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Déliberation - cms budgetaire et financier
Document publié le Jeudi 7 décembre 2023 par la commune de Décines-Charpieu.
Lien du pdf (Déliberation - cms budgetaire et financier)
Thèmes du document : Budget, Banque, Investissement et développement économique,
1
REGLEMENT BUDGETAIRE ET
FINANCIER
DECINES-CHARPIEU
Version définitive
07 décembre 2023 2
SOMMAIRE
PARTIE 1 : LE CADRE JURIDIQUE ET LES PRINCIPES BUDGETAIRES ET COMPTABLES. .......................... 5
1.1. Les grands principes budgétaires. ........................................................................................... 5
1.2. Les documents budgétaires..................................................................................................... 6
1.2.1. Généralités ...................................................................................................................... 6
1.2.2. Le Budget primitif (BP) .................................................................................................... 7
1.2.3. Le Budget supplémentaire (BS). ...................................................................................... 7
1.2.4. Les décisions modificatives (DM). ................................................................................... 8
1.2.5. Le compte administratif (compte de l’ordonnateur). ..................................................... 8
1.2.6. Le compte de gestion (compte du comptable public)..................................................... 8
PARTIE 2 : LES PROCEDURES INTERNES A LA VILLE DE DECINES-CHARPIEU ......................................... 9
2.1. Les étapes antérieures au vote du budget ................................................................................... 9
2.1.1. La lettre de cadrage, propositions et arbitrages budgétaires. .............................................. 9
2.1.2. Le Débat d’orientation budgétaire (DOB). .......................................................................... 10
2.2. Déroulement et vote du budget................................................................................................. 10
2.2.1. La date d’adoption du budget définitif. .............................................................................. 10
2.2.2. La présentation et les modalités de vote. ........................................................................... 11
2.2.3. La transmission en Préfecture. ............................................................................................ 11
2.3. Le vote des taux de fiscalité directe locale. ................................................................................ 12
2.4. L’adoption du compte administratif (CA) et du compte de gestion (CG). ................................. 12
2.4.1. Modalités de vote................................................................................................................ 12
2.4.2. La transmission en préfecture. ............................................................................................ 13
2.5. Le budget supplémentaire et l’affectation du résultat. ............................................................. 13
PARTIE 3 : EXECUTION BUDGETAIRE .................................................................................................... 15
3.1. Généralités ................................................................................................................................. 15
3.1.1. L’engagement comptable : .................................................................................................. 15
3.1.2. L’engagement juridique....................................................................................................... 16
3.1.3. Le service fait. ...................................................................................................................... 16
3.1.4. La liquidation. ...................................................................................................................... 17
3.1.5. Le mandatement. ................................................................................................................ 17
3.1.6. Le paiement. ........................................................................................................................ 17
3.1.7. Les délais de paiement des intérêts moratoires. ................................................................ 17
3.2. Le cycle de mandatement à Decines-Charpieu. ......................................................................... 18 3
3.2.1. L’organisation interne de la commune. .............................................................................. 18
3.2.2. Le préalable à la commande................................................................................................ 19
3.2.3. L’émission et l’envoi du bon de commande. ....................................................................... 19
3.2.4. Le traitement des factures. ................................................................................................. 21
3.2.5. L’ordre de paiement. ........................................................................................................... 21
3.3. Le circuit de recettes .................................................................................................................. 22
3.3.1. Le P503. ............................................................................................................................... 23
3.3.2. Le titre direct. ...................................................................................................................... 24
3.4. La gestion des régies .................................................................................................................. 24
3.4.1. Régies de recettes. .............................................................................................................. 24
3.4.2. Régie d’avance..................................................................................................................... 25
3.5. Le suivi budgétaire annuel.......................................................................................................... 25
PARTIE 4 LES OPERATIONS DE FIN D’ANNEE ....................................................................................... 27
4.1. Les engagements non soldés...................................................................................................... 27
4.2. Rattachement de charges et produits ........................................................................................ 27
4.3. Les restes à réaliser (RAR). ......................................................................................................... 28
4.4. La journée complémentaire ....................................................................................................... 28
4.5. Amortissements ......................................................................................................................... 29
4.6. Provisions et risques ................................................................................................................... 29
PARTIE 5 : LA GESTION PLURIANNUELLE ............................................................................................. 30
5.1. La gestion du plan pluriannuel d’investissement (PPI) .............................................................. 30
5.1.1. Définition et objectifs .......................................................................................................... 30
5.1.2. La mise en œuvre du PPI ..................................................................................................... 30
5.2. La gestion des AP/CP et AE/CP ................................................................................................... 31
5.2.1. Définitions. .......................................................................................................................... 31
5.2.2. Le mécanisme. ..................................................................................................................... 33
INDEX..................................................................................................................................................... 34 4
INTRODUCTION
Conformément à l’article L. 3312-4 du Code général des collectivités territoriales, la ville de Décines-
Charpieu se dote d’un règlement financier par le document présent.
Ce règlement regroupe dans un document unique les règles fondamentales auxquelles sont soumis
l’ensemble des acteurs intervenant dans le cycle budgétaire. Il permet également de décrire les
procédures internes de la commune en formalisant les principales règles budgétaires et comptables.
En tant que document de référence à destination des agents de l’administration et des élus, il a pour
principal objectif de renforcer la cohérence et l’harmonisation des pratiques de gestion.
Le présent règlement assure la permanence des méthodes et la sécurisation des procédures. Il sera
actualisé en cas de besoin et en fonction de l’évolution des dispositions législatives et réglementaires.
Références juridiques :
• Constitution du 4 octobre 1958 – Titre XII - des collectivités territoriales - art 72 ;
• Code général des collectivités territoriales, notamment les articles L1612-1, L1612-4, L 3211- 2
, L 3312-1 ; L 3312 -2 ;L 3312-3 ; L 3312-4 ;
• Le code des relations entre le public et l’administration ;
• Loi n° 92-125 du 6 février 1992 relative à l’administration territoriale de la République ;
• Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec
l’administration ;
• Loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République (loi
NOTRe) ;
• Décret n° 2012 – 1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable
publique ; 5
PARTIE 1 : LE CADRE JURIDIQUE ET LES PRINCIPES
BUDGETAIRES ET COMPTABLES.
1.1. Les grands principes budgétaires.
Principe
Le budget prévoit les recettes et autorise les dépenses d'un exercice pour chaque année civile. Ainsi, le budget couvre la période du 1er janvier au 31 décembre
Dérogation au principe
Le budget peut être adopté jusqu'au 15 avril de l'exercice auquel il se rapporte (ou jusqu'au 30 avril les années de renouvellement de l'assemblée délibérante)
Exception au Principe
La gestion pluriannuelle en AP/CP pour les gros projets d'investissement (cf Partie V La gestion pluriannuelle)
Principe
Les dépenses et les recettes doivent figurer dans un document unique appelé Budget Principal (BP)
Exception au Principe
Les services nécessitant d'une comptabilité bien distincte retrouvent leurs recettes et dépenses dans un Budget Annexe (BA)
Principe
Le budget retrace les recettes d'un côté et les dépenses de l'autre ; pas de contraction entre elles. Elles doivent apparaitre distinctement dans les comptes
Exception au Principe
Les subventions d'équipement OU opérations pour compte de tiers peuvent être directement affectées au financement d'un projet d'investissement
3 critères :
➔ Evaluation sincère des dépenses et des recettes (évaluation excluant toute majoration ou minoration fictive)
➔ Sections d’investissement et de fonctionnement votées respectivement en équilibre
➔ Remboursement de la dette exclusivement assuré par les recettes propres de la ville : prélèvement sur les recettes de la section de fonctionnement au profit de la section d’investissement, ajouté aux recettes propres de cette section, à l’exclusion du produit des emprunts, et éventuellement aux dotations des comptes d’amortissement et de provisions
5
Spécialité
budgétaire
➔ Dépenses et recettes prévues dans le budget autorisées pour un objet bien précis. Les crédits ouverts sont utilisés de manière limitative et selon leur destination prévue telle qu'elle résulte du budget.
➔ Crédits votés par chapitre ou article
1
Annualité
budgétaire
2
Unité
Budgétaire
3
Universalité
budgétaire
4
Equilibre
budgétaire 6
6
Séparation
ordonnateur
/ comptable
Dans un objectif de bonne gestion des fonds public, les fonctions de l’ordonnateur et du comptable public ne sont pas compatible (décret du 7 novembre 2012 n°2012-1246).
➔ L’ordonnateur prescrit l’exécution des recettes, engage les dépenses, ordonne le paiement
➔ Le comptable public liquide et paye la dépense ou couvre la recette.
La raison de cette séparation réside dans une volonté :
De contrôle, car le comptable public peut repérer les éventuelles erreurs et irrégularités en amont, et ce avant que l’argent n’ait quitté la caisse publique. De probité, car cela permet d’éviter des conflits d’intérêts. Deux agents sont moins tentés – et moins faciles à convaincre- de s’écarter des règles qu’un seul.
1.2. Les documents budgétaires.
1.2.1. Généralités
L’instruction budgétaire et comptable M 57 est spécifiquement adaptée aux compétences relevant des
collectivités territoriales.
Elle se caractérise par un double classement des opérations comptables, par nature et par fonction.
La nomenclature par nature : le classement des opérations inscrites au budget dans la comptabilité
tenue par l’ordonnateur et le comptable public est effectué selon un plan de comptes normalisé inspiré
du Plan comptable général. Les opérations sont réparties dans 9 classes de comptes, lesquelles se
déclinent en comptes, puis en articles. La numérotation la plus détaillée figurant au plan de comptes
doit être utilisée pour l’exécution du budget.
- classe 1 : comptes de capitaux (capitaux propres, autres fonds propres, emprunts et dettes
assimilées)
- classe 2 : comptes d’immobilisation
- classe 3 : comptes de stock et en-cours (gestion par le Trésorier)
- classe 4 : comptes de tiers (gestion par le Trésorier)
- classe 5 : comptes financiers (gestion par le Trésorier)
- classe 6 : comptes de charges
- classe 7 : comptes de produits
- Classe 8 : comptes spéciaux (gestion par le Trésorier) 7
La nomenclature par fonction : elle permet un classement des dépenses et recettes par secteur
d’activité comparable à l’ensemble des communes et offre de ce point de vue une information utile et
supplémentaire. Dix fonctions identifiées par un chiffre ont été répertoriées pour retracer les
compétences communales dans l’instruction M57, celles-ci étant subdivisées en sous-fonction.
Chaque fonction recense tout ce qui concerne l’activité donnée qu’il s’agisse de réalisations directes
ou indirectes (au travers des aides accordées).
Les inscriptions budgétaires portées dans les documents ci-après doivent être équilibrées en dépenses
et en recettes pour chaque section budgétaire.
1.2.2. Le Budget primitif (BP)
L’article L.2311-1 du CGCT, modifié par l’ordonnance n°2005-1027 du 26 août 2005, dispose que « Le
budget de la commune est l’acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses
annuelles de la commune ». Il remplit une double fonction : prévision et autorisation.
➔ C’est un acte de prévision puisqu’il prévoit les dépenses et les recettes qui vont
être effectuées pour l’année civile à venir.
➔ C’est également un acte d’autorisation puisqu’en votant le budget, via des crédits
budgétaires, l’assemblée délibérante (conseil municipal de la ville) autorise l’organe exécutif
(leMaire) à mettre en œuvre le budget. L’ordonnateur pourra alors exécuter les dépenses et
percevoir les recettes.
Ce document permet donc à l’ordonnateur de voir quels sont les crédits étant à sa disposition, et aux
services de l’Etat (Préfet) de contrôler que le budget ait bien été voté en équilibre.
Il est voté conformément aux dispositions de l’article R.3311-2 du CGCT.
Le budget est présenté par Le Maire de la collectivité. .
1.2.3. Le Budget supplémentaire (BS).
L’assemblée délibérante à jusqu’au 15 avril n (30 avril lors des années de renouvellement de son
conseil) pour voter son budget primitif. Lorsque le budget primitif est voté avant le commencement
de l’année, ou en tout début d’année, les résultats de l’exercice précédent ne sont pas toujours connus.
Ainsi, le budget supplémentaire a pour objet d’intégrer, en cours d’année, les résultats (excédent ou
déficit) et les restes à réaliser (cf. Partie IV 4.3 Les restes à réaliser), tels qu’ils apparaissent dans le
compte administratif de l’exercice précédent. 8
Par ailleurs, lors du vote du budget primitif, il est difficile de déterminer de façon définitive les recettes
et les dépenses pour l’année à venir. Le budget supplémentaire permet donc d’ajuster, en cours
d’année, les prévisions du budget primitif.
Ainsi, le budget supplémentaire remplit une fonction de report des résultats et une fonction
d’ajustement.
1.2.4. Les décisions modificatives (DM).
Le budget primitif peut être modifié et complété, conformément à la réglementation, par une ou
plusieurs décisions modificatives (DM).
Elles ont vocation à ajuster la prévision budgétaire, sans remettre en cause les grands équilibres
décidés lors du vote du budget primitif.
Les décisions modificatives permettent de réviser les prévisions budgétaires de l’année, en
augmentant ou diminuant les recettes ou les dépenses ou en en créant de nouvelles.
Elles prennent la forme de délibérations du conseil municipal, autorisant l’exécutif à effectuer des
recettes ou des dépenses supplémentaires. De manière générale, elles peuvent être adoptées jusqu’au
terme de l’exercice auquel elles s’appliquent. Elles sont transmises au représentant de l’Etat.
1.2.5. Le compte administratif (compte de l’ordonnateur).
Le compte administratif (CA) est le compte tenu par l’ordonnateur. Il est le reflet des réalisations
effectives des dépenses et des recettes au cours de l’année écoulée. Le compte administratif,
contrairement au budget toujours en équilibre, présente des résultats déficitaires ou excédentaires
(en raison des décalages entre prévisions et réalisations).
L‘ordonnateur doit voter son compte administratif au plus tard le 30 juin suivant l’année d’exécution,
et doit être transmis au représentant de l’Etat avant le 15 juillet.
1.2.6. Le compte de gestion (compte du comptable public).
Le compte de gestion est le compte établi par le comptable public. Il comprend un bilan, un compte
de résultat et des annexes. Les montants doivent être les mêmes que ceux du compte administratif.
Le comptable public a jusqu’au 1er juin pour transmettre le document à l’ordonnateur, pour permettre
au conseil de voter l’arrêt des comptes au plus tard le 30 juin. 9
PARTIE 2 : LES PROCEDURES INTERNES A LA VILLE DE
DECINES-CHARPIEU
2.1. Les étapes antérieures au vote du budget
2.1.1. La lettre de cadrage, propositions et arbitrages
budgétaires.
La lettre de cadrage est le point de départ à la préparation d’un budget. Elle permet de traduire les
choix politiques de la ville en matière budgétaire et fixe le cadre dans lequel les services et leur élu de
référence doivent travailler en amont des réunions budgétaires. Le processus fait intervenir plusieurs
acteurs, et se déroule généralement de juillet N-1 à décembre N-1 (période indicative). 10
2.1.2. Le Débat d’orientation budgétaire (DOB).
Le DOB est une étape essentielle de la procédure budgétaire des collectivités et de leurs groupements
et doit permettre d’informer les élus sur la situation économique et financière de leur structure afin
d’éclairer leurs choix lors du vote du Budget Primitif (BP).
2.2. Déroulement et vote du budget.
2.2.1. La date d’adoption du budget définitif.
Le budget primitif peut être voté jusqu’au 15 avril, et dans les deux mois suivant le DOB. Par
conséquent, la commune dispose du choix de le voter avant ou après le 31 décembre.
Cependant, le Vote du budget avant ou après le démarrage de l’exercice entraine des conséquences
différentes. 11
2.2.2. La présentation et les modalités de vote.
Le budget est proposé par le Maire et voté par le conseil municipal. Lors du vote, les conseillers doivent
pouvoir consulter les pièces et les documents nécessaires à leur information.
La règle de droit commun prévoit que les crédits sont votés par chapitre. Mais, ils peuvent être, sur
option, votés par article si le conseil municipal le décide (art. L2312-2 du CGCT). Par conséquent, les
propositions du Maire sont toujours présentées au niveau de l’article, puisqu’il appartient à
l’assemblée délibérante de décider si elle entend voter le budget par chapitre ou par article. A Décines-
Charpieu, le budget est voté par chapitre.
Le budget est voté à la majorité absolue des suffrages exprimés, soit plus de la moitié. Les abstentions,
les votes blancs ou les membres qui se retirent avant le vote, ou qui refusent de voter, ne sont pas pris
en compte dans le calcul des suffrages exprimés.
Le budget doit être signé par tous les membres de l’assemblée délibérante présents lors de son
adoption y compris ceux qui ont voté contre ou se sont abstenus.
2.2.3. La transmission en Préfecture.
Trois éléments sont à prendre en compte pour la transmission en Préfecture :
Le budget voté est transmis au représentant de l’Etat au plus tard dans
les 15 jours après le délai limite fixé pour son adoption.
Une note brève et synthétique retraçant les informations financières
essentielles doit être jointe au budget primitif pour l’information des 12
citoyens et des élus (loi NOTRe du 7 août 2015 / art. L2313-1 du CGCT).
Une publication sur le site internet de la ville doit être effectuée.
2.3. Le vote des taux de fiscalité directe locale.
Le vote des taux de fiscalité doit obligatoirement faire l’objet d’une délibération spécifique, distincte
de celle relative au vote du budget, même s’ils restent inchangés.
Les délibérations visant à fixer les taux chaque année, comme celles visant à en moduler l’assiette, ne
sont exécutoires de plein droit que lorsqu’il a été procédé :
- D’une part, à leur publicité (publication, affichage)
- D’autre part, à leur transmission au représentant de l’Etat dans le département.
Les états 1259, accompagnés de la délibération de vote des taux, doivent être transmis en préfecture
(par voie dématérialisée ou par voie postale) :
- A la date limite du 15 avril en vue de la mise en recouvrement des impositions la même année.
- L’année de renouvellement des organes délibérants reporte la date limite au 30 avril.
- L’état 1259 doit être entièrement complété par la commune, daté et signé par le Maire, avec
le cachet de la ville de Décines-Charpieu.
2.4. L’adoption du compte administratif (CA) et du compte de
gestion (CG).
2.4.1. Modalités de vote.
Le vote du CG et du CA constitue l’arrêté des comptes au sens de l’article L1612-12 CGCT.
Les comptes sont soumis au vote de l’assemblée délibérante par le maire selon le calendrier et
modalités suivantes :
le CG et CA de l’exercice N doivent être votés au plus tard le 30 juin N+1 ; le CG et CA sont adoptés à la majorité des voix. Seuls sont à prendre en compte les suffrages exprimés
L’assemblée délibérante élit son président pour la séance au cours de laquelle le CA est soumis au vote.
Le maire doit quitter la salle au moment du vote. 13
2.4.2. La transmission en préfecture.
Après le vote du CA, la ville doit le transmettre au préfet au plus tard quinze jours après le délai limite
fixé pour son adoption (soit au plus tard le 15 juillet N+1).
En pratique, la collectivité doit :
• transmettre le CA au format XML, l’importer dans TotEM et le sceller ;
• transmettre ce flux XML scellé à Actes budgétaires, ainsi que la
délibération d’approbation afférente au CA, la page de signatures
scannées et l’état des restes à réaliser au format PDF.
2.5. Le budget supplémentaire et l’affectation du résultat.
La décision d’affectation des résultats est postérieure au vote du compte administratif, car elle porte
sur le résultat de la section de fonctionnement constaté dans ce dernier. Elle est obligatoire, sauf
lorsque la section d’investissement, restes à réaliser compris, ne fait pas ressortir de besoin de
financement et que le conseil décide de ne rien affecter au compte 1068.
L’affectation de l’excédent de fonctionnement est régie par les articles R2311-11 et R2311-12 du CGCT. 14
Cette reprise des résultats N-1 peut être effectuée :
soit dans le budget primitif N lorsque celui-ci est voté tardivement,
soit dans le budget supplémentaire lorsque le budget primitif est voté très tôt et
que les résultats N-1 ne sont pas encore connus.
A Décines-Charpieu, c’est la seconde option qui s’applique puisque les résultats N-1 sont repris au
budget supplémentaire, aux alentours du mois de juin. 15
PARTIE 3 : EXECUTION BUDGETAIRE
3.1. Généralités
La tenue de la comptabilité d’engagement des dépenses de fonctionnement et d’investissement est
une obligation réglementaire (Art. L3341.1 du CGCT).
Cette comptabilité d’engagement doit permettre de connaître à tout moment :
• les crédits ouverts en dépenses ;
• les crédits disponibles pour engagement ;
• les crédits disponibles pour mandatement ;
• les dépenses réalisées.
En fin d’exercice cette comptabilité permet de dégager en section d’investissement et de
fonctionnement, le montant des restes à réaliser qui par définition correspondent à des crédits
engagés en section de fonctionnement. Elle rend possible les rattachements de charges et de produit
notamment pour les dépenses engagées pour lesquelles le service a été fait.
3.1.1. L’engagement comptable :
Il consiste à contrôler la disponibilité effective des crédits inscrits et votés et à les réserver dans la
comptabilité en vue de réaliser une future dépense.
Le contrôle de la disponibilité des crédits est opéré lors de l’engagement comptable qui est préalable
ou concomitant à l’engagement juridique.
Les engagements comptables sont opérés par les services gestionnaires de crédits.
Il est constitué obligatoirement de trois éléments :
• un montant prévisionnel de dépenses ;
• un tiers concerné par la prestation à réaliser ou le concours à recevoir et à qui sera
versée la dépense ;
• une imputation budgétaire (chapitre, fonction, article).
Pour les dépenses à réaliser sur plusieurs exercices budgétaires et ayant donné lieu aux votes d’AP ou
d’AE, l’engagement est réalisé dans la limite de ces AP ou AE.
Les modalités de création et la gestion des fichiers tiers relèvent de la direction des Finances. 16
3.1.2. L’engagement juridique.
L’engagement est l’acte par lequel la ville crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle
résultera une charge. Il doit rester dans la limite des autorisations budgétaires et ne peut être pris que
par une personne habilitée.
L’acte constitutif de l’engagement juridique varie en fonction de la nature de la dépense :
Délibération : date à laquelle la délibération est rendue exécutoire.
Convention - contrat : date de signature
Arrêté : date de notification
Marchés formalisés : date de notification du marché
Marchés Non formalisés : date de la transmission de la lettre de commande
Décision de justice : date de la notification
Allocations, secours : adoption de la décision
Impôts et Taxes : réception de l’avis des sommes à payer ou de la notification de l’État
Les engagements comptables sont opérés par les services gestionnaires de crédits.
3.1.3. Le service fait.
Il permet d’attester la conformité à l’engagement de la livraison ou de la prestation c’est-à-dire de
constater que la prestation réalisée est conforme à la demande.
La constatation et la certification du service fait sont des étapes obligatoires qui doivent être réalisées
par le service opérationnel sur la base du bon de commande ou de l’ordre de service et du bon de
livraison ou de tout autre document attestant matériellement le service fait (feuille de présence, fiche
d’instruction, …).
La certification du service fait est établie par un visa matérialisé sur les documents par la personne
disposant d’une délégation de signature du Maire. Elle engage la responsabilité de la personne
signataire sur la réalité de la dépense à prendre en charge par le budget de la ville.
La certification du service fait consiste, pour l’ordonnateur, à porter la mention "service fait" sur une
facture ou toute autre demande de paiement et à signer (pièces justificatives sous format papier).
Dans le cadre de la dématérialisation de la chaîne comptable (mandats et pièces justificatives) une
procédure sécurisée est mise en place. Dès lors la responsabilité du service fait incombe aux personnes
expressément désignées et ayant reçu délégation du Maire. 17
3.1.4. La liquidation.
La liquidation consiste à arrêter le montant de la dette de la ville, après constatation et certification du
service fait établie.
Le service des finances procède à la liquidation, laquelle est rattachée à l’engagement comptable.
Le dossier de liquidation doit comprendre l’ensemble des pièces justificatives nécessaires au
mandatement de la dépense conformément à l’article D1617-19 du CGCT. Ce dossier constitué par les
services opérationnels et accompagné des opérations de pré-mandatement dans l’outil informatique,
est adressé à la direction des affaires financières (DAF) pour contrôle.
3.1.5. Le mandatement.
Le mandatement est l’ordre donné par l’ordonnateur au comptable de payer une dette au créancier
(Art. 32 décret n° 2011-1246 du 7 novembre 2012).
Les mandats émis, accompagnés des pièces comptables et des bordereaux journaliers signés par une
personne habilitée par délégation de signature de l’ordonnateur, sont adressés au comptable public.
Les opérations de mandatement relèvent exclusivement de la DAF.
3.1.6. Le paiement.
Le paiement effectif ne peut être effectué que par le comptable public (Art. L3342.1 du CGCT).
Le payeur effectue les contrôles de régularité auxquels il est tenu, sous peine d’engager sa
responsabilité personnelle et pécuniaire.
Si la dépense est réalisée dans le cadre d’une régie d’avances, le régisseur se substitue au comptable
pour le paiement. Le régisseur transmet à un rythme régulier ses pièces justificatives de dépenses à
l’ordonnateur, afin que celui-ci établisse un mandat au nom de la régie pour le montant des
justifications admises. Le mandat est ensuite transmis au comptable qui procède à la reconstitution de
l’avance.
3.1.7. Les délais de paiement des intérêts moratoires.
La Ville et le comptable public sont soumis respectivement au respect d’un délai de paiement pour
tout achat public ayant donné lieu à un marché formalisé ou non, y compris pour les délégations de
services publics, par référence au décret n°2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards
de paiements dans les contrats de la commande publique.
En sont exclus, les participations et subventions, les conventions de financement, de mandat, les
contrats financiers, les frais de personnel, les frais de déplacement, les dépenses des services sociaux
et médico-sociaux ainsi que celles des services culturels et sportifs. 18
Le délai global maximum de paiement est de 30 jours calendaires depuis le 1er juillet 2010.
Ce délai se répartit en 20 jours pour l’ordonnateur et 10 jours pour le comptable public.
Ce délai démarre à la date de réception de la facture, ou du service fait lorsque celui-ci est postérieur
à la réception de la facture, et cesse à la date du virement bancaire opéré par le comptable.
La date de réception de la facture correspond à l’arrivée effective de celle-ci :
• dans CHORUS PRO (procédure dématérialisée) ;
• au niveau du service gestionnaire ou du courrier (procédure non dématérialisée) ;
• chez le maître d’œuvre délégué.
En cas de dépassement de ce délai, des intérêts moratoires sont dus au fournisseur (Décret n°2013-
269 du 29 mars 2013 susvisé).
Le délai du maître d’œuvre (ou prestataire désigné dans le marché) fait partie du délai de paiement
pour la partie imputable à l’ordonnateur.
Le maître d’œuvre habilité à recevoir les factures, est tenu de faire figurer dans l’état qu’il transmet
pour le règlement, la date de réception ou de remise de la demande de paiement de l’entreprise (art.5
du décret n° 2011-1246 du 7 novembre 2012).
Le règlement des factures ne peut être réalisé que si :
• les mentions obligatoires sont inscrites (raison sociale du fournisseur, n° Siret, date de la
facture, désignation de la collectivité et du budget de prise en charge, quantités, prix unitaires, taux et
montant de TVA, total de la facture HT et TTC) ;
• les pièces justificatives sont jointes ;
• le service est fait.
La commune de Décines-Charpieu indique au fournisseur le motif du retour de la facture non-
conforme ce qui permet de suspendre le décompte du délai de paiement.
3.2. Le cycle de mandatement à Decines-Charpieu.
3.2.1. L’organisation interne de la commune.
Au sein de la commune de Décines-Charpieu, il y a le service des finances et les correspondants
financiers qui exercent la fonction financière de façon déconcentrée dans les directions
opérationnelles.
Les correspondants financiers ont en charge la gestion et le suivi du budget alloué à la direction,
l’émission de bon de commande, le visa des factures, la validation des recettes. 19
Le service des finances centralisé a, entre autre, la gestion de la réception des factures, l’envoi dans
les services, la vérification des imputations au stade facturation, la liquation et le mandatement des
factures.
Cette organisation permet à chaque service d’être impliqué dans l’exécution budgétaire et au service
finances de venir en contrôle des règles comptables.
3.2.2. Le préalable à la commande.
Le choix du fournisseur/prestataire est décentralisé au sein de la collectivité, les services effectuent de
manière autonome la gestion de leurs besoins. Ils sont accompagnés par le service de la commande
publique en cas de besoin.
La définition du besoin par le service est un préalable nécessaire et règlementaire. Elle permet une
bonne compréhension de l'objet et des caractéristiques de la demande. Ce préalable permet
notamment de déterminer le montant et la nature du besoin afin de connaitre la procédure à
appliquer.
3.2.3. L’émission et l’envoi du bon de commande.
La tenue d’une comptabilité d’engagement est une obligation qui incombe à l’exécutif de la
collectivité.
La phase d’engagement fait naître la dette. Il faut distinguer deux éléments :
- L’engagement comptable : qui consiste à réserver les crédits budgétaires,
- L’engagement juridique : qui résulte de l’engagement souscrit par l’ordonnateur vis-à- vis d’un
tiers (bon de commande, marché, conventions, certaines délibérations, etc…). 20
PROCEDURE
Etape Acteur Action
1 Service gestionnaire Saisie d'un brouillon de commande dans l'outil de GF
2
Validation Directeur /
DGA-DGS / élus De 0 à 2000€ validation Directeur
De 2000 à 5000€ validation DGA-DGS
Au dessus de 5 000€ validation élu.
3 DAF / DGA1 Visas du bon de commande
4 Service Gestionnaire
Récupération du bon de commande dans la gestion électronique
de document (GED) pour transmission au
prestataire/fournisseur
5 Agent comptable Contrôle du brouillon + création de l'engagement (bon de commande)
6 Prestataire/fournisseur Réalisation de la mission 21
3.2.4. Le traitement des factures.
Après la phase d’engagement, l’étape suivante est la liquidation. Elle a pour objet de vérifier la réalité
de la dette de la collectivité en certifiant le service fait et en arrêtant le montant de la dépense.
Remarque : le service gestionnaire doit impérativement prévenir le fournisseur d’intégrer le numéro
d’engagement lors de son import de facture dans Chorus. L’objectif est de limiter toute anomalie et
rallongement dans le circuit de facturation.
3.2.5. L’ordre de paiement.
À la suite de la liquidation, le service des finances procède au mandatement de la dépense (dernière
étape du cycle de mandatement côté ordonnateur).
Le mandat est un ordre de paiement. Le mandatement est l’acte consistant pour l’ordonnateur à
donner l’ordre au comptable public de payer la dépense. 22
3.3. Le circuit de recettes
Toute créance de la commune doit faire l’objet d’un titre qui matérialise ses droits. Selon le principe
de la séparation des fonctions, l’ordonnateur constate, liquide et émet les recettes. Le comptable les
prend en charge et procède au recouvrement.
Il existe différents circuits de perception des recettes à Decines-Charpieu :
Les recettes perçues en trésorerie avant émission de titre par l’ordonnateur (P 503) 23
Les sommes encaissées par le comptable suite à l’émission d’un titre par l’ordonnateur Les recettes perçues par le régisseur relatives aux régies de recettes (cf. Partie III 3.4. La gestion des régies)
3.3.1. Le P503.
De nombreuses recettes peuvent être encaissées par le comptable public avant émission préalable du
titre par l’ordonnateur.
Au fur et à mesure des encaissements, le comptable enregistre en détail les recettes perçues sur un
état P 503.
Le P503 est le relevé des encaissements faits directement sur le compte du Trésor Public pour la
commune. Cet état est reçu mensuellement à Décines-Charpieu.
Lorsque la Direction des Affaires Financières reçoit le P 503, le service des finances se charge de titrer
la recette.
Le titre est intégré dans un bordereau et est transféré automatiquement dans un parapheur
électronique pour signature (élu).
Après la signature, le bordereau est envoyé à la trésorerie via le PES sur la plateforme Hélios.
Les principales recettes émises dans les P 503 : fiscalité, dotations, subventions, recettes des régies,
etc... 24
3.3.2. Le titre direct.
Les créances susceptibles de faire l’objet d’un titre exécutoire peuvent avoir été créées par la loi ou, le
plus souvent, résulter d’une décision administrative, d’un contrat ou d’une décision juridictionnelle.
Ces documents permettent à l’ordonnateur de constater la créance due, et peut dès lors émettre un
titre pour ordonner au comptable de recouvrer la recette.
Pour ces recettes, le régisseur transmet la liste des impayés à la Direction des Affaires Financières avec
les factures non réglées. L’agent comptable se charge de titrer et liquider la recette.
Le bordereau est déposé automatiquement dans le parapheur pour signature de l’élu. Après signature,
le bordereau est transmis en trésorerie.
3.4. La gestion des régies
La régie est une exception au principe de la séparation ordonnateur / comptable puisqu’elle permet à
un régisseur, nommé par l’ordonnateur après avis conforme du comptable assignataire, de se voir
attribuer une partie des attributions du comptable public. Le régisseur devient alors ordonnateur et
comptable en assurant le suivi, les encaissements et décaissements d’une régie d’avances et de
recettes. Il reste cependant soumis au contrôle du comptable public.
En vertu de ses délégations, le Maire peut créer, modifier ou supprimer les régies par décision. Un
régisseur peut être nommé régisseur d’avances et/ou de recettes.
3.4.1. Régies de recettes.
Le régisseur de recettes, lui, procède à l’encaissement de fonds réglés par les usagers des services de
la commune. De manière générale, il s’agit de tout moyen de paiement tel que les chèques, espèces,
carte bleue, chèques vacances. Par exemple : entrées festivals, frais garderie ...
Un montant maximum d’encaissement est autorisé lors de la création de la régie. 25
Procédure comptable : Les recettes de la régie sont transitées en trésorerie. Puis, le comptable public
transmet les informations à la Direction des Affaires Financières via les P 503 pour régularisation de
titres.
L’ensemble des procédures administratives liées aux régies est centralisé à la Direction des Affaires
Financières qui exerce, conjointement avec le trésor public, un contrôle sur les mouvements de fonds
réalisés par les régisseurs.
3.4.2. Régie d’avance.
Le régisseur d’avances procède au paiement direct des dépenses liées aux besoins urgent de
fonctionnement de la régie (ex : péages autoroutiers).
Pour ce faire, le comptable public lui verse une avance. Elle se matérialise par l’attribution d’une carte
bancaire, de chéquiers, d’espèces.
La régie a pour objectif de répondre à un service de proximité. Par principe, c’est le comptable public
qui se charge de payer. Or, dans la pratique, cela n’est pas toujours possible, c’est pourquoi le régisseur
vient assurer ce rôle.
Procédure comptable : Le régisseur fait son état de régie d’avances mensuellement, adossé au
justificatif des dépenses. Le service des finances vérifie et mandate par nature de dépense.
3.5. Le suivi budgétaire annuel
Tout au long de l’année, un suivi budgétaire est réalisé par la ville. L’objectif est de comparer de
manière régulière le budget voté pour l’exercice et les dépenses et recettes réalisées à un instant t.
Ce suivi se matérialise par des réunions organisées en cours l’année entre la DAF et les services
gestionnaires, pour réaliser un point sur l’avancement du budget.
Pour les nouvelles dépenses non prévues au budget, la DAF se présente comme premier filtre pour
juger de l’opportunité de la demande.
Pour les besoins ne modifiant pas de manière considérable le budget, la DAF fait le choix de valider ou
non la demande : utilisation des virements de crédits. 26
A l’inverse, si le besoin expose un changement significatif de la programmation budgétaire ou une
hausse substantielle des crédits nécessaires, un arbitrage des élus sera organisé pour apprécier la
demande : décision modificative éventuelle.
Remarque : Avec le mécanisme des virements de crédits, l’ordonnateur a la possibilité d’abonder sur
l’exercice, les crédits d’une ligne budgétaire au moyen des crédits disponibles d’une autre ligne, sans
avoir à solliciter l’assemblée délibérante. 27
PARTIE 4 LES OPERATIONS DE FIN D’ANNEE
Au mois d’octobre, la Direction des Affaires Financières adresse une note à l’ensemble des services
gestionnaires pour les informer des différentes opérations de clôture d’exercice et du calendrier de
celles-ci.
4.1. Les engagements non soldés.
Tout au long de l’année, des points sont faits entre les services gestionnaires et la Direction des Affaires
Financières sur la situation des engagements non soldés. Les services doivent identifier le niveau
d’avancement de chaque engagement pour mise à jour dans l’outil de gestion financière.
Puis, en fin d’année, la Direction des Affaires Financières leur transmet la balance des engagements
non soldés pour un dernier état des lieux. Cela permet ainsi de réaliser le travail de rattachements et
de reports des crédits.
4.2. Rattachement de charges et produits
En fin d’année, la DAF procède aux rattachements des charges et produits. Le rattachement consiste
à comptabiliser une dépense ou une recette de fonctionnement sur l’exercice N-1 alors que le
paiement de la dépense ou l’encaissement de la recette se produira en N.
Le fait déclencheur du rattachement est le service fait sur les dépenses engagées. Une dépense de
fonctionnement est rattachée si la prestation a été faite (service fait) au 31/12/N-1 alors que la facture
n’a pas encore été réceptionnée ou traitée.
Pour une recette, la logique est la même. La recette de fonctionnement est rattachée si la commune
est en droit de percevoir tout ou partie de la recette (exemple subvention liée à une action menée au
31 décembre et pour laquelle toutes les pièces ont été transmises au service instructeur pour
perception de la subvention).
Pour être effectif, le rattachement suppose deux conditions : 28
- Le service doit être fait au 31 décembre de l’exercice,
- La somme doit être significative (appréciation au cas par cas en fonction des budgets
alloués par service),
4.3. Les restes à réaliser (RAR).
Les reports de crédits d’investissement ne concernent que les dépenses engagées au 31/12/N- 1 mais
non mandatées, et aux recettes certaines n’ayant pas donné lieu à l’émission d’un titre au 31/12/N-1.
Les engagements en dépenses d’investissement deviennent des restes à réaliser sur la base de devis
signés, marchés notifiés aux entreprises ou de conventions passées.
Les restes à réaliser (ou reports de crédits) sont repris et ajoutés aux crédits votés au budget primitif
de l’année suivante. Le cas échéant, les engagements non repris dans les restes à réaliser pourront
être réintégrés en décision modificative au titre des dépenses nouvelles en fonction de l’avancée du
projet.
Au titre des recettes, les mêmes règles sont à appliquer et les restes à réaliser concernent notamment
les subventions ayant fait l’objet d’une notification ou d’un courrier d’acceptation.
4.4. La journée complémentaire
Il existe une exception au principe de l’annualité : la journée complémentaire. Ce dispositif autorise
l’exécutif jusqu’au 31 janvier de l’année n+1 à émettre des titres et des mandats correspondant aux
droits acquis et services faits pendant l’année n. Ces dispositions ne sont pas applicables aux
opérations intéressant la section d’investissement.
Le mécanisme de la journée complémentaire est utilisé uniquement par la Direction des Affaires
Financières pour effectuer certaines régularisations en fin d’année (rattachements et reports). En
aucun cas la journée complémentaire est utilisée pour comptabiliser de nouveaux engagements sur N.
Un état des rattachements et RAR est édité pour signature de l’élu. Il sera ensuite envoyé par mail à la
trésorerie et à la Préfecture en format PDF (le flux réel est intégré au moment du BS). 29
4.5. Amortissements
Tout plan d'amortissement commencé doit être poursuivi jusqu'à son terme, sauf cession, affectation,
mise à disposition, réforme ou destruction du bien. Le plan d'amortissement ne peut être modifié
qu'en cas de changement significatif dans les conditions d'utilisation du bien.
La mise en place d’un inventaire au sein d’une collectivité territoriale est une obligation.
Par ailleurs, outre son aspect obligatoire, l’inventaire permet à la ville d’avoir une programmation
budgétaire efficiente en optimisant au maximum les ressources. L’articulation entre le volet financier
et opérationnel est donc primordiale, car pour avoir une bonne gestion, la collectivité doit
impérativement connaitre son patrimoine immobilier et en avoir un suivi.
4.6. Provisions et risques
En application du principe comptable de prudence selon lequel la collectivité doit anticiper toute perte
probable, la provision permet de couvrir une charge ou un risque prévisible.
Ainsi, dès qu’un évènement le justifie, la ville est dans l’obligation d’inscrire les provisions nécessaires
et de se rapprocher au mieux de la réalité selon la connaissance et l’évaluation du risque financier
encouru.
La constitution d’une provision donne obligatoirement lieu à une délibération du conseil municipal, précisant son objet et le montant fixé. 30
PARTIE 5 : LA GESTION PLURIANNUELLE
L’annualité budgétaire est un principe fondamental des finances publiques. Pour engager ses dépenses, notamment celles d’investissement qui peuvent s’échelonner sur plusieurs exercices, la commune doit inscrire la totalité de la dépense la première année, puis reporter d’une année sur l’autre le solde.
Les projets politiques des élus peuvent être recensés dans un Plan Pluriannuel d’Investissement (PPI), afin de piloter sur plusieurs exercices la gestion des dépenses d’équipement.
Un mécanisme traduisant le Plan Pluriannuel d’Investissement des élus existe, venant toutefois déroger à cette obligation légale d’annualité: la gestion des autorisations de programme- engagement / crédits de paiement.
5.1. La gestion du plan pluriannuel d’investissement (PPI)
5.1.1. Définition et objectifs
Le PPI est un outil de pilotage financier et politique. Par nature évolutif, il est actualisé et ajusté selon les évolutions de l’environnement économique, technique et juridique. Il s’agit donc d’un véritable outil de gestion financière - il est programmé et budgété sur la durée du mandat.
Il dresse la liste de l’ensemble des projets programmés par la majorité municipale pour la ville, et des financements qui leurs sont attribués chaque année, sur 6 ans.
Le PPI est élaboré dans un souci de bonne gestion, de transparence et de sincérité. Il permet de suivre et de comprendre les arbitrages entre projets, financements ou dates de lancement, de mesurer la faisabilité des actions souhaitées au regard des capacités financières et budgétaires réelles de la ville.
5.1.2. La mise en œuvre du PPI
Un important travail de recensement des besoins doit être effectué en amont. Les investissements nécessaires pour moderniser ou rénover la ville sont évalués, estimés, programmés dans le temps : entretien et modernisation du patrimoine, poursuite d’opérations déjà lancées, subventions d’équipement et fonds de concours, opérations nouvelles, auxquels s’ajoute l’apurement du « reste à réaliser » des investissements en cours (projets annoncés et validés en début d’exercice mais non entamés au 31/12).
Le travail doit être effectué en collaboration entre la Direction des Affaires Financières et les Services Techniques.
Une fois le travail de recensement et d’estimation budgétaire effectué, l’élaboration du PPI consiste à inscrire, année par année, en fonction des priorités, les projets identifiés, phasés et budgétés. 31
5.2. La gestion des AP/CP et AE/CP
5.2.1. Définitions. 32 33
5.2.2. Le mécanisme. 34
INDEX
AE / CP : Autorisation d’engagement / Crédits de paiement
AP / CP : Autorisation de programmes / Crédits de paiementBP : Budget Primitif
CA : Compte Administratif
CG : Compte de Gestion
CGCT : Code Général des Collectivités Territoriales
DM : Décisions Modificatives
EPCI : Etablissement Public de Coopération Intercommunale
Loi NOTRé : Loi portant Nouvelle Organisation Territoriale de la République
RAR : Restes à réaliser
RBF : Règlement Budgétaire et Financier
ROB : Rapport d’Orientation Budgétaire
Accusé de réception en préfecture
069-216902759-20231207-D-DAF-23120703-DE
Date de télétransmission : 12/12/2023
Date de réception préfecture : 12/12/2023