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Département de l'Hérault

COMMUNAUTÉ DE COMMUNES VALLÉE DE L'HÉRAULT

DÉLIBÉRATION DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE - Réunion du : lundi 19 décembre 2011

REMBOURSEMENT DE FRAIS DE DÉPLACEMENTS ET D'HÉBERGEMENT AUX AGENTS DE LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES VALLÉE DE L'HÉRAULT

Le Conseil communautaire de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault s'est réuni ce jour, lundi 19 décembre

2011 à 18h00 à la Salle du Conseil Communautaire, sous la présidence de M. Louis VILLARET, Président de la

communauté de communes

Etaient présents ou M. Philippe SALASC, M. Jean-Pierre VANRUYSKENSVELDE, M. Jérome CASSEVILLE, M. Georges PIERRUGUES, M. Michel représentés : SAINTPIERRE, M. Jean-Marcel JOVER, Mme Sylvie CONTRERAS, Mme Anne-Marie DEJEAN, Mme Maguelonne SUQUET, M. René GOMEZ, M. Robert POUJOL, M. Gérard CABELLO, M. Jean-Pierre DURET, M. Claude CARCELLER, M, Cyrille CADARS, M. Louis VILLARET, M. André YVANEZ, M. Jacques DONNADIEU, Mme Martine BONNET, M. Bernard DOUYSSET, M. Jean- Pierre PECHIN, M. Franck DELPLACE, M. Jean-Pierre GABAUDAN, M. Michel COUSTOL, M. Robert SIEGEL, M. Jean-François RUIZ, Mme Agnès CONSTANT, Mme Fabienne GALVEZ, M. Jean-Pierre BERTOLINI, M. Jacky GALABRUN, M. Eric PALOC, Mme Florence QUINONERO, Mme Catherine JOSIEN -M. Alain CALAS suppléant de Mme Marie-Claude BEDES, M. Bernard CAUMEIL suppléant de M. Daniel REQUIRAND, Mme Nicole CLAVERIE suppléant de M. Jean Pierre VANLUGGENE, Mme Monique FLORES suppléant de M. Jean-Claude MARC

Procurations : M. Christian LASSALVY à Mme Maguelonne SUQUET

Excusés : M. Maurice DEJEAN, M. Eric CORBEAU, M. Pascal DELIEUZE

Absents : M. Bernard JEREZ, Mme Marie-Agnès VAILHE-SIBERTIN-BLANC, M. Frédéric GREZES, M. Jean-Pierre BOUDES

Quorum: 23 Présents: 37 Votants : 38 Pour 37

Contre 0

âbstention ©

Agissant conformément aux dispositions des articles du Code général des collectivités territoriales et en particulier ses

articles L 52 14-I

Agissant conformément aux dispositions de son règlement intérieur.

Sur le rapport du Président

Le Conseil communautaire de la communauté de communes Vallée de l'Hérault,

APRES EN AVOIR DELIBERE,

Le quorum étant atteint

DÉCIDE

à l'unanimité des suffrages exprimés,

- de retenir les modalités de remboursement des frais détaillées en annexe, - de ne pas verser d'indemnité de repas où d'hébergement lorsque l'agent est nourri ou logé gratuitement, - de préciser que ces dispositions prendront effet à compter de l'année 2011, - de confirmer que les crédits suffisants sont prévus au budget de l'exercice.

ARRIVÉ LE :

2 6 DEC. 291 a

[SOUS PREFECTURE LODEVE 34)

RE nn

GOMMENEs LS ea communauté:de communes

©

Transmission au Représentant de l'Etat Le Président

N° 552 le WT Publication le

)

Notification le

DÉLIBÉRATION CERTIFIÉE EXÉCUTOIRE

Gignac, le

Le Président de la communauté de communes FE. NT

Signé : Louis VILLARET ee CNE erVu pour être annexé à la délibération n°552

DU Conseil communautaire du 19 décembre 2011-12-13

nn"

A Louis VILLARET. | NT y.

N te)RAPPORT 1 - 6 st ADMINISTRATION GENERALE

Rapporteur : Mme Agnès CONSTANT

REMBOURSEMENT DE FRAIS DE DÉPLACEMENTS ET D'HÉBERGEMENT AUX AGENTS DE LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES VALLÉE DE L'HÉRAULT

Les agents territoriaux et les collaborateurs occasionnels d’une collectivité territoriale peuvent bénéficier du remboursement des frais induits par l’exercice de leurs fonctions pour le compte de la collectivité.

La réglementation fixe un cadre général mais donne compétence aux organes délibérants des collectivités pour fixer certaines modalités de remboursement et pour moduler les montants des indemnisations.

Il est donc proposé de se prononcer sur les points suivants :

e la définition de la notion de résidence administrative;

e la définition des déplacements permettant une prise en charge;

e la notion de frais et de leur remboursement

LA NOTION DE RESIDENCE ADMINISTRATIVE

Cette notion désigne le territoire de la Communauté de Communes.

LES DEPLACEMENTS PERMETTANT UNE PRISE EN CHARGE

Les déplacements donnant lieu à remboursement de frais auront dû être préalablement et expressément

autorisés.

Les déplacements temporaires dans la Résidence administrative

Les agents amenés à se déplacer au sein du territoire de la Communauté de Communes, en dehors des déplacements liés aux actions de formation, utilisent en priorité les véhicules de service de la collectivité. Les frais inhérents à ces déplacements (essence, péage d’autoroute, stationnement...) sont pris en charge par la collectivité.

Exceptionnellement, en cas d’indisponibilité de véhicule communautaire, ils peuvent utiliser tout autre mode de déplacement (véhicule personnel, transports en commun...) sur autorisation préalable. Dans ce cas, les frais inhérents à ces déplacements sont avancés par l’agent utilisateur et remboursés par la collectivité au vu des pièces justificatives.

Les déplacements temporaires hors de la Résidence administrative

Tout déplacement hors de la Résidence administrative quel qu’en soit le motif doit être préalablement et expressément autorisé et attesté par un ordre de mission.

Les agents amenés à se déplacer hors du territoire de la Communauté de Communes, en dehors des déplacements liés aux actions de formation, utilisent en priorité les véhicules de service de la collectivité. Les frais de premier plein d’essence sont pris en charge directement par la collectivité. Tout frais supplémentaire est avancé par l’agent et remboursé par la collectivité au vu de l’ordre de mission et des pièces justificatives.En cas d’indisponibilité de véhicule communautaire, les frais inhérents à ces déplacements sont avancés par l’agent utilisateur et remboursés par la collectivité au vu de l’ordre de mission et des pièces justificatives.

Le motif des déplacements

Les déplacements temporaires donnant lieu à remboursement de frais de la part de la collectivité correspondent à :

- Une mission : l’agent se déplace pour les besoins du service ou pour les intérêts de la collectivité. - Une action de formation : l’agent se déplace pour suivre un stage, une formation professionnelle. Dans l’éventualité où l’organisme de formation assurerait un remboursement des frais de déplacement, seuls les frais supplémentaires qui ne seraient pas pris en charge pourront faire l’objet d’un remboursement péage, stationnement notamment.

- La préparation à un concours, à un examen professionnel :_l’agent suit une formation pour présenter un concours ou un examen professionnel de la Fonction Publique Territoriale. Le remboursement des frais interviendra uniquement dans le cadre où l’agent est dûment habilité à suivre cette formation et autorisé par la collectivité à aller passer le concours ou l’examen professionnel. Cette prise en charge se limitera aux jours de formation et à deux déplacements pour les épreuves du concours ou de l’examen professionnel (admissibilité et admission).

LES FRAIS REMBOURSABLES ET LEURS TAUX DE REMBOURSEMENT

La prise en charge de ces frais est assurée dans les conditions définies par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et l’arrêté du 3 juillet 2006, conformément au tableau ci-dessous, qui prévoient la production d’un ordre de mission, d’un état de frais, des pièces justificatives.

LIEU OÙ S'EFFECTUE LE DÉPLACEMENT Re . PE 2001 aie 2 000 KM | A10000 KM |10 000 KM

Véhicule de 5 CV et moins

Métropole, Martinique, Guadeloupe, Guyane, La 0.25 0.31 0.18 Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon (en euros) ’ ? :

Polynésie française (en F CFP) 40, 5 48, 6 28, 9

Nouvelle-Calédonie (en F CFP) 40, 5 48, 6 28, 9

Iles Wallis et Futuna (en F CFP) 42, 8 73 30, 1

Véhicule de 6 CV et 7 CV

Métropole, Martinique, Guadeloupe, Guyane, La 0.32 0.39 0.23

Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon (en euros) ’ e |

Polynésie française (en F CFP) 43,9 53,7 21.2

Nouvelle-Calédonie (en F CFP) 43,9 53,2 31,2

Iles Wallis et Futuna (en F CFP) 47,5 56, 7 33.5

Véhicule de 8 CV et plus

Métropole, Martinique, Guadeloupe, Guyane, La 0.35 0.43 0.25

Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon (en euros) | ? ’

Polynésie française (en F CFP) 47,5 56, 7 3

Nouvelle-Calédonie (en F CFP) 47,5 56, 7 33,5

Iles Wallis et Futuna (en F CFP) 49, 8 59 34, 8Les frais de transport

L’agent devra privilégier le mode de transport le mieux adapté au bon déroulement de la mission tout en étant le moins onéreux pour la collectivité.

Les frais de transport routier en cas d’utilisation du véhicule personnel : remboursement forfaitaire sur la base de l’indemnité kilométrique applicable aux fonctionnaires de l’Etat. Les frais de transport ferroviaire ou aérien seront payés sur la base de la dépense réelle sur présentation des justificatifs ou pris en charge directement par la collectivité.

Les autres frais de transport (frais de taxi, de location d’un véhicule, frais de péage d’autoroute, et frais d’utilisation de parcs de stationnement, tickets de bus, de tramway) seront remboursés sur la base de la dépense réelle sur présentation des justificatifs.

Les frais de séjour (hébergement et restauration)

Les frais d’hébergement et de restauration peuvent être remboursés forfaitairement dans la limite des indemnités journalières allouées à cet effet aux fonctionnaires de l’Etat. Dans ce cadre, il est proposé : - de fixer l'indemnité d'hébergement à une somme forfaitaire de 60 € et l'indemnité de repas à une somme forfaitaire de 15,25 €,

- de ne pas verser d'indemnité de repas ou d'hébergement lorsque la personne est logée

ou nourrie gratuitement.

Ces dépenses seront remboursées sur présentation impérative des justificatifs et la prise en

charge indexée selon les dispositions règlementaires en vigueur le jour du paiement.

Les frais de déplacement à l’étranger

Le remboursement des frais engagés s’effectuera sur la base des per diems. Ces derniers couvrent le logement, les repas, les frais de transport à l’intérieur du lieu de mission et les menues dépenses. Les taux de per diems applicables ne doivent pas excéder les barèmes détaillés dans le tableau joint en annexe.

Dans tous les cas, aucun remboursement ne pourra conduire à verser des sommes supérieures à celles

effectivement engagées par l'agent.

Ces dispositions sont applicables à compter de l’année 2011 pour l’ensemble des agents et des élus de la CCVH.

Je propose donc à l’Assemblée :

- de retenir les modalités de remboursement des frais détaillées en annexe,

- de ne pas verser d'indemnité de repas ou d'hébergement lorsque l'agent est nourri ou logé gratuitement,

- de préciser que ces dispositions prendront effet à compter de l'année 2011,

- de confirmer que les crédits suffisants sont prévus au budget de l'exercice.

Le/Président