Offres
API
Connexion
Documents similaires
Déliberation - ADM DCM 25 058 tamponne
Déliberation - ADM DCM 25 060 annexe tamponne 1
unknown - ADM DCM 25 057 annexe tamponne 1
Arrêté - ADM DCM 25 062 annexe tamponne 1
unknown - ADM DCM 25 063 annexe tamponne 1
unknown - ADM DCM 25 059 annexe tamponne 1
Conseil Municipal - ADM DCM 25 056 annexe tamponne 1
Déliberation - ADM DCM 25 053 annexe tamponne 1
Déliberation - ADM DCM 25 070 annexe tamponne 1
Acte - ADM DCM 25 069 annexe tamponne 1
unknown - ADM DCM 25 058 annexe tamponne 1
Document publié le Vendredi 31 janvier 2025 par la commune de Sèvremoine.
Lien du pdf (unknown - ADM DCM 25 058 annexe tamponne 1)
Thèmes du document : Justice et droit, Institutions publiques, Culture et patrimoine,
-------------
1 / 9
--------------------------------
Version signée le XXX
--------------------------------
SERVICE ARCHIVES
--------------------------------
CONVENTION DE SERVICE
COMMUN -------------
2 / 9
CONVENTION
DE SERVICE COMMMUN
--------------------------------
Entre les soussignés :
La communauté d’agglomération Mauges Communauté, représentée par son Président,
Monsieur Didier HUCHON, 1 rue Robert Schuman, Beaupréau, 49600 BEAUPREAU-EN-
MAUGES ;
ci-après dénommée « Mauges Communauté »,
D’une part, et
La commune de Beaupréau-en-Mauges, représentée par son Maire, Monsieur Franck AUBIN,
2 rue Robert Schuman, Beaupréau, 49600 BEAUPREAU-EN-MAUGES ;
La commune de Chemillé-en-Anjou, représentée par son Maire, Monsieur Hervé MARTIN, 5
rue de l’Arzille, Chemillé, 49120 CHEMILLE-EN-ANJOU ;
La commune de Mauges-sur-Loire, représentée par son Maire, Monsieur Gilles PITON, 4 rue
de la Loire, La Pommeraye, 49620 MAUGES-SUR-LOIRE ;
La commune de Montrevault-sur-Evre, représentée par son Maire, Monsieur Christophe
DOUGE, 2 rue Arthur Gibouin, Montrevault, 49110 MONTREVAULT-SUR-EVRE ;
La commune d’Orée-d’Anjou, représentée par son Maire, Monsieur André MARTIN, 4 rue des
Noues, Drain, 49530 OREE-D’ANJOU ;
La commune de Sèvremoine, représentée par son Maire, Monsieur Didier HUCHON, 23 place
Henri DOIZY, Saint-Macaire-en-Mauges, 49450 SEVREMOINE ;
ci-après dénommées « les Communes ». -------------
3 / 9
PREAMBULE
Vu l’article L. 5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales, permettant, en dehors
des compétences transférées, la création d’un service commun pour l’exercice de missions
fonctionnelles ou opérationnelles entre un établissement public de coopération
intercommunale à fiscalité propre et une ou plusieurs de ses communes membres ;
Vu l’avis du Comité Social Territorial de Mauges Communauté en date du 31 janvier 2025 ;
Vu l’avis du Comité Social Territorial de Beaupréau-en-Mauges en date du XXX ;
Vu l’avis du Comité Social Territorial de Chemillé-en-Anjou en date du XXX ;
Vu l’avis du Comité Social Territorial de Mauges-sur-Loire en date du XXX ;
Vu l’avis du Comité Social Territorial de Montrevault-sur-Evre en date du XXX ;
Vu l’avis du Comité Social Territorial d’Orée-d’Anjou en date du XXX ;
Vu l’avis du Comité Social Territorial de Sèvremoine en date du 3 avril 2025 ;
Vu la délibération du Conseil d’agglomération de Mauges Communauté en date du XXX ;
Vu la délibération du Conseil municipal de Beaupréau-en-Mauges en date du XXX ;
Vu la délibération du Conseil municipal de Chemillé-en-Anjou en date du XXX ;
Vu la délibération du Conseil municipal de Mauges-sur-Loire en date du XXX ;
Vu la délibération du Conseil municipal de Montrevault-sur-Evre en date du XXX ;
Vu la délibération du Conseil municipal d’Orée-d’Anjou en date du XXX ;
Vu la délibération du Conseil municipal de Sèvremoine en date du XXX ;
Considérant que la communauté d’agglomération et les six communes membres de Mauges
Communauté souhaitent créer un service commun Archives ;
Il est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir et de préciser les modalités de mise en place
d’un service commun Archives entre Mauges Communauté et ses six communes membres. Ce
service commun est ci-après dénommé « le service commun Archives ».
ARTICLE 2 – DESCRIPTION DU SERVICE COMMUN
Conformément à l’alinéa 3 de l’article L. 5211-4-2 du Code Général des Collectivités
Territoriales, le service commun est géré par Mauges Communauté. -------------
4 / 9
Résidence administrative du service commun :
La résidence administrative du service commun est fixée au siège de Mauges Communauté :
1 rue Robert Schuman, Beaupréau, 49600 BEAUPREAU-EN-MAUGES.
Composition du service commun :
A terme, il est convenu entre toutes les parties prenantes que le service commun Archives
sera composé d’un équivalent temps plein (1 ETP).
Lors de sa création, ce service commun sera composé de trois agents soit trois équivalents
temps plein (3 ETP). Sur ces 3 ETP du service commun Archives, Mauges Communauté
emploiera au minimum 0,5 EPT pour ses missions propres d’archivage, mais aussi de gestion
de la donnée. Les 2,5 ETP restant seront répartis entre les communes.
La composition du service commun pourra être modifiée dans les conditions prévues à l’article
8 de la présente convention en fonction de l’évolution des besoins respectifs constatés par les
parties.
La composition nominative du service commun Archives est présentée dans une annexe à la
présente convention. Cette annexe est mise à jour par Mauges Communauté à tout moment
de la vie de la convention sans qu’il soit nécessaire d’établir un avenant. Mauges Communauté
doit informer les communes de toute modification de cette annexe.
Conditions d’emploi des agents du service commun :
Tous les agents du service commun ont été recruté par Mauges Communauté. Le service
commun Archives n’entraine aucun transfert d’agent des communes vers la communauté
d’agglomération.
Les agents et agentes sont placés sous l’autorité fonctionnelle du Président de Mauges
Communauté.
Mauges Communauté continue à gérer la situation administrative des fonctionnaires et agents
contractuels mis à disposition et prend toutes les décisions relatives aux ressources humaines
concernant les agents et agentes du service commun Archives.
Rattachement administratif du service commun Archives à Mauges Communauté
Mauges Communauté définit le rattachement hiérarchique du service commun Archives et en
informe les communes membres.
A sa création, le service commun Archives est placé sous l’autorité du Directeur du pôle
Ressources de Mauges Communauté.
ARTICLE 3 – DOMAINE D’INTERVENTION DU SERVICE COMMUN
Missions permanentes :
Le service commun Archives a pour but d’assurer une bonne gestion des archives de chacune
des collectivités signataires, à savoir :
- Tri et classement des archives : rédaction de bordereaux de versement, mise à jour
des instruments de recherche, opération de formation et de sensibilisation auprès des
services. -------------
5 / 9
- Eliminations des archives : rédaction de bordereaux d’élimination pour envoi aux
Archives Départementales, réalisation de l’ensemble de la procédure d’enlèvement des
archives à détruire, refoulement dans les locaux d’archives.
- Collecte des archives : réception régulière des versements, rangement des boîtes dans
les locaux d’archives, édition de plan et d’étiquettes de localisation
- Communication des archives : élaboration de procédures, conseils sur la
communicabilité notamment en lien avec le RGPD ;
- Archivage numérique : mise en place des préalables (nommage des fichiers,
arborescence, plan de classement)
Mission provisoire à la création :
A sa création, le service commun Archives assure pour les collectivités concernées une mission
provisoire, mais essentielle et primordiale, qui a vocation à être achevée d’ici deux ans :
- Reprise de l’existant : tri de l’arriéré d’archives, rédaction et mise à jour des instruments
de recherche, préparation des éliminations règlementaires sur les fonds déjà présents,
et réalisation de la procédure de destruction, classement et conditionnement des
archives, cotation et étiquetage des boîtes et articles, mise en place d’un classement
en série continue W lorsque ce n’est pas encore le cas.
Cette mission est répartie ainsi sur les communes concernées :
Commune concernée
Nombre de semaines de
travail nécessaires sur la
mission « Reprise de
l’existant »
Nombre d’ETP
nécessaires
Beaupréau-en-Mauges 42,5 1 ETP sur 1 an Montrevault-sur-Evre 19 0,4 ETP sur 1 an Orée-d’Anjou 77 1 ETP sur 1,7 an Sèvremoine 62 1 ETP sur 1,4 an
A la création du service commun Archives, cette mission temporaire est considérée comme
achevée à Mauges-sur-Loire et en cours d’achèvement à Chemillé-en-Anjou.
Missions spécifiques à Mauges Communauté
Sur les 3 ETP du service commun Archives, Mauges Communauté emploiera au minimum 0,5
EPT pour ses missions propres d’archivage, mais aussi de gestion de la donnée.
ARTICLE 4 – DELEGATION DE SIGNATURES
Conformément à l’alinéa 7 de l’article L. 5211-4-2 du Code Général des Collectivités
Territoriales, les Maires des Communes de Beaupréau-en-Mauges, Chemillé-en-Anjou,
Mauges-sur-Loire, Montrevault-sur-Evre, Orée-d’Anjou et Sèvremoine peuvent déléguer par
arrêté leur signature pour l’exécution des missions qui sont confiées au service commun
Archives :
- Au Directeur du pôle Ressources de Mauges Communauté ;
- Au Responsable d’équipe Archives, en charge du service commun. -------------
6 / 9
ARTICLE 5 – ASSURANCES
Mauges Communauté, en charge du service commun, s’assurera auprès de son assureur de
disposer des assurances nécessaires pour l’exercice des missions confiées au service commun
ainsi que pour les fonctionnaires et agents contractuels mis à disposition pour le temps de
travail consacré au service commun.
ARTICLE 6 – DISPOSITIONS FINANCIERES
Charges de personnel
Les communes s’engagent à rembourser Mauges Communauté au prorata du temps passé par
le service commun Archives sur leur collectivité.
Le remboursement des frais de fonctionnement du service commun Archives s'effectue sur la
base d'un coût unitaire journalier de fonctionnement, multiplié par le nombre de jours réalisés
sur la commune.
Le coût unitaire journalier de fonctionnement comprend les charges de personnel en brut
employeur du service commun Archives. Ces charges de personnel en brut employeur
incluent :
- Les salaires bruts ;
- Les cotisations employeurs ;
- L’assurance statutaire ;
- La cotisation au service de médecine du travail ;
- Les coûts de formation, hors frais de mission ;
- Toutes les mesures d’action sociale, dont la prise en charge de la prévoyance et de la
mutuelle, l’adhésion au CNAS et les tickets restaurants.
Les autres charges de fonctionnement sont entièrement prises en charge par Mauges
Communauté.
Le coût unitaire journalier de fonctionnement est constaté par Mauges Communauté en fin
d’année.
Le remboursement des frais s'effectue alors une fois par an sur la base d'un état annuel établit
par Mauges Communauté, indiquant le nombre de jours réalisés sur chaque commune.
Chaque année, avant la date d'adoption du budget, un coût unitaire journalier estimé est porté
à la connaissance de chaque commune.
Coûts d’élimination
Les coûts d’élimination des archives sont à la charge de chaque collectivité.
ARTICLE 7 : MISE A DISPOSITION DES BIENS MATERIELS
Les biens affectés au service commun restent acquis, gérés et amortis par Mauges
Communauté. -------------
7 / 9
ARTICLE 8 – DUREE – DATE DE PRISE D’EFFET DE LA CONVENTION
La présente convention entrera en vigueur le 1er juin 2025.
Elle est conclue pour une durée d’un an, reconductible chaque année par reconduction tacite
dans la limite de 5 ans.
La commune de Montrevault-sur-Evre intègre le service commun dès le 1er juin 2025 mais ne
sollicitera aucune prestation durant l’année 2025.
ARTICLE 9 – MODIFICATION – RESILIATION
Toute modification de la présente convention fera l’objet d’un avenant écrit et signé par
l’ensemble des parties. Préalablement à la signature, l’avenant devra être approuvé par
délibération du conseil communautaire et du conseil municipal de chacune des six communes
membres.
La présente convention pourra être dénoncée par l’une des parties, par lettre recommandée
avec accusé de réception, sous réserve du respect d’un préavis de deux mois.
ARTICLE 10 – DISPOSITIF DE SUIVI DE L’APPLICATION DE LA PRESENTE CONVENTION
Le service commun établit annuellement un rapport sur l’application de la présente convention.
Ce rapport est intégré ou annexé au rapport d’activité annuel de Mauges Communauté et
pourra être présenté au conseil communautaire ou conseil municipal dans l’année.
ARTICLE 11 – REGLEMENT DES LITIGES
Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de
la présente convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à
une instance juridictionnelle.
En cas d’échec des voies amiables, le règlement des litiges survenant de l’interprétation ou de
l’application de la présente convention relève de la compétence du Tribunal Administratif de
Nantes dans le respect des délais de recours en vigueur.
La présente convention est établie en sept exemplaires originaux dont un pour chacune des
parties. -------------
8 / 9
SIGNATURES
Pour Mauges Communauté,
Le Président,
Didier HUCHON
Pour Beaupréau-en-Mauges,
Le Maire,
Franck AUBIN
Pour Chemillé-en-Anjou,
Le Maire,
Hervé MARTIN
Pour Mauges-sur-Loire,
Le Maire,
Gilles PITON
Pour Montrevault-sur-Evre
Le Maire,
Christophe DOUGE
Pour Orée-d’Anjou,
Le Maire,
André MARTIN
Pour Sèvremoine,
Le Maire,
Didier HUCHON -------------
9 / 9
ANNEXE : COMPOSITION NOMINATIVE DU SERVICE COMMUN ARCHIVES
Au 1er juin 2025, le service commun Archives est composé de :
NOM GRADE FONCTION QUOTITE AU SEIN DU SERVICE COMMUN
Romain SIMMONEAU
Attaché de
conservation du
patrimoine
contractuel
Responsable
d’équipe Archives,
Archiviste
1 ETP
Geneviève CHOLET
Assistante de
conservation du
patrimoine
contractuelle
Archiviste 1 ETP
Amandine HAUG
Assistante de
conservation du
patrimoine
contractuelle
Archiviste 1 ETP