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unknown - Communauté d'agglomération - Niortais - c12 11 2017 1
Document publié le Dimanche 1 janvier 2017
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Thèmes du document : Culture et patrimoine, Télécommunications et internet, Inégalités sociales,
RAPPORT ANNUEL 2017
DU SCHEMA DE MUTUALISATION DE LA
COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU NIORTAIS
p.43 du cahier
Accusé de réception en préfecture
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RAPPORT ANNUEL 2017
DU SCHEMA DE MUTUALISATION DE LA
COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU NIORTAIS
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Un schéma de mutualisation au service de notre territoire
La loi de Réforme des Collectivités Territoriales de 2010 a rendu obligatoire la réalisation d’un schéma de mutualisation de services entre l’Etablissement Public de Coopération Intercommunale et ses communes membres « dans l’année qui suit chaque renouvellement général des conseils municipaux ».
Dans cette perspective, les élus de la Communauté de d'agglomération du Niortais ont tenu à développer cette démarche dès le second semestre 2014.
Un première phase, d'analyses et d'élaboration d'un état des lieux, a permis de dégager des pistes de mutualisation pour les années à venir, formalisées dans un projet de rapport de mutualisation. Ce projet de Schéma de mutualisation a été soumis à la consultation des communes durant une période de trois mois, de décembre 2014 à février 2015.
C’est ainsi, qu'en mars 2015, le Conseil d'agglomération du Niortais adoptait un accord de principe sur un schéma de mutualisation de première génération entre notre EPCI et ses communes membres.
Ce rapport annuel présente l’état d’avancement en 2017 des actions de mutualisation mises en œuvre depuis 2015. Les champs des mutualisations sont divers. Amorcés avec le garage communautaire, l’instruction des autorisations d’urbanisme, puis avec le service de communication externe, la mutualisation se poursuit avec les directions des systèmes d’information et la mise en service prochaine d’un intranet.
Garantir une meilleure qualité du service à l’usager, partager le savoir-faire, améliorer l’efficience de l’organisation territoriale et si possible, rechercher des économies d’échelle sont les finalités de ce schéma de mutualisation qui constitue un véritable levier de développement de notre territoire et de reconnaissance de l’identité intercommunale.
Jérôme BALOGE
Président de la Communauté d’Agglomération du Niortais
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RAPPORT ANNUEL 2017
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COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU NIORTAIS
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Table des matières
1. RAPPEL : BASE DE CONNAISSANCE DU SCHEMA DE MUTUALISATION ....................................... 3
1.1. Définitions ...................................................................................................................................................... 3
1.2. Références..................................................................................................................................................... 3
1.3. Contexte de la mutualisation....................................................................................................................... 4
1.4. Rappel des principaux objectifs du Schéma de Mutualisation de la CAN ........................................... 4
2. CYCLE DU SCHEMA DE MUTUALISATION ............................................................................................... 5
3. ORGANISATION DU SCHEMA DE MUTUALISATION .............................................................................. 6
4. PROCESSUS DE MISE EN OEUVRE DES PROJETS DU SDM ............................................................ 7
5. THEMES ET NOMS DES PROJETS DU SDM ........................................................................................... 8
6. ETAT D’AVANCEMENT, ACTUALITE DE LA DEMARCHE DE MUTUALISATION. ............................ 10
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RAPPORT ANNUEL 2017
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1. RAPPEL : BASE DE CONNAISSANCE DU SCHEMA DE MUTUALISATION
1.1. Définitions
Mutualisation :
La mutualisation, qui peut prendre diverses formes, permet la mise en commun, par des communes et établissements publics de coopération intercommunale (EPCI), de moyens, équipements, matériels ou personnels.
Schéma de mutualisation :
Il s’agit d’un document d’orientation qui doit servir à impulser une dynamique et permettre d’aller vers plus de mutualisation. Ce document fait l’objet d’adaptations selon les opportunités.
1.2. Références
- La loi RCT
Loi du 16 décembre 2010 portant réforme des collectivités territoriales (RCT) s’inscrivait dans un processus qui visait à la simplification des structures territoriales, la réduction du nombre d’échelons territoriaux, la clarification des compétences et des financements. Elle a également systématisé la réflexion au sein des intercommunalités sur les possibilités de mutualisation. Elle impose aux communes et communautés d’élaborer un schéma de mutualisation dans l’année suivant le renouvellement du conseil municipal.
- La loi MAPTAM
Après la loi RCT du 16/12/10, la loi de modernisation de l'action publique territoriale et d'affirmation des métropoles (MAPTAM) n° 2014-58 du 27 janvier 2014 finalise la sécurisation juridique des coopérations du bloc local.
Mars 2015 : 1ère obligation de schéma de mutualisation (obligation reportée à décembre 2015)
Elle est le premier des trois nouveaux éléments de loi du Gouvernement pour réformer la décentralisation.
- La loi NOTRe
Troisième et dernier volet de la Réforme territoriale, la loi portant nouvelle organisation territoriale de la République (NOTRe) a été promulguée le 7 août 2015. Entre autres dispositions, ce texte apporte des précisions et simplifications de la mise en place de services communs entre EPCI et communes.
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1.3. Contexte de la mutualisation
Obligation législative
L’article L.5211-39-1 du Code Général des Collectivités Territoriales prévoit qu’afin d’assurer une meilleure organisation des services, dans l’année qui suit chaque renouvellement général des Conseils Municipaux, le Président de l’Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) à fiscalité propre établit un rapport relatif aux mutualisations de services entre les services de l’EPCI et ceux des communes membres.
Projet de territoire
Ce projet adopté par le Conseil d’Agglomération le 11/04/16 intègre la réflexion autour des nouvelles compétences dévolues ou envisagées par les lois (MAPTAM, ALUR, NOTRe...).
Contexte financier contraint
Les dotations de l’Etat s’amoindrissent.
Retrait de l'Etat
Le schéma de mutualisation répond aux attentes des communes suite au retrait des services de l’Etat
Les préconisations de la cour des comptes
La Cour des comptes presse les collectivités de participer davantage à la réduction du déficit public dont une des pistes évoquées est la mutualisation des services.
1.4. Rappel des principaux objectifs du Schéma de Mutualisation de la CAN
Faire mieux ensemble pour :
- maintenir et / ou améliorer la qualité des services
- partager les services pour accroitre la disponibilité des expertises
- rechercher une plus grande efficacité/efficience économique
- renforcer la cohérence des politiques publiques
- renforcer la communauté d’intérêt
- rendre plus lisible l’action intercommunale
- contribuer à mieux satisfaire les usagers (qualité du service public)
- faire reconnaître davantage l’identité intercommunale
- dégager à moyen et long terme des marges de manœuvre financières en partageant les ressources
- moderniser les modes de fonctionnement en maîtrisant les coûts
La mutualisation par activité peut concerner les ressources logistiques, les ressources humaines, les systèmes d’information, les activités opérationnelles.
Le périmètre d’application peut être variable selon les domaines et concerner de façon indépendante ou combinée la communauté et une commune (en général la ville centre) ou la communauté et plusieurs communes.
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2. CYCLE DU SCHEMA DE MUTUALISATION
ENTREES ACTIONS SORTIES
1- Etat des lieux,
existant de la
mutualisation
2- projet de schéma
de mutualisation
des services à
mettre en œuvre
pendant la durée du
mandat; Modèle de
délibération
3-projet de rapport
SDM
4-Rapport bilan.
Chaque année à
l'occasion du Débat
d'orientation
budgétaire ou, à
défaut, lors du vote
du budget
1 –Approche de
l’impact
prévisionnel de la
mutualisation sur
les effectifs de
l'EPCI et des
communes
concernées et sur
leurs dépenses de
fonctionnement
2- délibération avec
avis des communes
membres
3-schéma approuvé
4-rapport, bilan
annuel
Approuvé,
intégration,
adaptation ou
abandon de projets
Début
1 –Etablir un rapport relatif aux mutualisations de services
(EPCI/communes membres)
2 – Emettre un avis sur le rapport. A défaut de
délibération dans ce délai, l'avis est réputé favorable.
3 – Approuver le projet de schéma. Le schéma est ensuite
adressé aux communes membres
Vers nouveau
cycle
4 – Informer le Conseil communautaire de l'avancement
du schéma de mutualisation. Adapter les projets si besoin
Dans un
délai de
3 mois
Cycle annuel
pendant la
durée du
mandat
Président
CAN
Conseil
communautaire
Conseil municipaux
communes membres
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3. ORGANISATION DU SCHEMA DE MUTUALISATION
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4. PROCESSUS DE MISE EN OEUVRE DES PROJETS DU SDM
ENTREES ACTIONS SORTIES
1-de l’idée au projet
Projet avec ses
principaux objectifs
2- Modèle de lettre
de mission
3-Modèle de fiche
projet
4-5-Fiche projet
complétée
6-Démarche et Fiche
projet validée
7-Moyens pour
déployer le projet
Eléments de mesure
de l’atteinte des
objectifs
1 –nouvelle version
du SDM
2- Lettre de mission
et chef de projet
identifié
3-Equipe projet
constituée et fiche
projet complétée
4-Etapes de la Fiche
projet validée
5- Démarche projet
validée
6- Démarche et Fiche
projet approuvée et
moyens alloués
7-projet déployé
Capitalisation
Mesure des effets
recherchés,
adaptation
permanente
Début
1 - Intégrer un projet dans le SDM
2 – Elaborer la lettre de mission et confier le projet à un
chef de projet
3 – Constituer son équipe, définir le projet et compléter la
fiche projet par étapes
Fin
5 – Valider la démarche projet
COPIL Chef de projet CODIR
7 – Mettre en œuvre les étapes du projet, mesurer et
progresser, faire le bilan et capitaliser
8 – Intégrer dans les organisations
Equipes
projet
DGA
référents COTEC
6 – Approuver la démarche projet, la prioriser et allouer
les moyens
4 – Valider les étapes de la fiche projet
Oui
Non
Approuvé ?
Abandon ?
Oui
Non
Évolution du
projet ?
Non
Oui
Retour
étape 2-3
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5. THEMES ET NOMS DES PROJETS DU SDM
A l’issue du Comité de pilotage du 17 septembre 2014 et du Bureau du 6 novembre 2014, la liste des projets a été arrêtée comme suit :
1. THEMATIQUES
Culture et tourisme (évènementiel…)
Développement durable Agenda 21
Droit des sols
Communication externe
Communication Interne : intranet
Communication Interne : suivi documentaire
2. ORGANISATIONS
Collaboration RH
Informatique
Commande publique (marchés dont les clauses d'insertion, groupements de commandes...)
Archives
3. COOPERATIONS TECHNIQUES
Fibre optique
Déchets et proximité
Mutualisation de matériel
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Président de la communauté
d’agglomération du Niortais
Maire de Niort
Cabinet
du Président de la communauté
d’agglomération du Niortais
Maire de Niort
Pôle ressources et
sécurité
Direction Générale
CAN
Direction Générale
Ville de Niort
Pôle ressources et
gestion Pôle cadre de vie et aménagement Urbain Pôle Vie de la cité
Espaces Publics
Patrimoine et moyens
Urbanisme et actions
foncières
Développement urbain et
habitat
Gestion Urbaine
réglementaire
Politiques sociales et CCAS
Education
Animation de la Cité
Accueil et formalités
citoyennes
Finances
Ressources Humaines
Commande Publique et
Logistique
dont service Achat
Systèmes d’information et de Télécommunication
Police Municipale
Projet Risques Majeurs et
Sanitaires
Finances
Ressources Humaines
Marchés Publics
Pôle Ingénierie et Gestion
technique
Pôle Cohésion Sociale et
Territoriale
Etudes et projets
Gestion du patrimoine
Assainissement
Gestion des déchets
Eau potable/Gémapi
Urbanisme réglementaire
Médiathèque
Conservatoire
Ecole d’arts plastiques
Musée/CIAP
Politique de la Ville
Gens du voyage
Urba op planification
prospective
contractualisation
Transport Urbain
Communication externe
Secrétariat Général
Instances Affaires
juridiques (DG)
Secrétariat Général
Instances Affaires
juridiques
Sports d’eau
Garage communautaire
Services à la population Services d’appui et sécurité Services techniques et développement du territoire
Développement
économique (DG)
Ville de Niort
CAN
Services mutualisés
et en cours
Organigrammes et services
mutualisés CAN/Ville de Niort
Collaborations
Pilotage organisation
contrôle de gestion
Communication interne
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6. ETAT D’AVANCEMENT, ACTUALITE DE LA DEMARCHE DE MUTUALISATION.
Les services mutualisés :
Le garage communautaire.
Le garage Communautaire a vu le jour le 05/05/2014 suite à l’adoption par les 2 collectivités des
délibérations (CC du 28/04/2014 et CM du 29/04/2014) et la signature de la convention portant sur la
mutualisation des ateliers garages de la Communauté d’Agglomération du Niortais et de la Ville de
Niort.
Domaine d’intervention:
Les véhicules et matériels de la Ville de Niort en pleine propriétés ou conventions acceptées par le
contrôle de légalité et ceux de l’EPCI Communauté d’Agglomération du Niortais seront admis au garage
commun.
Missions:
Assurer la sécurité, le maintien en conformité, l’entretien et le dépannage des véhicules et matériels
identifiés dans le domaine d’intervention.
Effectif: 17 personnes
1 Responsable (en binôme avec le responsable régie)
1 Gestionnaire administratif et comptable (en binôme avec le gestionnaire administratif et comptable de
la régie bâtiments)
3 Gestionnaires d’achats et stocks
2 Responsables chargés des interventions internes et externes
9 Opérateurs en maintenance des véhicules et matériels (dont un chaudronnier véhicules industriels)
1 Apprenti en maintenance des véhicules et matériels
Moyens techniques:
1450 M2 d’atelier, bureau, vestiaires, commun… Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20171127-c12-11-2017-1-AU
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150 M2 de zone de stockage fourniture
10 places de stationnement en dehors de la zone de travail pour le remisage des véhicules et matériels
Quelques chiffres qui caractérisent l’activité et sa répartition entre la Ville de Niort et la CAN :
3 159 Ordres de réparation
- 881 bons de commande de prestation
- 1 227 bons de commande de fournitures
- 1 568 bons de sortie de stocks
- Plus de 2 500 Factures traitées
Le garage communautaire s’est inscrit depuis son démarrage dans une démarche d’amélioration
continue pour renforcer sa capacité d’adaptation et son efficience.
Les liens de co-responsabilité avec les services de la Ville de Niort se sont renforcés pour que les
parties prenantes puissent mieux répondre à leurs besoins respectifs et communs. Ainsi, les
responsables suivent ensemble un plan d’actions dont les principaux effets attendus portent sur : le
partage de données via le logiciel métier ATAL, la planification, la réduction du recours aux prestataires
externes, la réduction du temps de traitement des matériels; l’adaptation et le respect des consignes du
règlement interne de fonctionnement du Garage communautaire.
2015 2016 2015 2016 2015 2016
MATERIELS VEHICULE DE MOINS DE 3.5 T VEHICULE DE PLUS DE 3.5 T
Ville de Niort 868 851 663 693 234 219
CAN 78 72 298 314 748 832
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Répartition des opérations
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Le service de communication externe.
Depuis le 1er janvier 2016, les services communication de la CAN et de la Ville de Niort ont été
mutualisés. Ce service commun permet désormais d’assurer l’ensemble des actions de communication
externe pour le compte de la commune et de l’agglomération tout en optimisant la gestion des
ressources humaines, des moyens et matériels, pour aboutir à une meilleure disponibilité des
compétences et à la réalisation à terme d’économies d’échelle.
Les objectifs de la mutualisation
• Développer l’information d’intérêt territorial (faire découvrir les acteurs locaux et l’activité
du territoire)
• Conforter l’information d’utilité publique (renseigner et faciliter la vie de l’usager)
• Identifier et travailler la marque de fabrique niortaise pour être remarqué et se démarquer
à l’extérieur du territoire (créer de la valeur)
Les principales évolutions côté CAN
Le site internet de l’Agglomération
- Intégration d’actualités en page « Une »
- Refonte entière des rubriques (rencontre avec les services pour revoir l’ensemble des textes)
Des campagnes d’affichage régulières
Une évolution graphique de « Territoire de Vie »
La création d’une identité graphique pour les établissements culturels de l’Agglomération
Développer la présence de la CAN et de son action sur le territoire (création d’une identité
visuelle pour les chantiers communautaires, valoriser les projets de la collectivité auprès des habitants)
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Les principales évolutions côté ville de Niort
Des créations « made in service communication » (visuels des Jeudis Niortais, de Niort Plage ou
des Voisinades, les apéros du Mardi)
Une image de la culture renouvelée (Festival du polar Regards noirs, le Guide de l’été, )
Un nouvel outil : la web TV
La création de cet outil permet de valoriser les actions de la CAN et de la ville de Niort auprès des habitants du territoire à travers un outil pédagogique et accessible à tous. – L’enjeu est d’accroître la visibilité de la web TV (via les autres supports de communication, tels que les magazines ou les comptes Twitter).
Les vidéos sont accessibles depuis les pages d’accueil des sites web de la Ville et de l’Agglo. 18 : c’est le nombre de vidéos produites depuis le 7 mars 2016, date de lancement de la Web TV (13 vidéos réalisées pour NiortAggloTV et 5 vidéos pour NiortTV)
Chantiers connexes menés depuis janvier 2017
Coordonner la mise en place du marché de consultation commun VdN/CAN en lien direct avec le
service Achat. En assurer ensuite la mise à jour nécessaire en fonction des l’évolution des besoins en
impressions du service communication, toujours en lien avec le service Achats
Assurer la centralisation des crédits de communications des services de la CAN.
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Droit des sols
L’objectif est de conforter la mutualisation existante et préparer l’avenir en étudiant les évolutions
potentielles et leur pertinence dans le cadre des futurs projets :
• Révision du SCOT
• Elaboration d’un PLUiD (en cours)
• PLH approuvé
-Simplifier et fluidifier le fonctionnement sur l’ensemble du territoire – Harmoniser les pratiques –
Disposer d’outils communs d’analyse
A ce jour, seulement 40 communes sont concernées par une possible mutualisation : 5 communes
n’ont pas de document d’urbanisme (PLU, POS..) et seuls les services de l’Etat sont compétents
pour l’instruction des dossiers ADS
Missions du service :
o Communes ayant une convention de type A, mise à disposition d’un logiciel métier et instruction par la CAN des dossiers de :
• Permis de Construire
• Permis de Démolir
• Déclaration Préalable
• Certificat d’Urbanisme b
Ainsi qu’une assistance auprès de ces communes en matière d’urbanisme
o Communes ayant une convention de type B
• Mise à disposition d’un logiciel métier
• Assistance technique
• Assistance réglementaire
Impact financier :
• Pas d’impact immédiat, incidence à prévoir en 2019 : au minimum 3 communes vont être
amenées soit à mutualiser soit à créer leur service instructeur. Ces communes qui n’ont pas de
documents d’urbanisme vont bénéficier du PLUI, fin 2019, et l’instruction des actes d’urbanismes
ne sera plus effectuée par les services de l’Etat.
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Période
CAN
Nombre de
communes
Nombre de
communes pouvant
être mutualisées (1)
Communes
mutualisées
Dont
Convention A
Dont
Convention B
avant le 01/07/2013 29 27 0 0 0
entre le 01/07/2013 et le
31/12/2013
29 27 25 22 3
entre le 01/01/2014 et le
31/12/2014
45 40 25 22 3
Entre le 01/01/2015 et
le 01/07/2015 45 40 39 34 5
Depuis le 01/03/2016 45 40 39 35 4
A compter du
01/01/2018 45 42 41 37 2
Calendrier : Mise en œuvre effective
A compter du 01/01/2018, avec la création d’une commune nouvelle issue des communes de :
• Boisseroles
• Saint-Etienne la Cigogne
• Belleville
• Prissé la Charrière
Deux de ces communes devraient conventionner avec la CAN pour l’instruction de leurs dossiers, il
s’agit de Boisserolles et Saint-Etienne la Cigogne
Début 2019 prévoir pour fin 2019 la mutualisation des 3 communes RNU (soit un total de 44 sur 45)
• Priaire
• Thorigny
• Saint-Roman des Champs
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Les démarches en projet :
Direction des systèmes d’information
La mutualisation doit permettre de maintenir et/ou améliorer la qualité des services selon les
recherches suivantes :
- Partager les pratiques et l’expérience pour accroître la disponibilité des expertises.
- Rechercher une plus grande efficacité/efficience économique.
- Renforcer la cohérence des politiques publiques.
- Renforcer la communauté d’intérêt : sécurité, matériels, infrastructure, logiciels….
Un scénario a été retenu lors du comité de pilotage de février 2017, et la décision prise de lancer la
démarche de mutualisation des SI CAN et la Ville de Niort sur le périmètre du SI de l’administration
CAN et de la Ville de Niort avec une phase transitoire en vue d’aboutir très vite à un service commun.
Pour ce service commun, un DSI est recruté et prendra ses fonctions début novembre, il sera secondé
par un DSI adjoint (actuel DSI de la ville mis partiellement à disposition de la CAN).
Les échéances actuelles
- 1er trimestre 2018 : S’installer dans des locaux communs rue Emile Bèche ;
- 3ème trimestre 2018 : Mettre en place le service commun ; cible au 1er juillet.
Les instances de pilotage, de dialogue et de concertation sont communes à la CAN et à la Ville de
Niort. La co-construction est l’état d’esprit avec lequel les groupes travaillent, ainsi, toutes les
productions, les livrables, les méthodologies sont élaborés conjointement.
Parmi les 8 grands chantiers identifiés, 4 sont prioritaires :
Organisation/ RH La définition du service commun (statut, mode financement etc.)
Implantation de la future DSI
Harmonisation des infrastructures SI
Définition des périmètres, missions, contraintes de la future DSI
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Planification des chantiers prioritaires
Intégration des clauses sociales dans les marchés publics
Rappel du contexte :
Il n’existe pas aujourd’hui de guichet unique territorial des clauses sociales sur le territoire niortais. Il
existe deux guichets « clauses » avec une entrée Ville et une entrée CAN. Depuis 2007, la Ville de Niort
dispose d’un poste de facilitateur qui gère les clauses dans les marchés de la Ville et qui travaille depuis
2014 pour 6 donneurs d’ordres. Ce dispositif a été impulsé par une volonté politique forte appuyée par la
Direction Générale.
Depuis 2016, la facilitatrice de la Ville est en prestation de services pour le compte de la CAN dans le
cadre d’une expérimentation de développement des clauses dans les marchés de ses services, de ses
bailleurs sociaux et des communes de la CAN. Tous les marchés de la Ville et de la CAN sont
systématiquement étudiés pour l’insertion de clauses sociales.
■Deux conventions ont été conclues pour l’expérimentation : une première pour la période de janvier
à décembre 2016 (bilan transmis en janvier 2017) puis une seconde qui a débuté en avril 2017 pour une
année supplémentaire.
L’organisation du futur guichet unique est programmée pour 2018 selon un périmètre en cours de
définition.
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Bilan 2016 de l’activité des deux guichets:
Nombre de
maitres d’ouvrages
Nb d’opérations de
travaux ou
prestations de
services terminées
ou en cours
Nb de marchés en
cours ou terminés
Nb d’heures
d’insertion
Ville 5 17 32 8 187 CAN 4 7 9 1 799 TOTAL 9 24 41 9 986
DÉTAIL DE LA PROGRAMMATION PAR GUICHET
Programmation guichet Ville de Niort : 2016
Maitres
d’ouvrages
Nb d’opérations
de travaux ou
prestations de
services avec
une clause
sociale
Nb de marchés
avec une clause
sociale
Nb d’heures
d’insertion
programmées
Services de la Ville
CCAS
18 28 43 620 dont
environ 40 000 en
prestations de
services
Etat 2 8 865 CD 79 1 1 500 Conseil régional 2 5 230 SEV 1 2 4 625 CAF 79 1 5 575 TOTAL 6 25 49 50 415
Programmation guichet CAN : 2016
Maitres
d’ouvrages
Nb d’opérations
de travaux ou
prestations de
services avec
une clause
sociale
Nb de marchés
avec une clause
sociale
Nb d’heures
d’insertion
programmées
Services CAN 10 27 6 125 Bailleurs sociaux :
SEMIE et HSDS
5 36 4 410
Mairies de la CAN
hors Niort
2 15 1505
TOTAL 5 17 78 12 040 Accusé de réception en préfecture
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Les magasins d’archives mutualisés
Il s’agit de regrouper les archives contemporaines de la Ville de Niort et de la CAN sur un même
site ainsi que de créer une réserve pour les Musées.
Après étude de faisabilité la décision de réaliser ce projet a été prise en juin 2016.
Le site retenu est celui de l’ancienne usine de confection textile, SANDEFO, 11, 13 rue Henri
Sellier à Niort , propriété de la CAN.
Le programme a été établi pour réaliser 4 magasins archives Ville de Niort et 3 magasins
archives CAN plus une réserve pour les Musées ainsi que des locaux communs (vestiaires,
sanitaires, quai de déchargement). La capacité des magasins a été prévue pour un
accroissement à 20 ans. Le site n’est pas destiné à recevoir du public.
L’ouverture est prévue pour mi 2020.
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Intranet
L’intranet de NiortAgglo dont la première version sera en ligne en décembre 2017 s’apparente à
un bureau virtuel. Ses objectifs s’alignent sur les principes clés de la nouvelle organisation de
l’EPCI : décloisonner, collaborer, faire confiance, se responsabiliser, se repérer, mieux s’impliquer
de sorte à stimuler la performance du service public et au final donner à notre collectivité la place
territoriale qu’elle doit occuper avec les 45 communes.
L’intranet comme espace de travail met à notre disposition les applications du quotidien, permet
de trouver les coordonnées d’un collègue, de développer des collaborations directes (espaces
collaboratifs) et à terme d’avoir une gestion dynamique des documents (Gèd) selon un processus
structuré qui répond aux besoins de l’organisation.
Sous cet angle l’intranet n’est plus seulement un outil d’information mais un lieu de collaboration
et de création de valeurs entre parties prenantes. En effet l’utilisateur ciblé n’est pas qu’un agent
de l’EPCI. C’est aussi une personne extérieure à la collectivité impliquée dans le développement
territorial : agent de la Ville de Niort, élu (e), secrétaire de mairie, expert du privé ou d’une
institution… Notre intranet est en partie un extranet qui ouvre la porte à l’information et à la
contribution d’acteurs externes. Il enrichit la manne collaborative d’expériences, de savoir-faire
inédits et constructifs.
L’enjeu de cet intranet est double. A la fois appropriation par l’utilisateur des services délivrés et
conduite de changement prise en charge par les encadrants. Partager, collaborer, interagir sont
des compétences qui doivent faire partie de notre quotidien. Le plan d’accompagnement des
utilisateurs de l’EPCI définit comme prioritaires au moins l’accès à la connaissance et le soutien
apportés aux agents éloignés physiquement, culturellement, techniquement de l’intranet
(enseignants, rippers, etc.). Ce plan de sensibilisation de tous les agents à la pratique de ce
nouveau service se conçoit si l’encadrement y joue un rôle d’impulsion et libère les équipes des
réticences d’usage.
La Ville de Niort et NiortAgglo ont en commun la même base technique d’intranet et partagent
surtout la compréhension de cette nouvelle logique de travail qui place l’agent comme l’acteur
impliqué d’une collectivité qui doit produire du service public et du développement territorial.
Accusé de réception en préfecture
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Planification des étapes
Suivi documentaire
L’objectif est d’optimiser la gestion et l’utilisation des ressources documentaires externes.
Moderniser les modes de fonctionnement en maîtrisant les coûts. Maintenir la qualité des
prestations documentaires pour la Ville de Niort (IntraDoc) et l’étendre à la CAN.
La mutualisation concerne dans un premier temps l’EPCI CAN et la Ville de Niort. Une extension
aux autres communes pourrait être pertinente après une période de maturation.
Contenu : ouvrir aux agents de la CAN l’accès au portail documentaire Intradoc. Permettre aux
agents CAN d’emprunter les ouvrages du centre de documentation. Signaler des ressources
documentaires de la CAN sur le portail commun afin de pouvoir les partager avec la Ville. Faire
évoluer des prestations de veille documentaire sur des thématiques transverses en fonction des
besoins des deux collectivités.
Missions du service :
Le suivi documentaire est défini comme les activités de gestion et de diffusion des ressources
documentaires et informationnelles externes utiles au travail des agents et des élus.
La première phase de mutualisation concerne l’optimisation de la diffusion des ressources
documentaires. Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20171127-c12-11-2017-1-AU Date de télétransmission : 27/11/2017 Date de réception préfecture : 27/11/2017 CAN
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Impact financier : Prestations de service Mise à disposition…
Coûts techniques de la mise en place du portail documentaire commun (rendre accessible à la
CAN et créer un habillage graphique adapté) : 8.000 euros (2018)
Les coûts techniques de la maintenance du portail documentaire restent inchangés. Ils seront
partagés entre la CAN et la Ville de Niort au prorata du nombre d’utilisateurs internes.
Prestations réalisées par les documentalistes de la Ville de Niort : 50 heures la première année
pour la formation des utilisateurs et 5 heures par an pour le catalogage des ouvrages de la CAN.
Il est prévu d’adopter une convention fin 2017 pour mise en œuvre en 2018 à la suite de
l’ouverture de l’Intranet de la CAN.
Un diagnostic des pratiques actuelles et des besoins documentaires des agents de la CAN a été
mené sous forme d’entretiens avec les directeurs de la CAN.
Collaboration Ressources Humaines (Ville de Niort-CAN)
Il s’agit de renforcer les coopérations existantes autour de thèmes prioritaires.
Mieux anticiper ensemble et harmoniser les réflexions et procédures RH. Le partage et l’échange sont de plus en plus incontournables notamment pour l’étude et la mise en œuvre des textes nouveaux et procédures nouvelles.
Chantiers 2017 :
- Travail sur la mise en place du nouveau Régime indemnitaire tenant compte des Fonctions des Sujétions, de l’Expertise et de l’Engagement Professionnel : RIFSEEP – définition d’une méthode pour allouer un régime indemnitaire identique.
- Préparation d’un conventionnement mutualisé FIPHFP pour 2018.
- Réflexion commune sur le télétravail.
- Accompagnement de la création du service commun de la Direction des systèmes d’information pour le 1/07/2018
- Recrutement d’un nouveau médecin de prévention
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Culture et tourisme (évènementiel…)
Une seconde édition du festival d’agglomération « Regards noirs » s’est déroulé du 1er avril au
17 juin 2017. 17 communes du territoire niortais se sont mobilisées pour proposer un
programme autour de l’univers du polar. Lectures publiques, conférences de spécialistes et
d’invités de marque, auteurs de romans, spectacles, de films et d’expositions sur le thème.
o 10 projets globaux, dont :
5 spectacles professionnels (dont 3 Murder party)
3 enquêtes
3 rencontres d’auteurs
3 pièces de théâtre
3 films projetés
2 expositions
2 ateliers scientifiques
1 après-midi jeux
6 manifestations diverses (inauguration, remise de prix, etc…)
o Cette manifestation sera reconduite en 2018 probablement déclinée en 2 actes.
Le premier acte se déroulerait sous une forme revisitée du Festival de Niort (février 2018).
Pour le deuxième acte, la programmation ferait la part la plus belle au spectacle vivant, en
extérieur (spectacles de rue) et démarrerait sur une période d’avril à mai. Accusé de réception en préfecture 079-200041317-20171127-c12-11-2017-1-AU
Date de télétransmission : 27/11/2017
Date de réception préfecture : 27/11/2017 CAN
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Groupements de commandes
La coordination d’un groupement, consiste en la passation, la signature et la notification des différents marchés pour le compte de tous les membres du groupement
La CAN et une ou plusieurs de communes membres ont mis en place des groupements de commandes :
a. Fournitures de papier
Le groupement de commande de fournitures de papier est réalisé entre la CAN, le SDIS, le Conseil Général et 21 communes.
b. Fournitures administratives
Le groupement de commande de fournitures administratives est réalisé entre la CAN, la Ville de Niort, le SDIS et le Conseil Général et 20 communes. Ce groupement concerne les fournitures de bureau, les consommables informatiques jets d’encre notamment et papier en petite quantité
c. Carburant
Le groupement de commandes de carburant en vrac est réalisé entre la Ville de Niort, la CAN, le SDIS , 12 communes de la CAN et le Conseil Général.
d. Télécommunications
Un groupement de commandes des télécommunications a été réalisé entre la CAN, la ville de Niort et le Conseil Général. Ce groupement d’achat a permis d’augmenter les débits réseaux tout en conservant des coûts similaires. Le regroupement des 3 collectivités fait entrer la CAN dans le cercle des grands comptes clients des opérateurs.
e. Travaux neufs, de grosses réparations et d’entretien des bâtiments
Un groupement de commandes sur les travaux neufs et grosses réparations des équipements a été réalisé entre la CAN, la Ville de Niort et le CCAS
Ce groupement permet de gérer quotidiennement les travaux d’entretien courant sur le patrimoine bâti afin de maintenir son fonctionnement, mais également d’apporter les améliorations requises dans le cadre de l’évolution éventuelle des compétences ou d’une meilleure organisation et gestion des équipements.
f. Installations photovoltaïques :
Dans le cadre du développement de l’énergie photovoltaïque sur le patrimoine communautaire et pour soutenir cette même dynamique à l’échelle des communes du territoire, un groupement de commandes a été créé après une étude de faisabilité confiée au Centre Régional des Energies Renouvelables (CRER). 9 communes ont répondu à ce projet pour une ou plusieurs opérations soit 21 au total avec la CAN. Le site de la station d’épuration de Frontenay-Rohan-Rohan a été retenu pour la CAN.
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Conclusion
- Les chantiers de coopération sont nombreux et très divers
- Les services de la CAN, de la ville de Niort et des autres communes œuvrent collectivement au partage des ressources et à la convergence des projets
- Les progrès accomplis en 2017confortent la dynamique enclenchée et les méthodes de co construction qui ont été retenues.
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