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Déliberation - 2026.02.19 04 piece
Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 par la commune de Moissac.
Lien du pdf (Déliberation - 2026.02.19 04 piece)
Thèmes du document : Institutions publiques, Handicap et inclusivité, Culture et patrimoine,
CDG82
23, bd Vincent Auriol, 82000 MONTAUBAN
05.63.21.62.00
www.cdg82.fr
CONVENTION D'ADHESION AU
SERVICE D’ASSISTANCE A L’ARCHIVAGE
Phase 1 : "MISE EN PLACE DE L’ARCHIVAGE"
2025-2027
MOISSAC - OPTION 1 : Intervention complète sur le fonds communal contemporain (non classé) et mise
en place d’une politique d’archivage structurée à l’échelle de la mairie.
Vu le code général de la fonction publique et notamment l’article L452-40 ;
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales ;
Vu le livre II - titre premier du code du patrimoine ;
Vu la délibération n° 2017-28 en date du 4 juillet 2017 du conseil d’administration du Centre Départemental de Gestion de la Fonction
Publique Territoriale de Tarn-et-Garonne relative à la mise en place d’un service d’expertise d’archivage en soutien aux collectivités du
département ;
Vu la délibération n°2023-11 en date du 12 avril 2023 du conseil d’administration du Centre Départemental de Gestion de la Fonction
Publique Territoriale de Tarn-et-Garonne relative à la réévaluation du tarif journalier du service Assistance à l’archivage ;
Vu la "Proposition préalable à l’intervention" réalisée par le Service d’Assistance à l’Archivage en date du 27 janvier 2025 suite à la visite
de diagnostic du 21 janvier 2025 ;
Vu la délibération en date du…………………………..du conseil municipal autorisant le maire à conclure une convention de recours au Service
d’Assistance à l’Archivage du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Tarn-et-Garonne ;
Il est convenu ce qui suit :
ENTRE
Le Centre Départemental de Gestion de la Fonction Publique Territoriale, représenté par son président M. Jean Luc DEPRINCE dûment habilité par délibération du Conseil d’Administration du Centre en date du 19 novembre 2020, ci-après- désigné "Centre de Gestion"
ET
La commune de MOISSAC, représentée par M. LOPEZ Romain, en sa qualité de maire, ci-après-désignée "la collectivité"
ARTICLE 1er : OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir les modalités techniques et financières de la réalisation de prestations
d’organisation documentaire, de classement et d’archivage confiées par la collectivité au Centre de Gestion. Elle a été
préparée sur la base d’un diagnostic effectué par le Service d’Assistance Archives à la demande de la collectivité.
Dans ce cadre, le Centre de Gestion met à la disposition de la collectivité un archiviste diplômé qui aura pour mission :
de collecter, trier, éliminer, classer et répertorier les archives selon la réglementation en vigueur de produire des instruments de recherche,
d'être force de proposition pour une meilleure organisation de l’archivage en interne et le respect des dispositions de conservation d’archives (environnements papier et électronique),
d'initier les services de la collectivité aux techniques d’archivage.
Par ailleurs, le Service d’Assistance à l’Archivage du Centre de Gestion se tiendra à la disposition de la collectivité pour tout
conseil ou demande d’accompagnement autour de la thématique de l’archivage et de la gestion documentaire.
AR Prefecture
082-218201127-20260219-CM20250219_04-DE
Reçu le 24/02/2026 CDG82
23, bd Vincent Auriol, 82000 MONTAUBAN
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ARTICLE 2 : DETAILS DES PRESTATIONS
Au vu de l'état des lieux des archives de la collectivité, dressé à l'occasion du diagnostic initial, le Centre de Gestion propose
d'assurer les prestations suivantes :
Phase 1 : Mise en place de l'archivage
Audit,
Préparation des éliminations et rédaction des bordereaux d’élimination,
Traitement documentaire,
Production d’instrument de recherche,
Sensibilisation du personnel à l’archivage,
Procédure d’archivage,
Récolement réglementaire,
Préparation d’un dépôt d’archives aux Archives Départementales de Tarn-et- Garonne,
Organisation et suivi de déménagement d’archives,
Conseil et accompagnement du Service d’Assistance à l’Archivage (illimité à distance, déplacements ponctuels
en collectivité si nécessaire).
ARTICLE 3 : DUREE DES INTERVENTIONS
Les interventions du Service d’Assistance à l’Archivage mentionnées à l'article 2 sont estimées à 136 jours ouvrés. La durée
des prestations pourra faire l’objet d’un réajustement après consultation des deux parties si des travaux supplémentaires
non révélés par le diagnostic apparaissent au cours de la mission.
D’un commun accord entre les parties, la mission débutera le……………………….
ARTICLE 4 : MODALITES D’EXECUTION
La collectivité veillera à fournir à l’archiviste des locaux répondant aux règles d’hygiène, de sécurité et de confort en vigueur.
Elle mettra à sa disposition le mobilier (table spacieuse et chaise) et le matériel nécessaire à son travail (accès internet,
boites d’archives, chemises cartonnées et sous chemises, escabeau, diable et/ou chariot). Les boites d’archives devront
répondre aux spécifications techniques indiquées par le Service d’Assistance à l’Archivage.
La collectivité devra prévoir les moyens nécessaires pour être en mesure d’apporter une aide ponctuelle à l’archiviste pour
les tâches de manutention.
La destruction physique des archives dont les durées de conservation légales sont échues revient à la collectivité. Le Service
d’Assistance à l’Archivage se tiendra à sa disposition pour tout conseil concernant la mise en œuvre.
Le Centre de Gestion fournit à l’archiviste les équipements individuels nécessaires à l’exécution de ses activités (outils
informatiques, fournitures de bureaux, étiquettes, gants de protection, blouse…).
ARTICLE 5 : DUREE
La présente convention est conclue pour une durée de 3 ans.
Durant cette période, la collectivité aura accès aux services décrits dans les articles 1 et 2 (interventions physiques de
l’archiviste et conseils/accompagnement du service).
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ARTICLE 6 : TARIFICATION
En contrepartie des prestations énumérées à l'article 2, dont la durée est précisée à l'article 3, la collectivité s'engage à
verser chaque année au Centre de Gestion, sur production de titre, une somme forfaitaire annuelle calculée de la façon
suivante :
Redevance forfaitaire annuelle =
DC
TJ DI
avec :
DI = Nombre de jours d'intervention de l’archiviste prévu dans l’article 3,
TJ = Tarif journalier : 290 € la journée. Ce montant comprend les frais de déplacement et de restauration.
DC = Durée de convention : 3 ans.
soit : 136 x 290 / 3 = 13147 € / an
ARTICLE 7 : RELATION AVEC LES ARCHIVES DEPARTEMENTALES
Le Service d’Assistance à l’Archivage du Centre de Gestion agit en collaboration et sous le contrôle scientifique et technique
des Archives Départementales de Tarn-et-Garonne. Les modalités des interventions ont ainsi été définies en concertation
avec ces dernières.
Les Archives Départementales de Tarn-et-Garonne pourront communiquer au Centre de Gestion leur rapport d’inspection
ainsi que leurs préconisations. Le Centre de Gestion informera les Archives Départementales de Tarn-et-Garonne des
diagnostics réalisés, des interventions programmées et transmettra le rapport final des prestations effectuées en
collectivité. Pour une meilleure efficacité des services rendus, elles peuvent être informées de l’état des archives et des
conditions de conservation constatées en collectivité.
Les Archives Départementales de Tarn-et-Garonne peuvent également être saisies par le Centre de Gestion de toute
question d’ordre technique dans le cadre d’une intervention en collectivité.
ARTICLE 8 : AVENANT
Toute modification de la présente convention, notamment en cas de besoin d’interventions complémentaires non pris en
compte lors du diagnostic, fera l’objet d’un avenant signé par les deux parties pour réajuster la participation financière de
la collectivité.
La signature d'un avenant ne modifie pas la durée de la convention fixée initialement.
ARTICLE 9 : RESILIATION
La présente convention peut être résiliée par le Centre de Gestion, avant son terme, à sa date d'anniversaire, moyennant
un préavis de 2 mois, par lettre recommandée avec accusé de réception.
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ARTICLE 10 : CONTENTIEUX
A défaut d’accord amiable, tout litige pouvant résulter de l'application de la présente convention est réputé être du ressort du tribunal administratif de TOULOUSE.
Fait en double exemplaire
Le Centre de Gestion La Collectivité
à MONTAUBAN, le
le Président du Centre de Gestion
Jean Luc DEPRINCE
à MOISSAC , le
le Maire
Le premier exemplaire de la convention est à conserver par la collectivité.
Le second exemplaire est à retourner au Centre de Gestion.
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