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unknown - 49.2024 Affaires du personnel Mise a jour du DUERP Annexe 2
Document publié le Vendredi 1 janvier 2021 par la commune de Souffelweyersheim.
Lien du pdf (unknown - 49.2024 Affaires du personnel Mise a jour du DUERP Annexe 2)
Thèmes du document : Travail et emploi, Éducation, Santé,
V4 CST 2024
Thèmes
des
actions
Famille
de RPS
Priorité
de
l'action
Sous
Thème
RPS
Descriptions Constats énoncés Unité de travail Niveau de prévention RPS N° Actions correctives et/ou préventives Date prév. de début Date prév. de fin Date effective de début Date
effective de
fin
Pilote Indicateurs Etat d'avancement Commentaires
Gestion et prévention de l'absentéisme :
mesurer (indicateurs), identifier les types
d'absences et la population concernée
- > Nécessité de mesurer (indicateurs),
identifier les types d'absences et la
population la plus concernée
1 Elaborer les outils statistiques pour suivre les
absences (supports : rapports CNP) 05/05/2020 Fin 2020 Responsable
service RH
Suivi de l’absentéisme (fréquence,
nature, durée, service…), suivi des
accidents de travail ou de services
(nombre, taux de fréquence, taux
de gravité…) et maladies
professionnelles
10%
Définir les indicateurs de suivi : 10 %
Mettre en place un outil: 10 %
Actions en cours mais en veille du fait du manque de personnel au service RH. Des statistiques sur l'absentéisme sont disponibles via l'assurance de la commune.
2 Faire l'inventaire des pratiques de gestion de
l'absence 05/03/2020 Fin 2020 Responsable
service RH
Prévenance, justification, contact
durant l'absence, entretien de
retour, gestion des arrêts longs,
maintien dans l'emploi et gestion
des restrictions médicales
10%
Définir les indicateurs pour évaluer les pratiques : 10 %
Mettre en place un protocole : 10 %
Actions en cours mais en veille du fait du manque de personnel au service RH. Des statistiques sur l'absentéisme sont disponibles via l'assurance de la commune.
3
Définir les règles de la gestion de l'absence :
instauration dans le cadre de la mise en place du
RIFSEEP
05/03/2020 Fin 2020 28/06/2021 Responsable service RH 50%
Délibération au conseil municipal. Réflexion en cours pour modifier le coefficient de Bradford.
Proposition de mettre en place un groupe de travail pour réflechir aux mesures à mettre en place en cas d'absentéisme.
4
Communiquer les fiches métiers :
-> mise à disposition des fiches disponibles du
CDG67 (ex : gestes et postures)
-> transmission dans la lettre info RH
Responsable
service RH 100%
Lien : G:\ZZ-RH-Espace partagé\Point info RH ,
Mise à disposition des fiches : 100 % abordé au CHSCT en 2019 ;
Transmission de la lettre RH :100 % mis en place en avril 2017, revoir la transmission des informations et des fiches métiers.
-> Une meilleure répartition des tâches
devrait être faite par service
-> L'embauche de personnel ?
5
-> Faire le bilan du projet de Direction mis en
œuvre en 2017-2018 avec un point sur les
embauches et l'identification des besoins pour
l'embauche de personnel si toujours d'actualité
Fin 2020 DGS 75%
Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GEPEC) : 50 %, un travail de projection sur les besoins en effectifs est effectué (retraite, réorganisation d'un service…) mais les recrutements se font souvent dans l'urgence (départ d'un agent…); Prévoir les embauches : 95 %, outil : tableau des effectifs
6
Partager la notion de polyvalence (culture
commune) et l'intégrer dans les fiches de postes
pour les métiers concernés
Responsables de
service 90%
Partager : 90 % La notion est connue par tous les agents mais pas forcément partagée. La notion de polyvalence est propre à chaque service ;
Au niveau administratif, la polyvalence se fait naturellement, notamment grâce à une équipe bien coordonnée et solidaire.
Intégration : 90 % Les missions faisant parties du poste sont intégrées dans les fiches de postes mais pas obligatoirement celles qui sont ponctuelles dans le cadre d'urgences ou de manque d'effectifs.
7 Veiller à ce que les fiches de postes soient
toujours actuelles et actualisées
Responsable
service RH
Existence de fiches de poste
actualisées 100%
Point sur les fiches existantes : 100 % ;
Mise à jour des fiches si nécessaire : 100% ;
Mise à jour des fiches après évaluation : 100 % Les mises à jour sont discutées lors des évaluations annuelles mais le délai de traitement par le service RH est allongé du fait du manque de personnel.
8 Mettre en place et/ou mettre à jour des fiches de process des métiers janv-16 1er Semestre 2021 Responsables de service Existence de fiches de process 90%
Recenser les process / protocole : 100 %
Mettre à jour : 100 % Les services mettent à jour régulièrement les process ou protocoles nécessaire au fonctionnement. Certains services comme la petite enfance doivent le faire plus souvent du fait de la législation ;
Créer : 80 %
9 Définir les urgences lors d'une absence au sein de chaque service
Responsables de
service 100% Avait été préconisé dans le cadre de l'Audit ;
10
S'inspirer des expériences en place pour la
gestion des mails : boîtes mails génériques type
"service petite enfance", "social"
Responsables de
service 100%
Des boites mails générales sont mises en place pour chaque service ainsi qu'une personnelle pour chaque responsable.
Les informations aux agents se font via leur messagerie personnelle.
11 Mettre en place la gestion des mails par
attribution des tâches dans les services
Responsables de
service 100%
13 Mise en place de "fiches procédure" en cas
d'absence
Responsables de
service 80%
14 -> Etablir le bilan du plan de formation (à
présenter également en CHSCT)
Responsable
service RH Taux de réalisation de formations 100%
Recenser les formations : 100 % ;
Etablir le plan formation : 100 % Plan 2022-2024 ; Etablir le nouveau plan. Présenter le plan au CT : 100 % Présentation au CT le 17/03/2022
15
- > Faire le point systématiquement sur les
formations lors des entretiens d'évaluations ->
suivi et compilation RH
Responsable
service RH Taux de réalisation de formations 75%
Faire le point des demandes lors des évaluations annuelles : 100 % ;
Faire le recueil des demandes : 70 % ;
Procéder aux inscriptions : 70 % ;
Suivre les inscriptions et les départs en formation : 70%. Les 3 actions RH sont en cours mais limitées du fait du manque de personnel au service RH.
Des plannings mis en place pour les
différents secteurs du Multi accueil
(cuisine, collation, lingerie) mais il manque
des informations précises lors de
remplacements
Enfance 16
Créer des classeurs protocolaires par secteur,
afin de permettre aux remplaçants, nouveaux
arrivés ou débutants d'avoir des informations
supplémentaires (protocoles, fiches de postes,
documentation…)
janv-22 déc-23
Responsable
service petite
enfance
90%
Mise à jour : 100 % Les services mettent à jour régulièrement les process ou protocoles nécessaire au fonctionnement. Certains services comme la petite enfance doivent le faire plus souvent du fait de la
législation. ;
Création : 80%
L'organisation du travail et des processus
Intensité et complexité du travail
Administratif
Primaire
(Supprimer le
risque)
Faire l'inventaire des pratiques de gestions de
l'absence (prévenance, justification, contact
durant l'absence, entretien de retour, gestion
des arrêts longs, maintien dans l'emploi et
gestion des restrictions médicales)
Récurrent
Responsables de
service 100%
Récurrent
Récurrent
La polyvalence n'est pas correctement
utilisée, elle ne se fait que dans un sens et
sert le plus souvent de "rustine".
Remplacer la personne absente oui par le
personnel rattaché à son service et/ou en
répartissant son travail toujours au sein de
ce même service (actuellement on déplace
le problème pour le créer ailleurs)
Administratif
Encadrement
Gestion de la polyvalence
Travailler ensemble en mettant de côté le
grade, durant leur absence le travail des
assistantes ne se fait que dans un sens
La communication sur l'organisation des services en cas d'absences programmées est faite. Les services sont organisés pour y pallier via des binômes, des plannings, des agents polyvalents… Des difficultés peuvent apparaître dans le cadre des
remplacements d'urgence.
Administratif
12
Communiquer entre les agents sur l'organisation
des services pour un meilleur fonctionnement en
cas d'absence sans tenir compte du grade
(remplacement et répartition des tâches).
Récurrent
Récurrent
Récurrent
Gestion et prévention de l'absentéisme :
Développer la polyvalence et anticiper les
remplacements
Impossibilité d'aller en formation
PLAN DE PREVENTION RPS
Page 1 Thèmes
des
actions
Famille
de RPS
Priorité
de
l'action
Sous
Thème
RPS
Descriptions Constats énoncés Unité de travail Niveau de prévention RPS N° Actions correctives et/ou préventives Date prév. de début Date prév. de fin Date effective de début Date
effective de
fin
Pilote Indicateurs Etat d'avancement Commentaires
L'organisation du travail et des processus
Intensité et complexité du travail
Administratif
Primaire
(Supprimer le
risque)
Gestion de la polyvalence
- > Pas de formation de remplaçants
- > Plus de personnel pour certains postes
dont le remplacement est difficile
Technique 17 Attribuer un temps de formation : poste en place/remplaçant Responsable service technique Taux de réalisation de formations 60%
Poste en place : 100 % ;
Remplacement : 80 % Du fait de la tension provoquée par le manque de personnel dans certains
services, les agents sont souvent amenés à "se former sur le tas" en cas de remplacements non
programmés.
Favoriser le départ des agents en formation : 0% pour le service culturel, il est très compliqué de
mettre en place des formations pour les professeurs, car ils ne sont pas remplacés et les formations sont
à leurs frais. Beaucoup de professeur n'ont pas la majorité de leurs cours sur Souffelweyersheim, il
faudrait voir avec ceux qui sont majoritairement à l'EMUS.
18
Savoir gérer les priorités (ex : savoir dire non et
bien évaluer l'échéance, déterminer une
date/délai de traitement de la demande) et
anticiper dans ses missions
Responsables de
service 95%
Définir les priorités pour chaque service : 100 % ;
Organiser le service : 100 % Les priorités sont connues des agents. Il est parfois difficile d'organiser les
services lorsqu'il y a un manque important d'effectif ;
Voir avec les agents : 100 % ;
Formations : 80 %
19
Fermer certaines plages au public :
- Urbanisme : projet en cours - calendrier période
Test (fermeture au public + prise de RDV)
- Accueil : demi-journées dans les bureaux
- Multi accueil : déterminer des plages pour
l'accueil des parents
déc-19 mars-20 01/12/2019 Responsables de service 100%
Retour sur expérience en Mars 2020 ; Multi accueil, mise en place de plage d'accueil sur rendez-vous ou
libre ; urbanisme accueil sur rdv qui limite les interruptions et les attentes dans les bureaux ; Accueil demi-journée dans les bureaux à tour de rôle ;
20 Mettre en place un système de panneau
d'indisponibilité ou prévoir un temps seul
Responsables de
service 100%
Cette action n'est pas souhaitée dans les services sauf dans le cadre des formations à distances. Lorsque
c'est possible, les agents peuvent fermer leurs portes.
Donner la possibilité aux agents le nécessitant de s'isoler pour effectuer un travail sans être dérangé.
21 Développer le volet communication des
horaires…
1er Semestre
2020
Responsables de
service 100%
22 Mettre en place un planning annuel des tâches
par agent pour anticiper
1er Semestre
2020
Responsables de
service 100% Des plannings annuels des tâches ont été mis en place dans les services où cela était possible.
23
-> Fermer la messagerie de l'ordinateur pour
rester concentré sur un gros dossier.
Organisation des formations :
* gestion des mails
* gestion des conflits/accueil…
* apprendre à déléguer
* gestion des priorités
2020 2021 Responsables de service 100% Messagerie : 100%, Possibilité de faire des formations; Formation :100%, Formation gestion du public difficile effectuée par les agents de l'accueil
24 Ne plus lire un mail 1/4 d'heure avant de partir Responsables de service 100% Possibilité de faire des formations.
Demande des élus en direct oblige souvent
les assistantes à exécuter le travail tout de
suite entrainant de ce fait un retard dans
ses tâches à exécuter
25
Sensibiliser les élus au respect des horaires, vie
privée etc… et déterminer le périmètre des
demandes hors horaires
2ème semestre
2020
Responsables de
service 90%
Sensibilisation : 100% ;
Définition du périmètre : 80 % ; Importance de communiquer avec les élus
26 Aménagement de l'espace pour limiter les
interruptions
Second semestre
2022
Responsables de
service 50%
L'aménagement de l'espace sera discuté lors du projet de restructuration de la mairie.
Des travaux provisoires ont été réalisés au niveau de l'espace d'accueil de l'étage en 2024. A réévaluer en 2025.
27 Utilisation d'un casque pour la retranscription
des différentes instance
Responsables de
service 100%
Cela fait partie du métier avec les enfants
Interruption dans le travail : "Cela est dû
aux imprévus, aux maladies des enfants
comme du personnel, mais étant moins
fréquente pour le personnel en ayant 2
agents volants au sein de l'équipe et qui
tournent selon les besoins au Multi accueil"
Enfance 28 Être vigilant à ne pas déranger au mauvais moment Responsables de service 80% Apprendre à aborder et déranger les agents quand cela est nécessaire. Apprendre à réagir quand on est dérangé. Voir pour des formations ou des groupes d'analyse de la pratique. Importance de la
communication.
Enfance 29 Limiter la charge de travail Responsables de service ATSEM 50% Organiser des temps de rencontre annuel ou pluriannuel avec les ATSEMS, la mairie et l'éducation
nationale (direction / enseignant) pour réfléchir à l'organisation du temps de travail des ATSEMS et
notamment à la charge de travail en cas d'absence.
30 Maintenir les réunions d'équipe de direction - 01/05/2016 Récurrent DGS Nombre de réunions et fréquence 100%
31 Faire le point sur les recrutements Responsables de service
Nombre de postes vacants, de
demande de mutation, de
disponibilités, de changement de
poste…
75%
Idem point 5 ; Action qui fait partie du plan d'action des Lignes Directrices de Gestion ; Faire le point : 100 % ;
Evaluer les besoins : 80%, en dehors des besoins nouveaux, importance de fluidifier et fiabiliser les
recrutements.
Certains services sont encore incomplets malgré une politique de recrutement de la commune.
Il y a un ressenti général de manque de personnel et de travail en flux tendu, en fonction des périodes
de l’année.
50 % Au multi accueil, une réflexion va être menée concernant l'organisation du travail après le repas ou le goûter afin d'évaluer le besoin de recrutement.
En dehors des besoins nouveaux, importance de fluidifier et fiabiliser les recrutements.
Développement de la stratégie : 70% Les recrutements se font le plus souvent dans l'urgence. Le marché de l'emploi est tendu. Les candidats sont de plus en plus exigeants concernant leur emploi (salaire, évolution possible, horaires, compatibilité avec leur vie personnelle..). Nécessité de tenir
compte du marché de l'emploi dans le cadre des recrutements.
La difficulté de recrutement au niveau des services entraine une surcharge de travail pour le personnel
en place.
32 Apprendre à déléguer via des formations si
nécessaire août-19 Responsables de
service 100% La délégation fonctionne bien grâce au travail d’équipe et à une bonne coordination.
L'organisation du travail et des processus
Intensité et complexité du travail
Primaire
(Supprimer le
risque)
Demande des administrés, charge mentale
(il en reste dans le cerveau le soir hors
travail) crainte avant les départs de congés
Secondaire
(limiter les
dommages)
Difficulté à rester concentrer dans son
travail au niveau du secrétariat général car
beaucoup de passages, de discussions et
d'interruption
Récurent
Récurrent
Interruption dans le travail
Gestion du temps et des priorités : Envisager
des dispositifs pour permettre à certains
agents de ne pas être dérangés à tout moment
pour permettre une meilleure concentration
sur leurs tâches et développer le sentiment de
"bien travailler"
Identifier les natures des interruptions
inévitables, qui peuvent être limitées ou
différées, les interruptions dans le travail
entrainant un non-respect des tâches
effectuées à l'instant T
Administratif
Encadrement
Administratif
Récurrent
Récurrent
Récurrent
Récurrent
Perception que "le temps" manque
Encadrement
Contraintes des rythmes de travail
Page 2 Thèmes
des
actions
Famille
de RPS
Priorité
de
l'action
Sous
Thème
RPS
Descriptions Constats énoncés Unité de travail Niveau de prévention RPS N° Actions correctives et/ou préventives Date prév. de début Date prév. de fin Date effective de début Date
effective de
fin
Pilote Indicateurs Etat d'avancement Commentaires
L'organisation du travail et des processus
Intensité et complexité du travail
Administratif
Primaire
(Supprimer le
risque)
Gestion de la polyvalence
Contrainte forte des satellites extérieurs :
réformes changements : anticipation
semble impossible
33
Créer des groupes de travail thématiques :
trouver des solutions collectives, souder l'équipe
et selon l'actualité des réformes mais pour
lesquelles nous n'avons pas "la main". Il faut
cependant faire remonter les
dysfonctionnements ou les inepties.
Responsable de
service Nombre de réunions, fréquence 80%
Action qui fait partie du plan d'action des Lignes Directrices de Gestion ;
Mettre en place des réunions de travail : 100 % ;
Créer des groupes de travail : 100% ;
Trouver des solutions collectives : 75% ;
Adopter une ligne de conduite managériale : 50 % ; Les actions sont en veille du fait de la tension liée au
manque d'effectif.
34 Rappeler l'importance de la transmission des
informations descendantes / ascendantes
Responsable de
service 100%
35 Mettre en place des points hebdomadaires entre les responsables et les agents
Responsables de
service 100%
Télétravail a des impacts négatifs sur les
services : il faudrait le limiter 36 Présenter le bilan du télétravail en CHSCT août-19 Date prochain
CHSCT à définir DGS 100% Les modalités de mise en œuvre ont été actualisées et validées en CST
37
Faire la mise au point au débriefing du matin,
bien expliquer les objectifs / moyens notamment
avec l'accompagnement périodique des élus
compétents
2ème semestre
2020
Responsable
service technique 70%
Délivrer, par les 2 responsables, des informations plus précises sur le déroulement de la journée et les
obj ectifs de chacun.
Prendre le temps.
Les agents doivent poser des questions si quelque chose n'est pas claire ou profiter du temps après le
débriefing, où les responsables sont disponibles, pour aller les voir et discuter de la manière d'effectuer
leurs tâches par rapport à leur expertise propre à leur métier.
Un temps d'échange avec les différents acteurs du service (agents, responsables, mairie) est à prévoir afin de discuter de l'organisation du service, de la transmission des informations et de la méthodologie
de travail (fiches de tâches journalières...).
38 Rester disponible dans le bureau le matin à l'issu des debriefings (responsable)
Responsable
service technique
Nombre de fois où l'équipe fait
appel au responsable après le
debriefing
80%
Donner lorsque cela est possible des réponses aux agents. Développer la communication et l'écoute, si
nécessaire, par des formations.
Certains agents ont encore du mal à trouver leur place dans l'organisation du service et ne la trouve pas
équitable.
Un temps d'échange avec les différents acteurs du service (agents, responsables, mairie) est à prévoir.
39
"Revenir au système de calepin de Denis pour un
suivi et un retour clair" -> proposition plus tôt de
mettre en place du tableau
2ème semestre
2020
Responsable
service technique
Mise en place du tableau, suivi des
missions 50%
Le tableau a été mis en place mais provisoirement. Les agents souhaiteraient qu'il soit remis en place et
qu'il contienne l'organisation pratique des événements à venir (barrières...).
Prévoir une réunion pour discuter de la méthodologie à mettre en place dans l'organisation des tâches.
40 Mettre en place des outils d'évaluation des
tâches 20/04/2023 Responsable
service technique 0%
Réflexion de mettre en place ce type d'outils sur de gros projets. Nécessité d'avoir des temps de
réflexion communs. Besoin de former les responsables et de certains agents et de les accompagner.
41 Donner aux agents les moyens pour effectuer un travail de qualité 20/04/2023 Responsable service technique 50%
Actions à réévaluer après le positionnement des nouveaux responsables et le recrutement des effectifs
manquants.
Un temps d'échange avec les différents acteurs du service (agents, responsables, mairie) est à prévoir
afin de discuter de l'organisation du service et de la transmission des informations.
Continuité des missions hors horaires de
travail avec impact sur la vie personnelle Communication 42 Se fixer des règles et limites à ne pas dépasser
entre vie professionnelle et vie familiale
Responsables de
service 60%
Les agents concernés doivent avoir conscience des limites à s'imposer ou à imposer aux autres agents.
Possibilité de faire des formations.
Il est difficile à l'école maternelle de se libérer du temps pour réaliser de l'administratif sur la période
scolaire ou de ménage.
Ce point pourra être abordé lors des temps de rencontre annuel ou pluriannuel avec les ATSEMS, la mairie et l'éducation nationale (direction / enseignant).
43 Limiter l'utilisation du "studio 2" dès que
possible quand les 2 autres sont utilisés septembre 2022 Responsable
service artistique 70% Des gênes subsistent et pas uniquement dans les studios.
44
Proposer ponctuellement des locaux extérieurs à
l'école de musique pour les répétitions en groupe
surtout avant les représentations
septembre 2022 Responsable service artistique 70%
Conditions de
travail
Le bruit excessif dans certaines classes lié à
l'acoustique et aux enfants entraine une
fatigue physique, des maux de tête et des
problèmes auditifs.
Enfance
Secondaire
(limiter les
dommages)
45 Limiter le risques liés au bruit avr-24 Responsables ATSEM 50% Travailler lors des temps de rencontre annuel ou pluriannuel avec les ATSEMS, la mairie et l'éducation nationale (direction / enseignant) sur des actions visant à limiter le bruit excessif dans les classes
Niveau de précision des
objectifs de travail
Donner du sens, communiquer sur un projet
de structure ou le construire avec les agents
concernés + recréer du lien
Manque de précision sur les objectifs de la
structure au niveau des agents, et sur
l'attente de leur travail (même si elles
connaissent leur métier)
Enfance
Primaire
(Supprimer le
risque)
46
Travailler en collaboration équipe - direction sur
le projet d'établissement et le projet
pédagogique
avr-21
Responsable
service petite
enfance
Mise en place de projets, si oui
lesquels ; nombre de réunion, type
de réunions, fréquence
100% Les différents projets sont régulièrement actualisés.
Souvent obligation de maîtrise des
émotions, gestion situation de tensions ou
émotionnelles avec le public, des
administrés de plus en plus exigeants et
désagréables. Il ne s’agit pas du « public
difficile », mais plutôt de l’antipathie et de
la façon dont les administrés s’adressent
aux agents
47
Mettre en place un accompagnement du service
accueil par la psychologue du travail
Mettre en place des formations à la gestion du
public difficile, à la gestion du stress. Sécuriser
l'accueil.
janv-20 fin 2020
Responsable
service accueil
population
Nombre d'actes de violence
verbales ou physiques ; nombre et
types de formation suivies
95%
Formation : 100 % formation élargie à l'ensemble des agents gérant de l'accueil du public. Formations
peu efficaces sur la gestion du public difficile. Former les nouveaux agents quand ils prennent leur poste
;
sécurisation : 90 % Dans l'attente de la restructuration de la mairie, des aménagements ont été fait pour sécuriser l'accueil (caméra avec enregistrement, bouton d'alerte avec alarme à l'étage et transfert du
signal à la PM).
Voir pour mettre en place une procédure en cas d'agression et veiller à ce que les agents la connaissent. Faire des communications au niveau des agents mais aussi des usagers.
Former tous les responsables ;
accompagnement psychologue : 100 % rappeler régulièrement aux agents la possibilité de se faire
accompagner par la psychologue du travail. Mise à disposition des plaquettes.
Des agents passent derrière l’ordinateur de
leurs collègues sans demander
l’autorisation au préalable. Cela pose des
problèmes relatifs à la confidentialité du
travail en cours et au respect de la zone de
confort des agents.
48
Sensibiliser les agents qui travaillent dans les
bureaux au respect de la sécurité des
informations (confidentialité) et aux zones de
confort.
avr-24 Responsables de service 50%
Réfléchir aux aménagements nécessaires en cas de difficultés à maintenir la sécurité des informations.
Proposer des formations pour apprendre le respect des zones de confort.
Sensibiliser les agents à la communication ouverte en cas de tension.
Faire mention dans le règlement intérieur du respect de la sécurité des informations (confidentialité) et des zones de confort.
L'organisation du travail et des processus
Intensité et complexité du travail
Exigences émotionnelles
Secondaire
(limiter les
dommages)
ec le public, confrontation à la souffrance d'autrui, maîtrise des
émotions
risque)
Primaire
(Supprimer le
risque)
Administratif
Donner des explications plus détaillées et
plus précises sur les tâches à accomplir,
incohérence au niveau des tâches
attribuées
Récurrent
Une communication plus fluide des
informations pourrait améliorer les
échanges entre les encadrants et les
assistantes
Limiter les gênes et le stress durant les
cours de musiques et le manque de salle
pour les répétitions en groupe
Adéquation des objectifs avec les moyens et les responsabilités
Pas d'améliorations dans l'adéquation des
objectifs avec les moyens et les
responsabilités
Maintenir les temps d'échange en équipe pour
la régularisation au fil de l'eau des irritants,
maintien du circuit de communication
ascendante et descendante Mettre à jour
régulièrement les instructions, les fiches de
postes… pour tenir compte des évolutions de
la réalité du travail et vérifier leur cohérence
entre elles/mener des réflexions en amont sur
les objectifs tenables lors de lancement de
projets
Technique
Culture
Secondaire
(limiter les
dommages)
Administratif
Encadrement
Contraintes des
Page 3 Thèmes
des
actions
Famille
de RPS
Priorité
de
l'action
Sous
Thème
RPS
Descriptions Constats énoncés Unité de travail Niveau de prévention RPS N° Actions correctives et/ou préventives Date prév. de début Date prév. de fin Date effective de début Date
effective de
fin
Pilote Indicateurs Etat d'avancement Commentaires
L'organisation du travail et des processus
Intensité et complexité du travail
Administratif
Primaire
(Supprimer le
risque)
Gestion de la polyvalence
Gestion des incivilités et conflits avec les
enfants et les familles (professeurs) 49
Interdire l'entrée dans les salles de musique ou
de danse. L'enfant est cherché par le professeur.
Renvoyer les parents vers la responsable en cas
de difficultés
mai-20 Responsable service artistique
Nombre d'actes de violence
verbales ou physiques ; nombre et
types de formation suivies
100% Limiter l'accès des famiilles : 100 % ; Orienter les famille : 100 %
Gestion des incivilités et conflits avec les
enfants et les familles (professeurs et
responsable)
50 Mettre en place un accompagnement collectif et individuel par la psychologue du travail avr-24 Responsable service artistique 100% Rappeler régulièrement aux agents la possibilité de se faire accompagner par la psychologue du travail. Mise à disposition des plaquettes.
Gestion des incivilités et conflits avec les
enfants et les familles (au sujet des
paiements, des cours, des
comportements…) (responsable)
Culture 51 Suivre une formation sur l'intelligence émotionnelle et la gestion des conflits Responsable service artistique Nombre d'actes de violence
verbales ou physiques ; nombre et
types de formation suivies
0%
Obligation de maîtrise des émotions,
gestion de situations de tensions ou
émotionelles avec le public, risque
d'agression physique et verbale
PM 52 Gérer les situations de tensions et/ou les risques d'agression Responsable PM Nombre d'actes de violence
verbales ou physiques ; nombre et
types de formation suivies
40%
Formations : 0 % des formations sont prévues mais n'ont pas été demandé par manque de temps.;
Travailller à 2 : 80 %
Equiper d'une arme à feu la Police Municipale : 0%
Les relations difficiles avec certaines
familles et le comportement de certains
enfants peuvent générer du stress et un
épuisement psychologique allant jusqu'à
des troubles physiques (lombalgies,
tendinites...) pouvant conduire à de
l'absentéisme ou des accidents de travail.
Enfance 53
Mettre en place des formations sur la gestions
des publics difficiles (parents - enfants) et des
actions de prévention en collaboration avec les
directeurs d'établissement.
Mettre en place un accompagnement collectif et
individuel par la psychologue du travail.
avr-24 Responsables ATSEM
Nombre d'actes de violence
verbales ou physiques ; nombre et
types de formation suivies
25% Formation et actions de prévention : 0 % Accompagnement psychologue : 50%.
Horaires de travail difficiles
Prévisibilité des horaires de travail et anticipation de leur changement
Changement de planning : Anticiper les arrêts
en incitant les agents à prévenir (délai et
interlocuteurs), définir les règles de
remplacements, compenser la contrainte,
gérer l'absentéisme sans la faire peser sur les
présents
Voir si cela était possible pour que les demi-
journées de repos soient fixes, hors
remplacements d'absentes afin de pouvoir
planifier leur RDV
Enfance
Secondaire
(limiter les
dommages)
54
Mettre en place des demi-journées de repos fixes
sur 15 jours -> à creuser encore
Le recrutement depuis 2017 de deux agents a
permis un mieux
Consulter les agents lors des changements de
planning
Responsable
service petite
enfance
100% Repos fixe : 100 % , Planning : 100 %
55
Attribuer le matériel de façon collective et non
nominative. Il peut être attribué à une équipe en
fonction des métiers.
Déterminer dans le budget à venir et pluri-
annuellement l'achat du matériel.
août-19 Responsable service technique Plan d'investissement, achat de matériel 85%
Attribution :80 % Certains locaux sont fermés par mesure de sécurité. Faire un inventaire du matériel
nécessaire à mettre à disposition de tous les agents. Sensibiliser les agents au fait de ne pas garder et de
ranger le matériel commun afin que tous les agents puissent en bénéficier. ;
Le matériel n'étant toujours pas rangé et de ce fait disponible pour tous, ce point sera traité dans le
règlement intérieur propre au service technique.
Planification : 90 % Le budget est planifié en fonction des besoins et de l'enveloppe disponible. Les agents ont été informés du budget alloué après le vote au conseil municipal par la Directrice
Générale des Services lors d'une réunion spécifique.
56 Mettre les trousseaux de clés à jour pour
permettre l'accès aux différents lieux de travail avr-23 Responsable
service technique 50%
Faire un inventaire des besoins en clés individuelles et collectives à mettre à disposition de tous les
agents. Sensibiliser les agents au fait de ne pas les garder et de les raccrocher afin que tous les agents
puissent en bénéficier.
Les clés n'étant toujours pas rangées et de ce fait disponibles pour tous, ce point sera traité dans le
règlement intérieur propre au service technique.
57
Mettre en place des réunions de groupes, inter
groupe et des réunions périodiques collectives,
des groupes d'analyse de la pratique et des
groupes d'échanges
Responsable
service petite
enfance
Nombre de réunions, fréquence,
sujet des réunions 90%
Mise en place de GAP sans la direction, réunions par groupe, par équipe ou par service ; transmission
aux équipes des retours positifs des familles,
Réunions de groupe / inter-groupes et collectives : 80 % Veiller à maintenir des réunions d'équipe de
qualité (fréquence et durée) malgré des effectifs réduits en personnel au multi accueil.,
Analyses de la pratique : 100 %.
58 Mettre en place de séances de sophrologie très appréciées des agents 2018-2019 01/11/2018 31/03/2019
Responsable
service petite
enfance
100%
5 séances une fois par mois les jeudis de Novembre 2018 à Mars 2019, Des séances vont être mises en place pour les ATSEMS.
Suite à leur demande, de nouvelles séances seront proposées au multi accueil courant 2025
59
Améliorer la communication pour développer le
sentiment qu'on fait entièrement confiance aux
agents et permettre plus d'autonomie dans les
tâches ; Garder la porte ouverte et encourager
les agents à venir.
Responsable
service petite
enfance
80%
Développer la communication : 80 % Des outils sont mis en place (cahiers de transmission, réunion
d'équipe…) ;
Soutenir les agents : 80 % Les agents ont la possibilité, s'il le souhaite, de s'exprimer auprès de la responsable et de l'adjointe.
Tertiaire
(secourir) 60
Accompagner le service enfance par la
Psychologue du travail + entretiens individuels nov-17
Responsable
service petite
enfance
100%
L'accompagnement de la psychologue du travail a permis à partir de Novembre 2017 d'atténuer les risques.
Ont été réalisées :
Trois séances individuelles : 1 séance par groupe (Génies, Elfes et Farfadets) Le 7 novembre de 13H à 14H30 pour le groupe des Moyens
Le 8 novembre de 13H à 14H30 pour les Grands
Le 9 novembre de 13H à 14H30 pour les bébés
Une séance collective hors équipe de Direction le 15 novembre de 18H45 à 20H30 Faire le point sur le dernier planning d'intervention de F. Caillet, Rappeler régulièrement aux agents la possibilité de se faire accompagner par la psychologue du travail. Mise à disposition des plaquettes.
L'organisation du travail et des processus
Exigences émotionnelles
Exigences émoti
Secondaire
(limiter les
dommages)
Tension avec le public, confrontation à la
émotion
Il y a du mieux, du soutien à court terme
dans l'urgence lors d'incidents, mais pas en
longueur et très rarement le temps de les
traiter en profondeur.
- Manque de présence humaine au
quotidien après un incident, discuter avec
l'agent pour voir comment cela se passe
- Manque de groupes de paroles afin de
pouvoir échanger
- Ne pas attendre les évaluations pour
émettre les remarques négatives, plutôt les
faire au moment même ou rapidement lors
de petites réunions
Favoriser les temps d'échanges, écouter les
difficultés, donner du feed-back ; Groupes
d'échanges de pratiques et groupe de paroles,
sentiment qu'il y a trop de contrôle : Solliciter
des participations à des projets, actions/mettre
en place des réunions d'équipes quotidiennes
pour transmettre de l'information
Secondaire
(limiter les
dommages)
Autonomie des tâches
Tension avec le public, confrontation à la souffrance d'autrui,
maîtrise des émotions
Technique Attribuer du matériel adéquat aux besoins et qu'il soit nominatif
Récurrent
Récurrent
Faible autonomie au travail
Primaire
(Supprimer le
risque)
Culture
Secondaire
(limiter les
dommages)
Le management
Soutien de la part des supérieurs hiérarchiques et de la part des collègues
Rapports sociaux au travail dégradés
Enfance
Page 4 Thèmes
des
actions
Famille
de RPS
Priorité
de
l'action
Sous
Thème
RPS
Descriptions Constats énoncés Unité de travail Niveau de prévention RPS N° Actions correctives et/ou préventives Date prév. de début Date prév. de fin Date effective de début Date
effective de
fin
Pilote Indicateurs Etat d'avancement Commentaires
L'organisation du travail et des processus
Intensité et complexité du travail
Administratif
Primaire
(Supprimer le
risque)
Gestion de la polyvalence
Tertiaire
(secourir) 61
Accompagner le service technique par la
Psychologue du travail + entretiens individuels janv-20 26/02/2020 Responsable
service technique 80%
Démarrage d'entretiens individuels début Février 2020,
Rencontre collective le 26 Février 2020 ; Réflexion autour de la reprise de l'accompagnement, Rappeler
régulièrement aux agents la possibilité de se faire accompagner par la psychologue du travail. Mise à
disposition des plaquettes.
62
Améliorer la communication pour développer le
sentiment qu'on fait entièrement confiance aux
agents et permettre plus d'autonomie dans les
tâches
Responsable
service technique 70%
Communication et entente : 75 % Proposer des animations internes pour créer une synergie positive au travail et une bonne entente dans l'équipe.
L'ambiance au travail s'améliore au niveau des ateliers.
Autonomie : 80 % Actions à réévaluer après le positionnement des nouveaux responsables et le
recrutement des effectifs manquants.
Transmission des informations : 50% Un temps d'échange avec les différents acteurs du service (agents,
responsables, mairie) est à prévoir afin de discuter de l'organisation du service et de la transmission des
informations.
63 Clarifier la place des responsables au sein du
service technique avr-23 Responsable
service technique 50%
Des responsables ont été nommés récemment. Aider au positionnement par des formations si
nécessaire.
Des difficultés de communication subsistent dans la relation avec les responsables intermédiaires.
Un temps d'échange avec les différents acteurs du service (agents, responsables, mairie) est à prévoir
afin de discuter de l'organisation du service et de la transmission des informations.
64
Identifier les tâches propres aux responsables et
évaluer celles qui incombent maintenant aux
agents du service technique
avr-23 Responsable service technique 50%
Expliquer aux agents la nouvelle organisation et le rôle de chacun. Importance de communiquer. La
répartition des tâches est faussée actuellement du fait des difficultés lié au manque de personnel. Action
à réévaluer quand les effectifs seront au complet.
Un temps d'échange avec les différents acteurs du service (agents, responsables, mairie) est à prévoir
afin de discuter de l'organisation du service et de la transmission des informations.
65
Favoriser l'organisation entre les responsables
pour la prise de décisions rapides concernant
l'organisation du travail et la santé au travail des
agents
avr-23 Responsable service technique 50%
Expliquer aux agents la difficulté de prendre certaines décisions rapidement du fait qu'elles doivent être
valider par la hiérarchie, jusqu'au élus selon le cas, puis "redescendre".
Un temps d'échange avec les différents acteurs du service (agents, responsables, mairie) est à prévoir
afin de discuter de l'organisation du service et de la transmission des informations.
66
Réfléchir à l'organisation du service et aux
autorisations de congés en fonction des grands
événements.
avr-24 Responsable service technique 50%
Un temps d'échange avec les différents acteurs du service (agents, responsables, mairie) est à prévoir
afin de discuter de l'organisation du service et de la transmission des informations.
Concernant l'organisation des congés, une réunion sera orcganisé avec le service RH pour revoir la
méthodologie.
67 Communiquer à tous les agents les décisions de travaux ou d'aménagements urbains avr-23 Responsable service technique 50%
Communiquer aux différents services que certaines décisions sont prises par les élus et qu'il faut les
exécuter. Lorsque cela est possible, informer les agents en amonts de certains aménagements. Evaluer
avec eux ce qu'il est possible de faire lorsqu'un projet, une fois réalisé, peut entraîner des difficultés dans l'accomplissement de leurs tâches.
Développer le soutien en cas de difficulté par
l'écoute active/rendre les agents acteurs et les
responsabiliser sur le fonctionnement et les
résultats, partager régulièrement, solliciter des
participations à des projets
Ne va pas dans le sens de la
reconnaissance, mais avec l'adéquation des
objectifs de travail
Voir des retours positifs sur ce que l'on fait
et ne pas pointer que du négatif
Enfance 68 Idem 60 nov-17 Responsable
service petite
enfance
100%
L'accompagnement de la psychologue du travail a permis à partir de Novembre 2017 d'atténuer les
risques.
Ont été réalisées :
Trois séances individuelles : 1 séance par groupe (Génies, Elfes et Farfadets)
Le 7 novembre de 13H à 14H30 pour le groupe des Moyens
Le 8 novembre de 13H à 14H30 pour les Grands
Le 9 novembre de 13H à 14H30 pour les bébés
Une séance collective hors équipe de Direction le 15 novembre de 18H45 à 20H30 Faire le point sur le dernier planning d'intervention de F. Caillet. Rappeler régulièrement aux agents la possibilité de se faire
accompagner par la psychologue du travail. Mise à disposition des plaquettes.
Développer les actes de reconnaissance,
solliciter l'avis des agents sur les méthodes de
travail, impliquer les agents sur les conditions
de réalisation de leur travail quotidien, en
particulier l'organisation et le matériel
-> Très peu de reconnaissance
-> une sollicitation non considérée
-> Investir dans du matériel adéquat par
rapport aux demandes précises des usagers
-> Valoriser le personnel
-> Donner de la reconnaissance
- Laisser plus de liberté d'expression
Technique 69 Idem 61 et valoriser le travail des agents janv-20 26/02/2020 Responsable service technique 70%
Démarrage d'entretiens individuels début Février 2020,
Rencontre collective le 26 Février 2020 ; Réflexion autour de la reprise de l'accompagnement.
Accoompagnement :80 % Rappeler régulièrement aux agents la possibilité de se faire accompagner par la psychologue du travail. Mise à disposition des plaquettes.
Valorisation : 50 % Actions à réévaluer après le positionnement des nouveaux responsables et le
recrutement des effectifs manquants.
Transmettre plus régulièrement aux agents les retours positifs des usagers afin de les valoriser et de les
rassurer sur leutr travail.
Les agents ne doivent pas attendre un retour systématique concernant leur travail.
Communiquer sur le projet de la structure et
les évolutions de la collectivité : donner du
sens pour renforcer l'engagement (réunions,
communiquer sur les actions, les réussites)
Le manque de communication est toujours
présent. Il y a rarement de transmissions,
de transparences et peu d'échanges entre
les agents du multi et les assistantes
maternelles
Enfance Tertiaire (secourir) 70 Accompagner le service petite enfance par la psychologue du travail du CDG et recrutement Responsable
service petite
enfance
100% Les derniers recrutements et le travail de la psychologue du travail en 2017-2018 ont permis d'atténuer ces risques ;
Technique
Primaire
(Supprimer le
risque)
71 Rassurer les agents sur la pérennité de leur
emploi 20/04/2023 Responsables de
service 100%
Une réunion a été faite afin de communiquer aux agents les différents types de contrat et la pérennité
pour les agents fonctionnaires.
Développer les contacts avec le service RH.
Difficulté de concilier télétravail et vie
personnelle avec des contraintes familiales 72
Prévoir une certaine liberté dans la gestion du
temps de travail de chacun en gardant des garde-
fous (flexibilité des horaires…)
Responsables de
service 100%
Isolement social 73 Maintenir au maximum le lien avec les collègues
par des visioconférences, échanges
téléphoniques de manière formelle ou informelle
Responsables de
service 100%
Maintenir un management à distance 74 Assurer le suivi de l'activité et maintenir la motivation et l'animation des collectifs de travail Responsables de service 50%
75
Développer et pérenniser des outils
informatiques fiables (dématérialisation des
courriers, parapheur numérique du Maire…)
Responsable
Secrétariat
Général
Dématérialisation :
* @ctes
* E-convocation
* Parapheur mails/courriers
entrants (Maire+transfert intra)
* E-parapheur (signature
électronique)
100 %
100 %
100 %
En cours
76
S'assurer que les agents puissent disposer d'un
espace et d'un matériel de travail adapté au
télétravail
Responsables de
service 100%
Télétravail durant les périodes où l'accueil du
publique n'était pas possible
Condition de travail difficile avec des cours
réalisés en visioconférence Culture 77 Adapter les cours à la visioconférence Responsable
service artistique 90%
Tertiaire
(secourir)
Primaire
(Supprimer le
risque)
Technique
Secondaire
(limiter les
dommages)
Caduque
Caduque
Caduque
Caduque
Caduque
Caduque
Conduite du changement
dans la collectivité
Tous les services Télétravail pour les agents à risque ou durant le confinement
Permettre à l'agent de télétravailler dans
de bonnes conditions matérielles
Faire participer aux décisions / Associer les
salariés autant que possible à l'organisation ou
à la modification des tâches, afin de mettre à
profit leur expérience et leur savoir-faire /
Présenter aux salariés les objectifs de travail et
discuter avec eux des manières de les
atteindre, et favoriser la recherche collective
de solution aux problèmes / Laisser des marges
de manœuvre aux salariés dans la manière
d'atteindre leurs objectifs (choix des façons de
faire, des outils, de l'ordre des tâches…)
Créer de la cohésion d'équipe, remédier aux
"irritants" dans l'environnement de travail (les
identifier, les lister, y remédier)
Tension dans l'équipe
Pas de création de cohésion
Pas d'amélioration, voir aggravation de
situation :
- arrêter de faires des différences
- Ne pas se croire supérieur aux autres
- Valoriser le personnel
- Donner de la reconnaissance
- Respecter le circuit hiérarchique -
Être plus à l'écoute des propositions de
chacun et en prendre compte avant une
décision négative.
Pas assez de liberté dans le travail
Peu de considération sur les propositions
faîtes
Dans les domaines de l'organisation
personnel, du choix du matériel, des temps
attribués aux diverses tâches
Rapports sociaux au travail dégradés
Soutien de la part des supérieurs hiérarchiques et de la part des collègues
Le management
Insécurité dans l'emploi et du travail
Pandémie / Maladies infectieuses / Santé environnementale
Reconnaissance dans le travail
Page 5 Thèmes
des
actions
Famille
de RPS
Priorité
de
l'action
Sous
Thème
RPS
Descriptions Constats énoncés Unité de travail Niveau de prévention RPS N° Actions correctives et/ou préventives Date prév. de début Date prév. de fin Date effective de début Date
effective de
fin
Pilote Indicateurs Etat d'avancement Commentaires
L'organisation du travail et des processus
Intensité et complexité du travail
Administratif
Primaire
(Supprimer le
risque)
Gestion de la polyvalence
Peur du risque infectieux 78
Port du masque dès que possible ; Mise en place
de séparations en plexiglas et aération des pièces
; Désinfection régulières des mains et des
surfaces…
17/03/2020 Responsables de service 80%
Mettre en place et sensibiliser les agents au mode de transmission du COVID : 100 % Caduque
Mettre en place et sensibiliser les agents au mode de transmission des maladies infectieuses : 100 %
Informer régulièrement les agents via les points info RH ou des fiches annuelles de l'importance des
gestes barrières (port du masque, lavage des mains, aération...) en cas de maladie ou de symptômes
pour protéger les autres agents et limiter l'absentéisme.
Sensibiliser les usagers : 50% Informer régulièrement les usagers via des campagnes de communication
de l'importance des gestes barrières (port du masque, lavage des mains...) en cas de maladie ou de
symptômes pour protéger les agents et limiter l'absentéisme.
Dans les écoles maternelles, ce point pourra être abordé lors des temps de rencontre annuel ou
pluriannuel avec les ATSEMS, la mairie et l'éducation nationale (direction / enseignant). Mise en place de plexiglas en rnusique : 100% Caduque
79
Communiquer et sensibiliser sur la nécessité
d'être flexible dans la gestion du temps de travail
de manière à pouvoir faire face aux
réajustements des planning, aux absences, au
report de tâches…
17/03/2020 Responsables de service 100%
80
Prendre en compte la charge supplémentaire
dans l'activité quotidienne liée à la mise en
œuvre des mesures sanitaires
Responsables de
service 100%
Tension dans les relations au travail 81 Faire le point régulièrement avec les agents sur
les difficultés rencontrés et réfléchir à des
actions pour diminuer leurs impacts
17/03/2020 Responsables de service 100% L’amélioration de la communication a permis de réduire certains comportements précédemment qualifiés de « risques psycho-sociaux ».
82 Être disponible pour permettre aux agents de
verbaliser leurs difficultés 17/03/2022 Responsables de
service 100%
83 Proposer aux agents un suivi psychologique par la psychologue du travail 17/03/2020 Responsables de service 100% Rappeler régulièrement aux agents la possibilité de se faire accompagner par la psychologue du travail. Mise à disposition des plaquettes.
84 Proposer des séances de sophrologie aux agents 12/12/2022 06/02/2023 12/12/2022 06/02/2023 Responsables de service 100%
3 séances ont été proposées aux agents de la mairie entre décembre 2022 et février 2023
2 groupes de 3 séances pour le ATSEMS entre novembre et décembre 2024
Suite à leur demande, de nouvelles séances seront proposées au multi accueil courant 2025.
85 Proposer des animations internes pour créer une synergie positive au travail
Responsables de
service 100%
86
Mobiliser l'organisme partitaire (CHSCT) durant
la pandémie pour valider les protocoles
sanitaires adéquat pour garantir la sécurité
sanitaire des agents
Responsables de
service 100%
87 Mettre en place des débriefing réguliers pour
réajuster l'organisation
Responsables de
service 100%
88
Transmettre à tous les agents via leurs
responsables hiérarchiques les nouvelles
consignes de travail
Responsables de
service 100%
89
Informer les agents pour qu'ils soient en capacité
de transmettre aux usagers les activités
poursuivies et celles suspendues, et de les
sensibiliser sur les nouvelles consignes d'hygiène
Responsables de
service 100%
90 Acquérir des pulls polaires pour les agents 22/11/2022 01/11/2022 31/11/2022 Responsables de service 100%
91
Améliorer le sas d'entrée à l'accueil de la mairie
qui laisse passer le froid dès qu'un administré
entre
Responsables de
service 0% Des améliorations seront mises en place lors de la restructuration de la mairie.
Secondaire
(limiter les
dommages)
Maintien d'activité
Caduque
La crise énergétique nécessite une adaptation
des agents par rapport à la consommation
électrique
Diminuer les répercussions de la crise
énergétique et de la baisse du chauffage
Absentéisme / organisation du travail en
mode dégradés
Changement fréquent de protocoles
sanitaires
Caduque
Caduque
Caduque
Caduque
Tous les services
Fatigue morale et physique lié à la situation
sanitaire et les tensions de
l'environnement extérieur
Le management
Insécurité dans l'emploi et du travail
Pandémie / Maladies infectieuses / Santé environnementale
Page 6