les engagements, objectifs assignés incontournables ainsi que les simples encouragements ou incitations. Ces objectifs se centrent sur des résolutions réalistes, efficaces et en phase avec la mobilisation des nombreux bénévoles, lors de cet événement particulièrement fréquenté par les milliers de participants.
Ainsi, 6 thématiques de travail sont privilégiées avec pour chacune d'entre elles les enjeux visés et les objectifs assignés. L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de ls manifestation et son environnement immédiat. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association à la fin de la manifestation sur le site de départ-arrivée, en complément de la gestion des déchets pendant la course. L'organisation se mobilise également sur un usage pertinent des transports et les stationnements induits par la course, ainsi que sur une communication adaptée et durable. Deux
Conseil municipal du 19 juin 2023 8/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives : autres thématiques viennent compléter le travail en cours et déjà réalisé lors de la précédente édition, Ces derniers axes sont pointés de manière incitative. Les résultats atteints seront mis en évidence lors de l'évaluation contradictoire établie à l’issue de la mantlfestation.
6.1.1 - Enjeux
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de la manifestation et de ses environnements immédiats. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association pendant et à la fin de la course.
6.1.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
_- Organiser le ramassage de déchets pendant là manifestation et en fin de journée ;
- Procéder à la collecte de déchets en extérieur et dans les vestiaires :
- Utiliser des consommables biodégradables (exemple confettis) ;
_- Rendre le matériel dans son état initial
= Prévoir la remise en propreté des sites et équipements, si nécessaire.
6.2 - Déchets
6.2.1 — Enjeux
Il s'agit en complémentarité de la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui implique leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source.
6.2.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Utiliser de la vaisselle lavable ou durable ;
- Limiter l'emballage et le suremballage et favoriser les grands
conditionnements ;
- Limiter les canettes métalliques et les bouteilles polyéthylènes ;
- Etendre le principe de consigne ;
- Mettre en place le compostage ;
- Permettre le recyclage avec la collecte de cartons.
6.3.1 — Enjeux
Il s'agit de l'impact le pius important sur l'environnement dans un évènement, Aussi, il est impératif de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co-voiturage).
6.3.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Encourager le covoiturage
- Encourager et privilégier la venue au moyen de transports en commun
- Dimensionner de manière adaptée les aires de stationnements
- Sensibiliser et alerter sur un stationnement conforme à la règiementation - Assurer une information et signalétique si besoin, à l'adresse des participants et des spectateurs, des parkings et stationnements, adaptées et respectueuses de l'environnement.
6 À — Comminiratinn
Conseil municipal du 19 juin 2023 9/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives 6.4.1 - Enjeux
Lors d'un événement, la communication représente un impact considérable sur l'environnement. Pour y remédier, quelques mesures simples :
- Réfléchir à de nouvelles stratégies de communication plus responsables, orientées vers des supports dématérialisés
- S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de leur diffusion.
6.4.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter le tirage papier
— Privilégier le papier recyclé
- Développer une impression responsable (nature de l'encre utilisée...) -. Adopter la bonne signalétique
- Choisir des objets promotionnels écologiques.
6.5 - Alimentation
6.5.1 \gmni Enjeux
Développer une alimentation durable lors de is manifestation est l'enjeu dont tes partenaires doivent se préoccuper. Cela permettra ainsi de limiter certains impacts et déséquilibres sociaux, environnementaux et économiques, notamment les émissions de gaz à effet de serre, la pollution des eaux et des sols, la surconsommation énergétique, ...
6.5.2 - Objectifs
Les partenaires privilégient ainsi les actions suivantes :
- Consommer des produits locaux
- Préférer des aliments de saison
- Priviiégier les produits labellisés « bio » et/ou « commerce équitable ».
6.6 - Sensibilisation
‘ 6.6.1 — Enjeux
La manifestation est conçue en privilégiant une démarche visant à réduire son impact sur l'environnement. Cette démarche est indissociable d'une mission de sensibilisation de l'ensemble des participants et du public attendu, pour que ces efforts soient compris et emportent l'adhésion.
6.6.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Intégrer les différents acteurs dans la démarche éco-participative de l'événement
- Créer un dispositif de sensibilisation et mettre en place des outiis valorisant la
démarche d'éco-responsabilité
- Désigner un référent sur ce dispositif qui le coordonnera et assurera son évaluation.
Conseil municipal du 19 juin 2023 10/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives d TITRE IV - ENCADREMENT DU PARTENARIAT
Article ? - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation donne lieu à une rencontre pour apprécier le déroulement de la manifestation sur un plan quantitatif comme qualitatif, L’annexe 1 définit en particulier les objectifs en matière de propreté du site et de tri des déchets.
Une réunion de bilan et des perspectives du trophée des générations sera organisée, à l'initiative de la Ville au début du dernier trimestre de l’année de référence. Cette rencontre permet de :
- Présenter un bilan comptable de la manifestation
Apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de
sportifs et de spectateurs accueillis au cours de la manifestation (estimation la plus précise possible)
- Apporter des éléments qualitatifs portant sur l'organisation générale et sur la manifestation (ce qui a été satisfaisant et ce qui ne l'a pas été...)
- Décrire les actions mises en place au cours de l'année et de ia manifestation - Un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative avec la mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à apporter afin de stabiliser la réalisation de l'éco-manifestation.
En outre, cette réunion permettre de programmer et préparer la manifestation à venir.
Article 8 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants dûment habilités de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, l'association remet dans un délai de six mois, un bilan comptable couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Article 9 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôle prévu à l'article 9, et au dépôt des conclusions de l'évaluation prévue à l'article &,
Article 10 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unillatéralement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect par l'une ou l'autre partie des engagements respectifs inscrits dans la présente convention, Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'une ou l'autre des parties à l'expiration d'un délai de 2 mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure. 4
Conseil municipal du 19 juin 2023 | 11/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le ie de l'organisation de manifestations sportives La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les deux parties sont d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux parties,
Dans les deux cas ci-dessus exposés, le ciub remboursera alors à la Ville la part de la subvention versée si ses engagements n'étaient pas remplis.
Article 11 - DIFFERENDS
En cas de litige dans l'application de ls présents convention et à défaut de règlement amiable d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes.
Fait à Orvault, le
Le Président de l'Association
Orvault SF La Ville,
Jean-Michel LE COZ Christophe ANGOMARD
Adjoint aux sports
Conseil municipal du 19 juin 2023 12/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives DOCUMENT ANNEXE 1 - CONVENTION ANNUELLE D'ORGANISATION VILLE - ASSOCIATION ORVAULT SPORTS FOOTBALL
TROPHEE DES GENERATIONS 2023
VOLET OBLIGATOIRE
EVALUATION DE
OBJECTIF ACTIONS CONFORMITE :
O/N
Rernettre en état de propreté ies lieux et teurs
abords
| Rendre le matériel dans son état initial
Propreté des sites : | Signaler et flécher les sanitaires
+ STADE DE GAGNE Sensibiliser et alerter sur les bonnes pratiques
| d'hygiène naturelle mt Faire usage de consommables, non pas
plastiques mais
Mettre en place un dispositif opérationnel de tri
de collecte des déchets (poubelles) au niveau
du parking, suffisamment dimensionné pendant
la manifestation :
+ tn des emballages de gel énergétique,
+ tri des bouteilles plastique,
°e tri du taut-venant :
Uthiser de le vaisselle (verres) lavable ou
durable]
Limiter l'emballage et le suremballage et
favoriser les grands conditionnements
Organiser la collecte de tous les cartons en
sensibilisant les bénévoles de la restauration et
autres points de distribution alimentaire
Limiter les canettes métalliques et les bouteilles
| polyéthylènes __ L Composter des bios déchets
Encourager au covoiturage et à l’utilisation
| des transports collectifs
Dimensionner les parkings en cohérence avec
a fréquentation des véhicules lors de ta matinée | Transport et Sensibiliser les participants et spectateurs À un
stationnement stationnement conforme avec la
réglementation” SR LE EE, Assurer une information et une signalétique des
stationnements auprès des participants et du
public, adaptée et respectueuse de ‘
l'environnement
Communication Limiter les supports et ie tirage papier
| Privilégier le papier recyclé
Développer une impression (encre)
responsable
Tri, valorisation et
réduction de déchets
Conseil municipal du 19 juin 2023 13/70 DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives
VOLET INCITATIF
AUTO-
EVALUATION DE
CONFORMITE :
O/N
OBJECTIF ACTIONS
Communication Adopter la bonne signalétique
Choisir des objets promotionnets écologiques
Alimentation Consommer des produits locaux (circuits
courts)
Préférer des aliments de saison
Privilégier les produits labellisés « bio » et/ou
« commerce équitable »
Intégrer les différents acteurs dans la démarche
éco-participative de l'événement
Créer un dispositif de sensibilisation et mettre
en place des outils valorisant la démarche d'éco-
responsabitité
Entre la Ville et le club organisateur Association Orvault SF, il sera procédé à l'issue de la manifestation, à l'évaluation de ces actions, dont celles obligatoires dans le cadre de la manifestation écoresponsable. Le second volet incitatif fait l’objet d'une auto-évaluation déciarative. Dans le logique de responsabilisation, le club organisateur Association Orvauit SF
est encouragé à être lui-même force de proposition sur les thèmes proposés, voire sur d’autres thématiques.
Fait à Orvault, le
Le Président de l'Association
Orvauit SF La Ville,
Jean-Michel LE COZ Christophe ANGOMARD
Adjoint aux sports
Conseil municipal du 19 juin 2023 14/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives
DOCUMENT ANNEXE 2 - CONVENTION ANNUELLE D'ORGANISATION VILLE - ASSOCIATION ORVAULT SPORTS FOOTBALL 2023
TROPHEE DES GENERATIONS 8 ET 9 AVRIL 2023
COORDINATION GENERALE
PREPARATION DE INTERVE- L'EVENEMENT PRECISIONS NANTS
» COORDINATION
Réunion technique sur site
Référents logistique et
sécurité désignés
Etat des lieux avant (et après)
manifestation
Déroulé ;
Jeudi : installation du matériel
[logistique et du matériel service BASE SRONT
techniques
Vendredi matin : vérification du
matériel avec présence du club
Samedi : Début à 9h et fin à
19h
Dimanche : Début à 9h et fin à
19h
+ COMMUNICATION
- Information site internet
- Diffusion sur les réseaux
sociaux |
DACSE SPORT
4 COM
+» LOCATION/ ACHATS DACSE SPORT
- _i trophées avec ptaque
PREPARATION DE INTERVE-
L'EVENEMENT PRÉCISIONS | Vanrs » LIVRAISON / RETRAIT LOGISTIQUE
Panneaux déposés
Panneëux de signalisation en tas au stade NANTES routière METROPOLE
Instatlation des barrières pour
empêcher le stationnement
sauvage
v MISE A DISPOSITION DE À récupérer au
MATERIEL service des sports
- 15 pinces à déchêts DAST
Sacs 330L MAGASIN
GARAGE
Conseil municipal du 19 juin 2023 15/70 DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives
» SECURITE ROUTIERE
- Signaleurs du club aux
intersections
- Police municipale pour faire RE
des rondes
PREPARATION INTERVE- DE L'EVENEMENT PRECISIONS NANTS A.CR.O.
» MISE A DISPOSITION DE |A livrer dans le
MATERIEL barnum sur le
- 6 barnums 6*3 parking
-_ 6 bamums 3#3 DACSE
- 4 bamums 8*S5 LOGISTIQUE
- 96 tables
- 80 bancs
120 barrières
2 chariots de chaises
Un podium
4 oriflammes
Sonorisation à
1 sonorisation kit 1BL, 4 [ramener le mardi DACSE
enceintes, 2 amplis 11 avril ODYSSEE
Le changement de 8 filets (4 sur
[terrain d'honneur et 4 sur terrain
annexe) ASTTE
Deux buts supplémentaire (foot à VERTS
8) à rapatrier de la Cholière à
Gagné
- Installation du matériel
électrique par les services DASTTE
techniques BATIMENT
- 10 bacs jaunes et 30 bacs Dépôt et retrait au | NANTES
bleus Lo de Gagné METROPOLE
Fait à Orvault, le
Le Président de f'Association
Orvautt SF La Ville,
Jean-Michel LE COZ Christophe ANGOMARD
Conseil municipal du 19 juin 2023
Adjoint aux sports
16/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives DOCUMENT ANNEXE 3 - BUDGET DE LA MANIFESTATION
OSF 27/0
Conseil municipal du 19 juin 2023 17/70 DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives
CONVENTION D'ORGANISATION DU CHALLENGE TILAGONE 2023 ENTRE
LA VILLE D'ORVAULT
ET
ORVAULT BADMINTON CLUB
Entre les soussignés :
La ville d'Orvauit, représentée par son Maire, Monsieur Jean-Sébastien GUITTON, agissant au nom et pour le compte de ladite Ville en vertu d'une délibération du conseil municipal du 19 juin 2023,
Ci-après dénommée “la Ville”,
d'une part,
et,
Orvault Badminton Club, régie par la loi du 1° juitlet 1901, représentée par Mme. Sandrine LE BOURG et M. Armel LE BLANC, coprésidents, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège est situé : 108 bis avenue Claude Antoine Peccot, 44700 Orvault.
Ci-après dénommé « l'association » ou « le club » ou « l'organisateur » d'autre part,
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la ville d’'Orvauit soutient les activités d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu'il soit de loisir ou de compétition, et La mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives.
À ce titre, la Ville souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les associations sportives orvaltaises, ici le Challenge Tilagone d'Orvauit Badminton Club.
La Ville soutient cette manifestation sportive mobilisant un grand nombre de bénévoles, drainant un large public, véhiculant une image positive d'Orvaulit et concourant à la promotion de son territoire.
L'encouragement du bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif constituent des objectifs prioritaires de la Ville.
Le soutien de la Ville se matérialise par le versement d'une subvention spécifique et des aides indirectes :
-__ Mise à disposition gracieuse des équipements, mobiliers, matériels ; Mobilisation de moyens humains.
Conseil municipal du 19 juin 2023 -18/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenäriat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives TITRE 1 - OBJET DE LA CONVENTION - PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée :
CHALLENGE TILAGONE
Le tournoi se déroule le week-end des 10 et 11 juin 2023, selon ies conditions définies dans les articles suivants.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour l'année 2023.
Article 3 - DROITS D'ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un intérêt local certain, aucun droit n'est versé à la Ville par l'organisateur.
TITRE II - ENGAGEMENTS DES PARTIES
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
La Ville d’Orvauit s'engage à verser une subvention d'un montant de 1500 € au titre de la manifestation « Challenge Tilagone » pour l'année 2023,
Le budget de la manifestation est annexé à la présente convention (annexe 3).
4.2 - Aides indirectes
L'ensemble des aides indirectes sont réunies dans l’annexe 1, que ce soit les espaces attribués, les matériels ou les interventions prévues pour l'ensemble de la manifestation lors du tournoi sur le site du compiexe sportif Roger Picaud.
4.2.1 - Equipements
La Ville s'engage, d'une part, à mettre à disposition à titre gracieux les installations suivantes selon les conditions définies ci-dessous :
- Salle Tilagone du complexe sportif Roger Picaud, le vendredi 9 juin 2023 de 21H à 23H, le samedi 10 juin 2023 de 7H à 23H et le dimanche 11 juin 2023 de 7H à 22H.
Gymnase du complexe sportif Roger Picaud, le vendredi 9 juin 2023 de 21H15 à 23H, le samedi 10 juin 2023 de 7H à 23H et le dimanche 11 juin 2023 de 7H à 22H.
Conseil municipal du 19 juin 2023 19/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives 4.2.2 - Moyens logistiques
La Ville s'engage, d'autre part, à apporter son soutien à l'organisation de la manifestation par la mise à disposition des moyens logistiques précisés en annexe 1.
4.2.3 - Moyens humains
La Ville procède aux Interventions suivantes :
- Un référent Ville (cadre d'astreinte),
- La présence d’un gardien chaque jour du tournoi.
Les numéros de téléphone ad hoc seront partagés avec l’association en amont de la manifestation.
4.2.4 - Autres aides indirectes
La Ville fournit les services indiqués én annexe 1.
4.2.5 - Communication
La Ville accompagne l'organisation sur la communication et en particulier pour la possible réalisation des supports de communication. Cet accompagnement est également précisé en annexe 1.
- Ville:
- Parution agenda Orv' & Co
- Information site internet, Facebook
- Presse :
- Rédaction du communiqué et relation presse
Affichage :
- Tirage affiches format A3 et distribution tous commerces et accueils mairie
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
‘ '
La manifestation étant organisée en partenariat avec la Ville, l'organisateur doit réaliser un dossier préalable dans lequel devront figurer :
- Le descriptif de l'action ;
- Le budget prévisionnel de ia manifestation ;
- Les contenus et objectifs de l'action ;
- Le public cible et le nombre de bénéficiaires ;
- Les lieux, date et durée de réalisation ;
- Les contacts à joindre avec les modalités de communication ;
« L'attestation d'assurance ;
- L'autorisation d'ouverture d'un débit de boisson temporaire de 2ème catégorie :
- La méthode d'évaluation de l'action.
5.2 - Organisation
L'organisateur a à sa charge :
- L'organisation générale de l'évènement ;
- Le nettoyage du matériel prêté après utilisation ;
- L'organisation de la gestion des parkings dans la limite des zones
autorisées par la Ville.
Conseil municipal du 19 juin 2023 20/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives L'association organisatrice s'engage à s'adapter aux possibilités des équipements techniques mis à disposition. Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en charge par la Ville sont à la charge de l'organisateur.
5.3 - Besoins en électricité La Ville s'engage à mettre à disposition le matériel électrique nécessaire à l'apport
de la puissance correspondant aux besoins de l'organisateur dans la limite des possibilités techniques et après concertation avec le service régle bâtiment de la Ville.
En contrepartie, l'organisateur s'engage à fournir une liste exhaustive du matériel nécessitant un branchement électrique ainsi que la répartition des différents appareils sur le site de la manifestation au plus tard cinq semaines avant la manifestation.
De plus, l'organisateur s'engage à respecter cette liste et ne peut la revoir à la hausse.
L'association s'engage à remplacer à l'identique ou à reverser la valeur de tout matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville.
5.5 - Communication
L'association s'engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés, L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville, au plus tard 3 mols avant l'événement, les éléments utiles, pour impression et distribution.
L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements de sécurité nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la règlementation en vigueur.
Orvault Badminton Club reste responsable de tout incident, accident ou dommage survenant du fait de {à manifestation.
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir de l’organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance est à joindre au dossier,
TITRE III - DEMARCHE ECO-RESPONSABLE
Article 6 - ENGAGEMENTS RECIPROQUES
L'organisateur doit développer une démarche écoresponsable, comme défini en annexe 2. |
Cette annexe 2, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires, Ce document désigne les engagements et objectifs assignés incontournables. Quatre axes de travail sont privilégiés avec pour chacun d’ entre eux les enjeux visés et les objectifs vers lesquets il faut tendre.
Conseil municipal du 19 juin 2023 21/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives 6.1 - Etat des sites et matériels
6.1.1 - Enjeux
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dat le périmètre de la manifestation et de ses environnements immédiats. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association à chaque fin de journée de tournoi.
6.1.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Organiser le ramassage des déchets pendant la manifestation et en fin de journée ;
Procéder à la collecte des déchets à l'intérieur, dans les vestiaires et en
extérieur ;
Rendre les mobiliers et matériels dans leur état initial ;
Prévoir la remise en propreté des sites et équipements.
6,2 - Déchets
6.2.1 - Enjeux
1! s'agit en complémentarité de la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui implique leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source.
1
4
6.2.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants : |
- Limiter l'emballage et le suremballage et favoriser les grands conditionnements ;
- Limiter les canettes métalliques et les bouteilles polyéthylènes : - Étendre le principe de consigne ;
- Permettre le recyclage avec la collecte des cartons.
6.3 - Déplacements et stationnements
6.3.1 - Enjeux
Il s’agit de l’Impact le plus important sur l'environnement dans un évènement. Aussi, il est impératif de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co-voiturage).
6.3.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Optimiser de manière adaptée les aires de stationnement ;
- Encourager le covoiturage des équipes participantes et des
spectateurs ;
- Organiser la gestion des placements dans le parking ;
- Assurer une signalétique des stationnements, adaptée et
respectueuse de l'environnement.
- . Respecter et faire respecter au public les règles d'accessibilité du
site (places de stationnements PMR, pas d'entrave aux
cheminements, ..).
Conseil municipal du 19 juin 2023 22/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives 6.4 - Communication
6.4.1 - Enjeux
Lors d'un événement, la communication représente un impact considérable sur l'environnement. Pour ÿ remédier, quelques mesures simples :
- Réfléchir à de nouvelles stratégies de communication plus
responsables, orientées vers des supports dématérialisés ;
- S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de leur diffusion.
6.4.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter le tirage papier et privilégier le papier recyci ;
- Développer une impression responsable (nature de l'encre utilisée, ee
TITRE IV - ENCADREMENT DU PARTENARIAT
Article 7 - LITIGE
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de la coltectivité des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues dans le cadre de l'évaluation, la collectivité peut suspendre ou diminuer les aides en nature prévues au titre de la présente convention.
En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso facto des différentes clauses du présent texte. En aucun cas elle ne pourra être tenue pour responsable ou solidaire des charges nouvelies qui traduiraient l'application de décisions qu'elle n'aurait pas formellement approuvées.
Article 8 - ÉVALUATION.
L'évaluation des conditions de réalisation de la manifestation à laquelle la Ville apporte son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d'un commun accord entre la collectivité et le club.
Une réunion de bilan de la manifestation sera organisée, à l'initiative de la Vilte, au plus tard trois mois après l'édition concernée. Cette rencontre permettra de : - Présenter un bilan comptable de la manifestation ;
- Apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de sportifs et de spectateurs accueillis au cours de la manifestation (estimation la plus précise possible) ;
- Apporter des éléments qualitatifs portant sur l’organisation générale de |a manifestation (ce qui a été satisfaisant et ce qui ne l'a pas été, ..) ; - Un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative avec la mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à apporter afin de garantir une éco-manifestation.
Conseil municipal du 19 juin 2023 | 23/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants dûment habilités, de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile,
Au terme de la convention, l'association remet dans un délai de trois mois un bilan comptable couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuetlement sur place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôle prévu à l'article 9 et au dépôt des conciusions de l'évaiuation prévue à l'article 8.
Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unilatéralement et à tout moment à ls présente convention en cas de non-respect, par l’une ou l'autre des parties, des engagements respectifs inscrits dans la présente convention. Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'une ou l'autre des parties à l'expiration d'un délai de 2 mois sulvant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme sji les deux parties sont d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux parties.
Dans les deux cas ci-dessus exposés, le club remboursera alors à la Ville La part de la subvention éventuellement déjà versée, le tournoi n'étant pas organisé ou les engagements n'étant plus remplis.
Article 12 - DIFFÉRENDS
En cas de litige dans l'application de la présente convention et à défaut de règlement amiable d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes.
Fait à Orvaut, le
Orvault Badminton Club, La Ville,
Sandrine LE BOURG ou Armel LE BLANC, Christophe ANGOMARD Coprésidents Adjoint aux sports
Conseil municipal du 19 juin 2023 24/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives
@.
= ANNEXE 1 - ORGANISATION DU CHALLENGE TILAGONE
PREPARATION DE L'EVENEMENT Précisions
COORDINATION
Réunion technique sur site
Interve-
nants
DACSE VS
DÉROULÉ :
Samedi 10 juin 2023 :
Compétitions dans le salle Tilagone, te gymnase de la
Cholière.
Dimanche 11 juin 2023 :
Compétitions dans ls salle Tilagone et le gymnase de ia
Cholière de 8H à 19H.
État des lieux avant et après le manifestation DACSE GE
INFORMATION
Information aux clubs (OSTT, OVB, OCTC) DACSE VS COMMUNICATION
Mise à jour du communiqué de Presse
Communication agenda Orv&Co
Communication Facebook
Communicstion internet
Tirage de l'affiche A3 couleur
Distribution dans les commerces et accueli Mairie
EQUIPEMENTS
Mise à disposition de la salle Tilagone :
Vendredi 9 juin 2023 de 21H à 23H
Samedi 10 juin 2023 de 7h à 23H30
Dimanche 11 juin 2022 de 7H à 22H
Mise à disposition du gymnase de la Cholière :
Vendredi 9 juin 2023 de 21H15 à 23H30
Samedi 10 juin 2023 de 7h à 23h
Dimanche 11 juin 2023 de 7h à 22H à——— ns = ns
LIVRAISON / RETRAIT
Mise à disposition du matériel suivant :
2 barnums 6"3
1 barnum 3°3
6 estrades SAMIA (pleds 200n)
| 10 berrières
6 double poubelles
18 tables
Pas de cuisson sous les barnums SQ chaises S bacs jaunes / S bacs bleus 1 coffret électrique avec rallonge P17 de 25m i rallonges de 5m 1 rallonge de 80m 4m de passages de câbles Prendre avec le responsable méintenance pour récupérer te matériel : 02 51 78 33 83 07 63 68 12 95 PENDANT L'EVENEMENT Précisions Cholière Présence du gardien sur le site de ta Cholière Samedi 10 juin 2023 de 9h à 19h Dimanche 11 juin 2023 de 8h à 13h30 Numéro du gardien de la Cholière : 06 22 39 62 64 | Numéro du gardien de ronde : 06 23 75 23 24 DACSE GE
Conseil municipal du 19 juin 2023 25/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives
APRES L'EVENEMENT Précisions | Ten" | Cub
Rangement du matériel mis à disposition FU [+
Nettoyage des équipements mis à disposition
Époce testaureton :
2 bernums Ém°3re
1 Sarrasm 11° 2m
20 tabfes avec 5 chaises sous les Darnurns
10 barrières
Matèriot éloctrique branché au coffret :
- L'onfetière
À percotateur
À trousse à dière
À bouilloire
À machine 8 parèns
1 machine à hot dogs
À crépiers étectrique
Evacuations à ne pas obstruer 4 "LA 4
(@) ORVAULT
DACSE rom t
190 AIS
Fait à Orvauit, le
Orvault Badminton Club, La Ville,
Sandrine LE BOURG ou Armel LE BLANC, Christophe ANGOMARD
Coprésidents Adjoint aux sports
Conseil municipal du 19 juin 2023 26/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives L ANNEXE 2 - GRILLE D'EVALUATION MANIFESTATION ECORESPONSABLE CHALLENGE TILAGONE
VOLET OBLIGATOIRE EVALUATION DE
OBJECTIF ACTIONS CONFORMITE :
O/N Mettre en place un dispositif opérationnel
pour le ramassage des déchets (au sol)
tout le temps de la manifestation et à la fin
des journées
Mettre en place un dispositif opérationnel
Propreté du site du de collecte des déchets {paubelles) et
complexe sportif Roger dans |s zone vestiaires, suffisamment
Picaud et respect des dimensionné pendant |a manifestation
A H Rendre les mobiliers et matériels mis à
matériels mis disposition par les services municipaux et
disposition métropolitains conformes à leur état initial
Remettre en état de propreté les lieux et
leurs abords
VOLET INCITATIF
OBJECTIFS ACTIONS INCITATIVES
Organiser la coltecte de tous les cartons en
sensibliisant les bénévoles de la restauration
et autres points de distribution alimentaire
Tri, valorisation et Instaurer le principe de la consigne
réduction des déchets matérialisé par des gobelets consignés
(à la source) Limiter les canettes métalliques ou
boutellles polyéthylènes au profit de
grands conditionnements avec service en
gobelets consignables
Encourager au covoiturage ies équipes
participantes et les spectateurs
REALISATION :
O/N ‘
mb
Optimiser de manière adaptée les aires de
stationnement (parking Cholière}
| Organiser si nécessaire la gestion des
Déplacements et placements dans les parkings
stationnements ES
Assurer une signalétique des stationnements
adaptée et respectueuse de l'environnement
Respecter et falre respecter au public les
régies d'accessibilité du site (places de
stationnements PMR, pas d'entrave aux
cheminements, ..\
Limiter fes supports papier et privilégier le
papier recyclé
Communication Développer une impression (encre)
responsable
Conseil municipal du 19 juin 2023 27/70 DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives
Entre ta Ville et Orvault Badminton Club, H# sera procédé, à l'issue de la manifestation, une évaluation de ces actions, dont celles obligatoires dans le cadre de ls manifestation éco responsable. Le second volet incitatif fait l'objet d'une auto- évaluation déclarative.
Dans la logique de responsabilisation, Orvautt Badminton Club est encouragé à être lui-même force de proposition sur les Creme proposés, voire sur d'autres thématiques.
Fait à Orvault, le
Orvault Badminton Club, La Ville,
Sandrine LE BOURG ou Armel LE BLANC, Christophe ANGOMARD Coprésidents Adjoint aux sports
Conseil municipal du 19 juin 2023 28/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives ANNEXE 3 - CHALLENGE TILAGONE - ORV. BADMINTON CLUB
BUDGET REALISÉ 2022 ET PRÉVISIONNEL 2023
en :
DEPENSES | ur RECETTES
réalisé 2022 | prévu 2023 réalisé 2022 | prévu 2023
44180€] 1 200.00 €] Subventions Ville 145000€1 1450.00
Services extérieurs d d | d : _ elAutres subventions | ]
(frais secouristes / où dons 500,00 €
Autres services
2130.00 €! 3700.00 €
médailles réception)
Frais et déplacements]
hébergements | Buvete vration (pour 110.00 € 150,00 € déolie 650.00 €] 1000 00 €
juge arbitre)
Autre (à préciser) d
fourniture Autre {à préciser) informatique et frais 452,00 700.00 € inscription équipes 1618006] 4 000.00 €
FFBaD
Total 3133.80 €! 5 760.00 €] Total 3 718.00 6 950.00 €
Résultat Net 684 20 €] 1200.00 €! |
Conseil municipal du 19 juin 2023 29/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives
CONVENTION D'ORGANISATION DU TOURNOI INTERCLUBS SUR HERBE
ENTRE
LA VILLE D'ORVAULT
ET
______ L'ASSOCIATION HANDBALL ORVAULT ______
Entre les soussignés :
La Ville d'Orvauit, représentée par le Maire, Monsieur Jean-Sébastien GUITTON, agissant au nom et pour le compte de ladite Ville en vertu d'une délibération du Conseil Municipal du 19 juin 2023. |
Ci-après dénommée "la Ville",
D'une part.
Et,
L'Association sportive Handball Orvault (HBO) régle par ta loi du 1°’ juillet 1901,
Représentée par M. Guillaume COLOSIEZ, son Président, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège est situé : Maison du Sport et de la Vie Associative 108 bis av. Claude Antoine Peccot, 44700 ORVAULT.
Ci-après dénommé « l'Association » où « le club » ou « l'organisateur ».
D'autre part.
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville d'Orvauit soutient les activités d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu'il soit de loisir ou de compétition, et la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives,
A ce titre, la Ville souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les associations sportives orvaltaises, ici le « Tournoi interclubs sur herbe >» du HandBall Orvault.
La Ville soutient cette manifestation sportive mobilisant un grand nombre de bénévoles, drainant un large public, véhiculant une image positive d'Orvault et concourant à la promotion de son territoire.
L'encouragement du bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif constituent des objectifs prioritaires de la Ville d'Orvault.
Le soutien de la Ville se matérialise par le versement d'une subvention spécifique et par des aides indirectes :
- Mise à disposition gracieuse d'équipements, de mobiliers et de matériels. - Mobilisation de moyens humains.
Conseil municipal du 18 juin 2023 30/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives TITRE 1 - OBJET DE LA CONVENTION - PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville d'Orvault apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée :
TOURNOI INTERCLUBS SUR HERBE
Le tournoi se déroule sur le week-end des vendredi 23 et samedi 24 juin selon les conditions définies dans les articles suivants.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour l'année 2023.
Article 3 - DROITS D'ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un intérêt local certain, aucun droit n'est versé à la Ville d'Orvault par l’Organisateur.
TITRE II - ENGAGEMENTS DES PARTIES
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
La Ville d'Orvault s'engage à verser une subvention d'un montant de 1500€ au titre de la manifestation « Tournoi Interclubs sur Herbe » pour l'année 2023.
Le budget de la manifestation est annexé à la présente convention (annexe 3).
L'ensemble des aides indirectes sont réunies dans l'annexe 1, que ce soit les espaces attribués comme les matériels où les interventions prévues pour l'ensemble de la manifestation.
4.2.1 - Equipements
La Ville d'Orvault s'engage, d'une part, à mettre à disposition à titre gracieux les installations suivantes selon les conditions définies ci-dessous :
Le terrain d'honneur de la Cholière avenue Roger Picaud, le vendredi 23 juin 2023 de 7h à 18h, le samedi 24 juin 2023 de 7h à 21h,
Les vestiaires de la Cholière, le vendredi 23 juin 2023 de 7h à 17h, le samedi 24 juin 2023 de 7h à 21h.
La salle polyvalente située à la Cholière, ie samedi 24 juin de 12h à 23h Le gymnase de la Cholière, pour un repli, lé samedi 24 juin de 13h30 à 21h
Conseil municipal du 19 juin 2023 31/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives 4.2.2 - Moyens logistiques
La Ville d'Orvauit s'engage, d'autre part, à apporter son soutien à l'organisation de la manifestation par la mise à disposition des moyens logistiques précisés en annexe 1.
En cas d'alerte de niveau rouge signalée par Météo France pendant la durée de la manifestation, celle-ci sera suspendue le temps de l'alerte.
En cas d'alerte orange, les décisions nécessaires à la mise en sécurité des publics seront prises en concertation entre la Ville et l'organisateur.
4.2.3 - Moyens humains
La Ville d'Orvauit procède aux interventions suivantes :
- Un référent Ville (cadre d'astreinte),
- La présence d'un gardien chaque jour du tournoi.
Les numéros de téléphone ad hoc seront partagés avec l'association en amont de la manifestation.
4.2.4 - Autres aides indirectes
La Ville d'Orvauit fournit les services indiqués en annexe 1.
4.2.5 - Communication
La Ville d'Orvauit accompagne l'organisation sur la communication, en particulier pour la possible réalisation des supports de communication, cet accompagnement est également précisé en annexe 1.
° Ville:
- Information site internet, facebook
Page accueil www.orvauit.fr
+ Presse :
+ Rédaction du communiqué et relation presse
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
’ ‘
La manifestation étant organisée en partenariat avec la Ville, l'organisateur doit réaliser un dossier préalable dans lequel devront figurer :
Le descriptif de l'action ;
Le budget prévisionnel de ia manifestation :
Les contenus et objectifs de l'action ;
. Le public cible et le nombre de bénéficiaires ;
Les lieux, date et durée de réalisation ;
Les contacts à joindre avec les modalités de communication ; ;
L'attestation d'assurance ;
L'autorisation d'ouverture d'un débit de boisson temporaire de 2ème catégorie ;
+ La méthode d'évaluation de l'action.
Conseil municipal du 19 juin 2023 32/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives 3.2 - Organisation
L'organisateur Handball Orvauit a à sa charge :
-__ L'organisation générale de l'évènement ;
- Le nettoyage du matériel prêté après utilisation ;
- L'organisation de la sécurité du site et notamment des biens mis à disposition par la Ville au cours des nuits du tournoi :
- L'organisation de la gestion des parkings dans la limite des zones autorisées par la Ville.
L'association organisatrice s'engage à s'adapter aux possibilités des équipements techniques mis à disposition. Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en charge par la Ville d'Orvault sont à la charge de l'organisateur.
5.3 - Besoins en électricité
La Ville s'engage à mettre à disposition le matériel électrique nécessaire à l'apport de ia puissance correspondant aux besoins de l'Organisateur dans la limite des possibliités techniques et après concertation avec le service régie bâtiment de la Ville.
En contrepartie, l'organisateur s'engage à fournir une liste exhaustive du matériel nécessitant un branchement électrique ainsi que ls répartition des différents appareils sur le site de la manifestation au plus tard 5 semaines avant l'événement.
De plus, l'association s'engage à respecter cette liste et ne peut la revoir à la hausse.
L'association s'engage à remplacer à l'identique ou à reverser ls valeur de tout matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville et qui aurait connu, au cours de sa mise à disposition, une dégradation autre que celle due à une usure normale.
L'association s'engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés.
L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville, avant impression et distribution, un exemplaire du programme, de l'affiche, de la plaquette d'inscription et autres documents édités pour la manifestation.
L'association Handball Orvault s'engage à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la Viile. L'utilisateur JAraNtE le respect de l'ordre public sur place et aux abords de la salle.
La Ville déciine toute responsabilité en cas de voi ou de dégradations durant la période d'utilisation, ainsi que dans le cas où l'organisateur aurait sollicité l'accord d'entreposer des matériels, denrées ou autres, en amont ou en aval de
l'évènement.
Conseil municipal du 19 juin 2023 ‘: 33/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements de sécurité nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à le règlementation en vigueur.
2.7 - Assurances
Handball! Orvault reste responsable de tout incident, accident ou dommage survenant du fait de la manifestation.
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir de l'organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance est à joindre au dossier.
IITRE II - DEMARCHE ECO-RESPONSABLE
Article 6 - ENGAGEMENTS RECIPROQUES
Handball Orvault met en place et développe une démarche éco-responsable. Le renouvellement de la démarche est défini en annexe 2.
Cette annexe 2, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires. Ce document désigne les engagements, objectifs assignés incontournabies, conditionnant j'attribution du complément de subvention, ainsi que les simples encouragements ou incitations. Quatre axes de travail sont privilégiés avec pour chacun d'entre eux les enjeux visés et les objectifs vers lesquels il faut tendre.
6.1 - Etat des sites et matériels
6.1.1 - Enjeux
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de la manifestation et de ses environnements immédiats. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association et à chaque fin de journée de tournoi.
6.1.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Organiser le ramassage des déchets pendant la manifestation et en fin de journée ;
- Procéder à la collecte des déchets en extérieur et dans les vestiaires ; - Rendre les mobilier et matériel dans leur état initial ;
- Prévoir la remise en propreté des équipements.
6.2 - Déchets
6.2.1 - Enjeux
Il s'agit en complémentarité de la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui P'aue leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source.
6.2.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter l'emballage et le suremballage et favoriser les grands
Conseil municipal du 19 juin 2023: 34/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives conditionnements ;
- Limiter les canettes métalliques et les bouteilles polyéthylènes ;
- Etendre le principe de consigne ;
- Permettre le recyclage avec la collecte des cartons.
6.3 - Déplacements et stationnements
6.3.1 - Enjeux
Il s'agit de l'impact le plus important sur l’environnement dans un évènement. Aussi, H est impératif de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co-voiturage).
6.3.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Optimiser de manière adaptée les aires de stationnement ;
- Encourager le covoiturage des équipes participantes et des
spectateurs;
- Organiser la gestion des placements dans les parkings ;
- Assurer une signalétique des stationnements, adaptée et
respectueuse de l'environnement.
- __ Respecter et faire respecter au public les règles d'accessibilité du sité (places de stationneéments PMR, pas d'entrave aux
cheminements, ..).
6.4 - Communication
6.4.1 - Enjeux
Lors d'un événement, la communication représente un impact considérable sur l’'envirannement. Pour y remédier, quelques mesures simpies :
- Réfléchir à de nouvelles stratégies de communication plus
responsables, orientées vers des supports dématérialisés ;
- _S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de leur diffusion.
6.4.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter le tirage papier et privilégier le papier recyclé ;
- Développer une impression responsable (nature de l'encre utilisée ...).
TITRE IV - ENCADREMENT DU PARTENARIAT
Article 7 - LITIGE
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de la coltectivité des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues dans le cadre de
Conseil municipal du 19 juin 2023 35/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de PoRÇieie, dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives l'évaluation, la collectivité peut suspendre ou diminuer le montant des versements, remettre en cause le montant de {a subvention ou exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention.
En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso facto des différentes clauses du présent texte. En aucun cas elle ne pourra être tenue pour responsable ou solidaire des charges nouvelles qui traduiraient l'application de décisions qu'elle n'aurait pas formellement approuvées.
Article 8 - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation du Tournoi auquel la Ville d'Orvault apporte son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d'un commun accord entre la collectivité et le club.
Une réunion de bilan de la manifestation Tournoi Interclubs sur Herbe sera organisée, à l'initiative de ls Ville, au plus tard trois mois après l'édition concernée. Cette rencontre permettra de ;
- Présenter un bilan comptable de la manifestation
- Apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de sportifs et de spectateurs accuelllis au cours de la manifestation (estimation is pius précise possibie).
- Apporter des éléments qualitatifs portant sur l'organisation générale de la manlfestation (ce qui a été satisfaisant et ce qui ne l’a pas été, ...).
Un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative avec la mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à apporter afin de garantir une éco-manifestation.
Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants dûment habilités, de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile,
AU terme de la convention, l'association remet dans un délai de trois mois, un bilan comptable couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention, Un contrôle, éventuellement sur place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôle prévu à l'article 9, et au dépôt des conclusions de l'évaluation prévue à l'article 8.
Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unilatéraiement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect par l'une ou l'autre des parties, des engagements respectifs inscrits dans la présente convention, Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'une ou l’autre des parties à l'expiration d’un délai
Conseil municipal du 19 juin 2023 36/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives de 2 mois suivant l'envoi d'une lettre Ponte avec accusé de réception valant mise en demeure.
La ste convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les deux parties sont d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par tes deux parties.
Dans les deux cas ci-dessus exposés, le club remboursera alors à la Ville la part de la subvention éventuellement déjà versée, le tournoi n'étant pas organisé ou les engagements n'étant plus remplis.
Article 12 - DIFFÉRENDS
En cas de litige dans l'application de ta présente convention et à défaut de règlement amiable d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes.
Fait à Orvauit, le
Handball Orvault, La Ville,
Guillaume COLOSIEZ, Christophe ANGOMARD,
Président Adjoint aux Sports
Conseil municipal du 19 juin 2023 37/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de : manifestations sportives
(@) Cmdial
ANNEXE 1 - ORGANISATION DU TOURNOI INTERCLUBS SUR HERBE 2023 HANDBALL ORVAULT
PREPARATION DE L'EVENEMENT Intervenants Club
COORDINATION
Réunion technique sur site To
DÉROULÉ :
Vendredi 23 juin (journée) : Tournoi Inter-écoles
Samedi 24 juin (journée) : Tournoi Interciubs
Samedi 24 juin (journée) : Repli gymnase
État des lieux avant (et aprés) manifestation DACSE GE
INFORMATION DACSE Vie
Sportive
Information aux clubs (ORC, OBC, SKCO et ARCHERS) |
COMMUNICATION
Mise à jour du communiqué de Presse
Communication Fscebook Service
Communication Communication internet
EQUIPEMENTS Le
Mise à disposition du terrain A de la Cholière =
Vendredi 23 juin de 7h à 18h
Samedi 24 juin de 7h b2in . DACSE GE
Mise à disposition de la salle polyvalente de le
Cholière :
Samedi 24 juin de 12h à 23h
Mise à disposition du gymnase de ta Cholière :
Samedi 24 juin de 13h30 à 23h
PROTOCOLE — ——_—_—_— _————_—————— —_———_——_—
Conseil municipal du 19 juin 2023 | 38/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives
| LIVRAISON |
CHOLIERE : |
DACSE |
Es |
Mise à disposition le matériel suivant : |
- 1S barrières |
- 12 grilles caddies
- 30 bancs
- 25 tables brasserie
- 30 chaises de la salle potyvalente |
- 3 stands 6°3 |
Prendre avec le |
responsable
maintenance pour |
3 éclairages Intérieur barnums pes | |
3 rallonges 50m 02 51 78 33 83 | 1 coffret électrique svec rallonge P17 25m 07 63 68 1295
4 rallonge P17 complémentaires 25m |
DAST |
PREPARATION DE L'EVENEMENT Intervenants Club _
8 bacs jaunes et bleus à la Cholère | NANTES TRI DU VERRE |
| METROPOLE PAR LE CLUB
Présence du gardien de site de la CHOLIERE | DacSE GE | |
Vendredi 23 juin de 8h à 21h |
Samedi 24 juin de de 9n à 2h |
PENDANT L'EVENEMENT | DACSE GE
Joindre le gardien de le Cholière : : 06 22 39 62 64
Ou le gardien de ronde : 06 23 75 23 24
APRES L'EVENEMENT |
Débriefing de la manifestation passée entre le service vie | |
sportive et le référent du HBO |
Fait à Orvauk, le
Handball Orvault, La Ville,
Guillaume COLOSIEZ, Christophe ANGOMARD
Président Adjoint aux Sports
Conseil municipal du 19 juin 2023 39/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives (@) caen
ANNEXE 2 - GRILLE D'EVALUATION MANIFESTATION ECORESPONSABLE - TOURNOI INTERCLUBS SUR HERBE 2023 (HBO)
VOLET OBLIGATOIRE
EVALUATION D
E OBJECTIF ACTIONS CONFORMITE :
O/N
Propreté du site de la Mettre en place un dispositif
Cholière et respect des opérationnel pour le ramassage équipements et matériels sr pe is à di iti des déchets (au sol) tout le temps
M pen de la manifestation et à la fin des
- Les vestiaires de la journées
Chotière
- La salle polyvatente de |Mettre en place un dispositif
ta Cholière opérationnel de collecte des
- Le terrain d'honneur de | déchets extérieurs (poubelles) et
la Cholière dans la zone vestiaires,
- Le gymnase de la suffisamment dimensionné pendant
Cholière la manifestation
Rendre les mobiliers et matériels
mis à disposition par les services
municipaux et métropolitains
conformes à leur état initial
Remettre en état de propreté les
lieux et leurs abords
VOLET INCITATIF
OBJECTIFS ACTIONS INCITATIVES Er RER
Tri, valorisation et | Organiser la collecte de tous les
réduction de déchets (à la | cartons en sensibilisant les
source) | bénévoles de la restauration et
| autres points de distribution
| alimentaire
|
| Instaurer le principe de la
consigne matérialisé par des
gobelets consignés
|
Conseil municipal du 19 juin 2023 40/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives
Déplacements et
stationnements
Communication
Conseil municipal du 19 juin 2023
Encourager au covoiturage les
équipes participantes et les
spectateurs
VOLET OBLIGATOIRE
EVALUATION D
E OBJECTIF ACTIONS CONFORMITE :
O/N
Limiter les canettes métalliques
ou bouteilles polyéthylènes au
profit de grands conditionnements
avec service en gobelets
consignables.
OBJECTIFS ACTIONS INCITATIVES CA SR:
Optimiser de manière adaptée les
aires de stationnement (parking
Cholière)
Organiser sl nécessaire la gestion
des placements dans les parkings
Assurer une signalétique des
stationnements, adaptée et
respectueuse de l’environnement
Respecter et faire respecter au
public les règles d'accessibilité du
site (places de stationnements
PMR, pas d'entrave aux
cheminements, ..)
Limiter les supports papier et
privilégier le papier recyclé
Développer une impression (encre) responsable 41/70 DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives Entre la Ville et le club Handball Orvauit, il sera procédé à l'issue de la manifestation, à l'évaluation de ces actions, dont celles obligatoires dans le cadre de la manifestation éco responsable. Le second volet incitatif fait l’objet d'une auto-évaluation déciarative.
Dans la logique de responsabilisation, le club organisateur Handball Orvault (HBO), est encouragé à être lui-même force de proposition sur les thèmes proposés, voire sur d’autres thématiques.
Fait à Orvault, le
Handball Orvault, La Ville,
Gulilaume COLOSIEZ, Christophe ANGOMARD,
Président Adjoint aux Sports
Conseil municipal du 19 juin 2023 42/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives ANNEXE 3 - TOURNOI SUR HERBE INTER-ECOLES ET INTERCLUB HBO HANDBALL ORVAULT 2023
BUDGET REALISE 2022 ET BUDGET PREVISIONNEL 2023
: NOM DE LA MANIFESTATION : tournoi sur herbe Inter-écoles et inter club du HBO - 24 eu
26 06 22
Intitulé DEPENSES œur)| Intitulé FINANCEMENT (EUR)
Subventions Marie
Achsts i Orvault 1650
| Dons bénévolat
Services extérieurs (contributions
(frais secouristes, volontaires en
gardiennage...) 1173 nature) 10398
Autres services Fe
extérieurs (lots,
médailtes, Partenariats privés
réception...) 1783 1500|
Frais et |
déplacements, Buvette,
hébergements, restauration
restauretion 3501 4677
Total Heures
salariés $144
Total heures
bénévoles 10398
TOTAL 23579 SOUS-TOTAL 18075
Fénéfices Tinancter Trésorerie HO 5554
TOTAL 23579] [rorn 23579
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DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives Budget 2023 tournoi HBO
DEPENSES RECETTES
Achat T-shirt organisateurs |
et matériel 2 400 | Buvette, restauration 4800} 35,00%
Services extérieurs (frais
secouristes, location | Subvention Ville
matériels, gardiennage 800 lftOrvauit 2#70| 18,02%
2 nuits)
Autres services extérieurs
(lots, coupes, réception...) 2 300 | Partenariats privés 1500! 10,94% Frais et déplacements,
hébergements, 2450 EE = sur 4940! 36.03%
restauration onds prop
Heures salariés 5 760
dont Amont (préparation) 4 800
= _
Total 13 710 | Total 13710) 100%
____ CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE _ Heures bénévoles 10 398 | Heures bénévoles 10 398
Total avec CVN 24 108 | Total avec CVN 24 108
Conseil municipal du 19 juin 2023 44/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives | 4.3 - Moyens humains La Ville procède aux interventions suivantes :
+ Pour la préparation et le rangement de la Rand'Orvauk :
- Du personnel des espaces verts ;
- Du personnel du service logistique ;
- Du personnel de la régie maintenance bâtiment ;
-_ D'un technicien de ls régie événement.
e Pour ls Rand'Orvauit :
- Un référent Ville (cadre d'astreinte) |
- Le Coordination par un personnel du service des sports
- La présence d'un gardien mobile tout au long de ls manifestation
La fiche contact avec les numéros de téléphone sera communiquée à l'association
en amont de la Rand'Orvauit.
4.4 - Autres aides indirectes La Ville fournit les services indiqués en annexe 1.
4.5 - Communication
La Ville accompagne l'organisation sur ls communication, en particulier pour la réalisation des supports de communication. Cet accompagnement est également précisé en annexe 1. :
+ Médiss Ville et affichage :
-__ Information site internet, Facebook Vitle
- {Impression de 150 ex. d'affiches A3 couleur (130 pour la Ville et 20 pour l'association) et distribution accueils Mairie
.- 750 A6 Recto N/B du bulletin d'inscription
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
La mañfemation étant organisés en Dnrten ri Avee la Ville, l'organisateur doit réaliser un dossier préalable dans lequel devront figurer :
- Le descriptif de l'action, avec les contenus et les objectifs
Le public cible et le nombre de bénéficiaires
Les lieux, date et durée de réalisation
Le budget prévisionnel de le menfestetion
Les contacts à joindre
Les modalités de communication
L'attestation d'assurance
L'autorisation d'ouverture d'un débit de boisson temporaire de 27%
catégorie
- La méthode d'évaluation de l'action.
]
+
+
*
,
v
.
3.2 - Organisation
L'association organisatrice s'engage à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la Ville.
L'utilisateur garantit le respect de l'ordre public sur place dans le Stade de Gagné et sur les circuits.
Conseil municipal du 19 juin 2023 45/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives
CONVENTION D'ORGANISATION DU TOURNOI U15 PREPA-CUP 2023 ENTRE
LA VILLE D'ORVAULT
ET
ORVAULT RACING CLUB
Entre les soussignés :
La vilte d'Orvauit, représentée par son Maire, Monsieur Jean-Sébastien GUITTON, agissant au nom et pour le compte de ladite Ville en vertu d'une délibération du conseil municipal du 19 juin 2023.
Ci-après dénommée "la Ville”,
d'une part,
et,
Orvault Racing Club, régie par la ioi du 1 juillet 1901, représentée par M. Pascal MARIONNEAU, son président, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège social est situé : 108 avenue Claude Antoine Peccot, 44700 Orvault.
Ci-après dénommée « l'association » au « le club » ou « l'organisateur »,
d'autre part,
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville d'Orvault soutient les activités d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu'il soit de loisirs ou de compétition, et la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives.
A ce titre, la Ville souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les associations sportives. orvaltaises, ici le tournoi U15 PREPA-CUP d'Orvauit Racing Club.
La Ville soutient cette manifestation sportive mobilisant un grand nombre de bénévoles, drainant un large public, véhiculant une image positive d'Orvauit et concourant à la promotion de son territoire.
L'encouragement du bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif constituent des objectifs prioritaires de la Ville d'Orvault.
Le soutien de la Ville se matérialise par le versement d'une subvention spécifique et des aides indirectes :
- Mise à disposition gracieuse des équipements, mobiliers, matériels ;
- Mobilisation de moyens humains ;
- Dotation d'une coupe.
Conseil municipal du 19 juin 2023 46/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives TITRE 1 - OBJET DE LA CONVENTION - PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville d'Orvauit apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée :
Tournoi U15 PREPA-CUP 2023
Le tournoi se déroule le samedi 26 août 2023, selon les conditions définies dans les articles suivants.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour une durée d'un an. Elle est donc conclue pour l’année 2023.
Article 3 - DROITS D'ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un intérêt local certain, aucun droit n'est versé à ta Ville par l'organisateur.
IITRE II - ENGAGEMENTS DES PARTIES
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
La Ville d'Orvauit s'engage à verser une subvention d'un montant de 1500 € au titre de la manifestation « U15 PREPA-CUP » pour l'année 2023.
Le budget de la manifestation est annexé à la présente convention (annexe 3).
4.2 - Aides indirectes
L'ensemble des aides indirectes sont réunies dans l'annexe 1, que ce soit les espaces attribués, les matériels ou les interventions prévues pour l'ensemble de la manifestation lors du tournoi sur le site de la Cholière.
4.2.1 - Equipements
La Ville s'engage, d'une part, à mettre à disposition à titre gracieux les installations suivantes selon les conditions définies ci-dessous :
- Le terrain synthétique B et fe terrain engazonné C du complexe sportif Roger Picaud, le samedi 26 août de 7h à 20h.
Les vestiaires situés entre le terrain synthétique et le terrain C ainsi que ceux situés près du terrain d'honneur, le samedi 26 août de 7h à
20h.
4.2.2 - Moyens logistiques
La Ville s'engage, d'autre part, à apporter son soutien à l'organisation de la manifestation par la mise à disposition des moyens logistiques précisés en annexe 1.
Conseil municipal du 19 juin 2023 47/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives Ainsi, la Ville assure le montage du matériel mis à disposition au cours de la semaine précédant le tournoi et son démontage à l'issue du tournoi, selon la disponibilité des agents du service moyens généraux.
En cas d'alerte de niveau rouge signalée par Météo France pendant la durée de la manifestation, celle-ci sera suspendue le tenps de l'alerte.
Si l'alerte rouge se produit lors de la semaine précédant l'événement, le montage des structures indiquées en annexe 1 pourra être différé, voire remis en cause. En cas d'alerte orange, les décisions nécessaires à la mise en sécurité des publics seront prises en concertation entre la Ville et l'organisateur.
4,2.3 - Moyens humains
La Ville procède aux interventions suivantes :
+ Pour la préparation et le rangement du tournoi :
- Du personnel des espaces verts ;
- Du personnel du service logistique ; :
- Du personnel de la régle maintenance bâtiment ;
- D'un technicien de la régie événement.
e Pour le tournoi :
- Un technicien électrique d'astreinte ;
- Un référent Ville (cadre d'astreinte) ;
- La présence d'un gardien chaque jour du tournoi,
Les numéros de téléphone ad hoc seront communiqués à l'association en amont de la manifestation.
4.2.4 — Autres aides indirectes
La Ville fournit les services indiqués en annexe 1.
4.2.5 - Communication
La Ville accompagne l'organisation pour la réalisation des supports de
communication. Cet accompagnement est également précisé en annexe 1.
° Ville:
- Information site internet et Facebook
e Presse :
- Rédaction du communiqué et relation presse
+ Affichage :
- Tirage affiches format A3 et distribution accueils Ville
- Affichage dans les abribus du 14/08 au 28/08
- Affichage 8m? du 14/08 au 21/08
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
. +
5.1 - Déclaration d'organisation d'une manifestation sportive
La manifestation étant organisée en partenariat avec la Ville, l'organisateur doit réaliser un dossier préalable dans lequel devront figurer :
Le descriptif de l’action :
- Le budget prévisionnel de la manifestation ;
- Les contenus et objectifs de l'action ;
- Le public cible ;
Conseil municipal du 19 juin 2023 48/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives - Le nombre de bénéficiaires ;
- Les lieux de réalisation ;
- la date ;
- La durée ;:
- Les contacts à joindre ;
- Les modalités de communication ;
- Une attestation d'assurance ;
- L'autorisation d'ouverture d'un débit de boisson temporaire de 2ème catégorie ;
- La méthode d'évaluation de l'action.
2.2 - Organisation
L'association Orvault Racing Club s'engage à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la Ville.
L'utilisateur garantit le respect de l'ordre public sur place et aux abords du stade. La Ville déctine toute responsabilité en cas de vol ou de dégradations durant la période d'utilisation, ainsi que dans le cas où l'organisateur aurait sollicité l'accord d'entreposer des matériels, denrées ou autres, en amont ou en aval de l'évènement.
De Plus, Orvault Racing Club a à sa charge :
L'organisation générale de l'évènement ;
- Le nettoyage du matériel prêté après utilisation ;
- Le démontage de la sonorisation et son stockage dans la loge du gardien à l'issue du tournoi ;
L'organisation de la sécurité du site et notamment des blens mis à.
disposition par la Ville à l'issue du tournoi ;
- L'organisation de la gestion des parkings, dans la limite des zones autorisées par la Ville.
L'association organisatrice s'engage à s'adapter aux possibilités des équipements techniques mis à disposition.
Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en charge par is Ville sont à la charge de l'organisateur.
La Ville s'engage à mettre à disposition le matériel électrique nécessaire à l'apport de la puissance correspondant aux besoins de l'organisateur, dans la limite des possibilités techniques et après concertation avec le service régie bâtiment de la Ville.
En contrepartie, l'organisateur s'engage à fournir une liste exhaustive du matériel nécessitant un branchement électrique ainsi que la répartition des différents appareils sur le site de la manifestation au plus tard en juin 2023. De plus, l'association s'engage à respecter cette liste et ne peut la revoir à la hausse.
L'association s'engage à remplacer à l'identique où à reverser la valeur de tout matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville.
Conseil municipal du 19 juin 2023 49/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives 55-C icati
L'association s'engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés.
L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville, avant impression et distribution, un exemplaire du programme, de l'affiche et autres documents édités pour la manifestation.
L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements de sécurité nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la règlementation en vigueur.
L'organisateur reste responsable de tout incident, accident ou dommage survenant du fait de la manifestation,
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir de l'organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance est à joindre au dossier.
TITRE III - DEMARCHE ECO-RESPONSABLE
Article 6 - ENGAGEMENTS RECIPROQUES
Orvault Racing Club met en place et développe une démarche écoresponsable, La démarche est déjà initiée depuis quelques éditions et s'appuie sur l'expérience. Le renouvellernent de la démarche est défini en annexe 2.
Cette annexe 2, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires. Ce document désigne les engagements, objectifs assignés incontournables, conditionnant l'attribution du complément de subvention, ainsi que les simples encouragements ou incitations.
L'organisateur s'engage à garder et à rendre le lieu propre dans le périmètre de la manifestation et son environnement immédiat, Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association à la fin du tournoi. Du matériel permettant de ramasser les déchets et les trier sera mis à disposition.
De plus, quatre axes de travail sont privilégiés avec pour chacun d'entre eux les enjeux visés et les objectifs vers lesquels il faut tendre.
6.1 - Etat des sites et matériels
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmétre de la manifestation et ses environnements immédiats.
6.1.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Organiser le ramassage des déchets pendant la manifestation et en fin de journée ; S
- Procéder à la collecte des déchets en extérieur et dans les vestiaires :
Conseil municipal du 19 juin 2023 50/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives - Rendre le mobilier et le matériel dans leur état initial ;
- Prévoir la remise en propreté des sites et équipements.
6.2 - Déchets
6.2.1 - Enjeux
I s'agit, en complémentarité de la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui implique leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source.
6.2.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter l'emballage et le suremballage et favoriser les grands
conditionnements ;
Limiter les canettes métalliques et les bouteilles polyéthylènes ;
- Étendre le principe de consigne :
Permettre le recyciage avec la collecte des cartons.
6,3 - Déplacements et stationnements
6.3.1 - Enjeux
ll s'agit de l'impact le plus important sur l'environnement dans un évènement. Il est donc impératif de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co- voiturage).
6.3.2 - Objectifs
Les oujects recherchés sont les suivants :
Optimiser de manière adaptée les aires de stationnement :
- Encourager le covoiturage pour les équipes et les spectateurs ;
- Organiser la gestion des placements dans les parkings ;
- Assurer une signalétique des stationnements adaptée et respectueuse
de l’environnement ;
- Respecter et faire respecter au public les règles d'accessibilité du site (places de stationnements PMR, pas d'entrave aux cheminements, ..).
6.4 - Communication
6.4.1 - Enjeux
Lors d'un événement, la communication représente un impact considérable sur l'environnement. Pour y remédier, quelques mesures simples :
- _ Réfiéchir à de nouvelles stratégies de communication plus responsabies,
orientées vers des supports dématérialisés ;
- _ S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de leur diffusion.
6.4.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter le tirage papier et privilégier le papier recyclé ;
- Développer une impression responsable (nature de l'encre utilisée, ..).
Conseil municipal du 19 juin 2023 51/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives
IATRE IV - ENCADREMENT DU PARTENARIAT
Article 7 - LITIGE
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de la collectivité des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues dans te cadre de
l'évaluation, le collectivité peut suspendre ou diminuer les aides en nature prévues au titre de la présente convention.
En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso facto des différentes clauses du présent texte. En aucun cas elie ne pourra être tenue pour responsable ou solidaire des charges nouvelles qui. traduiralient l'application de décisions qu'elle n'aurait pas formellement
approuvées. |
Article 8 - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation du tourno! auquel la Ville apporte son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d'un commun accord entre la collectivité et le club.
Une réunion de bilan de la manifestation U15 PREPA-CUP sera organisée, à l'initiative de la Ville, au plus tard trois mois après l'édition concernée. Cette rencontre permettra de :
- Présenter un bilan comptable de la manifestation ;
- _ Apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de sportifs et de spectateurs accueillis au cours de le manifestation (estimation la plus précise possible) ;
- Apporter des éléments qualitatifs portant sur l'organisation générale de la manifestation (ce qui a été satisfaisant et ce qui ne l'a pas été...) ; - Un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative avec la mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à apporter afin de garantir une éco-manifestation.
Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants dûment habilités, de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, l'association remet dans un délai de trois mois, un bilan comptable couvrant l'ensemble de le période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude,
Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôte prévu à l'article 9, et au dépôt des conclusions de l'évaluation prévue à l'article 8.
Conseil municipal du 19 juin 2023 52/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unilatérailement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect, par l’une ou l'autre des parties, des engagements respectifs Inscrits dans la présente convention. Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties à l'expiration d'un délai de 2 mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les deux parties sont d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux parties.
Dans les deux cas ci-dessus exposés, le club remboursera à la Ville la part de la subvention versée à compter de la date de résilistion de là convention.
Article 12 - DIFFERENDS
En cas de litige dans l'application de la présente convention et à défaut de
règlement amiable d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunai Administratif de Nantes.
Fait à Orvault, le
Orvault Racing Club, La Ville,
Pascal MARIONNEAU, Christophe ANGOMARD
Président Adjoint aux sports
Conseil municipal du 19 juin 2023 53/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives e ANNEXE 1 - MOYENS MATERIELS ET HUMAINS MIS A DISPOSITION PAR LA VILLE POUR LE TOURNOI U15 PREPA-CUP D'ORVAULT RACING CLUB
PREPARATION DE L'EVENEMENT PRECISIONS PONTS cLus
| COORDINATION DACSE VIE |P. MARIONNEAU et
Réunion technique sur site SPORTIVE |&. JAGLIN
Référent logistique désigné DACSE VS
Dérouté des matchs terrain B et C
Semedi 26 août : terrains 8 et C de 8h à 19h
Etat des lieux avant et après le manifestation.
Nettoyage des terrains le lundi 28 août eu DACSE GE
matin.
[MOYENS HUMAINS
Personnel logistique pour effectuer le DACSE LOG
transport, le montage et démontage.
Présence technicien régie évènement pour DACSE REGIE
[l'installation et l'astreinte technique. SON INFORMATION
Information aux ciubs (OCTC, OBC, OSTT,
DACSE VS
| HBO et TCHAC)}
COMMUNICATION
- Ville : Inforrnation site internet et Facebook - Presse : Rédaction du communiqué et
PET ENS
Affichage : Tage affiches format A3 ét Service Corn.
distribution accueite Ville, affichage dans un
abribus du 14/08 au 28/08 et affichage 8m2 du
| 14/08 au 21/08 ns —
EQUIPEMENTS mme L Mise à disposition des terrains B et © DACSE VS
Samedi 26 août de 7h à 20h
Mise à disposition des vestiaires des
terrains À, B et C
| Samedi 26 août de 7h à 20h —
[NANTES METROPOLE _ DACSE VS Mise à disposition et livraison terrain «
synthétique de ls Cholière de : Tri du verre pris en
6 bacs jaunes et 6 bacs bieus charge par te dub
10 panneaux d'interdiction de stationner
COUPE À paper at orromonenennt
Commander 1 coupe avec plaque
Mettre à disposition du club le matériel
suivant :
2 bernums TC 8
2 benums 6°]
10 chaises
10 barrières
1 podiurn de 6mx4m avec escalier entrée
orienté vers le terrain C
DACSE VS
DACSE LDG
Conseil municipal du 19 juin 2023 54/70 DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de manifestations sportives
Matériel électrique à récupérer au centre Prendre RDV
technique municipal de la Ville, route du avec le Croisy : | responsable
1 coffret électrique avec 2 rallonges P17 CO CU Te DASTTE BAT
5 rallonges électriques de 10m matériel élec :
15m! de protection de câbles 02 51 78 33 83
07 63 68 12 95
5 pinces pour ramasser les détritus pour le tri
sélectif (à remettre su gardien à l'issue de DIFAJ MAG
l'événement)
2 rouleaux de sacs noirs de 300 L et 2 DACSE GE
rouleaux de sacs jaunes
PARKING
circulation et stationnement
Divequre uniquement du parking de la DACSE GE Géré par le club
SONORISATION
Le matériel de
: sonorisation doit
Montage de |8 sonorisation avec 4 enceintes | âtre retourné à la
par des agents de la Ville sur le toit des loge des gardiens | DACSE Régie vestiaires ie vendredi 26/08. Démontage du château de la son
assuré par l'ORC. Gobinière lundi 28/08 entre 9h
et th.
Gardiennage _|__DACSE GE Présence du gardien sur le site de la Cholière
de 9h à 19h le samedi 26 août.
joignable au 06 22 39 62 64,
En dehors de ces horaires, contacter le
gardien de ronde au 06 23 75 23 24.
Nettoyage des sanitaires plusieurs fois au
cours de la journée
Fait à Orvault, le
Orvault Racing Club, | La Ville,
Pascal MARIONNEAU, Christophe ANGOMARD
Président Adjoint aux sports
Conseil municipal du 19 juin 2023 55/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives ANNEXE 2 — GRILLE D'EVALUATION POUR LE TOURNOI U15 PREPA-CUP D'ORVAULT RACING CLUB
VOLET OBLIGATOIRE
EVALUATION DE
OBJECTIF ACTIONS CONFORMITE :
O/N
Mettre en piace un dispositif
opérationnel pour le ramassage des
déchets (au sol) tout le temps de le
Propreté du site de la manifestation et à la fin de la journée.
Cholière et respect des Mettre en place un dispositif équipements et matériels P p ls à di jel opérationnel de collecte des déchets
FOR MC eSRION extérieurs et dans la zone
vestiaires, suffisamment
: HU Bet C de la dimensionné pendant la manifestation.
: Lervéstaies dés Rendre les mobiliers et matériels
terrains À, B et C mis à disposition par les services
. ‘ municipaux et métropolitains
Le parkigioeln/Cholière conformes à leur état initial.
Remettre en état de propreté les
. lieux et leurs abords.
VOLET INCITATIF __
OBJECTIFS ACTIONS INCITATIVES RG ar
Organiser la collecte de tous les
cartons en sensibilisant les bénévoles
Tri, valorisation et réduction A US RE PENREdE
de déchets (à la source) Etendre le principe de la consigne en I
complétant le parc de gobelets
consignés du ciub.
Optimiser de manière adaptée les
aires de stationnement (parking
Cholière). RL Organiser.si nécessaire la gestion
des placements dans le parking .
Déplacements et Assurer une signalétique des
stationnements stationnements, adaptée et
respectueuse de l'environnement.
Respecter et faire respecter au public
les règles d'accessibilité du site
(places de stationnement PMR, pas
d'entrave aux cheminements, ..).
Limiter les supports papier et privilégier
le papier recyclé.
ER EMEA Développer une impression (encre)
.. responsable. ul
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DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de - manifestations sportives Entre la Ville et le ctub organisateur Orvault Racing Club, H sera procédé, à l'issue de la manifestation, à une évaluation de ces actions, dont celles obligatoires dans le cadre de la manifestation éco responsable. Le second volet incitatif fait l'objet d'une auto-évaluation déclarative.
Dans ls logique de responsabilisation, le club organisateur Orvault Racing Club est encouragé à être lui-même force de proposition sur les thèmes proposés, voire sur d'autres thématiques.
Fait à Orvault, le
Orvault Racing Club, La Ville,
Pascal MARIONNEAU, Christophe ANGOMARD
Président Adjoint aux sports
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DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l’organisation de
manifestations sportives : ANNEXE 3 - ORC : Budget du tournoi U15 PREPA CUP 2022
ury ORVAULT RACING CLUB ,
NOM DE LA MANIFESTATION : TOURNOI! U15 PREPA CUP
REALISE 2022 / BUDGET 2022
BNTITULE fReause pe INTITULE =. fPrevu
2022! 2022 2022 2024!
ACHATS 118384 € 1 500,00 € Subventions ville 1 450,00 € à 500,00 €
Autres subventions
socourtites/ 314,64 € 700,00 € et dons 1500.00 €] 1500.00 €
}
services
lots médailles 125130 3 500,00 € Partenariats prives € 1 500,00 €
)
a
Buvette
et . €] 350000€ Restauration 236920C] 4000,00c€ uration Grillades et divers
équipes
—e Autre informatique 300,00 € 300,00 € PT
linscription équipes 150.00€ | 1 000,00 €
AL 304978 € 9 500,00 € FTOTAL 5 469,20 € 9 500,00 €
PER 2 49,43 €
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DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives ANNEXE 3 - ORC : Budget prévisionnel du tournoi U15 PREPA CUP 2023
ORVAULT RACING CLUB
ur”
NOM OE LA MANIFESTATION : TOURNOI! U1S PREPA CUP
BUDGET PREVISIONNEL 2023
DEPENSES RECETTES
PNTITULE REAUSE tant INTITULE IREAUSE fPrevu
2023 20213! 2921 202
ACHATS 1 500,00 € Subventions vitle + 500,00 €
8
Autres subventions
secouristes/ 300,00 € ét dons 1 500,00 €
}
services
rs
lots médailles 3 500.00 € Partenariats prives 1 000,00 €
eption }
nt
Buvette
uration Grillades et divers
équipes
charges
personnel / bureau Autre informatique 2 800,00 € aan
inscription équipes 1 000,00 €
TOTAL - €} 6&:100,00 € ITOTAL + € 51000
fresuurar 2023 €
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DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives
CONVENTION D'ORGANISATION DE LA RAND'ORVAULT 2023 ENTRE
LA VILLE D'ORVAULT
ET
L'ASSOCIATION CYCLO CLUB ORVAULT
Entre les soussignés :
La Vitte d'Orvault, représentée par son Maire, Monsieur Jean-Sébastien GUITTON, agissant au nom et pour le compte de ladite Ville en vertu d’une délibération du conseil municipal du 19 juin 2023.
Ci-après dénommée "la Ville”,
d'une part,
et,
Cyclo Club Orvault régie par la loi du 1° juillet 1901, représentée par M. Denis MOREAU, son président, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège social est situé : 11 rue Marcel Deniau, 44700 Orvauit.
Ci-après dénommée « l'association » ou « le club » ou « l'organisateur »
d'autre part,
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PREAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville d'Orvault soutient les activités d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu'il soit de loisirs ou de compétition, et la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives.
A ce titre, la Viite souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les associations sportives orvaltaises, ici la Rand'Orvauit du Cyclo Club d‘'Orvaut.
La Ville soutient cette manifestation sportive mobilisant un grand nombre de bénévoles, drainant un large public, véhiculant une image positive d'Orvault et concourant à la promotion de son territoire.
La Ville d'Orvault encourage cette action du club qui correspond à sa politique sportive.
L'encouragement du bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif constituent des objectifs prioritaires de la Ville d'Orvault.
Le soutien de la Ville se matérialise par des aides indirectes :
-__ Mise à disposition gracieuse de ses équipements, mobiliers, matériels ; Mobilisation de moyens humains ;
Dotation de coupes.
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DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives TITRE 1 - OBJET DE LA CONVENTION - PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville d'Orvault apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée :
RAND'ORVAULT
La randonnée cycla/VTT/Gravel se déroule le dimanche 18 juin 2023, selon les conditions définies dans les articles suivants.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour une durée d'un an, Elle est donc conclue pour l'année 2023.
Article 3 - DROITS D'ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un Intérêt local certain, aucun droit n'est versé à la ville d'Orvauit par l'organisateur.
TITRE LI - ENGAGEMENTS DES PARTIES
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
La Ville soutien l'organisation de la manifestation par l‘attribution d'aides indirectes. L'ensemble de ces aides sont réunies dans l'annexe 1, que ce soit les espaces attribués, le matériel ou les interventions prévues pour l'ensemble de la manifestation. |
La Ville s'engage, d'une part, à mettre à disposition à titre gracieux les installations sulvantes selon les conditions définies ci-dessous :
Le stade de Gagné :
Dimanche 18 juin 2023 de 6h à 14h (ouverture par l'organisateur de façon autonome) ; |
- La salle de convivialité ;
- Le bar du club local (Orvauit SF) :
- Les sanitaires publics ;
Un vestiaire.
La Ville s'engage, d'autre part, à apporter son soutien à l'organisation de la manifestation par la mise à disposition des moyens logistiques précisés en annexe L,
En cas d'alerte de niveau rouge signalée par Météo France pendant la durée de la manifestation, celle-ci sera suspendue le temps de l'alerte,
En cas d'alerte orange, les décisions nécessaires à la mise en sécurité des publics seront prises en concertation entre la Ville et l’organisateur.
Conseil municipal du 19 juin 2023 61/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives 4.3 - Moyens humains ,
La Ville procède aux interventions suivantes :
+ Pour la préparation et le rangement de la Rand'Orvauit :
- Du personnel des espaces verts ;
- Du personnel du service logistique ;
- Du personnel de la régie maintenance bétiment ;
- D'un technicien de la régie événement,
+ Pour la Rand'Orvauit :
Un référent Ville (cadre d'astreinte)
- La coordination par un personnel du service des sports
- La présence d'un gardien mobile tout au long de {a manifestation
La fiche contact avec les numéros de téléphone sera communiquée à l'association en amont de la Rand'Orvault.
La Ville fournit les services indiqués en annexe À.
4.5 - Communication
La Ville accompagne l'organisation sur la communication, en particulier pour la réalisation des supports de communication. Cet accompagnement est également précisé en annexe 1.
+ Médias Ville et affichage :
- Information site internet, Facebook Ville
- Impression de 150 ex. d'affiches A3 couleur (130 pour la Ville et 20 pour l'association) et distribution accueils Mairie
- 750 A6 Recto N/B du bulletin d'inscription
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
C >! L La manifestation étant drUansés en à cartenarel aveé la Ville, | 'oréariemteur doit
réaliser un dossier préalable dans lequel devront figurer :
- Le descriptif de l’action, avec les contenus et les objectifs
- Le public cible et le nombre de bénéficiaires
Les lieux, date et durée de réalisation
- Le budget prévisionnel de la manifestation
- Les contacts à joindre
- Les modalités de communication
-__L'attestation d'assurance
- L'autorisation d'ouverture d'un débit de boisson temporaire de 2*"*
catégorie
La méthode d'évaluation de l'action.
5.2 - Organisation
L'association organisatrice s'engage à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la Ville.
L'utilisateur garantit le respect de l'ordre public sur place dans le Stade de Gagné et sur les circuits.
Conseil municipal du 19 juin 2023 62/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives La Ville décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradations durant la période d'utilisation, ainsi que dans le cas où l'organisateur aurait sollicité l'accord d'entreposer des matériels, denrées ou autres, en amont ou en aval de l'évènement.
De plus l'organisateur a à sa charge :
L'organisation générale de l'évènement ;
Le nettoyage du matériel prêté après utilisation ;
L'organisation de la sécurité du site et les parcours, des biens mis à
disposition par la Ville au cours de la manifestation ;
L'organisation de la gestion des parkings dans la limite des zones
autorisées par la Ville.
L'association organisatrice s'engage à s'adapter aux possibilités des équipements techniques mis à disposition.
Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en Charge par la Ville sont à la charge de l'organisateur.
3.3 - Autorisation
Les parcours empruntant des parcelles privées, l'organisateur devra fournir une autorisation de passage expresse et écrite délivrée par les propriétaires de ces parcelles privées le cas échéant.
En vue de concilier les intérêts environnementaux et les objectifs sportifs de la manifestation, une sensibilisation sera réalisée par l'association en : - Informant les participants de la nature exceptionnelle de l'autorisation de circuler en VTT au sein d'une zone protégée. Un balisage d'information sera mis en place sur les sentiers concernés, tout comme un affichage signalant les parcelles privées exceptionnellement empruntables à l'occasion de la manifestation.
- _Imposant une « charte de bonne conduite » relative à la sécurité, la civilité et le respect de l'environnement engageant tous les participants lors de leur inscription.
- _Imposant le port du casque, le respect du code de la route (VTT/vélo non prioritaire, interdiction de hors-piste sur sentiers, deux de front maximum et en file sur route), le respect environnemental, le respect des autres usägers.... |
Velllant à la confidentialité des parcours VTT et à la non divulgation des coordonnées GPS sur les sites internet spécialisés et tout autre support
média sous peine de poursuites.
La Ville s'engage à mettre à disposition le matériel électrique nécessaire correspondant aux besoins de l'organisateur dans la limite des possibilités techniques et après concertation avec le service régie bâtiment de la Ville. En contrepartie, l'organisateur s'engage à fournir une liste exhaustive du matériel nécessitant un branchement électrique ainsi que la répartition des différents appareils sur le site de la manifestation au plus tard 5 semaines avant la manifestation.
De plus, l'association s'engage à respecter cette liste et ne peut la revoir à la hausse.
Conseil municipal du 19 juin 2023 63/70
DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives L'association s'engage à remplacer à l'identique ou à reverser la valeur de tout matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville.
5.7 - Communication
L'association s'engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés.
L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville d'Orvauit, au plus tard 3 mois avant l'événement, les éléments utiles, pour Impression et distribution.
L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements de sécurité nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la réglementation en vigueur.
Le Cyclo Club d'Orvauit reste responsable de tout incident, accident ou dommage survenant du fait de lä manifestation.
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir de l’organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance est à joindre au dossier.
IITRE III - DEMARCHE ECO-RESPONSABLE
Article 6 - ENGAGEMENTS RECIPROQUES
Le Cyclo Club d'Orvault met en place et développe une démarche éco-responsable. La démarche est déjà initiée depuis quelques éditions et s'appuie sur l'expérience. Le renouvellement de la démarche est défini en annexe 2.
Cette annexe 2, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires. Ce document désigne les engagements, objectifs assignés incontournables, ainsi que les simples encouragements ou incitations.
L'organisateur s'engage à garder et à rendre le lieu propre dans le périmètre de la manifestation et son environnement immédiat. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association lors de la manifestation et à sa fin.
De plus, quatre axes de travail sont privilégiés avec pour chacun d’entre eux les enjeux visés et les objectifs vers lesquels il faut tendre.
6.1 - Etat des sites et matériels
6.1.1 - Enjeux
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de la manifestation et ses environnements immédiats. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association lors de la Rand'Orvauit et à sa fin.
6.1.2 - Objectifs
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DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives Les objectifs recherchés sont les suivants :
Organiser le ramassage des déchets pendant la manifestation et en fin de journée ;
- _ Procéder à la collecte des déchets en extérieur et dans les vestiaires ; - Rendre le mobilier et le matériel dans leur état initial ;
Prévoir {a remise en propreté des sites et équipements.
6.2 - Déchets
6.2.1 - Enjeux
ls ‘agit, en complémentarité de la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui implique leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source.
6.2.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter l'emballage et le smrernbsiiagé et favoriser les grands
conditionnements ;
Limiter les canettes métalliques et les bouteilles polyéthylènes ;
-__ Étendre le principe de consigne :
- Permettre le recyclage avec la collecte des cartons.
6.3 - Déplacements et stationnements
6.3.1 - Enjeux
Il s'agit de l'impact le plus important sur l'environnement dans un évènement. Aussi, il est impératif de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co-voiturage).
6.3.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Optimiser de manière adaptée les aires de stationnement ;
Encourager le covoiturage :
- Organiser la gestion des placements dans les anus ;
Assurer une signalétique pour le stationnement, adaptée et
respectueuse de l’environnement ;
- Respecter et faire respecter au public les règles d'accessibilité du
site (places de stationnements PMR, pas d'entrave aux
cheminements, ..).
6.4.1 - Enjeux
Lors d'un événement, la communication représente un impact considérable sur l'environnement. Pour ÿ remédier, quelques mesures simples :
- Réfléchir à de nouvelles stratégies de communication plus
responsables, orientées vers des supports dématérialisés :
-_ S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de
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DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives leur diffusion ;
Mettre en place d’une charte et la faire signer par l'ensemble des
participants, les engageant à respecter les espaces naturels.
6.4,2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter le tirage papier et privilégler le papier recyclé ;
- Développer une impression responsable (nature de l'encre utilisée,
TITRE IV - ENCADREMENT DU PARTENARIAT
Article 7 - LITIGE |
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de la collectivité des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues dans le cadre de l'évaluation, la collectivité peut suspendre ou diminuer les aides en nature. En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso facto des différentes clauses du présent texte, En aucun cas elle ne pourra être tenue pour responsable ou solidaire des charges nouvelles qui traduiraient l'application de décisions qu'elle n'aurait pas formellement approuvées.
Article 8 - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation de la Rand'Orvault à laquelle la Ville d'Orvault apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d'un commun accord entre la collectivité et le club.
Une réunion de bilan de la manifestation sera organisée, à l'initiative de la Ville, au sus tard trois mois après l'édition concernée. Cette rencontre permettra de : Présenter un bilan comptable de la manifestation ;
Apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de sportifs et de spectateurs accueillis au cours de la manifestation (estimation la plus précise possible) ;
Apporter des éléments qualitatifs portant sur l’organisation générale de la manifestation ;
Un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative avec la mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à apporter afin de garantir une éco-manifestation.
Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants dûment habilités, de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, l'association remet dans un délai de trois mois, un bilan
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DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives comptable couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôle prévu à l'article 9, et au dépôt des conclusions de l'évaluation prévue à l'article 8.
Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unilatéralement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect par l’une ou l'autre des parties, des engagements respectifs inscrits dans la présente convention. Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l'autre des parties à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les deux parties sont d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux parties.
Article 12 - DIFFERENDS
En cas de litige dans l'application de la présente convention et à défaut de règlement amiable d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes.
Fait à Orvauit, le
Cyclo Club d'Orvauit, La Ville,
Denis MOREAU, Christophe ANGOMARD
Président Adjoint aux sports
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(@) | conan |
ANNEXE 1 - ORGANISATION DE LA RAND'ORVAULT 2023 |
mme Le |
| ... PREPARATION DE L'EVENEMENT _ | Précisions | INTERVENANTS | CLUB 4 COORDINATION . : |
Référent logistique désigné |
DÉROULÉ , |
Déperts échelonnés sur 3 circuits VTT (25, 40 et 50 DAC VS
km), 3 circuits route (50, 80 et 100 km) et 3 circuits
Gravel (30,50 et 85km) le 18 juin 2023 dès 6H du
matin.
Sn Ds la remise des clés du stade par OSF au DACSE 8 / VS
INFORMATION DACSE VS
Information OSF |
COMMUNICATION |
Un relais sur ts page Facebook |
Une snnonce sur ie site web de ia ville
Une annonce dans l'agenda d'Orvault
Une création de visuel pour affiche et autres
déclinaisons : ss
Affichage per la Ville dans les accueils municipaux
150 ex. d'affiches A3 couleur (130 pour la ville et 20 CRE pour l'association)
750 A6 Bulletin inscription
EQUIPEMENTS
Mise à disposition du stade de Gagné le dimanche 18 Prévenir
juin de 6h à 14h (ouverture par le CCO de façon Orvault SF | Lacse vs
autonome)
Salle de convivialité
Bar du club
Vestiaire 4 des modulaires (centre de secours)
Les sanitaires publics
AMENAGEMENTS
+ Stade de _... :
Fauchage du champ à l'arrière du terrain synthétique
de Gagné | sathanidosdangt
Mise en fonction d’un point d'esu à l'angle des DAST BATIMENT
modulaires
. Vallée du Cens
Ouverture de |a barrière du Bois de l'Avenir
Débroussaillage des zones définies en concertation DAST EV Transm
avec le club et les services municipaux ei
REGLEMENTATION
Arrêté règlementant la circulation sur le Chemin de DACSE VS
Gagné (sens unique) de 7h à 13h ee |. :
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PREPARATION DE L'EVENEMENT Précisions |! INTERVENANTS LOCATION/ ACHATS
3 coupes avec plaques
| LIVRAISON /RETRAIT
| Mise à disposition du matériel suivant :
S0 piquets métalliques + une masse et une barre à
| mine
1 rallonge de 50 m : à récupérer en amont de
| l'événement au Centre Technique Municipal, Prendre
| rdv auprès du responsable au 02 S1 7B 33 83 / 07 63
| 68 12 95
1 clé triangle
| 2 kits sonorisation ALTO (2 * 1 enceinte) : à venir
| récupérer le vendredi 16/06 à la loge du gardien du
château de la Gobinlère (entre 9h et 11h) et à
| restituer au même endroit, mêmes horaires le lundi
19/06
26 tables
40 barrières
2 tentes 6*3
2 tentes 33
60 chaises
| 20 bancs
4 tabieaux d'affichage liège
| 4 grilles caddies
| 2 bacs jaunes 340 litres
5 bacs bleus 340 litres
| 4 poubelles doubles
4 panneaux de circulation routière (3 de déviation et
| 1 de sens interdit)
1 cté DENY n°A18691 : à récupérer le vendredi 16/06
au château de la Gobinière et à restituer au même
| endroit, le lundi 19/06
PENDANT L'EVENEMENT
| Passage du gardien de ronde :
| dimanche 18 juin entre 7h et 14h
Fait à Orvault, le
Cyclo Club d'Orvauit,
Denis MOREAU,
Président
Conseil municipal du 19 juin 2023
DACSE VS
DBAST EV
DAST BATIMENT
DACSE VS
DACSE Régie Son
DACSE Logistique
La Ville,
Christophe ANGOMARD
Adjoint aux sports
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DCM2023S3N05 - Subventions et conventions de partenariat dans le cadre de l'organisation de manifestations sportives (@) ; om f
ANNEXE 2 - GRILLE D'EVALUATION
RAND'ORVAULT 2023
VOLET OBLIGATOIRE
EVALUATION DE
OBJECTIF ACTIONS CONFORMITE :
O/N
Propreté des sites : Assurer le retrait du balisage temporaire et
- Site de départ/ de la signalétique provisoire sur l'ensemble
arrivée : Stade de des circuits route et VTT.
Gagné Remettre en état de propreté les lieux et - Site d'évolution : La | jeurs abords.
Vallée du Cens, |
- Ensemble du Rendre le matériel dans son état Initial.
parcours sur (es Éhamins: &t-COULES Signaler et fécher les sanitaires.
= cuees Sensibiliser et alerter sur les bonnes points de :
revitalliements sur | Pratiques d'hygiène naturelle. route Faire usage de consommables, non pas
- 3 ravitalllements VTT plastiques mals biodégradables.
Mettre en place un dispositif opérationnel de
tri de coliecte des déchets (poubelies) au
niveau de la zone de départ-arrivée et au
niveau des 5 points de ravitaillements,
suffisamment dimensionné pendant la
manifestation : tri des bouteilles plastique et
du tout-venant.
Utiliser de la vaisselle (verres) lavable ou
_—. durable et adhérer au principe de |a
Trh, Valorisation et consigne iors des ventes de boisson sur le réduction de déchets site départ-arrivée. re
Limiter l'emballage et le suremballage et
| favoriser les grands conditionnements. |
Organiser la collecte de tous les cartons
en sensibllisant les bénévoles aux points de
distribution alimentaire,
Limiter les canettes métalliques et les
bouteilles polyéthyiènes. | ... mn
Composter des blos déchets.
Encourager au covoiturage,
Dimensionner les parkings en cohérence |
| avec ta fréquentation des véhicules lors de la
manifestation.
Sensibiliser les participants et spectateurs à
Transport et un stationnement conforme avec la
stationnement | réglementation. J
Assurer une information et une signalétique
des stationnements auprès des participants
et du public, adaptée et respectueuse de
l'environnement.
Limiter les supports et le tirage papier.
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